Tiểu luận hệ thống thông tin quản trị CÔNG TY LASCELLES FINE FOODS

LỜI MỞ ĐẦUNhận thức được vai trò to lớn của hệ thống thông tin quản trị trong việc thực hiện đượcmục tiêu của danh nghiệp, ngày nay, nhu cầu về thiết lập 1 hệ thống thông tin trong tổchứ

KHOA TÍN DỤNG

BÁO CÁO BÀI TẬP TÌNH HUỐNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

Đề tài: CASE STUDY 7.2:

CÔNG TY LASCELLES FINE FOODS

GVHD : Nguyễn Hoàng Minh Lớp : T19_Nhóm 8

SVTH : Vũ Thụy Hà Phương Cao Phan Nguyên Nguyễn Minh Tấn

Hà Bình Nguyên

Võ Thị Thu Ý

TP HCM, ngày 17 tháng 11 năm 2015

Bảng công việc của thành viên nhóm

Tên thành viên MSSV Nhiệm vụ Ghi chú

Mục lục

LỜI MỞ ĐẦU

LỜI MỞ ĐẦU 4

A PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ LỰA CHỌN CÁCH THỨC PHÁT

TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH (BIS) 5

I Giới thiệu sơ lược về thực trạng công ty LASCELLES FINE FOODS 5

II Phân tích các cách thức phát triển hệ thống thông tin quản trị: 7

III Tiến hành lựa chọn cách thức triển khai: 8

IV Quy trình ứng dụng phần mềm: 11

1 Xác định mục tiêu – lập kế hoạch 11

2 Lựa chọn nhà cung cấp – lập kế hoạch 11

3 Chuẩn hóa quy trình và dữ liệu 12

6 Xem lại và bảo trì hệ thống 12

B CÁC ĐỀ XUẤT VỀ TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN VÀ PHÁT TRIỂN BIS

I Đề xuất về yêu cầu của sản phẩm phần mềm cần đặt mua 13

1 Các vấn đề đặt ra đối với hệ thống mới 13

2 Các yêu cầu về hệ thống thông tin 13

II Đề xuất cách thức lựa chọn nhà cung cấp 16

III Đề xuất phương pháp phát triển hệ thống tin 16

C TƯ VẤN MỘT SỐ NHÀ CUNG CẤP VÀ PHẦN MỀM TƯƠNG ĐỐI

THÍCH HỢP CHO CÁC VẦN ĐỀ CỦA CÔNG TY 17

I Phần mềm Exact Software cho vấn đề kho bãi và sản xuất 17

II Phần mềm kế toán Quickbooks cho vấn đề tài chính và bán hàng:

Tài liệu tham khảo

19

LỜI MỞ ĐẦU

Nhận thức được vai trò to lớn của hệ thống thông tin quản trị trong việc thực hiện đượcmục tiêu của danh nghiệp, ngày nay, nhu cầu về thiết lập 1 hệ thống thông tin trong tổchức ngày càng tăng Tuy nhiên, vấn đề khó khăn là làm thế nào để nhà quản trị chọnlựa được giải pháp tốt nhất phù hợp với mô dình doanh nghiệp để xây dựng hiệu quả

hệ thống thông tin kinh doanh Đặc biệt, vấn đề này càng khó khăn đối với những nhàquản trị không am hiểu về các phần mềm hệ thống thông tin cũng như cách phát triểnchúng trong doanh nghiệp mình

Vậy, có bao nhiêu phương pháp xây dựng hệ thống thông tin và làm thế nào để pháttriển và quản trị hệ thống?

Để giải quyết câu hỏi trên, nhóm đưa ra đề tài thuyết trình trong case study 7.2 với việc áp dụng cụ thể đối với công ty: LASCELLES FINE FOODS.

Xuyên suốt bài thuyết trình, nhóm sẽ đi giải quyết 2 câu hỏi:

1 Bạn sẽ giới thiệu cho công ty LFFL phương pháp nào để mua được hệ thốngphần mềm doanh nghiệp.Giải thích và chính minh cho lựa chọn của bạn

2 Giả sử rằng LFFL quyết định mua các gói phần mềm có sẵn [off-the-shelf],những bước đi nào bạn đề nghị để có thể bảo đảm rằng những ứng dụng được chọn cóthể đáp ứng yêu cầu?

