luận văn dh thương mại giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành tại doanh nghiệp.

Tổng quan về đề tài nghiên cứu- Phần mềm kế toán là phần mềm được áp dụng ở hầu hết các doanh nghiệp hiện nay, nó giúp doanh nghiệp thực hiện các chức năng quản lý tài chính, tài sản củ

LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian học tập, rèn luyện tại trường Đại học Thương Mại và được thực tậptại xí nghiệp tấm lợp Đông Anh thuộc công ty cổ phần đầu tư, xây lắp và VLXD ĐôngAnh, em đã học và tích lũy được nhiều kiến thức quý báu cho mình Được tiếp xúc vớimôi trường kinh doanh thực tế, em đã học hỏi được thêm nhiều kinh nghiệm, có sựnhận thức rõ ràng từ lý luận đến thực tiễn

Em xin cảm ơn các thầy cô khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã giúp em có đầy đủkiến thức để hoàn thành đề tài nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp của mình

Chân thành cảm ơn Ths Lê Viêt Hà - Bộ môn Công nghệ thông tin là ngườihướng dẫn trực tiếp em trong quá trình làm khóa luận Trong quá trình em làm khóaluận Th.S luôn hướng dẫn nhiệt tình và chỉnh sửa những sai sót, luôn tạo điều kiện đểsinh viên có một kết quả tốt nhất

Em xin gửi lời cảm ơn tới cán bộ và nhân viên trong công ty cổ phần đầu tư, xâylắp và VLXD Đông Anh, đã giúp đỡ và chỉ dạy cho em trong suốt thời gian thực tập

và làm việc tại đây, cung cấp các số liệu và tài liệu cần thiết giúp cho em hoàn thànhtốt bài khóa luận

Trong quá trình nghiên cứu đề tài, mặc dù đã có nhiều cố gắng tuy nhiên vẫnkhông tránh khỏi những thiếu sót Em mong nhận được những ý kiến đóng góp củacác Thầy cô để hoàn thiện hơn nữa đề tài nghiên cứu

Xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

MỤC LỤC i

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT v

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu 2

1.3 Mục tiêu cụ thể đặt ra cần giải quyết trong đề tài 4

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài 4

1.6 Kết cấu của bài khóa luận 5

PHẦN 2 CỞ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP TẤM LỢP ĐÔNG ANH THUỘC CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ, XÂY LẮP VÀ VẬT LIỆU XÂY DỰNG ĐÔNG ANH 6

2.1 Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán 6

2.1.1 Khái niệm về kế toán doanh nghiệp 6

2.1.2 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán 6

2.1.3 Mô hình hệ thống thông tin kế toán 7

2.1.4 Các phân hệ chính của hệ thống thông tin kế toán 8

2.1.5 Quy trình xây dựng hệ thống 10

2.1.6 Các công cụ tin học hỗ trợ 13

2.1.6.1 Cơ sở dữ liệu 13

2.1.6.2 Ngôn ngữ lập trình 14

2.1.6.3 Công cụ tạo báo cáo 14

2.1.7 Xu hướng phát triển hệ thống thông tin kế toán hiện nay 15

2.2 Đánh giá, phân tích thực trạng về HTTT kế toán tại xí nghiệp Tấm lợp Đông Anh thuộc công ty cổ phần đầu tư, xây lắp và VLXD Đông Anh 15

2.2.1 Sơ lược về công ty 15

2.2.1.1 Giới thiệu chung 15

2.2.1.2 Khái quát về tình hình hoạt động kinh doanh 16

2.2.2.2 Phần cứng 19

2.2.2.3 Phần mềm 19

2.2.2.4 Mạng 22

2.2.2.5 Quy trình nghiệp vụ kế toán 22

2.2.3 Đánh giá thực trạng tổ chức hệ thống kế toán tại công ty 24

2.2.3.1 Đánh giá tổ chức bộ máy kế toán 24

2.2.3.2 Đánh giá về tổ chức công tác kế toán 25

PHẦN 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI XÍ

NGHIỆP TẤM LỢP ĐÔNG ANH 27

3.1 Phương hướng phát triển của công ty 27

3.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty 27

3.2.1 Quy trình quản lý kế toán tại công ty 27

3.2.2 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin kế toán tại xí nghiệp Tấm lợp Đông Anh thuộc Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp vật liệu xây dựng Đông Anh 30

3.2.2.1 Phân tích hệ thống thông tin kế toán về chức năng 30

3.2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 31

3.2.2.3 Sơ đồ liên kết thực thể ER 34

3.2.2.4 Mô hình quan hệ 36

3.3 Một số kiến nghị 38

KẾT LUẬN 40

TÀI LIỆU THAM KHẢO 41

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

1 Hình 2.1 Mô hình hệ thống thông tin kế toán

2 Hình 2.2 Các phân hệ chính của hệ thống thông tin kế toán

3 Bảng 2.3 Kết quả tình hình kinh doanh của công ty qua các năm

(2010 → 2012)

4 Hình 2.4 Cơ cấu tổ chức phòng kế toán

5 Hình 2.5 Trình tự ghi sổ kế toán

6 Hình 3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng

7 Hình 3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

8 Hình 3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

9 Hình 3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng tập

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay đang có những bước phát triểnmạnh mẽ trong mọi lĩnh vực hoạt động trên toàn thế giới Công nghệ thông tin đượcứng dụng trong các ngành nghề, các lĩnh vực khác nhau của xã hội như kinh tế, anninh quốc phòng, chính trị Với việc ứng dụng trong các ngành kinh tế, hệ thống thôngtin giúp cho công việc quản lý được dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệmđược thời gian công sức; thông tin được thu thập, xử lý, phổ biến, một cách nhanhchóng, chính xác và có hiệu quả đang dần thay thế cho các phương pháp thủ côngtruyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời

Việc phát triển hệ thống thông tin cung cấp cho các thành viên trong tổ chứcnhững công cụ quản lý tốt nhất Việc quản lý, điều hành và phát triển một doanhnghiệp lớn hay nhỏ cũng đều đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ từ cấp lãnh đạo đếntừng nhân viên, từ các phòng ban đến các bộ phận của doanh nghiệp đó Để thực hiệnđược yêu cầu đó, chúng ta không thể sử dụng phương thức quản lý thủ công trên giấy

tờ như trước đây nữa vì làm như vậy có nghĩa là chúng ta đang tự đào thải mình rakhỏi guồng máy công nghiệp của thời đại Do đó, việc áp dụng tin học vào trong quản

lý là điều cần thiết và thích hợp với xu hướng chung của thời đại

Để có thể nắm bắt kịp thời đầy đủ về các thông tin bên trong và bên ngoài củadoanh nghiệp, các nhà quản lý doanh nghiệp sử dụng nhiều công cụ quản lý khácnhau, trong đó kế toán là công cụ quan trọng không thể thiếu trong hệ thống các công

cụ quản lý sản xuất kinh doanh Trong công tác kế toán, kế toán tập hợp chi phí và tínhgiá thành sản phẩm là một thành phần quan trọng Cùng với sự phát triển của công ty,khối lượng thông tin cần xử lí ngày càng nhiều và đòi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng,kịp thời cho nhu cầu quản lí Ứng dụng công nghệ tin học vào công tác quản lí nóichung, công tác kế toán nói riêng là điều rất cần thiết đối với công ty

Với tình hình trên, xí nghiệp tấm lợp Đông Anh đang tiến hành tin học hóa hệ

thống thông tin, đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán Việc đi sâu vào “Hoàn thiện HTTT kế toán ” là một đề tài mang tính thực tế, thiết thực giúp đáp ứng nhu cầu của

công tác quản lý trong doanh nghiệp

1.2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu

- Phần mềm kế toán là phần mềm được áp dụng ở hầu hết các doanh nghiệp

hiện nay, nó giúp doanh nghiệp thực hiện các chức năng quản lý tài chính, tài sản của doanh nghiệp một cách hiệu quả và khoa học, đóng góp vào việc nâng cao vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong điều kiện kinh tế ngày càng phát triển

- Từ những năm cuối của thế kỷ của thế kỷ 20, khi thế giới bước vào kỷ nguyên

của công nghệ thông tin, kế toán đã chuyển từ kế toán thủ công sang kế toán trên máytính, một bước phát triển vượt bậc, có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc đáp ứngnhu cầu cung cấp thông tin kế toán cho những người quan tâm Hoạt động kinh doanhngày nay yêu cầu cung cấp thông tin kế toán sau một kỳ kế toán thậm chí là ngắn hơnthế Điều đó có thể thực hiện được với sự trợ giúp của máy tính Với các chương trìnhphần mềm kế toán được sử dụng trên thế giới lúc bấy giờ như Oracle, People soft vàSAP , thực hành kế toán giống như một hệ thống thông tin cơ sở tích hợp tất cả các sựkiện về mặt định tính và định lượng Do đó, các báo cáo tài chính có thể được thiết lậpchỉ sau một cái nhấn nút Hệ thống thông tin kế toán với hạt nhân là cơ sở dữ liệu tàichính, kế toán doanh nghiệp cùng với phần mềm kế toán, các nhân viên kế toán, cơ sở

hạ tầng phần cứng cùng quy trình thông tin kế toán trở thành một phần quan trọng đầutiên của doanh nghiệp khi tiến hành tin học hóa doanh nghiệp.[2]

- Tại Việt Nam, các doanh nghiệp quy mô lớn đều ứng dụng phần mềm kế toán

vào hoạt động sản xuất, kinh doanh trong bước đầu của quá trình tin học hóa doanhnghiệp để tạo nên một HTTT kế toán tự động phục vụ tốt hơn cho khả năng cạnh tranhcủa doanh nghiêp trong bối cảnh nền kinh tế đất nước phát triển nhanh, chuẩn bị bướcvào hội nhập Phần mềm kế toán chuyên nghiệp được biết tới thời điểm đó là Phầnmềm kế toán Bravo của công ty cổ phần phần mềm kế toán Bravo Sản phẩm phầnmềm kế toán của Bravo được thiết kế theo tư tưởng “ hệ thống mở” sẵn sàng mở rộng

và nâng cấp cho tương lai đáp ứng nhu cầu thay đổi, mở rộng của doanh nghiệp cũngnhư những biến động khách quan của thị trường.[2]

Hiện nay, khi kinh tế đất nước không ngừng phát triển, sự cạnh tranh ngày cànggay gắt, rất nhiều các phần mềm kế toán đã được phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu củacác doanh nghiệp, bên cạnh đó để HTTT kế toán hoạt động hiệu quả thì trình độ củađội ngũ kế toán ngày càng phải được nâng cao để đáp ứng sự phát triển của công nghệ.Rất nhiều phần mềm kế toán đang được sử dung như phần mềm Bravo được thiết kế

theo tư tưởng hệ thống mở, mềm dẻo, linh hoạt, phần mềm MISA hiện đại, chuyênnghiệp và phần mềm kế toán FAST với bước tiến áp dụng công nghệ điện toán đámmây để lưu trữ dữ liệu.

- Xu hướng mới hiện nay: Tuy phần mềm kế toán đã được sử dụng một cách

phổ biến trong các doanh nghiệp như một công cụ không thể thiếu nhưng vẫn còn rấtnhiều doanh nghiệp, đặc biết là các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ còn chưa sửdụng do chi phí phần mềm, phần cứng và cơ sở CNTT còn cao Rào cản về chi phí đầu

tư lớn ban đầu được dần dỡ bỏ với làn sóng ứng dụng trên nền điện toán đám mây(ĐTĐM) phát triển mạnh trên thế giới trong thời gian qua Ví dụ thông dụng nhất đó làviệc sử dụng Yahoo mail, Gmail, Google docs Đi đầu trong xu thế này tại Việt Nam,ngày 08-04-2013 Công ty FAST đã cho ra mắt phần mềm Fast Accounting Online.Đây là phần mềm kế toán cho các doanh nghiệp trên nền ĐTĐM đầu tiên tại ViệtNam Với các ứng dụng ĐTĐM thì phần mềm và cơ sở dữ liệu đã được lưu trữ tại cáctrung tâm dữ liệu ĐTĐM của các nhà cung cấp hạ tầng ĐTĐM Như vậy các doanhnghiệp ứng dụng không phải đầu tư một khoản khá lớn để mua mới hoặc nâng cấpmáy chủ Và cũng không cần đến nhân viên tin học quản trị và bảo trì máy chủ Cácmáy trạm của những người sử dụng trực tiếp cũng không đòi hỏi có cấu hình cao, màchỉ cần chạy tốt các trình duyệt web là sử dụng Đồng thời, các doanh nghiệp có thểtiết kiệm được nhiều tiền cho phần cứng.[3]

- Các tài liệu nghiên cứu về HTTT kế toán:

+ Thái Phúc Huy (2012), Hệ thống thông tin kế toán, Nhà xuất bản Phương

Đông Trong bộ sách này, tác giả cho bạn đọc thấy một cái nhìn tổng quan về HTTT

kế toán, cung cấp những kiến thức cần thiết trong việc phân tích, thiết kế, thực hiện,vận hành một HTTT kế toán trong môi trường máy tính

+ Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2013), “ Đánh giá hiệu quả của

hệ thống thông tin kế toán ”, Tạp chí kế toán và kiểm toán, (số 6), trang 23-28.

Bài báo này khái quát các quan điểm khác nhau trong việc đánh giá hiệu quảHTTT kế toán và đi sâu giới thiệu cách đánh giá dựa vào sự hài lòng của người sửdụng Trên cơ sở đó, bài báo tổng hợp và đề xuất các tiêu chí đánh giá hiệu quả củaHTTT kế toán theo mức độ hài lòng của người sử dụng trên ba nhóm nhân tố: chấtlượng thông tin, chất lượng hệ thống và nhận thức của người sử dụng về tính hữu ích

của HTTT kế toán.

+ Marshall B Romney & Paul John Steinbart (2011), Accounting information systems Trong cuốn sách này, tác giả cung cấp những kiến thức cơ bản về HTTT kế

toán, Cơ sở dữ liệu, các chu trình kế toán, kiểm soát nội bộ trong HTTT kế toán vàphân tích, thiết kế HTTT kế toán, thực hiện và vận hành HTT kế toán

+ S.Leech & S.V.Grabski( 2011), “ International journal of accountinginformation system” Cuốn tạp chí này giải quyết các vấn đề cụ thể sau: kiểm soát vàvận hành HTTT kế toán, quản lý công nghệ thông tin, nghiên cứu trí tuệ nhân tạotrong kế toán, vấn đề phát triển trong HTTT kế toán, sự tương tác giữa con người vàmáy tính trong HTTT kế toán

1.3 Mục tiêu cụ thể đặt ra cần giải quyết trong đề tài

Đề tài được cây dựng với mục tiêu phát triển 1 hệ thống thông tin nhằm cung cấp thông tin 1 cách chính xác, đầy đủ, nhanh chóng, phục vụ tốt quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành của công ty, cung cấp các thông tin hữu ích cho quá trình ra quyếtđịnh của lãnh đạo doanh nghiệp

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu đề tài

Là việc công tác hạch toán liên quan tới việc tập hợp chi phí sản xuất và tínhgiá thành sản phẩm Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kế toántập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành tại doanh nghiệp

- Phạm vi nghiên cứu đề tài

Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác kế toán tập hợpchi phí sản xuất và tính giá thành tại Công ty một cách có hiệu quả và hiện thực hóacác chức năng chính của chương trình đối với một số sản phẩm chính của công ty

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài

 Phương pháp thu thập dữ liệu

- Phương pháp phỏng vấn:

Thực hiện phỏng vấn trực tiếp đối với trưởng bộ phận kế toán là kế toán trưởng

để thu thập những thông tin về HTTT kế toán của công ty, nội dung phỏng vấn lànhững câu hỏi về thực trạng của HTTT kế toán, chẳng hạn như cơ sở hạ tầng phầncứng, phần mềm kế toán đang sử dụng, tình hình nhân sự, đầu tư cho công nghệ thôngtin hiện tại và tương lai

- Phương pháp quan sát trực tiếp: thực hiện quan sát công việc xử lý thông tin

kế toán, lưu trữ, cung cấp những thông tin kế toán cần thiết cho ban lãnh đạo để giúp

ra các quyết định quản trị, nắm bât được khái quát quy trình kế toán trong công ty

