đồ án công nghệ thông tin Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa

Với hệ thống hiện tại, công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Vạn Hoa chưa có phần mềm chuyên dụng cho hệ thống bán hàng nên việc tổng hợp các báo cáo còn mất rất nhiều thời gian, chưa đáp

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như vũ bão hiện nay, chúng ta đã nghe thuận tai rất nhiều về máy tính và các thành tựu ứng dụng của nó trên các phương tiện thông tin đại chúng Nhất là khi chúng ta đang bước vào thời đại của thông tin thì vấn đề về quản trị và bảo mật CSDL đã trở nên đặc biệt quan trọng

Năm 2007, Việt Nam ra nhập WTO, tổ chức thương mại lớn nhất thế giới, đã mở ra rất nhiều cơ hội cũng như thách thức, các doanh nghiệp, ở từng

bộ phận, đang từng bước tin học hóa quá trình xử lý chuyển dần từ thủ công sang tự động có sự thao tác giữa người và máy Với các phần mềm quản lý việc kinh doanh với nhiều mô hình khác nhau của các doanh nghiệp sẽ trở nên đơn giản và thuận tiện hơn

Một trong những dạng đầu ra của thông tin mà nhà quản trị yêu cầu

là các báo cáo Các báo cáo là dạng văn bản có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ cho các nhà lãnh đạo ra quyết định Với hệ thống hiện tại, công

ty TNHH Sản xuất và Thương mại Vạn Hoa chưa có phần mềm chuyên dụng cho hệ thống bán hàng nên việc tổng hợp các báo cáo còn mất rất nhiều thời gian, chưa đáp ứng tính kịp thời của thông tin Việc xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng sẽ mang lại cho công ty nhiều lợi ích, đáp ứng yêu cấu của ban giám đốc đối với thông tin về hoạt động bán hàng Đặc biệt các thông tin đầu ra của hệ thống như báo cáo doanh thu bán hàng, công nợ khách hàng, lượng hàng bán, hàng tồn… trong khoảng thời gian xác định mà ban giám đốc yêu cầu

Trong khuôn khổ đợt thực tập tốt nghiệp tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Vạn Hoa, người viết xây dựng một hệ thống Quản lý bán hàng

áp dụng cho mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ Hệ thống này chỉ thực hiện ở

mức độ thử nghiệm, chưa có điều kiện khai thác một cách hoàn chỉnh trong thực tế

Do trình độ và thời gian có hạn, bản đồ án chắc chắn còn nhiều sai sót

và chưa hợp lý Vì vậy, người viết rất mong sự đóng góp ý kiến, giúp đỡ của các thầy cô giáo và các bạn để hệ thống được hoàn thiện hơn

Người viết rất mong được sự hướng dẫn chỉ bảo của các thầy cô để có được kinh nghiệm hoàn thành tốt hơn về đề tài này và có thể thực hiện nhiều

hệ thống hoàn chỉnh trong tương lai Người viết xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS Trương Văn Tú, người đã trực tiếp giảng dạy, hướng dẫn người viết thực hiện đề tài này

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT & THƯƠNG MẠI VẠN HOA VÀ VẤN ĐỀ TIN HỌC HÓA QUÁ TRÌNH BÁN

HÀNG

1 Tổng quan về công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Vạn Hoa

1.1Đặc điểm, tình hình chung về hoạt động của công ty TNHH Sản

xuất và Thương mại Vạn Hoa

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa

Hướng tới thị trường tiêu thụ khá ổn định về sản phẩm bút viết và dựa vào đặc điểm sản phẩm bút viết tiêu thụ trong nước, ý tưởng thành lập công ty sản xuất bút máy ngòi mài luyện viết chữ đẹp đã cho ra đời công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa Chính thức được thành lập ngày 26/11/2006, cho tới nay công ty đã dần mở rộng quy mô sản xuất, mở rộng thị trường trong nước, chiếm được lòng tin và đáp ứng được yêu cầu của người tiêu dùng về sản phẩm dựa trên công nghệ và bí quyết sản xuất thủ công bút máy ngòi mài, dần khẳng định vị thế của mình trong ngành sản xuất, kinh doanh văn phòng phẩm trong nước Một vài nét chính về công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa:

