Các thao tác lọc, tìm kiếm, trích rút , sắp xếp các bản ghi trong Execl

Tin học đại cương về Các thao tác lọc, tìm kiếm, trích rút , sắp xếp các bản ghi trong Execl

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

Tin Học Đại Cương

Khái niệm về cơ sở dữ liệu

Sắp xếp dữ liệu

Các thao tác lọc, rút trích dữ liệu

Khái niệm về cơ sở dữ

liệu:

Cơ sở dữ liệu(CSDL) là tập hợp các

thông tin được tổ chức và sắp xếp

theo một cấu trúc nhất định trong

một bảng tính gồm nhiều cột và hàng Trên một cơ sở dữ liệu dạng bảng của Excel ta có thể: Lọc (Filter), xoá

dòng dữ liệu thoả mãn một tiêu chuẩn

Khái niệm về cơ sở dữ

liệu

( Minh họa về cơ sở dữ liệu )

Khái niệm về cơ sở dữ

liệu

1 Vùng dữ liệu (Database): Là vùng cơ sở

dữ liệu gồm ít nhất 2 dòng (Row) Dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột (Field

name), các dòng còn lại chứa dữ liệu gọi

là mẩu tin (Record).

2 Vùng tiêu chuẩn (Criteria): Là vùng

tiêu chuẩn chứa điều kiện để tìm kiếm,

xoá, rút trích hay trích lọc Vùng này gồm

ít nhất 2 dòng Dòng đầu chứa tiêu đề

Khái niệm về cơ sở dữ

liệu

3 Vùng rút trích (Extract): Là vùng trích dữ liệu chứa các mẩu tin của vùng dữ liệu (Database) thoả

điều kiện của vùng tiêu chuẩn Vùng rút trích (Extract) cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề muốn rút trích

Sắp xếp dữ liệu

Hình : Hộp thoại xắp xếp dữ liệu

Sắp xếp dữ liệu

Đưa con trỏ ô vào vùng dữ liệu cần sắp xếp Chọn thực đơn Data / Sort, hộp thoại Sort xuất hiện:

Chọn cột cần sắp xếp trong hộp Sort by Chọn Ascending để sắp xếp tăng dần

Chọn Descending để sắp xếp giảm dần.

Nếu muốn sắp xếp cho 2 hay 3 cột cùng

lúc, chọn chúng trong các hộp Then by còn lại

Sắp xếp dữ liệu

Chọn Header row để xác nhận chỉ sắp xếp các dòng chứa thông tin

(các bản ghi) trong vùng dữ liệu

(không sắp xếp dòng tiêu đề)

Chọn No header row để sắp xếp

cả dòng tiêu đề

Nhấn OK

Các thao tác lọc, rút

trích dữ liệu

(Minh họa ví dụ lọc dữ liệu tự động )

Các thao tác lọc, rút

trích dữ liệu

Khi muốn tìm kiếm hay liệt kê các mẩu tin (Record) theo một yêu cầu nào đó Trong trường hợp này ta

dùng phương pháp lọc (Filter) hoặc phương pháp rút trích dữ liệu

(Extract)

tiêu đề các cột trong vùng cơ sở dữ liệu

- Nhấn chuột vào nút mũi tên để chọn các giá trị của cột cần xác định điều kiện

lọc Khi đó các mẩu tin thoả điều kiện

sẽ được hiển thị còn các mẩu tin không thoả sẽ bị dấu (hide) đi.

bản ghi cần lấy theo số đếm bình

thường (Items) hay theo đơn vị phần

Các thao tác lọc, rút

trích dữ liệu

1. Lọc tự động

AutoFilter cho phép lọc theo các điều kiện phức hợp

Các thao tác lọc, rút

trích dữ liệu

1. Lọc tự động

Các thao tác lọc, rút

trích dữ liệu

1. Lọc tự động

+ Nhập vào hộp bên phải giá trị cần so sánh.

* Trường hợp có hai điều kiện lọc thì phải lặp lại các thao tác trên đối với 2 hộp danh

hộp bên trái, nhập giá trị cần so sánh vào

phải các tiêu đề cột.

- Nhấn nút mũi tên tại cột "Điểm trung bình" và

Các thao tác lọc, rút

trích dữ liệu

1. Lọc tự động

- Nhập vào hộp Custom AutoFilter

các giá trị như sau rồi nhấn OK

Các thao tác lọc, rút

trích dữ liệu

1. Lọc tự động

- Thực hiện chọn thực đơn Data / Filter /

Advanced Filter, xuất hiện hộp thoại

Advanced Filter.

- Nếu chọn Filter the list, in-place: Các mẩu tin đã trích lọc sẽ xuất hiện trong vùng dữ

liệu này.

Các thao tác lọc, rút

trích dữ liệu

2 Rút trích dữ liệu

các mẩu tin đã trích lọc sang vùng

khác.

- Nhập địa chỉ của vùng dữ liệu cần trích

Các thao tác lọc, rút

trích dữ liệu

2 Rút trích dữ liệu

- Nhấn OK để thực hiện.

THE END