Báo cáo thực tập tại thực tập tổng công ty XDCTGT8 (CIENCO8)

Là sinh viên năm thứ tư Khoa QUẢN TRỊ KINH DOANH Ngành QUẢNTRỊ VĂN PHÒNG Trường ĐHDL PHƯƠNG ĐÔNG tới thực tập tại tổng công ty XDCTGT8 gọi tắt là: CIENCO8 với mục đích tìm hiểu tổ chức v

Lời mở đầu

Đất nước ta đang chuyển sang một thời kỳ phát triển mới-Thời kỳ côngnghiệp hoá và hiện đại hoá Các cơ quan doanh nghiệp đang hoạt động trong nềnkinh tế thị trường với sự quản lý cuả Nhà nước đều cần tiến hành đổi mới nângcao về mọi mặt nhằm đáp ứng yêu cầu công tác hiện nay Đây là một việc làmcấp thiết,liên quan đến nhiều việc cần giải quyết cụ thể nh cách tổ chức bộ máy,vấn đề nhân sự, nâng cao nghiệp vụ, trang thiết bị, phương tiện làm việc

Văn phòng của cơ quan có chức năng vị trí đặc biệt trong cơ quan đối vớibất kì cơ quan nào trong thời đại ngày nay Hoạt động của văn phòng góp phầnkhông nhỏ vào hoạt động của cơ quan Nhận thức được tầm quan trọng của vănphòng đối với sự nghiệp phát triển của đất nước, tôi đã có dịp tiếp cận và tìmhiểu thực tế

Là sinh viên năm thứ tư Khoa QUẢN TRỊ KINH DOANH Ngành QUẢNTRỊ VĂN PHÒNG Trường ĐHDL PHƯƠNG ĐÔNG tới thực tập tại tổng công

ty XDCTGT8 (gọi tắt là: CIENCO8) với mục đích tìm hiểu tổ chức và hoạtđộng của Tổng công ty, đặc biệt là tìm hiểu hoạt động của văn phòng Tổng côngty.Thực nghiệm lý thuyết đã học ở nhà trường, tuy chưa có hiểu biết sâu sắc vềchuyên môn, song qua thực tế đã giúp em tiếp cận với công việc cụ thể, giúp emhiểu biết và thích ứng với môi trường,rèn luyện tác phong công việc, bắt nhịpvới sự phát triển của thời đại Báo cáo tổng hợp của em ngoài phần mở đầu vàphần kết luận gồm 3 phần chính:

Phần I: Khái quát chung về sự ra đời và hoạt động của Tổng công ty xâydựng công trình giao thông 8

Phần II: Tổ chức và hoạt động của văn phòng tổng công ty công trình giaothông 8

Phần III: Nhận xét chung

Do thời gian có hạn, kinh nghiệm thực tế còn quá Ýt, nên không thể tránhkhỏi sai sót.Tôi rất mong đựơc sự thông cảm và giúp đỡ của các thầy cô giáo,cùng các cô chú lãnh đạo, cán bộ của Tổng công ty XDCTGT8.

Em rất cảm ơn sự quan tâm sâu sắc và chỉ bảo tận tình của Thầy PGS:VõVăn Tuyển - giảng viên hưóng dẫn và chú bác Chánh phó văn phòng của Tôngcông ty XDCTGT8 đã giúp đỡ tôi hoàn thiện bản báo cáo này

2

Phần I

Khái quát chung về sự ra đời

và hoạt động của tổng công ty xây dựng

công trình giao thông 8

i Quá trình ra đời của tổng công ty:

I.1 Sự thành lập tổng công ty:

Tổng công ty XDCTGT8 hình thành và được thành lập từ năm 1965 đếnnay là :

Bằng quyết định số:597/QDTC ngày 23/6/1965 Bé Giao thông vận tải đãchính thức thành lập ban xây dựng 64 trực thuộc Bộ Giao thông vận tải

Bằng quyết định số: 1916/QĐ/TCCB ngày 30/11/1982 của bộ Giao thôngvận tải đã chuyển ban xây dựng 64 thành: Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng giaothông 8

Bằng quyết định số: 813/TCCB-LĐ ngày 28/4/1989 của bộ Giao thông vậntải về việc đổi tên Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng giao thông 8 thành Liênhiệp các xí nghiệp xây dựng công trình 8 thuộc bộ GTVT

Bằng quyết định số: 4897/QĐ-TCCB_LĐ ngày 27/11/1995 của bộ Giaothông vận tải thành lập lại là: Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 têngiao dịch quốc tế là: civil gineering construction corporation8,viết tắt là:cienco8

I.2 Chức năng và nhiệm vụ của đơn vị theo quyết định thành lập:

Theo quyết định thành lập, Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8

là doanh nghiệp Nhà nước chịu sự quản lý của Nhà nước của bộ Giao thông vậntải và của cơ quan Nhà nước khác theo quy định của pháp luật được quan hệ với

cơ quan nhà nước ở trung ương vã địa phương để thực hiện các nhiệm vụ kinhdoanh trên lĩnh vực của mình

Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có các nhiệm vụ chủ yếu sau

- Xây dựng các công trình giao thông trong và ngoài nước

- Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng

- Sản xuất vật liệu xây dựng và đồ mộc, cấu kiện bê tông đúc sẵn

- Sửa chữa phương tiện thiết bị thi công

- Xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh vật tư thiết bị giao thông vận tải,thiết bi công nghệ tin học

- Tư vấn đầu tư xây dựng công trình giao thông

- Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn,dịch vụ du lịch, văn phòng làm việc

- Kinh doanh tièn tệ

- Xây dựng các công trình khác (gồm:thuỷ lợi, quốc phòng điện )

- Dịch vụ đào tạo kỹ thuật và nghiệp vụ :khám chữa bệnh và điều dưỡng

I.3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của Tổng công ty:

1 Tổ chức hội đồng quản trị

2 Tổng giám đốc và các phó tổng giám đốc

3 Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ giúp việc giám đốc

4 Các đơn vị thành viên của tổng công ty

- Hội đồng quản trị là: cơ quan quản lý doanh nghiệp có quyền hạn cao nhất vàchịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Doanh nghiệp

- Chủ tịch và các thành viên khác của hội đồng quản trị do bộ trưởng bộGTVT bổ nhiệm,sau khi thống nhất ý kiến của bộ trưởng – Trưởng ban tổchức cán bộ chính phủ

- Tổng giám đốc: điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Tổng công ty theochế độ thủ trưởng, là đậi diện pháp nhân của tổng công ty trong quan hệ kinhdoanh và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước hội đồng quản trị về hoạtđộng của Tổng công ty.Tổng giám đốc do bộ trưởng bộ GTVT bổ nhiệm

4

theo đề nghị của hội đồng bộ trưởng, sau khi thống nhất ý kiến với bộ trưởngTrưởng ban tổ chức cán bộ chính phủ.

- Phó tổng giám đốc, kế toán trưởng do bộ trưởng bộ giao thông vận tải bổnhiệm theo đề nghị của hôi đồng quả trị, trên cơ sở đề xuất của Tổng giámđốc

- Tổ chức doanh nghiệp Tổng công ty theo hình thức : Quốc doanh

- Doanh nghiệp có trách nhiệm làm đầy đủ các thủ tục về đăng ký kinhdoanhvà hoạt động theo đúng pháp luật

SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG

CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 8.

(Xem trang sau)

Tổ chức lao động

Phòng Vật t thiết bị

Phòng

Dự án công nghệ Văn phòng

Công ty

XDCTGT

810

Công ty XDCTGT 874

Công ty XDCTGT 873

Công ty XDCTGT 829

Công ty XDCTGT 875

Công ty XDCTGT 838

Công ty

XDCTGT

842

Công ty XDGT Việt-Lào

Công ty xây dựng miền tây

Công ty t vấn XDGT 8

Công ty

XD cầu 75

Công ty vật

t và xây công trình

Công ty

XDCTGT

872

Công ty XDCTGT 889

Công ty XDCTGT 892

Công ty XDCTGT 820

Trung tâm QHQT và

đầu t

Công ty VCKDL và TAXI

Chi nhánh miền tây Chi nhánh phía Nam Chi nhánh tại Lào Chi nhánh Tây Bắc

Các ban điều hành dự án

15 Công ty xây dựng cầu 75 Xây dựng cầu, đường bộ Hạng 2 Nghệ An

16 Công ty tư vấn XDCTGT 8 Tư vấn KSTK và XDCT Hạng 2 Hà nội

II Đơn vị hạch toán phụ thuộc

3 Tại Vieng chăn (Lào) nt

4 Tại Sơn La (Tây Bắc) nt

IV Liên doanh

1 Tổng công ty xây dựng công

trình GT8

Xây dựng công trình Hà nội

2 Công ty liên doanh Hữu Nghị Sản xuất vật liệu và XDCT Hải Dương

Ii bố trí lao động của tổng công ty xây dựng giao thông 8:

II.1 Cơ cấu nhân sự:

Lao động hiện có của tổng công ty đến ngày 31/12/2000 là:7548 ngườiTrong đó: Lao động trong dài hạn :4598 người

- Hợp động ngắn hạn :2958 người

Chất lượng lao động trong dài hạn:

- Trình độ đại học, cao đẳng chiếm :20,83%

- Trình độ trung học chiếm :11,68%

- Công nhân kỹ thuật chiếm :44,5%

Lao động phổ thông và lao động khác chiếm:22.99%

Nh vậy lao động trí tuệ và lao động kỹ thuật của Tổng công tychiếm:77,01%

- Đây là nguồn nhân lực vô cùng quý giá được phân bổ tương đối đồng đều

và hợp lý từ cơ quan văn phòng Tổng công ty đến các công ty thành viên và trựctiếp đến các tổ đôi sản xuất kinh doanh tạo ra sức mạnh tổng hợp

II.2 Sắp xếp bố trí lao động:

 Ưu điểm nổi bật trong công tác lao động những năm qua đã quan tâm đếnlực lượng cán bộ khoa học kỹ thuật được đào tạo chính quy qua các trường đâihọc chuyên ngành

- Việc thực hiện đào tạo và đầo tao lại được quan tâm sâu sắc và đạt đượcnhững kết quả to lớn,đã tổ chức được nhiều khoá đào tạo tại chức tai trường Đạihọc GTVTvới số học viên đáp ứng được yeeu cầu và nhiệm vụ trước mắt và lâudài của tổng công ty

8

- Việc bố trí sắp xếp lao động hiện nay hợp lý: Bố trí cán bộ có công hiếnlâu năm, có nhiều kinh nghiệm nhiệt tình trong công tác, bố trí cán bộ có trìng

độ năng lực phù hợp và đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ giao phó, kết hợp chặtchẽ lực lượng cán bộ được đào tạo đầu đủ có nhiều kinh nghiệm thực tiễn đểnăng cao hiệu quả của cán bộ

 Bên cạnh ưu điểm trong công tác cán bộ của tổng công ty còn có mặt yếuđiểm là:

Nhìn chung số cán bộ có trình độ trung, cao cấp nhiều nhưng chưa đáp ứngđược yêu cầu Hiện nay tổng công ty còn thiếu những chuyên gia đầu ngành giỏi

về lĩnh vực quản lý kinh tế, giỏi về chuyên môm kỹ thuật nghiệp vụ

iii Hoạt động cuả tổng công ty:

III.1 Các lĩnh vực hoạt động của đơn vị:

- Công nghiệp dân dụng

- Tư vấn đầu tư xây dựng các công trình giao thông và đầu tư phát triển sảnxuất

- Xây dựng các công trình giao thông

- Sản xuất vật liệu xây dựng, đồ mộc, cấu kiện bê tông

- Xuất nhập khẩu và kinh doanh đầu tư thiết bị GTVT, tin học

- Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, phòng làm việc

- Xây dựng các công trình thuỷ lợi, quốc phòng, điện

- Kinh doanh vận chuyển khách du lịch và taxi

- Xuất nhập khẩu máy móc thiết bị chuyên dùng và lao động

III.2 Kết quả hoạt động của Tổng công ty:

Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Tổng công ty

Theo số liệu tổng hợp báo cáo của các công ty thành viên thí kết quả thựchiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Tổng công ty đạt được là:

Năm Giá trị tổng sản lượng

(Đơn vị tính:tỷ đồng)

TH/KH(%)

- Năm 1999 thu nhập bình quân 1người/1tháng là:960.000đồng.

- Năm 2000 thu nhập bình quân 1người/1tháng là:1100.000 đồng

Đây là kết quả to lớn mà tổng công ty đã hoàn thành mục tiêu hàng năm,sản lượng hàng năm ngày càng tăng so với kế hoạch là do Tổng công ty đãthắng được nhiều thầu công trình mang tầm cỡ quốc tế và công trình trọng điểmcủa đất nước

cơ quan nhà nước.Tổ chức tốt hoạt động của văn phòng sẽ tạo được trình độ,năng lực của các công sở và giải quyết tốt quan hệ giữa công sở và công chức.Văn phòng là bộ phận tổng hợp giúp thủ trưởng, ban lãnh đạo thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức; trực tiếp thực hiệncác nghiệp vụ hành chính trong cơ quan, đơn vị.

I Thực trạng văn phòng ở tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8:

I.1 Sơ đồ hoạt động của Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8:

Văn phòng tổng công ty hiện được tổ chức gồm 9 bộ phận với 21 cán bộcông nhân viên, trực tiếp lãnh đạo là một Chánh văn phòng và một phó vănphòng giúp việc

Tổ chức văn phòng tổng công ty xây dựng giao thông 8 được khái quáttheo sơ đồ sau:

I.2 Chức năng nhiệm vụ của văn phòng tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8:

Căn cứ thông tư số 04/1998/TB-BLĐTBXH ngày 04 tháng 4 năm 1998 của

Bộ Lao động Thương binh và Xã hội hướng dẫn xây dựng tiêu chuẩn và thinâng ngạch viên chức chuyên môn nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước kèmtheo bản tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ dùng để xây dựng tiêuchuẩn các chức danh viên chức

Căn cứ điều lệ tổ chức và hoạt đọng của Tổng công ty xây dựng công trìnhgiao thông 8 theo quyết định số 2667/QĐ-TCCB-LĐ ngày 7 tháng 10 năm 1996của bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải và hướng dẫn số 277VB/TCCB-LĐ ngày 9tháng 6 năm 1999 của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8

Văn phòng của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 xây dựngchức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn viên chức và định biên trình chủ tịch hội đồngquản trị và Tổng giám đốc duyệt như sau:

1 Chức năng:

Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có chức năngtham mưu giúp việc cho hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong quản lý, điềuhành công việc về các mặt cụ thể sau:

Qu¶n trÞ

Tæ b¶o

vÖ th êng trùc

Tæ xe TiÕp

kh¸ch

T¹p c«ng

Quay camera vµ photocopy

Ch¸nh v¨n phßng

1 Tổng hợp tình hình chung của các đơn vị trực thuộc để báo cáo với lãnhđạo Tổng công ty chỉ đạo quản lý, điều hành mọi công việc của Tổng công ty.

2 Tổ chức các cuộc hội nghị của Tổng công ty các ngày lễ lớn của Tổngcông ty, các cuộc ký kết các hợp đồng trong và ngoài nước, tổ chức các lễ khởicông, đọng thổ, khánh thành các dự án, mời và đón tiếp khách trong nước vàngoài nước dự các hội nghị và ngày lễ trên của Tổng công ty Giải quyết côngviệc đối nội và đối ngoại của Tổng công ty

3 Tổ chức quản lý hành chính từ Tổng công ty đến các công ty đơn vị trựcthuộc

- Quản lý công văn giấy tờ đi, đến và hồ sơ lưu trữ tài liệu theo chức năngngành dọc căn cứ theo điều lệ văn thư lưu trữ của nhà nước và pháp lệnh lưu trữquốc gia

- Thừa lệnh Tổng giám đốc ký sao lục các văn bản pháp quy của nhà nước

có liên quan đến việc điều hành công việc của Tổng công ty, giải quyết cấp giấy

tờ nối trên

4 Tổ chức, quản lý mạng lưới thông tin liên lạc toàn Tổng công ty

5 Tổ chức chỉ đạo công tác y tế của Tổng công ty, phòng bệnh chăm sócsức khoẻ ban đầu cho CBCNV và chỉ đạo theo ngành dọc của tổ chức y tế

Tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty và thủ trưởng cơ quan để giải quyếtcông tác trong cơ quan như sau:

6 Tổ chức thường trực và bảo vệ cơ quan giữ vững an toàn trật tự và anninh trong cơ quan Đảm bảo cho cơ quan làm việc được duy trì

- Quản lý và tổ chức bố trí sắp xếp lái xe phục vụ tố công tác cho lãnh đạo

1 Theo dõi tổng hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của tổng công tyhàng tháng, hàng quý hàng năm.Vào ngày cuối tháng nhận báo cáo của các công

ty, đơn vị trực thuộc về các lĩnh vực :

- Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

- Tình hình hoạt động chung của đơn vị

- Những vướng mắc và đề nghị với tổng công ty giúp đỡ,giải quyết

Đầu tháng trình những vấn đề lên chủ tịch hội đồng quản trị và Tang giámđốc giải quyết

2 Xây dựng lịch làm việc hàng tuần của Chủ tịch HĐQT và Tang giámđốc

3 Thông báo và mời dự hội nghị sơ tổng kết,các cuộc giao ban và họp độtxuất của lãnh đạo tổng công ty.Tham gia và nghi chép biên bản các cuộc họpgioa ban của HĐQT, của Tổng giám đốc Thông báo kết luận những vấn đè quantrọng của HĐQT,của Tổng giám đốc để các bộ phận có liên quan thực hiện

- Các cuộc họp hoặc tập huấn chuyên đề do các phòng chức năng tổ chứcphải được lãnhđạo tổng công ty duyệt và đồng ý và văn phòng thông báo mờicác thành phần dự họp

4 Lập dự toán và thuê mướn hộ trường,địa điểm để tổ chức các cụôc hộinghị, các ngày lễ lớn của tổng công ty,và ký kết hợp đồng dự án,lễ khởi côngđộnthổ và lễ khánh thành dự án

5 Tiếp nhận công văn giấy tờ ở các nơi gửi đến, căn cứ theo tính chất cácloại công văn trình lãnh đạo Tổng công ty rồi tiếp nhận lại sau khi có ý kiến giảiquyết của lãnh đạo để phân phối cho các phòng nghiệp vụ đảm bảo chính xác,kịp thời, nhanh chóng

6 Theo dõi, đôn đốc giải quyết công văn giấy tờ gửi đi, có biện pháp giúplãnh đạo Tổng công ty và các phòng nghiệp vụ giải quyết tpốt công văn giấy tờđảm bảo tính thơì gian và đúng với qui định,thủ tục nguyên tắc hành chính Pháthiện và có biện pháp uốn nắn kịp thời những trường hợp sai sót “Tất cả côngvăn đi do thủ trưởng, phó thủ trưởng cơ quan ký đều phải được chánh, phó văn

14

phòng xem xét về các mặt thủ tục, thể thức trước khi đưa ký và đưa gửi” (Điều

11 - Điều lệ về công văn giấy tờ, công tác lưu trữ)

7 Nhận các bản thảo công văn của các phòng nghiệp vô lý duyệt cho đánhmáy và photocopy Chỉ giải quyết cho đánh máy và photocopy các bản thảo cóchữ ký mũi của các đồng chí lãnh đạo phòng và đã được lãnh đạo Tổng công tyduyệt phê chuẩn

8 Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ của các đơn vị trong toàn Tổng công

ty Hướng dẫn chỉ đạo các đơn vị trực thuộc Tổng công ty về mặt nghiệp vụ vănthư lưu trữ

9 Quản lý tốt giấy giới thiệu, giấy đi đường và các giấy tờ công văn khácthuộc phạm vi văn bản pháp qui của nhà nước

- Quản lý sử dụng các loại con dấu của Tổng công ty theo đúng chế độ vàđiều lệ của văn thư lưu trữ và nhị định 62 của chính phủ

10 Sao lại các văn bản pháp qui của nhà nước có liên quan đến Tổng công

ty để hướng dẫn các công ty đơn vị thực hiện

11 Quản lý nhà nước, tài sản của cơ quan bao gồm nhưng trang thiết bịphục vụ làm việc sinh hoạt trong cơ quan

- Có kế hoạch sửa chữa nhà cửa, bàn ghế, tủ, máy điều hoà, máy vi tính, xe

ô tô, nước trong cơ quan Trang bị mua sắm thay thế bàn ghế tủ đã hư hỏng

12 Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho cơ quan bao gồm chi tiêutrong các cuộc hội nghị, tiếp khách, mua sắm trang thiết bị cho cơ quan và sửachữa lớn cho cơ quan hàng năm, hàng quý và đột xuất

- Ký kết các hợp đòng sửa chữa cải tạo nhà làm việc, ô tô con, thuê mướnhội trường, địa điểm phục vụ cho hội nghị và các lễ lớn

13 Đảm bảo thông tin liên lạc kịp thời chính xác, bí mật giữa Tổng công tyvới các chúng tôi đơn vị trực thuộc để giúp cho lãnh đạo Tổng công ty chỉ đạođiều hành sản xuất kinh doanh được kịp thời, hướng dẫn về mặt nghiệp vụ chocác đơn vị trực thuộc về quản lý, sử dụng mạng vô tuyến điện

- Theo dõi và quản lý Fax đi, đến của Tổng công ty