Phân tích công việc tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội

Phần lớn các tổchức tại Việt Nam chưa thực hiện hoặc chưa thực hiện đầy đủ phân tích công viêc.Nguyên nhân là hoạt động quản trị nhân lực ở Việt Nam vẫn chưa được nhận thức và đánh giá đ

LỜI CAM ĐOAN

chuyên đề thực tập này là do em tìm hiểu, nghiên cứu và xây dựng dựa theo các sốliệu được cung cấp bởi phòng Tổ chức - Tổng hợp cũng như tham khảo các nguồnkhác như giáo trình, sách tham khảo; không sao chép bất kỳ tài liệu nào Vì vậy, cáckết quả điểu tra phân tích hoàn toàn chính xác và trung thực Nếu có sai sót em xinchịu hoàn toàn trách nhiệm

Em xin chân thành cảm ơn và kính mong quý thầy cô nhận xét và chỉ bảo để chuyên

đề của em được hoàn thiện hơn

Hà Nội, ngày 19 tháng 5 năm 2014 Sinh viên thực hiện

Mai Thị Trà My

MỤC LỤC

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY BẢO

HIỂM PJICO HÀ NỘI 30

PHỤ LỤC……… 48

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, BIỂU MẪU CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM PJICO HÀ NỘI 30

Bảng 2.2 Phân công nhiệm vụ phòng Tổ chức - Tổng hợp 15

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM PJICO HÀ NỘI 30

Bảng 3.1 Kế hoạch nhân sự công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội 39

Bảng 3.2 Kế hoạch đào tạo năm 2014 43

Bảng 3.3 Bảng lương chức danh trưởng phòng, phó trưởng phòng, 45

chuyên viên công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội 45

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cần thiết của đề tài nghiên cứu

Ngày nay, tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã được mọi người,mọi tổ chức thừa nhận Điều này được khẳng định qua công tác quản lý nguồn nhânlực ngày càng được quan tâm, coi trọng Trong đó, con người là yếu tố mang tínhquyết định, có tính sáng tạo Tổ chức hình thành nên bởi con người, vận hành bởicon người, con người quản lý mọi nguồn lực khác trong tổ chức; con người là yếu

tố quyết định đến sự tồn tại và đi lên, sự thành bại của tổ chức

Để quản trị nhân lực thực sự phát huy đươc hiệu quả thì hoạt động đầu tiên cầnphải tiến hành đó là phân tích công việc Phân tích công việc là công cụ để làm tốtcác hoạt động khác như: thiết kế công việc, kế hoạch hoá nguồn nhân lực, tuyểndụng lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo phát triển, antoàn lao động,… Một trong những mục tiêu cơ bản của quản trị nhân lực trong tổchức là bố trí lao động sao cho đúng người, đúng việc, hợp lí hoá sản xuất tạo điềukiện cho người lao động phát huy tối đa khả năng của mình đem lại hiệu quả cho tổchức Nhà quản lý có trách nhiệm tìm hiểu rõ nội dụng, bản chất yêu cầu công việc,đồng thời cũng phải hiểu rõ năng lực, trình độ của từng người lao động để bố tríngười lao động vào vị trí công việc phù hợp nhất

Đối với các nước phát triển trên thế giới, quản trị nhân lực là hoạt động đãđược biết đến từ lâu, mỗi tổ chức đều ý thức được tác dụng to lớn của phân tíchcông viêc và áp dụng phổ biến nhiều năm qua Tuy nhiên với các nước đang pháttriển như Việt Nam, phân tích công việc là khái niệm khá mới mẻ Phần lớn các tổchức tại Việt Nam chưa thực hiện hoặc chưa thực hiện đầy đủ phân tích công viêc.Nguyên nhân là hoạt động quản trị nhân lực ở Việt Nam vẫn chưa được nhận thức

và đánh giá đúng đắn, các tổ chức chưa hiểu rõ bản chất của phân tích công việc, do

đó chưa có sự đầu tư đúng mức cho hoạt động này Và công ty bảo hiểm PJICO HàNội cũng không phải là ngoại lệ, hoạt động phân tích công việc vẫn chưa được quantâm và thực hiện đầy đủ; trình tự phân tích công việc chưa hoàn thiện và còn nhiều

thiếu sót Vì thế, với đề tài: “Phân tích công việc tại Công ty bảo hiểm PJICO Hà

Nội”, tác giả sẽ đưa ra thực trạng phân tích công việc tại công ty, đồng thời cũng

đưa ra những giải pháp để hoàn thiện hoạt động phân tích công việc, đem lại hiệuquả cao hơn cho hoạt động quản trị nhân lực tại công ty.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu chung: Tìm hiểu về hoạt động phân tích công việc tại công ty bảo

hiểm PJICO Hà Nội

Mục tiêu cụ thể: Chuyên đề nghiên cứu về thực trạng hoạt động phân tích công

việc; tìm hiểu về quy trình phân tích công việc từ đó đề xuất các giải pháp nhằmhoàn thiện hoạt động phân tích công việc tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội

3 Đối tượng và nội dung nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Hoat động phân tích công việc tại công ty bảo hiểm

PJICO Hà Nội

Nội dung nghiên cứu: Chuyên đề tập trung đánh giá thực trạng hoạt động phân

tích công việc tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội trên cơ sở các tài liệu có sẵn vàkhảo sát bằng bảng hỏi đối với các cán bộ nhân viên trong công ty Từ đó, có thể đềxuất các giải pháp nhằm hoàn thiện phân tích công việc, nâng cao hiệu quả củaquản trị nhân lực tại công ty

4 Phạm vi nghiên cứu

Về mặt không gian: Chuyên đề tập trung nghiên cứu hoạt động phân tích công

việc tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội

Về mặt thời gian: Phần thực trạng chuyên đề nghiên cứu hoạt động phân tích

công việc tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội từ năm 2011 – 2013

5 Kết cầu của đề tài nghiên cứu

Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung chuyên đề bao gồm 3 chương chínhsau:

Chương 1: Tổng quan các vấn đề nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu.Chương 2: Đánh giá thực trạng phân tích công việc tại công ty bảo hiểmPJICO Hà Nội

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện phân tích công việc tại công tybảo hiểm PJICO Hà Nội

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN CÁC VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU VÀ

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

1.1 Tổng quan các vấn đề nghiên cứu

1.1.1 Tổng quan các đề tài nghiên cứu về công ty bảo hiểm PJICO

Qua quá trình thực tập tại công ty, tác giả đã tìm hiểu các đề tài nghiên cứu về

công ty trong đó có đề tài: “Hoàn thiện công tác đào tạo và phát triển nguồn

nhân lực tại công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex”, của Nguyễn Thị Vân Anh,

chuyên đề tốt nghiệp, đại học Kinh tế quốc dân, năm 2010

Đề tài cung cấp những đặc điểm của nguồn nhân lực tại công ty về quy mô và

cơ cấu lao động (phân theo trình độ học vấn, theo tính chất hợp đồng và theo giớitính); đặc điểm kinh doanh của công ty; các chính sách kinh doanh; chính sách pháttriển nguồn nhân lực có ảnh hưởng đến hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhânlực tại công ty Từ đó, tác giả đi sâu vào phân tích thực trạng công tác đào tạo vàphát triển nguồn nhân lực tại công ty:

- Về xác định nhu cầu đào tạo: Tuy đã xác định được nhu cầu lao động của tổchức dựa trên nhu cầu của các phòng ban nhưng công ty vẫn còn áp dụng kế hoạchcho từng năm mà chưa có kế hoạch dài hạn

- Về mục tiêu đào tạo: Nâng cao năng lực của cán bộ nhân viên, mục tiêu nàykhá chung chung và chưa cụ thể khoá đào tạo chuyên về mảng gì

- Về lựa chọn đối tượng đào tạo: Đối tượng được cử đi đào tạo quy định khá rõràng vì thế việc cử cán bộ nhân viên đi đào tạo ít gặp khó khăn

- Về xây dựng chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo: Công tychủ yếu cử cán bộ nhân viên đi học tại các lớp cạnh doanh nghiệp hoặc tham gia cáchội nghị, hội thảo nên chương trình đào tạo phụ thuộc nhiều vào các yếu tố bênngoài gây khó khăn trong việc chủ động tiến trình thực hiên đào tạo

- Về lựa chọn giáo viên: Giáo viên chủ yếu là thuê ngoài khi tổ chức các lớptập huấn ngắn hạn dẫn đến giáo viên có thể chưa nắm rõ tình hình của công ty và có

- Về chi phí đào tạo: Do giáo viên chủ yếu là thuê ngoài và phương pháp đàotạo cạnh doanh nghiệp, tham dự hội thảo, hội nghị nên kinh phí tố kém, chưa tậndụng được nguồn lực trong doanh nghiệp.

