đồ án công nghệ thông tin Hoàn thiện công tác ứng dụng tin học vào hoạt động quản lý nhân sự và tiền lương tại Công ty Chứng khoán Thăng Long

Trong thời gian thực tập tại Công ty Chứng khoán Thăng Long Là mộttrong những Công ty con do Ngân hàng TMCP rót vốn , mét trong nhữngCông ty hoạt động kinh doanh mang lại hiệu quả cao tr

LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới không ngừng của Khoa học Kỹ thuậtCông nghệ, nhiều lĩnh vực đã và đang phát triển vượt bậc đặc biệt là lĩnh vựccông nghệ thông tin, mà sự thành công lớn nhất là sự ra đời của máy tính Ngay từ khi ra đời, máy tính đã là một phương tiện trợ giúp đắc lực nhấtcho con người trong mọi lĩnh vực Trong đó có công tác quản lý nhân sự vàtiền lương, chúng ta có thể ứng dụng nhiều phần mềm để xây dựng mộtchương trình quản lý nhân sự một cách hiệu quả và thiết thực

Đề tài về quản lý nhân sự và tiền lương là một đề tài bao gồm nhiều khíacạnh, công tác quản lý nhân viên , tiền lương của các nhân viên trong cáccông ty (doanh nghiệp) lớn và nhỏ gặp rất nhiều vấn đề, không những quản lý

về nhân viên cho doanh nghiệp mà còn phải quản lý về các vấn đề lương,thưởng thay đổi thất thường theo các tháng v.v Từ đó lưu lại các thông tin

về hồ sơ nhân viên và lương của nhân viên theo từng tháng sau đó đưa ra báocáo về quá trình công tác của nhân viên, báo cáo lương của nhân viên theoyêu cầu của Công ty Dùa trên những báo cáo đó Công ty sẽ có những quyếtđịnh chính xác hơn về hình thức quản lý của mình để đạt kết quả tối ưu Phầnmềm quản lý nhân sự và tiền lương này được xây dựng trên ứng dụng của cơ

sở dữ liệu Microsoft Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic, tuy chưa thểgiải quyết được tất cả những khó khăn trong công tác quản lý nhân sự, nhưngchương trình cũng có thể được đem ra áp dụng trong thực tế và có thể trởthành công cụ đắc lực cho người sử dụng

Trong thời gian thực tập tại Công ty Chứng khoán Thăng Long (Là mộttrong những Công ty con do Ngân hàng TMCP rót vốn ), mét trong nhữngCông ty hoạt động kinh doanh mang lại hiệu quả cao trong hệ thống các Công

ty con của Ngân hàng như sau:

Để phục vụ cho việc kinh doanh và quản lý của Công ty, Công ty nàychủ yếu sử dụng một số mạng máy tính Hệ điều hành mạng chủ yếu ở đây làUnix cho các máy trạm và máy chủ Hệ quản trị cơ sở dữ lệu của Công ty nàyphần lớn là hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro cùng với bộ phận chương trìnhquản lý chạy trên môi trường bao gồm:

- Kế toán khách hàng

- Lưu ký chứng khoán

- Nhập lệnh giao dịch vào sàn giao dịch

- Quản lý nhân sự

- Hạch toán tiền lương

- Chương trình thanh toán điện tử

Tuy nhiên, một số nhược điểm tồn tại của hệ quản trị cơ sở dữ liệu nàykhông đồng thời với các chương trình trên, đã có nhiều lạc hậu Do đó, hướngphát triển của Công ty là bảo trì, cải tiến, bổ xung các chương trình này

Cụ thể để cải tiến hệ thống này người ta đã xây dựng được một số chươngtrình sau: Quản lý nhân sự viết bằng ngôn ngữ lập trình Visual Fox 6.0 tạiphòng kế toán phần mềm, hệ thống nhập lệnh vào sàn giao dịch sử dụng ngônngữ Visual Basic 6.0 kết hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Và hiện nay Công ty đang muốn thay đổi một số chương trình quản lý như :

Hệ thống kế toán khách hàng, quản lý vốn cổ phần, lưu ký chứng khoán vào

sử dụng tại Công ty Trong thời gian thực tập tại Công ty dưới sự hướng dẫncủa cán bộ tại Công ty, em nhận thấy tính cần thiết của hệ thống thông tinquản lý nhân sự và tiền lương của Công ty cần phải cải tạo Do hệ thống quản

lý nhân sự cũng có ý nghĩa không kém phần quan trọng so với các phần mềmkhác mang tính hoạt động của Công ty Bởi “ Các Công ty ngày nay có hơnnhau hay không là do phẩm chất, trình độ, và sự gắn bó của công nhân viênđối với Công ty Để tồn tại và phát triển không có con đường nào bằng conđường Quản trị tài nguyên nhân sự một cách có hiệu quả vì nhân sù là tàinguyên quý giá nhất”

Quản trị tài nguyên nhân sự là việc hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn,duy trì , phát triển, sử dụng, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tàinguyên nhân sự thông qua tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu của Công ty Tàinguyên nhân sự bao gồm tất cả mọi cá nhân tham gia vào bất cứ hoạt độngnào của Công ty, bất kể vai trò cuả họ là gì Quản trị nhân sự là một thành tốquan trọng của chức năng quản trị và nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắpnơi trong công ty

Trên thực tế tại Công ty Chứng khoán Thăng Long tin học hoá đã đượcứng dụng trong lĩnh vực quản lý nhân sự song vẫn còn ở mức độ thấp chưađáp ứng được những đòi hỏi ngày càng cao và chính xác của hoạt động kinhdoanh

Xuất phát từ quan điểm như vậyvà được sự đồng ý của thầy giáo hướng

dẫn cùng với sự giúp đỡ của cơ quan thực tập em đã quyết định chọn đề tài “

Việc áp dụng tin học trong lĩnh vực quản lý nhân sự tại Công ty Chứng khoán Thăng Long ” cho chuyên đề thực tập của mình nhằm góp phần vào

việc nâng cao chất lượng quản lý nhân sự, để đáp ứng được những yêu cầu vềnhân sự ngày một lớn

Phần mềm quản lý nhân sự cho phép cung cấp các thông tin về nhân sựmột cách nhanh chóng, chính xác cho các nhà quản lý

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP

I Giới thiệu về cơ quan thực tập

1 Lịch sử hình thành và phát triển

Sau 5 năm đi vào hoạt động, Ngân hàng TMCP (thương mại cổ phần) Quân đội đã từng bước khẳng định được uy tín, vị trí của mình trên thị trườngtài chính- tiền tệ So sới thời điểm 31-12-1994 thì sau 5 năm, Ngân hàng TMCP Quân đội đã có sự tăng trưởng khá: vốn điều lệ tăng 7 lần; tổng tài sảntăng 32 lần; dư nợ tăng 50 lần và thường xuyên đạt lợi nhuận năm sau cao hơn năm trước, bảo đảm quyền lợi cho các cổ đông Vì vậy Ngân hàng TMCPQuân đội đã được xếp vào nhóm các ngân hàng TMCP hoạt động có hiệu quả

ở Việt Nam

Với mục tiêu phát triển bền vững, Ngân hàng TMCP Quân đội khôngngừng đa dạng hoá hoạt động kinh doanh, thực hiện phương trâm đáp ứng tốtmọi nhu cầu về các dịch vụ tài chính - tiền tệ của khách hàng, cung cấp nhữngsản phẩm có chất lượng và mang tính cạnh tranh cao

Với mục tiêu phát triển bền vững nh vậy Ngân hàng đã thành lập cáccông ty con đi vào hoạt động nh Công ty mua bán nợ, Công ty Chứng khoán

Do đó, sau hơn hai năm nghiên cứu và tích cực chuẩn bị, công ty TNHHChứng khoán Thăng Long ra đời, công ty TNHH chứng khoán Thăng Long làcông ty trực thuộc Ngân hàng TMCP Quân đội Ngân hàng đã rót vốn chocông ty chứng khoán Thăng Long đi vào hoạt động Với số vấn điều lệ banđầu 9 tỷ đồng, công ty hoạt động trên nhiều lĩnh vực, bao gồm: môi giớichứng khoán, tư vấn đầu tư chứng khoán, quản lý danh mục đầu tư, lưu ký-đăng ký chứng khoán và các hoạt động khác liên quan đến lĩnh vực chứngkhoán

Với nguyên tắc phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng, an toàn,trung thực, hiệu quả và đạt trình độ chuyên môn cao, Công ty TNHH ( tráchnhiệm hữu hạn ) Chứng Khoán Thăng Long mong muốn nhận được sự giúp

đỡ của các cơ quan hữu trách, sự hợp tác, sự hỗ trợ của quý khách hàng, cácnhà đầu tư trong và ngoài nước trên cơ sở hai bên cùng có lợi.

- Môi giới chứng khoán

- Tư vấn đầu tư chứng khoán

- Quản lý danh mục đầu tư

- Lưu ký chứng khoán

a)Môi giới chứng khoán

Công ty làm trung gian, đại diện mua bán chứng khoán cho khách hàng

- Tổ chức giao dịch chứng khoán theo hình thức đặt lệnh mua bánchứng khoán trực tiếp

- Cung cấp phương thức giao dịch từ xa qua điện thoại, fax

- Cung cấp các thông tin chứng khoán, thông tin tài khoản cho kháchhàng ngay tại sàn giao dịch và qua thư điện tử

b) Tư vấn đầu tư chứng khoán

Chứng khoán là các tài sản tài chính, vì vậy đầu tư chứng khoán là một loạihình đầu tư tài chính

+ Cung cấp thông tin, hướng dẫn, trao đổi kinh nghiệm để khách hàng ranhững quyết định đầu tư sáng suốt

+ Cung cấp báo cáo phân tích các loại chứng khoán cùng với các ýkiến tư vấn mua bán chứng khoán

+ Đến với Công ty Chứng khoán Thăng Long khách hàng sẽ được tưvấn để có chiến lược đầu tư phù hợp để tránh rủi ro

c)Quản lý danh mục đầu tư chứng khoán

+ Nhận sự uỷ thác và thay mặt khách hàng thực hiện đầu tư chứngkhoán

+ Khách hàng không mất thời gian nghiên cứu, phân tích thị trường

và thực hiện giao dịch

d) Đăng ký và lưu ký chứng khoán.

- Lưu giữ chứng khoán cho khách hàng, giúp khách hàng thực hiệnquyền đối với chứng khoán

+ Dịch vụ với chi thấp và thủ tục đơn giản thuận tiện

+ Khách hàng được đảm bảo về tài sản, tránh được rủi ro có thể xảy rakhi tự lưu giữ chứng khoán

e)Dịch vụ bổ trợ

+ Dịch vô ứng trước tiền bán chứng khoán

+ Dịch vụ ứng trước cổ tức

+ Dịch vụ cầm cố giấy tờ có giá để vay vốn đầu tư chứng khoán

+ Dịch vụ cho vay cầm cố chứng khoán

+ Dịch vụ cho vay bảo chứng

Ngoài ra Công ty còn thực hiện lưu ký cổ phiếu chưa niêm yết, đồng thờiphối hợp với Ngân hàng mẹ là Ngân hàng Quân đội thực hiện những dịch vụ

bổ trợ nhằm hỗ trợ nhà đầu tư và các doanh nghiệp cổ phần hoá, các công ty

cổ phần

Những tiện Ých này bao gồm:

- Cho vay mua cổ phần

+ Lãi suất ưu đãi đối với người lao động khi vay vốn mua cổ phần

+ Thời hạn tối thiểu 3 năm

+ Thủ tục đơn giản thuận tiện

+ Có chính sách cho vay đặc biệt dành cho cán bộ chủ chốt

- Cho vay ứng trước tiền bán chứng khoán

+ Áp dụng đối với các loại chứng khoán đang niêm yết khi đã có xácnhận giao dịch của Công ty Chứng khoán Thăng Long

+ Lãi suất tính theo từng ngày vay thực tế

- Cho vay cầm cố chứng khoán

+ Áp dông cho chứng khoán niêm yết

+ Khi công ty cổ phần chưa niêm yết có nhu cầu, có thể làm việc trựctiếp với Ngân hàng và công ty Chứng khoán Thăng Long để thực hiện cầm

cố cổ phiếu để vay vốn

- Tư vấn xây dựng điều lệ, phương án cổ phần hoá

+ Xây dựng điều lệ theo điều lệ mẫu, phù hợp với luật doanh nghiệp

và thông lệ tốt nhất về quản trị công ty

+ Điều lệ mẫu phù hợp với các quy định của UBCK (Uỷ ban chứngkhoán )nhà nước về chứng khoán và thị trường chứng khoán

+ Tư vấn hoàn thiện phương án kinh doanh

- Chương trình quản lý cổ đông

+ Sử dụng giấy chứng nhận cổ đông thay thế chứng chỉ cổ phiếu vàthực hiện hoạt động quản lý trên máy tính

+ Chương trình máy tính quản lý cổ đông

 Sử dụng đơn giản và thuận tiện, dễ dàng trong việc theo dõi hồ

sơ cổ đông và việc chuyển nhượng cổ phiếu

 Một biểu báo cáo chuẩn

 Soạn thảo thư, giấy mời theo ý muốn

 Cung cấp miễn phí cho các công ty cổ phần

+ Cho vay vốn lưu động phục vụ sản xuất kinh doanh.

+ Cho vay theo dự án trung và dài hạn để đầu tư mới, tăng năng lựcsản xuất của doanh nghiệp

* Góp vốn đầu tư vào các dự án, các công ty cổ phần

4 Các khách hàng lớn của Công ty Chứng khoán Thăng Long

Thị trường giao dịch chứng khoán đã hoạt động được hơn hai năm thuhót sự quan tâm của đông đảo công chúng đầu tư trong nước Công ty Chứngkhoán Thăng Long cũng là một thành viên của thị trường giao dịch Các bạnhàng của Công ty :

a Uỷ ban chứng khoán Nhà nước - cơ quan quản lý cao nhất

b Công ty phát hành

c Công ty chứng khoán khác

Ngoài các nhà đầu tư là tổ chức ra thì còn có nhà đầu tư cá nhân khi họ

đã mở tài khoản tại Ngân hàng

5 Tôn chỉ hoạt động

Tinh thần, thái độ làm việc của nhân viên cơ quan được thực hiện nhưsau:

- Kinh doanh có kỹ năng, có tinh thần trách nhiệm

- Ưu tiên thực hiện lệnh của khách hàng trước khi thực hiện lệnh củacông ty

- Có nghĩa vụ bảo mật cho khách hàng, không được tiết lé các thôngtin về tài khoản khách hàng khi chưa được khách hàng đồng ý bằng văn bản

có yêu cầu của các cơ quan quản lý nhà nước

- Có tinh thần tập thể cao

- Khi thực hiện công việc tư vấn phải cung cấp thông tin đầy đủ chokhách hàng và giải thích rõ ràng về các rủi ro mà khách hàng có thể phải gánhchịu, đồng thời họ không được khẳng định về lợi nhuận các khoản đầu tư mà

- Công ty không được tiến hành các hoạt động có thể làm cho kháchhàng và công chúng hiểu lầm về giá cả, giá trị và bản chất của chứng khoánhoặc các hoạt động khác gây thiệt hại cho khách hàng

- Đảm bảo các yêu cầu về vốn, cơ cấu vốn và nguyên tắc hạch toán,báo cáo theo quy định của UBCK Nhà nước Đảm bảo nguồn tài chính trongcam kết kinh doanh chứng khoán với khách hàng

- Công ty không dược dùng tiền của khách hàng làm nguồn tài chính

để kinh doanh, ngoại trừ trường hợp số tiền đó dùng phục vụ cho giao dịchcủa khách hàng

- Công ty phải tách bạch tiền và chứng khoán của khách hàng với tàisản của mình Công ty không được dùng chứng khoán của khách hàng làm vậtthế chấp để vay vốn trừ trường hợp được khách hàng đồng ý bằng văn bản

- Có trách nhiệm nhiệt tình với công việc

- Ý thức chấp hành nội quy tốt

- Tôn trọng khách hàng

6 Mục tiêu hoạt động

- Trở thành một trong những cụng ty chứng khoỏn hàng đầu tại ViệtNam và khu vực.

-Tạo

lập mạng lưới khỏch hàng rộng lớn trong và ngoài nước

- Ứng dụng cụng nghệ tin học hiện đại trong quản trị và kinh doanh

- Trở thành một địa chỉ đỏng tin cậy đối với cỏc chủ đầu tư

7 Hệ thống chi nhỏnh của Cụng ty Chứng khoỏn Thăng Long trờn toànquốc

8 Tổ chức bộ mỏy hoạt động của cụng ty

Hà nội Cụng ty Chứng khoỏn Thăng Long14C Lý Nam Đế

Tel: 9434943,Fax: 9438635

TP Hồ Chớ Minh Văn Phũng đại diệnQuận 1

Tel: 9303279,Fax: 9304513

đại diện giao dịch tại tp Hồ chí minh

Hội đồng quản trị

Ban giám đốc

Phòng hành chính tổng hợp

Phòng kế toán & l u ký

Phòng công nghệ thông tin

Phòng nghiên cứu phát triển

Phòng kiểm soát nội bộ

Phòng nghiệp vụ kinh doanh

II Bài toán quản lý nhân sự tại Công ty Chứng khoán Thăng Long nêu lêm nhiệm vụ và chức năng của bài toán như sau:

1. Nội dung chính của hệ thống thông tin cần quản lý

a) Quản lý nhân sự :

Quản lý về lý lịch nhân viên : Dùng để cập nhật nhân viên mới vàotrong tập tin hồ sơ nhân viên của Công ty, trong đó có lương cơ bản và phụcấp chức vụ nếu có

Xem lý lịch của nhân viên : dùng điều chỉnh thông tin về hồ sơ lý lịchcủa nhân viên trong Công ty

Xóa nhân viên: Khi một nhân vên của Công ty thôi việc ta sử dụngchương trình này để xoá nhân viên đó ra khỏi tập tin hồ sơ nhân viên củaCông ty

b) Quản lý tiền lương :

Nhập số chấm công hàng tháng của từng nhân viên trong Công ty

Thay đổi số liệu chấm công

Tính lương nhân viên theo quy định

 Thống kê lương theo phòng ban

Thống kê lương theo toàn Công ty

- Nhập số liệu chấm công: Hệ thống dùng để nhập số liệu làm việc trongmột tháng của từng nhân viên bao gồm:

Tổng số ngày làm việc trong một tháng

Số ngày làm thêm, số ngày nghỉ có phép và không phép

Số tiền thưởng, số tiền phạt

- Thay đổi số liệu chấm công: Dùng để thay đổi số liệu ngày công,ngày làm thêm của nhân viên

- Tính lương nhân viên : Đây là chức năng rất quan trọng, dùng để tínhlương cho nhân viên theo cơ chế điều hành của Công ty Sau đây là phần tínhlương cho nhân viên:

 LNGAY = LCBAN/ 26

 LTHEM =SNGAYLT*1.5 *LNGAY

 TONGLUONG= 290.000+ PCCV+ PCK+ LTHEM + THUONG

- PHAT- (SNCPVT * LNGAY) - ( SNKP * LNGAY)

* Trong đó :

LCBAN: lương căn bản hàng tháng của mỗi nhân viên là 290.000 do Nhànước quy định

LNGAY: Lương ngày làm việc

LTHEM: Lương thêm

SNCPVT: Số ngày nghỉ có phép vượt trội

PHAT : Phạt ( Khi nhân viên làm háng tài sản của Công ty thì nhân viênphải bồi thường , được giám đốc Ên định )

PCK: Phụ cấp khác

PCCV: Phụ cấp chức vụ

SNKP: Số ngày nghỉ không phép

THUONG: Thưởng (cho những nhân viên xuất sắc được giám đốc Ên định)

- Qua mô tả cho thấy các thông tin bao gồm:

Thông tin nhập: Lý lịch nhân viên, danh mục phòng ban, danh mục chức

vụ, bảng chấm công, mức thưởng phạt

Thông tin xuất: Các báo cáo về lý lịch nhân sự, về phòng ban, về chức

vụ, bảng chấm công, bảng lương theo từng tháng

2. Đánh gia quy mô đề tài:

Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương là một hệ thống con trong hệthông quản lý của Công ty

Mục đích của đề tài : Là xây dựng một hệ thống quản lý cho phép thựchiện quản lý mét chu trình khép kín từ đầu đến kết thúc một quan hệ quản lýgiữa Công ty với cán bộ nhân viên

Hệ chương trình này có thể cho phép người sử dụng dễ dàng sử dụng cácchức năng cho phép nhờ giao diện tiện dùng có thể in báo cáo ngay, hệ thốngmenu ngang dễ sử dụng

III Ngôn ngữ lập trình

Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ tin học phần cứng,công nghệ tin học phần mềm cũng tiến được bước dài trên con đường pháttriển về một số lĩnh vực như: Hệ điều hành máy tính, ngôn ngữ phát triển cácchương trình ứng dụng trên máy tính

Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ được sử dụng làm công cụ thiết kế, xâydùng các chương trình phục vụ cho công tác quản lý Việc lùa chọn ngôn ngữviết chương trình nhằm giải quyết bài toán “Quản lý nhân sự và tiền lương ”thực tế là rất cần thiết và không kém phần quan trọng Mỗi ngôn ngữ đều cónhững điểm mạnh yếu, do đó việc lùa chọn một ngôn ngữ phải dùa trên yêucầu của bài toán đặt ra, các công cụ mà ngôn ngữ đó cung cấp cho người sửdụng trong quá trình giải quyết bài toán, khả năng về hệ quản trị cơ sở dữliệu vì trong quản lý dữ liệu thường rất lớn và hay chồng chéo

Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương là một bài toán dữ liệu xử lý tươngđối Ýt song yêu cầu cuả bài toán đặt ra đối với chương trình là phải đảm bảothông tin chính xác, dễ sử dụng trong công tác quản lý, giao diện chương trìnhđẹp, thân thiện với người dùng Trên cơ sở yêu cầu đặt ra đối với chươngtrình và xem xét khả năng đánh giá ngôn ngữ em quyết định chọn ngôn ngữVisual Basic và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 để xây dựngchương trình

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 chưa phải là hệ quản trị

cơ sở dữ liệu mang tính chất tối ưu cho hệ điều hành mạng như một số hệquản trị cơ sở dữ liệu ORACLE, SQL Server Tuy nhiên nó vẫn là một hệquản trị cơ sở dữ liệu cá nhân đứng đầu, mặt khác cấu hình của các máyServer cũng như các máy PC để sử dụng cho hệ quản trị cơ sở dữ liệu nàycũng cần ở mức vừa phải Hơn nữa, do tình hình phát triển của công nghệ

thông tin ở Việt Nam hiện nay thì hệ quản trị cơ sở sữ liệu này vẫn đang thíchhợp với cơ quan nói riêng và đối với Việt Nam nói chung.

Nhìn nhận một cách khách quan thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu MicrosoftAccess 2000 có tính năng quản trị cơ sở dữ liệu rất ưu việt như : Tính bảo mậtcao, hoạt động tốt với hệ điều hành Win 9.X, quản trị cơ sở dữ liệu một cáchthống nhất, tập trung trong một tệp, giao diện đồ hoạ đơn giản, tiết kiệm bộnhớ, truyền thông tốt với cơ chế OLE trên hệ máy SQL Server cũng nhưClient

Thực tế chỉ với giao diện của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

2000 thì chưa đủ để xây dựng một ứng dụng hoàn chỉnh Mặc dù nó có thểthực hiện được khá nhiều công việc chỉ cần xét mét khía cạnh đơn giản, mộtứng dụng thực sự phải cung cấp cho người dùng một giao diện trực quan,đơn giản nhưng phải có khả năng giải quyết được toàn bộ công việc Do đóvới Visual Basic 6.0 sẽ giải quyết được mọi vấn đề về giao diện Một ngônngữ lập trình hướng đối tượng được sử dụng rộng rãi hiện nay Tiết kiệm thờigian và công sức so với một số ngôn ngữ lập trình có cấu trúc khác Vì chúng

ta có thể thiết lập các hoạt động trên từng đối tượng được Visual Basic cungcấp Khi thiết kế chương trình, cho phép chỉnh sửa dễ dàng, đơn giản

CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

I Hệ thống thông tin quản lý

1.Khái niệm về thông tin

Đối với nhu cầu của con người, thông tin được xem nh mét đối tượngtruyền duy nhất Thông tin chỉ ra những trao đổi cần thiết giữa con người vàmôi trường để làm dễ dàng cho sự thích nghi của con người Ở mỗi góc độkhác nhau có một khái niệm thông tin khác nhau

- Thông tin là sự phản ánh thành tri thức về đối tượng phản ánh của chủthể nhận tin

- Thông tin là khái niệm chỉ sự hiểu biết mô tả sự vật, sự việc có thể thunhận, trình bày, hình thức hoá được

Tuy vậy, mỗi khái niệm trên chỉ đúng khi gắn nó vào một góc độ nhất định.Khái niệm thông tin luôn gắn liền với nguồn và đích của thông tin, thông tin,thông tin phải luôn gắn với điều khiển hệ thống nào đó và nói đến thông tin lànói đến vật mang tin Thông tin là yếu tố cơ bản của quá trình thành lập lùachọn và ra quyết định để điều khiển một hệ thống nào đó Quá trình thu thậpthông tin - truyền tin- nhận tin - xử lý thông tin - lùa chọn quyết định rồi lạitruyền tin là một quá trình diễn ra liên tục

2.Vai trò của thông tin trong doanh nghiệp

Trong mỗi tổ chức doanh nghiệp đều có những lĩnh vực hoạt động khácnhau với những chức năng khác nhau Chúng có mối liên quan ràng buộc chặtchẽ với nhau, cung cấp thông tin về các hoạt động của chúng cho nhau, nhằmđảm bảo cho toàn bộ tổ chức doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả Nhiều tổchức doanh nghiệp đã xây dựng các phân hệ thông tin quản lý cho từng lĩnhvực chức năng của doanh nghiệp vụ, nhằm cung cấp thông tin trợ giúp choquá trình ra quyết định trong những lĩnh vực chức năng đó như:

- Hệ thống thông tin tài chính

- Hệ thống thông tin nhân lực

- Hệ thống thông tin thị trường

- Hệ thống thông tin sản xuất

Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này không độc lập với nhau vềmặt vật lý mà thường chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống vàtất cả chúng đều có mối quan hệ với hệ thống thông tin kế toán Các hệ thốngthông tin chuyên chức năng này đều cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thốngthông tin kế toán và từ những dữ liệu này, hệ thống thống tin kế toán cónhiệm vụ biến đổi chúng thành thông tin ở dạng báo cáo quản trị và báo cáotài chính Ngược lại thì hệ thống thông tin kế toán cũng cung cấp rất nhiềuthông tin đầu vào cho các hệ thống thông tin chuyên chức năng nói trên

Còn hệ thống thông tin nhân lực cùng với các hệ thống thông tin còn lạikhác cần cho hệ thống thông tin chuyên chức năng trên sẽ được thu thậpthêm thông tin từ môi trường bên ngoài của doanh nghiệp

Như vậy hệ thống thông tin nhân lực cùng với các hệ thống thông tinchuyên chức năng khác tạo nên hệ thống thống thông tin hoàn chỉnh phục vụquản trị doanh nghiệp.Chúng giữ vai trò liên kết hệ thống quản trị với hệthống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của chúng làm cho tổ chức doanhnghiệp đạt được mục tiêu đề ra Thực tế các doanh nghiệp đều hoạt độnghướng tới mục tiêu mà họ đề ra Mục tiêu đó thường được đặt ra một cách rõràng nhưng họ lại không dễ gì dạt được, vì vậy các doanh nghiệp khôngngừng tìm kiếm thông tin hỗ trợ cho việc phấn đấu để đạt mục tiêu Thông tin

mà họ kiếm tìm thường rơi vào ba phạm trù: thông tin về khoảng cách mụctiêu, thông tin để đạt mục tiêu và thông tin về sự chuyển biến

Sù xuất hiện của một xã hội thông tin rất có ý nghĩa bởi vì thông tin nó cótác động hai mặt tới sự thay đổi: thông tin được dùng để lập kế hoạch nhằmtạo ra sự chuyển biến đồng thời là một phương tiện để biến chuyển

2.1 Thông tin để đạt mục tiêu

Các doanh nghiệp luôn đặt ra mục tiêu hay mức thành tựu mong muốn đểphấn đấu Các nhà quản lý cần thông tin để đặt ra những mục tiêu vừa tháchthức lại vừa thực tế Thường thì các doanh nghiệp dùng thành quả trước đây

làm cơ sở để đặt các tiêu chuẩn thành đạt mới Điều này chỉ dẫn đến sự cảithiện từng tí một chứ không đem lại sự thay đổi căn bản vì thông tin nội bộđược dùng để đặt ra các tiêu chuẩn về hiệu quả hoạt động Trong thời đạithông tin hiện nay các doanh nghiệp đã chuyển sang dùng các nguồn tin bênngoài và các mốc chuẩn chung để đặt mục tiêu.

Lập kế hoạch là một nhiệm vụ quan trọng của các nhà quản lý Để địnhhướng cho doanh nghiệp, họ cần thông tin về các nhu cầu tiềm năng củakhách hàng cùng các điều kiện xã hội, kinh tế, kỹ thuật và chính trị Họ dùngcác thông tin này để xác định các thời cơ và những rủi ro đối với doanhnghiệp Nhờ vậy doanh nghiệp có thể tranh thủ điều kiện thời cơ và hạn chếđược những rủi ro Hầu hết thông tin để lập kế hoạch dài hạn đến từ bên ngoàilại quyết định kế hoạch hoá cốt yếu sẽ phải dùa trên sự phân tích dữ liệu nội

bộ và dữ liệu từ bên ngoài

Các doanh nghiệp cần thông tin để xác định các mục tiêu khả thi có sứcđộng viên và có vẻ thách thức Khi các mục tiêu đã được đặt ra thì các doanhnghiệp lại cần thông tin về mức độ đã đạt được mục tiêu tại từng thời điểmnào đó

2.2 Thông tin về khoảng cách

Các doanh nghiệp thường đặt mục tiêu có hàm ý thách thức nên thường

có khoảng cách giữa thành quả thực tế và thành quả mong muốn Các doanhnghiệp sử dụng phương pháp để thăm dò, phát hiện khoảng cách và ướclượng mức độ của khoảng cách đó Phát hiện vấn đề và theo dõi thành tích làhai phương pháp chính để tìm ra thông tin về khách hàng

- Theo dõi thành tích :

Quá trình theo dõi thành tích sẽ cung cấp thông tin về khoảng cách Cácnhà quản lý hình thành hệ thống đo lường để theo dõi các biến chỉ ra thànhtựu của doanh nghiệp có đang trên đà phát triển hay không Việc các nhà quản

lý theo dõi thành tích là cần thiết Điều này cũng khiến cho cán bộ công nhânviên nhận ra điều gì là quan trọng Thông tin theo dõi thành tích khá ổn định

và có thể truyền đưa qua các phương tiện thông thường

3 Thông tin là phương tiện để chuyển biến

Trong xã hội thông tin các doanh nghiệp tạo ra nhiều sản phẩm và dịch

vụ dùa trên thông tin, bổ xung vào sản phẩm dùng thông tin để tăng hiệu quảhoặc để dành được những lợi thế cạnh tranh Để thấy rõ hơn thông tin lànguyên nhân gây ra biến chuyển ta xem xét công tác tiếp thị, dịch vụ kháchhàng và việc uỷ quyền cho cấp dưới

 Tiếp thị:

Là một chiến lược chủ chốt để thay đổi hiệu suất của doanh nghiệp thôngqua việc tăng doanh số bán Thông tin là một yếu tố quan trọng trong tiếp thị.Đôi khi các chiến lược tiếp thị phụ thuộc rất nhiều vào công nghệ cơ sở dữliệu vì phải lưu trữ một khối lượng dữ liệu quá lớn Nếu không có công nghệ

cơ sở dữ liệu thì sẽ không bao giê có một chiến lược tiếp thị thực hiện được

Cơ sở dữ liệu ngày nay không còn đơn thuần chỉ là một tệp địa chỉ để gửi thưđến khách hàng mà còn là nơi ghi nhớ mối quan hệ với khách hàng

- Dịch vụ khách hàng:

Là một lĩnh vực cạnh tranh gay gắt đối với các doanh nghiệp Nhiều nềnkinh tế phát triển là nền kinh tế dịch vụ Trong các dịch vụ việc giữ uy tín làđiều quan trọng hơn cả Thời điểm dành lấy chữ tín được miêu tả là lúc giaotiếp với khách hàng vì khách hàng luôn kiểm tra xem xét lời hứa của doanhnghiệp có trở thành sự thật hay không

- Uỷ quyền:

Đó là sự chia sẻ với nhiều nhân viên cấp dưới một số loại thông tin cótác động tích cực tới bản thân họ nói riêng và đến doanh nghiệp nói chung.Nhiều doanh nghiệp tin tưởng rằng việc uỷ quyền là một biện pháp góp phần

phát triển hiệu quả hoạt động thể hiện qua việc phát triển chất lượng sản phẩm

và dịch vụ Nhiệm vụ quan trọng đối với các cán bộ quản lý dữ liệu là pháttriển và cài đặt hệ thống cho phép cán bộ công nhân viên dễ dàng sử sự để tìmkiếm thông tin

II Hệ thống thông tin

1 Khái niệm hệ thống thông tin

Đứng dưới mỗi góc độ khác nhau thì khái niệm về hệ thống thông tinđược hiểu theo những khía cạnh khác nhau Nhưng nhìn chung hệ thốngthồng tin thường được hiểu là một tập hợp những con người, các thiết bị phầncứng phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý vàphân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường Nóđược biểu hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học

hoặc không tin học Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (sourses) và được xử lý bởi hệ thống với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc được cập nhật vào kho lưu trữ (Storage).

2 Các bộ phận của hệ thông tin

Mọi hệ thống thông tin đều bao gồm 4 bộ phận :

- Bộ phận đưa dữ liệu vào

- Bộ phận xử lý

- Kho dữ liệu vào và đưa dữ liệu ra

Hệ thống thông tin đó có thể được mô tả nh sau:

Nguån

Xö lý vµ l u tr÷ Ph©n ph¸t

Kho d÷ liÖu

§Ých

3. Mô hình hệ thống thông tin phục vụ quản lý

Để tổ chức các thông tin phục vụ quản lý cần xây dựng các module dữliệu bao gồm:

3.1 Các mocule cập nhật, xử lý thông tin hỗn hợp và thông tin luân chuyển

Vì lượng thông tin này lớn nên đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh chóng và chínhxác Do đó, khi xây dựng cần quan tâm tới các yêu cầu sau:

- Tổ chức giao diện hợp lý và giảm thao tác của người sử dụng

- Nắm vững các thông tin quan trọng từ thông tin cập nhật

- Kiểm tra phát hiện nhanh các sai sót khi nhập liệu và có thông báocho người sử dụng biết

3.2 Các module cập nhật thông tin tra cứu

Các thông tin tra cứu được dùng chung cho hệ thống trong một thời giandài nó được cập nhật thường xuyên, do đó việc cập nhật các module này đảmbảo dễ tra cứu

3.3 Các module lập bảng biểu báo cáo

Các module này được thiết kế dùa trên sự tìm hiểu các mẫu bảng biểubáo cáo theo quy định của hệ thống

3.4. Yêu cầu của hệ thống thông tin

- Các thông tin của hệ thống thông tin quản lý thường được dùng đểgiải quyết nhiều khâu cho quá trình quản lý Điều đó đòi hỏi các thông tintrong hệ thống thông tin không được trùng lặp, thông tin cần được tra cứu tổchức thành các mảng cơ bản

- Giảm thiểu khối lượng thông tin làm tăng năng suất và hiệu quả sửdụng máy Điều này cần thiết là phải thay thế các công việc luân chuyển và

xử lý thông tin trong toàn hệ thống thông tin Công việc này sẽ đảm bảo truysuất nhanh, chính xác các thông tin

- Để đảm bảo tính logic cho toàn hệ thống cần có các mảng thông tin

cơ bản làm khung tái hiện toàn bộ thông tin của hệ thống

-Một quyết định không phải dùa vào nhóm các thông tin, bộ phận

Do đó, phải hết sức tiết kiệm các thao tác xử lý, biến đổi, hợp nhất thông tinbằng cách phân loại và sử dụng các mảng thông tin cơ bản này

3.5 Các phương pháp xây dựng hệ thống

3.5.1 Phương pháp tổng hợp

Phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận, nhưngphải đảm bảo toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng được cácmảng cơ bản trên cơ sở từng nhiệm vụ đó

Với phương pháp này nó đã mang lại ưu điểm là cho phép đưa hệ thống thôngtin vào làm việc theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu được kết quả Nhưng

nó vẫn tồn tại nhược điểm là nhược điểm là các thông tin dễ bị trùng lặp, sinh

ra các thao tác không cần thiết

3.5.2 Phương pháp phân tích

Trong phương pháp này nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng đảm bảo toánhọc cho hệ thống Sau đó xây dựng các chương trình làm việc và thiết lập cácmảng làm việc cho chương trình đó

Đối với phương pháp phân tích này thì lại cho phép tránh được các mảng làmviệc một cách thủ công Song nó lại làm cho hệ thống thông tin chỉ hoạt độngđược khi đưa vào đồng thời các mảng này

III Các phương pháp thu thập, thông tin

1 Phương pháp phỏng vấn

Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lựcnhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin: phỏng vấn chophép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp đượcnhững người chịu trách nhiệm trên thực tê, số người này không được ghi trênvăn bản tổ chức; Thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mànội dung đó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều Đặc biệt là mục tiêucủa tổ chức

Phỏng vấn có thể được thực hiện theo các bước sau:

+ Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc)

+ Gửi trước các vấn đề yêu cầu (thông tin vào/ ra, lưu trữ, mẫu biểu, xửlý…)

+ Đặt lịch làm việc (tốt nhất là buổi sáng, thời gian từ 90 phót đến 2 giê).+ Phương tiện ghi chép là các ký pháp trên giấy khổ lớn theo mẫu

- Tiến hành phỏng vấn:

+ Nhóm phỏng vấn gồm 2 người Cán bộ phỏng vấn chính dẫn dắt phỏngvấn, được ghi chép trên giấy mẫu Cán bộ phỏng vấn phụ thu thập mẫu mangtin, bổ xung hoặc làm rõ ý

+ Thái độ lịch sự đúng giê Tinh thần khách quan Không được tạo ra cảmgiác “thanh tra”

+ Nhẫn nại, chăm chú nghe Mềm dẻo và cởi mở Có thể dùng máy ghi

âm nhưng phải được phép của người được phỏng vấn

- Tổng hợp kết quả phỏng vấn : là khâu rất quan trọng của phỏng vấn

Nó thường được thực hiện ngay sau buổi phỏng vấn, trong 48 giê

+ Lập bảng tổng hợp nhiệm vụ xử lý gồm 5 cột: số liệu nghiệm vụ xử lý,

mô tả về nhiệm vụ xử lý, vị trí công tác thực hiện sử lý, tần suất và khốilượng xử lý, tài liệu sử dụng cho xử lý, tài liệu ra của xử lý

+ Tổng hợp các thông tin thu được Kết hợp với thông tin từ các cuộcphỏng vấn khác để điều bất hợp lý, cần làm rõ…

Nghiên cứu tài liệu

Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch

sử hình thành và phát triển của tổ chức : lịch sử hình thành và phát triển của

tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vaitrò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tinvào/ ra Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổchức

Cần nghiên cứu kỹ các văn bản sau:

- Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc mộtnhóm công tác

- Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức

- Các loại báo cáo, bảng biểu do hệ thống thông tin hiện có sinh ra

2 Sử dụng phiếu điều tra

Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trênmột phạm vi địa lý rộng thì dùng phiếu điều tra Yêu cầu các câu hỏi trênphiếu phải rõ ràng, cùng hiểu nh nhau Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp

Có gửi trọn đối tượng gửi phiếu điều tra theo một số cách thức cơ bảnsau:

- Chọn nhóm những đối tượng thiện chí, tích cực trả lời

- Chọn nhóm ngẫu nhiên trên danh sách

- Chọn mẫu có mục đích Chẳng hạn chỉ có những đối tượng thoảmãn một điều kiện nào đó Ví dụ đối tượng phải có từ hai năm công tác trởlên.

- Phân thành các nhóm (lãnh đạo, quản lý, người sử dụng, phụcvụ…) rồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm đó

- Thường thì phiếu điều tra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng

có thể dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang Web động…Phiếu điều tra cần phải được phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hìnhthức câu hỏi Trên phiếu điều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng và một sốcâu hỏi mở Để đảm bảo tỷ lệ phiếu thu về cao và có chất lượng người gửiphiếu phải là cấp trên của các đối tượng nhận phiếu

3 Quan sát

Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệuhoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, có sắp xếp hoặc khôngsắp xếp, lưu trữ có khoá hoặc không khoá

Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì người bị quan sát không thực hiệngiống nh ngày thường

Ngoài việc lùa chọn công cụ, phân tích viên phải xác định các nguồnthông tin Những nguồn dùng trong giai đoạn đánh giá yêu cầu đương nhiênvẫn được xem xét ở đây Tuy nhiên cần phải đi sâu hơn Phải phỏng vấn nhânviên chịu trách nhiệm về các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau và gặp nhữngngười quản lý họ Khi phỏng vấn các câu hỏi cần phải chính xác hơn vì phântích viên phải hiểu chi tiết Cần lưu ý đến vai trò của người sử dụngvà lợi thếkhi có họ tham gia vào đội ngò phân tích

IV Thiết kế cơ sở dữ liệu

1 Chuẩn hoá dữ liệu

Sau khi xác định được các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo

ra từng đầu ra (có nghĩa là đã liệt kê xong các phần tử thông tin đầu ra) thìtiến hành chuẩn hoá dữ liệu Việc chuẩn hoá cơ sở dữ liệu được tiến hànhtheo mức trong đó:

- Thực hiện việc chuẩn hoá bước 1(1.NF) quy định rằng, trong mỗidanh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộctínhlặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ýnghĩa dưới góc độ quản lý Và phải gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó mộtthuộc tính định danh riêng và gắn thêm thuộc tính định danh của danh sáchgốc