 Phương pháp xử lý dữ liệu( Phân tích, tổng hợp, thống kê)

Dữ liệu thu thập được trong quá trình phỏng vấn và quan sát sẽ được tổnghợp lại thành từng phần rõ ràng (chẳng hạn phần về nhân sự, phần cứng, phần mềm,quy trình,…), tiến hành phân tích, so sánh với những hệ thống khác để đưa ra nhữngđánh giá về hệ thống của công ty, từ đó đưa ra các giải pháp hợp lý

1.6 Kết cấu của bài khóa luận.

 Phần 1: Tổng quan về vấn đề hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán

 Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng về HTTT kế toán tại xí nghiệp Tấm lợpĐông Anh thuộc công ty cổ phần đầu tư, xay lắp và VLXD Đông Anh

 Phần 3: Định hướng phát triển và đề xuất hoàn thiện HTTT kế toán tại xí nghiệp tấm lợp Đông Anh

PHẦN 2 CỞ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP TẤM LỢP ĐÔNG ANH THUỘC CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ, XÂY LẮP VÀ VẬT LIỆU XÂY DỰNG ĐÔNG ANH 2.1 Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán

2.1.1 Khái niệm về kế toán doanh nghiệp

Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản và

sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tàichính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp.[1]

Để cung cấp thông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một doanh nghiệp, cần

có một số công cụ theo dõi những hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các bản báo cáo kế toán Những phương pháp

mà một doanh nghiệp sử dụng để ghi chép và tổng hợp thành các báo cáo kế toán định

kỳ tạo thành hệ thống kế toán

2.1.2 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán

Thông tin là một khái niệm trừu tượng được thể hiện qua các thông báo, hiện

tượng… đem lại một nhận thức chủ quan cho đối tượng nhận tin, là sự thực hiện mốiquan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng.[4]

Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc với

nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung Hầu hết các đối tượng trongthế giới thực đều được xem xét là hệ thống như: máy tính, ô tô, trường đại học, nhànước…[4]

Hệ thống thông tin là một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử

lý, lưu trữ, phân phối các thông tin, để cung cấp các thông tin đầu ra cần thiết chongười sử dụng.[4]

Khái niệm HTTT Kế toán: là một hệ thống được tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử

lý, phân phối thông tin trong lĩnh vực kinh tế, tài chính dựa vào công cụ máy tính vàcác thiết bị tin học để cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định đểquản lý, điều hành hoạt động tác nghiệp của tổ chức, xí nghiệp, doanh nghiệp

Ví dụ: Hệ thống thông tin kế toán Nhập - Xuất vật tư, hệ thống này sẽ thu thập

và lưu trữ các thông tin về các hoạt động Nhập và Xuất Vật tư thông qua các Phiếu

Nhập và Phiếu Xuất Theo định kỳ, hệ thống tiến hành xử lý các thông tin Nhập vàXuất vật tư để cung cấp các báo cáo tổng hợp Nhập– Xuất – Tồn cho lãnh đạo, nhằm

hỗ trợ ra các quyết định điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức, doanhnghiệp

2.1.3 Mô hình hệ thống thông tin kế toán

- Thông tin trong quá trình thu thập, xử lý, phân phối và lưu trữ trong mô hình làcác thông tin kế toán

(Nguồn: tài liệu công ty )Hình 2.1 Mô hình hệ thống thông tin kế toán

- Hệ thống thông tin kế toán quản trị: các thông tin kế toán được thu thập và xử

lý sẽ được phân phối cho các đối tượng trong doanh nghiệp mà ở đây là các nhà quảntrị doanh nghiệp nhằm giúp nắm bắt các vấn đề về thực trạng, đặc biệt thực trạng tàichính của doanh nghiệp qua đó phục vụ công tác quản trị nội bộ và ra quyết định quảntrị Thông tin của kế toán quản trị đặc biệt quan trọng trong quá trình vận hành củadoanh nghiệp, đồng thời phục vụ việc kiểm soát, đánh giá doanh nghiệp đó

- Hệ thống thông tin kế toán tài chính: các thông tin kế toán được ghi chép, phảnánh, tổng hợp sẽ được cung cấp nhằm phục vụ nhu cầu thông tin của các đối tượngngoài doanh nghiêp( cổ đông, thanh tra, chủ nợ, ngân hàng)

- Một HTTT Kế toán gồm các thành phần cơ bản sau:

+ Phần cứng: Hệ thống trang thiết bị phục vụ cho hệ thống thông tin như máytính, máy in, hệ thống mạng, các thiết bị liên lạc…

+ Phần mềm: được dùng để thực hiện một nhiệm vụ nào đó Mặc dù tồn tại nhiềuchương trình khác nhau nhưng có thể chia chương trình thành hai nhóm chủ yếu là:

Lưu trữ

Xử lý

Con người

Chương trình hệ thống và chương trình ứng dụng Chương trình hệ thống: là cácchương trình gắn với phần cứng nhất, chúng quản lý, điều khiển tài nguyên của hệthống và phân bổ tài nguyên cho các chương trình theo yêu cầu Chương trình ứngdụng dùng để giải quyết một bài toán cụ thể cho người sử dụng.

+ Dữ liệu: là những sự kiện có thể ghi lại được và có ý nghĩa, là cầu nối giữathành phần máy (phần cứng, chương trình) và các thành phần người (con người, thủtục) trong hệ thống Dữ liệu được thu thập thông qua các thủ tục, được nhập vào hệthống qua các thiết bị nhập để trở thành đầu vào cho các chương trình Dữ liệu ra củamáy tính có thể được sử dụng làm cơ sở cho các quyết định của cấp quản lý

+ Con người: là những người sử dụng hệ thống, người điều hành hệ thống, ngườiphát triển hệ thống

2.1.4 Các phân hệ chính của hệ thống thông tin kế toán

(Nguồn: tài liệu công ty )

Hình 2.2 Các phân hệ chính của hệ thống thông tin kế toán

- Kế toán vốn bằng tiền( tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay)

Theo dõi thu, chi tiền mặt tức thời tại quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tại cácngân hàng theo nhiều loại tiền tệ VNĐ, USD, EUR, JPY, Lập và in phiếu thu, phiếuchi, ủy nhiệm chi từ máy tính Tự động tính và hạch toán chênh lệch tỷ giá ngoại tệ.Thanh toán chi tiết cho các hóa đơn mua hàng, thu tiền hàng, đối trừ công nợ

- Kế toán công nợ phải thu

Theo dõi thu, chi tiền mặt tức thời tại quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tại cácngân hàng theo nhiều loại tiền tệ VNĐ, USD, EUR, JPY, Lập và in phiếu thu, phiếu

Sổ cái

Thuế Kho

bạc

Tiền mặt Tiền

gửi

Vật

tư, hàng hóa.

Tài sản

cố định h

Tiền lương

Mua hàng

Bán hàng

chi, ủy nhiệm chi từ máy tính Tự động tính và hạch toán chênh lệch tỷ giá ngoại tệ.Thanh toán chi tiết cho các hóa đơn mua hàng, thu tiền hàng, đối trừ công nợ.

- Kế toán công nợ phải trả

Nhận số liệu phát sinh công nợ phải trả từ phân hệ quản lý mua hàng Quản lýcông nợ phải trả chi tiết theo từng nhà cung cấp, từng hóa đơn, thương vụ, hợp đồng.Quản lý công nợ phải trả theo hạn thanh toán,

Ngoài các dữ liệu nhận từ các phân hệ kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp còn tạo

ra các bút toán phân bổ, kết chuyển, điều chỉnh tự động, bút toán khóa sổ để lên các sổ sách, báo cáo theo chế độ kế toán

- Báo cáo tài chính

Bảng cân đối phát sinh các tài khoản, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinhdoanh: Lãi/lỗi, Tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước; Thuế GTGTđược khấu trừ, hoàn lại, miễn giảm; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (theo pp trực tiếp &gián tiếp), Thuyết minh báo cáo tài chính

- Kế toán chi phí và tính giá thành

Tập hợp, theo dõi chi phí sản xuất cho từng sản phẩm, công trình hoặc nhóm sản phẩm, nhóm công trình, theo từng giai đoạn

Khai báo giá thành kế hoạch, giá thành định mức, so sánh giá thành thực tế với giá thành kế hoạch, giá thành định mức để từ đó có được những phân tích sắc bén làm

cơ sở để đề ra các quyết định điều hành hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn

Tự động phân bổ, kết chuyển chi phí Cho phép phân bổ chi phí chung theo nhiềutiêu thức

Tính giá thành theo nhiều phương pháp: Phương pháp trực tiếp, định mức, hệ số, hoàn nguyên, phân bước, hỗn hợp

- Quản lý mua hàng, bán hàng

Quản lý và theo dõi tình hình mua hàng về số lượng, giá trị hàng nhập, hàng xuấttrả lại nhà cung cấp, tính và phân bổ chi phí mua hàng theo từng lần mua cho từng mặthàng Kê khai và theo dõi thuế GTGT đầu vào, thuế nhập khẩu trên hóa đơn mua hàng.Quản lý và theo dõi tình hình bán hàng về số lượng và giá trị, cho phép in hóa đơn bán lẻ hoặc hóa đơn VAT trực tiếp từ máy tính Cho phép quản lý và hạch toán thuận lợi hàng bán bị trả lại.

Khai báo tự động tính và định khoản thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt đầu ra cũng như các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá, khuyến mại theo nhiều cách khác nhau

- Quản lý hàng tồn kho

Quản lý nhập, xuất, tồn kho hàng hóa vật tư cả về số lượng và giá trị đồng thờinhận số liệu từ phân hệ quản lý mua hàng và quản lý bán hàng từ đó đưa ra thông tinchính xác để kiểm soát lượng hàng hóa tồn kho, mức tồn kho tối thiểu, tối đa và tồntheo từng phiếu nhập

2.1.5 Quy trình xây dựng hệ thống

Giai đoạn 1: Khảo sát và lập kế hoạch dự án:

Đây là giai đoạn nhà phát triển khảo sát hệ thống và tiếp xúc với chủ đầu tư đểlập kế hoạch xây dựng hay phát triển một HTTT kế toán Nhà phát triển xây dựng một

kế hoạch thực hiện dự án để phát triển hệ thống bao gồm mục tiêu, yêu cầu, phạm vi

và các hạn chế của dự án, đồng thời đưa ra các đánh giá về tính khả thi của dự án Trên

cơ sở đó, thiết lập kế hoạch triển khai dự án Bao gồm các nhiệm vụ sau:

- Thu thập và xác định nghiệp vụ của hệ thống cũ bao gồm xác định các thôngtin, chức năng cần thiết của hệ thống cũ

- Xác định các yêu cầu mới về hệ thống cần phát triển trong tương lai

- Xác định cách thức làm việc của hệ thống cũ

- Nghiên cứu khả thi và lập tài liệu khả thi trong phát triển dự án

- Đánh giá kết quả khảo sát và lập tài liệu khảo sát

- Lập kế hoạch triển khai dự án

Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống

Sau khi khảo sát để xác lập dự án phát triển HTTT, dựa trên kế hoạch của dự án,người ta tiến hành thực hiện phân tích hệ thống Mục tiêu của phân tích hệ thống lànhằm trả lời cho câu hỏi “Hệ thống làm gì” Theo đó, xác định các thông tin và các

chức năng và thủ tục xử lý thông tin của HTTT cần phát triển Phân tích hệ thống gồmnhững công việc cụ thể sau:

- Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý như: chứng

từ, sổ sách, báo cáo

- Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống

- Xác định các quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống

- Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai của nghiệp vụhoạt động của hệ thống

- Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống và môi trường

- Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng

- Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về dữ liệu

- Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của HTTT mới cần pháttriển với môi trường

- Phác họa giải pháp thiết kế bằng cách lựa chọn và mô tả chung một giải phápthiết kế thích hợp

- Sau khi xác định đầy đủ các yêu cầu về hệ thống, tiến hành lập tài liệu phântích hệ thống

Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống

Thiết kế là quá trình chuyển hóa các yêu cầu hệ thống về chức năng, về dữ liệuthành các đặc tả vật lý.Thiết kế hệ thống nhằm mục đích trả lời cho câu hỏi “Hệ thốnglàm như thế nào?” Thiết kế hệ thống bao gồm các công việc sau:

- Thiết kế kiến trúc hệ thống: nhằm xác định kiến trúc hệ thống, trong đó baogồm các hệ thống con, các hệ thống con có mối liên hệ với nhau như thế nào? Mỗi hệthống con được chia thành hai phần: phần thực hiện thủ công và phần thực hiện bằngmáy tính Sự phân chia hệ thống thành hệ thống con dựa trên biểu đồ luồng dữ liệu (ởgiai đoạn phân tích) của hệ thống ở các mức khác nhau

- Thiết kế các mô-đun chương trình: mỗi hệ thống con trong mô tả kiến trúc hệthống là một mô-đun Dựa trên tài liệu đặc tả chức năng từ giai đoạn phân tích hệthống, tiến hành xây dựng sơ đồ xử lý (giải thuật) cho từng hệ thống con

- Thiết kế giao diện người dùng: sản phẩm của thiết kế giao diện là các đặc tảgiao diện như mẫu biểu, thực đơn

- Thiết kế cơ sở dữ liệu: là quá trình chuyển các đặc tả dữ liệu logic thành các đặc

tả dữ liệu vật lý để lưu dữ liệu

- Thiết kế báo cáo: Đặc tả thiết kế báo cáo như: tên biểu mẫu báo cáo, tên người

sử dụng, chức năng của báo cáo, mẫu báo cáo ; Các hình thức xuất báo cáo: Word,Excel, máy in

- Lập tài liệu thiết kế hệ thống

Giai đoạn 4: Thực hiện

Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định Giaiđoạn này bao gồm các công việc sau:

- Lựa chọn công cụ hệ quản trị cơ sở dữ liệu và cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệthống

- Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các mô-đun chương trình của hệthống

- Lựa chọn công cụ để xây dựng các giao diện hệ thống

- Xây dựng các tài liệu sử dụng hệ thống, tài liệu kỹ thuật

Giai đoạn 5: Thử nghiệm

Sau khi được xây dựng, hệ thống cần được thử nghiệm để xác định các lỗi tiềm

ẩn và đưa ra các giải pháp khắc phục trước khi triển khai hệ thống trong thực tế Cáclỗi này được chia ra làm hai loại:

- Lỗi không đáp ứng được các yêu cầu nghiệp vụ làm cho hệ thống hoạt độngkhông như mong muốn

- Lỗi xảy ra bên trong của hệ thống như lỗi lập trình, lỗi thiết kế

Giai đoạn 6: Chuyển giao

Sau khi kiểm thử toàn bộ, hệ thống sẽ được chuyển giao tới người dùng là kháchhàng hoặc cán bộ nghiệp vụ của đơn vị thực hiện ứng dụng

Giai đoạn 7: Đào tạo

Sau khi thành phẩm được chuyển giao, phải tiến hành đào tạo sử dụng, vận hành

hệ thống, đảm bảo cho sản phẩm, dịch vụ được hoạt động đúng nguyên tắc đã thiết kếtheo sự thỏa thuận của hai phía – người dùng và nhà cung cấp

Giai đoạn 8: Bảo trì

Sau một thời gian hoạt động, do môi trường (hệ điều hành, thiết bị ngoại vi )hoặc các yêu cầu mới của người dùng về hệ thống thay đổi làm cho hệ thống ngày

càng trở nên không đáp ứng với các yêu cầu hiện tại Vì vậy, hệ thống cần phải đượcchỉnh sửa, bổ sung các thành phần để đảm bảo duy trì thực hiện tốt và thích nghi vớicác điều kiện mới

2.1.6 Các công cụ tin học hỗ trợ

2.1.6.1 Cơ sở dữ liệu

Khái niệm về cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu được lưu trữ

trên các thiết bị lưu trữ theo một cấu trúc nào đó để có thể phục vụ cho nhiều người sửdụng với nhiều mục đích khác nhau

Khái niệm về hệ quản trị cơ sở dữ liệu:

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là phần mềm cho phép một hoặc nhiều người tạo lập,lưu trữ, cập nhật và khai thác cơ sở dữ liệu (DataBase Management Systems –DBMS)

Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng:

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access: Là một hệ quản trị CSDL của hãng

Microsoft, thường được đóng gói cùng bộ Microsoft Office So với các hệ quản trị cơ

sở dữ liệu khác thì Access có ưu điểm: Nhỏ gọn, cài đặt dễ dàng, phù hợp với các ứngdụng quy mô nhỏ Tuy nhiên, Access còn có những nhược điểm như: Hạn chế sốngười dùng, hạn chế về kích thước cơ sở dữ liệu (nhỏ hơn 2 GB), hạn chế về tổng sốmô-đun trong một ứng dụng, kích thước dữ liệu càng lớn thì độ ổn định càng giảm,không hỗ trợ truy cập từ xa qua mạng Do đó, Access thường được sử dụng cho cánhân

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro: là một hệ quản trị CSDL kiểu quan hệcủa hãng Microsoft chạy trên hệ điều hành Windows Visual FoxPro cũng là một công

cụ phát triển và ngôn ngữ lập trình, sử dụng ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng củaMicrosoft Nó cho phép tạo lập, cập nhật các cơ sở dữ liệu, bảng dữ liệu; sắp xếp, tìmkiếm các thông tin; tổng hợp, truy vấn, tạo các báo cáo; hỗ trợ lập trình hướng đốitượng Tuy nhiên VFP cũng còn có một số nhược điểm như: tính bảo mật không cao,

và không thuận tiện khi chạy trên môi trường mạng VFP được sử dụng cho cả cá nhân

và tổ chức Hiện có rất nhiều ứng dụng nghiệp vụ như quản lý cá nhân, kế toán đượcxây dựng trên VFP

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server: Microsoft SQl server là một hệ quản trị

cơ sở dữ liệu quan hệ do Microsoft phát triển SQL Server là một hệ quản trị cơ sở dữ

liệu quan hệ mạng máy tính hoạt động theo mô hình khách chủ cho phép đồng thờicùng lúc có nhiều người dùng truy xuất đến dữ liệu, quản lý việc truy nhập hợp lệ vàcác quyền hạn của từng người dùng trên mạng SQL Server có rất nhiều ưu điểm như:kích thước của cơ sở dữ liệu lớn, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ lập trình, tính bảo mật cao,đảm bảo cơ sở dữ liệu luôn sẵn sàng nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác thôngtin Do đó, SQL Server được sử dụng trong các tổ chức lớn như doanh nghiệp, trườnghọc

2.1.6.2 Ngôn ngữ lập trình

Khái niệm: Ngôn ngữ lập trình là một hệ thống được ký hiệu hóa để miêu tảnhững tính toán (qua máy tính) trong một dạng mà cả con người và máy đều có thểđọc và hiểu được Do đó, một ngôn ngữ lập trình phải thỏa mãn hai điều kiện cơ bảnlà: Dễ hiểu, dễ sử dụng đối với người lập trình để con người có thể dùng nó giải quyếtcác bài toán khác nhau; và nó phải miêu tả một cách đầy đủ và rõ ràng các tiến trình để

có thể chạy được trên các máy tính khác

Các ngôn ngữ lập trình thường được sử dụng như: Visual Basic, C, C++, Java,Foxpro, C#

Ngôn ngữ lập trình Foxpro: là ngôn ngữ lập trình trong hệ quản trị cơ sở dữ liệuVisual FoxPro, hỗ trợ lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả năng thiết kế các giao diệntrực quan.Tuy nhiên Foxpro có một số hạn chế như tính bảo mật không cao và khôngthuận tiện khi chạy trên môi trường mạng

Ngôn ngữ lập trình C#: là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng được pháttriển bởi Microsoft, là phần khởi đầu cho kế hoạch NET của họ, lập trình trực quan vàdựa trên ngôn ngữ C, C++, và Java Đây là một ngôn ngữ rất mạnh và cũng rất khó sửdụng

2.1.6.3 Công cụ tạo báo cáo

Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng dụngtheo yêu cầu của người dùng Các báo cáo thường chứa các thông tin được kết xuất từcác bảng của cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình tùy theo yêu cầungười dùng

Một số đặc điểm của báo cáo:

- Số lượng thông tin đưa ra nhiều

- Được thể hiện dưới dạng bảng biểu theo các mẫu quy định

- Các báo cáo thường được in ra giấy.

Công cụ tạo báo cáo:

Các công cụ được tích hợp sẵn công cụ thiết kế báo cáo của Access, VisualFoxPro

Công cụ Crysal Report: là công cụ thiết kế báo cáo cho phép nhận và định dạng

dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, có ngôn ngữ công thức riêng để tạo các tính toán, chuyển dữliệu thô sang đồ thị, biểu đồ

2.1.7 Xu hướng phát triển hệ thống thông tin kế toán hiện nay

Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ điện toán đám mây, cơ sở dữ liệu sẽđược lưu trữ tại trung tâm dữ liệu điện toán đám mây của các nhà cung cấp hạ tầngđiện toán đám mây Đây là một xu hướng mới và các doanh nghiệp sẽ không phải đầu

tư một khoản khá lớn để mua mới hoặc nâng cấp máy chủ và cũng không cần đếnnhân viên tin học quản trị và bảo trì máy chủ Các máy trạm của những người sử dụngtrực tiếp cũng không đòi hỏi có cấu hình cao, mà chỉ cần chạy tốt các trình duyệt web

là sử dụng Đồng thời, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nhiều tiền cho phầncứng

2.2 Đánh giá, phân tích thực trạng về HTTT kế toán tại xí nghiệp Tấm lợp Đông Anh thuộc công ty cổ phần đầu tư, xây lắp và VLXD Đông Anh

2.2.1 Sơ lược về công ty

2.2.1.1 Giới thiệu chung

Tên công ty: Công ty Cổ Phần Đầu tư, Xây lắp và Vật liệu xây dựng ĐôngAnh - Thuộc Tổng công ty Licogi – Bộ Xây dựng

Tên viết tắt : DOMATCO

Tên giao dịch tiếng anh: Dong Anh Investment Contruction and BuildingMaterials Joint Stock Company

Địa chỉ: Tổ 8 – Thị trấn Đông Anh – Hà Nội

Mã số thuế: 0100 106 384

Số tài khoản: 21410000001560 - tại CN Ngân hàng Đầu tư và phát triển đông HàNội

Điện thoại: 04.38832504 Fax: 04.38832502

Email: domatco@vnn.vn Website: www.domatco.vn

2.2.1.2 Khái quát về tình hình hoạt động kinh doanh

- Mục tiêu hoạt động:

Từ ngày thành lập và hoạt động đến nay, công ty có nhiệm vụ chính là sản xuấtvật liệu xây dựng phục vụ cho nhu cầu xây dựng của xã hội, tư vấn và đào tạo nguồnnhân lực… nhằm phát huy tối đa năng lực lao động và sáng tạo của con người vì mụcđích tìm kiếm các giá trị cao về hiệu quả kinh tế, nâng cao đời sống vật chất và tinhthần cho các thành viên của Domatco, cho các cổ đông của công ty và đóng góp tíchcực vào sự nghiệp xây dựng đất nước Việt Nam giàu mạnh

-Tình hình hoạt động kinh doanh:

Danh mục ngành nghề kinh doanh trong đăng ký kinh doanh của Công ty baogồm:

- Kinh doanh thiết bị, vật liệu xây dựng, vận tải hàng hóa đường bộ

- Sản xuất tấm lợp Amiăng xi măng

- Xây dựng khác, san lấp mặt bằng, san nền

- Xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp và nhà ở

- Sản xuất kinh doanh tấm lợp kim loại màu và các sản phẩm tấm lợp khác

- Kinh doanh vật tư

- Thiết kế, chế tạo, kinh doanh cầu trục, cổng trục và kết cấu thép

(không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình)

- Đầu tư phát triển các khu đô thị mới và khu công nghiệp tập trung

- Kinh doanh nhà và kỹ thuật hạ tầng trong các khu đô thị và khu công nghiệp

- Kinh doanh khai thác cảng sông nội địa, dịch vụ logistic

- Cho thuê kho bãi chứa hàng hóa và vật liệu xây dựng

- Kinh doanh vận tải đường sông và biển

Trong danh mục ngành nghề kinh doanh ở trên, hiện tại công ty tập trung chủyếu vào sản xuất tấm lợp Amiăng xi măng

-Tình hình kinh doanh vài năm gần đây của công ty:

Đơn vị tính : Việt Nam Đồng

Tổng chi phí

SXKD Đồng 226.804.942.700 296.207.164.908 370.573.291.164 +74.366.126.256 125Lợi nhuận trước

thuế Đồng 3.782.235.006 8.037.012.091 13.727.768.145 +5.690.756.054 171Chi phí thuế

2.2.2 Phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty

2.2.2.1 Con người

Phòng kế toán bao gồm 7 nhân viên: 1 kế toán trưởng, 1 kế toán TSCĐ, 1 kếtoán vật tư, 1 kế toán tiền lương kiêm kế toán thanh toán, 1 kế toán bán hàng, 1 kếtoán tổng hợp và 1 thủ quỹ Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo chức năng nhiệm

vụ như sau:

(Nguồn: phòng kế toán )

Hình 2.4 Cơ cấu tổ chức phòng kế toánTrình độ nhân viên tại phòng kế toán như sau:

- Đại học: 4 người (chiếm 57%)

- Cao đẳng: 2 người (chiếm 29%)

- Trung cấp: 1 người (chiếm 14%)

Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận, cá nhân

- Kế toán trưởng: Là kiểm soát viên của Nhà nước tại Công ty, chịu trách nhiệm vềtoàn bộ công tác kế toán, tài chính, chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty trong việc tổchức chỉ đạo thực hiện thống nhất công tác kế toán thống kê, đồng thời có nhiệm vụ kiểmtra, kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế – tài chính ở Công ty

- Phó phòng kế toán – tài chính kiêm kế toán TSCĐ: Điều hành công việc chung củaphòng, hướng dẫn nghiệp vụ cho các bộ phận kế toán, thống kê, thủ kho, hạch toán kế toánTSCĐ theo đúng quy định của Nhà nước; lập các báo cáo, cung cấp số liệu về tình hìnhSXKD cho các cơ quan chức năng, thay mặt kế toán trưởng khi kế toán trưởng đi vắng

- Kế toán tổng hợp: Nhận chứng từ của các bộ phận kế toán gửi lên, kiểm tra tính đầy

đủ, hợp pháp, chính xác của chứng từ và trình tự hạch toán của các bộ phận kế toán, tập hợpchi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ, xác định kết quả hoạt độngSXKD, lập các báo cáo tài chính

Kế toán thanh toán Kế toán bán

hàng

Kế toán tổng hợp Thủ quỹ