Tiểu luận hệ thống thông tin quản trị THƯ GỬI CHO NGƯỜI ĐÃ MẤT VÀ NHỮNG CÂU CHUYỆN KHÁC CỦA SỰ THIẾU SÓT DỮ LIỆU

Bài tiểu luận của nhóm sẽ trình bày các vấn đề về việc quản lí và lưu trữ thông tin, giá trị của thông tin trong doanh nghiệp và một số hậu quả của việc dựa vào thông tin không chính xác

BÁO CÁO BÀI TẬP TÌNH HUỐNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

AND OTHER TALES OF DATA DERELICTION

THƯ GỬI CHO NGƯỜI ĐÃ MẤT VÀ NHỮNG CÂU CHUYỆN KHÁC CỦA SỰ THIẾU SÓT

DỮ LIỆU

GVHD : Nguyễn Hoàng Minh

Lớp : T19 Nhóm sinh viên : 1

1) Phạm Hoàng Chương - 030125090116 2) Hà Phú Anh – 030125090060

3) Nguyễn Thị Ánh Tuyết – 030125090973 4) Nguyễn Thị Thanh Thúy – 030125090759 5) Vũ Duy Hùng - 030125090345

TP.HCM – 2015

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM

STT Mã SV Họ và tên Nhiệm vụ Ký tên

1 030125090116 Phạm Hoàng Chương Dịch case, lời mở đầu, thực trạng.

2 030125090060 Hà Phú Anh Dịch case, thực

trạng, kết luận

3 030125090973 Nguyễn Thị Ánh Tuyết Giải pháp, bài học kinh nghiệm,

slide, thuyết trình

4 030125090759 Nguyễn Thị Thanh Thúy Cơ sở lý thuyết, hậu quả, thuyết

trình, sửa lỗi

5

030125090345 Vũ Duy Hùng Slide, tổng hợp,

tóm tắt, trả lời câu hỏi trong case

MỤC ỤC LỤC

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 1

MỤC LỤC 2

LỜI MỞ ĐẦU 3

H A E T BÀI DỊCH CASE STUDY DỊCH CASE STUDY CH CASE STUDY SE STUDY SE STUDY UDY 4

TÓM TẮT TÌNH HUỐNG 6

BÀI PHÂN TÍCH 7

1 Cơ sở lý thuyết 7

1.1 Khái niệm 7

1.2 Giá trị của thông tin 7

2 Nhận định các vấn đề về thông tin mà các công ty gặp phải 8

2.1 Quản lí và lưu trữ thông tin của các công ty 8

2.2 Sự hiệu quả trong việc tìm kiếm thông tin 8

2.3 Chất lượng của thông tin 9

2.4 Sử dụng thông tin 9

3 Hậu quả của việc dựa vào thông tin không chính xác 9

4 Giải pháp 10

4.1 Tìm kiếm 10

4.2 Lưu trữ 10

4.3 Tổ chức khai thác 11

4.4 Minh bạch hóa thông tin 12

4.5 Bảo mật 12

BÀI HỌC KINH NGHIỆM 14

KẾT LUẬN 16 TÀI LIỆU THAM KHẢO 71

LỜI MỞ ĐẦU

Sự thành bại của doanh nghiệp ngày hôm nay phụ thuộc rất nhiều vào khả năng nhận thức được những xu hướng mới của thời đại và bắt nhịp được với chúng, trong đó thông tin đóng một vai trò vô cùng quan trọng, đem đến những cơ hội mới cho hoạt động kinh doanh Nói một cách đơn giản, giá trị của thông tin được xác định bằng tổng các lợi ích vật chất và tinh thần mà thông tin đem lại cho chúng ta – những người sử dụng nó Trên thực tế, thông tin cũng là một nguồn lực kinh tế, tương tự như sức lao động hay tài nguyên thiên nhiên

Giá trị của thông tin trong kinh doanh là không thể phủ nhận Chẳng hạn, các thông tin nghiên cứu sẽ cho phép các công ty rút ra được những điều có lợi cho mình từ kinh nghiệm của người khác và tránh được việc lặp lại công việc mà người khác đã làm Thông tin chính xác, phù hợp và kịp thời giúp cho các công ty kinh doanh tiết kiệm thời gian và tiền bạc, giúp cho quá trình đưa ra quyết định được nhanh chóng và hiệu quả hơn, đồng thời đẩy nhanh việc triển khai ứng dụng những sáng kiến mới Bên cạnh đó, thông tin còn giúp kiểm nghiệm các giải pháp và tránh được những công việc thừa, tăng hiệu quả và năng suất làm việc