- Về đánh giá chương trình và hiệu quả đào tạo: Thông qua các bài kiểm tra,sát hạch và báo cáo kết qủa của đối tượng được đào tạo; kết hợp với dựa trên thái độ

và kết quả thực hiện công việc sau khi đào tạo

Và cuối cùng, tác giả đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác đàotạo và phát triển nguồn nhân lực tại công ty: cải tiến, mở rộng nội dung đào tạo;nâng cao chất lượng tuyển dụng; thay đổi nhận thức của người lao động về đào tạo

và phát triển; tăng cường mở rộng mối quan hệ với các tổ chức đào tạo trong vàngoài nước

Đề tài cũng có những ưu điểm và hạn chế nhất định Về ưu điểm, đề tài đemđến cái nhìn tổng quan nhất về hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tạicông ty Và đề tài đã chỉ ra được một số thực trạng hoạt động đào tạo còn tồn tạitrong công ty dẫn đến hoạt động đào tạo chưa đạt hiệu quả cao và tốn kém chi phí

Từ đó, tác giả đã đưa ra một số giải pháp như kết hợp đào tạo trong công việc vàngoài công việc, tuyển chọn các cán bộ trong công ty (lãnh đạo, quản lý, chuyênviên,… có kinh nghiệm) có thể trực tiếp giảng dạy vừa giảm chi phí đào tạo mà nộidung lại bám sát với tình hình hoạt động kinh doanh của công ty Tuy nhiên, đề tàicũng còn một số hạn chế Tên đề tài bao gồm cả hoạt động đào tạo và phát triểnnhưng khi phân tích thực trạng trong bài, tác giả chỉ tập trung vào hoạt động đào tạo

mà không nêu nội dung liên quan đến hoạt động phát triển Điều đó dẫn đến các giảipháp đưa ra cho hoạt động phát triển của công ty hầu như chưa có Một số kiến nghịcòn mang tính chung chung, trong phần phân tích hoạt động đào tạo, tác giả đã đưa

ra một số giải pháp nhưng không tổng hợp theo hệ thống trong chương 3 để ngườiđọc cùng nắm được Mặc dù còn có một số hạn chế, nhưng đề tài cũng đã làm nổibật được những điểm yếu, điểm mạnh của hoạt động đào tạo và phát triển tại công

ty từ đó đưa ra giải pháp thích hợp để hoàn thiện hai hoạt động này, nâng cao hiệuquả của quản trị nhân lực tại công ty

1.1.2 Tổng quan các đề tài nghiên cứu có cùng chủ đề

Trong suốt những năm gần đây, các công ty ngày càng quan tâm đến PTCVtrong tổ chức của mình bởi hoạt động PTCV ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động

khác của quản trị nhân lực như kế hoạch hoá nguồn nhân lực, tuyển dụng, tuyểnchọn, đào tạo và phát triển, thù lao lao động,… Tuy nhiên, các sách tham khảo cũngnhư tài liệu về hoạt động PTCV còn khá hạn chế Tiêu biểu trong đó có cuốn

“Phân tích công việc giảm thiểu những “tị nạnh” trong công việc” của Business

Edge, NXB Trẻ, năm 2006 Cuốn sách nằm trong bộ sách Quản trị nhân lực đemđến cái nhìn khái quát về hoạt động PTCV, bao gồm 3 phần chính:

Phần A nêu các khái niệm công việc, PTCV và các lợi ích mà PTCV có thểđem lại cho doanh nghiệp Đây chính là lí giải cho việc doanh nghiệp nên tiến hànhPTCV

Phần B là quy trình PTCV nêu cách thức để PTCV có hiệu quả, gồm 3 giaiđoạn và 6 bước Trong đó, 3 giai đoạn chính là: chuẩn bị phân tích; tiến hành phântích; kết quả phân tích 3 giai đoạn đó lại chia thành 6 bước nhỏ hơn

Giai đoạn 1: Xác định mục đích PTCV trong tổ chức

Xem xét các thông tin có liên quan đến công việc

Lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu

Giai đoạn 2: Thu thập thông tin dữ liệu về công việc

Thẩm định thông tin phân tích

Giai đoạn 3: Viết các tài liệu về công việc

Sau khi thu thập các thông tin về công việc, phần C là sắp xếp các thông tin vềcông việc thành các tài liệu bao gồm bản mô tả công việc, bản yêu cầu thực hiệncông việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Từ đó sẽ đưa ra cách sử dụng cáctài liệu đó vào những chức năng khác nhau của QTNL như tuyển dụng, đào tạo,đánh giá hiệu quả làm việc, xác định mức lương, thưởng,…

Cuốn sách là tài liệu tham khảo rất hữu ích Ưu điểm của nó là nội dung khá rõràng, dễ hiểu Cuốn sách giúp người đọc vừa tiếp cận được lí thuyết về PTCV vừathực hành ngay những kiến thức thu thập được vận dụng vào các tình huống có thểxảy ra trong doanh nghiệp Cuối mỗi phần còn có bài tập tự đánh giá giúp ngườiđọc đánh giá được những kiến thức tiếp thu được từ phần đó Ví dụ, sau khi nêu racâu hỏi “Khi nào cần phải PTCV?”, ngay dưới là phần thực hành để người đọc tựtrả lời theo hiểu biết của mình và cuối cùng sẽ là đáp án cho câu hỏi: doanh nghiệp

cần phải PTCV Cuốn sách còn đưa ra một số tài liệu mẫu cần có liên quan đếncông việc sau khi kết thúc giai đoạn 2 mà các doanh nghiệp hay các tổ chức có thểtham khảo khi tiến hành PTCV

Tuy nhiên cuốn sách còn có một số hạn chế đó là do sách xuất bản năm 2006nên phần xu hướng phát triển của PTCV và một số thuật ngữ cho đến hiện nay cónhững thay đổi Vì thế, người đọc nên lồng ghép các xu hướng PTCV và cách sửdụng từ ngữ hiện nay để đạt hiệu quả khi đọc sách Cuốn sách nằm trong tủ sáchquản trị nhân lực nên để hoàn thiện hoạt động PTCV trong tổ chức thì người đọccần có những hiểu biết nhất định về các hoạt động trong QTNL

Ngoài sách tham khảo, thì các đề tài nghiên cứu trước đó cũng là một kênh

tham khảo hữu ích Một đề tài có cùng chủ đề nghiên cứu, đó là: “Hoàn thiện công

tác phân tích công việc và chương trình đánh giá thực hiện công việc tại công ty Quan hệ quốc tế - Đầu tư sản xuất thuộc Tổng công ty Xây dựng công trình giao thông 8 (CIENCO) - Bộ giao thông vận tải” của Vũ Thanh Hiếu, luận văn thạc sĩ,

Đại học Kinh tế quốc dân, năm 2004 Đề tài phân tích thực trạng hoạt động PTCV

và hoạt động đánh giá thực hiện công việc cũng như mối liên hệ giữa hai hoạt độngnày

Ưu điểm của đề tài đó là tác giả đi vào nghiên cứu tình hình hoạt động PTCVtại công ty, phương pháp PTCV, quy trình PTCV: lựa chọn người PTCV, xây dựngvăn bản phân công nhiệm vụ Tác giả đưa ra những bản phân công nhiệm vụ mẫu

để dựa vào đó phân tích những mặt được và chưa được, đồng thời đánh giá nhữngứng dụng của các văn bản vào hoạt động quản trị nhân lực tại công ty Khi xâydựng bảng hỏi để thu thập thông tin cho PTCV, tác giả bám sát vào đặc điểm hoạtđộng của công ty, cũng như hoạt động của các cán bộ công nhân viên Do đặc điểmsản xuất kinh doanh của công ty về xây dựng, xây dựng công trình và sản xuất côngnghiệp nên tác giả chú trọng hơn vào phần hỏi về điều kiện lao động và an toàn laođộng Tác giả đưa ra quy trình hoàn thiện cho cả hoạt động PTCV và đánh giá thựchiện công việc phù hợp với hoạt động của công ty Tuy nhiên, đề tài cũng khôngtránh khỏi hạn chế khi một số giải pháp đưa ra nhằm hoàn thiện cả hai hoạt độngPTCV và đánh giá thực hiện công việc còn khá chung chung

