Cẩm nang trình bày văn bản hành chính

Cẩm nang trình bày văn bản hành chính là một cuốn sách hướng dẫn chi tiết bằng hình ảnh cách trình bày văn bản hành chính theo đúng thể thức của Chính phủ Việt Nam quy định. Minh họa bằng hình ảnh từ chương trình Microsoft Word 2003 và 2013, hết sức thân thiện và chính xác. Cùng với nhiều mẹo vặt hay hữu ích trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính.

Hoàng Quang Mạnh

MANH.HOANGQUANG@GMAIL.COM | +841632 686 597

1

LỜI MỞ ĐẦU

Khi bắt tay vào viết tài liệu này, mình nhớ lại những ngày đầu tiên làm quen với môi trường thực tế, đặc biệt là việc tiếp xúc với những văn bản hành chính Đến đây mới nhận ra sự thật phũ phàng rằng mình đang mù tịt trước chúng, ta đã tưởng rằng chỉ cần

gõ được chữ tiếng việt, lướt web là có thể làm công việc soạn thảo văn bản Nhưng không, chúng ta đa sai! Lần đầu tiên nhìn vào văn bản và những câu hỏi tại sao hiện lên khắp nơi: tại sao lại đánh số như vậy? Tại sao lại viết tắt NĐ-CP, NNPTNT-PTNT, BNV….? Giờ đây ngồi viết quyển sách này, mình nghĩ mình cũng đã có một hành trang nho nhỏ, đủ để truyền đạt cho các bạn những người đã từng

bỡ ngỡ như mình về cách thức sử dụng trình soạn thảo để trình bày sao cho đúng và đủ trong văn bản hành chính

Khi bạn đi tìm đến cuốn sách này chắc hẳn bạn đã biết sự quan trọng của những giấy tờ văn bản, và lý do gì chúng phải có cách trình bày nhất định Hãy nhẹ nhàng nghiên cứu từng phần tài liệu này, mình đảm bảo bạn sẽ thấy dễ dàng hơn rất nhiều và ít nhất bạn sẽ không bao giờ bị chê trách vì lỗi trình bày văn bản nữa

2

MỤC LỤC

PHẦN 1: NHỮNG VẤN ĐỀ ĐAU ĐẦU 4

1.1 Nguồn gốc 4

1.2 Phân loại 7

PHẦN 2: TRÌNH BÀY CHUNG 13

2.1 Những vấn đề trước khi bước vào soạn thảo 13

2.1.1 Những công cụ bạn sẽ cần 13

2.1.2 Chuyển thước đo từ inch về cm 14

2.1.3 Căn lề 17

2.1.4 Cỡ giấy soạn thảo và in 20

2.1.5 Phông chữ và bộ gõ Tiếng Việt 23

2.1.6 Sơ đồ các phần của văn bản 25

2.2 Trình bày phần đầu 27

2.3 Trình bày phần nội dung 36

2.3.1 Định dạng trước khi bắt đầu 36

2.3.2 Lưu ý về việc viện dẫn, viết tắt và viết hoa 37

2.3.3 Lưu ý về việc dùng dấu 37

2.3.4 Đánh số trang 38

2.4 Phần cuối văn bản 40

PHẦN 3: NHỮNG CHUYỆN NHỎ NHẶT 42

3 3.1 Các phím tắt thường dùng 42

về hai tài liệu phổ biến làm kim chỉ nam có quy định cho việc trình bày văn bản đó là:

- “Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng

5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản”;

- “Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 của

Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”

Sau này mình sẽ gọi tắt chúng là Thông tư 55 và Thông tư

01 Hai thông tư này thực ra cũng chưa là văn bản gốc mà phải là

“Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính

phủ về công tác văn thư”, Đến đây hẳn các bạn đã thây rắc rối, nhưng

sự rắc rối vẫn chưa chịu dừng lại, và còn có chiều hướng xấu đi khi mình phát hiện ra Thông tư 55 cụ thể hóa Nghị định 110 nhưng Thông tư 01 thì không hẳn như vậy vì Nghị định 110 được sửa đổi

5

một số điều bằng “Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm

2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư” và Thông tư 01 được ban hành có căn cứ theo Nghị định 09

này Như vậy ta có thể tóm gọn lại mọi vấn đề về trình bày văn bản

trong 04 văn bản chính này, nhưng “thể thức và các trình bày văn bản

hành chính được quy định cụ thể tại Thông tư 01”

Để các bạn có thể hiểu rõ thì mình vẽ ra một sơ đồ mối liên

hệ, từ đó các bạn sẽ thấy vấn đề cũng không đến nỗi phức tạp cho lắm Thứ tự từ trên xuống dưới nói cho bạn biết cái nào có trước cái nào có sau, mũi tên chỉ việc cái nào sinh ra cái nào, chỉ đơn giản như vậy

Mọi thứ xem ra đã đỡ đau đầu hơn một chút sau khi theo dõi sơ đồ này, mình sẽ cố gắng phân loại một cách rõ ràng nhất để các bạn có thể tìm thấy ngay phần mình cần ở các chương tiếp theo, quá đơn giản!

Thông

tư 55/2005/TTLT

09/2010/NĐ-CP

Thôn

g tư 01/2011/TT-BNV

Hình 1 - Mối liên quan của các văn bản gốc

7

1.2 Phân loại

Thông tin chủ yếu của tài liệu này sẽ là các thức trình bày

“văn bản hành chính” Cách thức trình bày và thể thức loại văn

bản này được quy định tại Thông tư 01 Các đơn vị sử dụng văn bản hành chính gồm có:

- Cơ quan nhà nước;

- Tổ chức xã hội;

- Tổ chức xã hội – nghề nghiệp;

- Tổ chức kinh tế;

- Đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân;

Những loại văn bản khác mà mình không đề cập hoặc ít đề cập đến trong tài liệu này gồm:

- Văn bản quy phạm pháp luật: Cách thức trình bày và

thể thức được quy định tại Thông tư 55;

- Bản sao văn bản: Cách thức trình bày và thể thức được

quy định tại Thông tư 01;

- Văn bản chuyên ngành (của Bộ, ngành): Do đơn vị

quyết định cách thức trình bày;

- Văn bản của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài: Thể theo quy định của nước ngoài;

- Sách, báo, tạp chí và các loại ấn phẩm: Tất nhiên các

ấn phẩm này trình bày tùy ý muốn của người thực hiện

8

- Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội: Cách trình bày do đơn vị tự quy định, tuy nhiên tương đối

giống với các trình bày của văn bản hành chính; Các đơn vị thành viên của Mặt trận tổ quốc Việt nam đều có quy định trình bày cho riêng mình vì vậy các bạn chỉ cần vào Google.com.vn sau đó gõ vào

ô tìm kiếm “quy định trình bày văn bản của …” trong dấu “…” là tên đơn vị theo danh sách dưới đây:

- Đảng Cộng sản Việt Nam

- Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam

- Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh

- Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

- Hội Nông dân Việt Nam

- Hội Cựu chiến binh Việt Nam

- Liên hiệp các Hội Khoa học và Kĩ thuật Việt Nam

- Liên hiệp các hội Văn học - Nghệ thuật Việt Nam

- Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam

- Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam

- Liên minh Hợp tác xã Việt Nam

- Hội Luật gia Việt Nam

- Hội Nhà báo Việt Nam

- Hội Chữ thập đỏ Việt Nam

9

- Hội Y học dân tộc cổ truyền Việt Nam

- Tổng hội Y Dược học Việt Nam

- Hội Lịch sử Việt Nam

- Hội Làm vườn Việt Nam

- Hội Sinh vật cảnh Việt Nam

- Hội Đông y Việt Nam

- Giáo hội Phật giáo Việt Nam

- Ủy ban Đoàn kết Công giáo Việt Nam

- Tổng hội thánh Tin Lành Việt Nam

- Hội Người mù Việt Nam

- Hội Bảo trợ người tàn tật và trẻ mồ côi Việt Nam

- Hội Kế hoạch hóa gia đình Việt Nam

- Hội Khuyến học Việt Nam

- Hội Người cao tuổi Việt Nam

- Hội Châm cứu Việt Nam

- Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam

- Liên đoàn Luật sư Việt Nam

- Hội liên lạc với người Việt Nam ở nước ngoài

- Hội nghề cá Việt Nam

10

- Hiệp hội doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam

- Hiệp hội làng nghề Việt Nam

- Hội nạn nhân chất độc da cam/đioxin Việt Nam

Với phân loại chi tiết này, các bạn đã có bước đầu trong việc định hình xem mình nên dùng cuốn sách này như thế nào Không phải các đơn vị đều có quy định rồi hay sao, vậy cuốn sách này để làm gì? Cuốn sách này giúp bạn biết cách để thực hiện những quy định đó trên trình soạn thảo một cách nhanh gọn, chính xác và thuận tiện nhất

Quay lại với chủ đề chính là văn bản hành chính, trước khi bước vào trình bày cụ thể mình đã có danh sách các loại văn bản hành chính ở đây:

Stt Tên loại văn bản hành chính Chữ viết tắt

32 Thư công

12

Thông tư 01 đã đề cập đến 19 mẫu khác nhau của văn bản hành chính, các bạn có thể xem, hoặc copy về sử dụng, hoàn toàn được, tuy nhiên lưu ý rằng trong đó có 1 số chỗ bị sai so với quy định của chính Thông tư này, ví dụ như cỡ chữ của phần “ngày tháng năm ban hành” Trong trường hợp bạn không có được bản mềm của Thông tư 01 thì cẩm nang này sẽ giúp ích bạn rất là nhiều

Có vẻ đến đây thì vấn đề đau đầu bắt đầu kết thúc, các bạn

có thể yên tâm rằng việc trình bày các văn bản hành chính sẽ được chỉ dẫn bởi quyển sách này Tất nhiên, bạn sẽ không bao giờ mắc lỗi trình bày văn bản hành chính nếu tuân thủ 100% cuốn sách này

- Tải về hoặc có 1 bản in của Thông tư 55 và Thông tư 01, tên đầy đủ mình đã nêu ở phần trước

- Chương trình TeamViewer, dùng để điều khiển máy tính

từ xa, phòng trường hợp sau khi đã đọc xong cuốn sách này mà bạn vẫn chưa giải quyết được vấn đề, trong khi sếp đang giục thì có thể liên hệ ngay với mình để mình sửa lỗi trực tiếp qua mạng giúp bạn

14

2.1.2 Chuyển thước đo từ inch về cm

Thước đo trong văn bản của nước ngoài mặc định là inch nhưng ở Việt Nam thì thước đo này hoàn toàn có vấn đề, vì vậy cho nên chúng ta chuyển nó về cm cho thân thiện:

Hình 2 - Vào Option trong Word 2013

Hình 3 - Chọn thước đo trong Word 2013

17

2.1.3 Căn lề

MICROSOFT WORD 2013

B1: Bạn vào File/Print và chọn Custom Margin

Hình 6 - Mở hộp thoại căn lề trong Word 2013

- Đối với văn bản in để đóng gáy, thì có khác một chút:

Tiếng Việt Tiếng Anh Chỉ số

19

*Lưu ý: Với văn bản theo chiều ngang khổ giấy thì các

con số này có thể thay đổi tùy điều kiện

B3: Tận hưởng 

MICROSOFT WORD 2003

B1: Vào File/Page Setup

B2,B3 tương tự như với bản Word 2013

Hình 8 - Mở hộp thoại Page Setup

20

2.1.4 Cỡ giấy soạn thảo và in

Trong khá nhiều tình huống, các đồng nghiệp phàn nàn với mình rằng vì sao mọi thứ anh ta điều chỉnh trên máy đều đẹp mà khi in ra chữ thường bị nhỏ Thường lỗi là do định dạng khổ giấy khi soạn thảo và cả định dạng khổ giấy của máy in, thường thì định dạng này mặc định là Letter trong khi ở VN chúng ta dùng A4 Mình sẽ hướng dẫn các bạn cách giải quyết theo các bước nhưng lưu ý là đối với chủng loại máy in khác thì có thể sẽ khác đôi chút

Hình 10 - Chọn khổ giấy của máy in

Thực sự là mình còn gặp nhiều trường hợp khác nhau vì có rất nhiều loại máy khác nhau, trong trường hợp các bạn không thể

mò ra được thì liên lạc với mình theo email, mình sẽ giúp bạn làm trực tiếp qua TeamViewer

B3: Tận hưởng 

22

MICROSOFT WORD 2003

B1: Vào File/Page Setup, vào thẻ Paper, chuyển Paper

size thành A4

Hình 11 - Chọn khổ giấy trong Word 2003

B2, B3 tương tự như Word 2013

23

2.1.5 Phông chữ và bộ gõ Tiếng Việt

Về phông chữ, rất nhiều bạn vẫn đang dùng VnTime nhưng với lời khuyên chân thành bộ font này quá lỗi thời rồi Lý do chính

là do bảng mã TCVN hoàn toàn không phù hợp với chuẩn chung của thế giới, thế giới hiện tại dùng bảng mã Unicode Lý do đó làm cho ta copy các văn bản dùng font VnTime sang máy không có font này sẽ gây ra lỗi không hiển thị hoặc hiển thị sai, tương tự với việc

đưa lên web Tốt nhất hãy dùng Times New Roman với bảng mã

Unicode

Về bộ gõ, vẫn còn nhiều người dùng VietKey nhưng mình

thì vẫn có ấn tượng tốt với Unikey hơn (download tại unikey.vn)

Trường hợp bạn muốn sử dụng lại một phần văn bản cũ dùng font VnTime thì mình khuyên nên dùng công cụ chuyển đổi

mã nhanh của Unikey, ngay lập tức bạn sẽ chuyển mã đoạn văn bản

từ TCVN sang Unicode và dùng bình thường Cách làm như sau:

B1: Bôi đen và copy đoạn văn bản cần chuyển mã B2: Tìm icon của Unikey ở thanh công cụ, chuột phải

vào icon và ấn nút chuyển mã nhanh

24

Hình 12 - Chuyển mã nhanh

B3: Paste vào văn bản

B4: Tận hưởng 

25

2.1.6 Sơ đồ các phần của văn bản

Các bạn sẽ phải xem lại nhiều lần mục này vì nó liên hệ mật thiết đến các phần sau, hãy đánh dấu trang này lại

Hình 13 - Sơ đồ các thành phần của văn bản

26

Ô số : Thành phần văn bản

2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành

5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b : Trích yếu nội dung công văn

7a, 7b, 7c : Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

13 : Ký hiệu người soạn và số lượng bản phát hành

14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax

15 : Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)

27

2.2 Trình bày phần đầu

Mình đặt tên phần này là phần đầu vì phần này nằm ở đầu văn bản () bao gồm các thành phần chứa những thông tin quan trọng, giúp bạn tra cứu văn bản dễ dàng Các phần theo sơ đồ lúc trước bao gồm:

- Quốc hiệu - 1

- Ngày tháng năm ban hành - 4

- Tên cơ quan tổ chức ban hành - 2

- Số ký hiệu của văn bản – 3

- Trích yếu nội dung công văn – 5b

- Tên văn bản và trích yếu nội dung – 5a

Khi thực hiện phần này rất nhiều bạn gặp phải cảnh khó khăn trong việc căn sao cho tên của các phần ở chính giữa, đặc biệt

là quốc hiệu và tên cơ quan ban hành, dù với lý do nào đi chăng nữa

thì các bạn đều có thể giải quyết theo cách mình nêu sau đây

Hãy làm theo các bước sau!

29

B2: Thêm các thành phần vào trong 2 ô này:

* Quốc hiệu: Lưu ý về cỡ chữ dòng trên là 13, dòng dưới là

14 Sau khi viết xong nhớ bôi đen và căn lề giữa

* Tên cơ quan, tổ chức: Tên cơ quan chủ quản ở trên viết

hoa, không đậm, căn giữa; tên cơ quan ban hành văn bản ở dưới,

viết hoa, đậm, căn giữa Thể thức phần này được nêu chi tiết trong

Điều 7 – Thông tư 01 Phần này cỡ chữ 13

*Số hiệu văn bản: Phần này được nêu rõ tại điểm b, khoản

1, điều 8 của Thông tư 01; tuy nhiên các bạn lưu ý, các loại văn

bản có “tên loại” (hay tên viết tắt) đã được mình đề cập ở cuối chương I Phần này cỡ chữ 14

*Ngày tháng năm: Phần này được nêu rõ tại Điều 9 của

Thông tư 01 Phần này cỡ chữ 14

*Trích yếu nội dung văn bản: Lưu ý, trích yếu này chỉ

dùng cho “công văn” bắt đầu bằng chữ V/v có nghĩa là “Về việc” Phần này cỡ chữ 12

Hà Nội, ngày 19 tháng 01 năm 2011

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

Hòa Bình, ngày tháng 3 năm 2015

B3: Dùng đường kẻ bằng công cụ Draw để kẻ dưới

- Dưới quốc hiệu đường kẻ kéo dài hết dòng;

- Dưới tên cơ quan, đường kẻ chỉ dài ½ đến 1/3 dòng

31

Hình 17 - Vẽ đường thằng trong Word 2013

Hình 16 - Vẽ đường thẳng trong Word 2003

- Trong trường hợp bạn thấy dòng kẻ mỗi lần di chuyển quãng đường quá dài, bạn loay hoay khi dòng kẻ có khi quá sát hoặc quá xa với dòng chữ, có thể bạn vẫn để thước của Word ở dạng inch, chưa chuyển về cm, xem lại phần trước nhé

B4: Hoàn thiện bảng:

- Chỉnh độ rộng của ô sao cho thành phần 2 bên hiển thị tốt nhất bằng cách di chuột đến đường kẻ ở giữa, chỏ chuột sẽ biến thành hình đường thẳng kép với mũi tên ra hai hướng Nhấn và giữ chuột trái đồng thời kéo sang trái phải theo ý muốn

- Chuyển đường viền của bảng từ viền đen về trắng (hoặc không màu) bằng cách, di chuột đến góc trên bên trái của bảng, khi này bảng hiện ra 1 ô vuông với hình mũi tên 4 hướng, ta click vào ô vuông này sau đó dùng công cụ thay đổi màu viền để chuyển viền

về dạng không màu, như hình

33

Hình 18 - Vẽ đường viền cho bảng

B5: Cách bảng 1 dòng ta viết tên loại văn bản (đậm,

hoa, cỡ 14, căn giữa); dòng dưới ta viết trích yếu nội dung văn bản (đậm, thường, cỡ 14, căn giữa)

B6: Toàn bộ phần này đều không có giãn dòng vì vậy để

điều chỉnh giãn dòng của toàn bộ phần này các bạn làm như sau:

- Bôi đen toàn bộ

- Click chuột phải vào vùng bôi đen, chọn Paragraph

34

- Điều chỉnh thông số như hình:

Như vậy sau 4 bước khá tỉ mỉ, các bạn đã hoàn thành được phần nhận diện văn bản bao gồm 5 thành phần, bây giờ tốt hơn hết

Hình 20 - Điều chỉnh độ giãn dòng của phần đầu

Hình 19 - Thông số giãn dòng phần đầu

35

là bạn hãy lưu văn bản này lại bởi sau này chắc chắn bạn sẽ phải

dùng đến nó, ít nhất là không phải tốn thời gian làm thêm lần nữa

36

2.3 Trình bày phần nội dung

2.3.1 Định dạng trước khi bắt đầu

Trước khi bước vào soạn thảo phần này, các bạn nên định dạng lại các thông số để đảm bảo việc soạn thảo nhẹ nhàng và tiết kiệm công sức Sau khi viết xong tiêu đề, bạn nhấn Enter 2 lần và bắt đầu điều chỉnh các thông số sau:

- Cỡ chữ: 14

- Căn lề: Căn đều (Justify)

Hình 21 - Thông số của Pragraph