Giải pháp hoàn thiện HTTT Quản lý hợp đồng của Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST

1.3 Mục tiêu cần giải quyết trong đề tàiVới đề tài: “Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin Quản lý hợp đồng của Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST” thì bài khóa luận sẽ

LỜI MỞ ĐẦU

Trong suốt 4 năm theo học trường Đại học Thương Mại, em đã làm quen vớinhững kiến thức về chuyên ngành hệ thống thông tin kinh tế Nhận thấy rằng hệ thốngthông tin hiện đại là nền tảng cho sự hoạt động, vận hành của mọi doanh nghiệp.Doanh nghiệp nào muốn hoạt động vững chắc, ổn định và đạt năng suất, hiệu quả caothì doanh nghiệp ấy phải có một hệ thống thông tin tốt, hiệu quả và phù hợp với cả môitrường bên trong và môi trường bên ngoài doanh nghiệp Hiện tại các doanh nghiệpViệt Nam đã và đang áp dụng hệ thống thông tin vào trong các hoạt động sản xuấtkinh doanh của mình, hướng tới việc đơn giản hóa các thủ tục, công việc có thể hệthống hóa từ đó nâng cao hiệu quả trong các hoạt động sản xuất kinh doanh, giảmthiếu tối đa các chi phí Vẫn còn nhiều vấn đề trong việc áp dụng triển khai và vậnhành hệ thống thông tin vào các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệpViệt Nam, vậy nên chúng ta cần phải nỗ lực hơn nữa trong công tác đào tạo nguồnnhân lực để có thể áp dụng thành công các hệ thống thông tin, phục vụ cho các hoạtđộng của doanh nghiệp nói riêng và toàn bô nền kinh tế Việt Nam nói chung

Trường Đại học Thương Mại là một trong những cái nôi đầu tiên ươm mầm chonguồn nhân lực hệ thống thông tin nước nhà Với hệ thống đào tạo bài bản, quy mô,khoa học và hệ thống đã đào tạo nên những cử nhân có tầm và có vực phục vụ chophân tích thiết kế và triển khai hệ thống thông tin vào doanh nghiệp

Kết thúc 4 năm đại học, em có cơ hội được làm khóa luận, được tổng hợpnhững kiến thức trong suốt thời gian theo học chuyên ngành Hệ Thống Thông TinKinh Tế và có điều kiện so sánh, đối chiếu với thực tế thông qua đợt thực tập do nhàtrường tổ chức

Để hoàn thành được khóa luận này, em xin cảm ơn chân thành và sâu sắc tớicác thầy cô trong trường Đại học Thương Mại đã tận tình giúp đỡ, bồi dưỡng nhữngkiến thức cho tôi trong suốt 4 năm theo học tại nhà trường

Hơn nữa em cũng muốn gửi lời cảm ơn chân thành tới Công ty Cổ phần phầnmềm quản lý doanh nghiệp FAST đã tạo mọi cơ hội, điều kiện thực tập tại công ty.Các anh chị nhân viên trong công ty đã giúp em trong quá trình tìm hiểu về thực tế và

hoạt động của công ty và tình hình ứng dụng hệ thống thông tin vào những hoạt độngđó.

Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới sự quan tâm giúp đỡ, tận tìnhnhiệt huyết của thầy Trần Anh Tuấn – Bô môn Kinh Tế Lượng, người đã trực tiếphướng dẫn em trong suốt quá trình hoàn thiện bài khóa luận này

Mặc dù đã rất cố gắng và nỗ lực song với thời gian nghiên cứu còn hạn hẹp,trình độ va khả năng của bản thân còn nhiều hạn chế do đó bài khóa luận khó tránhkhỏi thiếu sót Kính mong các thầy, cô giáo trong khoa hệ thống thông tin kinh tế chỉbảo, góp ý để bài khóa luận của em có giá trị về mặt lý luận và mang tính thực tiễn caohơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, năm 2015 Sinh viên thực hiên:

Trương Thị Huyên

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU i

MỤC LỤC iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

PHẦN 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 1

1.3 Mục tiêu cần giải quyết trong đề tài 3

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 3

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài 3

1.5.1 Phương pháp điều tra xã hội học 3

1.5.2 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu 4

1.6 Kết cấu của khóa luận 4

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HTTT QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST 6

2.1 Cơ sở lý luận 6

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản 6

2.1.2 Một số vấn đề lý luận về hệ thống thông tin quản lý hợp đồng 15

2.1.3 Phân định nội dung nghiên cứu 17

2.2 Đánh giá, phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng của Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST 18

2.2.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST 18

2.2.2 Khái quát về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 23

2.2.3 Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng của Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST 23

2.2.4 Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng của Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST 32

Trương Thị Huyên - K47S4 iii

PHẦN 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG CỦA CÔNG TY CỔ

PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST 35

3.1 Định hướng phát triển của FAST về việc hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý Hợp Đồng 35

3.2 Đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý hợp đồng của Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST 36

3.2.1 Mục tiêu hoàn thiện HTTT QLHĐ 36

3.2.2 Nội dung giải pháp 37

3.3 Một số kiến nghị 46

KẾT LUẬN 48

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 49

PHỤ LỤC 01: SƠ ĐỒ ĐƯỜNG CHÉO CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG v

PHỤ LỤC 02: SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG x

PHỤ LỤC 03: BẢNG DỮ LIỆU CHO HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG xv

PHỤ LỤC 04: HÌNH ẢNH GIAO DIỆN PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG xviii

PHỤ LỤC 05: PHIẾU KHẢO SÁT SÁT ĐIỀU TRA TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHÊ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST xxix

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

Bảng 2.1: Cơ cấu hạ tầng nhân lực HTTT, CNTT của Cổng ty Cổ phần phần mềm

quản lý doanh nghiệp 22

Biểu đồ 2.1: Biểu đồ tăng trưởng doanh thu qua các năm của FAST 23

Biểu đồ 2.2: Mức độ cần thiết của HTTT QLHĐ 25

Bảng 2.3: Vai trò của HTTT QLHĐ 26

Biểu đồ 2.3: Vai trò và công việc được giao qua HTTT QLHĐ 27

Biểu đồ 2.4: Cập nhật thông tin, số liệu hằng ngày vào HTTT QLHĐ 29

Biểu đồ 2.5: Kết xuất những nội dung, báo cáo mong muốn 30

Biểu đồ 2.6: Mức độ phản ứng khi dùng HTTT QLHĐ 31

Biểu đồ 2.7: Quyết định về HTTT QLHĐ trong tương lai 32

Hình 2.1: Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT 6

Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức công ty 19

Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức tại các chi nhánh 20

Hình 2.1: Quy trình quản lý hợp đồng tại FAST 29

Hình 3.1: Quy trình quản lý hợp đồng mới 39

Hình 3.6: Sơ đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý hợp đồng 40

Hình 3.12: Sơ đồ thực thể liên kết E-R 42

Hình 3.13: Lược đồ quan hệ hệ thống quản lý hợp đồng 43

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CBCNV Cán bộ công nhân viên

CNTT Công nghệ thông tin

CSDL Cơ sở dữ liệu

ERP Enterprise Resource Planning Hệ thống hoạch định nguồn lực

doanh nghiệpHTTT Hệ thống thông tin

ĐTTN Điều tra trắc nghiệm

QLHĐ Quản lý hợp đồng

TMĐT Thương mại điện tử

PHẦN 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Từ lâu, trong nền kinh tế nói chung và giữa các doanh nghiệp nói riêng đã tồn

tại câu nói: “Thành bại tại hợp đồng”, điều này cho thấy được vai trò và tầm quan

trọng của hợp đồng ảnh hưởng lớn như thế nào tới vận mệnh, sự tồn tại và phát triểncủa các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt Tuy nhiên, hiệnnay các doanh nghiệp thường quản lý hợp đồng theo các hình thức lưu trữ bằng giấy

tờ, sau đó lưu vào các hồ sơ và cho vào kho Một số ít công ty quản lý lưu trữ hợpđồng vào máy tính nhưng chưa có hệ thống, phương pháp quản lý chưa khoa học, chủyếu dung để đối chiếu, so sánh với các hợp đồng giấy tờ đã ký kết với đối tác Theothời gian số lượng các hợp đồng ngày càng gia tăng cả về số lượng lẫn loại hình thìviệc quản lý là rất khó khăn Bên cạnh đó, việc quản lý hợp đồng còn là cầu nối giữacác hoạt động sản xuất kinh doanh tại các bộ phận trong doanh nghiệp Vậy nên, xâydựng được hệ thống thông tin quản lý hợp đồng phù hợp với yêu cầu, đặc điểm, đặcthù của từng doanh nghiệp là hoàn toàn cần thiết và mang tính thiết thực cao

Nhận thấy những đặc điểm, yêu cầu trên thì Công ty Cổ phần phần mềm quản lýdoanh nghiệp FAST đã xây dựng cho mình một HTTT Quản lý hợp đồng riêng HTTTnày là một phân hệ được tích hợp trong toàn bộ hệ thống quản lý toàn doanh nghiệp FastManger Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế thì HTTT quản lý hợp đồng của FAST chưaphát huy hết được hết tất cả các chức năng, vai trò và tầm quan trọng mà công ty đã nêu

ra cũng như vai trò vốn có mà việc Quản lý hợp đồng yêu cầu Vậy nên HTTT này đãlàm giảm hiệu năng chung trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, gây một sốcản trở khó khăn nhất định cho các nhân viên khi tiếp cận với hệ thống này

Với những lý do trên em quyết định lựa chọn đề tài: “Giải pháp hoàn thiện HTTT Quản lý hợp đồng của Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST” làm đề tài khóa luận của mình.