Bên cạnh luận văn thạc sĩ về đề tài phân tích công việc, còn có một số chuyên

đề thực tập tốt nghiệp cũng nghiên cứu về đề tài này tại các công ty khác nhau.Dưới đây là một số đề tài tác giả đã tìm hiểu được

Đề tài “Hoàn thiện phân tích công việc tại công ty cổ phần Lilama 69-3”,

Lương Thuỷ Tiên, chuyên đề tốt nghiệp, đại học Kinh tế quốc dân, năm 2010 đãđưa ra rất rõ ràng những đặc điểm của công ty ảnh hưởng đến PTCV: quá trình hìnhthành và phát triển; đặc điểm tổ chức kinh doanh; cơ cấu tổ chức và cơ cấu laođộng; kết quả kinh doanh; nhận thức quan điểm của ban lãnh đạo công ty về PTCV;vai trò của phòng tổ chức và các cán bộ nhân sự trong công tác PTCV Tuy nhiên,phần thực trạng lại chưa đi sâu vào trình tự PTCV hiện tại cửa công ty mà chỉ đánhgiá khái quát Tác giả đưa ra một ví dụ về PTCV của nhân viên phòng tổ chức rồi từ

đó đánh giá luôn về hoạt động PTCV của toàn công ty Phần giải pháp và kiến nghịđược đưa ra còn chưa sát với tình hình hoạt động của công ty cũng như hoạt độngPTCV Đề tài tuy còn hạn chế nhưng đã đem đến cái nhìn khái quát về hoạt độngPTCV tại công ty Lilama 69-3

Khác với đề tài trên, đề tài “Phân tích công việc để hoàn thiện công tác quản

lý nguồn nhân lực trong Công ty TNHH Kim Ngân Hà”, Hoàng Thị Hân, chuyên

đề tốt nghiệp, đại học Kinh tế quốc dân, năm 2011, lại tập trung đánh giá về các vănbản PTCV tại công ty (về hình thức và nội dung) và đánh giá về việc xây dựng cácvăn bản PTCV Tác giả cũng phân tích vai trò của phòng tổ chức hành chính Từ

đó, tác giả đưa ra kiến nghị về sự hợp tác của các phòng ban trong công ty cùngtham gia vào công tác PTCV và thiết kế một quy trình tiến hành PTCV cho công ty.Mặc dù có những đánh giá về hoạt động xây dựng các văn bản nhưng tác giả lạichưa cho thấy rõ trình tự tiến hành PTCV cũng như mối quan hệ giữa PTCV với cáchoạt động quản trị nhân lực khác Vì thế, giải pháp chỉ đưa ra cho việc xây dựngvăn bản mà chưa đưa ra giải pháp khi kết hợp PTCV với các hoạt động: tuyển dụng,đào tạo, an toàn lao động,…

Còn đối với đề tài “Hoàn thiện phân tích công việc tại công ty TNHH Global

MFG Việt Nam”, Đào Duy Tùng, chuyên đề tốt nghiệp, đại học Kinh tế quốc dân,

năm 2009 tác giả phân tích về các yếu tố ảnh hưởng đến PTCV trong công ty, nhấnmạnh tầm quan trọng về tính chính xác của thông tin; khả năng, trình độ của cán bộPTCV cũng như đặc điểm sản phẩm dịch vụ và triết lí hoạt động kinh doanh của

PTCV và trình tự tiến hành PTCV Qua quá trình tiến hành PTCV, tác giả cũngđánh giá về việc sử dụng các văn bản gồm phiếu mô tả nhiệm vụ và quy định vềquyền hạn, trách nhiệm của cán bộ nhân viên trong công ty Về phần giải pháp chohoạt động PTCV, tác giả chỉ đưa ra giải pháp hoàn thiện phương pháp lập kế hoạchchuẩn bị cho PTCV và hoàn thiện phương pháp thu thập thông tin mà chưa đề cậpđến giải pháp sử dụng kết quả PTCV vào hoạt động QTNL tại công ty

1.1.3 Bài học kinh nghiệm rút ra từ các đề tài có liên quan

Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu về hoạt động PTCV cũng như tham khảocác sách và tài liệu, luận văn, các chuyên đề tốt nghiệp trên, tác giả đã rút ra đượcmột số kinh nghiệm cho bản thân trong việc hoàn thiện chuyên đề thực tập củamình, đó là:

Tác giả cần nắm được những đặc điểm của công ty ảnh hưởng đến hoạt độngPTCV như: sản phẩm và kết quả kinh doanh; cơ cấu tổ chức và cơ cấu lao động; vaitrò của phòng tổ chức tổng hợp và nhân viên nhân sự trong PTCV,…

Từ đó, đánh giá thực trạng PTCV theo trình tự các bước tiến hành PTCV tạicông ty, đưa ra những hoạt động mà công ty đang tiến hành, chỉ ra những mặt được

và chưa được của hoạt động

Phần giải pháp, ngoài việc đưa ra một quy trình hoàn thiện cho hoạt độngPTCV, nên đưa ra kết hợp việc ứng dụng PTCV đó với các hoạt động khác củaquản trị nhân lực như: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá thực hiện công việc,…

1.2 Phương pháp nghiên cứu

1.2.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Phương pháp thu thập dữ liệu có 2 loại đó là phương pháp thu thập dữ liệu sơcấp và phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

1.2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Có nhiều phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp như phương pháp quan sát,phương pháp phỏng vấn, phương pháp ghi chép, phương pháp điều tra bằng bảnghỏi,… Tuy nhiên để việc thu thập dữ liệu cho kết quả tốt nhất, các nhà nghiên cứuthường kết hợp sử dụng nhiều phương pháp khác nhau Trong chuyên đề này, tácgiả đã sử dụng phương pháp điều tra bằng bảng hỏi

Tác giả sử dụng bảng hỏi đã được thiết kế sẵn phát cho các cán bộ nhân viêntrong công ty Bảng hỏi có 18 câu gồm các câu hỏi về thông tin chung và các câuhỏi về phần thông tin cần điều tra Các câu hỏi chủ yếu là dạng câu hỏi đóng vớicâu trả lời đã được thiết kế sẵn hoặc trả lời với đáp án “có” hoặc “không”.

Bảng hỏi được phát ra 40 phiếu cho cán bộ nhân viên tại công ty, thu về 40phiếu hợp lệ, với cơ cấu như sau:

Bảng 1.1 Cơ cấu cán bộ nhân viên trả lời bảng hỏi

1 Theo giới tính

- Nam

- Nữ

2218

5545

22.540307.5

3 Theo trình độ chuyên môn

2.560307.5

7.554542.5

1512.517.512.5101517.5

(Nguồn: Số liệu tổng hợp của tác giả)

1.2.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Trong chuyên đề này, tác giả sử dụng nguồn số liệu thứ cấp đó là các tài liệu,văn bản, tài liệu của công ty đã được sự cho phép của phòng Tổ chức – Tổng hợp.Ngoài ra, còn có các sách, tài liệu tham khảo chuyên ngành

1.2.2 Phương pháp phân tích số liệu

Đối với dữ liệu sơ cấp: Sau khi thu lại phiếu điều tra, tác giả tiến hành tổnghợp số liệu bằng Excel

Đối với dữ liệu thứ cấp: các dữ liệu đã có sẵn được tổng hợp sao cho phù hợpvới mục đích nghiên cứu, sau đó tiến hành phân tích, so sánh, đánh giá