Hy vọng đề tài của nhóm có thể giúp các bạn hiểu được một cách rõ ràng hơn vềphương pháp chính nhằm xây dựng hệ thống thông tin kinh doanh cho một doanhnghiệp hiện nay và không phải bỡ ngỡ trong việc lựa chọn và phát triển hệ thống trongthực tế

A PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ LỰA CHỌN CÁCH THỨC PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH (BIS)

I Giới thiệu sơ lược về thực trạng công ty LASCELLES FINE FOODS:

Công ty Lascelles Fine Foods (LFFL) là một ví dụ hư cấu của một công ty hoạt độnglâu đời trong ngành công nghiệp thực phẩm Công ty có trụ sở hành chính đặt ởAshville và sản xuất gần đó Mọi sự giao hàng cho khách hàng đều xuất phát từ nhàkho căn bản Ashville Hoạt động chủ yếu của LFFL là mua lại các thành phẩm để bánlại kiếm lời hoặc mua các bán thành phẩm để sản xuất thành các thành phẩm rồi mangbán lại

Công ty đã tăng trưởng ổn định trong những năm gần đây và hiện tại đang nghiên cứu

để đầu tư vốn vào các mẫu mã cho những sản phẩm có chất lượng và các thực phẩm tựnhiên không có pha trộn chất giả tạo tốt Doanh thu của công ty đạt 16 triệu Bảng vớilợi nhuận thuần là 6.3% trên doanh thu Với hướng đầu tư mới công ty đưa ra mục tiêutăng doanh thu 10% mỗi năm sau lạm phát trong năm năm tới và tăng lợi nhuận ròngtới 9% doanh thu so với cùng kỳ

Các quá trình hoạt động chính của LFFL được chia thành bốn lĩnh vực chính:

 Kho bãi và phân phối:

 Nhiều mặt hàng có thời hạn sử dụng hạn chế - nguyên vật liệu, hàng hóa tồn khothường bị hư hỏng trong kho

 Thực tế mức độ hàng tồn kho hiếm khi phù hợp với mức độ ghi trên sổ sách,điều này có thể do sự ăn cắp vặt, thiếu sự cập nhật ghi chép hàng tồn kho do cả

hai.

 Các bộ phận bán hàng thường chấp nhận đơn đặt hàng ưu tiên cho các sản phẩmkhông phải hàng tồn kho

 Tài chính:

 Doanh thu hồi lại từ việc xử lý tài khoản thường không đầy đủ.

 Có nhiều khoản nợ xấu mà không thể lấy lại được là do thủ các thủ tục kiểmsoát nghèo nàn

 Quản lý kế toán rất khó khăn do thiếu các thông tin chính xác từ các phòng bankhác

 Các tài khoản tài chính thường được công bố chậm do thiếu thông tin chính xác

 Sản xuất

 Kho hàng đáp ứng chậm chạp các yêu cầu đối với nguyên vật liệu trong quátrình sản xuất, do đó các thủ tục không cần thiết được bỏ qua (đặc biệt là khi bộphận bán hàng đang áp dụng áp lực)

 Thường không trả lại các nguyên vật liệu dư thừa sau sản xuất

 Thiếu dự báo chính xác làm khó khăn cho việc lên trước kế hoạch sản xuất vàđảm bảo cung ứng đủ nguyên vật liệu

Nhìn chung có một sự yếu kém trong khu vực kho bãi và khu vực phân phối, nguyên

nhân chủ yếu là sự cung cấp ko đầy đủ các thiết bị và phần mềm hỗ trợ Ngoài ra còn

có một sự thiếu nhận thức về quản lý và hỗ trợ kỹ thuật mà kết quả nhìn chung là thiếu

sự gắn kết giữa các thành viên

Đứng trước thực trạng trên giám đốc quản lý Clive Moor đề xuất phương án giải quyếtvấn đề bằng cách thay thế hệ thống giấy tờ cơ bản hiện có bằng một số loại máy tínhvới mong muốn cải thiện về trao đổi thông tin ở các cấp trong tổ chức nhưng ông biếtrất ít về phần cứng của máy và phần mềm ứng dụng ngoài việc biết nó tốn nhiều chiphí

Để tiến hành chương trình này các nhà quản lý cấp cao trong công ty LFFL đã đưa racác ý kiến trái ngược nhau:

 Xây dựng mới (bespoke development)

 Mua những phần mềm đã có sẵn (off – the - shelf package)

 Để người dùng tự phát triển (end – users to develop their own applications)

II Phân tích các cách thức phát triển hệ thống thông tin quản trị:

Để giúp công ty giải quyết khó khăn trên ta hãy thử đi phân tích điểm mạnh, yếu củacác ý kiến các nhà quản lý đã đề ra

 Xây dựng mới (Bespoke development):

Một hệ thống thông tin được phát triển ngay từ đầu (xây dựng mới hoàn toàn) bởi cácchuyên gia để thỏa mãn các yêu cầu trong doanh nghiệp

 Xây dựng nội bộ (In – house): Các chuyên gia của doanh nghiệp, làm việc chodoanh nghiệp

 Thuê ngoài (Out – sourced): Các chuyên gia IS bên ngoài (Third party)

Ưu điểm:

 Xây dựng theo yêu cầu doanh nghiệp

 Tạo ra lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ (phần mềm của riêng mình)

Khuyết điểm:

 Tốn kém tiền bạc

 Kéo dài nhiều tháng thậm chí hàng năm

 Nhiều lỗi

 Mua phần mềm có sẵn (Off – the - shelf package):

Là hệ thống thông tin có khả năng tương thích với nhiều loại phần cứng Tính năng phùhợp với nhiều doanh nghiệp

Có hai loại:

 Tùy biến (tailored): thay đổi mã nguồn, cấu hình

 Tiêu chuẩn (standard): có thể cấu hình lại.

 Có thể không có một số tính năng doanh nghiệp yêu cầu

 Khác với quy trình thực tế của doanh nghiệp

 Người dùng xây dựng (End – users to develop their own applications):

Là hệ thống thông tin có các đặc điểm sau:

 Do các nhân viên nghiệp vụ xây dựng

 Thường được sử dụng cho một cá nhân hay phòng ban (giới hạn về quy mô).

 Thiên về xử lý đầu ra dữ liệu hay báo cáo

 Nhiều lỗi (không có thiết kế, ít kiểm thử, không có tài liệu hướng dẫn).

III Tiến hành lựa chọn cách thức triển khai:

Dựa trên những ưu, nhược điểm của những cách thức phát triển hệ thống tin quản trị docác nhà quản lí cấp cao trong công ty LFFL đưa ra, ta đánh giá độ khả thi về mặt kĩthuật của từng cách thức triển khai để có thể chọn một cách thức hiệu quả mà tốn kémchi phí ít nhất

Bảng so sánh các cách thức phát triển hệ thống thông tin quản trị

Tương ứng với các mức độ ta có các số điểm tương ứng:

 Rất tốt : 9

 Tốt :7

 Vừa : 5

 Kém : 3

Vậy ta sẽ có bảng đánh giá định lượng như sau:

Phương pháp

tạo lập

Thời gian(10%)

Chi phí(20%)

Lỗi (20%) Đáp ứng

yêu cầu (50%)

Bên cạnh đó, những khó khăn của LFFL nếu để tiếp tục trong thời gian tới thì sẽ làmảnh hưởng rất lớn đến uy tín và doanh thu Như vậy áp lực về thời gian trong quá trìnhchuyển đổi là lớn vì nguyên nhân của những khó khăn này khó có thể khắc phục bằngphương pháp giấy tờ và quản lí thủ công hiện đang sử dụng của công ty Đội ngũ nhânviên của công ty không am hiểu nhiều về công nghệ thông tin cùng với đó LFFL đanghoạt động trong lĩnh vực thực phẩm – không phải là lĩnh vực độc quyền, khả năng liên

kết của các hệ thống hiện có còn rời rạc (hay nói cách khác, lĩnh vực hoạt động củadoanh nghiệp là khá phổ biến và các nghiệp vụ yêu cầu không quá phức tạp).

 Dựa vào những phân tích đánh giá về ưu nhược điểm của từng nhóm phần mềmtrên nhóm chúng tôi đề xuất phương án LFFL nên lựa chọn gói sản phẩm phần mềmsẵn có tùy biến

Mọi thành viên trong doanh nghiệp cần tham gia vào quá trình này Ban giám đốc cầncho biết hiện tại họ sử dụng thông tin có mức độ chính xác cao hay không Người phụtrách các phòng ban cần ghi lại các mối quan hệ và các thông tin trao đổi với nhautrong quá trình làm việc Cả những nhân viên trực tiếp tác nghiệp cũng cần liệt kê cácloại thông tin hằng ngày họ tiếp nhận, cách xử lý thông tin và những tình huống cầnsửa đổi thông tin phát sinh từ thực tế.

Doanh nghiệp cũng cần nghiên cứu những chương trình này, cụ thể là tìm hiểu cáchlưu trữ dữ liệu, cách xử lý - khai thác thông tin và giới hạn về tính năng của chúng

2 Lựa chọn nhà cung cấp – lập kế hoạch:

Khi đã hiểu rõ mình cần gì, doanh nghiệp mới bắt đầu tiến hành bước thứ hai - chọnngười thực hiện Các yếu tố doanh nghiệp cần lưu ý khi chọn nhà cung cấp là nhà cungcấp phải xác định được giới hạn của bài toán quản lý, nhân viên triển khai hiểu rõ tínhnăng của sản phẩm và phải có quy trình quản lý dự án - kiểm thử sản phẩm tốt

Khi đã chọn được đối tác, doanh nghiệp cần chú ý tránh các vấn đề ở phía mình có thểgây cản trở quá trình chuyển đổi sang hệ thống phần mền trong kinh doanh Chẳnghạn, doanh nghiệp chưa định rõ được các quy trình, không nhất quán trong yêu cầu vàchưa thiết lập được mối quan hệ giữa các bộ phận Ngoài ra, cũng cần chú ý chuẩn bị

dữ liệu đầy đủ và chuẩn bị tâm lý để nhân viên ở các bộ phận hợp tác tốt với nhà cungcấp giải pháp

Đối với một phần mềm hệ thống phần mền trong kinh doanh, việc chuẩn hóa quy trình

là triển khai các đề xuất cải tiến ở bước một Đó có thể là chỉnh sửa các tính năng cósẵn để đáp ứng đặc thù của một ngành, của doanh nghiệp hoặc viết thêm hệ thống xử lýthông tin riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp và theo quy định của pháp luật

Cụ thể, nhà cung cấp sẽ quyết định các biểu mẫu, báo cáo nào trong giải pháp của họphù hợp với doanh nghiệp, cái nào cần bổ sung các mục thông tin cho phù hợp với tìnhhình doanh nghiệp Họ có thể bổ sung thông tin để hoàn chỉnh một số biểu mẫu, báocáo mà doanh nghiệp đang sử dụng Ngoài ra, nhà cung cấp cũng sẽ xây dựng mới cácbiểu mẫu, báo cáo

4 Chạy thử:

Chạy thử trước khi chính thức đưa vào hoạt động là để kiểm tra xem chương trình cóchạy đúng với các số liệu giả định hay không Hơn nữa, các chỉnh sửa, bổ sung mớitriển khai cũng cần được kiểm tra xem có phối hợp nhịp nhàng với các thành phầnkhác của hệ thống hay không

Ngoài ra, việc chạy thử còn giúp doanh nghiệp đánh giá tính tiện ích và tính ổn địnhcủa chương trình nhằm giảm thiểu những rắc rối có thể phát sinh về sau

5 Huấn luyện sử dụng:

Lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên quản trị hệ thống sẽ tìm hiểu mô hình tổ chứcthông tin, quy trình xử lý thông tin, khả năng của các chương trình, cách tổ chức đảmbảo thông tin, các yếu tố ảnh hưởng và cách khai thác hệ thống Ngoài ra, nhân viênquản trị còn học cách phát triển thêm các ứng dụng để mở rộng hệ thống, các biện pháp

an toàn - an ninh dữ liệu và cách quản trị các chương trình, hệ điều hành và cơ sở dữliệu

6 Xem lại và bảo trì hệ thống:

 Có hai dạng bảo trì hệ thống:

 Sửa chửa các tính năng, sửa lỗi cho phù hợp với đặc điểm ban đầu

 Thêm các tính năng mới

 Xem lại (Review): Xem xét mức độ thành công của dự án và rút ra các bài học trongtương lai (6 tháng sau khi chạy thực tế hệ thống)

B CÁC ĐỀ XUẤT VỀ TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN VÀ PHÁT TRIỂN BIS ĐỐI VỚI CÔNG TY LFFL.

