đồ án công nghệ thông tin Phân tích, thiết kế Hệ thống thông tin (HTTT) quản lý Tài sản cố định ở Ngân hàng cổ phần Quân đội- Chi nhánh Hoàng Quốc Việt

Đồ án gồm … trang, ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệutham khảo, đồ án gồm có 3 chương: Chương 1: Cơ sở phương pháp luận xây dựng HTTT quản lý TSCĐ Chương 2: Thực trạng tổ c

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 2

Chương 1 5

CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 5

1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin (HTTT) 5

1.1.1 Hệ thống thông tin 5

1.1.2 Kết cấu hệ thống thông tin 6

1.1.3 Chu trình phát triển hệ thống thông tin 8

1.2 Giới thiệu công cụ thực hiện đề tài 10

1.2.1 Cơ sở dữ liệu 10

1.2.2 Ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro 11

1.3 Hệ thống quản lý TSCĐ trong Ngân hàng 12

1.3.1 Sự cần thiết phát triển HTTT trong Ngân hàng 12

1.3.2 Đặc điểm TSCĐ trong ngân hàng 14

1.3.3 Cơ chế quản lý TSCĐ trong ngân hàng 15

1.3.4 Phương pháp khấu hao TSCĐ 15

CHƯƠNG 2 19

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ TSCĐ VÀ GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH HTTT QUẢN LÝ TSCĐ NGÂN HÀNG CỔ PHẦN QUÂN ĐỘI- CN HOÀNG QUỐC VIỆT 19

2.1 Giới thiệu Ngân hàng cổ phần quân đội 19

2.1.1 Thông tin chung về ngân hàng quân đội 19

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy 20

2.2 Thực trạng quản lý TSCĐ tại Ngân hàng cổ phần Quân đội- CN Hoàng Quốc Việt.21 2.3 Phân tích hệ thống 23

2.3.1 Mục tiêu của hệ thống 23

2.3.2 Phạm vi 23

2.3.3 Yêu cầu về người sử dụng 24

2.3.4 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán 24

CHƯƠNG 3 30

THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ TSCĐ TẠI NGÂN HÀNG CỔ PHẦN QUÂN ĐỘI - CHI NHÁNH HOÀNG QUỐC VIỆT 30

3.1 Giải pháp thiết kế hệ thống quản lý TSCĐ tại Ngân hàng cổ phần Quân đội chi nhánh Hoàng Quốc Việt 30

3.1.1 Mô hình nghiệp vụ của bài toán 30

3.1.2 Mô hình khái niệm- logic 34

3.1.3 Mô hình khái niệm dữ liệu : mô hình E – R 37

3.2 Thiết kế chương trình ứng dụng 43

3.2.1 Thiết kế mô hình lo gic 43

3.2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 46

3.2.3 Thiết kế chương trình 48

3.2.4 Kiến trúc hệ thống 52

3.2.5 Một số giao diện và thủ tục 54

PHẦN MỞ ĐẦU

I Lý do chọn đề tài

Ngày nay công nghệ thông tin đã đóng góp vai trò quan trọng trong đời sống kinh

tế, xã hội của mỗi nước, là một phần không thể thiếu trong một xã hội ngày càng hiệnđại hoá Đặc biệt, trong bối cảnh hội nhập, Việt Nam đã gia nhập WTO, đây là yếu tố

đã đặt ra nhiều thách thức với các doanh nghiệp trong lĩnh vực quản lý từ quy trìnhcũng như công nghệ Công nghệ thông tin sẽ là một công cụ hữu ích, gắn liền các hoạtđộng khác nhau trong một Ngân hàng, tạo thành một chuỗi giá trị mang lại lợi íchmong muốn cho mỗi Ngân hàng

Đặc biệt, đối với các Ngân hàng, việc ứng dụng tin học là bắt buộc nếu muốntồn tại và đứng vững trên thị trường Khối lượng dịch vụ đa dạng đòi hỏi quản lý chặtchẽ và chi tiết của Ngân hàng không thể không có sự trợ giúp của máy tính điện tử.Một máy tính điện tử giúp người ta thực hiện hàng chục triệu phép tính chỉ trong vòngmột giây, giảm thiểu thời gian cũng như công sức con người bỏ ra nên tiết kiệm chi phínhân công, lại có thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời Vì vậy, có thể nói Ngânhàng là loại hình cần ứng dụng tin học đầu tiên trong hoạt đông kinh doanh cũng nhưquản lý Xuất phát từ xu thế chung của xã hội, hàng loạt các phần mềm phục vụ hoạtđộng giao dịch, quản trị đã ra đời và để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các Ngân hànghiện nay

Qua việc khảo sát hoạt động tại ngân hàng cổ phần Quân đội , em nhận thấyđược vai trò quan trọng của việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý, đặc biệt là

trong bối cảnh hiện nay Do vậy em đã chọn đề tài “Phân tích, thiết kế Hệ thống thông tin (HTTT) quản lý Tài sản cố định ở Ngân hàng cổ phần Quân đội- Chi nhánh Hoàng Quốc Việt”.

II Sự cần thiết của đề tài

Cũng như các loại hình tổ chức khác, tài sản cố định (TSCĐ) là những cơ sở vậtchất, tư liệu lao động không thể thiếu được trong các NHTM Với sự phát triển của nền

kinh tế và những tiến bộ của khoa học kỹ thuật, TSCĐ trong ngân hàng không ngừngđược đổi mới, hiện đại hóa để góp phần nâng cao năng suất lao động và chất lượng sảnphẩm của ngân hàng Trong xu thế hội nhập quốc tế và hiện đại hóa ngân hàng thìTSCĐ là cơ sở vật chất và phương tiện cần thiết để phát triển các sản phẩm dịch vụngân hàng hiện đại

Ngân hàng cổ phần Quân đội- Chi nhánh Hoàng Quốc Việt là một chi nhánhmới lên cấp 1 Tuy TSCĐ không đóng vai trò chính trong hoạt động nghiệp vụ tín dụngcủa Ngân hàng nhưng cũng là một điều kiện thiết yếu trong sự phát triển của một Ngânhàng trong công cuộc hiện đại hóa hiện nay Điều này đặt ra tính cấp thiết trong việcquản lý TSCĐ tại cơ sở

III Mục đích của đề tài

Được người sử dụng chấp nhận

Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục vụtốt quá trình quản lý TSCĐ, phục vụ tốt cho bộ phận kế toán và các đơn vị sử dụng.Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằmnâng cao hiệu quả công tác quản lý

Hỗ trợ cho nhân viên kế toán trong việc quản lý TSCĐ tại Ngân hàng cổ phầnQuân đội

IV Phạm vi nghiên cứu đề tài

Hệ thống chỉ quản lý về TSCĐ, các nghiệp vụ liên quan tới tài sản cố định nhưnhập, thanh lý, sửa chữa, đánh giá lại… và thực hiện các báo cáo liên quan tới Tài sản

cố định trong Chi nhánh

V Đối tượng nghiên cứu đề tài

Hệ thống kế toán Tài sản cố định tại Chi nhánh Ngân hàng

VI Phương pháp nghiên cứu

- Thu thập thông tin

- Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý

- Phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý

VII Kết cấu của đồ án

Đề tài: ”Phân tích, thiết kế HTTT quản lý TSCĐ ở ngân hàng cổ phần quân đội - Chi nhánh Hoàng Quốc Việt ”.

Đồ án gồm … trang, ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệutham khảo, đồ án gồm có 3 chương:

Chương 1: Cơ sở phương pháp luận xây dựng HTTT quản lý TSCĐ

Chương 2: Thực trạng tổ chức quản lý TSCĐ và giải pháp Phân tích HTTT

quản lý TSCĐ tại Ngân hàng cổ phần Quân đội - Chi nhánh Hoàng Quốc Việt

Chương 3:Thiết kế HTTT quản lý TSCĐ tại Chi nhánh

Để hoàn thành đồ án, em đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các cô chú, anh chị trong phòng kế toán Em xin chân thành cảm ơn sự dạy dỗ, chỉ bảo rất tận tình của các thầy giáo cô giáo trong cả quá trình học tập và thực hiện đồ án, đặc biệt là thầy giáo - ThS Vũ Bá Anh đã hướng dẫn và giúp đỡ em rất nhiệt tình trong thời gian qua

Hà nội, ngày… tháng… năm 2009

Sinh viên Nguyễn Đức Vinh

Tuỳ thuộc vào từng quan điểm khác nhau mà có các định nghĩa hệ thống thông

tin khác nhau Trên thực tế tồn tại một số định nghĩa về hệ thống thông tin như sau:

Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phầnmềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tintrong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường

Hệ thống thông tin được xác định như tập hợp các thành phần được tổ chức để

thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp việc ra quyết định vàkiểm soát trong một tổ chức

Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng các thiết bị tin học (máy tính và các

thiết bị trợ giúp), các chương trình phần mềm (các chương trình tin học và các thủ tục)

và con người (người sử dụng và các nhà tin học) để thực hiện các hoạt động thu thập,cập nhật, lưu trữ, xử lý, biến đổi dữ liệu thành các sản phẩm thông tin

Nói tóm lại, mỗi định nghĩa có một cách diễn đạt khác nhau nhưng đều có ý

chung đó là: Hệ thống thông tin là một hệ thống nhằm mục đích thu thập, lưu trữ, xử

lý và truyền thông tin

1.1.2 Kết cấu hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin bao gồm: đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy

từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc đựơc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).

Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa

dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, bộ phận đưa dữ liệu ra

Phân tích và xử lý thông tin trong tổ chức:

Trong bất kì một tổ chức nào, cũng có thể xác định 3 hệ thống bao gồm: hệthống điều khiển (quản lí), hệ thống thông tin (HTTT), hệ thống thực hiện (HTTH).Trong đó, HTTT là thành tố không thể thiếu của một tổ chức, có vai trò là cầu nối liênkết với 2 hệ thống còn lại, bảo đảm cho tổ chức hoạt động đạt được các mục tiêu đã đềra

Về mặt kỹ thuật, HTTT có thể được hiểu như một tập hợp của nhiều thành phầnliên hệ với nhau có nhiệm vụ thu thập, quản lí, xử lí, lưu trữ và phân phối thông tin để

hỗ trợ cho việc làm quyết định, phối hợp và điều hành Về chức năng, HTTT còn cóthể sản xuất ra các thông tin “chiến lược” giúp những người quản lí và hoạt động phântích vấn đề, hình dung ra các đối tượng phức tạp, và làm ra các sản phẩm mới

Nguồn

Phân phát

Xử lý và lưu trữThu thập

Đích

Kho dữ liệu

Rõ ràng HTTT là một yếu tố cấu thành của một tổ chức Nhiệm vụ cơ bản củaHTTT trong tổ chức là xử lý các thông tin đầu vào, tức là thông tin dùng cho mục đíchhoạt động của tổ chức nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được: làmcho chúng trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt được, hoặc có dạng đồ hoạ,

Từ đó hỗ trợ cho việc ra các quyết định và giúp nhà quản lí thực hiện các chức năngquản lí Việc lập kế hoạch, tổ chức bố trí nhân sự với nguồn lực con người đã có, thựchiện các chức năng chỉ đạo và kiểm tra các hoạt động của tổ chức đều phải dựa trên cơ

sở là HTTT Ngoài ra HTTT còn trang bị cho các nhà quản lí các phương pháp kĩ thuậtmới trong xử lí, phân tích và đánh giá Vì vậy HTTT trở thành một thành phần cơ bảncủa một tổ chức, giữ vai trò quan trọng trong thành công của hoạt động quản lí điềuhành của một tổ chức

Sự ra đời của một tổ chức - từ cổ chí kim - kéo theo một HTTT xuất hiện Khichưa có máy tính, hoạt động của HTTT có thể được thực hiện trên các công nghệ thủcông như giấy, bút, bộ xử lí cơ bản là bộ óc con người Ngày nay, phổ biến hơn, nóđược thực hiện bằng các công cụ hiện đại của CNTT và được gọi bằng thuật ngữ -

“HTTT dựa trên CNTT” Cũng do có ứng dụng CNTT, nên các HTTT chỉ hoạt độngthực sự hiệu quả khi nó buộc phải dựa trên nhiều tính chất đặc thù của công nghệ đặcbiệt này

Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản:

Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực

trạng hiện thời hay quá khứ của tổ chức

Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin.

Thông thường hệ thống thông tin không tồn tại một cách riêng lẻ trong bất kỳmột tổ chức hoạt động Theo quan điểm cấu trúc hệ thống, trong một tổ chức, hệ thốngthông tin là một tập hợp các hệ thống thông tin chức năng, gồm:

- Hệ thống xử lý tác nghiệp

- Hệ thống thông tin quản lý

- Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định

Nó có mục đích xử lý và cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ các lãnh vựchoạt động: tiếp thị, sản xuất, kinh doanh sản phẩm, lao động, tài chính kế toán và cáchoạt động khác Mỗi một lãnh vực hoạt động này đều liên quan đến các mức hoạtđộng; từ hoạt động tác nghiệp, ra các quyết định có cấu trúc, và đôi khi đòi hỏi ra cácquyết định trong tình huống đột xuất, ngoại lệ và thường là các quyết định nửa cấu trúchoặc không có cấu trúc Điều đó có nghĩa rằng các lĩnh vực hoạt động khác nhau trongmột tổ chức hoạt động đều cần có sự trợ giúp của các hệ thống thông tin chức năngkhác nhau Vì vậy, mỗi hệ thống thông tin chức năng phải thể hiện được vai trò,phương thức hoạt động cũng như sự liên thông với các hệ thống thông tin chức năngkhác trong một tổ chức hoạt động

1.1.3 Chu trình phát triển hệ thống thông tin

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Mục đích là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc Hội đồng giám đốc những dữliệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án pháttriển hệ thống

Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:

1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

1.2 Làm rõ yêu cầu1.3 Đánh giá khả năng thực thi

1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Mục đích là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định nhữngnguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràngbuộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà HTTT mới phải đạt được Giaiđoạn này gồm các công đoạn sau:

2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp.

2.5 Đánh giá lại tính khả thi

2.6 Thay đổi đề xuất của dự án

2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Mục đích nhằm xác định tất cả các thành phần logíc của một hệ thống thông tin,cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đãđược thiết lập ở giai đoạn trước Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.2 Thiết kế xử lý

3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào

3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logíc

3.5 Hợp thức hoá mô hình logícGiai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Gồm các giai đoạn sau:

4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp

4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp

4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương ángiải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn.Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu sau:

- Một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việcthực hiện kỹ thuật

- Một tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả nhữnggiao diện với những phần tin học hoá

Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:

5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

5.2 Thiết lập chi tiết các giao diện (vào\ra).

5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của

hệ thống thông tin Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thốnglà:

6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

6.2 Thiết kế vật lý trong

6.3 Lập trình

6.4 Thử nghiệm hệ thống

6.5 Chuẩn bị tài liệu

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mớiđược thực hiện Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:

hệ quản trị Cơ sở dữ liệu đang được dùng nhiều là: Microsoft Acess, SQL server,Foxpro, Oracle…

Dưới đây là một số khái niệm cơ bản trong một cơ sở dữ liệu:

Bảng (Table): Dùng để ghi chép dữ liệu về một nhóm phân tử nào đó được gọinhư là một thực thể

Thực thể và thuộc tính của thực thể: đã nêu ở phần mô hình E – R

Thực thể (Entity): Là một nhóm người, đồ vật, hiện tượng, sự kiện hay khái niệmbất kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi nhớ

Thuộc tính (Attribute): Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất mà

người ta gọi là thuộc tính Mỗi thuộc tính là một chi tiết dữ liệu riêng biệt thườngkhông thể chia nhỏ hơn được nữa

Cơ sở dữ liệu (Data Base): Là một nhóm gồm một hay nhiều bảng liên quan đếnnhau

Hệ cơ sở dữ liệu (Data Base Systems): Là tập hợp các cơ sở dữ liệu có liên quantới nhau

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Data Base Management Systems): Là một hệ thốngchương trình máy tính giúp tạo lập, duy trì và sử dụng các cơ sở dữ liệu

Các hoạt động chính của một cơ sở dữ liệu: cập nhật, truy vấn dữ liệu và chophép lập các báo cáo

1.2.2 Ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro

Vào đầu những năm 80 xuất hiện ngôn ngữ lập trình Foxbase là tiền thân củangôn ngữ lập trình Visual Foxpro Foxbase phát triển thành phiên bản Foxpro 1.0 chạytrên môi trường DOS và phát triển thành phiên bản Foxpro 2.0 chạy trên môi trườngmạng Phiên bản Foxpro 2.5 có thể chạy trên cả DOS và Window Foxpro 2.6 thì Foxfor Dos dừng lại và Fox for Window vẫn phát triển Tới phiên bản 3.0 thì chuyển thànhVisual Foxpro

1997: Foxpro 5.0 ra đời

1998: Foxpro 6.0 ra đời

2000: Foxpro 7.0 ra đời

Để thực hiện chương trình quản lý TSCĐ ở Ngân hàng cổ phần quân đội- CNHoàng Quốc Việt, em lựa chọn ngôn ngữ lập trình phi cấu trúc Visual Foxpro vì những

ưu điểm sau:

- Visual Foxpro hỗ trợ về lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả năng thiết kế giaodiện trực quan

- Giúp triển khai các ứng dụng một cách dễ dàng hơn, giảm bớt khối lượng lậptrình phức tạp

- Là ngôn ngữ lập trình hỗ trợ mạnh cho bộ xử lý CSDL

Tuy nhiên, Visual Foxpro cũng có những hạn chế như bảo mật kém, không an toàn và không thuận tiện khi chạy trên môi trường mạng

1.3 Hệ thống quản lý TSCĐ trong Ngân hàng

1.3.1 Sự cần thiết phát triển HTTT trong Ngân hàng

Trong bất kì một tổ chức nào, doanh nghiệp cũng như Ngân hàng, cũng có thểxác định 3 hệ thống bao gồm: hệ thống điều khiển (quản lí), hệ thống thông tin(HTTT), hệ thống thực hiện Trong đó, HTTT là thành tố không thể thiếu của một tổchức, có vai trò là cầu nối liên kết với 2 hệ thống còn lại, bảo đảm cho tổ chức hoạtđộng đạt được các mục tiêu đã đề ra

Hậu quả của việc chậm trễ trong phát triển HTTT trong Ngân hàng:

- Việc chậm trễ trong quá trình hiện đại hoá công nghệ ngân hàng nói chung vàphát triển HTTT nói riêng đã dẫn đến những hậu quả như các ngân hàng đãkhông thể nào ứng dụng và phát triển nhanh các sản phẩm dịch vụ, quanh quẩnchỉ có các sản phẩm tiền gởi, tiền vay

- Chi phí quản lý tăng nhanh, và điều này đã làm ảnh hưởng rất lớn đến sứccạnh tranh của hệ thống ngân hàng trong quá trình hội nhập

- Sự quá tải trong giao dịch tại các ngân hàng làm cho thời gian chờ đợi củakhách hàng tăng lên

- Việc phân bổ nghiệp vụ chồng chéo không khoa học làm cho việc quản lý,thiết kế đưa ra các sản phẩm dịch vụ gặp rất nhiều khó khăn

- Ngoài ra do hệ thống ngân hàng Việt Nam hoạt động vẫn còn phân tán, chonên thông tin về khách hàng rất là phân tán và không có đầy đủ thông tin về kháchhàng Điều này dẫn đến việc huy động và sử dụng vốn của các ngân hàng không hiệuquả

- Các kênh dịch vụ còn hạn chế do gửi rút nhiều nơi do đó rất khó mở rộng cácloại thẻ thanh toán, không thể quản lý tốt các loại rủi ro trong hoạt động tín dụng củangân hàng

Hậu quả cuối cùng là việc tổng hợp thông tin chậm, rất vất vả và thiếu chínhxác Điều này tất nhiên ảnh hưởng đến các chiến lược kinh doanh của ngân hàng

Hội nhập kinh tế quốc tế đi liền với các cam kết quốc tế về mở cửa thị trường tàichính, cho phép các ngân hàng quốc tế được hoạt động và đối xử bình đẳng như nhữngngân hàng trong nước sẽ tạo ra những sức ép lớn hơn đối với hệ thống ngân hàng trongthời gian tới Hệ thống ngân hàng chưa tạo dựng được một hệ thống thông tin có thểđáp ứng kịp thời, có hiệu quả cho phân tích, dự báo tình hình tiền tệ, lãi suất, tín dụng,tình hình kinh doanh của các doanh nghiệp

Một hệ thông tin tốt hay xấu được đánh giá thông qua chất lượng thông tin mà

nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng như sau:

- Độ tin cậy: Thể hiện qua độ chính xác và độ xác thực Thông tin ít độ tin cậy

sẽ gây cho tổ chức những hậu quả xấu Các hậu quả đó sẽ kéo theo hàng loạt các vấn

đề khác của tổ chức như uy tín, hình ảnh tổ chức… trước các đối tác

- Tính đầy đủ: Thể hiện sự bao quát các vấn đề để đáp ứng yêu cầu của nhà

quản lý Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ có thể dẫn tới các quyết địnhhành động không đáp ứng đòi hỏi của tình hình thực tế Điều này sẽ gây tổn hại lớncho tổ chức

- Tính thích hợp và dễ hiểu: Một hệ thống thông tin không thích hợp hoặc khó

hiểu do có quá nhiều thông tin không thích ứng với người nhận, thiếu sự sáng sủa,dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, do các phần tử thông tin bố trí chưa hợp lý MộtHTTT như vậy sẽ dẫn đến hoặc làm hao tổn chi phí cho việc tạo ra các thông tinkhông cần thiết hoặc ra các quyết định sai do thiếu thông tin cần thiết

- Tính được bảo vệ: Thông tin vốn là nguồn lực quý giá của tổ chức Vì vậy

không thể để cho bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận thông tin Do vậy, thông tin cần đượcbảo vệ và chỉ những người có quyền mới được phép tiếp cận thông tin Sự thiếu antoàn về thông tin có thể cũng gây thiệt hại lớn cho tổ chức

- Tính kịp thời: Thông tin có thể là đáng tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được

bảo vệ an toàn nhưng nó sẽ vẫn không có ích gì khi nó không được gửi tới người sửdụng lúc cần thiết

Để có được một hệ thống thông tin hoạt động tốt, có hiệu quả cao là một trongnhững công việc của bất kỳ nhà quản lý nào Để giải quyết được vấn đề đó cần xem xét

kỹ cơ sở kỹ thuật cho các hệ thống thông tin, phương pháp phân tích thiết kế và cài đặtmột HTTT

1.3.2 Đặc điểm TSCĐ trong ngân hàng

Một phương tiện lao động để được ghi nhận là TSCĐ khi nó đáp ứng được cáctiêu chuẩn về mặt giá trị và thời gian sử dụng Tiêu chuẩn của TSCĐ được xác địnhphải phù hợp với chuẩn mực kế toán quốc tế số 16 (IAS 16), số 38 (IAS 38) và chuẩnmực kế toán Việt Nam số 03, số 04 Những tài sản này thường có giá trị lớn và thờigian sử dụng lâu dài vào nhiều chu kỳ kinh doanh của ngân hàng Hiện nay, theo chuẩnmực kế toán Việt Nam và chế độ của Bộ Tài chính thì TSCĐ phải thỏa mãn các tiêuchuẩn:

Đối với TSCĐ hữu hình:

- Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó;

- Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy;

- Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành (từ 10 triệu đồng trở lên).Đối với TSCĐ vô hình:

- Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai do tài sản đó mang lại;

- Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy;

- Thời gian sử dụng ước tính trên 1 năm;

- Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo qui định hiện hành

1.3.3 Cơ chế quản lý TSCĐ trong ngân hàng

- Nguồn hình thành TSCĐ của một NHTM được quản lý tập trung tại hội sởchính, trong khi đó các TSCĐ lại được hình thành và sử dụng ở tất cả các cấp trong cả

hệ thống như: các Chi nhánh, Sở giao dịch, Hội sở chính

- Các đơn vị phải có trách nhiệm tổ chức quản lý tốt việc hình thành, sử dụng vàbảo dưỡng TSCĐ Đồng thời tổ chức việc hạch toán chính xác, đầy đủ, kịp thời vào sổsách kế toán và báo cáo đầy đủ trung thực tình hình TSCĐ của đơn vị về hội sở chính

- Tùy theo phương pháp quản lý, các NHTM có thể hạch toán nguồn vốn cốđịnh tương ứng với lượng tài sản tại mỗi đơn vị trực thuộc hoặc chỉ theo dõi chung tạihội sở chính Trường hợp tổ chức theo dõi nguồn vốn cố định theo từng đơn vị trựcthuộc thì mỗi sự biến động về giá trị tài sản hoặc khi trích khấu hao tài sản đòi hỏi phảithực hiện các nghiệp vụ kế toán điều chuyển vốn cố định Nếu theo dõi vốn cố địnhchung cho toàn hệ thống thì mỗi sự biến động giá trị tài sản, các đơn vị chỉ phải lập vàgửi báo cáo về hội sở chính để theo dõi

1.3.4 Phương pháp khấu hao TSCĐ

 Để đảm bảo thu hồi đầy đủ số vốn đầu tư ban đầu và đúng với nguyên tắc mứctrích khấu hao, đơn vị có TSCĐ cần:

Xác định đúng phạm vi những TSCĐ phải trích khấu hao

Xác định thời gian sử dụng hữu ích của nó

 Các phương pháp tính khấu hao:

Phương pháp khấu hao đường thẳng (khấu hao tuyến tính cố định)

Ổn định hoặc giữ nguyên mức khấu hao hoặc tỷ lệ khấu hao của TSCĐ trongsuốt thời gian sử dụng nó

NG Mk

Mk = Tk =

TSd NG

Trong đó: Mk là mức trích khấu hao bình quân hàng năm của TSCĐ

NG là nguyên giá của TSCĐ cần tính khấu hao

TSd là thời gian sử dụng kinh tế của TSCĐ

Tk là tỷ lệ khấu hao bình quân năm

Mk

khấu hao đường thẳng

0 TSd

Hình 1 Mô hình khấu hao đường thẳng

Phương pháp khấu hao giảm dần (khấu hao nhanh)

Là việc hạ thấp dần mức khấu hao hàng năm của TSCĐ, để nhanh chóng thu hồivốn đầu tư ban đầu người ta tăng mức khấu hao và tỷ lệ khấu hao trong những năm đầutiên sử dụng TSCĐ cao hơn so với mức bình thường

Mk

khấu hao giảm dần

0 TSd Hình 2 Mô hình khấu hao nhanh

Phương pháp khấu hao theo sản lượng:

Xác định mức khấu hao bình quân trên một đơn vị sản phẩm hoặc trên một khốilượng công tác hoặc tuỳ theo sản lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc thực hiệntrong kỳ để tính ra mức khấu hao trong kỳ đó

Phương pháp khấu hao số dư giảm dần có điều chỉnh:

Theo phương pháp này, trong những năm sử dụng đầu tiên của TSCĐ sẽ ápdụng phương pháp khấu hao số dư giảm dần, còn trong những năm sử dụng cuốichuyển sang áp dụng khấu hao đường thẳng

Ngân hàng thương mại cũng là doanh nghiệp vì thế cũng áp dụng chế độ tríchkhấu hao trong doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành Mọi tài sản cố định phục vụhoạt động kinh doanh của ngân hàng đều phải trích khấu hao

Những tài sản cố định không tham gia vào hoạt động kinh doanh thì không tríchkhấu hao Ví dụ: Tài sản cố định phục vụ hoạt động phúc lợi trong ngân hàng như nhàtruyền thống, câu lạc bộ…

Thông thường ngân hàng áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng(khấu hao đều, khấu hao bình quân)

Tuy nhiên, trên thực tế để đảm bảo sự thống nhất và chính xác ngân hàng cấptrên có thể quy định thời gian sử dụng, tỷ lệ khấu hao TSCĐ của từng loại TSCĐ để ápdụng thống nhất chung trong toàn hệ thống.

Căn cứ tỷ lệ khấu hao và thời gian sử dụng TSCĐ các chi nhánh ngân hàng tiếnhành trích khấu hao hàng tháng

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ TSCĐ VÀ GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH HTTT QUẢN LÝ TSCĐ NGÂN HÀNG CỔ PHẦN QUÂN ĐỘI- CN

HOÀNG QUỐC VIỆT

2.1 Giới thiệu Ngân hàng cổ phần quân đội

2.1.1 Thông tin chung về ngân hàng quân đội

Ngân hàng Thương mại cổ phần (TMCP) Quân Đội (MB) Trụ sở chính tọa lạctại số 3 Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội, trải qua 13 năm hoạt động, MB luôn khẳng định vịtrí dẫn đầu trên thị trường tài chính ngân hàng Việt Nam Giữ vững phương châm hoạtđộng “VỮNG VÀNG – TIN CẬY”, bên cạnh việc gắn bó với khối khách hàng truyềnthống, MB không ngừng mở rộng cung cấp các sản phẩm dịch vụ đến mọi đối tượngkhách hàng thuộc nhiều thành phần kinh tế và góp sức vào nhiều công trình lớn của đấtnước như Nhà máy Thuỷ điện Hàm Thuận - Đa mi, cảng Hàng không Nội Bài, TânSơn Nhất

Đến cuối năm 2007 MB có mức vốn điều lệ đạt 2.000 tỷ đồng Huy động vốnđạt 23.010 tỷ đồng, lợi nhuận trước thuế đạt 610 tỷ đồng tăng 145 % kế hoạch Tổngtài sản đạt trên 31.000 tỷ đồng, dư nợ tín dụng hơn 10.000 tỷ đồng MB đã chủ độngkiểm soát tốc độ tăng trưởng tín dụng phù hợp với nguồn vốn và khả năng kiểm soáttốc độ tăng trưởng tín dụng phù hợp với nguồn vốn và khả năng kiểm soát rủi ro tíndụng duy trì ở mức cho phép Tỉ lệ nợ xấu giảm trên 40 % so với năm 2006 MB là mộttrong những ngân hàng đầu tiên chuyển đổi công nghệ ngân hàng hiện đại và thànhcông nhất với việc sử dụng phần mềm T24 Năm 2007 được đánh giá là năm tăngtrưởng nổi bật của MB trong suốt 13 năm hoạt động

MB đang nhắm đến mục tiêu phát triển ổn định, bền vững trở thành một trongnhững ngân hàng thương mại hàng đầu ở Việt Nam trong mảng thị trường đã chọn.Năm 2008, MB đặt mục tiêu hoàn tất công cuộc cải tổ trong chiến lược phát triển 2004

– 2008, đồng thời xác định mục tiêu tăng trưởng toàn diện tối thiểu 1,4 – 2 lần so vớinăm 2007 và mạng lưới phát triển tối thiểu là 100 điểm giao dịch, tổng tài sản đạt trên47.000 tỷ đồng (trong đó MB là hơn 40 000 tỷ đồng), phấn đấu đẩy mạnh tiến trình cải

tổ mô hình hoạt động của ngân hàng và công ty thành viên theo hướng hình thành tậpđoàn MB Group

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy

Sơ đồ 1 : Hệ thống tổ chức ngân hàng cổ phần Quân đội

Sơ đồ 2 : Cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành của chi nhánh ngân hàng cổ phầnQuân đội Hoàng Quốc Việt

2.2 Thực trạng quản lý TSCĐ tại Ngân hàng cổ phần Quân đội- CN Hoàng Quốc Việt

- Nhược điểm: Hiện nay, tại Chi nhánh Ngân hàng cổ phần Quân đội HoàngQuốc Việt, việc quản lý TSCĐ chủ yếu là dựa trên sổ sách kế toán Chi nhánh đã ápdụng phần mềm kế toán nhưng chỉ dành cho các nghiệp vụ Ngân hàng Còn quản lýTSCĐ lại chủ yếu được chỉ đạo từ trên Hội sở chính Tại Chi nhánh chỉ quản lý bằngphương pháp thủ công, sau đó mọi phát sinh được ghi chép, phản ánh đưa lên Hội sởchính để quản lý

- Ưu điểm: Tuy hiện nay Chi nhánh không áp dụng phần mềm kế toán cho quản

lý TSCĐ Nhưng công tác quản lý TSCĐ cũng được tin học hóa có sử dụng EXCEL làcông cụ trợ giúp cho công tác hạch toán, theo dõi TSCĐ Điều đó cũng làm giảm nhẹcông việc ghi chép, đỡ tốn thời gian chi phí, việc lập và lên các sổ sách báo cáo đựơcđơn giản nhanh chóng Một số công việc trong quản lý TSCĐ được thực hiện tự độngnhanh chóng, báo cáo được thiết kế rõ ràng

KHO QUỸ

PHÒNG PHÓ GIÁM ĐỐCPHÒNG GIÁM ĐỐC

Tại Chi nhánh quản lý TSCĐ theo đơn vị sử dụng, bao gồm các nghiệp vụ chủyếu sau:

Tăng TSCĐ:

TSCĐ của Chi nhánh tăng do được cấp vốn từ ngân sách nhà nước, do mua sắm,

do góp vốn liên doanh hoặc biếu, tặng Sau khi có được đầy đủ các thủ tục như hoáđơn, đơn vị nhận, hợp đồng mua bán TSCĐ, biên bản thanh lý hợp đồng, biên bảnnghiệm thu, biên bản giao nhận thì nhân viên quản lý tài sản cập nhập thông tin TSCĐmới vào phần mềm quản lý TSCĐ

Giảm TSCĐ:

TSCĐ của Chi nhánh giảm do nhượng bán, thanh lý, mất mát, phát hiện thiếukhi kiểm kê, điều chuyển cho đơn vị khác,… Khi tiến hành thanh lý, nhượng bánTSCĐ thì đơn vị phải thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ để tổ chức việc thực hiệnthanh lý TSCĐ; hay thành lập hội đồng để xác định giá bán TSCĐ Khi có được biênbản thanh lý mà Hội đồng thanh lý lập hay khi việc nhượng bán TSCĐ theo quy địnhthì nhân viên kế toán quản lý tài sản ghi giảm TSCĐ

đều phải lập biên bản xác định nguyên nhân, trách nhiệm vật chất và xử lý theo quyđịnh của chế độ Tài chính và quy chế tài chính của Ngân hàng Căn cứ vào kết quảkiểm kê nhân viên quản lý tài sản ghi nhận vào phần mềm quản lý tài sản.

Sửa chữa TSCĐ:

Khi nhận được thông báo của đơn vị sử dụng về TSCĐ bị hỏng, ban Quản trịthiết bị cử người xuống kiểm tra Khi thấy đúng TSCĐ bị hỏng cần sửa chữa sẽ gửigiấy lên ban Giám đốc Chi nhánh để xin được sửa chữa Sau khi tiến hành sửa chữacăn cứ vào các hoá đơn, chứng từ về chi phí phát sinh khi sửa chữa nhân viên quản lýtài sản sẽ phản ánh dữ liệu vào phần mềm quản lý

2.3 Phân tích hệ thống

2.3.1 Mục tiêu của hệ thống

Mục tiêu xây dựng hệ thống quản lý TSCĐ như sau:

- Cập nhật và quản lý đầy đủ thông tin cập nhập cũng như những thay đổi nhưsửa chữa, thanh lý, thiếu mất trong quá trình sử dụng TSCĐ

- Tính toán chính xác các nghiệp vụ khấu hao và phân bổ khấu hao TSCĐ theophương pháp tuyến tính

- Lập đầy đủ các báo cáo liên quan đến TSCĐ trình lên Ban Giám đốc chi nhánh

2.3.2 Phạm vi

Phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý TSCĐ tại Chi nhánh một cách tốt nhất cả về số lượng và giá trị, giúp cho kế toán TSCĐ đưa ra được những báo cáo cần thiết cho lãnh đạo để có những biện pháp quản lý và xử lý kịp thời nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của Chi nhánh trong hiện tại và tươnglai Nghiên cứu hệ thống kế toán TSCĐ tại Chi nhánh, trên cơ sở đó sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro để thiết kế được một chương trình quản lý TSCĐ đáp ứng yêu cầu của Chi nhánh

2.3.3 Yêu cầu về người sử dụng

 Yêu cầu về nghiệp vụ

Chương trình được thiết kế theo định hướng: các công việc ghi sổ sách, chứng

từ và theo dõi, tổng hợp số liệu bằng tay và trí nhớ nay thay bằng máy tính, người sửdụng chỉ cần nhập vào các chi tiết chứng từ phát sinh và yêu cầu thông tin cần nhận,chương trình sẽ tự động cập nhật, tính toán và đưa ra báo cáo kết quả Tuy nhiên cũngđòi hỏi người sử dụng phải khai báo từng tài khoản hạch toán cho mỗi chứng từ phátsinh nên yêu cầu người sử dụng phải hiểu biết về hệ thống tài khoản trong Ngân hàng

và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh

 Yêu cầu về chuyên môn

Chương trình được xây dựng khá đơn giản và dễ sử dụng Người dùng chỉ cần

sử dụng thành thạo vi tính văn phòng và thực hiện các thao tác, nút lệnh đơn giản,không đòi hỏi người sử dụng phải mất nhiều thời gian học sử dụng chương trình

2.3.4 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán

2.3.4.1 Mô tả bài toán

Hệ thống quản lý TSCĐ nhận các biên bản giao nhận TSCĐ từ các Nhà cungcấp, xem xét các giấy tờ hợp lệ, kiểm tra đối chiếu số liệu xác thực thì cập nhật thôngtin về tài sản vào sổ TSCĐ và thẻ TSCĐ

Nhân viên quản lý TSCĐ sẽ đưa TSCĐ về các phòng ban trực tiếp sử dụng

Trong quá trình sử dụng, nếu có các nhu cầu về sửa chữa, thanh lý hay đánh giálại TSCĐ thì Phòng ban báo cáo lên Ban quản trị Thiết bị, Ban quản trị thiết bị sẽ chịutrách nhiệm xin phép Ban giám đốc, khi yêu cầu được duyệt thì Ban quản trị thông báocho Phòng ban đem TSCĐ đi sửa chữa, thanh lý hoặc đánh giá lại Sau đó phải cậpnhật các thông tin sửa chữa, thanh lý, đánh giá lại TSCĐ dựa vào các biên bản kèmtheo để phản ánh sự thay đổi TSCĐ vào thẻ TSCĐ và sổ TSCĐ

Cuối mỗi quý, hệ thống quản lý TSCĐ của chi nhánh sẽ lập các báo cáo như:báo cáo khấu hao tài sản, báo cáo TSCĐ… gửi lên ban Giám đốc chi nhánh và Hội sởchính

2.3.4.2 Các hồ sơ thu thập được

a Thẻ TSCĐ

b Sổ TSCĐ

c Biên bản giao nhận

d Biên bản thanh lý

e Biên bản đánh giá lại

CHƯƠNG 3 THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ TSCĐ TẠI NGÂN HÀNG CỔ PHẦN QUÂN ĐỘI - CHI NHÁNH HOÀNG QUỐC VIỆT

3.1 Giải pháp thiết kế hệ thống quản lý TSCĐ tại Ngân hàng cổ

phần Quân đội chi nhánh Hoàng Quốc Việt

3.1.1 Mô hình nghiệp vụ của bài toán

Phòng ban

Bbản giao nhận TSCĐ schữa

Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ

Biên bản đánh giá lại TSCĐ

Báo cáo khấu hao TSCĐ Báo cáo TSCD

Yêu cầu TSCĐ

Yêu cầu Báo cáo Biên bản giao nhận TSCĐ