Thành lập ngày 26/11/2006

Tên giao dịch : Công ty TNHH Sản Xuất & Thương Mại Vạn Hoa Tên giao dịch quốc tế : VANHOA TRADING AND PRODUCTION COMPANY LIMITED

Tên viết tắt : VANHOA P&T CO.,LTD

Trụ sở chính : Số 1 ngõ 6 phố Vĩnh Phúc, phường Vĩnh Phúc, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội

Nhà máy sản xuất : Số 15 Tân Xuân, Xuân Đỉnh, Từ Liêm, Hà Nội

Người đại diện theo pháp luật: Giám đốc Lỗ Minh Tuấn

Vốn điều lệ ban đầu của công ty là 1.100.000.000 đồng Sau thời gian hoạt động đến nay, công ty đã có số vốn điều lệ tăng lên là 1.900.000.000 đồng, với một số khách hàng ban đầu từ khi mới thành lập hiện nay số lượng khách hàng của công ty đã tăng lên rất nhanh do chất lượng sản phẩm mà công ty cung cấp cùng với sự nỗ lực không ngừng của tất cả các nhân viên trong công ty

Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa là doanh nghiệp sản xuất tư nhân có tư cách pháp nhân đầy đủ, có con dấu và tài khoản riêng

Ngoài sản phẩm bút máy ngòi mài dùng luyện viết chữ đẹp, công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa còn sản xuất mặt hàng sổ, giấy, vở học sinh cung cấp cho thị trường tiêu thụ trên cả nước

1.1.2 Mục tiêu, nhiệm vụ kinh doanh của công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa

+ Mục tiêu

Mục tiêu cơ bản của công ty là: khách hàng, chất lượng, mở rộng quy

mô sản xuất và kinh doanh, không ngừng lớn mạnh trên thị trường trong cả nước mà còn vươn ra thị trường tiêu thụ nước ngoài Đặc biệt, lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu, trực tiếp đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh, là động lực được sử dụng làm đòn bẩy kinh tế đồng thời phù hợp với mục tiêu phát triển bền vững của đất nước

+ Nhiệm vụ

Xây dựng, tổ chức kế hoạch sản xuất và kinh doanh các mặt hàng văn phòng phẩm phù hợp với sở thích, thị hiếu người tiêu dùng, đáp ứng yêu cầu sản xuất, kinh doanh

Tự tạo nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh, khai thác có hiệu quả nguồn vốn đảm bảo cho quá trình mở rộng sản xuất đổi mới trang thiết bị, bù đắp các chi phí, làm nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước

Nghiên cứu, thực hiện các biện pháp nâng cao chất lượng, gia tăng khối lượng và chất lượng sản phẩm cung cấp cho khách hàng

Thực hiện tốt các chính sách cán bộ, chế độ quản lý tài sản, tài chính, lao động, tiền lương do công ty quản lý, làm tốt công tác phân phối theo lao động, đảm bảo công bằng xã hội, đào tạo, bồi dưỡng để không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ tay nghề cao cho cán bộ công nhân viên

Làm tốt công tác bảo hộ và an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi trường, bảo vệ an ninh, làm tròn công tác quốc phòng

1.2 Hệ thống tổ chức bộ máy quản lý và cơ cấu sản xuất của công

ty TNHH Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa

Hiện nay, số nhân viên của công ty là 70 nhân viên Trong đó có một Giám đốc, một quản đốc phân xưởng, 37 nhân viên sản xuất, 4 đại diện thương mại, 11 nhân viên kinh doanh, 3 nhân viên kế toán, 1 nhân viên hành chính, 12 nhân viên các tỉnh

Các phòng chức năng: Xưởng sản xuất, phòng kế toán, phòng tổ chức hành chính, phòng kinh doanh

Ban lãnh đạo công ty:

Giám đốc: Lỗ Minh Tuấn

Quản đốc: Chu Văn Nhâm

Kế toán trưởng: Vũ Thu Hằng

- Các phòng chức năng:

+ Phòng tổ chức hành chính: nghiên cứu hoàn thiện mô hình tổ chức của công ty, đào tạo sắp xếp cán bộ công nhân viên Xây dựng quỹ lương,

định mức lao động, tổ chức ban hành các quy chế quản lý và sử dụng lao động theo quy định của nhà nước

+ Phòng tài chính kế toán: chịu trách nhiệm về công tác tài chính kế toán trong toàn bộ công ty và hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh, báo cáo nhà nước theo đúng quy định

+ Phòng kinh doanh và kỹ thuật: điều hành các hoạt động về kỹ thuật

và kinh doanh

Về mặt kinh doanh: chịu trách nhiệm tổng hợp, nghiên cứu, xây dựng

và lập kế hoạch kinh doanh để xác định tình hình thực hiện kế hoạch, tổ chức đánh giá hàng hóa trong công ty

Về kỹ thuật: nghiên cứu mẫu mã của tất cả các mặt hàng đã và chưa có trong công ty

+ Phòng bán hàng: chịu trách nhiệm tiếp nhận trực tiếp các đơn đặt hàng (khách hàng đến thẳng công ty) hoặc gián tiếp (khách hàng đặt hàng qua đường điện thoại) Phòng bán hàng chịu trách nhiệm theo dõi doanh thu bán hàng của công trong từng tháng

+ Phòng quản đốc: chịu trách nhiệm trực tiếp đốc thúc và giám sát công nhân viên sản xuất trong công ty để tránh tình trạng làm chậm tiến độ sản xuất gây ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh trong công ty Phòng quản đốc còn chịu trách nhiệm đào tạo cho những công nhân mới vào nghề

- Các kho trong công ty:

+ Kho thành phẩm: chịu trách nhiệm hoàn thiện và đóng gói mọi mặt hàng trong công ty, xuất hàng theo kế hoạch của phòng bán hàng đưa xuống

+ Kho vật tư: chịu trách nhiệm cấp phát vật liệu phục vụ cho công nhân viên trực tiếp sản xuất trong công ty, phải dự trù nguyên vật liệu để tránh tình trạng thiếu làm chậm tiến độ sản xuất gây ảnh hưởng việc kinh doanh của công ty

- Các phân xưởng sản xuất: có trách nhiệm sản xuất theo kế hoạch sản xuất đã định

Công ty giao kế hoạch hướng dẫn và kiểm tra thực hiện kế hoạch, áp dụng các biện pháp kế toán, thưởng và chế độ trách nhiệm đối với tất cả các công nhân viên trong toàn công ty Đảm bảo quyền lợi cả về mặt vật chất lẫn tinh thần cho mọi cán bộ công nhân viên như chế độ nhà nước quy định

CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY TNNH SẢN XUẤT & THƯƠNG MẠI

VẠN HOA:

XƯỞNG

SẢN XUẤT

KINH DOANH

HÀNH CHÍNH

QUẢN ĐỐC

ĐẠI DIỆN THƯƠNG MẠI GIÁM ĐỐC

KHO

TỔ KỸ THUẬT

TỔ KIỂM TRA

MÀI PHÁ

MÀI BÓNG

NHÂN VIÊN KINH DOANH

TỔ PHỤ

1.3 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH

Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa

1.3.1 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa

Công ty TNHH Sản xuất & Tthương mại Vạn Hoa bước đầu đã thay đổi cách quản lý từ quản lý thủ công sang quản lý tự động, có sự thao tác giữa người và máy nhằm giảm bớt thao tác thừa, không chính xác trong quá trình quản lý, giảm chi phí, nâng cao năng xuất lao động, đưa ra thông tin chính xác và kịp thời, trợ giúp cho quá trình ra quyết định Hiện nay, một số phòng ban đã được trang bị máy tính, máy in, phần mềm… và công ty có trang web riêng để giới thiệu sản phẩm ra thị trường và người tiêu dùng có thể nắm bắt một cách nhanh chóng những mặt hàng phục vụ nhu cầu của cá nhân hay tổ chức