Bài tiểu luận của nhóm sẽ trình bày các vấn đề về việc quản lí và lưu trữ thông tin, giá trị của thông tin trong doanh nghiệp và một số hậu quả của việc dựa vào thông tin không chính xác

B I DICH CA E TỤDY ÀI DỊCH CASE STUDY SE STUDY SE STUDY

THƯ GỬI NHỮNG NGƯỜI ĐÃ MẤT VÀ NHỮNG CÂU CHUYỆN KHÁC CỦA SỰ THIẾU SÓT DỮ LIỆU

Một nhà bán lẻ một lần đã phát động một chiến dịch tiếp thị khách hàng mục tiêu nhưng có một lỗ hổng nhỏ: 1 / 5 người nhận dự định đã chết Địa chỉ người nhận hoàn toàn chính xác, "Kính gửi Người đã chết" - kêu gọi họ "tỉnh giấc" với những gì công ty cung cấp

Sai lầm này là một trong các sai lầm ngớ ngẩn dữ liệu công ty được đăng tên tờ Financial Times của Detica, một công ty tư vấn công nghệ kinh doanh và thông tin Nó bao gồm các câu chuyện về công ty bảo hiểm khám phá phần lớn các khách hàng của mình là phi hành gia - cho đến khi các điều tra thêm cho thấy các nhân viên bán hàng lười biếng mong muốn đóng giao dịch đã chỉ đơn giản chọn tùy chọn đầu tiên có sẵn trên trình đơn thả xuống của công việc

Cho dù kỳ cục hoặc vui nhộn, sự nhầm lẫn có một chủ đề thống nhất mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên cần lưu ý Khi các công ty phát triển những cách thức tinh vi hơn bao giờ hết trong việc sử dụng dữ liệu để giúp giành phần thắng trong kinh doanh và cắt giảm chi phí, rủi ro mà họ phải trả là quá ít chú ý đến chất lượng và tổ chức các thông tin thô Nó có thể tàn phá hiệu quả đến mức tối đa, tồi tệ nhất nó có thể hủy hoại các mối quan

hệ và cản trở những nỗ lực trong các lĩnh vực quan trọng như chống gian lận

“Các công ty đã luôn luôn nhìn thấy dữ liệu như nước chảy xung quanh hệ thống”, ông Philip Powell, giáo sư về quản lý thông tin trường Đại học Quản lý Bath nói."Họ đầu

tư rất nhiều vào hệ thống các đường ống nước mà không thực sự công nhận giá trị của nước”

Các tiến bộ công nghệ đã mở ra phương pháp mới trong thu thập, kết hợp và lưu trữ

dữ liệu Các nhà quản trị có số lượng lớn thông tin hơn bao giờ hết, nhưng trong một số trường hợp không có đầy đủ thông tin bởi vì họ không sắp xếp nó một cách hợp lý

Bill Gates, Chủ tịch Microsoft, tuyên bố năm ngoái gần một phần ba thời gian của nhân viên thông tin đã được sử dụng trong việc tìm kiếm dữ liệu, chi phí 18,000 USD cho mỗi người mỗi năm

Hàng trăm giờ mất đi một phần là hậu quả của sự tăng trưởng bùng nổ của không gian lưu trữ thông tin Sự “phồng” lên của dữ liệu chính là một lời nhắc nhở về sự cần thiết cho kỷ luật dữ liệu, tập tin điện tử rác phát triển vô hình nhưng với tốc độ khổng lồ Nó được theo dõi và làm sạch bởi các chuyên gia máy tính, chứ không phải bởi các chuyên gia quản lý thông tin áp dụng mắt phân biệt đối xử của một thư viện

Thông tin đôi khi bị trùng lắp hoặc hết hạn Một lỗi phổ biến là các công ty thiếu một

sổ ghi trên mỗi nhà cung cấp, khách hàng hay nhân viên, thay vào đó là lan truyền thông tin qua các tập tin được tổ chức tại rất nhiều nơi bởi nhiều phòng ban Trong trường hợp không

có một bản sao tổng thể, cập nhật được thực hiện từng phần, tạo ra những sai sót kinh khủng như bức thư những bức thư gửi đến người đã chết

Bridget Treacy, đối tác tại Hunton & Williams, công ty luật, cho biết công ty đôi khi không biết gì về những phần cơ bản về thông tin mà họ nắm giữ, những người đã truy cập

vào nó, và nó đang được sử dụng cho mục đích gì "Nếu mọi người không chú ý đến nó, tất nhiên có sẽ gây nên những sai lầm ngớ ngẩn ", cô nói

Một cái bẫy mà công ty phải đối mặt là thất bại của họ trong việc cân nhắc các ý nghĩa có thể khác nhau của thông tin họ thu thập Ví dụ cổ điển là doanh số bán hàng tăng đột biến mà nguyên nhân là những người tiếp thị đánh hơi thấy cơ hội, trong khi một người quản lý rủi ro lại cảm thấy có nguy hiểm Ví dụ, một khách hàng bắt đầu tiêu xài hoang phí

từ một thẻ tín dụng có thể nhận được một đề nghị cho một thỏa thuận nâng cấp, trong khi một phản ứng tốt hơn sẽ được khởi động để điều tra về hành vi trộm cắp và gian lận thẻ

Trong trường hợp khác, các công ty gây khó khăn cho bản thân bởi vì hệ thống lưu trữ dữ liệu của họ đã không theo kịp tốc độ với sự phức tạp của thông tin mà họ nắm giữ Một câu chuyện Detica liên quan đến nhà bảo hiểm là không thể lưu trữ các địa riêng biệt cho một cặp vợ chồng đang nắm giữ một tài khoản chung Khi người vợ rời khỏi người chồng bạo lực của mình, cô ta gửi địa chỉ mới của mình cho công ty, và kịp thời viết một lưu ý xác nhận đến nhà cũ của cô, nơi chồng cũ cô đang sống Công ty phải trả tiền để sửa lại nhà vợ cũ ở một vị trí mới không được tiết lộ

Sự cần thiết cho các công ty để cải thiện khả năng quản lý dữ liệu của họ đang trở nên ngày càng cấp bách khi mà dòng chảy thông tin và việc sử dụng nó trở nên phức tạp hơn Các doanh nghiệp phải quản lý một sự gia tăng số lượng dữ liệu phi cấu trúc, chẳng hạn như ghi âm giọng nói và hình ảnh

Trên tất cả, thách thức đối với các công ty là để đảm bảo rằng họ và nhân viên của họ

sử dụng thông tin theo những cách mà làm cho họ trông thông minh hơn là không biết gì, hoặc sự kiện nhẫn tâm Cái chết, theo như David Porter, người đứng đầu an ninh và rủi ro của Detica, đó là thử nghiệm tuyệt vời cho sai sót dữ liệu của một công ty Sau tất cả, không

ai muốn cạnh tranh với nhân viên bộ phận công ty mà đã gửi ra một loạt các tấm chi phiếu không có giá trị tới người về hưu đã mất, gây ra khổ đau cho thân nhân của họ

(Michael Peel, FT.com, công bố ngày 03 tháng 9 năm 2007)

TÓM TẮT TÌNH HUỐNG

Một công ty gửi đến những người đã từng là khách hàng của họ mà nay đã mất những lá thư bắt đầu bằng dòng chữ : “Kính gửi người đã chết”

Một công ty bảo hiểm khám phá ra rằng phần lớn khách hàng của họ là những phi hành gia Nhưng, sự thật không phải vậy mà là do những nhân viên lười biếng muốn kết thúc công việc nhanh nên chỉ chọn những sự lựa chọn đầu tiên có sẵn trên trình đơn công việc

Lượng dữ liệu thu được là khổng lồ nhưng họ lại ít quan tâm đến chất lượng dữ liệu cũng như cách sắp xếp, tổ chức, quản lý dữ liệu Điều này làm giảm chất lượng dữ liệu, tốn thời gian tìm kiếm dữ liệu dẫn đến năng suất làm việc giảm Thông tin không được quản lý tốt còn dẫn đến tình trạng thông tin dư thừa, trùng lắp, lỗi thời gây nên cho doanh nghiệp những sai lầm nghiêm trọng

Thông tin ngày càng phức tạp và mang nhiều ý nghĩa Các công ty cần phải đổi mới, hoàn thiện hệ thống quản lý thông tin

Thử thách đặt ra cho những công ty, và nhân viên là phải sử dụng thông tin thế nào cho khéo léo, chứ không phải không biết gì, hay thậm chí là không quan tâm

BÀI PHÂN TÍCH

1 Cơ sở lý thuyết.

1.1 Khái niệm

Thông tin là kết quả của việc chuyên môn hóa dữ liệu thông qua một quá trình xác định được, bao gồm việc đặt dữ liệu vào một ngữ cảnh thích hợp Thông tin được tạo ta do nhu cầu về thông tin hoặc phục vụ cho mục đích nào đó Do đó, khi thông tin phù hợp, chính xác, kịp thời sẽ giúp cải thiện hành vi ra quyết định của nhà quản trị

Có 3 loại thông tin quản lý trong một tổ chức, đó là thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật, và thông tin điều hành

 Thông tin chiến lược: Liên quan tới những chính sách lâu dài của một doanh nghiệp, như thông tin về tiềm năng của thị trường, cách thức thâm nhập thị trường, chi phí cho nguyên vật liệu, phát triển sản phẩm, thay đổi về năng suất lao động, các công nghệ mới,

 Thông tin chiến thuật: Những thông tin sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn, thường là mối quan tâm của các phòng ban, như thông tin từ kết quả phân tích số liệu bán hàng

và dự báo bán hàng, báo các tài chính hàng năm, đánh giá dòng tiền dự án,

 Thông tin điều hành, tác nghiệp: Sử dụng cho những công việc ngắn hạn, như thông tin về số lượng chứng khoán, lượng đơn đặt hàng, tiến độ công việc,

1.2 Giá trị của thông tin

1.2.1 Thông tin giúp giảm chi phí

Đại diện các công ty, bất kể là doanh nghiệp nhà nước hay doanh nghiệp tư nhân đều công nhận rằng biết được thông tin về các phát minh mới và ứng dụng chúng sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí đáng kể Ngược lại, không cập nhật tin tức mới và kỹ thuật tiên tiến sẽ khiến hoạt động của doanh nghiệp kém hiệu quả do phải tốn nhiều chi phí không cần thiết cho những công việc vô nghĩa Có nghĩa là, thông tin giúp doanh nghiệp tránh được những hậu quả của việc không biết, bởi không biết về những kết quả nghiên cứu và công nghệ mới

có thể dẫn đến hậu quả kinh tế rất nghiêm trọng

1.2.2 Thông tin giúp tiết kiệm thời gian

Thông tin, đặc biệt là thông tin chất lượng sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian do tránh được việc bỏ công sức nhiều lần hoặc thực hiện những công việc không hiệu quả Ngoài ra, thông tin còn giúp quá trình đưa ra quyết định diễn ra nhanh chóng và kịp thời Hãng nghiên cứu Griffiths & King đã phỏng vấn hơn 27.000 chuyên gia có kinh nghiệm tiếp xúc trực tiếp với thông tin trong môi trường làm việc ít nhất 11 năm

Kết quả thu được dưới đây cho thấy các nguồn thông tin khác nhau như sách, tạp chí

và các bài phóng sự chuyên sâu có chỉ số hiệu quả khác nhau đối với doanh nghiệp từ góc

độ tiết kiệm thời gian:

Nguồn tin Thời gian tiết kiệm được Các bài viết trong tạp chí 26%

Các phóng sự chuyên sâu 50%

1.2.3 Thông tin giúp đưa ra những quyết định chính xác và hiệu quả hơn

Trong bất kỳ công ty nào, việc biết được những công ty khác đã làm được những gì hoặc đã đối mặt với những thách thức tương tự ra sao là một thông tin hết sức giá trị trong việc đưa ra những quyết định kể cả về mặt kỹ thuật cũng như chiến lược Công ty Marshall

đã từng phỏng vấn 299 cán bộ quản lý trong lĩnh vực ngân hàng, 84% người được phỏng vấn cho biết, thông tin do bộ phận thu thập và xử lý thông tin của công ty cung cấp đã góp phần đưa ra những quyết định chính xác hơn, tăng hiệu quả và hiệu suất của các hoạt động kinh doanh

1.2.4 Thông tin nâng cao nhận thức cho người sử dụng

Mặc dù nhiều công ty không thể tính được giá trị vật chất cụ thể của thông tin, song giá trị về mặt nhận thức đối với người sử dụng nó là rất cao Những người sử dụng thường

rất hay bàn luận về giá trị của thông tin Đại diện Thư viện Texas ở Houston tiết lộ, 81% số

người đến thư viện này khi được hỏi đã cho biết rằng thông tin mà các dịch vụ của thư viện này cung cấp cho họ có ảnh hưởng tích cực tới công việc của họ

Nghiên cứu của công ty Matarazzo & Prusak cũng cho thấy, 75% các nhân viên quản

lý cao cấp cho rằng, thư viện của công ty họ đóng góp rất lớn vào việc xác định mục tiêu của công ty nhờ cung cấp những thông tin đáng giá Thông tin thu được từ những cơ sở dữ liệu điện tử và các dịch vụ liên quan có giá trị cao nhất

2 Nhận định các vấn đề về thông tin mà các công ty gặp phải.

2.1 Quản lí và lưu trữ thông tin của các công ty

 Các công ty phát triển đã có nhiều cách ngụy biện trong việc sử dụng dữ liệu

để tăng lợi thế cạnh tranh với những công ty mới và cắt giảm chi phí, nhưng một mối lo ngại là họ lại chú ý quá ít đến chất lượng và việc tổ chức thông tin Chính điều này làm nguy hại đến hiệu quả công việc và tình trạng tệ nhất là nó

sẽ phá hủy những mối quan hệ của công ty và ngăn cản sự nỗ lực trong một vài vấn đề chủ yếu như đấu tranh chống lại sự gian lận

 Ngày nay, những nhà quản trị có một số lượng lớn thông tin hơn trước đây, nhưng thông tin không có chất lượng tốt bởi vì họ không sắp xếp tốt những thông tin mà họ có

 Hệ thống lưu trữ dữ liệu không bắt kịp nhịp độ với sự phức tạp của thông tin

2.2 Sự hiệu quả trong việc tìm kiếm thông tin

 Gần 1/3 thời gian của nhân viên được sử dụng vào việc tìm kiếm thông tin, chi phí hàng năm cho mỗi người là $18,000, làm giảm năng suất của công việc Việc lãng phí thời gian của các nhân viên kể trên có thể do nhiều lý do Nhưng

lý do chính đó là chưa áp dụng các hệ thống thông tin kinh doanh hiệu quả Ở trường hợp này, theo Bill Gates, có thể áp dụng các hệ thống thông tin dựa trên công nghệ máy tính nhằm tận dụng được những ưu thế tuyệt vời của hệ thống này như tốc độ, độ chính xác, độ tin cậy, có thể lập trình và thực hiện những công việc lặp đi lặp lại Điều này sẽ tiết kiệm được một lượng lớn thời gian và công sức

2.3 Chất lượng của thông tin

 Thông tin tìm được không chính xác một phần do khách quan, một phần do sự lười biếng của nhân viên đã bóp méo thông tin Những cuộc điều tra đã chỉ ra nguồn gốc của sai lầm trên là những nhân viên bán hàng lười biếng chỉ mong nhanh chóng kết thúc giao dịch bằng việc chỉ quan tâm những sự lựa chọn đầu tiên trong trong danh sách công việc, mà không lưu ý đến các thông tin mang tính cá thể của từng khách hàng từ đó có những sự điều chỉnh thích hợp trong cách thức xử lý

 Các công ty đầu tư quá nhiều vào các công cụ tìm kiếm thông tin mà không quan tâm tới chất lượng của thông tin thu được: “Các doanh nghiệp quan tâm đầu tư nhiều vào hệ thống ống dẫn nước, mà ko thật sự nhận ra giá trị của nước”

 Đôi khi thông tin bị trùng lặp hoặc lỗi thời, do cách sắp xếp thông tin không hợp lý, khoa học Một khiếm khuyết thường thấy là thiếu cập nhật những thông tin cá nhân của khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhân viên, hay phân bổ thông tin vào những tài liệu được đặt nhiều nơi trong văn phòng, thiếu những tài liệu gốc, việc cập nhật được thực hiện dần dần làm phát sinh những sai lầm khủng khiếp như là sự việc những bức thư được gửi tới những người đã chết

2.4 Sử dụng thông tin

 Nhân viên sử dụng quá nhiều thời gian vào việc tìm kiếm thông tin mà không biết cách khai thác và sử dụng những thông tin mà họ tìm được: đôi khi những công ty cũng không biết những vấn đề cơ bản của thông tin mà họ đang nắm giữ, đối tượng nào cần tiếp cận, và thông tin đó sẽ được sử dụng như thế nào

 Các công ty thất bại trong việc xem xét nhiều ý nghĩa khác nhau có thể có của thông tin mà họ có thể thu thập được

3 Hậu quả của việc dựa vào thông tin không chính xác.

Như ta đã biết chất lượng của thông tin phụ thuộc vào các yếu tố như thời gian cập nhật thông tin đúng lúc hay không đúng lúc, nội dung của thông tin chính xác, phù hợp hay không Và ta cũng đã biết khối lượng thông tin ngày càng lớn có thể đem lại ưu thế cạnh tranh cho công ty và cũng có thể làm cho công ty đi đến thất bại Tất cả đều xuất phát từ chất lượng của thông tin, có thể nói thông tin hiện nay đối với nhà điều hành doanh nghiêp cũng giống như lửa đối với người cổ đại trước đây