Thực trạng lập hồ sơ hiện hành tại phòng quản lý đấu thầu công ty điện lực Hà Nội

Thực trạng lập hồ sơ hiện hành tại phòng quản lý đấu thầu công ty điện lực Hà Nội

1 Khái niệm hồ sơ và hồ sơ hiện hành

2 Ý nghĩa, tác dụng của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành

đối với cơ quan đơn vị và cán bộ lập hồ sơ

Chương II: Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành tại phòng quản lý đấu

thầu - Công ty Điện lực Hà Nội

1 Giới thiệu sơ lược chức năng chính của Công ty Điện lực Hà Nội và Phòng

Quản lý Đấu thầu

2 Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành tại Phòng Quản lý Đấu thầu

3 Một số nhận xét

1 Dự kiến danh mục hồ sơ

2 Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành

2.1 Mô tả nhiệm vụ

2.2 Quy trình giải quyết công việc

2.3 Dự kiến thành phần tài liệu trong một số loại hồ sơ hiện hành

Kết luận

Danh mục tài liệu tham khảo

LỜI NÓI ĐẦU

1.Mục đích, ý nghĩa đề tài:

Hầu hết hoạt động của cơ quan tổ chức đều được ghi lại trong các văn

bản.Văn bản là bằng chứngchứng minh cho sự tồn tại và phát triển của cơ quan

đó Nó luôn chứa đựng những thông tin quý báu ghi lại hoạt động, kết quả của

hoạt động và đồng thời nó là thông tin nguyên liệu cho mỗi hoạt động mới.Vì lẽ

đó, văn bản sinh ra không phải chỉ để dùng một lần mà chúng cần được tập hợp

lại trong các hồ sơ nhằm bảo vệ an toàn và phục vụ cho việc khai thác sử dụng

trong hiện tại và tương lai.Vấn đề này cũng được quy định tại điều 11 Pháp lệnh

lưu trữ quốc gia-2001 như sau:”Cơ quan, tổ chức,cá nhân trong quá trình xây

dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ và bảo

vệ an toàn”.Tuy nhiên trong thực tế công tác này vẫn chưa thực hiện một cách

triệt để.Tình trạng hồ sơ chưa được lập còn phổ biến hay có lập cũng chỉ để có

(Tức chất lượng hồ sơ chưa đảm bảo) Tình trạng đó dẫn tới việc gây mất mát,

thất lạc, khó tra tìm tài liệu,giảm hiệu suất công tác của cán bộ và toàn thể cơ

quan.Thấy được tầm quan trọng của công tác này,trong đợt thực tập thưc tế năm

thứ 3 Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Trường Đại học Khoa học Xã

hội và Nhân văn đã đưa vào đó một nội dung nghiên cưu đó là: nghiên cứu xác

định thành phần hồ sơ hiện hành tại cơ quan cụ thể

Để thực hiện được đề tài này, sinh viên phải nắm chắc những kiến thức cơ

bản của các môn học như: Công tác văn thư, Kỹ thật soạn thảo văn bản, Hành

chính học đại cương,…nhằm các mục đích:

Thứ nhất, đề tài giúp sinh viên nắm chắc và củng cố các kiến thức đã học

về hồ sơ, lập hồ sơ, văn bản, …

Sau là để sinh viên có dịp tìm hiểu tình hình thực tế công tác ban hành văn

bản, lập hồ sơ Qua đó có thể so sánh đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn và nâng

cao hơn nữa nhận thức về nghề nghiệp

Vận dụng kiến thức đã học để thực hành các kỹ năng nghiệp vụ, rèn luyện

tay nghề, tạo thận lợi cho viêc thưc tập năm sau và công tác sau này

Bên cạnh đó, đề tài còn là dịp rèn luyện thói quen nghiên cứu khoa học trong

sinh viên giúp họ có một phong cách học tập mới: tìm tòi, sáng tạo, chủ động hơn

Như vậy với các mục đích trên, đề tài này thực sự la một đề tài vô cùng bổ

ích và cần thiết cho sinh viên

2 Nhiệm vụ nghiên cứu:

Nghiên cứu, khảo sát chức năng, nhiệm vụ, quy trình hoạt động của cơ

quan đơn vị cụ thể

Nghiên cứu lý luận và thực tiễn hồ sơ, lập hồ sơ để xác định thành phần tài

liệu cần có trong hồ sơ hiện hành

3 Nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu

Các nguồn tư liệu được sử dụng đó là: Giáo trình Lý luận và Phương pháp

công tác văn thư của Phó giáo sư Vương Đình Quyền; các văn bản quy phạm

pháp luật và hướng dẫn; hồ sơ hiện hành của công ty Điện lực Hà Nội và một số

tài liệu tham khảo khác

Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng đó là: phương pháp đọc, phỏng

vấn, liệt kê, phân tích và tổng hợp số liệu, logic…

4 Bố cục niên luận:

Bố cục niên luận gồm có ba phần đó là: lời nói đầu, kết luận và nội dung

được chia làm ba chương như sau:

Chương I: sự cần thiết của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ

hiện hành

Chương II: thực trạng lập hồ sơ hiện hành tại Phòng Quản lý Đấu thầu-

Công ty Điện lực Hà Nội

Chương III: nghiên cứu- dự kiến thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình

của thầy cô giáo trong khoa đặc biệt là thầy giáo - người đã trực tiếp hướng dẫn

tôi, bên cạnh đó phải kể tới các cô cán bộ văn phòng công ty Điện lực Hà Nội

Tuy nhiên do còn thiếu kinh nghiệm và hạn chế về mặt thời gian nên bài viết của

tôi không tránh khỏi thiếu sót, tôi kính mong sự nhân xét và đóng góp ý kiến của

thầy cô và mọi người

Tôi xin chân thành cảm ơn!

NỘI DUNG

CHƯƠNG I SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÁC ĐỊNH THÀNH PHẦN

TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ HIỆN HÀNH

1 Khái niệm hồ sơ và hồ sơ hiện hành

1.1 Hồ sơ

Như trên đã nói những văn bản chứa đựng những thông tin về mọi hoạt

động của cơ quan tổ chức cần được tập hợp lại trong những hồ sơ Như vậy hồ

sơ là gì? Có phải mọi văn bản đều có thể để chung trong một hồ sơ? Hồ sơ cần

nói lên điều gì? Trả lời những câu hỏi Khoản 7;8 Điều 3 Nghị định

số110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư của Chính Phủ có định

nghĩa như sau:”Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một

vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hay một số) điểm chung

như tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian hay những

địa điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thuộc

phạm vi chức năng nhiệm vụ của một cơ quan,tổ chức hay của một cá nhân.Lập

hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo

dõi giải quyết công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp nhất định”

Trong giáo trình Lý luận và Phương pháp Công tác Văn thư, PGS Vương

Đình Quyền có định nghĩa như sau: “Hồ sơ là một tập văn bản hay một văn bản

có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình

giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau

về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”

“Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công

việc của cơ quan,tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc

điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp

khoa học”

Như vậy ở cả hai định nghĩa trên ta thấy có những điểm chung sau:

Thứ nhất, hồ sơ được lập ở tất cả các cơ quan, tổ chức, cá nhân mà trong

quá trình giải quyết công việc họ có sản sinh văn bản Hồ sơ phản ánh quá trình

hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân đó

Thứ hai, hồ sơ là tập hợp các văn bản có thể là một hay nhiều văn bản khác

nhau và chúng có mối liên hệ mật thiết với nhau Số lượng các văn bản trong hồ

sơ phụ thuộc vào sự sản sinh văn bản trong quá trình giải quyết công việc đó

Thường thì một hồ sơ chứa đựng nhiều văn bản vì để giải quyết một công việc

nào đó cần phải tiến hành qua nhiều công đoạn khác nhau liên quan đến nhiều

người vì lẽ đó văn bản sản sinh ra nhiều và chúng đều được tập hợp lại trong hồ

sơ Nhưng cũng có những hồ sơ chỉ có một văn bản khi mà văn bản đó đã phản

ánh trọn vẹn một vấn đề Và tiêu chí của việc lựa chọn văn bản trong hồ sơ đó

chính là mối liên hệ giữa các văn bản này.mối liên hệ giữa các văn bản trong hồ

sơ được tạo bởi các tiêu chí như: cùng phản ánh một sự việc, vấn đề hình thành

trong quá trình giải quyết công việc đó, ngoài ra chúng còn được kết hợp lại bởi

những đặc trưng như: về tên loại văn bản, về tác giả, về cơ quan giao dịch, về

thời gian, về địa dư (đối với hồ sơ cá nhân thì đó là liên quan về một người)

Trong các đặc trưng trên thì đặc trưng vấn đề là đặc trưng cơ bản nhất và là đặc

trưng tiêu chuẩn của lập hồ sơ

Từ các đặc trưng trên ta thấy hồ sơ được phân làm nhiều loại khác nhau

như: hồ sơ công việc, loại hồ sơ (hồ sơ được kết hợp lại do có những điểm giống

nhau về hình thức như tên loại, tác giả, thời gian, địa dư, cơ quan giao dịch)

Ngoài ra trên thực tế còn phân hồ sơ thành hồ sơ hiện hành và hồ sơ lưu

trữ(được lập ở văn thư hay được khôi phục trong lưu trữ từ những văn bản rời

lẻ) Việc phân loại hồ sơ này để ta có thể so sánh các loại hồ sơ với nhau để có

thể tìm ra phương pháp tối ưu nhất để giữ gìn, bảo vệ và nhằm mục đích cuối

cung là có thể tra tìm dễ dàng phục vụ cho khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả

nhất

1.2 Hồ sơ hiện hành

Như trên đã trình bày, khái niệm hồ sơ hiện hành là khái niêm dùng để

phân biệt với các loại hồ sơ được khôi phục trong lưu trữ Về mặt lý thuyết, hồ

sơ được lập tại khâu văn thư, song song với quá trình giải quyết công việc của

các cán bộ công nhân viên Hồ sơ được lập như vậy sẽ dảm bảo cao nhất yêu cầu

về chất lượng, hạn chế tối đa tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu Tuy nhiên

trong thực tế, trong quá trình giải quyết công việc của mình, do thói quen, rất ít

cán bộ lập hồ sơ công việc Vì vậy khi vào trong lưu trữ các cán bộ lưu trữ lại

phải làm một động tác đó là phân định khối văn bản bó gói đó để lập thành hồ

sơ

Khái niệm hồ sơ hiện hành được dùng với nghĩa là để chỉ các hồ sơ được

lập ở khâu văn thư, bắt đầu từ khi công việc bắt đầu được giải quyết cho tới khi

công việc đó kết thúc Việc phân loại hồ sơ hiện hành cũng sử dụng các tiêu chí

của hồ sơ nói chung

Ngoài ra, hồ sơ hiện hành theo một nghĩa hẹp hơn thì đó chỉ là hồ sơ công

việc – hồ sơ lập theo tiêu chí vấn đề, phản ánh quá trình giải quyết công việc đó

Bên cạnh cách phân loại hồ sơ trên, hồ sơ hiện hành còn được phân loại

dụa vào nội dung công việc mà hồ sơ đó phản ánh.theo cách này hồ sơ được phân

theo các mặt hoạt động chính của cơ quan Các loại hồ sơ hiện hành đó là:

Hồ sơ nguyên tắc:là tập hợp bản sao văn bản của các cơ quan tổ chức có

thẩm quyền quy định về một mặt, một lĩnh vực công tác nhất định dùng làm căn

cứ để giải quyết công việc hàng ngày Hồ sơ nguyên tắc giúp cán bộ làm việc

không trái với Hiến pháp, Pháp luật và quy định của cơ quan cấp trên

Hồ sơ công việc (hồ sơ hiện hành ) là hồ sơ mà tài liệu trong hồ sơ đó phản

ánh về quá trình giải quyết công việc của các cán để thực thi chức năng nhiệm

vụ được giao

Hồ sơ tài chính là hồ sơ thể hiện thu chi tài chính trong cơ quan tổ chức

Hồ sơ xây dựng cơ bản là hồ sơ về xây mới, cải tạo, kỹ thuật, tài chính của

công trình,…về trụ sở làm việc của cơ quan

Hồ sơ máy móc trang thiết bị là hồ sơ về xuất xứ , bảo hành, bảo trì, máy

móc thiết bị tại cơ quan, tổ chức

Hồ sơ trình ký là hồ sơ đệ trình lên cấp trên xin ý kiến, phê duyệt về một

vấn đề nào đó Hồ sơ trình ký nếu được phê duyệt sẽ trở thành hồ sơ công việc

Lập hồ sơ hiện hành có tác dụng quản lý chặt chẽ văn bản tài liệu hình

thành trong quá trình giải quyết công việc, giữ gìn bí mật của cơ quan; nâng cao

hiệu suất chất lượng công tác của cán bộ và toàn thể cơ quan; va tạo thuận lợi

cho công tác lưu trữ

Để hồ sơ phát huy hết vai trò của mình thì công tác lập hồ sơ cần đảm bảo

các yêu cầu như: hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơ quan

đơn vị hình thành hồ sơ; phải đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản;

văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị; đảm bảo các yếu tố thể thức văn bản; hồ

sơ phải được biên mục rõ ràng

Do vậy lập hồ sơ phải là nhiệm vụ của mỗi cán bộ giải quyết công việc vì

chỉ có họ mới nắm rõ công việc mình làm cũng như là sự sản sinh văn bản giấy

tờ Hồ sơ còn là bằng chứng chứng minh cho họat động của cán bộ đó Tuy

nhiên lập hồ sơ là một công việc không hề đơn giản mà còn mang tính kỹ thuật

nghiệp vụ cao Vì thế trong thực tế việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ

còn nhiều tồn tại như còn lộn xộn, thiếu văn bản , phá vỡ các mối liên hệ khách

quan sẵn có

2 Ý nghĩa, tác dụng của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ

hiện hành đối vối cơ quan đơn vị và cán bộ lập hồ sơ

2.1 Đối với cán bộ lập hồ sơ:

Thành phần tài liệu trong hồ sơ được hiểu là toàn bộ các yếu tố văn bản

cấu thành nên hồ sơ đó để trả lời cho câu hỏi: gồm loại nào? của ai? Mang nội

dung gì?

Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ tức đảm bảo các yêu cầu cơ bản

của công việc lập hồ sơ:phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan, công việc

của cán bộ; đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản …

Giúp cán bộ loại bỏ những tài liệu trùng thừa, không thuộc hồ sơ

Cán bộ có thể kiểm soát tốt văn bản tài liệu của mình tránh mất mát thất

lạc; tra tìm dễ dàng thuận lợi Do đó họ có thể hoàn thành tốt công việc việc của

mình

Tài liệu là bằng chứng của hoạt động, do vậy thành xác định thành phần tài

liệu trong hồ sơ tốt sẽ cho một hồ sơ có chất lượng, là bằng chứng chứng minh

sự hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ trong các cuộc kiểm tra, thanh tra

2.2 Đối với cơ quan, đơn vị:

Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ tốt sẽ hạn chế tài liệu trùng thừa

như vậy sẽ góp phần tạo thuận lợi trong công tác lưu trữ như: tạo thuận lợi cho

phân loại(không nắm được thành phần hồ sơ sẽ không phân loại được); xác định

giá trị tài liệu; tiết kiệm giá tủ, nhân sự, tiền của …của cơ quan, đơn vị

Mặt khác, nó cũng góp phần chứng minh sự minh bạch trong hoạt động của

cơ quan đơn vị Là các căn cứ để xét thi đua khen thưởng

Và còn nhiều ý nghĩa khác nữa Nhìn chung việc xác định thành phần tài

liệu trong hồ sơ có ý nghĩa lớn lao đối với không chỉ các cán bộ mà còn đối với

cả đơn vị, cơ quan Do vậy cần thực hiện tốt công tác này

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH

TẠI PHÒNG QUẢN LÝ ĐẤU THẦU – CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI

1 Giới thiệu sơ lược chức năng chính của Công ty Điện lực Hà Nội và

Phòng Quản lý Đấu thầu:

Công ty Điện lực Hà Nội được thành lập bởi Quyết định thành lập doanh

nghiệp nhà nước số 381NL/TCCB-LĐ ngày 08/07/1995 của Bộ Năng Lượng

Với chức năng kinh doanh thuộc ngành điện, như: kinh doanh điện năng và vận

hành lưới điện; khảo sát thiêt kế lưới điện; xây lắp điện; cung cấp các dịch vụ

liên quan đến ngành điện…

Phòng Quản lý đấu thầu được lập nên với chức năng đó là: Tham mưu, đề

xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác đấu thầu trong toàn

Công ty và một số công việc khác được giao; tổ chức thực hiện và hướng dẫn,

kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện

2 Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành tại Phòng Quản lý Đấu

thầu:

Công tác lập hồ sơ hiện hành của công ty được thực hiện theo quy định của

nhà nước tại các văn bản Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001; Nghị định

số/2004/NĐ - CP ngày 08/04/2004 về công tác văn thư của Chính phủ và các

văn bản hướng dẫn khác Đồng thời công ty cũng ban hành những quy định quy

trình riêng để phù hợp hơn với tình hình thưc tế của công ty, đó là bản Quy trình

quản lý và luân chuyển văn bản dược ban hành kèm theo Quyết định số442/QĐ

- ĐLHN – P01 ngày 23/01/2006 của Văn phòng công ty Mục 6 của quy trình có

quy định cụ thể về công tác lập hồ sơ như sau:

Hồ sơ công việc là toàn bộ những công văn giấy tờ, tài liệu có liên quan

chặt chẽ với nhau trong quá trình giải quyết công việc, từ khi bắt đầu đến khi kết

thúc

Mọi văn bản, tài liệu để tra cứu đều phải lập hồ sơ ; những văn bản giao

dịch không liên quan đến công việc chính của công ty thì không để trong hồ sơ

Tài liệu có trong hồ sơ công việc bao gồm tập hợp các hồ sơ trình kí về một

công việc (đối với công việc phải trao đổi nhiều lần) Hoặc là hồ sơ trình kí

Trách nhiêm của các đơn vị và cá nhân trong công ty: tất cả cán bộ công

nhân viên chức khi được giao giải quyết công việc cụ thể phải có trách nhiệm

lập hồ sơ công việc mình giải quyết; trưởng các phòng ban đơn vị có trách

nhiệm tổ chức và thực hiện việc lập danh mục hồ sơ và chỉ đạo cán bộ trong đơn

vị mình lập hồ sơ khi tiến hành giải quyết công việc theo quy định

Các đơn vị , cá nhân trong công ty phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị

lưu trữ vào lưu trữ hiện hành

Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển

công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ tài liệu cho đơn vị hay người kế

nhiệm

Trên đây là khái quát những quy định của công ty về lập hồ sơ hiện hành

Hiện nay công ty còn dự kiến ban hành văn bản “quy trình kiểm soát hồ sơ” để

quy định rõ về hồ sơ thành phần tài liệu trong các loại hồ sơ

Trên thực tế, công ty hết sức quan tâm tới vấn đề này Để bảo quản tốt hồ

sơ hiện hành, công ty đã trang bị cho các phòng ban các tủ đựng hồ sơ tài liệu

đầy đủ và một hệ thống 03 kho lưu trữ hiện hành

Tại Phòng Quản lý Đấu thầu: Trong quá trình hoạt động của mình công ty

đã sản sinh ra các loại hồ sơ như: hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ trình

kí, hồ sơ tài chính, hồ sơ xây dựng cơ bản, hồ sơ máy móc trang thiết bị, hồ sơ

nhân sự, tập công văn lưu và một số loại hồ sơ khác

Phòng đã lập các hồ sơ công việc, chủ yếu là hồ sơ đấu thầu Đây là loại hồ

sơ chuyên môn mang tính đăc thù của Phòng Hồ sơ đấu thầu được lập theo mỗi

gói thầu một gói thầu ứng với một bộ hồ sơ Thành phần tài liệu của bộ hồ sơ

này là các tài liệu khoa học kỹ thuật phản ánh quy trình thủ tục đấu thầu các gói

thầu tại công ty Nó bao gồm các văn bản trong hồ sơ pháp lý, các hồ sơ dự thầu,

văn bản giao dịch giữa nhà thầu và công ty dự thầu và hợp đồng được ký kết

giữa các bên

Công tác lập hồ sơ ở đây không theo danh mục hồ sơ sẵn có mà được lập

chỉ dưới chỉ đạo của trưởng phòng

3 Một số nhận xét:

* Ưu điểm: Phòng đã có ý thức lập hồ sơ công việc, đã phần nào đáp ứng

các yêu cầu của công tác lập hồ sơ (phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ cơ bản

của Phòng là quản lý công tác đấu thầu, đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa

các văn bản, giá trị các văn bản tương đối đồng đều, bước đầu có sự biêm mục);

số lượng hồ sơ được lập sát với thực tế hoạt động của Phòng

* Hạn chế: Phòng mới chỉ lập hồ sơ đấu thầu còn các loại hồ sơ khác vãn

chưa được lập, tài liệu còn ở tình trạng lộn xộn, lưu trong các cặp file mà không

được sắp xếp biên mục khoa học; vẫn còn tình trạng tài liệu trùng thừa (trong

các bộ hồ sơ thầu tài liệu trùng thừa chiếm 1/2); văn bản không đảm bảo các yếu

tố thể thưc còn phổ biến (thiếu ngày tháng văn bản, số văn bản, nội dung không

đảm bảo…), tình trạng còn thiếu, mất mát tài liệu; lập hồ sơ không theo danh

mục hồ sơ đòi hỏi cán bộ lập hồ sơ phải có tinh thần tráh nhiệm cao, nếu không

thì ta không thể kiểm soát được lượng hồ sơ sản sinh trong năm, không lập hồ sơ

công việc, dẫn tới tình trạng hồ sơ, tài liệu để lung tung, lộn xộn, gây mất mát,

khó tra tìm, ảnh hưởng tới hiệu quả công việc của cán bộ và toàn công ty (đặc

biệt bộ hồ sơ thầu là loại hồ sơ mật,và liên quan nhiều về vấn đề tài chính, pháp

luật nên hồ sơ càng cần phải lập đầy đủ, chính xác) Thành phần tài liệu trong hồ

sơ đã bước đầu được xác định với các thành phần cơ bản

Khắc phục tình trạng này Công ty nói chung và Phòng cần có các biện pháp

khắc phục như: lâp hồ sơ theo danh mục hồ sơ đã dự kiến trước, xác định thành

phần tài liệu trong hồ sơ một cách đúng đắn để đảm bảo mỗi hồ sơ được lập phải

đạt các yêu cầu của hồ sơ

CHƯƠNG III NGHIÊN CỨU- DỰ KIẾN THÀNH PHẦN TÀI LIỆU

TRONG HỒ SƠ HIỆN HÀNH TẠI PHÒNG QUẢN LÝ ĐẤU THẦU- CÔNG

TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI

1 Dự kiến danh mục hồ sơ:

Danh mục hồ sơ là bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan đơn vị sẽ lập trong

năm có ghi thời hạn bảo quản và tên người lập Danh mục hồ sơ là bản hướng

dẫn cán bộ và đơn vị lập hồ sơ hiện hành Danh mục hồ sơ được lập cuối năm để

đầu năm sau có thể sử dụng được ngay Đối với các cơ quan nhỏ thì danh mục

hồ sơ thường được lập cho cả cơ quan, còn với các cơ quan lớn thì danh mục hồ

sơ chỉ được lập cho từng đơn vị, bộ phận.Trường hợp công ty Điện lực Hà Nội

thì danh mục hồ sơ được lập cho từng bộ phận phòng ban (do lượng hồ sơ được

lập trong năm là tương đối lớn và công ty gồm nhiều phòng ban)

Danh mục hồ sơ có hai cách lập như sau:

Thứ nhất cuối năm văn thư trong cơ quan dự kiến danh mục hồ sơ cho toàn

đơn vị, sau đó gửi xuống các đơn vị để xin ý kiến bổ sung, cuối cùng tổng hợp

lại rồi in phát về các đơn vị

Thứ hai: ngược lại với cách thứ nhất đó là, từng cơ quan đơn vị tự lập danh

mục hồ sơ sau đó đưa lên văn thư cơ quan điều chỉnh cho phù hợp rồi in gửi

xuống các đơn vị

Công ty Điện lực Hà Nội không làm theo cả hai cách này mà giao cho từng

đơn vị tự lập danh mục hồ sơ vào cuối năm và lập chỉ với mục đích là giao nộp

hồ sơ vào lưu trữ chứ không có tác dụng làm hướng dẫn cho công tác lập hồ sơ

Đây là một tồn tại cần khắc phục, vì làm theo cách này ta không thể kiểm soát

được lượng hồ sơ sản sinh trong năm, cũng như tình hình tài liệu nói chung

Khắc phục tình trạng này, tôi dự kiến đưa ra danh mục hồ sơ cho Phòng

Quản lý Đấu thầu như sau:

DANH MỤC HỒ SƠ NĂM 2008

3 P16/03 Hồ sơ kế hoạch công tác quý I

Năm

Tạm thời P16

4 P16/04 Hồ sơ kế hoạch công tác quý II

Năm 2008

Tạm thời P16

5 P16/05 Hồ sơ kế hoạch công tác quý III

Năm 2008

Tạm thời P16

6 P16/06 Hồ sơ kế hoạch công tác quý IV

Năm 2008

Tạm thời P16

7

P16/07 Hồ sơ kế hoạch công tác các tháng

Năm 2008

Tạm thời P16

8 P16/08 Bộ tài liệu gói thầu số1- VTSX08

“Kế hoạch mua sắm vật t sản xuất

năm 2008”

3 năm P16

9 P16/09 Bộ tài liệu gói thầu số 2- VTSX08

“Cầu dao, cầu chì”

3 năm P16

10 P16/10 Bộ tài liệu gói thầu số 3- VTSX08

“Biến dòng, biến điện áp, chống

sét”

3 năm P16

11 P16/11 Bộ tài liệu gói thầu số 1-

VTTBL08 “Cung cấp tủ ATS”

3 năm P16

12 P16/12 Bộ tài liệu gói thầu số 2-

VTTBL08

“Cung cấp MBA”

3 năm P16

13 P16/13 Bộ tài liệu gói thầu số 1- PTSX08

“Hòm công tơ”

3 năm P16

14 P16/14 Bộ tài liệu gói thầu PTSX08 “Thiết

bị đo & Thiết bị thí nghiệm”

3 năm P16

15 P16/15 Bộ tài liệu gói thầu VTXDCB08

“Cầu dao phụ tải & Cầu chì tự rơi”

3 năm P16

16 P16/16 Bộ tài liệu gói thầu KTAT08

“Thiết bị và Dụng cụ an toàn”

3 năm P16

17 P16/17 Bộ tài liệu gói thầu XL08

“Đại tu thay dây chống sét

177 -178 E4 –E3”

3 năm P16