- Thực hiện việc chuẩn hoá mức

+ Đó là trong mét danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn

bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụthuộc nh vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận củakhoá thành một danh sách con mới

+ Lấy bộ phận khoá đó làm cho danh sách mới Đặ cho danh sách mớinày một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danhsách

- Chuẩn hoá mức 3 (3.NF)

Với chuẩn hoá mức 3 thì trong mét danh sách không được phépcó sự phụthuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộctính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách chứaquan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X Sau đó xác định khoá vàtên cho mỗi danh sách mới

2 Công cụ mô hình hóa

- Sơ đồ luồng thông tin: Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệthống thông tin theo cách thức động Tức là mô tả việc di chuyển của dữ liệu,việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ luồng thông tin:

- Sơ đồ luồng dữ liệu:

Sơ đồ luồng dữ liệu cũng mô tả cũng chính hệ thống thông tin nh ơ đồluồng thông tin nhưng trên góc độ trìu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm: Cácluồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hềquan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng

dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và đề làm gì

Cỏc ký phỏp sử dụng trong sơ đồ luồng dữ liệu

- Sơ đồ quan hệ: Để tiến hành thiết kế CSDL thỡ khụng thể khụng sửdụng sơ đồ mối quan hệ Mà sơ đồ mối quan hệ được dựng để mụ tả mối liờnkết giữa cỏc thực thể thuộc cỏc tệp cơ sở dữ liệu cú quan hệ với nhau

+ Thực thể: Trong mụ hỡnh logic dữ liệu được dựng để biểu diễn nhữngđối tượng cụ thể hoặc trỡu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thụngtin về chỳng Một thực thể cú thể là nhõn sự (nhõn viờn, khỏch hàng, sinhviờn); tổ chức (nhà cung cấp, doanh nghiệp cạnh tranh); nguồn lực hữu hỡnh(tiền bạc, xe cộ, thiết bị mỏy múc) Vấn đề quan trọng là cần phải hiểu rằng,khỏi niệm thực thể cho một sự liờn tưởng tới một tập hợp cỏc đối tượng cúcựng đặc trưng, chứ khụng phải một đối tượng riờng biệt

Thực thể được biểu diễn bằng một hỡnh chữ nhật cú ghi tờn thực thể bờntrong

+ Liờn kết: Một thực thể trong thực tế khụng tồn tại độc lập với cỏc thựcthể khỏc Cú sự liờn hệ qua lại giữa cỏc thực thể khỏc nhau Khỏi niệm liờnkết hay quan hệ được dựng để trỡnh bày, thể hiện những mối liờn hệ tồn tạigiữa cỏc thực thể

Tiến trình xử lý Dòng dữ liệu Nguồn hoặc đích

+ Số mức độ liờn kết: Để thiết kế tốt cỏc sự trợ giỳp quản lý hệ thống thụng tin, ngoài việc biết thực thể này liờn kết với cỏc thực thể khỏc ra sao, cũn phải biết cú bao nhiờu lần xuất của thực thể A tương tỏc với mỗi lần

xuất của thực thể B va ngược lại

Vớ dụ:

 Mỗi sinh viờn theo học nhiều mụn học

 Mỗi mụn học cú nhiều sinh viờn theo học

 Mỗi phũng cụng tỏc được lónh đạo bởi một trưởng phũng

 Một phũng cụng tỏc cú nhiều nhõn viờn

+ Những cặp số lượng: Một - Một, Một - Nhiều nh vậy gọi là số mức

Tr ởng phòng 1 Lãnh đạo Thu Phòng công tác

thập

+ Liên kết Nhiều - Nhiều : Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kếtvới một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể Bđược liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A Liên kết sau thểhiện liên kết nhiều nhiều.

Trong thực tế nhiều khi có những lần xuất của thực thể A không tham giavào liên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B Trong trường hợp nhvậy ta gọi là liên kết tuỳ chọn Lúc đó người ta dùng ô van nhỏ để chỉ quan hệtuỳ chọn

 Hai chiều: Là trong đó hai thực thể liên kết với nhau Nó được thểhiện theo sơ đồ sau: ( quan hệ “ làm việc ở ” )

 Nhiều chiều: Là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia

N

Lµ anh em

Nh©n viªn

1

Vì những mối quan hệ nhiều chiều thường phức tạp và mập mờ, nên chỉ hạnchế trong quan hệ hai chiều Sự hạn chế này cũng không làm cho vấn đề đangxét mất đi tính tổng quát nhiều lắm, vì luôn luôn tồn tại khả năng chuyển đổimột quan hệ nhiều chiều thành dãy các quan hệ hai chiều Chẳng hạn, có thểthay quan hệ nhiều chiều trên thành một thực thể và quan hệ tất cả các thựcthể đã có với thực thể mới này.

1

N N

+ Thuộc tính: Dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặcmột quan hệ Có 3 loại thuộc tính ( thuộc tính mô tả, thuộc tính định danh vàthuộc tính quan hệ ) Người ta có thể đặt thuộc tính ở bên cạnh thực thể vàquan hệ, gạch chân các thuộc tính định danh trong bảng các biều diễn về thựcthể và quan hệ.

Tóm lại tuỳ vào từng thực thể cụ thể mà ta có kiều quan hệ thực thể chophù hợp Ngoài ra có thể chuyển sơ đồ khái niệm dữ liệu sang sơ đồ cấu tróc

dữ liệu (tức là có thể chuyển đổi quan hệ một chiều, hai chiều, )

Kh¸ch hµng Sè hiÖu kh¸ch hµng

Hä vµ tªn

§Þa chØ

Sè tµi kho¶n

V Phân tích hệ thống thông tin quản lý

1 Các bước xây dựng một hệ hệ thống thông tin

Phân tích hệ thống có cấu trúc là tiếp cận hiện đại các giai đoạn phân tích

và thiết kế của chu trình phát triển hệ thống được chấp nhận đẻ khắc phụcphân tích và thiết kế của chu trình phát triển hệ thống được chấp nhận để khắcphục từng yếu điểm của nhiều cách tiếp cận hệ thống

Để xây dựng một hệ thống có cấu trúc phải trải qua bèn giai đoạn:

- Đặt vấn đề và xác định tính khả thi : chiếm 10% chiÕm 10%

- Phân tích hệ thống:chiếm 25% chiÕm 25%

- Thiết kế xây dựng hệ thống :chiếm 50% chiÕm 50%

- Cài đặt hệ thống mới:chiếm 15% chiÕm 15%

- Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại

- Trên cơ sở các công cụ xây dựng lược đồ khái niệm tiến hành xâydựng lược đồ khái niệm cho hệ thống mới

1.3.Thiết kế xây dựng hệ thống

- Thiết kế tổng thể

- Xác định vai trò của máy tính trong hệ thống mới

- Xác định rõ các khâu xử lý bằng máy tính và các khâu xử lý thủcông

- Thiết kế chi tiết

- Thết kế các khâu xử lý thủ công trước khi đưa vào xử lý bằng máy

- Xác định và phân phối các thông tin đầu ra.

- Thiết kế các phương pháp thu thập, xử lý thông tin cho máy

- Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện cho người sử dụn

1.4 Cài đặt hệ thống

- Xác định các yêu cầu đối với hệ thống: về phần cứng, phần mềm,con người

- Vận hành chạy thử và bảo trì hệ thống

- Hướng dẫn đào tạo người sử dụng trong hệ thống mới

2 Ứng dông tin học vào xây dựng hệ thống thông tin trong tổ chức

Thường có hai phương pháp cơ bản để tiến hành tin học hóa các hệ thốngthông tin trong tổ chức

2. 1 Phương pháp tin học hóa từng phần

Đó là quá trình tin học hóa từng chức năng quản lý theo một trình tựnhất định theo yêu cầu của từng bộ phận trong một tổ chức Việc thiết kế cácphân hệ quản lý của hệ thống được tiến hành một cách độc lập với những giảipháp riêng so với phân hệ khác Các phân hệ này được ứng dụng trong hoạtđộng của phân hệ phân tán

Với phương pháp tin học hoá từng phần sẽ làm cho việc thiết kế các phân

hệ quản lý có được tính đơn giản khi thục hiện bởi vì các công việc được pháttriển tương đối độc lập Song nó vẫn có nhược điểm là do tính nhất quánkhông cao trong toàn bộ hệ thống dẫn đến sự trùng lặp hoặc dư thừa thông tin

ở một số bộ phận nh mét số bộ phận khác lại thiếu thông tin

2.2 Phương pháp tin học hóa toàn bộ

Là phương pháp dùng hệ thống máy tính cùng với các phần mềm thích hợp

để quản lý hoạt động một cách toàn diện

Còn đối với phương pháp này điểm mạnh của nó là các chức năng quản lýđược tin học hóa một cách trtiệt để, đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ hệthống tránh được sự dư thừa thông tin Song nó vẫn tồn tại một số khuyết tật

đó là thực hiện lâu và khó khăn, đầu tư ban đầu về trang thiết bị lớn, hệ thống

không có tính mềm dẻo Mặt khác khi thay đổi hệ thống cũ sẽ vấp phải thãiquen của những người làm trong hệ thống.

X.

Thiết kế hệ thống thông tin

1.Các bước tiến hành cho việc phân tích và thiết kế hệ thống

Trong mét doanh nghiệp, một tổ chức tồn tại ba hệ thống có quan hệ mậtthiết với nhau:

- Hệ thống ra quyết định là một bộ phận đầu não của tổ chức các doanhnghiệp nơi ban hành các quyết định quản lý còng nh là nơi thực hiện các côngviệc quản lý khác

- Hệ thống doanh nghiệp

Có nhiệm vụ biến yếu đầu vào thành yếu tố đầu ra của quá trình sản xuấtkinh doanh

Hệ thống này tách, nghiên cứu dữ liệu và phần xử riêng biệt

Hệ thống này chia việc nghiên cứu, tiếp cận theo từng mức Có ba mức:

 Việc thiết kế và phân tích được tiến hành qua các bước sau:

+ Nghiên cứu thực tế

+ Xây dựng các mô hình quan niệm dữ liệu, mô hình xử lý quan niệm

dữ liệu, mô hình tổ chức xử lý

+ Hợp thức hóa.

+ Xây dựng mô hình dữ liệu lô gíc

+ Xây dựng mô hình vật lý dữ liệu

1.1 Nghiên cứu thực tế

Việc nghiên cứu thực tế nhằm giúp ta hiểu được chi tiết, xem hệ thống cầncải tiến những gì trong hoạt động Đặt ra những mục tiêu cần thiết Và thuthập thông tin nhằm phân tích, tìm hiểu về các thông tin hệ thống:

+ Mục đích của hệ thống

+ Các vị trí công tác trong hệ thống và tầm quan trọng của các vị trítrong hệ thống

+ Các con số lượng hóa chung

+ Cần tìm hiểu thêm tình hình nhân sự, tài chính của tổ chức, phươngtiện khoa học kỹ thuật hiện có cho hoạt động của hệ thống

 Liệt kê và mô tả chi tiết các nhiệm vụ cần thực hiện

- Có bao nhiêu nhiệm vụ cần thực hiện?

- Điều kiện khởi sinh nhiệm vụ cụ thể là gì?

- Thời gian khởi sinh nhiệm vụ?

Những loại dữ liệu, khối lượng của chúng và nguyên tắc quản lý

Làm quen với các ngôn ngữ dùng trong hệ thống

2.Xây dựng các mô hình

2.1 Xây dựng các mô hình khái niệm

Là xây dựng các dữ liệu để trả lời cho các câu hỏi: vì sao hệ thống đó tồntại? Nhằm mục đích :

- Xây dựng các mô hình dữ liệu

- Thu thập các thông tin từ thực tế để quản lý

2.2 Mức khái niệm xử lý

í nghĩa của mức khỏi niệm xử lý là giỳp ta trả lời cõu hỏi: Hệ thống đúlàm gỡ?

Rồi đưa ra sự biểu hiện bằng sơ đồ cỏc khỏi niệm, sự kiện, cụng việc, kết quả

- Sự kiện: là một sự việc thực khi đến nú làm khởi sinh sự thực hiện củamột hay nhiều sự việc khỏc

- Cụng việc: là tập hợp cỏc xử lý cú thể thực hiện cú chung cỏc sự kiệnkhởi sinh

- Kết quả: là bỏo cỏo được thực hiện nh bỏo cỏo danh sỏch cỏn bộ cụngnhõn viờn đến tuổi về hưu, bỏo cỏo tiền bảo hiểm xó hội…

2.3 Mức tổ chức

Nhằm mục đớch là núi về : ai? Làm chỗ nào? làm cỏi gỡ?

Thể hiện những cỏi mới nh sự kiện, nhiệm vị, quy tắc tổ chức của hệthống

- Quy tắc tổ chức là sự thể hiện tổ chức theo nghĩa: bản chất của xử lý

và thời điểm tiến hành

- Nhiệm vụ là những cụng việc xỏc định theo quy tắc tổ chức

2.4 Mụ hỡnh ngoài

Mục đớch của mụ hỡnh ngoài là để xỏc định cỏc mụ hỡnh về dữ liệu và mụhỡnh xử lý đối với những người khụng thuộc hệ thống

3 Hợp thức húa

Với việc hợp thức hoỏ sẽ đảm bảo cho mụ hỡnh ngoài thực sự được

xõy dựng từ mụ hỡnh khỏi niệm

Và bảo đảm cho cỏc dữ liệu do mụ hỡnh dữ liệu xõy dựng cú thể dựng đượccho cỏc xử lý do mụ hỡnh đề ra Và bảo đảm cho các dữ liệu do mô hình dữliệu xây dựng có thể dùng đợc cho các xử lý do mô hình đề ra

Cỏc bước hợp thức húa đú là :

- Hợp thức hóa các thuộc tính : tức là mỗi thuộc tính có nhiệm vụloại bỏ những thuộc tính không phải là định danh (thuộc tính định danh làthuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần suất của thực thể ).

- Hợp thức hóa đối tượng

- Hợp thức hóa quan hệ

- Hợp thức hóa các lực lượng quan hệ