Tiểu luận hệ thống thông tin quản trị PUTTING AN ALL-INCLUSIVE PRICE TAG ON SUCCESSFUL IT

BÀI DỊCH CASE STUDYĐẶT MỘT CÁI GIÁ CHO TOÀN BỘ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN CNTT Không thu lại được lợi ích từ hệ thống CNTT là một vấn đề phổ biến, nhưng các tổ chức vần chưa nhận ra được hoặc

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO BÀI TẬP TÌNH HUỐNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

ĐỀ TÀI: PUTTING AN ALL-INCLUSIVE PRICE TAG

ON SUCCESSFUL IT

GVHD : Nguyễn Hoàng Minh Lớp : ĐH25T19

Nhóm sinh viên : 13

1 Nguyễn Thị Thái Hà - 030125090288

2 Phạm Thu Hương - 030125090282

3 Đinh Thị Phương Thảo - 030125090833

4 Phạm Đoàn Diệp Trinh - 030125090926

TP.HCM – 2011

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM

ST

1

030125090288 Nguyễn Thị Thái

Hà

Tìm thông tin, tổng hợp word, làm power point

2 030125090282 Phạm Thu

Hương

Tìm thông tin, làm bài word

3 030125090833 Đinh Thị

Phương Thảo

Tìm thông tin, làm bài word

4

030125090926 Phạm Đoàn Diệp

Trinh

Tìm thông tin, làm bài word, làm power point

MỤC LỤC

BÀI DỊCH CASE STUDY

ĐẶT MỘT CÁI GIÁ CHO TOÀN BỘ THÀNH CÔNG

CỦA DỰ ÁN CNTT

Không thu lại được lợi ích từ hệ thống CNTT là một vấn đề phổ biến, nhưng các tổ chức vần chưa nhận ra được hoặc không chịu chấp nhận nguyên nhân xảy ra việc này và chưa làm gì nhiều để giải quyết nguồn gốc của vấn đề một cách đúng nghĩa

Vấn đề đầu tiên cần xem xét là việc áp dụng Lợi tức đầu tư (ROI) như một công cụ toàn quyền để phân phát lợi ích nhận được và các kế hoạch tiếp theo đối với việc thực hiện

hệ thống ROI được nhiều tổ chức sử dụng mà không có sự hiểu biết đầy đủ về các yếu tố chi phí

Theo định nghĩa, các dự án CNTT có xu hướng tập trung vào xử lý các vấn đề kỹ thuật Cũng chính vì vậ, những ước lượng chi phí của sự thay đổi – thường là chi phí phần cứng và phần mềm với một số phụ cấp cho đào tạo Đặc thù là chi phí bị đánh giá quá thấp (thường là 40% hoặc hơn) do không thể xem xét chính xác những yếu tố cần thiết để đem lại lợi nhuận

ROI là một tiêu chuẩn kỹ thuật nói về lợi nhuận dự tính và chi phí dự tính để xác định giá trị đầu tư Từ quan trọng ở đây là “dự tính” Trong thực tế đương nhiên công thức ROI chỉ là một dự báo, dựa trên quan điểm cá nhân về chi phí và lợi ích Thực tế hóa các dự báo về lợi nhuận mới là nơi những công việc khó khăn phát sinh, những nỗ lực cần thiết để

“làm nó xảy ra” thường bị đánh giá thấp Các đánh giá thấp nói chung tập trung ở

• Bảo đảm phù hợp với chiến lược kinh doanh;

• Sắp xếp nhân sự vào các quy trình kinh doanh đang thay đổi;

• Đảm bảo các hành vi tương xứng với những yêu cầu mới của công việc

Điều này cho thấy rằng các quy trình đang được thay đổi – nếu không những lợi ích

sẽ đến từ đâu? Nghĩa là cũng có một giả định ngầm rằng sẽ có ai khác sẽ làm những điều khác biệt Cần phải đảm bảo và tạo điều kiện thuận lợi để sự thay đổi này có thể đưa ra 1 tỷ

lệ cao về tổng chi phí dự án Khi thêm những chi phí này vào thì một số dự án không còn đem lại lợi nhuận Đương nhiên điều này nói chung không nằm trong mối quan tâm của

những nhà cung cấp hệ thống Dù vậy ít ra nó ngăn chặn một số dự án khỏi sự thất bại và tránh những khoản vượt ngân sách chúng ta đã thấy trong quá khứ Nếu cách thức kinh doanh được thay đổi thì trước hết cần phải hiểu ý nghĩa của sự thay đổi này là gì Có một loạt các phương pháp tiếp cận được thực hiện bởi các công ty bao gồm:

• ROI được áp đặt theo các nguyên tắc “Nếu chúng ta nói cho họ điều phải làm và đào tạo họ một chút thì họ sẽ làm được việc”

• Một cách tiếp cận được cân nhắc khi nó xác định được nhu cầu thực tế và tầm nhìn kinh doanh nhưng rồi lại thất bại trong việc kết nối điều này đến với thông điệp “Tôi được gì trong đó” và do đó không kết nối được với người sử dụng

• Sự phát triển của hệ thống sớm được đưa vào sử dụng và tương tác tốt với nhân viên nhưng lại không phù hợp với chiến lược của tổ chức và những người chịu trách nhiệm Thường là, ngay khi một quyết định đầu tư được đưa ra, những dự án kỹ thuật được chuyển giao cho bộ phận CNTT chịu trách nhiệm giám sát, phân phối và thực hiện Thường những con người tập trung vào kỹ thuật thường không đủ năng lực để hiểu về các vấn đề của kinh doanh và không có các kỹ năng giao tiếp cần thiết Hơn thế nữa, ai sẽ nhìn thấy được những thay đổi cần thiết trong hành vi của con người? Và ai sẽ đưa ra những vấn đề mấu chốt để có thể phân công đúng người vào làm đúng việc?

Một số nguyên tắc của hệ thống cần được đưa ra nhằm cải thiện cơ hội thành công Điều này phụ thuộc chủ yếu vào mô hình cơ bản con người, quy trình và công nghệ (PPT) kết hợp với các yếu tố môi trường và bối cảnh (PPTE) Bối cảnh là tham số đầu tiên cần đạt được Sự phát triển được yêu cầu có liên hệ như thế nào đến chiến lược kinh doanh? Xét trên lợi ích kinh doanh, điều gì được mong đợi sẽ đến từ sự phát triển, từ đó chúng ta biết được cái gì cần được chuyển tải và tại sao Sau khi cân nhắc chức năng và sự cần thiết của ứng dụng, câu hỏi cần thiết tiếp theo là nó nên được chuyển tải như thế nào? Điều này nên được xem là một vấn đề của thỏa thuận kinh doanh hơn là thoái thác cho bộ phận CNTT

Chi phí có thể được đánh giá trong tiêu chí dành cho toàn bộ mô hình PPTE Điều này có thể bao gồm những viễn cảnh lên kế hoạch công việc đầy đủ để đánh giá những cách thức khác nhau mà hệ thống có thể hoạt động và xác định các lựa chọn tốt nhất, ưu tiên sự tham gia của những kỹ thuật viên Một ROI hoàn thiện đầy đủ khi được tính toán sẽ cho thấy toàn bộ lợi ích và chi phí PPTE trong bản báo cáo Điều này cần bao gồm tất cả các chi phí nhân sự để thay đổi hiệu quả chi phí đến từ quyền sở hữu và quan điểm thông qua sự

thỏa thuận góp vốn, lạc quan mà nói, sự chấp nhận của người sử dụng mang tính quyết định Các quyết định tiến hành thực hiện thì dường như được hiểu rõ hơn và có thể được hoàn thành trước sự sẵn sàng của quá trình, kỹ thuật và con người, có lẽ với quyết định thực hiện thì sự sẵn sàng của yếu tố nhân sự phải được đảm bảo

Chi phí thực sẽ được hiểu và ý nghĩa đầy đủ của lợi ích sẽ xuất hiện Người chủ chịu trách nhiệm dự án kinh doanh sẽ có ngân sách đủ lớn cho phép họ lên kế hoạch từ ý tưởng đến thực hiện bằng cách cân nhắc tất cả các yếu tố của PPTE Điều này sẽ đem đến sự tiếp nhận dự án một cách khả quan từ những người sử dụng – những người mong đợi nhận được những gì mà họ kỳ vọng và thực tế là họ đã nhận được Họ sẽ chủ động sử dụng hệ thống hơn là bị động với nó

Câu hỏi: Thảo luận về những khó khăn trong việc ước tính chi phí và lợi ích của một

dự án CNTT

TÓM TẮT TÌNH HUỐNG

Các nguyên nhân gây ra thất bại của các dự án CNTT thường khó phát hiện hoặc không được các tổ chức chấp nhận Có rất nhiều tổ chức sử dụng ROI làm công cụ chính để phân tích hiệu quả đầu tư của dự án mà lại không có sự hiểu biết đầy đủ về cách tính chi phí Chi phí thường bị đánh giá thấp hơn 40% là do chỉ tập trung vào xử lý các vấn đề kỹ thuật

Công thức ROI chỉ mang tính chất dự báo trong khi đó lợi ích thực tế thì khó tính toán hơn nhiều do:

• Tính phù hợp với chiến lược kinh doanh;

• Sắp xếp nhân sự hợp lý;

• Tác phong làm việc tương xứng với những yêu cầu mới

Khi thêm chi phí của sự thay đổi nhằm đạt được sự phù hợp như trên sẽ khiến một số

dự án không còn tạo ra lợi nhuận Tuy nhiên nó lại ngăn chặn sự thất bại và tránh nguy cơ vượt ngân sách Các công ty sử dụng các phương pháp tính chi phí như sau:

• ROI rập khuôn theo các nguyên tắc “Nếu chúng ta nói cho họ điều phải làm và đào tạo họ một chút thì họ sẽ làm được việc” Hay nói cách khác là chỉ bỏ ra ít chi phí đào tạo mà không quan tâm đến việc người sử dụng thực sự quen với hệ thống mới;

• Xác định được nhu cầu thực tế và tầm nhìn kinh doanh nhưng không kết nối được với người sử dụng;

• Hệ thống tiện dụng và tương tác tốt với nhân viên nhưng lại không phù hợp với chiến lược của tổ chức và những người chịu trách nhiệm

Các kế hoạch CNTT thường được giao cho bộ phận CNTT đảm trách nhưng bộ phận này lại không có các kỹ năng kinh doanh, quản lý, tổ chức cũng như các kỹ năng giao tiếp cần thiết

Để tăng khả năng thành công của dự án thì còn phụ thuộc vào mô hình cơ bản con người, quy trình và công nghệ (PPT) kết hợp với các yếu tố môi trường và bối cảnh (PPTE) Các chiến lược kinh doanh ảnh hưởng đến sự phát triển của dự án Đánh giá chi phí theo mô hình PPTE cho một kế hoạch công việc đầy đủ với những cách thức khác nhau mà hệ thống

có thể hoạt động và xác Chi phí thực sẽ được hiểu và ý nghĩa đầy đủ của lợi ích sẽ xuất hiện định các lựa chọn tốt nhất Chi phí thực sẽ được tính toán và ý nghĩa đầy đủ của lợi ích sẽ xuất hiện

BÀI PHÂN TÍCH

Ngày nay, hơn bao giờ hết, môi trường kinh doanh đang thay đổi nhanh chóng ngày càng khốc liệt, đòi hỏi các doanh nghiệp cần hoạt động chuyên nghiệp và thống nhất hơn yêu cầu các doanh nghiệp phải liên tục thay đổi để thích ứng Một dự án CNTT tốt không những là yếu tố quyết định sự thành công trong quá trình thích ứng của doanh nghiệp mà còn tạo lợi thế cạnh tranh, tăng hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp đó Tuy nhiên, để thành công trong việc khởi tạo hay phát triển một hệ thống thông tin đầu tiên phải lập một

kế hoạch CNTT hoàn chỉnh Trong quá trình lập dự án công việc ước tính chi phí và lợi ích

là một trong những bước quan trọng nhất Tuy nhiên, các doanh nghiệp còn chưa chú trọng đến việc tính toán các chi phí này cũng như lập một dự án CNTT theo đúng nghĩa để mang lại hiệu quả tối ưu, mà thường đưa ra các kế hoạch sơ sài do thiếu điều kiện về nguồn lực, nhân sự và thời gian Bài phân tích này sẽ nói rõ hơn các khó khăn mà một doanh nghiệp gặp phải khi tính toán chi phí lợi ích cho dự án đồng thời đưa ra một số đề nghị để khắc phục các khó khăn này

1 Cơ sở lý thuyết

1.1 Khái niệm ước lượng

Ước lượng là việc thiết lập số lượng và kích thước của các công việc cần phải được hoàn thành trong dự án Đây là nhiệm vụ đầu tiên trong quy trình quản lý, giúp các nhà quản lý lên kế hoạch cho những nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án Ước lượng giúp tạo nên một “cơ cấu phân chia công việc” hay “cấu trúc phân tích công việc”, cho thấy thứ bậc quan hệ giữa các công việc của dự án

Tuy nhiên công việc ước lượng cũng cần có một kế hoạch dự thảo nhằm ước tính được chi tiết các công việc cần phải hoàn thành trong các giai đoạn khác nhau của một dự án:

• Ước lượng nghiên cứu khả thi: bao gồm các công việc như phóng vấn, viết ra thông

tin phỏng vấn và lập báo cáo, để đánh giá khả năng chấp nhận về tài chính, kỹ thuật và

tổ chức của dự án

• Ước lượng các giai đoạn phân tích và thiết kế: Công việc của giai đoạn phân tích là

sưu tập thông tin về các hoạt động của hệ thống hiện hành và đặc tả về các yêu cầu đối với hệ thống mới Sau đó, ở giai đoạn thiết kế sẽ xác định các hệ thống mới dựa trên nội dung kỹ thuật của nó

• Ước lượng xây dựng và hiện thực: Giai đoạn này bao gồm các công việc viết

chương trình, kiểm thử và cài đặt các ứng dụng

1.2 Các công cụ ước lượng

Hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ cho việc ước lượng và dưới đây là một vài công

cụ phổ biến:

• Top-down: sử dụng chi phí thực tế trước đó, các dự án tương tự

làm nền tảng cơ bản để làm ước tính mới

• Bottom-Up: ước tính chi phí riêng cho từng nhóm làm việc Sau

đó tính toán con số tổng cộng

• Dùng thông số: sử dụng đặc điểm riêng biệt trong dự án áp

dụng phương thức toán học để ước lựơng chi phí

phần mềm với ưu điểm ít chịu sự giới hạn từ quyết định của con người Đây là mô hình được sử dụng rộng rãi nhất

• Phân tích điểm chức năng (Function point analysis): được

tính dựa trên số lượng người sử dụng chức năng ứng dụng sẽ có Các ước lượng điểm chức năng có thể được so sánh với số điểm chức năng của hệ thống thông tin hoàn thành trước đó, để cho ra một ý tưởng về số lượng các dòng mã lệnh và khoảng thời gian dự kiến

Các công cụ ước lượng dự án phần mềm thì khác với các công cụ ước lượng khác Các công cụ này chứa kiến thức dựa trên hàng trăm hàng ngàn dự án phần mềm trước đây

Nó có thể dự báo được về quy mô cũng như chất lượng và độ tin cậy của dự án mà những công cụ thông thường khác không thể thực hiện được Bên cạnh đó, việc dự báo được chi phí bảo trì và hỗ trợ sau khi triển khai dự án cũng là một ưu điểm của các công cụ ước

lượng dự án công nghệ thông tin này Ngoài ra, nó còn tự động điều chỉnh các ước lượng dựa vào các công cụ ngôn ngữ và quy trình

1.3 Ước lượng chi phí và lợi ích

Phân tích chi phí và lợi ích của hệ thống thông tin chỉ là một dự báo chứ không phải

là một khoa học chính xác, nó chỉ đưa ra một vài chỉ dẫn nhằm khởi động triển khai một dự

án Nhân viên phân tích kinh doanh đánh giá cả chi phí và lợi ích hữu hình lẫn vô hình của một hệ thống thông tin Chi phí và lợi ích hữu hình có thể được xác định bằng một giá trị cụ thể, còn chi phí và lợi ích vô hình thì không

1.3.1 Ước lượng chi phí

Chi phí là một khoản tiền phải chi cho công việc nhằm tạo ra và bán các sản phẩm dịch vụ đó, nó bao gồm cả chi phí mua sắm ban đầu và các chi phí trong quá trình vận hành

và bảo trì Chi phí cần ước lượng bao gồm chi phí hữu hình và chi phí vô hình

1.3.1.1 Chi phí hữu hình

Chi phí hữu hình được ước tính cho các khoản mục đầu tư của dự án Chi phí hữu hình được xác định dễ dàng hơn chi phí vô hình Các khoản mục chi phí theo Hochstrasser

và Griffiths (1990) gồm:

• Chi phí phần cứng (hardware costs);

• Chi phí phần mềm (software costs);

• Chi phí lắp đặt (installation costs);

• Chi phí môi trường (environmental costs);

• Chi phí vận hành (running costs);

• Chi phí bảo trì (maintenance costs);

• Chi phí bảo đảm an toàn (sercurity costs);

• Chi phí mạng (networking costs);

• Chi phí đào tạo (training costs);

• Chi phí mở rộng tổ chức (wider organisational costs)

Cần lưu ý là cần phải tính chi phí ước lượng được trong quá trình vận hành và bảo trì vào chi phí bên cạnh chi phí mua sắm ban đầu

1.3.1.2 Chi phí vô hình

Để bổ sung cho chi phí hữu hình, hầu hết việc đầu tư vào các dự án CNTT đều có đi kèm với chi phí vô hình Để tính toán được đầu tư dự án CNTT một cách chính xác, chúng

ta cần phải cân nhắc đến chi phí này Trong một số trường hợp, nó có thể vượt qua cả chi phí hữu hình Các chi phí vô hình có thể kể đến như là sự gián đoạn xảy ra trong quá trình thực hiện hệ thống mới do hạn chế về năng lực, thiếu huấn luyện, thiếu động lực và kinh nghiệm của nhân viên,… Ví dụ, trong một nghiên cứu của Nolan, Norton & Co., Managing End User Computing, cho thấy chi phí vô hình mỗi năm của một máy trạm (workstation) từ

$6000 đến $12000, trong khi đó chi phí hữu hình chỉ từ $2000 đến $6500

1.3.2 Ước lượng lợi ích

Như chúng ta biết, hệ thống thông tin có nhiều lợi ích như có thể cải thiện năng suất của một doanh nghiệp hoặc công ty và nâng cao lợi nhuận của nó Bạn có thể sử dụng hệ thống này để biết thông tin về thị trường, chiến lược kinh doanh và thông tin về đối thủ cũng Với hệ thống thông tin, các công ty có thể nhận được các dữ liệu khác nhau để tìm ra phương pháp thâm nhập thị trường và cạnh tranh với chiến lược kinh doanh khác nhau Tuy nhiên việc ước lượng lợi ích cũng như nhận ra lợi ích của hệ thống thông tin thường khó hơn ước lượng chi phí bởi lợi ích đa phần là lợi ích vô hình và mang tính dư đoán trong tương lai Lợi ích của hệ thống mới có thể xem xét ở những khía cạnh như tăng hiệu quả quy trình nghiệp vụ và chất lượng thông tin hỗ trợ cho các quy trình hoạt động trong doanh nghiệp Trong thực tế, cũng có hai loại lợi ích của bạn có thể nhận được từ hệ thống thông tin là những lợi ích hữu hình và vô hình

1.3.2.1 Lợi ích hữu hình

Lợi ích hữu hình là những lợi ích có thể được đo lường và định lượng về tài chính, được đánh giá bằng một giá trị cụ thể Những lợi ích hữu hình của một dự án CNTT là rõ ràng và tương đối dễ dàng để định lượng Lợi ích hữu hình có thể được doanh nghiệp nhận

ra thông qua doanh thu và lợi nhuận thu được của dự án.Ví dụ, việc giảm chi phí trên mỗi giao dịch của hệ thống giao dịch trực tuyến của ngân hàng hay những lợi ích của các hệ thống bán hàng mà lượng sản phẩm thâm nhập vào các thị trường mới có thể tăng lên Parker, Marilyn M và Robert J Benson đã đưa ra cách tiếp cận lợi ích hữu hình trong cuốn sách Information Economics, Prentice – Hall, Englewood Cliffs, New Jersey, 1988

1.3.2.2 Lợi ích vô hình

Trong khi đó, lợi ích vô hình thì rất khó để nắm bắt được Chúng ta có thể cảm nhận được lợi ích thông qua phản ứng của người sử dụng cũng như các nhân viên Với hệ thống