513 Một số giải pháp tổ chức chu trình mua vào và thanh tóan cho công ty INCOMFISH

513 Một số giải pháp tổ chức chu trình mua vào và thanh tóan cho công ty INCOMFISH

MUC LUC

LỜI MỞ ĐẦU

PHANI: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI

I Giới thiệu chu trình mua vào và thanh FOÁIH Ặ SG Hs se 1

II Nguyên tắc tổ chức chu trình mua vào và thanh toán - 2555 2

III Tổ chúc chụ trình mua vào và thanh t0á1 - 5c S se seceeserrrererrerres 2

1 Nguyên tắc phân chia trách nhiệm ¿2 2x +2 £++£eE+vxeesrrerrrrres 2

2 Các hoạt động chính cv sssssisirrsereervs đt sa becuescusuaaaeuveess 3

4 Hệ thống kiểm tra, kiỂm sOátL ¿<1 x23 SE11 1111511111111 E1 111111 111cc 8

5 Sơ đồ của chu trình mua vào và thanh toán -5 55+ 5= +s+xzvxexexs+2 13

PHAN II: CONG TAC TO CHUC CHU TRINH MUA VAO

VA THANH TOAN TAI CONG TY INCOMFISH

I _ Giới thiệu Công ty cổ phần thương mại thủy sản Incomfish 16

1 Quá trình hình thành và phát triỂn ¿S222 5c kevsverserrrrrrrrrerrre 16

2 Chức năng và nhiệm vụ -5-scec+csscscsce2 ¬¬ 18

3 CO CHU UG CHIC ad 19

A, COng tac t6 chifc KE todme.ceccecccccccccsssscsssssessscssesescscscsssesesessecescseseseseseeececeees 21

II Công tác tổ chức chu trình mua vào và thanh toán tại Công ty 27

2 Cong tac phân công phân nhiỆệm ĂẶ S139 999 v0 3 0 1 1 1 1k net 28

3 Các hoạt động chính trong chu trình mua vào và thanh toán 28

4 Hệ thống xử lý nghiỆp VỤ 5 -ScSc S2 S233 1 2121112111111111 11111 xe 33

HI Nhận xét công tác tổ chúc chu trình mua vào và thanh toán tại Công ty 37

PHẦN II: MỘT SỐ GIẢI PHÁP TỔ CHỨC CHU TRÌNH MUA VÀO

VÀ THANH TOÁN CHO CÔNG TY INCOMFISH

Il Giải pháp về tổ chúc hoạt động đối với công y - ener 42

IV Giải pháp kiểm soát nội bộ Ăn sehiehhhHree 45

Vz €///78/7/7.),87,1 0000n0n8n8n8 46

KET LUAN 0RRRRSEREREEEEx+ ,ÔỎ 49

TAI LIEU THAM KHAO cccccscscsessessscsvesssssecssessesssessesseessssecsussussseeseesecsecsecssesesseeees 50

LỜI MỞ ĐẦU

I LY DOCHONDE TAI:

Trong những năm trở lại đây, hoạt động kinh doanh sản xuất ở Việt Nam

đã và đang phát triển mạnh mẽ, đa dạng và phong phú Nhận thấy trong các

doanh nghiệp sản xuất này, việc quản lý một cách hệ thống nguồn nguyên liệu

đầu vào cho sản xuất là nội dung quản lý quan trọng hàng đầu, và do vậy, công

tác tổ chức chu trình mua vào và thanh toán cũng cần đến sự quan tâm đó, bởi

hoạt động này diễn ra thường xuyên và chiếm nguồn vốn chủ yếu nhất của

doanh nghiệp Vật tư thừa ứ đọng gây lãng phí, vật tư thiếu gây trì trệ sản xuất

ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh

Vậy làm thế nào để quản lý tốt hoạt động này? Đây cũng chính là lý do

em chọn để tài “MỘT &Ố GIẢI DHÁP TỔ CHỨC CHU TRINH MUA VÀO VÀ THANH TOÁN

CHO CONG TY INCOMFISH”

H._ MỤC TIÊU CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI:

Trên tinh thần nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác tổ chức chu trình

mua vào và thanh toán, những mặt đạt được và những mặt chưa đạt được ở

doanh nghiệp để để ra những giải pháp:

- Trước mắt, nhằm hoàn thiện công tác tổ chức chu trình mua vào và thanh toán hiện tại của doanh nghiệp

- Sau nữa, nhằm đáp ứng khả năng gia tăng khối lượng nghiệp vụ mua hàng

trong tương lai, khi công ty tăng công suất hoạt động và đa dạng hóa ngành

hàng

II ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU:

Nghiên cứu các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức chu trình mua vào và thanh toán cho công ty Incomfish

IV PHAM VI NGHIEN CUU:

Hoạt động mua nguyên liệu chính cho sản xuất và việc thanh toán cho các

khoản mua nguyên liệu đó

V PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU:

- Đọc sách, báo, tài liệu

- Tham khảo ý kiến từ các Thầy, Cô; từ các nhà quản lý; từ một số nhân viên tham gia vào chu trình mua vào và thanh toán tại công ty |

- So sánh, đối chiếu giữa lý thuyết và thực tế để đưa ra giải pháp nhằm hoàn

thiện công tác tổ chức chu trình mua vào và thanh toán cho công ty Incomifish

VI KẾT CẤU ĐỀ TÀI:

Gồm ba phần:

Phân II : CÔNGTÁCTỔ CHỨC CHUTĐÌNH MUA VÀO VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY

mới mẻ và hiểu đúng vấn để đó là cả một quá trình tìm hiểu, nghiên cứu từ tài

liệu, lý thuyết cùng với khối lượng kiến thức sâu và rộng; phải tốn nhiều thời

gian và công sức Tuy bài làm chưa sâu sắc do kiến thức còn nhiều hạn hẹp,

thời gian nghiên cứu không nhiều, nhưng thông qua bài luận văn này, em đã tích

luỹ thêm được một khối lượng kiến thức mới cho bản thân và đồng thời có phần

nào hiểu thêm vai trò của công tác tổ chức hoạt động mua vào và thanh toán

quan trọng như thế nào trong môi trường kinh doanh sản xuất

Bài làm sẽ có nhiều sai sót, em rất mong có dịp học hỏi những lời dạy

bảo, tư vấn và sự truyền đạt kiến thức của các quý Thầy, Cô; cũng như ý kiến

đóng góp từ phía quý Công ty để em có thể hoàn thiện hơn kiến thức của mình,

phục vụ tốt cho quá trình học tập và công tác của em sau này

I Giới thiệu chu trình mua vào và thanh toán:

Quá trình mua vào và thanh toán là khâu khởi đầu cho các hoạt động sản xuất kinh doanh và kế toán qui trình mua vào và thanh toán là công tác theo dõi

một bộ phận trong chu trình kế toán của Doanh nghiệp |

1 Dac diém:

Nhu chúng ta đã biết, điểm bắt đầu trong toàn bộ chu kỳ hoạt động của

một công ty là việc mua hàng Việc mua hàng này có thể liên quan đến nguyên

vật liệu thô, nguyên vật liệu đã chế biến, máy móc, thiết bị, vật tư, điện nước,

sửa chữa và bảo trì, nghiên cứu và phát triển nhưng có thể tóm lại, nó là hoạt

động chiếm một phần lớn trong tổng chỉ phí hoạt động, ảnh hưởng trực tiếp đến

hiệu quả kinh doanh của Doanh nghiệp (chu kỳ này không bao gồm quá trình

mua vào và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhượng và

phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức) Do đó, quản lý các quá trình thực hiện

việc mua nguyên vật liệu, vật tư và quản lý nguồn vật tư phục vụ sản xuất nhất

là đối với các Doanh nghiệp sản xuất, là một chức năng quan trọng để cân bằng

sản xuất cho Doanh nghiệp Vật tư thừa ứ đọng gây lãng phí, vật tư thiếu gây trì

trệ sản xuất ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh Vậy làm sao để tổ chức quản lý

quá trình mua vào và thanh toán được tốt? Đây chính là lý do chúng ta cần tổ -

chức một chu trình mua vào và thanh toán cụ thể và có khoa học để mang lại

hiệu quả cho việc sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp, nhất là khi AFTA đã

2 Nhiém vu:

Tổ chức, quản lý, theo dõi chu trình từ lúc mua vào cho đến lúc thanh

toán các chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh Nghiệp nên chu

trình mua vào và thanh toán phải cung cấp được các thông tin về:

H Nguyên tắc tổ chức chu trình mua vào và thanh toán:

Mỗi một Doanh nghiệp, tùy vào đặc điểm, loại hình sản xuất kinh doanh

sẽ tổ chức cho mình một chu trình mua vào và thanh toán khác nhau, nhưng phải

tuân thủ các nguyên tắc sau:

1 Nguyên tắc lợi phí:

Lợi ích đạt được tối thiểu phải bằng chi phí bỏ ra để tổ chức chu trình

mua vào và thanh toán thích hợp cho doanh nghiệp |

2 Nguyên tắc có thể kiểm soát:

Chu trình được tổ chức phải cụ thể và rõ ràng; nhiệm vụ của từng nhân viên được phân chia giúp cho ban giám đốc và ban kiểm tra, kiểm soát; hệ

thống kiểm soát nội bộ có thể dễ dàng phân tích và đánh giá hoạt động này

3 Nguyên tắc phù hợp:

Chu trình được tổ chức phải dựa vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty; phải phù hợp với cơ cấu tổ chức nhân sự và trình độ của nhân

viên trong công ty

4 Nguyên tắc linh hoạt:

Chu trình được tổ chức không những đáp ứng được tính chất hoạt động

sản xuất kinh doanh trong hiện tại mà còn có thé dé dàng thay đổi để phù hợp

với sự gia tăng khối lượng nghiệp vụ mua hàng trong tương lai khi công ty tăng

công suất hoạt động và đa dạng hóa ngành hàng

II Tổ chức chu trình mua vào và thanh toán:

1 Nguyên tắc phân chia trách nhiệm: (chú ý chỉ áp dụng đối với Doanh

nghiệp có quy mô vừa và lớn)

Được thực hiện theo nguyên tắc cơ bản là nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Yêu cầu của nguyên tắc này là không để cho một bộ phận hoặc cá nhân nào giải

quyết một nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc, mà cần phân chia

SVTH: Ta Thi Son Ca Trang 2

Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Trinh Ngọc Anh

cho nhiều người, nhiều bộ phận thực hiện Cũng tương tự như thế, không một cá

nhân nào được thực hiện nhiễu hơn một trong bốn chức năng: phê chuẩn, thực

hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản

Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau; nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng; đồng thời

giảm cơ hội cho bất kỳ cá nhân nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể

gây ra và giấu diếm những sai sót hoặc hành vi gian lận của mình

Phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây:

° Chúc năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: vì khi một nhân viên thực hiện cả hai chức năng trên có thể xảy ra rủi ro là nhân viên đó sẽ tự

tiện sử dụng tài sản để phục vụ cho lợi ích của cá nhân và điễu chỉnh sổ sách để

che dấu trách nhiệm của mình

° Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sẵn: có nghĩa là người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm

nhiệm việc bảo quản tài sản vì có khả năng thâm lạm tài sản |

° Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: nếu từng bộ |

phận vừa thực hiện nghiệp vụ, vừa ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng

thổi phổng kết quả để tăng thành tích của bộ phận hoặc của khu vực mình

Nhằm không để cho thông tin bị sai lệch như trên, quá trình ghi sổ nên giao cho

một bộ phận riêng biệt thực hiện — thường là bộ phận kế toán

2 Các hoạt động chính:

Chức năng thu mua có thể được xem xét như là một chu kỳ trong hoạt động của doanh nghiệp Bản chất của chu kỳ này là các qui định, các quá trình

cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

Chu kỳ thường bắt đầu bằng sự khởi xướng của đơn đặt hàng của người có trách -

nhiệm cần hàng hoá hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho quyền

lợi nhận được Chu kỳ này thường được tổ chức theo các hoạt động tổng quát như

Sau:

a Đặt hàng:

Theo nhu cầu về vật tư, tài sản, hàng hoá và dịch vụ, bộ phận sử dụng lập |

phiếu đề nghị cung cấp hàng Bộ phận cung ứng sẽ căn cứ vào phiếu yêu cầu

mua hàng để xem xét về nhu cầu và chủng loại hàng cần mua Phiếu này cũng

là cơ sở cho nhân viên cung ứng thực hiện các thủ tục mua hàng Các thủ tục này

bao gồm tìm kiếm nhà cung cấp, chọn nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng (hoặc

hợp đồng kinh tế) gửi cho nhà cung cấp

b Nhận hàng:

Tiếp theo là thủ tục nhận hàng, hàng hoá được giao nhận theo điều kiện

giao hàng đã nêu trong đơn hàng hay trong hợp đồng kinh tế Các thủ tục trong _

giai đoạn này bao gồm kiểm định hàng, vận chuyển hàng hoá đến nơi quy định,

và lập phiếu nhận hàng

c Ghi nhận công nợ:

Căn cứ theo phiếu nhận hàng hoặc phiếu giao hàng của bên bán đã có ký nhận của bên mua, người bán lập hoá đơn và chuyển một bản đến bộ phận kế

toán của bên mua Nhân viên kế toán thực hiện ghi sổ các tài khoản có liên

quan dựa trên bộ chứng từ gồm có hoá đơn của người bán, đơn hàng do bộ phận

cung ứng chuyển đến kèm theo một bản phiếu để xuất mua hàng, và phiếu nhận

hàng hay phiếu nhập kho Sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ của hàng hoá nhận -

được đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng

Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Trinh Ngoc Anh

Kết thúc chu trình này là trả tiền cho người bán theo điều kiện thanh toán

đã nêu trong đơn hàng và trong hoá đơn Bộ phận kế toán có trách nhiệm kiểm

tra, đối chiếu tính chính xác của nghiệp vụ, cụ thể như: so sánh số lượng trên

hoá đơn với số lượng trên báo cáo nhận hàng và đơn đặt hàng (hay hợp đồng),

mục đích là để thanh toán theo số lượng thực nhận

Ngoài các hoạt động chính nêu trên, liên quan đến chu trình mua vào và thanh toán còn có các nghiệp vụ quan trọng khác như chiết khấu thanh toán,

giảm giá hàng mua, trả lại hàng

a Chứng từ sử dụng:

Để cung cấp cho dòng vận động của số liệu trong chu kỳ mua vào và -

thanh toán, một số chứng từ và sổ sách quan trọng được sử dụng bao gồm:

> Phiếu để nghị mua hàng: là một bản yêu cầu về hàng hoá va dich

vụ của nhân viên có trách nhiệm Có thể là yêu cầu về nguyên vật liệu, về công

cụ dụng cụ phục vụ cho bộ phận sản xuất hoặc bộ phận quản lý

> Đơn đặt hàng: là chứng từ ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, các thông tin liên quan của hàng hoá và dịch vụ mà công ty có ý định mua vào Chứng từ

này thường được dùng để chỉ rõ sự phê chuẩn đối với việc mua hàng hoá và dịch

vụ

> Hợp đồng kinh tế: là sự thỏa thuận bằng văn bản hay tài liệu giao

dịch giữa hai bên - người mua và người bán - ký kết về việc thực hiện công việc

trao đổi hàng hóa, dịch vụ nhằm mục đích kinh doanh với những điều khoản

qui định rõ ràng về quyển và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện

hợp đồng của mình

> Báo cáo nhận hàng: là loại chứng từ soạn thảo vào lúc nhận hàng,

có nêu rõ mặt hàng, số lượng nhận được, ngày nhận, các dữ liệu khác có liên

Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Trinh Ngoc Anh

quan Biên nhận hàng hoá và dịch vụ trong tiến trình kinh doanh bình thường

phản ánh ngày mà khách hàng thừa nhận nghiệp vụ mua hàng

> Hoá đơn của người bán: là loại chứng từ nêu rõ về mặt hàng, số lượng, giá cả, cước phí vận chuyển và hình thức thanh toán

b Sổ sách sử dụng:

Theo chế độ hiện hành, có bốn loại hình thức sổ kế toán được sử

dụng là hình thức nhật ký chung, nhật ký SỐ cái, chứng từ ghi sổ và nhật ký

chứng từ với quy định mẫu biểu, số sách riêng cho từng hình thức mà doanh

nghiệp khi lựa chọn phải tuân theo |

Tuy theo quy mô và đặc điểm sản xuất kinh doanh hay sử dụng vốn

của các cơ quan, doanh nghiệp mà các đơn vị áp dụng hình thức ghi số khác

nhau dẫn đến có những số kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp khác nhau

c Tài khoản sử dụng:

Liên quan đến chu trình mua vào và thanh toán có các tài khoản phải trả người bán, tài khoản tiền, các tài khoản tổn kho Tuỳ theo đơn vị sử dụng

phương pháp hạch toán hàng tổn kho khác nhau (phương pháp kê khai thường

xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ) sẽ có những tài khoản sử dụng khác

> Tài khoản 111, 112 (tiền mặt, tiền gửi Ngân hang): dùng dé phan

ánh các khoản thu chỉ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (TGHN) trong quá trình hoạt

động kinh doanh của Doanh nghiệp

Bên nợ phẳn ánh tiền mặt, TGNH tăng lên bởi nhiều lý do như: thu

tiền của khách hàng về những mặt hàng mà công ty cung cấp, nhận góp vốn liên |

doanh bằng tiền mặt, lãi được hưởng từ TGNH

Bên có phản ánh việc chi trả tiền mặt, TGƠNH như trả tiền cho nhà

cung cấp, chi phí vận chuyển, lương nhân viên, chỉ phí lãi vay

Tai khoan c6 sé du cudi ky bén no, phan ánh khoản tiền mặt tổn quỹ

cuối kỳ; hoặc số tiền hiện gửi tại ngân hàng

Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Trịnh Ngọc Anh

> Tài khoản 152 (nguyên vật liệu): dùng để phản ánh giá trị hiện có

và tình hình biến động của các loại nguyên vật liệu trong kho của doanh nghiệp

Bên nợ phản ánh trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua

ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến; trị giá nguyên vật liệu phát

hiện thừa khi kiểm kê; kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tổn kho

cuối kỳ ở các đơn vị hạch toán hàng tôn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Bên có phản ánh trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho sản xuất, thuê ngoài gia công; trị giá nguyên vật liệu phát hiện thiếu khi kiểm kê; kết

chuyển trị giá nguyên vật liệu tổn kho đâu kỳ ở các doanh nghiệp hạch toán

hàng tôn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Tài khoản có số du cuối kỳ bên nợ, phan ánh trị giá nguyên vật liệu

tồn kho trong doanh nghiệp

> Tai khoản 331 (phải trả cho nhà cung cấp): dùng để theo dõi các

khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp từ khi phát sinh đến khi thanh toán

Bên nợ phản ánh số tiền đã trả cho nhà cung cấp; ghi nhận giảm khoản phải trả khi trả lại hàng mua do không đúng yêu cầu; khoản ứng trước tiền cho

nhà cung cấp; chiết khấu thanh toán được hưởng

Bên có phản ánh số tiền phải trả cho nhà cung cấp, phát sinh khi mua chịu hàng hoá hoặc dịch vụ

Tài khoản này có thể đông thời có số dự bên nợ và bên có Số dư bên

nợ phản ánh số tiền ứng trước cho nhà cung cấp nhưng chưa nhận được hàng

hoá Số dư cuối kỳ bên có phản ánh số tiền còn phải trả cho nhà cung cấp

Đối với các đơn vị sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, còn có thêm tài khoản sau:

Tài khoản 611 (mua hàng): dùng để theo dõi và phản ánh mọi biến động _

của tăng giảm của hàng tồn kho

Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Trinh Ngoc Anh

Bên nợ phản ánh trị giá thực tế nguyên vật liệu tổn kho dau ky; tri giá

thực tế gửi bán nhưng chưa xác định tiêu thụ đầu kỳ; trị giá thực tế hàng mua đi

đường đầu kỳ; trị giá thực tế hàng mua vào trong kỳ

Bên có phản ánh kết chuyển trị giá thực tế hàng tổn kho cuối kỳ; kết chuyển trị giá thực tế hàng gửi bán chưa xác định tiêu thụ cuối kỳ; trị giá xuất

chức báo cáo theo từng khâu công tác

> Khâu đặt hàng: báo cáo cung cấp thông tin về tình hình mua sắm cho sản xuất kinh doanh, trang thiết bị đáp ứng cho nhu cầu của các bộ phận

trong doanh nghiệp

> Khâu nhận hàng: báo cáo dùng làm cơ sở cho việc thanh toán, phân

tích biến động về sử dụng vật tư, hàng hoá, phân tích đối tượng nhà cung cấp và

> Khâu ghi nhận nợ: báo cáo là cơ sở để phân tích tình hình tài chính | của doanh nghiệp, dự toán tiền mặt và xây dựng kế hoạch thanh toán

> Khâu thanh toán: báo cáo dùng đối chiếu với khâu ghi nhận nợ, đối

chiếu với ngân hàng, theo đõi kế hoạch thanh toán để tránh lãng phí khoản chiết

khấu được hưởng trong thời hạn thanh toán hoặc lãi suất ngân hàng

4 Hệ thống kiểm tra, kiểm soát:

Phan nay sẽ giới thiệu hệ thống kiểm tra, kiểm soát cho từng khâu

hoạt động như đặt hàng, nhận hàng, ghi nhận khoản nợ và thanh toán Những

chức năng này được bàn đến theo trình tự mà chúng phát sinh trong một chu kỳ

nghiệp vụ điển hình Ở mỗi khâu, mỗi công đoạn trong chu trình này sẽ có

những quy định, nguyên tắc, thủ tục tương ứng Sự chú trọng là nhằm vào các

quá trình kiểm soát quan trọng nhất được dùng để ngăn ngừa các sai số trong

quá trình xử lý dữ kiện và để đảm bảo tính an toàn của tài sản

a Kiém soát khâu đặt hàng:

Nghiệp vụ mua hàng là do nơi có nhu cầu để xuất

e© Nguồn chủ yếu để xác định nhu cầu:

- Sắp xếp kế hoạch sản xuất tăng lên nhanh chóng vé hoá đơn nguyên vật liệu, đơn đặt hàng

— Hàng trong kho đạt tới mức tối thiểu đã được quy định

— Các dự án đặc biệt hoặc về vốn hoặc về bản chất hoạt động mà nó tiến hành những loại yêu cầu đặc biệt về hàng hoá và dịch vụ

- Những yêu cầu về hoạt động khác được đánh giá theo cách nào đó

và được chuyển sang những yêu cầu mua hàng

Trong bất cứ tình huống nào ở trên, nhu cầu được xác định trước hết vấn dé là sự có hiệu lực chung về nhu cầu cơ sở Nhu cầu được xác định phải

được đưa vào dạng chứng từ thích hợp Thông thường sẽ là các đơn để nghị mua

hàng hay các loại thông báo khác liệt kê những nhu cầu cụ thể với những đặc

điểm kỹ thuật, những phê duyệt cần có và bất cứ thông tin cần thiết nào cho các

mục đích khác của công ty

Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phân chính của chức năng này vì nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụ được mua theo các mục đích đã -:

được phê chuẩn của công ty và nó tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các

mặt hàng không cần thiết

Sau khi việc mua đã được phê chuẩn thì phải có đơn để đặt mua hàng hóa dịch vụ Một đơn được edi cho người bán ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mức

giá nhất định, được giao vào một ngày quy định Đơn thường có dạng viết tay và

là một chứng từ hợp pháp, nó được xem như một lời để nghị được mua

Điều thông thường ở các công ty là thành lập các phòng thu mua để

đảm bảo chất lượng thích hợp của hàng hóa và dịch vụ với giá thấp nhất Đối với

SVTH: Ta Thi Son Ca Trang 9

Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Trịnh Ngọc Anh

một quá trình kiểm soát nội bộ tốt, phòng thu mua không có trách nhiệm phê

chuẩn việc mua hoặc việc nhận hàng Tất cả các đơn đặt mua phải được đánh số

trước và phải bao gồm đủ cột và diện tích để hạn chế tối đa khả năng của những

bỏ sót vô ý trên mẫu khi đặt hàng Bộ phận thu mua có nhiệm vụ phải tìm kiếm

các nhà cung cấp và chọn nhà cung cấp tốt nhất, cụ thể một số cân nhắc quan

giao hàng, các dịch vụ sau mua hàng

— Phạm vi có những xem xét bổ sung chẳng hạn như những quan hệ cộng đồng, những rủi ro cạnh tranh, định hướng của chính phủ

Những điều kiện này trên thực tế là cơ sở cho bộ phận thu mua có thể

lựa chọn nhà cung cấp nhằm tìm kiếm được nguồn hàng với giá cả có thể chấp

nhận được và chất lượng đủ để đáp ứng được nhu cầu cho hoạt động sản xuất

Cách tốt nhất để chọn nhà cung cấp là qua thủ tục chào giá cạnh tranh

Trong tiến trình thu mua này, công ty cũng cần chú ý đến khâu vận

chuyển vì vận chuyển cũng là một phân trong hoạt động thu mua Chỉ phí vận

chuyển có thể là trách nhiệm của người bán hoặc người mua tuỳ theo sự thoả

thuận của hai bên Nhu câu được xác định khi cân phải vận chuyển hàng hoá từ

nơi này đến nơi khác Nhưng có một số vấn đề cần quan tâm khi xác định nhu

cầu là: việc giao hàng có thể được thực hiện ở một địa điểm gần hơn không?

Chúng ta có thể thiết lập điểm lưu kho để loại bỏ việc vận chuyển một số lượng

lớn hàng hoá? Điều này có nghĩa là việc xác định nhu cầu vận chuyển phải là

kinh tế nhất, là với chi phí thấp nhất có thể có cho hoạt động thuê ngoài vận

Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Trinh Ngoc Anh

chuyển Công ty cân thiết phải đưa ra nhiều phương án và lựa chọn phương án

tốt nhất cho việc vận chuyển

b Kiểm soát khâu nhận hàng:

Việc nhận hàng hóa và dịch vụ của công ty từ người bán là một điểm

quyết định trong chu kỳ vì đây là điểm mà tại đó hầu hết công ty thừa nhận

khoản nợ liên quan trên sổ sách của họ Nó bắt đầu tại thời điểm mà nhà cung

cấp chuyển hàng đến địa điểm của người mua, hoặc một nơi được chỉ định nào

đó Khi đã nhận được hàng hóa, quá trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi sự kiểm

tra số lượng, chủng loại, mẫu mã, thời gian đến và điều kiện có đúng như đã nêu

trong hợp đồng mua hàng hay không?

Ngoài ra, quá trình tiếp nhận còn bao gồm cả việc bảo quản về mặt

vật chất các hàng hoá nhận được và chuyển chúng đến nơi sử dụng hoặc kho

hàng của công ty Chức năng này quan trọng vì nó là cầu nối thiết yếu giữa công

tác mua sắm cơ bản và việc đảm bảo các sản phẩm cụ thể để thoả mãn các yêu

cầu nghiệp vụ Do vậy mà chậm trễ hay sai sót trong việc tạo ra mối liên kết

này thường có thể gây ra những trì hoãn nghiêm trọng và gây ảnh hưởng đến các

nghiệp vụ khác của công ty

Tiếp nhận chính xác cũng là điều kiện tiên quyết cơ bản để xác định

giá trị thanh toán chính xác cho người bán Đó là một phần của quá trình quản lý

các khoản phải trả của công ty Đứng trên góc độ nghiệp vụ, rõ ràng hoạt động

nhận hàng cần phải được thực hiện với tính hiệu quả tối đa bởi những khiếm

khuyết trong hệ thống có thể gây ra nguy cơ thanh toán sai cho người bán hàng

và người chi trả Những khiếm khuyết đó có thể nằm ngay trong thiết kế cơ bản

của quy trình thủ tục hoặc cũng có thể là do những thủ tục này được xây dựng |

thỏa đáng nhưng lại được áp dụng lỏng lẻo Tương tự, sự phá vỡ trong quá trình

xử lý và kiểm soát có trật tự các loại vật tư về mặt hiện vật có thể gây ra sự sai

lệch giữa chúng Trong trường hợp này còn có cả nguy cơ tuồng vật tư ra khỏi

Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Trịnh Ngọc Anh

đơn vị nếu có cơ hội Do vậy, chúng ta lại có thêm một lý do nữa để nhấn mạnh

đến việc phải có một hoạt động nhập hàng hữu hiệu

Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để đưa ra một báo cáo nhận

hàng như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hóa Một bản

sao thường được gửi cho kho và một bản gửi cho phòng kế toán các khoản phải

trả để thông báo thông tin cần thiết Để ngăn ngừa sự ăn cắp và sự lạm dụng thì

điều quan trọng là hàng hóa phải được kiểm soát một cách chặt chẽ từ lúc nhận

chúng cho đến khi chuyển chúng đi Nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với

nhân viên kho và phòng kế toán Cuối cùng sổ sách kế toán sẽ chuyển trách

nhiệm đối với hàng hóa khi hàng hóa được chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho

và từ kho vào quá trình sản xuất

c Kiểm soát khâu ghi nhận khoản nợ:

Sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ của hàng hoá và dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghi số chính xác và nhanh chóng Việc ghi số ban đầu có ảnh hưởng

quan trọng đến các báo cáo tài chính và đến khoản chỉ tiền mặt thực tế, do đó

phải hết sức cẩn thận để chỉ ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiển

đúng

Kế toán công nợ thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng mực của các lần mua vào và ghi chúng vào số thích hợp Khi nhận được hoá đơn của

người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận

chuyển ghi trên hoá đơn với thông tin trên đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng

của lần mua hàng đó

Một quá trình kiểm soát quan trọng ở đây là quy định tất cả những ai

ghi sổ các khoản chi tiền mặt không được dính líu với tiễn mặt và các tài sản

Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Trinh Ngoc Anh

d Kiém soát khâu thanh toán:

Đây là giai đoạn cuối cùng của hoạt động thu mua mà người mua phải

có trách nhiệm hoàn trả tương ứng với giá trị mình nhận được Phần lớn việc

thanh toán tài chính sẽ được thực hiện bởi phòng thanh toán riêng biệt dĩ nhiên

là phải có sự phê duyệt thanh toán cuối cùng và chi tiển sau đó Các quá trình

kiểm soát quan trọng nhất của chức năng thanh toán bao gồm việc ký phiếu chi

do đúng cá nhân có trách nhiệm, việc tách biệt trách nhiệm ký phiếu chi với

thực hiện chức năng các khoản phải trả, và xem xét kỹ lưỡng các chứng từ

chứng minh của người ký vào lúc phiếu chi được ký Tại đây, điều quan tâm của

chúng ta là thừa nhận trách nhiệm thanh toán như là bước cuối cùng của nghiệp

vu nay

5 Sơ đồ của chu trình mua vào và thanh toán:

PX BPTM PKD TGD PKT BPVC KCS

BPK PKT

: bước công việc

dịch, đã góp phần làm thay đổi bộ mặt của đất nước trong thời gian vừa qua với

sự có mặt của các Doanh nghiệp thuộc đủ mọi thành phần kinh tế Tuy nhiên,

với quyết định mở cửa đã tạo ra sự giao thoa giữa hai nền kinh tế Điều này đã

khiến không ít các Doanh nghiệp phải tự chọn cho mình con đường phát triển

riêng và đâu sẽ là con đường đúng đắn nhất?

Bằng sự nhạy bén trong kinh doanh cộng với việc nhận thấy nhiều chủ trương chính sách đã được thông thoáng hơn, từng bước tạo ra môi trường mới

sinh động cho nên sản xuất hàng hóa phát triển theo quỹ đạo của nền kinh tế thị

trường có sự điều tiết của nhà nước là điều kiện để Công Ty Cổ Phần Thương ©

Mại Thủy Sản- Incomifish ra đời

Năm 1999, một số Anh, Chị thuộc phòng thương mại dịch vụ của Công ty quốc doanh nhận thấy tình hình thị trường cần phải xây dựng nhà máy sản xuất

thủy sản, vì thủy sản là một ngành kinh tế quan trọng của Việt Nam, có tiém

năng kinh tế lớn; coi trọng phát triển thủy sản là cơ sở vững chắc cho sự ổn định

và phát triển kinh tế vùng biển, tuy nhiên không được Công ty chấp thuận Vì

muốn thử sức mình nên các Anh, Chị quyết định tách ra và thành lập Công ty cổ

phan Lúc này, hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là kinh doanh xuất

Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Trịnh Ngọc Anh

của các doanh nhân trong và ngoài nước, thêm vào đó là sự năng động trong môi

trường cạch tranh, sự nổ lực của ban lãnh đạo và công nhân viên trong công ty |

đã không những giúp cho Incomifish tổn tại mà còn đi lên, gia tăng nguồn vốn,

dân dân khẳng định vị trí của mình trên thương trường Ngoài việc duy trì loại

hình kinh doanh cũ là xuất khẩu thủy sản và các sản phẩm từ thủy sản, Công ty

còn tiến hành việc chế biến, nuôi trồng thủy sản và cung cấp các dịch vụ thủy

sản như dịch vụ thu gom, vận chuyển thủy sản sống; dịch vụ cung cấp thức ăn

nuôi thủy sẳẩn; ươm cá - tôm giống; chế biến cá và thủy sản trên tàu; dịch vụ

cung cấp nước đá ướp lạnh bảo quan thủy sản; chế biến bảo quản thịt và các sản

phẩm từ thịt nhưng hoạt động kinh doanh chủ yếu là chế biến và xuất khẩu các _

sản phẩm từ thủy sản

Là một doanh nghiệp được trang bị đồng bộ với mục tiêu đạt các chuẩn

mực về chất lượng sản phẩm được các thị trường hàng đầu như Nhật Bản, Châu

Âu, Bắc Mỹ chấp nhận Các sản phẩm của công ty được phân phối rộng rãi

trong các hệ thống siêu thị nội địa và ở cả nước ngoài Hiện nay, thị trường xuất

khẩu của Incomfish rất rộng, Mỹ chiếm 50%, Nhật 30%, Châu Âu 20% nhưng

thị trường có hiệu quả cao và tiểm năng là thị trường Nhật |

Nằm trong một Thành phố đầy tiềm năng, có được những lợi thế do đẩy mạnh quan hệ quốc tế, môi trường đâu tư ngày càng thông thoáng, thuận lợi; với -

quy mô diện tích khoảng 12.000 m”, thuộc địa bàn huyện Bình Chánh; nhà máy

chính và văn phòng cùng vị trí tương đối thuận tiện; chọn xây dựng nhà máy tại

khu Công nghiệp theo đúng quy hoạch của nhà nước; vốn đâu tư trên 90 tỷ đồng

Việt Nam; công suất chế biến đạt 2.000 tấn/năm, Incomfish có khá nhiều thuận

lợi cho việc phát triển trong tương lai và về lâu dài

Bằng việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ về thủy sản với mạng lưới

các văn phòng đại diện trong lẫn ngoài nước sẵn sàng phục vụ theo yêu cầu

khách hàng, Incomfish ngày càng khẳng định vị trí của mình trên thương trường _

và được biết đến với:

Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Trịnh Ngọc Anh

Tp.HCM

Điện thoại : (08) 7652152 — 7653138

Fax : 84 — 8 — 7653136 (7652162)

Email : incomfish@hcm.vnn.vn

Vpdd : 106 Nguyễn Dinh Chiểu, P Dakao, QI, Tp.HCM

Công ty có tài khoản giao dịch tại các ngân hàng: Ngân hàng công

thương, Ngân hàng đầu tư và phát triển, Ngân hàng Hồng Kông

2 Chức năng và nhiệm vụ:

q Chức năng:

Công ty thương mại thuỷ sản Incomfish là công ty có tư cách pháp nhân, được phép hoạt động trong các lĩnh vực sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu như;

- Khai thác, thu mua, chế biến và xuất khẩu các mặt hàng thuỷ hải sản

đông lạnh, khô, tươi sống

- Cung cấp các dịch vụ thủy sản như dịch vụ thu gom, vận chuyển thủy

sản sống; dịch vụ cung cấp thức ăn nuôi thủy sản; ươm cá — tôm giống; chế biến

cá và thủy sản trên tàu; dịch vụ cung cấp nước đá ướp lạnh bảo quản thủy sản; -

chế biến bảo quản thịt và các sản phẩm từ thịt

- Giúp ngư dân tiêu thụ sản phẩm làm ra qua khâu chế biến, giải quyết được số lao động nhàn rỗi, hiệu quả hoạt động xuất khẩu của công ty sẽ tạo ra

một lượng ngoại tệ đáng kể cho đất nước

viên có trình độ chuyên môn đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty

- Thực hiện chế độ bảo hộ an toàn lao động trong sản xuất kinh doanh, bảo vệ môi trường

3 Cơ cấu tổ chức:

Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Trinh Ngoc Anh

4 Công tác tổ chức kế toán:

a Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:

Phòng tài chính kế toán có 10 người, được phân chia nhiệm vụ theo mô hình sau:

fT TT ~z ne mca rc te nite mina se me

(Poster 1z HƯỚNG PME -K TON: orem at!

toán kinh tế theo chế độ quy định Giúp Tổng giám đốc trong việc phân tích tình

hình kinh tế, nghiên cứu cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý kinh doanh, hoàn

thiện chế độ kế toán của công ty theo yêu cầu quản lý

> Kế toán tổng hợp:

- Ghi chép phản ánh số liệu về nhập xuất thành phẩm, về các loại vốn

các loại quỹ của công ty, xác định kết quả lãi lỗ, các khoản thanh toán ngân

hàng Kiểm tra các phiếu để nghị thanh toán trước khi chuyển cho Kế toán

trưởng duyệt

- Cùng Kế toán trưởng giải quyết chung những vấn đề liên quan đến tài

- Ghi chép số sách, nạp dữ liệu vào máy tính

- Tổ chức thông tin trong nội bộ công ty, phân tích họat động kinh tế,

hướng dẫn cấp dưới ghi số sách kế toán

> Kế toán công nợ:

Theo dõi chỉ tiết công nợ: nợ phải trả, nợ phải thu; đối chiếu xác nhận

công nợ với khách hàng

- Lập phiếu thu chỉ tiễn mặt cho các hoạt động thanh toán hằng ngày

- Ghi lại các khoản thu chỉ qua hệ thống số và nhập vào máy tính

- Đối chiếu tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng cuối tháng, theo dõi thanh toán,

thu hồi tạm ứng

> Kế toán giá thành - Doanh thu - Thuế:

- Theo dõi chỉ tiết các loại chi phí, giá thành từng loại sản phẩm