kế toán vốn bằng tiền công ty cổ phần xuất nhập khẩu và thương mại lê gia

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI LÊ GIA I: Cơ sở lí luận của kế toán vốn bằng tiền 1.Khái niệm kế toán vốn bằng tiền:

LỜI MỞ ĐẦU

Nền kinh tế của chúng ta đang trên đà phát triển, các doanh nghiệp, công ty mọc lên như “nấm sau mưa”, sự cạnh tranh để tồn tại giữa các doanh nghiệp cũng trở nên gay gắt hơn Vì vậy mà mỗi doanh nghiệp phải tìm cho mình những giải pháp tốt nhất để có thể tồn tại và ngày càng phát triển Để làm được những điều

đó nhất định phải có một đội ngũ nhân viên có năng lực, nhất là một kế toán giỏi

để có thể cân bằng tình hình tài chính cho công ty của mình

Trong mọi doanh nghiệp từ tư nhân đến doanh nghiệp nhà nước đều cần đến vị trí

kế toán để thu thập, xử lý các vấn đề liên quan đến tài chính cũng như tình hình hoạt động của công ty Ở những nền kinh tế càng phát triển thì vai trò của người

kế toán càng được đánh giá cao hơn vì họ chính là những người góp phần xây dựng một nền kinh tế bền vững

Kế toán không chỉ đơn thuần là nói đến tiền mà còn là những vấn đề quan trọng khác nữa Trong môi trường kinh tế năng động này, kế toán phải có kiến thức sâu rộng, nhạy bén để có thể ứng phó với mọi điều có gặp phải trong công việc

Vai trò của bộ máy kế toán trong doanh nghiệp rất quan trọng, kế toán đảm nhận việc kích thích và điều tiết các hoạt động kinh doanh Kế toán là những người duy trì và phát triển các mối liên kết trong doanh nghiệp Mọi bộ phận trong doanh nghiệp đều liên quan đến kế toán, từ khâu kinh doanh đến hành chánh nhânsự

Nhờ những tài liệu mà bộ phận kế toán cung cấp mà các doanh nghiệp có thể thường xuyên theo dõi cũng như nắm bắt được tình hình hoạt động, sản xuất, kinh doanh của mình Như vậy, chủ doanh nghiệp có thể quản lý và điều hành các hoạt động có hiệu quả hơn cũng như định ra những điều cần phải làm cho mỗi cá nhân, cho từng giai đoạn trong thời gian tới và trong cả tương lai

Không những vậy, kế toán còn là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý các khoản thu – chi dựa trên việc lập các kế hoạch, sổ sách báo cáo hàng ngày Qua

đó sẽ thấy được những khoản chi phí không cần thiết để có cách cắt giảm nó Đồng thời là cơ sở để người quản lý đưa ra những quyết định phù hợp với chiến lược kinh doanh Do đó, nếu thông tin mà kế toán đưa ra không chính xác, bị sai lệch thì sẽ dẫn tới việc hoạch định kinh doanh của nhà quản lý sẽ không phù hợp, thậm chí gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới việc kinh doanh của doanh nghiệp

Với những vai trò nêu trên, rõ ràng bộ máy kế toán trong doanh nghiệp rất quan trọng và cần thiết Doanh nghiệp không thể tồn tại nếu không có kế toán, vì vậy chúng ta không được xem nhẹ bộ phận cốt yếu này

- Để vận dụng những lý thuyết đã tiếp thu được ở trường vào thực tiễn nhằm củng cố và nâng cao những kiến thức đã học.