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Trên thực tế, đã có rất nhiều tài liệu, công trình, sinh viên lựa chọn các mảng đềtài liên quan đến HTTT quản lý hợp đồng để nghiên cứu, làm khóa luận cũng như các

Trương Thị Huyên - K47S4 1

ứng dụng đã triển khai vào thực tế Sau đây là một số đề tài mà em đã có cơ hội thamkhảo:

Đề tài thứ nhất “Phát triển phần mềm quản lý hợp đồng tại công ty cổ phần phần mềm kế toán BRAVO” [5], đề tài đã đi sâu vào phân tích vào phân tích và thiết kế

HTTT QLHĐ cho doanh nghiệp và xây dựng phần mềm Quản lý hợp đồng Tuy nhiên

đề tài chưa thể hiện hết ý nghĩa và tầm quan trọng của HTTT QLHĐ tới các hoạt độngsản xuất kinh doanh của công ty, phân tích cơ sở dữ liệu chưa được chặt chẽ, các kếtxuất, báo cáo của phần mềm chưa mang tinh quản trị cao

Thứ hai là đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm” [7],

đề tài chỉ ra được tính đặc thù trong quản lý hợp đồng của một công ty bảo hiểm, đặcbiệt là công ty dầu khí Tuy nhiên, hạn chế của đề tài đó là quy trình xử lý hợp đồngchưa chặt chẽ, chức năng quản lý khách hàng của hợp đồng là chưa tốt Với đặc thù làhợp đồng bảo hiểm thì khả năng quản lý khách hàng của phần mềm phải thực sự tốt

Thứ ba là đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCO” [4], khác với hai đề tài trước đó, đề tài này tập trung vào xây dựng HTTT

đặc biệt là phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu mà không đi xây dựng phần mềm Đề tài đã giảiquyết được bài toán quản lý hợp đồng mà công ty đã đặt ra: Đầy đủ chức năng, cơ sở dữliệu chặt chẽ, luồng ra vào thông tin hợp lý và các báo cáo, kết xuất mang tính quản trịcao Đây có thể coi là một đề tài thành công nếu tác giả xây dựng được phần mềm hoànchỉnh nhưng trên thực tế tác giả chưa giải quyết được vấn đề này

Đề tài cuối cùng là “Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại Công ty cổ phần phần mềm Meliasot” [10], đề tài này có thể đánh giá là xuất sắc

khi đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống, các luồng thông tin đã có sự liên kết chặtchẽ giữa các phòng ban thành một khối thống nhất, hợp lý, logic Tuy nhiên các giảipháp này đang còn mang yếu tố lý thuyết, chưa có sự thay đổi nhiều, mới mẻ so vớiHTTT ban đầu, chưa đi sâu vào các yếu tố cơ sở dữ liệu….Đề tài của em có sự vậndụng và kế thừa đề tài trên và em sẽ lấy đó làm nền tảng để phát triển và hoàn thiệnHTTT quản lý hợp đồng

1.3 Mục tiêu cần giải quyết trong đề tài

Với đề tài: “Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin Quản lý hợp đồng của Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST” thì bài khóa luận sẽ giải

quyết các vấn đề sau:

- Làm rõ các vấn đề liên quan đến hợp đồng, quản lý hợp đồng và các đặc thù

về hợp đồng về quản lý hợp đồng của Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanhnghiệp FAST Đồng thời cũng chỉ rõ mối quan hệ, ràng buộc giữa HTTT quản lý hợpđồng với các phân hệ khác trong toàn bộ hệ thống quản lý toàn doanh nghiệp FastManger

- Đưa ra các giải pháp hoàn thiện HTTT QLHĐ của Công ty Cổ phần phầnmềm quản lý doanh nghiệp FAST về lý thuyết và cơ sở dữ liệu

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng: Phân hệ Quản lý hợp đồng trọng hệ thống quản lý toàn doanhnghiệp Fast Manger mà công ty cổ phần phần mềm FAST đang sử dụng

Phạm vi: Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài

Để có thể đảm bảo được tính đúng đắn của thông tin cũng như tính khoa học

trong nghiên cứu bài khóa luận này đã sử dụng chủ yếu hai phương pháp: Điều tra xã hội học và phương pháp Phân tích và xử lý dữ liệu Bên cạnh đó, đề tài thường xuyên

áp dụng phương pháp Duy vật biện chứng để có thể xem xét sự vận động, những tácđộng qua lại của HTTT QLHĐ (Quản lý hợp đồng) tới toàn bộ hệ thống trong doanhnghiệp cũng như những tác động và ảnh hưởng qua lại của hệ thống này từ môi trườngbên trong và bên ngoài doanh nghiệp

1.5.1 Phương pháp điều tra xã hội học

Mục tiêu của phương pháp này đó là có được các thông tin liên quan đến mụctiêu đã đề ra với độ tin cậy và chính xác cao Đề tài chủ yếu áp dụng các phương pháp:Phỏng vấn, phiếu điều tra và quan sát trực tiếp

1.5.1.1 Phương pháp thu thập qua phiếu điều tra

Để phục vụ cho quá trình khảo sát thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty Cổphần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST, đề tài có sử dụng phương pháp điều tra

Trương Thị Huyên - K47S4 3

trắc nghiệm hiện trường thông qua phiếu điều tra và bảng câu hỏi Nội dung của phiếuđiều tra tập trung vào những vấn đề chính:

- Các vấn đề liên quan đến HTTT QLHĐ và hệ thống quản lý toàn doanhnghiệp Fast Manger mà công ty đang áp dụng

- Các vấn đề liên quan đến việc triển khai, áp dụng và vận hành HTTT QLHĐ.Cách thức tiến hành: Các phiếu điều tra được gửi cho các cán bộ, nhân viêntrong công ty Sau đó, các phiếu điều tra sẽ được xử lý tổng hợp lại, xử lý và đưa vàoCSDL của phần mềm Excel xử lý và phân tích

1.5.1.2 Phương pháp phỏng vấn

Nội dung: Tìm hiểu những vấn đề mang tính chuyên sâu về các vấn đề có liênquan đến việc ứng dụng CNTT, HTTT vào việc quản lý hợp đồng tại công ty, mức độđầu tư và mong muốn của công ty đối với hệ thống mới

Cách thức tiến hành: Phỏng vấn những người có ảnh hưởng đến quản lý hợpđồng là các trưởng phòng, các nhân viên và Ban giám đốc để thu được những thông tinxác thực nhất về vấn đề đang nghiên cứu

1.5.1.3 Phương pháp quan sát hệ thống

Phương pháp quan sát giúp cho các nhân viên thu thập được những thông tinkhông có trong tài liệu và không thu thập được trong quá trình phỏng vấn, có đượcmột bức tranh khái quát về tổ chức và cách quản lý các hoạt động của tổ chức

1.5.2 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu

1.5.2.1 Phương pháp định lượng

Dữ liệu sau khi thu thập sẽ được đưa ra phân tích thông qua việc sử dụng phầnmềm Excel để xử lý thông tin sơ cấp thông qua bảng câu hỏi được thiết kế sẵn, đánhgiá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra đánh giá về thực trạng công tác quản lý hợpđồng tại công ty

1.5.2.2 Phương pháp định tính

Tiến hành chọn lọc, phân tích, tổng hợp các dữ liệu thu thập được thông quacác câu hỏi phỏng vấn chuyên sâu và các dữ liệu, thông tin được thu thập từ các nguồnkhác (như Internet…) nhằm chọn được thông tin phù hợp với mục đích sử dụng và nộidung nghiên cứu

1.6 Kết cấu của khóa luận

Ngoài các mục lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, hình vẽ, tài liệu thamkhảo và phụ lục, nội dung khóa luận gồm 3 chương:

Phần 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của Hệ thống thông tin Quản lý hơp đồngcủa Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST

Phần 3: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoàn thiện Hệ thống thôngtin Quản lý hợp đồng của Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST

Trương Thị Huyên - K47S4 5

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HTTT QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

FAST 2.1 Cơ sở lý luận

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản

2.1.1.1 Lý thuyết chung về hệ thống thông tin

 Các thành phần của hệ thống thông tin

Hình 2.1: Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT (Nguồn: Bài giảng môn quản trị HTTT doanh nghiệp, Đại học Thương Mại)

Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phận chính: Phần cứng, phần mềm, cơ sở dữliệu, mạng và con nguời.