CHƯƠNG 2 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM PJICO HÀ NỘI

2.1 Những đặc điểm của công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội ảnh hưởng tới phân tích công việc

2.1.1 Đặc điểm sản phẩm

Đặc điểm sản phẩm là yếu tố quyết định đến tính chất công việc, lao động vàhoạt động sản xuất kinh doanh PJICO là một công ty kinh doanh trong lĩnh vực bảohiểm phi nhân thọ Trong đó, bảo hiểm là một sản phẩm không giống như nhữngsản phẩm thông thường, nó chứa đựng tính chất trừu tượng, không có hình thù vàkhông thế cầm nắm được Sản phẩm bảo hiểm ra đời để giúp mọi người phòngtránh những rủi ro Chính vì thế, những người làm công tác bảo hiểm phải có kiếnthức nhất định về các loại bảo hiểm mà công ty kinh doanh cũng như khả năng tưvấn Do vậy, hoạt động phân tích công việc rất cần người lao động được đào tạo vềlĩnh vực này kết hợp với những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực này để có thểđưa ra những mô tả về công việc, những tiêu chuẩn thực hiện công việc và nhữngyêu cầu thực hiện công việc một cách chính xác nhất

2.1.2 Cơ cấu tổ chức và cơ cấu lao động

2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức

Hội sở PJICO Hà Nội (nay là công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội) được thành lậpngày 01/01/2008 thực hiện hoạt động kinh doanh bảo hiểm bao gồm việc tổ chứcmạng lưới, tìm kiếm khách hàng, khai thác bán hàng và quản lý bán hàng,…

Hiện nay, hệ thống của công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội tổ chức theo mô hìnhtrực tuyến chức năng

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của PJICO Hà Nội

(Nguồn: Tổng hợp số liệu từ phòng Tổ chức – Tổng hợp)

Đứng đầu công ty là Ban giám đốc với 1 giám đốc và 2 phó giám đốc Giámđốc là người phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Nhà nước, công ty và hộiđồng quản trị Tổng công ty cổ phần bảo hiểm PJICO về kết quả quản lý, điều hànhmọi hoạt động của đơn vị; đồng thời, giám đốc cũng phụ trách phòng kế toán vàphòng tổ chức – tổng hợp Hai phó giám đốc giúp giám đốc thực hiện các nhiệm vụchung, chịu trách nhiệm về kết quả chỉ đạo và tổ chức thực hiện nhiệm vụ trong cáclĩnh vực được phân công phụ trách trực tiếp Trong đó, một phó giám đốc phụ tráchphòng BH xe cơ giới, phòng BH con người và các phòng bảo hiểm khu vực chẵn (2,

4, 6, 8, 10, 12, 14) Phó giám đốc còn lại phụ trách phòng BH tài sản - kĩ thuật,phòng BH Hàng hải và các phòng bảo hiểm khu vực lẻ (1, 3, 5, 7, 11, 15) Mỗiphòng chức năng cũng như các phòng bảo hiểm khu vực đều có một trưởng phòng,một phó phòng và các nhân viên

Cơ cấu tổ chức của công ty tương đối rõ ràng Công ty có những văn bản quyđịnh cụ thể về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban trong công ty.Hiện nay, các phòng ban trong công ty làm việc và phân công nhiệm vụ cho nhân

GIÁM ĐỐC

P Kế toán

P TC - TH

P BH

Xe cơ

giới

P BH con người

P BHKV

2, 4, 6, 8,

10, 12

P BH tài sản kỹ thuật

P BH Hàng hải

P BHKV 1,3, 5, 7,

11, 15

viên dựa trên các văn bản quy định này Điều này cũng tạo thuận lợi riêng cho hoạtđộng PTCV trong công ty vì đó là nền tảng cho hoạt động PTCV được tiến hànhnhanh và hiệu quả

2.1.2.2 Cơ cấu lao động

Theo thống kê đến ngày 31/12/2013, công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội đã kíhợp đồng với 100% cán bộ nhân viên trong công ty Cho đến nay, công ty có tổng

số là 108 cán bộ nhân viên, trong đó có 49 lao động nữ chiếm 45.6%; số lao độngnam là 59 người, chiếm 54.6%

Bảng 2.1 Cơ cấu lao động tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội

giai đoạn 2011 - 2013

35.1 40.5 13.5 10.9

41 43 16 9

37.6 39.4 14.7 8.3

42 44 14 8

38.9 40.7 12.9 7.5

2.7 46.8 39.6 10.9

3 55 41 10

2.7 50.4 37.6 9.3

3 56 40 9

2.8 51.8 37.0 8.4

(Nguồn: Báo cáo tổng hợp phòng TC - TH năm 2011, 2012, 2013)

Từ năm 2011-2013, số lao động tại công ty giảm từ 111 người xuống 108người Tuy nhiên, số lao động trẻ lại tăng lên Số lao động dưới 30 tuổi tăng từ35.1% lên 38.9% Số lao động phổ biến nhất trong độ tuổi từ 30 - 40 có sự tăng nhẹ

từ năm 2011 đến 2013, đến năm 2013 chiếm 40.7% Số lao động từ 41-50 tuổi và

từ 50 tuổi trở lên có xu hướng giảm từ năm 2011-2013 Lực lượng lao động trẻ nămsau cao hơn năm trước là một thế mạnh của công ty, giúp phát triển môi trường làmviệc năng động hơn, là điều kiện thuận lợi cho hoạt động PTCV bởi hoạt độngPTCV vài năm gần đây mới được nhiều người quan tâm đến và lao động trẻ biếtđến hoạt động này nhiều hơn, tiếp cận nó nhanh hơn

Theo bảng thống kê trên, nhân viên trong công ty chủ yếu có trình độ từ caođẳng trở lên trong đó đại học chiếm 51.8% năm 2013 (tăng 5% so với năm 2011),

và cao đẳng chiếm 37% năm 2013 (giảm 2.6% so với năm 2011) Công ty có 3 thạc

sỹ chiếm 2.8% năm 2013 Như vậy, công ty có đội ngũ lao động có trình độ cao.Các cán bộ nhân viên hầu hết đều có những hiểu biết nhất định về hoạt động PTCV

vì thế có thể hỗ trợ cho phòng Tổ chức – Tổng hợp khi thực hiện hoạt động PTCVtại công ty Cán bộ PTCV sẽ không mất nhiều thời gian khai thác thông tin trongquá trình PTCV

2.2 Thực trạng phân tích công việc tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội

2.2.1 Quan điểm của Ban lãnh đạo và năng lực của phòng Tổ chức – Tổng hợp trong hoạt động phân tích công việc tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội

2.2.1.1 Quan điểm của Ban lãnh đạo công ty về hoạt động PTCV

Quan điểm, sự nhận thức của Ban lãnh đạo công ty về hoạt động PTCV có ảnhhưởng lớn đến hoạt động này

Ban lãnh đạo công ty đã có những chỉ đạo, yêu cầu phòng Tổ chức – Tổng hợpthực hiện hoạt động PTCV Ban lãnh đạo cũng xác định PTCV là hoạt động cầnphải thực hiện để phân công công việc, nhiệm vụ rõ ràng giúp cho mỗi nhân viêntrong công ty nắm rõ đươc mình phải thực hiện những nhiệm vụ gì, có trách nhiệm

gì trong công việc

Tuy nhiên ban lãnh đạo chưa hiểu sâu sắc và hiểu hết các tác dụng của PTCVđối với hoạt động QTNL trong công ty Vì vậy cho đến nay, công ty chưa quantâm, đầu tư đúng mức cho hoạt động này Điều này được thể hiện ở quy trình thựchiện PTCV chưa bài bản; hệ thống văn bản PTCV chưa hoàn chỉnh

2.2.1.2 Năng lực của phòng Tổ chức - Tổng hợp trong hoạt động PTCV tại công ty

Phòng Tổ chức - Tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong thực hiện hoạt độngPTCV tại công ty Cán bộ PTCV là người chịu trách nhiệm chính trong hoạt độngPTCV Do đó cán bộ PTCV có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của PTCV Cán bộPTCV phải là người am hiểu về các công việc trong tổ chức, có hiểu biết, kiến thức,

kĩ năng về PTCV Họ biết cách lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phù hợp,

là người có kỹ năng thiết kế các biểu mẫu thu thập thông tin, có khả năng thu hútngười lao động tham gia vào quá trình PTCV, có kỹ năng tiến hành thu thập thôngtin: kỹ năng phỏng vấn, quan sát,… có kỹ năng sắp xếp, phân loại, xử lý thông tin,

có kỹ năng viết các văn bản PTCV Tuy nhiên, hiện nay, phòng TC – TH còn thiếunhân viên trong mảng PTCV cũng như các kiến thức về PTCV của nhân viên trongphòng còn yếu

Bảng 2.2 Phân công nhiệm vụ phòng Tổ chức - Tổng hợp

1 Chu Thị Thuần - Trưởng phòng

- Phụ trách công tác tổ chức cán bộ

- Xây dựng và thực hiện các chế

độ, chính sách cho người lao động

- Kí kết các HĐLĐ, luân chuyển cán bộ, chấm dứt HĐLĐ

- Xây dựng kế hoạch đào tạo

- Phụ trách công tác khen thưởng,

kỉ luật

2 Phạm Thị Thanh Bình – Phó phòng

- Quản lý công tác hành chính quản trị, công tác nội chính

- Tính lương hàng tháng, thống kê thu nhập và tính thuế thu nhập

- Công tác công đoàn của công ty

3 Trần Thị Châu Giang – Chuyên viên

- Theo dõi và thực hiện công tác BHXH, BHYT, BHTN

- Lưu trữ hồ sơ nhân sự

- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng đại lý BH theo định kì, quản lý hợp đồng đại lý BH

4 Công Thị Thu Trang – Nhân viên

- Lưu giữ bảo quản con dấu, công tác văn thư của công ty

- Chịu trách nhiệm công tác lễ tân của công ty

5 Trần Trọng Nghĩa – Nhân viên

- Lái xe phục vụ giám đốc

- Đảm bảo công tác an ninh, an toàn phòng cháy chữa cháy, điện nước và quan hệ với các cơ quan

sở tại

6 Nguyễn Thị Mai Phương – Nhân viên

- Chịu trách nhiệm công tác văn thư của phòng, công tác thủ kho, công tác vệ sinh môi trường

- Theo dõi danh sách sinh nhật củaCBNV

(Nguồn: Tổng hợp bản phân công nhiệm vụ phòng TC – TH của tác giả)

Theo thống kê những nhiệm vụ chính của nhân viên phòng Tổ chức - Tổnghợp, có thể nhận thấy, phòng không có nhân viên chuyên trách mảng PTCV, cácnhiệm vụ thiên về hoạt động hành chính Vì thế, các kiến thức, kĩ năng về PTCVcủa họ còn hạn chế Công ty cũng không có kế hoạch cử đi đào tạo hoặc bồi dưỡng

về mảng này cho nhân viên trong phòng

2.2.2 Các phương pháp thu thập thông tin trong PTCV tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội

Công ty đã sử dụng 2 phương pháp để thu thập thông tin khi tiến hành phâncông nhiệm vụ cho các cá nhân gồm: Phương pháp nhật ký công việc và phươngpháp chuyên gia (thường là các Trưởng phòng chức năng sẽ đảm nhận vai tròchuyên gia)

2.2.2.1 Phương pháp nhật ký công việc

Phương pháp này được thực hiện bởi các cán bộ nhân viên trong phòng, họ ghichép lại các nhiệm vụ đang phải làm, các phương tiện trang bị mà họ sử dụng trongkhi làm việc, và điều kiện làm việc đang có để thực hiện nhiệm vụ được giao

Ưu điểm của phương pháp này đó là có thể thu được thông tin một cách thực

tế, các cán bộ nhân viên sẽ ghi chép những công việc thực tế mà họ đang phải làm.Tuy nhiên, hạn chế trong phương pháp này là có thể các cán bộ nhân viên khônghiểu đúng những gì họ đang thực hiện đồng thời khó đảm bảo việc ghi chép của họđược đầy đủ, hệ thống do thời gian tiến hành gấp rút

Phòng TC – TH đã phổ biến phương pháp nhật ký công việc cho từng trưởngphòng cùng với cách thức ghi chép công việc Phương pháp này được tiến hànhtrong một tuần Các nhân viên tự ghi chép công việc hàng ngày của mình, sau mộttuần tổng hợp lại và gửi lại cho trưởng phòng Trưởng phòng xem xét và bổ sungsau đó nộp lại cho phòng TC – TH

Dưới đây là ví dụ nhật ký công việc của 1 nhân viên phòng TC – TH:

Biểu mẫu 2.1 Nhật ký công việc của CBNV công ty Bảo hiểm PJICO Hà Nội

Họ và tên: Trần Thị Châu Giang

Phòng: Tổ chức - Tổng hợp

Người phụ trách trực tiếp: Chu Thị Thuần

Ngày 20 tháng 12 năm 20131.Từ 8h – 11h30: Rà soát hồ sơ các đại lý bảo hiểm trong quý I và quý II năm 2013: có đầy

đủ hợp đồng không, đại lý nào hết hạn hợp đồng, đại lý nào kí tiếp hợp đồng, kiểm tra phụlục đối với những đại lý gia hạn hợp đồng

(Nguồn: Nhật ký công việc phòng TC – TH năm 2013)

Theo nhật ký công việc trên, ghi chép của nhân viên Trần Thị Châu Giangtương đối đầy đủ những công việc đã làm trong ngày với nhiệm vụ đầu thì ghi chépđầy đủ từng bước khác nhau để hoàn thành công việc Nhưng các nhiệm vụ sau thìđược ghi không đầy đủ Qua tìm hiểu nhật ký công việc tại phòng TC – TH, việcghi chép nhật ký công việc chỉ tiến hành trong thời gian một tuần, dẫn đến một sốnhiệm vụ mà nhân viên thực hiện không được xuất hiện trong phần ghi chép đó.Điều này cho thấy nhược điểm của phương pháp này: việc ghi chép không đầy đủ

do thời gian tiến hành ngắn

2.2.2.2 Phương pháp chuyên gia

Phương pháp này được thực hiện bởi các Trưởng phòng Họ bổ sung vào bảnnhật ký công việc của các nhân viên trong phòng các nhiệm vụ còn thiếu hoặc chưađầy đủ Những thông tin được bổ sung này hoàn toàn do quyết định của các trưởngphòng

Đối với phương pháp này, ưu điểm là người trưởng phòng nắm bao quát đượccác nhiệm vụ của mỗi nhân viên do đó có thể bổ sung nhanh nhất những nhiệm vụcòn thiếu Tuy nhiên đây cũng chính là hạn chế vì trưởng phòng có quyền bổ sungnhững nhiệm vụ còn thiếu hoặc chưa đầy đủ dẫn đến các quyết định của các trưởngphòng có thể mang tính một chiều, áp đặt, thiên vị và thiếu sự liên kết với các thôngtin thu thập được từ phương pháp nhật ký công việc

Sau khi trưởng phòng đã thu lại bản nhật ký công việc của nhân viên, trưởngphòng xem xét và bổ sung thêm nhiệm vụ còn thiếu cho nhân viên

Dưới đây là một ví dụ về phần bổ sung nhiệm vụ còn thiếu cho nhân viên TrầnThị Châu Giang:

Biểu mẫu 2.2 Phân công nhiệm vụ CBNV công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội

Họ tên: Trần Thị Châu Giang

Phòng: Tổ chức - Tổng hợp

Người phụ trách trực tiếp: Chu Thị Thuần

Tổng hợp nhiệm vụ nhân viên phòng TC - TH

1 Thực hiện và theo dõi công tác quản lí đại lý trong toàn Hội sở, xây dựng kếhoạch đào tạo, tuyển dụng đại lý theo định kì hàng năm Rà soát các trường hợp đại

lý đã hết thời hạn hiệu lực hợp đồng đề nghị lãnh đạo Hội sở xem xét tái tiếp tụchợp đồng đại lí hoặc chấm dứt hợp đồng đại lí

2 Theo dõi và thực hiện công tác Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế, bảo hiểmthất nghiệp (đóng BHXH, BHYT theo định kì hàng tháng; cấp sổ BHXH cho ngườilao động và thanh toán các chế độ về BHXH, BHYT; ốm đau, thai sản, bệnh nghềnghiệp, hưu trí, tử tuất… đối với cán bộ nhân viên trong toàn công ty) và các chế độcủa người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động

3 Chịu trách nhiệm bảo quản và lưu trữ hồ sơ nhân sự của cán bộ nhân viênHội sở, cập nhật danh sách nhân sự toàn Hội sở

4 Mua hoa cắm tại lễ tân và ban lãnh đạo Hội sở

5 Các công việc khác theo phân công của lãnh đạo phòng

(Nguồn: Tổng hợp nhật ký công việc phòng TC – TH)

Trưởng phòng là người nắm rõ nhất toàn bộ công việc của phòng, cũng nhưcác công tác có liên quan đến hoạt động tổ chức của công ty, vì thế, sau khi xem xétnhật ký công việc của nhân viên, đã có những bổ sung như trên Bản bổ sung nàyđược trưởng phòng thông báo lại với nhân viên đó, và phục vụ cho việc đưa ra bảnphân công nhiệm vụ cho nhân viên trong phòng Có thể thấy, với những nhiệm vụchính, thì bản phân công này còn khá chung chung, chưa nêu ra các bước để theodõi hay thực hiện công tác quản lí hồ sơ đại lý bảo hiểm như thế nào; kết quả cầnđạt được khi hoàn thành nhiệm vụ ra sao

Như vậy, qua các tài liệu có liên quan đến nhật ký công việc, bản phân côngnhiệm vụ được đưa ra Trưởng phòng đưa ra các nhiệm vụ từ phức tạp đến đơn giảndựa vào trình độ chuyên môn của nhân viên Nhưng các quyết định của trưởngphòng thiếu sự đóng góp của các nhân viên trong phòng, sự phân chia công việcchưa thực sự hợp lí

2.2.3 Trình tự phân tích công việc tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội

Hoạt động PTCV tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội được xem là việc phâncông nhiệm vụ cụ thể cho các cá nhân trong phòng

2.2.3.1 Bộ phận chịu trách nhiệm về hoạt động PTCV tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội

Trong quá trình tổ chức thực hiện PTCV, Ban giám đốc công ty đã chỉ đạophòng TC - TH triển khai thực hiện Tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội, việcPTCV do trưởng phòng TC – TH trực tiếp triển khai kết hợp với các trưởng phòngcủa các phòng chức năng trong công ty Trưởng phòng TC – TH tốt nghiệp đại họcchuyên ngành QTNL và có nhiều năm kinh nghiệm cùng với các trưởng phòng củacác phòng chức năng có hiểu biết sâu sắc về hoạt động của phòng mình Điều nàytạo điều kiện thuận lợi cho công tác tham mưu, tư vấn cho ban giám đốc về cácnghiệp vụ QTNL trong công ty một cách hiệu quả Nhưng thực tại ở công ty và quabản phân công nhiệm vụ của các phòng chức năng trong công ty, tác giả nhận thấycông việc còn chưa thực sự phù hợp giữa người và việc, có sự chồng chéo trong quátrình thực hiện nhiệm vụ Tổng số chuyên gia tham gia vào quá trình PTCV củacông ty là 10 người (bao gồm 4 người của phòng TC – TH và 6 trưởng phòng chứcnăng) Tuy nhiên, sự lựa chọn chuyên gia này còn hạn chế bởi chưa có sự kết hợp

giữa các chuyên gia nhân sự chuyên nghiệp và các chuyên gia của công ty cũng nhưchưa có sự phối hợp giữa bộ phận chuyên gia với những nhân viên có kinh nghiệmtrong công ty

2.2.3.2 Trình tự phân tích công việc tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội

Thực tế tại công ty có thực hiện hoạt động PTCV nhưng mới chỉ dừng lại ởhoạt động phân công nhiệm vụ và công ty chưa đưa ra một văn bản nào hướng dẫn

cụ thể xây dựng quy trình PTCV Hoạt động PTCV tại công ty được thực hiện nhưsau:

Trưởng phòng chức năng tham gia khóa học ngắn hạn về hệ thống quản lý chấtlượng ISO tại tổng công ty về xây dựng quy trình hoạt động của phòng mình (trong

đó có xây dựng bản phân công nhiệm vụ cho nhân viên)

Trưởng phòng giới thiệu cho nhân viên trong phòng về cách thức sử dụngphương pháp nhật kí công việc để ghi lại những nhiệm vụ mà họ phải thực hiện.Cán bộ phòng TC –TH sẽ giải thích thêm cho nhân viên để nhân viên trong phòng

tự xác định nhiệm vụ của họ

Sau đó các nhân viên trong phòng nộp bản phân công nhiệm vụ cá nhân,trưởng phòng sẽ đảm nhận vai trò chuyên gia để chỉnh sửa, bổ sung hoàn chỉnh bảnphân công nhiệm vụ

Cuối cùng, các trưởng phòng sẽ tập hợp thành bản phân công nhiệm vụ của cảphòng Phòng TC - TH phụ trách thu các bản phân công nhiệm vụ này và trình lênBan giám đốc xem xét phê duyệt Bản phân công nhiệm vụ được lưu tại phòng chứcnăng, gửi 1 bản cho phòng TC – TH và một bản lưu văn thư

Trình tự tiến hành PTCV của công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội như trình bàytrên còn chưa đầy đủ, chưa được phân chia thành các bước cụ thể; nội dung cácbước chưa rõ ràng, ngoài ra còn một số hạn chế như:

- Thông tin từ phía người lao động cung cấp chưa được kiểm chứng rõ ràng.Việc lấy ý kiến đóng góp từ phía nhân viên còn mang tính hình thức, hầu hết cácnhân viên trong phòng chỉ đọc qua và tán thành, họ không dành nhiều thời gian đểhiểu rõ hơn về vấn đề này

- Chưa thể hiện tính thống nhất của các thông tin thu thập Các thông tin thuthập được mới chỉ là những thông tin chung về công việc, không có những thông tin

về trách nhiệm, quyền hạn, tiêu chuẩn thực hiện công việc, điều kiện làm việc

- Việc các trưởng phòng tiến hành tập hợp bản phân công nhiệm vụ của các cánhân thành một văn bản chung cho cả phòng như hiện nay là không phù hợp vì quátrình PTCV nhằm làm rõ bản chất của từng công việc gắn với từng người lao động.Khi quá trình PTCV hoàn thành thì mỗi người lao động đều phải được cung cấp đầy

đủ 1 văn bản gồm 3 nội dung: bản mô tả công việc, bản yêu cầu thực hiện công việc

và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

2.2.4 Các văn bản kết quả của PTCV tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội

Sau khi được Ban giám đốc phê duyệt, bản phân công nhiệm vụ sẽ được đưavào thực hiện Các trưởng phòng sẽ phổ biến cho nhân viên về nhiệm vụ mà nhânviên sẽ phải thực hiện

Việc áp dụng phương pháp và trình tự tiến hành phân công nhiệm vụ như trên

đã đem lại bản phân công nhiệm vụ của các phòng chức năng

Bản phân công nhiệm vụ của phòng TC – TH (xem phụ lục 1)

Bản phân công nhiệm vụ đã xác định được chức danh công việc, chủ yếu nêu

ra tại mỗi chức danh có những nhiệm vụ gì, chưa đề cập đến quyền hạn, tráchnhiệm của CBNV Ngoài ra còn thiếu các thông tin khác về trình độ đào tạo, các kỹnăng cần thiết đối với công việc mối quan hệ trong thực hiện công việc, điều kiệnlàm việc

Tác giả điều tra với phiếu điều tra về hoạt động PTCV tại công ty bảo hiểmPJICO Hà Nội ( xem phụ lục 2) Với câu hỏi: “Anh (Chị) có biết được trách nhiệm của mình khi thực hiện các nhiệm vụ không?” có đến 13 người (tương

đương với 32.5% số người được hỏi) không xác định được trách nhiệm của mình.Hiện tại, công ty chưa có bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc màchỉ giao cho từng phòng ban theo từng mảng phụ trách, sau đó sẽ giao việc cụ thểcho từng nhân viên và quy định thời gian phải hoàn thành nhiệm vụ Với câu hỏi:

“Các kỹ năng cần thiết có được nêu ra trong yêu cầu công việc của Anh (Chị) không?” có 16 người (tương đương với 40% số người được hỏi) không biết công việc mình làm yêu cầu những kĩ năng gì Với câu hỏi: “Yêu cầu công việc của Anh

(Chị) có đưa ra những kiến thức cần có không?” có 11 người (tương đương với

27.5% số người được hỏi) không nắm được yêu cầu của công việc thì cần nhữngkiến thức gì

Trong PTCV, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc giúp cho việc đánh giá sựhoàn thành công việc của người lao động được chuẩn xác từ đó sẽ tạo cơ sở để trảlương, thưởng đúng đắn, công bằng cho người lao động Tại công ty không có bảntiêu chuẩn thực hiện công việc sẽ gây khó khăn cho công tác lương thưởng, thù laolao động cho cán bộ nhân viên

Trên thực tế tại công ty, tất cả các CBNV thực hiện công việc hàng ngày chủyếu dựa vào sự phân công nhiệm vụ của trưởng phòng hoặc công việc vẫn làm từtrước chứ chưa dựa vào bản mô tả công việc

Với câu hỏi: “Anh (Chị) có mong muốn công ty thiết kế các văn bản về mô

tả công việc, tiêu chuẩn thực hiện công việc và yêu cầu đối với người thực hiện công việc không?” có 23 người (tương đương với 57.5% số người được hỏi) có

mong muốn công ty thiết kế lại các văn bản PTCV Qua tất cả các số liệu điều tratrên, cũng như việc phân tích thực trạng PTCV tại công ty, ban lãnh đạo công ty cầnphải xem xét, quan tâm hơn đến hoạt động PTCV và triển khai thực hiện PTCV đổimới phù hợp hơn với hoạt động của các phòng ban trong công ty

2.2.5 Thực trạng sử dụng kết quả của PTCV vào hoạt động quản trị nhân lực tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội

Phân tích công việc chiếm một vai trò qua trọng, nó ảnh hưởng đến mọi hoạtđộng của quản trị nhân lực Qua quá trình tìm hiểu, các kết quả của hoạt độngPTCV tại công ty mới chỉ được sử dụng trong hoạt động: tuyển mộ, tuyển chọn, bốtrí nhân lực; đánh giá thực hiện công việc; thù lao lao động; đào tạo và phát triểnnguồn nhân lực Tuy nhiên việc áp dụng kết quả của PTCV vào các hoạt động trêncòn chưa rõ ràng và khoa học

2.2.5.1 Tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí nhân lực

Do công ty chưa hệ thống các văn bản PTCV một cách đầy đủ và có hiệu quảnên còn có những tồn tại cần khắc phục Hoạt động tuyển mộ, tuyển chọn, bố trínhân lực lại chủ yếu dựa vào các văn bản kết quả của PTCV Chỉ khi có cơ sở rõràng thì công ty mới tuyển được những người lao động phù hợp với công ty Các

mô tả nhiệm vụ trên chỉ phát huy được vai trò khi người lao động đã gắn bó làmviệc trong công ty một thời gian tương đối dài Văn bản này sẽ không phát huy hếthiệu quả nếu công ty tiến hành tuyển nhân viên mới bởi các nhiệm vụ, trách nhiệmthuộc về công việc không rõ ràng để đăng quảng cáo tuyển mộ tuyển dụng Cán bộphụ trách tuyển dụng thiếu cơ sở lựa chọn hình thức thi tuyển, cách thức phỏng vấn

để đánh giá ứng viên rất có thể thụ động, cách thức đánh giá giữa các ứng viên khácnhau, hay giữa các đợt tuyển dụng khác nhau không đồng nhất nên thiếu sự côngbằng trong tuyển dụng

Công ty hiện nay có rất ít các đợt tuyển dụng bởi vì số lượng CBNV trongcông ty tương đối ổn định Tuy nhiên, có một hạn chế là công ty khi tuyển dụngCBNV thì đều áp dụng hình thức tuyển dụng nội bộ, ít công khai ra bên ngoài Ưuđiểm của hoạt động này đó là nhân viên được tuyển dụng đã có kinh nghiệm tronglĩnh vực bảo hiểm Nhưng hạn chế đó là có thể nhân viên có mối quan hệ với cấptrên; không tuyển dụng được những người có trình độ, kinh nghiệm phong phú khi

đã làm việc tại nhiều môi trường khác

2.2.5.2 Đánh giá thực hiện công việc

Hiện tại, công tác đánh giá thực hiện công việc tại công ty đã được triển khaithực hiện nhưng chưa thực sự rõ ràng do công ty chưa xây dựng được hệ thốngđánh thực hiện công việc Bản phân công nhiệm vụ chưa đầy đủ, đặc biệt chưa nêu

ra các tiêu chuẩn thực hiện công việc nên rất khó để công ty xây dựng được hệthống đánh giá thực hiện

Công ty chưa đưa ra tiêu chuẩn cụ thể nên việc đánh giá thực hiện công việccủa người lao động là không có cơ sở rõ ràng để căn cứ vào đó đánh giá sự hoànthành nhiệm vụ của người lao động Công việc đánh giá tại công ty chủ yếu là dựavào sự hoàn thành nhiệm vụ được giao của các cá nhân, hoặc sự đánh giá của cáctrưởng phòng Tại các phòng nghiệp vụ bảo hiểm, các trưởng phòng đánh giá sựhoàn thành nhiệm vụ chủ yếu dựa vào chỉ tiêu doanh thu đề ra cho mỗi năm trongbản phân công nhiệm vụ

Hàng quý, phòng TC – TH có họp nội bộ phòng để nhắc nhở nhân viên chưahoàn thành nhiệm vụ, ghi nhận kết quả của nhân viên hoàn thành nhiệm vụ Theoghi chép của phòng TC – TH, trưởng phòng có một số nhận xét về các nhân viêntrong phòng như sau:

Biểu mẫu 2.3 Nhận xét về hoàn thành nhiệm vụ của CBNV công ty bảo hiểm

PJICO Hà Nội

Phòng Tổ chức - Tổng hợp

Ngày 30 tháng 9 năm 2013

Nhận xét về hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên quý III/2013

1 Trần Thị Châu Giang – Chuyên viên: Nhiệt tình và có cố gắng trong công việc,hoàn thành tốt công việc được giao

2 Công Thị Thu Trang – Nhân viên: Nhiệm vụ lễ tân hoàn thành tốt; công tác vănthư, lưu trữ chưa hoàn thành nhiệm vụ

3 Nguyễn Thị Mai Phương – Nhân viên: Trẻ tuổi, có nhiều cố gắng trong côngviệc, quý IV hỗ trợ chị Trang làm công tác văn thư toàn công ty

(Nguồn: Biên bản họp phòng TC – TH quý III, năm 2013)

Các nhận xét của trưởng phòng chưa chỉ rõ nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ

gì, chưa hoàn thành nhiệm vụ gì được giao hoặc chưa hoàn thành ở công đoạn nàodẫn đến kết quả của công việc kém; chủ yếu nhận xét trên dựa vào quan sát hoạtđộng của nhân viên cũng như một số phản ánh của các nhân viên phòng khác màchưa có cơ sở rõ ràng

Ngoài ra, cuối năm, phòng TC – TH có yêu cầu CBNV các phòng ban trongcông ty viết bản tự nhận xét cá nhân hoặc bản tự kiểm điểm (nếu nhân viên có viphạm hoặc chưa hoàn thành nhiệm vụ) Các trưởng phòng chức năng cũng nhưtrưởng phòng TC – TH sẽ dựa vào cơ sở này để khen thưởng, kỉ luật CBNV côngty

Biểu mẫu 2.4 Bản tự nhận xét cá nhân của CBNV công ty bảo hiểm PJICO

Hà Nội BẢN TỰ NHẬN XÉT CÁ NHÂN

Kính gửi: - Ban giám đốc công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội

- Phòng Tổ chức - Tổng hợp

Tên tôi là: Nguyễn Thị Thanh Xuân

Chức vụ: Chuyên viên

Phòng: BHKV3

Trình độ chuyên môn: Cử nhân quản trị kinh doanh chuyên ngành tài chính kế toán,

cử nhân ngân hàng chuyên ngành bảo hiểm

Hợp đồng lao động: Không xác định thời hạn ngày 01 tháng 10 năm 2006

Tôi tự nhận xét bản thân về tình hình thực hiện nhiệm vụ trong thời gian từ tháng 1năm 2012 đến tháng 1 năm 2013 như sau:

1 Về thực hiện nhiệm vụ kế hoạch được giao:

* Nhiệm vụ chính: Khai thác bảo hiểm

3 Những yếu điểm, bài học kinh nghiệm và biện khác khắc phục: Bản thân là nữ,

có con nhỏ nên bị hạn chế trong công việc như giao tiếp quan hệ khách hàng

Tôi sẽ cố gắng khắc phục nhược điểm trên

Hà Nội, ngày 12 tháng 1 năm 2013

Trưởng phòng quản lý trực tiếp Người tự nhận xét

Nguyễn Hùng Cường Nguyễn Thị Thanh Xuân

(Nguồn: Bản tự kiểm điểm nhân viên phòng TC – TH năm 2013)

Bản tự nhận xét cá nhân trên tuy có đề cập đến những mục chính: mức độ hoànthành công việc, chấp hành nội quy, quy định, nêu ưu điểm, nhược điểm nhưngphần tự nhận xét còn sơ sài, chưa đề cập đến hoàn thành tốt nhiệm vụ khai thác bảohiểm ở mức độ nào, có phù hợp với chỉ tiêu doanh thu kế hoạch đề ra hay không Vìthế các trưởng phòng khi đánh giá nhân viên không chỉ dựa vào bản tự nhận xét cánhân mà còn dựa vào quan sát cũng như sự phản ánh của các nhân viên khác cùnglàm việc chung

Tóm lại các tiêu chí đánh giá công việc còn rất chung chung, không rõ ràngkhiến việc đánh giá thực hiện công việc trở lên khó khăn

2.2.5.3 Thù lao lao động

Tại công ty hoạt động phân tích công việc chưa được hoàn thiện, chưa đầy đủ,còn thiếu những thông tin về tiêu chuẩn thực hiện công việc, chưa cho biết và xácđịnh được các thông tin về kiến thức kỹ năng mà công việc đòi hỏi nên việc trảlương của công ty áp dụng theo chế độ thang bảng lương của nhà nước Ngoài racông ty còn áp dụng trả lương theo hệ số lương kinh doanh

2.2.5.4 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Công ty vẫn chưa xây dựng được kế hoạch đào tạo cụ thể nào, đặc biệt với cán

bộ quản lý Hệ thống văn bản phân tích công việc chưa hoàn chỉnh nên việc xácđịnh nhu cầu đào tạo: cần đào tạo người lao động ở vị trí công việc gì, số lượng làbao nhiêu, kiến thức, kỹ năng cần đào tạo…còn gặp khó khăn

2.2.6 Đánh giá về hoạt động PTCV hiện nay tại công ty bảo hiểm PJICO

Hà Nội

2.2.6.1 Những ưu điểm

Thứ nhất, lãnh đạo, các phòng ban, nhân viên trong công ty đã phần nào nhậnthức được ý nghĩa và tầm quan trọng của hoạt động PTCV và coi PTCV rất thực sựcần thiết đối với công ty hiện nay Đây là một trong những thuận lợi để cho công tytiến hành phân tích công việc có hiệu quả, tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt độngquản trị nhân lực khác như đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, thù lao lao động,tuyển mộ, tuyển chọn,…

Thứ hai, bản phân công nhiệm phần nào cung cấp được những thông tin về

Thứ ba, trong quá trình thực hiện hoạt động PTCV công ty không thuê cácchuyên gia bên ngoài mà hoạt động này do chính các nhân viên trong công ty thựchiện Điều này giúp tiết kiệm được chi phí tài chính cho công ty.

Thứ ba, công ty chưa có kết quả của PTCV rõ ràng mới chỉ đưa ra được bảnphân công nhiệm vụ cho các nhân viên trong phòng mà chưa đưa ra được bản mô tảcông việc, bản yêu cầu với người thực hiện công việc và bản tiêu chuẩn thực hiệncông việc

Thứ tư, công ty chưa đưa ra các văn bản quy định liên quan đến hoạt độngPTCV

Thứ năm, phương pháp thu thập thông tin chưa phù hợp dẫn đến việc thông tinchưa đầy đủ ảnh hưởng đến kết quả PTCV

Thứ sáu, do còn tồn tại nhiều yếu kém như hệ thống các bản phân tích côngviệc không đầy đủ và chi tiết nên việc ứng dụng còn hạn chế và chưa phát huy hếtmặt tích cực của các kết quả phân tích công việc

Thứ bảy, cán bộ nhân sự chưa xác định rõ sẽ ứng dụng kết quả PTCV vào hoạtđộng quản lý nhân sự cụ thể nào sẽ triển khai ra sao, để mang lại hiệu quả

Thứ tám, quá trình triển khai công tác phân tích công việc chưa có sự thamgia đầy đủ của tất cả các thành phần như trong phân chia trách nhiệm

Thứ chín, thời gian áp dụng các văn bản phân tích công việc vào thực tế cònkhá chậm

Thứ mười, chưa thấy hết được tầm quan trọng của phân tích công việc nêncông ty không huy động nhiều nguồn lực tài chính và con người vào công việc này.Tóm lại, văn bản phân tích công việc tại công ty chưa đầy đủ cả về mặt nộidung và hình thức

2.2.6.3 Tổng hợp những nguyên nhân

Thứ nhất, do quan điểm của ban lãnh đạo công ty về hoạt động PTCV cònchưa thực sự đúng tầm cũng như năng lực chuyên môn của đội ngũ cán bộ PTCV.Thứ hai, trưởng phòng TC – TH là người được giao nhiệm vụ thu thập thôngtin và viết các kết quả của phân tích công việc chủ yếu dựa vào kiến thức, kinhnghiệm cá nhân trong lĩnh vực của mình do vậy hiệu quả của PTCV không cao.Thứ ba, sự phối hợp thực hiện giữa cán bộ nhân sự với nhân viên còn chưachặt chẽ Điều này có thể dẫn đến thông tin thu thập được có độ chính xác khôngcao, không đầy đủ ảnh hưởng đến kết quả PTCV

Thứ tư, cán bộ của phòng TC – TH chưa có kinh nghiệm chuyên sâu, khôngđược đào tạo đúng chuyên ngành Ngoài ra, phòng TC – TH cũng không đề xuất về

kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng một cán bộ chuyên phụ trách về mảng PTCV

Thứ năm, người lao động chưa thấy được tầm quan trọng của văn bản phântích công việc về mặt kinh tế, hiệu quả làm việc Do vậy thông tin thu thập đượccòn nhiều thiếu sót và không chính xác

Thứ sáu, việc sử dụng các văn bản kết quả của PTCV vào các hoạt động củaQTNL chưa thực sự rõ ràng, khoa học và hiệu quả đặc biệt là trong các hoạt độngchính cần đến kết quả của PTCV: đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động,đào tạo và phát triển nguồn nhân lực,

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM

PJICO HÀ NỘI

3.1 Định hướng phát triển của công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội

Hiện nay công ty cùng ban lãnh đạo đang có những kế hoạch và và định hướngphát triển chung cho toàn công ty Xu hướng trong thời gian tới của công ty là:Tăng cường công tác đào tạo lại nguồn nhân lực

Triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.Lựa chọn và triển khai chương trình phần mềm trọn gói quản trị doanh nghiệpcủa nước ngoài, nâng cao chất lượng quản lý trong mọi lĩnh vực hoạt động của côngty

Mở rộng phạm vi kinh doanh sang các lĩnh vực tài chính và kinh doanh khác.Tiếp tục tập trung vào thị trường bán lẻ sản phẩm, dịch vụ bảo hiểm

Đưa ra các sản phẩm bảo hiểm mới phù hợp với những nhu cầu phát sinh củathị trường

Qua các định hướng phát triển của công ty nhận thấy công ty có chú trọng đếnviệc đào tạo lại nguồn nhân lực, tuy nhiên lại không đề cập đến các hoạt động quảntrị nhân lực khác trong đó có PTCV Nên có thể thấy hoạt động QTNL nói chung vàhoạt động PTCV nói riêng chưa thực sự được ban lãnh đạo công ty chú trọng vàquan tâm

3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện phân tích công việc tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội

3.2.1 Hoàn thiện phương pháp thu thập thông tin

Để hạn chế nhược điểm của hai phương pháp nhật ký công việc và phươngpháp chuyên gia, tác giả đề nghị bổ sung thêm phương pháp sử dụng bảng hỏi đượcthiết kế sẵn để thu thập thông tin trong PTCV

Lý do chọn phương pháp sử dụng bảng hỏi được thiết kế sẵn đó là phươngpháp này khách quan hơn, ít chịu ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người lao