431 Đánh giá về thương mại xuất nhập khẩu của công ty MK TRCO-CN Sài Gòn năm 2006

431 Đánh giá về thương mại xuất nhập khẩu của công ty MK TRCO-CN Sài Gòn năm 2006

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP HCM

KHOA QUAN TRI KINH DOANH

LUAN VAN TOT NGHIEP

ĐÁNH GIÁ VỀ THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY MK TRACO- CN SÀI GÒN NĂM 2006

GVHD : Th.S LÊ VĂN HIỀN

SVTH :NGYEN THI BÍCH NHUNG MSSV :02QT29

Thành Phố Hồ Chí Minh, Tháng 10 — 2007

DL~KTCÑ:

aa

MUC LUC

ĐỀ TÀI : ĐÁNH GIÁ VỀ THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU CỦA

CÔNG TY MK TRACO- CN SÀI GÒN NĂM 2006

Mục dich va tinh cAp thiét cla dé tai - 1

Cơ sở lý luận về hợp đồng xuất nhập khẩu - 2 Chương I: Đôi nét về Céng ty TM Minh Khai (MK TRACO) - 16

Chương II: Đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đông nhập khẩu - 21

2.1 Đàm phán - a - ce=~==========~r 21

2.1.1 Công tác chuẩn bị đàm phán — - 21

2.1.2 Lập phương án kinh doanh - - 24

2.1.3 Tổ chức nhân viên đàm phán - 24 2.1.4 Dia diém va thdi gian dam phdn - 25

2.2 Ký kết hợp đồng - - - w-n - 26

2.2.1 Soạn thảo va ky két hdp déng - 26 2.2.2 N6i dung soan thao hợp đồng - 27

2.2.3 Ky két hop đồng nhập khẩu - - - 28

2.3 Thực hiện hợp đồng nhập khau va thanh todn - 28

3.3.1 Xin giay phép xuat khau - 55

3.3.2 Kiểm tra thư tin dung - - 55

3.3.3 Chuan bi hang xuat khau - 55

3.3.5 Lam thủ tục hai quan - 56

3.3.6 Liên hệ với hang tau - - 57

3.3.7 Giao hang cho tau nan == 57

3.3.8 Mua bảo hiểm -~-~ -~=-~==~==~==~==============~- 58

3.3.0 Làm bộ chứng từ thanh toán oo - - 59

3.3.10 Giai quyét khiéu nai -~ - 60

Chương IV: Tình hình kinh doanh và chiến lược kinh doanh của chỉ nhánh

MKTRACO SAIGON 2006 61

4.1 Tình hình kinh doanh của chỉ nhánh năm 2006 -~ ~-~ - 61

4.1.1 Kết quả kinh doanh - 61

4.1.2 Tình hình xuất nhập khẩu -~ -~~===~==~===>= 62

4.1.2.1 Kim ngạch xuất nhập khẩu -~ ~-~- 62

4.1.2.2 Theo co cu thi trudng - 63

4.1.2.3 Theo cơ cấu mặt hàng - 65 4.1.2.4 Theo co cau phuong thife gid - 67

4.1.2.5 Theo phuong thifc thanh todn - 68

4.1.2.6 Theo phuong thitc kinh doanh - 69

4.2 Banh gid tinh hinh kinh doanh xuat nhap khau - 70

4.3.2 Kh6 khan -2 ecee cece eee eee 70

4.3 Chiến lược kinh doanh c=e~===~===~~-=========e~ee 72

5.1 Kết luận: - ~======—r==~============me 1 Ô 13 5.2 Kiến nghị: TrCrrr=r=r=r=>==rrrrrr=z=r===r=r=z=z=====—c -e-ee 74

TÀI LIỆU THAM KHAO cccccssssssssssssssssssssssesssessssssssssnsarssteeseescecccseseeesecccecce 76

cho các đơn vị trong nước mở rộng kinh doanh với nước ngoài Các công ty xuất nhập

khẩu được nhà nước quan tâm và tạo điều kiện khuyến khích phát triển hoạt động trao

đổi buôn bán của nước ta với các nước trên thế giới ngày càng mở rộng, phức tạp và

mang tính cạnh tranh hơn Do đó, vai trò của hợp đồng ngoại thương ngày càng được

nâng cao và mang tính chất bắt buộc đối với các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu Nó

vừa là cơ sở để xây dựng kế hoạch vừa là công cụ pháp lý để đảm bảo việc thực hiện kế

hoạch và được đảm bảo hiệu lực bằng chế độ trọng tài kinh tế

Muốn làm được điều này, các doanh nghiệp phải đẩy mạnh công tác ngoại thương

vì là nguồn lực phát triển chung về kinh tế, tăng cường xuất khẩu, đẩy mạnh sản xuất

trong nước để đổi mới trang thiết bị công nghệ cũng như tạo điểu kiện áp dụng công

nghệ tiến bộ hiện đại Bên cạnh đó, phải cải tiến đời sống nhân dân, tạo công ăn việc

làm cho người lao động, tài nguyên thiên nhiên được khai thác và sử dụng một cách hợp

lý và tiết kiệm góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

Nhận thức được tầm quan trọng của các vấn để trên, em quyết định chọn đề tài

“TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP

KHẨU” tại chỉ nhánh Công Ty Thương Mại Minh Khai (MKTRACO SAIGON ) làm dé

tài báo cáo cho mình Nhưng vì thời gian có hạn cũng như hiểu biết của bản thân em còn

hạn chế, vì vậy để tài này cũng không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong sự hướng

dẫn tận tình của thầy cô và các anh chị phòng kinh doanh của chỉ nhánh công ty thương

mại Minh Khai

SVTH : Nguyễn Thị Bích Nhung Trang 1

Xét về thời gian thực hiện hợp đông có hai loại:

% Hợp đồng ngắn hạn (một lần): thường được ký kết trong một thời gian tương đối

ngắn và sau khi hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình thì quan hệ pháp lý

giữa hai bên về hợp đồng đó cũng kết thúc

% Hợp đồng dài hạn (nhiều lần): có thời gian thực hiện lâu dài và trong thời gian

đó việc giao hàng được tiến hành làm nhiều lần

Xét về quan hệ kinh doanh ta có 4 loại:

* Hợp đồng xuất khẩu : là hợp đồng bán hàng cho nước ngoài nhằm thực hiện việc chuyển giao hàng hóa đó ra nước ngoài, đồng thời di chuyển hàng hóa đó sang tay

* Hop dong tái nhập khẩu: là hợp đồng mua những hàng hóa do nước mình sản xuất mà trước kia đã bán ra nước ngoài, chưa qua chế biến gì ở nước ngoài

Việc tái nhập khẩu không có ý nghĩa lớn trong ngoại thương các nước

Xét về hình thức hợp đồng có các loại sau:

s* Hình thức văn bản

s%% Hình thức niệng

s» Hình thúc mặc nhiên

1.1.3 Sự cần thiết của hợp đồng xuất nhập khẩu

Trong lĩnh vực hoạt động ngoại thương hợp đồng xuất nhập khẩu là một yếu tố pháp nhân tất yếu, nó là một công cụ nhà nước dùng để quần lý hạot động kinh doanh xuất nhập khẩu của các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu ở nước ta

Ở thời điểm nước ta áp dụng chính sách “mở cửa kinh tế” như hiện nay thì nhu

cầu trao đổi hàng hoá, dịch vụ với các nước khác trên thế giới ngày càng đa dạng, phong

phú Từ đó hợp đồng xuất nhập kẩhu cũng có vai trò quan trọng không kém, nó là cơ sở

pháp lý cho tất cả các hoạt động mua bán trao đổi hàng hoá và dịch vụ giữa nước ta và

thị trường thế giới

Với chính sách khuyến khích xuất khẩu của nước ta thì mối quan hệ mua bán với nước ngoài ngày càng gia tăng Việc mở rộng xuất khẩu để tăng thu nhập ngoại tệ

cho tài chính, để tạo cơ sở phát triển hạ tầng cũng là mục tiêu quan trọng nhất của chính

sách thương mại Trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu điểu không thể thiếu là hợp đồng, trong đó qui định các điều khoản thoả thuận cái mà hai bean mua bán Và khi nền kinh tế hướng ngoại ngày càng mở rộng thì yêu cầu các điêu khoản trên hợp đồng xuất nhập khẩu cũng tỉnh vi và nay đủ hơn

SVTH : Nguyễn Thị Bich Nhung

Trang 3

về khía cạnh thương phẩm học để hiểu rõ giá trị, công dụng, các tính chất cơ lý hoá của

nó, cùng những yêu cầu của thị trường đối với mặt hàng đó như: qui cách, pẩhm chất, bao bì, các trang trí bên ngoài, cách lựa chọn, phân loại

Bên cạnh đó, để chủ động trọng giao địch mua bán, còn cần phải nắm vũng tình

hình sản xuất các mặt hàng đó như : thời vụ, khả năng về nguyên vật liệu, tay nghề công

nhân, công nghệ sản xuất

Nghiên cứu chu kỳ sống (vòng đời) của sản phẩm để lựa chọn thời điểm và đối

pháp kinh doanh thích hợp

Nghiên cứu giá cả của các công ty cạnh tranh

Để lựa chọn mặt hàng kinh doanh cần xem xét đến một cơ sở quan trọng : tỷ suất

ngoại tệ của các mặt hàng

Trong trường hợp xuất khẩu: tỷ suất này là tổng chi phí (có tính cả lãi định mức)

bằng tiền Việt Nam để thu được một đơn vị ngoại tệ

Còn trong trường hợp nhập khẩu: đó là tổng số tiền Việt Nam thu được khi phải chi

một đơn vị ngoại tệ để nhập khẩu

s* Về thị trường

- Các thông tin đại cương về đất nước, con người, tình hình chính trị, xã hội, diện tích, dân số, ngôn ngữ, địa lý và khí hậu, các trung tâm công nghiệp và thương mại chủ yếu,

chế độ chính trị đối với quốc gia của mình

- Những thông tin kinh tế cơ bản: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái và tính ổn định

của chúng, cán cân thanh toán, dự trữ ngoại tệ

Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD: Lê Văn Hiền

- Cơ sở hạ tầng: đường sá, cầu cống, bến phà, bến cảng, sân bay, các phương tiện giao

thông, hệ thống thông tin liên lạc, bưu điện

- Chính sách ngoại thương: các nước đó là thành viên của các tổ chức mậu dịch quốc tế (WTO), khu vực mậu dịch tự do (AFTA) ? Các mối qua hệ buôn bán đặc biệt, chính

sách kinh tế nói chung, chính sách ngoại thương nói riêng

- Tìm hiểu hệ thống ngân hàng, tín dụng

- Điều kiện vận tải và tình hình giá cước

- Bên cạnh đó, cần nắm vững những điều kiện có liên quan đến chính những mặt hàng

dự định kinh doanh của mình trên thị trường ngoài nước như: dung lượng thi trường, tập quán và thị hiếu của người tiêu dùng, các kênh tiêu thụ, sự biến động giá cả

1.2.1.2 Lập phương án kinh doanh

Phương án kinh doanh là kế hoạch hoạt động của đơn vị nhằm đạt đến nhữg mục

tiêu xác định trong kinh doanh Trước khi đàm phán, trên cơ sở những mục tiêu, đánh

giá mà bạn có được ở các bước trên, hãy lập phương án kinh doanh

Một phương án kinh doanh bao gồm những nội dung cơ bản sau: tình hình hàng hóa, tị trường và khách hàng, dự đoán hướng biến động của thị trường, xác định thời

cơ mua bán, phương hướng thị trường và thương nhân, đặt mục tiêu (tối đa và tối thiểu), biện pháp hành động cụ thể, sơ bộ đánh giá hiệu quả

Điều quan trọng là các phương án kinh doanh phải khoa học và có sức thuey6lt

phục; phải lập được một số phương án khác nhau để có khả năng lựa chọn linh hoạt

trong quá trình đàm phán sau này

1.2.1.3 Tổ chức nhân viên đầm phán

Vấn đề nhân sự trong đoàn đàm phán có vị trí đặc biệt quan trọng, đòi hỏi phải có

sự chuẩn bị chu đáo Thành phần của đoàn đàm phán hợp đồng ngoại thương cả hội đủ

SVTH : Nguyễn Thị Bích Nhung Trang 5

Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD: Lê Văn Hiển

chuyên gia ở ba lĩnh vực: pháp luật, kỹ thuật, thương mại, trong đó chuyên gia thương

mại giữ vị trí quan trọng nhất - thường làm trưởng đoàn Sự phối hợp nhịp nhàng, ăn ý của ba chuyên gia nói trên là cơ sở rất quan trọng cho qúa trình đàm phán để đi đến ký kết một hợp đồng chặt chẽ, khả thi và hiệu quả cao

1.2.1.4 Địa điểm và thời gian đàm phán

“+ Chuan bị về thời gian Phần lớn phụ thuộc vào sự thỏa thuận trước giữa hai bên, trên cơ sở tính toán sự

khác biệt múi giờ giữa hai nước cũng như sự thuận tiện cho các bên Trong thương

mại, thời gian hết sức quí báu, nên trước khi đàm phán hai bên cần lập và thống nhất với nhau lịch làm việc cụ thể, nên lập luôn cả phương án dự phòng để để phòng trường hợp hết thời gian mà vấn đề thương lượng vẫn chưa được giải quyết xong

s* Chuẩn bị địa điểm

Địa điểm đàm phán phải thoải mái và tiện nghi phù hợp cho cả hai bên

Qua điện thoại: hình thức này có ưu điểm nhanh chóng Tuy nhiên có nhiều nhược

điểm: không trình bày được hết ý, tốn kém, mặt khác trao đổi qua điện thoại là trao

đổi miệng, không có gì làm bằng chứng nên người ta chỉ thỏa thuận qua điện thoại trong trường hợp mà mọi điều kiện đã thỏa thuận xong, chỉ còn chờ xác nhận một vài

chỉ tiết

Đàm phán qua mạng: với sự b2ng nổ của mạng Internet, đàm phán qua mạng sẽ

trợ thành một hình thức đàm phán chủ yếu trong ngoại thương bởi nó có khả năng

-

Luận Văn Tốt Nghiệp

GVHD: Lé Van Hién Representated by Mr

Hereinafter called as the BUYER

The seller has agree to sell and the buyer has agree to buy the commodity

under the terms and conditions provided in this contract as follow:

- Thanh todn (Payment)

- Bao bi va ky mã hiéu (Packing and marking)

- Bảo hành (Warranty)

~ Phat va béi thường thiệt hai (Penalty)

- Bao hiém (Insurance)

- Bat kha khang (Force majeure)

- Khiéu nai (Claim)

- Trọng tài (Arbitration)

- Điều kiện và điều khoản khác (other terms and conditions)

FOR THE BUYER

FOR THE SELLER

1.2.3.2

Nội dung các điều khoản và điều kiện của một hợp đồng xuất nhập khẩu

I Tên hàng (Commodity)

Điều khoản này phải xác định được tên goi cla hàng hoácần bán một cách chính

xác và ngắn gọn, không lẫn từ thứ nỌ sang thứ kia

Trang 8

Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD: Lê Văn Hiền

2 Chất lượng (Qualiy)

Chất lượng là điểu khoản nói lên mặt “chất” của sản phẩm mua bán, qui định tính

năng, quy cách, kích thước, tác dụng, công suất, hiệu suất của hàng đó

Xác định cụ thể phẩm chất của sản phẩm, là cơ sở để xác định giá cả Do vậy: xác

định điều khoản phẩm chất tốt, đúng và mua được hàng hoá đúng yêu cầu của mình

Có nhiều phương pháp để xác định phẩm chất hàng hoá, dưới nay là một số phương

pháp chủ yếu:

Xác định phẩm chất dựa vào mẫu hàng Xác định phẩm chất dựa vào tiêu chuẩn Xác định phẩm chất dựa vào nhãn hiệu hàng hoá Xác định phẩm chất dựa vào tài liệu kỹ thuật

Xác định phẩm chất dựa vào hàm lượng của một chất nào đó có trong sản phẩm

Xác định phẩm chất dựa vào trọng lượng hàng hoá

Xác định phẩm chất dựa vào dung trọng của hàng hoá Xác định phẩm chất dựa vào xem hàng trước

Xác định phẩm chất dựa vào hiện trạng của hàng hoá

Xác định phẩm chất dựa vào sự mô tả Xác định phẩm chất dựa vào chỉ tiêu đại khái quen dùng

3 Số lượng (Quantip)

Nhằm nói lên mặt “lượng” của hàng hoá được giao dịch, điều khoản này bao gồm các vấn dé về đơn vị tính số lượng (hoặc trọng lượng) của hàng hoá, phương pháp

này qui định số lượng và phương pháp xác định trọng lượng:

Đơn vị tính số lượng: Cần lưu ý về hệ thống đo lường, vì bean cạnh mét nhiều nước còn sử dụng hệ thống đo lường khác

Phương pháp qui định số lượng:

+ Phương pháp qui định phỏng chừng: được dùng khi mua hàng hoá với khối

lượng lớn như: phân bón, quặng, ngũ cốc

- _ Phương pháp qui định trọng lượng:

+ Trong lugng ca bi (Gross weight)

+ Trọng lượng tinh (Net weight) +Trọng lượng thương mại (Commercial weipht) +Trọng lượng lý thuyết (Theorical weight

4 Giao hang(Shipment/Delivery)

Nội dung cơ bản của điều khoản giao hang là sự xác định thời hạn, thời điểm giao

hàng, phương thức giao hàng và thông báo giao hàng

5 Giá cả (price)

Trong điều kiện này cân xác định: đơn vị tiền tệ của giá cả, mức giá, phương pháp

qui định giá cả, giảm giá, điều kiện cơ sở cơ sở giao hàng tương ứng

6 Thanh todn (Settlement payment)

Trong mục này của hợp đồng qui dinh: déng tién thanh todn, htdi hạn trả tiền, hình thức trả tiền, các chứng từ để căn cứ trả tiễn

7 Bao bì và ký mã hiệu (Packing and marking)

Bao bì: Trong điều khoản này các bên giao dịch thường thoả thuận với nhau về: yêu

cầu chất lượng bao bì, phương thức cung cấp bao bì

Ký mã hiệu: là những ký hiệu, hàng chữ hướng nhận giao nhận, vận chuyển bảo

quản hàng hoá

8 Bao hanh (Warranty)

Trong điều khoản này cần thể hiện được hai yếu tố:

SVTH : Nguyễn Thị Bích Nhung Trang 10

Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD: Lê Văn Hiền

-_ Thời gian bảo hành: cần phải qui định hết sức rõ ràng

-_ Nội dung bảo hành: có nghĩa là người bán hàng cam kết trong thời hạn bảo hành

hàng hoá sẽ đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng, đặc điểm kỹ thuật, phù hợp với qui định

của hợp đồng, với điểu kiện người mua phải nghiêm chỉnh thi hành sự hướng dẫn của

người bán về sử dụng và bảo dưỡng Nếu trong giai đoạn đó, người mua thất khuyết tật

của hàng hoá thì người bán phải sửa chữa miễn phí hoặc giao hàng thay thế

9 Phat va bồi thường thiệt hại (Penaly)

Điều khoản này qui định những biện pháp khi hợp đồng không được thực hiện (toàn

bộ hay một phần) do nguyên nhân chủ quan gây ra Điều khoản này cùng lúc nhằm hai

10 Bảo hiểm (Insuarance)

Trong diéu khoắn này cần thoả thuận ai là người bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm cần

mua và loại chứng từ bảo hiểm cần lấy

11 Bất khả kháng (Force majeure)

Bất khả kháng là sự kiện khi xảy ra làm cho hợp đồng trở thành không thể thực hiện

được, mà không ai bị coi là chịu trách nhiệm Các sự kiện bất khả kháng mang ba đặc

điểm sau:

- _ Không thể lường trước được

- _ Không thể vượt qua được

- Xay ra từ bên ngoài

Điều khoản bất khả kháng gồm ba tiểu khoản sau:

" Các sự kiện tạo nên bất khả kháng

Trang 11

Luận Văn Tốt Nghiệp

GVHD: Lé Van Hiền

" Thủ tục ghi nhận sự kiện

» - Hệ quả của của bất khả kháng

12 Khiếu nại (Claim)

Khiéu nại là các để nghị, do một bên đưa ra đối với bên kia do số lượng, chất

lượng giao hàng hoặc một số vần để khác không phù hợp với các điều khoản đã được qui định trong hợp đồng

Trong điều khoản này, các bên qui định trình tự tiến hành khiếu nại, thời hạn có

thể nộp đơn khiếu nại, quyền hạn và nghĩa vụ của các bên liên liên quan đến việc phát đơn khiếu nại, các phương pháp điều chỉnh khiếu nại

13 Trọng tài (Arbitration )

Trong điều khoản này cần qui định các nội dung sau:

AI là người đứng ra phân xử để giải quyết tranh chấp giữa các bên giao dịch khi những tranh chấp này không thể giả quyết bằng con đường thương lượng

- Luat dp dung vào việc xét xử

- _ Địa điểm tiến hành trọng tài

- _ Cam kết chấp hành tài quyết

- Phan dinh chi phi trong tai

- Trong cdc van dén ké trén thi 2 van 4é trọng yếu là: chọn trọng tai va chon luật

1.2.4 Thực hiện hợp đông xuất khẩu

1.2.41 Xin giấy phép xuất khẩu

Giấy phép là tiễn đề quan trọng về mặt pháp lý để tiến hành các khâu khác trong mỗi chuyến hàng xuất khẩu Hiện nay, ở Việt Nam có qui định “Thương nhân là doanh

nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập theo qui định của pháp luật được

phép xuất khẩu tất cả các mặt hàng được phép xuất khẩu” Nhưng khi kinh doanh các

SVTH : Nguyễn Thị Bích Nhung

Trang 12

mặt hàng cụ thể thì doanh nghiệp phải tuân theo chính sách quản lý mặt hàng của nhà

nước, cụ thể thời ký 2001-2005 thực hiện theo quyết định của Thủ Tướng Chính Phủ 1.2.4.2 Kiểm tra khả năng thanh toán

Nhà xuất khẩu chỉ yên tâm giao hàng khi biết chắc sẽ được thanh toán nay đủ, do

vậy phải thực hiện tốt công việc này Tuỳ theo phương thức thanh toán đã thoả thuận

trên hợp đồng mà có cách thức kiểm tra khác nhau

1.2.4.3 Chuẩn bị hàng xuất khẩu

Đơn vị xuất khẩu cần phải tìm hiểu nguồn hàng, khai thác triệt để các nguồn hàng

xuất khẩu bằng các hình thức phong phú:

-._ Thu mùa hàng theo nghĩa vụ và thu mua khuyến khích ngoài nghĩa vụ

- _ Đầu tư trực tiếp để sản xuất hàng xuất khẩu

- Gia céng

- _ Bán nguyên liệu mua thành phẩm

- Dat hang

- Déi hang

1.2.4.4 Kiểm tra hàng xuất khẩu

Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ kiểm tra hàng xuất khẩu về phẩm

chất, số lượng, trọng lượng, nếu hàng xuất là động thực vật thì còn phải kiểm tra thêm khả năng lây lan bệnh

Việc kiểm nghiệm, kiểm dịch được tiến hành ở hai cấp: ở cơ sở và cửa khẩu Trong

đó việc kiểm tra ở cơ sở đóng vai trò quyết định Còn kiểm tra hàng hoá ở cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sở

1.2.45 Làm thủ tục Hải Quan

Khi làm thủ tục Hải Quan người khai Hải Quan phải:

*_ Khai và nộp tờ khai Hải Quan: nộp, xuất, trình chứng từ thuộc hỗ sơ Hải Quan

SVTH : Nguyễn Thị Bích Nhung Trang 13

Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD: Lê Văn Hiền

v Đưa hàng hoá, phương tiện vận tải đến địa điểm được qui định cho việc thực tế

kiểm tra hàng hoá, phương tiện vận tải

vx Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo qui định của pháp luật

1.2.4.6 Thuê phương tiện vận tải

Tuỳ từng trường hợp cụ thể, người xuất khẩu lựa chọn một trong các phương thức thuê tàu sau:

e Thuê tàu chợ

e Thuê tàu chuyến

e Thuê tàu định hạn

1.2.4.7 — Giao hàng cho người vận tải

Hàng xuất khẩu của nước ta chủ yếu được giao bằng đường biển Việc giao hàng,

xếp hàng lên tàu do cảng đảm nhận và chủ hàng chịu chi phí Nhưng các chủ hàng nên

củ nhân viên giao nhận luôn luôn có mặt tại hiện trường để theo dõi, giám sát, nắm chắc

số lượng hàng được xếp xuống tàu và giải quyết kịp thời những vướng mace phát sinh

1.2.4.8 Mua bảo hiểm cho hàng hoá xuất khẩu

Khi xuất khẩu theo các điểu kiện CIF, CIP hoặc nhóm D (Incoterm) thì người bán

phải mua bảo hiểm cho hàng hoá

1.2.4.10 Giải quyết khiếu nại

Giải quyết khiếu nại nhà xuất khẩu phải kiểm tra thời hạn khiếu nại có đúng không,

Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD: Lé Van Hién

Trên đây là một số vẫn để cơ bản mà trên lý thuyết một hợp đồng ngoại thương và

quá trình thực hiện ngoại thương đòi hỏi Để có thể đi sâu vào thực tế việc thực hiện một

hợp đồng ngoại thương ra sao ta sẽ xem xét kỹ ở các phần sau khi nghiên cứu về qui | trình thực hiện hợp đồng của Công ty

CHƯƠNG I : ĐÔI NÉT VỀ CÔNG TY THƯƠNG MAI

Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD: Lé Van Hiền

MINH KHAI 1.1 Gidi thiéu vé céng ty

- _ Tên chỉ nhánh: Chi nhánh Cổng ty Thương mại Minh Khai tại TP.HCM

- Tén giao dich: MKTRACO SAIGON

- Tru sd: 174 Lé Thanh Ton, phường Bến Thành, quận 1, Tp.HCM

- _ Điện thoại: 08.8 256 466 — 08.8 294 347

- Fax: 84-8-256 466 ; 84-8-294 347,

- Tai khoan: 0-0591 tai ngan hang ACB

1.2 Quá trình hình thành và phát triển của MKTRACO SAIGON

Công ty thương mại Minh Khai là một doanh nghiệp nhà nước được thành lập theo

quyết định số 1418/QÐ - TCCQ ngày 08/12/1992 của Chủ Tịch Ủy Ban Nhân dân

Thành Phố Hải Phòng Tên giao dịch đối ngoại: Minh Khai Trading Company, gọi tắt là

MKTRACO Trụ sở chính của công ty đặt tại 22 Lý Tự Trọng, quận Hồng Bàng, Thành

phố Hải Phòng

Công ty có một số đơn vị trực thuộc mở tại: Thành phố Hồ Chí Minh, Cần Thơ,

Quảng Ninh và Hà Nội Trong đó, tại Thành phố Hồ Chí Minh, Công ty có một chỉ

nhánh có chức năng như một văn phòng đại diện thay mặt cho Công ty giao dịch với

khách hàng và các đơn vị kinh tế tại Thành phố Hồ Chí Minh

Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh được thành lập vào ngày 13/08/1993 theo quyết

định số 1398/QĐÐ - TCCQ Tru sở chỉ nhánh đóng tại 15/1 Lê Thánh Tôn, Quận 1, Thành

phố Hồ Chí Minh, sau đó dời về số 29 Lê Văn Linh, Quận 4 Đến đầu năm 1998, căn cứ

vào nhu cầu và nhiệm vụ hoạt động kinh doanh của Công ty thương mại Hải Phòng, ban

lãnh đạo công ty cho phép chỉ nhánh công ty thương mại Minh Khai tại Thành phố Hồ

Chí Minh chính thức đi vào hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và kinh doanh nội địa

Thời gian này trụ sở của chỉ nhánh đặt tại số 187 N guyễn Thị Minh Khai, Quận 1, Thành

Trang 16

Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD: Lé Van Hién

phố Hồ Chí Minh Sau này, để thuận tiện cho việc kinh doanh cửa hàng và giao dịch,

tháng 01/1999, chỉ nhánh dời về số 174 Lê Thánh Tôn, phường Bến Thành, Quận 1,

Thành phố Hồ Chí Minh

Chi nhánh công ty thương mại Minh Khai tại Thành phố Hỗ Chí Minh, gọi tắt là MKTRACO SAIGON, là đơn vị trực thuộc Công Ty thương mại Hải Phòng

(HATRAVIMEX), hạch toán kinh tế phụ thuộc, có tư cách pháp nhân không đầy đủ, có

con dấu riêng và được mở tài khoản nội và ngoại tệ tại Thành phố Hồ Chí Minh, hoạt

động theo kế hoạch định hướng do giám đốc Công ty HATRAVIMEX trực tiếp chỉ đạo hoặc một giám đốc ủy quyền phụ trách

1.3 Chức năng, nhiệm vụ và quyền lợi của MKTRACO SAIGON

1.3.1 Chức năng

- Chi nhánh được trực tiếp tổ chức các hoạt động kinh doanh dịch vụ, trên cơ sở chức

năng ngành nghề hiện có của công ty Được phép ký kết các hợp đồng kinh tế, hợp

đồng ủy thác xuất nhập khẩu, bán buôn, bán lẻ, bán đại lý, ký kết hợp đồng liên doanh liên kết các đơn vị trong và ngoài nước theo phạm vi được giám đốc công ty ủy

quyển

- Chi nhánh được phép thay mặt công ty giao dịch với các đơn vị kinh tế của Thành

phố Hồ Chí Minh và các tỉnh phía Nam để thực hiện các hợp đồng đã ký kết

- Kinh doanh nội địa: bán buôn, bán lẻ hàng công nghệ, lương thực thực phẩm, lâm

sản, vật liệu xây dựng, vật tư phục vụ cho sản xuất, vàng bạc đá quý

- - Kinh doanh xuất nhập khẩu:

+ Xuất khẩu: thực phẩm công nghệ, hàng nông lâm, thủy hải sản, nguyên liệu vật tu,

hoá chất phục vụ cho sản xuất và tiêu đùng, phương tiện vận tải, cao su chế biến + Nhập khẩu: nguyên liệu, máy các loại, vật tư thiết bị phục vụ cho sản xuất công nông

nghiệp, hóa chất, vật liệu xây dựng, trang thiết bị nội thất, phương tiện vận tải và

hàng tiêu dùng

SVTH : Nguyễn Thị Bích Nhung Trang 17

-_ Chi nhánh được phép mở một số cửa hàng kinh doanh để bán hàng theo hình thức bán

buôn, bán lẻ, đại lý ký gửi nếu giám đốc chi nhánh xét thấy cần thiết sau khi được

giám đốc công ty chấp nhận

1.3.2 Nhiệm vụ

- Tổ chức kinh doanh và quản lý có trách nhiệm hoàn thành kế hoạch với kết quả kinh

doanh và chất lượng sản phẩm ngày càng cao

- Quan ly tai sản: tài sản của chỉ nhánh bao gồm tài sản cố định và tài sản lưu động do

nhà nước giao và do chi nhánh tự bổ sung phải được sử dụng đúng mục đích hạch toán

chính xác và quyết toán hàng năm

-_ Quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh: chỉ nhánh xây dựng phương hướng sản xuất

kinh doanh dài hạn trên cơ sở định hướng và được cấp thẩm quyển duyệt Trên cơ sở

đó xây dựng kế hoạch hàng năm các lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, tài chính,

đầu tư, xây dựng cơ bản đào tạo cán bộ, lao động tiền lương và ứng dụng khoa học kĩ

thuật

-_ Công tác tài chính: bảo toàn, cân đối, phát triển các nguồn vốn được giao tạo hiệu

quả kinh tế — xã hội nhằm thúc đẩy chỉ nhánh ngày càng phát triển

-_ Công tác lao động tiền lương: thực hiện chế độ chính sách lao động tiền lương theo

đúng quy định của nhà nước và phải chịu trách nhiệm cân đối tiễn lương theo quy

định hiện hành cho nhân viên trong chỉ nhánh

1.3.3 Quyên lợi

- _ Ban giám đốc chi nhánh có quyền tuyển chọn nhân viên làm việc trong chi nhánh và

phải được giám đốc công ty phê duyệt

SVTH : Nguyễn Thị Bích Nhung Trang 18

Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD: Lé Van Hién

- Giám đốc chi nhánh có quyển ký hợp đồng thuê các cửa hàng, địa điểm kinh doanh

và đại diện chỉ nhánh có quyển đàm phán, ký kết và thực hiện các hợp đồng trong và

ngoài nước

- - Kết thúc một năm kinh doanh, sau khi hoàn thành các nghĩa vụ về tài chính của mình,

lợi nhuận còn lại do chi nhánh tạo ra thì chỉ nhánh được quyền sử dụng

1.4 Cơ cấu tổ chức của MKTRACO SAIGON

Chỉ nhánh có 25 nhân viên được phân bổ thành hai nhóm, nhóm làm văn phòng có 20

nhân viên, nhóm kho hàng và cửa hàng có 5 nhân viên

Đứng đầu chi nhánh là giám đốc, dưới giám đốc là hai phó giám đốc hành chính đối

ngoại và phó giám đốc lao động tiền lương Chi nhánh có 3 phòng chính, đó là các

phòng: quản lý hành chính, lao động tiền lương; phòng kế toán tài vụ và phòng nghiệp

vụ kinh doanh xuất nhập khẩu

Phòng quản lý hành chính và lao động tiển lương: lo công tác quản lý nhân sự,

tiền lương, thưởng của nhân viên trong công ty, ngoài ra còn lo các công tác vui chơi giải

trí cho nhân viên trong công ty

Phòng nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu: chuyên lo về kinh doanh xuất nhập khẩu, ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu, giao nhận hàng hóa, kho hàng và các cửa hàng

của công ty

Lồng trong những phòng này là các trung tâm như: trung tâm vi tính, trung tâm quảng cáo,

Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD: Lê Văn Hiền

———l

Vv ` Vv v r Vv Vv

Ké KT KT T.Ké D.Vu Giao Kho

kho Hóa Hàng Hoạch Bán

Trước khi đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu, chỉ nhánh Công ty thương mại

Minh Khai cũng có một bước chuẩn bị rất chu đáo theo khả năng hiện có của mình để đạt được kết quả cao nhất có thể có

Để tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu, công tác chuẩn bị của chỉ nhánh

Công ty bao gồm các bước sau:

Theo dõi nắm bắt những quyết định thông tư mới về cơ chế điều hành xuất nhập khẩu:

Hoạt động kinh doanh luôn chịu sự chi phối, điều chỉnh của pháp luật về hoạt

động kinh doanh xuất nhập khẩu, hoạt động kinh doanh không chỉ gói gọn trong phạm vi

quốc gia mà việc giao dịch mua bán được mở rộng ra cả thế giới Bất kỳ sự thiếu hiểu

biết hay sơ suất nào về luật cũng đều gây ra những khó khăn bất lợi nhất định cho hoạt động kinh doanh Chính vì thế chỉ nhánh ngoài những việc nắm vững các luật lệ quốc tế

và quốc gia cơ bản tương đối ổn định như các điều kiện thương mại quốc tế Incoterms, luật thương mại của Việt Nam, chỉ nhánh luôn theo dõi nắm bắt kịp thời các văn bản

pháp luật mới liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu để tránh những thiệt hại đem lại hiệu quả cao

Nghiên cứu tiếp cân thị trường :

Công việc nghiên cứu thị trường trong nước cũng như ở nước ngoài tại

MKTRACO chỉ được thực hiện với hàng nhập tư doanh, còn đối với hàng nhập uỷ thác

thì chỉ nhánh không đảm trách khâu này, bởi lẽ mặt hàng, nguồn hàng, giá cả, số lượng

là do bên uỷ thác cung cấp thông tin, kế hoạch tiêu thụ hàng nhập cũng do bên uỷ thác thực hiện

Phương pháp nghiên cứu thị trường tạ MKTRACO như sau:

+ Thăm dò, khảo sát nhu cầu hiện tại và tương lai của thị trường nội địa về ma75t hàng

dự định nhập, tìm hiểu về giá cả, đối thủ cạnh tranh, chu kỳ sống của sản phẩm

+ Cập nhật những thông tin tại địa bàn như: sách báo, tạp chí, các tài liệu có liên quan

đến việc kinh doanh xuất nhập khẩu Cập nhật hoá những chủ trương, chính sách của

Nhà Nước

Thông qua việc nghiên cứu thị trường chi nhánh nắm bắt được:

-Nhu cầu về mặt hàng đó là bao nhiêu?

-Giá cả mặt hàng dự định nhập?

-Yêu cầu về quy cách, phẩm chất, mẫu mã, nhãn hiệu của sản phẩm như thế nào?

Nhìn chung nguồn hàng nhập của chi nhánh là những nhà cung cấp uy tín, làm ăn lâu dài

Tuy nhiên không phải vì thế mà chỉ nhánh lơ là trong việc lực chọn thị trường Từ đầu năm 2000 nguồn hàng nhập của chi nhánh là từ các nước trong thị trường Châu Á như :

Singapore, Malaysia, Thailand, China

Lua chon mặt hàng kinh doanh nhập khẩu:

Chi nhánh Công ty thương mại Kinh Khai là nhà cung cấp hàng hoá cho thị trường

nội địa, đáp ứng nhu cầu trong nước Tuy nhiên việc lực họn hàng nhập khẩu ở chi nhánh

chỉ áp dụng trong trường hợp nhập tự doanh Còn đối với trường hợp nhập uỷ thác thì nguồn hàng, khách hàng và thị trường tiêu thụ là do Công ty nhờ uỷ thác tự lo liệu, chi nhánh chỉ đứng ra làm thủ tục mà thôi

Nhu cầu hiện tại và tương lai của thị trường nội địa tức là nghiên cứu xem thị trường nội

địa đang cần loại hàng gì? Quy cách, phẩm chất của loại hàng đó như thế nào? Yêu cầu

đối với mẫu mã, bao bì, nhãn hiệu ra sao? Nói chung những yêu cầu này phải là những yêu cầu đáp ứng thị hiếu của người tiêu dùng trong nước

Giá cả là vần để then chốt để chi nhánh lựa chọn mặt hàng kinh doanh Giá cả có

thể dựa trên giá hiện hành trên thế giới, đối chiếu với các hợp đồng đã được ký kết trước

Khả năng cung cấp lượng hàng này của các đơn vị trong nước có đáp ứng được

nhu cầu của người tiêu dùng hay không? Từ đó xác định dung lượng hàng cần nhập khẩu

Việc lựa chọn đúng mặt hàng đang có nhu cầu lớn, nguồn cung ứng dồi dào, lại ổn

định, ít bị cạnh tranh là điều kiện tiên quyết, quyết định sự thành công của chỉ nhánh

Lua chon thi truong :

Việc lựa chọn thị trường nước ngoài, trước tiên chi nhánh nắm bắt những thi trường có khả năng cung ứng những mặt hàng mà chỉ nhánh dự định nhập khẩu, lập danh

sách liệt kê và phân tích các chỉ tiết về khối lượng, chất lượng, giá cả, nhãn hiệu, phương thức giao dịch và các điều kiện ưu đãi nếu có Từ đó sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để lựa

chọn thị trường mục tiêu Loại bỏ những thị trường và khách hàng mà việc làm ăn không

mang lại hiệu quả hoặc hiệu quả thấp hơn các đối tác khác

Lưa chon khách hàng:

Sau khi chọn được thị trường để nhập khẩu hàng hoá chỉ nhánh tiến hành tìm

khách hàng cho mình sao cho có lợi nhất Tuy nhiên việc lựa chọn đúng đối tác nước

ngoài là một vấn để cực khó đối với chỉ nhánh nói riêng và các công ty xuất nhập khẩu

nói chung Trước tiên bao giờ chỉ nhánh cũng ưu tiên chọn những đối tác quen biết làm

ăn lâu dài và có uy tín với chỉ nhánh sau đó mới đến các đối tác khác mà chỉ nhánh mà

tìm hiểu được qua báo chí hay qua các chuyến đi nước ngoài của ban lãnh đạo hoặc qua

văn phòng đại diện của đối tác tại Việt Nam Riêng đốivới thị trường mới thâm nhập,

việc lựa chọn khách hàng nước ngoài được chi nhánh nghiên cứu rất kỹ về các phương diện như tư cách pháp nhân, mức độ uy tín, tầm hoạt động trên thị trường ngay cả khả năng tài chính, khả năng cung ứng, thiện chí làm ăn và các liên quan khác đến hoạt động

2.1.2 Lập phương án kinh doanh:

Đây là khâu không kém phần quan trọng, từ thị trường đã nghiên cứu được ở trên, chỉ

nhánh mới tiến hành lập phương án kinh doanh để từ đó có thể đánh giá được sơ khởi hiệu quả của việc nhập hàng:

- Chi nhánh quyết định kinh doanh mặt hàng nào, số lượng là bao nhiêu dựa vao nhu cầu thực tế của chi nhánh và nhu cầu có khả năng thanh toán của các đơn vị sản xuất trong nước khi mua hàng của chi nhánh

- Giá cả mặt hàng chi nhánh sẽ mua là bao nhiêu? Bao gồm những chi phí nào

trong việc nhập khẩu, điều kiện thanh toán ra sao?

- _ Tính toán lợi nhuận có thể đạt được qua thương vụ đó

2.1.3 Tổ chức nhân viên đàm phán:

Chi nhánh đã bố trí đội ngũ nhân viên trong phòng kinh doanh xuất nhập khẩu

đảm nhiệm công tác đàm phán trực tiếp với đối tác hoặc khách hàng cùng với trưởng

phòng hay đôi khi có cả Giám Đốc trong trường hợp quan trọng cần thiết

Trong mỗi một thương vụ, với quy mô hàng hoá cụ thể khác nhau màcó sự tổ chúc

nhân viên đàm phán khác nhau, căn cứ trên sự hiểu biết và kinh nghiệm có được của các

nhân viên phòng xuất nhập khẩu qua nhiều năm làm công tác

2.1.4 Địa điểm và thời gian đàm phán:

Tuỳ theo sự thoả thuận giữa khách hàng và chỉ nhánh mà lựa chọn địa điểm đàm

phán là ở nước ngoài hay ở chỉ nhánh nhưng thường là ở Việt Nam vì chi phí đi lại rất

tốn kém

Trong trường hợp chỉ nhánh lựa chọn đại điểm đàm phán, chi nhánh dựa trên các cơ

sở bảo đảm các điều kiện:

- Thời gian đàm phán do hai bên thoả thuận sao cho thích hợp đảm bảo thuận lợi cho cả hai bên, tránh chậm trễ, chờ đợi gây lãng phí thời gian

- Ngôn ngữ chuẩn bị trong buổi đàm phán luôn được chuẩn bị trước để nhân viên

đàm phán không lúng túng hay dùng phiên dịch phải có sự ăn khớp về thái độ khi

Nhưng trên thực tế chi nhánh chỉ thực hiện như đối với các khách hàng co lquan

hệ làm ăn thường xuyên với chi nhánh thì chỉ áp dụng các bước trên trong một vài lần

đầu, sau đó thì ký hợp đồng mua bán với nhau để tiến hành những thương vụ kế tiếp Những hợp đồng kế tiếp này được lấy từ mẫu của những hợp đồng trước đây và chỉ sửa

lại một vài điều khoản nhỏ cho phù hợp với hiện tại là xong Trường hợp đối với khách

SVTH : Nguyễn Thị Bích Nhung Trang 25

hàng lạ chưa có quan hệ mua bán thường xuyên thì chỉ nhánh sẽ tiến hành công việc như

lý thuyết (tức là đầy đủ các bước trên)

Tóm lại những bước giao dịch ở đây đều tiến hành theo điều cơ bản lý thuyết nhưng đối

với khách hàng quen thuộc thì công việc giao dịch sẽ đơn giản hơn Đây là lợi thế của

chỉ nhánh trong việc rút ngắn thời gian và giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài với khách

hàng

Trên cơ sở nghiên cứu thị trường, lập phương án kinh doanh, dựa vào kết quả dự

toán, chi nhánh tiến hành đàm phán giao dịch với khách hàng

Chi nhánh thường dùng các hình thức giao dịch như qua điện thoại, fax hoạc gặp gỡ trực

tiếp Tuỳ vào từng mặt hàng, từng trường hợp mà chi nhánh áp dụng phương thức phù

hợp nhất

2.2 Ký kết hợp đồng

2.2.1 Soạn thảo và ký kết hợp đồng Thông qua đàm phán, đôi bên đã đi đến thống nhất ký kết hợp hợp đồng, khi đó công

việc soạn thảo hợp đồng được tiến hành Hợp đồng có thể do chỉ nhánh hoặc đối tác soạn

thảo Thông thường chỉ nhánh giành quyển soạn thảo và hợp đồng được soạn thảo bằng

tiếng Anh và tiếng Việt với đầy đủ các điều khoản hay chỉ bao gồm những điều khoản

quan trọng không thể thiếu trong hợp đồng mua bán

- Đối với các hợp đồng tư doanh: hợp đồng sẽ soạn thảo theo sự thoả thuận trong

quá trình đàm phán giữa chỉ nhánh và đối tác nước ngoài

- _ Đối với các hợp đồng uỷ thác: hợp đồng sẽ được soạn thảo theo sự bàn bạc, nhất

trí giữa chỉ nhánh và bên uỷ thác Trong trường hợp này, những điều khoản thoả

thuận trong hợp đồng đã dược bên uỷ thác trực tiếp đàm phán với các đối tác nước

ngoài MKTRACO chỉ việc soạn thảo theo đúng những yêu cầu mà bên uỷ thác giao

+ Số điện thoại, fax

+Số tài khoản, tên ngân hàng

+Tên, chức vụ của người đại diện ký kết hợp đồng

Sau đây được gọi là người mưa, người bán

Phần nội dung:

1 Điều khoản về tên hàng, số lượng, đơn giá

.‹ Điều khoản về qui cách, phẩm chất

Diéu khoản đóng gói, ký mã hiệu

‹ Điều khoản giao hàng

._ Điều khoản thanh toán

7 Điều khoản khiếu nại

§ Điều khoản trọng tài

9 , _ Điều khoản chung

Phần cuối hợp đông:

Thông thường phần cuối hợp đồng mà chỉ nhánh thực hiện là chữ ký và con dấu của

phía nước ngoài, còn phía Việt Nam là chữ ký, con dấu và họ tên người đại diện

Người đại diện tại chỉ nhánh thường là Giám Đốc hoặc Phó Giám Đốc

2.2.3 Ký kết hợp đông nhập khẩu

SVTH : Nguyễn Thị Bích Nhung Trang 27

Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD: Lé Van Hién

- _ Đối với hình thức nhập khẩu uỷ thác:

Khi nhập khẩu hàng hoá theo hình thức uỷ thác, chi nhánh tiến hành ký kết hợp đồng uỷ thác song song với việc ký kết hợp đồng ngoại

Người đại diện ký kết hợp đồng uỷ thác cũng như hợp đồng ngoại tại chỉ nhánh thường là Giám Đốc hoặc Phó Giám Đốc

- _ Đối với hình thức nhập tự doanh:

Người đại điện ký hợp đồng tại chỉ nhánh thường là Giám Đốc hay Phó Giám Đốc

Chữ ký là chữ ký có đủ thẩm quyển, trường hợp ký nháy, ký tắt sẽ không có giá trị

2.3 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu và thanh toán

Sau khi tìm được thị trường và khách hàng, chi nhánh tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thương Sau khi hợp đồng ngoại thương được ký kết thì chỉ nhánh với tư cách là

một bên ký kết phải có nghĩa vụ tổ chức thực hiện hợp đồng đó

Việc thực hiện đòi hỏi các bên phải thực hiện nghiêm chỉnh vì đây là công việc rất phức

tạp, nó liên quan đến luật pháp quốc gia, luật pháp khu vực quốc tế, liên quan đến quyền

lợi, lợi ích, uy tín của quốc gia cũng như của Công ty

Về mặt kinh doanh nói chung, việc thực hiện hợp đồng đòi hỏi chỉ nhánh phải tiết kiệm chi phi Dam bảo quyển lợi và uy tín của doanh nghiệp để có hợp đồng ngoại thương

được thực hiện với hiệu quả cao

Về mặt nghiệp vụ qúa trình thực hiện hợp đông nhập khẩu bao gồm những công đoạn Sau:

e©_ Xin giấy phép nhập khẩu

e MởL/C

e Thuê phương tiện vận tải

e Mua bảo hiểm

e Làm thủ tục hải quan

SVTH : Nguyễn Thị Bích Nhung Trang 28

Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD: Lé Van Hién

e Kiểm tra hàng hoá

e© Khiếu nại, bồi thường (nếu có)

e Nhan hàng và vận chuyển hàng về kho riêng và giao cho đơn vị đặt hàng

Ký hậu B/L

Thanh toán Nhận Thuế Kiểm hoá Khai báo

THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU

1 Xin giấy phép nhập khẩu

Hiện nay nhà nước thực hiện quản lý XNK theo cơ chế mở, mọi thành phần kinh tế đều

được tham gia XNK theo ngành nghề ghi trong giấy phép đăng ký kinh doanh của mình

Riêng đối với hàng hoá chịu sự quản lý chuyên ngành thì khi có sự cho phép của cơ quan dau ngành mới được nhập khẩu

VD : khi nhập khẩu điện thoại di động, thì phải xin giấy phép của Cục Bưu Điện thì ta mới được nhập khẩu

2 Mở L/C (nếu thanh toán bằng L/C)

Nếu hợp đồng ký kết qui định việc thanh toán bằng L/C thì công việc đầu tiên của chi

nhánh là phải mở L/C và thông báo cho người bán để họ chuẩn bị giao hàng Đây là

công việc liên quan đến nghĩa vụ và uy tín của chỉ nhánh vì đây là một văn bản pháp lý trong đó ngân hàng cam kết đứng ra trả tiền cho nhà xuất khẩu trong thời gian đã được

qui định trong L/C vì vậy việc qui định thanh toán bằng L/C là rất chặt chẽ và đảm bảo

SVTH : Nguyễn Thị Bích Nhung Trang 30

Trong hợp đồng có sự thoả thuận giữa hai bên về ngân hàng mở L/C và ngân hang

thông báo Nếu chi nhánh chọn thị sẽ chọn một trong các ngân hàng có uy tín, quen

thuộc như: Vietcombank, ACB, Eximbank điều đó rất có lợi cho chi nhánh vì cước phí

mở L/C thấp, có thể tư vấn, hướng dẫn cho chi nhánh nếu có sự tranh chấp xảy ra thì luật

của nước Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam được áp dụng để xử lý

Ngân hàng thường mở các loại L/C như:

" L/C huỷ ngang

" L/C không huỷ ngang

"_ L/C không huỷ ngang có xác nhận

" L/Cdựphòng

= L/C giáp lưng

Ở chi nhánh nếu mở L/C thì mở L/C không huỷ ngang Đây cũng là L/C sử dụng rộng

rãi nhất trong các hợp đồng ngoại thương, tuy nhiên nếu hợp đồng qui định mở L/C tại ngân hàng mà chi nhánh chưa quen biết hay chưa làm ăn lâu dài thì chỉ nhánh thường

mở L/C không huỷ ngang có xác nhận

b) Viết đơn xin mở L/C

Đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng được viết căn cứ trên hợp đồng mua bán

ngoại thương đã được ký kết, căn cứ theo UCP500, căn cứ theo luật hai bên áp dụng, nội

dung thể hiện đơn giản

Khi làm đơn xin mở L/C cần kèm theo các giấy tờ sau:

+Đối với L/C trả ngay:

Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá(bản chính)

Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá (bản sao có chứng thực)

Nếu nhập khẩu uỷ thác thì kèm hợp đồng uỷ thác

Phương án kinh doanh hàng trả chậm

Bảng cân đối tài sản (hay quyết toán tài chính) của chỉ nhánh trong năm qua

Hợp đồng thế chấp tài sản nếu chỉ nhánh vay vốn của ngân hàng để ký quỹ

c) Ký quỹ

Khi đơn xin mở L/C được gởi đến cho ngân hàng, ngân hàng yêu cầu chi nhánh phải ký quỹ Mức ký quỹ được qui định cho 3 nhóm khách hàng:

Nhóm 1: Thường là nhóm khách hàng có uy tín rất cao, có kỷ luật trong việc thanh toán,

các khách hàng có số dư lớn tại các ngân hàngthì mức ký quỹ từ 0% đến 5%

Nhóm 2: Gỗm một số doanh nghiệp làm ăn lâu dài với ngân hàng, làm ăn có uy tín Tài

khoản tiễn gởi thường xuyên có số dư lớn, ít khi vi pạhm về thanh toán của ngân hàng

Đối với những khách hàng này ngân hàng có thể xét cho ký quỹ một phần giá trị của

L/C: 10%, 20%, 30% và tuỳ theo từng thương vụ mà có thể xin giảm mức ký quỹ hay không

Nhóm 3:Là một số đơn vị nhập khẩu còn lại, số khách hàng rất đông Họ phải ký quỹ theo đúng nguyên tắc là 100% giá trị của L/C

Chi nhánh thuộc nhóm khách hàng thứ hai và mức ký quỹ của chi nhánh thường là 20% gid tri L/C

Phần chứng từ qui định trong L/C có một số điểm như :

Full set (3/3) bill of lading tức là toàn bộ vận đơn sẽ được xuất trình qua ngân hàng

Chi nhánh muốn nhận hàng thì phải đến ngân àhng trả đầy đủ tiễn hàng thì ngân hàng

mới đưa vận đơn

Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD: Lé Van Hién

Set (2/3) bill of lading titc 14 2/3 bO vận đơn sẽ được xuất trình qua ngân hàng, còn 1/3

bộ sẽ gởi thẳng cho chỉ nhánh, điều kiện này rất có lợi cho chỉ nhánh, vì khi nhận được vận đơn chi nhánh sẽ biết được ngày tàu đi, tàu đến, việc bốc xếp hàng như thế nào để

có thể chẩn bị các thủ tục nhận hàng, hạn chế được thời gian lưu kho, lưu bãi do đó giảm được các chi phí này

Made out order of bank : Phải có chữ ký hậu của ngân hàng thì mới nhận được hàng Nếu chi nhánh ký quỹ 100% giá trị của L/C thì chi nhánh có quyền qui định về việc xuất

trình B/L Nếu chi nhánh chưa ký đủ 100% thì ngân hàng sẽ khống chế B/L, sau khi trả tiền thì ngân hàng mới đưa các chứng từ còn lại để chi nhánh có thể đi nhận hàng

d) Tu chỉnh L/C:

Trong thực tế chỉ nhánh chỉ để nghị tu chỉnh trong một số ít trường hợp do điểu khoản

đã mở trong L/C không chính xác Thường việc tu chỉnh L/C xuất phát từ người xuất khẩu khi họ nhận thấy việc thực hiện đúng các điều khoản trong L/C vượt quá khả năng

hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi của họ

Nguyên tắc tu chỉnh L/C:

e Người bán hoặc người mua muốn tu chỉnh L/C phải thông báo có sự chấp thuận của đối tác và bên nào tu chỉnh bên đó sẽ chịu mọi chỉ phí về việc tu chỉnh L/C

se - Việc tu chỉnh L/C phải được thực hiện trong thời gian hiệu lực của L/C

e Việc tu chỉnh L/C phải thông qua ngân hàng, nội dung tu chỉnh phải được sự xác nhận cuối cùng của ngân hàng mở L/C

se _ Các nội dung giao dịch phải được thực hiện bằng văn bản như thư từ, điện thoại,

điện tín

® Sau khi thực hiện thông báo tu chỉnh L/C thì nội dung tu chỉnh trở thành một bộ

phận của L/C có đầy đủ giá trị pháp lý và có nội đung huỷ bỏ những nội dung cũ

có liên quan đến nó

SVTH : Nguyễn Thị Bích Nhung Trang 33

Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD: Lé Van Hién

3 Thuê phương tiện vận tải (chẳng hạn như việc thuê tàu):

a) Phương thức thuê tàu chợ (còn gọi là thuê tàu lưu cước):

Chủ hàng tự mình hoặc thông qua người môi giới yêu cầu hãng tàu dành cho mình một chỗ trên con tàu hoặc một phẫn con tàu để chở lô hàng từ cảng này sang cảng khác Trường hợp thuê tàu chợ khi hàng hoá có khối lượng không lớn, có bao bì bảo đảm chắc

chắn và cảng đến phải nằm trên tuyến đường mà tàu đi qua

Phương thức thuê tàu chợ có ưu điểm là thủ tục đơn giản, chủ hàng chủ động giao hàng cho người vận tải, có thể tính toán được hiệu quả kinh doanh, nhưng cước phí cho phương

thức thuê tàu này rất cao do phải tính cả chỉ phí bốc đỡ Người thuê tàu không được thoả

thuận mà chỉ làm theo những điều khoản ghỉ sẵn trong B/L

b) Phương thúc thuê tàu chuyến:

Đối với phương thức thuê tàu này hãng tàu cho người thuê toàn bộ hoặc một phần

con tàu để chở 1ô hàng từ một hoặc nhiều cảng này đến một hoặc nhiều cảng khác

Phương thức thuê tàu chuyến được sử dụng để chở nhưng hàng như than đá, ngũ

cốc hoặc hàng đá có khối lượng lớn Người thuê tàu chuyến thướng phải qua mối giới

Phương thức thuê tàu này thường có tính linh hoạt cao, có thể thay cảng xếp dỡ dễ

dàng, cước phí thấp, có thể thương lượng về cước phí thuê tàu, thời gian chở tàu được rút

ngắn vi tàu ít ghé cảng dọc đường Tuy nhiên giá cước thường xuyên biến động, do đó

người thuê tàu phải nắm bắt được thông tin về thị trường cước phí để không bị hớ

Thực tế chỉ nhánh thường ký hợp đổng nhập khẩu theo điểu kiện CIF cảng

TP.HCM nên nghiệp vụ thuê tàu thường do bên xuất khẩu thực hiện

c) Phương thúc thuê tàu định hạn:

Phương thức này là chủ tàu cho người thuê tàu sử dụng tàu trong một thời gian nhất định để sử dụng vào mục đích chuyên chở hàng cho người thuê lại Chủ tàu có trách

nhiệm giao quyển sử dụng chiếc tàu cho người thuê và phải bảo đảm khả năng di biển

của con tàu trong quá trình cho thuê Người thuê tàu có trách nhiệm trả tiền thuê và chịu

SVTH : Nguyễn Thị Bích Nhung Trang 34

Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD: Lé Van Hién

trách nhiệm về việc khai thác tàu, phải trả lại tàu cho chủ sau khi hết hạn thuê và tình

trạng con tàu phải tốt trong htời gian qui định

Trong thực tế có hai phương thức thuê tàu định hạn:

+ Thuê tàu định hạn phổ thông : thuê tàu, sỹ quan, thuỷ thủ tàu

+ Thuê tàu định hạn trơn: không thuê sỹ quan, thuỷ thủ, trang thiết bị cho tàu Nhưng phương thức này hiện nay ít được sử dụng

Tàu định hạn được chủ tàu cho thuê khi gặp khó khăn tạm thời trong việc chuyên chở

hàng hoá hoặc giá cước thuê tàu có xu hướng giảm xuống hay mục đích thuê tàu với tư

cách là chủ tàu thuần tuý

4 Mua bảo hiểm:

Do hợp đồng nhập khẩu được tính theo điều kiện giá CIF nên bảo hiểm do bên bán

chịu trách nhiệm, chi nhánh chỉ chịu chi phí đỡ hàng lên bờ và chịu mọi rủi ro tổn thất

khi hàng hoá đã giao tại cảng bốc hàng (và để bảo đảm an toàn cho hàng hoá nhập khẩu,

chỉ nhánh thường để nghị người bán mua bảo hiểm “all risk”

Cũng như việc thuê tàu, do nhập theo giá CIF nên việc mua bảo hiểm là phía đối tác nước ngoài đảm nhận nên cước phí bảo hiểm cao hơn nếu mua bảo hiểm tại Việt Nam

và khi có bổi thường cũng tốn nhiều thời gian hơn Hơn nữa, hiện nay các Công ty Bảo

Hiểm Việt Nam hoạt động khá tốt, thiết nghĩ chỉ nhánh nên chủ động mua bảo hiểm, vừa cân nhắc mua bảo hiểm theo điều kiện nào là tốt nhất vừa để đảm bảo được an toàn cho hàng hoávừa giảm được chi phí

5 Nhận giấy thông báo tàu đến:

Song song với các nước trên, chỉ nhánh phải theo dõi và liên hệ với hãng tàu và đại

lý của hãng tàu để nắm bắt kịp thời lịch trình tàu đến Khi tàu đến hãng tàu sẽ tiến hành làm các thủ tục cần thiết để tàu nhập cảng và hãng tàu sẽ thông báo trực tiếp cho chỉ

nhánh về lịch trình nhập cảng của tàu