- Tìm hiểu công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Xuất khẩu và Thương mại Lê Gia

Đưa ra những đánh giá nhận xét về thực tế công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty Bước đầu đề xuất một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác hoạch toán kế toán vốn bằng tiền tại công ty nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất

Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này tôi đã sử dụng các phương pháp

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp là phương pháp hỏi trực tiếp những người cung cấp thông tin dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu đề tài Phương pháp này

sử dụng trong giai đoạn thu thập những thông tin cần thiết và những số liệu có liên quan đến đề tài

- Phương pháp thống kê là phương pháp liệt kê những thông tin dữ liệu thu thập được phục vụ cho việc lập các bảng phân tích

- Phương pháp phân tích kinh doanh là phương pháp dựa trên nhưng số liệu có sẵn để phân tích những ưu nhược điểm trong công tác kinh doanh nhằm hiểu rõ hơn các vấn đề nghiên cứu từ đó tìm ra nguyên nhân và giải pháp khắc phục

- Phương pháp so sánh là Phương pháp dựa vào những số liệu có sẵn để tiến hành

so sánh đối chiếu được số tương đối hoặc tuyệt đối, thnường là so sánh giữa hai năm liền kề để tim ra sự tăng giảm của giá trị nào đó, giúp cho quá trình phân tích kinh doanh cũng như các quá tình khác

- Phương pháp hoạch toán kế toán là phương pháp sử dụng chứng từ, đòi hỏi sổ sách để hệ thống hóa và kiểm soát thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Đây là Phương pháp trọng tâm được sử dụng chủ yếu trong hoạch toán kế toán.Ngoài ra tôi còn sư dụng một số các Phương pháp kinh tế khác

Qua thời gian thực tập, tìm hiểu về Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu và

Thương mại Lê Gia, em đã lựa nội dung báo cáo:" Kế toán vốn bằng tiền".

Ngoài phần mở đầu, kết luận khóa luận bao gồm ba chương:

Chương 1: Đặc điểm tình hình chung của Công ty Cổ phần nhập Xuất khẩu và Thương mại Lê Gia.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu và Thương mại Lê Gia.

Chương 3: Nhận xét và kiến nghị về tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu và Thương mại Lê Gia.

CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA ĐƠN VỊ

Smilemart.vn ra đời là bước đột phá mới trong định hướng mở rộng thị trường, nắm bắt xu hướng tiêu dùng trong tương lai Chúng tôi mong muốn mang đến cho Quý khách hàng những sản phẩm chất lượng tốt nhất, giá cạnh tranh nhất với dịch vụ hoàn hảo nhất

Địa chỉ: Số 62 Vương Thừa Vũ, quận Thanh Xuân, TP.Hà Nội

Tel: 04 6654 9696 / 0966.141.860

Email: info@smilemart.vn

1.2 Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty:

Hoạt động kinh doanh chính là xuất nhập khẩu và phân phối các mặt hàng điện máy, gia dụng của các hãng uy tín trên thế giới như: Sharp, Panasonic, Electrolux, Toshiba, Philips, Hitachi

1.3 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty:

Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận

-Giám đốc : là người đứng đầu công ty,chịu trách nhiệm toàn diện và điều hành toàn bộ hoạt động của công ty,là người đại diện quyền lợi của công ty trước Nhà nước và pháp luật

- Phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ tổ chức công tác hạch toán,kế toán trong công ty,đảm bảo chính xác kịp thời,trung thực và có hiệu quả cao Ghi chép

và phản ánh toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty Nắm bắt tinh hình tài chính của công ty,cũng như việc sử dụng hiệu quả tiền vốn,lao động,vật

tư Giám sát việc chấp hành chế độ hạch toán Lập báo cáo,xác định kết quả bán hàng và hiệu quả kinh doanh Phân tích tài chính và hiệu quả kinh doanh

- Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ theo dõi quá trình kinh doanh của công ty,nắm bắt nhu cầu của thị trường,từ đó có những chính sách kinh doanh phù hợp

GIÁM

PHÒNG VẬN CHUYỂN

Ngoài ra phòng kinh doanh còn chịu trách nhiệm giữ mối quan hệ với khách hang

2 Tổ chức công tác kể toán của Công ty

2.1 Tổ chức bộ máy kế toán:

Sơ đồ : Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

Bộ máy tổ chức Kế toán khá chặt chẽ và có sự điều tiết linh hoạt trong công việc.Các cá nhân trong Phòng Kế toán hỗ trợ và tích cực hoạt động để hoàn thành những nhiệm vụ được giao của cấp trên Và nhiệm vụ của từng thành phần kế toán chi tiết như sau:

 Kế toán trưởng: Điều tiết các công việc trong ngày, chỉ đạo và đốc thúc các Kế toán bán hàng hoàn thành nhiệm vụ được giao, kiểm tra và hoàn thành các báo cáo hàng tháng, quý và năm

 Kế toán bán hàng: thực hiện các nhiệm vụ được giao của trưởng phòng, bán hàng

và viết hóa đơn, chứng từ trong ngày, sắp xếp chứng từ, lưu trữ chứng từ, hỗ trợ báo cáo hàng tháng, quý và năm

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung (Biểu số 01)

(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng

từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh

Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính

Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có

Phòng kế toán

Kế toán bán hàng(2 người)Trường phòng

(1 người)

trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.

2.3 Chế độ kế toán:

Vì Công ty thuộc loại hình công ty vừa và nhỏ nên Công ty thực hiện chế độ kế toán theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC để thực hiện đầy đủ và chính xác các nhiệm vụ Kế toán một cách thuận tiện, hợp lý và hợp pháp

Theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, Công ty là Công ty Cổ phần nên đã thực hiện đầy đủ và chính xác theo các quy định về các phần của chế độ Kế toán dành cho loại hình Công ty Cổ phần:

Quy định chung

Áp dụng chế độ Kế toán cho Doanh nghiệp vừa và nhỏ

Áp dụng chế đọ Kế toán không đầy đủ do Công ty không cần thêm một số thủ tục rườm rà

Chữ viết sử dụng trong kế toán là Tiếng Việt Chữ số sử dụng trong kế toán là chữ số Ả Rập: 0,1,2,3, ,9; sau chữ số hàng nghìn, triệu,tỷ,nghìn tỷ , phải đặt dấu chấm (.) Đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam ( kí hiệu quốc gia là " đ", kí hiệu quốc tế là "VND") Khi có phát sinh vè ngoại tệ, phải ghi theo nguyên tệ và đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế hoặc quy đổi theo tỷ giá hối đoái do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh.

Kỳ kế toán áp dụng cho Công ty là kỳ kế toán năm Kỳ kế toán năm là 12

tháng,tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch Đơn vị kế toán có đặc thù riêng về tổ chức, hoạt động được chọn kì kế toán năm

là 12 tháng tròn theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày mùng 01 tháng đầu quý này đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý trước năm sau và thông báo cho

cơ quan Thuế biết

Công ty phải nộp và lập báo cáo tài chính cho các cơ quan Nhà nước theo kỳ kế toán năm

Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhạn và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong kế toán Công ty phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau:

- Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính

- Chia, tách, hợp nhất, sáp nhật, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp

- Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiêp

- Xảy ra hỏa hoạn, thiên tai và các thiệt hại bất thường khác

- Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm

quyền

- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật

Nội dung công khai báo cáo tài chính của công ty gồm:

- Tình hình tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu

- Trích lập và sử dụng các quỹ

- Kết quả hoạt động kinh doanh

- Thu nhập của người lao động

Hình thức và thời hạn công khai báo cáo tài chính:

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VÀ

THƯƠNG MẠI LÊ GIA I: Cơ sở lí luận của kế toán vốn bằng tiền

1.Khái niệm kế toán vốn bằng tiền:

Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ có tính thanh khoản cao nhất tồn tại dưới hình thái gía trị và thực hiện chức năng phương tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vốn bằng tiền là một tài sản mà doanh nghiệp nào cũng có và

sử dụng

Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm :

+ Tiền tại quỹ : Gồm giấy bạc việt nam, ngoại tệ, bạc, vàng, kim khí quý đá quý, ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu thực hiện hàng ngày trong sản xuất kinh doanh

+ Tiền gửi ngân hàng : Là tiền việt nam, ngoại tệ, bạc, vàng, kim khí quý đá quý,

mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng

+ Tiền đang chuyển : Là tiền đang trong quá trình vận động để hoàn thành chức năng phương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác

Phân loại:

- Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền được phân chia thành:

Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu Đây là loại giấy bạc và đồng xu do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Ngoại tệ: là loại tiền phù hiệu Đây là loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành trên thị trường Việt Nam như: đồng Đô la Mỹ( USD), đồng tiền chung Châu Âu( EURO), đồng yên Nhật(JPY)…

Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là loại tiền thực chất, tuy nhiên loại tiền này không có khả năng thanh khoản cao Nó được sử dụng chủ yếu vì mục đích cất

trữ Mục tiêu đảm bảo một lượng dự trữ an toàn trong nền kinh tế hơn là vì mục đích thanh toán trong kinh doanh.

- Theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm các khoản sau:

Vốn bằng tiền được bảo quản tại quỹ của doanh nghiệp gọi là tiền mặt.Tiền gửi tại các ngân hàng, cá tổ chức tài chính, kho bạc nhà nước gọi chung là tiền gửi ngân hàng

Tiền đang chuyển: là tiền trong quá trình trao đổi mua bán với khác hàng

và nhà cung cấp

Đặc điểm kế toán vốn bằng tiền :

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm các loại vật tư hàng hóa phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh Đồng thời vốn bằng tiền cũng là kết quả của việc mua bán và thu hồi các khoản nợ Chính vì vậy, quy

mô vốn bằng tiền đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lí hết sức chặt chẽ do vốn bằng tiền có tính thanh khoản cao, nên nó là đối tượng của gian lận và sai sót Vì vậy việc sử dụng vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lí thống nhất của Nhà nước chẳng hạn: lượng tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và ngân hàng

đã thỏa thuận theo hợp đồng thương mại…

Yêu cầu quản lí vốn bằng tiền :

Tổ chức kiểm soát nội bộ tốt sẽ hạn chế đựơc những rủi ro,thất thoát tài sản, đảm bảo cho số liệu của báo cáo tài chính là đáng tin cậy.Với tiền, để thực hiện tốt công tác kiểm soátnội bộ cần phải thực hiện những điều sau:

- Trong việc sử dụng con người: Con người là yếu tố quyết định trong mọi trường hợp, sử dụng con người trong việc quản lý tiền lại càng trở nên quan trọng vì tiền

dễ bị gian lận,nhầm lẫn Do đó cần phải sử dụng những nhân viên có đức tính cẩn thận, thật thà, liêm chính

- Trong việc phân công công việc: Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm.Nếu phân công một người vừa chịu trách nhiệm kí xét duyệt các khoản thu, chi, vừa giữ tiền, lại vừa ghi sổ kế toán thì khả năng xảy ra gian lận là chiếm dụng tiền là rất nhiều Cần phân công mỗi người một việc trong chu trình từ khi bắt đầu đến khi kết thúc nghiệp vụ thu hoặc chi tiền

- Trong việc ghi chép sổ sách kế toán: Các chứng từ thu, chi đều được ghi chép kịp thời và đầy đủ trên chứng từ gốc hợp lệ Mỗi khi thu chi tiền đều phải có chữ

kí của người xét duyệt Hạn chế các khoản chi tiêu bằng tiền mặt Thực hiện việc kiểm tra đối chiếu thường xuyên giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết, giữa sổ quỹ tiền mặt và thực tồn ở quỹ, giữa sổ cái tài khoản tiền gửi ngân hàng với ngân hàng

2 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền :

- Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi bằng tiền tại doanh nghiệp, khóa sổ kế toán tiền mặt cuối mọi ngày để có kết quả đối chiếu với thủ quỹ tổ chức thực hiện đầy đủ, thống nhất các quyết định về chứng từ, thủ tục hoạch toán vốn bằng tiền

nhằm thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện kịp thời các trường hợp chi tiêu lãng phí

- So sánh, đối chiếu kịp thời, thường xuyên số liệu giữa sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán tiền mặt với sổ kiểm kê thực tế nhằm kiểm tra, phát hiện kịp thời các trường hợp sai lệch để kiến nghị các biện pháp xử lý

