Để đảm bảo sự thống nhất trong điều hành sản xuất kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất phải có một thủ trưởng trực tiếp chỉ đạo lực lượng quản lý để thực hiện các nhiệm vụ: bố trí, sắ
Trang 1Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con người không thể hành động riêng lẻ mà cần phối hợp những lỗ lực cá nhân để hướng tới những mục tiêu chung Quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần cũng như đảm bảo cuộc sống
an toàn cho xã hội ngày càng được thực hiện trên quy mô lớn với tính phức tạp ngày càng cao đòi hỏi phải có sự phân công hợp tác của những con người trong
tổ chức
Trong sản xuất kinh doanh cũng vậy, mỗi doanh nghiệp đều thực hiện những mục tiêu nhất định, mà để thực hiện được các mục tiêu đó đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình sản xuất Đó chính là lực lượng lao động quản lý trong doanh
nghiệp và hình thành lên bộ máy nhân sự Để đảm bảo sự thống nhất trong điều hành sản xuất kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất phải có một thủ trưởng trực tiếp chỉ đạo lực lượng quản lý để thực hiện các nhiệm vụ: bố trí, sắp xếp nhân viên quản cho phù hợp với từng nhiệm vụ cụ thể nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong tổ chức, nhằm khai thác khả năng chuyên môn sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu để thực hiện các mục tiêu đề ra
Như vậy, trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị nhân lực thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, và không có quá trình sản xuất nào được thực hiện nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị nhân lực
Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị nhân lực, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao Ngược lại nếu một tổ chức không phù hợp với đều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả
Mặt khác, sự tồn tại của bộ máy bộ máy quản trị nhân lực còn thể hiện sự tồn tại của chính doanh nghiệp đó Nó như chất keo dính để liên kết các yếu tố sản xuất lại với nhau theo sự thống nhất, có phương hướng rõ ràng; đồng thời làm cho hoạt động của doanh nghiệp ổn định, thu hút được mọi người tham gia và có trách nhiệm với công việc hơn
Trang 21 Lý luận về tổ chức bộ máy quản trị nhân lực
1.1 Khái niệm
Quản trị nhân lực hiểu theo cách tiếp cận quá trình quản trị là tổng hợp các hoạt động quản trị liên quan đến việc hoạch định nhân lực, tổ chức quản trị nhân lực, tạo động lực cho người lao động và kiểm soát hoạt động quản trị nhân lực trong tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu và chiến lược kinh doanh đã xác định
Hiểu theo cách tiếp cận tác nghiệp: quản trị nhân lực là tổng hợp các hoạt động quản trị liên quan đến việc tạo ra, duy trì và phát triển, sử dụng có hiệu quả yếu tố con người trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu của doanh nghiệp
Trong các chức năng quản trị, tổ chức được coi là một chức năng cơ bản, một công tác rất quan trọng nhằm thiết lập cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, đặc biệt là bộ máy
quản trị doanh nghiệp để thực hiện các mục tiêu đã định “Thực hiện chức năng tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung cho của
tổ chức”
Công tác tổ chức là hoạt động gắn liền với phân công khoa học, việc phân quyền
và xác định quyền hạn quản trị Tổ chức quy định các mối quan hệ chính thức giữa mọi thành viên và các nguồn lực để đạt được mục tiêu Kết quả của công việc tổ chức
là xác lập được một cấu trúc tổ chức phù hợp với yêu cầu của hoạt động kinh doanh Cấu trúc tổ chức có thể được hiểu là một tập hợp bao gồm các bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa theo chức trách và quyền hạn nhằm để thực hiện các mục tiêu chung đã định
Như vậy, tổ chức bộ máy quản trị nhân lực có thể được hiểu là quá trình xác định các công việc phải làm trong lĩnh vực nhân lực của doanh nghiệp, những người làm các công tác đó, chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho các cá nhân có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ, xác định các mối quan hệ trong khi tiến hành công việc nhằm trả lời câu hỏi ai phải báo cáo ai Kết quả của tổ chức bộ máy quản trị nhân lực hình thành nên bộ máy tổ chức quản trị nhân lực trong doanh nghiệp
Trang 3Chức năng, nhiệm vụ của tổ chức bộ máy quản trị nhân lực
1.2 Chức năng
Bộ phận quản trị nhân lực có chức năng tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc trong công tác tổ chức cán bộ, quản trị nhân lực của tổ chức bao gồm 4 chức năng chính sau:
- Chức năng thu hút: Sử dụng các chính sách và biện pháp nhất định để thu hút
nguồn nhân lực Chủ yếu là giới thiệu phân tích chức vụ biên chế chức vụ, lập kế hoạch cung cầu nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, tuyển người, khảo sát, thông báo tuyển, lựa chọn, thu nhận và bố trí công việc
- Chức năng điều chỉnh phối hợp: Còn được gọi là chức năng nhất thể hoá, tạo nên sự
phối hợp tương đồng giữa cán bộ công nhân viên với nhau thống nhất hòa quện cùng doanh nghiệp về các mặt tổ chức, tư tưởng, tình cảm, tâm lý, nhận thức cá nhân đồng nhất với ý niệm của tổ chức, hành động cá nhân hoà hợp với quy định của tổ chức
- Chức năng động viên: thông qua những chính sách thích đáng như khen thưởng
những người cống hiến nhiều cho tổ chức, nhằm mục đích ổn định đội ngũ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp, khuyến khích tính tích cực của mọi người, phát động và duy trì thi đua, nâng cao năng suất lao động cho tổ chức
- Chức năng khai thác: Đây là chức năng chính của quản lý nguồn nhân lực Đó là
công việc bồi dưỡng và nâng cao các tố chất cũng như kỹ năng làm việc của cán bộ, công nhân viên, làm cho họ phát huy hết khả năng của mình, thực hiện tối đa giá trị cá nhân của họ
1.3 Nhiệm vụ.
- Nghiên cứu, đề xuất xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn
vị trong tổ chức phù hợp với tình hình phát triển của tổ chức theo từng giai đoạn
- Xây dựng quy hoạch phát triển nhân lực phù hợp với chiến lược phát triển và kế hoạch sản xuât, kinh doanh của tổ chức
- Tham mưu xây dựng, ban hành các văn bản giúp ban giám đốc quản lý công tác tuyển dụng, bổ nhiệm , điều động, luân chuyển, miễn nhiệm, đào tạo, thi đua –khen thưởng, đánh giá nhân lực, trả công nhân lực
Trang 4- Lập và triển khai các kế hoạch tuyển dụng nhằm đáp ứng yêu cầu nhân lực của các
bộ phân trong tổ chức
- Tham mưu cho ban giám đốc trong việc bố trí, sắp xếp, sử dụng cán bộ, thực hiện các thủ tục bổ nhiệm, tái bổ nhiệm cán bộ
- Xây dựng kế hoạch đào tạo theo quy hoạch và tiến hành bồi dưỡng nâng cao trình
độ nhân lực
- Xây dựng và khai triển kế hoạch đánh giá nhân lực trong từng giai đoạn
- Thực hiện công tác lập kế hoạch đơn giá tiền lương, phân bổ và quyết toán quỹ tiền lương Kiểm tra việc chi trả tiền lương và phân phối thu nhập cho người lao động thực hiện quy chế Thực hiện các thủ tục giải quyêt chế độ phụ cấp, hưu trí và các chế độ chính sách khác cho người lao động
- Tổng hợp và lập kế hoạch về bảo hộ lao động và triển khai thực hiện
- Tổ chức công tác bảo quản, cập nhật hồ sơ người lao động của doanh nghiệp
- Thực hiện các nhiệm vụ khác được ban giám đốc giao theo đúng chức năng của bộ phận quản trị nhân lực…
=> Khi công tác tổ chức được tiến hành dựa trên cơ sở khoa học và thực tiễn phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ đề ra sẽ tạo lập năng lực hoạt động mới, thúc đẩy kinh doanh phát triển, sẽ giúp cho việc sử dụng triệt để các nguồn lực, nhất là nguồn lực con người… Việc phân công lao động khoa học, phân quyền hợp lí sẽ tạo điều kiện cho các nhà quản trị phát huy tốt năng lực, sở trường của họ từ đó nâng cao được năng suất lao động, hiệu quả công việc Hơn nữa, việc tổ chức khoa học sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng quy mô, đa dạng hóa tổ chức….Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lí sẽ tạo ra “nền móng” vững chắc cho hoạt động kinh nói chung và hoạt động quản trị doanh nghiệp nói riêng Dù nhà quản trị thực hiện công tác hoạch định, lãnh đạo hay kiểm soát đều phải dựa trên một cấu trúc tổ chức nhất định
Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Theo cấu trúc giản đơn: đây là cấu trúc thường được sử dụng ở những doanh nghiệp
có quy mô nhỏ, lãnh đạo tổ chức kiêm công tác nhân sự hoặc có thể có trợ lý giúp việc về nhân sự
Trang 5
- Công việc mà nhân viên thực hiện theo cấu trúc này thường là công việc tổng hợp, đòi hỏi mức độ bao phủ các mảng hoạt động trong quản trị nhân lực bao gồm: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, chế độ chính sách, bảo hiểm xã hội, hợp đồng lao động… Nhưng cũng do mức độ bao phủ rộng nên độ sâu trong công việc của nhân viên nhân lực ở mô hình này khó được đảm bảo do nhân viên này phải thực hiện nhiều công việc
- Thực tế cũng xảy ra trường hợp các chức năng khác như kế toán, hành chính, IT, pháp chế được ghép với chức năng quản trị nhân lực và được đặt trong một bộ phận Lúc đó người chịu trách nhiệm chính trong bộ máy tổ chức quản trị nhân lực theo cấu trúc giản đơn là trưởng bộ phận Nhưng trong cấu trúc này, trưởng bộ phận thường không chỉ chịu trách nhiệm về hành chính, quản trị tài sản, pháp chế, công nghệ thông tin… Điều này sẽ ảnh hưởng đến mức độ đầu tư cho chức năng quản trị nhân lực của doanh nghiệp…
Cấu trúc theo chức năng của nhà quản trị
Giám đốc
chính nhân lực
Trưởng phòng kinh
doanh
Trang 6- Đặc điểm cơ bản của cấu trúc này là bộ máy tổ chức quản trị nhân lực được
chia thành các mảng chức năng chuyên sâu khác nhau, một nhân viên chuyên trách có thể thực hiện một hoạc một số mảng chuyên sâu trong chức năng quản trị nhân lực
Có thể nói tính tập trung của cấu trúc này cao, người đứng đầu bộ phận có toàn quyền giải quyết mọi vấn đề liên quan đến mảng quản trị nhân lực do vậy sự đầu tư toàn tâm toàn ý trong công việc sẽ tốt hơn Thực tế cho thấy đây là mô hình được khá nhiều doanh nghiệp sử dụng khi số lượng người lao động trong doanh nghiệp đủ lớn để cần thiết phân cấp quản lý
Cấu trúc hỗn hợp
Nhân viên tuyển
dụng – đào tạo
Nhân viên bảo hiểm xã hội
Nhân viên tiền lương
Trang 7Đặc điểm cơ bản của mô hình cấu trúc tổ chức này là bộ máy tổ chức quản trị nhân lực có sự phân tán theo các đơn vị trực tiếp kinh doanh Tính tập trung thấp, tính phức tạp cao Mô hình cơ cấu tổ chức này chủ yếu áp dụng đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng lao động nhiều, đòi hỏi có sự phân cấp trong quản lý
Ngoài việc có bộ máy quản trị nhân lực ở cấp công ty, các đơn vị kinh doanh trực thuộc cũng có cơ cấu người làm nhân lực Khi đó, trách nhiệm của bộ phận quản trị nhân lực của công ty sẽ làm nhiệm vụ hoạch định nguồn nhân lực tổng thể và hỗ trợ cho các đơn vị trực thuộc trong việc quản lý nhân lực: tuyển dung, đào tạo, chế độ chính sách, quản lý hồ sơ…
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị nhân lực HRPB: nhân sự - đối tác chiến lược của kinh doanh
NV nhân lực
NV nhân lực
GĐ XN 1
GĐ XN 2
Giám đốc khu vực 1 Giám đốc khu vực
2
Giám đôc khu vực 3
Nhân viên nhân lực
Trang 8Nhà quản trị giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh chiến lược thông qua: Kết nối và xây dựng chính sách nhân sự đồng hành với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp
Soát xét và tái cấu trúc cơ cấu tổ chức, cơ cấu nhân sự để tối ưu hóa hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp
Cầu nối giữa doanh nghiệp và người lao động, hỗ trợ sự phát triển song hành giữa doanh nghiệp và người lao động
Theo mô hình này bộ phận nhân sự cần đứng cao hơn hẳn lên vượt tầm và đứng bên cạnh bộ phận hoạch định chiến lược để có thể nhìn rõ từng chức năng trong công
ty và mối liên hệ giữa các chức năng với nhau trong tổng thể - Sự thành công bền vững của công ty theo thời gian
1.4 Căn cứ lựa chọn bộ máy tổ chức quản trị nhân lực
- Quy mô của doanh nghiệp : Đối với mỗi một doanh nghiệp có quy mô khác nhau sẽ
có ảnh hưởng đến việc lựa chọn bộ máy tổ chức khác nhau Quy mô của doanh nghiệp được thể hiện qua vốn điều lệ, số lượng lao động thường xuyên của doanh nghiệp, doanh số… Tuy nhiên, bộ máy quản trị nhân lực của doanh nghiệp căn cứ theo quy
mô thể hiện chủ yếu ở số lượng lao động thường xuyên của doanh nghiệp
- Cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp: Với mỗi cấu trúc tổ chức doanh nghiệp khác nhau sẽ có ảnh hưởng đến việc lựa chọn bộ máy tổ chức quản trị nhân lực Nếu doanh nghiệp có cấu trúc giản đơn mô hình tổ chức nhân lực được lựa chọn có thể cũng là cấu trúc giản đơn Nếu cdoanh nghiệp sử dụng mô hình cấu trúc chức năng thì mô hình cấu trúc tổ chức nhân lực cũng có thể là cấu trúc chức năng…
- Các cấp độ quản trị nhân lực:
+ Cấp độ 1: Bộ phận quản lỹ nhân lực thực hiện các công việc hành chính: chấm công, tính lương, thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động theo quy định pháp luật
+ Cấp độ 2: Bộ phận quản trị nhân lực đóng vai trò như một chức năng trong doanh nghiệp
Trang 9+ Cấp độ 3: Bộ phận quản lý nhân lực, đặc biệt là người đứng đầu bộ phận này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng chiến lược nguồn nhân lực, là đối tác của các nhà quản trị cấp cao trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp
- Tầm hạn quản trị: thể hiện ở số lượng nhân viên mà một nhà quản trị có thể quản lý
trực tiếp Tùy thuộc vào tầm hạn của nhà quản trị mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy quản trị nhân lực cho phù hợp
- Trình độ nhân lực: tùy thuộc vào trình độ nhân lực mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn quy
mô và cơ cấu bộ phận
- Một số yếu tố khác: chiến lược của công ty, công nghệ kinh doanh, nhiệm vụ của
công ty, môi trường kinh doanh
2 Liên hệ một công ty
Trang 10Trong Công ty Cổ Phần may Việt Tiến các nhà quản lý của công ty chiếm được rất nhiều tình cảm của công nhân viên bởi họ luôn gắn bó gần gũi với nhân viên của mình Hầu hết các cán bộ công nhân viên trong công ty đều hài lòng trước sự quan tâm của lãnh đạo Họ quan tâm đến hoàn cảnh gia đình của nhân viên, trao đổi tâm sự với nhân viên về quan niệm sống, những khó khăn khúc mắc trong cuộc sống gia đình Qua trao đổi này, lãnh đạo sẽ hiểu được những khó khăn mà các nhân viên đang gặp phải và sẵn sàng giúp đỡ khi cần thiết Và qua đây, họ cũng hiểu được suy nghĩ, đặc điểm, tính cách của từng nhân viên để có cách ứng xử phù hợp Vậy thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị nhân lực của công ty Việt Tiến được tổ chức như thế nào mà các hoạt động liên quan đến quản trị nhân lực diễn ra phù hợp như vậy? Chúng ta cùng đi tìm hiểu
CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT TIẾN:
TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CÔNG TY CỔ PHẦN MAY
VIỆT TIẾN
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị nhân lực :
Trang 11
Phòng tổ chức lao động có nhiệm vụ tuyển dụng lao động, sắp xếp, bố trí lao động, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công nhân viên, xây dựng các quy chế về tuyển dụng, phân bổ tiền lương, tiền thưởng, thực hiện các chính sách đối với lao động, lập chiến lược dài hạn về quản lý cán bộ cũng như về hành chính
Giám đốc
Trưởng
phòng kế
toán
Trưởng phòng kinh doanh
Trưởng phòng nhân sự
Trưởng phòng kĩ thuật công nghệ
Trưởng phòng thiết kế
Nhân viên
tuyển dụng
Nhân viên đào tạo và phát triển
Nhân viên tiền lương
Nhân viên chế độ chính sách