Năng cao năng lực của Phó phòng phòng Tổ chức nhân sự của Công ty TNHH 1 thành viên Cảng Hải Phòng

Khả năng thực hiện các mối quan hệ con người Theo giáo trình chính sách kinh tế xã hội -Trường đại học kinh tế quốc dân vàChuyên đề tốt nghiệp Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng

MỤC LỤC

LỜI MỞ DẦU 1

PHẦN I: TỔNG QUAN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU NÂNG CAO NĂNG LỰC PHÓ PHÒNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ 2

1.1 Các khái niệm : 2

1.1.1:Năng lực là gì : 2

1.1.2.Năng lực chuyên môn: 3

1.1.3.Năng lực tổ chức quản lý và lãnh đạo 3

1.1.4.Khả năng thực hiện các mối quan hệ con người 5

1.1.5.Phẩm chất, uy tín của người lãnh đạo 5

1.2 Những yếu tố ảnh hưởng đến năng lực 6

1.3 Sự cần thiết phải nâng cao năng lực 8

1.4 Phương pháp nghiên cứu 8

1.5 Tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài 9

PHẦN II: ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CỦA PHÓ PHÒNG TRONG CÔNG TY TNHH 1 THÀNH VIÊN CẢNG HẢI PHÒNG 14

2.1.Giới thiệu về Công ty và vai trò của Phó phòng 14

2.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH 1 thành viên Cảng Hải phòng : 14

2.1.2 Sơ đồ bộ máy của Phòng Tổ chức nhân sự: 15

2.2.Đánh giá về Phó phòng Tổ chức nhân sự 16

2.2.1.Về mặt kiến thức-trình độ 16

2.2.2.Về mặt kĩ năng-kinh nghiệm 19

2.2.3.Về mối quan hệ trong công việc của Phó phòng 23

2.2.4.Về Phẩm chất-Thái độ 26

2.2.5.Kết luận 29

2.3.Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế về năng lực của Phó phòng Tổ chức nhân sự 30

CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NĂNG CAO NĂNG LỰC LÀM VIỆC CỦA PHÓ PHÒNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH 1 THÀNH

VIÊN CẢNG HẢI PHÒNG 33

3.1.Giải pháp năng cao năng lực của phó phòng Tổ chức nhân sự 33

3.1.1 Đào tạo bồi dưỡng và sử dụng cán bộ phó phòng cần phù hợp với nhu cầu của Cảng Hải Phòng 33

3.1.2 Đổi mới chương trình và phương pháp đào tạo bồi dưỡng 33

3.1.3 Gắn đào tạo, bồi dưỡng và sử dụng 35

3.1.4 Nâng cao chất lượng của Phó phòng trước hết phải do chính bản thân Phó phòng quyết định 35

3.1.5 Những biện pháp khác: 36

3.2 Kiến nghị 37

KẾT LUẬN 38

TÀI LIỆU THAM KHẢO 39 PHỤ LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Bảng 1:Kết quả đánh giá về kiến thức của Phó phòng Tổ chức nhân sự 17Bảng 2: Kết quả đánh giá về kĩ năng của Phó Phòng Tổ chức nhân sự 20Bảng 3: Kết quả đánh giá về phẩm chất của Phó phòng Tổ chức nhân sự 26

LỜI MỞ DẦU

Đối với một tổ chức hay doanh nghiệp, mỗi bộ phận, phòng ban có nhữngchức năng và nhiệm vụ riêng, tương quan và hỗ trợ lẫn nhau vì sự phát triển chungcủa cả tổ chức Tuy nhiên, chúng ta có thể khẳng định một điều rằng: nhân sự làphần trung tâm, có vai trò liên kết và hỗ trợ đắc lực cho tất cả các bộ phận còn lạitrong tổ chức, doanh nghiệp Không một hoạt động nào trong doanh nghiệp có thểtiến hành nếu không có con người Từ đó, vai trò của những nhân viên nhân sự làrất quan trọng Nhưng một trong những vị trí khá quan trọng đó là Phó phòng Nhân

sự Phó phòng là trung gian giữa các nhân viên và Trưởng phòng Nhân sự; có chứcnăng giúp đỡ, tham mưu và thay mặt trưởng phòng khi Trưởng phòng Nhân sự vắngmặt Đồng thời cũng là trung gian thu nhận thông tin, kết quả, ý kiến của nhân viêntrong phòng Do đó, công việc của Phó phòng nhân sự cần được quan tâm, xem xét

Để hoàn thành được tốt công việc và trách nhiệm của một Phó phòng Nhân sự cần

có những năng lực gì Đó cũng chính là những nguyên nhân khiến tôi quyết định

nghiên cứu đề tài :“ Năng cao năng lực của Phó phòng phòng Tổ chức nhân sự của Công ty TNHH 1 thành viên Cảng Hải Phòng” Với đề tài này tôi muốnđóng góp một chút ít công sức của mình vào việc nghiên cứu thực trạng và tìm racác giải pháp cơ bản nhằm nâng cao năng lực của cán bộ quản lý đặc biệt là cán bộPhó phòng trong Bộ máy cơ quan hành chính Nhà nước như là Cảng Hải Phòng đểhoàn thiện hơn về trình độ chuyên môn và và năng lực quản lý

Tuy nhiên với kiến thức còn nhiều hạn chế, tôi rất mong nhận được sự đónggóp của quý thầy cô trong nhà trường, các anh chị, cô chú trong phòng Tổ chứcnhân sự để chuyên đề thực tập của em được hoàn chỉnh hơn

PHẦN I TỔNG QUAN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU NÂNG CAO

Năng lực là khả năng làm việc của một người để làm một công việc haymột nhiệm vụ nào đó trong điều kiện hoàn cảnh nhất định Khả năng đó là quá trìnhbiến tiềm năng của người đó như kiến thức, kỹ năng và các phẩm chất để đạt đượcmục tiêu đã định trước Có nhiều người thường đồng nhất năng lực với trình độ,bằng cấp, tuy nhiên thực tế thì nó chỉ là một điều quan trọng để hình thành năng lực,

là cơ sở để có được năng lực Năng lực của một người còn phụ thuộc vào kỹ năngtrong thực tế và thái độ trong công việc của người đó

Để thực hiện các công việc trong phòng Tổ chức nhân sự các cán bộ tổ chứccần phải có các kiến thức chuyên môn trong quá trình tiến hành các hoạt động quản

lý và xử lý công việc Kiến thức của họ còn được trang bị thông qua các loại hìnhđào tạo (từ Trung cấp đến Đại học) bồi dưỡng và tự học, còn kỹ năng hành chính làkhả năng vận dụng có kết quả tri thức về phương thức hành động đã được chủ thểlĩnh hội để thực hiện những nhiệm vụ tương ứng, được hình thành trong quá trìnhhọc tập, rèn luyện và thực thi nhiệm vụ Năng lực nói chung và năng lực lãnh đạoquản lý nói riêng không phải là tư chất bẩm sinh của con người, tự động đảm bảocho con người đạt kết quả trong hoạt động nào đó Năng lực là sự kết hợp những tưchất tự nhiên vốn có của con người và kết quả hoạt động của người đó

Thêm vào đó cán bộ tổ chức nhân sự cũng cần có thái độ đúng mức đối với

công việc được giao, bởi thái độ làm việc có tầm quan trọng nhất định, ảnh hưởngđến năng lực của cán bộ Tổ chức nhân sự Nhiều cán bộ có trình độ, có kỹ năngnhưng do thái độ không tốt (cẩu thả, chủ quan, thiếu ý thức trách nhiệm, hách dịch,

cố tính làm sai trái vì lợi ích cá nhân ) nên vẫn không hoàn thành tốt nhiệm vụ củamình Nhưng nếu cán bộ, công chức còn nhiều hạn chế về năng lực và trình độnhưng làm việc tích cực trong quá trình thực thi công việc thì vẫn có thể hoàn thànhtốt nhiệm vụ được giao

(Nguồn : Giáo trình Quản lý nhân sự và Quản lý nguồn nhân lực –Học viện hành chính Quốc gia và Chuyên đề tốt nghiệp thực trạng và giải pháp năng cao năng lực của cán bộ công chức tại UBND Cẩm Lệ- Phùng Thị Sửu, 2008)

1.1.2 Năng lực chuyên môn:

“Năng lực chuyên môn thể hiện kiến thức và tài năng trong quá trình quản lý các hoạt động thuộc lĩnh vực chuyên môn của mình Nó bao gồm kỹ năng thực hiện các hoạt động chuyên môn và kỹ năng thực hiện các quy trình quản lý Muốn quản lý tốt thì người quản lý phải hiểu và thực hiện được những hoạt động đó” (Nguồn : Giáo trình quản lý học I,II –Trường Kinh tế quốc dân )

Năng lực chuyên môn thể hiện ở những yêu cầu sau:

- Trình độ văn hoá và chuyên môn thể hiện qua quá trình nhà quản lý đã đượcđào tạo qua khoá học nào đó Chỉ tiêu thể hiện năng lực chuyên môn của nhàquản lý là yêu cầu về bằng cấp, ngành được đào tạo, hình thức đào tạo…

- Kinh nghiệm công tác Đòi hỏi nhà quản lý phải có kinh nghiệm hoạt độngtrong lĩnh vực chuyên môn của tổ chức thể hiện qua chỉ tiêu thâm niên côngtác, vị trí công tác đã trải qua…

- Kỹ năng thể hiện sự thành thạo nghiệp vụ, công việc chuyên môn…

1.1.3 Năng lực tổ chức quản lý và lãnh đạo

Năng lực quản lý: “ là các yêu cầu đối với các công việc có tính chất quản lý

bao gồm hoạch địch, tổ chức, điều phối nguồn lực (ngân sách, con người) và thực hiện kiểm tra, giám sát, đánh giá công việc Tùy theo tính chất phức tạp, mức độ và phạm vi quản lý mà mỗi chức danh có những yêu cầu về tiêu chuẩn năng lực quản

lý khác nhau.”(Nguồn : http://www.macconsult.vn/letter/?id=31:Ứng dụng của từ điển năng lực trong quản trị nhân sự )

Năng lực lãnh đạo “ là cả một quá trình mà tại đó một cá nhân có ảnh

hưởng lên những người khác để họ hoàn thành một mục tiêu, nhiệm vụ nào đó theo phương cách nối kết, liên hoàn sao cho có hiệu quả nhất Các nhà lãnh đạo thực hiện quá trình này bằng chính các kỹ năng lãnh đạo của mình, như niềm tin, sự tôn trọng con người, cách thức xử thế, tính cách cá nhân, kiến thức và kỹ năng chuyên môn… Mặc dù vị trí của bạn với tư cách là nhà quản lý, nhà giám sát, trưởng các phòng ban… sẽ cho bạn thẩm quyền để chỉ đạo người khác hoàn thành những đòi hỏi của công ty, nhưng quyền lực này không thể biến bạn trở thành nhà lãnh đạo được, mà nó chỉ giúp bạn làm “sếp” mà thôi Năng lực lãnh đạo là sự khác biệt, vì

nó khiến tự bản thân nhân viên có mong muốn đạt được các mục tiêu cao hơn, trong khi “làm sếp” thường chỉ đơn thuần là “sai bảo” người khác.” (Nguồn : Năng lực lãnh đạo và khái niệm viễn cảnh- Báo mới : http://www.baomoi.com/Nang-luc-lanh-dao-va-khai-niem-vien-canh/119/6225803.e

- Biết mình, nhất là biết nhìn mình qua nhận xét của người khác

- Biết người, nghĩa là biết nhìn nhận con người đúng với thực chất của họ vàbiết sử dụng họ

+ Có khả năng tiếp cận dễ dàng với những người khác

+ Biết tập hợp những người khác nhau vào một tập thể theo nguyên tắc bổsung nhau

+ Biết giao việc cho người khác và kiểm tra việc thực hiện của họ

- Tháo vát, sáng kiến biết cần phải làm gì và làm như thế nào trong mọi tình

huống, có những giải pháp sáng tạo.

- Quyết đoán, dám ra quyết định và dám chịu trách nhiệm

1.1.4 Khả năng thực hiện các mối quan hệ con người

Theo giáo trình chính sách kinh tế xã hội -Trường đại học kinh tế quốc dân vàChuyên đề tốt nghiệp Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng của cán bộ tổ

chức ở Việt Nam hiện nay, Lê Duy, 2009 thì : Kỹ năng thực hiện các mối

quan hệ con người “ là khả năng của người lãnh đạo có thể làm việc được với

nhiều người khác” , bao hàm nhưng kỹ năng cụ thể sau:

- Đánh giá đúng con người, có khả năng thấu hiểu và thông cảm với nhữngtâm tư, tình cảm, nguyện vọng của con người

- Có khả năng giành quyền lực và tạo ảnh hưởng

- Mềm dẻo trong hành vi, có kỹ năng giao tiếp và đàm phán

- Sử dụng một cách có nghệ thuật các phương pháp lãnh đạo con người

- Có khả năng xây dựng và làm việc theo nhóm

- Có khả năng chủ trì các cuộc họp

- Giải quyết các mâu thuẫn trong tập thể

- Quản lý có hiệu quả thời gian và sự căng thẳng của bản thân mình, không đểcác vấn đề cá nhân làm ảnh hưởng tới công việc chung…

Người quản lý có kỹ năng làm việc với con người sẽ làm cho mọi người thamgia tích cực vào công việc của tổ chức, tạo ra được một môi trường trong đó mọingười cảm thấy an toàn, dễ dàng bộc bạch ý kiến và có thể phát huy tốt tính sángtạo của mình

1.1.5 Phẩm chất, uy tín của người lãnh đạo

Bao gồm những tiêu chuẩn sau:

- Phẩm chất chính trị Đó là quan điểm, ý thức chính trị, trình độ chính trị, ýthức chấp hành pháp luật và kỷ luật lao động…

- Phẩm chất đạo đức: trung thực, cần mẫn, liêm khiết…

- Mức độ tín nhiệm của tập thể đối với cán bộ quản lý Mức độ này thườngđược phản ánh thông qua các chỉ tiêu như: số phiếu tín nhiệm, sự chấp hành

của cấp dưới đối với mệnh lệnh của người đó…

(Nguồn : Chuyên đề tốt nghiệp Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng của cán bộ tổ chức ở Việt Nam hiện nay, Lê Duy, 2009)

1.2 Những yếu tố ảnh hưởng đến năng lực

Năng lực của con người chịu ảnh hưởng đáng kể từ yếu tố trình độ học vấn ,đặc biệt là đối với người cán bộ quản lý Người quản lý có trình độ học vấn càngcao thì năng lực của người đó càng tốt và ngược lại

1.2.2 Kinh nghiệm

Kinh nghiệm phản ánh lĩnh vực, kiến thức mà người lao động đã phải trảiqua, đã từng thực hiện hay tiếp xúc Nó đóng góp đáng kể vào năng cao nâng lực.Yếu tố kinh nghiệm đóng vai trò rất quan trọng trong việc tuyển dụng, sử dụng, bốtrí công tác, đề bạt thăng chức,…Người càng có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vựccông tác thì năng lực càng tốt

1.2.3 Văn hóa của công ty

Theo Bách khoa toàn thư mở Wikipedia thì “ Văn hoá doanh nghiệp có thể được hiểu là toàn bộ các giá trị văn hoá được gây dựng nên trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp, trở thành các giá trị, các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của doanh nghiệp ấy và chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của doanh nghiệp trong việc theo đuổi và thực hiện các mục đích chung “

Văn hóa doanh nghiệp góp phần vào tạo nên sự khác biệt giữa các doanh

nghiệp và nó được coi là truyền thống của mỗi doanh nghiệp Như vậy năng lựccũng bị chi phối khá nhiều bởi văn hóa của công ty

1.2.4 Yếu tố con người

1.2.4.1 Lãnh đạo

Trong những yếu tố ảnh hưởng đến năng lực vai trò của người lãnh đạo là hết sức quan trọng Họ có những vai trò chủ yếu sau: Quyết định, Công nhận và chỉ đạo, Tổchức, Cổ vũ, Động viên, Kiểm soát

1.2.5 Tiến bộ khoa học kỹ thuật

Cách mạng khoa học kỹ thuật là một yếu tố thúc đẩy phát triển xã hội rất mạnh trong thời đại hiện nay Thật hiếm có một lĩnh vực nào trong xã hội loài người lại không chịu sự tác động của yếu tố này Trong lĩnh vực hoạch định cũng vậy, tiến bộcủa khoa học kỹ thuật có ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ tiến trình tổ chức hoạch định ở mọi tổ chức Với sự tiến bộ vượt bậc của điện tử, tin học và truyền thông, có thể nói không có lĩnh vực hoạch định nào mà không chịu ảnh hưởng của những yếu

tố phát triển như vũ bão này Không chỉ có vậy tiến bộ khoa học kỹ thuật còn làm thay đổi tận gốc rễ các quá trình tổ chức và thực hiện công tác hoạch định Nghiên cứu và tìm ra phương pháp ứng dụng khoa học kỹ thuật để hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện và kiểm soát hoạch định là một trong những nhiệm vụ quan trọng ở mọi tổ chức trong giai đoạn hiện nay

