Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí tại Công ty Cổ phần khách sạn du lịch thương mại Ngôi Sao Hải Phòng

Trong công cuộc hội nhập và phát triển đất nước đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tự chủ trong sản xuất kinh doanh, tự quyết định, tự chịu trách nhiệm về kếtquả thực hiện của mình

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong công cuộc hội nhập và phát triển đất nước đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tự chủ trong sản xuất kinh doanh, tự quyết định, tự chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện của mình Và để hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao thì các doanh nghiệp phải chú trọng đến thực trạng, xu thế biến động của môi trường kinh doanh trong nước và ngoài nước

Việc Việt Nam gia nhập WTO từ tháng 11/2006 sẽ tạo cho các doanh nghiệp khách sạn Việt Nam cơ hội mở rộng quan hệ hợp tác đầu tư , chuyển giao công nghệ quản lý với đối tác nước ngoài, cung cấp cho các doanh nghiệp nguồn khách, trang thiết bị, sản phẩm dịch vụ, công nghệ, thông tin, mạng lưới thị trường khách, học hỏi kinh nghiệm đầu tư, kỹ năng quản lý kinh doanh… Cùng với hội nhập kinh tế quốc tế, sự cạnh tranh trong nước ngày càng quyết liệt, các doanh nghiệp khách sạn sẽ phải đương đầu với nhiều đối thủ là các doanh nghiệp nước ngoài rất mạnh, rất chuyên nghiệp, ngay trên địa bàn truyền thống của mình

Một vấn đề đặt ra là làm thế nào để các doanh nghiệp khách sạn nâng cao được năng lực cạnh tranh, kinh doanh có hiệu quả hơn trong điều kiện hội nhập

và toàn cầu hóa kinh tế

Đối với hoạt động kinh doanh du lịch, kinh doanh khách sạn có vai trò và

vị trí quan trọng Tuy nhiên quan hệ cung cầu về dịch vụ lưu trú là chưa tương xứng Hệ thống khách sạn chỉ phát triển mạnh sau năm 1995 nên kinh nghiệm quản lý, tay nghề còn hạn chế, đầu tư nước ngoài chưa nhiều, các dịch vụ vui chơi giải trí còn ít Điều này dẫn đến tình trạng cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp khách sạn trên cùng địa bàn

Xem xét, phân tích và đánh giá lại thực trạng sản xuất kinh doanh, nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ của mình là một việc làm cần thiết, trong đó quan trọng hơn hết là việc kiểm soát chi phí, đầu tư như thế nào để mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp

Các tổ chức kinh doanh, các doanh nghiệp, một quốc gia dù theo con đường phát triển nào thì việc quản lý chi phí như một hoạt động tất yếu khách quan Tất cả đều phải hướng tới mục tiêu cuối cùng là thu lợi để tái đầu tư cho tương lai, cạnh tranh, tồn tại và phát triển Quản lý chi phí phải hiệu quả nhưng không được gây ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm mà doanh nghiệp khách sạn cung cấp

Xuất phát từ tính chất quan trọng của vấn đề quản lý chi phí sao cho hiệu

quả mà em đã chọn đề tài “Thực trạng và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí tại Công ty Cổ phần khách sạn du lịch thương mại Ngôi Sao Hải Phòng ”.Em mong rằng đề tài này trước hết có thể giúp cho bản

thân tổng hợp được tất cả những kiến thức đã học được, sau đó đóng góp một phần vào sự phát triển chung của Doanh nghiệp nói riêng và ngành Khách sạn -

Nêu ra những điểm mạnh, điểm yếu để từ đó đưa ra những biện pháp bố trí hợp lý hoạt động của các bộ phận trong khách sạn

Đưa ra những chiến lược kinh doanh mới, các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí trong kinh doanh khách sạn

3 Đối tượng và phương pháp nghiên cứu

3.1 Đối tượng

Đối tượng nghiên cứu: chi phí sản xuất kinh doanh khách sạn nhà hàng, lữ hành và các dịch vụ khác thuộc Công ty Cổ phần khách sạn du lịch thương mại Ngôi Sao Hải Phòng

3.2 Phương pháp nghiên cứu

Trong khi làm luận văn đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu chính sau:

- Phương pháp phân tích tổng hợp so sánh

Phương pháp này được sử dụng để xử lý tư liệu về tình hình sử dụng chi phí của Công ty trong những năm qua để có những đánh giá xác thực về tiềm năng và những hạn chế của khách sạn

- Phương pháp dự báo

Tiềm năng của khách sạn đã được phân tích và dự báo phát triển du lịch Việt Nam, Hải Phòng trong tương lai để đưa ra những dự báo về sự phát triển của khách sạn trong tương lai, xác định cho khách sạn một tầm cao mới, một cái đích để khách sạn theo đuổi

4 Những đề xuất hoặc giải pháp của luận văn

Nêu lên những khái niệm cơ bản về khách sạn, chi phí kinh doanh khách sạn

Đề ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí tại Công

ty Cổ phần khách sạn du lịch thương mại Ngôi Sao Hải Phòng

5 Kết cấu của luận văn

Nội dung của khóa luận bao gồm 3 chương sau:

Chương 1: Những lý luận chung về khách sạn và chi phí kinh doanh

Để hoàn thành tốt luận văn này em đã nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận

tình của Cô giáo – Thạc sĩ Bùi Thị Thanh Nhàn cũng như sự tạo điều kiện giúp đỡ của tập thể các cô chú ban lãnh đạo Công ty Cổ phần khách sạn du lịch thương mại Ngôi Sao Hải Phòng

Tuy em đã rất cố gắng nhưng do hạn chế về mặt thời gian nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô và bạn đọc

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ KHÁCH SẠN VÀ CHI

PHÍ KINH DOANH KHÁCH SẠN 1.1 Các khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm khách sạn

Khách sạn là một loại hình tổ chức lưu trú, là một khâu đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh du lịch Khi nói đến khách sạn người ta sẽ hiểu cơ bản rằng khách sạn là cơ sở kinh doanh về dịch vụ lưu trú Do nhu cầu hàng ngày càng cao và đa dạng, đồng thời các chủ doanh nghiệp muốn mở rộng phạm vi của mình nên ngoài dịch vụ lưu trú khách sạn còn kinh doanh các dịch vụ ăn

uống và các dịch vụ bổ sung khác

Như vậy khách sạn là cơ sở kinh doanh dịch vụ khách lưu trú trong một thời gian ngắn, đáp ứng các nhu cầu về các mặt ăn uống, nghỉ ngơi, vui chơi giải trí và các dịch vụ cần thiết khác Chất lượng và sự đa dạng của dịch vụ hoạt

động trong kinh doanh khách sạn là thu được lợi nhuận

Có thể nói khách sạn chính là một loại cơ sở lưu trú không những đáp ứng nhu cầu nghỉ ngơi, ăn uống mà còn làm thỏa mãn các nhu cầu đa dạng khác của các loại khách du lịch từ các nước khác nhau, trình độ nghề nghiệp với các mục

đích khác nhau

1.1.2 Khái niệm kinh doanh khách sạn

Xuất phát từ việc nghiên cứu về các loại hình kinh doanh lưu trú ta có thể định nghĩa kinh doanh khách sạn như sau: Kinh doanh khách sạn là hoạt động kinh doanh các dịch vụ cho thuê buồng ngủ, ăn uống và các dịch vụ bổ sung khác của khách sạn nhằm thỏa mãn nhu cầu chính đáng của khách du lịch tại

điểm du lịch với mục đích thu lợi nhuận

Như vậy kinh doanh khách sạn phải bao gồm cả 3 hoạt động đó là:

+ Hoạt động cho thuê buồng ngủ

+ Hoạt động kinh doanh ăn uống

+ Hoạt động kinh doanh các dịch vụ bổ sung

Do đó nếu thiếu một trong ba hoạt động trên thì không được coi là hoạt động kinh doanh khách sạn Đây là ngành dịch vụ mà sản phẩm của nó bao gồm hai loại: dịch vụ cơ bản và dịch vụ bổ sung Việc phân chia này là phổ biến nhất

vì nó nêu bật lên loại hình dịch vụ mà khách sạn có khả năng đáp ứng cho du khách

1.1.3 Bản chất và đặc điểm kinh doanh khách sạn

1.1.3.1 Bản chất kinh doanh khách sạn

Khi xem xét bản chất khách sạn cần phân biệt rõ hai hoạt động kinh doanh cơ bản của khách sạn:

- Kinh doanh dịch vụ lưu trú

- Kinh doanh dịch vụ ăn uống

Hai loại hình dịch vụ này được gọi chung là dịch vụ cơ bản Ngoài ra còn

có các loại hình dịch vụ bổ sung

+ Đối với dịch vụ lưu trú:

Khách sạn cung cấp trực tiếp cho khách các nhu cầu về dịch vụ lưu trú có tính phi vật chất Trong quá trình “tạo ra” và “cung cấp” cho khách loại hình này khách sạn không tạo ra sản phẩm mới và giá trị mới

Sự khác nhau giữa giá cả và giá trị của các dịch vụ này là sự phân chia nguồn thu nhập xã hội tạo ra từ các ngành khác (các ngành sản xuất vật chất)

Nếu đối tượng phục vụ là khách nước ngoài thì ngành khách sạn thực hiện việc phân chia nguồn thu nhập giữa các nước và làm tăng thu nhập cho nước đó

Vì lý do này mà khách sạn được coi là ngành sản xuất phi vật chất

+ Đối với dịch vụ ăn uống:

Khách sạn thực hiện sản xuất món ăn, đồ uống phục vụ khách Loại hình này thực hiện đồng thời 3 chức năng cơ bản sau:

- Chức năng sản xuất vật chất: Sản xuất, chế biến ra các món ăn, đồ uống

phục vụ khách Trong quá trình này đã tạo ra giá trị mới và sản phẩm mới

- Chức năng lưu thông: Thực hiện bán các sản phẩm do chính khách sạn

sản xuất ra hoặc bán những sản phẩm của các ngành: hoa quả, bánh ngọt, bia, rượu …cho khách

- Chức năng tổ chức tiêu thụ sản phẩm: Tạo ra điều kiện cần thiết với tiện

nghi đầy đủ, chất lượng phục vụ cao để khách tiêu thụ sản phẩm tại chỗ

Ba chức năng gắn bó chặt chẽ và phụ thuộc lẫn nhau, thiếu một trong ba chức năng đó sẽ dẫn đến việc thay đổi hoàn toàn chất lượng của hoạt động khách sạn (loại hoạt động cơ bản thứ hai) Ví dụ: không có chức năng sản xuất thì không có món ăn đồ uống phục vụ khách, không có chức năng lưu thông thì

nó chỉ là hoạt động mang tính xã hội như việc cung cấp các món ăn ở bệnh viện, nhà tập thể… không có chức năng tổ chức thì nó cũng chỉ là nơi bán cá thức ăn

đồ uống như ở các cửa hàng

+ Đối với các dịch vụ bổ sung:

Loại hình dịch vụ này ngày càng phát triển về số lượng, thể loại và chất lượng Các dịch vụ bổ sung có thể được chia ra thành:

* Dịch vụ đáp ứng nhu cầu cần thiết cho sinh hoạt thường ngày của khách

- Thông tin các loại: Cơ sở vui chơi giải trí, mua bán hàng hóa, đồ lưu niệm, thông tin về chính trị, kinh tế, xã hội…

- Dịch vụ sinh hoạt: Giặt là, chữa giày, dép, may đo quần áo, đổi ngoại tệ…

- Dịch vụ môi giới: Đăng ký vé máy bay, tàu xe…

- Dịch vụ giao thông: Cho thuê ô tô, trông coi phương tiện giao thông…

- Cho thuê video, đài, dụng cụ thể thao, castle…

* Dịch vụ phục vụ khách có khả năng thanh toán cao

- Cho thuê hướng dẫn, thư ký riêng, phiên dịch riêng

- Cho thuê các loại nhạc cụ

* Dịch vụ nâng cao nhận thức cho khách về địa phương, đất nước

- Tổ chức tham quan khách sạn, địa phương

- Tổ chức hội thảo, triển lãm trưng bày

- Tổ chức chiếu phim, video, quảng cáo

* Dịch vụ nâng cao tiện nghi sinh hoạt cho khách sinh hoạt cho khách nghỉ tại khách sạn

- Phục vụ ăn uống tại phòng

- Tổ chức các cuộc tiếp xúc, giao dịch của khách

- Tổ chức chữa bệnh, thẩm mỹ, massage tại phòng thuê của khách

- Đặt phòng các tiện nghi như ti vi, minibar, máy fax, vi tính…

- Các phòng chơi thể dục thể hình, tắm hơi, bể bơi…

* Dịch vụ đặc biệt:

Dịch vụ phục vụ người tàn tật: xe đẩy, thang máy, phòng ngủ, giường… Giữa dịch vụ cơ bản và dịch vụ bổ sung có mối quan hệ mật thiết với nhau, dịch vụ này phát triển kéo theo sự phát triển của dịch vụ kia và tỷ lệ giữa hai loại hình dịch vụ này là yếu tố quan trọng trong việc phân tích chỉ tiêu của khách từ đó mới có thể đánh giá được hiệu quả kinh doanh của khách sạn

Kết quả hoạt động kinh doanh của khách sạn không chỉ đơn thuần là kết quả kinh doanh từng bộ phận dịch vụ lưu trú và ăn uống mà là hiệu quả tổng hợp bao gồm các dịch vụ bổ sung

1.1.4.2 Đặc điểm kinh doanh khách sạn

 Kinh doanh khách sạn phụ thuộc vào tài nguyên du lịch tại các điểm

du lịch

Kinh doanh khách sạn chỉ có thể được tiến hành thành công ở những nơi

có tài nguyên du lịch, bởi lẽ tài nguyên du lịch là yếu tố thúc đẩy, thôi thúc con người đi du lịch Nơi nào không có tài nguyên du lịch nơi đó không thể có khách

du lịch tới Đối tượng quan trọng nhất của một khách sạn chính là khách du lịch

vì vậy tài nguyên du lịch có ảnh hưởng rất mạnh mẽ đến hoạt động kinh doanh của khách sạn

Mặt khác, khả năng tiếp nhận của tài nguyên du lịch ở mỗi điểm du lịch sẽ quyết định đến quy mô của các khách sạn trong vùng Chính vì vậy khi đầu tư vào kinh doanh khách sạn đòi hỏi phải nghiên cứu kỹ các chỉ số kĩ thuật của một công trình khách sạn khi đầu tư xây dựng và thiết kế

Khi các điều kiện khách quan tác động tới giá trị và sức hấp dẫn của tài nguyên du lịch thay đổi sẽ đòi hỏi sự điều chỉnh về cơ sở vật chất kỹ thuật nào cho phù hợp Bên cạnh đó, đặc điểm về kiến trúc quy hoạch và đặc điểm về cơ

sở vật chất kỹ thuật của các khách sạn tại các điểm du lịch cũng có ảnh hưởng tới việc làm tăng hay giảm giá trị của tài nguyên du lịch tại các trung tâm du lịch

 Kinh doanh khách sạn đòi hỏi dung lƣợng vốn đầu tƣ lớn

Đặc điểm này xuất phát từ nguyên nhân do yêu cầu về tính chất lượng cao của sản phẩm khách sạn: đòi hỏi các thành phần của cơ sở vật chất kĩ thuật của khách sạn tăng lên cùng với sự tăng lên của thứ hạng khách sạn Sự sang trọng của các thiết bị được lắp đặt bên trong khách sạn chính là một nguyên nhân đẩy chi phí đầu tư ban đầu của công trình khách sạn cao lên

Ngoài đặc điểm này còn xuất phát từ một nguyên nhân khác như: chi phí ban đầu cho cơ sở hạ tầng của khách sạn cao, chi phí đất đai cho công trình khách sạn rất lớn

 Kinh doanh khách sạn đòi hỏi dung lƣợng lao động trực tiếp rất lớn

Sản phẩm của khách sạn chủ yếu mang tính chất phục vụ và sự phục vụ này không thể cơ giới hóa được mà chỉ được thực hiện bởi những nhân viên phục vụ trong khách sạn Mặt khác, lao động trong khách sạn có tính chuyên môn hóa khá cao, thời gian lao động lại phụ thuộc vào thời gian tiêu dùng của khách, thường kéo dài 24/24 h mỗi ngày Do vậy cần phải sử dụng số lượng lao động phục vụ trực tiếp trong khách sạn

Với đặc điểm này, các nhà quản lý khách sạn luôn phải đối mặt với những khó khăn về chi phí lao động trực tiếp tương đối cao, khó giảm thiểu chi phí này

mà không làm ảnh hưởng xấu tới chất lượng dịch vụ của khách sạn Khó khăn

cả trong công tác tuyển mộ, lựa chọn và phân công bố trí nguồn nhân lực của mình Trong điều kiện kinh doanh theo mùa, các nhà quản lý khách sạn thường coi việc giảm thiểu chi phí lao động một cách hợp lý là một thách thức lớn đối với họ

 Kinh doanh khách sạn mang tính quy luật

Kinh doanh khách sạn chịu sự chi phối của một số nhân tố mà chúng lại hoạt động theo một số quy luật như: quy luật tự nhiên, quy luật kinh tế xã hội, quy luật tâm lý của con người…

Chẳng hạn sự phụ thuộc vào tài nguyên du lịch đặc biệt là tài nguyên thiên nhiên với những biến động lặp đi lặp lại của thời tiết khí hậu trong năm luôn tạo ra những thay đổi theo những quy luật nhất định trong giá trị và sức hấp dẫn của tài nguyên đối với khách du lịch Từ đó tạo ra sự thay đổi theo mùa trong kinh doanh của khách sạn đặc niệt là các khách sạn nghỉ dưỡng ở các điểm

du lịch biển hoặc nghỉ núi

Với những đặc điểm trên của kinh doanh khách sạn, việc tạo ra những đặc điểm một sản phẩm của khách sạn với chất lượng cao, có sức hấp dẫn lớn đối với khách là công việc không chỉ phụ thuộc vào nguồn vốn và lao động mà còn phụ thuộc vào năng lực của nhà quản lý trong sự vận hành và khả năng kết hợp các yếu tố đó ra sao

Cùng với những đặc điểm chung cho kinh doanh khách sạn, kinh doanh

ăn uống trong khách sạn cũng có một số nét đặc trưng cơ bản như:

- Tổ chức ăn uống chủ yếu là cho khách ngoài địa phương và các khách này có thành phần rất đa dạng Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp khách sạn phải tổ chức phục vụ ăn uống phù hợp với yêu cầu tập quán của khách du lịch chứ không thể bắt khách phải tuân theo tập quán của địa phương

- Các khách sạn thường nằm ở những nơi cách xa địa điểm cư trú thường xuyên của khách nên các khách sạn phải tổ chức ăn uống toàn bộ cho khách du lịch kể cả các bữa ăn chính, các bữa ăn phụ và phục vụ đồ uống

- Phải tạo ra những điều kiện và phương thức phục vụ nhu cầu ăn uống thuận lợi nhất cho khách tại các điểm du lịch và tại khách sạn: như tổ chức phục

vụ ăn sáng và đồ uống ngay tại những nơi mà khách ưa thích nhất như ngoài bãi biển, các trung tâm thể thao, phòng họp… gọi là phục vụ tại chỗ

- Việc phục vụ ăn uống cho khách đi du lịch đồng thời cũng là hình thức giải trí cho khách Vì thế ngoài các dịch vụ ăn uống, các doanh nghiệp khách sạn còn chú ý tổ chức hoạt động giải trí cho khách và kết hợp những yếu tố dân tộc

cổ truyền trong cách bài trí kiến trúc, cách mặc đồng phục của nhân viên phục

vụ hay ở hình thức các dụng cụ ăn uống và các món ăn đặc sắc của nhà hàng

Đối với một khách sạn thì sản phẩm được hiểu như sau:

Sản phẩm của khách sạn là tất cả những dịch vụ và hàng hóa mà khách sạn cung cấp nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng kể từ khi họ liên hệ với khách sạn lần đầu để đăng ký buồng cho tới khi tiêu dùng xong và rời khỏi khách sạn

Nếu xét trên góc độ về hình thức thể hiện thì ta có thể thấy sản phẩm của khách sạn bao gồm sản phẩm hàng hóa và sản phẩm dịch vụ:

Sản phẩm hàng hóa là những sản phẩm hữu hình (có hình dạng cụ thể)

mà khách sạn cung cấp như: thức ăn, đồ uống, hàng lưu niệm, các hàng hóa khác được bán trong doanh nghiệp khách sạn

Sản phẩm dịch vụ (sản phẩm dưới dạng phi vật chất hay vô hình) là những

sản phẩm có giá trị về mặt vật chất hoặc tinh thần (hay cũng có thể là một sự trải nghiệm, một cảm giác về sự hài lòng hay không hài lòng) mà khách đồng ý bỏ tiền ra để đổi lấy chúng Sản phẩm dịch vụ của khách sạn bao gồm 2 loại là dịch

và không bắt buộc tùy thuộc vào quy định trong tiêu chuẩn phân hạng khách sạn của mỗi quốc gia

* Đặc điểm của sản phẩm khách sạn:

- Sản phẩm dịch vụ của khách sạn mang tính vô hình

- Sản phẩm khách sạn là dịch vụ không thể lưu kho cất trữ được

1.2 Chi phí kinh doanh khách sạn

1.2.1 Khái niệm chi phí

- Khái niệm chung: chi phí là giá trị của những gì phải từ bỏ để có thể đạt được hoặc có được một thứ gì đó thông qua sản xuất, trao đổi và các hoạt động của con người

- Khái niệm riêng: chi phí kinh doanh khách sạn là giá trị toàn bộ những hao phí lao động xã hội cần thiết ( gồm lao động sống và lao động vật hóa) để thực hiện việc sản xuất và cung ứng các sản phẩm khách sạn – du lịch

Chi phí trong kinh doanh khách sạn đều được biểu hiện ra bằng tiền, khoản chi phí được biểu hiện ra bằng tiền như: chi phí tiền lương, điện, nước, vận chuyển… Có những hao phí về hiện vật được quy ra tiền như: hao phí về tài sản cố định, vật rẻ tiền mau hỏng, nhiên liệu, hao hụt nhiên liệu, hàng hóa…

1.2.2 Đặc điểm chi phí kinh doanh khách sạn

 Chi phí kinh doanh khách sạn luôn luôn được biểu hiện dưới hình thái tiền tệ

Dùng tiền tệ để biểu hiện cho chi phí vì trong kinh doanh đòi hỏi nhiều chi phí khác nhau nên cần phải thống nhất một đại lượng để xác định được toàn

bộ chi phí, các chi phí phát sinh khác nhau…

Chi phí kinh doanh khách sạn được biểu hiện dưới nhiều hình thức, trong đó:

- Biểu hiện trực tiếp là chi phí hiện vật là sự hao mòn của các tài sản cố định, công cụ lao động, nhiên liệu, hao hụt bằng hiện vật đó cũng được chuyển thành tiền

- Biểu hiện trực tiếp bằng tiền đó là tiền lương, tiền trả cho các công dịch

vụ như vận chuyển, điện thoại…

 Chi phí kinh doanh khách sạn đa dạng thể hiện ở nhiều loại chi phí khác nhau, mức độ chi phí khác nhau và các loại chi phí này cũng mang các tính chất khác nhau

Tính chất chi phí sản xuất: là chi phí tạo ra sản phẩm và giá trị mới hay giá trị gia tăng của sản phẩm

Tính chất chi phí lưu thông: liên quan đến việc làm thay đổi hình thái của sản phẩm hàng thành tiền hoặc tiền thành hàng

Tính chất chi phí dịch vụ: liên quan đến việc thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, ví dụ chi phí trang trí phòng ăn, đào tạo nhân viên…

Tính chất chi phí quản lý hành chính không liên quan trực tiếp đến quá trình cung ứng và tạo ra sản phẩm nhưng nó cũng rất cần thiết vì nó giúp cho quá trình kinh doanh diễn ra trôi chảy

 Chi phí là sự chuyển hóa của vốn trong quá trình sản xuất kinh doanh

Chi phí là sự tiêu hao, mất mát trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên sản phẩm có ích cho con người và chi phí sẽ được bù đắp lại sau khi quá trình kinh doanh kết thúc

Vốn biểu thị dưới dạng nguồn lực cần thiết để bắt đầu quá trình kinh doanh, vốn sẽ được chuyển hóa từ tiền thành hàng, thành chi phí…Vốn phải được bảo toàn và phải được thu hồi lại

 Vấn đề giá trị nguyên liệu, hàng hóa trong kinh doanh ăn uống

Giá trị nguyên liệu hàng hóa trong kinh doanh ăn uống mang tính chất chi phí tuy nhiên bộ phận này thường được quản lý riêng biệt

1.2.3 Tầm quan trọng của việc tiết kiệm chi phí trong kinh doanh khách sạn

Về góc độ kinh tế, tiết kiệm chi phí là một trong những biện pháp cơ bản

để doanh nghiệp có thể tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả kinh tế Đó là điều kiện cơ bản để tái sản xuất mở rộng, tái sản xuất kinh doanh, nâng cao đời sống vật chất cho cán bộ, công nhân viên

Ngoài ra, tiết kiệm chi phí còn cho phép doanh nghiệp hạ thấp được giá thành các sản phẩm dịch vụ, hạ giá bán sản phẩm để thu hút khách hàng Vì thế

mà các nhà quản trị thường tìm cách để cắt giảm các chi phí không cần thiết nhằm hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận kinh doanh Tuy nhiên, cần xem xét lại vấn đề cắt giảm chi phí để xem chương trình này có thực sự đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp hay không?

“Doanh thu trong một doanh nghiệp dịch vụ nhà hàng, khách sạn chứa tỷ

lệ chi phí rất lớn: cứ 1 đô la doanh thu thì khoảng 90 xu có thể được dùng để

chi trả cho chi phí Vì thế việc quản lý chi phí rất quan trọng Dự toán chi phí, phân tích chi phí là một cách để kiểm soát, quản lý chi phí nhằm cải thiện thu nhập ròng Một cách khác để nâng cao thu nhập ròng là cắt giảm chi phí mà không quan tâm tới hệ quả Hành động này có lẽ không khôn ngoan” [03; 8]

Từ thập niên 1980 trở lại đây, các chương trình cắt giảm chi phí đã trở thành một bộ phận không thể thiếu trong cuộc sống kinh doanh nhằm gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho các công ty Tuy nhiên, việc cắt giảm chi phí đơn thuần chỉ dẫn tới những kết quả tạm thời, có thể giúp các công ty đạt được mục tiêu lợi nhuận, song hiếm khi đem lại kết quả cải thiện bền vững về vị thế cạnh tranh Có ba lý do giải thích việc này:

(1) Sáng kiến cắt giảm chi phí là cách thức tuyệt vời để đẩy mạnh lợi nhuận ngắn hạn, nhưng nó cũng có thể làm xói mòn những nỗ lực cải thiện cạnh tranh lâu bền hơn Động cơ cho các chương trình cắt giảm chi phí là việc phải

“thắt lưng buộc bụng” trong thời kỳ khó khăn hay là một phần của công cuộc cải

tổ cơ cấu kinh doanh sau khi thoát khỏi khủng hoảng

Trong bất cứ trường hợp nào, các chương trình cắt giảm chi phí cũng là một phương pháp ngắn hạn và đơn giản để tạo ra lợi thế cạnh tranh, chúng hiếm khi củng cố hay cải thiện thực sự sản phẩm/dịch vụ của công ty

(2) Phần lớn các chương trình cắt giảm chi phí đều như những chiếc “máy cắt bánh”, đặt ra chỉ tiêu đơn giản và áp dụng xuyên suốt toàn bộ hoạt động kinh doanh mà không quan tâm tới đặc tính riêng biệt của từng bộ phận

Khi tiến tới việc quản lý chi phí, một trong những vấn đề thường gặp nhất

là “vô tình loại bỏ những thứ quý giá trong đống lộn xộn cần phải quẳng đi” Trong những nỗ lực cắt giảm chi phí để trở nên cạnh tranh hơn, một vài năng lực quan trọng sẽ mất đi, và kết quả thu được trở nên ngược lại với mong muốn Thách thức chính là việc phân biệt giữa những “chi phí tốt” (góp phần quan trọng đem lại lợi nhuận) và những “chi phí xấu” (có thể loại bỏ mà không làm giảm lợi thế cạnh tranh) Tuỳ thuộc vào từng chiến lược, “chi phí xấu” có thể rất

đa dạng về bản chất và mức độ trong tất cả các công ty

(3) Cắt giảm chi phí được xem như những chương trình ngắn hạn chứ không phải lâu dài Thậm chí, sau những chiến dịch cắt giảm chi phí thành công, nhiều công ty lại thấy rằng ở các khu vực khác chi phí lại gia tăng hoặc các đối thủ cạnh tranh đuổi kịp họ

Bất cứ lợi thế cạnh tranh nhất thời nào sẽ bị xói mòn dần cùng với thời gian Cuối cùng, công ty lại phải đối mặt với những khó khăn khác phát sinh xuất phát từ việc cắt giảm chi phí

Vì vậy, việc gắn kết các chương trình cắt giảm chi phí với hoạt động quản

lý chi phí là rất quan trọng Những lợi thế có được từ hoạt động cắt giảm chi phí chỉ bền vững nếu sau đó bạn thực hiện một kế hoạch quản lý chi phí hiệu quả

Và cuối cùng, nếu quản lý chi phí hiệu quả, thì bạn sẽ giảm thiểu được sự cần thiết phải liên tục đưa ra các kế hoạch cải thiện hoạt động kinh doanh trên quy

mô lớn

Về mặt lý thuyết, chi phí kinh doanh là tổng số tiền tương đương với toàn

bộ hao phí về các nguồn lực mà công ty đã bỏ ra trong một giai đoạn kinh doanh nhất định Việc quản lý chi phí kinh doanh không chỉ đơn thuần là quản lý số

liệu phản ánh tổng hợp chi phí mà phải dựa trên cả các yếu tố chi phí riêng biệt

để phân tích toàn bộ chi phí sản xuất của từng công trình, hạng mục công trình hay theo nơi phát sinh chi phí Dưới các góc độ xem xét khác nhau, theo những tiêu chí khác nhau thì chi phí kinh doanh cũng được phân loại theo các cách khác nhau để đáp ứng yêu cầu thực tế của quản lý và hạch toán

Trên thực tế, hoạt động quản lý chi phí được tách rời đối với công tác kế toán thống kê Quản lý chi phí là tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc sử dụng các nguồn vốn và chi phí, từ đó đưa ra những quyết định về các chi phí ngắn hạn cũng như dài hạn của công ty

Nhu cầu vốn và chi phí cho sản xuất kinh doanh của công ty luôn có những biến động nhất định trong từng thời kỳ Vì vậy, một trong những nhiệm

vụ quan trọng của quản lý chi phí là xem xét, lựa chọn cơ cấu vốn và chi phí sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất Quản lý chi phí bao gồm:

- Tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu chi phí và nguồn vốn huy động tối ưu cho công ty trong từng thời kỳ

- Thiết lập một chính sách phân chia chi phí cùng các mức lợi nhuận một cách hợp lý đối với công ty, vừa bảo vệ được quyền lợi của chủ công ty và các

cổ đông, vừa đảm bảo được lợi ích hợp pháp, hợp lý cho người lao động; xác định phần lợi nhuận còn lại từ sự phân phối này để đưa ra các quyết định về mở rộng sản xuất hoặc đầu tư vào những lĩnh vực kinh doanh mới, tạo điều kiện cho công ty có mức độ tăng trưởng cao và bền vững

- Kiểm soát việc sử dụng cả các tài sản trong công ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích

Bộ phận quản lý chi phí trong các công ty sẽ dựa vào các thống kê kế toán, báo cáo doanh thu, báo cáo nhân sự và tiền lương do các bộ phận kế toán, quản trị và thống kê cung cấp, đồng thời kết hợp với những yếu tố khách quan để tiến hành phân loại, tổng hợp, phân tích và đánh giá các khoản chi phí của công ty, so sánh kết quả phân loại của kỳ này với kỳ trước của công ty mình với các công ty cùng ngành, lĩnh vực sản xuất, so sánh với các chuẩn mực của

ngành Bằng các chỉ tiêu và sự nhạy bén mà bộ phận quản lý chi phí có thể chỉ

ra những mặt mạnh cũng như những thiếu sót của công ty trong kỳ

Ngoài ra, bộ phận quản lý chi phí còn giúp giám đốc hoạch định chiến lược chi tiêu ngắn và dài hạn của công ty dựa trên sự đánh giá tổng quát cũng như từng khía cạnh cụ thể các yếu tố chi phí có ảnh hưởng quan trọng tới sự tồn tại của công ty, bao gồm: tham gia vào thị trường tiền tệ, thị trường vốn, thị trường chứng khoán; xác định chiến lược tài chính cho các chương trình, các dự

án của công ty là mở rộng hay thu hẹp sản xuất

Có thể nói, nhiệm vụ của bộ phận quản lý chi phí, bộ não của công ty, rộng hơn và phức tạp hơn rất nhiều so với bộ phận kế toán - thống kê

Một trong những cách thức quản lý chi phí tốt hơn là phải hiểu được rằng

có rất nhiều loại chi phí Nếu chúng ta có thể nhận biết loại chi phí đang xem xét

là chi phí gì có thể sẽ đưa ra được các quyết định tốt hơn

1.2.4 Phân loại chi phí kinh doanh khách sạn

1.2.4.1 Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh

- Chi phí của nghiệp vụ kinh doanh ăn uống:

Là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ những hao phí lao động xã hội cần thiết để tổ chức sản xuất, lưu thông và tổ chức tiêu dùng các sản phẩm ăn uống

- Chi phí của nghiệp vụ kinh doanh ăn uống:

Là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ những hao phí lao động xã hội cần thiết để phục vụ khách nghỉ trọ tại các cơ sở kinh doanh lưu trú như: khách sạn, motel, nhà nghỉ… Đó là những khoản chi về tiền lương cho cán bộ, nhân viên phục vụ ở bộ phận kinh doanh lưu trú, về nhiên liệu, điện nước, khấu hao tài sản

cố định, sửa chữa nhà cửa, trang bị máy móc, bảo trì, bảo dưỡng tài sản và chi phí liên quan đến khách nghỉ trọ

- Chi phí của nghiệp vụ hướng dẫn du lịch:

Là biểu hiện bằng tiền những hao phí lao động xã hội cần thiết phát sinh trong quá trình phục vụ khách du lịch Đó là những chi phí trả lương cho hướng dẫn viên, chi phí xây dựng chương trình và những chi phí phát sinh khác để tổ chức các hoạt động:

+ Tổ chức đón tiếp, vận chuyển khách du lịch

+ Tổ chức bố trí nơi ăn chốn ở cho khách du lịch

+Tổ chức cho khách tham quan và tham gia chương trình vui chơi giải trí +Tổ chức các buổi nói chuyện hoặc thuyết minh về các di tích lịch sử, các ngày lễ hội cho khách đi tham quan được biết Giới thiệu cho khách những thông tin về giá cả, thị trường, địa danh du lịch, những phong tục tập quán của dân tộc Việt Nam

+ Dịch vụ đổi tiền, điện thoại, mua vé máy bay, tổ chức vui chơi…

1.2.4.2 Căn cứ vào nội dung kinh tế của chi phí

Phân loại chi phí theo yếu tố chi phí:

Cách phân loại này để phục vụ cho việc quản lý các chi phí theo nội dung kinh tế ban đầu đồng nhất của nó mà không xét đến địa điểm phát sinh và chi phí được dùng cho mục đích sản xuất Cách phân loại này giúp cho việc xây dựng và phân tích định mức vốn lưu động cũng như việc lập, kiểm tra và phân tích dự toán chi phí

Theo quy định hiện hành ở Việt Nam toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh lần đầu trong doanh nghiệp được chia thành các yếu tố sau:

- Yếu tố nguyên liệu, vật liệu bao gồm toàn bộ giá trị nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, công cụ, dụng cụ sử dụng vào sản xuất kinh doanh trong kỳ

- Yếu tố nhiên liệu, động lực mua ngoài sử dụng vào quá trình sản xuất kinh doanh trong kỳ

- Yếu tố tiền lương và các khoản phụ cấp lương: Phản ánh tổng số tiền lương và phụ cấp mang tính chất lương chủ doanh nghiệp phải trả cho cán bộ công nhân viên chức

- Yếu tố bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn trích theo tỷ

lệ quy định trên tổng số tiền lương và phụ cấp lương chủ doanh nghiệp phải trả cho công nhân viên chức

- Yếu tố khấu hao tài sản cố định: Phản ánh tổng số khấu hao tài sản cố định phải trích trong kỳ của tất cả tài sản cố định sử dụng cho sản xuất kinh doanh trong kỳ

- Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài

- Yếu tố chi phí khác bằng tiền: Phản ánh toàn bộ các chi phí khác bằng tiền chưa phản ánh vào yếu tố trên dùng vào quá trình sản xuất kinh doanh trong

kỳ

Phân loại chi phí theo khoản mục giá thành:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: gồm các khoản chi phí về nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu và động lực trực tiếp vào sản xuất kinh doanh

- Chi phí nhân công trực tiếp: gồm các khoản chi phí trả cho người lao động trực tiếp sản xuất (chi phí tiền lương, tiền công) và các khoản trích nộp của công nhân trực tiếp sản xuất mà doanh nghiệp phải có trách nhiệm chi trả cho

họ

- Chi phí sản xuất chung: là các chi phí sử dụng chung cho hoạt động sản xuất chế biến của phân xưởng, bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp trực tiếp tạo ra sản phẩm Chi phí sản xuất chung bao gồm chi phí tiền lương, phụ cấp trả cho nhân viên phân xưởng, chi phí vật liệu, dụng cụ dùng cho phân xưởng, khấu hao tài sản cố định thuộc phân xưởng ( bộ phận sản xuất), chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền phát sinh ở phân xưởng

Ngoài ra, khi tính chỉ tiêu giá thành sản phẩm tiêu thụ thì chỉ tiêu giá thành còn bao gồm khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng

1.2.4.3 Căn cứ vào tính chất biến động của chi phí

Trong trường hợp này chi phí được chia làm hai loại: chi phí bất biến và chi phí khả biến

- Chi phí bất biến (định phí): là chi phí kỳ vọng sẽ không thay đổi trong thời kỳ hoạt động ngắn hạn 1 năm hoặc ít hơn, và sẽ không thay đổi theo mức tăng giảm doanh thu Chẳng hạn như lương ban quản lý, chi phí bảo hiểm hỏa hoạn, chi phí thuê trả theo diện tích m2

hay biến phí chiến dịch quảng cáo Dĩ nhiên, về dài hạn, định phí có thể thay đổi nhưng về ngắn hạn chúng có lẽ không biến đổi Nếu định phí thay đổi trong ngắn hạn, sự thay đổi này thường chỉ sẽ bắt nguồn từ một quyết định đặc biệt của ban quản trị cấp cao

- Chi phí khả biến (biến phí): là loại chi phí thay đổi theo tỷ lệ trực tiếp với sự thay đổi của doanh thu (chi phí tiền lương khoán, chi phí để may giặt đồ vải, một phần chi phí nhiên liệu, điện năng…) Không có đường chi phí nào là thực sự tuyến tính, ngoại trừ hai loại chi phí là chi phí bán hàng thực phẩm và nước uống Thức ăn và nước giải khát càng bán được nhiều thì càng phát sinh nhiều chi phí Nếu doanh thu bằng 0, không có chi phí thức ăn hay nước uống nào phát sinh

1.2.4.4 Căn cứ vào công tác quản lý

- Chi phí vận chuyển, bốc vác: gồm cước phí vận chuyển thuê ngoài, tiền lương, bảo hiểm xã hội, tiêu hao nhiên liệu, khấu hao phương tiện vận chuyển của các phương tiện vận chuyển thuộc doanh nghiệp, tiền bốc dỡ, khuân vác

- Chi phí bảo quản, chọn lọc, đóng gói, bao bì…: là những khoản chi phí nhằm giữ gìn số lượng và chất lượng hàng hóa, nguyên liệu như tiền làm sàn, mua hóa chất phòng trừ chuột bọ…

- Khấu hao tài sản cố định

- Trừ dần công cụ lao động nhỏ: là giá trị phân bổ công cụ lao động nhỏ dùng trong mua, bán, bảo quản nguyên liệu, hàng hóa trong chế biến, phục vụ khách

- Lãi phải trả ngân hàng và các đối tượng khác

- Hao hụt nguyên liệu, hàng hóa định mức

- Bảo hiểm xã hội

- Các khoản chi phí trực tiếp cần thiết khác cho quá trình phục vụ khách

- Tiền lương của cán bộ và nhân viên

- Chi phí quản lý hành chính: là những khoản chi phí gián tiếp phục vu cho quá trình kinh doanh như văn phòng phẩm, y tế, hội nghị…

1.2.5 Đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí của khách sạn

1.2.5.1 Phân tích tình hình chi phí chung

- Tỷ suất chi phí: là tỷ số hoặc tỷ lệ phần trăm so sánh giữa tổng chi phí kinh doanh khách sạn và doanh thu đạt được trong một thời kỳ nhất định ( có thể

là một năm, một quý, một tháng) của doanh nghiệp

Biểu hiện – công thức: F’= F/D*100%

Trong đó: F’: Tỷ suất chi phí của doanh nghiệp

F: Tổng chi phí kinh doanh D: Tổng doanh thu

Ý nghĩa của tỷ suất chi phí: là chỉ tiêu chất lượng phản ánh trong một thời

kỳ nhất định, để đạt được một đồng doanh thu, doanh nghiệp cần phải bỏ ra bao nhiêu đồng chi phí Chỉ tiêu này có thể sử dụng để so sánh giữa các thời kỳ với nhau trong một doanh nghiệp hoặc giữa các doanh nghiệp khách sạn trong cùng một thời kỳ với nhau

- Mức tăng (giảm) chi phí: chỉ tiêu này đánh giá đơn vị có quản lý tốt chi phí hay không qua việc so sánh tỷ suất giữa kỳ này so với kỳ trước hoặc kỳ thực hiện so với kỳ kế hoạch và chỉ tiêu biểu hiện dưới dạng số tương đối:

∆ F’ = F’1 – F’0

Trong đó: ∆ F’: Mức độ tăng hoặc giảm chi phí

F’1 : Tỷ suất chi phí của kỳ này (kỳ thực hiện) F’0 : Tỷ suất chi phí của kỳ trước (kỳ kế hoạch)

- Đồng thời với chỉ tiêu trên chúng ta sử dụng thêm chỉ tiêu “tốc độ tăng (giảm) chi phí”

CF’ = ∆ F’/F’0*100 Trong đó: CF’: Tốc độ tăng (giảm) chi phí

Qua hai chỉ tiêu trên cho thấy, mục tiêu của doanh nghiệp là phải luôn luôn hướng tới việc giảm tỷ suất chi phí, tăng nhanh tốc độ giảm phí, đó là cơ sở cho việc tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

- Chỉ tiêu số tiền tiết kiệm (bội chi) chi phí của khách sạn

± F = ∆ F’*D1/100 Trong đó: ± F: Số tiền bội chi hay tiết kiệm của doanh nghiệp trong kỳ

D1: Doanh thu đạt được trong năm nay (năm thực hiện) Qua các chỉ tiêu trên chúng ta có thể đánh giá được chất lượng hoạt động của doanh nghiệp trong việc quản lý và sử dụng chi phí nói chung và của từng nghiệp vụ kinh doanh trong doanh nghiệp

1.2.5.2 Phân tích theo từng khoản mục chi phí

- Chi phí nguyên vật liệu

- Chi phí nhân công

- Chi phí khấu hao tài sản cố định

- Chi phí dịch vụ mua ngoài

- Chi phí bằng tiền khác

1.2.5.3 Phân tích chi phí theo từng nghiệp vụ kinh doanh

Chỉ tiêu tổng quát về chi phí của khách sạn (giá trị tuyệt đối)

TC = C1 + C2 + C3

Trong đó:

TC: Tổng chi phí kinh doanh của khách sạn trong kỳ phân tích

C1: Chi phí cho kinh doanh lưu trú

C2: Chi phí cho kinh doanh ăn uống

C3: Chi phí cho kinh doanh các dịch vụ bổ sung

Chi phí cho kinh doanh lưu trú (C 1 )

Chi phí cho kinh doanh lưu trú bao gồm tất cả các chi phí để thực hiện dịch vụ lưu trú cho khách

C1 = Chi phí cố định cho kinh doanh lưu trú + chi phí thường xuyên (biến đổi) cho kinh doanh lưu trú

Chi phí cho kinh doanh ăn uống (C 2 )

Chi phí cho kinh doanh ăn uống bao gồm tất cả các chi phí để thực hiện dịch vụ ăn uống cho khách

C2 = Chi phí cố định cho kinh doanh ăn uống + chi phí thường xuyên (biến đổi) cho kinh doanh ăn uống

Chi phí cho kinh doanh dịch vụ bổ sung (C 3 )

Chi phí cho kinh doanh dịch vụ bổ sung bao gồm tất cả các chi phí để thực hiện dịch vụ bổ sung cho khách

C3 = Chi phí cố định cho kinh doanh dịch vụ bổ sung + chi phí thường xuyên (biến đổi) cho kinh doanh dịch vụ bổ sung

Cơ cấu của tổng chi phí theo các dịch vụ chính của khách sạn

Chi phí cho kinh doanh lưu trú: Số lượng? Tỷ lệ?

Chi phí cho kinh doanh ăn uống: Số lượng? Tỷ lệ?

Chi phí cho kinh doanh dịch vụ bổ sung: Số lượng? Tỷ lệ?

1.2.6 Các nhân tố ảnh hưởng tới chi phí kinh doanh trong khách sạn

1.2.6.1 Sự ảnh hưởng của doanh thu và cấu thành doanh thu

Trong chi phí khách sạn có hai loại chi phí là: chi phí bất biến và chi phí khả biến Chi phí khả biến thay đổi khi mức doanh thu thay đổi, số tiền tuyệt đối của loại chi phí này tăng lên theo sự tăng lên của doanh thu, song có thể tốc độ chậm hơn vì doanh thu tăng thì sẽ tạo điều kiện tổ chức kinh doanh hợp lý hơn, năng suất lao động có điều kiện tăng nhanh hơn Mặt khác những chi phí bất

biến thường ít tăng hoặc không tăng lên khi doanh thu của doanh nghiệp tăng

Như vậy khi doanh thu tăng lên thì số tiền tuyệt đối của chi phí có thể tăng lên nhưng tốc độ tăng chậm dẫn đến tỷ suất chi phí có thể hạ thấp

Đối với cấu thành doanh thu, do tính chất kinh doanh của mỗi nghiệp vụ khác nhau, do vậy mà cấu thành doanh thu thay đổi sẽ làm cho tỷ suất chi phí của doanh nghiệp thay đổi

1.2.6.2 Ảnh hưởng của năng suất lao động

Nếu năng suất lao động của doanh nghiệp tăng lên, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được lao động sống, hay tiết kiệm được chi phí tiền lương Đồng thời tăng năng suất lao động sẽ có điều kiện tăng được thu nhập cho cán bộ, công nhân viên, nhân viên, tuy nhiên chi phí về tiền lương sẽ phải có tốc độ tăng chậm hơn

tốc độ tăng của năng suất lao động, như vậy mới hợp lý và tiết kiệm được chi phí

1.2.6.3 Ảnh hưởng của việc đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật

Việc đầu tư xây dựng khách sạn, các cơ sở kinh doanh, mua sắm phương tiện, trang bị các trang thiết bị dụng cụ… trong một giai đoạn nhất định sẽ làm tăng chi phí của doanh nghiệp Tuy nhiên việc đầu tư hợp lý có vai trò nâng cao chất lượng phục vụ sẽ thu hút được nhanh chóng khách hàng và vì vậy sẽ phát huy được tác dụng của việc đầu tư

1.2.6.4 Ảnh hưởng của trình độ tổ chức, quản lý trong doanh nghiệp

Nhân tố này có vai trò trong toàn bộ quá trình kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí của doanh nghiệp Nếu kết hợp các yếu tố của quá trình sản xuất – kinh doanh một cách hợp lý, doanh nghiệp sẽ phát triển được sản xuất – kinh doanh, tiết kiệm được chi phi hay nói cách khác, doanh nghiệp sẽ sử dụng

có hiệu quả vật tư, lao động và tiền vốn doanh nghiệp bỏ ra

Ngoài các nhân tố chủ quan trên còn có nhiều nhân tố tác động đến chi phí của doanh nghiệp nhưng mang tính chất khách quan như: sự phát triển của

xã hội, sự cạnh tranh trong thị trường kinh doanh khách sạn – du lịch, lưu lượng khách tham quan Việt Nam, nhu cầu du lịch của nhân dân, giá cước phí…

1.2.7 Những nguyên tắc chung trong quản lý chi phí

1.2.7.1 Luôn giám sát chi phí thuộc khả năng kiểm soát

Thực chất của nguyên tắc này là sự kết hợp của hai nguyên lý: kiểm soát

có trọng điểm và nguyên lý độ đa dạng thích hợp Sở dĩ như vậy là vì trong doanh nghiệp các khoản mục chi phí rất đa dạng, phức tạp mà không phải chi phí nào chúng ta cũng có thể thay đổi theo mong muốn vì có những khoản chi phí cố định theo hợp đồng Vì vậy, doanh nghiệp nên tập trung vào những khoản chi phí mang tính biến động lớn mà bằng sự tích cực của mình doanh nghiệp có thể đưa ra những giải pháp nhằm sử dụng hiệu quả, tiết kiệm được chi phí

Cũng theo nguyên tắc này các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải xác định rõ tầm kiểm soát của mình để có thể xây dựng kế hoạch làm việc phù hợp với chức năng, quyền hạn của các bộ phận cá nhân làm sao đảm bảo được tính

hệ thống và phát huy sự sáng tạo của mọi người Có như vậy trong phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quyền lợi của mình thì từng cá nhân sẽ thực hiện hiệu quả

1.2.7.2 Cần khai thác hiệu quả tối đa những chi phí mà doanh nghiệp không thể thay đổi

Thông thường những chi phí mà được xác định qua các hợp đồng lao động, thuê mặt bằng, khấu hao… là cố định trong từng thời kỳ và doanh nghiệp không thể thay đổi Nhưng với mục tiêu là sử dụng hiệu quả các khoản chi phí, doanh nghiệp cần đưa ra các giải pháp tối đa hóa hiệu quả, mà suy cho cùng là tăng năng suất lao động Ví dụ như cần thắt chặt kỷ luật hoặc thưởng phạt hợp lý

để người lao động làm việc xứng đáng với tiền công mà doanh nghiệp trả cho

họ Hoặc cần phải cho máy móc chạy đúng công suất để khấu hao được hiệu quả… có như vậy những chi phí cố định sẽ phát huy được hiệu quả

1.2.7.3 Lập báo cáo liên tục cho các khoản chi phí của doanh nghiệp

Các nhà quản trị cần phải có thông tin kịp thời, chính xác và xác thực, đó

là điều kiện quan trọng cho họ có những quyết định đúng đắn Thông tin là đầu vào của quyết định vì thế để có thông tin họ cần phải có báo cáo đầy đủ, kịp thời qua các Báo cáo tài chính, mà trong đó báo cáo chi phí là bộ phận quan trọng, là một vế của Bảng cân đối kế toán Muốn có được báo cáo chi phí liên tục thì hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp phải liên thông và quan trọng phải có sự tham gia đầy đủ của mọi người Các phòng ban, các cá nhân đều có thể tham gia, phản ánh khi có vấn đề về chi phí, có như vậy vấn đề chi phí sẽ được phát hiện kịp thời và chính xác từ đó đưa ra được các giải pháp thích hợp

1.2.7.4 Nguyên tắc khách quan

Vì chi phí như đã phân tích ngay từ ban đầu là phạm trù kinh tế phức tạp, liên quan đến nhiều người và bị chi phối bởi vấn đề lợi ích Rõ ràng quản lý chi phí mà không khách quan sẽ dễ đưa ra quyết định tùy tiện theo chủ kiến của mình và khi không đúng thực tế sẽ gây ra những thông tin phản hồi thất thiệt cho các nhà quản lý và rất dễ gây ra kết quả là sự ly tán, tâm lý nghi ngờ trong

doanh nghiệp, tạo điều kiện làm hư hỏng cho những cá nhân làm nhiệm vụ quản

lý, kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp

1.2.7.6 Nguyên tắc kinh tế

Để chức năng kiểm soát được tiến hành, doanh ngiệp cần đến con người, cộng cụ vì thế cần phải tốn chi phí Nguyên tắc kinh tế đòi hỏi kiểm soát chi phí phải thu được hiệu quả tức là những lợi ích thu được phải lớn hơn chi phí doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện chức năng kiểm soát một khoản chi phí nào đó, hoặc tổng thể chi phí của doanh nghiệp Tránh lãng phí cho những công việc không cần thiết mà đi ngược lại đề ra

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHÁCH SẠN DU LỊCH THƯƠNG

MẠI NGÔI SAO HẢI PHÒNG 2.1 Khái quát chung về công ty

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Năm 1995 với chức năng nhiệm vụ được Đảng, Nhà nước và Chính phủ giao cho là đơn vị phục vụ chuyên gia nước ngoài sang giúp Việt Nam khôi phục sau chiến tranh trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, quốc phòng khu vực phía Bắc Khu chuyên gia Cầu Rào-Hải Phòng, đơn vị trực thuộc Cục chuyên gia được thành lập để đáp ứng yêu cầu trên tại quyết định số 301 ngày 30/12/1975 của Văn phòng Thủ tướng Chính phủ

Do yêu cầu trong việc mở rộng thị trường và phục vụ khách quốc tế, ngay 16/01/1993 Thủ tướng Chính phủ đã sát nhập Cục chuyên gia vào Tổng cục Du lịch Việt Nam Khách sạn Du lịch Đại Dương - Đơn vị trực thuộc Tổng cục Du lịch từ ngày 19/07/1993 được thành lập do yêu cầu ngày càng lớn mạnh của ngành Du lịch Việt Nam

Trong công cuộc đổi mới nền kinh tế đất nước, với chủ trương tinh giảm các đầu mối kinh doanh sản xuất trong Tổng cục Du lịch,tạo sức mạnh trong kinh doanh,mở rộng thị trường, tháng 10/1999 Tổng cục Du lịch xác nhập Khách sạn Đại Dương vào Công ty Du lịch Hải Phòng Khách sạn Cầu Rào được đổi tên thành Khách sạn Ngôi Sao Hải Phòng, đơn vị trực thuộc Công ty

Du lịch Hải Phòng được thành lập theo quyết định số 314/QĐ-TCDL ngày 26 tháng 10 năm 1999 của Tổng cục Du lịch Việt Nam

Với đường lối chính sách mới của Đảng, Nhà nước, Chính phủ về việc khuyến khích chuyển đổi các loại hình doanh nghiệp Nhà nước thành các Công

ty cổ phần, năm 2003 Công ty Cổ phần Khách sạn Du lịch Thương mại Ngôi Sao Hải Phòng (gọi tắt là "Công ty") được chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước Khách sạn Ngôi Sao Hải Phòng theo quyết định số 228/2003/QĐ - TCDL

ngày 19/06/2003 của Tổng cục Du lịch

+ Tên công ty

Tên Việt Nam: Công ty Cổ phần Khách sạn Du lịch Thương mại Ngôi Sao Hải Phòng

Tên giao dịch: HaiPhong Star Trading-Tourist Hotel Joint Stock Company

Tên viết tắt: HaiPhong Star & TJSCO

+ Địa chỉ

Trụ sở chính Số 1 đường Thiên Lôi, phường Đằng Giang, quận

Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng

có chính sách đổi mới, nâng cao cơ sở vật chất kỹ thuật để tiếp cận thị trường một cách nhanh chóng, đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất

+ Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu:

- Kinh doanh khách sạn

- Kinh doanh nhà hàng

- Kinh doanh lữ hành quốc tế và nội địa

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Hiện nay Công ty Cổ phần Khách sạn Du lịch Thương mại Ngôi Sao HP

tổ chức cơ cấu theo kiểu trực tuyến chức năng Các bộ phận hoạt động có sự hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau nhằm đem lại hiệu quả công việc cao nhất

- Đứng đầu là hội đồng quản trị là cơ quan quyền lực cao nhất của khách sạn

- Tiếp theo là giám đốc có quyền điều hành trực tiếp mọi hoạt động kinh doanh của công ty

- Các phó giám đốc có nhiệm vụ giúp đỡ hỗ trợ cho giám đốc trong công việc

- Ở mỗi bộ phận đều có trưởng bộ phận phụ trách công việc và quản lý nhân viên của bộ phận mình

- Với cơ cấu tổ chức như vậy thì nhiệm vụ chính của công ty là:

Tổ chức thực hiện nhiệm vụ kinh doanh: cho thuê phòng nghỉ, phục vụ ăn uống

Dịch vụ vận chuyển khách

Dịch vụ lữ hành trong nước và quốc tế

Sản xuất kinh doanh các dịch vụ được nhà nước cho phép

Sử dụng và khai thác, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật một cách có hiệu quả

Quản lý đội ngũ lao động theo đúng ngành nghề kinh doanh

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Cụng ty Cổ phần khỏch sạn du lịch thương mại Ngụi

Sao Hải Phũng

(Nguồn:Phũng Tài chớnh kế toỏn-KS Ngụi Sao)

Chức năng, nhiệm vụ của cỏc phũng ban

* Hội đồng quản trị

Là cơ quan quyền lực cao nhất của khỏch sạn, gồm cỏc đại biểu do điều lệ khỏch sạn và do cỏc điều khoản phỏp lý hiện hành quy định, đặc điểm tớnh chất, hỡnh thức sở hữu mà khỏch sạn đú thuộc về

Thực hiện hợp đồng và phụ lục hợp đồng đó ký kết với cỏc đối tỏc

Thi hành và sửa đổi điều lệ của khỏch sạn trong khung phỏp lý cho phộp Thẩm tra phương chõm xõy dựng và kinh doanh, kế hoạch đầu tư, kế hoạch kinh doanh, dự toỏn, quyết toỏn, phương ỏn phõn chia lợi nhuận hoặc bự

lỗ hàng năm của doanh nghiệp

Thẩm tra bỏo cỏo của giỏm đốc cụng ty

Bộ phận buồng

Bộ phận Bếp

Phó giám

đốc Nhà hàng

Phó giám

đốc

Đầu t- xây dựng cơ

tân

Phòng thị tr-ờng Lữ

hành

Nhà hàng

Bộ phận sửa chữa

Giỏm đốc

Bảo vệ,Tạp

vụ Hội đồng quản trị

Ban kiểm soỏt

Quyết định thành lập các bộ phận quản lý của khách sạn và tiền lương, phúc lợi và các đãi ngộ khác cho người lao động trong khách sạn

Phê chuẩn các hợp đồng và các thỏa thuận quan trọng

Ban hành các điều lệ, các chế độ quan trọng của khách sạn

* Ban kiểm soát

Thay mặt cho mọi cổ đông kiểm soát mọi hoạt động của Công ty Ban kiểm soát chỉ chịu trách nhiệm trước đại hội đồng cổ đông về các sự kiện tài chính bất thường xảy ra trong Công ty, các ưu khuyết điểm trong quản lý tổ chức của hội đồng quản trị

* Giám đốc

Điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty

Quyết định về phương hướng, tổ chức, quản lý kinh donh của Công ty cổ phần phù hợp với quyết định của Đại hội đồng cổ đông và hội đồng quản trị công ty

Quyết định việc tuyển dụng, kỷ luật Chế độ tiền lương của cán bộ công nhân viên trong công ty theo sự phân công của Hội đồng quản trị

Ký các báo cáo, hợp đồng kinh tế, các chứng từ của Công ty

* Phó giám đốc Tài chính-Hành chính

Phụ trách các bộ phận kế toán tài chính - Công tác hành chính, lao động tiền lương - Các chế độ chính sách của người lao động - Công tác quần chúng trong công ty

Đảm nhiệm chức vụ Phó chủ tịch Hội đồng kỷ luật và khen thưởng

Đảm nhiệm chức vụ Kế toán trưởng Công ty

Thay mặt Giám đốc công ty điều hành mọi hoạt động của công ty khi Giám đốc công ty ủy quyền

* Phó giám đốc kinh doanh

Trực tiếp phụ trách Phòng Lễ tân, bộ phận buồng và Phòng Thị trường -

Lữ hành công ty

Tham gia ủy viên hội đồng kỷ luật và thi đua khen thưởng

Thay mặt Giám đốc Công ty điều hành mọi hoạt động của công ty khi Giám đốc Công ty ủy quyền

* Phó giám đốc Nhà hàng

Trực tiếp phụ trách bộ phận nhà hàng của công ty

Tham gia ủy viên Hội đồng kỷ luật và thi đua khen thưởng

Thay mặt Giám đốc Công ty điều hành mọi hoạt động của công ty khi Giám đốc Công ty ủy quyền

* Phó giám đốc đầu tư xây dựng cơ bản

Trực tiếp phụ trách Bộ phận sửa chữa, Bộ phận bảo vệ, Tạp vụ của Công

ty, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty

Tham gia ủy viên Hội đồng kỷ luật và thi đua khen thưởng

Thay mặt Giám đốc Công ty điều hành mọi hoạt động của công ty khi Giám đốc Công ty ủy quyền

* Phòng Kế toán - Hành chính

Giúp Giám đốc về công tác quản lý tài chính, phân tích tình hình tài chính của Công ty để giúp Giám đốc của Công ty có những quyết định đúng đắn trong kinh doanh

Tổ chức tốt công tác thống kê, kế toán đúng, đủ, kịp thời trong phạm vi Công ty để quản lý tốt đầu vào, đầu ra của Công ty

* Bộ phận Lễ tân

Đảm nhiệm việc đón tiếp khách, làm các thủ tục cho khách, bố trí cho khách các phòng phù hợp, đồng thời giải đáp các thắc mắc, yêu cầu của khách trong quá trình ở tại khách sạn

Nếu khách có yêu cầu về các dịch vụ thì bộ phận lễ tân sẽ kết hợp với các

bộ phận khác để phục vụ khách Giữ đồ của khách gửi, thanh toán tiền phòng cho khách, tiễn khách và cùng với bộ phận phòng giám sát kiểm tra các trang thiết bị, mức độ an toàn của phòng ngủ trước khi khách đến và sau khi khách đi

Có kế hoạch nắm bắt tình hình đặt ăn, ngủ và khả năng thực tế của khách sạn

Mở sổ sách theo dõi danh sách khách đến ăn nghỉ tại khách sạn hàng ngày Đăng

ký khách nghỉ với cơ quan chức năng Nộp tiền thu hàng ngày cho kế toán theo

Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận của công ty để thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ theo quy định của công ty

Phối hợp với các bộ phận có liên quan một cách hiệu quả, đảm bảo mọi yêu cầu của khách, thường xuyên phản ánh các ý kiến của khách hàng đến các

Phối hợp chặt chẽ với bộ phận bếp để phục vụ khách tốt nhất Thực hiện đủ chức năng nhiệm vụ theo đúng yêu cầu của khách sạn

Làm tốt công tác hạch toán giá thành, thống kê và công khai bảng biểu hàng tháng Đảm bảo mua hàng kịp thời, thực phẩm tươi sống, đảm bảo chất lượng

* Tổ bảo dưỡng và bảo vệ

Tổ bảo dưỡng có nhiệm vụ kiểm tra bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa các trang thết bị trong khách sạn, nhà hàng, đảm bảo hoạt động của khách sạn được bình thường Đảm bảo phát hiện nhanh chóng và sửa chữa kịp thời khi nhận được thông báo về tình trạng trang thiết bị tại khách sạn, nhà hàng

Tổ bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ an toàn cho khách sạn, trông coi các phương tiện đi lại cho nhân viên khách sạn và của khách Ngoài ra tổ bảo vệ còn phối hợp với các bộ phận khác như lễ tân để mang hành lý cho khách vì khách sạn không có nhân viên khuân vác riêng Các nhân viên bảo vệ ở đây luôn giữ thái độ tôn trọng khách, vì vậy đã để lại ấn tượng tốt cho khách khi đến khách sạn vì ngoài bộ phận lễ tân thì bảo vệ chính là người đầu tiên tiếp xúc với khách

Hai tổ này phải phối hợp với bộ phận lễ tân, bộ phận buồng giải quyết các tình huống phát sinh một cách nhanh chóng, hiệu quả để đáp ứng yêu cầu của khách một cách cao nhất

Qua sơ đồ cơ cấu trên ta thấy, cơ cấu tổ chức của khách sạn Công ty CP Khách sạn Du lịch TM Ngôi Sao Hải Phòng rất phù hợp với mục tiêu kinh doanh của khách sạn, đảm bảo sự phân quyền cụ thể rõ ràng, chính xác tới từng

bộ phận và cá nhân tạo điều kiện thuận lợi cho họ hoàn thành tốt các công việc

được giao, nâng cao năng suất lao động Cơ cấu gọn nhẹ có khả năng ứng phó một cách linh hoạt với các biến động của môi trường kinh doanh

2.1.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn

Được chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước sang Công ty Cổ phần năm

2003, Công ty đã hoạt động trên các lĩnh vực kinh doanh du lịch, lưu trú, ăn uống, thương mại, vui chơi giải trí … Cho đến nay, Công ty đã không ngừng đầu tư cơ sở vật chất và đội ngũ cán bộ nhân viên để đáp ứng được nhu cầu của thị trường và làm vừa lòng khách hàng Công ty CP Du lịch TM Ngôi Sao HP có

hệ thống cơ sở vật chất tốt và mặt bằng rộng rãi, có vị trí thuận lợi Diện tích 23.000 m2 Nổi bật trong hệ thống kinh doanh của Công ty là các cơ sở sau

2.1.3.1 Khu khách sạn Ngôi Sao Hải Phòng

Khách sạn Ngôi Sao gồm có khu khách sạn đạt tiêu chuẩn quốc tế 3 sao của thành phố Hải Phòng và khu 04 biệt thự dành cho khách ở dài hạn Khách sạn gồm có 70 phòng ngủ đạt tiêu chuẩn Tất cả các phòng đều được trang trí hài hòa về không gian và màu sắc Trong phòng sử dụng các trang thiết bị hiện đại đáp ứng được các yêu cầu khắt khe của khách, ngoài ra bên trong còn bố trí sử dụng nhiều đồ nội thất bằng gỗ như giường, tủ, bàn, ghế rất đẹp mắt Khu biệt thự được thiết kế với đầy đủ tiện nghi gồm 1 phòng ngủ, tiếp đến là bếp và nhà tắm, phía ngoài là phòng khách được bố trí hiện đại và sang trọng

Hệ thống sân tenis, bể bơi, massa xông hơi

Khách sạn còn lắp đặt Internet wifi, khách có thể truy cập mạng bất cứ lúc nào và bất cứ nơi đâu trong khách sạn để phục vụ cho công việc của bản thân Ngoài ra khách sạn còn lắp đặt truyền hình cáp 65 kênh phục vụ nhu cầu giải trí

và cập nhật thông tin trên toàn thế giới một cách nhanh chóng cho khách

Bãi đỗ xe cho khách rộng, rất thuận tiện và hoàn toàn miễn phí

- Nhà hàng Hương Cảng với diện tích rộng, khuôn viên thoáng đãng, chuyên tổ chức hội nghị, tổ chức tiệc, đám cưới mang lại nguồn thu lớn cho Công ty

Cơ sở vật chất của Nhà hàng Hương Cảng được chia làm 2 khu vực

Tầng 3 với hệ thống bàn tròn tạo cho khách cảm giác riêng biệt

2.1.3.3 Trung tâm lữ hành Ngôi Sao Việt

Là một trong những hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty, mang lại một phần doanh thu cho Công ty

Sản phẩm của bộ phận này chủ yếu là các chương trình du lịch trọn gói, các chương trình rất đa dạng và phong phú, phù hợp với nhiều đối tượng khách

Thị trường của bộ phận này gồm có khách du lịch nội địa và khách du lịch quốc tế, trong đó khách du lịch nội địa chiếm tỉ lệ lớn

2.1.4 Kết quả kinh doanh của công ty

Bảng 1: BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

8 CP bán hàng và CP quản lý doanh nghiệp 24 382.704 399.733 418.855

Qua bảng số liệu ta thấy doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm

2008 giảm đi so với năm 2007, cụ thể giảm 260.461 nghìn đồng, năm 2009 tăng lên so với năm 2008 và năm 2007, cụ thể, so với năm 2008 tăng 275.590 nghìn đồng, so với năm 2007 tăng 14.949 nghìn đồng

Đồng thời, giá vốn hàng bán năm 2008 giảm 80.104 nghìn đồng so với năm 2007, năm 2009 tăng 170.454 so với năm 2008 và tăng 14.949 nghìn đồng

so với năm 2007 Đến cuối năm 2009, lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng 105.136 nghìn đồng so với năm 2008 và giảm 75.401 nghìn đồng