40 Tổ chức và quản lý nhân lực tại dự án chung cư Linh Đàm

40 Tổ chức và quản lý nhân lực tại dự án chung cư Linh Đàm

PHẦN 1 : TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ NHÂN SỰ GIAI ĐOẠN THỰC

HIỆN DỰ ÁN

I CƠ SỞ PHÁP LÝ

 Nghị định số 36/2003/NĐ-CP ngày 0/04/2003 của Chính phủ qui định

chính chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ xây

dựng

 Nghị định số 16/2005 NĐ-CP ngày 07/02/2005 của Chính phủ về

quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình

 Nghị định 112/2006 NĐ-CP ngày 29/09/2996 của Chính phủ về sửa

đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 16/2005 NĐ-CP ngày

07/02/2005 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công

trình

II HÌNH THỨC,CƠ CẤU VÀ NHIỆM VỤ CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

1.Hình thức,cơ cấu tổ chức quản lý

Do đặc thù của một dự án đầu tư xây dựng nhà chung cư cao tầng

nên có thể nói hình thức tổ chức bộ máy quản lý phù hợp nhất trong giai

đoạn thực hiện là : Tổ chức quản lý theo chức năng.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức như sau :

Giám đốc và phó giám

đốc

Bộ phận kỹ thuật Bộ phận tài chính kế

toán Bộ phận hành chính tổ chức

2 Nhiệm vụ quyền hạn của ban quản lý dự án

- Thực hiện các thủ tục về giao nhận đất xin cấp giấy phép xây dựng,chuẩn bị mặt bằng xây dựng và các công việc khác phụ vụ cho việc xâydựng công trình

- Chuẩn bị hồ sơ thiết kế, dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình

để chủ đầu tư tổ chức thẩm định, phê duyệt theo quy định

- Lâp hồ sơ mời dự thầu, tổ chức lựa chọn nhà thầu

- Đàm phán ký kết hợp đồng với các nhà thầu theo ủy quyền của chủđầu tư

- Thực hiện nhiệm vụ giám sát thi công xây dựng công trình khi có đủđiều kiện năng lực

- Nghiệm thu thanh toán, quyết toán theo hợp đồng ký kết

- Quản lý chất lượng khối lượng tiến độ, chi phí xây dựng, an toàn vệsinh môi trường của công nhân xây dựng

- Nghiệm thu bàn giao công trình

- Lập báo cáo thực hiện vốn đầu tư hàng năm , báo cáo quyết toán khi

dự án đưa vào khai thác sử dụng

3.Vai trò của ban quản lý dự án

- Bảo đảm sự liên kết trong tất cả các hoạt động của dự án

- Bảo đảm phát hiện sớm và giải quyết các vấn đề tiềm tàng, thúc đẩy

dự án phát triển

- Rút ngắn thời gian thực hiện dự án

- Giảm chi phí tăng lợi ích của dự án

- Hoàn thành các hạng mục công trình với chất lượng và dịch vụ cao

- Tăng cường sự điều phối giữa các bộ phận của dự án

4.Chức năng của ban quản lý dự án

a Lập kế hoạch gồm các nội dung sau :

- Xác định mục tiêu của dự án

- Xác định phạm vi của dự án

- Xác định thời hạn hoàn thành của từng công việc và toàn bộ dự án

- Xác đinh các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án

- Xác định các yêu cầu về cấp kinh phí cho dự án

b.Tổ chức thực hiện gồm các nội dung sau

- Thiết lập cơ cấu tổ chức của dự án

- Xác định nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm của các đơn vị, cánhân tham gia vào dự án

- Lựa chọn sử dụng và đào tạo các cán bộ quản lý dự án

- Lựa chọn các đơn vị và cá nhân tham gia thực hiện dự án

c.Điều hành thực hiện gồm các nội dung

- Phối hợp các bộ phận tham gia thực hiện dự án

- Thiết lập và tạo những môi trường thuận lợi cho dự án

- Thu thập thông tin , đề ra các quyết định để giải quyết kịp thờinhững vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện dự án

d.Kiểm tra thực hiện gồm các nội dung

- Xác định các sai sót và ách tắc

- Xử lý các sai sót và ách tắc được phát hiện

5.Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong ban quản lý

a.Giám đốc ban quản lý

Là người chỉ huy cao nhất trong quá trình giám sát việc thực hiện dự

án Chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư về chất lượng của dự án

Thường xuyên kiểm tra đôn đốc nhà thầu thực hiện dự án để đảm bảo chấtlượng và tiến độ công trình

b.Phó giám đốc ban quản lý

Là người thay mặt giám đốc ban quản lý giai quyết các công việc khigiám đốc đi vắng Là người trực tiếp quản lý giám sát tiến độ thi công vàchất lượng công trình mà nhà thầu đang thực hiện

c.Bộ phận kỹ thuật

Là người trực tiếp giám sát về mặt kỹ thuật tại công trường thi công

để chắc chắn nhà thầu thực hiện thi công công trình đúng yêu kỹ thuật đãvạch ra trong hô sơ dự án.Tư vấn cho giám đốc và phó giám đốc ban quản lý

về kỹ thuật công trình trong quá trình giám sát

d.Bộ phận tài chính kế toán

Thực hiện việc quyết toán tổng chi phí cho toàn bộ khu chung cưtrong giai đoạn thực hiện Xem xét và đánh giá chi tiêt cụ thể chi phí thicông Sau đó cung cấp vốn cho bên thi công thoe từng hạng mục thực hiệncông trình Kiểm tra, giam sát chi phí thực hiện công trình nhằm đảm bảobên thi công không có hoạt động gian lận trong hoạt động tài chính

e Bộ phận hành chính tổ chức:

Thực hiện các chức năg hành chính bao gồm các giấy tờ xin cấpphép Giải phóng mặt bằng, …Đồng thời giám sát các tổ chức cá nhân thamgia thực hiện dự án

Trong quá trình triển khai cụ thể có thể có những điều chỉnh thích hợp

để giám sát và quản lý có hiệu quả

2.Yêu cầu đối với các vị trí trong ban quản lý

a Đối với giám đốc :

- Quốc tịch Việt Nam

- Giới tính : Nam

- Trình độ học vấn : Đại học và trên đại học

- Chuyên môn : Kỹ sư xây dựng, kỹ sư quản lý dự án ,Kỹ sư kinh tếxây dựng có kinh nghiệm từ 3 năm trở lên, thường là các kỹ sư bậc 3

- Trình độ chính trị : Trung hoặc cao cấp lý luận chính trị

b.Phó giám đốc:

- Quốc tịch : Việt Nam

- Giới tính : Nam

- Trình độ học vấn : Đại học và trên đại học

- Chuyên môn : Kỹ sư xây dựng, kỹ sư quản lý dự án, kỹ su ư kinh tếxây dựng ( có kinh nghiệm từ 2 năm trở lên )

c.Đối với các trưởng bộ phận

Có kinh nghiệm từ 2 năm trở lên, có chuyên môn và có sức khỏe theoyêu cầu của công việc cụ thể

d Đối với nhân viên các bộ phận :

Có trình độ chuyên môn trong các lĩnh vực và công việc cụ thể

3.Chế độ làm việc

Giờ làm việc hành chính theo quy định của luật lao động 8h/ngày.Nghỉ thứ 7,chủ nhật và các ngày lễ tết theo quy định.Có chế độ nghỉ phéptheo định kỳ và khối lượng công việc đã hoàn thành…

Quản lý theo chức năng sẽ tạo ra sự chuyên môn hoá trong các khâu

tổ chức, tránh chồng chéo giữa các bộ phận Mỗi bộ phận có một ban quản

lý riêng với trình độ chuyên môn và kinh nghiệm cao

Đây là khu chung cư cao cấp 14 tầng với 104 căn hộ Người dân cómức sống cao nên nhu cầu an toàn là rất quan trọng Do đó cần có một độibảo vệ có kinh nghiệm, thường xuyên tuần tra để giữ vững an ninh trật tự

Các bộ phận phục vụ nhu cầu sinh hoạt của người dân sẽ được bố trí ởtầng một và tầng hai để đảm bảo khâu vận chuyển một cách dễ dàng

Cần có một khu vui chơi sạch sẽ cũng như một bầu không khí tronglành cho cả toà nhà, do đó đội vệ sinh cần đảm bảo đó là những người cótrách nhiệm với công việc và nguyên tắc kỉ luật cao

Vì quản lý theo chức năng nên giữa các bộ phận, các phòng ban cầnđảm bảo mối liên hệ, gắn bó chặt chẽ với nhau Mỗi phòng ban cần phải tạođiều kiện thuận lợi cho các phòng ban khác thực hiện tốt nhiệm vụ củamình

Tiêu chuẩn của một khu trung cư cao cấp: theo thông tư 11/2005/TT_BXD

Một chung cư cao tầng có chất lượng khi nó thoả mãn một số yêu cầu

cụ thể sau:

Về quy hoạch: Tuân thủ không gian, bảo đảm hệ số sử dụng đất, diệntích cây xanh, bãi đỗ xe phù hợp với quy hoạch xây dựng các khu đô thịtrong giai đoạn dài hạn

Về kiến trúc: Lựa chọn các giải pháp kiến trúc ngoài nhà bảo đảm yêucầu về an toàn, thẩm mỹ, bền lâu, phù hợp với khí hậu Việt Nam Bên trongcăn hộ phải được bố trí thuận tiện, giải quyết nhu cầu thân thiện với môitrường, đảm đảm thông thoáng và có ánh sáng tự nhiên

Về kết cấu: Đặc biệt coi trọng công tác khảo sát địa chất để lựa chọngiải pháp thiết kế bảo đảm các yêu cầu tuổi thọ sử dụng, ổn định, an toàn,hiệu quả Tính toán thiết kế kết cấu phải quan tâm đến tác động của trọng tảingang (gió, bão, động đất ) có tính đến khả năng chịu tải của công trình khi

có sự gia tăng thêm tải trọng Ngoài ra còn có các yêu cầu khác như hệthống cơ điện trong nhà cao tầng đòi hỏi bảo đảm độ tin cậy và an toàn cao

và được kiểm tra thường xuyên Công trình chung cư phải tuân thủ nghiêmngặt quy định về phòng chống cháy nổ, phải có hệ thống xử lý nước thải, thugom và vận chuyển chất thải rắn Khi nói về chất lượng của một khu đô thịmới một khu chung cư thì thông thường nhóm tiêu chí chất lượng cần baogồm các yêu cầu: Chất lượng bản thân toà nhà chung cư và từng căn hộ; sựđồng bộ hạ tầng kỹ thuật và hạ tầng xã hội; có chủ quản lý và bảo trì trongsuốt quá trình sử dụng chung cư

II.TỔ CHỨC QUẢN LÝ

1.Sơ đồ tổ chức

Giám đốc điều hành

Phòng kinh

doanh

Phòng hành chính _nhân sự

Phòng tài chính_ kế toán

Phòng dịch vụ

Phòng nhân sự

Phòng kế toán

Phòng tài chính

An Ninh

Vệ sinh

Lễ tân

2.Chức năng và nhiệm vụ cho từng vị trí

2.1.Giám đốc điều hành:

Đây là vị trí có vai trò đặc biệt quan trọng Quản lý cả khu chung cư cần:

+ Nắm được tình hình hoạt động của cả chung cư thông qua kết quảbáo cáo của từng bộ phận trong từng thời kỳ (tháng,quý,hoặc năm)

+ Đề ra các điều lệ ,quy tắc hoạt động cho các bộ phận

+ Có đựoc sự giám sát thích hợp cho từng bộ phận trong từng thơìđiểm giai đoạn khác nhau

+ Đưa ra các quyết định đối với các vấn đề quan trọng liên quan đếntoàn bộ chung cư(sau khi thông qua các cuộc họp lấy ý kiến)

+ Đối với các vấn đề có tầm quan trọng ít hơn và liên quan đến từng

bộ phận thi giám đốc chỉ ký giấy thông qua các quyết định của các trưởngphòng

+ Là người chủ trì các cuộc họp liên quan đến khu chung cư (họp lấy

ý kiến của những người dân sống trong khu chung cư,họp giải quyết các thắcmắc về điều kiện sống) và sẽ quyết định các giải pháp giải quyết các vấn đềtrên

2.2.Trưởng phòng

Là người đứng đầu mỗi phòng

+Giải quyết các vấn đề liên quan đến phòng ban mình phụ trách

+Đưa ra các quyết định về sự thay đổi quản lý trong bộ phận củamình,

+Thay mặt giám đốc trả lời các ý kiến của khách hàng về vấn đề thắcmắc và đưa ra các giải pháp tạm thời và sau đó phải được sự thông qua củagiấm đốc Đối với các vấn đề quan trọng phải đựoc giám đốc trực tiếp thôngqua

+Chịu trách nhiệm trước giám đốc về những vấn đề mình quản lý

2.3.Các tổ trưởng :

Đứng đầu các tổ trực thuộc quyền quản lý trực tiếp của các trưởng phòng

+Quản lý các nhân viên trực tiếp dưới sự quản lý của mình

+Đưa ra các giải pháp kịp thời khi có các sự cố đột biến (đối vói cácvân đề quan trọng cần có sự thông qua của trưởng phòng)

+Trực tiếp đỉều động nhân viên làm việc

+Kiểm tra giám sát nhân viên

+Khu siêu thị:tạo cho khách hàng sự tiện ích trong khu mua sắm hànghoá cung cấp toàn bộ các mặt hàng thiết yếu phù hợp vói nhu cầu của kháchhàng để có cuộc sống tiện nghi và đầy đủ Phòng kinh doanh sẽ hoạch địnhtất cả các sản phẩm về số lượng hàng hoá khối lượng hàng hoá ,chất lượngdịch vụ phù hợp với nhu cầu khách hàng

+Khu giải trí :có các quán nhạc,cafe,nhà ăn,khu chơi game…phục vụcho nhu cầu nghỉ ngơi của khách hàng.Khu này tạo cho khách hàng sự tiệních trong việc thoả mãn nhu cầu vui chơi,giải trí.Thay vì phải đi đâu đó mớiđựoc uống một ly cafe hay ăn một món ăn mà minh ưa thích ,bạn có thểđược hưởng điều đó ngay tại khu nhà mà mình đang ở

+Khu nhà trẻ: đối với những gia đình có trẻ nhỏ ,phòng kinh doanhcòn mở thêm một khu nữa đó là khu giữ trẻ với mục đích tạo điều kiện thuậnlợi cho khách hàng đi làm và công tác xa nhà Khu nhà trẻ này sẽ đượcphòng kinh doanh đảm nhận các nhiệm vụ như:thuê một đội ngũ trông trẻchuyên nghiệp,bảo đảm an toàn về mọi mặt cho trẻ nhỏ và có thể phục vụ ănuống cho trẻ nhỏ vào bữa trưa,vui chơi theo đúng chế độ quy định

+ Khu nhà cho thuê:quản lý các căn phòng cho thuê,thu tiền và quản

lý đối tượng thuê.tạo sự tiện ích giảm bớt các thủ tục thuê nhà rườm rà tạocảm giác như ở nhà

3.2.Phòng hành chính_nhân sự:

+ Nhân sự : chịu trách nhiệm nhân sự của toàn bộ công ty.Tuyển chọnhuấn luyện sắp xếp lao động về các bộ phận làm sao để có một đội ngũ laođộng chuyên nghiệp tạo cho khách hàng sự hài lòng

+ Hành chính: thực hiện việc theo dõi ,lập biên bản,in ấn các văn bảntài liệu của các phòng ban,của khu chung cư,lưu trữ văn bản theo đúng quyđịnh và thể lệ văn thư

Phối hợp với các phòng chuyên môn chuẩn bị các báo cáo, kế hoạch,lịch làm việc của các phòng ban Cung cấp thông tin ,báo cáo kịp thời chínhxác các yêu cầu văn thư phục vụ lãnh đạo và các hoạt động chuyên môn.

Thực hiện chế độ chính sách và thi đua khen thưởng cho các nhânviên của các phòng ban theo quy định Làm các thủ tục và lưu trữ các tài liệu,giấy tờ về ký hợp đồng,mua bán nhà khu chung cư

Giải quyết các đơn khiếu nại,các đề nghị của người dân trong khuchung cư về các vấn đề liên quan đến an ninh,vệ sinh,dịch vụ của khu chung

cư Hướng dẫn thi hành các thông tư,văn bản pháp luật ,văn bản hành chínhcủa Nhà nước cho những người ở khu chung cư

Xử lý,lập biên bản kỷ luật các hành vi trái với quy định của khu chungcư,với pháp luật Lưu trữ các giấy tờ ,ký kết hợp đồng lao động khi tuyểndụng nhân viên làm việc cho các phòng ban

Thực hiện các thủ tục hành chính của khu chung cư với UBND địaphương

3.3.Phòng tài chính_kế toán

+ Phòng tài chính _kế toán sẽ thu thập và xử lý toàn bộ những thôngtin có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh trong giai đoạn vậnhành dự án

+ Đảm bảo các nguồn vốn cho các hoạt động kinh doanh của công ty+ Quản lý theo dõi nguồn vốn của công ty trong vận hành dự án

+ Lập kế hoạch tài chính theo tháng,quý, năm, đồng thời định kỳ báocáo theo yêu cầu của giám đốc điều hành

+ Ghi chép và hạch toán đúng, đủ, các nghiệp vụ kinh tế,tài chính phátsinh

+ Thực hiện việc kiểm kê định kỳ ,xác định các khu nhà chưabán ,chưa cho thuê ở khu chung cư

+ Lập và nộp báo cáo kết quả kinh doanh cho ban lãnh đạo

+ Tiến hành các thủ tục thanh quyết toán các loại thuế với cơ quanthuế

3.4.Phòng dịch vụ:

Là một khâu quan trọng ,nó giúp cho những người sử dụng có cảmgiác thoải mái và ưng ý về ngôi nhà mà mình đang ở

Dịch vụ về an ninh: Có chức năng trông giữ xe, gác các cửa lớn ra

vào,và tuần tra ở các khu vực cầu thang, xung quanh dãy nhà và hanh langcủa từng tầng vào theo từng khoảng thời gian xác định, giải quyết các vấn đềthuộc phạm vi an ninh và trật tự khu chung cư…

Một đội trông giữ phòng kỹ thuật,quan sát camera,phát hiện nhữngđỉều khả nghi

Một đội trông giữ siêu thị đảm bảo an toàn cho người mua sắm

Một đội trong khu giải trí đảm bảo an ninh không gây lộn xộn và có

sự phân tán để kịp thời giải quyết các vấn đề xảy ra

Dịch vụ vệ sinh: có chức năng quét dọn toàn bộ khu nhà ,gĩư cho khu

nhà luôn sạch sẽ,như: lau dọn hành lang,cầu thang,nhà vệ sinh chung … Và

có thể lau dọn phòng cho khách nếu có yêu cầu

Đội kỹ thuật: có nhiệm vụ đảm bảo các hệ thống điện nước ,hệ thống

đèn chiếu sáng,cầu thang máy,….vận hành tốt ,tiện ích cho khách hàng sửdụng Sẽ có 2 đội

Đội 1 :Có chức năng sửa chữa định kỳ cho các thiết bị

Đội 2 :Có chức năng sửa chữa các sự cố bất ngờ khi khách hàng

yêu cầu

III NHÂN SỰ

1.Cơ cấu lao động

Tổng số cán bộ công nhân viên và lao động trong công ty là: 124người Trong đó:

Bộ phận cán bộ quản lý chiếm 10%

Bộ phận lao động trực tiếp chiếm 65%

Bộ phận lao động gián tiếp chiếm 25%

Lao động trên đại học là 5 người chiếm 4%

Lao động trình độ đại học là 34 người chiếm 28%

Lao động có trình độ dưới đại hoc là 85 người chiếm 68%

10%

25%

65%

1 2 3

1: Nhân viên quản lí 2: Nhân viên gián tiếp 3: Nhân viên trực tiếp

Yêu cầu trình độ cụ thể của từng bộ phận cán bộ trong công ty

2.1.Giám đốc điều hành:(1 người)

Tốt nghiệp đại học khối kinh tế chuyên ngành về quản trị kinhdoanh.Sử dụng thành thạo tin học văn phòng, đồ hoạ, giao tiếp tiếng anh tốt,

…

Mức lương 10 triệu/tháng