- Kiểm tra thường xuyên tình hình thực hiện chế độ sử dụng và quản lý

vốn bằng tiền, kỉ luật thanh toán, kỉ luật tín dụng Phát hiện và ngăn ngừa

các hiệm tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh

- Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ Kiểm tra thường

xuyên, đối chiếu số liệu của thủ quỹ với kế toán tiền mặt để đảm bảo tính

cân đối thống nhất

2.1.Các nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền

- Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: Hạch toán kế toán phải sử dụng thống

nhất một đơn vị giá là “đồng Việt Nam (VND)” để tổng hợp các loại vốn

bằng tiền Nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt

Nam” để ghi sổ kế toán Đồng thời phải theo dõi nguyên tệ các loại tiền

đó

- Nguyên tắc cập nhật: Kế toán phải phản ánh kịp thời chính xác số tiền

hiện có và tình hình thu chi toàn bộ các loại tiền, mở sổ theo dõi chi tiết

từng loại ngoại tệ theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam quy đổi, từng

loại vàng bạc, đá quý theo số lượng, giá trị, quy cách, độ tuổi, phẩm chất,

kích thước…

- Nguyên tắc hoạch toán ngoại tệ: Nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ

phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán Đồng thời phải theo

dõi nguyên tệ của các loại tiền đó Tỷ giá quy đổi là tỷ giá mua bán thực

tế bình quân trên thị trường liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt

Nam công bố chính thức tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Với những

ngoại tệ không công bố tỷ giá quy đổi ra đồng Việt Nam thì thống nhất

quy đổi thông qua đồng đô la Mỹ(USD)

Với vàng bạc kim khí quý đá quý thì giá nhập vào trong kì được tính

theo giá trị thực tế, còn giá xuất trong kì được tính theo phương pháp sau:

+ Phương pháp giá thực tế bình quân bình quân gia quyền giữa giá

đầu kì và giá các lần nhập trong kì

+ Phương pháp giá thực tế nhập trước - xuất trước

+ Phương pháp giá thực tế nhập sau - xuất trước

+ Phương pháp giá thực tế đích danh

+ Phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập

Thực hiện đúng các nguyên tắc trên thì việc hạch toán vốn bằng tiền

sẽ giúp doanh nghiệp quản lí tốt về các loại vốn bằng tiền của mình

Đồng thời doanh nghiệp còn chủ động trong kế hoạch thu chi, sử dụng có

hiệu quả nguồn vốn đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra

thường xuyên, liên tục.

3 Phương pháp kế toán vốn bằng tiền :

3.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ

3.1.1 Đặc điểm

- Công ty luôn dữ một lượng tiền nhất định để phục vụ cho việc chi tiêu

hàng ngày và đảm bảo cho hoạt động của công ty không bị gián đoạn Tại

công ty, chỉ những nghiệp vụ phát sinh không lớn mới thanh toán bằng

tiền mặt

- Hạch toán vốn bằng tiền do thủ quỹ thực hiện và được theo dõi từng

ngày Tiền mặt của công ty tồn tại chủ yếu dưới dạng đồng nội tệ và rất ít

dưới dạng đồng ngoại tê

3.1.2 Các nguyên tắc quản lý tiền mặt

Hạch toán TK 111 cần tôn trọng một số quy định sau:

(1) Chi phản ánh vào TK111 số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ

tiền mặt Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp vào ngay ngân hàng

(không qua quỹ tiền mặt) thì ghi vào bên Nợ TK 113

(2) Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạnh toán như các loại tài sản bằng tiền

của doanh nghiệp

(3) Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có

đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ

theo quy định của chứng từ kế toán

(4) Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất,

nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm

(5) Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt Hàng

ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu

sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ

quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử

lý chênh lệch

(6) Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở tài khoản tiền mặt chỉ

áp dụng cho các DN không đăng ký kinh doanh vàng bạc, kim khí quý, đá quý ở các DN có vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ tiền mặt thì

việc nhập xuất được hạch toán như các loại hàng tồn kho, khi sử dụng để

thanh toán chi trả được hạnh toán như ngoại tệ

+ Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đã quý: Mẫu 07-TT.

- Ngoài các chứng từ bắt buộc trên, kế toán còn sử dụng một số chứng từ

hướng dẫn sau:

+ Bảng kiểm kê quỹ

+ Bảng kê chi tiền

Thu tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc kim khí quý đá quý nhập

quỹ, số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê, chênh lệch tỉ giá ngoại tệ tăng khi điều chỉnh

- Bên có TK 111:

+ Phát sinh trong kì:

Các loại tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc kim khí quý, đá quý

xuất quỹ, số tiền mặt thiếu tại quỹ, chênh lệch tỷ giá giảm khi điều chỉnh

- Dư cuối kì: Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí

quý, đá quý còn tồn ở quỹ tiền mặt

TK 111 có 3 tài khoản cấp 2

+ TK1111: Tiền Việt Nam+ TK 1112: Ngoại tệ

+ TK 1113: Vàng bạc, kim khí quý, đá quý

3.1.5 Kế toán chi tiết tiền mặt

Theo chế độ hiện hành, mỗi doanh nghiệp đều có một số tiền mặt nhất

định tại quỹ Số tiền thường xuyên có mặt tại quỹ được ấn định tùy thuộc

vào quy mô, tính chất hoạt động của doanh nghiệp và được sự thỏa thuận

của ngân hàng

Để quản lí và hạch toán chính xác, tiền mặt của công ty được tập trung

bảo quản tại quỹ Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi, quản lí và bảo

quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện Thủ quỹ do giám

đốc doanh nghiệp chỉ định và chịu trách nhiệm gửi quỹ

Tất cả các khoản thu chi tiền mặt đều phải có các chứng từ thu chi hợp lệ

Phiếu thu được lập thành 3 liên, sau đó chuyển cho kế toán trưởng để soát

xét và giám đốc kí duyệt mới chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào

phiếu thu trước khi kí và ghi rõ họ tên Đối với phiếu thu cũng lập làm 3 liên

và chỉ sau khi có đủ chữ kí (kí trực tiếp từng liên) của người lập phiếu, kế

toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ Sau khi nhận đủ số tiền,

người nhận tiền phải trực tiếp ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ, kí tên và ghi

rõ họ tên vào phiếu chi

Trong 3 liên của phiếu thu, phiếu chi:

- Thủ quỹ giữ 1 liên để ghi sổ quỹ

- 1 liên giao người nộp tiền

- 1 liên lưu nơi lập phiếu

Cuối mỗi ngày, căn cứ vào các chứng từ thu – chi để ghi sổ quỹ và lập

báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu chi để ghi sổ kế toán

Trường hợp phiếu thu, phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp, liên gửi ra

ngoài doanh nghiệp phải được đóng dấu Đối với việc thu bằng ngoại tệ,

trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập bảng kê ngoại tệ đính kèm

phiếu thu và kế toán phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ, còn nếu chi

bằng ngoại tệ, kế toán phải ghi rõ tỷ giá thực tế, đơn giá tại thời điểm xuất

quỹ để tính ra tổng số tiền ghi sổ kế toán

Phiếu thu, phiếu chi được đóng thành từng quyển và phải ghi số từng

quyển dùng trong 1 năm Trong mỗi phiếu thu (phiếu chi), số của từng phiếu thu (phiếu chi) phải đánh liên tục trong 1 kì kế toán

Bên cạnh phiếu thu, phiếu chi bắt buộc dùng để kế toán tiền mặt, kế toán

còn phải lập “Biên lai thu tiền” Biên lai thu tiền được sử dụng trong các

trường hợp thu tiền phạt, thu lệ phí, phi…và các trường hợp khách hàng nộp séc thanh toán nợ Biên lai thu tiền cũng là chứng từ bắt buộc của doanh nghiệp hoặc cá nhân dùng để biên nhận số tiền hay séc đã thu của người nộp,

làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ; đồng thời, để người nộp thanhtoán với cơ quan hoặc lưu quỹ Biên lai thu tiền cũng phải đóng thành quyển

và phải đóng dấu đơn vị, phải đánh số từng quyển Trong từng quyển phải

ghi rõ số hiệu từng tờ biên lai thu tiền Số hiệu này được đánh liên tục theo

từng quyển biên lai Khi thu tiền ghi rõ đơn vị là VNĐ hay USD, EURO…

Trường hợp thu bằng séc, phải ghi rõ số, ngày, tháng, năm của tờ séc bắt đầu lưu hành và họ tên người sử dụng séc Biên lai thu tiền được lập thành 2 liên (đặt giấy than viết 1 lần):

- Một liên lưu

- Một liên giao cho người nộp tiền

Cuối ngày, người thu tiền phải căn cứ vào biên lai thu tiền( bản lưu) để

lập Bảng kê biên lai thu tiền trong ngày (bảng kê thu tiền riêng, thu séc

riêng), nộp cho kế toán để kế toán lập phiếu thu, làm thủ tục nhập quỹ hay

thủ tục nộp ngân hàng Ngoài ra, bảng kê chi tiền được sử dụng để liệt kê các khoản tiền đã chi,

làm căn cứ quyết toán các khoản tiền đã chi và ghi sổ kế toán Bảng kê chi

tiền phải ghi rõ tổng số tiền bằng chữ và số chứng từ gốc đính kèm Bảng kê chi tiền phải được kế toán trưởng, người duyệt chi tiền và người lập bảng kê

cùng kí, được lập thành 2 liên (đặt giấy than viết 1 lần):

- Một liên lưu ở thủ quỹ

- Một liên lưu ở kế toán quỹ Đơn vị :…

Kế toán tiền mặt sau khi nhận được phiếu thu, phiếu chi kèm theo chứng

từ gốc do thủ quỹ chuyển đến phải kiểm tra chứng từ và cách ghi chép trên

các chứng từ tiến hành định khoản Sau đó mới ghi vào “Sổ kế toán chi tiết

quỹ tiền mặt” theo trình tự phát sinh của các khoản thu, chi ( nhập, xuất) tiền mặt, tính ra số tồn quỹ vào cuối ngày

3.1.6 Kế toán tổng hợp

a) Phương pháp hạch toán

Để theo dõi chi tiết tình hình biến động tiền mặt tại quỹ kế toán sử dụng

tài khoản 111 Hàng ngày căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi, các lệnh chi,

các hợp đồng… thủ quỹ kiêm kế toán ngân hàng và kế toán công nợ sẽ tiến

hành viết phiếu thu, phiếu chi tương ứng

Khi phát sinh nghiệp vụ thu, chi tiền kế toán sẽ lập phiếu thu( phiếu chi)

trình giám đốc, kế toán trưởng duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ thu tiền, sau đó

kế toán phần hành sẽ tiến hành định khoản và cập nhật số liệu vào sổ quỹ

tiền mặt và đính kèm chứng từ gốc

b) Trình tự ghi sổ kế toán tiền mặt

Được thực hiện theo sơ đồ

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng

Hàng ngày hoặc định kì căn cứ vào các chứng từ thu chi tiền mặt để

lên sổ quỹ tiền mặt (kiêm báo cáo quỹ), kế toán tiền mặt làm nhiệm vụ:

- Kiểm tra sổ quỹ về cách ghi và số dư

- Phân loại chứng từ có TK111, nợ TK liên quan để ghi vào nhật kí chứng

từ số 1 Đối ứng nợ TK111, có các TK liên quan ghi vào bảng kế số 1

- Cuối tháng khóa sổ nhật kí chứng từ số 1 và bảng kế số 1 để đối chiều

với các NKCT và các bảng kê liên quan

c) Sơ đồ hạch toán tổng

TK 111

liên kết, nhận kinh phí Thanh toán nợ phải trả

TK 338 (338) TK 138(1381)

Thừa tiền quỹ chờ xử lý Thiếu tiền quỹ chờ xử lý

3.2 Kế toán tiền gửi ngân