đồ án công nghệ thông tin ứng dụng Winword trong soạn thảo văn bản

Về quan hệ công tác Ban chỉ đạo CNTT các cơ quan Đảng giúp đồng chí Thường trực Ban Bíthư chỉ đạo, tổ chức triển khai thực hiện Đề án Tin học hoá hoạt động của các cơquan Đảng giai đoạn

Trường thbc kỹ thuật tin học hà nội

2 Giáo viên hướng dẫn : Cô Đinh Bích Hoà

Cô Nguyễn Thị Mai

Hà Nội, tháng 5 / 2005

-Mục

lục-Lời cảm ơn.

Sau 2 tháng thực tập tại cơ sở em đã tiếp thu & học hỏi được rất nhiều kiến thức mới đồng thời củng

cố được những kiến thức được học tại trường.

Em xin chân thành cảm ơn các cô, bác, anh, chị trong cơ quan "Ban chỉ đạo Công nghệ thông tin Quốc gia " Chóng em có thể hoàn thành tốt báo cáo của mình là nhờ có sù quan tâm giúp đỡ của ban lãnh đạo

cơ quan & đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của cô Kim Phượng, anh Cường đã trực tiếp giúp đỡ em rất nhiều trong thời gian chóng em thực tập.

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Đinh Bích Hoà

& cô Nguyễn Thị Mai đã chỉ bảo tận tình & giúp đỡ

em trong suốt quá trình thực tập.

Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu nhà trường đã tạo điều kiện cho em được đi thực tập và có thêm nhiều cơ hội học hỏi.

Hà Nội ngày năm 2003.

Học sinh

NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN TẠI CƠ SỞ

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

Lời nói đầu

Trước những phát triển và đổi mới mạnh mẽ của đất nước về công nghệ thông tin đòi hỏi những thanh niên, những học sinh, sinh viên phải suy nghĩ làm thế nào để đáp ứng được những yêu cầu mà xã hội đặt ra Nếu đáp ứng được các yêu cầu này thì đồng nghĩa với việc tìm được một công việc tốt và có một vị trí trong xã hội Điều này thực sự

là một khó khăn đối với hầu hết các học sinh, sinh viên đã, đang và sắp tốt nghiệp Em luôn nghĩ mình là một người may mắn được học tại một trường dạy nghề có uy tín của thành phố, đó chính là ngôi trường mang tên ESTIH.

Là học sinh của trường em đã không những được tiếp cận với những kiến thức về khoa học, về xã hội mà còn có cơ hội đưa những kiến thức này áp dụng vào thực tế qua các kỳ thực tập hàng năm của nhà trường tổ chức.

BAN CHỈ ĐẠO CÔNG NGHỆ THÔNG TIN QUỐC GIA

Địa chỉ: Sè 7 Nguyễn

Cảnh Chân

Số điện thoại : 080.43089

Trưởng ban : Đặng Hữu

Phó ban: Hoàng Quốc

Tuấn

Số lượng nhân

viên: 12 người

Chức năng và nhiệm vụ Ban Chỉ đạo CNTT các cơ quan Đảng

ưư

Về Chức năng :

Ban chỉ đạo CNTT các cơ quan Đảng có chức năng giúp ban bí thư chỉđạo việc ứng dụng và phát triển CNTT trong hệ thống các cơ quan Đảng Do đóBan chỉ đạo CNTT các cơ quan Đảng có các nhiệm vụ sau :

Về nhiệm vụ :

1 Nghiên cứu đề xuất các phương án ứng dụng CNTT, đổi mới lề lối,phương thức lãnh đạo một cách tương ứng nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả,hiệu lực của công tác điều hành Đảng

2 Ban chỉ đạo CNTT các cơ quan Đảng phối hợp với Ban chỉ đạo 58 củaChính phủ, các ban Đảng và Bộ, các ngành liên quan theo dõi, đôn đốc, kiểm traviệc thực hiện chỉ thị 58-CT/TW của Bộ Chính trị (Khoá VIII) về đẩy mạnh ứngdụng và phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp CNH-HĐH đất nước

3 Chỉ đạo việc tổ chức thực hiện Đề án Tin học hoá hoạt động của các cơquan Đảng giai đoạn 2001-2005 theo Quyết định số 47-QĐ/ TW của Ban Bí thư,đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu, yêu cầu, nhiệm vụ, hoàn thành đúng tiến độ

đã đề ra

a) Hướng dẫn xây dựng và thẩm định, phê duyệt các đề án, dự án phát triển &

ứng dụng CNTT (kể cả kế hoạch kinh phí ) của các cơ quan Đảng ở TW

và các tỉnh thành uỷ

b) Chủ trì cùng với ban Tài chính-Quản trị TW và các cơ quan liên quan tổng

hợp, phân bổ, điều chỉnh, quản lý và quyết toán kinh phí, đảm bảo đúngmục đích, yêu cầu & tiến độ của các dự án

c) Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Đề án và sử dụng kinh phí ; Đánh

giá kết quả, hiệu quả thực hiện các dự án ; có biện pháp chỉ đạo kịp thời

để đảm bảo đúng yêu cầu, tiến độ

d) Sơ kết, tổng kết, đánh giá tình hình ứng dụng CNTT trong các cơ quan Đảng

e)Hướng dẫn nghiên cứu & hỗ trợ kỹ thuật đối với các cơ quan Đảng ở TW &

các tỉnh thành uỷ

f) Tổ chức phối hợp với đề án “Tin học hoá quản lý hành chính nhà nước”

nghiên cứu, ban hành các quy định, quy chế, chuẩn bị thông tin, chuẩn bịCNTT sử dụng thống nhất trong hệ thống các cơ quan Đảng

4 Tổ chức chỉ đạo công tác đào tạo về CNTT trong toàn hệ thống các cơquan Đảng

5 Thực hiện một số nhiệm vụ về phát triển và ứng dụng một số CNTT doBan Bí thư giao

Về quan hệ công tác

Ban chỉ đạo CNTT các cơ quan Đảng giúp đồng chí Thường trực Ban Bíthư chỉ đạo, tổ chức triển khai thực hiện Đề án Tin học hoá hoạt động của các cơquan Đảng giai đoạn 2001-2005 ; định kỳ hàng quý và đột xuất báo cáo và xin ýkiến chỉ đạo trực tiếp của đồng chí Thường trực Ban Bí thư

Kết hợp với các cơ quan liên quan của Quốc hội & Chính phủ, đặc biệtkết hợp với Đề án Tin học hoá quản lý hành chính nhà nước để thực hiện đề ánchung về tích hợp hệ thống tin học hóa công tác quản lý, điều hành của nhànước và sự lãnh đạo của Đảng trên phạm vi cả nước

Ban chỉ đạo CNTT định kỳ mỗi tháng họp 1 lần ; họp đột xuất khi cầnthiết

Về lề lối làm việc và phân định trách nhiệm trong ban chỉ đạo :

a) Ban chỉ đạo CNTT các cơ quan Đảng quyết định tập thể theo đa số cácviệc sau :

 Kế hoạch tổ chức thực hiện Đề án và kế hoạch kinh phí cho cả gia đoạn và từng năm

 Quy chế về duyệt, phân bổ, quản lý, thanh tra, quyết toán về tài chính

 Báo cáo tổng kết hàng năm của Ban chỉ đạo

 Những vấn đề cần xin ý kiến chỉ đạo của Ban Bí thư.

b) Phó ban chỉ đạo giúp Trưởng ban điều hành chung công việc của banchỉ đạo, thay mặt Trưởng ban giải quyết những công việc được Trưởng ban phâncông; chịu trách nhiệm về nội dung hệ thống thông tin phục vụ TW Đảng, BộChính trị,Ban Bí thư và cấp uỷ các cấp, quản lý mạng thông tin diện rộng củaĐảng

c) Các uỷ viên Ban Chỉ đạo tham gia thực hiện các công việc chung củaban chỉ đạo và chịu trách nhiệm theo dõi, điều hoà, phối hợp, kiểm tra, đôn đốccác cơ quan Đảng thực hiện những nội dung, nhiệm vụ và chủ động đề xuấtnhững nội dung, biện pháp cần triển khai theo mảng công việc cụ thể do Ban chỉđạo CNTT các cơ quan Đảng phân công phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của

cơ quan mà uỷ viên đó đại diện Cụ thể :

 Uỷ viên về Tổ chức : Chịu trách nhiệm về tổ chức, chính sách cán

bé & nhân lực ;

 Uỷ viên về Tư tưởng văn hoá : Chịu trách nhiệm về quản lý thông

tin về công tác tư tưởng, lý luận, phổ biến, hướng dẫn, giáo dục,tuyên truyền

 Uỷ viên về Khoa giáo : Chịu trách nhiệm về CNTT trong hệ thống

các cơ quan Đảng

 Uỷ viên, đại diện Ban cơ yếu : Chịu trách nhiệm về an toàn, an

ninh thông tin điện tử trong hệ thống các cơ quan Đảng

 Uỷ viên, đại diện Bộ Bưu chính,Viễn thông: Chịu trách nhiệm về

đảm bảơ chất lượng đường truyền và giá cước trao đổi thông tintrên mạng thông tin diện rộng của Đảng và kết nối với hệ thốngthông tin điện tử của nhà nước

 Uỷ viên về Tài chính : Chịu trách nhiệm về các vấn đề tài chính,

nguồn vốn cấp phát và thanh quyết toán Chủ trì việc xây dựng Quychế về quản lý tài chính của Đề án tin học hoá hoạt động của các cơquan Đảng

Về bộ máy giúp việc :

Ban Thư ký đồng thời là Văn phòng giúp Ban chỉ đạo trong việc tổ chứcthực hiện các nhiệm vụ được giao

 Ban Thư ký gồm Trưởng Ban Thư ký, một số Phó Ban thư ký và một số

uỷ viên là các chuyên gia có năng lực về tổ chức và điều hành Ban Thư

ký, ngoài một số chuyên trách, có thể có nhiều người kiêm nhiệm Uỷviên thư ký kiêm nhiệm được cơ quan chủ quản tạo điều kiện để hoànthành nhiệm vụ do Ban Thư ký phân công

 Biên chế của Ban Chỉ đạo và Ban Thư ký do Ban Chỉ đạo phối hợp vớiBan Tổ chức TW xác định cụ thể

Về điều kiện làm việc :

Ban Chỉ đạo CNTT các cơ quan Đảng có con dấu riêng ; được bảo đảmđiều kiện và phương tiện làm việc bằng ngân sách ; có tài khoản riêng để phục

vụ Quy chế hoạt động của Ban thư ký thuộc ban chỉ đạo CNTT các cơ quanĐảng

I Chức năng nhiệm vụ, tổ chức của Ban thư ký

Điều 1 Ban thư ký đồng thời làm nhiệm vụ Văn phòng của Ban chỉ đạo CNTT

các cơ quan Đảng, có chức năng, tham mưu và giúp Ban chỉ đạo CNTTcác cơ quan Đảng

Điều 2 Ban thư ký có các nhiệm vụ sau đây:

1 Giúp Ban chỉ đạo CNTT quản lý đề án Tin học hóa hoạt động của cơquan Đảng theo cơ chế quản lý Chương trình Mục tiêu của Chính phủ;

2 Xây dựng kế hoạch công tác năm, 6 tháng, quý, chương trình côngtác tháng, tuần và tổ chức thực hiện các kế hoạch chương trình công tác đã đềra; giúp Ban chỉ đạo CNTT chuẩn bị và tiến hành hội nghị sơ kết thực hiệnQuyết định 47-QĐ/TW của Ban Bí thư

3 Phối hợp với bộ phận chuyên quản lý về tài chính giúp Ban chỉ đạoCNTT hướng dẫn xây dựng, phê duyệt nội dung và kế hoạch phân bổ kinh phí,kiểm tra và kiến nghị điều chỉnh việc thực hiện các đề án 2001-2005, các dự án

và kế hoạch ứng dụng kinh phí CNTT hàng năm của các cơ quan Đảng ở TW,tỉnh, thành uỷ

4 Nghiên cứu dự thảo các quy định quy chế và các văn bản chỉ đạo,hướng dẫn của BCĐ CNTT và của Ban Bí thư có liên quan tới việc triển khaiứng dụng CNTT trong hệ thống tổ chức của Đảng , trước hết là quy chế về quản

lý mạng thông tin diện rộng của Đảng, các quy định về chuẩn công nghệ chuẩnthông tin về các phần mêm dùng chung, về chữ ký điện tử và thể thức của vănbản điện tử về bảo mật và an toàn thông tin…

5 Giúp BCĐ CNTT hướng dẫn , kiểm tra nghiệp vụ và hỗ trợ kỹ thuật đốivới các cơ quan Đảng ở TW và các tỉnh thành uỷ tổ chức bồi dưỡng đào tạo phổcập và nâng cao kiến thức về CNTT cho các loại cán bộ trong hệ thống cơ quanĐảng

6 Giúp BCĐ CNTT phối hợp với các ban đảng và các bộ, ngành liênquan thực hiện tốt nhiệm vụ tổ chức quán triệt, hướng dẫn theo dõi đôn đốckiểm tra và tổng kết đánh giá việc thực hiện chỉ thị 58-CT/TW của Bộ Chính trị;kết hợp với các cơ quan liên quan của quốc hội va chính phủ, đặc biệt kết hợpvới Đề án tin học hoá quản lý hành chính nhà nước để hình thành đề án chung

về tin học hoá công tác quản lý điều hành nhà nước và sự lãnh đạo của Đảngtrên trạm vi toàn quốc

7 Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị hữu quan của Văn phòng TW, BanTài chính – Quản trị TW và các cơ quan liên quan bảo đảm các điều kiện vậtchất cho hoạt động của Ban Chỉ đạo CNTT chủ trì thực hiện

8 Lập và quản lý hồ sơ hoạt động của Ban thư ký vào Ban Chỉ đạoCNTT Nép lưu hồ sơ lưu trữ vào Cục lưu trữ Văn phòng TW theo đúng quyđịnh

II.Chế độ và lề lối làm việc của Ban Thư ký

Điều 3 Ban Thư ký gồm Trưởng Ban Thư ký, 1 hoặc 2 Phó ban thư ký và một

số uỷ viên, là các chuyên gia có năng lực về tổ chức và điều hành BanThư ký ngoài một số chuyên trách có thể có các cán bộ kiêm nhiệm.Uỷ

viên thư ký do Ban thư ký phân công ban thư ký đặt tại Văn phòng TW cómột số cán bộ chuyên trách thuộc biên chế của Văn phòng TW

Điều 4 Các cán bộ không chuyên trách của Ban TK làm việc theo chế độ kiêm

nhiệm, được cơ quan chủ quản tạo điêù kiện, dành Ýt nhất 1/3 thời giancho việc thực hiện nhiệm vụ của BTK

Điều 5 BTK và các uỷ viên BTK hoạt động theo quy chế và thực hiện các công

việc theo chương trình và kế hoạch công tác hàng tuần, tháng

BTK họp 1 lần một tuần vào đầu tuần (trừ trường hợp đột xuất) để thốngnhất kế hoạch phân công công việc trong tuần và kiểm điểm công việctuần qua

Điều 6 Trưởng BTK phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Trưởng

BCĐCNTT về việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác củaBTK, về phân công và nhận xét kết quả công việc của các uỷ viên BTK.Định kỳ hàng tháng, Trưởng BTK báo cáo với Trưởng BCĐCNTT bằngvăn bản két quả thực hiện công việc trong tuần, tháng và dự kiến kế hoạchcông tác của tuần, tháng tới

Trưởng BTK được ký các công văn mời họp, thông báo ý kiến củaBCĐCNTT, các văn bản hướng dẫn kỹ thuật, nghiệp vụ cụ thể và một sốvăn bản được Trưởng BCĐCNTT uỷ quyền

Điều 7 Phó trưởng BTK có trách nhiệm giúp Tưởng BTK tổ chức thực hiện các

nhiệm vụ việc được phân công phụ trách, thay mặt Trưởng BTK khiTrưởng Ban vắng mặt (kể cả việc ký các văn bản thuộc thẩm quyền củaTrưởng BTK)

Điều 8 Các uỷ viên BTK có trách nhiệm hoàn thành tốt nhiệm vụ được phân

công

Các uỷ viên BTK có quyền đề xuất Trưởng BTK phân công côngviệc phù hợp với chuyên môn của mình ; được nhận các thông tin cầnthiét và được quan hệ với các cơ quan có liên quan để thực hiện nhiệm vụđược phân công ; khi cần thiết được trực tiếp báo cáo, xin ý kiến và kiến

nghị với Trưởng Ban hoặc các uỷ viên BCĐCNTT về công việc đượcphân công hoăc về công việc chung của BTK.

Các uỷ viên kiêm nhiệm của BTK có trách nhiệm định kỳ hàng thángbáo cáo bằng văn bản với lãnh đạo cơ quan chủ quản và với BCĐCNTT

về nhiệm vụ, kế hoạch, kết quả công tác của mình trong BTK ; báo cáo có

ý kiến nhận xét của Trưởng BTK hoặc BCĐ

Phần B: Nội dung thực tập về nghiệp vụ thư ký

I.Nội dung công việc được giao:

Trong đợt thực tập này, với lượng kiến thức đã học tại trường em đã làm tốt một

số công việc văn phòng như : sắp xếp tài liệu và lọc các bản trùng , bản loạikhông cần thiết sau đó đánh thứ tự các văn bản theo số và biên mục tài liệu,nhập máy tài liệu các công văn giấy tờ lên máy và làm chuyên đề cho các tàiliệu sau khi đã biên mục và nhập lên máy

1.Biên mục và sắp xếp tài liệu

Ngay từ ngày đầu mới đến chúng em đã được giao công việc và chúng em được

cô Nguyễn Thị Kim Phượng hướng dẫn rất tỉ mỉ và chúng em đã hiểu ra rấtnhiều điều trong công tác văn thư lưu trữ mặc dù không phải là chuyên mônchính của chúng em nhưng đó cũng là một công việc rất hay mà sinh viên chúng

em sau khi ra trường thường rất mong ước

II.Tự đánh giá về việc mình đã làm trong quá trình thực tập

Do được đào tạo có hệ thống trong trường, đồng thời có sự rèn luyện và học hỏicủa bản thân, em đã hoàn thành tương đối tốt công việc được lãnh đạo giao cho.Trong quá trình làm việc thực tập tại cơ sở, mặc dù còn gặp nhiều khó khăn, saisót nhưng được sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ trong Ban Thư ký- Ban Chỉ đạoCNTT các cơ quan Đảng đặc biệt là cán bộ trực tiếp hướng dẫn chúng em tại cơ

sở Với những công việc như trên, chúng em đã học được tính cẩn thận và khéoléo trong công việc

Đối với công việc được giao, em luôn cố gắng hoàn thành đôi khi cũng gặp khókhăn nhưng với sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ hướng dẫn, chúng em đã hoànthành tốt công việc và học hỏi được rất nhiều điều bổ Ých

III.Tự đánh giá về ưu điểm, nhược điểm của bản thân, về kỹ năng nghiệp vụ vàứng xử khi thực tập tại Ban Chỉ đạo CNTT các cơ quan Đảng.

1.Ưu điểm:

-Chấp hành tốt nội quy làm việc, kỷ luật lao động của cơ quan

-Trong khi thực tập, em đã làm tốt công việc được giao như đúng thời hạn

-Với các công việc được giao em cố gắng thực hiện với thái độ nhiệt tình và tíchcực

-Trong giao tiếp và ứng xử với mọi người trong công ty, em luôn cởi mở, hòađồng, lắng nghe ý kiến và sự góp ý của mọi người

-Kỹ năng nghiệp vụ khi xử lý các tình huống mắc phải tại cơ sở thực tập đạt ởmức độ khá

Dùa trên mô hình tổ chức tài liệu

Sử dụng các yếu tố dữ liệu bán cấu

Sö dông d÷ liÖu cã cÊu tróc tróc ( Đồ họa, tài liệu đa dạng)

Sö dông c¸c yÕu tè d÷ liÖu b¸n cÊutróc ( §å häa, tµi liÖu ®a d¹ng)Đưa tg thực tế thâm nhập dữ liệu Sử dông sao chép thông thường để

cập nhậtĐịnh vị dữ liệu sử dụng cho yêu

cầu

Định vị dữ liệu sử dụng View(những câu hỏi tiền xác định)

Sử dụng dữ liệu đồng nhất Sử dụng dữ liệu không đồng nhất

Tổ chức thông tin trong Form và

Views

Không chọn lọc hoặc tổ chức thôngtin ở 1 vị trí

Cho phép truy cập nhanh Tốn thời gian truy cập

Không yêu cầu truy nhập thường

xuyên

Luôn nối tiếp nhau

Dễ truy cập Đòi hỏi kỹ thuật cao, công cụ truy

cập khác nhau

Hợp nhất với chuẩn DBMS Không hợp nhất với chuẩn DBMS

PHẦN C: CHUYÊN ĐỀ VỀ “ỨNG DỤNG WINWORD

TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN”

CHƯƠNG I: MICROSOFT TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN

I Lý do chọn đề tài:

Trước đây khi chưa có máy vi tính, công việc soạn thảo gặp rất nhiều khókhăn và rất mất thời gian Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin thìviệc ứng dụng tin học đi vào thực tiễn đặc biệt là trong công tác soạn thảo vănbản đã trở thành một lĩnh vực không thể thiếu trong công tác văn phòng

Văn bản là phương tiện quan trọng trong quá trình quản lý xã hội, nó làcông cụ để các thiết chế, quy định của Nhà nước được phổ biến rộng rãi tớingười dân Chính vì vậy mà việc ứng dụng Winword trong soạn thảo văn bảnhành chính là cần thiết bởi nó tạo ra một văn bản có độ chính xác cao hơn khi taviết tay Đó chính là lý do tại sao em chọn đề tài này

II Các loại văn bản

1.Khái niệm

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quaqnr lý Nhà nước bằngvăn viết do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành thể thức nhất định mangtính quyền lực đơn phương làm phát sinh các hệ quả quản lý

+ Quyền lực đơn phương: là những cơ quan Nhà nước họ có thẩm quyềnđưa ra các quyết định quản lý mà các tổ chức các cá nhân tuyệt đối tuân thủ

+ Hệ quả pháp lý: là căn cứ phát dinh quyền và nghĩa vụ của các đốitượng sau những quyết đinh quản lý

2.Các loại văn bản

Từ mục đích ra đời của văn bản, tuỳ theo từng yêu cầu của văn bản,người ta chia văn bản thành hai loại chính: văn bản quản lý Nhà nước và vănbản diễn thuyết

Văn bản Nhà nước bao gồm: văn bản qui phạm pháp luật, văn bản hànhchính, văn bản chuyên môn kỹ thuật, văn bản chuyển đổi.

Văn bản qui phạm pháp luật được chia thành hai loại: văn bản pháp luật

và văn bản pháp qui Văn bản pháp qui bao gồm nghị định, nghị quyết của chínhphủ, qui định, chỉ thị của Thủ tướng, thông qua các bộ, nghành của UBND cáccấp Văn bản pháp luật là văn bản có tính pháp lý quan trọng nhất Nó là căn cứ

để xây dựng các văn bản khác Văn bản pháp luật do cơ quan lập pháp ban hành,

nó có hiệu lực cho mọi tổ chức, cá nhân trong một xã hội

VD: Hiến pháp, các bộ luật, nghị quyết

- Văn bản hành chính: là loại văn bản phổ biến nhất trong các cơ quan, xínghiệp Văn bản hành chính bao gồm: biên bản, công văn, báo cáo, tờ trình, giấygiới thiệu…

- Văn bản chuyên môn kỹ thuật: là loại văn bản chỉ áp dụng cho một số cơquan nào đó, hoặc dùng cho các cơ quan khoa học kỹ thuật

VD: Nội qui, qui chế, qui đinh…

- Văn bản diễn thuyết: là văn bản có tính chất nghi thức xã giao hànhchính, bao gồm các loại văn bản như diễn văn, đáp từ, lời chúc mừng…

III.Thể thức chung của một văn bản.

1.Khái niệm

Thể thức chung của một văn bản là những yếu tố cấu thành của một vănbản nhằm đảm bảo tính pháp lý, tính quyền lực của nó, phải có những yếu tốviết đúng quy định đặt trên trang văn bản theo vị trí

Để làm tốt công tác trình bày văn bản đúng thể thức thì điều quan trọng làngười thư ký, người làm công tác văn phòng cần phải hiểu thế nào là thể thứccủa một văn bản.

Thể thức của một văn bản là thành phần kết cấu của văn bản, để đảm bảo

sự chính xác, giá trị pháp lý, nội dung và hiệu lực thi hành văn bản đó Ngườisoạn thảo văn bản phải căn cứ chung vào thành phần và kết cấu chung của vănbnr vao gồm: Tiêu ngữ, tác giả văn bản, số và ký hiệu, địa danh và ngày tháng,

tê loại và trích yếu nội dung văn bản, nơi nhận, chữ ký, dấu, dấu chỉ mức độkhẩn (nếu có)…

Cỡ chữ

Kiểu chữ

Ví dô

1 Tiêu đề VnTimeH

.VnTime

13 13

Đứng Đậm

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Hä vµ tªn ngêi ký

Quyết định của UBND xã mễ trì

đầu nội dung)

.VnTimeH 14 Đứng -BQL dự án khu đô thị mễ trì I

Đậm Đứng

Điều 1:

a.Thành lập hội đồng đền bù GPMB 10

13 13 14

Đậm Đậm Đậm

T/M Ubnd xã mễ trì Chủ tịch

Nguyễn Đức Phồn 11

1 Tiêu đề của văn bản

- Phần 1: Quốc hiệu có kiểu chữ in cỡ 13

- Phần 2: Tiêu ngữ có kiểu chữ Vn.Time cỡ 14

Ví dô: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Ví dô: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

2 Tác giả của văn bản

- Khái niệm:

+ Tác giả văn bản có tên cơ quan ban hành văn bản Tác giả có thể là một

cơ quan hoặc cá nhân

+ Cơ quan thẩm quyền chung như: UBND, các HĐND, Chính phủ, QuốcHội

+ Cơ quan thẩm quyền riêng như: Bộ, Sở, Công ty, trường học…

+ Tác giả vân bản giúp cho việc xác định văn bản đó là cơ quan nào và vịtrí của cơ quan đó trong hệ thống các cơ quan nhà nước

- Vị trí: Tác giả văn bản được ghi ở góc bên trái, trên cùng, trang đầu củavăn bản.

+ Giữa tên loại và tên cơ quan ban hành được nối với nhau bằng dấu gạchngang Giữa số và ký hiệu văn bản được nối với nhau bằng gạch chéo

+ Kiểu chữ là “VnTime”, cỡ chữ 13, đứng

Ví dụ: 03/QĐ-VPTW, 15/TTr-UBND 03/Q§-VPTW, UBND

15/TTr-Đối với các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan như Chính phủ,Thủ tướng Chính phủ, các Bộ ngành,….thì ta viết như sau:

Ví dụ: Nghị định số 71 của Chính phủ ban hành năm 2003 thì ta viết nhưsau:

+ Địa danh cho biết văn bản được ban hành ở đâu

+ Thời gian cho biết văn bản được ban hành khi nào

- Vị trí của địa danh, ngày, tháng, năm ở dưới tiêu ngữ hoặc quốc hiệu

- Cách viết:

+ Khi ghi địa danh thì những chữ đầu được viết hoa và giữa địa danh,ngày tháng nối với nhau bằng một dấu phẩy (,)

+ Nếu ngày từ 1 đến 9 ta thêm số 0 ở đằng trước (và tháng 1, 2)

Ví dô: Mễ trì, ngày 30 tháng 5 năm 2003

5 Tên loại và trích yếu nội dung:

+ Trích yếu nội dung thường viees hoa chữ đầu tiên, dùng kiểu chữ

“VnTime”, cỡ chữ 14, đậm, đối với văn bản có tên loại và dùng kiểu chữ

“VnTime” cỡ chữ 12, nghiêng đối với văn bản không có tên loại

+ Đối với văn bản có tên loại thì tên loại văn bản viết bằng chữ

- Khái niệm và cách viết:

+ Chữ ký trong văn bản gồm chữ ký tắt của người chịu trách nhiệm về thểthức bản và chữ ký chính thức của người có thẩm quyền đó Chữ ký là ký hiệuriêng của người được ký vào văn bản Chữ ký phải là chữ ký chính thức đượcđăng ký

+ Chức vụ: ghi chức vụ của thủ trởng đơn vị và tên của đơn vị đó

VD: GIÁM ĐỐC SỞ Y TẾ HÀ NỘI

-+ Kí trong trờng hợp phải kÝ thay thì ghi: KT/…và phải ghi dòng chức

vụ của ngời kÝ thay

VD: KT/GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

+ Kí trong trờng hợp được thừa lệnh phải ghi: TL/… đằng trước và ghi rõ

họ tên và chức vụ của người kí thừa lệnh

VD:TL/GIÁM ĐỐC

TRƯỞNG PHÒNG

+ Khi kí thừa uỷ quyền thì ghi: TUQ/…

VD: TUQ/GIÁM ĐỐC TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG

GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH ĐÔNG ANH

+ Khi kí với t cách là một tập thể thì ghi: TM/…

VD: TM/UBND PHỜNG NGHĨA TÂN

+ Dấu thể hiện tính pháp lý của văn bản

+ Dấu có nhiều loại như : dấu cơ quan, dấu chức vụ, dấu họ tên, dấu niêmphong, dấu khẩn mật… nhưng chỉ đóng dấu khi đã có chữ ký của người có thẩmquyền

+ Dấu phải được đóng ngay ngắn rõ ràng chính xác

- Vị trí : Dấu được đóng trùm lên 1/4 chữ ký về phía bên trái

10.Dấu chỉ mức độ khẩn mật (nếu có):

- Mức độ khẩn mật do người soạn thảo đề nghị và người ký văn bản quyếtđịnh

- Khẩn có ba mức độ: khẩn, thượng khẩn, hoả tốc

- Mật có ba mức độ: mật, tối mật, tuyệt maatj

- Dấu chỉ mức độ mật được đứng ở phía trái dưới số ký hiệu văn bản cótên loại và trích yếu nội dung đối với văn bản không có tên loại

Chư ơng II : GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM MICROSOFT WORD

& ỨNG DỤNG CỦA WINWORD TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN

A Khái niệm về phần mềm Microsoft Word

Microsoft Word là chơng trình xử lý văn bản đợc sử dụng rộng rãi nhất.Với chương trình này ta có thể soạn thảo một văn bản, xử lý văn bản đó theo ýmuốn, xử lý các bảng biểu, xen vào văn bản các hình vẽ, bảng tính v.v…

B Ứng dụng của Winword trong soạn thảo văn bản

I Cách khởi động và cách thoát khỏi Winword

1 Cách khởi động:

Có thể khởi động Winword bằng các cách sau:

Cách 1:Từ màn hình Windows, nhấp chuột vào nót Start Chọn Programrồi chọn Microsoft Word (hình 1.1)

Hình 1.1: Khởi động Microsoft Word

Cách 2: Khởi động Winword bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng củaMicrosoft Word trên menu của Microsoft Office (hình 1.2)

Hình 1.2: Khởi động Microsoft Word từ thanh Microsoft Office

2 Cách thoát khỏi Winword

Để ra khái Winword có thể chọn một trong ba cách sau:

- Chọn File, chọn Exit (hoặc Ên Alt + F,X)

- Nháy đúp chuột vào Control Menu Box

- Dùng tổ hợp phím Alttrol Menu Box