Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hồ sơ cán bộ và lịch công tác tại Quỹ tín dụng nhân dân Trung ương

Trong quá trình thực tập, nghiên cứu tại Quỹ tín dụng nhõn dõn Trungương em nhận thấy rằng việc xõy dựng và ứng dụng một hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ và lịch công tác không những sẽ nõn

LỜI NểI ĐẦU

Trong nền kinh tế thông tin hiện nay thì vai trò của công nghệ thông tin

và kỹ thuật số đóng vai trò chủ đạo Nước nào quốc gia nào có được kỹ thuậtcông nghệ mới thì đó là cơ hội để phát triển kinh tế đất nước Vì thế mà nước

ta đã sớm xác định công nghệ thông tin là một ngành công nghiệp mũi nhọn

và ưu tiên phát triển Chớnh từ chủ trương đúng đắn đó mà công nghệ thôngtin ở nước ta đã có những bước phát triển nhanh chóng Hầu hết các ngànhcác công ty các tổ chức đều đã ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt độngcủa mình Đặc biệt là các hệ thống thông tin quản lý ngày càng được ứngdụng nhiều vào để hỗ trợ hoạt động quản trị của các cơ quan, công ty và tổchức Và những hệ thống này cũng đã thể hiện được ưu thế của nó là mộtcông cụ trợ giúp đắc lực cho sản xuất và quản lý của các doanh nghiệp các tổchức

Chúng ta cũng thấy rằng trong bất kỳ một doanh nghiệp một tổ chức nàothì con người bao giờ cũng đóng một vai trò chủ đạo Con người giữ một vịtrí trung tõm trong nền kinh tế thông tin hiện nay Chớnh vì thế mà việc sửdụng nguồn lực con người một cách khoa học và mang lại hiệu quả cao là mộtđòi hỏi tất yếu đối với bất kỳ doanh nghiệp hay tổ chức nào

Trong quá trình thực tập, nghiên cứu tại Quỹ tín dụng nhõn dõn Trungương em nhận thấy rằng việc xõy dựng và ứng dụng một hệ thống quản lý hồ

sơ cán bộ và lịch công tác không những sẽ nõng cao chất lượng quản lý tạiđõy mà cũn giúp cho quỹ có thể sử dụng thật sự có hiệu quả nguồn nhõn lực

Do vậy, em đã chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hồ sơ cán

bộ và lịch công tác tại Quỹ tín dụng nhân dân Trung ương”.

Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A

Cấu trúc của luận văn tốt nghiệp gồm 3 chương:

Chương I: Giới thiệu chung về Quỹ tín dụng nhõn dõn Trung ương.

Chương này giới thiệu tổng quan về Quỹ tín dụng nhõn dõn Trung ương

và đề tài nghiên cứu_Xõy dựng hệ thống thông tin quản lý hồ sơ cán bộ vàlịch công tác tại Quỹ tín dụng nhõn dõn Trung ương

Chương II: Những vấn đề phương pháp luận về hệ thống thông tin quản lý.

Chương này trình bày những phương pháp luận cơ bản về hệ thống thôngtin quản lý làm cơ sở cho việc nghiên cứu đề tài Bao gồm:

 Tổ chức và thông tin trong tổ chức

 Khái quát về hệ thống thông tin

 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin

 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

 Các công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin

 Một số khái niệm cơ bản về phần mềm

Chương III: Phõn tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hồ sơ cán bộ và

lịch công tác

Chương này trình bày các kết quả của việc nghiên cứu đề tài, bao gồm:Xác định yêu cầu, mô hình hoá hệ thống, một số màn hình giao diện chínhcủa chương trình

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUỸ TÍN DỤNG NHÂN DÂN TRUNG ƯƠNG

I.GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUỸ TÍN DỤNG NHÂN DÂN TRUNGƯƠNG

Quỹ tín dụng Trung ương là tổ chức tín dụng hợp tác được thành lập theovăn bản số 6901/KTTH ngày 09 tháng 12 năm 1994 của Thủ tướng Chínhphủ và Quyết định số 162/QĐ - NH5 ngày 08/6/1995 của Thống đốc Ngânhàng Nhà nước; Hội sở chính đặt tại Hà nội

Vốn điều lệ ban đầu của Quỹ tín dụng Trung ương là hơn 110 tỷ đồng,

dự kiến đến 2010 sẽ tăng vốn điều lệ lên 2.000 tỷ đồng

Thời gian hoạt động của Quỹ tín dụng Trung ương là 99 năm

Mạng lưới hoạt động của Quỹ tín dụng Trung ương trải rộng 53 tỉnh,thành phố với 24 Chi nhánh trực tiếp chăm sóc, điều hoà vốn hỗ trợ gần 1.000Quỹ tín dụng nhân dân (QTDND) cơ sở thành viên trong cả nước, tăng cườngmối liên kết trong hệ thống

Mục tiêu chính là tương trợ hệ thống, giỳp cỏc QTDND cơ sở ở xã,phường phát triển ổn định;

1.Chức năng nhiệm vụ của Quỹ tín dụng nhân dân Trung ương (QTDTW).

1.1.Các chức năng chính.

Chức năng chính của Quỹ tín dụng TW là điều hoà vốn trong hệ thống;

cung ứng dịch vụ, chăm sóc, tư vấn cho Quỹ tín dụng thành viên; Kinh doanhtiền tệ, tín dụng và dịch vụ ngân hàng; thực hiện một số nhiệm vụ của tổ chứcliên kết hệ thống QTDND do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định

Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A

1.2.Các nhiệm vụ chính

1- Huy động vốn, cho vay vốn, thực hiện các dịch vụ ngân hàng theogiấy phép hoạt động; tự chủ kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về kết quảhoạt động của mình

2- Điều hoà vốn cho hệ thống QTDND, cho vay hỗ trợ khả năng thanhtoán, khả năng chi trả và mở rộng tín dụng cho các QTDND thành viên

3- Nhận vốn tài trợ của Nhà nước, của các tổ chức, cá nhân trong vàngoài nước

4- Bảo toàn và phát triển vốn hoạt động của Quỹ tín dụng Trung ương;quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản được giao

5-Chịu trách nhiệm hoàn trả tiền gửi, tiền vay, các khoản nợ khỏc đỳng

kỳ hạn; chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ và nghĩa vụ khác bằng toàn bộ

số vốn, tài sản thuộc sở hữu của Quỹ tín dụng Trung ương

6- Kết nạp thành viên mới, giải quyết việc thành viên ra khỏi Quỹ tíndụng Trung ương; khai trừ thành viên theo quy định

7- Tham gia tổ chức liên kết phát triển hệ thống nhằm mục tiêu xây dựngQuỹ tín dụng Trung ương và cả hệ thống Quỹ tín dụng nhân dân an toàn, hiệuquả, phát triển bền vững

8- Tham gia công tác đào tạo; bồi dưỡng nâng cao trình độ; cung cấpthông tin, chăm sóc, tư vấn cho Quỹ tín dụng thành viên

9- Bảo đảm các quyền lợi của thành viên và thực hiện các cam kết kinh

tế đối với thành viên

10- Quyết định khen thưởng và xử phạt đối với thành viên

11- Thực hiện Pháp lệnh Kế toán- thống kê và chấp hành chế độ thanhtra, chế độ kiểm toán theo quy định của pháp luật

12- Căn cứ vào tình hình kinh doanh thực tế để phân phối thu nhập, xử

lý các khoản lỗ theo quy định của pháp luật và Điều lệ của Quỹ tín dụngTrung ương

13- Nộp thuế theo Luật định

14-Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan theo quy định của Thốngđốc Ngân hàng Nhà nước

2.Nguyên tắc tổ chức hoạt động của Quỹ tín dụng nhân dân Trung Ương.

2.1.Nguyên tắc tổ chức hoạt động.

1- Tự nguyện gia nhập và ra Quỹ tín dụng Trung ương: Các đối tượng có

đủ điều kiện theo quy định tại điều 21 của Nghị định số 48/2001/NĐ-CP ngày13/8/2001 của Chính phủ đều có thể trở thành thành viên của Quỹ tín dụngTrung ương; thành viên có quyền ra Quỹ tín dụng Trung ương theo quy địnhtại điều 11 Điều lệ này

2- Quản lý dân chủ và bình đẳng: thành viên Quỹ tín dụng Trung ương

có quyền tham gia quản lý, kiểm tra, giám sát Quỹ tín dụng Trung ương và cóquyền ngang nhau trong biểu quyết

3- Tự chịu trách nhiệm và cùng có lợi: Quỹ tín dụng Trung ương tự chịutrách nhiệm về kết quả hoạt động của mình; tự quyết định về phân phối thunhập, bảo đảm Quỹ tín dụng Trung ương và thành viên cùng có lợi

4- Bảo đảm kết hợp lợi ích của thành viên và sự phát triển của Quỹ tíndụng Trung ương: sau khi làm nghĩa vụ nộp thuế; lãi còn lại được trích lậpcác quỹ theo quy định; chia lợi tức theo vốn góp của thành viên

5- Hợp tác và phát triển cộng đồng: thành viên phải phát huy tinh thầntương trợ, nâng cao ý thức hợp tác trong hệ thống Quỹ tín dụng nhân dân vàtrong cộng đồng xã hội; hợp tác giữa các Quỹ tín dụng nhân dân (QTDND)với nhau ở trong nước và ngoài nước theo quy định của pháp luật

Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A

2.2.Cơ cấu tổ chức.

Hội sở QTDND TW có 150 cán bộ làm việc ở cỏc phũng, ban chuyênmôn, phòng giao dịch vừa triển khai nhiệm vụ chuyên môn vừa thực hiệnchức năng quản lý, điều hành hoạt động 24 Chi nhánh với 10 Phòng Giaodịch, 7 Quỹ tiết kiệm trực thuộc và gần 500 cán bộ trong cả nước Đội ngũcán bộ luôn được bố trí, sắp xếp công việc phù hợp với khả năng, thế mạnhcủa từng người và luôn được khuyến khích nâng cao trình độ nhằm khôngngừng nâng cao hiệu quả công việc

Cơ cấu tổ chức của Quỹ tín dụng nhõn dõn Trung ương được biểu diễntrong hình vẽ sau:

Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

BAN TỔNG GIÁM ĐỐC

BAN KIỂM SOÁT

Các phòng chức năng Chi nhánh Chi nhánh Chi nhánh

Tài chính &

Quản lý TS Thanh toán

Văn phòng

Giám đốc Kinh doanh

Kế toán ngân quỹ

Kiểm tra nội bộ

Phòng Giao dịch Hành chính

ĐẠI HỘI THÀNH VIÊN

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức của Quỹ tín dụng nhân dân Trung Ương

3.Chức năng của các phòng ban

Tổng hợp, theo dừi các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh và quyết toán vớicác chi nhánh trên địa bàn

Cõn đối nguồn vốn, sử dụng vốn và điều hoà vốn kinh doanh đối với cácchi nhánh trên địa bàn

Tổng hợp, phõn tích hoạt động kinh doanh quý, năm Dự thảo các báocáo sơ kết, tổng kết

Đầu mối thực hiện thông tin phòng ngừa rủi ro và xử lý RRTD

Đầu mối trình Ban giám đốc chỉ đạo hoạt động tiếp thị, thông tin và trựctiếp triển khai các phương án tiếp thị, thông tin, tuyên truyền Làm đầu mốitiếp cận với các cơ quan tiếp thị, báo chí, truyền thông

Thực hiện lưu trữ, khai thác, sử dụng các ấn phẩm, vật phẩm như phim

tư liệu, hình ảnh, băng đĩa ghi õm, ghi hình…của Chi nhánh

Đề xuất định mức lao động, giao khoán quỹ tiền lương đến các nhánhtrực thuộc theo quy chế khoán tài chính của QTDTW

Tổng hợp, báo cáo và kiểm tra chuyên đề theo quy định

Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao

3.2.Phòng kế toán.

Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quyđịnh của QTDTW và Ngân hàng Nhà nước

Xõy dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tàichính, quỹ tiền lương của QTDTW.

Quản lý sử dụng các quỹ chuyên dùng theo quy định của QTDTW

Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán, kế toán, quyết toán và cácbáo cáo theo quy định

Thực hiện các khoản nộp ngõn sách Nhà nước theo quy định

Thực hiện nghiệp vụ thanh toán

Quản lý sử dụng thiết bị thông tin, điện toán phục vụ nghiệp vụ kinhdoanh theo quy định của QTDTW

Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và kiểm tra chuyên đề

3.3.Phòng ngõn quỹ.

Quản lý và sử dụng các quỹ theo quy định của QTDTW

Chấp hành quy định về an toàn kho quỹ và định mức tồn quỹ theo quyđịnh

Quản lý sử dụng thiết bị thông tin, điện toán phục vụ nghiệp vụ kinhdoanh theo quy định

Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và kiểm tra chuyên đề

3.4.Phòng tín dụng.

Nghiên cứu xõy dựng chiến lược khách hàng tín dụng, phõn loại kháchhàng và đề xuất các chính sách ưu đãi đối với từng loại khách hàng nhằm mởrộng theo hướng đầu tư tín dụng khép kín: sản xuất, chế biến tiêu thụ, xuấtkhẩu và gắn tín dụng sản xuất, lưu thông và tiêu dùng

Phõn tích kinh tế theo ngành, nghề kỹ thuật, danh mục khách hàng lựachọn biện pháp cho vay an toàn và đạt hiệu quả cao

Tiếp nhận và thực hiện các chương trình dự án thuộc nguồn vốn trongnước, nước ngoài Trực tiếp làm dịch vụ uỷ thác nguồn vốn thuộc Chính phủ,

Bộ, ngành khác và các tổ chức kinh tế, cá nhõn trong và ngoài nước

Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A

Xõy dựng và thực hiện các mô hinh tín dụng thí điểm, thử nghiệm trongđịa bàn đồng thời theo dừi, đánh giá, sơ kết, tổng kết, đề xuất.

Thường xuyên phõn loại dư nợ, phõn tích nợ quá hạn, tìm nguyên nhõn

và đề xuất hướng giải quyết

Giúp Ban giám đốc chỉ đạo, kiểm tra hoạt động tín dụng của các chinhánh trực thuộc trên địa bàn

Tổng hợp báo cáo và kiểm tra chuyên đề theo quy định

3.5.Phòng quản lý và giám sát các chỉ tiêu an toàn.

Kiểm tra giám sát các chỉ tiêu tín dụng

Đảm bảo các chỉ tiêu ở mức an toàn

3.6.Phòng giao dịch.

Huy động vốn của mọi tổ chức dõn cư, cá nhõn thuộc mọi thành phầnkinh tế theo quy định về hình thức huy động vốn trong hệ thống QTDND Nghiên cứu, tìm hiểu, giới thiệu khách hàng, phõn loại khách hàng

Hướng dẫn khách hàng xõy dựng dự án, phương án, tiếp nhận và thẩmđịnh hồ sơ xin vay của khách hàng

Tổ chức giải ngõn, thu nợ, thu lãi theo họp đồng tín dụng đã được phêduyệt

Theo dừi chặt chẽ các khoản dư nợ, phõn tích nợ quá hạn để chủ độngthu và đề xuất phương án xử lý nợ quá hạn

Mở tài khoản tiền gửi làm dịch vụ chuyển tiền

Thực hiện thu chi tiền mặt

Đảm bảo an toàn quỹ tiền mặt, các loại chứng từ có giá, thẻ phiếu trắngcác hồ sơ lưu về khách hàng và quản lý tốt tài sản trang thiết bị làm việc Tuyên truyền giải thích các quy định về huy động vốn và thủ tục cho vaycủa QTDTW

Tổng hợp báo cáo thống kê theo quy định

3.7.Các bàn huy động vốn.

Trực tiếp tiếp nhận vốn của khách hàng

Tiến hành nhập số liệu về các hoạt động huy động vốn

3.8.Phòng quan hệ quốc tế và quản lý dự án.

Phụ trách công tác đối ngoại

Tìm kiếm nguồn vốn nước ngoài để không ngừng bổ sung vốn trung vàdài hạn cho hệ thống

Quản lý các dự án trong và ngoài nước

3.9.Phòng thanh toán.

Cung ứng các phương tiện thanh toán

Các dịch vụ thanh toán trong nước

3.10.Phòng tài chính và quản lý tài sản

Quản lý nguồn tài chính của Hội sở và các chi nhánh

Tiến hành xõy dựng các báo cáo về tài sản hiện có theo quy định và yêucầu chỉ đạo của Ban giám đốc

Xõy dựng các dự án mua sắm sửa chữa tài sản theo quy định theo yêucầu

3.11.Phòng kiểm tra nội bộ.

Kiểm tra công tác điều hành của các chi nhánh trực thuộc theo quyết địnhcủa Hội đồng quản trị , chỉ đạo của Ban tổng giám đốc QTDTW

Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A

Kiểm tra giám sát việc chấp hành quy trình nghiệp vụ kinh doanh theoquy định của pháp luật, Ngân hàng nhà nước.

Giám sát việc chấp hành các quy định của khách hàng Nhà nước về đảmbảo an toàn trong hoạt động tiền tệ, tín dụng và dịch vụ Ngõn hàng

Kiểm tra độ chính xác của các báo cáo tài chính, báo cáo cõn đối kế toỏnviệc tuõn thủ các quy tắc chế độ chính sách kế toán theo quy định của Nhànước, ngành Ngõn hàng

3.12.Văn phòng.

Thực hiện các công việc hành chính

Tổ chức các hội nghị và các chức năng khác có liên quan

3.13.Các chi nhánh.

Nhận tiền gửi của các QTDND thành viên

Cho vay các QTDND thành viên

Huy động vốn của các cá nhõn, tổ chức kinh tế trên địa bàn

Cho vay và thực hiện một số dịch vụ ngõn hàng đối với các doanhnghiệp, cá nhõn ngoài thành viên trên địa bàn khi được Tổng Giám đốcQTDTW cho phép nhưng trên nguyên tắc ưu tiên đối với thành viên làQTDND

Tăng cường và phát triển liên kết hệ thống thông qua việc thực hiện vaitrò đầu mối về vốn, thanh toỏn, cung ứng dịch vụ, tư vấn cho các QTDNDthành viên

Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ Ngõn hàng thuộc chức năng, nhiệm

vụ của QTDTW trên địa bàn theo sự chỉ đạo của Tổng giám đốc

Tổng hợp thông tin báo cáo cho Hội sở QTDTW

4.Giới thiệu phòng tin học.

4.1.Cơ cấu tổ chức.

Trưởng phòng: Nguyễn Quốc Cường

Các nhõn viên: 14 nhõn viên

4.2.Nhiệm vụ chức năng quyền hạn.

Tổng hợp, thống kê và lưu trữ số liệu, thông tin liên quan đến hoạt độngcủa QTDTW

Xử lý các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hạch toán kế toán, kế toánthống kê, hạch toán nghiệp vụ, tín dụng và các hoạt động khác phục vụ chohoạt động kinh doanh

Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và cung cấp số liệu theo quy định Quản lý, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị tin học

Hỗ trợ các Quỹ cơ sở trong việc ứng dụng tin học

5.Kết quả hoạt động của Quỹ tín dụng nhân dân Trung ương

5.1.Phát triển và chăm sóc thành viên

Quỹ tín dụng Trung ưong luôn xác định công tác phát triển và chăm sócthành viên là nhiệm vụ quan trọng liên quan đến chất lượng hoạt động củaQTDND và khả năng mở rộng quy mô hoạt động của QTDTW Vì vậy trongchỉ đạo điều hành hoạt động mục tiêu chăm sóc, hỗ trợ hệ thống luôn đượccoi là nhiệm vụ trọng tõm QTDTW đã dành nguồn vốn ưu đãi, tạo điều kiệncho các QTDND giảm lói suất cho vay đối với thành viên, đồng thời đảm bảo

sự bình đẳng giữa các QTDND thành viên với nhau Khi nguồn vốn khanhiếm QTDTW luôn thực hiện chớnh sách ưu tiên phục vụ khách hàng trong

hệ thống mà đối tượng cho vay quan trọng nhất là hỗ trợ chi trả, nhằm giữ uytín cho các QTDND Bên cạnh đó, QTDTW cũn thực hiện một số hoạt độngkhác cho Hệ thống như:

Tham gia tư vấn cho thành viên các giải pháp khai thác nguồn vốn, điềuchỉnh cơ cấu lói suất, chớnh sách lói suất, cơ cấu đầu tư, chiến lược kháchhàng, xử lý nợ…thông qua công tác kiểm tra sử dụng vốn, nhằm nõng caochất lượng hoạt dộng cho QTDND thành viên

Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A

Tổ chức các lớp tập huấn ngắn ngày cho QTDND tham gia thực hiện dự

án tín dụng quốc tế, từng bước nõng cao khả năng thẩm định dự án và quản lývốn trung dài hạn cho các QTDND Đồng thời tranh thủ sự hỗ trợ kỹ thuậtcủa các tổ chức Quốc tế như: DID-Canada, GTZ-Đức và ACCu…để giúp cácQTDND được tiếp cận với những sản phẩm dịch vụ ngõn hàng hiện đại củakhu vực và thế giới

Tuyên truyền lợi ích, vị thế và sự cần thiết của việc liờn kết hệ thốngthông qua nhiều hình thức như: Hội nghị khách hàng, Hội thảo chuyên đề,họp mặt, gặp gỡ trao đổi trực tiếp và gián tiếp để bàn biện pháp tháo gỡ khókhăn cho toàn hệ thống

Tổ chức các hoạt động tuyên truyền quảng cáo cho hệ thống, đại diện đểkiến nghị các vấn đề liên quan đến toàn hệ thống với Nhà nước

5.2.Hoạt động điều hoà vốn

Với mục tiêu hoạt động xuyên suốt là tăng cường hỗ trợ hoạt động chocác QTDND đảm bảo khả năng thanh toán và nõng cao khả năng cạnh tranh

mở rộng thị phần tín dụng khu vực nông thôn Trong mọi điều kiện về nguồnvốn, QTDTW luôn thực hiện chính sách ưu tiên phục vụ khách hàng trong hệthống, trong đó đối tượng cho vay quan trọng nhất là hỗ trợ chi trả tiền gửinhằm đảm bảo khả năng chi trả giữ vững uy tín cho toàn Hệ thống Bên cạnh

đó, QTDTW cũng đẩy mạnh hỗ trỡ các QTDND nguồn vốn cho vay trung dàihạn để các QTDND có thể mở rộng hoạt động và các hình thức cho vay.Trong năm 2005, hoạt động cho vay trong Hệ thống của QTDTW tăng mạnhđạt 1.790.963 triệu đồng, tăng 26,3% so với năm 2004, QTDTW cũng luônsẵn sàng tiếp nhận nguồn tiền gửi điều hoà của các QTDND thành viên khicác quỹ này thừa vốn để điều chuyển cho vay các QTDND thiếu vốn, trongnăm 2005 số dư bình quõn tiền gửi điều hoà của các QTDND đạt 272,913

triệu đồng Sự tăng trưởng nguồn vốn của QTDTW được thể hiện trong biểu

Trong khuôn khổ chương trình hợp tác kỹ thuật với tổ chức DID-Canada,QTDTW đã triển khai sản phẩm cho vay đồng tài trợ giữa QTDTW và cácQTDND Sản phẩm này sẽ giúp tăng cường tính liên kết trong Hệ thốngQTDND, đồng thời làm tăng khả năng cạnh tranh của các QTDND với cácngõn hàng thương mại, tăng khả năng đáp ứng nhu cầu về vốn của QTDNDđối với khách hàng.

QTDTW cũng mở rộng hoạt động tín dụng thông qua hình thức tài trợmua xe vận tải Cửu Long Đõy là một sản phẩm tín dụng mới, lần đầu tiên ápdụng tại QTDTW, thông qua hợp đồng 3 bên giữa: QTDTW, Bảo hiểm Việt

Hình 1.3: Cơ cấu cho vay trong/ngoài hệ thống QTDTW

Nam và Công ty Thương mại & sản xuất vật tư thiết bị Giao thông vận tải,người vay sẽ được QTDTW tài trợ để mua ôtô vận tải Cửu Long của công tyThương mại và sản xuất vật tư thiết bị Giao thông vận tải và Bảo hiểm ViệtNam sẽ đứng ra bảo hiểm cho các khoản vay đó, phí bảo hiểm sẽ do công tyThương mại & sản xuất vật tư thiết bị Giao thông vận tải tri trả Nếu trongtrường hợp xảy ra tốn thất do người vay mất khả năng thanh toán bảo hiểmViệt Nam sẽ bồi thường cho QTDTW.

dự án tiếp tục hướng vào mục tiêu mở rộng tín dụng phát triển nông nghiệp,nông thôn, chuyển dịch cơ cấu kinh tế, tạo công ăn việc làm cho người dõn ởkhu vực nông thôn Việt Nam Đồng thời góp phần hỗ trợ kỹ thuật, trang thiết

bị làm việc, tạo cơ hội cho đội cán bộ của QTDTW và các QTDND tiếp cậnnhững công nghệ, kỹ năng ngõn hàng tiên tiến hiện đại trong khu vực và thếgiới Một số dự án được thực hiện trong năm 2005 của Quỹ:

 Tiếp tục triển khai thành công Dự án Tài chớnh Doanh nghiệp Nôngthôn ADB-1802

 Triển khai Dự án Tài chớnh nông thôn của WB: rút vốn giải ngõn

80 tỷ VND

 Chuẩn bị triển khai Dự án Tài chớnh Vi mô-Tõy Ban Nha: Chớnhphủ Tõy Ban Nha sẽ tài trợ cho hệ thống QTDND Việt Nam 15 triệuEURO và QTDTW sẽ là cơ quan đầu mối quản lý và tổ chức triển khai

Dự án này

Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A

 Chuẩn bị triển khai Dự án Phát triển Cõy chè & Cõy ăn quả và Dự

án Tài chớnh nhà ở của ADB

 Tiếp tục triển khai Dự án Hỗ trợ phát triển Tài chớnh vi mô củaACCU

5.5.Hoạt động đối ngoại

QTDTW tiếp tục duy trì và đẩy mạnh quan hệ với một số tổ chức, hiệphội quốc tế để tỡm kiếm khả năng trao đổi kinh nghiệm, khai thác thêm nguồnvốn và các trợ giúp kỹ thuật của quốc tế:

cử cán bộ tham gia các khoá đào tạo, Hội thảo do ACCU nhằm học hỏi thêmkinh nghiệm của các nước trong khu vực và trên thế giới

5.5.2.Đoàn cán bộ QTDTW thăm và học hỏi mô hình QTDND tại Canada

Trong khuôn khổ Dự án hỗ trợ Kỹ thuật của DID dành cho Hệ thốngQTDND, từ ngày 26 tháng 2 đến ngày 11 tháng 3 năm 2005, Đoàn cán bộQTDTW đã sang thăm và tỡm hiểu mô hình phát triển QTDND tại Canada.Chuyến nghiên cứu là cơ hội tốt để tiếp cận với mô hình tin học hoá hiện đạihoá và tiên tiến của các QTDND Canada Đồng thời cũng cung cấp cho đoànnhững kinh nghiệm tổ chức và tái cơ cấu Hệ thống QTDND

kinh doanh đa năng, linh hoạt cung cấp nhiều dịch vụ ngõn hàng chất lượng

và hiệu quả cao QTDTW đã đặc biệt chú trọng đến công tác đào tạo, nõngcao nghiệp vụ cho cán bộ QTDTW về các mặt tin học, kiểm tra nội bộ, kếtoán, tín dụng và coi đõy là một hoạt động thường xuyên nhằm nõng cao chấtlượng đội ngũ cán bộ nhõn viên Năm 2005, QTDTW đã tổ chức được nhiềuđợt tập huấn cho cán bộ về các nghiệp vụ kế toán, tín dụng, kiểm soát nội bộ,tin học và đã bố trí cho cán bộ tại Hội sở và chi nhánh theo học các khoá đàotạo ngắn hạn nõng cao nghiệp vụ chuyên đề và theo học các lớp đào tạo dàihạn như: Đại học tại chức, đào tạo sau đại học…Do có sự quan tõm đặc biệt

về công tác đào tạo, số cán bộ có trình độ đại học và thạc sỹ ngày càng chiếm

tỷ trọng cao trong tổng số cán bộ nhõn viên toàn QTDTW

Bên cạnh đó, QTDTW đã bố trí sắp xếp cho cán bộ tại Hội sở và các chinhánh tham dự các hội thảo chuyên đề ở nước ngoài để học tập trao đổi kinhnghiệm và nghiệp vụ với bạn bè Quốc tế

Công tác truyển dụng, thực hiện chế độ chớnh sách đối với người laođộng được thực hiện theo đúng quy trình, quy định, đảm bảo nghiêm túc, chặtchẽ Nhờ có sự sắp xếp lao động hợp lý, khoa học lại có chớnh sách động viênkhen thưởng kịp thời nên phát huy được năng lực sở trường cá nhõn, nõngcao hiệu quả làm việc chung, tạo không khí làm việc sôi nổi, đoàn kết nhất trícao trong nội bộ Nhiều cán bộ trẻ đã phát huy tốt năng lực chuyên môn, đượcBan lónh đạo bổ nhiệm vào các vị trí lónh đạo cấp phòng và hiện tại các cán

bộ này đang phát huy tốt nhiệm vụ được giao

Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A

II ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIN HỌC TẠI QUỸ TÍNDỤNG NHÂN DÂN TRUNG ƯƠNG

1.Chiến lược phát triển công nghệ thông tin tại Quỹ tín dụng nhân dân Trung ương.

Nõng cao năng lực công nghệ, từng bước cải thiện hệ thống công nghệthông tin để phục vụ tốt hơn cho hoạt động, tăng cường khả năng giám sát từ

xa, cải tiến và nõng cao năng lực quản trị điều hành; tiến tới hỗ trợ cho cácQTDND cơ sở những sản phẩm, dịch vụ tiện ích, phù hợp đáp ứng yêu cầuhội nhập và hiện đại hoá Ngõn hàng

2.Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Quỹ tín dụng nhân dân Trung ương.

Tháng 9 năm 2003 Đề án tin học hoá toàn QTDTW được chính thứctriển khai tại Hội sở và 24 chi nhánh; Chương trình phần mềm Hệ thống ngõnhàng bán lẻ (BMS) được thiết kế phù hợp với chức năng nhiệm vụ và đặcđiểm của QTDTW được đặt hàng thiết kế và triển khai cài đặt, hướng dẫn đàotạo trong toàn hệ thống Cuối 2004 mọi công việc đã hoàn tất chính thức đưavào hoạt động, hỗ trợ tích cực cho điều hành tác nghiệp của QTDTW

Để từng bước hiện đại hoá công nghệ ngõn hàng, nõng cao chất lượngphục vụ khách hàng đồng thời đáp ứng yêu cầu thông tin báo cáo theo quyđịnh của Ngân hàng Nhà nước và yêu cầu quản lý điều hành vốn, trong năm

2005, QTDTW đã tiến hành việc chuyển đổi thành công hệ thống phần mềm

cũ sang hệ thống BSM – Banking Management System an toàn tuyệt đối tạitất cả các đơn vị, đảm bảo không ảnh hưởng tới việc giao dịch Lần đầu tiênQTDTW đã triển khai thống nhất về hệ thống phần mềm và cấu trúc cơ sở dữliệu, quy trình xử lý giao dịch, xử lý hệ thống trên nền công nghệ tin họctương đối hiện đại, đáp ứng nhu cầu quản lý điều hành tác nghiệp toànQTDTW Đồng thời, cũng tiến hành chỉnh sửa các hệ thống phần mềm quan

trọng của QTDTW bao gồm hệ thống Ngõn hàng bán lẻ BMS, hệ thống báocáo thống kê, theo quyết địng 477 của Ngân hàng Nhà nước, hệ thống điểuchuyển vốn…gắn liền với các quy trình triển khai, cập nhật nõng cấp cho cácchi nhánh và các đơn vị của QTDTW.

Trên cơ sở Hệ thống phần mềm Ngõn hàng bán lẻ thống nhất choQTDTW gọi tắt là BMS, được sự giúp đỡ của cơ quan Phát triển quốc tếCanada – DID, QTDTW đã triển khai xõy dựng đề án “ Hệ thống phần mềmNgõn hàng bán lẻ thống nhất toàn hệ thống QTDND gọi tắt là PCFs-BMSviết tắt của PCFs Banking Management System” Hiện nay, QTDTW đã tiếnhành triển khai nhõn rộng cho tất cả Hệ thống QTDND Sự thành công của

Đề án này góp phần tạo sự liên kết vững chắc cho Hệ thống QTDND

Tiếp tục quá trình Hiện đại hoá Ngõn hàng, QTDTW cũng bước đầu tiếnhành nghiên cứu 2 công nghệ quan trọng có tính chất nền tảng đối với hệthống thanh toán điện tử không dùng tiền mặt và các nghiệp vụ ngõn hànghiện đại trong tương lai đó là hệ điều hành LINUX và cơ sở dữ liệuOARCCLE

III.KHÁI QUÁT VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.Lý do chọn đề tài

Trong thời gian thực tập tại Quỹ tín dụng em đã được tỡm hiểu về cơ cấu

tổ chức cũng như hoạt động của quỹ và đặc biệt là thực trạng ứng dụng tinhọc tại đõy Và cụ thể là tại phòng tin học em đã được tiếp cận và nghiên cứu

về các phần mềm và hệ thống thông tin đã và đang được vận hành tại Quỹcũng như các chi nhánh Đó là hệ thống báo cáo thống kê, hệ thống thông tintín dụng, hệ thống ngõn hàng bán lẻ, hệ thống tiết kiệm Những hệ thống nàyđang phục vụ trực tiếp và rất hữu hiệu cho hoạt động nghiệp vụ tại quỹ Nhờ

sự hỗ trợ đắc lực của những hệ thống này mà việc giao dịch với khách hàngđược thực hiện nhanh chóng và dễ dàng, việc quản lý hoạt động tín dụng

Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A

nguồn vốn của Quỹ hiệu quả hơn Có thể nói việc ứng dụng rất sớm tin họctại quỹ là một hướng đi đúng đắn và là một động lực không nhỏ giúp quỹ pháttriển lớn mạnh như hiện tại.

Nhưng qua tỡm hiểu thực trạng ứng dụng tin học tại đõy em cũng thấyrằng tin học mới được chú trọng ứng dụng trong các hoạt động nghiệp vụ củaquỹ mà chưa có trong việc quản lý cơ cấu hoạt động của quỹ, chẳng hạn nhưcác hệ thống quản lý về nhõn sự, tiền lương, lịch công tác Mà đõy là nhữngmảng rất quan trọng nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện hoạt độngnghiệp vụ, nếu được quan tõm chú ý đầu tư thích đáng thì sẽ giúp ích rấtnhiều cho việc quản lý cơ cấu hoạt động của quỹ

Chính từ những lý do trên mà em đã chọn đề tài xõy dựng hệ thốngthông tin quản lý hồ sơ cán bộ và lịch công tác

2.Hiệu quả mà đề tài có thể mang lại

Việc quản lý nguồn nhõn lực khoa học và hiệu quả đang là vấn đề đặt ratại Quỹ tín dụng nhõn dõn Trung ương hiện nay, đặc biệt là sắp tới Quỹ sẽchuyển thành mô hình ngõn hàng hợp tác Vì thế mà quy mô cũng như cơ cấucủa Quỹ sẽ lớn mạnh hơn nhiều so với hiện tại Việc tăng số lượng cán bộ sẽ

là một điều tất yếu Việc quản lý hồ sơ khoa học và hiệu quả lại càng trởthành một đòi hỏi cấp thiết

Thêm vào đó một vấn đề có liên quan mật thiết với việc quản lý nhõn sự

là quản lý lịch công tác của nhõn viên Hầu như cán bộ nhõn viên của quỹ đềuphải đi công tác nhiều lần trong một năm và những chi phí cũng như thời giancủa những chuyến công tác thì chưa được quản lý thớch đáng Chủ yếu chúngđang được lưu trữ trong những tập giấy tờ cồng kềnh rất khó để quản lý.Chính vì thế mà việc đi công tác của nhõn viên không được thường xuyênthống kê, báo cáo

Cũng với tình trạng như trên thì hiện tại, việc quản lý nhõn sự tại Quỹđang rất phức tạp và bộc lộ nhiều hạn chế Thông tin về nhõn viên chỉ đượclưu trữ đơn thuần khó có thể tổng hợp và phõn tích, để lên báo cáo thống kêhoặc tỡm kiếm thì rất phức tạp phải thực hiện rất thủ công Chớnh vì thế mà

nó chưa trợ giúp được nhiều cho việc ra quyết định của lónh đạo Việc lưu trữtốn rất nhiều không gian và chi phí

H Hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ và lịch công tác sẽ giúp giải quyết nhữngbất cập trên trong việc quản lý hồ sơ và việc đi công tác của nhõn viên Hệthống này sẽ giúp cho các nhà quản lý dễ dàng hơn trong công việc của mình

mà lại tốn ít thời gian và công sức Và đặc biệt là việc quản lý sẽ đạt hiệu quảcao hơn vì thông tin sẽ thường xuyên được cập nhật, việc lên báo cáo dễdàng, thông tin quản lý đến với các nhà lónh đạo nhanh chóng Với nhữngthông tin chính xác và đầy đủ mà hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ và lịch côngtác cung cấp thì ban lónh đạo sẽ có thể đưa ra các quyết định quản lý đúngđắn và kịp thời Nhờ đó có thể nõng cao hiệu quả của việc quản lý nhõn sự vàcủa việc đi công tác

Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A

CHƯƠNG II NHỮNG VẤN ĐỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

I.TỔ CHỨC VÀ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC

Có thể nói thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu racủa hệ thống quản lý Thông tin là thể nền của quản lý cũng giống như nănglượng là thể nền của mọi hoạt động Không có thông tin thì không có hoạtđộng quản lý đích thực

2.Khái niệm thông tin

Thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành tri thức mới của chủ thểnhận tin đối với đối tượng phản ánh

Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc

có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình

Hình dưới đõy là sự thể hiện một tổ chức do R.N.Anthony đưa ra.Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ 3 mức quản lý cótên là: lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hành tácnghiệp

Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục tiêu và những

quyết định xõy dựng nguồn lực cho tổ chức

Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hoá mục tiêu thànhnhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực

Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ

Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A

Cấp chiến thuật

Cấp tác nghiệp

Cấp chiến lược

Xử lý giao dịch

II.KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

1 Định nghĩa hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin (HTTT) là một tập hợp những con người, các thiết bịphần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý

và phõn phối thông tin trong một tập các ràng buộc gọi là môi trường

Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu, và thiết bịtin học hoặc không tin học Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy

từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các

dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đếncác đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage)

2.Phõn loại hệ thống thông tin

Các thông tin trong một tổ chức được phõn chia theo cấp quản lý vàtrong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ

Xử lý và lưu giữ

Tài chính

chiến lược

Marketingchiến lược

Nhân lựcchiến lược

Kinh doanh vàsản xuất chiến

thốngthôngtinvănphòng

Tài chính

chiến thuật

Marketingchiến thuật

Nhân lựcchiến thuật

Kinh doanh vàsản xuất chiếnthuật

Tài chính

chiến tác

nghiệp

Marketing tácnghiệp

Nhân lực tácnghiệp

Kinh doanh vàsản xuất tácnghiệp

3.Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt.

Chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra ảnhhưởng đến hiệu quả quản lý của một tổ chức Do đó sự hoạt động kém củamột hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gõy ra những hậu quả xấu nghiêmtrọng

Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá qua chấtlượng của hệ thống thông tin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng của hệthống thông tin bao gồm: tin cậy, đầy đủ, thích hợp, dễ hiểu, được bảo vệ,đúng thời điểm

III PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN

1.Nguyên nhõn dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin.

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển một hệ thống thông tin

là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất.Cõu hỏi đầu tiờn của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì bắt

Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A

buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin Những nguyênnhõn chủ yếu dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin đó là:

 Những vấn đề về quản lý

 Những yêu cầu mới của nhà quản lý

 Sự thay đổi của công nghệ

 Thay đổi sách lược chính trị

Những vấn đề về quản lý là một nguyên nhõn quan trọng dẫn đến việcphát triển một hệ thống thông tin Vấn đề về quản lý có thể là hiệu quả về mặtkinh tế thấp, chi phí lớn, chất lượng, sức mạnh cạnh tranh yếu…Phát triển hệthống thông tin sẽ giúp cho tổ chức có thể cải thiện tình hình Đó là nõng caonăng lực cạnh tranh, giảm giá thành, nõng cao chất lượng sản phẩm, giảm chiphí thủ tục, cung cấp thông tin tốt hơn cho khách hàng…Túm lại, mục đíchcủa việc phát triển hệ thống thông tin mới ở đõy là nõng cao hiệu lực và hiệuquả quản lý, hiện đại hoá phương pháp và phương thức quản lý

Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một

dự án phát triển một hệ thống thông tin mới Chính phủ ban hành một điềuluật mới, việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanhnghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới Các hành động của doanhnghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanhnghiệp phải có những hành động đáp ứng

Sự xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chứcphải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình Ví dụnhư khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các

hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn

sử dụng những công nghệ mới này

Trong việc phát triển một hệ thống thông tin mới thì vai trò của các tháchthức chính trị cũng không thể bỏ qua Chẳng hạn, không phải là không có

những hệ thống thông tin được phát triển chỉ vì người quản lý muốn mở rộngquyền lực của mình và khi ông ta biết rằng thông tin là một phương tiện thựchiện điều đó.

2.Phương pháp phát triển hệ thống thông tin.

Để phát triển một hệ thống thông tin thì việc cần làm trước hết là đề ramột phương pháp đúng đắn Bởi một hệ thống thông tin là một đối tượngphức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp Như vậy để làmchủ sự phức tạp đó ta cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phươngpháp

Vậy phương pháp là gì? Phương pháp được định nghĩa như một tập hợpcác bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thốngchặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn Phương pháp được đề nghị ở đõy dựa vào 3nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để pháttriển hệ thống thông tin

Ba nguyên tắc đó là:

 Sử dụng các mô hình

 Chuyển từ cái chung sang cái riêng

 Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgớc khiphõn tích và từ mô hình lôgớc sang mô hình vật lýkhi thiết kế

Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng ba mô hình của hệ thống thôngtin (mô hình lôgớc, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong) được quantõm từ những góc độ khác nhau Phương pháp phát triển hệ thống thông tinđược thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do đó luônluôn phõn định rừ ràng ba mức trong tõm trí chúng ta

Nguyên tắc chuyển từ cái chung sang cái riêng là một nguyên tắc của sựđơn giản hoá Thực tế khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thì trước hết phải

Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A

hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết Do vậy sự cần thiết áp dụngnguyên tắc này là hiển nhiên Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng

để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá hệ thống bằngcác khớa cạnh chi tiết hơn Như vậy nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn

Việc phát triển hệ thống thông tin sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụngnguyên tắc thứ 3, có nghĩa là đi từ vật lý sang lôgớc khi phõn tích và đi từlôgớc sang vật lý khi thiết kế

3 Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin

Phương pháp được trình bày ở đõy có 7 giai đoạn Mỗi giai đoạn baogồm một dóy các công đoạn được liệt kê kốm theo dưới đõy Cuối mỗi giaiđoạn phải kốm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự pháttriển hệ thống Quyết định này được trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo màphõn tích viên hoặc nhúm phõn tích viên trình bày cho nhà sử dụng Phát triển

hệ thống là một quá trình lặp Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, vàđôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tỡm cách khắc phục saisót Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình; đó là việc lập kếhoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá

dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án Dưới đõy là mô tả sơ lược cácgiai đoạn của việc phát triển hệ thống thông tin

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu.

Đánh giá yêu cầu có mục đớch cung cấp cho lónh đạo tổ chức hoặc hộiđồng giám đốc những dữ liệu đớch thực để ra quyết định về thời cơ, tớnh khảthi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thựchiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm các côngđoạn sau:

 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

 Làm rừ yêu cầu.

 Đánh giá khả thi năng lực

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phõn tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêucầu Những mục đích chính của phõn tớch chi tiết là hiểu rừ các vấn đề của hệthống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhõn đích thực của vấn đề đó,xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xácđịnh mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được Trên cơ sở nội dungbáo cáo phõn tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển

hệ thống mới Để làm những việc đó giai đoạn phõn tích chi tiết bao gồm cáccông đoạn sau:

 Lập kế hoạch phõn tích chi tiết

 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

 Nghiên cứu hệ thống thực tại

 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

 Đánh giá lại tính khả thi

 Thay đổi đề xuất của dự án

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phõn tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế lụgớc

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgớc của một hệthống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạtđược những mục tiêu đã thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình lôgớc của hệthống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung củaOutputs), nội dung của các cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp),các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được

Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A

nhập vào (các Inputs) Mô hình lôgớc sẽ phải được những người sử dụng xemxét và chuẩn y Thiết kế lôgớc bao gồm các công đoạn sau:

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

 Thiết kế xử lý

 Thiết kế các luồng dữ liệu vào

 Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgớc

 Hợp thức hoá mô hình lôgớc

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Mô hình lôgớc của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm Khi

mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phõn tích viênhoặc nhúm phõn tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệthống này Đó là việc xõy dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá môhình lôgíc Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của

hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết Tất nhiên là người sử dụng sẽthấy dễ dàng hơn khi lựa chọn trên những mô hình vật lý ngoài được xõydựng chi tiết nhưng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn

Để giúp người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả món tốt hơn cácmục tiêu đã định ra trước đõy, nhúm phõn tích viên phải đánh giá chi phí vàlợi ích (hữu hình và vô hình) của mỗi phương án và phải có những khuyếnnghị cụ thể Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và người sửdụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ màvẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức

Giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp bao gồm các công đoạnsau:

 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

 Xõy dựng các phương án của giải pháp

 Đánh giá các phương án của giải pháp

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuấtcác phương án giải pháp.

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựachọn Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tàiliệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện

kỹ thuật và tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và

cả những giao diện với phần tin học hoá

Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài bao gồm các công đoạn sau:

 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

 Thiết kế chi tiết giao diện vào/ra

 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

 Thiết kế các thủ tục thủ công

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin họchoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những người chịu tráchnhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sửdụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

 Thiết kế vật lý trong

 Lập trình

 Thử nghiệm hệ thống

 Chuẩn bị tài liệu

Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệthống mới được thực hiện Để việc chuyển đổi thực hiện với ít va chạm nhất,cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạn này bao gồm các côngđoạn sau:

 Lập kế hoạch cài đặt

 Chuyển đổi

 Khai thác và bảo trì

 Đánh giá

IV MÔ HÌNH BIỂU DIỄN HỆ THỐNG THÔNG TIN

Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả theo các mô hình khácnhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả Khái niệm mô hình là rất quantrọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phõn tích thiết kế

và cài đặt hệ thống thông tin Có ba mô hình được đề cập tới để mô tả cùngmột hệ thống thông tin: mô hình lôgớc, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật

lý trong

Mô hình logic (Góc nhìn quản lý)

Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng)

Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật)

Hình 2.3: Ba mô hình của một hệ thống thông tin

1.Mô hình lôgớc.

Mô hình lôgớc mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà

nó thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu lấy ra cho các xử lý vànhững thông tin mà hệ thống sản sinh Mô hình này trả lời cõu hỏi: Cái gì và

để làm gì Nó không quan tõm tới phương tiện được sử dụng cũng như địađiểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý

2.Mô hình vật lý ngoài.

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khớa cạnh nhìn thấy được của hệthống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thứccủa đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch

vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tụcthủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại mànhình hoặc bàn phớm được sử dụng Mô hình này cũng chú ý đến mặt thời giancủa hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệukhác nhau xẩy ra Mô hình này trả lời cõu hỏi: Cái gì? Ai? Ở đõu? Khi nào?

3.Mô hình vật lý trong.

Mô hình vật lý trong liên quan tới khớa cạnh vật lý của hệ thống tuynhiên không phải cái nhìn của người sử dụng mà là của nhõn viên kỹ thuật.Chẳng hạn là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng đểthực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổchức vật lý của kho chứa, cấu trúc chương trình và ngôn ngữ thể hiện Môhình này trả lời cõu hỏi: Như thế nào?

V.CÁC CÔNG CỤ MÔ HÌNH HOÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Tồn tại một số công cụ tương đối chuẩn cho việc mô hình hoá và xõydựng tài liệu cho hệ thống Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và

từ điển hệ thống

Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A

1.Sơ đồ luồng thông tin IFD

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cáchthức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữtrong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:

Tài liệu

Các phớch vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phớch kho chứa dữ liệu, phớch xử lý.

Phích luồng thông tin có mẫu

Phích kho chứa dữ liệu

Phích xử lý

Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A

Tên tài liệu:

Tên IFD có liên quan:

Phân ra thành các IFD con:

Phương tiện thực hiện:

Sự kiện khởi sinh:

Chu kỳ:

Cấu trúc của thực đơn:

Phương pháp xử lý:

2.Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Sơ đồ luồng dữ liệu mô tả hệ thống thông tin trên góc độ trừu tượng.Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu,nguồn và đích nhưng không hề quan tõm đến nơi, thời điểm và đối tượng chịutrách nhiêm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tinlàm gì và để làm gì

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu:

Tên tiến trình xử lý

Tệp dữ liệuTên dòng dữ liệu

Các mức của DFD

Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện rất khái quát nội dung chớnh của hệ thống thôngtin Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn lànhận ra nội dung chớnh của hệ thống Sơ đồ khung cảnh cũn được gọi là sơ

đồ mức 0

Phõn rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuậtphõn rã sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phõn rã ra thành sơ đồmức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1, tiếp sau mức 1 là mức 2…

Cỏc phớch lụgớc hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống Có 5 loại phớch lôgớc.

Mẫu phớch xử lý lôgớc

Mẫu phích luồng dữ liệu

Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A

Tên xử lý:

Mô tả:

Tên DFD liên quan:

Các luồng dữ liệu vào:

Các luồng dữ liệu ra:

Mẫu phớch phần tử thông tin

Mẫu phích kho dữ liệu

Mẫu phớch tệp dữ liệu

Một số quy ước liên quan tới DFD

 Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu

 Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất

 Xử lý luôn phải được đánh mã số

 Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau

 Tên cho xử lý phải là một động từ

Tên phần tử thông tin: