Khóa luận tốt nghiệp Khai thác một số ứng dụng MS office trong công tác văn phòng

GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CHƯƠNG 4: MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2007 .... - Chưa có các mô hình áp dụng để định hướng cho người làm

Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Lê Trí Anh giúp

đỡ hướng dẫn chúng em có thể hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp

Thời gian thực hiện: (từ ngày nhận đề tài đến ngày … ):13/03/2009 đến 15/08/2009

Sinh viên thực hiện: (ghi rõ họ tên và MSSV):

+Họ và tên:Nguyễn thị hiếu MSSS:31073422

+Họ và tên:Trần ngọc yến MSSV: 31073136

Loại đề tài: Triển khai ứng dụng

Nội Dung Đề Tài: (mô tả chi tiết nội dung đề tài, yêu cầu, phương pháp thực hiện, kết quả

đạt được,…)

+Khảo sát các ứng dụng thuộc nhóm MS office

+Khảo sát các nhu cầu trong công tác văn phòng

+Xây dựng các mô hình khai thác MS office để phục vụ công tác văn phòng

+Thử nghiệm tại khoa công nghệ thông tin

Kế Hoạch Thực Hiện: (mô tả chi tiết thời gian của các giai đoạn thực hiện và phân công

công việc của từng thành viên trong nhóm):

GVHD: LÊ TRÍ ANH

KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG



+Khảo sát các nhu cầu trong cơng tác văn phịng(1 tuần)

+khai thác các ứng dựng(2 tuần/1 mơ hình)

+Thử nghiệm và đánh giá kết quả(2 tuần)

SV Thực hiện

Tóm tắt khóa luận 7

Chương 1 GIỚI THIỆU 8

1.1 Mục tiêu 8

1.2 Phạm vi 8

Chương 2 TỔNG QUAN VỀ MS OFFICE SUITE 9

2.1 Các phần mềm trong MS Office Suite 9

2.2 nhu cầu thực tiễn 10

Chương 3 MICROSOFT OFFICE ONE NOTE 2007 11

3.1 Tính năng 11

3.2 Các ứng dụng tiêu biểu 12

3.2.1 Làm việc với nhiều sổ tay 12

3.2.2 Thu thập những ghi chú và thông tin 14

3.2.3 Sử dụng các công cụ vẽ và bảng biểu 18

3.2.4 Gắn cờ cho những lưu ý để kiểm tra 20

GVHD: LÊ TRÍ ANH

KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

CHƯƠNG 4: MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2007 25

4.1 Tính năng 25

4.2 Giao Diện Office outlook 2007 25

4.3 Làm việc với Calendar 27

4.3.1 Quản lí thời gian và sắp xếp cơng việc 27

4.3.2 Thêm tác vụ vào lịch 29

4.3.3 Tơ màu cho các tác vụ, những cuộc hẹn, thơng điêp và các đối tác 30

4.3.4 Gởi một Calendar qua Email 34

4.4 Kiểm sốt Inbox 36

4.4.1 Tự động xem trước phần đính kèm 36

4.4.2 Tìm nhanh những gì ta cần 37

4.4.3 Biến Email thành các mục Action 39

4.4.4 Tạo cờ Action cho những người khác 39

4.4.5 Xác lập Email dễ dàng 41

4.4.6 Nhận các Feed RSS trong Office Outlook 2007 42

4.4.7 Cảnh giác với Phishing 45

4.5 Mail 48

4.5.1 Tạo Theme cho Mail 48

4.5.2 Nhiều cách trang trí cho bức thư thêm đẹp mắt 52

4.5.3 Tạo thư mục trong Inbox để phân loại thư gửi đến 53

4.5.4 Tạo nhiều profile đễ dễ quản lí thư 59

4.5.5 Gửi thư dạng bầu cử 63

4.5.6 Gửi thư cĩ đính kèm danh thiếp của mình 64

4.5.7 Cleanup 66

4.6 Contact 68

4.6.1 Tạo Group trong contact 69

4.6.2 Gửi Contact qua mail 70

4.7 Notes 71

CHƯƠNG 5 : MICPROSOFT INFOPATH 2007 73

5.1 Tính năng 73

5.1.1 Tạo mẫu đơn từ các mẫu cĩ sẵn 73

5.1.2 Làm việc với submit 76

5.1.2.1 submit dữ liệu qua mail 80

5.1.2.2 Submit dữ liệu qua Access và SQL cơ sở dữ liệu 84

5.2 Ứng dụng 92

6.1.6 Gán lịch cho dự án 109

6.1.7 Liên kết công tác 110

6.1.8 Thanh thời khoảng 111

6.1.9 Các kiểu ràng buộc công tác 112

6.1.10 Khai báo thời gian sớm (trễ) 112

6.1.11 Công tác tóm lược và công tác phụ thuộc 113

6.1.12 Chú ý cho công tác 114

6.2 Ứng dụng 115

CHƯƠNG 7 : ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 116

7.1 Đánh giá kết quả 116

7.1.1 Kết quả đạt được 116

7.1.2 Kết quả chưa đạt được 116

7.2 Hướng phát triển 116

- Nhu cầu áp dụng CNTT trong công tác văn phòng, tự động hóa các quy trình

xử lý hồ sơ giấy tờ là tất yếu

- Bộ ứng dụng MS Office được dùng phổ biến nhưng chưa được khai thác hết các công dụng

- Chưa có các mô hình áp dụng để định hướng cho người làm công tác văn phòng khi sử dụng MS Office

Kết quả mong đợi

- Tài liệu có tính hệ thống về các phần mềm MS Office

- Hướng dẫn sử dụng một số tính năng đặc thù cho công việc văn phòng tại khoa CNTT của CĐ NTT

Nội dung thực hiện

- Khảo sát bộ công cụ MS office

- Khảo sát các nhu cầu trong công tác văn phòng

- Khai thác các ứng dụng

- Thử nghiệm và đánh giá kết quả

động trí óc.MS office 2007 cũng vậy Nó giúp chúng ta có được những cải thiện tốt hơn cho công việc Office 2007 hỗ trợ nhiều thành phần web Server mới cho Excel và InfoPath, bổ sung thêm phần quản lý nội dung web và các tài liệu khác Giúp các đội ngũ làm việc có thể chia sẻ các thông tin từ các nơi khác nhau ngay cả khi không kết nối vào mạng công ty, giúp bảo mật mạnh mẽ mọi lúc trên các máy tính người sử dụng và trong khi dữ liệu đang được đồng bộ giữa các vùng làm việc Cung cấp các khả năng quản lý thông tin toàn diện đối với bất kỳ thể loại nội dung điện tử nào, giúp các nhân viên thông tin và các đội ngũ dự án có những kết quả tốt và nhanh hơn Giúp chia sẻ thông tin giữa các đội ngũ làm việc dễ dàng và

an toàn hơn

1.1 Mục tiêu: hệ thống hóa các phần mềm trong bộ MS office 2007, ứng dụng các

phần mềm này trong công việc văn phòng một cách hiệu quả

GVHD: LÊ TRÍ ANH

KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

CHƯƠNG 2:TỔNG QUAN VỀ MS OFFICE SUITE

2.1 Các phần mềm trong MS Ofice Suite:



 Microsoft word 2007: Ms Word là một chương trình soạn thao văn bản hữu ích, để

tạo các tài liệu mỗi ngày Việc tạo ra một chương trình hữu hiệu, linh hoạt đầy đủ tính năng khơng hạn chế hay cản trở các User là mục tiêu chính của các nhà phát triển Ofice Word

2007



 Microsoft excel 2007: Ms Excel là một cơnd cụ bản tính cho phép người làm việc

dựa vào thơng tin tạo ra, phân tích củng cố, báo cáo và chia sẻ thơn gtin quan trọng nhằm cho ta tìm thấy được những gì ta cần một cách dễ dàng và tạo ra những kết quả chính xác nhất



 Microsoft power point 2007: PowerPoint là chương trình để xây dựng các

slideshow trình diễn thơng dụng nhất hiện nay Với PowerPoint, cĩ thể dễ dàng trình bày ý tưởng của mình thơng qua hình ảnh, chữ viết và âm thanh Trong PowerPoint, ta cĩ thể dễ dàng chuyển đổi tài liệu sang file định dạng HTML Vậy ta cĩ thể trình diễn PowerPoint thơng qua Internet



 Microsoft Infopath 2007: Với infopath bạn cĩ thể thu thập, chia sẽ và đảo ngược

thơng tin, tạo mẫu mail, mẫu trình duyệt dữ liệu đến wed server hoặc trình dữ liệu đến access

và SQL cơ sở dữ liệu, những thiết bị di động.Dữ liệu thu thập được là những dữ liệu tin cậy



 Microsoft One Note 2007: Office OneNote 2007 cho phép hợp nhất các mẫu thơng

tin dự án rời rác thành nhiều định dạng điện tử để dễ dàng truy cập nội dung của nĩ bằng các khả năng tìm kiếm chuyên sâu Với Office OneNote 2007, ta cĩ thể hợp nhất các mẫu thơng tin rời rạc, kể cả các ghi chú viết tay, các bản ghi âm, ghi hình, các tài liệu đã được định

dạng, các hình ảnh tĩnh tại một nơi



 Microsoft Outlook 2007: Microsoft Outlook là trình Email Client thuộc bộ

Microsoft Office, cĩ chức năng tương tự như trình Outlook Express cĩ sẵn trong Windows là quản lý và kiểm tra nhiều tài khoản email (cĩ hỗ trợ POP3) cùng một lúc Từ phiên bản Microsoft Outlook 2003 trở đi thì nĩ mới thực sự "khởi sắc" so với các phiên bản trước và

hỗ trợ đa chức năng cho người dùng



 Microsoft Project Professional 2007: Microsoft Project 2007 là tên một chương

trình trong nhĩm các ứng dụng máy khách và máy chủ cho việc quản lý dự án và quản lý danh mục vốn đầu tư Project Server, một ứng dụng máy chủ để quản lý lịch trình dự án, dữ

có thể dùng các công cụ tìm kiếm để truy tìm đủ loại thông tin như nhân sự, tài liệu, tin tức nội bộ, tạo ra được các biểu mẫu chuẩn của doanh nghiệp và cho chúng vận hành theo những quy trình định sẵn với những cấp độ xem, duyệt khác nhau SharePoint Server 2007 cũng còn được xem là một công cụ giúp bạn truy tìm thông tin khổng lồ, tạo ra các báo cáo phục

vụ cho việc quản lý hoặc kinh doanh của doanh nghiệp



 Microsoft Visio 2007: Visio là một chương trình thông minh, được tích hợp vào bộ

Microsoft Office MS Visio cho phép bạn thể hiện bản vẽ một cách trực quan Bạn có thể thiết kế tổng thể cho một ngôi nhà,hay thiết kế một hệ thống sơ đồ mạng phức tạp Tất cả đều dễ dàng với Visio

2.2 Nhu cầu thực tiễn

Từ khi Microsoft cho ra đời bộ Office 2007, người dùng đã được chứng kiến nhiều cải tiến đáng giá trong bộ phần mềm văn phòng kỳ cựu này Tuy việc nâng cấp từ bộ Office

2003 (OF 2003) lên sử dụng bộ Office 2007 (OF 2007) không phải là chuyện quá khó khăn, nhưng dường như người dùng vẫn e ngại những sự thay đổi về giao diện, vị trí trình đơn của phần mềm mới sẽ gây nhiều bỡ ngỡ, thậm chí là rối cho công việc của mình Vậy nên nhiều người không tiếp cận với OF 2007, vẫn sử dụng bộ OF 2003 vì đã “quen tay” Vì bạn

đã quen với Office 2003 nên khá lúng túng và mất thì giờ mò mẫm khi chuyển sang làm việc với Office 2007, nhưng Office 2003 thì không mở được những file có định dạng mới như docx, xlsx và không có những tính năng cao cấp của Office 2007? Không sao, bạn có thể cài song song cả 2 phiên bản này trên máy để dùng theo nhu cầu Khi lần đầu tiên sử dụng Office 2007,giao diện của nó sẽ làm bạn choáng ngợp bởi sự thay đổi khác hẳn so với phiên bảng trước.Thay cho các thanh trình đơn (menu) truyền thống là các cụm lệnh được trình bày ngay phía trên màn hình, giúp người dùng sử dụng thuận tiện hơn, đó chính là ribbon

GVHD: LÊ TRÍ ANH

KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

CHƯƠNG 3: MICROSOFT OFFICE ONE NOTE 2007

3.1 Tính năng

Microsoft OneNote 2007 là 1 sản phẩm trong bộ Microsoft Office 2007 Nĩ là 1 sổ điện

tử, ở đĩ bạn cĩ thể ghi chép bất cứ thứ gì, ghi chú, cơng việc, ý kiến, suy nghĩ và mọi thơng tin khác Khơng giống như những kiểu tài liệu sử dụng những chương trình như word-processing hay spreadsheet

Nếu là một cuốn sổ ghi chú bình thường, bạn phải tẩy xĩa mỗi khi muốn sửa, nhưng với One Note bạn cĩ thể làm mọi thứ như thêm vào, xĩa đi, di chuyển các dịng 1 cách linh hoạt

Bạn cĩ thể tạo các ghi chú theo chủ đề, tạo bảng tài chính, tạo những kế hoạch

Microsoft Office OneNote 2007 là chương trình để sử dụng khi bạn muốn đảo ngược các hiện ứng thơng tin quá tải bằng cách sắp xếp, quản lí thu thập thơng tin bạn nhận được một phương pháp hiệu quả hơn Được thiết kế nhằm giúp bạn thu thập sắp xếp tìm kiếm và sử dụng thơng tin bạn thu thập

Bắt đầu làm quen với giao diện mới

Khi lần đầu tiên mở Office OneNote 20007, chương trình sẻ mở đến One Note Guide, một sổ tay mẫu ta cĩ thể sử dụng để thử những tác vụ khác nhau khi bạn học dể sử dụng Ofice OneNote 2007 Trang mở ra bao gồm một phần hỗ trợ chỉ cho ta các tính năng khi mới bắt đầu sử dụng Khi bố cục cửa sổ được mở ra, tên của những sổ tay hiển thị trong thanh định hướng bên trái, cac tab phần cho sổ tay được chọn lựa ở trên phần cửa sổ và các tab trang nằm dọc bên phải vùng ghi chú, giúp ta dễ dàng chọn sổ tay, phần và trang ta muốn làm việc bất cứ lúc nào.Hình 1

Hình 1: cửa sổ mở Office OneNote 2007

3.2 Các Ứng Dụng Tiêu Biểu:

3.2.1 Làm việc với nhiều sổ tay

3.2.2 Thu thập những ghi chú và thông tin

3.2.3 Sử dụng các công cụ vẽ và bản biểu

3.2.4 Gắn cờ cho những lưu ý để kiểm tra

3.2.5 Tìm những ghi chú một cách nhanh chóng với khả năng tìm kiếm

3.2.6 Gửi những sổ tay qua mail một cách dể dàng

3.2.1 Làm việc với nhiều sổ tay

Một trong những tính năng mới của office oneNote 2007 là khả năng làm việc với nhiều

sổ tay vậy ta có thề mở nhiều sổ tay cùng một lúc và di chuyển thông tin tù sổ tay này đến sổ tay kia bằng cách rê và thả nó ở vị tri mới

GVHD: LÊ TRÍ ANH

KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

Hai thanh menu cĩ sẵn trong Office One note 2007 cĩ khả năng rọi sáng các chương trình quan trọng Menu Share cho phép ta tạo những sổ tay chia sẻ và quản lí phiên làm việc chia

sẻ ghi chú và menu Table chứa các lệnh mà ta cần để chèn và làm việc với các table bảng trên các trang ghi chú của mình ta dùng lệnh Share/Live Sharing Sesion Hình 2

Hình 2: Ta cĩ thể chọn nhiều sổ tay, phần và trang muốn làm việc bằng cách nhấp vào tab hạng mục

Office One Note 2007 cĩ nhiều tập mẫu trang mà ta cĩ thể sử dụng để sắp xếp những ghi chú Dù ta bắt đầu bằng một trang trắng rồi thêm vào tập mẫu ta củng cĩ thể chọn từ một số kiểu khác nhau

Để chọn một tập mẫu trang (page template) nhấp vào mũi tên hướng xuống New Page chọn M Template Choices and Options ở dưới cùng danh sách được hiển thị Năm

Hình 3: Xác lập màu

3.2.2 Thu thập những ghi chú và thông tin

Ví dụ ta đang họp ta có thể nhấp vào những ghi chú trong sổ tay Office OneNote 2007

Nếu đang kiếm một chù đề trực tuyến, có thể cắt xén và lưu các địa chỉ web mà ta truy cập

GVHD: LÊ TRÍ ANH

KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

doanh, việc thêm các file đang tồn tại ở đĩ cho office OneNote 2007 là một cách để thu thập thơng tin ta muốn làm việc (hình 4)

Hình 4: lấy thơng tin một cách nhanh chĩng

Bắt đầu với một sổ tay mới

Sử dụng NewNotebook Wizard Office OneNote 2007 để tạo ra một sổ tay mới ngay từ đầu hay dựa trên tập mẫu ta dùng lệnh Menu File chọn Notebook Wizard gõ tên cho Workbook chọn màu sắc New Notebook Wizart hỏi bạn về nơi bạn sẽ sử dụng sổ tay và nơi

ta muốn sổ tay đuợc lưu trữ truớc khi tạo ra sổ tay Sau khi nhấp Create, một sổ tay mới đuợc hiền thị Hình 5

Gõ ở bất cứ vị trí nào trên trang

Trong OneNote chỉ cần nhấp vào bất cứ vị trí nào trên trang và bắt đầu gỏ, nhằm lưu trữ bất cứ nơi nào ta bổ sung vào, và cũng cĩ thể kéo rê các ghi chú để kết hợp các chúng

Hình 5: Sau khi nhấp Create, một sổ tay mới đuợc hiền thị

Chèn File

Ta có thể trực tiếp thêm vào các file của tất cà các loại cho các trang ghi chú bằng cách rê

và thả một file trên trang hay bằng cách chọn File từ menu Insert và chọn các file muốn bổ sung

Thu thập thông tin từ web

Khi đang thu thập thông tin từ các trang web nhấn nút Send To OneNote trong thanh công cụ standard Như thế sẽ lưu trữ nội dung của trang và trang ghi chú hiện tại

GVHD: LÊ TRÍ ANH

KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

Office cũng bao gồm tính năng Side note mới nhằm làm cho việc lưu và tập hợp thơng tin

từ web trở thành một tiến trình hai bước đơn giản Khi ta đang duyệt một site và muốn gán thơng tin ta hãy nhấp phải vào sổ ghi chú nhỏ lúc này sẽ mở ra ở trên cùng màn hình hiện tại, hãy gỏ ghi chú và nhấp ơ gần bên và hạn mục được thêm vào như một trang mới trong sổ tay hiện tại

In thơng tin vào sổ tay

Một tính năng nhập liệu mới cho phép in các file khác trực tiếp vào sổ tay Office OnoNote 2007 sao cho ta cĩ thể xem lại, tạo và chia sè tài liệu với những người khác Chỉ đơn giản đi đến in một tài liệu hay bản tính như thơng thường bằng cách chọn Print từ menu file Trong hộp thoại Print nhấp mũi tên hướng xuống Name chọn Mcrosoft One NoteImport nhấp OK và file được in vào một file điện tử và được tập hợp trực tiếp như một hình ảnh đồ họa trên trang ghi chú

Hình 6: ta cĩ thể in các file của mình trực tiếp vào trong sổ tay Office OneNote 2007

sát lập làm mờ, thậm chí sao lặp và xoay các đối tượng được chọn trên trang

Hình 7: các công cụ vẽ mới cho phép tạo ra các hình dạng và kích thước

Làm việc với những công cụ viết và chế độ Pen

GVHD: LÊ TRÍ ANH

KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

OneNote 2007 mở rộng tính năng của viết và vẽ bằng cách phân mỗi tính năng thành chức năng riêng biệt của nĩ Ta cĩ thể chọn kiểu bút hay cục gơm muốn sừ dụng đề viết bằng tay trên các trang ghi chú và cũng cĩ thể sử dụng Type/selection Toolddeer chuyển chế

độ Pen sang chế độ Typing một cách dễ dàng Ngồi ra cơng cụ Lasso mới cho phép lựa chọn bất kì đối tượng nào trên một trang mà ta muốn sao chép, lưu trữ hay rê đến các trang ghi chú

Thêm các bảng biểu cho các trang ghi chú

Việc thêm bảng biểu cho các trang ghi chú đơn giản như việc chọn Insert Table từ Menu Table, nhập số cột và số dịng mà ta muốn đưa vào, nhấn Ok

Do sự tích hợp dã đựợc cải tiến với các ứng dụng hệ thống Microsoft Office Word 2007 một cách trực tiếp vào trang Office OneNote 2007, hay chỉ đơn giản rê và thả text hoặc các hình ảnh được chọn vào sổ tay

Sử dụng Calculator để thực hiện những phép tính đơn giản:ta cĩ thể chỉ gõ phép tính của mình trên một trang ghi chú và khi ta gõ dấu bằng (=) và nhấn spacebar, Office OneNote

2007 sẽ thực hiện phép tính và nhập kết quả một cách tự động Hình 9

Hình 9: sử dụng OneNote để làm những phép tính đơn giản

3.2.4 Gắn cờ cho những ghi chú để kiểm tra

Ta có thể sử dụng ô Note Flags Summary để xem qua tất cả các Note Flags đã thêm vào

sổ tay Ngoài ra ta có thể sừ dụng ô Note Flags Summary để định hướng cho những ghi chú

cụ thể Chỉ bằng cách nhấp vào một lá cờ để đưa ta trực tiếp đến ghi chú đó trong sổ tay

Ta cũng có thể tùy biến các lá cờ trong sổ tay bằng cách nhấp vào mũi tên hướng xuống Flags trong thanh công cụ Standard chọn Customize My Note Flags hiển thị để ta có thể nhấp vào lọai lá cờ mà ta muốn thay đổi và nhấp nút Modifi Trong hộp thoại Modifi Note Flag, định rõ tên lá cờ và biểu tượng, màu font chữ, nhấp Ok để lưu các thay đổi Hình 10

GVHD: LÊ TRÍ ANH

KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

Hình 10: sử dụng Note Glags để bảo đảm rằng ta kiểm tra trên các hạng mục cụ thể

3.2.5 Tìm thấy những ghi chú một cách nhanh chĩng với những khả năng tìm kiếm

Office OneNote 2007 cho phép ta tìm thấy một cách nhanh chĩng tất cả các hạng mục ta

đã thu thập cĩ liên quan đến một chủ đề cụ thể Chỉ cần gõ một từ hay một cụm từ tìm kiếm trong ơ Search ở vùng phải trên cùng cửa sổ Office OneNote 2007 và nhấp Enter Hình 11

Hinh 11: gõ từ hay cụm từ tìm kiếm trong ô Find, gõ từ muốn tìm và nhấp Enter

Chia sẻ những ghi chú với những người khác

Menu Share chứa các lệnh ta sử dụng để tạo ra các sổ tay chia sẻ hay thực hiện những thay đổi cho ta chia sẻ những ghi chú của mình

Khi nhấn Share/ Create Shared Notebook wizard sẽ mở ra, trước tiên yêu cầu tên của sổ tay mới và sau đó cung cấp cho ta những sổ tay mà ta chọn.Ta có thể chọn việc ta muốn tạo

sổ tay chia sẻ trên một server hay một folder chia sè trên hệ thống hiện hành

Khi những ngưởi khác thực hiện những những thay đổi cho sổ tay Office OneNote 2007

tự động đồng bộ những thay đổi sao cho những thay đổi gần đây nhất được phản ánh trong tất cả mọi phiên bản file

Tất cả mọi chương trình trong hệ thống Microsoft One Note 2007 bao gồm khả năng lưu

GVHD: LÊ TRÍ ANH

KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

Khi bạn lưu trữ sổ tay ở một định dạng Portable Document Format (PDF) hoặc XML Paper Specification (XPS), ta sẽ lưu một phiên bản định dạng cuối cùng của file mà những ngươi khác cĩ thể xem (nhưng khơng thể sửa đổi) dù họ cĩ sử dụng Office Onenote 2007 hay khơng Hình 12

Hình 12: chia sẻ sổ tay

3.2.6 Gởi ghi chú bằng Email

Mở menu file chọn Email Một cửa sổ thơng điệp Email hiện ra và trang ghi chú hiện tại được thêm vào như một tài liệu dính kèm file.Ta cĩ thể bổ xung một lời giới thiệu cho thơng điệp nhằm cung cấp cho người nhận nhiều thơng tin hơn về trang trước khi gởi nĩ Các User Office One Note 2007 nhận file cĩ thể thêm trang vào các sổ tay, và các User Office OneNote 2007cĩ thể thêm trang ghi chú như một phần của thơng điệp Email

Hình 13: Ta có thể gởi qua mạng các trang ghi chú cho những thành viên khác trong nhóm, những người sử dụng OneNote 2007 có thề thêm trang trực tiếp vào sổ tay của mình

GVHD: LÊ TRÍ ANH

KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

CHƯƠNG 4: MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2007

4.1. Tính Năng

Microsoft Outlook là trình Email Client thuộc bộ Microsoft Office, cĩ chức năng tương tự như trình Outlook Express cĩ sẵn trong Windows là quản lý và kiểm tra nhiều tài khoản email (cĩ hỗ trợ POP3) cùng một lúc MS Outlook 2007 để duyệt thư Gmail ma ta khơng cần phải khai báo một thơng số gì ngồi địa chỉ hộp thư Gmail của ta

4.2. Giao Diện Office outlook 2007

Office Outlook 2007 khơng chia sẻ cùng một giao diện người dung mới như Office Word, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Power Point 2007 và Microsoft Office Access 2007 Thoạt tiên Office Outlook 2007 trơng tương tụ như Office Outlook 2003 Các menu quen thuộc (File, Edit, View, Go, Tools, Actiĩn và help) và ơ định hướng bên trái cũng tương tự Xem hình dưới:

Hình 2: những thay đổi trong Office Outlook

Thay đổi cửa sổ Office Outlook 2007

Bây giờ ta có thể hủy bỏ ô định hướng trong Office Outlook 2007 khi ta muốn cho bản thân nhiều khoảng trông hơn để làm việc trên màng hình Các folther và các biểu tượng

ưa thích của ta đối với những kiẻu xem chính – Mail, Calendar, Contact và Tasks có sẵn trong thanh được thu hẹp sao cho ta có thể tiếp tục chọn những kiểu xm đó khi cần thiết

Để thu hẹp ô định hướng, hãy nhấp vào các mũi tên trái trên cùng ô Ô định hướng sẻ được thu nhỏ tối thiểu thành một ô dọc,kéo dọc theo mép trái của cửa sổ Office Outlook

GVHD: LÊ TRÍ ANH

KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

4.3. Làm việc với Calendar

4.3.1 Quản lí thời gian và sắp xếp cơng việc

Office Outlook 2007 đơn giản hố đáng kể việc quản lí các danh sách phải làm của

và theo dõi các cuộc hẹn sắp đến với To-Do-Bar mới, mang tất cả các hạng mục đĩ vào cùng một nơi, hiển thị chúng dọc theo bên phải cửa sổ Office Outlook 2007 Cũng như với ơ định hướng, ta cĩ thể tối thiểu hố To-Do-Bar để cĩ được nhiều chỗ trống hơn trên màn hình dành cho danh sách Email của ta và đọc ơ Hình 3

Hình 3: To-Do-Bar là một trung tâm lệnh cho những tác vụ và những cuộc hẹn

To-Do-Bar cĩ thể nhìn thấy được trong tất cả các module Office Outlook, vì thhế cĩ được sự truy cập thơng tin dù ta đang làm việc trong Calendar, Mail và Taskshay một trong các module khác Và To-Do-Bar tích hợp nhiều hơn các tác vụ ta tạo ra trong Office Outlook 2007: Các tác vụ Microsoft Office OneNote 2007 Microsoft Office Project 2007, Microsoft Office SharePoint Server 2007 cũng cĩ thể xuất hiện trong to-do-bar, vì thế ta cĩ

Hình 4: lựa chọn cho To-Do-Bar

Ghi chú :

Trong cuộc sống,chúng ta thường không có được mọi thứ trên danh sách của chúng ta suốt ngày Sự gián đoạn và những thay đổi theo những ưu tiên thường làm cho chúng ta rời

bỏ cho ngày mai những điều ta phải làm ngày hôm nay Khi điều này xay ra với một tác vụ

ta đã tạo ra trong Office Outlook 2007, tác vụ được trì hoãn đến ngày kế tiếp một cách tự động mà không có bất kì hành động nào từ Tác vụ dẽ vẫn hoạt động trên To-Do-Bar (và trong danh sách Task và Calendar) cho đến khi ta đánh dấu là đẫ hoàn tất Hình 6

Hình 6: các tác vụ từ Daily Task list trong To-Do-Bar được hiển thị một cách tự

động trong module Calendar

4.3.3 Tô màu cho các tác vụ, những cuộc hẹn, thông điêp và các đối tác

Ta cá thể gán một hạn mục màu sắc cho bất kì hạn mục nào mà ta tạo trong Office

Outlook 2007 sao cho nó nổi bật bất kể kiểu xem nào ta đang sử dụng.điều khiển Categorize

trong giao diện người dùng Khi cửa sổ appointment được mở, hãy nhấn nút Categorize và

chọn danh sách ta muốn từ danh sách hiển thị Hình 7

GVHD: LÊ TRÍ ANH

KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

Hình 7: gán một loại màu sắc cho một hạng mục

Color Categories trong Office Outlook 2007 giúp ta thống nhất cách ta sắp xếp và tìm kiếm thơng tin Bởi vì các hạng mục được chia sẻ giữa thư từ ,đối tác, tác vụ và lịch, ta sẽ cĩ một phương pháp dễ dàng đễ phân biệt bằng hình ảnh tất cả các loại dữ liệu cá liên quan đến một dự án hay một mục đích.Ví dụ ta đang làm việc trên một báo cáo kinh doanh,tất cả các cuộc gặp,để tạo nội dung cho báo cáo cá thể là những hạn mục bằng màu xanh lá cây,sau đĩ

ta cĩ thể sắp xếp và tìm kiếm mọi thơng tin bằng Colaor Category này để thu thập thơng tin phù hợp ta cần điều này sẽ giúp tiết kiêm thời gian

Phương pháp dễ dàng nhất để gán một loại màu là nhấp vào cột Categories trong ơ danh sách kiểu xem hiện hành Các cột Inbox và task Lisk co các cột Categories nằm bên trái cột plag Khi ta làm việc với Calendar,cột Categories xuất hiện bên dưới vùng Calendar Trong kiểu xem Contacts, cột Categories được vào như là một phần của danh sách contacts Hình 8

Hình 8: Nhấp cột Categories trong Task List để tô màu một tác vụ

Nếu ta muốn thay đổi màu của hạng mục được chọn ta có thể làm điều này nhanh chóng bằng cách nhấp phải mục trong kiểu xem list hay trong To-Do-Bar Cho dù mục là task, appointment, message, hay contacts, chỉ việc nhấp phải và chọn Categories,sau đó chọn loại muốn gán vào mục đó.Hình 9

GVHD: LÊ TRÍ ANH

KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

Hình 9: Thay đổi loại màu bằng cách nhấp phải mục

Nếu ta hay sử dụng thừơng xuyên một hạng mục, ta cĩ thể xác lập một tính năng QuickClick nhằm cho phép ta làm cho hạng mục trở thành một hạng mục mặc định được gắn bất cứ khi nào ta nhấp một mục.Nhấp phải mục và chọn Categorize; sau đĩ chọn Set Quick click và nhấp OK để lưu các xác lập.Hình 10

Hình 10: set Quick Click

4.3.4 Gởi một Calendar qua Email

Khi ta nhấp Send A Calendar Via Email trong khung định hướng Calendar, Office Outlook 2007 cho phép ta gởi một dạng thể hiện HTML của thông tin Calendar giúp bảo đảm rằng ta có thể báo cho bất kì người nào biết cho sự có mặt hằng ngày của ta bất kể họ là khách hàng làm việc bên ngoài công ty của ta hay chỉ là một người bạn khi ta nhấp liên kết này, Office Outlook 2007 tự động mở một cửa sổ thông điệp mới và hiển thị hộp thoại Send

A Calendar Via Email ở đây ta chọn Date Range (có thể chọn bất cứ ngày hiện hành hay 30 ngày kế tiếp; đến toàn bộ lịch của ta) và quyết định bao nhiêu chi tiết (detail) ta muốn thể hiện Hình 11

GVHD: LÊ TRÍ ANH

KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

Hình 11: Ta cĩ thể chọn bao nhiêu thơng tin ta muốn thể hiện khi gửi một lịch bằng Emai

Trong hộp thoại Send a Calendar Via Email,ta cũng cĩ thể chọn Email Layout của thơng điệp ta gửi, cung cấp một danh sách các sự kiện hay thời biểu hằng ngày Hình 12

Thay vì nhấp đôi phần đính kèm (attachment) và đợi nó mở ra trong một phần ứng dụng khác, ta có thể xem trước các phần đính kèm cho các thông điệp Email bằng một cú nhấp Đây là một tính năng tiêt kiệm thời gian đáng kể và cho phép ta quyêt định nhanh các

GVHD: LÊ TRÍ ANH

KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

xĩa bỏ để xem trước phần đính kèm,nhấp phần đính kèm vào file hiển thị trong phần nội dung chính của thơng điệp Email

4.4.2 Tìm nhanh những gì ta cần

Cùng một cơng nghệ tạo Index (chỉ mục) được sử dụng trong Windows Desktop Search và Windows vista được ứng dụng trong Office Outlook 2007 cho ta sự truy cập nhanh nhất cĩ thể cĩ đến thơng tin của bạn trong tất cả các kiểu xem (Mail, Calendar, Contact và Tasks) Ta sẽ nhận thấy một sự giảm thời gian đáng kể cần để hiển thị các kết quả tìm kiếm- giờ đây ta cĩ thể tìm những gì ta cần nhanh chĩng

Một hộp tìm kiếm mới xuất hiện trên cùng của cột Inbox và suất hiện ở đầu cột Inbox

và đầu Task Lisk Nhấp trong hộp Search và vùng hiển thị sẽ thay đổi màu, biểu thị nĩ được chọn Ta chỉ cần gõ nhập hay cụm từ muốn tìm Hình 13

Hình 13: Tiến trình tìm kiếm nhanh hơn

Hình 14: Các công cụ để lặp lại phần tìm kiếm

GVHD: LÊ TRÍ ANH

KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

Hình 15: Thêm chuẩn tìm kiếm

4.4.3 Biến Email thành các mục Action

Khi làm việc với Email một cách hiệu quả là phân chia các thơng điệp chúng ta cần làm ngay và những cơng việc chúng ta cĩ thể hỗn lại sau Trong Office Outlook 2007, ta cĩ thể tao sử dụng tính năng tạo cờ (flaging) để nhân biết một thơng điệp quan trong là một thơng điệp cần làm ngay Khi bạn thêm cờ (flag), mục được tự động thêm vào To-Do-Bar

4.4.4 Tạo cờ Action cho những người khác

Ta cũng cĩ thể sử dụng tính năng tạo cờ để tạo cờ cho các thơng điệp ta gửi và nhận Nếu ta vừa hồn tất bản phát thảo của một sổ tay nhân viên mới, ta cĩ thể gửi nĩ bằng Email đến những người khác thực hiện dự án, yêu cầu sự phản hổi của họ vào cuối tuần Ta muốn

họ trả lời theo một ngày tháng cụ thể, do dĩ ta tạo cờ thơng điệp để thực hiện tiếp theo Bởi

vì thơng điệp được tạo cờ, khi nĩ đi đến Inbox của họ, thơng điệp được thêm vào To-Do-Bar

Hình 16: Tạo cờ cho thư gửi đi