đồ án công nghệ thông tin XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ-HTC

LỜI CẢM ƠNVới kiến thức tích lũy được trong thời gian học tập tại Học Viện Tài Chính,dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng với kiến thức thực tế thu được trong quá trình

LỜI CẢM ƠN

Với kiến thức tích lũy được trong thời gian học tập tại Học Viện Tài

Chính,dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng với kiến thức thực tế thu được trong quá trình thực tập tại Công Ty Cổ phần Sông Đà-HTC,em đã hoàn

thành đồ án với đề tài:”XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ-HTC”.

Để hoàn thành được đồ án này, em đã có được sự giúp đỡ của rất nhiều

người.Trước hết em xin gửi lời cám ơn đến thầy giáo HOÀNG HẢI XANH- giảng viên khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế - Học Viện Tài Chính, người đã tận

tình chỉ bảo,hướng dẫn em hoàn thành đồ án tốt nghiệp trong thời gian qua

Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong toàn Học viện, và đặc biệt là các thầy cô giáo trong khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế đã giảng dạy và truyền đạt cho em những kiến thức bổ ích trong bốn năm học vừa qua

Ngoài ra, em gửi lời cám ơn sâu sắc nhất đến ban lãnh đạo công ty, cũng như không thể không nhắc tới sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị ở phòng Kế toán-Công Ty Cổ Phần Sông Đà-HTC đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được thực tập tại công ty, và chỉ dẫn rất nhiều cho em phần nghiệp vụ, để em có thể hoàn thành được đồ án này

Cuối cùng, em xin bày tỏ lòng biết ơn tới bố mẹ, anh chị em, những người bạncủa em là những người đã giúp đỡ rất nhiều về mặt tinh thần, cũng như những góp ýkịp thời cho việc hoàn thành đồ án của em

Em xin chân thành cảm ơn!

MỞ ĐẦU

I VẤN ĐỀ CHUNG

Ngày nay cùng với sự phát triển vượt bậc củ khoa học kỹ thuật, tin học ngày càng trở thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong đời sống mỗi con người chúng ta Bất cứ một lĩnh vực nào trong cuộc sống người ta cũng đều phải ứng dụngtin học để có thể nâng cao chất lượng các hoạt động.Trong đó, việc các doanh nghiệp ứng dụng tin học là không thể thiếu nếu muốn tồn tại cũng như phát triển được trên thị trường đầy cạnh tranh Khối lượng công việc đồ sộ của các doanh nghiệp không thể nào giải quyết được hết nếu không có được sợ trợ giúp của máy tính Một máy tính điện tử giúp người ta thực hiện hàng chục triệu phép tính chỉ trong vòng một giây, giảm thiểu thời gian cũng như công sức con người bỏ ra nên tiết kiệm chi phí nhân công, lại có thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời Vì vậy, ngày nay bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần cái nôi đi đầu là tin học Xuấtphát từ thực tế chung của cả xã hội, hàng loạt các phần mềm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị đã ra đời và để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp hiện nay

Thực tế cho thấy, từ khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động quản lý cũng như trong lĩnh vực kế toán ngày càng thực tế, hiệu quả, chính xác,nâng cao tính khoa học và đem lại thành công lớn cho rất nhiều doanh nghiệp Tuy nhiên, để

có được một phần mềm phù hợp hoạt động kế toán, phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp thì cần phải phân tích một cách tỉ mỷ và chính xác HTTT kế toán đó.Qua việc khảo sát hoạt động tại Công Ty Cổ Phần Sông Đà-HTC, em nhận thấy Công Ty Cổ Phần Sông Đà-HTC có nghành nghề kinh doanh chủ yếu xây dựng các công trình như nhà cửa, đường xá, công trình kỹ thuật dân dụng,sản xuất các vật liệu,máy móc, thiết bị cho các công trình xây dựng của công ty cũng như các công

ty khác.Do đó việc quản lý chi tiết vật tư có hiệu quả là rất quan trọng, ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận và quá trình phát triển của công ty.Hệ thống quản lý vật tưcủa công ty tuy đã được tin học hóa,nhưng do khối lượng vật tư là rất lớn, nhiều chủng loại,nên đòi hỏi cần một hệ thống quản lý vật tư có khả năng quản lý một

cách chính xác,thống nhất,cung cấp chi tiết,báo cáo thông tin một cách kịp thời cho người sử dụng và quản trị hệ thống.Chính vì vậy em đã đi sâu và tìm hiểu về công

tác quản lý vật tư tại công ty,với đề tài:“Xây dựng hệ thống thông tin kế toán chi tiết vật tư tại Công Ty Cổ Phần Sông Đà-HTC”.

II SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Các loại vật tư trong doanh nghiệp là những tài sản ngắn hạn dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doang bao gồm nguyên liệu,vật liệu,nhiên liệu,phụ tùng thay thế,công cụ,dụng cụ…

Doanh nghiệp cần phải có kế hoạch mua,dự trữ, đầy đủ, kịp thời các loại vật

tư kể cả về số lượng, chất lượng và kết cấu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường

Do đó phần mềm kế toán vật tư là một phần mềm vô cúng hữu ích với mọi doanh nghiệp trong điều kiện hiện nay.Nhờ những tiện ích của phần mềm này mà công việc quản lý vật tư trở lên dễ dàng,đơn giản,chính xác,linh hoạt tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân lực cho doanh nghiệp

Đối với công ty phần mềm kế toán vật tư mang lại những lợi ích cho công ty

đó là phản ánh đầy đủ,kịp thời số hiện có và tính hình biến động của các loại vật tư

cả về giá trị và hiện vật,tính toán chính xác giá gốc của từng loại,từng thứ vật tư nhập,xuất,tồn kho đảm bảo cho công tác quản ly vật tư của công ty.Hơn thế nữa phần mềm kế toán còn kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua,dự trữ

và sử dụng các loại vật tư đáp ứng yêu cầu thi công công trình cũng như sản xuất của công ty

III MỤC ĐÍCH CỦA ĐỀ TÀI

Được người sử dụng chấp nhận

Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục

vụ tốt quá trình quản lý kho, phục vụ tốt cho công trình thi công,bộ phận kế hoạchsản xuất

Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằmnâng cao hiệu quả công tác quản lý.

Hỗ trợ cho nhân viên kế toán và thủ kho trong việc quản lý nguyên liệu, vậtliệu của công ty

Giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớt đội ngũ nhâncông, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý nguyên liệu, vật liệu

IV ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

Hệ thống thông tin kế toán chi tiết vật tưcủa Công Ty Cổ Phần Sông Đà-HTC

V PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật tư tạicông ty một cách tốt nhất cả về số lượng và giá trị, giúp cho kế toán vật tư và thủkho kiểm soát được tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, đưa ra được những báocáo cần thiết cho các nhà quản lý công ty để có những biện pháp kịp thời nhằmkhông ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty trong hiện tại và tương lai.Nghiên cứu hệ thống kế toán chi tiết vật tư của Công ty, trên cơ sở đó sử dụng ngônngữ lập trình Visual Foxpro để thiết kế được một chương trình quản lý chi tiết vậttưđáp ứng nhu cầu của Công ty

VI PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

- Phương pháp phân tích thiết kếhệ thống thông tin quản lý

- Phương pháp phỏng vấn, điều tra và thu thập thông tin

Chương 1: Tổng quan chung về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin và công

tác kế toánchi tiết vật tư trong doanh nghiệp

Chương 2: Tình hình thực tế công tác kế toán chi tiết vật tư tại Công Ty Cổ

NỘI DUNG

CHƯƠNG 1:TỔNG QUAN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ

TRONG DOANH NGHIỆP.

1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ

TOÁN

1.1.1 Hệ thống thông tin(HTTT)

1.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin

HTTT là tập hợp có tổ chức những con người, các thiết bị phần mềm, dữ liệu, … để thực hiện hoạt động thu nhận, lưu trữ, xử lý, truyền tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi trường

Mỗi HTTT đều có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho

dữ liệu và bộ phận đưa thông tin đầu ra Đầu vào (Inputs) của HTTT được lấy từ các nguồn (source) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu đã đượclưu trữ từ trước Kết quả chưa xử lý được chuyển đến các đích (destination) hoặc kho dữ liệu (Store)

HTTT quản lí là sự phát triển và sử dụng HTTT có hiệu quả trong một tổ chức HTTT quản lí trợ giúp các hoạt động quản lí của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm cho các quyết định của quản

lí trên cơ sở các quy trình, thủ tục cho trước Nó sử dụng dữ liệu từ các hệ xử lý giao dịch và tạo ra các báo cáo định kì hay theo yêu cầu

1.1.1.2 Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin tốt

Như chúng ta đã biết từ trước, quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra Dễ thấy rằng từ sự hoạt động kém chất lượng của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả nghiêm trọng

Một hệ thông tin tốt hay xấu được đánh giá thông qua chất lượng thông tin

mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng như sau:

Độ tin cậy: Thể hiện qua độ chính xác và độ xác thực Thông tin ít độ tin cậy

sẽ gây cho tổ chức những hậu quả xấu Các hậu quả đó sẽ kéo theo hàng loạt các vấn đề khác của tổ chức như uy tín, hình ảnh tổ chức… trước các đối tác

Tính đầy đủ: Thể hiện sự bao quát các vấn đề để đáp ứng yêu cầu của nhà

quản lý Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ có thể dẫn tới các quyết định hành động không đáp ứng đòi hỏi của tình hình thực tế Điều này sẽ gây tổn hại lớn cho tổ chức

Tính thích hợp và dễ hiểu: Một hệ thống thông tin không thích hợp hoặc

khó hiểu do có quá nhiều thông tin không thích ứng với người nhận, thiếu sự sáng sủa, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, do các phần tử thông tin bố trí chưa hợp

lý Một HTTT như vậy sẽ dẫn đến hoặc làm hao tổn chi phí cho việc tạo ra các thông tin không cần thiết hoặc ra các quyết định sai do thiếu thông tin cần thiết

Tính được bảo vệ: Thông tin vốn là nguồn lực quý giá của tổ chức Vì vậy

không thể để cho bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận thông tin Do vậy, thông tin cần được bảo vệ và chỉ những người có quyền mới được phép tiếp cận thông tin Sự thiếu an toàn về thông tin có thể cũng gây thiệt hại lớn cho tổ chức

Tính kịp thời: Thông tin có thể là đáng tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được

bảo vệ an toàn nhưng nó sẽ vẫn không có ích gì khi nó không được gửi tới người sửdụng lúc cần thiết

Để có được một hệ thống thông tin hoạt động tốt, có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ nhà quản lý nào Để giải quyết được vấn đề đó cần xem xét kỹ cơ sở kỹ thuật cho các hệ thống thông tin, phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt một HTTT

1.1.1.3 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin

Thời đại ngày nay là một thời đại của khoa học Công nghệ thông tin HTTT đóng vai trò rất quan trọng trong đời sống quản lý sản xuất xã hội HTTT mới sử dụng cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ hỗ trợ quản lý một

cách hữu hiệu nhất Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích HTTT đang tồn tại, thiết kế một HTTT mới, thực hiện và tiến hành cài đặt HTTT mới.

Phương pháp phát triển một HTTT

Một phương pháp được định nghĩa như là một tập hợp các bước và các công

cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn Phương pháp phát triển một HTTT được đề nghị ở đây dựa vào nguyên tắc cơ bản chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT Ba nguyên tắc đó là:

Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Đó là sử dụng các mô hình logic, mô

hình vật lý trong và mô hình vật lý ngoài

Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Đây là nguyên tắc của sự

đơn giản hóa Thực tế chứng minh rằng để hiểu tốt một hệ thống trước hết phải hiểucác mặt chung sau đó mới xem xét các chi tiết

Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế,

chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích

1.1.1.4 Hệ thống thông tin quản lý vật tư trong doanh nghiệp

HTTT quản lý vật tư là một phân hệ thuộc HTTT quản lý kinh doanh và sản xuất nên cũng có những chức năng nhiệm vụ cơ bản của HTTT quản lý kinh doanh

và sản xuất

 Chức năng, nhiệm vụ

HTTT quản lý vật tư trợ giúp cho các hoạt động quản lý của tổ chức như lập

kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo về vật tư trên cơ sở các quy trình thủ tục cho trước Từ đó góp phần làm cho qúa trình sản xuất kinh doanh của tổ chức được tốt hơn

 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý vật tư

Với chức năng, nhiệm vụ như vậy, HTTT quản lý vật tư sẽ gồm các hệ thốngthông tin chính:

Thông tin hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu: là thông tin về mức vật tư dự trữ cần cho kế hoạch sản xuất Với các thông tin cụ thể về mức hàng dự trữ, kế

hoạch sản xuất, báo giá của vật tư để có thể trả lời các vấn đề: vật liệu nào cần cho sản xuất, số lượng bao nhiêu, khi nào cần…

Thông tin Nhập kho, Xuất kho, Mức dự trữ: cung cấp thông tin về việc nhập vật tư, xuất vật tư cho sản xuất và tính toán lượng tồn để đảm bảo sẵn sàng vật tư cho quá trình sản xuất

Thông tin Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và sử dụng vật liệu: phản ánh việc sử dụng vật tư hiệu quả và đúng như kế hoạch đã đặt ra hay không để có nhữngbáo cáo và đánh giá chính xác một phần hoạt động của tổ chức

1.1.2 Quá trình phân tích thiết kế hệ thông tin

Quá trình phân tích HTTT gồm 4 giai đoạn:

 Khảo sát hiện trạng của hệ thống

 Xác định mô hình nghiệp vụ

 Phân tích hệ thống và đặc tả yêu cầu

 Thiết kế hệ thống

1.1.2.1 Khảo sát hiện trạng hệ thống

Trong phần này sẽ trình bày các bước thực hiện quá trình khảo sát các công

cụ được sử dụng để thu thập thông tin Về nguyên tắc việc khảo sát hệ thống được chia làm 2 giai đoạn:

Giai đoạn khảo sát sơ bộ: Nhằm hình thành dự án phát triển hệ thống thông

tin

Giai đoạn khảo sát chi tiết: Nhằm thu thập các thông tin chi tiết của hệ

thống phục vụ phân tích yêu cầu thông tin làm cơ sở cho bước thiết kế sau này

Các bước khảo sát thu thập thông tin: Quá trình khảo sát hệ thống cần trải

qua các bước sau:

 Tiến hành thu thập thông tin bằng các phương pháp khác nhau

 Củng cố, bổ sung và hoàn thiện kết quả khảo sát

 Tổng hợp kết quả khảo sát

 Hợp thức hóa kết quả khảo sát

1.1.2.2 Xác định mô hình nghiệp vụ của hệ thống

Trong phần này tiến hành mô tả các thông tin dữ liệu của tổ chức dạng trực quan và có tính hệ thống hơn Nhờ vậy, khách hàng có thể hiểu được và qua đó có thể bổ sung và làm chính xác hóa hoạt động nghiệp vụ của tổ chức hiện thời

Các thành phần của một mô hình nghiệp vụ:

 Biểu đồ ngữ cảnh

 Biểu đồ phân rã chức năng

 Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng

 Ma trận thực thể dữ liệu chức năng

 Mô tả chi tiết chức năng lá trong biểu đồ phân rã chức năng

Các công cụ này giúp làm rõ hơn thực trạng của tổ chức, xác định phạm vi miền nghiên cứu phát triển hệ thống Từ đó đi đến quyết định xây dựng một dự án

về phát triển hệ thống thông tin, đưa ra yêu cầu cho hệ thống cần xây dựng

1.1.2.3 Phân tích hệ thống và đặc tả yêu cầu(Mô hình hóa quá trình

xử lý)

Phần này làm rõ yêu cầu bằng cách sử dụng các mô hình và công cụ hình thức hóa hơn, như các biểu đồ luồng dữ liệu để mô tả các tiến trình xử lý Đến đây

ta được mô hình khái niệm của hệ thống Với mô hình này, một lần nữa khách hàng

có thể bổ sung làm đầy đủ hơn các yêu cầu về HTTT cần xây dựng

Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ (modeling businees process) là sự biểu diễn

đồ thị các chức năng của quá trình để thu thập, thao tác, lưu trữ và phân phối dữ liệugiữa các bộ phận trong hệ thống nghiệp vụ cũng như giữa hệ thống và môi trường của nó

1.1.2.4 Thiết kế logic và thiết kế vật lý

Trong bước này cần tìm giải pháp công nghệ cho các yêu cầu đã được xác định ở bước phân tích Các công cụ ở đây mang tính hình thức hóa cao cho phép đặc tả các bản thiết kế để có thể ánh xạ thành cấu trúc chương trình, các chương trình, các cấu trúc dữ liệu và các giao diện tương tác Các công cụ ở đây bao gồm:

Mô hình dữ liệu quan hệ E_R, mô hình luồng dữ liệu hệ thống, các phương pháp đặc tả nội dung xử lý của mỗi tiến trình, các hướng dẫn thiết kế cụ thể.

Thiết kế logic.

 Mô hình thực thể mối quan hệ E_R (Entity- Relationship model)

Mô hình E_R là mô hình mô tả dữ liệu của thế giới thực, không quan tâm đến cách thức tổ chức và khai thác dữ liệu mục tiêu chủ yếu là mô tả thế giới thực đúng như nó tồn tại

Mô hình E_R gồm 3 thành phần: Thực thể dữ liệu, mối quan hệ giữa các thực thể, các thuộc tính của thực thể và mối quan hệ

 Các bước phát triển mô hình E_R từ các hồ sơ dữ liệu.

Gồm 4 bước:

Bước 1: Liệt kê, chính xác chọn lọc mục tin.

Liệt kê đầy đủ hoặc mục tin, không liệt kê dữ liệu

Chính xác hóa: Thêm từ cho mục tin đủ nghĩa, 2 mục tin chỉ cùng một đối tượng thì cùng tên, 2 mục tin chỉ 2 đối tượng khác nhau thì tên khác nhau

Chọn lọc: Mỗi mục tin chỉ chọn 1 lần (Loại mục tin lặp lại) Loại đi mục tin không đặc trưng cho cả 2 lớp hồ sơ, loại mục tin có thể suy ra trực tiếp từ các mục tin đã chọn

Bước 2: Xác định thực thể, thuộc tính:

Tìm thuộc tính tên gọi: Tên thực thể

Xác định thuộc tính của nó: Là thuộc tính có mang tên thực thể, không mang tên thực thể khác và không chứa động từ

Xác định định danh: Là thuộc tính có tính chất như định nghĩa, hoặc thêm vào có tính chất như định nghĩa

Bước 3: Xác định mối quan hệ và thuộc tính của nó:

Xác định mối quan hệ tương tác: Tìm các động từ và trả lời các câu hỏi của các động từ : Ai?, Cho ai?, Cái gì?, Cho cái gì?, Ở đâu? Và tìm câu trả lời trong các thực thể: Bằng cách nào? Khi nào?, Bao nhiêu? Như thế nào?

Xác định mối quan hệ phụ thuộc (sở hữu): Xét từng cặp thực thể và dựa vào ngữ nghĩa và các thuộc tính còn lại để tìm ra các mối quan hệ phụ thuộc.

Bước 4: Vẽ biểu đồ mô hình.

dữ liệu như vậy người ta gọi là mô hình dữ liệu logic hay mô hình quan hệ

Mô hình quan hệ gồm 2 thành phần cơ bản : Quan hệ (relation) và các thuộc tính của quan hệ (attributes)

Quan hệ: quan hệ là một bảng dữ liệu gồm 2 chiều: Các cột có tên là thuộc

tính, các dòng không có tên là các bộ dữ liệu (bản ghi)

Thuộc tính: Thuộc tính của một quan hệ là tên các cột, các giá trị của thuộc

tính thuộc vào một miền xác định

Các loại thuộc tính:

Thuộc tính lặp: là loại thuộc tính mà có giá trị của nó trên số dòng là khác

nhau còn giá trị còn lại của nó ở trên các dòng là như nhau

Khóa dự tuyển: Là các giá trị xác định duy nhất ở mỗi dòng nếu có nhiều

hơn 1 thuộc tính khi bỏ đi 1 thuộc tính bất kỳ thì giá trị không xác định duy nhất dòng Trong các khóa dự tuyển chọn 1 khóa làm khóa chính của quan hệ gọi là khóaquan hệ

Các chuẩn cơ bản:

Chuẩn của một quan hệ là các đặc trưng, cấu trúc cho phép chúng ta nhận biết được các cấu trúc đó.

Chuẩn 1- 1NF: là quan hệ không chứa thuộc tính lặp.

Chuẩn 2-2 NF: một quan hệ là 2 NF nếu đã là 1NF và không chứa thuộc

tính phụ thuộc vào một phần khóa

Chuẩn 3-3NF: Một quan hệ là 3NF nếu đã là 2NF và không chứa thuộc tính

phụ thuộc bắc cầu vào khóa

Chuẩn hóa:

Chuẩn hóa là 1 quá trình để chuyển 1 quan hệ thành những quan hệ đơn giản hơn và có thể có chuẩn cao hơn

Tiến trình chuẩn hóa như sau:

Quan hệ chưa là 1NF: Tách các thuộc tính thành 2 quan hệ

QH1: gồm các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa và phần khóa xác

định

QH2: gồm các thuộc tính còn lại và toàn bộ khóa.

Quan hệ là 2NF nhưng chưa là 3NF: Có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa chuẩn hóa bằng cách tách thuộc tính phụ thuộc bắc cầu ta được 2 quan hệ:

QH1: gồm các thuộc tính phụ thuộc bắc cầu và thuộc tính cầu.

QH2: gồm các thuộc tính còn lại và thuộc tính cầu.

Thiết kế mô hình quan hệ:

Đầu vào: Mô hình E/R

MÔ HÌNH E/R

MÔ HÌNH E/R

BIỂU DIỄN MỐI QUAN HỆ SANG QUAN HỆ

BIỂU DIỄN MỐI QUAN HỆ SANG QUAN HỆ

BIỂU DIỄN THƯC

VẼ BIỂU ĐỒ MÔ HÌNH QUAN HỆ

KẾT QUẢ CHUẨN 3NF

MÔ HÌNH

KẾT QUẢ CHUẨN 3NF

MÔ HÌNH

Hình 1.1: Mô hình E/R

Vẽ biểu đồ:

Mối quan hệ biểu diễn bằng HCN có chia làm 2 phần: Phần trên ghi tên quan

hệ, phần dưới ghi tên các thuộc tính khóa (khóa chính #, khóa ngoại dùng dấu gạch chân)

Nối các cặp quan hệ với nhau nếu quan hệ chứa thuộc tính là khóa chính của quan hệ kia

Đầu vào: Biểu đồ luồng dữ liệu

Cách làm: Phân định rõ các công việc do người và do máy thực hiện

 Thiết kế các Giao diện nhập liệu.

Đầu vào: Mô hình E_R

Cách làm: Mỗi thực thể hay 1 mối quan hệ khác 1 thành một Giao diện

 Thiết kế các Giao diện xử lý

Xét các biểu đồ hệ thống: Mỗi tiến trình tương tác với tác nhân ngoài xác định một giao diện xử lý

 Tích hợp các Giao diện.

Phân tích các Giao diện nhận được, tiến hành bỏ đi những Giao diện trùng lặp hoặc không cần thiết và kết hợp các Giao diện có thể thành hệ thống giao diện cuối cùng

 Thiết kế kiến trúc.

Chỉ số Tên màn hình

Chỉ số màn hình quay về

Tên màn hình

Chỉ số màn hình quay về

Hình 1.3: Mô hình kiến trúc

Dựa vào các biểu đồ dữ liệu từ mức 0 đến trước mức cơ sở kiến trúc của hệ thống có dạng hình cây, với mỗi nút các biểu đồ mức dưới nó chota mức biểu đồ tiếp theo

1.1.3 Vòng đời phát triển một HTTT

HTTT được xây dựng là sản phẩm của một loạt các hoạt động được gọi là

phát triển hệ thống Quá trình phát triển một HTTT kể từ lúc nó sinh ra đến khi

nó tàn lụi được gọi là vòng đời phát triển hệ thống Vòng đời phát triển hệ

thống là một phương pháp luận cho việc phát triển các HTTT

Hình 1.4 : Mô hình thác nước của vòng đời hệ thống

1.1.3.1. Khởi tạo và lập kế hoạch dự án

Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là :

+ Phát hiện ban đầu chính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lí do vì sao tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT

+ Xác định phạm vi cho hệ thống dự kiến

1.1.3.2. Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống nhằm xác định yêu cầu thông tin của tổ chức, bao gồmcác công việc:

- Phát hiện yêu cầu

- Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ bên trong, bên ngoài và những giới hạn đặt lên các chức năng và dịch vụ cần thực hiện

- Tìm giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra

1.1.3.3. Thiết kế hệ thống

- Thiết kế logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống

phần cứng và phần mềm nào Nó tập trung vào các khía cạnh nghiệp vụ của hệ thống thực, vì vậy một vài phương pháp luận vòng đời còn gọi pha này là pha thiết kế nghiệp vụ Mục đích của bước này là cấu trúc lại để được một hệ thống

“lý tưởng” theo nghĩa có thể đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ tốt nhất và có cấu trúc tốt để bảo trì và phát triển tiếp tục sau này.

- Thiết kế vật lí: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản

thiết kế hay các đặt tả kĩ thuật Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào những thao tác và thiết bị vật lí cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lí và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức

Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúctệp, tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống vận hành trên thực tế

+ Kiểm thử hệ thống

- Cài đặt và chuyển đổi hệ thống

+ Cài đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống

+ Cài đặt phần mềm

+ Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi dữ liệu, bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ trên hệ thống mới và đào tạo người sử dụng, khai thác hệ thống

+ Chuẩn bị các tài liệu chi tiết thuyết minh về việc khai thác và sử dụng

hệ thống để phục vụ việc đào tạo và đảm bảo hoạt động hàng ngày ( bảo trì) của

hệ thống sau này

1.1.3.5. Vận hành và bảo trì

Trong giai đoạn vận hàng, người sử dụng và các chuyên viên kỹ thuật vậnhành cần đánh giá xem hệ thống đáp ứng các mục tiêu đặt ra ban đầu hay không,

đề xuất những sửa đổi, cải tiến, bổ sung

Khi hệ thống đi vào hoạt động, các nhà thiết kế và lập trình cần phải thựchiện thay đổi hệ thống ở mức độ nhất định để đáp ứng yêu cầu người sử dụng cũng như đề nghị của tổ chức Những thay đổi này là cần thiết đề làm cho hệ thống hoạt động hiệu quả

Bảo trì gồm có : bảo trì sửa lỗi, bảo trì thích nghi, bảo trì hoàn thiện, bảo

trì phòng ngừa và phát triển

Khi chi phí bảo trì trở nên quá lớn, yêu cầu thay đổi của tổ chức là đáng

kể, khả năng đáp ứng của hệ thống cho tổ chức và người dùng trở nên hạn chế, những vấn đề đặt ra đến mức cho thấy, đã đến lúc phải kết thúc hệ thống cũ và bắt đầu một vòng đời khác

1.2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ

TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Đặc điểm và chức năng của kế toán chi tiết vật tư

1.1.2.1 Khái niệm về vật tư

Nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

để chế tạo ra sản phẩm.Đối tượng lao động ở đây được hiểu là những vật mà lao động của con người tác động vào nhằm biến đổi nó cho phù hợp nhu cầu của mình.VD: lốp xe được chế biến từ mủ cao su, mủ cao su (dạng chất lỏng) qua quá trình chế biến nhờ lao động của con người tác động vào tạo ra sản phẩm là chiếc lốp xe

Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu các chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với tài sản cố định

Tóm các loại vật tư trong doanh nghiệp là những tài sản ngắn hạn dữ trữ choquá trình sản xuất kinh doanh bao gồm nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùngthay thế, công cụ, dụng cụ…

1.1.2.2 Đặc điểm kế toán chi tiết vật tư

Nguyên liệu, vật liệu chỉ tham gia một chu kỳ sản xuất nhất định và trong chu kỳ sản xuất đó vật liệu sẽ bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chấtban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm VD: xăng, dầu, nhớt, … bị tiêu hao toàn bộ

Về mặt giá trị: khi tham gia vào quá trình sản xuất thì giá trị của vật liệu sẽ được chuyển toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

Công cụ, dụng cụ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhưng giá trị của chúng được phân bổ 1 lần, 2 lần hoặc nhiều lần vào chi phí của doanh nghiệp

Vì vậydoanh nghiệp cần phải có kế hoạch mua, dự trữ đầy đủ, kịp thời các loại vật tư cả về số lượng, chất lượng và kết cấu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường

1.1.2.3 Nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật tư

Kế toán các loại vật tư cần thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật

tư cả về giá trị và hiện vật, tính toán chính xác giá gốc ( hoặc giá thành thực tế) của từng loại, từng thứ vật tư nhập, xuất, tồn kho, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doang nghiệp

- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.2.2 Phân loại và đánh giá vật tư

1.2.2.1 Phân loại vật tư

Phân loại vật tư là việc sắp xếp các loại vật tư thành từng nhóm, từng loại, vàtừng thứ nguyên vật liệu theo những tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu quản lý

Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, các loại vật tư được chia thành nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ

 Nguyên liệu vật liệu: là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế

biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Căn cứ vào yêu cầu quản lý,nguyên liệu vật liệu,bao gồm:

Căn cứ nguồn hình thành: Nguyên liệu, vật liệu được chia làm hai nguồn:

+ Nguyên liệu, vật liệu nhập từ bên ngoài

+ Nguyên liệu, vật liệu tự chế

Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên liệu, vật liệu có thể chia

nguyên liệu, vật liệu thành:

+ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh

+ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho nhu cầu khác

Công cụ, dụng cụ: là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn của

TSCĐ về mặt giá trị và thời gian sử dụng

Căn cứ vào phương pháp phân bổ, công cụ, dụng cụ được chia thành:

+ Loại phân bổ 1 lần(100% giá trị)

+ Loại phân bổ nhiều lần

Loại phân bổ 1 lần là những công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn Loại phân bổ từ 2 lần trở lên là những công cụ,dụng cụ có giá trị lớn hơn, thời gian sử dụng dài hơn và những công cụ, dụng cụ chuyên dùng.

Căn cứ vào nội dung công cụ, dụng cụ được chia thành:

+ Lán trại tạm thời, đà giáo,cốp pha dùng cho xây dựng cơ bản, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất,vận chuyển hàng hóa

Căn cứ vào mục đích sử dụng, công cụ, dụng cụ được chia thành:

+ Công cụ, dụng cụ dùng cho sản xuất kinh doanh

+ Công cụ,dụng cụ dùng cho quản lý

+ Công cụ,dụng cụ dùng cho các mục đích khác

1.2.2.2 Đánh giá vật tư

 Nguyên tắc đánh giá vật tư

Nguyên tắc đánh giá vật tư phải tuân theo nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho.Theo Chuẩn Mực Kế Toán Việt Nam số 02 ” Hàng tồn kho” được đánh giá theo giá gốc(trị giá vốn thực tế) và trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được Đây chính là nội dung của nguyên tắc thận trọng Thực hiện ngyên tắc này, doanh

nghiệp phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

Để phản ánh chính xác giá trị của nguyên vật liệu và để có thể so sánh được giữa các kì hạch toán, việc đánh giá nguyên vật liệu cần tuân theo nguyên tắc nhất quán Nội dung của nguyên tắc này: Kế toán đã chọn phương pháp kế

toán nào thì phải áp dụng phương pháp đó, nhất quán trong suốt niên độ kế toán.Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp kế toán đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp kế toán thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cáchtrung thực, hợp lí hơn; đồng thời phải giải thích được sự thay đổi đó (nguyên tắcthời điểm).

 Phương pháp đánh giá vật tư

 Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế:

Trị giá vốn thực tế được xác định theo từng nguồn nhập

Đối với vật tư nhập kho: Nguyên vật liệu được nhập kho từ các nguồn khác nhau nên có những loại giá thực tế khác nhau

+ Đối với vật tư mua ngoài:

Giá nhập kho = giá mua thực tế + các khoản thuế + chi phí thu mua

Giá mua thực tế: giá ghi trên hoá đơn

Các khoản thuế: Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và thuế giá trị gia tăng trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp

Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền bồi thường…

+ Đối với vật tư thuê ngoài gia công:

Giá nhập kho = giá của nguyên vật liệu xuất kho đem gia công + số tiền trả thuê giacông + chi phí phát sinh khi tiếp nhận

+ Đối với vật tư tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành sản xuất

+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho do nhận vốn góp liên doanh:

Trị giá vốn thực tế là giá trị hợp lí cộng các chi phí phát sinh sau khi được các bên tham gia liên doanh, góp vốn chấp nhận

+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho do được cấp:

Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu là giá trị ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh sau khi giao nhận

Giá hạch toán của nguyên vật liệu là giá do doanh nghiệp tự quy định và được sử dụng thống nhất trong một thời gian dài Hàng ngày kế toán chi tiết vật tư

sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết vật liệu nhập, xuất Cuối kì kế toán tính ra trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho theo hệ số:

Trị giá thực tế của vật tư còn tồn

đầu kỳ + Trị giá thực tế của vật tư nhập trong kỳ

Trị giá hạch toán của vật tư còn

đầu kỳ + Trị giá hạch toán của vật tư nhập trong kỳ

Hệ số giá(H)

=

Giá trị của vật tư xuất trong kỳ:

Trị giá hạch toán của vật tư xuất của vật tu luân chuyển trong kỳ * Hệ số giá (H)

Trị giá thực tế

cảu vật tư xuất

kho trong kỳ =

 Phương pháp tính giá trị vật tư xuất kho

Đối với vật tư xuất kho: Có thể sử dụng một trong các phương pháp sau:

+ Phương pháp đích danh: Trị giá nguyên vật liệu xuất kho sẽ là trị giá vốn

thực tế của lô hàng nhập nguyên vật liệu đó

+ Phương pháp bình quân gia quyền: Kế toán phải tính đơn giá bình quân gia

quyền tại thời điểm xuất kho hoặc ở thời điểm cuối kỳ, sau đó lấy số lượng vật tư xuất kho nhân với đơn giá bình quân đã tính Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kì (bình quân gia quyền cố định) hoặc mỗi khi nhập một

lô hàng về (bình quân gia quyền liên hoàn) phụ thuộc vào tình hình cụ thể của mỗi một doanh nghiệp

+ Phương pháp nhập trước, xuất trước: Phương pháp này áp dụng dựa trên

giả định số vật tư nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó

là giá của vật tư xuất kho

+ Phương pháp nhập sau, xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng

nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá bằng giá nhập Trị giá hàng tồn kho cuối kì được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên

Việc áp dụng phương pháp nào để tính giá trị vật tư xuất kho là do doanh nghiệp tự quyết định Song, cần đảm bảo sự nhất quán trong niên độ kế toán và phảithuyết minh trong Báo cáo tài chính

1.2.3 Hoạch toán chi tiết vật tư

Hiện nay, các doanh nghiệp thường hạch toán chi tiết vật tư theo một trong 3phương pháp chủ yếu, đó là phương pháp mở thẻ song song, phương pháp số dư và phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển

Chứng từ kế toán liên quan:

 Phiếu nhập kho-Mẫu 01-VT

 Phiếu xuất kho-Mẫu 02-VT

 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm,hàng hóa-Mẫu 03-VT

 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ-Mẫu 04-VT

 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa-Mẫu 05-VT

 Bảng kê mua hàng-Mẫu 06-VT

 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ-Mẫu 07-VT

1.2.3.1 Hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp mở thẻ song song

Phương pháp này áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp dùng giá mua thực

tế để ghi chép kế toán vật tư tồn kho

Theo phương pháp này ở phòng kế toán mở thẻ chi tiết cho từng loại hay từng thứ vật tư và theo từng địa điểm bảo quản để ghi chép số hiện có và sự biến động của từng loại vật tư trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất hàng ngày Còn ở nơi bảo quản cũng mở thẻ kho,thẻ chi tiết cho từng loại

Cuối tháng, đối chiếu số liệu hạch toán chi tiết ở phòng kế toán với số liệu hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản Sau đó kế toán lập sổ chi tiết số phát sinh của tài khoản 152,153(bảng kê nhập,xuất, tồn kho)

Đồi chiếu hàng ngày

Đối chiếu cuối tháng

Hình 1.5: Sơ đồ kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp mở thẻ song song

1.2.3.2 Hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp số dư

Phương pháp số dư là sự kết hợp chặt chẽ kế toán chi tiết vật tư tồn kho với hạch toán nghiệp vụ nơi bảo quản Phương pháp này được áp dụng cho các doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật tư tồn kho

Theo phương pháp này, ở kho mở các thẻ kho để ghi chép, phản ánh số hiện có và sự biến động của vật tư Phòng kế toán không cần mở thẻ chi tiết vật

tư mà chỉ mở bảng kê lũy kế xuất phản ánh trị giá của hàng nhập, xuất, tồn theo nhóm vật tư của từng kho.

Cuối tháng căn cứ vào bàng kê lũy kế nhập,bảng kê lũy kế xuất lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn theo chỉ tiêu giá trị, chi tiết từng nhóm với số liệu hạch toán ở kho hàng.Thêm vào đó hàng ngày kế toán viên phụ trách phần hành kế toán vật tư phải kiểm tra việc ghi chép nghiệp vụ trên các thẻ kho, và tính số dư vật tư còn lại tại thời điểm kiểm tra

Thẻ kho

Phiếu xuất khoPhiếu nhập kho

Bảng kê tống hợp nhập-xuất- tồn nhóm VTHH

Bảng lũy kế nhập nhóm VTHH

Phiếu giao nhận chứng từ

Phiếu giao nhận chứng từ

Sổ số dư

Số tiên

Số lượng

Hình 1.6: Sơ đồ kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp ghi sổ số dư

1.2.3.3 Hạch toán chi tiết phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Tại kho:thủ kho ghi thẻ kho theo dõi tình hình hiện có và sự biến động của

từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng và giá trị

Tại phòng kế toán:căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để lập bảng kê nhập,

xuất hoặc tổng hợp để ghi lên sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối kỳ theo từng thứ cả về số lượng và giá trị

Bảng kê nhập theo thứ VTHH

Sổ kế toán tổng hợp

Ghi chú

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu cuối tháng

Bảng kê xuất theo thứ VTHH

Hình 1.7: Sơ đồ kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân

chuyển.

1.2.4 Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư

1.2.4.1 Kế toán tổng hợp nhập,xuất vật tư theo phương pháp kê khai

thường xuyên

 Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của nguyên liệu, vật liệu trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho

Việc xác định trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho được tính căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho và phương pháp áp dụng

Giá thực tế xuất kho=Số lượng xuất * Đơn giá tính cho hàng xuất

Trị giá vốn của nguyên liệu, vật liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

 Tài khoản sử dụng

Mọi tình hình biến động tăng giảm(nhập, xuất) và số hiện có của vật tư,hàng hóa đều được phản ánh trên các tài khoản(151,152,153,156,157)

 Kết cấu tài khoản

Tài khoản 152,153: Phản ánh tình hình tăng, giảm và số hiệu có về NVL ở

kho theo trị gia vốn

+ Trị giá vốn thực tế NVL

nhập trong kỳ

+ Số tiền điều chỉnh tăng giá

NVL khi đánh giá lại

+Trị giá NVL thừa phát hiện

khi kiểm kê

+ Trị giá vốn NVL xuất trong kỳ

+ Số tiền giảm giá, chiết khấu thương mại hàng mua

+ Số tiền điều chình giảm giá NVL khi đánh giá lại

+ Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê

Trị giá vật tư, hàng hóa mua

trong kỳ nhưng cuối kỳ còn

đang đi đường

Trị giá vật tư, hàng hóa đang đi đường tháng trước, tháng này đã về nhập kho hay đưa vào sử dụng

Phản ánh trị giá vật tư, hàng hóa đang đi đường cuối kỳ

TK 151

Hình 1.9: Kết cấu tài khoản 151 Tài khoản liên quan

Nợ TK 627,641,642…

Có TK 153+ Điều kiện áp dụng:áp dụng thích hợp đối với trường hợp xuất dùng công

cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn

+ Nội dung:Khi xuất dùng công cụ, dụng cụ, kế toán tính toán phân bổ ngay 50% trị giá vốn thực tế của công cụ, dụng cụ xuất dùng vào chi phí của đốitượng sử dụng công cụ, dụng cụ Khi bộ phận sử dụng công cụ, dụng cụ báo hỏng, báo mất công cụ, dụng cụ thì kế toán tiến hành tính toán và phân bổ nốt giá trị còn lại của công cụ dụng cụ vào chi phí của các đối tượng sử dụng

+ Điều kiện áp dụng: Xuất dùng công cụ, dụng cụ có giá trị tương đối lớn, không xác định được thời gian chính xác sử dụng

Giá trị công cụ, dụng cụ xuất dùng: Nợ TK 142,242/ Có TK 153

Phân bổ ngay 50% giá trị công cụ dụng cụ và CPSXKD:

Nợ TKlq/ Có TK 142,242Khi công cụ, dụng cụ báo hỏng, mất: Nợ TK 627, 152/ Có TK 142,242

 Sơ đồ hạch toán

TK 133

VL gia công chế biến nhập khẩu

Thuế phải nộp ở khâu mua được hoàn lại

Nhận vốn góp, vốn được cấp bằng vật liệu

Hình 1.10: Sơ đồ hạch toán nhập, xuất NVL theo phương pháp kê khai thường

xuyên.

1.2.4.2 Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư theo phương pháp kiểm

kê định kỳ

 Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của nguyên liệu, vật liệu trên các tài khoản hàng tồn kho Các tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ

Việc xác định trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà được căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ

Kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ vẫn sử dụng tài khoản 152 Tài khoản này không phản ánh

tình hình nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển trị giávốn thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ.

Trị giá vật tư nhập trong kỳ Trị giá vật tư tồn cuối kỳ

Trị giá vật tư tồn cuối kỳ

Trị giá vốn thực tế của NVL,CCDC,hàng hóa tồn kho cuối kỳ

· Trị giá vốn thực tế của

vật tư, hàng hóa mua và nhập kho trong kỳ

· Kết chuyển trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hóa tồn kho cuối kỳ

· Trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa giảm trong kỳ

TK 611

Hình 1.12: Kết cấu tài khoản 611 Tài khoản liên quan

TK liên quan:111,112,141,128,222,142,242,621,627,641,642,331…

Các khoản được giảm trừ

Xuất dùng cho sản xuất

Xuất góp vốn liên doanh

Hình 1.13: Sơ đồ hạch toán nhập, xuất NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ

1.2.5 Kế toán kiểm kê và đánh giá lại vật tư

1.2.5.1 Kiểm kê vật tư

Kiểm kê là một trong những biện pháp để quản lý vật tư, tài sản Thông qua kiểm kê, doanh nghiệp nắm được hiện trạng của vật tư cả về số lượng và chất lượng, ngăn ngừa và phát hiện những hiện tượng tham ô, lãng phí và có biện pháp quản lý tốt hơn đảm bảo an toàn vật tư tài sản của doanh nghiệp

Tùy theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có thể thực hiện theo phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị: kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bất thường…

Khi kiểm kê doanh nghiệp cần phải lập hội đồng hoặc ban kiểm kê với đầy

đủ các thành phần theo quy định

Sơ đồ hạch toán:

TK 152,153 vật tư thừa chưa rõ

nguyên nhân

vật tư thiếu chưa rõ nguyên nhân vật tư thiếu, người chịu trách nhiệm bồi thường

Hình 1.14: Sơ đồ hạch toán kiểm kê vật tư

1.2.5.2 Đánh giá lại vật tư

Đánh giá lại vật tư, hàng hóa nhằm xác định giá trị hợp lý của vật tư, hàng hóa tại thời điểm đánh giá lại

Đánh giá lại vật tư thường được thực hiện:

 Khi có quyết định của nhà nước

 Khi đem góp vốn liên doanh

 Khi chia, tách, hợp nhất, sát nhập, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, hoặc mua, bán, khoán cho thuê doanh nghiệp

 Khi chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp

Khi đánh giá lại vật tư, hàng hóa doanh nghiệp phải thành lập hội đồng hoặc ban đánh giá

Sau khi đánh giá phải thành lập biên bản đánh giá lại vật tư, hàng hóa.Chênh lệch đánh giá lại với giá trị ghi trên sổ kế toán được phản ánh vào tài khoản 412 –chênh lệch đánh giá lại tài sản

Sơ đồ hạch toán:

TK 152,153Đánh giá vật tư tăng

1.2.6 Kế toán dự phòng giảm giá vật tư tồn kho

Dự phòng giảm giá vật tư tồn kho là việc ước tính một khoản tiền tính vào chi phí( giá vốn hàng bán) vào thời điểm cuối niên độ khi giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư tồn kho nhỏ hơn giá trị gốc

Giá dự phòng vật tư được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của vật tư tồn kho lơn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được

Nguyên tắc xác định:

Theo điều 19 chuẩn mực 02 – hàng tồn kho, quy định:

Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồnkho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Số dự phòng cần trích lập, được xác định như sau:

Số dự phòng cần trích lập cho năm N+1 = Số lượng hàng tồn kho ngày 31/12/

N x (Đơn giá gốc hàng tồn kho – Đơn giá ước tính có thể bán)

Việc trích lập dự phòng giảm giá vật tư, hàng hóa được tính riêng cho từng mặt hàng (từng thứ) được thực hiện vào cuối niên độ kế toán (ngày 31/12) trước khi lập báo cáo tài chính năm.Chỉ lập dự phòng cho vật tư, hàng hoá thuộcquyền sở hữu của doanh nghiệp

Tài khoản để sử dụng:

Để phản ánh tình hình trích lập dự phòng và xử lý số trích lập dự phòng giá hàng tồn kho,kế toán sử dụng TK 159 - dự phòng giảm giá hàng tồn kho; tài khoản này phản ánh việc trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Kết cấu tài khoản 159

TK 159

Hoàn dự phòng giảm giá hàng tồn kho giảm giá hàng tồn kho Số trích lập dự phòng

tính vào chi phí

Phản ánh số trích lập dự phòng hiện có

Hình 1.16: Kết cấu tài khoản 159

Dự phòng năm(N+1)> năm(N) Cuối niên độ kế toán(31/12/N+1) lập dự phòng cho năm(N+2) Hoàn nhập dự phòng với

Dự phòng năm(N+1)< năm(N)

Hình 1.17: Sơ đồ hạch toán dự phòng giảm giá vật tư tồn kho

1.2.7 Hình thức kế toán sử dụng trong doang nghiệp

1.2.7.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung

Đặc điểm cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

Báo cáo tài chính

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:

 Nhật ký - Sổ Cái

 Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

Chứng từ kế toán

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Nhật ký-Sổ cái

Báo cáo tài chính

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ quỹ

Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú

 Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

 Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Chứng từ ghi sổ

Báo cáo tài chính

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ quỹ

Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú

Hình 1.20: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ

1.2.7.4 Hình thức kế toán Nhật ký-Chứng từ

Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của cáctài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ

Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài

khoản)

Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một

sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính

Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:

Chứng từ gốc và các bảng phân

bổ

Nhật ký chứng từ

Báo cáo tài chính

Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng kê

Hình 1.21: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký-Chứng từ

1.2.7.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toánđược thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính:

Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay

Ghi chú

Nhập số liệu hàng ngày

Quan hệ đối chiếu

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Sổ kế toán

Sổ tổng hợp

Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị