Tiểu luận hệ thống thông tin quản trị RETAIL APPLICATIONS OF TPS BY SAINSBURY'S

Một trường hợp điển hình là hãng bán lẻ đứng thứ 3 vương quốc Anh Sainsbury’s đã ứng dụng công nghệ hệ thống xử lý giao dịch TPS vào trong hoạt động kinh doanh và mang lại thành công lớn

4 030125091039 Nguyễn Thị Kim Tự Tìm tài liệu, trả

lời câu hỏi

5 030125091084 Lê Thị Vĩnh Tìm tài liệu, trả

lời câu hỏi

1

MỤC LỤC

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 1

MỤC LỤC 2

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 3

BÀI DỊCH CASE STUDY 6.2 4

TÓM TẮT TÌNH HUỐNG 6

BÀI PHÂN TÍCH 7

1 Tổng quan 7

1.1 Khái quát về hệ thống TPS 7

1.2 Đặc điểm của hệ thống TPS 8

1.3 Phân loại hệ thống xử lý giao dịch TPS 9

1.3.1 TPS trực tuyến (online) 9

1.3.2 TPS theo lô (batch) 9

1.4 Quá trình hoạt động của hệ thống 10

1.5 Tổng quan về công ty Sainbury’s 11

1.5.1 Tổng quan 11

1.5.2 Mục tiêu về dịch vụ khách hàng 12

2 Phân tích: 13

2.1 Cách thức áp dụng công nghệ TPS của Sainsbury’s: 13

2.1.1 Sơ đồ mô tả mối quan hệ trong TPS của Sainsbury’s 13

2.1.2 Các công nghệ được áp dụng 15

2.2 Lợi ích của việc ứng dụng TPS vào hệ thống bán lẻ của Sainsbury’s .17 2.2.1 Giữa các bộ phận trong Sainsbury’s: 17

2.2.2 Giữa Sainsbury’s và khách hàng: 17

2.3 Những vấn đề phát sinh khi áp dụng TPS: .18

3 Tổng kết, nhận xét, đánh giá: 19

3.1 Giải pháp: 19

3.1.1 Khắc phục hạn chế: 19

3.1.2 Phát huy điểm mạnh: 19

3.2 Bài học rút ra: 20

TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

Xây dựng hệ thống bán lẻ là vấn đề thu hút sự quan tâm của rất nhiều nhà đầu tư và các hãng sản xuất Bởi vậy, các tập đoàn lớn cũng như các doanh nghiệp nhỏ trong và ngoài nước đã đưa ra những giải pháp xây dựng hệ thống bán lẻ cho mình và đã đạt được những thành công nhất định Với mức độ cạnh tranh thương trường như hiện nay, các hãng bán lẻ phải đưa ra những giải pháp tiện lợi, nhanh chóng, an toàn cho khách hàng

và là điểm mua sắm mà mỗi khi khách hàng có nhu cầu Do vậy, để giữ được khả năng cạnh tranh các hãng phải không ngừng tiếp cận với công nghệ mới, với những công nghệ này nó đã làm giảm đáng kể chi phí của hãng, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, làm tăng doanh số cho doanh nghiệp Một trường hợp điển hình là hãng bán lẻ đứng thứ 3 vương quốc Anh Sainsbury’s đã ứng dụng công nghệ hệ thống xử lý giao dịch TPS vào trong hoạt động kinh doanh và mang lại thành công lớn cho Sainbury’s

Vậy TPS là gì, Sainsbury’s đã ứng dụng nó như thế nào Những lợi ích và các vấn đề gặp phải khi sử dụng TPS là gì? Nhóm 6 đã chọn đề tài

“RETAIL APPLICATIONS OF TPS BY SAINSBURY'S” để giải đáp câu hỏi trên và mở ra nhiều ý tưởng mới

3

BÀI DỊCH CASE STUDY 6.2

NHỮNG ỨNG DỤNG TPS VÀO VIỆC BÁN LẺ

CỦA SAINSBURY’S

Nghiên cứu này dựa trên việc bán lẻ của Sainsbury’s vương quốc Anh Xem xét những cách thức khác nhau mà một nhà bán lẻ có thể tận dụng TPS

Công ty và mục tiêu dịch vụ khách hàng:

Công nghệ TPS giúp ích cho Sainsbury’s như thế nào?

- Cải tiến dịch vụ khách hàng thông qua nhiều lựa chọn hơn, giá thấp hơn, chất lượng tốt hơn và đa dạng các mặt hàng trên kệ hàng

- Cải tiến hiệu quả hoạt động bằng các liên kết tự động đến nhà cung cấp và có thông tin tốt hơn về yêu cầu cũng như lợi ích của hàng hóa

- Đánh giá hiệu quả của các chương trình khuyến mãi sản phẩm nhờ những thông tin tốt hơn về những sản phẩm có sẵn

- Tiếp cận thị trường bằng chiến lược đạt lòng tin của khách hàng

Sainsbury’s áp dụng những công nghệ này như thế nào?

- Tại quầy tính tiền - EPOS và EFTPOS

- Trên kệ - màn hình LCD tự động báo giá

- Trên xe đẩy – có “hệ thống tự quét”

- Tại nhà - bán rượu trực tiếp từ website Internet Barclay Square

- Đối với ngân hàng - TPS cần thiết trong việc cung cấp các bản sao

kê và hoạt động rút tiền của khách hàng

- Bộ phận marketing - sự hiệu quả của chiến dịch marketing và những phương án thẻ khách hàng trung thành có thể được đánh giá bằng cách sử dụng thông tin về các giao dịch được lưu trữ trong kho dữ liệu Loại hệ thống này được mô tả chi tiết hơn ở chương 4

TÓM TẮT TÌNH HUỐNG

Sainsbury’s là chuỗi siêu thị lớn thứ ba tại vương quốc Anh, một nhà bán lẻ nổi tiếng đã và đang sử dụng những ứng dụng TPS TPS là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Transaction Processing System, tạm dịch là hệ thống xử lý giao dịch Sainsbury’s đã áp dụng TPS một cách rộng rãi như:

từ việc sử dụng EPOS và EFTPOS tại quầy thu tiền tự động đến việc bố trí các màn hình LCD tại các gian hàng để hiển thị và thay đổi giá cả; trên xe đẩy có hệ thống tự quét Ngoài ra, còn có bán hàng trực tuyến qua mạng

để phục vụ khách hàng tại nhà hay cung cấp các báo cáo khách hàng và biên lai rút tiền mặt của khách hàng

Nhờ việc cung cấp thông tin đầy đủ về các hàng hóa cũng như những thông tin về khách hàng trung thành, Sainsbury’s đã nhanh chóng lấy được lòng tin khách hàng Nhờ những ứng dụng của công nghệ TPS

mà công ty này dễ dàng đánh giá được hiệu quả của các chương trình khuyến mãi sản phẩm, nâng cao dịch vụ khách hàng cũng như hiệu quả hoạt động

Việc ứng dụng những công nghệ TPS đã mang lại nhiều lợi ích cho Sainsbury’s Cụ thể hơn lợi ích đó là gì? Tuy nhiên nhiều vấn đề phát sinh nếu như việc ứng dụng này quá rộng rãi Vậy đâu là giải pháp khắc phục những nhược điểm này?

BÀI PHÂN TÍCH

1 Tổng quan

1.1 Khái quát về hệ thống TPS

Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction processing system - TPS) là

một hệ thống thông tin có chức năng thu thập và xử lý và truy xuất dữ liệu

về các giao dịch nghiệp vụ mà các doanh nghiệp thực hiện với khách hàng, với nhà cung cấp, nhà phân phối của nó… Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu

và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó, các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức

Hệ thống xử lý thường xuyên bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, phục vụ hoạt động ở cấp tác nghiệp

Các công việc chính: nhận dữ liệu, nhập dữ liệu, lưu dữ liệu vào CSDL, tính toán hoặc thao tác trên dữ liệu và phát sinh các báo cáo thống

Rút tiền từ hệ thống máy rút tiền tự động ATM

Công ty đặt hàng nguyên vật liệu từ nhà cung cấp

Hệ thống tính tiền trong siêu thị

Báo cáo tổng hoặc đếm

Dữ liệu vào cho hệ thống khác

Phản hồi cho người

sử dụng

Dữ liệu

HT xử lý giao dịch

Hệ thống trả lương cho nhân viên.