I Đề xuất về yêu cầu của sản phẩm phần mềm cần đặt mua:

1 Các vấn đề đặt ra đối với hệ thống mới:

Từ thực trạng của công ty, chúng tôi đặt ra một số vấn đề đối với hệ thống mới trongquá trình khởi tạo

 Vì trình độ am hiểu của cả nhân viên và lãnh đạo của công ty LFFL về kĩ thuật máytính, vận hành chương trình còn rất thấp nên đòi hỏi giao diện người dùng được xâydựng phải cung cấp cho người dùng một môi trường làm việc thân thiện, dễ sử dụng

và thao tác với các nút lệnh đơn giản và tiện ích

 Hiện tại bộ phận kế toán, sản xuất và bán hàng đang gặp những khó khăn và gánhnặng do thiếu thông tin chính xác từ các phòng ban khác nên yêu cầu hệ thống phải

có khả năng báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí khác nhau

 Hệ thống cần phải tạo được sự liên kết giữa các phòng ban và các bộ phận để cóđược một sự đồng bộ và nhịp nhàng từ sản xuất đến lưu trữ và bán hàng

 Cung cấp chức năng hỗ trợ khách hàng tìm kiếm sản phẩm Chức năng này phải chophép khách hàng xem được các thông tin cơ bản về mặt hàng mà họ cần mua

 Cung cấp chức năng quản lí và chăm sóc khách hàng sau mua hàng để có thể hiểu rõthêm khách hàng, từ đó có thể phân loại được đơn đặt hàng nào là quan trọng cầnđược ưu tiên một cách chính xác chứ không chỉ dựa trên số lượng hay cảm tính nhưtrước đây

2 Các yêu cầu về hệ thống thông tin:

Từ các vấn đề đã được đặt ra ta xác định các yêu cầu đối với hệ thống thông tin mới:

Yêu cầu chức năng:

 Chức năng quản trị hệ thống: Phân quyền cho hệ các nhân viên trong công ty để

dễ dàng quản lý hơn và có thể quy trách nhiệm khi xảy ra sự cố

 Chức năng cập nhật và truy xuất danh mục liên kết giữa bộ phận bán hàng và bộphận kho bãi: Cho phép cập nhật và quản lý các danh mục trong hệ thống

 Chức năng thống kê: Thống kê theo nhiều tiêu chí từ số liệu được cập nhật từ hệthống bán, hệ thống kho bãi và phân phối để đưa ra được các dự báo chính xácnhằm giải quyết các vấn đề về cung ứng kịp thời nguyên vật liệu, giảm áp lực vềkhách hàng cho bộ phận bán hàng

 Chức năng quản lí tín dụng: Tổ chức kiểm soát tín dụng chặt chẽ với những thủtục kiểm soát chặt chẽ, hiệu quả được đưa ra dựa trên những thủ tục được phápluật quy định, các thủ tục đang được sử dụng hiệu quả bởi các doanh nghiệp đốithủ cùng với đó là các thủ tục được đưa ra theo tình hình thực tiễn của công ty.

 Chức năng thống kê, báo cáo:

 Thống kê nhập, xuất và tồn kho: Thống kê số lượng vật tư, hàng hóa đãnhập và xuất kho Qua đó cập nhật một cách chính xác lượng vật tư, hàng hóacòn tồn kho để có thể đưa ra các quyết định về nhập nguyên vật liệu, nhận đơnbán hàng hợp lí với tình hình kho bãi

 Thống kê bán hàng: Thống kế số lượng hàng bán được bán ra

 Thống kê tín dụng: Kiểm soát thường xuyên và chặt chẽ số lượng tíndụng của khách hàng

 Thống kê doanh thu: Thống kê doanh thu bán hàng theo từng kì kế toán

 Chức năng tra cứu sản phẩm và thu thập phản ứng từ phía khách hàng: hỗ trợngười dùng để biết thêm chi tiết về sản phẩm và có thể nhận xét chất lượng củasản phẩm và dịch vụ ngược lại cho công ty

 Chức năng bảo mật thông tin: Khả năng bảo mật cao và có khả năng cập nhậtthường xuyên

Yêu cầu phi chức năng:

 Cung cấp giao diện người dùng thân thiện, dễ thao tác

 Chương trình chạy ổn định, chính xác, hiệu quả và an toàn

 Các thành viên có thể truy cập vào hệ thống và sử dụng hệ thống tùy theo quyềnhạn của từng người

 Khối lượng lưu trữ dữ liệu lớn,

 Nhiều người truy cập đồng thời

 Thời gian đáp ừng lâu dài

Yêu cầu hệ thống:

 Chương trình chạy trên hệ điều hành Windows

 Dữ liệu được thiết kế trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Khi xem xét một gói phần mềm, phải đảm bảo nó có khả năng linh hoạt đáp ứng cácyêu cầu và chú ý một số điểm sau:

 Công ty không thoả mãn với một gói giải pháp sẵn có trên thị trường mà ở đây làđưa ra các yêu cầu phù hợp thực trạng công ty đối với phân mềm mới