Phần cứng: Gồm các thiết bị chủ yếu là các thiết bị vật lý, được sử dụng trong

quy trình xử lý thông tin Phần cứng trong HTTT là các công cụ kỹ thuật để thu nhập,

xử lý và truyền thông tin

Phần mềm: Phần mềm (chương trình máy tính) là tập hợp các chỉ lệnh theo

một trật tự nhất định nhằm điều khiển thiết bị phần cứng tự động thực hiện một côngviệc nào đó Phần mềm được viết thông qua ngôn ngữ lập trình

Dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là thành phần rất quan trọng của nguồn lực dữ liệu.

CSDL (Cơ sở dữ liệu) là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữ trêncác thiết bị lưu trữ thứ cấp, để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thờicủa nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với các mục đích khácnhau

Mạng: Là một tập hợp các máy tính và thiết bị được kết nối với nhau bằng các

đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng

Con người: Con người là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin.

Trong một HTTT, phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn conngười đóng vai trò quyết định Nguồn lực con người ở đây được chi làm hai nhómchính:

Người xây dựng và bảo trì hệ thống: Là nhóm người làm nhiệm vụ phân tích,

thiết kế, lập trình, khảo sát vào bảo trì

Người sử dụng hệ thống: Là các cấp quản lý, là người thiết lập các mục tiêu,

xác định nhiệm vụ, tạo quyết định

Các thành phần của hệ thống thông tin có mối quan hệ với nhau Việc liên kếtgiữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là những mối liên hệcủa hệ thống có thể nhìn thấy được Ngược lại, các mối liên kết phần lớn các yếu tốcấu thành nên hệ thống thông tin là không nhìn thấy được Chúng được hình thành vàdiễn ra khi hệ thống hoạt động Chẳng hạn, như việc lấy dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu,

và việc truyền dữ liệu đi hàng trăm cây số, việc lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị từ

Trương Thị Huyên - K47S4 7

Các doanh nghiệp cần phải có sự đầu tư thích đáng vào cả năm nguồn lực này.Đặc biệt là nguồn lực con người để đảm bảo HTTT trong doanh nghiệp vận hành tốt

và đáp ứng được các yêu cầu trong hoạt động sản xuất kinh doanh

 Quy trình xử lý dữ liệu thành thông tin

 Nhập dữ liệu đầu vào: Là công đoạn đầu tiên trong quy trình, thu và nhận

dữ liệu để xử lý, dữ liệu đầu vào có đầy đủ, chính xác thì việc xử lý thông tin mới có ýnghĩa

 Xử lý dữ liệu thành thông tin: Là công đoạn trung tâm và có vai trò quyếtđịnh trong quy trình Chuyển đổi dữ liệu hỗn hợp thành dạng có nghĩa với người sửdụng

 Lưu trữ dữ liệu: Phục vụ cho việc xử lý và tái sử dụng trong tương lai

 Xuất thông tin đầu ra: Phân phối tới những người hoặc hoạt động cần sửdụng tới những thông tin đó Gồm bảng biểu, số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá(hiện trạng và quá trình kinh tế), cung cấp đến các đối tượng trong và ngoài tổ chức

 Điều khiển hệ thống: Đánh giá các phản hồi để xác định liệu hệ thống cóthực hiện được mục đích đó không, sau đó tạo nên những chỉnh sửa cần thiết đối vớinhững thành phần nhập và xử lý của hệ thống để đảm bảo rằng kết quả đúng được thựchiện

 Vai trò của HTTT đối với doanh nghiệp

 HTTT nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức là phần tử kích hoạt các quyếtđịnh (mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp…)

 HTTT đóng vai trò trung gian giữa doanh nghiệp và môi trường, đảm bảo

và duy trì mối quan hệ, tương tác giữa các thành phần trong doanh nghiệp với các thựcthể bên ngoài

 Nhiệm vụ của HTTT trong doanh nghiệp

 Đối ngoại: Thu thập thông tin từ môi trường bên ngoài, đưa thông tin ramôi trường ngoài

 Đối nội: Làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận trong tổ chức, cung cấp vàtruyền thông tin cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định trong nghiệp

b Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Management Information System)

 Khái niệm

“Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Managament Information System) là một

hệ thống tích hợp “Người – Máy” tạo ra và lưu trữ các thông tin giúp con người trongsản xuất, quản lý cũng như ra quyết định”[2]

 Cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý

HTTT QL gồm 4 thành phần: Các phân hệ hay hệ thống con (sub-system), dữliệu (data), mô hình (models) và các quy tắc quản lý (management rules)

Phân hệ hay còn gọi là lĩnh vực quản lý (management domain) nhóm các hoạtđộng có cùng mục tiêu trong nội bộ một đơn vị, như sản xuất, kinh doanh, hành chính,

kế toán, nghiên cứu,…

Dữ liệu (data) là cơ sở của thông tin Nói đến thông tin là nói đến dữ liệu Dữliệu nhận giá trị trong một miền xác định

Mô hình quản lý bao gồm tập hợp các thủ tục, quy trình và phương pháp đặcthù cho mỗi phân hệ Mô hình quản lý và dữ liệu luân chuyển trong phân hệ phục vụcác quy tắc quản lý

Quy tắc quản lý, hay công thức tính toán, cho phép biến đổi hoặc xử lý dữ liệuphục vụ cho mục tiêu đã xác định

 Đặc trưng của MIS

 Hạt nhân của hệ thống là CSDL (luôn luôn được cập nhật kịp thời) chứa cácthông tin phàn ánh tình trạng, hoạt động hiện thời của doanh nghiệp

 MIS thu thập dữ liệu khối lượng lớn, từ hệ thống xử lý dữ liệu giao dịch vànguồn dữ liệu khác ngoài tổ chức

 MIS không mềm dẻo và ít có khả năng phân tích, hệ thống xử lý dựa trêncác quy trình đơn giản và các kĩ thuật cơ bản như tổng kết, so sánh

 Thông tin đầu ra dưới dạng các báo cáo, tổng kết, tóm tắt

 Người dung hệ thống thường là các nhà quản lý cấp trung, quan tâm tới kếtquả ngắn hạn

Tuy không mềm dẻo và ít có khả năng phân tích nhưng MIS lại được nhiềudoanh nghiệp áp dụng và triển khai thành công vì tính chất đơn giản, dễ quản lý của

Trương Thị Huyên - K47S4 9

nó Để xây dựng được hệ thống thông tin tốt thì các doanh nghiệp nên xây dựng nềntảng hệ thống thông tin ấy từ những hệ thống thông tin quản lý này.

2.1.1.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin

a Nguyên nhân dẫn đến việc hoàn thiện hệ thống thông tin

Mục tiêu cuối cùng của việc hoàn thiện hệ thống thông tin là cung cấp cho cácthành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một hệ thống thôngtin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện

và cài đặt nó Đồng thời, HTTT ấy cũng phải phù hợp với các chính sách, môi trườngnơi mà doanh nghiệp đang tổ chức các hoạt động kinh doanh của mình Sau đây là một

số nguyên nhân dẫn đến việc phát triển, hoàn thiện một HTTT:

 Những yếu kém của hệ thống hiện tại: Hệ thống không đáp ứng được cácyêu cầu công việc chung cho các hoạt đông sản xuất kinh doanh nói chung, gây nhiềucản trở, khó khăn cho những người trực tiếp thao tác Nguyên nhân có thể là: Thiếungười xử lý thông tin; Bỏ sót công việc xử lý thông tin; Phương pháp xử lý không chặtchẽ; Cơ cấu tổ chức không hợp lý; Con đường lưu chuyển thông tin chưa hợp lý; Tổnphí cao, gây lãng phí…

 Những yêu cầu mới của nhà quản lý: Nhà quản lý đưa ra những yêu cầumới, chiến lược mới cho sự phát triển của HTTT trong công ty nhằm phục vụ các yêucầu đặc thù hay đáp ứng các yêu cầu chung của công ty

 Sự thay đổi công nghệ: Công nghệ luôn luôn là một yếu tố then chốt khitiến hành triển khai, áp dụng HTTT trong doanh nghiệp Các doanh nghiệp cần phảinắm bắt kịp thời diễn biến công nghệ chung để có có thể thay đổi, thích nghi với sựbiến động này để kịp thời bắt kịp với những xu hướng mới

 Thay đổi pháp luật, chính sách xã hội: Không chỉ chịu sự tác động từ môitrường bên trong công ty, HTTT còn chịu sự tác động của các yếu tố môi trường bênngoài Các doanh nghiệp cần phải theo dõi sự biến đổi ấy để hoàn thiện hệ thống củamình sao cho phù hợp với những thay đổi yêu cầu đó

b Quy trình hoàn thiện, phát triển hệ thống thông tin

 Quy trình hoàn thiện, phát triển hệ thống thông tin

Quy trình chung

Khi hoàn thiện HTTT cần phải lựa chọn các phương pháp thích hợp: Mang lạihiệu quả kinh tế, dễ thực hiện (Không gây ra những biến động lớn về cấu trúc tổ chức),phù hợp với khả năng của tổ chức…

Quy trình chung gồm các công đoạn chính: Khảo sát, phân tích, thiết kế và càiđặt:

Khảo sát: Hệ thống hiện tại đang làm gì? Đưa ra các đánh giá hiện trạng? Xác

định những gì sẽ thực hiện và lợi ích kèm theo? Giải pháp tối ưu trong các giới hạn vềtài chính, kỹ thuật, thời gian và những ràng buộc khác?

Phân tích: Phân tích hệ thống về mặt xử lý (xây dựng các biểu đồ mô tả logic

chức năng xử lý của hệ thống), phân tích hệ thống về mặt dữ liệu (mô tả dữ liệu, xâydựng lược đồ CSDL mức logic của hệ thống)

Thiết kế: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý.

Cài đặt: Thay thế HTTT cũ bằng HTTT mới.

 Nguyên tắc hoàn thiện HTTT: Khi xây dựng, phát triển hay hoàn thiện một

HTTT thì cần phải tuân thủ theo các nguyên tắc để đảm bảo sự thống nhất, toàn vẹn vàkhoa học Sau đây là một số nguyên tắc cần tuân thủ trong việc hoàn thiện một HTTT:

Nguyên tắc xây dựng theo chu trình: Quá trình xây dựng HTTT gồm nhiều

công đoạn tương ứng với nhiều nhiệm vụ, công đoạn sau dựa trên thành quả của côngđoạn trước vậy nên phải tuân theo nguyên tắc tuần tự, không bỏ qua công đoạn nào.Sau mỗi công đoạn, trên cơ sở phân tích đánh giá bổ sung phương án được thiết kế, cóthể quay lại công đoạn trước đó để hoàn thiện thêm rồi mới chuyển sang công đoạntiếp theo, theo cấu trúc chu trình

Nguyên tắc đảm bảo độ tin cậy: Phải đảm bảo độ tin cậy của thông tin và

HTTT Các thông tin phải được phân cấp theo vai trò và chức năng đồng thời phảiđảm bảo bảo mật thông tin trong hệ thống quản lý

Nguyên tắc tiếp cận hệ thống: Phải xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của

nó, cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như mối liên hệ với hệ thốngbên ngoài

 Khảo sát sơ bộ và xác lập dự án

 Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng của hệ thống hiện hành

Trương Thị Huyên - K47S4 11

Phương pháp khảo sát – khảo sát ở cả bốn mức: Mực thao tác thừa hành, mức

điều phối quản lý, mức quyết định lãnh đạo và mức chuyên gia cố vấn Có thể tiếnhành các khảo sát trên bằng các phương pháp điều tra xã hội học để có được các thôngtin chính xác, đầy đủ và hữu ích

Thu thập và phân loại: Thông tin về hiện tại hay tương lai, thông tin về trạng

thái tĩnh hay trạng thái động

Phát hiện các yêu cầu yêu kém của hiện trạng và các yêu cầu cho tương lai

Từ những khảo sát về HTTT hiện tại của doanh nghiệp ta phát hiện được cácyếu kém của hệ thống này từ đó xác định các yêu cầu về HTTT cho tương lai để khắcphục các yếu kém và tồn tại trên

 Xác định khả năng, mục tiêu dự án của hệ thống mới: Phạm vi của hệ thống

mới giải quyết những vấn đề gì? Nhân lực sử dụng ra sao? Tài chính (Chi phí baonhiêu cho dự án)? Khắc phục các điểm yếu kém của HTTT hiện tại như thế nào? Cóthể hiện được chiến lược lâu dài cho doanh nghiệp không? Cần phải trả lời được tất

cả các câu hỏi này để có thể xác định đúng khả năng của hệ thống mới

 Phác họa giải pháp, cân nhắc tính khả thi

Đưa ra các giải pháp thuyết phục người dung để định hướng cho việc phân tích

và thiết kế HTTT: Giải pháp cho máy đơn, giải pháp cho máy trên nền mạng…

Giải pháp mang tính khả thi về mặt nghiệp vụ, kỹ thuật và mặt kinh tế

 Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án: Trước khi tiến hành lập kế hoạch

triển khai dự án cần lập dự trù về thiết bị để đáp ứng cho HTTT cần hoàn thiện Các

dự trù này là: Khối lượng dữ liệu lưu trữ, các dạng làm việc với máy tính, số lượngthông tin cần thu thập, kết xuất, các thiết bị ngoại vi… từ đó dự trù về điều kiện mua

và lắp đặt của các thiết bị trên

Sau khi đã lên kế hoạch dự trù các thiết bị cần lập kế hoạch cho công tác huấnluyện, sử dụng chương trình: Thời gian huấn luyện, chia ra làm bao nhiêu nhóm…? Vàcuối cùng là kế hoạch bảo trì hệ thống

 Phân tích hệ thống về mặt chức năng

 Mục đích: Xác định các chức năng của HTTT, xác định hệ thống phải thực

hiện những chức năng gì?

 Công cụ diễn tả các xử lý: Sơ đồ phân cấp chức năng và sơ đồ luồng dữ

liệu, sơ đồ đường chéo, sơ đồ thực thể liên kết…

Nếu sơ đồ đường chéo diễn tả hệ thống ở mức vật lý (hệ thống làm như thếnào?) Chỉ rõ các công việc phải thực hiện và trình tự các công việc, các thông tinđược chuyển giao giữa các công việc đó, thì biểu đồ phân cấp chức năng và luồng dữliệu mô tả hệ thống ở mức logic (làm gì?) Để đáp ứng yêu cầu bài toán, khóa luận đã

sử dụng các sơ đồ trên nhằm diễn tả hệ thống một cách toàn diện nhất

 Sơ đồ đường chéo

Sơ đồ chức năng chéo: Sơ đồ này cho thấy được quy trình xử lý thông tin ở các

bộ phận, phòng ban thông qua HTTT QLHĐ Sơ đồ được chia thành những phần tửdọc biểu diễn những hoạt động ở các vị trí khác nhau, phát triển từ trái sang phải và từtrên xuống dưới

Sử dụng sơ đồ đường chéo có những yêu điểm là: Dễ hiểu hơn dạng tườngthuật; Hiểu biết đầy đủ về những quy trình và sự tuần tự của hoạt động trên tài liệu; Dễdàng phát hiện tình trạng không đầy đủ trong việc theo dõi nguồn gốc của một tài liệu,giúp phân tích viên có nhu cầu cẩn phải điều tra nghiên cứu thêm; Dễ dàng xác địnhnhững tài liệu không cần thiết, thiếu sự kiểm tra, lặp lại những công việc không cầnthiết và những điểm tắc nghẽn

Thao tác trênmáy

Tài liệu Nơi lưu trữ dữ

liệu (trên máytính)

 Biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) là một loại biểu đồ diễn ta sự phân rã dầndần các chức năng từ đại thể đến chi tiết Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng vàquan hệ duy nhất giữa các chức năng, diễn tả bởi các cung nối liền các nút, là quan hệbao hàm Như vậy BPC tạo thành một cấu trúc cây

Đặc điểm của BPC là:

Trương Thị Huyên - K47S4 13

- Cho một cách nhìn khái quát, dễ hiểu, từ đại thể đến chi tiết về các chức năng,nhiệm vụ cần thực hiện.

- Rất dễ thành lập, bằng cách phân rã dần dần các chức năng từ trên xuống

- Có tính chất tĩnh, bởi chúng chỉ cho thấy các chức năng mà không thấy trình

tự xử lý

- Thiếu vắng sự trao đổi thông tin giữa chức năng

 Ký pháp sử dụng:

 Biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả mộtquá trình xử lý thông tin với các yêu cầu sau:

- Diễn tả ở mức logic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi “Làm gì?”, mà bỏ qua câuhỏi “Làm như thế nào?”

- Chỉ rõ các chức năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần môtả

- Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua đó phầnnào thấy được trình tự thực hiện giữa chúng

 Ký pháp sử dụng:

 Sơ đồ thực thể liên kết E –R:

Mô hình thực thể liên kết là mô hình hóa thế giới thực dưới dạng một tập hợpcác kiểu thực thể, mỗi kiểu này được định nghĩa bởi một tập hợp các kiểu thuộc tính.Các kiểu thực thể được kết nối với nhau bởi các kiểu liên kết

Các thực thể là một vật cụ thể hay trừu tượng, tồn tại thực sự và khá ổn địnhtrong thế giới thực, mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin

Tên chức năng

Các chức năng Luồng dữ liệu Tác nhân trong Kho dữ liệu Tác nhân ngoài

Các thuộc tính là một giá trị dùng để mô tả một khía cạnh nào đó của một thựcthể Một hay một tập kiểu thuộc tính của một kiểu thực thể được gọi là một khóa nếugiá trị của nó cho phép ta phân biệt các thực thể với nhau.

 ký pháp sử dụng:

 Thiết kế hệ thống

Sau khi đã phân tích hệ thống về mặt chức năng thì tiến hành thiết kế hệ thốngcho HTTT Thiết kế hệ thống bao gồm: Thiết kế hệ thống; Thiết kế giao diện; Thiết kếcác kiểm soát; Thiết kế các tập tin dữ liệu; Thiết kế chương trình

 Cài đặt hệ thống thông tin

 Chuyển đổi HTTT cũ sang HTTT mới Phải chuyển đổi tất cả các thànhphần của HTTT: Chuyển đổi phần cứng, chuyển đổi nhân sự

 Phải lập kế hoạch chuyển đổi tỉ mỉ, phải bao quát tất cả các lĩnh vực củaHTTT

2.1.2 Một số vấn đề lý luận về hệ thống thông tin quản lý hợp đồng

 Khái niệm hợp đồng

“Hợp đồng theo nghĩa chung nhất là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập,thay đổi chấm dứt các quyền và nghĩa vụ quan trong những quan hệ cụ thể Hiên naypháp luật Việt Nam quy định ba loại hợp đồng cơ bản là hợp đồng dân sự, kinh tế vàlao động”[11]

“Hợp đồng kinh tế là sự thỏa thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các bên

ký kết về việc công việc sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, nghiên cứu ứng dụngtiến bộ khoa học kỹ thuật và các thỏa thuận khác có mục đích kinh doanh với sự quyđịnh rõ ràng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế hoạch củamình”[11]

 Những quy định về hợp đồng kinh tế

Trương Thị Huyên - K47S4 15

Tên liên kết Thực thể

Các kiểu liên kết:

1 – N: Một – Nhiều

1 – 1: Một – Một

N – N: Nhiều – Nhiều

Hợp đồng kinh tế được ký kết giữa các pháp nhân với pháp nhân; Pháp nhânvới cá nhân có đăng ký kinh doanh.

Hợp đồng kinh tế được ký kết theo nguyên tắc tự nguyện, cùng có lợi, bìnhđẳng về quyền và nghĩa vụ, trực tiếp chịu trách nhiệm tài sản và không trái pháp luật

Hợp đồng kinh tế được ký kết văn bản, tài liệu giao dịch: Công văn, điện báo,chào đơn hàng, đơn đặt hàng

Hợp đồng kinh tế được coi là đã hình thành và có hiệu lực pháp lực pháp lý từthời điểm các bên đã ký vào văn bản hoặc từ khi các bên được tài liệu giao dịch thểhiện sự thỏa thuận về tất cả những điều khoản chủ yếu của hợp đồng, trừ trường hợppháp luật có quy định khác đối với từng loại hơp đồng kinh tế

 Chức năng của hệ thống thông tin Quản lý hợp đồng

 Quản lý hợp đồng là một nhiệm vụ cần thiết cho các doanh nghiệp, đặc biệtnếu doanh nghiệp nào xây dựng cho mình một HTTT QLHĐ tốt sẽ là một lợi thế rấtlớn Sau đây là những chức năng chủ yếu mà một HTTT QLHĐ mang lại cho cácdoanh ngiệp:

 Lưu trữ hợp đồng vào cơ sở dữ liệu của HTTT trong công ty, từ đó có thể

so sánh, đối chiếu với hợp đồng bằng văn bản đã ký kết

 Quản lý từng điều khoản thanh toán trên hợp đồng

 Quản lý thông tin đối tác, khách hàng

 Quản lý lương mềm theo dự án của các bộ phận, nhân viên triển khai

 Liên kết với các HTTT khác để đồng bộ dữ liệu, tạo cái nhìn tổng quát vềtoàn bộ quá trình sản xuất, kinh doanh phục vụ cho các phòng ban, nhân viên đặc biệt

Quan hệ với HTTT Quản lý khách hàng: HTTT Quản lý hợp đồng cung cấp các

thông tin về khách, đồng thời cũng lấy các thông tin của khách hàng từ HTTT đó

Quan hệ với HTTT Tài chính – Kế toán: Với các điều khoản, điều kiện thanh

toán hợp đồng của mình thì HTTT QLHĐ sẽ cung cấp các thông tin về số liệu tàichính cho phân hệ này, đồng thời phân hệ Tài chính – Kế toán cũng trợ giúp Quản lýhợp đồng trong việc kế toán các nghiệp vụ phát sinh

Quan hệ với HTTT Quản lý nhận sự: Quản lý các nhân viên, phòng ban thực

thi, triển khai hợp đồng

Quan hệ với HTTT Kế toán lương nhân viên: Quản lý lương mềm theo các dự

án triển khai của từng phòng ban, bộ phận và nhân viên…

2.1.3 Phân định nội dung nghiên cứu

Nghiên cứu lý thuyết về hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý trên cáctài liệu giáo trình về hệ thống thống tin, phân tích thiết kế hệ thống thống tin Trên cơ

sở đó rút ra quá trình để phát triển, hoàn thiện một hệ thống thông tin và áp dụngnhững kiến thức này vào đề tài để có thể đưa ra các giải pháp hoàn thiện HTTT QLHĐcủa FAST

Áp dụng những phương pháp nghiên cứu đề tài đã được triển khai trong quátrình thực tập, làm việc tại Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST,

đề tài hướng đến việc: Tìm hiểu thực trạng vấn đề áp dụng HTTT vào quản lý hợpđồng của FAST, từ đó so sánh, đối chiếu với những kiến thức đã học và những cơ sở

lý thuyết đã nêu để có thể phân tích, đánh giá về tình hình áp dụng, triển khai và vậnhành HTTT ấy trong công ty

Trên cơ sở những kiến thức đã học, thực trạng HTTT QLHĐ tại đơn vị thựctập, đề tài sẽ hoàn thiện một số bước trong quy trình hoàn thiện HTTT QLHĐ:

 Khảo sát sơ bộ và xác lập dự án

 Tìm hiểu, đánh giá hiện trạng của hệ thống hiện hành

 Xác định khả năng, mục tiêu dự án của hệ thống mới

 Phác họa giải pháp, cân nhắc tính khả thi

 Phân tích HTTT Quản lý hợp đồng về mặt chức năng để đề xuất những giải pháp hoàn thiện HTTT

Trương Thị Huyên - K47S4 17

Cuối cùng, đề tài hướng tới việc đề xuất giải pháp hoàn thiện HTTT cho phùhợp với mục đích và yêu cầu của Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệpFAST Những giải pháp này phải đáp ưng được hạn chế còn thiếu sót mà hệ thống cũđang gặp phải, đồng thời nó cũng phải phù hợp với năng lực tài chính, khả năng củanhân viên và phù hợp với yếu tố môi trường bên ngoài doanh nghiệp.

2.2 Đánh giá, phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng của Công

ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST

2.2.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST

2.2.1.1 Thông tin chung về doanh nghiệp

 Tên công ty: Công Ty CP Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp (FAST)

 Tên tiếng anh: Fast Software Company

 Tên giao dịch: FAST

 Ngày thành lập: 11.06.1997

 Văn phòng trụ sở: Hà Nội, Tp Hồ chí Minh, Đà Nẵng

 Giấy phép thành lập công ty: Số 3096/GP- UB do UBND TP Hà Nội cấpngày 11- 06- 1997

 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Số 056067 do Sở Kế hoạch và Đầu

tư Hà Nội cấp ngày 18- 06- 1997

 Hình thức sở hữu: Cổ phần

 Vốn đăng ký kinh doanh vào đầu năm 2008 là 10,000,000,000 (10 tỷ đồng),được chia thành 1,000,000 cổ phần, trị giá của mỗi cổ phần là 10,000đ

 Lĩnh vực hoạt động:

Nghiên cứu & phát triển phần mềm quản trị doanh nghiệp

Tư vấn và triển khai ứng dụng phần mềm

Bảo hành và hỗ trợ trong quá trình sử dụng

 Người đại diện công ty theo pháp luật: Ông Phan Quốc Khánh

 Sứ mệnh:

Tạo nghề nghiệp cho nhân viên

Cung cấp phần mềm cho doanh nghiệp

Đóng góp cho cộng đồng

 Giá trị cốt lõi:

Chăm chỉ, tập trung và kiên trì

Học hỏi, đổi mới, sáng tạo

Đồng đội, chung sức và san sẻ

 Quan điểm kinh doanh

Đối tác lâu dài, tin cậy

 Chiến lược

Nhanh hơn, thông minh hơn

2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ

Phòng lập trình

Phòng hỗ trợ

& chăm sóc khách hàng

Phòng hỗ trợ

& chăm sóc khách hàng

Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức tại các chi nhánh

Phòng kinh doanh và MKT: Có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng Giới thiệu

sản phẩm, tư vấn cho khách hàng và thỏa thuận ký kết hợp đồng (bán hàng) Tổ chứccác công việc quảng cáo, hội thảo, tiếp thị

Phòng tư vấn & ứng dụng: Có ba nhiệm vụ chính thứ nhất là thực hiện hợp

đồng bao gồm: khảo sát chi tiết các yêu cầu của khách hàng sau khi ký hợp đồng, tưvấn về xây dựng hệ thống thông tin Phối hợp với phòng lập trình ứng dụng để sửa đổi,test và tiếp nhận chương trình sửa đổi và tiếp nhận chương trình sửa đổi theo yêu cầuđặc thù Cài đặt và đào tạo Hỗ trợ sử dụng trong thời gian đầu; Nhiệm vụ thứ hai là hỗtrợ phòng bán hàng demo, khảo sát ban đầu theo sự phân công khi có yêu cầu Khảosát yêu cầu của khách hàng, xác định bài toán, xác định khối lượng công việc để xácđịnh giá bán, nhân sự thực hiện và thời gian thực hiện Đề ra phương án thiết kế sơ bộgiải quyết các bài toán của khách hàng; Thứ ba là hỗ trợ phòng hỗ trợ và bảo hành theo

sự phân công khi có yêu cầu

Phòng lập trình: Có các chức năng và nhiệm vụ như lập trình sửa đổi theo yêu

cầu của các hợp đồng của phòng tư vấn ứng dụng hệ thống thông tin hoặc của phòng

hỗ trợ và bảo hành Tham gia vào xây dựng phương án thiết kế sơ bộ giải quyết bàitoán của khách hàng trong giai đoạn khảo sát – bán hàng Tham gia vào thực hiện hợpđồng và hỗ trợ bảo hành theo sự phân công khi có yêu cầu

Phòng hỗ trợ và chăm sóc khách hàng: Có nhiệm vụ hỗ trợ khách hàng trong

quá trình sử dụng chương trình và bảo hành sản phẩm

Văn phòng và kế toán có nhiệm vụ sau: Thực hiện các công việc về kế toán

như chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế, báo cáo quản trị, theo dõi TSCĐ

và CCLĐ… và thu tiền hợp đồng

2.2.1.3 Hạ tầng kỹ thuật, nhân lực hệ thống thông tin và công nghê thông tin của doanh nghiệp

Phần cứng: Doanh nghiệp đã được trang bị đầy đủ các thiết bị phần cứng như

máy tính chủ, máy tính cá nhân và các thiết bị CNTT cần thiết đi kèm để phục vụ choviệc ứng dụng các phần mềm quản lý

Mạng: Các máy tính trong công ty được kết nối với nhau qua mạng nội bộ, ứng

dụng hệ thống thông tin tự xây dựng là Fast Manger, sử dụng 01 máy chủ để lưu trữ,truyền và xử lý dữ liệu Công ty sử dụng hệ thống kết nối Internet qua đường truyềnADSL online 24 giờ

Phần mềm: Bên cạnh việc sử dụng các phần mềm phổ biến của bộ Microsoft

Ofice, cùng với một số phần mềm bảo mật công ty còn có các phần mềm chuyên dụngnhư: Phần mềm kế toán Fast Accounting, phần mềm quản lý toàn doanh nghiệp FastManger, phần mềm quản lý nhân sự…Nhờ hệ thống phần mềm này mà giảm thiểuđược nhiều chi phí, thời gian xử lý và vận hành công việc

Cơ sở dữ liệu: Công ty có đầu tư 01 máy chủ, sử dụng hệ quản trị CSDL SQL

Server 2008 để thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin của mình Với việc sử dụng SQLServer 2008 đã giúp cho việc đồng bộ hóa dữ liệu toàn công ty, thời gian truy xuất dữliệu, cách lưu trữ và bảo quản thông tin được xử lý hiệu quả

Nhân lực: Fast (chi nhánh tại Hà Nội) có tổng cộng 121 nhân viên, tất cả nhân

viên đều từ trình độ trung cấp kỹ thuật, cao đẳng, đại học trở lên, có kinh nghiệm trongquản lý và điều hành các phần mềm ứng dụng Mỗi nhân viên đều sử dụng thành thạomáy vi tính, có khả năng vận hành tốt hệ thống thông tin của công ty, có khả nănghướng dẫn khách hàng các thao tác trong sản phẩm phần mềm của công ty đồng thờisửa chữa những lỗi hay gặp của khách hàng…Để thấy rõ được mức độ đầu tư vàonhân lực của Fast, sau đây là bảng cơ cấu hạ tầng nguồn nhân lực của công ty này:

Trương Thị Huyên - K47S4 21

Bảng 2.1: Cơ cấu hạ tầng nhân lực HTTT, CNTT của Cổng ty Cổ phần phần mềm

quản lý doanh nghiệp

Với hệ thống năm nguồn nhân lực trên đây có thể khẳng định rằng FAST rấtquan tâm đến việc xây dựng và phát triển hệ thống thông tin Với một công ty chuyênsản xuất và kinh doanh phần mềm thì FAST lấy hệ thống thông tin làm nền tảng cốt lõicho các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, vậy nên việc ứng dụng HTTT quản

lý là một vấn đề sống còn cho công ty, sự đầu tư này là hoàn toàn có cơ sở và phù hợpvới lợi ích chung của toàn công ty

2.2.1.4 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống thông tin và thương mại điện tử.

Bên cạnh việc sử dụng các phần mềm cơ bản phục vụ cho các công việc vănphòng cơ bản hàng ngày thì FAST sử dụng thêm phần mềm quản lý toàn công ty FastManger Ngoài ra, công ty đã xây dựng hệ thống website được sử dụng chủ yếu là để:Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ; Trao đối, hỏi đáp, góp ý; Hỗ trợ khách hàng

Hiện nay công ty FAST đã áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý,phát triển và hoạt động của mình, Toàn bộ công ty được nối mạng, cơ chế quản lý theo

mô hình Client/ Server Bên cạnh việc sử dụng phần mềm phổ biến của bộ Microsoft

office, cùng với một số phần mềm bảo mật công ty còn có các phần mềm chuyên dụngnhư: Phần mềm kế toán Fast Accounting, phần mềm quản lý toàn công ty FastManger, Phần mềm quản lý nhân sự…

2.2.2 Khái quát về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

FAST đã triển khai CNTT, HTTT trong doanh nghiệp thành công, được thểhiện ở mức doanh thu và số lượng khách hàng ngày càng tăng:

Biểu đồ 2.1: Biểu đồ tăng trưởng doanh thu qua các năm của FAST

Qua biểu đồ ta có thể nhận thấy trong những năm gần đây, doanh thu của FAST ngày càng tăng cao:

Doanh thu năm 2012 là 70.3 tỷ đồng tăng so với năm 2011 là 12.7 tỷ đồng.Doanh thu năm 2013 là 74.7 tỷ đổng tăng so với năm 2012 là 4.4 tỷ đồng.Doanh thu năm 2014 là 85.4 tỷ đồng tăng so với năm 2013 là 10.4 tỷ đồng

2.2.3 Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng của Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST

2.2.3.1 Giới thiệu về hệ thống thông tin Quản lý hợp đồng của doanh nghiệp

HTTT Quản lý hợp đồng là một phân hệ trong toàn bộ Hệ thống quản lý toàndoanh nghiệp Fast Manger của Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệpFAST Để góp phần vào quá trình tin học hóa cũng như ứng dụng HTTT vào quản lýTrương Thị Huyên - K47S4 23

doanh nghiệp sao cho hiệu quả, đáp ứng được các công việc đặc thù của công ty thìHTTT Quản lý hợp đồng được tích hợp vào hệ thống quản lý toàn doanh nghiệp FastManger với mong muốn của ban giám đốc cũng như chiến lược chung của công ty là:

 Quản lý hợp đồng vào cơ sở dữ liệu chung trên máy chủ của công ty để lưutrữ, so sánh, chứng thực với các hợp đồng bằng văn bản đã ký kết

 Quản lý cơ hội ký hợp đồng, khách hàng tiềm năng

 Đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu và liên kết với các phan hệ khác như: Xây dựng

kế hoạch, quản lý doanh nghiệp và tài chính kế toán

 Quản lý từng điều khoản thanh toán của hợp đồng

 Quản lý lương mềm theo dự án của phòng ban, nhân viên triển khai hợpđồng…

Tuy nhiên, trên thực tế Công ty đã phát triển HTTT của mình và đi quá sâu vàocác phân hệ quản lý liên quan đến kế toán – tài chính mà bỏ qua tập trung vào phân hệQuản lý hợp đồng Các chức năng trên của phân hệ không thực sự rõ ràng và mang lạihiệu quả cao Vậy nên, đây là một thiếu sót mà FAST cần phải có những phương án cụthể để khắc phục từ đó phát huy hết toàn bộ vai trò và chức năng của HTTT QLHĐnhư đã khẳng định đồng thời hoàn thiện toàn bộ hệ thống quản lý toàn doanh nghiệpFast Manger của mình để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình hiệuquả hơn

2.2.3.2 Thực trang hệ thống thông tin Quản lý hợp đồng của Doanh nghiệp

Thông qua phương pháp bảng câu hỏi (phiếu điều tra trắc nghiệm), em đã tiếnhành điều tra và khảo sát cán bộ, nhân viên đang làm việc tại Công ty Cổ phần phầnmềm quản lý doanh nghiệp FAST Việc sử dụng phương pháp bảng câu hỏi đã giúpkhảo sát được toàn bộ các bộ phận có liên quan đến các hoạt động quản lý hợp đồngtại công ty Công tác khảo sát đã được tiến hành và thu thập được từ 20 nhân viên tạicác bộ phận trực thuộc Sau đây là kết quả điều tra và những phân tích để có thể làm rõhơn thực trạng về HTTT Quản lý hợp đồng tại Công ty Cổ phần phần mềm quản lýdoanh nghiệp FAST

 Mức độ cần thiết của HTTT QLHĐ đối với các nhân viên trong công ty

Biểu đồ 2.2: Mức độ cần thiết của HTTT QLHĐ

(Nguồn: Kết quả xử lý PĐTTN qua Excel) Với câu hỏi: Bạn đánh giá thế nào về mức độ cần thiết của phân hệ QLHĐ? Có

đến 80% nhân viên trả lời rằng QLHĐ là rất cần thiết cho hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp Điều này cho thấy hầu hết các nhân viên đều nhận thấy đượctầm quan trọng và vai trò của việc quản lý hợp đồng Với đặc thù về ngành nghề kinhdoanh là cung cấp các giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp thì hợp đồng luôn làmột yếu tố quan trọng quyết định tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Và vớinhững nhận thức đúng đắn và có định hướng này của nhân viên về phân hệ QLHĐgiúp cho việc triển khai và áp dụng HTTT này được nhanh chóng và đạt hiệu quả caohơn

Tuy nhiên, khi được hỏi vai trò quan trọng nào bạn nhận thấy rõ khi sử dụngphân hệ QLHĐ tại công ty thì câu trả lời là rât khác nhau ở từng bộ phận, phòng ban

và của từng nhân viên Cụ thể như sau:

Trương Thị Huyên - K47S4 25

Bảng 2.3: Vai trò của HTTT QLHĐ

Phònggiámđốc

Vănphòng

và kếtoán

Phòngkinhdoanh vàMKT

Phòng

tư vấn

& ứngdụng

Phòng hỗtrợ vàchăm sóckháchhàng

Phònglậptrình

Theo dõi chi tiết từng

điều khoản thanh toán

(Nguồn: Phiếu điều tra)

Với những kết quả trên đây cho thấy rằng toàn bộ nhân viên trong công ty vẫnchưa hiểu hết vai trò, ý nghĩa và những lợi ích mà HTTT QLHĐ mang lại cho công tycũng như phục vụ những lợi ích nào cho các công việc hằng ngày của từng nhân viên

Sự nhận thức về những vai trò ấy là khác nhau và được phân chia ở từng bộ phận tùyvào công việc mà bộ phận đảm nhiệm, tuy nhiên vẫn còn những thiếu sót trong phân

hệ này: Chưa tìm kiếm được khách hàng tiềm năng, chưa kiểm tra được tình hình thựchiện hợp đồng của các phòng ban dẫn đến việc quản lý lương mềm theo dự án chưa rõràng

 Vai trò và những công việc được giao thông qua HTTT QLHĐ

Bộ phận

Vai trò

Biểu đồ 2.3: Vai trò và công việc được giao qua HTTT QLHĐ

(Nguồn: Kết quả xử lý PĐTTN qua Excel)

Qua sơ đồ trên đây có thể thấy được rằng các công việc được giao, phân côngkhi tiến hành triển khai một hợp đồng công ty chưa thực sự Có 20% trong số đượcphỏng vấn trả lời rằng họ chưa thấy được công việc của mình qua hệ thống, chủ yếuđược giao bằng văn bản hay bằng miệng của nhà quản trị 60% trả lời rằng họ thôngqua hệ thống họ được giao nhiệm vụ, công việc nhưng chưa rõ ràng và chỉ 20% nhânviên có sự phục vụ tốt nhất qua hệ thống Điều này minh chứng rằng quy trình xử lýhợp đồng của công ty vấn dựa trên giấy tờ, văn bản và bằng miệng là chủ yếu màkhông thông qua hệ thống QLHĐ Với những hạn chế giảm khả năng kiểm tra quytrình, tiến độ triển khai của hợp đồng từ đó dẫn tới việc khó quản lý tiến độ thực hiện

dự án nói chung và tiến độ thực hiện của từng phòng ban, nhân viên nói riêng qua hệthống Để thấy rõ hơn được hạn chế về quy trình quản lý và triển khai hợp đồng, quađây là quy trình quản lý hợp đồng của FAST:

Tìm kiếm

thị trường

Xem xét hợp đồng

Không chấp nhận

Chấp nhận

Lập kế hoạch thực hiện

Ký kết hợp đồng

Cung cấp nguồn lực Yêu cầu KH

KKH

Yêu cầu KHKKH

Kết thúc hợp đồng

Đạt

Báo cáo thực hiện

Kiểm tra

Phòng tư vấn & ứng dụng/ Phòng lập trình/

Phòng hỗ trợ và chăm

sóc KH

Phòng tư vấn & ứng dụng/ Phòng lập trình/

ngừa, cải tiến

Kiểm soát tài liệu,

hồ sơ

Thông tin phản hồi từ KH

Đánh giá nội bộ

Thu nhập dữ liệu thống kê

Đánh giá lương mềm của nhân viên

Cập nhật thanh toán

Báo cáo thực hiện

Phòng giám đốc/ Phòng

kế toán, văn phòng Phòng giám đốc/ Phòng

kế toán, văn phòng

Hình 2.1: Quy trình quản lý hợp đồng tại FAST (Nguồn: Tổng hợp tài liệu Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST)

Nhìn vào quy trình quản lý hợp đồng của FAST có thể thấy được ở Phòng tưvấn & ứng dụng, Phòng lập trình và Phòng hỗ trợ và chăm sóc khách hàng có sự trùnglặp về công việc Theo khảo sát thực tế thì nhiều khi phòng ban này phải làm công việccủa phòng ban kia: Phòng lập trình phải tư vấn bài toán, xác định rõ yêu cầu của kháchhàng thay cho Phòng tư vấn & ứng dụng vì sau cùng thì Phòng lập trình sẽ lập trìnhphần mềm theo yêu cầu của khách hàng…Từ đó dẫn đến việc ảnh hưởng đến hiệunăng chung của các công việc từng phòng ban Rõ ràng, với quy trình như trên thìnhiệm vụ được phân chia, cấp phát ở từng phòng ban là chưa thực sự rõ ràng, cụ thể,điều này dẫn đến việc khi kết thúc hợp đồng việc tổng kết, đánh giá năng lực và lươngmềm của các phòng ban, nhân viên gặp nhiều khó khăn Công ty cần phải xây dựngđược quy trình quản lý hợp đồng cụ thể và chặt chẽ hơn nữa để phục vụ cho nhu cầuquản lý tốt hơn

 Cập nhật thông tin, lưu trữ dữ liệu

Cập nhật theo hình thức khác

Biểu đồ 2.4: Cập nhật thông tin, số liệu hằng ngày vào HTTT QLHĐ

(Nguồn: Kết quả xử lý PĐTTN qua Excel)

Với vấn đề về cập nhật thông tin, số liệu hằng ngày vào HTTT QLHĐ thì có60% nhân viên thường xuyên cập nhật số liệu, thông tin vào hệ thống Tuy nhiên cóTrương Thị Huyên - K47S4 29

20% trong số đó không phải cập nhật và 20% còn lại cập nhật theo hình thức khác.Với 20% cập nhật theo hình thức khác, các nhân viên phải báo lại các thông tin, số liệunày cho bộ phận, phòng ban có liên quan, sau đó bộ phận này kiểm tra, đối chiếu tínhxác thực của thông tin vào hệ thống Tuy quy trình này có thể đảm bảo được tính chínhxác, xác thực của thông tin nhưng nó lại làm giảm tốc độ xử lý, cập nhật thông tin, cóthể bỏ qua các cơ hội, thời cơ kinh doanh mà có thể nắm được lợi thế lơn Vậy nênFAST cũng cần phải kiểm tra và thống nhất sao cho phù hợp

 Kết xuất, báo cáo

Biểu đồ 2.5: Kết xuất những nội dung, báo cáo mong muốn

(Nguồn: Kết quả xử lý PĐTTN qua Excel)

Khi được hỏi trực tiếp vì sao lại không hài lòng về những báo cáo đưa ra cácnhân viên cho rằng những kết xuất, báo cáo này chưa phù hợp với những yêu cầu củaban giá đốc Có những loại báo cáo đặc biệt mà ban giám đốc cần thì họ lại phải tự xâydựng mới, bên cạnh đó có những phân hệ liên quan đến phân hệ QLHĐ, cần lấy thôngtin để lập báo cáo thì chưa đáp ứng được quy trình xử lý, lấy dữ liệu khó, các câu lệnhtruy vấn phức tạp Trên đây có thể thấy thêm một vấn đề, đó là khả năng kết xuất vàtạo báo cáo của phân hệ QLHĐ là chưa tốt, nguyên nhân có thể là do một số nhân viênchưa có cái nhìn tốt về mối quan hệ dữ liệu của HTTT QLHĐ tới những phân hệ kháchay trình độ còn hạn chế, công ty cần có giải pháp khắc phục vấn đề này

 Phản ứng về HTTT QLHĐ

Biểu đồ 2.6: Mức độ phản ứng khi dùng HTTT QLHĐ

(Nguồn: Kết quả xử lý PĐTTN qua Excel)

Trước thực trạng quản lý hợp đồng tại công ty, khi được hỏi về phản ứng củacác nhân viên về phân hệ này thì có tới 70% các nhân viên chưa hài lòng về phân hệ.Qua phương pháp phỏng vấn trực tiếp về vấn đề này thì các nhân viên đều cho rằngphân hệ chưa đáp ứng được hết khả năng và công việc của họ cũng như yêu cầu trongcông việc của ban giám đốc Các nhân viên gặp khó khăn trong quá trình xử lý hợpđồng Nhiều công việc trùng lặp ở các bộ phận, trong khi có những công việc lạikhông chia đều cho từng phòng ban, khiến nhiều lúc phòng ban này thì không có việc

mà phòng ban khác thì lại quá nhiều Bên cạnh đó việc kết xuất ra những báo cáo cũng

là trở ngại lớn của các nhân viên

 HTTT QLHĐ trong tương lai

Vấn đề cuối cùng đặt ra đó là quyết định về HTTT QLHĐ trong tương lai.Không có một thành viên trong công ty muốn hủy bỏ phân hệ này Có 10% là đồng ýgiữ nguyên không thay đổi gì trong khi có tới 70% nhân viên muốn nâng cấp phân hệnày lên để phục vụ tốt hơn trong hoạt đông sản xuất kinh doanh hằng ngày của mình.Bên cạnh đó 20% nhân viên muốn xây dựng HTTT QLHĐ riêng biệt để quản lý hợpđồng tốt hơn, riêng biêt với các hoạt động khác trong công ty

Trương Thị Huyên - K47S4 31

Biểu đồ 2.7: Quyết định về HTTT QLHĐ trong tương lai

(Nguồn: Kết quả xử lý PĐTTN qua Excel)

Với hệ thống quản lý toàn doanh nghiệp Fast Manger thì việc đi sâu vào triểnkhai các phân hệ là vô cùng quan trọng, vậy nên việc xây dựng mới một phân hệ nào

đó riêng biệt là không nên, nó sẽ dẫn tới việc giảm khả năng đồng bộ hóa cơ sở dữ liệucho toàn bộ HTTT trong công ty Phương án khả thi và thực tế nhất là chúng ta hoànthiện dần từng bước các phân hệ trong hệ thống để có thể hoàn thiện tổng thể HTTTtrong công ty Vậy nên FAST hướng tới việc nâng cấp HTTT QLHĐ của mình đúngnhư 70% nguyện vọng của các nhân viên để phục vụ cho việc QLHĐ hiệu quả hơnnữa

2.2.4 Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng của Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST

2.2.4.1 Những kết quả đạt được

Qua quá trình tìm hiểu thực trạng của Công ty Cổ phần phần mềm quản lýdoanh nghiệp FAST có thể nói công ty đã ứng dụng thành công HTTT vào quá trìnhsản xuất, hoạt động kinh doanh của mình đồng thời HTTT ấy góp một phần không nhỏvào việc nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp, giúp và quản trị định hướng chiếnlược và hoàn thành các mục tiêu của mình tốt hơn Là một công ty chuyên cung cấpcác giải pháp và phần mềm quản lý doanh nghiệp, FAST tập trung vào phát triển năm

nguồn nhân lực cơ bản để có thể triển khai, vận hành tốt HTTT của mình đó là: Phầncứng, phần mềm, mạng, cơ sở dữ liệu và đặc biệt là con người.

Với hệ thống quản lý toàn doanh nghiệp Fast Manger của mình, FAST nhậnthấy rằng việc tích hợp thêm phân hệ QLHĐ là một vấn đề rất quan trọng Với đặc thù

về ngành nghề kinh doanh của mình, hợp đồng luôn là một vấn đề ảnh hưởng tới sựtồn tại và phát triển của doanh nghiệp vậy nên quản lý hợp đồng tốt là một yếu tố cơbản mà công ty luôn đề cao Sau đây là một số lợi thế về HTTT QLHĐ mà công tyđang ứng dụng, kết quả này được ghi nhận thông qua phiếu trắc nghiệm, phỏng vấntrực tiếp và qua quá trình làm việc trực tiếp với hệ thống:

 Lưu trữ hợp đồng vào cơ sở dữ liệu của HTTT trong công ty, từ đó có thể

so sánh, đối chiếu với hợp đồng bằng văn bản đã ký kết

 Quản lý thông tin đối tác, khách hàng

 Liên kết với các HTTT khác để đồng bộ dữ liệu, tạo cái nhìn tổng quát vềtoàn bộ quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh phục vụ cho các phòng ban, nhânviên đặc biệt là cho nhà quản trị…

 Đặc biệt, với nhà quản trị Online của mình cho phép ban giám đốc có thểthường xuyên theo dõi tiến độ thực thi, triển khai hợp đồng của công ty bất kỳ ở đâu,thời gian nào, từ đó nâng cao khả năng quản trị của ban giám đốc

Như vậy, HTTT QLHĐ đã phát huy được phần nào vai trò và nhiệm vụ củamình để phục vụ công việc quản lý của ban quản trị, giảm thiểu được các công việc ởphòng ban nâng cao hiệu quả cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty

Trương Thị Huyên - K47S4 33

 Chưa quản lý chi tiết từng điều khoản hợp đồng, điều này dẫn đến việcquản lý lương mềm của từng nhân viên của từng hợp đồng triển khai là rất khó khăn.Với phân hệ Kế toán – Tài chính chưa theo dõi được chi tiết từng điều khoản thanhtoán, chỉ đến khi hoàn thành hợp đồng mới có những số liệu này.

Với những hạn chế và tồn tại nêu trên đã làm giảm hiệu năng hoạt động củaHTTT QLHĐ Qua đây ban lãnh đạo công ty cần có những phương án, chiến lược để

có thể khắc phục những hạn chế, tồn tại này Một trong những giải pháp đó là tiếnhành phân tích, đánh giá lại toàn bộ HTT QLHĐ từ đó đưa ra những giải pháp hoànthiện HTTT để phục vụ tốt hơn công việc quản lý hợp đồng nói riêng và toàn bộ quátrình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nói chung