kĩ năng giao tiếp trong kih doanh

GIỚI THIỆU VÀ VAI TRÒ YÊU CẦU VÀ QUY TẮC 1 LÁ THƯ THƯƠNG MẠI CÁC LOẠI THƯ VÀ CẤU TRÚC NĂNG VIẾT THƯ ĐỐI VỚI SINH VIÊN HiỆN NAY THƯ Email... CÁC YÊU CẦU VÀ QUY TẮC VIẾT THƯ TRONG THƯ

Trang 1

TÌNH HUỐNG

VẤN ĐỀ

THƯ VÀ EMAIL TRONG KINH DOANH CÓ ĐIỂM GÌ GIỐNG VÀ KHÁC VỚI THƯ VÀ EMAIL SỬ DỤNG HẰNG NGÀY TRONG ĐỜI SỐNG???

Trang 2

KĨ NĂNG VIẾT THƯ VÀ EMAIL

TRONG KINH DOANH

NHÓM 5

Trang 3

? ?

?

Trang 4

CÁC LOẠI THƯ VÀ CẤU TRÚC

NĂNG VIẾT THƯ

ĐỐI VỚI SINH

VIÊN HiỆN NAY

Trang 5

GIỚI THIỆU

VÀ VAI TRÒ

YÊU CẦU VÀ QUY TẮC 1 LÁ THƯ THƯƠNG

MẠI

CÁC LOẠI THƯ VÀ CẤU TRÚC

NĂNG VIẾT THƯ

ĐỐI VỚI SINH

VIÊN HiỆN NAY

THƯ

Email

Trang 6

Các phương thức truyền tin

I GiỚI THIỆU VỀ THƯ VÀ EMAIL VAI TRÒ CỦA THƯ VÀ EMAIL

Trang 7

Các phương thức truyền tin

Trang 8

Trang 9

Trang 10

Nội Dung ? Mục Đích ?

Trình Bày?

II CÁC YÊU CẦU VÀ QUY TẮC VIẾT

THƯ TRONG THƯƠNG MẠI

Trang 11

1) Viết thư cho ai?

1 Lập đề cương cho một lá thư thương mại

Xác định đối tượng tiếp nhận lá thư đó

 Quyết định mức độ quan trọng của lá

thư bạn đang viết

Trang 12

2) Lí do là gì?

Trình bày rõ ràng những thứ bạn muốn diễn đạt

Trang 13

3) Những mục đích cụ thể

Ngày, tháng, viết thư Địa chỉ.

Tên, tuổi (người gửi/người nhận).

Trang 14

1) Viết cho ai?

4) Tôi có nên yêu cầu được đáp lại không?

Xác định rõ ràng xem bạn đang viết một lá thư cung cấp thông tin hay một lá thư trả lời

Trang 15

5) Làm sao để sắp xếp các luận điểm theo một trật tự

logic?

1) Viết cho ai?

4) Tôi có nên yêu cầu được đáp lại không?

Giới thiệu bản thân

Trình bày lí do viết thư

(Nội dung chính)

Cung cấp cách thức liên lạc

Nên kết thư bằng một vài câu thể hiện sự cảm

ơn, bày tỏ lòng nhiệt tình, lời chúc may mắn,

Trang 17

• Ý tứ phải rõ ràng,đi thẳng vào vấn đề.

• Viết đúng, chính xác các sự việc

• Các ý phải nhất quán với nhau.

2 Các quy tắc viết một lá thư thương mại

Trang 18

• Thư viết phải lịch sự, nhã nhặn, lời lẽ ôn tồn, tế nhị.

Trang 19

• Thận trọng khi viết thư, không viết những điều mà bản thân không nắm chắc.

Trang 20

• Xác đinh nội dung cần viết và sắp xếp trong đầu các ý theo một mối liên hệ thống nhất.

• Viết một cách tự nhiên , giọng văn phù hợp với

từng hoàn cảnh.

• Từ ngữ đơn giản, dễ hiểu, quen thuộc.

• Lập đề cương nếu muốn viết thư dài.

Trang 21

1) Địa chỉ người gửi:

7) Ký tên và nêu đích danh người gửi:

3 Cấu trúc một lá thư thương mại

Trang 22

III CÁC LOẠI THƯ VÀ CẤU TRÚC

1 Thư Giao Dịch

2 Thư Xã giao

Trang 24

Trang 25

+ Dễ dàng soạn thảo thư

Cần sắp sếp ý tứ theo suy diễn :Ý chính đưa lên đầu, thuyết minh các chi tiết.

Trang 26

• Cần sắp xếp theo kiểu quy nạp.

• Ý chính đặt ở một đoạn thích hợp sau khi đã nói rõ lí lẽ.

• Cường điệu lí lẽ, nhấn mạnh lời giải thích

• Tỏ thiện ý ở cuối thư.

• Ưu điểm:

Tuy cách viết khó hơn loại thư vui vẻ nhưng cách viết này làm người đọc hiểu được vấn đề Thể hiện được sự tôn trọng người đọc

b) Thư loại gay cấn

Trang 27

+ Thư Bán hàng:

Sắp sếp ý tứ theo kiểu quy nạp:

• Đầu tiên thu hút sự chú ý vào món hàng

• Tiếp theo giới thiệu sản phẩm

• Nêu lên các lý do thuyết phục ,đáp ứng được người đọc.

• Thúc đẩy hành dộng

b) Thư loại thuyết phục

Trang 28

b) Thư loại thuyết phục

+ Thư Yêu cầu:

• Cách sắp sếp ở đây theo kiểu quy nạp nhưng trong từng hoàn cảnh khác nhau thì phải thể hiện được ý đồ của người viết.

Yêu cầu điều chỉnh : Yêu cầu đáp ứng(thuận lợi) : Thư đòi nợ :

Trang 29

• Dây là loại thư để biểu lộ sự quan tâm, thiện

Thư chia buồn

Thư thăm hỏi

Trang 30

• Bức thư sai

• Bức thư trên sai chỗ nào.

Trang 31

IV MỘT SỐ LƯU Ý VÀ CÁC LỖI

THƯỜNG GẶP KHI VIẾT THƯ

Quy trình giao tiếp

Suy nghĩ Mã hóa

Người gửi Người nhận

Giải mã Nhận thức

Trang 32

• Bạn đang viết thư với mục đích gì?

IV MỘT SỐ LƯU Ý VÀ CÁC LỖI THƯỜNG GẶP KHI VIẾT THƯ

1 Lưu Ý Khi Viết Thư

Đặt mình vào trong một trạng thái tâm lý thích hợp

 Sử dụng ngôn ngữ và giọng điệu phù hợp

Trang 33

• Diễn giải mục đích của bạn

Tóm tắt nguyên nhân khiến bạn viết thư

 thu hút sự chú ý của khách hàng ngay từ những dòng đầu tiên.

Trang 34

• Bao gồm cả W.I.I.F.M.

“What’s in it for me?”

Phải lồng ghép vào trong bức thư một lợi

ích nhất định

 người đọccảm thấy hài lòng, thoả mãn

Trang 35

• Đừng dùng đại từ “Tôi”!

Tránh sử dụng đại từ xưng hô “tôi” trong bức thư

 Người đọc cảm thấy mình được tôn trọng.

Trang 36

• Hãy viết như những gì bạn nói

Nên sử dụng văn nói với câu ngắn, từ ngữ đơn giản, phổ thông.

 Để khách hàng dễ chấp nhận

Trang 37

Trang 38

• “Xin hãy làm ”

• Nhờ ai đó kiểm tra lại bức thư giúp bạn

Trang 39

1 Không để lại địa chỉ hoặc số điện thoại liên lạc

2 Viết theo một mẫu có sẵn nào đó

3 Không có chữ ký

4 Không kiểm tra ngữ pháp,lỗi chính tả, lỗi font chữ

5 Sử dụng các từ "tôi" quá nhiều

6 Quên ghi ngày tháng hoặc lời chào

7 Văn bản quá dài, lạc đề

2 Một Số Lỗi Viết Thư Thường Gặp

Trang 41

V EMAIL – MỘT LOẠI THƯ ĐẶC BIỆT:

1 Email

• Cho phép gửi thông điệp và những tài liệu đến rất nhiều người cùng một lúc và ngược lại

Trang 42

1 Email

• Cho phép truyền tải các thông điệp và tài liệu nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian

Trang 43

Tiêu đề đúng chủ đề

Một chủ đề, một e-mail

Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản hồi

Hãy là người dùng e-mail chuyên nghiệp!

E-mail nội bộ - Cũng cần chuyên nghiệp.

1 Các Quy Tắc Viết Email Hiệu Quả

Trang 44

• 1 Đặt tên cho địa chỉ email

• 2 Đó có phải là câu trả lời cuối cùng?

1 Những Lưu Ý Khi Viết Email

Trang 45

LATE !

• 3 Tránh viết tắt

• 4 Đừng trả lời chậm trễ

Trang 46

• 5 Thận trọng

với files đính

kèm

Trang 47

• 6 Đừng giao tiếp vô cảm

Trang 48

• 7 Đừng tự trở thành người gửi bom thư

Trang 49

8 Nội dung thư nên

ngắn gọn mà đủ ý

9 Chú ý đặt tiêu đề

thư

Trang 50

1 Tiêu đề thư không tương thích hoặc không có

2 Lời mở đầu không có ý nghĩa

3 Không cá nhân hoá email của bạn tới người nhận

4 Quên kiểm tra lại chính tả ,từ ngữ và ngữ pháp

3 Những Sai Lầm Khi Viết Email

Trang 51

5 Viết một cuốn tiểu thuyết lớn

6 Chuyển tiếp email mà chưa có sự đồng ý

Trang 52

7 Bảo mật trong email 3 Những Sai Lầm Khi Viết Email

Trang 53

8 Mong đợi những phản hồi ngay lập tức

Trang 54

Các thành viên trong nhóm

Lê Thành Trung

Bùi Thị Hương Trang

Ngô Thị Mai Trinh

Trang 55

CÁM ƠN CÁC

BẠN ĐÃ CHÚ Ý

LẮNG NGHE

Trang 56

ADDRESS

Trang 57

• “Thưa ông…

Năm 2008 đã đánh dấu một bước phát triển tốt đẹp trong quan

hệ hợp tác giữa hai đơn vị chúng ta Với sự hỗ trợ của ông, công

ti chúng tôi đã thu được nhiều kết quả tốt đẹp trong sản xuất và kinh doanh Nhân đây, cho tôi được thay mặt ban lãnh đạo công

ti bày tỏ lòng biết ơn đối với ông và quý cộng sự.

Nhân dịp đầu năm mới, xin gửi tới ông và gia đình lời chúc sức khỏe , an khang, hạnh phúc Chúc ông và cộng sự vững bước

tiến lên và đạt nhiều thành công mĩ mãn.

Thân chào”

Trang 58

• Kính gửi: Ông tổng giám đốc

Thưa ông,

Cho phép tôi thay mặt các bạn đồng nghiệp bày tỏ những lời chia

buồn sâu sắc nhất đối với sự mất mát to lớn xảy ra đối với ông.

Tất cả những ai đã từng làm việc lâu năm bên cạnh ông đều nhận

thấy bà nhà có đức tính của người vợ hiền hiếm thấy Nên việc mất đi đột ngột của bà đã gây cho anh em chúng tôi một sự xúc động,

Trang 59

Thưa ông

Chúng tôi vô cùng băn khoăn không hiểu tại sao không nhận được thư tín gì liên quan đến bức điện về số tiền 50 triệu đồng mà quý côn ty nợ chúng tôi theo bảng kê ngày 10/6 vừa qua

Chúng tôi mong rằng ông giải thích cho chúng tôi tại sao số tiền trên chưa được thanh toán

Chắc rằng ông đã đồng ý rằng chúng tôi hết sức nhẫn nại với quý

công ty Nhưng chúng tôi hiện nay không còn cách nào khác là áp dụng biện pháp thu hồi số nợ thiếu nói trên.

Chúng tôi mong sẽ tránh làm việc gì xét ra có hại đến thanh danh và

uy tín đến quý công ty Ở thời điểm này, chúng tôi vẫn sẵn lòng cho quý công ty mọi sự dễ dãi để thanh toán số tiền trên.Với quan điểm

đó chúng tôi dành cho ông thêm một tháng nữa để ông có điều kiện thu xếp thanh toán nợ nần.

Trân trọng

Trang 60

Lần 2

Thưa ông

Hóa đơn của chúng tôi đề ngày 10 tháng 5 đã quá hạn thanh toán đến hơn 3 tháng nay và mặc dù chúng tôi đã nhắc nhở trong thư đề ngày 1/9, chúng tôi vẫn chưa nhận được thư hồi

âm của ông.

Chúng tôi rất tiếp là phải thông báo cho ông rõ do sự làm ăn thiếu tín nhiệm này,chúng tôi phải ấn định một thời hạn chót

là 20 ngày kể từ hôm nay để ông lo thanh toán số nợ cho

Định dạng
Số trang	60
Dung lượng	1,96 MB

kĩ năng giao tiếp trong kih doanh

BẠN ĐÃ CHÚ Ý LẮNG NGHE