Tuy nhiên, các thiết bị vẫn chưa được sử dụng đúng mục đích và phục

vụ đúng chức năng nhiệm vụ của các phòng Do kinh phí của công ty hạn hẹp, hiện nay công ty mới chỉ trang bị công nghệ hiện đại như phần mềm chuyên dụng cho một số phòng ban, còn hầu hết vẫn thực hiện thủ công là chính Một

số phòng ban tùy vào nhiệm vụ của mình được nối mạng Internet nhưng công

ty chưa có phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện để các phòng ban có thể trao đổi thông tin…

- Phòng giám đốc: đã trang bị máy tính nhưng công việc thực hiện vẫn chủ yếu là thủ công Hàng ngày, mọi văn bản, giấy tờ đều do thư ký chuẩn bị

để giám đốc phê duyệt nên máy tính chưa phục vụ nhiều cho công tác ra quyết định

- Phòng kinh doanh: đã trang bị máy tính có nối mạng Internet để thuận tiện hơn trong quá trình quản lý và nghiên cứu các thông tin về thị trường, tình hình của các doanh nghiệp, nhà cung cấp và các đối thủ cạnh tranh Tuy

vậy, công tác quản lý vẫn còn dựa trên thủ công Hầu hết các văn bản, giấy tờ đều do cấp dưới chuẩn bị và đưa lên để phê duyệt Mọi thông tin cần lưu trữ vẫn được lưu trữ trên văn bản, giấy tờ Máy tính chỉ phục vụ cho quản lý tức thời, không có ý nghĩa lâu dài Muốn lưu giữ các thông tin hay trình giám đốc phê duyệt thì tất cả đều in ra giấy

- Bộ phận bán hàng: được trang bị máy tính với những phần mềm như Microsoft Word, Microsoft Excel… và được nối mạng Internet Quá trình tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng còn dựa trên thủ công do chưa có phần mềm bán hàng nên việc giải quyết còn khó khăn và chậm Cuối mỗi kỳ việc thống kê và lên báo cáo còn mất nhiều thời gian chưa đáp ứng tính kịp thời cho người quản trị

- Xưởng sản xuất: đã trang bị máy tính phục vụ cho quá trình quản lý việc sản xuất cũng như phân công công việc cho từng tổ sản xuất Máy tính được nối mạng Internet nên việc tìm kiếm cũng như nắm bắt thông tin về những công nghệ mới trên thế giới được nhanh chóng và thuận tiện

- Phòng tổ chức hành chính: trang bị máy tính với phần mềm ứng dụng như Microsoft Excel… để quản lý đội ngũ nhân viên trong công ty

- Phòng tài chính kế toán: là phòng được trang bị máy tính với phần mềm kế toán chuyên dụng trợ giúp cho kế toán viên trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ Sau mỗi kỳ, việc thống kê và báo cáo được nhanh chóng và thuận tiện hơn

- Phòng quản đốc: quản lý trực tiếp các kho thành phẩm và vật tư nhưng việc quản lý nửa trên máy tính nửa trên sổ sách, giấy tờ Hàng ngày, các nhân viên vẫn vào sổ lưu kho rồi cuối tháng mới tổng hợp trên máy tính Mọi thông tin vẫn được lưu trữ trên văn bản dựa vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hóa đơn thanh toán của người bán gửi tới Phần mềm sử dụng là

Microsoft Excel, chưa có phần mềm quản lý vật tư chuyên dụng Máy in đã được trang bị để in các báo cáo nhập - xuất - tồn, thẻ kho… để phê duyệt

1.3.2 Chiến lược phát triển hệ thống thông tin của công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa

Ban giám đốc công ty xác định tình trạng quản lý thủ công không thể kéo dài nhưng trong lúc này công ty chưa thể khắc phục một cách tổng thể và toàn diện do chi phí lớn mà công ty cần vốn để phân bổ cho các mục đích khác Trong đó, một số phòng ban của công ty đã được tin học hóa công tác nghiệp vụ nên ban giám đốc quyết định chọn giải pháp tin học hóa từng phần, từng bộ phận Sau đó sẽ kết nối thành một hệ thống quản lý thống nhất trên cơ

sở thiết lập mạng máy tính thống nhất toàn cơ quan và trang bị một phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện để dễ dàng quản lý các nguồn lực, chia sẻ thông tin giữa các phòng ban, mỗi người có thể nắm bắt được các thông tin nhanh chóng và kịp thời

Trong những năm tới, công ty sẽ trang bị thêm máy tính, máy in, hệ thống mạng cho từng phòng ban ví dụ phần mềm quản lý bán hàng cho phòng bán hàng, phần mềm quản trị nhân lực cho phòng tổ chức hành chính… để có thể thực hiện các nghiệp vụ một cách nhanh chóng và thuận tiện, nâng cao năng suất lao động…

1.3.3 Thực trạng vấn đề giải quyết bài toán quản lý hoạt động bán

hàng

Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, một trong những nỗi bận tâm hàng đầu của nhà quản trị doanh nghiệp là làm sao quản lý sát sao tình hình kinh doanh với các số liệu về kho hàng (nhập, xuất, tồn kho) Qua nhiều năm nghiên cứu về giải pháp quản lý bán hàng và tìm hiểu khảo sát thực tế trên mười nghìn khách hàng, người ta đã đưa ra một số thống kê về những lo lắng của các ông chủ doanh nghiệp như sau:

- Mất kiểm soát về lượng hàng tồn thực tế trong kho.

- Những sai sót thường xuyên gặp phải trong quá trình ghi các thông tin trong các hóa đơn, chứng từ, sổ sách kế toán nếu làm theo phương pháp thủ công

- Luôn cảm thấy khối lượng công việc quá lớn đè lên đôi vai

- Không có thời gian dành cho gia đình do quá bận kinh doanh

- Muốn mở rộng sản xuất kinh doanh nhưng lại sợ không quản lý được

- Các báo cáo kế toán rất khó hiểu vì bản thân không có nghiệp vụ

- Cảm thấy không yên tâm về đội ngũ bán hàng của mình

- Khi cần những báo cáo kết quả kinh doanh theo yêu cầu thì không

có hoặc phải đợi rất lâu

Hoạt động kế toán cho một công ty hay cửa hàng nói chung là một chuỗi công việc rất vất vả và tốn nhiều công sức nếu không nói là phải có sự cần mẫn, chăm chỉ và sáng suốt Sự sai sót sẽ khó tránh khỏi nếu công việc chỉ dành riêng cho một người Nếu thực hiện việc quản lý trên bằng việc ghi

sổ sách thủ công sẽ làm mất rất nhiều thời gian và công sức, đôi khi còn làm thất thoát về mặt tài chính và việc đối chiếu sổ sách, tính toán bằng tay thường xuyên diễn ra hằng ngày, điều này nhàm chán với con người Ngoài

ra, vấn đề lưu trữ sổ sách kế toán, hóa đơn, chứng từ cũng là vấn đề đáng lo ngại cho các công ty về không gian, chi phí không gian và bảo quản giấy tờ,

sổ sách của công ty Việc tin học hoá trong bài toán quản lí bán hàng nói chung sẽ giúp cho mọi người làm việc trong bộ phận kế toán công ty bớt đi phần nào sự nhàm chán đó và đặc biệt là tính chính xác cao lại không tốn bất

kỳ chi phí nào cho việc bảo quản và lưu trữ giấy tờ, sổ sách Vì vậy việc tin học hoá trong bài toán quản lí sẽ làm tiết kiệm được thời gian, sức lực, tiền của và giúp cho việc thông tin kế toán được nhanh chóng theo yêu cầu người