đồ án công nghệ thông tin Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty cổ phần Goldstar Việt Nam

Trong thập kỷ 80, và đầu những năm 90 của thế kỷ 20 các tổchức doanh nghiệp vẫn quản lý mọi thứ dựa trên thủ công là chính vàchục năm trở lại đây từ khi công nghệ thông tin, công nghệ ph

Mục lục

Mục lục 2

Lời nói đầu 7

Chương 1:Giới thiệu về công ty cổ phần Goldstar Việt Nam 9

I Khái quát chung về tổ chức và hoạt động của Công ty cổ phần Goldstar Việt Nam 9

1 Khái quát chung 9

2 Lịch sử hình thành và phát triển 9

3 Sứ mệnh của công ty 10

4 Mô hình tổ chức của công ty 11

Chức năng từng bộ phận 12

5 Sản phẩm và dịch vụ của công ty 13

5.1 Sản phẩm Weekend đ Accounting 13

5.1.1 Weekend đ Accounting SQL 30 Standard Edition 13

5.1.2 Weekend đ Accounting SQL 30 Trading 13

5.1.3 Weekend đ Accounting SQL 30 Pharmacy 14

5.1.5 Weekend đ Accounting SQL 30 Motor 15

5.1.6 Weekend đ Accounting SQL 30 General 16

5.1.7 Weekend đ Accounting SQL 30 Customize 17

5.2 Đào tạo, hỗ trợ sử dụng kế toán máy 19

5.3 Hỗ trợ tư vấn cho các doanh nghiệp 19

6 Khách hàng của công ty 19

7 Kết quả hoạt động của công ty 24

II Giới thiệu về đề tài nghiên cứu 25

1 Lý do lựa chọn đề tài 25

2 Mục tiêu của đề tài 26

3 Ngôn ngữ sử dụng để xây dựng Hệ thống 26

3.1 Tổng quan về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Mycrosoft ACCESS 26

Access cung cấp những công cụ gì? 27

3.2 Giới thiệu tổng quát ngôn ngữ lập trình VISUAL BASIC .28

3.3 Khái quát về Crystal report 31

Chương 2:Cơ sở phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin 32

I Khái niệm hệ thống thông tin 32

II Các giai đoạn phát triển của HTTT 33

1 Nguyên nhân dẫn đến Việcphỏt triển HTTT 33

2 Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin 34

2.1 Xác định yêu cầu 34

2.2 Phân tích chi tiết 35

2.3 Thiết kế logic 36

2.4 Đề xuất các phương án của giải pháp 37

2.5 Thiết kế vật lý ngoài 38

2.6 Triển khai kỹ thuật hệ thống 39

2.7 Cài đặt và khai thác 40

III Các công cụ và phương pháp sử dụng để nghiên cứu đề tài 41

1 Các công cụ phân tích và thiết kế HTTT 41

1.1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) 41

1.2 Sơ đồ chức năng 43

1.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 44

2 Phương pháp thiết kế CSDL từ các thông tin đầu ra 48

2.1 Yêu cầu của việc phân tích và thiết kế CSDL 48

2.2 Các bước thiết kế CSDL từ các thông tin đầu ra 49

Chương 3:Phân tớch và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty cổ phần Goldstar Việt Nam 52

I Phân tích yêu cầu của hệ thống 52

1 Yêu cầu của hệ thống 52

2 Nghiên cứu hoạt động quản lý nhân sự 54

2.1 Thu thập thông tin 54

2.2 Các nghiệp vụ cơ bản 54

2.2.1 Các khái niệm cơ bản 54

2.2.2 Cỏch tớnh lương 55

2.2.3 Tuyển nhân sự cho công ty 56

2.2.4 Chấm công cho nhân viên 57

2.2.5 Chuyển và đi công tác 58

2.2.6 Đề bạt 58

2.2.7 Đánh giá nhân viên 58

II Phân tích chi tiết HTTT quản lý nhân sự 59

1 Sơ đồ Chức năng (BFD) 59

2 Sơ đồ luồng dữ liệu(IFD) 60

3 Sơ đồ ngữ cảnh 62

4 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 0 63

5 Sơ đồ DFD mức 1 64

III Thiết kế CSDL từ các thông tin ra 65

1 Các thực thể trong cơ sở dữ liệu 65

1.1 Bộ phận 65

1.2 Phòng ban 65

1.3 Bằng cấp 66

1.4 Bậc lương 66

1.5 Người dùng 66

1.6 Nhân viên 67

1.7 Chức vụ 69

1.8 Chuyên môn 69

1.9 Hồ sơ dự tuyển 70

1.10 Bảng công 71

1.11 Bảng lương 71

1.12 Loại thưởng 72

1.13 Nợ tiền công ty 72

1.14 Điều chuyển công tác 73

1.15 Khen thưởng nhân viên 73

1.16 Kỷ luật nhân viên 74

1.17 Loại kỷ luật 74

1.18 Đánh giá nhân viên 75

2 Mô hình quan hệ giữa các thực thể 76

IV Thiết kế các lưu đồ chương trình 77

1 Lưu đồ đăng nhập 77

2 Lưu đồ nhập dữ liệu 78

3 Lưu đồ sửa dữ liệu 79

4 Lưu đồ xoá dữ liệu 80

5 Lưu đồ tìm kiếm 81

6 Lưu đồ in báo cáo 82

7 Lưu đồ tính lương 83

V Thiết kế giao diện của phần mềm 84

1 Form đăng nhập 84

2 Form Menu của chương trình 84

3 Form Danh mục bộ phận 85

4 Form Danh mục phòng ban 86

5 Form Danh mục chức vụ 86

6 Form Hồ sơ nhân viên 87

7 Form Điều chuyển nhân viên 88

8 Form khen thưởng nhân viên 88

9 Form Hồ sơ dự tuyển nhân viên 89

12 Một số thông tin đầu ra của hệ thống 90

12.2 Báo cáo về sơ yếu lý lịch của nhân viên 90

12.3 Báo cáo ngày công trong tháng 91

12.4 Báo cáo lương tháng 91

VI Cài đặt, đánh giá hệ thống và hướng phát triển của chương trình 92

1 Cài đặt hệ thống 92

2 Đánh giá hệ thống 92

2.1 Ưu điểm 92

2.2 Nhược điểm 92

3 Hướng phát triển của chương trình 93

Kết luận 94

Tài liệu tham khảo 95 Phụ lục: Một số code của chương trình 96

Lời nói đầu

Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiên nay, mỗi doanh nghiệp,mỗi tổ chức đều có những thay đổi về phương pháp tư duy quản lý củamình, những thay đổi đó sẽ góp phần lớn vào vị thế của doanh nghiệp,sức cạnh tranh, và sự ổn định phát triển lâu đài của họ Những sự thay đổi

đó là gì? Trong thập kỷ 80, và đầu những năm 90 của thế kỷ 20 các tổchức doanh nghiệp vẫn quản lý mọi thứ dựa trên thủ công là chính vàchục năm trở lại đây từ khi công nghệ thông tin, công nghệ phần mềmphát triển mạnh và chứng tỏ vai trò của nó thì hàng loạt những tổ chứcdoanh nghiệp tiến hành tin học hóa cách quản lý của mình, những bàitoán như là kế toán tài chính, quản lý nhân sự, quản lý vật tư sản xuất haybán hàng đều được một hệ thống thông tin với phần mềm chuyên biệt của

nó đảm nhiệm, rõ ràng là khối lượng công việc được giảm , độ phức tạpcủa công việc thì được giảm nhẹ đáng kể, thay vì cỏc hũm sỏch, chứng từ

và các báo cáo mang tính giấy tờ cồng kềnh thì giờ chỉ cần nhấn nút là ta

có thể xem thông tin mà ta cần tìm, hoặc gửi thông tin đi một cách gọnnhẹ thông qua mạng LAN và mạng Internet, hay một nhà quản trị cầnnhững thông tin về tiền lương của cỏc nhõn viên trong công ty để có kếhoạch thay đổi kịp thời thì chỉ cần xem báo cáo mà phần mềm quản lýnhân sự đưa ra mà không cần xem bất cứ một loại giấy tờ nào cả….Với

sự thay đổi đó mỗi tổ chức doanh nghiệp đều muốn xây dựng cho mìnhmột hệ thống thông tin vừa nhanh, chính xác, vừa khai thác được tàinguyên lại vừa tiết kiệm các nguồn lực hiện có của tổ chức

Em xin chân thành cám ơn các thầy cô trong khoa Tin học kinh tế

đã tham gia góp ý, giúp đỡ và tạo điều kiện cho em, đặc biệt là thầyNguyễn Văn Thư đã tận tình giúp đỡ và chỉ bảo để em hoàn thành đề tàinày

Hà nội ngày 15 tháng 04 năm 2009

Chương 1:Giới thiệu về công ty cổ phần

Goldstar Việt Nam

I Khái quát chung về tổ chức và hoạt động của Công ty cổ phần Goldstar Việt Nam

1 Khái quát chung

Công ty cổ phần Sao Vàng Việt Nam Viết tắt là Goldstar Việt Nam JointStock Company

- Thành lập ngày 13/02/2004

- Trụ sở chính đặt tại Số 4, Láng Hạ Thành Công , Ba Đình, Hà Nội

- Điện thoại: +84.47723520Fax: +84.477223521 Fax: +84.477223521

- Website: www.goldstar.com.vn Hòm thư: Hòm thư:

stk@goldstar.com.vn

- Lĩnh vực kinh doanh là sản xuất và phân phối Weekendđ Accounting vàWeekendđ ERP, Cung cấp dịch vụ đào tạo ứng dụng phần mềmWeekendđ Accounting và Weekendđ ERP, cấp chứng chỉ kế toán máyWeekendđ Accounting và Weekendđ ERP

2 Lịch sử hình thành và phát triển

- Ngày 13 tháng 02 năm 2004, Công ty Cổ phần Phần mềm Sao Vàng

được thành lập với tổng số nhân sự: 12 người làm việc tại 3 bộ phận, trụ

sở chính đặt tại: Số 16 ngõ 93/20 Hoàng Văn Thái, Quận Thanh Xuân,

Hà Nội

- Ngày 17 tháng 07 năm 2007, Công ty có định hướng mở rộng quy môhoạt động, ngành nghề hoạt động nên đã đăng ký tên pháp nhân kinh

doanh mới là: Công ty Cổ phần Sao Vàng Việt Nam Nhân sự đạt 30

người làm việc tại 4 bộ phận Trụ sở chuyển về: Tòa nhà 27/7 Số 4, Láng

Hạ, Thành Công, Ba Đình, Hà Nội

- Tháng 10 năm 2007, thành lập chi nhánh tại TP.Hồ Chí Minh, Công ty

Cổ phần Sài Gòn Sao Vàng có đội ngũ 10 nhân viên, chuyên phân phối, đào tạo sử dụng sản phẩm phần mềm Weekend đ Accounting.

Ngày 20 tháng 05 năm 2008, tiếp tục thành lập chi nhánh Công ty CP Phát triển Sản phẩm Sao Vàng Việt Nam tại Hà Nội với 8 nhân viên, chuyên nghiên cứu, phát triển sản phẩm Weekend đ Accounting, Weekend đ ERP, Weekend đ CRM

- Tháng 09/2008 đến nay: Công ty Cổ phần Sao Vàng Việt Nam ổn

định nhân sự 40 người, mở rộng hoạt động sản xuất, phân phối và đào tạo

sử dụng sản phẩm: Weekend đ Accounting, Weekend đ ERP Trụ sở

chuyển về: P 1906 tháp B tòa nhà Hà Thành Plaza, Số 102 Thái Thịnh,Đống Đa, Hà Nội

3 Sứ mệnh của công ty

Với phần mềm Weekendđ Accounting và Weekendđ ERP Công ty

đã đóng góp rất nhiều vào sự phát triển thịnh vượng chung của các doanhnghiệp nhỏ và vừa trên lãnh thổ Việt Nam, Weekendđ Accounting vàWeekendđ ERP là cho các doanh nghiệp chủ động hơn về các nguồn lựccủa mình đặc biệt là với quản lý tài chính kế toán, quản lý dự án, quản lýnhân sự, thực thi các sắc thuế, Với phần mềm này có thể tạo ra cho cácdoanh nghiệp tương thích hơn trong tương lai khi mà doanh nghiệp lớnmạnh lên, mở rộng ra

GoldstarVietNam đang và sẽ nỗ lực đưa tới doanh nghiệp những giải

pháp phần mềm, những công cụ quản lý doanh nghiệp hiệu quả, có chấtlượng cao, dựa trên quan điểm quản trị hiện đại cùng với dịch vụ sau bán

hoàn hảo GoldstarVietNam hiểu và ý thức một cách sâu sắc trách

nhiệm đối với sự phát triển của khách hàng Sự thành công và phát triểncủa quý khách hàng hôm nay chính là sự thành công của chúng tôi ngày

mai Vì vậy, GoldstarVietNam luôn đi song hành với khách hàng và đưa

tới những công cụ quản lý hữu hiệu trên con đường phát triển của kháchhàng

GoldstarVietNam đóng góp cho sự phát triển chung của doanh nghiệp,

đặc biệt doanh nghiệp Việt Nam bằng lớp các sản phẩm phần mềm

Weekendđ - cùng với tư vấn giải pháp quản trị khoa học tới từng doanhnghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, hơn thế nữa, chúng ta cùng nhau khẳng

định với các doanh nghiệp trên toàn cầu rằng “Doanh nghiệp Việt Nam

hoàn toàn làm chủ công nghệ cao, ứng dụng công nghệ cao vào quản

lý, đưa doanh nghiệp Việt Nam đạt đến khả năng cạnh tranh mới trên thị trường Việt

4 Mô hình tổ chức của công ty

P.KỸ THUẬT

BH - BT

P.KẾ

KHÁCH HÀNG

P.KINH DOANH ERP

P.HÀNH CHÍNH

P.GĐ

KỸ THUẬT

CÁC NHÀ PHÂN

PHỐI

Hình 1: Sơ đồ tổ chức của công ty

 Tổng giám đốc là người đứng đầu công ty có trách nhiệm điềuhành sự hoạt động của công ty và hoạch ra các chiến lược pháttriển công ty, ngoài ra cũn trực tiếp điều hành bốn phòng ban là P.Chăm Sóc Khách Hàng, P.Kinh Doanh, P Hành Chớnh, P.KếToán.

 Giám đốc kinh doanh có nhiệm vụ quản lý các nhà phõn phối của công ty ở Hà Nội và các tỉnh thành( Hà Nội, Phúc Yên – Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Bắc Giang)

 Giám đốc kỹ thuật Giám sát trực tiếp phòng kỹ thuật triển khai, và thông qua phó giám đốc để phụ trách phòng kỹ thuật bảo hành, bảotrì

 Phòng kỹ thuật triển khai có chức năng cài đặt phần mềm cho khách hàng, chuyển giao tài liệu, hướng dẫn sử dụng và đào tạo khách hàng

 Phòng kỹ thuật bào trì có chức năng hỗ trợ khách hàng gián tiếp thông qua mạng hoặc trực tiếp, và cung cấp các phiên bản mới cho khách hàng khi cần

 Phòng chăm sóc khách hàng có chức năng giải đáp, tư vấn cho khách hàng, là chất keo kết dính khách hàng với Công ty

 Phòng kinh doanh có chức năng Marketing sản phẩm của công ty, tìm thị trường, tìm khách hàng và tìm kiếm ký kết các hợp đồng cho công ty

 Phòng kế toán có chức năng quản lý tài chính cho công ty

 Phòng kinh doanh ERP là phòng có nhiệm vụ phõn phối EPR

5 Sản phẩm và dịch vụ của công ty

5.1 Sản phẩm Weekend đ Accounting

5.1.1 Weekend đ Accounting SQL 30 Standard Edition

Mô tả: Giải pháp phần mềm kế toán chuẩn đã được ứng dụng rộng rãi tại

các doanh nghiệp trong cả nước Với hai phiên bản, một dành cho cácdoanh nghiệp lớn, một dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa SMEs Giảiquyết triệt để vấn đề tối ưu hóa dữ liệu, bảo mật và phân quyền quản trị,tác nghiệp Giải pháp động, cho phép người sử dụng định nghĩa từ hệthống tài khoản, cỏc tiờu thức quản lý đến các báo cáo, sổ sách, dạng thứcchứng từ kế toán đầu ra Cho phép tích hợp với máy quét, máy đọc mãvạch, cùng một giải pháp đáp ứng đầy đủ báo cáo tài chính, báo cáo quảntrị, kê khai và báo cáo thuế Cho phép tích hợp với các phần hành khác(Modul) như quản trị nhân sự và tính lương, quản trị sản xuất và lập kếhoạch sản xuất, quản trị mua hàng, quản trị bán hàng, tạo thành bộ sản

phẩm Weekend đ ERP của GoldStar Vietnam

Giá trị ứng dụng: Tốc độ truy cập nhanh, bảo về dữ liệu cho khách hàng

2 lớp Mọi thiết kế, phần hành đều nhằm đưa đến kết quả công việc trongthời gian nhanh nhất Tạo điều kiện tốt để thực thi công tác kế toán, lànhmạnh hóa tài chính DN Giải quyết các khó khăn hiện tại về kế toán, thựcthi các sắc thuế trong doanh nghiệp không chỉ trong hiện tại mà cho phép

mở rộng, định nghĩa lại khi thay đổi mô hình và mở rộng doanh nghiệp

Có thể tích hợp với quản lý nhân sự, kế hoạch…

5.1.2 Weekend đ Accounting SQL 30 Trading

Quản lý thương mại là sản phẩm đóng gói thế hệ mới cho phép tự động

hóa các nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ và kế toán quản trị, phân tích vàlập kế hoạch các giao dịch thương mại một cách đồng bộ

 Quản lý bán hàng;

 Quản lý mua hàng;

 Quản lý hàng dự trữ theo kho;

 Quản lý đơn đặt hàng;

 Quản lý quan hệ với khách hàng;

 Quản lý hàng hóa phát sinh của doanh nghiệp;

5.1.3 Weekend đ Accounting SQL 30 Pharmacy

Mô tả: Sản xuất và kinh doanh dược phẩm là lĩnh vực có những đặc thù

rất riêng biệt Có thể kể ra là: quản lý hạn dùng, quản lý nhập xuất theo

lô, quản lý giá GMP, quản lý đại lý thuốc, chi phí theo đại lý, chi tiết cáchợp đồng, phiếu giao hàng, yêu cầu xuất hàng chi tiết, công nợ đến từngđối tượng, nhân viên quản lý chuyên trách đại lý Toàn bộ những vấn đề

kể trên được giải quyết triệt để bới Weekend đ Accounting SQL 30 Pharmacy Với thiết kế dữ liệu liên thông va tích hợp từ tất cả các bộ

phận, phòng ban chuyên môn trong đơn vị sẽ tạo ra giá trị quản lý lớn cảtrong hiện tại va tương lai của doanh nghiệp

Giá trị ứng dụng: Giỳp các đơn vị sản xuất và kinh doanh dược phẩm

giải quyết triệt để bài toán quản lý Khi đó không chỉ đơn thuần là vấn đềquản lý tài chính kế toán mà cao hơn thế là tính tích hợp giữa quản lý đại

lý, quản lý kế hoạch sản xuất kinh doanh, cộng nợ theo đối tượng, nhânviên chuyên trách Tính tuổi nợ, quy định các hạn mức tín dụng với kháchhàng và đại lý Là sản phẩm phần mềm chuyên biệt cho ngành dược nên

bới Weekend đ Accounting SQL 30 Pharmacy hiểu được cần phải giải

quyết những gì, doanh nghiệp ngành dược có khó khăn gì để đáp ứng

Có tất cả các hình thức sổ mà doanh nghiệp cần, song ngữ trên chứng từ,

sổ sách, giao diện làm việc

Đồng thời 4 phương pháp phân bổ chi phí - tính giá thành, tính giá thànhnhiều công đoạn Tất cả các phương pháp tính giá hàng tồn kho Nhiềuđơn vị quy đổi với cùng 1vật tư, hàng hóa (Lô, Hộp, Lọ…)

Tìm kiếm tức thời đa trường, cho phép người dùng tự định nghĩa phươngthức.

Thông tin số liệu tức thời mà không cần “tra cứu nhanh”

Truy cứu ngược thông tin trở về đến khâu lập phiếu, tích hợp máy quét

Hãy định nghĩa kế toán của doanh nghiệp bạn theo cách mà bạn muốn

của ngành sản xuất, kinh doanh dược phẩm với bới Weekend đ

Accounting SQL 30 Pharmacy

5.1.5 Weekend đ Accounting SQL 30 Motor

Mô tả: Hoạt động kinh doanh ô tô – xe máy, quý vị đều hiểu những yêu

cầu khắt khe và tính phức tạp trong công tác quản lý của mình Chẳnghạn như số lượng về chủng loại phụ tùng quá lớn, quản lý bảo hành, bảodưỡng, các dịch vụ sau bỏn khỏc Lần đàu tiên với Weekendđ AccountingSQL 30 for Motor, chúng tôi liên thông quá trình quản lý từ thông tinkhách hàng, các phiếu sửa chữa bảo dưỡng, tình trạng kỹ thuật khi xe vàoxươngr, đề xuất thay thế hoặc sửa chữa, quản lý kho, nhập xuất tồn theo

số khung, số máy đăng kiểm, trách nhiệm của nhân viên kỹ thuật, giảmgiá, khuyến mại đến kế toán tổng hợp, công nợ theo hạn mức thời gian vàgiá trị, báo cáo tài chính, quản trị và báo cáo thuế đầy đủ

Giá trị ứng dụng: Hãy hình dung hàng ngày phần mềm nhắc cán bộ kinh

doanh của đơn vị xem xe nào, của ai, biển số nào đã đến hạn chăm sócđịnh kỳ … (?) Giải pháp này giúp cho nhà quản lý và các cán bộ quản lý

trung gian cấp phòng ban giám sát và quản lý nghiệp vụ chi tiết đến từngnghiệp vụ phát sinh theo đặc thù hoạt động Đặc biệt với số lượng chủngloại phụ tùng rất lớn luôn là nỗi lo lắng của cán bộ quản lý kho và kế toánvật tư Mục tiêu căn bản là cung cấp cho khách hàng một giải pháp tíchhợp từ các quy trình kỹ thuật đến hạch toán kế toán chi tiết Thêm nữa là

hệ thống báo cáo quản trị đa chiều

5.1.6 Weekend đ Accounting SQL 30 General

Mô tả: Giải pháp phần mềm kế toán chuẩn cho doanh nghiệp Với hai

phiên bản, một dành cho các doanh nghiệp lớn, một dành cho các doanhnghiệp vừa và nhỏ SMEs Giải quyết triệt để vấn đề tối ưu hóa dữ liệu,bảo mật và phân quyền quản trị, tác nghiệp Giải pháp động, cho phépngười sử dụng định nghĩa từ hệ thống tài khoản, cỏc tiờu thức quản lýđến các báo cáo, sổ sách, dạng thức chứng từ kế toán đầu ra Cho phéptích hợp với máy quét và máy đọc mã vạch Cùng một giải pháp đáp ứngđầy đủ báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, kê khai và báo cáo thuế

Giá trị ứng dụng: Tốc độ truy cập nhanh, bảo vệ dữ liệu cho khách hàng

2 lớp Mọi thiết kế, phần hành đều nhằm đưa đến kết quả công việc trongthời gian nhanh nhất Tạo điều kiện tốt để thực thi công tác kế toán, lànhmạnh hóa tài chính doanh nghiệp Giải quyết các khó khăn hiện tại về kếtoán, thực thi các sắc thuế trong doanh nghiệp không chỉ trong hiện tại

mà cho phép mở rộng, định nghĩa lại khi thay đổi mô hình và mở rộngdoanh nghiệp Có thể tích hợp với quản lý nhân sự, kế hoạch, …

Có tất cả các hình thức sổ mà doanh nghiệp cần, song ngữ

Đồng thời 4 phương pháp phân bổ chi phí – tính giá thành, tính giá thànhnhiều công đoạn Tất cả các phương pháp tính giá hàng tồn kho

Tìm kiếm tức thời đa trường, cho phép người dùng tự định nghĩa phươngthức

Thông tin số liệu tức thời mà không cần “tra cứu nhanh”

Truy cứu ngược thông tin trở về đến khâu lập phiếu, tích hợp máy quét

5.1.7 Weekend đ Accounting SQL 30 Customize

Giải pháp này được cấu thành bởi:

Quản lý khách hàng,hợp đồng

Quản trị tài chính, kếtoán

Phân tích thông tinquản trị DN

Quản lý thực thi cácsắc thuế

Mô tả: Intergraded software solution – giải pháp phần mềm tích hợp

trong quản trị doanh nghiệp Đó là giải pháp tích hợp của nhiều phầnhành, nhiệm vụ và yêu cầu quản lý trên cùng một hệ thống, cùng một cơ

sở dữ liệu mà không phân biệt các cơ sở, các đơn vị thành viên gần hay

xa nhay về mặt địa lý Ở góc độ quản trị cho mô hình công ty đa chinhánh, các tổng công ty, các tập đoàn kinh tế, một giải pháp phần mềmtích hợp như vậy luôn là mong muốn của bất kỳ nhà quản trị Với giải

pháp này có lẽ không cần thuyết minh nhiều bạn cũng có thể hình dung ragiá trị mà nó mang lại trong việc cung cấp thông tin hỗ trợ quản trị, giámsát thực thi các quy trình quản lý tiên tiến trong toàn hệ thống

Ở cấp độ nhỏ hơn, có thể Quý đơn vị không phải là mô hình tổng công tyhay tập đoàn kinh tế nhưng lại muốn có một giải pháp tổng thể theo đúngđặc thù chuyên biệt của riêng mình được mô tả thông qua các thể chế nội

bộ, hệ thống mẫu biểu, quy trình tác nghiệp, chúng tôi có thể cùng bạnxây dựng một giải pháp theo đúng những gì mà bạn kỳ vọng Sự đáp ứng

kỳ vọng đó cả về mặt công nghệ và nghiệp vụ chuyên môn đều đượcchúng tôi tư vấn để đạt được kết quả giải quyết các nhiệm vụ hiện tạinhưng cũng hoàn toàn tương thích và cho phép mở rộng trong tương laikhi doanh nghiệp của bạn đạt đến quy mô, mức độ phát triển cao hơn

Giá trị ứng dụng: “Những gì có thể cụ thể hóa và có phương pháp thực

hiện logic, chúng tôi đều có thể chuyển nó thành giải pháp hữu hiệu chobạn trên giải pháp phần mềm mà chúng tôi tư vấn và cung cấp” Đối vớigiải pháp này của chúng tôi được thực thi với mục đích:

- Giải quyết các nghiệp vụ đơn lẻ tại các phòng ban bộ phận trong mốiliên kết chặt chẽ với nhau

- Đồng bộ hóa dữ liệu và chia sẻ tài nguyên ở mức phân quyền quản lýphù hợp với chức năng nhiệm vụ các phòng ban

- Bảo mật dữ liệu, an toàn dữ liệu và phân cấp phê duyệt nghiệp vụ tới 3cấp

- Hệ thống biểu mẫu báo cáo hoàn toàn theo chuẩn của Bộ tài chính vàcác báo cáo theo yêu cầu thiết kế

- Có thể tạo cho bạn cơ sở công nghệ và công cụ quản trị nghiệp vụ mà cóthể giám sát việc thực thi các công việc cụ thể từ xa

Giảm thiểu các giao dịch giấy tờ trong nội bộ, đảm bảo vận hành ở mức

độ cao nhất hệ thống kiểm soát nội bộ

Xây dựng và quản trị hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp vững chắc.

5.2 Đào tạo, hỗ trợ sử dụng kế toán máy

Công ty cú cỏc lớp đào tạo cấp chứng chỉ kế toán mỏy trờn Weekendđ

Accounting, WeekendđERP

5.3 Hỗ trợ tư vấn cho các doanh nghiệp

Công ty luôn sẵn lòng hỗ trợ tư vấn khách hàng về gải pháp ứng dụngphần mềm trong doanh nghiệp

-Tư vấn xây dựng phương pháp tính thuế phù hợp với mô hình kinhdoanh của doanh nghiệp;

- Tư vấn, xây dựng phương án tính thuế Nhà thầu;Lập kế hoạch, tính toán

và kê khai thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp;

- Tư vấn và trợ giúp doanh nghiệp trong quá trình quyết toán thuế với cơquan thuế;Tổ chức hội thảo

* Công ty Dư Kim

* Công ty Kaiyang Việt Nam

* Công ty Sản xuất thươngmại Hoàng Vũ

* Doanh nghiệp mút xốpViệt Thắng

* Công ty Lông vũ Anh và

Nội thất, mỹ nghệ

* Công ty Nội thất Hòa Phát

* Công ty Nội thất Hà Anh

* Công ty Nội thất Hòa PhátQuảng Ninh

* Công ty Văn Minh

* Công ty Gốm Việt Thành

* Công ty Hoàng M ấm

Tin học, viễn thông, thiết

bị văn phòng,

* Công ty Tân Hồng Hà

* Công ty TM và dịch vụ XemSơn

Sản xuất và kinh doanh

vật liệu xây dựng

* Công ty Tân Vũ

* Công ty Hữu Thảo

* Công ty Tuyết Yên

* Công ty Thương mại và

* Công ty Xây lắp Việt Tiến

* Công ty Xây dựng Sao Mai

* Công ty Xây dựng Thái

* Công ty Kim Quy

* Công ty Meinfa, công tyHữu Nghị

* Công ty Quản lý bến xebến tàu Quảng Ninh

* Công ty TM vận tải biển HàNội

* Công ty Tàu Biển Ngọc

* Công ty Bia Á Châu

* Công ty Bia và nước giảikhát

* Công ty Bia Trúc Bạch

* Công ty TM Minh Đức

* Công ty XNK Tân TùngPhát …

Khai thác, chế biến

* HTX khai thác tận thu chếbiến quặng sắt

* Công ty Á Châu

* Công ty Vật tư y tế Hà Nội

* Công ty Đầu tư dược phẩm

Công ty TM Hương Nga

Thức ăn chăn nuôi

* Công ty Minh Hiếu

* Công ty thức ăn chăn nuôi

* Công ty Tư vấn thiết kế

Huyện Hoa Lư

* Công ty KTCT thủy lợiHuyện Yên Mô

* Công ty TM Hùng Vương

* DNTN Hoàng Liên Sơn

* Công ty Đầu tư thương mạiTST

* Công ty Bắc HàCông ty Công thương

* Công ty Phát triển trí tuệViệt Nam

* Công ty Dương Hiếu

* Công ty Xuất nhập khẩuhàng không

* Công ty 3C Công nghiệp

* Công ty Điện máy Hải

7 Kết quả hoạt động của công ty

Các kết quả mà công ty đạt được trong những năm qua được miêu tả dướibảng chỉ tiêu tài chính sau:

đi bảo hành, bảo trì, tư vấn cho khách hàng, hàng tháng để quản lý nhữngnhân viên này tốt, hay nói cách khác để hạch toán lương, thưởng và cácchế độ chăm sóc cho nhân viên của mình tốt và hiệu quả là một vấn đềcấp bách đối với Công ty Đã vậy hàng quý Công ty còn phải bổ xung độingũ nhân viên, cử đi các chi nhánh, hay xa thải những nhân viên quá tuổilao động và chất lượng kém Bài toán đặt ra ở đây là phải quản lý nguồnlực này như thế nào? Làm sao cho hiệu quả cao? Làm thế nào cho bộ máynhân lực của công ty hoạt động một cách nhuần nhuyễn? Ở đây chúng taphải nói là nhờ những nhà quản trị nhân lực với đầu óc sáng tạo và công

cụ tinh vi của mình

Những công cụ mà nhà quản lý dùng có thể là các báo cáo hàngtháng về nhân lực, những thông tin chi tiết về nhân viên, những bảngbiểu, sự thu thập thông tin của nhà quản trị, sự chắp nối cỏc thụng tin…Hay hơn hết để làm tốt những điều đó chúng ta phải xây dựng hệ quản lýnhân lực thật khoa học và dựa trên các công cụ tin học Chúng tôi lựa

chọn ở đây là “ Xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty” đõy là việc mà không những Goldstar cần làm mà tất cả các

công ty đều phải làm trong một tương lai gần

- Hiện nay theo khảo sát thì công ty vẫn chưa có phần mềm nào chuyêndụng để quản lý nhân sự, việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ vàchưa thống nhất, chưa hình thành rõ ràng một hệ thống quản lý nhân sự

Đề tài đưa ra ở đây là rất khả quan và có khả thi

- Theo hướng phát triển của Công ty về lâu dài chúng ta sẽ phải xây dựng

một “Hệ thống thông tin quản lý nhân sự “ Hệ thống này sẽ cho thấy

tính hiệu quả của nó trong việc quản lý và định hướng cho sự phát triểntoàn diện về lâu dài

2 Mục tiêu của đề tài

Như chúng ta đã từng biết “Hệ thống thông tin quản lý nhân sự” là

hoàn toàn khách quan và cần thiết nó đem lại mục đích về lâu về dài choCông ty, để là được điều đó Hệ thống này cần đạt những yêu cầu sau:

- Biến những dữ liệu thô thành thông tin cho nhà quản trị từ đó có biệnpháp giải quyết vấn đề

- Đưa ra các báo cáo và các giải pháp về nguồn nhân lực

- Đem lại cơ sở vững chắc cho sự quản lý nhân lực

- Đem lại sự minh bạch trong quản lý nhân lực

- Mang lại sự khoa học và giảm bớt bộ máy quản lý

- Làm giảm không gian vốn đã chật hẹp bởi những hồ sơ, sổ sách cồngkềnh.

- Làm nhẹ đi các công việc của nhà quản trị

- Và cuối cùng là hướng về sự ổn định phát triển về lâu về dài cho Công

Access cũng là một ứng dụng mạnh trong môi trường Windows.Ngày từ đầu Access cũng là một sản phẩm của CSDL trong MicrosoftWindows Bởi vì cả Window và Access đều xuất phát từ Microsoft nên

cả hai sản phẩm này làm việc rất tốt cùng nhau, Access chạy trên nềnWindows cũng thể hiện được trong Access Bạn có thể cắt, dán dữ liệu từbất cứ ứng dụng nào trong môi trường Windows nào cho Access vàngược lại Bạn có thể liên kết các đốI tượng nào đó ví dụ như: OLE trongExcel, Paintbrush và Word for Windows vào môi trường Access

Dù sao Access là một hệ quản trị dữ liệu rất tốt trong cơ sở dữ liệu,đồng thờI nó có thể giúp chúng ta truy nhập tới tất cả các dạng dữ liệu

Nó có thể làm việc với nhiều hơn một mảng (Table) tại cùng một thờiđiểm để giảm bớt sự rắc rối của dữ liệu và làm cho công việc dễ dàngthực hiện hơn Chúng có thể liên kết một bảng trong Paradox và một bảngtrong dbase, có thể lấy kết quả của việc liên kết đó và kết nối dữ liệu nàyvớI những bảng làm việc trong Excel một cách nhanh chóng và dễ dàng

Access cung cấp những công cụ gì?

Access cung cấp những thông tin quản lý CSDL quan hệ thực sự,hoàn thiện với những định nghĩa khoá (Primary key) và khoá ngoại(Foreign key), các loại luật quan hệ (một - một, một-nhiều), các mứckiểm tra mức toàn vẹn của dữ liệu cũng như định dạng và những địnhnghĩa mặc định cho môi trường (Filed) trong một bảng Bằng việc thựchiện sự toàn vẹn dữ liệu ở mức database engine, Access ngăn chặn được

sự cập nhật và xoá thông tin không phù hợp

Access cung cấp tất cả các kiểu dữ liệu cần thiết cho trường, baogồm văn bản (text), kiểu số (Numberic), kiểu tiền tệ (currency), kiểungày/thỏng (data/time), kiểu meno, kiểu cú/khụng (yes/no) và các đốitượng OLE.Nú cũng hỗ trợ cho các giá trị rỗng ( Null) khi các giá trị này

bị bỏ qua

Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng được những đòi hỏi vớikiến trúc mềm dẻo của nó Nó có thể sử dụng như một hệ quản lý CSDLđộc lập, hoặc theo mô hình Client/ Server Thông qua ODBC (OpenDatabase Connectivity), chúng ta có thể kết nốI với nhiều dạng dữ liệubên ngoài, ví dụ như: Oracle, Sybase, thậm chí vớI cả những CSDL trênmáy tính lớn như DB/2

VớI Access chúng ta cũng có thể phân quyền cho người sử dụng vàcho cỏc nhúm trong việc xem và thay đổI rất nhiều các kiểu đối tượng dữliệu

Tóm lại: Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu tương tácvớI người sử dụng chạy trên môi trường Windows, nó tăng thêm sứcmạnh trong công tác tổ chức, tìm kiếm và tổ chức thông tin Các quy tắckiểm tra dữ liệu, giá trị mặc định, khuôn nhập dữ liệu … của MicrosoftAccess hoàn toàn đáp ứng yêu cầu Khả năng kết nốI và công cụ truy vấnmạnh của nó giúp ta tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng Nó chophép ta thiết kế được các biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng các yêu

cầu đề ra Đố vớI những yêu cầu quản lý dữ liệu ở mức độ chuyên môncao

3.2 Giới thiệu tổng quát ngôn ngữ lập trình VISUAL BASIC

Visual Basic là một ngôn ngữ thảo chương hoàn thiện và hoạt độngtheo kiểu điều khiển bởi sự kiện ( Event – Driven programminglanguage ) nhưng lại giống ngôn ngữ thảo chương có cấu trúc( Structured programming language )

Theo Bill Gates đã mô tả Visual Basic như một “ công cụ vừa dễ lạivừa mạnh để phát triển các ứng dụng Windows bằng Basic “.Điều nàydường như chưa đủ để minh chứng cho tất cả những phô chương trên, trừkhi bạn hiểu ra rằng hiện đang có hàng chục triệu người dùng MicrosoftWindows

Visual Basic đã từng nhanh hơn, mạnh hơn và thậm chí dễ dùng hơnVisual Basic 1.0 Visual Basic 3 bổ sung các cách thức đơn giản để điềukhiển các cơ sở dữ liệu mạnh nhất sẵn có Visual Basic 4 lại bổ sungthêm phần hỗ trợ phát triển 32 bit và bắt đầu tiến trình chuyển VisualBasic thành một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng đầy đủ Visual Basic

5 đã bổ sung khả năng tạo các tập tin thi hành thực sự, thậm chí có khẳnăng sáng tạo các điều khiển riêng Và bây giờ, Visual Basic 6.0 bổ sungmột số tính năng ngôn ngữ đã được mong đợi từ lâu, tăng cường năng lựcInternet, và cả các tính năng cơ sở dữ liệu mạnh hơn Quả thật, VisualBasic đã trở thành mạnh nhất và trôi chảy nhất chưa từng thấy

Mặt khác, lợi điểm khi dùng Visual Basic chính là ở chỗ tiết kiệmthờI gian và công chức so với ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùngmột ứng dụng

Visual Basic gắn liền vớI khái niệm lập trình trực quan ( Visual ),nghĩa là khi thiết kế một chương trình, ta nhìn thấy ngay kết quả qua từngthao tác và giao diện khi chương trình thực hiện Đây là thuận lợI lớn sovớI các ngôn ngữ lập trình khác, Visual Basic cho phép ta chỉnh sửa đơn

giản, nhanh chóng màu sắc, kích thước, hình dáng của các đối tượngtrong ứng dụng.

Một khả năng khác của Visual Basic chính là khả năng kết hợp cácthư viện liên kết động DLL ( Dynamic Link Library ) DLL chính làphầm mở rộng cho Visual Basic tức là khi xây dựng một ứng dụng nào

đó đó cú một số yêu cầu mà Visual Basic chưa đáp ứng đủ, ta viết thêmDLL phụ trợ

Khi viết chương trình bằng Visual Basic, chúng ta phảI qua haibước:

Thiết kế giao diện ( Visual Programming )

Viết lệnh ( Cade Programming )

Nó cùng hỗ trợ các cấu trúc:

- Cấu trúc IF… THEN …ELSE

- Các cấu trúc lặp (Loops)

- Cấu trúc rẽ nhánh ( Select Case )

- Hàm ( Function ) và chương trình con ( Subroutines )

Visual Basic đưa ra phương pháp lập trình mới, nâng cao tốc độ lậptrình

Cũng như các ngôn ngữ khác, mỗI phiên bản mớI của Visual Basicđều chứa đựng những tính năng mớI chẳng hạn Visual Basic 2.0 bổ sungcách đơn giản để điều khiển các cơ sở dữ liệu mạnh nhất có sẵn, VisualBasic 4.0 bổ sung thêm phần hỗ trợ phát triển 32 bit và chuyển sang ngônngữ lập trình hướng đối tượng đầy đủ, hiện nay ngôn ngữ mới nhất làVisual Basic 6.0 hỗ trợ nhiều tính năng mạnh hữu hạn OLE DB để lậptrình dữ liệu Các lập trình viên đã có thể dùng Visua Basic 6.0 để tự mởrộng Visual Basic

Visual Basic có sẵn các công cụ như: Các hộp văn bản, cỏc nỳt lệnh,cỏc nỳt tuỳ chọn, các hộp kiểm tra, các hộp liệt kê, các thanh cuộn, cáchộp thư mục và tập tin… có thể dựng cỏc khung kẻ ô để quản lý dữ liệu

theo dạng bảng, liên lạc với các ứng dụng Windows khác, truy nhập các

cơ sở dữ liệu gọi chung là điều khiển thông qua công nghệ OLE củaMicrosoft

Hệ trợ giúp trực tuyến đầy đủ giúp tham khảo nhanh chóng khi pháttriển một ứng dụng Tuy nhiên việc này trên VB 6.0 đòi hỏi phải có CDROM

Visual Basic còn hỗ trợ việc lập trình bằng cách hiện tất cả tính chấtcủa đối tượng mỗi khi ta định dùng đến nó Đây là điểm mạnh của ngônngữ lập trình hiện đại

* Các bước thiết kế một ứng dụng Visual Basic:

- Xây dựng các cửa sở mà ngườI dùng sẽ thấy

- Quyết định những sự kiện mà các điều khiển trên cửa sổ sẽ nhậnra

* Các nội dung diễn ra khi ứng dụng đang chạy:

- Visual Basic giám sát các cửa sổ và các điều khiển trong từng cửa

sổ cho tất cả mọi sự kiện mà từng điều khiển có thể nhận ra ( các chuyểnđộng chuột, các thao tác nhắp chuột, di chuyển, gừ phớm …)

- Khi Visual Basic phát hiện một sự kiện, nếu không có một đáp ứngtạo sẵn cho sự kiện đó, Visual Basic sẽ xem xét ứng dụng để kiểm trangườI dùng đã viết thủ tục cho sự kiện đó hay chưa

- Nếu đã viết rồi, Visual Basic sẽ thi hành và hình thành nên thủ tục

sự kiện đó và quay trở lại bước đầu tiên

* Các bước này quay vòng cho đến khi ứng dụng kết thúc

Sau khi đã tìm hiểu thế nào là hoạt động điều khiển bởi sự kiện vàcác hỗ trợ của Visual Basic mà phiên bản mớI nhất là Visual Basic 6.0,chúng ta sẽ thấy đây là một công cụ lập trình dễ chịu và có xu hướng trởthành môi trường lập trình hoàn hảo cho những năm sắp tới

3.3 Khái quát về Crystal report

Crystal Reports là công cụ tạo báo cáo và biểu đồ kết nối với (và kếtxuất) đủ kiểu nguồn dữ liệu, kể cả Excel; cơ sở dữ liệu khách hàng nhưAccess, FoxPro; cơ sở dữ liệu cấp doanh nghiệp như SQL Server, Oracle,IBM DB2, và Sybase; cùng với những kho lưu trữ dữ liệu khác như bộsưu tập OLAP (online analytical processing) hay XML (ExtenxibleMarkup Language)

Chương 2:Cơ sở phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

I Khái niệm hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bịphần cứng, phần mềm, dữ liệu, thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử

lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môitrường

Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và các thiết bịtin học được lấy ra từ các nguồn (Source) và được xử lý bởi hệ thống sửdụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xửlý(Output) được chuyển đến cỏc đớch(Destination) hoặc cập nhật vào kholưu trữ dữ liệu(Storage)

Kho dữ liệu

Xử lý & lưu trữ

Hình 2: Mô hình hệ thống thông tin

Như hỡnh trờn minh họa mọi hệ thống thông tin đều có bốn bộphận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa

dữ liệu ra

II Các giai đoạn phát triển của HTTT

1 Nguyên nhân dẫn đến Việcphỏt triển HTTT

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin, nhưnggộp lại ta đưa ra bốn nguyên nhân sau:

+ Những thay đổi về vấn đề quản lý+ Những yêu cầu mới của nhà quản lý+ Sự thay đổi của nhà quản lý

+ Thay đổi sách lược chính trịNhững yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiếtphải phát triển hệ thống thông tin mới như: Những luật mới của chínhphủ mới ban hành, việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hóa các hoạtđộng của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới Các hànhđộng mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có tác động mạnh vào động

cơ buộc những doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng VD nhưmột ngân hàng mới thành lập lắp đặt cỏc mỏy ATM tự động để cạnhtranh, thu hút khách hàng

Việc thay đổi công nghệ cũng có thể dẫn đến việc phát triển một hệthống thông tin mới, bởi khi công nghệ thay đổi, các cơ sở dữ liệu vàphần cứng, phần mềm của doanh nghiệp cũng bị tác động, buộc doanhnghiệp phải xem xét những gì mỡnh đó cú và chưa có để phát triển thêmcho hợp với công việc mà hệ thống đang giải quyết

Cuối cùng là vai trò của các thách thức chính trị cũng không nên

bỏ qua Nó cũng có nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thôngtin, một nhà chính trị sẵn sàng bỏ tiền ra để phát triển hệ thống thông tincủa mình nếu như hệ thống thống thông tin của ông ta giúp cho quyền lựccủa ông ta ngày càng lớn mạnh hơn

2 Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin

2.1 Xác định yêu cầu

Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo của tổ chứcnhững dữ liệu đích thực để đưa ra quyết định về thời cơ, tính khả thi vàhiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thực hiệntương đối nhanh và không đòi hỏi phải chi phí lớn Tuy nhiên đây là mộtgiai đoạn rất quan trọng cho sự thành công của dự án Giai đoạn này được

ví như một cái gốc của của một cái cây to, nếu cái gốc không chắc thỡ cỏicõy cũng sẽ lung liêng, cho nên giai đoạn này phải hoàn thành không saixót một sai xót nhỏ cũng có thể gây cản trở tiến độ của dự án

Các công đoạn của giai đoạn này bao gồm: lập kế hoạch đánh giáyêu cầu; trình bày làm sáng tỏ những yêu cầu của hệ thống thông tin mới;đánh giá tính khả thi của dự án về kỹ thuật, tài chính, công nghệ; chuẩn bị

và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Ta lần lượt đi vào chi tiết các côngđoạn

Lập kế hoạch tức là làm quen với hệ thống đang xét, xác địnhthông tin cần phải thu thập cũng như nguồn vốn và phương pháp thu thậpcần dùng

Làm rõ yêu cầu mục đích là làm cho phân tớch viên hiểu đúng yêucầu của nhà quản trị đối với hệ thống đang cần triển khai Cần phải xácđịnh chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môitrường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu

Đánh giá khả thi là ta đi tìm xem có những yếu tố nào ngăn cảnquá trình thực thi dự án và với những giàng buộc ngăn cản đó có khả

năng hoàn thành dự án hay không Cần đánh giá khả thi về mặt tổ chứcđòi hỏi phải có sự hòa hợp giữa giải pháp dự kiến với môi trường của tổchức Tính khả thi về mặt kỹ thuật được đánh giá bằng cách so sánh côngnghệ hiện có hoặc có thể mua sắm được với yêu cầu của hệ thống đềxuất Tính khả thi về mặt tài chính là xác định xem lợi ích hữu hình chờđợi có lớn hơn tổng chi phí bỏ ra để có được nó hay không Tính khả thi

về mặt thời gian là xác định xem có khả năng hoàn thành xong với thờigian đã đề ra hay không

Chuẩn bị và trình bày báo cáo Báo cáo phải cung cấp một bứctranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình và khuyến nghị những hành độngtiếp theo

Mô tả về hệ thống mới

Yêu cầu hệ thống

Hồ sơ dự án

2.0 Cấu trúc hóa yêu cầu

3.0 Tìm

và lựa chọn giải pháp

Mô tả về hệ thống hiện tại

Hình 3: Mô hình giai đoạn xác định yêu cầu

2.2 Phân tích chi tiết

Mục đích của giai đoạn phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của

hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực củavấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những giàng buộc áp đặt đối với hệthống và các mục tiêu mà hệ thống thông tin mới cần đạt được Nội dungcủa báo cáo phõn tích chi tiết là cơ sở tiếp tục tiến hành hay ngừng pháttriển một hệ thống thông tin mới

Các công đoạn của giai đoạn này là lập kế hoạch phân tích chi tiết;nghiên cứu môi trường của HTTT đang tồn tại; nghiên cứu về hệ thốngthực tại ; đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp; đánh giá lạitính khả thi; thay đổi đề xuất của dự án; chuẩn bị trình bày báo cáo phântích chi tiết

Trình tự thực hiện giai đoạn này là sau khi lập kế hoạch phân tíchchi tiết, thu thập một lượng lớn thông tin về hệ thống đang tồn tại và vềmôi trường của nó, phân tích viên đưa ra chuẩn đoán tức là xác định vấn

đề và nguyên nhân, đánh giá lại tính khả thi Rất có thể một số vấn đềmới không được nêu ra trong khi xác định yêu cầu sẽ xuất hiện và làmthay đổi tính khả thi của dự án Những yếu tố này cũng có thể khẳng địnhlại việc đánh giá tính khả thi của giai đoạn đi trước Do những yếu tố mớinày mà đề xuất của dự án trong báo cáo đánh giá yêu cấu sẽ phải thayđổi, dữ liệu chính xác hơn mục tiêu cần đạt được , về thời hạn, về chi phí

và lợi ích phải được đưa nhập vào đề xuất Cuối cùng thì báo cáo giaiđoạn phân tích chi tiết được trình bày cho những những người có tráchnhiệm và quyền hạn quyết định Báo cáo này quan trọng vỡ nó quyếtđịnh xem tiếp tục hay hủy bỏ dự án

2.3 Thiết kế logic

Sau khi trình bày báo cáo giai đoạn phân tích chi tiết chúng ta tiếnhành giai đoạn thiết kế logic cho hệ thống mới Mục đích của giai đoạnnày là xác định một cách chi tiết và chính xác những gì mà hệ thống mới

phải làm để đạt được những mục tiêu đã xác định từ giai đoạn phân tíchchi tiết và vẫn luôn luôn tôn trọng giàng buộc của môi trường Mô hìnhlogic của hệ thống mới sẽ bao hàm các thông tin mà hệ thống mới sẽ sảnsinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và các dữ liệu nhập vào.Sản phẩm đưa ra của giai đoạn này là mô hình của hệ thống mới bằng các

sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu , các sơ đồ phân tíchtra cứu và các phich logic của từ điển hệ thống

Các công đoạn của giai đoạn này là thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế

xử lý cơ sở dữ liệu, thiết kế xử lý, thiết kế luồng dữ liệu vào, chỉnh sửa tàiliệu cho mức logic, hợp thức hóa mô hình logic

2.4 Đề xuất các phương án của giải pháp

Trong giai đoạn thiết kế logic, nhóm phân tích viờn đó xác định vềmặt logic những đầu vào, những xử lý, những tệp cơ sở dữ liệu và nhữngđầu ra cho phép giải quyết tốt hơn những vấn đề của hệ thống thông tinhiện có và đạt được mục tiêu đề ra của người sử dụng Đến giai đoạn nàythì mục đích chủ yếu là thiết lập các phác họa cho mô hình vật lý, đánhgiá chi phí và lợi ích cho các phác họa , xác định các khả năng đạt đượcmục tiêu cũng như sự tác động của chung vào lĩnh vực tổ chức và nhân sựđang làm việc tại hệ thống và đưa ra cho lãnh đạo những phương án hứahẹn nhất Nói một cách khác, giai đoạn này xây dựng các mô hình khácnhau để cụ thể hóa mô hình logic nhằm chọn lựa ra mô hình phù hợp nhấtvới hệ thống Mỗi phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoàicủa hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết

Các công đoạn của giai đoạn này là: Thứ nhất, xác định các ràngbuộc về mặt tổ chức và công nghệ thông tin đối với HTTT Điều này rấtquan trọng bởi vì trên thực tế có những điều rất đúng cho mô hình logicnhưng lại không đúng với mô hình vật lý Một mô hình logic có thể đượcchấp nhận cho nhiều môi trường, nhưng mỗi môi trường cụ thể đòi hỏimột cách thức cụ thể hóa khác nhau Đó là vỡ cú những ràng buộc về tổ

chức như việc phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận, giữa nhân viên vàcán bộ, tình hình tài chính, quy mô, doanh thu, số lượng giao dịch thựchiện, mức độ phân tán địa lý của tổ chức, trang thiết bị máy móc hiệncú…, hay những giàng buộc về tin học như phần cứng, loại thiết bị đangdùng, năng lực của phần cứng hiện có, những phần mềm nào đã được càiđặt, lực lượng nhân sự sẵn sàng cho sự phát triển HTTT…

Thứ hai là xây dựng các phương án giải pháp Trong đa số cáctrường hợp thường chọn được một giải pháp phù hợp nhất cho việc giảiquyết các vấn đề đặt ra của HTTT, tuy nhiên có thể tồn tại những tìnhhuống thay đổi như sự phân công trách nhiệm, thay đổi phương thức làmviệc do đó cần phải xây dựng một số phương án cho giải pháp

Thứ ba là đánh giá các phương án về hiệu quả, thời gian, tài chớnh,

…,và cuối cùng là chuẩn bị trình bày báo cáo

2.5 Thiết kế vật lý ngoài

Thiết kế vật lý ngoài là việc mô tả chi tiết phương án của giải pháp

đã được chọn ở giai đoạn trước đây Đây là giai đoạn rất quan trọng vìnhững mô tả chính xác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới côngviệc thường ngày của những người sử dụng

Giai đoạn này phải đưa ra được hai tài liệu quan trọng: Tài liệuchứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới cần cho việc thực hiện kỹthuật và tài liệu hướng dẫn người sử dụng nó, mô tả cả phần thủ công vànhững giao diện với những phần tin học hóa

Nhiệm vụ của giai đoạn thiết kế vật lý ngoài là lập kế hoạch, thiết

kế các chi tiết các giao diện vào/ra, thiết kế cách thức tương tác với cácphần tin học hóa, thiết kế các thủ tục xử lý thủ công và chuẩn bị trình bàybáo cáo

Lập kế hoạch tức là các phân tích viên phải lựa chọn phương tiện,khuôn dạng của cỏc dũng vào/ra, xác định cách thức hội thoại với phần

tin học hóa của hệ thống và cách thức thực hiện các thủ tục thủ công,phân bố thời gian và lập danh mục sản phẩm.

Thiết kế các giao diện vào/ra là xác định HTTT trình bày thông tinnhư thế nào cho người sử dụng khi nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc đưakết quả ra Những công việc này cũng rất quan trọng vì những nhẫn xétđánh giá về hệ thống thông tin của người sử dụng là dựa vào những yếu

tố vào ra này Họ có thể từ chối sử dụng vì một số những yếu tố kém ởđây cho dù HTTT được đánh giá là tốt ở những khía cạnh khỏc Khuụngdạng vào/ra không những đẹp, hợp lý mà còn phải giúp người sử dụngthực hiện tốt hơn, dễ dàng hơn công việc của họ

Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa là xác định cáchthức mà người sử dụng hội thoại với HTTT, một HTTT thường phải đảmnhận nhiều công việc khác nhau như: cập nhật, in ấn báo cáo, tra cứu vàsao chép CSDL, đảm bảo an toàn dữ liệu…Thao tỏc viờn hay người sửdụng hệ thống phải có khả năng chỉ thị cho hệ thống công việc cần phảilàm Chính bằng cách thao tác thông qua giao tác người máy mà thao tácviên chỉ thị cho máy cần phải làm gì và kiểm soát chế độ hiển thị thôngtin trên màn hình ra sao Vì vậy hội thoại người máy phải được thiết kếcẩn thận, tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng Một hội thoại thaotác kém có thể làm hạn chế tới việ sử dụng hệ thống

Thiết kế các thủ tục thủ công cần phải đặc trưng hóa mọi tiến trìnhthủ công quanh việc sử dụng HTTT tin học hóa

2.6 Triển khai kỹ thuật hệ thống

Giai đoạn này có nhiệm vụ đưa ra các quyết định có liên quan tớiviệc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của CSDL, cáchthức truy nhập tới các bản ghi của các tệp và các chương trình máy tínhkhác nhau cấu thành HTTT Việc viết các chương trình máy tính, thửnghiệm các chương trình, các module và toàn bộ hệ thống cũng đượcthực hiện trong giai đoạn này

Mục tiêu chính của giai đoạn triển khai hệ thống là xây dựng một

hệ thống hoạt động tốt Kết quả quan trọng nhất chính là phần tin học hóacủa HTTT – và đó là phần mềm Giai đoạn này phải cung cấp tài liệuhướng dẫn sử dụng và thao tác, cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống

Các công đoạn của giai đoạn này là lập kế hoạch thực hiện kỹthuật, thiết kế vật lý trong, lập trình, kiểm tra toàn bộ hệ thống sau khithực hiện kỹ thuật hoàn thành, hoàn thiện các tài liệu, hồ sơ về hệ thốngmới

Nhiệm vụ quan trọng nhất của lập kế hoạch triển khai là lựa chọncác công cụ Lựa chọn này sẽ quy định tới giai đoạn thiết kế vật lýtron(thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu, thiết kế các chương trình) cũng như cáchoạt động lập trình sau này Sau việc lựa chọn công cụ là việc phân phốicông việc cho các thành viên, xây dựng tiến trình hoạt động cũng như cácyêu cầu vật tư kỹ thuật cho giai đoạn phát triển hệ thống

Thiết kế vật lý ngoài là công việc quan trọng có mục đích là đảmbảo độ chính xác củ thông tin đầu ra và làm hệ thống mềm dẻo hơn

Lập trình là quá trình chuyển đổi các đặc tả thiết kế vật lý của cácnhà phân tích thành phần mềm máy tính do các lập trình viên đảm nhận

Thử nghiệm chương trình là quá trình tìm lỗi Nó là đánh giá cuốicùng về các đặc tả, thiết kế và mã hóa Mục đích của việc thử nghiệm lànhằm đảm bảo rằng tất cả các thành phần của chương trình ứng dụng đềuđược triển khai và thiết kế theo đúng các yêu cầu đề ra

Hoàn chỉnh các tài liệu cho hệ thống là một bước hết sức cần thiếttrước khi các phân tích viên kết thúc dự án tin học hóa để chuẩn bịchuyển sang một dự án khác, nhằm tập hợp những thông tin quan trọng

mà họ nắm được trong quỏ trỡn phát triển và phân tích hệ thống

2.7 Cài đặt và khai thác

Cài đặt là việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới Mục tiêucủa giai đoạn này là tích hợp hệ thống được phát triển vào các hoạt động

của tổ chức một cách ít va vấp nhất và đáp ứng với những thay đổi có thể

ra trong suốt quá trình sử dụng

Nhiệm vụ của giai đoạn này là lập kế hoạch cài đặt, chuyển đổikhai thác, bảo trì, đánh giá hoạt động của HTTT

Chuyển đổi hệ thống không đơn thuần là việc chuyển đổi phầnmềm mà cả chuyển đổi dữ liệu, phần cứng, tài liệu, các phương pháp làmviệc, các mô tả công việc, các phương tiện làm việc, các tài liệu đào tạo,các biểu mẫu nghiệp vụ

Bảo trì hệ thống thông tin là giai đoạn chiếm chi phí lớn nhất trongchu kỳ sống của một hệ thống trong phần lớn các tổ chức Quá trình này

có thể bắt đầu ngay sau khi hệ thống được cài đặt Mục tiêu của giai đoạnnày là nhằm tiến triển hệ thống về mặt chức năng để hỗ trợ tốt hơnnhững nhu cầu thay đổi về mặt nghiệp vụ Các hoạt động bảo trì hệthống không chỉ giới hạn ở những biến đổi phần mềm mà còn cả phầncứng và các thay đổi về quy trình nghiệp vụ

Trong suốt quá trình thực thi dự án phát triển HTTT, phân tíchviờn luụn dự kiến những chi phí, thời hạn và các mục tiêu đạt được của

hệ thống Vì vậy, sau khi cài đặt xong, cần phải tiến hành đánh giá dự án

và hệ thống

III Các công cụ và phương pháp sử dụng để nghiên cứu đề tài

1 Các công cụ phân tích và thiết kế HTTT

Vật lý

IFD (Information FlowDiagram) sơ đồ luồng thôngtin

SD (System Dictionary)

từ điển hệ thống (cácphích logic)

Logic

DFD ( Data Flow Diagram)

sơ đồ luồng dữ liệu

SD (System Dictionary)

Từ điển hệ thống(cácphích logic)

1.1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD)

IFD được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động.Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thế giớivật lý bằng các sơ đồ.

 Các ký pháp của IFD

 Xử lý:

Thủ cụngGiao tỏc người – mỏytin học hóa hoàn toàn

Giao tác người – máy tin học hóa hoàn toàn

 Kho lưu trữ dữ liệu:

Thủ cụngTin học hóa Tin học hóa

Tài liệu

Hình 4: Các ký pháp sử dụng trong IFD

Cỏc phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đốitượng được biểu diễn trên sơ đồ, rất nhiều thông tin không thể hiện trên

sơ đồ như hình dạng (Fomat) của các thông tin vào/ra, thủ tục xử lý,phương tiện thực hiện xử lý… sẽ được ghi nhận trờn cỏc phớm vật lýnày Có ba loại phớch: Phớch luồng thông tin, Phích kho chứa dữ liệu,Phích xử lý

1.2 Sơ đồ chức năng

Sơ đồ chức năng là một biểu đồ hình cây, ở mức cao nhất chỉ gồmmột chức năng, gọi là “chức năng gốc” hay “chức năng đỉnh” Nhữngchức năng ở dưới cùng gọi là “chức năng lỏ”

Ý nghĩa

Mô hình phân rã chức năng được xây dựng cùng với quá trình khảosát tổ chức từ trên xuống giúp cho việc hiểu tổ chức và định hướng chohoạt động khảo sát tiếp theo Nó cho phép xác định phạm vi các chứcnăng cần nghiên cứu của tổ chức Nó cho thấy vị trí của mỗi công việctrong toàn hệ thống, tránh sự trùng lặp, giúp phát hiện các chức năng cònthiếu Nó là một cơ sở để cấu trúc hệ chương trình sau này

Các ngyờn tắc phân rã chức năng

- Mỗi chức năng phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thựchiện chức năng đã phân rã ra nó

- Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phảiđảm bảo thực hiện được chức năng ở mức dưới đã phân rã ra nó

Quy tắc này được sử dụng để phân rã một sơ đồ chức năng nhậnđược còn đang ở mức gộp Quá trình phân rã ra cho đến khi ta nhận đượcmột biểu đồ với các chức năng ở mức cuối mà ta hoàn toàn nắm đượcnộidung thực hiện nó

Bố trí sắp xếp

- Không nên phân rã sơ đồ quá 6 mức