569 Phân tích quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại tổng công ty Pisico - chi nhánh tại Tp.HCM

569 Phân tích quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại tổng công ty Pisico - chi nhánh tại Tp.HCM

PHAN TICH QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN

HỢP ĐỒNG KUẤT KHẨU 7 TẠI TONG CONG TY PISICO CHI NHANH TP.HO CHI MINH

GIÁO VIÊN HD: TIẾN SĨ PHẠM MINH TRÍ

SINH VIÊN TH : TRAN MINH HAL

LỚP: 95 QT1 QUAN TRỊ NGOẠI THƯƠNG

TDƯỜNG ĐHDL~ — KĨ TON Thy VEEN EN

NIEN KHOA 1995 — 1999

U GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỢP ĐỒNG NGOAI THƯƠNG:

1 KHÁI NIỆM eee e ee caseeeueeeeeuueeeueveseeeueuneeees 01

2 NỘI DUNG gì gi Hy Ki ng ki ki kh kinh ng hy nà 02 II/ TRÌNH TỰ THƯỰC HIÊN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU: -

1 TRÌNH TỰ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU 06

2 VAI TRÒ CỦA HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU 14

CHƯƠNG IT:

QUA TRINH THUC HIEN HOP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI TỔNG CÔNG

TY PISICO- CHI NHANH THANH PHO HO CHi MINH

l/ TONG QUAN VE TONG CONG TY PISICO:

1 GIGI THIỆU CHUNG 15

2 TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ NHÂN SỰ CỦA CHI NHÁNH 18

3 TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CHI NHÁNH 21

1/ TRÌNH TƯ THỰC HIÊN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TAI TONG CONG TY PISICO- CHI NHANH TP HỒ CHi MINH:

2 CÔNG TÁC CHUẨN BỊ GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN- KÝ KẾT VÀ THỰC

HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU ¬ cece cece nsec eee e nent ene eneeneenes 25

3 DAM PHAN- KY KET HOP ĐỒNG XUẤT KHẨU 25

4 THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU 31 II/ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THỰC HIÊN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI TỔNG CÔNG TY PISICO- CHI NHÁNH TP HỒ CHÍ MINH: ; ,

1 TINH HINH CHUNG VE KY KET VA THUC HIEN HOP DONG XUAT

4 TINH HINH THUC HIEN HOP ĐỒNG XUẤT KHẨU THEO PHƯƠNG THUC KINH DOANH ccc cc cece cece dec eceeteeenneveenneveennenes 41

CHUONG III:

ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP- KIẾN NGHỊ NHẰM

HOÀN THIỆN VIỆC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI TỔNG

CÔNG TY PISICO- CHI NHÁNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

BỘ CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU HẢI SẢN

TÀI LIỆU THAM KHẢO.

rộng quan hệ thương mại với các nước trên Thế Giới, không thể không phát

triển hoạt động Ngoại Thương

Trong giai đoạn mở cửa kinh tế của nước ta hiện nay, ngành xuất nhập

khẩu có điểu kiện phát triển mạnh với biểu hiện cụ thể là kim ngạch XNK gia

tăng rõ rệt qua các năm, các mặt hàng XNK ngày càng đa dạng Việc gia tăng

kim ngạch XNK dẫn đến gia tăng tổng sản phẩm quốc dân va thu nhập bình quân đầu người góp phần nâng cao đời sống nhân dân trong nude

Tuy vậy, do mới mở cửa nên các doanh nghiệp Việt Nam không tránh

khỏi bỡ ngỡ khi tham gia vào thị trường quốc tế Việc thiếu kinh nghiệm trong

buôn bán quốc tế làm cho các thương vụ XNK cửa ta đạt hiệu quả chưa cao, đôi

khi còn dẫn tới thua lỗ Thực trạng đó đặt ra yêu cầu các nhà XNK Việt Nam là phải tự trang bị kiến thức vững chắc về kinh doanh đối ngoại để có thể tham gia

vào thị trường quốc tế một cách có hiệu quả, đưa kim ngạch XNK của Việt

Xuất phát từ yêu cầu trên, em chọn ” Phân tích quá trình thực hiện Hợp

Đồng Xuất Khẩu tại Tổng Công Ty Sản Xuất Đầu Tư Dịch Vụ Xuất Nhập

Khẩu Bình Định- Chi Nhánh TP Hồ Chí Minh.” làm để tài cho đổ án tốt nghiệp Mong rằng qua đồ án này em có thể trình bày được đây đủ thực tế hoạt động kinh doanh của Chi Nhánh cũng như có thể trang bị cho mình kiến thức tốt

hơn về Ngoại Thương

Do kiến thức có hạn, và thời gian thực tập ngắn nên chắc rằng bài viết sẽ

có nhiều sơ suất, rất mong được sự góp ý và hướng dẫn thêm của quý Thây Cô

và các Anh, Chị tại Chi Nhánh

Theo ngôn ngữ Thương Mại thì Hợp Đồng Ngoại Thương chẳng qua là

một dạng đặc biệt của Hợp Đông kinh tế Theo pháp lệnh Hợp Đồng kinh tế qui định, Hợp Đồng kinh tế là sự thỏa thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa hai hay nhiều người nhằm thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng

hoá, dịch vụ, nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và các thỏa

thuận khác có mục đích kinh doanh với sự quy định rõ ràng về quyền và nghĩa

vụ của mỗi bên ký kết để thực hiện kế hoạch của mình Một Hợp Đồng có hiệu lực phải thỏa mản những điều kiện sau:

+ Do ý chí tự nguyện, không có sự cưỡng ép

+ Do những người có năng lực, trách nhiệm và quyền hạn pháp lý ký kết

+ Hợp Đồng phải có hình thức hợp pháp: bằng văn bản, bằng fax, bằng thư

Hợp Đồng Ngoại Thương là sự thỏa thuận giữa các bên mua bán ở các nước khác nhau, trong đó quy định bên bán phải cung cấp hàng hoá, bên mua phải thanh toán tiễn hàng và nhận hàng So với Hợp Đồng mua bán trong nước

thì Hợp Đồng Ngoại Thương thể hiện 03 đặc điểm chính:

- Đặc điểm 1: Chủ thể của Hợp Đồng là người mua và người bán có cơ

sở kinh doanh đăng ký tại hai quốc gia khác nhau (đây là đặc điểm quan trọng nhất)

- Đặc điểm 2: Đông tiền thanh toán có thể là ngoại tệ đối với một trong

hai bên hoặc cả hai bên

- Đặc điểm 3: Hàng hoá- đối tượng mua bán trong Hợp Đồng được

chuyển ra khỏi đất nước người bán trong quá trình thực hiện Hợp Đồng

LZ SE Ee ea oe ETE EEE

- Ghi tên hàng kèm tên nhà sản xuất ra nó Áp dụng đối với

những sản phẩm nổi tiếng của những Hãng có uy tín Ví dụ: Xe gắn máy

HONDA, Ti vi JVC,

- Ghi tên hàng kèm công dụng của nó

2.2 Số lượng: (Quandiy)

® Đơn vị tính số lượng:

Trong mua bán quốc tế để tránh hiểu lầm nên qui về hệ mét hoặc quy

định về lượng tương đương của chúng tính bằng hệ mét

Ví dụ: 1 Tấn (T) = 1 Metric Ton (MT) = 1000 Kg, 1Met = 37,37 Inch, 1 Foot = 12 Inches, 1 Met = 3,281 Feet, 1 Yard = 0,9144 Met,

+ Phương pháp quy định số lượng:

- Đối với hàng đếm được: áp dụng phương pháp quy định dứt khoát,

thường dùng trong buôn bán Công Nghiệp, hàng bách hoá, ví dụ: 10 Xe tải,

® About: (khoảng) dung sai cho phép (%)

* Approximately: (xdp xi) dung sai cho phép (%)

* More and Less: (hơn và kém)

* From To: (từ đến)

® Phương pháp quy định trọng lượng:

+ Trọng lượng cả bì: (Gross Weighti) gồm trọng lượng mọi thứ bao bì và trọng lượng tịnh

Gross Weight = Net Weight + Tare

+ Trọng lượng tịnh: (Net Weight) Chỉ tính trọng lượng hàng hóa

2.3 Chat lugng: (Quality)

Xác định điều kiện phẩm chất tốt dẫn đến xác định giá cả hợp lý, rẽ và

mua được hàng hóa đúng yêu cầu của mình

+ Các phương pháp xác định chất lượng hàng hóa: Dựa vào mẫu hàng, tiêu chuẩn, nhãn hiệu hàng hóa, tài liệu kỹ thuật, hàm lượng của một chất chính trong hàng hóa, trọng lượng tự nhiên của hàng hóa, hiện trạng của hàng hóa, việc xem hàng trước, quy cách của hàng hóa, số lượng thành phẩm thu được từ

hàng hóa đó, Xác định phẩm chất bằng phương pháp mô tả và dựa vào chỉ tiêu

đại khái quen dùng EAQ (Fair Average Quality: phẩm chất bình quân khá),

GMQ (Good Merchantable Quality: phẩm chất tiêu thụ tốt)

Tùy từng loại hàng hóa người ta sẽ chọn phương pháp xác định thích hợp Trong thực tế người ta có thể kết hợp các phương pháp trên với nhau để

có hiệu quả cao

+ Cách ghi:

- Theo liệt kê các chỉ tiêu: Thường áp dụng đối với hàng hóa Nông Sản

- Theo mẩu hàng: Ấp dụng đối với những hàng hóa khó liệt kê để đối

chiếu chất lượng hàng hóa khi giao hàng

- Theo Catalogue: Ấp dụng đối với hàng hóa là Máy móc thiết bị

2.4 Gid ca: (Price)

@ Déng tién tinh gid:

Có thể là đồng tiền của nước người bán, của nước người mua, hay của

nước thứ ba Thường là đồng tiển có khả năng chuyển đổi mạnh Hiện nay các

nhà kinh doanh xuất nhập khẩu thường chọn USD (đô la Mỹ), Franch (tién quan Pháp), Pound (đồng bảng Anh),

@ Phuong pháp định giá: Có các loại giá sau:

-_ - Giá xác định ngay: (giá cố định) Là giá cả được quy định vào lúc ký Hợp Đồng và không được sửa đổi nếu không có sự thỏa thuận khác

- Giá quy định sau: Là giá được xác định trong quá trình thực hiện Hợp

Đồng

- Giá có thể xét lại: (giá linh hoạt) Là giá đã được xác định trong lúc ký kết Hợp Đồng nhưng có thể được xem xét lại nếu sau này, vào lúc giao hàng

giá thị trường của hàng hóa đó có sự biến động tới một mức nhất định Khi áp

dụng giá này hai bên phải thỏa thuận với nhau nguồn tài liệu để phán đoán sự

biến động giá cả và thỏa thuận mức chênh lệch tối đa giữa giá thị trường và giá Hợp Đồng Khi quá mức này hai bên có thể xem xét lại Hợp Đồng

- Giá di động hay giá trượt: Là giá được tính dứt khoát vào lúc thực hiện

Hợp Đồng trên cơ sở giá quy định ban đầu, có thể để cập tới những biến động

vé chi phi san xuất trong thời kỳ thực hiện Hợp Đồng

® Xác định mức giá:

Giá cả được đưa vào Hợp Đồng ngoại thương thường là giá quốc tế

® Điều kiện cơ sở giao hàng tương đương:

Trong việc xác định giá, khách hàng luôn định rõ điều kiện cơ sở giao hàng có liên quan đến giá cả hàng hóa, mức giá bao giờ cũng được ghi bên

cạnh một điều kiện cơ sở giao hàng nhất định trong Hợp Đồng (giá FOB, CIF,

CF, )

2.5 Bao bì va ky ma hiéu: (Packing and Marking)

@ Bao bi:

+ Yêu cầu chất lượng bao bì:

- Quy định chung: Chất lượng bao bì phù hợp với một loại phương tiện

vận tải nào đó Quy định này có thể dẫn đến tranh chấp vì hai bên không hiểu

giống nhau

- Quy định cụ thể: Chất liệu làm bao bì, về hình thức của bao bì (Hộp, Bao, Thùng, Cuộn, ), kích thước bao bì, số lớp bao bì và cách thức cấu tạo của mỗi lớp đó, đai nẹp bao bì,

- Phương pháp phổ biến nhất là bên bán cung cấp bao bì theo đúng yêu cầu bên mua hoặc bên mua cung cấp bao bì cho bên bán đóng hàng

+ Phương pháp xác định giá cả bao bì:

- Được tính như giá hàng: Cả bì coi như tịnh

Gross = Net + Tare = Gross Weight for net

- Được tính vào giá hang va bao bì tính riêng

® Ký mã hiệu:

Là những ký mã hiệu, hướng dẫn để bảo quản hàng hóa Bao gồm

những yêu cầu sau:

+ Được viết bằng sơn hoặc bằng mực không phai, không nhòe, phải dễ

đọc, dễ thấy và có kích thước >= 2 cm

+ Không làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa

+ Phải dùng màu đen hoặc tím với hàng hóa thông thường, đỏ với hàng hóa nguy hiểm, cam với hàng hóa độc hại,

+ Bề mặt viết ký mã hiệu phải bào nhấn và phải được viết theo thứ tự nhất định

2.6 Giao hang: (Shipment/ Delivery Terms)

@ Thời hạn giao hàng: Là thời hạn mà người bán phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng: thời hạn giao hàng có định kỳ, thời han giao hàng không định kỳ và thời hạn giao hàng ngay

® Dịa điểm giao hàng: Quy định Cảng giao hàng: Cảng đi, Cảng đến và Cảng

thông qua

@ Phuong thifc giao hang:

+Quy dinh viéc giao nhận được tiến hành ở một nơi nào đó là giao nhận

sơ bộ hoặc giao nhận cuối cùng

+ Quy định việc giao nhận số lượng và chất lượng

2.7 Thanh toan: (Payment)

® Đồng tiền thanh toán:

Việc thanh toán tiền hàng được tiến hành bằng đồng tiền của nước xuất

khẩu, nhập khẩu, của một nước thứ ba Đôi khi trong hợp đồng còn cho quyền người nhập khẩu lựa chọn thanh toán bằng các loại ngoại tệ khác Đồng tiền

thanh toán có thể trùng hay không trùng hợp với đồng tiền ghi giá Nếu không

trùng hợp thì phải quy định tỷ giá quy đổi

4® Thời hạn thanh toán:

Có thể trả ngay, trả trước hay trả sau hoặc có thể kết hợp các loại hình

đó với nhau trong Hợp Đồng

+ Trả tiền ngay: Là việc thanh toán vào trước lúc hoặc trong lúc người

XK đặt chứng từ hàng hóa hay bản thân hàng hóa dưới quyền định đoạt của người mua

+ Trả trước tiền hàng: Là việc người mua giao cho người bán toàn bộ

hoặc một phần tiền hàng trước khi người bán đặt hàng hóa dưới quyền định

282%

® Phương thức thanh toán, có các phương thức chủ yếu như: nhờ thu, tín dụng

chứng từ, chuyển tiền, theo hình thức ghi sổ, bằng tiền mặt, bằng Séc, bằng Hối Phiếu, thanh toán tiền ngay từng phần và thanh toán ứng trước

® Các chứng từ thanh toán gồm có: Hóa đơn thương mại, Vận đơn đường

biển, Chứng từ bảo hiểm, Phiếu đóng gói, Giấy chứng nhận số lượng/ trọng lượng, Giấy chứng nhận phẩm chất, Giấy chứng nhận xuất xứ, Giấy kiểm dịch động vật hay thực vật, Giấy chứng nhận vệ sinh và Giấy chứng nhận khử trùng

2.8 Bao Hiém: (Insurance)

Trong điều khoản này cần thỏa thuận ai là người mua bảo hiểm cho

hàng hóa và điều kiện bảo hiểm cần mua:

+ Nếu điều kiện cơ sở giao hàng thuộc nhóm D thì trong Hợp Đồng sẽ

không ghi điểu kiện bảo hiểm

+ Nếu điều kiện cơ sở giao hàng nhóm E, F, CFR, CPT người mua lo bảo hiểm cho hàng hoá, trong Hợp Đồng sé ghi: Insurance be covered by The Buyer

+ Nếu điều kiện cơ sở giao hàng nhóm CIF, CTP người bán lo bảo hiểm,

trong Hợp Đồng sẽ ghi: Insurance be covered by The Seller

- Số tiền bảo hiểm: Là số tiền thực tế mà người bảo hiểm đăng ký mua bảo hiểm cho hàng hóa

- Điều kiện bảo hiểm: Các điều khoản bảo hiểm: ICC (A), ICC B), ICC

(C)

2.9 Phạt và bồi thường thiệt hại: (Penaly)

+ Những trường hợp sẽ bị phạt: Phạt chậm giao hàng, phạt giao hàng không phù hợp về số lượng, chất lượng và phạt do chậm thanh toán

+ Mức độ phạt, bổi thường thiệt hại: Theo quy định ghi trong Hợp Đồng

2.10 Bat kha khang: (Force Majeure)

- Gồm những nội dung sau: Các sự kiện tạo nên bất khả kháng, thủ tục ghi nhận bất khả kháng, giải quyết bất khả kháng, Gia hạn, thương lượng và hủy Hợp Đồng

Những tình huống thường được xem là bất khả kháng: Hỏa hoạn, thiên

tai, động đất, chiến tranh, chiến sự, đình công, bãi công, lệnh cấm của Chính Phủ,

2.11 Khiéu nai: (Claim)

+ Thể thức khiếu nại:

Tên hàng hóa bị khiếu nại, số lượng/ trọng lượng hàng hóa, địa điểm để

hàng, lý do khiếu nại, yêu cầu cụ thể của người mua về việc giải quyết khiếu

nại

+ Khách hàng:

Đơn khiếu nại thường được gởi bằng thư bảo đảm kèm theo tất cả

những tài liệu cần thiết để chứng minh sự kiện như: Biên bản giám định, Biên

bản cơ quan bảo hiểm, Vận đơn, Bảng kê chỉ tiết, Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hóa, Phiếu đóng gói, tất cả những chứng từ này đều phải dẫn chiếu đến số hiệu của Hợp Đồng và số hiệu của chứng từ vận tải có liên quan

+ Thời hạn để nộp đơn khiếu nại:

Tùy theo thỏa thuận, ngày khiếu nại được tính từ ngày mà Bưu Điện nơi

gởi đóng dấu lên thư bảo đảm

+ Giải quyết khiếu nại:

Tùy theo thỏa thuận mà có thể giảm giá , sửa chữa, thay thế,

* 2.12 Trong tai: (Arbitration)

+ Tên Trọng Tài (Tòa án) giải quyết tranh chấp

+ Luật dùng để xét xử: Hoặc được hai bên thỏa-thuận, quy định trước, hoặc do

Ủy Ban Trọng Tài lựa chọn căn cứ vào địa điểm Trọng Tài, nếu các bên không thỏa thuận trước

+ Địa điểm tiến hành: Có thể là nước XK, NK hoặc nước thứ ba

+ Phân định chi phí Trọng Tài: Thường mọi chỉ phí do bên thua kiện chịu (vấn

để này được ghi cụ thể trong Hợp Đồng)

+ Cam kết chấp hành tài quyết: Thỏa thuận quy định trước nhằm đảm bảo cho tài quyết được thực hiện đầy đủ

» H/ TRÌNH TỰ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU:

=1, Trình Tự Thực Hiện Hợp Đồng Xuất Khẩu:

1.1 Công tác chuẩn bị giao dịch:

® Các bước chuẩn bị giao dịch:

* Nghiên cứu thị trường:

+ Hàng hóa: Hàng hóa là đối tượng chính trong XK nên phải được tìm hiểu kỹ:

- Những đặc điểm kỹ thuật: Quy cách, phẩm chất, công dụng,

- Những đặc điểm về sản xuất, tiêu thụ mặt hàng:

> Về sản xuất: Nguyên liệu, phương tiện sản xuất, nhân công,

> Về tiêu thụ: Nhu cầu tiêu dùng, giá cả, cạnh tranh, thời vụ

- Những quy định pháp chế: Các quy định Nhà Nước liên quan đến mặt

hàng khuyến khích XK quản lý bằng hạn nghạch

- Tỷ suất ngoại tệ: Tính ra tổng số tiền đồng Việt Nam thu được khi

chia ra một đơn vị ngoại tệ (trong NK) hoặc tổng số tiền đồng Việt Nam

xuất ra để có được đơn vị ngoại tệ (trong XK)

+ Thị trường nước ngoài: Cân chú ý những điểm sau khi tìm hiểu thị trường

Nước Ngoài:

- Tình hình kinh tế chính trị của nước đó

- Tình hình tài chính, tiền tệ

- Nhu cầu thị trường

- Tập quán giao thương quốc tế

- Vấn đề vận chuyển, cước phí,

- Chế độ Hải Quan, chính sách mở cửa hay bảo hộ mậu dịch, ưu đãi

mậu dịch

+ Khách hàng, cần tìm hiểu những vấn đề sau đây:

- Quan điểm lập trường của họ về việc buôn bán với ta: kinh doanh

thuần túy hay trợ giúp kỹ thuật, cần nguyên liệu, cần thị trường tiêu thụ,

| - Lĩnh vực kinh doanh tổng hợp hay chuyên ngành

- Tổ chức kinh doanh: sản xuất, kinh doanh hay trung gian

tw" * Lap phương án kinh doanh:

+ Về XK, cần tiến hành các bước sau:

- Chuẩn bị mặt hàng XK

- Tính toán sơ bộ hiệu quả kinh doanh

- Chủ động chào hàng hoặc đáp ứng yêu cầu của khách hàng, tiến hành

- Mức thuế phải chịu: Thuế XK, thuế VAT,

-Lãi suất Ngân Hàng (nếu là vốn vay trong kinh doanh)

- Các chi phí trực tiếp (vận chuyển, giao nhận, kiểm tra, trắc nghiệm )

- Các chi phí gián tiếp: Chi phí quản lý doanh nghiệp

@ Các bước giao dịch trong Thương Mại:

+ Hồi giá: (Inquiry)

Về phương diện Thương mại hỏi giá là để nghị của người mua gởi cho

người bán, để báo cho mình biết giá cả và điều kiện giao hàng Nội dung của hỏi giá bao gồm: tên hàng, quy cách, số lượng, thời gian giao hàng, giá cả,

+ Phát giá hoặc chào hàng: (Offer)

Luật pháp xem bảng chào hàng như là lời để nghị ký kết Hợp Đồng

Nội dung của chào hàng gồm có: Tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng,

+ Hoàn giá: (Counter- Offer)

Khi nhận được Chào hàng (của người Bán) hoặc đặt hàng (của người

Mua) mà ta không hoàn toàn đồng ý, thì đưa ra một để nghị mới (sửa đổi giá,

điểu kiện giao hàng, ) Để nghị mới này gọi là Hoàn giá và Chào hàng hoặc Đặt hàng trước đó xem như không còn giá trị

+ Chấp nhận: (Acceptance)

Chấp nhận là hoàn toàn đồng ý với mọi điều kiện của Chào hàng (hoặc

Đặt hàng) của người Mua, lúc đó Hợp Đồng xem như được thành lập Chấp

nhận chỉ có hiệu lực pháp lý nêu theo điều kiện sau:

- Phải do chính người nhận giá chấp nhận

- Phải đồng ý hoàn toàn vô điều kiện nội dung Chào hàng hoặc Đặt

hàng và Chấp nhận trong thời gian hiệu lực

- Chấp nhận phải được thông báo đến người phát ra để nghị

+ Xác nhận: (Confirmation)

Hai bên mua bán và thỏa thuận các điều kiện giao dịch, có khi cần phải

nhắc lại mọi điều đã thỏa thuận gởi cho đối phương, đó là văn kiện xác nhận

hoặc thành lập Hợp Đồng cụ thể, thường lập thành hai bản, bên lập xác nhận

ký trước rồi gởi cho bên kia, ký xong mỗi bên giữ một bản

1.2 Đàm phán Hợp Đồng Xuất Khẩu:

4 Các yếu tố tạo nên sự thành công trong đàm phan:

+ Ngôn ngữ: Sử dụng thành thạo Ngoại Ngữ (Anh, Pháp, Hoa, ) là một yếu tố

cần thiết trong giao dịch, sự bất đồng ngôn ngữ là trở ngại lớn trong giao dịch

+ Thông tin: Nắm bắt thu thập thông tin càng nhanh chóng và chính xác càng

mang lại hiệu quả cao trong kinh doanh, những thông tin cơ bản cần thu thập:

- Thông tin vé thị trường: Các thông tin đại cương về đất nước, con

người, những thông tin kinh tế cơ bản, cơ sở hạ tầng, chính sách Ngoại Thương,

- Thông tin về thương nhân: Lịch sử hình thành của Công Ty, phạm vi kinh doanh, khả năng tài chánh của Công Ty,

- Thông tin về bản thân Công Ty mình

- Thông tin về cạnh tranh trong và ngoài nước: Quy mô chiến lược kinh

doanh, tiểm lực, điểm mạnh, điểm yếu, dự đoán xu hướng biến động giá cả

trên cơ sở phân tích tình hình cung cầu, lạm phát, khủng hoản

- Thông tin về hàng hóa dự định kinh doanh

+ Năng lực và thái độ của đoàn đàm phán:

Cần hội đủ ba lĩnh vực sau: pháp lý, kỹ thuật và kinh nghiệm trong thương mại Luôn tạo không khí đàm phán thân mật thỏa mái cho cả hai bên + Thời gian và địa điểm đàm phán

- Địa điểm: Phải đảm bảo tâm lý thỏa mái và tiện nghi phù hợp

+

in ee

- Thời gian: Tùy sự thỏa thuận giữa hai bên Trước khi đàm phán hai

bên cần lập ra và thống nhất với nhau lịch làm việc cụ thể

> Tiết kiệm chỉ phí, cùng một lúc có thể giao dịch trao đổi với

nhiều khách hàng ở nhiều nước khác nhau

> Có điểu kiện cân nhắc, suy nghĩ kỹ, tranh thủ ý kiến nhiều

người và có thể khéo léo dấu kín ý định thực sự của mình

- Nhược điểm:

> Đồi hỏi nhiều thời gian chờ đợi, có thể lỡ những cơ hội tốt,

nhiều khi không hiểu hết ý nhau

> Nếu không cẩn thận thư từ là bằng chứng không thể sửa đổi

được Đối tác có thể phán đoán đánh giá ta qua thư và thủ lợi cho họ

+ Qua điện thoại:

- Ưu điểm: Nhanh chóng, giúp người giao dịch tiến hành đàm phán một

cách khẩn trương, đúng vào thời cơ cần thiết

- Nhược điểm:

> Phí tổn cao, hạn chế về mặt thời gian nên các bên không thể

trình bày chỉ tiết

> Là trao đổi bằng miệng, không có gì làm bằng chứng cho

những thỏa thuận, quyết định trong trao đổi

+ Gặp mặt trực tiếp: Là hình thức đàm phán đặc biệt quan trọng, áp dụng cho

@ Cần lưu ý những điểm sau:

+ Có sự thỏa thuận thống nhất với nhau tất cả mọi điều khoản cần thiết trước

khi ký kết

+ Văn bản Hợp Đồng thường do một bên soạn thảo Trước khi ký kết cần xem

xét lại kỹ lưỡng, cẩn thận đối chiếu với những thỏa thuận đã đạt được trong

đàm phán, tránh việc đối tác có thể thêm vào Hợp Đồng một cách khéo léo những điểm chưa thỏa thuận và bỏ qua không ghi vào đó những điểm đã thống nhất

+ Người ký Hợp Đông phải là người có thẩm quyền ký kết

+ Ngôn ngữ dùng để xây dựng Hợp Đồng là ngôn ngữ mà hai bên thông thạo

1.4 Trình tự thực hiện Hợp Đồng Xuất Khẩu:

1.4.1 Xin giấy phép xuất khẩu:

4® Xin giấy phép kinh doanh XK:

+ Đối với doanh nghiệp chuyên kinh doanh XK: Doanh Nghiệp được thành lập đúng luật pháp và cam kết hoạt động theo đúng luật pháp, hoạt động theo

đúng ngành đã đăng ký, Doanh Nghiệp phải có vốn lưu động tính bằng đồng

Việt Nam tương đương 200,000USD tại thời điểm kinh doanh XK

+ Đối với Doanh Nghiệp sản xuất: Được thành lập theo đúng pháp luật, có

hàng XK, không kể mức vốn lưu động, không kể kim ngạch nhiều hay ít,

không phân biệt thành phần kinh tế Doanh Nghiệp được cấp phép kinh doanh

XK phải nộp phí là 1.000.000VND/ lần

@ Thủ tục xin cấp giấy phép kinh doanh XK:

+ Các DN đăng ký kinh doanh XK gởi về BỘ THƯƠNG MẠI 01 bộ hồ sơ

gồm: Đơn xin kinh doanh XK (theo mẫu đính kèm), Giấy phép thành lập (bang sao có giấy công chứng), Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao có

dấu công chứng) Đối với Doanh Nghiệp kinh doanh có thêm bản xác nhận về vốn theo quy định đối với từng loại Doanh Nghiệp

+ Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ BỘ THƯƠNG MẠI có trách nhiệm cấp phép hay không, được trả lời bằng văn bản Nộp lệ phí trước khi nhận giấy phép bằng tiền mặt, bằng Sec hay ủy

nhiệm chi

1.4.2 Giục người mua mở L/C và kiểm tra L/C (nếu thanh toán bằng L/C)

Khi nhận được thông báo chính thức về việc mở L/C cần kiểm tra tính chân thực của L/C và nội dung của L/C Nếu phát hiện thấy nội dung không phù hợp với Hợp Đồng hoặc không có khả năng thực hiện, người XK cần để

nghị người NK và Ngân Hàng mở 1/C tu chỉnh ngay Các nội dung cần kiểm tra kỹ:

+ Số hiệu, địa điểm, ngày nở L/C

+Tên Ngân Hàng mở L/C

+ Tên và địa chỉ của Ngân Hàng thông báo, Ngân Hàng trả tiền và Ngân Hàng xác nhận

+ Tên và địa chỉ người thụ hưởng

+ Tên và địa chỉ người mở L/C

+ Số tiền, loại L/C, ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C

+ Thời hạn giao hàng, cách giao hàng, có chuyển tải hay không

+ Phần mô tả hàng hóa

+ Những chứng từ mà người XK phải xuất trình

1.4.3 Chuẩn bị hàng để xuất khẩu:

Ẳ Đối với những đơn vị sản xuất hàng xuất khẩu: Cần nghiên cứu thị trường, sản xuất hàng đúng chất lượng, kiểu dáng, mẩu mả, phù hợp với yêu cầu của khách hàng

4$ Đối với những đơn vị chuyên doanh XK: Phải chủ động tìm hiểu nguồn hàng, khai thác triệt để các nguồn hàng XK như: Thu mua theo nghĩa vụ và thu

mua khuyến khích ngoài nghĩa vụ, đầu tư trực tiếp để sản xuất hàng hóa XK,

gia công, đặt hàng và đổi hàng

1.4.4 Kiểm tra hàng để xuất:

Người XK phải có nghĩa vụ kiểm chất lượng tra hàng hóa trước khi xuất hàng Hàng hoá phải được kiểm định và có kết quả chứng nhận của Cơ Quan

Kiểm Định

Vi du: VINA CONTROL

1.4.5 Lam thu tuc Hai Quan:

Bao gồm các bước: khai báo và nộp tờ khai Hải Quan, đưa đối tượng

kiểm tra đến địa điểm quy định để kiểm tra, làm nghĩa vụ nộp thuế XK

@ Khai báo và nộp tờ khai Hải Quan:

Hàng hóa XK được khai trên tờ khai XK do Tổng Cục Hải Quan in và phát hành, khai 03 bản

+ Phải viết hoặc đánh máy bằng một thứ mực, không dùng mực đỏ, không

được tẩy xóa, không viết đè lên nhau hoặc viết đánh máy thêm vào giữa hai dòng chữ Nếu có sửa chữa, thêm bớt chữ vào tờ khai thì phải có xác nhận của người khai Người khai phải là người có đủ tư cách và phải ký tên vào 03 tờ khai

+ Phải khai đầy đủ các mục của tờ khai, phải ghi đúng số hiệu của hàng hóa

theo đúng như biểu thuế XK quy định

+ Phải khai đúng đơn giá hàng XK đúng với giá bán, giá mua theo Hợp Đồng

và được BỘ THƯƠNG MẠI xác nhận trên giấy phép Tờ khai đính kèm:

- Giấy phép XK (03 bản)

- Bảng kê chỉ tiết hàng hóa (02 bản)

- Hợp Đồng Xuất Khẩu (01 bản)

- L/C (01 bản sao có giá trị pháp lý)

Tùy từng trường hợp còn phải xuất trình thêm: Giấy chứng nhận số

lượng, chất lượng hàng hóa, chứng từ về vận tải, chứng từ bảo hiểm, bảng lược

kê hàng hóa và giấy chứng nhận miễn thuế

+ Hải Quan cho đăng ký tờ khai khi: Các giấy tờ đã hợp lệ, không có tên trong danh sách nợ thuế quá 90 ngày Tờ khai có giá trị trong 15 ngày (hàng XK),

nếu quá thời hạn thì tờ khai không còn giá trị

“`

N

Mf

® Nộp thuế: Sau khi kiểm tra hàng, tính thuế, thông báo số thuế phải nộp cho

Chủ Hàng Thời hạn nộp thuế 15 ngày kể từ ngày thông báo chính thức số

thuế phải nộp (hàng XK)

1.4.6 Thuê phương tiện vận tải:

+ Nếu Hợp Đồng quy định người bán thuê Tàu để chở hàng dén dich (CIF,

CFR, CPT, DES, DEQ, DDU, DDF) thì người XK phải tiến hành thuê phương

tiện vận tải

+ Giao hàng tại nước người XK thì người NK phải thuê phương tiện chở hàng

về nước (EXW, FCA, FAS, FOB) Tùy từng trường hợp cụ thể nhà XNK có thể

lựa chọn một trong những phương thức thuê Tàu sau: Tàu Chợ, Tàu Chuyến, Tàu định hạn

Việc này diễn ra giữa người vận tải và người XK Sau khi nhận được

hàng Thuyền phó cấp cho người XK 01 biên lai (biên lai Thuyền phó) Sau đó

người XK sẽ gặp Thuyền trưởng để đổi lấy Bill of Lading (B/L)

Người bán thường yêu cầu được cấp vận đơn hoàn hảo để tránh gặp rắt rối trong thanh toán Vì B/L không hoàn hảo khi thanh toán qua Ngân Hàng (NH) thì NH không chấp nhận, còn người mua dựa vào B/L không hoàn hảo để gây áp lực đối với người bán bằng cách giảm giá, chậm thanh toán hoặc không thanh toán Thông thường người vận tải sẽ cấp cho người XK (03) B/L gốc và một số bản sao theo yêu cầu, trên bản gốc có ký hiệu ”Original”, bản sao

là ”Copy” và còn nội dung hai bản thì giống nhau hoàn toàn

Trong trường hợp giao hàng bằng Container, người vận tải có thể nhận hàng ngay tại kho thì phải nhận vận đơn (vận đơn nhận để xếp), chứ không đợi hàng hoá lên phương tiện vận tải mới nhận vận đơn Vì trong quá trình đưa hàng hóa lên phương tiện vận tải có thể xảy ra rủi ro mà không có giấy tờ nào đảm bảo việc giao hàng hóa nên phải nhận vận đơn và khi hàng hóa đã được

đưa lên Tàu thì chuyển B/L nhận để xếp thành B/L đã xếp

1.4.8 Mua bảo hiểm cho hàng hóa:

Tùy từng điều kiện thương mại mà có thể áp dụng những điều kiện bảo

hiểm khác nhau

+ Số tiền bảo hiểm: Là số tiển mà người Chủ hàng khai báo với Cty Bảo Hiểm, phí bảo hiểm tính theo số tiền bảo hiểm Thông thường khi có liên quan đến hai bên về số tiền bảo hiểm thì người mua thường yêu cầu số tiền bảo hiểm bằng 110%CTF, đây là số tiền bảo hiểm tối đa

+ Trị giá bảo hiểm: Là giới hạn tối đa của số tiền bảo hiểm, số tiền bảo hiểm

không vượt quá trị giá bảo hiểm

V =CIF + 10% CIF = 110% CIF

+ Điều kiện bảo hiểm: Thường người bán sẽ mua bảo hiểm theo điều kiện bảo

hiểm tối thiểu ICC(C), nếu có thỏa thuận thì có thể mua theo các điều kiện

khác

1.4.9 Làm thủ tục thanh toán:

Bộ chứng từ thanh toán gôm: Hối Phiếu thương mại, Vận Đơn đường

biển sạch, Hoá Đơn thương mại, Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hóa, Giấy

chứng nhận khối lượng/ trọng lượng, Giấy chứng nhận xuất xứ, Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, Giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu xuất theo CIF),

Phiếu đóng gói, Tất cả các chứng từ phải lập theo đúng yêu cầu của I⁄C về

số bản, mô tả hàng hóa, ký hiệu, số lượng và người cấp

1.4.10 Giải quyết khiếu nại:

Nếu có khiếu nại về hàng hoá thì phải nghiên cứu giải quyết cho ổn thỏa

2 Vai Trò Của Hợp Đồng Xuất Khẩu

2.1 Là cơ sở pháp lý xác định việc mua bán giữa các nước với nhau:

Một khi sự cam kết giữa hai bên được văn bản hoá và có sự ký kết đầy

đủ thì Hợp Đồng trở thành bằng chứng giao dịch có tính pháp lý cao nhất mà các bên không thể chối bỏ Thông thường việc mua bán diễn ra giữa các bên ở

các nước khác nhau Do đó giữa họ có sự khác biệt về ngôn ngữ, tập quán,

chính trị, luật pháp và rất có thể dẫn đến hiểu lầm về cách sử dụng từ ngữ gây

thiệt hại cho đôi bên Vì vậy, trong mua bán giữa các nước với nhau, việc thiết

lập Hợp Đồng bằng văn bản là hết sức cần thiết cho đôi bên để xác định việc mua bán của mình Ở nước ta qui định hình thức văn bản của Hợp Đồng là bắt buộc đối với tất cả các đơn vị XK của ta trong quan hệ làm ăn với nước ngoài 2.2 Hợp Đông Xuất Khẩu ràng buộc việc thực hiện của các chủ thể:

Trước khi ký kết Hợp Đồng, các bên thường gặp nhau để thảo luận về

các điều khoản mà các bên chuẩn bị tiến hành Sau đó họ đi đến thống nhất

những điểm cần thiết, quan trọng và tiến hành ký Hợp Đồng Do đó Hợp Đồng

XK với nguyên tắc là sự cam kết tự nguyện giữa các bên được văn bản hóa,

sau khi được ký kết nó mang giá trị pháp lý bắt buộc các chủ thể phải thực

hiện đầy đủ cam kết của mình, tuân thủ nghiên ngặt các điều khoản trong Hợp Đồng Ngay cả trong trường hợp Hợp Đồng không có khả năng thực biện thì

việc hủy Hợp Đồng cũng phải được căn cứ vào các điều kiện và quyển hủy bỏ

theo thỏa thuận chung của đôi bên hoặc theo công ước quốc tế

2.3 Là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp:

Khi Hợp Đồng được thực hiện trong trường hợp nếu có tranh chấp xãy

ra mà một trong hai bên hoặc cả hai bên cùng không thể giải quyết bằng các

cuộc thương lượng trong quan hệ làm ăn, thì lúc này Hợp Đồng sẽ là căn cứ

pháp lý để giải quyết trên cơ sở các điều khoản phân định về điều kiện quyền

lợi, trách nhiệm của các bên

Beene,

2.4 Là cơ sở để tiến hành làm các thủ tục Hải Quan về XK hang hod:

Sau khi nộp hồ sơ Hải Quan, các nhân viên tiếp nhận hồ sơ để kiểm tra

kỹ lưỡng các chứng từ cần thiết liên quan đặc biệt là Hợp Đồng Số lượng hàng được ghi trên Hợp Đông được xem là số lượng tối đa cho phép các đơn vị

XK Nếu vượt quá số lượng hàng này coi như là bất hợp lệ, không thể xuất

hoặc nhập hoặc các chịu hình phạt do Hải Quan quy định

2.5 Là căn cứ để Ngân Hàng thanh toán và chiết khấu:

Hiện nay trong hầu hết các thương vụ, Ngân Hàng luôn đóng vai trò

trung gian thanh toán, thực hiện chiết khấu hoặc cung cấp tín dụng cho chủ thể

tham gia thực hiện Hợp Đồng

2.6 Là cơ sở để các đơn vị vận tải và bảo hiểm đối chiếu, so sánh về số

lượng, trị giá thực xuất:

Các đơn vị vận tải, bảo hiểm ngoài việc dựa trên số lượng và giá trị

khai báo còn căn cứ vào Hợp Đồng để đối chiếu, so sánh Bởi lẽ tiển cước vận

tải và bảo hiểm thường được căn cứ vào ba yếu tố: số lượng, trị giá lô hàng và

quãng đường

2.7 Là căn cứ để BỘ THƯƠNG MẠI thống kê và cấp giấy phép XK:

Hoạt động kinh doanh XK có vai trò quan trọng đối với sự phát triển

kinh tế của một quốc gia vì vậy luôn được sự kiểm soát và điều tiết của Nhà

nước Do đó Hợp Đồng trở thành căn cứ để nhà nước cũng như các cơ quan

chức năng có thể thu thập các số liệu thống kê nhằm quản lý và đánh giá đúng

tình hình hoạt động, đưa ra các giải pháp đúng để chấn chỉnh hoạt động theo đúng hướng

2.8 Là cơ sở để quyết toán hiệu quả kinh doanh của từng thương vụ:

Dựa vào Hợp Đồng đã ký kết, sau khi thực hiện xong, các đơn vị

thường tiến hành thanh lý Hợp Đồng, sau đó sẽ chuyển cho phòng tài vụ để

quyết toán Việc quyết toán này là hết sức cân thiết cho các đơn vị để xác

định hiệu quả thương vụ hoặc rút kinh nghiệm cho các Hợp Đồng tiếp theo 2.9 Là cơ sở để các đơn vị hoạch định chiến lược kinh doanh, chủ động trong việc để ra giá thu mua, giá bán và kế hoạch gôm hàng:

Đối với các Doanh Nghiệp XK Việt Nam, việc kinh doanh được xác

định từ khi có Hợp Đông ngoại thương, dựa vào Hợp Đồng ngoại thương họ sẽ

liên hệ với khách hàng, nhà buôn trung gian hoặc tự mình đi thâu gom hàng để

đáp ứng nhu cầu hàng hóa trong Hợp Đồng Căn cứ vào giá cả đã quy định

trên Hợp Đồng, họ sẽ đưa ra mức giá khác nhau cho từng đối tượng để nhằm kiếm được lợi nhuận cao nhất

I/ TONG QUAN VE TONG CONG TY PISICO

1 GIGI THIEU CHUNG:

1.1 Qua trinh hinh hanh:

Trên cơ sở các văn bản hợp tác và phát triển được ký kết giữa Việt Nam

và Campuchia Ngày 29/8/1985 UBND Tỉnh Nghĩa Bình (nay là Tỉnh Bình Định) ra quyết định số 1619/QĐ-UB thành lập Công Ty Hợp Tác Khai Thác

Chế Biến Lâm Sản Xuất Khẩu Binh Dinh - RATANAKIRI

Cơ quan chủ quản của Cty là Sở Nông Lâm nghiệp Nghĩa Bình ( nay là

Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Bình Định )

* Chức năng ban đầu của Cty là:

+ Hợp tác về Nông Lâm nghiệp với Campuchia, trước hết là khai thác, vận chuyển gỗ tròn, mua bán hàng hóa xuất nhập khẩu và sản phẩn nông sản

+ Khai thác, thu mua, chế biến gỗ, lâm đặc sản trong và ngoài Tỉnh để

tiêu thụ trong Nước và xuất khẩu

+ Góp phần đẩy mạnh mối quan hệ hợp tác hữu nghị giữa hai Tỉnh kết

nghĩa là Nghĩa Bình và Ratanakiri, và quan hệ láng giểng giữa hai nước Việt Nam- Campuchia

Cuối năm 1988 do tình hình chính trị, xã hội ở Campuchia có nhiều diễn

biến phức tạp, gây bất lợi cho Cty trong việc khai thác, kinh doanh tại nước

này, cho nên Cty đã chủ động chuyển hướng khai thác kinh doanh về địa bàn trong nước Đầu năm 1990, UBND Tỉnh Bình Định ra quyết định số 59/QD-

UB ngày 3/2/1990 hợp nhất Cty Khai thác Chế biến Lâm Sản Bình Định- Ratanakiri và Công Ty Lâm Đặc Sản Bình Định, lấy tên mới là Công Ty Xuất

Khẩu Lâm Đặc Sản Bình Định

Theo Nghị định 388/HĐBT của Chính Phủ về việc tổ chức đăng ký lại

các Doanh Nghiệp, ngày 04/12/1992 UBND Tỉnh Bình Định ra quyết định số

2431/QĐ-UB Cty được đổi tên mới là: Công Ty Lâm Đặc Sản Xuất Khẩu Bình Định Để phù hợp với xu thế phát triển và qui mô của Cty Ngày 20/6/1996

UBND Tinh Bình Định ra quyết định số 1408/QÐ- UB đổi tên Công Ty Lâm

Đặc Sản Xuất Khẩu Bình Định thành TỔNG CÔNG TY SẢN XUẤT ĐẦU TƯ

DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU BÌNH ĐỊNH (BINH DINH PRODUCTION

INVESTMENT SERVICE IMPORT EXPORT COMPANY- PISICO)

Do năng lực năng lực kinh doanh và nhu cầu phát triển ngày càng mở rộng, đến tháng 7/1995 Tổng Công Ty PISICO quyết định thành lập Chi Nhánh

tại Tp Hồ Chí Minh nhằm phát triển hơn nữa về mặt kinh doanh, mở rộng thị

trường, tạo quan hệ chặt chẽ với các khách hàng, nắm bắt kịp thời các thông

Xí Nghiệp chế biến gỗ Qui Nhơn

Xí Nghiệp chế biến gỗ Nhơn Phú

Xí Nghiệp Song mây

Xí Nghiệp Nhựa

Xí Nghiệp Dừa

Xí Nghiệp May Xuất Khẩu

Xí Nghiệp khai thác vận chuyển Lâm Sản

Trung tâm Thương Mại- Dịch Vụ Qui Nhơn

10 Xí Nghiệp cơ khí đóng Tàu ( liên doanh )

11 Công Ty Nguyên liệu giấy ( liên doanh )

1.2 Chức năng và nhiệm vu:

4® Hiện nay, Tcty có các chức năng chủ yếu sau:

- Hợp tác với Campuchia và Lào về nông lâm nghiệp, tổ chức thu mua

khai thác vận chuyển, chế biến và làm dịch vụ quá cảnh, xuất khẩu hàng nông

lâm san, đặc sản của rừng mà chủ yếu là gỗ, song mây, cao su,

- Tổ chức khai thác, thu mua, vận chuyển, chế biến gỗ và hàng nông

lâm sản trong nước để xuất khẩu và tiêu thụ nội địa

- Trồng rừng thương mại, tạo vùng nguyên liệu giấy xuất khẩu; chăm sóc, quản lý, khoanh nuôi, bảo vệ và kinh doanh rừng tự nhiên, thực hiện chương trình 327, định canh định cư ở hai khu vực huyện Vân Canh và An Nhơn ( Bình Định)

- Xuất nhập khẩu trực tiếp và nhận XNK ủy thác các mặt hàng: lâm

sản, nông sản, vật tư thiết bị máy móc, phụ tùng phục vụ sản xuất nông lâm nghiệp, giao thông vận tải, vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng và hạt nhựa

- Được tạm nhập và tái xuất hàng hoá, nhất là đối với Tỉnh Ratanakiri,

Campuchia

4 Với quy mô của Tcty cùng với các chức năng đã nói trên, nhiệm vụ cu thể cũng được xác định:

+ Xây dựng và hoàn thiện kế hoạch sản xuất và xuất khẩu ngắn, trung

và dài hạn đáp ứng yêu cầu kinh doanh, nâng cao hiệu quả

+ Tự tạo các nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh khi mở rộng sản

xuất, tự bù đắp chỉ phí, tự cân đối XNK va làm tròn nghĩa vụ đóng góp cho

ngân sách nhà nước

+ Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý về hoạt động thương mại

Quần lý và sử dụng có hiệu qủa các nguôn vốn Kiến nghị với Tcty về các vấn

để vướng mắc, phát sinh trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh và để

xuất hướng giải quyết

+ Tham mưu cho lãnh đạo Tcty các cơ hội kinh doanh, hạn chế tổn thất

ĐÐ

0 s1

Ơ

Ơi

0

Re

i NE Don Nba EEE eee ea ear Pee os eare er ee

+ Thực hiện các chế độ tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và

các chế độ khác theo quy định của Nhà nước và Tcty đối với cán bộ công

Riêng về Chi Nhánh Tổng Công Ty Sản Xuất Đầu Tư Dịch Vụ XNK tại

TP.Hồ Chí Minh có chức năng, quyén han và nhiệm vụ sau:

4® Chức năng:

1 Chi nhánh là đầu mối quan hệ, giao dịch, đàm phán của Tcty tại

TP.Hồ Chí Minh với khách hàng trong và ngoài nước, mua bán sản phẩm và

dịch vụ; về liên doanh, liên kết, hợp tác sản xuất; về chuyển giao công nghệ

trên tất cả các lĩnh vực mà Tcty được phép kinh doanh

2 Căn cứ vào sự ủy quyển của Tcty, Chi Nhánh thực hiện các chức năng hoạt động kinh doanh thương mại của Tcty đã được nhà nước cho phép:

* Mua bán trong và ngoài nước các sản phẩm nông lâm đặc sản

và thực phẩm chế biến

* Mua bán trong và ngoài nước vật tư thiết bị, máy móc phục vụ sản xuất nông lâm, thủy sản, giao thông vận tải, xây dựng

* Mua bán trong và ngoài nước sản phẩm tiêu dùng khác

* Nhận nhập khẩu ủy thác cho các doanh nghiệp thuộc các

thành phần kinh tế với tư cách đại diện Tcty

4® Nhiệm vụ:

1 Cùng phòng kế hoạch Tcty xây dựng kế hoạch hoạt động kinh doanh thương mại

2 Tổ chức thực hiện công tác tiếp thị để cung cấp thông tin cho việc

xác định chủ trương, hình thức, phương pháp kinh doanh cho Chi Nhánh và Tcty

3 Trực tiếp khai thác nguồn hàng hóa, vật tư trong và ngoài nước, khả

năng liên doanh và liên kết, hợp tác kinh doanh để thực hiện chỉ tiêu kế hoạch

của Tcty giao

4 Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý và kinh doanh hàng hóa

trong nước và XNK Kiến nghị với Tcty các vấn để vướng mắc và đề xuất

hướng giải quyết trong quá trình thực hiện kế hoạch của Chi Nhánh

5 Quản lý và sử dụng có hiệu quả vốn cố định, vốn lưu động do Tcty

6 Thực hiện các chế độ tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và

chế độ khác theo quy định cửa nhà nước và của Tcty đối với cán bộ công nhân

viên chức

es 600200022004082202/0200

7 Đào tạo và bồi dưỡng để không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn cho CBCNYV của Chi Nhánh, giữ gìn trật tự xã hội và bảo vệ tài sản XHCN, bảo vệ an ninh trên địa bàn hoạt động của Chi Nhánh

8 Quan hệ và thực hiện các nghĩa vụ đối với chính quyền và cơ quan sở tại trong quá trình hoạt động của Chi Nhánh

® Quyền hạn:

1 Giám Đốc Chi Chánh được trực tiếp quan hệ, giao dịch đàm phán với

các khách hàng trong và ngoài nước về tất cả những lĩnh vực mà Tcty được

phép kinh doanh và được ký các Hợp Đồng kinh tế với tất cả các doanh

nghiệp trong và ngoài nước trên tất cả các lĩnh vực mà Tổng Giám đốc Tcty

phù hợp với điều kiện cụ thể trên cơ sở chủ trương của Tcty

4 Quyết định sử dụng nguồn kinh phí do Tcty cấp va do Chi Nhánh tạo phù hợp với qui định của Nhà nước và Tcty về quản lý tài chính

2 TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ NHÂN SỰ CỦA CHI NHÁNH;

2.1 Mô hình cơ cấu tổ chức của Tổng Công Ty:

TONG CÔNG TY SAN XUAT- BAU TU- DICH VU- XUAT NHAP

KHẨU BÌNH ĐỊNH

Tén tiéng Anh: BINH DINH PRODUCTION INVESTMENT SERVICE

IMPORT EXPORT COMPANY

Tén viét tat: PISICO

Trụ sở giao dịch chính: 198 Đường Trần Hưng Đạo, Thành Phố Qui Nhơn, Tỉnh Bình Định

Tổng Giám Đốc: Ông Thái Công Trạng

( xem trang bên )

Qua sơ đồ trên cho thấy Tcty thực hiện quản lý theo mô hình trực tuyến tham mưu (chức năng trực tuyến) với kiểu tổ chức này chỉ có Tổng Giám đốc

mới là người điều hành, quyết định toàn bộ công việc Các phòng ban chức

năng chỉ tham mưu cho Tổng Giám đốc về chuyên môn, nghiệp vụ theo trách

nhiệm được phân công để giúp Tổng Giám đốc điều hành toàn bộ hoạt động

sản xuất kinh doanh trong đơn vị, những nội dung tham mưu này sẽ trở thành

mệnh lệnh thi hành khi được thông qua hệ thống trực tuyến để chuyển xuống cấp dưới thực hiện

Quan hệ giữa các phòng ban vơi nhau là quan hệ phối hợp để thực hiện

và hoàn thành mục tiêu chung của Tổng Giám đốc đề ra Các phòng ban chuyên môn chỉ tham mưu và làm nhiệm vụ đối với các bộ phân cùng chức

năng ở các đơn vị trực thuộc là quan hệ hướng dẫn, hỗ trợ, giúp đỡ nhằm cụ thể hoá những mệnh lệnh của Tổng Giám đốc đưa ra, các phòng chức năng

không có quyển đưa ra quyết định hoặc mệnh lệnh

Nhìn chung, Tcty áp dụng mô hình quản lý trên chỉ phù hợp với tầm hoạt động và lĩnh vực trước kia nhằm thực hiện chế độ một thủ trưởng, tránh

sự chồng chéo trong công việc, đồng thời phát huy được năng lực và trí tuệ

của đội ngũ chuyên viên, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ Tuy nhiên, với tình

hình và điều kiện hiện nay, mô hình này đã bộc lộ một số nhược điểm cần khắc phục:

+ Tỷ lệ cán bộ quản lý cao (gần 8%) nếu kể cả cán bộ phục vụ

cho công tác quản lý thì tỉ lệ này lên đến 12% Điều này dẫn đến chỉ phí quản

lý sẽ cao lên tương ứng với số nhân viên

+ Vì tổ chức trực tuyến cho nên việc giải quyết công việc nhiều

khi chậm trễ, vì tầm quản lý cuả Giám đốc rộng nên luôn đòi hỏi người Giám

đốc phải thường xuyên quán xuyến, tập trung nhiều công việc rất nặng nhọc

+ Dễ tạo ra sự thụ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh ở

các đơn vị trực thuộc do bị lệ thuộc vào hình thức quản lý trực tuyến hoặc phát sinh mâu thuẫn nhất định về quyền hạn, nghĩa vụ giữa các đơn vị, phòng ban trong Tcty

Tóm lại: Cơ cấu tổ chức, quản lý theo chức năng trực tuyến của Tổng Công Ty PISICO trong thời gian vừa qua đã đạt một số hiệu quả nhất định,

đồng thời cũng đã bộc lộ một số nhược điểm như đã trình bày

2.2 Mô hình cơ cấu tổ chức và nhân sự của Chi Nhánh PISICO tại TP Hồ Chí Minh:

TONG CONG Ty SAN XUAT ĐẦU TƯ DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU

BÌNH ĐỊNH- CHI NHÁNH TẠI THÀNH PHỔ HỒ CHÍ MINH :

Văn Phòng: 135 Đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Quận 1, TP Hồ Chí Minh

Giám Đốc Chi Nhánh: Ông Hoàng Cảnh

(xem trang bên)

Giám Đốc Chi Nhánh do Phó Tổng Giám Đốc Thương Mại của Tcty

điều hành

*e Điều hành toàn bộ công việc kinh doanh của Chi Nhánh Tcty: là

người quyết định tối cao trên cơ sở phát huy ý kiến các phòng ban chức năng

Chịu trách nhiệm trực tiếp trước lãnh đạo Tcty về hoạt động của Chi Nhánh tại

Tp Hồ Chí Minh

* Ký tên chủ tài khoản và trên các chứng từ, ký tên trên các văn bản

chính thức liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh

+ Quyết định về việc tuyển dụng, phân công sử dụng lao động va các

vấn đề khác như khen thưởng và kỷ luật

* Giám sát chi tiêu và sử dụng tài sản của đơn vị trong hoạt động sản

xuất kinh doanh

2.2.2 Phó Giám Đốc Thương Mại:

+ Thay mặt Giám Đốc điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh thương

mại của Chi Nhánh tại TP Hồ Chí Minh khi Giám Đốc vắng mặt

+ Tham mưu, hỗ trợ cho Giám Đốc trong các van dé quản lý hoạt động,

bố trí nhân sự các phòng ban ở bộ phận thương mại

2.2.3 Phó Giám Đốc Sản Xuất:

se Thay mặt Giám Đốc điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất của Chi Nhánh tại TP Hồ Chí Minh

+ Trực tiếp chỉ đạo, quản lý xưởng sản xuất

se Tham mưu, hỗ trợ cho Giám Đốc trong các vấn đề quản lý hoạt động,

bố trí nhân sự các phòng ban ở bộ phận sản xuất

2.2.4 Phòng Kế toán- Tài chính :

@ Cơ cấu nhân sự + 05 người

Do Kế Toán Trưởng điều hành dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám Đốc

@ Nhân viên: 03 người

® Chức năng :

® Quản lý tổng vốn, tổ chức thực hiện công tác kế toán và bộ máy kế

toán trong toàn Chi Nhánh

+ Cân đối vốn và nguồn vốn phục vụ cho hoạt động kinh doanh, đảm nhận công tác tài chính, kế toán nội ngoại thương, quản lý việc sử dụng vốn của Chi Nhánh

+ Kiểm tra, kiểm soát, phổ biến, hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ tài chính kế toán hiện hành do Nhà Nước quy định, chịu trách nhiệm các khoản công nợ

« Chịu trách nhiệm về điều hoà vốn để bảo đảm cho hoạt động thương mại

e Tổ chức lưu trữ, bảo quản các tài liệu kế toán, thực hiện công tác bảo mật các tài liệu, số liệu kế toán

* Lập kế hoạch về lao động, tiền lương

se Quản lý hàng hóa, nhập- xuất- tồn

@ Nhân viên lo về thủ tục: 01 người

@ Chức năng :

e Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh ngắn, trung và dài hạn của

Chỉ Nhánh Tcty

e Tiếp thị và tổ chức thị trường, tính toán giá cả mua bán trong và ngoài |

nước, thực hiện nhiệm vụ kinh doanh XNK

+ Tổ chức thực hiện các Hợp Đồng nội, ngoại thương Lập hồ sơ và các thủ tục XNK Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng XNK

+ Thiết lập các văn bản, tổ chức phiên dịch trong các cuộc tiếp xúc với các khách hàng nước ngoài

2.2.6 Phân Xưởng I và Phân Xưởng II:

Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Giám Đốc Sản Xuất về hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi Nhánh

3 TINH HINH KINHH DOANH CUA CHI NHANH:

Hoạt động kinh doanh XNK của chi nhánh Tổng Công Ty PISICO trong những năm qua có những tiến triển rất khả quan Tổng kim ngạch XNK tăng đều qua các năm, lợi nhuận thu được cũng không ngừng gia tăng, qua đó góp phần không nhỏ vào khoản thu ngân sách nhà nước cũng như nâng cao đời sống của toàn thể cán bộ công nhân viên của chi nhánh Tổng Công Ty

Số tuyệt đối | TT | Sốếtuyệtđối | TT | Sốtuyệtđối | TT

Xuất khẩu | 1.683.428,14 | 16,91 | 2.325.445,14 | 15,95 | 4.275.685,21 | 26,97

¡Nhập khẩu 8.274.424, 84 | 83,09 | 12.254.299,9 | 84,05 | 11.577.866,00 | 73,03

fi Téng cong - [9'957,825,98 | 100 | 14.579.745,04 | 100 | 15.853.551,21 | 100

kim ngạch NK chiếm tới 84,05% (tương đương với số tiền là 12.254.299,9

USD) Kim ngạch giữa XK và NK còn chênh lệch nhau khá lớn

Trong năm 1998 này mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là hạt nhựa, chiếm tỷ trọng 50,39% trong tổng kim ngạch NK (tương đương với 6.175.130,26 USD)

kế đến là thép lá và phân bón Thép lá NK dat gid tri 2.292.641,64 USD

(chiếm tỷ trọng 18,71% tổng kim ngạch NK), còn phân bón thì chiếm 17,97%

tổng kim ngạch NK (tương đương 2.202.600 USD) Ngoài ra Chi Nhánh còn

nhập các mặt hàng khác như: inox, nhôm, thiết bị sản xuất nhựa,

Còn mặt hàng XK chủ yếu trong năm 1998 là mủ cao su chiếm tỷ trọng 67,64% tổng kim ngạch XK, kế đó là gỗ, mây tre lá, than gáo dừa, bắp vàng

và sản phẩm nhựa

Sang năm 1999 Chi Nhánh Cty PISICO đã vạch ra các biện pháp thiết

thực để tăng kim ngạch XNK trong 6 tháng đầu năm 1999 như chúng ta thấy

chỉ trong 6 tháng đầu năm 1999 kim ngạch XNK của Chi Nhánh đạt được 15.853.552,21 USD tang 5.895.698,23 USD so với cùng kỳ năm ngoái Trong

đó kim ngạch XK chiếm 26,97% tương đương với 4.275.685,21 USD còn kim

ngạch NK chiếm 73,03% tương đương với 11.577.866 USD

Trong 6 tháng đầu năm 1999 này, thì mặt hàng NK chủ yếu của Chi

Nhánh vẫn là hạt nhựa, chiếm tỷ trọng 73,26% (tương đương với 8.481.984USD) kế đó là thép, NK đạt 1.813.751USD (tương đương 15,67%) và

một số mặt hàng khác vẫn tiếp tục gia tăng

Đối với XK, trong 6 tháng đầu năm 1999 thì mặt hàng XK chủ yếu vẫn

là cao su (chiếm tỷ trọng 78,95% tổng kim ngạch XE), sau đó là sản phẩm gỗ

và sản phẩm nhựa, riêng mặt hàng bắp vàng thì năm nay Chi Nhánh không

liệu nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất của các Xí Nghiệp trực thuộc Tcty

PISICO và các Xí Nghiệp trong nước cũng như việc phát triển khối lượng hàng

NK để đáp ứng nhu câu trong nước, Chỉ Nhánh Tcty PISICO còn phát triển XK

sang các nước

- Giá trị hàng hoá XK tăng nhanh (tăng 2.592.257,07 USD so với cùng

kỳ năm ngoái), trong đó chủ yếu là sự gia tăng kim ngạch XK mặt hàng cao

ree ðENghilM.00001110000000011000000011000 0 WWNE

su nguyên liệu Ngoài ra, giá trị hàng hoá NK cũng tăng nhanh (tăng 3.303.441,16 USD) đã góp phần vào việc gia tăng kim ngạch XNK của Chỉ Nhánh Tcty PISICO

Nhìn chung, trong thời gian qua Chi Nhánh Tcty PISICO đều rơi vào

tình trạng nhập siêu, tỉ trọng hàng XK chỉ chiếm từ 15,9% đến 26,9% còn lại

toàn bộ là NK Đây cũng là tình trạng chung của hầu hết các Công Ty kinh doanh thương mại XNK, nguyên nhân là do:

- Khi XK, hàng hoá XK chủ yếu là những mặt hàng có giá trị thấp, ở

- Khi NK, hàng hoá NK là những sản phẩm hoàn chỉnh, kỹ thuật cao

(như xe máy, thiết bị sản xuất nhựa, ) do đó giá trị NK thường cao

- Ngoài ra các nguyên nhiên liệu NK chủ yếu của Chi Nhánh Tcty

PISICO thường dùng để sản xuất tiêu thụ trong nước, chỉ có một phần nhỏ là

II TRÌNH TỰ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CHI NHÁNH PISICO:

Qua bảng phân công công việc trên, ta thấy rằng mỗi nhân viên trong phòng kế hoạch, tiếp thị đều có công việc riêng của mình, nhưng không phải

mổi người chỉ có nhiệm vụ thực hiện tốt công việc của mình không thôi thì

chưa đủ mà mỗi nhân viên còn có nhiệm vụ đôn đốc, giúp đỡ nhân viên khác

để công việc của Chi Nhánh được thực hiện một cách trôi chảy và nhanh

chóng kết thúc việc thực hiện Hợp Đồng để bắt đầu cho một thương vụ khác

Nhìn chung, cơ cấu tổ chức bộ máy nhân sự của Chi Nhánh tương đối

chặt chẽ, nhưng không phải lúc nào cũng theo rập khuông như vậy mà thực

hiện việc này thường uyển chuyển theo từng Hợp Đồng, cũng như từng mặt

hàng Bởi vì trong Chi Nhánh, mổi nhân viên tiếp thị phụ trách một mặt hàng Chẳng hạn như; nhân viên tiếp thị 1 được giao đảm trách lo về mặt hàng cao

su thì nhân viên này sẽ có trách nhiệm kết hợp với Trưởng phòng để giao dịch với khách hàng có nhu cầu về mặt hàng cao su, lập phương án kinh doanh cho mặt hàng này và thu mua cao su

Việc tổ chức bộ máy nhân sự trong khâu chuẩn bị cho công tác giao

dịch, khâu đàm phán, ký kết Hợp Đồng của ban lãnh đạo Chi Nhánh tất hợp

lý Mổi nhân viên lo về một mặt hàng, điểu đó sẽ tạo cơ hội cho nhân viên của mình có điểu kiện để nghiên cứu, đi sâu vào mặt hàng mà mình đảm nhận Nhưng bên cạnh đó trong bộ máy nhân sự của Chi Nhánh cũng còn một vài điểm chưa hợp lý đó là toàn Chi Nhánh chỉ có hai nhân viên giao nhận:

một lo về hàng xuất, một lo về hàng nhập Như vậy thì riêng về XK chỉ có một

nhân viên giao nhận nhưng nhân viên này phải đảm trách quá nhiều công việc

như: chuẩn bị hồ sơ khai báo Hải Quan, chuẩn bị hàng XK, đem hàng đi kiểm

nghiệm, kiểm dịch, đưa Hải Quan đến kiểm tra hàng hoá, thuê phương tiện

vận tải (nếu có), làm thủ tục Hải Quan và giao hàng Mà như chúng ta đã biết

thì những công việc liên quan đến Hải Quan như: kiểm hoá, làm thử tục Hải Quan, xếp hàng, giao hàng xuống bãi, thì luôn gặp khó khăng trở ngại Vì vậy ban lãnh đạo Chi Nhánh cần phải xem xét lại bộ máy nhân sự trong khâu này

2 CÁC CONG TAC CHUAN BI DE GIAO DICH DAM PHÁN- KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU:

2.1 Nghiên cứu về thị trường và bạn hàng:

Sau khi nghiên cứu kỹ lưỡng những đặc thù riêng biệt của từng thị

trường giao dịch để từ đó có cách thức giao thương tốt nhất đối với các thị

trường đó, Chi Nhánh Tcty còn đi sâu vào nghiên cứu các bạn hàng có quan hệ

trực tiếp với đơn vị bằng nhiễu cách khác nhau, có thể thông qua sách báo,

bạn hàng quen cũ hay điều tra tại chổ,

bạn hàng quen thuộc, có quan hệ làm ăn lâu dài từ trước với đơn vị nên qua

thực tế đơn vị đã nhận biết được khả năng tài chính, nhu cầu về những mặt

hàng kinh doanh cũng như uy tín trong kinh doanh của họ

2.2 Nghiên cứu về hàng hoá:

Hàng hoá là đối tượng chính trong XNK nên thường được đơn vị nghiên

cứu rất kỹ càng về tiêu chuẩn, quy cách, chất lượng, trước khi tiến hành đàm phán, ký kết Hợp Đồng với khách hàng và đáp ứng nhu cầu của khách

2.3 Lập phương án kinh doanh:

Sau khi chuẩn bị hàng hoá XK kỹ lưỡng: loại hàng, nguồn hàng, các

tiêu chuẩn kỹ thuật, bao bì, ; xem xét các điểu kiện mua bán, phương thức

thanh toán (TTR hay L/C), cán bộ XNK của Chi Nhánh sẽ tiến hành tính toán

sơ bộ hiệu quả kinh doanh từ đó xác định giá chào và giá bán, chủ động chào

hàng hoặc đáp ứng yêu cầu của khách hàng, tiến hành đàm phán, ký kết Hợp Đồng trên cơ sở đã cân nhắc về số lượng, giá cả, thời hạn giao hàng,

Thường khi có hàng hoá, Cty gởi đơn chào hàng tới bạn hàng giao dịch

Lúc này nếu Cty đã nắm chắc về nguồn hàng để bán, giá cả hàng hoá cùng

các đặc điểm liên quan đến hàng hoá, thì sẽ gởi tới người mua đơn chào

hàng, đối với khách hàng quen của Tcty một khi đơn chào hàng được họ chấp -

nhận thì gần như Hợp Đồng đã hình thành (thư chào hàng cố định)

Khi Tcty chưa nắm chắc về một số yếu tố nào đó của hàng hoá thì trong

bản chào hàng đó, đơn vị sẽ ghi rõ đơn chào hàng này sẽ tùy thuộc vào quyết

định cuối cùng của Cty” (thư chào hàng tự do)

Đây là hình thức giao dịch hiện được sử dụng phổ biến nhất tại Chi Nhánh

Thông thường ngôn ngữ mà đơn vị sử dụng trong đàm phán với khách

hàng nước ngoài là tiếng Anh, đây là ngôn ngữ quốc tế nên cả hai bên đều biết

® Địa điểm và thời gian đàm phán:

® Đối với khách hàng quen:

Thông thường do nhân viên XNK phụ trách trong việc mua bán loại hàng hoá đó (hay thương vụ đó) chịu trách nhiệm chính đàm phán với khách hàng

® Đối với khách hàng mới hay Hợp Đồng có giá trị lớn:

Thường do Trưởng phòng hay Ban Giám Đốc cùng cán bộ XNK và bạn

hàng cùng trao đổi bàn bạc

Nhìn chung, các cuộc đàm phán đều diễn ra trong không khí thân mật, thoả mái vì phần lớn là các bạn hàng quen và có mối quan hệ lâu dài

3.4 Nguyên tắc đàm phán của đơn vị:

Đối với từng loại mặt hàng mà Chi Nhánh lập ra những nguyên tắc “bất

di bất dịch” và những nguyên tắc ”có thể thay đổi được” trước khi đàm phán

s* Đối với những nguyên tắc “bat di bat dich”:

Nếu trong khi đàm phán đối tác không đồng ý với những yêu cầu thuộc những nguyên tắc mà chính Chi Nhánh dự thảo không thể chuyển đổi thì hợp

đồng sẽ không thể thực hiện và cuộc đàm phán xem như không đạt Ví dụ như:

bạn hàng đòi hỏi giảm giá, nhưng nếu thấp hơn mức tối thiểu mà Chi Nhánh

đã dự thảo thì Chi Nhánh sẽ không thể chấp nhận,

s* Đối với những nguyên tắc “có thể thay đổi được ”:

Nếu trong quá trình đàm phán, có một số chỉ tiết mà đối tác không đồng

ý, xem xét thấy có thể thay đổi được thì Chi Nhánh sẽ thay đổi

Đối với hàng XK, trước khi tiến hành đàm phán với khách hàng nước ngoài, nhân viên XNK của đơn vị thường trao đổi trước với người cung cấp

trong nước thật kỹ lưỡng về mọi vấn đề liên quan đến hàng hoá, xem xét hàng

hoá có đủ tiêu chuẩn, đúng yêu cầu của mình đặt ra hay không?, nắm chắc

những yếu tố này để khi đàm phán với khách hàng nước ngoài, đơn vị sẽ đạt được kết quả như mong muốn

3.5 Các hình thức giao dịch đàm phán:

Cả ba hình thức giao dịch đàm phán: giao dịch đàm phán qua fax, giao

dịch đàm phán qua điện thoại, giao dịch đàm phán bằng cách gặp mặt trực tiếp

đều được Chi Nhánh sử dụng Trong đó, hình thức giao dịch qua điện thoại và qua fax là hai hình thức được đơn vị sử dụng thường xuyên nhất, vì đa số khách hàng quen thuộc Hình thức giao dịch bằng cách gặp mặt trực tiếp ít được đơn vị sử dụng hơn chỉ được sử dụng đối với khách hàng mới giao dịch hay đối với những thương vụ mà trị giá hợp đồng quá lớn, vì hình thức này khá

tốn kém chỉ phí

Đối với Hợp Đồng XK ủy thác thì việc đàm phán giao dịch do đơn vị ủy

thác và đơn vị nước ngoài trực tiếp bàn bạc, Tcty chỉ giữ vai trò cố vấn và

cùng đơn vị ủy thác thỏa thuận về phí ủy thác và các nội dung khác có liên

quan đến việc xếp hàng để đảm bảo thuận lợi cho cả hai bên Như qui định,

bên ủy thác chịu trách nhiệmtrực tiếp với khách hàng nước ngoài về những

vấn đề giao nhận hàng hoá như: số lượng, chất lượng, qui cách phẩm chất, tiến

độ, địa điểm giao hàng nếu có xãy ra tranh chấp; Chi Nhánh Tcty chỉ có trách nhiệm giúp đỡ để bảo vệ lợi ích cho phía Việt Nam Phí ủy thác được ấn định thường là 1% giá FOB cửa lô hàng xuất không kể các chi phí phát sinh trong quá trình giao hàng vì chi phí này do đơn vị ủy thác chịu Trường hợp đơn vị ủy thác không có khách nước ngoài thì đơn vị ủy thác sẽ ủy quyền cho Chi Nhánh

Tcty thực hiện toàn bộ quá trình xuất hàng từ khâu giao dịch, đàm phán, đến khâu thanh toán tiền hàng

Nhìn chung, việc đàm phán của đơn vị khá tốt và ngày càng được chuẩn bị chu đáo hơn, cán bộ đàm phán cũng tích lãy được nhiều kinh nghiệm,

nên việc đàm phán không còn gặp khó khăn như trước kia Hiện nay, hầu hết

các cán bộ đàm phán chủ chốt đều có đủ khả năng tự đàm phán trực tiếp với

khách hàng, tích lũy được khá nhiều kinh nghiệm trong đàm phán, có nhiều

bạn hàng giao dịch quen thuộc và các cuộc đàm phán đã trở nên dễ dàng, thoải mái hơn thông qua điện thoại, thư tín là chính

đồng đều phải thông qua ý kiến của Ban Giám Đốc Sau đó, Hợp Đồng sẽ

được hoàn thiện bằng thứ ngôn ngữ đã thỏa thuận và trình lên cho trưởng

Được thực hiện khi đại diện hợp pháp của các bên trực tiếp gặp nhau để

đàm phán, thỏa thuận, thống nhất xác định các điều khoản của Hợp Đồng và

cùng ký vào văn bản

** Ký kết gián tiếp:

Thông thường Chi Nhánh dự thảo hợp đồng sau đó gởi sang cho bên đối

tác, bên đối tác nhận được có nghĩa vụ trả lời bằng văn bản và gởi lại cho Chi Nhánh (trong đó, ghi rõ những nội dung chấp nhận hay không?) Khi hai bên

đã đồng ý mọi vấn để Chi Nhánh sẽ ký kết và fax sang cho đối tác ký Thông

thường trước khi ký kết hợp đồng Ban Giám Đốc sẽ xem xét lại kỹ càng các

Là Hợp Đồng được ký bởi PISICO -_ Chi Nhánh TP Hồ Chí Minh (với

tư cách là nhà XK) và bạn hàng Nước Ngoài (a nha NK)

Nội dung của Hợp Đồng:

® Số Hợp Đồng: Số thứ tự Hợp Đổng ký kết trong năm, ngày tháng năm ký kết Hợp Đồng

® lên, địa chỉ, điện thoại, fax, người đại diện, tài khoản ngoại té, của bên bán: Là Tcty PISICO - Chi Nhánh TP Hồ Chí Minh

® Tên, địa chỉ, điện thoại, fax, người đại diện, tài khoản ngoại tệ, của bên mua: Là khách hàng nước ngoài

® Các điều khoản trong Hợp Đồng:

Điều 1: Tên hàng — Số lượng — đơn giá ~ Tổng giá trị:

- Tên hàng, quy cách, phân loại của hàng hoá đó

- Số lượng hàng hoá và đơn vị tính

- Đơn giá: số tiền, đơn vị tính, điều kiện thương mại áp dụng

- Tổng giá trị: số tiền, đơn vị tính (được ghi cả bằng chữ lẫn bằng số) Điều 2: Đóng gói:

- Điều kiện và quy cách đóng gói (đóng trong báo hay đóng trong Container, )

- Trọng lượng cả bì, tổng trọng lượng