Khóa luận tốt nghiệp Tìm hiểu và triển khai website quản lý công việc dựa trên phần mềm nguồn mở Dotproject

Mô tả công việc thực hiện: · Phân tích luồng công việc: Trong thực tế khi phát sinh một công việc hoặc dự án, cần phải lên kế hoạch chi tiết cho công việc đó: cần thực hiện những bước

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGUYỄN TẤT THÀNH

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRẦN HUY CƯỜNG – DƯƠNG DUY PHƯỚC

TÌM HIỂU VÀ TRIỂN KHAI WEBSITE QUẢN LÝ CÔNG VIỆC DỰA TRÊN PHẦN MỀM NGUỒN MỞ DOTPROJECT

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TP HCM, 2008

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGUYỄN TẤT THÀNH

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRẦN HUY CƯỜNG - 205205065 DƯƠNG DUY PHƯỚC - 205205107

TÌM HIỂU VÀ TRIỂN KHAI WEBSITE QUẢN LÝ CÔNG VIỆC DỰA TRÊN PHẦN MỀM NGUỒN MỞ DOTPROJECT

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN THẦY NGUYỄN ĐÌNH KHƯƠNG

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

TpHCM, ngày …… tháng …… năm

Giáo viên hướng dẫn [Ký tên và ghi rõ họ tên]

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN

TpHCM, ngày …… tháng …… năm

Giáo viên phản biện

Cảm ơn tất cả các bạn học cùng khóa đã nhiệt tình chia sẻ kinh nghiệm và những kiến thức quý báu giúp chúng tôi có thể làm tốt công việc của mình

Mặc dù đã cố gắng hoàn thành khóa luận với tất cả sự nổ lực của bản thân, nhưng khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong quý thầy cô tận tình chỉ bảo, một lần nữa xin gửi đến tất cả mọi người lời cảm ơn chân thành nhất

ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT

Tên đề tài: TÌM HIỂU VÀ TRIỂN KHAI WEBSITE QUẢN LÝ CÔNG VIỆC

DỰA TRÊN PHẦN MỀM NGUỒN MỞ DOTPROJECT

Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Đình Khương

Thời gian thực hiện: từ 09/04/2008 đến cuối 08/2008

Dương Duy Phước MSSV : 205205107

Loại đề tài: Xây dựng và khai thác ứng dụng

Nội dung thực hiện:

· Xác định bài toán phải giải quyết

· Phác thảo và Mô hình hóa các yêu cầu

· Tìm hiểu qui trình quản lý công việc trong một đơn vị

· Mô hình hóa luồng công việc trong thực tế

· Cài đặt ứng dụng

· Triển khai và thử nghiệm hệ thống

· Viết báo cáo

Kết quả đạt được:

· Viết báo cáo

· Trình bày kết quả đạt được

· Công việc (task)

· Luồng công việc (work flow)

· Tài khoản người dùng (user), nhóm người dùng (group)

· Phân quyền (permission)

Mô tả công việc thực hiện:

· Phân tích luồng công việc: Trong thực tế khi phát sinh một công việc hoặc

dự án, cần phải lên kế hoạch chi tiết cho công việc đó: cần thực hiện những bước nào, trình tự thực hiện, bố trí nhân lực, … Sau khi có kế hoạch chi tiết cần phân công cụ thể cho từng người / nhóm người thực hiện và theo dõi tiến

độ công việc, các kết quả đạt được Khi toàn bộ công việc kết thúc sẽ thống

kê những việc đã thực hiện của từng người để chấm công và đánh giá hiệu quả làm việc

· Tổ chức công việc: trước hết chúng ta cần tổ chức danh sách người dùng

tham gia vào hệ thống (sẽ thực hiện các công việc sau này) và phân chia nhóm người dùng (theo đơn vị làm việc hoặc phụ trách mảng công việc)

· Khi có công việc phát sinh: cần tạo mới một project (hoặc task nếu công

việc này thuộc một project cha) Đưa các thành viên liên quan vào project này và phân chia chi tiết công việc cùng thời gian hoàn thành, giao việc cho các thành viên trong từng chi tiết công việc Trong quá trình thực hiện project, các thành viên phải báo cáo trực tiếp trên hệ thống tiến độ công việc

và đưa kết quả lên (nếu gặp khó khăn gì thì cũng có thể đưa thông tin lên hệ thống để những người có trách nhiệm sử lý Hệ thống sẽ tự động tổng hợp thông tin và cung cấp tình hình chung cho người quản lý project này

· Thử nghiệm hệ thống: áp dụng chương trình vào quản lý công việc của

trường CĐ Nguyễn Tất Thành, phân chia theo Khoa, Phòng ban, Trung tâm, Giám sát quá trình thực hiện trên từng công việc

Kế hoạch thực hiện

chú 1(14/4-

21/4)

1 Nhận mô tả đề tài, tìm hiểu các khái niệm

2 Xác định mục tiêu của đề tài

3 Xây dựng đề cương chi tiết

1 Điều chỉnh lại kết quả tuần 1

2 Tìm hiểu qui trình thực hiện một

dự án trong thực tế

3 Cài đặt và cấu hình phần mmề nguồn mở Dotproject

- Qui trình xử lý công việc

- Cài đặt thành công Dotproject trên máy cục bộ

3(28/4-5/5)

1 Điều chỉnh lại kết quả tuần 2

2 Xác định các actor, use case trong qui trình quản lý công việc

3 Xây dựng sườn khóa luận

3 Bổ sung kết quả vào khóa luận

- Sơ đồ tổ chức

- Danh sách người dùng, nhóm người dùng tham gia trong

Kỳ

7(26/5-2/6)

Thi Học

Kỳ

8(2/6-

9/6)

Thi Học

- Danh sách các chức năng chỉnh sửa (kèm

đề xuất hướng thực hiện)

13(7/7- Lập trình các chức năng bổ sung / Danh sách và source

- Kết quả thực tế triển khai trên server của trường

- Các vấn đề còn tồn tại

1 Nộp báo cáo khóa luận về VPK

2 Báo cáo PowerPoint

Hình 4.3 MH thông tin người dùng

Hình 4.4 MH tùy chọn giao diện mặc định

Hình 4.11 MH nút thêm công ty mới

Hình 4.12 MH thêm một công ty mới

Hình 4.13 MH danh sách các công ty

Hình 4.14 MH của công ty hiện tại

Hình 4.15 MH thêm một phòng ban mới

Hình 4.16 MH lựa chọn phòng ban cấp trên

Hình 4.23 MH nút thêm nhiệm vụ mới

Hình 4.24 MH thêm một nhiệm vụ mới

Hình 4.25 MH thời gian thực hiện của nhiệm vụ

Hình 4.26 MH nguồn nhân lực của nhiệm vụ

Hình 4.35 MH thêm liên hệ mới

Hình 4.36 MH thêm liên hệ từ tệp tin Vcard (.vcf) Hình 4.37 MH tải danh sách liên hệ

Hình 4.38 MH diễn đàn

Hình 4.39 MH thêm diễn đàn

Hình 5.1 MH vị trí gói ngôn ngữ tiếng việt

Hình 5.2 MH vị trí tệp tin lang.php

Hình 5.3 MH edit tệp tin lang.php

Hình 5.4 MH danh sách chỉnh sửa các mô đun

Hình 5.5 MH danh sách các mô đun sau khi chỉnh sửa Hình 5.6 MH vị trí các gói giao diện

Hình 5.7 MH vị trí các gói mô đun

Hình 5.8 MH vị trí các gói images

Hình 5.9 MH các thiết lập chính a

Hình 5.10 MH các thiết lập chính b

Hình 5.11 MH chứng thực cho người dùng

Hình 5.24 MH của người dùng hiện tại

Hình 5.25 MH lựa chọn dự án cho người dùng hiện tại Hình 5.26 MH phân quyền cho người dùng hiện tại Hình 5.27 MH phân quyền cho nhóm nhân viên

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

PMA Project Management Environment

MH Màn Hình

TÓM TẮT KHÓA LUẬN

Hiện nay, việc sử dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý đang là xu hướng tất yếu Đa số các đơn vị và tổ chức hiện nay sử dụng giấy tờ để quản lý dự án là chính Một số dùng email làm công cụ hỗ trợ quản lý công việc (phân chia công việc, báo cáo kết quả, …), nhưng việc sử dụng email cũng có những khuyết điểm là tốn nhiều thời gian cho người quản lý và nhân viên, các email rời rạc không tập trung theo công việc, nhiệm vụ cụ thể Nhu cầu tìm kiếm thông tin sau một thời gian trở nên khó khăn Với những nhu cầu thực tế, chúng ta thấy được rằng một chương trình quản lý công việc (hoặc dự án) tiện lợi và hiểu quả là cần thiết

Đề tài này nhằm xây dựng một chương trình quản lý công việc cho một đơn vị dựa trên phần mềm nguồn mở dotProject (phần mềm này đã được sử dụng bởi nhiều công ty) Do đặt thù của một phần mềm nguồn mở nên thường không đáp ứng đầy

đủ yêu cầu của một đơn vị như trường CĐ Nguyễn Tất Thành, vì vậy cần phải hiệu chỉnh để chương trình phù hợp hơn

Có lẽ họ sẽ trả lời là: Sổ sách, email hoặc Microsoft Project…

Một ứng dụng quản lý dự án chỉ đơn giản là ứng dụng có khả năng theo dõi tất cả các dự án đang được tiến hành Một công ty thì có rất nhiều dự án, ngoài ra một dự

án thì được chia ra rất làm nhiệm vụ, mỗi nhiệm vụ lại được chia ra từng công việc nhỏ để phân công lại cho nhân viên thuộc dự án

Mỗi nhân viên khi được nhận công việc lại phải chia nhỏ ra từng sự kiện để có thể hoàn thành một cách tuần tự và đồng nhất với các nhân viên khác

Ngoài ra chương trình còn phải có chức năng nhắc nhở công việc hằng ngày, hằng tuần để người sử dụng dễ dàng nắm bắt được công việc của mình một cách hiệu quả

và thiết thực nhất

1.2 Những đặc tính được yêu cầu của một PMA là gì?

Một PMA thông thường có những đặc trưng sau đây:

Những dự án được tạo ra từ một menu chính, các người dùng liên quan đến dự án

có thể tiến hành lập kế hoạch và tạo ra cũng như cất giữ thông tin dự án của họ Thông tin về tiến độ của dự án được theo dõi thông qua việc các biểu đồ được tự động tạo ra, thông báo về các dự án chậm trễ Các thông báo được gửi email đến các người dùng trong dự án đấy Tất cả được thể hiện thông qua những màu sắc theo định nghĩa của người dùng để dễ theo dõi

Những dự án lớn gồm nhiều nhiệm vụ nhỏ bên trong nó Một người dùng có thể tạo

ra một dự án mới hoặc các nhiệm vụ nhỏ hoặc có khi là các dự án có thời gian dài

1.3 dotProject là gì?

dotProject là một phần mềm mã nguồn mở Project Management Application,

chương trình được phát triển bởi những người tình nguyện Mục đích là cung cấp một chương trình quản lý dự án miễn phí cho mọi người Những người tình nguyện

sử dụng thuật ngữ "project management environment" để mô tả triết học của họ

đằng sau dotProject

dotProject cho phép bạn tạo ra, theo dõi, và bảo trì những dự án của các bạn trực tuyến Nó cung cấp những công cụ quản lý dự án ở mức doanh nghiệp bao gồm quản lý nhân sự tham gia dự án, một hệ thống thông báo email và một hệ thống trực tuyến để tạo ra và quản lý những dự án

dotProject cung cấp miễn phí cho người sử dụng Giấy phép phần mềm BSD, GNU General Public License (GPL), điều đó đồng nghĩa với việc nó không đảm bảo về những sự cố xảy ra nếu có

Màn hình cá nhân của người dùng xuất hiện khi người sử dụng đăng nhập vào hệ thống lần đầu tiên

Màn hình này cho người dùng biết được các nhiệm vụ của họ, cụ thể là danh sách các dự án hoặc các nhiệm vụ được phân công Từ đó người sử dụng có thể định hướng được công việc của mình để thực hiện đúng tiến độ

dotProject là một ứng dụng quản lý dự án trực tuyến do đó máy tính bạn cần phải kết nối với Internet và sử dụng một chương trình duyệt Web

dotProject là sự lựa chọn đúng đắn cho những tổ chức cần một ứng dụng quản lý dự

án mà không tốn chi phí, có một thỏa thuận cấp giấy phép, tuy không ổn định, nhưng ứng dụng được hỗ trợ và nâng cấp không ngừng bởi một cộng đồng đầy nhiệt huyết Đây là một ứng dụng phi lợi nhuận, không phải là một ứng dụng thương mại Không có phí khai thác giấy phép, những chi phí cho việc bảo dưỡng hay việc mua những bản quyền sử dụng Bên cạnh đó các ứng dụng dựa trên các modules Do đó có thể tùy biến trong việc khai thác chúng

1.4 Các tính quản lý năng chính của dotProject

Bên cạnh đó với đặc điểm của một ứng dụng nguồn mở nên:

· Có thể thay đổi một cách dễ dàng giao diện cho ứng dụng

· Hỗ trợ đa ngôn ngữ

· Các chức năng diễn đàn và tệp tin linh hoạt cho việc nâng cấp về sau

1.5 Quyền truy cập trong dotProject

Trong dotProject quyền truy cập chia thành nhiều nhóm khác nhau (nhóm do admin tạo ra) tương ứng với mỗi nhóm là một quyền khác nhau

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT YÊU CẦU TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGUYỄN TẤT THÀNH

2.1 Giới thiệu chung

Trường Cao đẳng Nguyễn Tất Thành là một trường đa ngành đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao phục vụ công cuộc công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước

Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của những nhà tuyển dụng lao động trong xu thế hội nhập và toàn cầu hóa, sinh viên theo học tại trường sẽ được trang bị những kỹ năng nghề nghiệp tốt nhất cùng với khả năng vững vàng về ngoại ngữ và tin học Với mục tiêu: 100% sinh viên tốt nghiệp có việc làm phù hợp, trường luôn chủ trương gắn đào tạo với các doanh nghiệp, cập nhật đổi mới chương trình, phương pháp đào tạo, từng bước tiếp cận với trình độ quốc tế

2.2 Các phòng ban và trung tâm của trường

· Đào tạo

· Quản trị thiết bị

· Tài chính - Kế toán

· Tổ chức hành chính

· Viện công nghệ cao NTT

· Công tác chính trị & Quản lý sinh viên

· Trung tâm tin học

· Trung tâm thông tin – Thư viện

· Trung tâm hỗ trợ sinh viên & Quan hệ doanh nghiệp

· Các văn phòng khoa của trường

· Việc ghi nhận tiến độ công việc vào sổ ghi chép khó khăn, rời rạc, mất thời gian và dễ sai sót, dẫn đến việc hoàn thành công việc trễ

· Nhân viên không thể tự tra cứu để xác định công việc của mình theo ý muốn

· Việc thống kê các công văn, dự án, của trường dựa vào sổ ghi chép và kiểm

kê khiến khó tùy ý theo tiêu thức (ngày, tháng, loại công việc, trưởng dự án…), mất thời gian và thiếu chính xác

Các mong đợi:

Hệ thống mới được xây dựng cần cho phép lưu trữ, cập nhật công việc một cách dễ dàng, với khối lượng lớn, hỗ trợ việc tìm kiếm các công việc theo ngày, tháng, năm một cách nhanh chóng, linh hoạt

Hỗ trợ việc ghi nhận bàn giao công việc một cách tiện lợi, chính xác, hỗ trợ việc thống kê các công việc, thống kê dự án một cách dễ dàng, nhanh chóng và linh hoạt

Hệ thống cần thích hợp với việc gia tăng số lượng công việc

2.4 Yêu cầu

Từ nhu cầu thực tế của trường dẫn đến việc khai thác và sử dụng dotProject cần thỏa mãn các yêu cầu sau:

2.4.1 Yêu cầu chức năng

· Cho phép tạo mới, theo dõi và quản lý các công việc trong Trường Cao đẳng Nguyễn Tất Thành

· Cho phép người dùng có thể xem lịch làm việc của mình và tiến độ công việc

· Hệ thống diễn đàn cho phép các người dùng có thể trao đổi công việc thông qua các chủ đề

CHƯƠNG 3 KHẢO SÁT

3.1 Sơ đồ Use Case

Hình 3.1 Sơ đồ Use Case

3.2 Danh sách mô tả các Actor

Tìm kiếm thông tin

Quản lý thông tin cá nhân

2 Trưởng

dự án

Thực hiện được tất cả các công việc của nhân viên

Phân công các nhiệm vụ trực thuộc dự án

3 Giám

đốc

Thực hiện được tất cả các công việc của trưởng dự án

Tạo mới danh sách các công ty, các dự án

4 Quản trị

viên

Thực hiện được tất cả các công việc của giám đốc

Quản lý hệ thống & người dùng

3.3 Danh sách mô tả các Use Case

01 Đăng nhập

Cho phép người dùng có quyền sử dụng các chức năng của hệ thống

Nhân viên, trưởng dự

án, giám đốc, quản trị viên

02 Quản lý hệ thống Cho phép người quản trị quản

lý hệ thống Quản trị viên

03 Quản lý người dùng

Cho phép người quản trị quản

lý toàn bộ người dùng trong

Quản trị viên, giám đốc

Quản trị viên, giám đốc

Quản trị viên, nhân viên

công công viêc

Hỗ trợ người dùng xem hoặc giao nhận các công việc của mình

Quản trị viên, nhân viên

12 Sử dụng chức năng

nhận dự án

Hỗ trợ nhân viên xem các dự

án được giao cho mình Nhân viên

CHƯƠNG 4 TRIỂN KHAI VÀ VẬN HÀNH

Để hiểu rõ và sử dụng một cách linh hoạt ứng dụng này, trước hết chúng ta bắt đầu với giao diện và những thành phần chính yếu nhất của dotProject

Ứng dụng sử dụng một hệ giao diện đồ họa, thông thường được gọi là GUI

Đặc điểm của dotProject đơn giản, thân thiện với người dùng

4.1 Điểm mới của dotProject 2.1.1

Menu người dùng cung cấp cho người sử dụng những đường dẫn tới các chức năng khác nhau

Có bốn mối liên kết trong menu người dùng:

Hình 4.1 MH người dùng mặc định

· Trợ giúp: những mối liên kết để được giúp đỡ trực tuyến

Hình 4.2 MH trợ giúp

· Thông tin của tôi: thông tin về người dùng như: tên, phòng ban, ngày sinh,

email…

Hình 4.3 MH thông tin người dùng

Hình 4.4 MH tùy chọn giao diện mặc định

o Locale: bạn có thể chọn các ngôn ngữ khác nhau cho dotProject

o Cách hiển thị: thiết lập cách thể hiện của dotProject, có thể là hiển thị thành các bảng phẳng hoặc liệt kê thành một danh sách dài hoặc là cả hai

o Time Format: cách hiển thị ngày tháng

o Time Format: lựa chọn cách hiển thị giờ dưới dạng 12 hay 24 hay

o Currency Format: loại tiền tệ đang được sử dụng tại quốc gia của bạn

o User Interface Style: có thể xem như đây là các Themes của dotProject, bạn có thể tự thiết kế riêng cho công ty mình (nếu như bạn

am hiểu) hoặc tải về từ trang chủ của dotProject

o User Task Assignment Maximum: khi một nhiệm vụ mới được tạo ra bạn muốn mỗi khi mình gán nhiệm vụ cho những công nhân (lúc này được gọi là tài nguyên của nhiệm vụ) tùy theo mức độ bạn có thể chỉnh mức độ mặc định là 100% một người Bạn cũng có thể hiệu chỉnh thấp hơn mức đấy

o Task Notification Method: những người sử dụng có thể chỉ rõ những

sự kiện mặc định mà họ muốn sẽ được thông báo

o Task Log Email Default: những người sử dụng có thể chỉ rõ những chi tiết thông báo mặc định tất cả các nhiệm vụ hoặc dự án

o Phương pháp Thông báo Nhiệm vụ: chọn liệu có phải để tự động bao gồm chủ nhân Nhiệm vụ/ sự kiện khi một Nhiệm vụ hay sự kiện được thay đổi hay tạo ra

· Việc cần làm: thông tin về các công việc, nhiệm vụ của người dùng trực

thuộc dự án Giúp người dùng nắm bắt được công việc cần giải quyết, từ đó định hướng cách giải quyết công việc thuận tiện hơn

Hình 4.5 MH nhiệm vụ cần làm

Hình 4.6 MH nhiệm vụ cần làm theo dạng biểu đồ

· Việc Hôm nay: thông tin về công việc cần được làm trong ngày hôm nay,

giúp cho người sử dụng theo dõi dễ dàng kiểm soát được công việc của mình

Hình 4.7 MH việc hôm nay

4.2 Main Menu Navigation Bar

Giao diện menu dạng thanh, mỗi thẻ trên đó tương ứng với một chức năng trong

dotProject Vị trí các thẻ có thể được sắp xếp lại

Hình 4.9 MH menu chính của dotProject

4.2.1 Thẻ Companies

Tại sao cần phải quản lý công ty Bởi vì để quản lý dự án thì bạn cần phải biết được

dự án nà trực thuộc công ty nào Có được công ty thì việc tạo ra dự án cho công ty

đó mới có ý nghĩa Điều này làm cho người quản lý dễ dàng tiếp xúc được công việc hơn Tất cả các phòng ban hay, hồ sơ, những người sử dụng và tất cả thông tin khác là mọi thứ mà bạn cần phải quản lý

Dưới đây là danh sách các công ty minh họa

Hình 4.10 MH công ty Tạo mới một công ty → Chọn thẻ companies → Chọn công ty mới

Hình 4.11 MH nút thêm công ty mới Điền các thông tin cần thiết vào

Hình 4.12 MH thêm một công ty mới Quay trở lại màn hình companies ta thấy một công ty mới đã được tạo Click chọn vào công ty này

Điền các thông tin vào

Hình 4.15 MH thêm một phòng ban mới

Nếu phòng ban bạn định tạo mới là một phòng ban cấp dưới thì bạn cần lựa chọn phòng ban cấp trên tại combox như hình bên dưới

Hình 4.16 MH lựa chọn phòng ban cấp trên

Quay trở lại màn hình phòng ban ta thấy một số phòng ban được tạo ra như hình bên dưới

Phòng đào tạo không có phòng ban cấp dưới

Phòng máy tính lại chia thành hai phòng ban nhỏ

Hình 4.17 MH danh sách các phòng ban

4.2.2 Thẻ Projects

Hình 4.18 MH dự án Tiến hành thêm một dự án mới ta chọn: Thêm dự án mới

Hình 4.19 MH nút thêm dự án mới

vụ có thể kết hợp các phòng ban thậm chí các công ty với nhau

Ta click chọn vào dự án tuyển sinh của phòng đào tạo

Hình 4.22 MH danh sách các dự án Sau đó ta thêm nhiệm vụ mới cho dự án này

Hình 4.23 MH nút thêm nhiệm vụ mới Điền các thông tin vào

Hình 4.24 MH thêm một nhiệm vụ mới

Chuyển sang tab dates lựa chọn ngày kết thúc của nhiệm vụ, sau đó tính toán thời gian thực hiện của nhiệm vụ này

Hình 4.25 MH thời gian thực hiện của nhiệm vụ