Công tác phục vụ người dùng tin tại trung tâm thông tin thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội

Chức năng và chức năng chủ yếu là tiến hành công tác thu thập bổ sung, sử lý và cung cấp tài liệu, thông tin. CSDL về các lĩnh vực khoa học cơ bản, khoa học giáo dục sự phạm và thông tin xã hội khác đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học, quản lý của sinh viên, học viên, cán bộ trong và ngoài trường.

TIỂU LUẬN MÔN: CÔNG TÁC PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN TRONG

HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƯ VIỆN

Đề bài: Công tác phục vụ người dùng tin tại trung tâm thông tin thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội

BÀI LÀM

Mở đầu

Trong thời đại hiện nay, thông tin trở thành một động lức trực tiếp thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội của con người Công tác tổ chức và cung cấp thông tin luôn được xác định là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu, có tính chất quyết định với

xu thế phát triển mạnh mẽ của toàn thế giới

Các thư viện nói riêng và công tác Thông tin – Thư viện (TT – TV) nói chung có vai trò đặc biệt quan trọng trong đáp ứng yêu cầu thông tin chuyên nghiệp của xã hội cũng như góp phần truyền bá tri thức nhân loại

Qua gần 60 năm xây dựng và phát triển, Trung tâm Thông tin – Thư viện (TT TT-TV) trường Đại học Sư phạm Hà Nội (ĐHSP HN) từng bước phát triển về mọi mặt, không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc và đạt được thành tựu đáng khích lệ Tuy nhiên, trong giai đoạn hiện nay nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu ngày càng cao và đa dạng của các đối tượng người dùng tin thì Trung tâm còn phải làm thêm nhiều việc tích cực hiệu quả, vạch ra được những lối đi đúng đắn của riêng mình Góp phần quan trọng vào những bước đi đó của Trung tâm phải nói đến công tác phục vụ người dùng tin tại Trung tâm

Công tác phục vụ người dùng dùng tin (NDT) là một trong những công tác hết sức quan trọng được các TT TT – TV như TT TT – TV ĐHSP HN coi trọng và đặt lên vị trí hàng đầu Đây chính là khâu cuối cùng nhằm đáp ứng hiệu quả nhanh chóng, chính xác nhu cầu NDT; Công tác này là cầu nối trực tiếp, hiệu quả giữa các cơ quan TT – TV và NDT giúp cho họ có thể tìm hiểu, khai thác những vấn đề

mà họ cần nghiên cứu một cách kịp thời và hiệu quả Giup truyền bá tri thức, văn hóa như đúng vai trò chức năng của một cơ quan và thiết chế văn hóa quan trọng trong xã hội

I/ GIỚI THIỆU VỀ TT TT – TV

1/ Qúa trình hình thành, phát triển

Trường ĐHSP HN là một trong những trường trọng điểm, đầu ngành trong

hệ thống trường Sư phạm trong cả nước; Đây là một trường Sư phạm có lịch sử lâu đời nhất trong hệ thống trường Sư phạm nói riêng và trường Đại học nước ta nói chung Nhà trường hiện là một trung tâm lớn về đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, giáo viên giảng dạy nghiên cứu khoa học Là nơi đào tạo nhiều nhân tài cùng các nhà khoa học danh tiếng cho đất nước ta

Trường ĐHSP HN qua quá trình 60 năm hình thành và phát triển, trải qua nhiều lần hợp nhất, chuyển đổi và tách riêng Cũng ngay từ khi trường được thành lập năm 1951 (mang tên trường Sư phạm cao cấp) thư viện của trường cũng đã được thành lập Cùng với quá trình phân tách của trường Thư viện cũng trải qua cá quá trình phân tách Đặc biệt là năm 1979 khi ĐHSPHN I và ĐHSPHN II sát nhập làm một thì thư viện cũng sát nhập cùng Ngày 10/12/1993, nhà trường sát nhập vào ĐH QGHN thì thư viện trường cũng được sát nhập vào Trung tâm thông tin thư viện ĐHQGHN Ngày 12/10/1999, theo Quyết định số 201/QĐ TTg của Thủ tướng Chính phủ trường tách khỏi ĐHQG HN để có điều kiện xây dựng thành một trường đại học sư phạm trọng điểm của cả nước Thư viện trường cũng tách ra và

trở thành đơn vị độc lập với tên gọi: Trung tâm Thông tin – Thư viện trường ĐHSP HN

Từ khi tách ra đến nay với sự quan tâm của nhà trường, thư viện đã không ngừng phát triển về mọi mặt với lực lượng cán bộ, cơ cấu tổ chức đầy đủ, cơ ngơi khang trang, tạo điều kiện phục vụ tốt nhất và toàn diện cho hoạt động giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học vủa cán bộ sinh viên nhà trường Hiện nay thư viện vẫn tiếp tục đầu tư để phấn đấu trở thành một Trung tâm Thông tin - Thư viện lớn, chuyên nghiệp

2 Vai trò, chức năng của Trung tâm

2.1 Vai trò

Đóng góp cho sự phát triển cùng nhiệm vụ đào tạo của Trường ĐHSP HN trong hệ thống phát triển chung của nhà trường hiện nay Trung tâm Thông tin – Thư viện có vai trò sau:

Tăng cường phục vụ người dùng tin

Nâng cao chất lượng đào tạo thông qua khai thác thông tin có hiệu quả Tăng cường khả năng quản lý đào tạo thông qua xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý thống nhất

Hỗ trợ tăng cường công tác nghiên cứu khoa học, mở rộng quan hệ hợp tác

và trao đổi thông tin với các thư viện khác

2.2 Chức năng

Chức năng và chức năng chủ yếu là tiến hành công tác thu thập bổ sung, sử

lý và cung cấp tài liệu, thông tin CSDL về các lĩnh vực khoa học cơ bản, khoa học giáo dục sự phạm và thông tin xã hội khác đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học, quản lý của sinh viên, học viên, cán bộ trong và ngoài trường

2.3 Cơ cấu tổ chức đội ngũ cán bộ

Ngoài Ban Giám đốc, Trung tâm được chia thành 2 khối phòng, thực hiện các nhiệm vụ cơ bản như: bổ sung, xử lý chuyên môn, phục vụ bạn đọc, tra cứu tin

và truy cập thông tin Cụ thể như sau:

Khối phòng nghiệp vụ: Phòng bổ sung – trao đổi; xử lý nghiệp vụ; làm thẻ Khối phòng đọc gồm: phòng đọc sách tham khảo; đọc sách tham khảo –tra cứu;; đọc báo – tạp chí; luận án, tạp chí

Khối phòng mượn gồm: phòng mượn tài liệu tham khảo và giáo trình

Khối phòng tin học gồm: phòng máy chủ, phòng Internet, phòng đa phương tiện

Trong quá trình phát triển, đến nay đội ngũ cán bộ của Trung tâm gồm có 42 cán bộ trong đó có 33 cán bộ chuyên môn và 8 nhân viên làm các công tác khác Trong số này có 7 cán bộ là thạc sỹ, 25 cán bộ trình độ cử nhân và 1 trình độ cao đẳng Nhìn chung đội ngũ cán bộ của Trung tâm là khá đồng đều, nắm vững chuyên môn nên có khả năng đáp ứng tốt nhiệm vụ được giao

II HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN TẠI TRUNG TÂM

Đối tượng NDT của Trung tâm

Hiện nay trung tâm đang quản lý khoảng 16000 thẻ đọc, số lượng thẻ quản

lý như sau:

Bạn đọc ngoài trường

Trên cơ sở tìm hiểu thực tế Trung tâm có thể phân tích các nhóm bạn đọc sau:

1.1 Nhóm bạn đọc là cán bộ quản lý

Nhóm NDT là cán bộ của nhà trường gồm Cán bộ lãnh đạo, quản lý, cán bộ giảng dạy, nghiên cứu; Cán bộ là chuyên viên các phòng ban chức năng

Nhóm NDT này chiếm khoảng 6,25% số lượng NDT tại Trung tâm Tuy chỉ chiếm số lượng nhỏ nhưng vai trò của nhóm bạn đọc này đối với hoạt dộng của nhà trường là hết sực quan trọng

Nhóm NDT này có chức năng tổ chức quản lý chính vì thế mà nhu cầu thông tin của họ thường là những thông tin mang tính chất chỉ đạo, điều hành, những thông tin về đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước và đặc biệt của ngành giáo dục; Đồng thời nhu cầu tin của họ cũng mở rộng thêm ở lĩnh vực nghiên cứu giáo dục, giảng dạy chuyên môn… Họ chính là một đối tượng NDT có khả năng sản sinh ra những thông tin mới có giá trị nen cán bộ Trung tâm cần khai thác triệt để nguồn thông tin đó bằng cách trao đổi, xin ý kiến nhằm tăng nguồn TT phong phú cho Trung tâm

Những người làm công tác quản lý, giảng dạy là những người có trình độ hiểu biết cao, biết rõ nguồn thông tin là loại hình tài liệu nào mà mình cần

Căn cứ vào đặc điểm của nhóm NDT này mà Trung tâm có những cách phục

vụ riêng: Thông tin phục vụ chính xác, có độ tin cậy cao, có tính chất khách quan Thêm nữa là những thông tin đưa ra rất cô đọng, xúc tích Hình thức phục vụ thường là các thông tin chuyên đề, tổng quan, tổng luận, ấn phẩm thông tin, bản tin…phương pháp phục vụ chủ yếu mà Trung tâm áp dụng là phục vụ từ xa với cá nhân từng người theo nhưng yêu cầu cụ thể mà họ gửi tới

1.2 Nhóm người dùng tin là học viên cao học, nghiên cứu sinh

Đây là nhóm NDT chiếm số lượng khá lớn và chiếm phần lớn trong khâu phục vụ bạn đọc Nhóm NDT này chiếm khoảng 18,75% số lượng NDT thường xuyên tại Trung tâm Nhóm này thường là những cử nhân đã tốt nghiệp đại học về

sư phạm, giáo dục hoặc chuyên ngành khác, phần lớn đã có thời gian làm việc tại các cơ quan, trường học tại khắp nơi trong nước

Họ đến với Trung tâm Thông tin – Thư viện để tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu chuyên sâu của mình Nguồn thông tin mà họ yêu cầu và nhu cầu tin của họ vừa mang tính chất chuyên sâu, tính tổng hợp cao, lại mang tính chi tiết cụ thể về các dữ liệu số liệu, thống kê phân tích sâu…Do đó dạng tài liệu mà họ cần đồng thời Trung tâm có thể đáp ứng là các tài liệu nghiên cứu, mang tính thời sự, các giải pháp hữu ích

Hình thức phục vụ nhóm NDT này thường là các thông tin chuyên đề, thư mục chuyên đề, các thông tin chọn lọc có giá trị về các ngành khoa học cơ bản và khoa học sư phạm giáo dục Các tài liêu họ thường mượn tại Trung tâm là các loại sách, giáo trình, tài liệu nghiên cứu, các loại báo tạp chí và trích báo tạp chí

1.3 Nhóm người dùng tin là sinh viên

Hiện nay tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHSP HN đối tượng NDT chiếm tỷ lệ số lượng đông đảo nhất là sinh viên, chiếm khoảng 75% trên số lượng NDT, bao gồm sinh viên các khóa các khoa và các hệ đào tạo hiện có tại nhà trường

Bạn đọc là sinh viên có thời gian phụ thuộc chặt chẽ vào chương trình đào tạo và thời khóa biểu do nhà trường quy định, đồng thời họ cũng tham gia một số hoạt động ngoại khóa, thực tế khác Tuy nhiên họ là đối tượng NDT có quỹ thời gian tương đối lớn và phong phú, phần lớn sinh viên chưa có khả năng cao trong khai thác thông tin khái quát tổng hợp và sử dụng các tài liệu có hiệu quả.Tuy nhiên nhu cầu thông tin của họ chính là trung tâm trong phục vụ thai Trung tâm

Nhu cầu tin của nhóm NDT này bao gồm các tài liệu mang tính chất giáo khoa, giáo trình đến các tài liệu có tính chất tham khảo về mọi lĩnh vực có chuyên ngành và phục vụ cao cho nhu cầu học thức cơ bản dưới dạng sach giáo khoa, giáo trình, sách tham khảo hoặc một số lượng nhỏ các bài viết trong các tạp chí khoa học, đời sống; Những luận án, luận văn cso tính chất cụ thể, trực tiếp phục vụ cho môn học và chuyên ngành học về sư phạm, giáo dục mà họ chưa được đào tạo tại trường

Với đặc điểm nhóm NDT là sinh viên nêu trên, Trung tâm hàng năm lien tục tôt chức các lớp học đầu năm, đầu khóa nhằm đào tạo hướng dẫn và cung cấp những hiểu biết về cơ chế hoạt động của Trung tâm và các sản phẩm dịch vụ thông tin hiện có; hướng dẫn cho họ biết cách sử dụng các thiết bị tra cứu thông tin tại thư việ Bên cạnh đó hướng dẫn sinh viên cách khai thác thông tin trên mạng internet và các CSDL và loại hình thông tin phi truyền thống khác

Từ những đặc tính trên, có thể thấy tất cả các nhóm NDT của ĐHSP HN không chỉ yêu cầu thông tin trong lĩnh vực giảng dạy, học tập và nghiên cứu mà họ còn có nhu cầu hiểu rõ về một số vấn đề như: Đường lối giáo dục và chính sách của Đảng, Nhà nước; tình hình chung của đất nước…Nhu cầu tin của NDT tại trường là lớn, đa dạng, chuyên sâu một số lĩnh vực Chính vì vậy đòi hỏi cán bộ của Trung tâm không chỉ nắm vững nhu cầu tin của NDT hay trình độ NDT mà còn phải nắm vững nhu cầu tin của các nhóm NDT cụ thể để từ đó có những phương hướng, biện pháp nhằm phục vụ đáp ứng phù hợp thỏa mãn nhu cầu tin của từng nhóm đối tượng NDT

2 Nguồn lực thông tin và cơ sở vật chất của Trung tâm TTTV ĐHSP

HN phục vụ nhu cầu NDT.

2.1 Nguồn lực thông tin

Nguồn thông tin, tài liệu của Trung tâm hiện nay chủ yếu do nhà trường cung cấp kinh phí mua từ các nhà xuất bản, cung cấp từ nhà xuất bản ĐHSP, thông qua trao đổi, tặng biếu với các cơ quan tổ chức trong và ngoài nước hoặc do trung tâm thu thập từ các nguồn tin nội sinh trong trường Hiện nay vốn tài liệu của của Trung tâm bao gồm:

- Tài liệu truyền thống: Sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án trên 450.000 bản

Tài liệu điện tử: băng, đĩa CSDL

Có bảng số liệu cụ thể sau: (Trang sau)

STT Loại hình tài liệu Số lượng

2.2 Cơ sở vật chất

* Mặt bằng diện tích

Trung tâm có một tòa nhà phục vụ khép kín 4 tầng với tổng diện tích 5000

m2 đáp ứng tốt cho việc phục vụ NDT và lưu trữ bảo quản tài liệu trong đó

– Luận văn

Ngoài ra còn diện tích thuộc các phòng ban chức năng khác.

* Trang thiết bị

Với CSVC trang thiết bị hiện đại trong một môi trường yên tĩnh, xanh – sạch – đẹp, đó là nơi lý tưởng để đông đảo bạn đọc đến tham quan học tập và nghiên cứu Nó thực sự trở thành Trung tâm văn hóa, giáo dục của trường

Trung tâm có 4 máy chủ, 130 máy trạm đều được nối mạng và phục vụ các nhiệm vụ riêng

Máy in phục vụ cán bộ, bạn đọc có 16 máy

Máy quét phục vụ cho việc cho mượn có 8 máy

Máy photocopy phục vụ cán bộ và nhu cầu bạn đọc có 6 máy

Cổng từ lắp đặt ở cổng ra vào và phòng đọc sách mở

Máy đọc mã vạch, mã số: 12 máy phục vụ ở các phòng mượng

Camera quan sát: 16 camera

Ngoài ra còn một số thiết bị khác

3 Hoạt động của công tác phục vu NDT tại Trung tâm

Phục vụ NDT là hoạt động của Thư viện nhằm tuyên truyền và giúp đỡ NDT trong việc lựa chọn, sử dụng các dạng tài liệu Công tác này được xây dựng dựa trên sự kết hợp các quá trình hoạt động liên quan chặt chẽ với nhau trong việc phục

vụ thư viện và phục vụ tra cứu thông tin Thông qua công tác phục vụ NDT, các cơ quan TTTV kiểm tra, đánh giá hoạt động của các khâu kỹ thuật nghiệp vụ về trình

độ và khả năng của người cán bộ TTTV Công tác này là khâu cuối cùng trong quá trình đường đi của sách, là khâu công tác trực tiếp quyết định hiệu quả hoạt động của Thư viện

Muốn thực hiện tố những yêu cầu cầu NDT, người cán bộ thư viện phải nắm bắt Được yêu cầu của độc giả và tổ chức được bộ máy tra cứu giúp NDT tra tìm tài liệu

Để phù hợp với các đối tượng phục vụ và nhu cầu tìm tin cụ thể của các đối tượng, TT TT- TV, ĐHSP HN đã đưa ra một số hình thức phục vụ phù hợp nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của NDT đó là:

3.1/ Phục vụ tại thư viện

Đây là hình thức phổ biến nhất tại các cơ quan TT TT – TV Như đã nêu ở trên , nhằm đáp ứng nhu cầu bạn đọc TV đã phân chia thành các phòng phục vụ khác nhau như: phòng giáo trình, phòng luận án, luận văn, phòng đọc báo tạp chí, phòng đọc lớn…… Bên cạnh đó các kho lưu giữ và bảo quản kho tài liệu gắn liền với các phòng như trên

Đối tượng bạn đọc thường xuyên và chủ yếu với hình thức phục vụ chủ yếu

là sinh viên, học viên cao học Số lượng này chiếm tỉ lệ lớn nhất Dịch vụ tại chỗ theo kho đóng và kho mở:

Cán bộ thư viện thực hiện các công đoạn phát và nhập phiếu yêu cầu lấy tài liệu theo yêu cầu bạn đọc Cuối cùng là nhân trả tài liệu và sắp xếp lại tài liệu vào kho Mỗi phòng lại có cách sắp xếp tài liệu riêng theo: Bảng phân loại ở phòng đọc sách mở; theo chủ đề như phòng đọc báo và tạp chí; Theo đăng ký cá biệt và khổ mẫu như phòng sách Việt và ngoại văn

Số lượng lượt bạn đọc tại thư viện khá lớn và đồng đều.

Ví dụ: Hằng ngày, phòng đọc sách mở phục vụ trên 70 lượt bạn đọc; Phòng đọc lớn 301 mỗi ngày phục vụ 302 lượt bạn đọc thậm chí 400 bạn đọc và theo dõi lượt bạn đọc theo khoa Thư viện cũng đã xây dựng nên một phần mềm theo dõi riêng Những thống kê về bạn đọc, lượt bạn đọc đều được hiển thị lên phần mềm này Thời gian phục vụ theo giờ hành chính

Phương thức phục vụ cho mượn về nhà Phục vụ người dùng tin theo lịch chung từ thứ 2 tới thứ 6 Giờ phục vụ cũng theo giờ hanh chính Hình thức phụ này cho phép bạn đọc tự do trong lựa chon tài liệu để nghiên cứu học tập không bị gò

bó về thời gian và không gian Chủ yếu phục vụ ở phòng mượn giáo trình, luận án, luận văn, sách tham khảo

3.2/ Các hình thức phục vụ khác

Ngoài các hình thức phục vụ như trên, thư viện còn tổ chức nhiều hình thức phục vụ khác nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của người dùng tin như sau:

Phô tô tài liệu (chủ yếu là luận văn, luận án) Dịch, sao chụp scan

Dịch vụ tìm kiếm thông tin Dịch vụ dịch thuật

Dịch vụ: khai thác trên mạng, tìm tài liệu online, cơ sở dữ liệu

4/ Bộ máy tra cứu của TT TT-TV ĐHSP HN