…

1.2 Đặc điểm của hệ thống TPS

Sự thành công của các doanh nghiệp thương mại phụ thuộc vào

tiến trình xử lý một cách tin cậy các giao dịch để đảm bảo đơn đặt hàng của khách hàng, quá trình thanh toán với các đối tác và nhà cung cấp được đáp ứng tốt nhất về thời gian Do đó, các lĩnh vực xử lý giao dịch đã trở thành một phần quan trọng của quản lý kinh doanh hiệu quả

Hệ thống xử lý giao dịch cung cấp cho doanh nghiệp các phương tiện

để nhanh chóng xử lý các giao dịch để đảm bảo lưu thông thông suốt của

dữ liệu và sự tiến triển của các quá trình trong doanh nghiệp Các đặc điểm chính của hệ thống này là:

Xử lí nhanh:

Hơn bao giờ hết, việc xử lý nhanh chóng của các giao dịch là rất quan trọng cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp, trong khi phải luôn đối mặt với tiến bộ công nghệ Hệ thống TPS được thiết kế để xử lý các giao dịch hầu như ngay lập tức để bảo đảm rằng dữ liệu khách hàng luôn sẵn sàng cho các quá trình đòi hỏi nó

Độ tin cậy:

Tương tự như vậy, khách hàng sẽ không tha thứ những sai lầm Hệ thống TPS hiệu quả phải có tỉ lệ rủi ro thấp và hệ thống sao lưu và phục hồi dữ liệu khi cần thiết một cách nhanh chóng, đảm bảo độ chính xác thông tin Những biện pháp này giữ cho tỷ lệ thất bại trong ngưỡng chịu đựng

Tiêu chuẩn

Các giao dịch phải được xử lý theo cùng một cách thức để tối đa hóa hiệu quả Để đảm bảo điều này, các giao diện TPS được thiết kế để có được các dữ liệu giống hệt nhau cho mỗi giao dịch, bất kể khách hàng

Kiểm soát truy cập

Giới hạn truy cập vào hệ thống nhằm bảo đảm rằng những nhân viên thiếu kỹ năng và khả năng kiểm soát sẽ không thể làm ảnh hưởng đến quá trình giao dịch

1.3 Phân loại hệ thống xử lý giao dịch TPS

Tùy theo mục đích sử dụng mà các loại giao dịch sẽ được tập hợp

và xử lý theo hai hình thức là xử lý trực tuyến (liên tục hay theo thời gian

thực) và xử lý theo lô (định kì).

1.3.1 TPS trực tuyến (online)

Hệ thống TPS trực tuyến là hệ thống xử lý thông tin một cách tức thời khi giao dịch vừa xảy ra Hệ thống được nối trực tiếp giữa người điều hành và chương trình TPS, lẽ dĩ nhiên sẽ cho kết quả tức thời khi kết thúc mỗi lần giao dịch

Ví dụ: giao dịch rút tiền ATM

1.3.2 TPS theo lô (batch)

Hệ thống TPS theo lô sẽ tập hợp tất cả các giao dịch lại với nhau và

Tập tin được xử

lý qua

hệ thống TPS để lập bảng trả lương

Xử lý định kỳ

Bảng lương của nhân viên

Giao diện

Kiểm tra thông tin tài khoảnKiểm tra

số dư tài khoản và

số dư tại máy ATM

Truy xuất

Xuất tiềnXuất hóa đơnKết thúc và chờ giao dịch kế tiếp

1.4 Quá trình hoạt động của hệ thống

Dữ liệu được đưa vào hệ thống bằng nhiều cách thức khác nhau như: nhập trực tiếp từ bàn phím máy tính, thông qua thiết bị đọc mã vạch, thẻ từ

Các giao dịch sẽ được thực hiện trong mạng nội bộ (LAN – local area network) ở các chi nhánh bán lẻ hoặc phòng giao dịch của ngân hàng,

ở giao dịch được xử lí trong thời gian thực và sau đó dữ liệu được truyền qua mạng diện rộng (WAN – wide area network) đến máy chủ trung tâm Đôi khi dữ liệu giao dịch, chẳng hạn như các đơn hàng của khách hàng trung thành, được lưu trữ tại máy chủ cục bộ của siêu thị trong thời gian thực và sau đó được truyền đến trung tâm chính thông qua hệ thống lộ (batch system) khi siêu thị đóng cửa

Thông tin từ hệ thống xử lí giao dịch được truy xuất từ các chi nhánh hoặc tại trụ sở bằng cách sử dụng các báo cáo trực tuyến như để biết hàng tồn kho sử dụng báo cáo ngoại tuyến khi đó thông tin thường được lưu trữ trên một hệ thống tách biệt để phục vụ cho quá trình phân tích chi tiết

1.5 Tổng quan về công ty Sainbury’s

1.5.1 Tổng quan

Sainsbury’s được thành lập năm 1869 bởi John James Sainsbury tại London, Anh và phát triển nhanh chóng để trở thành hãng bán lẻ lớn nhất đảo quốc Anh trong năm 1922

Sainsbury’s đã có thời hoàng kim trong thập niên 1980 Tuy nhiên, sau một thời gian phát triển Sainsbury’s đã đánh mất vị trí đầu bảng vê tay hãng Tesco trong năm 1995, và cả đến hãng Asda vốn chỉ là một hãng nhỏ thuộc tập đoàn Wal Mart nay cũng trở thành đối thủ lớn và chiếm vị trí thứ

2 vào năm 2003

Đứng trước nguy cơ phá sản, chủ tịch Sainsbury’s lúc bấy giờ là Justin King đưa ra 4 nguyên nhân và đã có điều chỉnh mạnh mẽ cơ cấu kinh doanh của toàn hãng Nhờ đó mà hãng đã tìm lại chỗ đứng của mình trên thị trường Thời điểm đó Sainsbury’s nổi tiếng nhất trên sàn chứng khoán London và tiếp tục tăng trưởng, phát triển mạnh mẽ Một phần là do

hệ thống lãnh đạo được tiếp quản bởi các thành viên trong gia đình có gắn kết nhau một cách chặt chẽ, bên cạnh đó Sainsbury’s đã áp dụng triệt để những thành tựu của ngành công nghệ thông tin vào trong lĩnh vực kinh doanh của mình, hệ thống thông tin được ứng dựng vào những lối tác nghiệp khác nhau trong cách tiếp cận khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng…

Trong những năm 1980 Công ty đầu tư vào công nghệ mới: tỷ lệ doanh số bán hàng đi qua EPOS quét kiểm đã tăng từ 1% đến 90%

Hiện nay Sainsbury’s hoạt động với 537 siêu thị và 335 cửa hàng tiện lợi, là chuỗi các siêu thị lớn thứ ba ở Anh quốc với trụ sở chính đặt tại Holborn Circus, London Mỗi tuần Sainsbury’s phục vụ hơn 19 triệu khách hàng và chiếm thị phần trên 16% trong hệ thống siêu thị ở Anh với đội ngũ nhân viên khoảng 150 ngàn người Các cửa hàng lớn của Sainsbury’s cung cấp khoảng 30.000 sản phẩm và cung cấp bổ sung sản

phẩm phi thực phẩm và dịch vụ tại nhiều cửa hàng

11

J.Sainsbury HQ in Holborn Circus 1.5.2 Mục tiêu về dịch vụ khách hàng

Tiêu chí hàng đầu của công ty là làm cho tất cả các khách hàng có cuộc sống dễ dàng hơn mỗi ngày bằng cách cung cấp chất lượng và dịch

vụ tốt với giá cả công bằng

Sainsbury’s có hơn 17,000 các loại hàng hóa phục vụ khách hàng… Trong đó các sản phẩm được thiết kế khác nhau phù hợp với từng đối tượng Ngoài ra còn có các sản phẩm hữu cơ với khoảng 500 dòng thực phẩm, thức uống mà không bắt nguồn từ phân bón hay thuốc trừ sâu Bên cạnh đó Sainsbury còn tổ chức các hội chợ thương mại phục vụ khách hàng các loại sản phẩm đa dạng

Nếu như trước đây Sainsbury’s không đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng thì giờ đây với sự phong phú và đa dạng của nhiều loại mặt hàng công ty đã khắc phục được những hạn chế và phục vụ khách hàng mọi lúc, mọi nơi, với mục tiêu không bị thiếu hơn 5 loại hàng cùng một lúc

Hiện đại hơn là sainsbury’s đã thiết lập một hệ thống dịch vụ mua sắm qua internet mang nhãn hiệu “Online sainsbury” Để sử dụng dịch vụ này khách hàng tự chọn sản phẩm của họ qua internet và cửa hàng sẽ giao sản phẩm phục vụ tận nhà trong vòng 24-48h Với mục tiêu phục vụ khách hàng một cách tối ưu và tiện lợi hơn Sainsbury’s đã thành lập một ngân hàng cho riêng mình để thực hiện các dịch vụ cung cấp bao gồm: cho vay, lập thẻ tín dụng, còn có cả gửi tiết kiệm và các loại bảo hiểm… Và ngoài

ra Sainsbury’s đã thành lập 13 trung tâm phân phối khu vực và 2 trung tâm phân phối quốc gia cùng với mạng lưới các đại lý đa dạng và rộng khắp

2 Phân tích:

2.1 Cách thức áp dụng công nghệ TPS của Sainsbury’s:

2.1.1 Sơ đồ mô tả mối quan hệ trong TPS của Sainsbury’s

Hệ thống giao dịch TPS nhận thông tin giao dịch qua hệ thống tự quét mã trên xe đẩy, EPOS & EFTPOS tại quầy tính tiền, qua website Barclay Squar Thông tin giao dịch sau khi được nhập vào sẽ đươc truyền thông qua mạng WAN (mạng diện rộng) từ cửa hàng chi nhánh đến máy chủ tại trụ sở ( theo lô hoặc theo giời gian thực)

13

Các ứng dụng:

- Hệ thống tự quét trên xe đẩy.

- Tại quầy tính tiền (EPOS &

N H À C U N G C Ấ P

M A R K E T I N

G

Q U Ả N L Ý

Cổng truy xuất thông tin

Dữ liệu được hệ thống xử

lý theo định kỳ hoặc liên tục

WAN

or LAN

Khi dữ liệu đã được chuyển vào, máy chủ sẽ tiến hành phân tích, xử lý theo yêu cầu của dữ liệu Cuối cùng thông qua mạng LAN, WAN dữ liệu được truy xuất để cung cấp thông tin cho các bộ phận hoặc những chủ thể có liên quan.

Ví dụ : cung cấp thông tin về hoạt động mua sắm của khách hàng

- Khách hàng: cung cấp báo cáo về hoạt động mua sắm ở các cửa hàng hay bản sao kê về các hoạt động giao dịch với ngân hàng của Sainsbury’s

- Bộ phận tiếp thị: truy xuất các thông tin về giao dịch của khách hàng để phục vụ cho việc lập kế hoạch và phát triển các chiến lược marketing

- Bộ phận kho hàng: cung cấp thông tin về số lượng tồn kho, tình hình xuất nhập kho, giúp nâng cao chất lượng quản lý kho

- Nhà cung cấp: tự động liên kết với nhà cung cấp đế cung cấp những thông tin về tình hình số lượng hàng, giúp nhà cung cấp nắm được thông tin về như cầu hàng, làm cho quá trình cung cấp luôn diễn ra một cách suôn sẻ

- Bộ phận quản lý doanh nghiệp: cung cấp thông tin và dữ liệu về tình hình kinh doanh một cách hiệu quả nhất, góp phần tạo cơ sở để các nhà quản lý đưa ra những quyết định hợp lý và kịp thời

2.1.2 Các công nghệ được áp dụng

EPOS (Point of Sales hoặc Point of Service):

POS là chuỗi viết tắt của Point of Sale, là một loại máy tính tiền cao cấp dùng để thanh toán tại quầy bán hàng, quầy tính tiền siêu thị, nhà hàng, khách sạn, shop bán lẻ và dùng để quản lý trong các ngành kinh doanh bán lẻ Hệ thống quản lý POS hơn hẳn một máy tính tiền thông thường, đó là sự kết hợp tuyệt vời của máy tính tiền và máy tính cá nhân

Ưu điểm: thao tác nhanh gọn chính xác, độ tin cậy cao, quản lý được tất cả những gì cần thiết trong kinh doanh

EPOS: là hệ thống điện tử mở rộng của hệ thống POS giúp kết nối

hệ thống POS với các hệ thống của Back office (kế toán, kho…) với những chức năng mạnh mẽ về quản lý, thống kê, hệ thống hóa quy trình hoạt động

Sainbury’s đã sử dụng hệ thống này vào việc xử lý các tính toán liên quan đến việc bán hàng, cấp biên lai, hơn thế nữa hệ thống này còn giúp sainbury’s có thể tích hợp trực tiếp với các hệ thống thanh toán thẻ tín dụng, theo dõi mức độ cổ phần và tất nhiên là theo dõi thông tin khách hàng Ngoài ra để cải thiện khả năng quản lý chứng khoán và CMR (quản

lý về khách hàng ) Sainbury’s sử dụng phần mềm EPOS để ghi doanh số bán hàng, cập nhật mức độ cổ phần và cung cấp thông tin giá cả chính xác, làm nổi bật mức cổ phần của những sản phẩm tốt hay những sản phẩm có mức tiêu thụ kém và dựa trên cơ sở đó xây dựng được chiến lược kinh doanh hợp lý

EFTPOS: (Electronic Fund Transfer POS)

Cung cấp các khả năng thanh toán trực tuyến tức là trả tiền bằng các loại thẻ thanh toán của Ngân hàng Thông qua hình thức này tiền mua hàng hoá được chuyển một cách tự động tại điểm bán hàng từ ngân hàng của khách mua hàng đến ngân hàng của người bán hàng Sainsbury’s đã sử

15