1.2.6 Yếu tố cơ sở vật chất

Thiếu những trang thiết bị về cơ sở vật chất người ta không thể tổ chức, soạn thảo, thực hiện và kiểm soát công việc có hiệu quả Một trong những con đường hoàn thiện và nâng cao chất lượng của công tác hoạch định đó là hoàn thiện cơ sở vật chất – kỹ thuật

1.2.7 Yếu tố môi trường

Các yếu tố môi trường (tài chính, marketing, kế toán, nhân sự, xã hội, văn hóa, pháp luật, thiên nhiên v.v…) có những ảnh hưởng tới quá trình tổ chức, thực hiện

và phát triển năng lực Chính vì vậy cần phải phân tích những ảnh hưởng của các yếu tố môi trường và đề ra những biện pháp thích hợp để cải tạo và thích nghi với chúng sao cho có hiệu quả nhất trong các công tác về phát triển năng lực

( Nguồn : thuc-hien-va-kiem-soat-hoach-dinh/ )

http://www.dankinhte.vn/cac-yeu-to-anh-huong-den-cong-tac-to-chuc-1.3 Sự cần thiết phải nâng cao năng lực

Bất kỳ lĩnh vực nào thì yêu cầu về năng lực là điều rất cần thiết Đặc biệt trong

cơ quan Tổ chức nhân sự thì yêu cầu về năng lực cán bộ được đặt lên hàng đầu Vàđối với Cảng Hải Phòng là một Công ty to với lịch sử hình thành phát triển từ sớm ,phòng Tổ chức nhân sự cũng hình thành cũng với sự phát triển của Cảng Hải Phòngthì yêu cầu cần phải nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ công chức phòng Tổ chứcnhân sự càng cần thiết Tuy nhiên, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức hiện nayvẫn còn bộc lộ nhiều bất cập, tồn tại, trở thành một lực cản không nhỏ đối với sựphát triển của phòng ban ,của công ty, và của toàn xã hội Sự yếu kém trong chấtlượng đội ngũ cán bộ, công chức được thể hiện không chỉ từ cách quản lý, làm việcthiếu trách nhiệm và có thái độ không đúng trong công việc Chất lượng của đội ngũcán bộ, công chức có tác động, ảnh hưởng trực tiếp tới mọi hoạt động, vận hành củanền hành chính công Thực tế đã cho thấy, ở cơ quan, đơn vị hoặc địa phương nào

có đội ngũ cán bộ, công chức làm việc năng nổ, tận tụy, có trách nhiệm từ cấp trênđến cấp dưới thì hiệu suất công việc thường đạt cao Ngược lại, nếu còn tồn tạingười thiếu ý thức trách nhiệm, chỉ chăm chăm vun vén cho lợi ích của bản thân,thậm chí, lợi dụng chức vụ, vị trí công tác để tư lợi thì sẽ trở thành lực cản kìm hãm

sự phát triển lành mạnh về mọi mặt của cơ quan, đơn vị Vì vậy việc năng cao nănglực của cán bộ quản lý đặc biệt là cán bộ quản lý Tổ chức nhân sự là hết sức cầnthiết

1.4 Phương pháp nghiên cứu

- Sử dụng điều tra qua bảng hỏi và phỏng vấn để thu thập số liệu và phân tích

Đối tượng điều tra qua bảng hỏi là các cán bộ công nhân viên đang làm việc tạiPhòng Tổ chức nhân sự và 11 phòng ban còn lại trong Công ty, bao gồm Trưởngphòng (cấp trên), các nhân viên trong phòng (cấp dưới), và chính Phó phòng (tựđánh giá) trong phòng Tổ chức nhân sự và các cán bộ nhân viên trong các phòngban còn lại

Tổng số phiếu phát ra là 30 phiếu, trong đó gồm 8 phiếu cho phòng Tổ chức nhân

sự và 22 phiếu còn lại phát cho 11 phòng ban còn lại trong Công ty (mỗi phòng bancòn lại 2 phiếu )

- Cách bước thiết kế bảng hỏi.

Bước 1: Xác định số lượng câu hỏi từ 10-15 câu

Bước 2: Thiết kế câu hỏi : Nhóm câu hỏi đóng và phân đôi chỉ có câu trả lời là Cóhoặc Không Thiết kế làm 3 phiếu khảo sát dành cho 3 đối tượng khác nhau :Trưởng phòng (cấp trên), các nhân viên trong phòng ban và công ty (cấp dưới), vàcho chính phó phòng (tự đánh giá về bản thân)

Bước 3: Sửa chữa từ ngữ và nội dung của câu hỏi – Có sự giúp đỡ và nhận xét từgiáo viên hướng dẫn

Bước 4: Kiểm tra lại, rà soát cuối cùng và đưa ra bản thảo cuối cùng

Bước 5: Phát phiếu khảo sát cho từng đối tượng

Bước 6: Nhận lại phiếu và thu thập, xử lý thông tin nhận được

1.5 Tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài

1 Chuyên đề tốt nghiệp : Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng cán bộ

tổ chức ở Việt Nam hiện nay, Lê Duy, 2009

Tác giả nghiên cứu chủ yếu về khái niệm, phân loại và vai trò của cán bộquản lý; sự cần thiết của chất lượng cán bộ tổ chức quản lý trong giai đoạn hiện này.Sau đó đưa ra những thực trạng gồm mặt đạt được và những hạn chế của chất lượngcán bộ tổ chức hiện nay từ đó đưa ra những biện pháp khắc phục

=> nhận xét : Đề tài của tác giả nêu trên chỉ tập trung vào các khái niệm liên quanđến cán bộ quản lý nhưng trong chuyên đề nghiên này của em lại tập trung chủ yếuvào làm rõ khái niệm của năng lực, năng lực chuyên môn, năng lực quản lý và

những phẩm chất của cán bộ quản lý Vì vậy tổng quan tìm hiểu là khác nhau Tuynhiên trong nghiên cứu của tác cho lại có những khái niệm liên quan đến năng lựcchuyên môn, kĩ năng giao tiếp và phẩm chất của người quản lý nên em có thể thamkhảo để làm phong phú thêm bài chuyên đề của mình.

Thứ hai, đối tượng nghiên cứu của tác giả là tất cả các cán bộ tổ chức còntrong chuyên đề của em đối tượng lại đề cập đến phó phòng-cán bộ quản lý trongphòng Tổ chức nhân sự Chính vì vậy em tìm hiểu tập trung không chỉ ở năng lựcchuyên môn mà còn tìm hiểu năng lực quản lý và lãnh đạo

Thứ ba, nghiên cứu của tác giả chủ yếu tập trung vào phần biện pháp cònphần thực trạng tác giả đánh giá khá sơ sài chủ yếu chỉ ra mặt tiêu cực Còn chuyên

đề của em tập trung vào đánh giá phó phòng Tổ chức nhân sự đề từ đó rút ra nhữngnhận xét về những ưu điểm và nhược điểm còn tồn tại ở phó phòng hiện nay từ đócũng đưa ra những giải pháp khắc phục

2 Chuyên đề tốt nghiệp: Thực trạng và giải pháp năng cao năng lực cán bộ công chức tại UBND quận Cẩm Lệ-Phùng Thị Sửu, 2008

Tác giả Phùng Thị Sửu tập trung nghiên cứu làm rõ khái niệm về cán bộcông chức là gì từ đó tìm hiểu khái niệm năng lực là gì, mối quan hệ của giữa nănglực của cán bộ công chức và hiệu quả làm việc trong cơ quan hành chính nhà nước.Sau đó tác giả đưa ra thực trạng của tất cả các cán bộ công chức trong UBND quậnCẩm Lệ, từ những thực trạng nêu trên đưa ra những giải pháp và kiến nghị

=> nhận xét : Trong nghiên cứu của tác giả có nêu lên khái niệm về năng lực giúpcho em có thể tham khảo định nghĩa và cách viết của tác giả Tuy nhiên tác giả lạikhông chỉ làm rõ về năng lực mà còn làm rõ về khái niệm của cán bộ công chức.Hơn nữa tác giả chỉ dừng lại ở năng lực nói chung không đi sâu làm rõ năng lựcchuyên môn và năng lực quản lý của cán bộ Điều này rất khác so với chuyên đềnghiên cứu của em

Thứ hai, trong phần thực trạng tác giả Phùng Thị Sửu chỉ ra được số lượngcủa tất cả cả cán bộ công chức trong UBND và nhận xét năng lực , thống kê trình độchung còn trong chuyên đề của em tập trung làm rõ Phó phòng nhận xét về năng

lực, trình độ cũng như phẩm chất của Phó Phòng, những mặt đạt được và những hạnchế còn tồn tại của Phó phòng từ đó nêu ra nguyên nhân và đưa ra giải pháp Nênphần giải pháp của tác giả đưa ra cũng khá chung chung cho toàn bộ cán bộ côngchức của UBND.

3 Luận văn Thạc sĩ : Nâng cao năng lực cán bộ quản lý tại Công ty TNHH một thành viên Bê tông TRANSMECO giai đoạn 2009-2015, Nguyễn Phúc Hậu, 2009.

Luận án Thạc sĩ của tác giả tập trung nghiên cứu vào toàn bộ cán bộ quản lýtrong Công ty như : Trưởng – Phó phòng, Trạm trưởng, Trạm phó và Tổ trưởng tổsản xuất Tác giả tìm hiểu khái niệm về năng lực, phân biệt khả năng với năng lực,năng lực cán bộ quản lý là gì và những biểu hiện, các chỉ tiêu và phương pháp đánhgiá năng lực của cán bộ quản lý; Các yếu tố ảnh hưởng đến năng lực quản lý và sựcần thiết nâng cao năng lực của cán bộ quản lý Phần 2 tác giả nêu lên thực trạngchung và phổ biến của cán bộ quản lý ở Công ty từ đó tìm hiểu ra hạn chế chỉ ranguyên nhân và đi tìm giải pháp

=> nhận xét : Phạm vi đối tượng nghiên cứu của tác giả rộng hơn chuyên đề của em.Chuyên đề của em chỉ đi tập trung đi sâu làm rõ năng lực của Phó phòng Tổ chứcnhân sự Trong phần tìm hiểu các khái niệm tác giả chỉ nghiên cứu về năng lực vànăng lực của cán bộ quản lý Còn chuyên đề của em còn phát triển thêm về năng lựcchuyên môn, năng lực quản lý,…và các yếu tố ảnh hưởng đến năng lực

Thứ hai, trong phần 2 chuyên đề của em tập trung đánh giá về Phóphòng Tổ chức, bó hẹp so với đối tượng nghiên cứu của đề tài tác giả

4 Luận văn Tiến sĩ : Nâng cao năng lực của cán bộ quản lý trong các doanh nghiệp quốc doanh ở Hà Nội, Nguyễn Vĩnh Giang, 2004

Vấn đề nghiên cứu của tác giả mang tính chất rộng và đối tượng nghiên cứu

là các cán bộ quản lý trong các doanh nghiệp quốc doanh ở Hà Nội Tác giả cónhững lý luận cơ bản về năng lực của cán bộ quản lý kinh doanh và phát triển nănglực của cán bộ quản lý trong một số doanh nghiệp Nhà nước ở Hà Nội, từ đó đưa ranhững quan điểm và giải pháp chủ yếu

=> nhận xét : Chuyên đề của em mang tích chất bó hẹp và cụ thể đối tượng hơn.Luận văn của tác giả đi tìm hiểu năng lực của cán bộ quản lý chung chung và trênnhiều doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn Hà Nội trong đó em chỉ tập trung nghiêncứu cán bộ quản lý cụ thể là Phó phòng Tổ chức nhân sự và trên một Công ty cụ thể

là Cảng Hải Phòng Luận văn của tác giả cũng chỉ nêu khái niệm về năng lực vànăng lực của cán bộ quản lý chứ không phải là năng lực tổ chức quản lý như chuyên

đề của em

5 Luận văn Thạc sĩ : Nâng cao năng lực của cán bộ quản lý cấp trung của Công

ty TNHH Khoáng sản Tỉnh Lai Châu, Phan Quang Hà , 2013.

Luận văn của tác giả tập trung chủ yếu vào cán bộ quản lý ở cấp trung nhưTrưởng –Phó phòng Nhưng lại là toàn bộ cán bộ quản lý cấp trung ở Công ty.Tácgiả cũng chỉ đi sâu làm rõ khái niệm về cán bộ cấp trung là gì, phân loại cán bộ cấptrung, từ đó tập trung phân tích và giải thích cán bộ cấp trung, chức năng và nhiệm

vụ của họ trong Công ty, Các yếu tố ảnh hưởng đến năng lực của họ từ đó đánh giáthực trạng và tìm ra giải pháp

=> nhận xét : Chuyên đề của em cũng đánh giá về cán bộ quản lý cấp trung là Phóphòng Tổ chức nhân sự chứ không đi nghiên cứu cả hệ thống cán bộ cấp trung trongCông ty như Luận văn của tác giả Và khi đi vào làm chuyên đề em đi sâu làm rõkhái niệm của năng lực, năng lực tổ chức quản lý và lãnh đạo, năng lực chuyênmôn, phẩm chất đạo đức chứ không đơn thuần là nêu lên khái niệm về cán bộ vềcấp trung như tác giả

Kết luận :

Tham khảo qua 05 luận văn và chuyên đề của 5 tác giả khác nhau nhưng cùng

có sự tương đồng là cùng tìm hiểu về đề tài : “ nâng cao năng lực của cán bộ “ Em

đã có những tham khảo và bổ sung cho chuyên đề của mình như khái niệm về nănglực, năng lực tổ chức quản lý và lãnh đạo, năng lực chuyên môn và phẩm chất đạođức những yếu tố chủ yếu để đánh giá về năng lực của Phó phòng Các bài viết emtham khảo đều chỉ đánh giá về toàn bộ cán bộ công chức hay toàn bộ cán bộ quản lýtrên diện rất rộng Chuyên đề của em chỉ đi sâu làm rõ một đối tượng duy nhất là

Phó phòng Tổ chức nhân sự trong Công ty cụ thể là Cảng Hải Phòng Từ đó chuyên

đề của em đánh giá về năng lực của Phó phòng và nêu lên nguyên nhân và tìm ragiải pháp

PHẦN II ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CỦA PHÓ PHÒNG TRONG CÔNG TY

TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẢNG HẢI PHÒNG

2.1 Giới thiệu về Công ty và vai trò của Phó phòng

2.1.1 : Giới thiệu về Công ty TNHH 1 thành viên Cảng Hải phòng :

Cảng Hải Phòng là doanh nghiệp Nhà Nước thuộc tổng công ty Hàng HảiViệt Nam, hạch toán kinh doanh độc lập, có tư cách pháp nhân, được mở tài khoảnngân hàng và sử dụng con dấu riêng theo quy định Nhà Nước

Là doanh nghiệp nhà nước kinh doanh trong lĩnh vực khai thác Cảng, CảngHải Phòng có chức năng chính là xếp dỡ, giao nhận, đóng gói, bảo quản lưu kho,chuyển tải hàng hóa tại khu vực Cảng theo giấy phép kinh doanh số 105661 củatrọng tài kinh tế Hải Phòng cấp ngày 07/04/1993

Các chức năng và nhiệm vụ chính ở Cảng Hải Phòng là:

 Hoạt động bốc xếp

 Hoạt động kiểm đếm, giao nhận, cân hàng

 Hoạt động lưu kho bãi

 Hoạt động chuyển tải

2.1.2 Sơ đồ bộ máy của Phòng Tổ chức nhân sự:

( Nguồn : Sơ đồ bộ máy phòng Tổ chức nhân sự)

Nhìn vào sơ đồ phòng Tổ chức nhân sự ta có thể thấy vai trò của Phó phòng

là tham mưu giúp việc của Trưởng phòng vừa lãnh đạo đôn đốc quản lý những nhânviên chính sách cấp dưới quyền

Qua bản phân công nhiệm vụ và quyền hạn hiện có của Phó phòng 1 phòng

Tổ chức nhân sự ta có thể thấy chức năng và vai trò chủ yếu của Phó phòng là :

- Tham mưu giúp trưởng phòng về các mặt công tác: Tổ chức và cán bộ củaCông ty; Xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện kế hoạch sau khi được TổngGiám đốc phê duyệt đối với công tác thanh tra - kiểm tra, khen thưởng - kỷ luật;Công tác đào tạo Cán bộ công nhân viên hàng năm của Công ty( trừ đào tạo mới)đồng thời tổng hợp báo cáo theo quy định hiện hành

- Làm các thủ tục xin cấp hộ chiếu, VISA cho các đoàn đi công tác, học tập

ở nước ngoài; Công tác bảo vệ chính trị nội bộ Cấp giấy giới thiệu và hướng dẫnsinh viên thực tập tại Công ty

- Phụ trách công tác chế độ chính sách đối với người lao động trong toànCông ty

- Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất do Trưởng phòng phân công

- Điều hành các công việc của Phòng khi Trưởng phòng đi vắng

Trưởng phòng

Phó trưởng phòng 1 Phó trưởng phòng 2

Nhân viên quản lý hồ sơ

Nhân viên chính sách

2.2 Đánh giá về năng lực của Phó phòng Tổ chức nhân sự

2.2.1 Về mặt kiến thức - trình độ

2.2.1.1 Trình độ chuyên ngành đào tạo

Theo bản mô tả công việc ở phụ lục 3, Phó phòng Tổ chức nhân sự phải đáp

ứng được yêu cầu về bằng cấp là phải có bằng từ đại học trở lên trong các ngànhkinh tế, quản trị nhân lực hay luật, hoặc nếu không được đào tạo đúng chuyênngành thì phải qua lớp bồi dưỡng trình độ nghiệp vụ tương đương với đại họcchuyên ngành và lĩnh vực đòi hỏi Đồng thời phải có kiến thức về lý luận chính trị

từ trung cấp trở lên

Vì vậy muốn làm tốt được vị trí Phó phòng cần có những kiến thức kĩ năng vềquản lý, quản trị, luật, ….những kiến thức về ngành nghề chuyên môn nhất định -đây là điều kiện đầu tiên và rất quan trọng

Bên cạnh đó bất kì một cán bộ công chức làm việc trong văn phòng đều phải

có được những trình độ nhất định về ngoại ngữ, tin học và các máy móc thiết bịtrong văn phòng như máy fax, scan, photocopy, …

Đối với người cán bộ quản lý như Phó phòng thì yêu cầu về trình độ quản lýkinh tế - quản lý hành chính Nhà nước luôn luôn là điều bắt buộc vì nếu không cótrình độ quản lý thì người cán bộ quản lý không thể làm tốt được vai trò của mình.Ngoài việc bắt buộc nắm vững các kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, cơ chế quản lýthì Phó phòng cũng cần có những kiến thức về tình hình sản xuất kinh doanh vàđịnh hướng phát triển của chính Công ty mình để có những ý kiến đóng góp thayđổi sao cho phù hợp với tình hình thực tế Làm việc trong bộ máy cơ quan của Nhànước thì việc nắm vững những đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, Nhànước, các quy định của ngành và của Cảng là rất cần thiết

2.2.1.2 Thực trạng về kiến thức - trình độ hiểu biết của Phó phòng Tổ chức nhân sự.

Mô tả về Phó phòng Tổ chức nhân sự:

Phó phòng hiện tại của phòng Tổ chức nhân sự là Bà : Trần Thu Huyền, sinhnăm 1959 Phó phòng được đào tạo tại Nga có thời gian học tập bên nước ngoài

nhưng lại không được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ về tổ chức nhân sựnhưng trong quá trình làm việc và công tác có đi học bồi dưỡng bổ sung các lớp đàotạo liên quan đến phòng nghiệp vụ chuyên môn của mình Phó phòng có bằng đạihọc tại chức quản trị kinh doanh – Đại học Hàng Hải và văn bằng 2 luật - Đại họcluật Hà Nội.

Phó phòng có bằng trung cấp chính trị và được thường xuyên học các lớp bồidưỡng về Chính trị học do Cảng tổ chức, có trình độ B về ngoại ngữ, sử dụng đượcthành thạo các kỹ năng văn phòng và các thiết bị văn phòng Phó phòng còn đượchọc qua về lớp quản lý hành chính Nhà nước và các lớp bồi dưỡng về chuyên mônnghiệp về Tổ chức nhân sự hàng năm do Cảng tổ chức

Phó phòng nắm vững được những đường lối, chủ trương chính sách củaĐảng , Nhà nước, các quy định của ngành và của Cảng

2.2.1.3 Đánh giá về kiến thức – chuyên môn của Phó phòng Tổ chức nhân sự

Bảng 1 : Kết quả đánh giá về kiến thức của Phó phòng Tổ chức nhân sự

Đơn vị : phiếu

TrưởngphòngTCNS

PhóphòngTCNS

NhânviênphòngTCNS

Nhânviênphòngbankhác

Tổng sốphiếu

phiếu 30 phiếu

(Nguồn : kết quả xử lý phiếu điều tra – phụ lục 2)

Theo phiếu khảo sát và phiếu xử lý khảo sát ở phụ lục 1 và 2, trong mục Phó

phòng đáp ứng được những kiến thức gì thì kết quả khảo sát cho thấy những kiếnthức cơ bản về chuyên môn như kiến thức ngành nghề; ngoại ngữ, tin học; chính trịpháp luật và quản trị nhân sự thì Phó phòng nhận được 100% kết quả đánh giá là đãđáp ứng được yêu cầu.

Về kiến thức ngành nghề Phó phòng được học tập bên nước ngoài nhưng lạikhông được đào tạo đúng chuyên môn , Phó phòng ban đầu chỉ làm theo hướng dẫncủa người có kinh nghiệm trong phòng tổ chức rồi dần dần tích lũy kinh nghiệm.Trong quá trình làm việc Phó phòng nhận thấy còn nhiều thiếu sót trong chuyênmôn nên đã chủ động đi học các lớp bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ để có thểphát triển được năng lực chuyên môn của bản thân.Phó phòng tham gia học Quản trịkinh doanh - Đại học Hàng Hải và Luật - Đại học luật Hà Nội nên phó phòng cũng

có những kiến thức chuyên môn nhất định về quản lý, điều hành, các vấn đề liênquan đến luật lao động, luật hành chính, …đáp ứng được yêu cầu về trình độchuyên môn Vì vậy có thể thấy nếu được đào tạo bài bản đúng về chuyên môn thì

có thể nắm rõ và xử lý chính xác hơn vấn đề, vì vậy có thể thấy nếu được đào tạođúng chuyên môn rất cần thiết

Trong quá trình thực tập và có cơ hội tiếp xúc quan sát Phó phòng nhậnthấy Phó phòng đáp ứng được đầy đủ các kĩ năng văn phòng như soạn thảo văn bảnword, excel, power point, gửi mail, …và xử dụng thành thạo các thiết bị văn phòngnhư máy fax, photocopy, scan, máy in…

Về chính trị pháp luật, Phó phòng thường xuyên được tham gia các lớp bồidưỡng lý luận chính trị hàng năm của Cảng nên nắm được rất rõ những đường lốichỉ thị, tư tưởng, yêu cầu của Đảng và Nhà nước đặt ra Phó phòng nắm rất rõ vềluật lao động nên có thể giải quyết những vấn đề liên quan đến chức trách và nhiệm

vụ của mình như phụ trách công tác chế độ chính sách của toàn Công ty

Những kiến thức về văn hóa xã hội và chiến lược kinh doanh Phó phòngđều nhận được 27/30 phiếu đánh giá Nên có thể thấy ngoài những kiến thức chuyênmôn của mình Phó phòng còn những kiến thức xã hội, điều này rất cần thiết Phóphòng hiểu và nắm rõ được tình hình kinh doanh và định hướng phát triển của Cảngđồng thời nắm được tình hình kinh tế - xã hội của đất nước để có thể kịp thời bắt

kịp đưa ra những kiến nghị, thông báo để kịp thời sửa đổi và bổ sung cho phù hợpvới tình hình thực tế Có thể thấy Phó phòng là người rất linh hoạt.

Những kiến thức về hội nhập kinh tế quốc tế và công nghệ môi trườngPhó phòng chỉ đáp ứng 3/30 phiếu và 1/30 phiếu nhưng những yếu tố này khôngthực sự cần thiết và ảnh hưởng nhiều đối với vị trí của Phó phòng Tổ chức nhân sự

vì vậy xét về mặt trình độ kiến thức Phó phòng có những đáp ứng tốt

Tuy nhiên về mặt ngoại ngữ, Phó phòng đạt trình độ B về ngoại ngữnhưng Phó phòng không được sử dụng thường xuyên ngoại ngữ nên những kiếnthức về ngoại ngữ của Phó phòng đã dần mai một

2.2.2 Về mặt kĩ năng - kinh nghiệm

2.2.2.1 Kĩ năng – kinh nghiệm của Phó phòng

Dựa vào bản mô tả công việc ở phụ lục 3 ta có thể thấy muốn làm ở vị trí

Phó phòng có những yêu cầu về kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực chuyên môn

từ 5 năm trở lên, có những kiến thức và kinh nghiệm chỉ đạo trong lĩnh vực thựchiện chế độ chính sách và quản lý lao động

Ngoài ra, ở vị trí là cán bộ quản lý Phó phòng cần có những kĩ năng về giaotiếp; lập kết hoạch; xử lý thông tin và ra quyết định; kĩ năng tổ chức, điều hành, hộihọp; kĩ năng lãnh đạo và một kĩ năng khá mới đó là kĩ năng làm việc nhóm

2.2.2.2 Thực trạng các kĩ năng- kinh nghiệm của Phó phòng

Quá trình công tác của Phó phòng Tổ chức hành chính:

Năm Quá trình hoạt động và công tác

1982 Bắt đầu từ Nga trở về và tham gia vào Cảng Hải Phòng làm ở chi

nhánh Hoàng Diệu1982-1992 Hoạt động và làm việc ở phòng ban nhân sự tại Xí nghiệp Hoàng Diệu

1992 Học tại chức Quản trị kinh doanh – Đại học Hàng Hải

1996 Thăng chức làm Phó ban Nhân sự xí nghiệp Hoàng Diệu

1997 Thăng chức làm Trưởng ban Nhân sự xí nghiệp Hoàng Diệu

2000 Học bổ sung văn bằng 2 luật - Đại học luật Hà Nội

2000 Lên phòng Tổ chức nhân sự Cảng Hải Phòng làm nhân viên chính sách

2003 Được giữ chức vụ phó phòng 2 phòng Tổ chức nhân sự

2005 Được giữ chức vụ phó phòng 1 phòng Tổ chức nhân sự

2005-2014 Vẫn đảm nhận chức vụ phó phòng 1 phòng Tổ chức nhân sự

(Nguồn: Sổ theo dõi cán bộ ,công chức thuộc phòng Tổ chức nhân sự Cảng Hải Phòng)

Nhìn vào quá trình công tác của Phó phòng Tổ chức nhân sự ta có thể thấyPhó phòng có kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực chuyên môn 32 năm và có kinhnghiệm làm ở vị trí quản lý lãnh đạo là 12 năm.

Phó phòng là người thường xuyên tổ chức các buổi họp, triển khai chươngtrình, tiếp xúc với nhiều mối quan hệ, còn phải lập được kế hoạch của phòngchuyên môn theo năm, quý, tháng ; đồng thời Phó phòng còn thay mặt làm côngviệc của Trưởng phòng khi Trưởng phòng vắng mặt

2.2.2.3 Đánh giá về kