Hoàn thiện tổ chức công tác nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp.doc

Hoàn thiện tổ chức công tác nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp

LỜI NÓI ĐẦU

Nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm để tăng sức cạnh tranh là mụctiêu của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào Đặc biệt trong giai đoạn cạnh tranhquyết liệt như hiện nay, có thể nói vấn đề này mang tính chất sống còn đối với mỗidoanh nghiệp Bên cạnh việc chú trọng các yếu tố đầu vào như: Lao động, vốn,công nghệ các nhà quản lý đặc biệt lưu tâm đến yếu tố nguyên vật liệu bởi lẽ:

- Yếu tố nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng chi phí rất lớn trong tổng chiphí sản xuất: trên 60% do vậy những biến động về chi phí nguyên vật liệu có ảnhhưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm, đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp

- Để đáp ứng được yêu cầu cho sản xuất kinh doanh bất cứ doanh nghiệp sảnxuất nào cũng cần phải có một lượng nguyên vật liêụ dự trữ Lượng nguyên liệutồn kho bao nhiêu là hợp lý? Bảo quản chúng như thế nào? Làm thế nào để phânphối số nguyên vật liệu ấy một cách có hiệu quả nhất cho các bộ phận sản xuất?Đây là những câu hỏi luôn được đặt ra đối với các nhà quản lý trong từng giai đoạnsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Tất cả những vấn đề đó đã đặt ra cho công tác quản lý một yêu cầu rất cấpthiết: phải tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu

Sau một thời gian nghiên cứu, học hỏi, tìm hiểu hệ thống kế toán nước ta, đặc

điểm của loại hình doanh nghiệp sản xuất… Em xin trình bày chuyên đề :"Hoàn

thiện tổ chức công tác nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp".

Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong doanh

nghiệp sản xuất công nghiệp

Phần II: Thực trạng và một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế

toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp Việt Nam

Do thời gian nghiên cứu có hạn, lượng kiến thức tích luỹ được chưa nhiềuchuyên đề này chắc chắn có nhiều hạn chế, thiếu sót Em mong được sự chỉ dẫncủa thầy cô giáo để có cái nhìn đầy đủ hơn về vấn đề này Em xin chân thành cảm ơn

Phần thứ nhất NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT CÔNG NGHIỆP

I SỰ CẦN THIẾT PHẢI TIẾN HÀNH CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT CÔNG NGHIỆP.

1 Nguyên vật liệu và tầm quan trọng của nó trong qúa trình sản xuất.

* Nguyên vật liệu là gì?

Nguyên vật liệu là đối tượng lao động được biểu hiện bằng hình thái vật chấtkhi tham gia vào quá trình sản xuất, trị giá nguyên vật liệu được chuyển một lầnvào chi phí sản xuất kinh doanh

* Đặc điểm, vị trí, tầm quan trọng:

- Nguyên vật liệu cùng với các yếu tố: vốn, lao động, công nghệ là là các yếu

tố đầu vào cần thiết để tạo ra sản phẩm vật chất

- Là bộ phận thuộc tài sản lưu động, nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếutrong quá trình sản xuất ra sản phẩm

- Chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm

- Việc cung ứng nguyên vật liệu đúng số lượng, chủng loại chất lương vàđúng lúc sẽ đáp ứng được chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:tung ra thị trường đúng loại sản phẩm, đúng thời điểm sẽ tạo ra ưu thế cạnh tranhcho doanh nghiệp

Chính vì vậy việc quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, qui định mức dự trữnguyên vật liệu hợp lý trong mỗi giai đoạn sản xuất kinh doanh là việc làm rất cầnthiết

Như trên đã nói: chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng rất lớn trongtổng chi phí sản xuất Việc quản lý, sử dụng hợp lý, tiết kiệm, bảo quản tốt nguyênvật liệu tồn kho, góp phần giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm doanhnghiệp không những nâng cao được khả năng cạnh tranh mà còn có cơ hội thuđược lợi nhuận cao

2 Phân loại nguyên vật liệu:

- Xét theo vị trí tác dụng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinhdoanh người ta chia thành:

+ Nguyên vật liệu chính: Loại nguyên vật liệu này khi tham gia vào quá trìnhsản xuất nó cấu tạo nên thực thể chính của sản phẩm

+ Vật liệu phụ: Loại này khi tham gia vào quá trình sản xuất nó kết hợp vớinguyên liệu chính làm tăng thêm chất lượng sản phẩm, kích thích thị hiếu ngườitiêu dùng hoặc làm cho quá trình sản xuất được tiến hành thuận lợi.

- Xét theo nguồn nhập nguyên vật liệu

+ Nguyên vật liệu mua ngoài

+ Nguyên vật liệu được cấp

+ Nguyên vật liệu tự sản xuất gia công

+ Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh

+ Nguyên vật liệu biếu tặng

3 Tính giá nguyên vật liệu

- Về nguyên tắc thì đối với vật liệu nhập kho: Kế toán phải theo dõi và ghi sổtheo giá thực tế của vật liệu nhập Tuy vậy trong công việc sản xuất kinh doanhviệc nhập, xuất nguyên liệu diễn ra hàng ngày do vậy việc phản ánh theo giá thực

tế rất phức tạp nên hầu hết các doanh nghiệp thường sử dụng giá hạch toán để đưa

ra cách tính giá trị thực tế khác nhau theo từng trường hợp cụ thể

* Với vật liệu mua ngoài:

= +

 Nếu vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm thuộc đối tượng chịu VAT theophương pháp khấu trừ thuế thì giá mua ghi tên hoá đơn và giá chưa thuế và chi phíthu mua là chưa có VAT

 Nếu vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm thuộc đối tượng chịu VAT theophương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu VAT thì giá mua và chiphí thu mua là giá bao gồm cả thuế VAT

* Với vật liệu được cấp phát, biếu tặng, viện trợ: Trị giá thực tế của nguyênvật liệu được xác định theo giá thị trường.

* Với vật liệu nhận vốn góp liên doanh của đơn vị khác gía thực tế là giá docác bên liên doanh thoả thuận

Đối với xuất nguyên vật liệu: kế toán phải xác định giá thực tế của nguyên vậtliệu xuất dùng để tiến hành ghi sổ, tuỳ vào từng trường hợp vào điều kiện cụ thểcủa doanh nghiệp mà kế toán có thể tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất theomột trong các phương pháp sau:

 Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ:

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vât liệu trong trong kỳ Giá đơn vị bình quân =

+

 = x

 Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập:

+ =

+

 Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước:

= x

 Phương pháp nhập trước xuất trước (phương pháp FIFO)

Theo phương pháp này giả định những vật liệu nhập kho trước sẽ được ưutiên xuất trước, các vật liệu tồn cuối kỳ sẽ là những vật liệu mua vào các lầnsau cùng trong kỳ

 Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO)

Phương pháp này ngược với phương pháp FIFO

 Phương pháp giá hạch toán: Với phương pháp này kế toán sẽ sử dụng giáhạch toán hoặc một giá ổn định nào đó để theo dõi vật liệu xuất trong kỳ Đến cuối

kỳ kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế:

+

Hệ số giá =

+

Giá thực vật liệu xuất = Giá hạch toán vật liệu xuất x Hệ số giá.

 Phương pháp giá thực tế đích danh: theo phương pháp này kế toán theo dõichi tiết vật liệu của từng lần nhập và khi xuất vật liệu sẽ biết được vật liệu xuất củalần nhập nào và do vậy sẽ xác định được giá thực tế vật liệu xuất chính là giá muacủa từng lần nhập

II KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU:

1 Nhiệm vụ, yêu cầu:

- Phải theo dõi vật liệu theo từng loại, từng thứ vật liệu cả về số lượng cũngnhư giá trị

- Xác định đúng giá trị nguyên vật liệu, phân loại nguyên vật liệu theo yêucầu tình hình đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp và các nguyên tắc chung do nhànước qui định

- Với mỗi doanh nghiệp cụ thể tuỳ thuộc về lĩnh vực hoạt động, ngành nghềqui mô mà lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho Công tác ghi sổ sách,chứng từ sử dụng các tài khoản … phải phù hợp với phương pháp ấy

- Phản ánh chính xác, trung thực sự biến động nguyên vật liệu trong kỳ hạchtoán và vật liệu tồn kho và cung cấp số liệu chính xác để tổng hợp chi phí sản xuất,xác định giá thành sản phẩm

- Đánh giá, phân tích những thành tích và yếu kém trong khâu mua, xuất sửdụng nguyên vật liệu để rút kinh nghiệm cho những kỳ sau

- Tạo điều kiện thuận lợi cho các nhân viên kiểm toán hoàn thành công việckhi có các đợt kiểm toán

2 Tiến hành kế toán nguyên vật liệu

a Kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp qui mô lớn, sản xuất kinhdoanh những mặt hàng có giá trị cao, sử dụng các nguyên vật liệu đắt tiền, việc bảoquản và theo dõi tình hình xuất nhập nguyên vật liệu hàng ngày một cách thuận lợi.Theo phương pháp này tình hình nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu được ghichép phản ánh hàng ngày theo từng lần phát sinh trên TK 152 "Nguyên vật liệu".+ Ưu điểm của phương pháp này là phản ánh kịp thời chính xác tình hìnhnhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cungcấp kịp thời các chỉ tiêu kinh tế cần thiết phục vụ cho yêu cầu quản lý

+ Nhược điểm của nó là công việc ghi chép nhiều lần, làm tăng tính phức tạpcủa công tác kế toán

Kế toán nguyên vật liệu được tiến hành theo trình tự sau:

- Kế toán nhập kho vật liệu trong các doanh nghiệp tính VAT theo phươngpháp khấu trừ

TH1: Vật liệu tăng do mua ngoài hàng và hoá đơn cùng về:

Kế toán căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho

để ghi bút toán

Nợ 152: giá mua chưa VAT

Nợ 133: thuế VAT được khấu trừ

Có 111: số tiền theo giá thanh toán

Có 112

Có 141

Có 331

Có 311Trong trường hợp doanh nghiệp mua vật liệu được hưởng chiết khấu hàngmua (chiết khấu thanh toán) do việc trả tiền trước thời hạn cho người bán thì khoảnchiết khấu mua được ghi vào thu nhập hoạt động tài chính

Nợ 111, 112, 331

Có 711TH2: Vật liệu tăng do mua ngoài, hàng về trước, hoá đơn chưa về: khi vật liệu

về thủ kho tiến hành nhập kho và kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ riênggọi là tập hồ sơ hàng chưa có hoá đơn Nếu trong tháng hoá đơn về thì kế toán ghi

sổ giống trường hợp 1 Nếu đến cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về nhập kho thì kếtoán ghi sổ theo giá tạm tính:

Nợ 152

Có 331Khi hoá đơn về kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá tạm tính sang giá thực tế

 Khả năng 1: Giá tạm tính lớn hơn giá thực tế - ghi âm

 Khả năng 2: Giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế - ghi bút toán bổ sung

TH3: Vật liệu tăng do mua ngoài, hoá đơn về, hàng chưa về: khi hoá đơn về

kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ hàng mua đang đi đường Nếu trong tháng hàng

về thì kế toán ghi sổ giống trường hợp 1, nếu đến cuối tháng vật liệu vẫn chưa vềthì kế toán ghi:

Nợ 151

Nợ 1331

Chiết khấu hàng mua

Giá tạm tính

Có 331, 111, 112…

Khi vật liệu về nhập kho kế toán sẽ thực hiện hạch toán:

Nợ 152

Có 151+ Kế toán nguyên vật liệu sử dụng sản xuất sản phẩm không thuộc đối tượngchịu VAT hay chịu VAT theo phương pháp trực tiếp

Nợ 152

Có 111, 112, 331, 141, 311 Trị giá NVL theo giá thanh toán

+ Nguyên vật liệu được cấp: căn cứ vào hoá đơn bên cấp kế toán ghi:

Nợ 152

Có 411+ Nguyên vật liệu tự sản xuất gia công:

Nợ 152

Có 154+ Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh hoặc viện trợ, biếu tặng:

Nợ 152

Có 411+ Trường hợp nguyên vật liệu mua vào nhập kho phát hiện thừa hay kiểm kêkho nguyên vật liệu phát hiện thừa chưa rõ nguyên nhân:

Nợ 152

Có 3381Khi xác định được nguyên nhân tuỳ theo nguyên nhân và cách xử lý mà ghivào các TK có liên quan:

Nợ 3381: Trị giá nguyên liệu thừa đã xác định được nguyên nhân

Có 721: Thu nhập bất thường

Có 152: Bên bán xuất nhầm mình trả lại cho bên bán

Có 331: Bên bán xuất nhầm ta mua nốt và bên bán đồng ý bán

+ Kế toán xuất kho nguyên vật liệu

Khi xuất kho nguyên vật liệu kế toán ghi có TK 152 Tuỳ theo từng trườnghợp xuất mà ghi nợ các TK có liên quan

(1) Xuất kho nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh:

Nợ 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

627: Quản lý phân xưởng

641: Phục vụ quản lý bán hàng

Trị giá NVL xuất dùng 642: Quản lý toàn doanh nghiệp

241: Đầu tư xây dựng cơ bản

Có 152

(2) Xuất nguyên vật liệu đem góp vốn liên doanh:

Trị giá vât liệu được cấp

Giá thành NVL tự sản xuất gia công

Trị giá NVL nhập kho

Trị giá NVL thừa chưa rõ nguyên nhân

- Trong trường hợp trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quảntrị lớn hơn trị giá thực tế của nguyên vật liệu đem góp vốn:

Nợ 642 Trị giá nguyên liệu thiếu đã xác định

Có 1381

Trị giá NVL thiếu chờ xử lý

Khái quát tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu bằng sơ đồ tài khoản

(Tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ)

VAT được khấu trừ

TK 152 Vật liệu tăng do mua ngoài

sản phẩm

TK 627, 641, 642, 241 Xuất: chi phí SXC, CFBH

CFQLDN, XDCB

TK 128,222 Xuất vốn góp liên doanh

TK 154 Xuất thuê ngoài gia công chế biến

TK 1381 Thiếu phát hiện qua kiểm kê

TK 412 Đánh giá giảm

Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường

xuyên (Tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp)

b Kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.

Phương pháp này do áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp qui mô nhỏ, sảnxuất kinh doanh những mặt hàng có giá trị thấp, sử dụng các loại nguyên vật liệu íttiền nhưng chủng loại phức tạp việc theo dõi tình hình nhập xuất và bảo quảnnguyên vật liệu khó khăn

- Theo phương pháp này tình hình nhập xuất nguyên vật liệu được phản ánhtrên TK 611: mua hàng

+ Ưu điểm: giảm bớt được khối lượng ghi chép của kế toán vì nhập khonguyên liệu ghi hàng ngày theo từng lần phát sinh còn xuất kho nguyên liệu hàngngày không ghi cuối kỳ mới tính và ghi một lần

+ Nhược điểm là tính chính xác không cao

Trình tự tiến hành:

* Đầu kỳ kết chuyển trị giá nguyên vật liệu còn lại đầu kỳ:

Nợ 611

Có 152, 151

* Trong kỳ mua nguyên vật liệu:

- Sử dụng sản xuất sản phẩm thuộc đối tượng chịu VAT theo phương phápkhấu trừ thuế:

Nợ 611: Giá mua NVL chưa có thuế VAT

Nợ 133: VAT được khấu trừ

Trị giá NVL còn lại đầu kỳ

TK 111, 112, 331, 141 TK 152 TK 621

Tăng do mua ngoài

(Tổng giá trị thanh toán)

Có 111, 112, 331, 141, 311: Số tiền theo giá thanh toán.

- Sử dụng sản xuất sản phẩm không thuộc đối tượng chịu VAT hoặc chịu thuếVAT theo phương pháp trực tiếp:

Xuất = Đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Cuối kỳ

Nợ 621, 627, 641…

Có 611

Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ

(Tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ thuế)

Tổng số tiền theo giá thanh toán

Trị giá NVL còn lại cuối kỳ

621, 627, 641, 642 Giá trị vật liệu xuất

dùng

Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu, dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ.

(Tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp)

giá trị hàng trả lại

TK 621, 627 Giá thực tế vật liệu, dụng cụ

xuất dùng

* Những thuận lợi của các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp khi vận dụngchế độ kế toán hiện nay vào việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu.

- Về hệ thống tài khoản kế toán: chế độ kế toán hiện nay đưa ra một hệ thốngtài khoản tương đối chi tiết, đầy đủ cho công tác kế toán nguyên vật liệu Ví dụ cónhững tài khoản chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu:

- Theo chế độ kế toán hiện hành có 4 hình thức kế toán, mỗi hình thức kế toán

có một hệ thống sổ sách riêng, có ưu điểm và nhược điểm khác nhau thích hợp vớitừng doanh nghiệp có qui mô và yêu cầu quản lý riêng Điều này tạo thuận lợi chocác doanh nghiệp khi lựa chọn hình thức phù hợp cho mình Giúp thực hiện cóhiệu quả công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng

- Có các mô hình tổ chức bộ máy công tác kế toán khác nhau để các doanhnghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý của mình có thể lựa chọn ápdụng.

- Có hai phương pháp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khaithường xuyên và theo phương pháp kiểm kê định kỳ: khi kế toán nguyên vật liệucác doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm của mình có thể lựa chọn 1 trong haiphương pháp, đây cũng là một thuận lợi

+ Kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp hàng tồn kho theo phương pháp

kê khai thường xuyên: Phương pháp này thích hợp voí các doanh nghiệp qui môlớn, sản xuất kinh doanh những mặt hàng giá trị cao, sử dụng các loại nguyên vậtliệu đắt tiền, việc bảo quản và theo dõi tình hình nhập xuất nguyên liệu một cáchthuận lợi Ưu điểm của phương pháp này là phản ánh kịp thời, chính xác

+ Kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theophương pháp kiểm kê định kỳ: những doanh nghiệp qui mô nhỏ, sản xuất kinhdoanh những mặt hàng giá trị thấp, sử dụng các loại vật liệu ít tiền, chủng loạiphức tạp nên lựa chọn phương pháp này

Ưu điểm của nó là giảm nhẹ khối lượng ghi chép kế toán

- Khi tính giá nguyên vật liệu xuất kho kế toán có thể lựa chọn một trong sốrất nhiều phương pháp khác nhau Mỗi phương pháp có những ưu điểm, nhượcđiểm riêng doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm của mình, về yêu cầu quản lý vàtuỳ từng thời điểm mà lựa chọn cho thích hợp

Ví dụ: + Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước có ưu điểm là giảmnhẹ công tác kế toán nhưng lại có nhược điểm là không đảm bảo độ chính xác Vớinhững doanh nghiệp sử dụng những loại nguyên vật liệu ít biến động thì thích hợpvới phương pháp này

+ Phương pháp giá thực tế đích danh: rất chính xác nhưng lại đòi hỏi nhiềucông sức, làm tăng tính phức tạp

…

- Một nguyên tắc trong kế toán là các con số trong sổ sách không được tẩyxoá Trong trường nhân viên kế toán có ghi nhầm thì chế độ kế toán cũng đưa racách xử lý hợp lý

Ví dụ: Dùng bút toán đỏ để xử lý phần chênh lệch thừa

- Liên quan đến chính sách thuế: trong nghiệp vụ mua nguyên vật liệu kế toáncũng phân ra làm hai trường hợp với hai cách ghi bút toán khác nhau: