Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty TNHH Quảng Cáo và Thương Mại Thanh. Những giải pháp hoàn thiện

Hiện nay, với thời đại của khoa học – công nghệ thông tin đã mở ra một vận hội mới cho các cá nhân và cộng đồng.

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay, với thời đại của khoa học – công nghệ thông tin đã mở ra một vậnhội mới cho các cá nhân và cộng đồng Theo đó, cấu trúc ngành kinh doanh đã thayđổi, các doanh nghiệp ngày càng phát triển lớn mạnh hơn, chuyên nghiệp hơn tronghầu hết các lĩnh vực Nhưng để khẳng định được vị trí vững chắc trên thị trường thìcác công ty luôn có xu hướng quan tâm đến việc quảng bá và đánh bóng hình ảnhthương hiệu của mình Và tổ chức sự kiện là một công cụ được sử dụng phổ biếnnhất hiện nay, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường, luôn gây đượcnhững tiếng vang lớn Thông qua các sự kiện được tổ chức, doanh nghiệp có thể tạo

sự chú ý hơn nữa của khách hàng, thuyết phục khách hàng tiềm năng đến với doanhnghiệp mình, phát triển dịch vụ hay sản phẩm, làm tăng doanh số bán hàng củacông ty, qua đó quảng bá thương hiệu của mình Trên thực tế, để tổ chức thành côngmột sự kiện thì các doanh nghiệp thường thuê một công ty chuyên cung cấp dịch vụ

tổ chức sự kiện để giúp họ quản lý lĩnh vực này Nhưng các công ty cung cấp dịch

vụ tổ chức sự kiện hoạt động theo một quy trình như thế nào, quy trình tổ chức sựkiện ở các doanh nghiệp thường phải trải qua những giai đoạn nào và làm thế nào

để các công ty tổ chức sự kiện có thể thoả mãn tốt nhất các nhu cầu của thị trường

về dịch vụ này? Đó là các vấn đề đang được các nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sựkiện và xã hội quan tâm

Để phân biệt được quy trình tổ chức sự kiện giữa các doanh nghiệp tổ chức

và công ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, tôi đã nhìn nhận và đánh giáthị trường tổ chức sự kiện cũng như hoạt động cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ởcác công ty Trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện và phát triển hơnnữa các hoạt động cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ở công ty này như thế nào Đểgiải quyết vấn đề này, tác giả đã xin liên hệ thực tập ở công ty TNHH Quảng cáo và

Thương mại Thanh Với đề tài: “Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của công

ty TNHH Quảng Cáo và Thương Mại Thanh Những giải pháp hoàn thiện”

gồm ba chương như sau:

Chương I: Thị trường tổ chức sự kiện và hoạt động kinh doanh của công tyChương II: Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty

Chương III: Những giải pháp đề xuất và kiến nghị

Tôi xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS Lưu VănNghiêm cùng các anh chị trong công ty, đặc biệt là TS Đặng Thanh Vân đã giúp đỡtôi hoàn thành chuyên đề thực tập này

CHƯƠNG I THỊ TRƯỜNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ HOẠT ĐỘNG

KINH DOANH CỦA CÔNG TY

1.1 Thị trường tổ chức sự kiện

1.1.1 Khái quát chung

Nhìn lại một năm sau khi vào WTO, kinh tế Việt Nam đã có những sự tăngtrưởng mạnh mẽ đạt 8,5% - mức tăng cao nhất trong 10 năm qua với kim ngạchxuất khẩu đạt 48 tỷ USD, tăng 20,5% so với năm 2006 Trong thời gian này đã cóhàng trăm doanh nghiệp ra đời Các doanh nghiệp này đã bắt đầu nhận thức mộtcách tích cực về vai trò của việc làm thế nào có thể thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩmhàng hóa và tạo dựng uy tín thương hiệu Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã sẵnsàng bỏ ra 15-20% doanh thu cho công tác xúc tiến, khuyến mãi, quảng cáo, tổ chức

sự kiện Nhìn vào thực tế ta có thể thấy, dù chi phí phát sóng cho một spot 30 giâyxuất hiện trên truyền hình có thể xấp xỉ 30 triệu đồng hoặc các nhà sản xuất vẫn sẵnlòng chi cả tỷ đồng để làm ra một phim quảng cáo hiệu quả Điều đó cho thấy rõràng là các doanh nghiệp luôn sẵn sàng đầu tư dưới bất kỳ hình thức nào mang lạihiệu quả lớn nhất, sao cho đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp hướng đến biết,hiểu và mua sản phẩm của mình Từ đó, khách hàng sẽ nhớ đến thương hiệu mà họđang sử dụng, cứ mỗi lần nhắc đến sản phẩm đó là họ liên tưởng ngay đến thươnghiệu đó Đạt được điều này chính là doanh nghiệp đã xây dựng và quảng bá thànhcông thương hiệu của mình

Theo kết quả khảo sát được thực hiện năm 2006 của công ty nghiên cứu thịtrường FTA cho thấy tổ chức sự kiện là một công cụ được sử dụng phổ biến nhất,chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường Nếu chúng ta tính tổng số tiền bỏvào ngành tổ chức sự kiện trong một năm trên toàn thế giới thì con số có thể lên đến

500 tỷ đô la “Ngày càng có nhiều công ty tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ chuyênnghiệp, bởi họ đã nhận ra việc tổ chức sự kiện có ý nghĩa hết sức quan trọng Nhờ

sự hỗ trợ của nhà cung cấp dịch vụ, các công ty sẽ có thể tiếp cận khách hàng một

cách hiệu quả nhất”, cô Pollynne Ibasco, Giám đốc điều hành công ty VenusCommunications - một công ty dịch vụ truyền thông trọn gói chuyên về quan hệcông chúng và quảng bá thương hiệu, tổ chức event, cho biết Thế nào là tổ chức sựkiện? Đó chính là việc “đánh bóng”cho sản phẩm và thương hiệu của một công tythông qua các sự kiện Ví dụ khi Nokia tung ra một sản phẩm điện thoại di động đờimới, công ty này sẽ tổ chức một sự kiện công phu, mời các khách hàng thân thiết vàtiềm năng cùng báo giới đến tham gia sự kiện quan trọng này Thông qua sự kiệnNokia thông báo đến khách hàng và báo giới về sản phẩm mới và đồng thời (điềunày quan trọng hơn) đánh bóng thương hiệu của Nokia, làm cho khách hàng nhớ vàtiêu thụ sản phẩm mới này Đây còn là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi vàgiao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúpthúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp

Hiện nay, trên thị trường có khoảng 1000.000 doanh nghiệp nói chung, mỗidoanh nghiệp đều bắt buộc phải có những chi tiêu về hoạt động tổ chức sự kiện.Trong số đó có khoảng 1000 doanh nghiệp làm về quảng cáo dưới các hình thức:

- Các doanh nghiệp tư vấn gồm:

+ Tư vấn về chiến lược quảng cáo: những doanh nghiệp này đa số là củanước ngoài

+ Tư vấn về thương hiệu: có các doanh nghiệp nước ngoài và một số công tyViệt Nam tham gia thị trường này

- Các doanh nghiệp thực hiện dịch vụ quảng cáo gồm:

+ Các nhà cung cấp bảng biển, in, các vật phẩm quảng cáo: các doanh nghiệpnày đảm nhiệm từ khâu thiết kế đến cho đến khi ra sản phẩm cuối cùng

+ Các doanh nghiệp cung cấp sản phẩm trọn gói có kèm tư vấn gồm: cácdoanh nghiệp tổ chức sự kiện, PR, media

Trong nền kinh tế nước ta hiện nay tồn tại nhiều thành phần kinh tế, vớinhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau

Đối với một số ngành hàng như: sản xuất hàng tiêu dùng , cung cấp dịch vụ… thìquảng cáo, marketing và tổ chức sự kiện được các doanh nghiệp đặc biệt coi trọng

và chú ý Đây là những sản phẩm mà người tiêu dùng có xu hướng chọn lựa khi có

sự tác động của quảng cáo và các hoạt động tuyên truyền khác Qua quá trình tìmhiểu đặc trưng của thị trường tôi thấy rằng tổ chức sự kiện là một mảng rộng baogồm nhiều yếu tố liên quan như thiết kế, in, ăn uống, du lịch, sản xuất, gia công,PR,…Các dich vụ tổ chức sự kiện có tính bao quát cao, qua đó thông qua một sựkiện được tổ chức ta có thể hiểu được phần nào các hoạt động của quảng cáo

1.1.2 Quy mô nhu cầu

Trong giai đoạn hiện nay thì hầu như toàn bộ các doanh nghiệp kinh doanh,các tổ chức, các cá nhân, các hộ gia đình,… đều có nhu cầu tổ chức sự kiện: thángnào, ngày nào, năm nào cũng có những sự kiện trên các phương tiện truyền thôngnhư báo chí, truyền hình,…Họ biết rằng đây chính là dịp tốt để khuếch trương,quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp mình hay hình ảnh của một cá nhân nào đóhoặc truyền tải thông tin…Để tổ chức sự kiện, các chủ thể đã phải đầu tư một khoảnkhông hề nhỏ tùy thuộc vào các yếu tố như địa điểm, số lượng khách mời, mục tiêu

và ý nghĩa chương trình Thường thì chi phí có thể dao động từ 10.000 đến 100.000USD/sự kiện Đối với những sự kiện thuộc loại “tầm cỡ” thì chi phí tổ chức có thểlên đến 200.000 USD, thậm chí tới cả nửa triệu USD như sự kiện mang tầm cỡ quốcgia như chương trình trao giải thương hiệu Việt, các cuộc thi hoa hậu Vấn đề chiphí tổ chức sự kiện thì hầu như không có ai muốn tiết lộ con số cụ thể cho việc thuêngười để tự “đánh bóng” mình Nhưng chỉ cần để ý tới quy mô và nội dung củanhững sự kiện được tổ chức thì có thể thấy đó là một số tiền không nhỏ Theo nhưhiệp hội quảng cáo nhìn nhận thị trường và đánh giá đã đưa ra biểu đồ phân tích chiphí dành cho tổ chức sự kiện từ 2004 đến 2007 như sau:

0 200 400 600 800 1000

2004 2005 2006 2007 Năm

Sơ đồ chi phí tổ chức sự kiện từ

2005 đến 2007

chi phí

Biểu đồ 1: Chi phí tổ chức sự kiện từ 2005 đến 2007

( Nguồn: Hiệp hội quảng cáo)

Trên biểu đồ dễ nhận thấy rằng chi phí dành cho tổ chức sự kiện tăng trưởngrất nhanh từ năm 2004 đến năm 2007 đồng nghĩa với nó là nhu cầu thị trường tăngtrưởng ở mức cao

Các doanh nghiệp tham gia tổ chức sự kiện bao gồm từ doanh nghiệp có quy

mô lớn đến doanh nghiệp có quy mô nhỏ, từ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh sảnphẩm đến các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, từ doanh nghiệp nhà nước đến doanhnghiệp tư nhân, doanh nghiệp nước ngoài … Các doanh nghiệp tham gia tổ chức sựkiện với nhiều hình thức như lễ khởi công, lễ động thổ, lễ khai trương, lễ kỷ niệm,giới thiệu khách hàng về sản phẩm mới, dịch vụ mới…và mỗi loại sự kiện đều cónhững đặc trưng riêng Đặc điểm của các sự kiện này là mang tính thời vụ, các sựkiện như khởi công, động thổ, khánh thành thường chỉ diễn ra một lần, còn các lễ kỷniệm, giới thiệu khách hàng về sản phẩm mới…thì mang tính chu kỳ Ví dụ nhưhãng rượu Jonny Worker thường tổ chức giới thiệu sản phẩm rượu của hãng chokhách hàng tại các khách sạn lớn vào những ngày cuối tháng Đây sẽ là cơ hội tốt đểhãng này giới thiệu các loại sản phẩm tới khách hàng của mình và cũng là cơ hội tốt

để tổ chức đăng tin trên các phương tiện truyền thông Các công ty, tổ chức của nhà

Triệu đồng

nước hoặc các công ty lớn thường sau 10 năm, 20 năm, 25 năm… lại tổ chức lễ kỷniệm ngày thành lập Đây sẽ là dịp để họ đánh giá và nhìn nhận lại một chặngđường hoạt động của mình và cũng là một dịp rất tốt để tổ chức khuếch trươngthương hiệu như tổ chức họp báo, đăng tin trên báo chí, truyền hình…Điển hìnhnhư trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân tổ chức lễ kỷ niệm 45 năm ngày thành lậptrường, thông tin này đã được đăng lên tip các tờ báo, các chương trình thời sự củaĐài Truyền Hình Hà Nội(HTV) và các chương trình thời sự của Đài Truyền HìnhViệt Nam(VTV).

Không chỉ các doanh nghiệp mà cả các đoàn thể, các tổ chức chính phủ, phichính phủ, các tổ chức công quyền,… cũng tham gia vào tổ chức sự kiện Tiêu biểu

là sự kiện 1000 năm Thăng Long, để chuẩn bị cho sự kiện này các đoàn thể, các tổchức đã phối hợp chuẩn bị cho sự kiện này bằng việc khuếch trương thông qua cácbăng rôn treo ngoài đường phố, phóng sự trên truyền hình và treo đồng hồ điện tửđếm ngược thời gian ở trên bờ hồ Hoàn Kiếm,…

Các sự kiện mà diễn ra thường xuyên nhất đó chính là những sự kiện của các

cá nhân, các hộ gia đình bao gồm: đám tang, hiếu hỉ, các buổi sinh nhật, các dịp lễtết hàng năm Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, thu nhập của người dân ngàycàng cao nên họ thường có xu hướng đầu tư khoản lớn vào những sự kiện mà họ tổchức Đặc biệt cá nhân là người nổi tiếng như diễn viên hoặc ca sỹ, họ thường tổchức những chương trình có quy mô, những liveshow hoặc những chương trìnhgiao lưu để quảng bá hình ảnh của mình, thu hút sự chú ý của công chúng

1.1.3 Đặc điểm nhu cầu

Theo xu hướng hiện nay, các chủ thể luôn đánh giá rất cao về tổ chức sự kiện

và sẵn sàng bỏ ra một số tiền rất lớn để tổ chức thành công một sự kiện Dù sự kiệnlớn hay nhỏ, phải chi tiền nhiều hay ít nhưng các chủ thể luôn tính đến việc là làmsao có thể tiết kiệm được chi phí tối đa Để tiết kiệm chi phí, họ thường thuê mộtcông ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ở bên ngoài để giúp họ thực hiện

và quản lý sự kiện mà họ tổ chức Họ thuê các công ty bên ngoài bằng các hợpđồng theo thời vụ hoặc là các hợp đồng dài hạn như là 1 năm, 2 năm…thường đối

với các công ty lớn Và lý do mà các thường tiến đến thuê một dịch vụ hoàn chỉnh

từ những công ty chuyên cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện đó là:

- Các công ty tổ chức sự kiện có nhiều kinh nghiệm và rất chuyên nghiệptrong lĩnh vực này, khi hợp đồng được ký kết thì các chủ thể sẽ không phải quantâm nhiều lắm đến sự kiện Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ bảo đảmtính hiệu quả của sự kiện và điều này sẽ được ràng buộc thông qua hợp đồng ký kếtgiữa hai bên

- Khi các doanh nghiệp thuê một dịch vụ trọn gói thì chi phí cho tổ chức sựkiện sẽ giảm đi so với thuê mỗi nơi một dịch vụ Giá cho gói của hai dịch vụ A và B(P(a+b)) bao giờ cũng thấp hơn giá của dịch vụ A (Pa) và dịch vụ B (Pb) nhỏ lẻ.Minh họa như sau:

P(a+b)<Pa + Pb

(Giáo trình marketing dịch vụ - PGS.TS Lưu Văn Nghiêm)

- Trong giai đoạn hiện nay thì đối với các doanh nghiệp lớn họ thường thuêluôn một dịch vụ lớn tổng thể từ phía một công ty quảng cáo mà trong đó có baogồm các kế hoạch marketing, kế hoạch quảng cáo, lập kế hoạch phối hợp hiệu quảcủa các phương tiện truyền thông, các dịch vụ PR…trong đó bao gồm cả dịch vụ tổchức sự kiện Điều này vừa đem lại một chi phí hợp lý và đặt sự kiện sẽ được tổchức vào guồng máy chung của một kế hoạch quảng cáo và phát triển thương hiệutổng thể cho doanh nghiệp

Đó là đặc điểm chung của các chủ thể khi tiến hành tổ chức sự kiện Nhưngkhi gắn với từng đoạn thị trường thì mỗi đoạn thị trường có những đặc điểm riêngbiệt:

- Đối với các gia đình: đối với các gia đình thu nhập cao thì việc đầu tư ngânsách cho bất kỳ sự kiện nào mà họ muốn tổ ch ức đ ều kh ông th ành v ấn đ ề Điều

mà họ muốn đó là thành công và hiệu quả sau sự khi sự kiện được tổ chức Cho nên

họ thường tổ chức quy mô lớn, thuê dịch vụ trọn gói và đòi hỏi dịch vụ chất lượngcao Những gia đình có thu nhập thấp thì ngân sách là điều đầu tiên mà họ phải cânnhắc Thường thì họ ít khi thuê dịch vụ trọn gói vì để tiết kiệm chi phí đến mức tối

đa, họ tự làm một số công đoạn còn lại những công đoạn nào mà không có khả nănglàm thì họ mới đi thuê.

- Đối với các doanh nghiệp: Với những doanh nghiệp lớn, mỗi sự kiện họ tổchức đều cần quy mô, gây được tiếng vang lớn Các doanh nghiệp này luôn dànhmột khoản đầu tư cho các sự kiện mà họ tổ chức để quảng bá hình ảnh thương hiệucủa mình Họ thường đi thuê những doanh nghiệp tổ chức sự kiện chuyên nghiệpnhằm bảo đảm sự trọn gói và chất lượng dịch vụ Doanh thu của các doanh nghiệpnày lớn nên họ thường tham gia vào những sự kiện mang tính xã hội vì như vậy dễgây được chú ý của công chúng hơn Điển hình là sự kiện Toyoto Việt Nam tổ chứcchương trình hoà nhạc từ thiện vào đên 23 và 24/08/2006 tại nhà hát lớn Hà Hội.Toàn bộ số tiền bán vé của chương trình đã được trao tặng cho Hội trẻ em khuyết tật

Hà Nội nhằm hỗ trợ cho buổi hòa nhạc từ thiện được biểu diễn bởi các nhạc côngkhiếm thị nhân dịp Ngày Quốc tế người Khuyết tật vào ngày 3/12/2006 Đây là mộttrong bốn hoạt động chính của Quỹ Toyoya Việt Nam Ngày 01/05/2006, Viettelcũng phối hợp cùng Đài truyền hình Việt Nam (VTV1) tổ chức chương trình: “VinhQuang Việt Nam” nhằm tôn vinh những người có công đối với sự phát triển của ĐấtNước Chương trình được diễn ra trước Dinh Thông Nhất và được truyền hình trựctiếp trên VTV1 Đây cũng là một trong rất nhiều chương trình mà Viettel đã tài trợnhư: Hành trình tiếp lửa truyền thống 30/4/2005 “Vang Mãi Khúc Quân Hành”,giao lưu và ôn lại với những cựu chiến binh thành cổ năm xưa: “Một thời HoaLửa” Viettel là công ty tiên phong trong việc gắn sự tăng trưởng của hoạt độngkinh doanh và sự ủng hộ của các hoạt động từ thiện, xã hội với phương châm” Côngnghệ vì con người”

Đó là đối với những doanh nghiệp lớn, còn đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ,mục tiêu đa số trong các sự kiện họ tổ chức là để bán được sản phẩm, khuếchtrương thương hiệu của mình Những doanh nghiệp này chỉ là vừa và nhỏ cho nên

họ rất cân nhắc ngân sách cho sự kiện được tổ chức Do đó họ tìm kiếm nhữngdoanh nghiệp tổ chức sự kiện có mức chi phí thấp, đa số là những doanh nghiệpquảng cáo có kèm thêm lĩnh vực tổ chức sự kiện

- Đối với các tổ chức: Đ ể quảng bá cho hình ảnh của tổ chức với những cuộchội thảo nghề nghiệp, trao đổi kinh nghiệm, tư vấn giáo dục Những sự kiện này đòihỏi sự tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng chi tiết nên họ thuê những doanh nghiệp chuyên về

tổ chức sự kiện

1.1.4 Tốc độ tăng trưởng

Nhìn lại cách đây khoảng 5 đến 10 năm, ta thấy tổ chức sự kiện chưa đượccoi trọng, mới chỉ đơn giản là thực hiện hoạt động của doanh nghiệp, là một chươngtrình nhỏ chứ chưa phải là sự kiện, chưa gắn với quảng bá thương hiệu.Tổ chức sựkiện chỉ chiếm 1% doanh thu và chi phí cho sự kiện chỉ là 50 đến 100 triệu cho mỗi

sự kiện ở mức trung bình Sô lượng các doanh nghiệp thì chỉ đếm trên đâầungóntay Nhưng 5 năm trở lại đây, tổ chức sự kiện đã trở thành phổ biến được biểu hiệnqua quy mô tổ chức vì thể không chỉ là các sự kiện lớn được các doanh nghiệp hàngđầu tổ chức mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng tham gia

Ở nước ta, thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện được hình thành từ ngày đổimới và ngày càng sôi động, nhất là mấy năm gần đây Đây là hình thức hoàn toànmới, dễ được công chúng chấp nhận đặc biệt là người phương Đông do họ có nétđặc trưng là sống tình cảm Ở Việt Nam, sinh hoạt văn hóa nhóm câu lạc bộ lại có

từ rất sớm và với thời đại công nghiệp hiện đại, hình thức này là để cân bằng, mở ramột phong cách tập quán mới phù hợp với sự tiến triển Đồng thời tạo ra một nếpvăn hóa ngày càng thâm nhập sâu trong cộng đồng, trong cuộc sống kinh tế xã hộivới từng hộ gia đình, cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp Hiện nay và trong nhữngnăm tới hoạt động tổ chức sự kiện càng mở rộng và trở thành nếp sống văn hóakhông thể thiếu được trong nhân dân ta Tuy nhiên, để tổ chức sự kiện đạt được mụctiêu cần thiết với nguồn lực cho phép thì không hề đơn giản Kinh doanh dịch vụ tổchức sự kiện cũng rất khó khăn, phức tạp và gặp nhiều rủi ro Mỗi cá nhân, mỗi tổchức( gia đình, cơ quan đoàn thể, doanh nghiệp, ) đều có những sự kiện trong nămvới mục đích cụ thể phải được tổ chức thực hiện Do đó nhu cầu tổ chức sự kiện rấtphong phú và đa dạng Kinh tế văn hóa xã hội càng phát triển thì nhu cầu tổ chức sựkiện ngày càng lớn Đây thực sự đã trở thành thị trường lớn và ngày càng phát triển

ở nước ta đòi hỏi phải có sự thỏa mãn Một ngành kinh doanh mới đã mở ra với

nhiều hứa hẹn về sự kinh doanh thịnh vượng của doanh nghiệp và sự thành đạt củacác nhà quản trị tài năng Sự phát triển mạnh mẽ của ngành này trong những nămgần đây đang góp phần tạo nên bức tranh marketing tại Việt Nam đa dạng hơn,hoàn thiện hơn và cũng hứa hẹn sẽ sớm cho ra đời một ngân hàng ý tưởng về tổchức sự kiện tại Việt Nam

Ở các nước phát triển, dịch vụ PR – tổ chức sự kiện trở thành những thành tốkhông thể thiếu trong hoạt động doanh nghiệp Nhìn sang Thái Lan, Singapore,Malaixia hay Hồng Kông thì hàng loạt các chiến dịch PR, quảng cáo đã được chínhphủ các nước này thực hiện ở tầm quốc gia và đầy tính chuyên nghiệp, nhằm quảng

bá về hình ảnh đất nước tới các nhà đầu tư và khách du lịch

Ở Việt Nam, 15 năm gần đây là minh chứng cho sự tăng trưởng vượt bậc củalĩnh vực Tổ chức sự kiện Có lẽ chưa bao giờ công chúng lại sống trong một thế giới đầy

ắp các sự kiện có bàn tay của PR Số lượng các công ty PR và “bán PR” bùng nổ mạnh

mẽ trong thời gian vừa qua Thị trường PR – tổ chức sự kiện theo ước tính tăng trưởngtrung bình 30% với hơn 20 công ty chuyên nghiệp và hơn 200 công ty quảng cáo khác

mở rộng thêm dịch vụ này Nếu chúng ta tính tổng số tiền bỏ vào ngành Tổ chức sự kiệntrong 1 năm trên toàn thế giới thì con số có thể lên đến 500 tỷ đô la Đã không còn nhữngngày mà có thể tổ chức sự kiện chỉ bằng việc thuê một nhóm nhỏ cung cấp thực phẩm

Có thể nhìn thấy rõ nhất đó là thời gian gần đây, tháng 12-2007 hàng loạt các sự kiện lớndiễn ra chỉ trong vòng một tháng bao gồm:

- Sự kiện Triển lãm sản phẩm Trung Quốc sản xuất tại Việt Nam được tổchức tại trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam, Hà Nội (8-12/12/2007)

- Hội chỡ triển lãm “ Tôn vinh thành tích của cựu chiến binh lực lượng vũtrang trên mặt trận kinh tế xây dựng đất nước” tổ chức tại cung văn hóa hữu nghị

- Triển lãm quốc tế công nghiệp điện – than và khai mỏ Electric, coal andmining 2007 tại cung văn hóa hữu nghị Hà Nội (5-7/12/2007)

- Hội chợ triển lãm Doanh nghiệp Việt Nam hướng tới ngàn năm ThăngLong Hà Nội lần thứ 7 tổ chức tại trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam, Hà Nội (1-4/12/2007)

- Hội chợ quà tặng Noel – đêm hội hoá trang tại công viên Đống Đa 25/12/2007)

(19 Lễ hội bia và nước giải khát tại trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam, HàNội (1-6/12/2007)

- Triển lãm sản phẩm mới công nghệ mới tại trung tâm hội chợ triển lãm ViệtNam, Hà Nội (ngày 20-31/12/2007)

- Ngày hội giới thiệu bia – rượu – nước giải khát công nghệ sản xuất xưa và nay Chỉ trong vòng một tháng mà có đến 11 sự kiện lớn đã diễn ra cho thấy là tổchức sự kiện đã ngày càng nhiều với quy mô ngày càng lớn hơn, từ 1 tháng ta có thểước tính được một năm thì sẽ không biết là bao nhiêu sự kiện được tổ chức từ nhỏcho đến lớn cho thấy sự phát triển chóng mặt của thị trường này

Ngày nay, nếu muốn tạo ấn tượng cho khách hàng tiềm năng thì việc thuêmột công ty Tổ chức sự kiện là điều cần thiết Tuy nhiên dù đã đạt được mộtbước phát triển khá tích cực, nhưng có lẽ còn nhiều điều phải làm để tăng cườngnhận thức của giới doanh nghiệp về tầm quan trọng của hoạt động này Với sựtham gia ngày càng nhiều hơn của các doanh nghiệp quốc doanh và các tổ chứcphi chính phủ(NGOs), cũng như sự bùng phát được tiên lượng về đầu tư nướcngoài kéo theo hoạt động kinh doanh sôi động trong những năm gần đây, có thểnói “ngành công nghiệp PR – tổ chức sự kiện” sẽ còn nhiều cơ hội để phát triểntrong thời gian tới đây

1.1.5 Hoạt động cạnh tranh trên thị trường

1.1.5.1 Phân đoạn thị trường tổ chức sự kiện

- Các sự kiện mang tính cá nhân, hộ gia đình: đám tang, đám cưới, sinh nhật,

…Những sự kiện này mang tính thường xuyên, hầu như ngày nào, tháng nào, năm

nào cũng có những sự kiện này diễn ra Nhưng đa số nhu cầu mang tính cá nhân nàyhiện nay ít được các doanh nghiệp nhắm tới Đây là đoạn thị trường mà các doanhnghiệp mới đang bắt đầu tập trung vào Riêng đối với các cá nhân là người của côngchúng (đây được coi là thị trường cao cấp) thì lại là mục tiêu mà các doanh nghiệpnhằm vào.

- Các sự kiện nhỏ lẻ: Thường là của các doanh nghiệp vừa và nhỏ Họ có thể

tự đứng ra tổ chức và liên hệ các nhà cung cấp các sản phẩm cho mình Nếu có thuêthì cũng chỉ thuê ở một số khâu nhất định nhằm giảm tối đa chi phí, với họ khâu nào

họ có thể tự làm thì họ sẽ cố gắng làm còn lại họ sẽ đi thuê

- Các sự kiện có quy mô lớn: là những sự kiện của các doanh nghiệp lớn, cóhai loại:

+ Sự kiện của chính các doanh nghiệp do các doanh nghiệp có nhu cầu thựchiện Trong quá trình thực hiện thường kết hợp với các công ty tổ chức sự kiệnchuyên nghiệp vì liên quan đến các cơ quan báo chí, truyền thông, truyền hình Ví

dụ như chương trình chắp cánh thương hiệu do công ty Trường Thành tổ chức kếthợp với các công ty quảng cáo khác để có sự hỗ trợ Rõ ràng là cần có một công ty

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để tạo ra sự kết nối nhiều chiều

+ Sự kiện do các công ty tổ chức sự kiện và tổ chức xã hội thiết lập

Ta có biểu đồ như sau:

Biểu đồ 2: Số lượng của thị trường tổ chức sự kiện

(Theo đánh giá sơ bộ của hiệp hội quảng cáo)

Qua 2 biểu đồ ta thấy được với các sự kiện lớn số lượng thì ít( chỉ chiếm10%) nhưng doanh số của mỗi sự kiện lại khá cao(chiếm khoảng 40% thị trường).Trong khi đó, các sự kiện của hộ gia đình, cá nhân thường nhỏ lẻ, hầu như chưađược nhiều doanh nghiệp quan tâm Do đó những sự kiện này có diễn ra thì chỉ ởquy mô nhỏ Nhìn chung các doanh nghiệp khác nhau tùy vào tình hình kinh doanh

và tài chính của doanh nghiệp mình đề lựa chọn các đoạn thị trường cho phù hợp

1.1.5.2 Quan hệ cung cầu

Trước đây, sự kiện được tổ chức được hiểu đơn giản như một cuộc mít tinhhay cuộc diễu hành ngoài phố với cờ hoa, băng rôn và khẩu hiệu Nhưng hiện nay,nếu để ý đến các tin tức đăng tải ngày càng nhiều trên các kênh báo chí, người ta sẽkhó mà bỏ qua tin liên quan đến các công ty với những sự kiện, những buổi biểudiễn đường phố, diễu hành xe, triển lãm thương mại , mà có lẽ điều có thể gâyđược sự chú ý của họ chính là cách tiếp cận độc đáo của những công ty này ÔngMichael Coson, Giám đốc điều hành tập đoàn Maison & Partners, nhà cung cấp vàphân phối các sản phẩm và thương hiệu thời trang cao cấp, nhận xét: “Tôi từngtham dự rất nhiều event của các công ty, và có thể nói rằng chất lượng tổ chức sựkiện của các công ty ở Việt Nam hiện nay đã thay đổi một cách rõ rệt Trước đây,trước khi tôi tham gia các sự kiện hay các buổi diễu hành, những gì tôi nhìn thấy là

ở sự kiện là sự đơn điệu; nhưng giờ đây tôi đã thực sự thưởng thức, và cảm thấy rấtthú vị như thể tôi là một phần của sự kiện đó”

Như vậy, các doanh nghiệp làm về tổ chức sự kiện thì ngày càng hướng tớichất lượng và sự chuyên nghiệp cao hơn Còn những chủ thể có nhu cầu tổ chức sựkiện thì cũng hướng tới những dịch vụ trọn gói, chất lượng và có tính chuyênnghiệp Điều này sẽ tạo ra sự cân đối giữa cung và cầu Tuy nhiên, đoạn thị trường

mà các sự kiện là của cá nhân, gia đình chưa được các doanh nghiệp nhằm vàonhiều dẫn đến ở đoạn thị trường này cầu thì nhiều mà cung vẫn còn ít tạo ra sựchênh lệch cung cầu

Theo các chuyên gia thì xu hướng mới nhất hiện nay là tổ chức các “event”

có chủ đề Các chủ đề này được thu thập từ các nền văn hóa khác nhau, sau đó được

chọn lọc lại thành một bố cục tổng thể cho “event” và tạo nên sự khác biệt với tínhsáng tạo cao, thiết kế đẹp Mục đích của xu hướng này là đảm bảo giá trị giải trí lẫnthương mại và mở ra lối đi riêng cho các công ty trong việc nâng cao độ nhận biếtthương hiệu, độ am hiểu sản phẩm và thậm chí là thu hút cả một thế hệ khách hàngtiềm năng trong tương lai

Tại Việt Nam đang dần hình thành một nền công nghiệp PR đích thực với sựquan tâm ngày càng lớn của giới doanh nghiệp và sự ra đời của nhiều loại hình dịch

vụ Ngoài các công ty liên doanh, công ty nước ngoài, các doanh nghiệp tư nhân,các công ty nhà nước hoặc thậm chí các cơ quan quản lý bắt đầu quan tâm tới việc

sử dụng các dịch vụ của công ty tổ chức sự kiện

Ngành tổ chức sự kiện đang rất phát triển tại Việt Nam, điều này mang lạinhiều cơ hội chọn lựa hơn cho những doanh nghiệp trong vai trò “thượng đế” tìmnhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện Tuy vậy, chỉ có một số công ty có bề dàykinh nghiệm và tạo được thương hiệu qua những sự kiện có tầm và để lại dấu ấn.Như chúng ta có thể thấy John Baily & Associates (Australia) là công ty PR nướcngoài đầu tiên đặt trụ sở tại Việt Nam (hiện đã đóng cửa) Nhưng chỉ đến khi MaxComunications, rồi đến Galaxy và Pubcom thì Việt Nam mới có những công ty PRchuyên nghiệp đầu tiên Điều đó phù hợp với nhu cầu của thị trường khi các doanhnghiệp khách hàng ngày càng hướng tới việc thuê những công ty bên ngoài thực hiệnnhững hoạt động PR – tổ chức sự kiện thay vì “tự biên tự diễn” như trước đây Điểnhình như Kinh Đô, Vinamilk…là những công ty rất năng động trong những hoạt độngnày, theo họ thì các hoạt động tổ chức sự kiện đã góp phần không nhỏ trong việc xâydựng thương hiệu của họ trên thị trường ngày càng cạnh tranh găy gắt

1.1.5.3 Các thuộc tính cạnh tranh

Một sự kiện luôn phải trải qua những “thủ tục” cơ bản sau:

· Hình thành chủ đề (theme) cho sự kiện: Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi

phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choice),văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và vấn đề vi

mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (catering), hình thức giải trí

(entertainment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng(sound and light), các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).

· Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ Chươngtrình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía kháchhàng Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sựkhác biệt giữa các công ty event với nhau Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảothành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức

· Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện côngviệc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận

· Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhânlực theo công việc đã được phân công Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọingười sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ

· Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức(cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho cácnhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…

· Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáoghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kếtthúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau

Đó là quy trình chung cho mỗi sự kiện được tổ chức Trong mỗi quy trình đóđều có những yếu tố cơ bản cần quan tâm đó chính là giá cả, chất lượng dịch vụcùng các dịch vụ kèm theo Doanh nghiệp có lợi thế cạnh tranh hay không là phụthuộc ở các yếu tố trên Trong khi đó trên thị trường có rất nhiều các doanh nghiệplàm về tổ chức sự kiện với quy mô và cách tổ chức khác nhau Và việc đưa ra giá cảphù hợp với chất lượng cùng những dịch vụ đi kèm là điều mà các doanh nghiệpluôn phải cân nhắc vì khi mà các chủ thể đã bỏ tiền ra, họ luôn mong muốn nhữnggiá trị mà họ nhận được tương xứng với những đồng tiền đó Do đó các doanhnghiệp luôn phải lấy những tiêu chí đó làm lợi thế cạnh tranh cho mình

Nhưng để thu hút được sự chú ý của đối tượng nhận tin thì các doanh nghiệp

đã luôn sáng tạo những ý tưởng mới và sự thể hiện độc đáo, tạo ra nét riêng cho

doanh nghiệp tổ chức sự kiện của mình Đặc biệt là hiện nay khi mà Việt Nam ranhập WTO thì môi trường cạnh tranh của các doanh nghiệp sẽ là môi trường siêucạnh tranh ở trạng thái khốc liệt nhất Nếu để ý đến các tin tức đăng tải ngày càngnhiều trên các kênh báo chí, người ta khó mà bỏ qua tin liên quan đến các công tyvới những sự kiện, những buổi biểu diễn đường phố, diễu hành xe, triển lãm thươngmại…nhưng có lẽ điều gây được chú ý của họ chính là cách tiếp cận độc đáo củanhững công ty này

Cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường khiến các công ty tổ chức sựkiện ngày càng nâng tầm quan trọng của chuyên nghiệp hoá Ai cũng nói mìnhchuyên nghiệp Chuyên nghiệp là phải làm được mọi thứ, từ thứ nhỏ nhất đến thứlớn nhất như làm kế hoạch, gửi giấy mời như thế nào, trình bày màu sắc sao chophù hợp công ty, sản phẩm, khách mời là ai, ăn gì, chỗ ngồi thế nào, khách quantrọng thì đứng ra làm sao, bảo vệ an toàn thế nào Tóm lại, phải hoàn hảo trong từngchi tiết nhỏ Để tạo ra sự cạnh tranh, các công ty có xu hướng tổ chức các event cóchủ đề Các chủ đề này được thu nhập từ các nền văn hóa khác nhau, sau đó đượcchọn lại thành một bố cục tổng thể cho event và tạo nên sự khác biệt với tính sángtạo cao, thiết kế đẹp Mục đích của xu hướng này là đảm bảo giá trị giải trí lẫnthương mại và mở ra lối đi riêng cho doanh nghiệp của mình trong việc nâng cao độnhận biết thương hiệu, độ am hiểu sản phẩm và thậm chí là thu hút cả một thế hệkhách hàng tiềm năng trong tương lai Một điểm quan trọng mà các doanh nghiệp tổchức sự kiện luôn lấy đó làm lợi thế cạnh tranh đó chính là ý tưởng cho sự kiệnmình tổ chức Đây là một điểm mới trong hoạt động của các công ty làm event hiệnnay bởi họ phải vạch ra cho khách hàng của mình một hướng đi sáng tạo và chuyênnghiệp nhằm tiếp cận hơn với khách hàng và mang đến cho họ những trải nghiệmtích cực Nói tóm lại năng lực cạnh tranh trên thị trường tổ chức sự kiện cho đếnnay dựa vào 5 tiêu chí đó là: sáng tạo, dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp, khả nănggiải quyết vấn đề, khả năng giao tiếp với khách hàng và hiểu biết về hoạt động kinhdoanh của khách hàng

1.1.5.4 Hệ thống dịch vụ

Dịch vụ tổ chức sự kiện thông thường được cung cấp theo hình thức trọn gói(package service) Ví dụ, khi một khách hàng cần tổ chức buổi ra mắt sản phẩmmới, công ty dịch vụ sẽ thực hiện hàng loạt công việc như: chọn thời gian và địađiểm tổ chức thích hợp; xin giấy phép; thiết kế, in ấn và gửi thiệp mời; thiết kế vàtrang trí toàn cảnh khu vực tổ chức; thuê đơn vị dàn dựng âm thanh, ánh sáng; chọnthực đơn và nước uống; thuê xe đưa rước (nếu địa điểm ở xa); cung cấp tiếp tân vàngười dẫn chương trình; thuê người mẫu, ca sĩ, ban nhạc cho chương trình giải trí

và nhiều công tác tùy chọn khác theo yêu cầu của khách hàng

Đỗ Li Ly, một Việt kiều Úc hiện là Giám đốc điều hành Công ty Metan, chobiết công việc này mới nghe có vẻ đơn giản, nhưng bắt tay vào làm thì quả là khôngđơn giản chút nào Cô giải thích: "Mỗi công đoạn đều cần phải bàn tính và cân nhắc

kỹ, chẳng hạn phải chọn địa điểm sao cho phù hợp với tính chất chương trình, đốitượng khách mời, thời tiết và cả theo "gu" của khách hàng nữa! Ý tưởng thiết kếphải mới lạ, độc đáo, truyền đạt được thông điệp chính của chương trình

Thức ăn, nước uống nên theo "Tây" hay "ta", tiệc đứng hay ngồi Người dẫnchương trình nên là nam hay nữ, hoạt náo dữ dội hay chửng chạc, lịch lãm Ca sĩphải hát hay hay chỉ cần đẹp tất cả những chuyện tưởng nhỏ như vậy cũng phảithực hiện một cách hoàn hảo" Thường thì các khách hàng của công ty không muốntiết lộ thông tin về sự kiện sắp xảy ra sớm vì nhiều lý do khác nhau Do vậy, côngviệc đến tay đơn vị tổ chức rất trễ, có khi chỉ vài ba ngày trước sự kiện

Trong lần tổ chức đón Cúp vàng thế giới FIFA đến Việt Nam vào tháng

1-2002 do hãng Coca Cola tài trợ, Metan, đơn vị trúng thầu, cho biết họ phải vật lộnvới một lượng công việc khổng lồ chỉ trong vòng 10 ngày, gồm biên tập chươngtrình, lập kế hoạch triển khai, xin nhiều loại giấy phép khác nhau, chọn tuyến đườngdiễu hành, thuê địa điểm tổ chức giao lưu, chuẩn bị công tác hộ tống và bảo vệ, mời

ca sĩ và nghệ sĩ nổi tiếng giao lưu

Trong hệ thống dịch vụ tổ chức sự kiện đó có một trong những nỗi lo lớnnhất của các đơn vị tổ chức sự kiện là địa điểm tổ chức Hiện nay, có thể thấy thành

phố Hồ Chí Minh và Hà Nội là hai nơi có số lượng events diễn ra nhiều nhất Tuynhiên, địa điểm tổ chức tại 2 thành phố này vẫn “vừa thừa, vừa thiếu” Thừa vì nhàhàng, khách sạn, nhà thi đấu, câu lạc bộ, sân vận động có rất nhiều, nhưng lạithiếu vì chưa phù hợp với yêu cầu chung của một event cần có

Thông thường các events họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ ra mắt, lễ kỉniệm địa điểm được nhắc đến đầu tiên là các khách sạn cao cấp từ 4 đến 5 sao.Tuy nhiên, nếu số lượng khách mời tham dự tiệc lên đến 500 người thì chỉ có rất ítnơi có thể đáp ứng được như Equatorial, Sheraton và gần đây là Park Hyatt (Hồ ChíMinh), tại Hà Nội lại càng hiếm hoi hơn với Melia và Daewoo Các khách sạn 5 saonổi tiếng khác như New World, Legend, Caravelle, Sofitel, Omni sức chứa chỉ từ

300 - 400 người Với các địa điểm như sân vận động, câu lạc bộ, nhà thi đấu phục

vụ cho các events đại trà, chất lượng phục vụ thường không cao, đơn vị tổ chức sựkiện hầu như ít nhận được hợp tác từ các đơn vị cho thuê mặt bằng Khi mật độevents ngày một nhiều, một số địa điểm còn tỏ ra “bất cần” và ở những nơi nàythường không tồn tại tiêu chí kinh doanh chung “khách hàng là thượng đế” Nhữngtrường hợp chất lượng kém như hệ thống máy lạnh, ánh sáng chập chờn, an ninhlỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo, và tệ hơn là không cho thời gian dàn dựng và chạythử chương trình (nếu muốn phải trả thêm tiền thuê địa điểm từ ½ đến bằng giáchính thức) Trên thực tế, việc kết hợp các hệ thống dịch vụ một cách hoàn hảochính là sự thành công lớn của các doanh nghiệp

1.1.5.5 Các doanh nghiệp cạnh tranh

Năm 2004, trong số 15 công ty PR hàng đầu ở Việt Nam hoàn toàn không cóbóng dáng của những công ty nước ngoài Về độ tín nhiệm, hiện tại MaxCommunications đang là công ty đứng đầu danh sách (chiếm 58%), bỏ xa công tythứ nhì là Venus (32%), Galaxy (29%), Đất Việt (25%) và Goldsun (21%) Tiếptheo mới đến các công ty khác như Cát Tiên Sa, VMC, AVC, Metan và Storm Eye

Đó là những doanh nghiệp lớn và có sự chuyên môn hóa cao

Hiện nay, thị trường tổ chức sự kiện cạnh tranh đã đến hồi quyết liệt Ngày càng có nhiều công ty hoạt động và phát triển với tốc độ chóng mặt, từ

vài doanh nghiệp trong những năm 1990, đến nay con số này đã lên tới 1.000.

Mấy năm gần đây, có nhiều công ty cũng đã nhận thức được tầm quan trọng củaviệc xây dựng thương hiệu – một hoạt động sống còn, một phần không thể thiếuđược của mỗi doanh nghiệp trên bước đường hình thành và phát triển các hoạt độngkinh doanh Họat động tổ chức sự kiện được các doanh nghiệp quan tâm nhiều vì đa

số các doanh nghiệp đều có những hoạt động cần nhiều đến tổ chức sự kiện Nhiềucông ty quảng cáo vì thế cũng đã kèm thêm cả dịch vụ tổ chức sự kiện Cho nêncạnh tranh găy gắt là một điều không thể tránh khỏi Sau đây là một số doanhnghiệp vừa và nhỏ cùng cạnh tranh về lĩnh vực này:

- Công ty Prowo Advertising – Making Consultant: Là một doanh nghiệp trẻhoạt động với các chức năng: Tư vấn tiếp thị : thiết lập kinh phân phối và hệ thốngkinh doanh Lập kế hoạch marketing và quảng cáo Tổ chức các sự kiện thươngmại Thiết kế quảng cáo - in ấn Xây dựng và phát triển website doanh nghiệp

- Công ty TNHH xúc tiến thương mại và đầu tư BM & T

+ Quảng bá cho hoạt động marketing

+ Tăng doanh số bán hàng của công ty

+ Tạo sự chú ý hơn nữa của khách hàng

∙ BM&T nhận cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện bao gồm: Hội nghị, hộithảo, hội chợ triển lãm, hội thảo chuyên đề, họp báo, lễ khởi công, động thổ, lễkhánh thành, khai trương, lễ tổng kết cuối năm

+ Các buổi tiệc chiêu đãi, họp mặt đại lý, ra mắt sản phẩm mớiF Weddingcưới hỏi, sinh nhật, mừng thọ,…Cụ thể: Chọn thời gian và địa điểm tổ chức thíchhợp; xin giấy phép; thiết kế, in ấn và gửi thiệp mời; thiết kế và trang trí toàn cảnh

khu vực tổ chức; thuê đơn vị dàn dựng âm thanh, ánh sáng; chọn thực đơn và nướcuống; thuê xe đưa rước (nếu địa điểm ở xa); cung cấp tiếp tân và người dẫn chươngtrình; thuê người mẫu, ca sĩ, ban nhạc cho chương trình giải trí và nhiều công táctùy chọn khác theo yêu cầu của khách hàng Bằng kiến thức và sự trải nghiệm sâusắc, bằng dịch vụ tuyệt hảo và một triết lý kinh doanh hướng về khách hàng, BM&T

hy vọng sẽ đóng góp một phần nhỏ công sức vào sự thành đạt của khách hàng

- Công ty Quảng Cáo Á Việt được thành lập đầu năm 2007, là nơi quy tụnhững người có tâm huyết với nghề trong ngành quảng cáo và là chuyên gia trongcác lĩnh vực:

- Công ty tổ chức sự kiện CAT: các lĩnh vực gồm

+ Tư vấn, tổ chức sự kiện gồm: lễ khánh thành, lễ động thổ, lễ giới thiệu sảnphẩm, hội thảo

+ Gia công, dàn dựng gồm: bảng quảng cáo, vật phẩm quảng cáo, gian hànghội chợ triển lãm

+ Quảng cáo, truyền thông: thiết kế mỹ thuật, dịch vụ truyền thông, xúc tiếnthương mại

1.1.5.6 Dự đoán thị trường tổ chức sự kiện trong tương lai và các yếu tố chi phối

a Dự đoán thị trường tổ chức sự kiện trong tương lai

Với sự phát triển của nền kinh tế hiện nay, hầu như bất kỳ một cá nhân, giađình, tổ chức, các doanh nghiệp hàng ngày, hàng giờ đều có các sự kiện diễn ra.Việt Nam là nước đang có mức tăng trưởng đứng nhì thế giới, đời sống của người

dân càng cao cho nên đối với từng sự kiện diễn ra họ đều đầu tư một khoản ngânsách thích hợp Vì vậy nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng tăng cao không chỉ về sốlượng mà còn cả quy mô và đòi hỏi dịch vụ chất lượng cao Điều này có ảnh hưởngtích cực đến hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Vì vậy, cácdoanh nghiệp đứng ra tổ chức sự kiện trên thị trường cũng ngày càng nhiều, nhiềucông ty quảng cáo làm cả về lĩnh vực này Để đáp ứng nhu cầu, các doanh nghiệpcũng từng ngày từng giờ nâng cao chất lượng, hướng tới sự chuyên nghiệp hóa Do

đó số lượng các doanh nghiệp tiến tới chuyên nghiệp hóa sẽ tăng mạnh trong nhữngnăm tới Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là cả một quy trình nghiêm ngặt vàthống nhất từ khâu lập kế hoạch, thực thi, tuyển dụng nhân viên, kêu gọi tài trợ, chođến khâu kiểm soát chi phí đòi hỏi kỹ năng quản lý toàn diện Công tác tổ chức sựkiện bắt đầu từ việc đưa ra ý tưởng về sự kiện và xây dựng kịch bản tổng thể dựatrên ý tưởng đã hình thành Bước tiếp theo là chiến lược tổ chức sự kiện Chiến lượcxuyên suốt trong quá trình tổ chức bao gồm: lập kế hoạch, tuyển dụng và quản lýnhân sự, đặc biệt là đội ngũ tình nguyện viên, công tác marketing, kêu gọi và sửdụng nguồn tài trợ Để đảm bảo một sự kiện được tổ chức thành công, cần phải tínhđến công tác kiểm soát chi phí Trước thời điểm quyết định ngày diễn ra sự kiện,không chỉ các công đoạn liên quan đến bề nổi như tổ chức sân khấu, âm thanh, ánhsáng cần được quan tâm mà công tác hậu cần cũng không thể bị coi nhẹ Khâu cuốicùng sau khi sự kiện được tổ chức là công tác đánh giá kiểm tra và rút kinh nghiệm

Với xu hướng biến động như vậy, thị trường tổ chức sự kiện sẽ tăng mạnhtrong 5 năm tới Đồng thời, với sự phát triển của khoa học công nghệ hiện nay đãmới có sự xuất hiện hình thức tổ chức sự kiện mới và dự đoán hình thức này sẽ tăngmạnh trong những năm tới đó là tổ chức sự kiện trực tuyến Đối với một số công tyViệt Nam, họp từ xa không có gì lạ vì họ cũng đã từng tiến hành hội họp quaInternet từ lâu, nhưng chủ yếu vẫn mang tính nội bộ hoặc ban giám đốc họp với đốitác nước ngoài Hình thức hội thảo khoa học trực tuyến có sự tham gia của đại biểu

từ nhiều nước vẫn chưa diễn ra ở Việt Nam Khi được hỏi lý do tại sao, một số

doanh nghiệp trả lời rằng về công nghệ, Việt Nam hoàn toàn có thể hội thảo trựctuyến ở quy mô lớn nhưng do doanh nghiệp chưa quen với hình thức này

Thật ra, hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến đã bắt đầu nhen nhóm từ lâu ởViệt Nam, cũng khoảng gần hai năm, phổ biến nhất là trên các diễn đàn, chỉ khác làquy mô còn rất nhỏ Cách đây hơn một năm, một số diễn đàn của các bạn trẻ yêuthích công nghệ thông tin, thay vì mỗi tuần hay mỗi tháng phải tổ chức họp mặt banquản trị rất tốn kém mà không khả thi do một số thành viên ở quá xa, các thành viênquyết định hẹn nhau họp mặt trên mạng Cứ vào buổi tối theo thời gian đã định, banquản trị vào chức năng conference của Yahoo để chat bàn công việc Không chỉ họpmặt, một số diễn đàn còn tổ chức các buổi thảo luận trên mạng về công nghệ mớivới số lượng người tham gia đôi khi chỉ có mười mấy người Mục đích của các cuộchội họp dạng này chỉ nhằm phục vụ cho diễn đàn, hoàn toàn không vì lợi nhuận.Trong tương lai, hình thức hội họp sơ khai này sẽ phát triển thành các cuộc hội thảotrực tuyến mang tính quốc tế

b Các yếu tố chi phối

- Về sự tăng trưởng kinh tế: Những năm trở lại đây, tổng sản phẩm nội địa(GDP) tăng trưởng khá cao và ổn định, khoảng trên 7% hằng năm Cùng với kinh tếphát triển, thu nhập bình quân đầu người ngày càng tăng Khi nền kinh tế tăngtrưởng mạnh, thu nhập của người dân cao, đời sống vật chất được đảm bảo trongkhi đó có nhiều sự kiện liên quan đến họ hàng ngày, hàng giờ, hàng tháng phải tổchức với những mục đích nhất định Mỗi sự kiện họ tổ chức đều muốn tốt đẹp và cótác động mạnh đến đối tượng nhận tin mà họ hướng tới Cho nên họ sẵn sàng đầu tưtrong lĩnh vực này Như vậy với sự phát triển lạc quan của nền kinh tế đã, đang và

sẽ ảnh hưởng tích cực đến thị trường tổ chức sự kiện

- Yếu tố chi phối từ phía luật pháp: Từ khi Việt Nam gia nhập AFTA vàWTO thì các quy định của luật pháp càng khắt khe hơn đối với các doanh nghiệp.Điều này có tác động tích cực là giúp các doanh nghiệp cạnh tranh lành mạnh hơn.Tuy nhiên nhiều những quy định pháp lý còn chồng chéo, chưa rõ ràng cho nênnhiều lúc hay gây ra tranh chấp, đối đầu giữa các doanh nghiệp tổ chức sự kiện

- Yếu tố về thị trường: Trên thị trường hiện nay đang có sự biến động mạnh

về giá cả, do đó tác động đến lợi nhuận của các doanh nghiệp Đa số các doanhnghiệp theo đó cũng tăng giá cả Việc tăng giá trên đã liên tục khiến các công tythay đổi bảng giá Điều này nhiều khi gây khó khăn cho các doanh nghiệp vì cáckhách hàng thường kêu ca, phàn nàn nhiều Nhưng nếu không tăng giá thì lại ảnhhưởng đến lợi nhuận công ty Do đó cần thời gian để khách hàng thích nghi dần vớigiá cả tăng cao

- Yếu tố hội nhập: Việt Nam gia nhập WTO hứa hẹn tăng trưởng mạnh hơn vềkhoa học công nghệ, sự giúp đỡ của các chuyên gia nước ngoài, tạo điều kiện cho cácnhân sự nâng cao trình độ và sự chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện

1.2 Hoạt động kinh doanh của công ty

1.2.1 Các lĩnh vực hoạt động

Thế mạnh của công ty Thanh's là các sản phẩm Thiết kế và Dịch vụ kháchhàng chuyên nghiệp Điều này không đồng nghĩa với việc Thanh's là nhà sản xuấtkhông suất sắc Mọi thành viên của Thanh's đều hiểu, yêu quý và trân trọng sảnphẩm của mình Vì vậy, công ty luôn đem lại cho Các Quý Khách hàng những sảnphẩm có Hiệu quả kinh tế - mỹ thuật cao nhất

+ Tư vấn xây dựng và Quản trị thương hiệu doanh nghiệp:

Đây là lĩnh vực hoạt động được Ban Quản trị Doanh nghiệp đặc biệt chútrọng Từ thời điểm năm 1996, khi những vấn đề liên quan đến hoạt động quảng cáocòn manh nha ở Việt Nam, những sáng lập viên Công ty Quảng cáo Thanh's đã tậptrung tích luỹ, nghiên cứu, phân tích và xử lý các thông tin liên quan đến hoạt độngxây dựng Thương hiệu Doanh nghiệp Với mong muốn hỗ trợ tốt nhất cho doanhnghiệp, đặc biệt các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp đã thực hiện cácchương trình nghiên cứu, tổng kết và phản hồi thông tin 02 năm 1 lần, với sự thamgia nhiệt tình của gần 500 doanh nghiệp

Hiện nay, hoạt động Tư vấn của Thanh's tập trung vào hai mảng chính:

 Tư vấn, hỗ trợ hoạt động xây dựng và quản trị thương hiệu Dành cho cácDoanh nghiệp vừa và nhỏ thông qua các chương trình nghiên cứu và phản hồi thông

tin; các chương trình cung cấp miễn phí tư liệu tư vấn (đã chuyển tư liệu đến hơn

500 doanh nghiệp qua đường thư tín, cập nhật 06 tháng/ lần)

 Cung cấp Bộ nhận diện thương hiệu Tiêu chuẩn và Tài liệu “Cook-book”

+ Tổ chức Sự kiện:

Tham gia tài trợ, tổ chức sự kiện… được xem là chìa khoá kết nối, thiết lậpluồng thông tin nhiều chiều giữa các tổ chức, các Doanh nghiệp, Thương hiệu vớicông chúng và khách hàng mục tiêu

Hiểu rõ điều này, công ty quảng cáo Thanh’s luôn đặt tính Bản sắc và chấtlượng thực hiện sự kiện là yếu tố Tiên quyết

và Hỉnh tượng thương hiệu Doanh nghiệp trong các sản phẩm Thiết kế của mình

+ Thiết kế - thi công

 Showroom - Hội chợ - Nội Thất

 Sản xuất Bảng hiệu quảng cáo

Ban tư vấn xây dựng thương hiệu

Bộ phận tài

chính – hành

chính

Bộ phận sản xuất Phòng thiết kế

Phòng dịch

vụ khách hàng

Phòng tổ chức sự kiện marketingPhòng Ban vận động tài trợ sự kiện

Xưởng in máy

Xưởng in lưới

Các nhà cung cấp

+ Chủ động quản lý hệ thống khách hàng Ví dụ: khách hàng mục tiêu loại 1/loại 2/loại 3…

+ Chủ động xây dựng các chương trình hỗ trợ, phục vụ và cảm ơn kháchhàng dựa trên kế hoạch định hướng Trường hợp cần xây dựng chương trình tổngthể, phòng dịch vụ khách hàng cần có sự trao đổi cụ thể với giám đốc

+ Tuỳ từng trường hợp cụ thể có trách nhiệm cùng với các bộ phận khác thựchiện các công việc chung hoặc hỗ trợ công việc cho các bộ phận khác

- Công việc cụ thể

+ Với khách hàng cũ:

 Trường hợp là nhân viên mới được giao nhiệm vụ quản lý khách hàng cũ,cần chủ động liên lạc với khách hàng, giới thiệu bản thân: tên/điện thoại liên lạc,xin thời gian thích hợp để đến và làm quen với khách hàng

 Đối với nhân viên phòng dịch vụ khách hàng nói chung: cần tận dụng cácmối quan hệ với khách hàng cũ để nghe các phản hồi về:

 Sản phẩm dịch vụ của Thanh’s

 Quan điểm của khách hàng về định hướng mục tiêu của Thanh’s

 Tìm hiểu nhu cầu thực sự của các “thân chủ” để hỗ trợ khách hàng trongkhả năng hiện thời của Thanh’s

 Tìm hiểu thêm về ngành kinh doanh của khách hàng: các bạn hàng, đốithủ cạnh tranh của những vấn đề đang là cấp thiết của ngành hàng

 Mọi thông tin liên quan đến khách hàng cần được thể hiện trong báo cáotổng kết hoặc trong các báo cáo cá nhân gửi giám đốc

 Thông tin mới trao đổi với khách hàng cũ: thư cảm ơn, thiệp chúc mừng,thư giới thiệu khách hàng mới, dự án mới của công ty Thanh’s

+ Với khách hàng mới:

 Khách hàng mục tiêu: Thông tin về khách hàng mục tiêu được phòngmarketing cập nhật theo từng quý hoặc từng mùa vụ cụ thể Phòng dịch vụ kháchhàng có trách nhiệm khai thác tốt lượng thoong in đó để mở rộng đối tượng kháchhàng tiềm năng Trong giai đoạn 2005-2006 ban giám đốc và phòng marketing vẫntiếp tục tham gia hỗ trợ trực tiếp hoạt động này cung với phòng dịch vụ khách hàng

 Khách hàng lẻ: thông tin về khách hàng lẻ có thể được cập nhật theo nhiềunguồn (qua truyền thông, quan hệ cá nhân), trao đổi những thông tin về công ty vớikhách hàng mới

+ Đàm phán và ký hợp đồng

+ Sản phẩm thiết kế: khách hàng phải được xem market cuối cùng và phải kýxác nhận về nội dung trước khi sản xuất hàng loạt Kể cả với các sản phẩm thườngxuyên sản xuất cho khách hàng

+ Giao hàng: hàng chỉ được giao sau khi đã đóng gói, kiểm kê, dán tem theotiêu chuẩn của công ty Thanh

+ Sau bán hàng: người nhận hàng có trách nhiệm trao đổi lại với khách hàng

về chất lượng sản phẩm hàng hoá, thời hạn thanh toán, gửi thư cảm ơn khách hàng

+ Dịch vụ chăm sóc khách hàng: dịch vụ sau bán hàng có thể được thực hiệnbằng nhiều hình thức như thư chúc mừng khách hàng vào các dịp nhất định, thư vàquà riêng cho từng cá nhân, cung cấp các thông tin hữu ích hỗ trợ khách hàng, cáchình thức giảm giá, khuyến mại cho từng đối tượng,

vụ khách hàng hoặc do giám đốc chỉ định

- Khi sản phẩm thiết kế đã hoàn thành, bộ phận thiết kế có trách nhiệm yêucầu người đề nghị thiết kế xem lại bản thiết kế trên máy, hoặc bản in nhập trước khichuyển giao cho khách hàng Bộ phận thiết kế có trách nhiệm sửa đổi market theoyêu cầu của người đề nghị thiết kế sao cho bản market gửi cho khách hàng ở tìnhtrạng tốt nhất có thể

- Khi đã nhận được yêu cầu hoàn thiện để đi in, bộ phận thiết kế có tráchnhiệm thực hiện đầy đủ các yêu cầu của phụ trách sản xuất sao cho công việc đượctiến hành thuận lợi, đúng tiến độ và đạt chất lượng

- Với các sản phẩm in can, cắt chữ, in phun bạt bộ phận thiết kế có tráchnhiệm nhắc nhở người thiết kế và phụ trách sản xuất kiểm tra lại toàn bộ nội dungtrước khi đưa vào sản xuất

- Có trách nhiệm kiểm soát quá trình sản xuất đạt yêu cầu chất lượng và tiến

độ như đề nghị sản xuất Trong trường hợp thời gian giao hàng được đề nghị tronglệnh sản xuất không hợp lý, cần trao đổi ngay với người nhận hàng để giải quyết

- Có trách nhiệm giao hàng đầy đủ, đúng hẹn cho khách hàng Khi giao hàng

có biên bản giao nhận, biên bản này được giao cho phòng kế toán quản lý làmchứng từ thanh toán

- Có trách nhiệm thu thập thông tin về các nhà cung cấp vệ tinh, mẫu vậtliệu, mẫu hàng hoá theo yêu cầu của người giám đốc và người nhận hàng

- Tuỳ từng trường hợp cụ thể, có trách nhiệm cùng với các bộ phận khác thựchiện các công việc hoặc hỗ trợ công việc cho các bộ phận khác

1.2.4 Các khách hàng chính của công ty

1.2.4.1 Các thân chủ

Các khách hàng của công ty có ở hầu hết các ngành:

- Trong ngành thực phẩm: Công ty thực phẩm Hà Nội

- Ngành xây dựng: Công ty cổ phần sơn châu Á, công ty cổ phần đầu tư và pháttriển đô thị Long Giang, công ty xây dựng Trường Giang, Công ty Mộc Đông Á

- Ngành ngân hàng: ngân hàng Nam Á

- Ngành dệt may: công ty Hafasco, công ty Thaloga

- Ngành công nghiệp: Vimatcorp, Fujitsu, Faber

- Ngành dịch vụ: công ty cổ phần Hà nội Golf Club, công ty du lịch Hà Nội

1.2.5 Về quảng cáo và tổ chức sự kiện

1.2.5.1 Doanh thu qua các năm:

1.2.5.2 Phân tích biến động trong doanh thu và lợi nhuận

Từ năm 2000 – 2003 doanh số của công ty thấp nhưng lợi nhuận lại tươngđối ổn định Có được như vậy là do vào thời điểm đó nguyên vật liệu giá vẫn còn rẻnên lợi nhuận rất tốt Hơn nữa công ty còn thực hiện được những chính sách ưu đãiđối với người lao động để khuyến khích họ ngày càng làm việc tốt hơn

Năm 2004 đến 2005: lợi nhuận là 120 triệu, so với giai đoạn trước thì giảm

30 triệu Nguyên nhân của nó là do giai đoạn này công ty tập trung nhiều vào đàotạo đội ngũ nhân viên của công ty để nâng cao nghiệp vụ đồng thời tuyển thêmnhững nhân viên mới vào làm để mở rộng quy mô Do đó đã làm tăng chi phí quản

lý Thêm vào đó là các quỹ của công ty: quỹ quảng cáo chiếm 30% lợi nhuận, quỹphúc lợi chiếm 15%, quỹ thưởng chiếm 20%, quỹ phòng trừ rủi ro 5%, quỹ thoáiđầu tư 10%, lợi nhuận được chia 20% Năm 2005, công ty đã bắt đầu hoạt độngthêm ở lĩnh vực tổ chức sự kiện với ưu thế là có xưởng in ấn và có đội ngũ tư vấn

về xây dựng thương hiệu Tuy nhiên mới bước chân vào thị trường này nên gặpnhiều khó khăn do đó doanh thu năm này cũng mới đạt được 200 triệu

Đến năm 2006, sau một năm hoạt động trong lĩnh vực này, các nhân viêntrong công ty đã nỗ lực không ngừng làm việc và học hỏi kinh nghiệm, doanh thunăm này tăng gấp hai lần ngoài dự đoán của công ty Hàng loạt các sự kiện của cáccông ty đã được công ty Thanh đứng ra tổ chức và đạt được sự thành công rực rỡ.Công ty đã có sự tín nhiệm của nhiều bạn hàng và nhiều đối tác

Năm 2007, lợi nhuận cũng thấp vì nguồn nguyên liệu tăng giá Trong khicông ty vẫn duy trì giá cố định cho khách hàng vì công ty đã cam kết không tăng giáhai năm cho các khách hàng truyền thống.Nhưng riêng về lĩnh vực tổ chức sự kiện,vẫn với tiến độ họat động mạnh của năm 2006, công ty tiếp tục duy trì và mở rộnghơn nữa về mức độ bao phủ Vì nhiều bạn hàng sau khi đã thuê công ty tổ chức, họthấy hài lòng và giới thiệu cho những người bạn của họ, nhờ đó mà công ty khôngchỉ có được khách hàng trung thành mà còn thêm nhiều khách hàng mới

1.2.5.3 Những đánh giá, kết luận, nhận xét về hoạt động kinh doanh

Với sự nỗ lực của tất cả các nhân viên trong công ty cùng với những chiếnlược đã đưa ra mà công ty đã, đang và sẽ thực hiện, công ty đã đạt được nhữngthành tựu:

+ Công ty đã xây dựng các nội dung về xây dựng chiến lược và thực hiện chiếnlược với nhiều vấn đề lý luận và quan điểm khác nhau trong hoạt động xây dựng vàquản trị thương hiệu Phần xây dựng chiến lược bao gồm về xây dựng thương hiệu,thiết kế logo, sáng tạo slogan, xây dựng hình tượng thương hiệu, định vị thương hiệu,chiến lược phát triển thương hiệu và đánh giá thương hiệu – tất cả những nội dung nàyđều nhằm mục đích tạo nên một thương hiệu vững mạnh Sau đó, phần thực hiện chiếnlược đi sâu cụ thể vào các chiến lược trong marketing để xây dựng thương hiệu: gồm

dự báo và lập kế hoạch, chiến lược sản phẩm, chiến lược giá, chiến lược phân phối,chiến lược xúc tiến bán, định vị thương hiệu và chiến lược về nhân sự và hướng vàophương châm:”bám rễ vào tâm lý khách hàng mục tiêu”

+ Đến nay công ty quảng cáo Thanh đã có được rất nhiều sự hỗ trợ và tín nhiệm

từ bạn hàng: gồm rất nhiều các thân chủ trong nhiều ngành như:ngành thực phẩm,ngành xây dựng, ngành ngân hàng, ngành dệt may, ngành công nghiệp, ngành dịch vụ

+ Công ty cũng có nhiều đối tác vàng là các công ty có tên tuổi đó là: công ty

cổ phần Thủy Tạ, công ty cổ phần Mặt Trời Vàng, công ty TNHH Vạn An, công tyliên doanh Golf Hà Nội,…

+ Đặc biệt công ty đã tổ chức thành công nhiều sự kiện trong năm 2007 như giảibóng đá công an, các chương trình hoà nhạc đặc biệt và chương trình gây quỹ học bổng

Nhưng bên cạnh đó, trong quá trình thực hiện công ty cũng gặp những phảinhững khó khăn và đó chính là điểm hạn chế của công ty: Công ty Thanh làm vềlĩnh vực tư vấn thương hiệu và tổ chức sự kiện là mới mẻ nhưng lại không có cácchuyên gia tư vấn nước ngoài nên không có sự chuyên nghiệp cao Đặc biệt là về tổchức sự kiện, nếu có được sự tư vấn của họ thì tổ chức sự kiện có được tính chuyênnghiệp cao hơn nữa đồng thời các nhân viên của công ty có thể học hỏi và tích lũythêm được kinh nghiệm trong lĩnh vực này

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY

2.1 Khái quát về tổ chức sự kiện

Trung bình hàng năm các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng básản phẩm và 15 tỉ USD vào hoạt động tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghịkhách hàng, giới thiệu và trưng bày sản phẩm Tuy nhiên, hầu hết những ngườilàm công tác tiếp thị đều không ý thức được một cách rõ ràng đâu là lợi ích màkhoản đầu tư đó mang lại Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sựđánh giá các khoản đầu tư với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn nhất màkhoản đầu tư này mang lại cho doanh nghiệp

- Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa bán hàng và hoạt động tiếp thị: Tổ chức sựkiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tinkhách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu vàthâm nhập thị trường Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gầnvới hoạt động bán hàng của công ty Có thể nói, nó cũng như việc bán hàng kèmtheo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiệnchỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quantrọng khác của nó

- Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lượctiếp thị hỗn hợp: Xem việc tổ chức sự kiện là một phần của chiến lược đưa sảnphẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung vàochiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng trởthành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét chiếnlược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổchức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất

- Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu: Mức độ thành công của một sựkiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện

đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng Đối với một cuộc triển lãm

thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” đến đâu, bất kể tạo ra được ấntượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng kháchhàng mục tiêu Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, cần lên kế hoạch chi tiếtcho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần hướngđến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng ta cóthể làm việc tập trung và hiệu quả hơn Điều quan trọng là phải biết rõ khách hàngcủa mình là ai và những thông điệp gì mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến họ

- Đặt mục tiêu cụ thể: Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để doanhnghiệp đánh giá hiệu quả công việc Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không đượcchú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạtđộng này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trước những mụctiêu cần hướng đến Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việckhông hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì doanh nghiệp cần phải đánh giá được hiệuquả công việc sắp tiến hành

- Tổ chức sự kiện phải có ngân sách phù hợp với mục đích cụ thể: Chẳnghạn, một cuộc triển lãm hàng hoá sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trươngdanh tiếng của công ty Nếu mục tiêu chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danhsách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm nhưthế là một cách làm vừa tốn kém, vừa phô trương Có những lựa chọn khác thuyếtphục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của bộphận tổ chức sự kiện Do đó, nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn,đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện thì doanh nghiệp cũng không nênquá lo lắng mà nên quan tâm vào những sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể vớingân sách vừa phải

- Quảng bá sự kiện: Không thể chỉ dựa vào việc điều hành, thực hiện mộtcuộc triển lãm sản phẩm mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hộitiềm năng Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết

và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xácđịnh được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia Đối với những sự

kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, doanh nghiệp càng cầnphải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quantâm của những khách hàng tham dự.

- Thiết lập và theo sát các mối liên hệ: Nếu triển lãm thương mại đang diễn

ra, doanh nghiệp nên dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lầngặp gỡ khách hàng Sau khi kết thúc một sự kiện thương mại như thế, doanh nghiệpphải theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sựcho mình Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn Đừng tiếptục, nếu doanh nghiệp chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó mà cầnphải làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư vào việc tổ chức một sựkiện khác

- Nhân lực là yếu tố quan trọng: Nếu như các sự kiện thương mại là phươngtiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thểtham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tảithông tin Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyếtphục họ hưởng ứng doanh nghiệp mình trong sự kiện thương mại đó Đồng thời,việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thểgiao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng

- Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh: Tổ chức thựchiện một sự kiện thương mại là một hoạt động cực kỳ phức tạp: nó phải vừa là mộtcuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách,đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặtkhác.Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến lượctiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối củatoàn bộ chiến lược

- Sự liên hệ trong khi sự kiện được tổ chức

+ Liên hệ với người phát biểu, người đọc diễn văn

Người phát biểu và người đọc diễn văn tại chương trình sẽ phải được lựachọn để đảm bảo rằng chương trình được diễn ra theo đúng tiến độ Trong một số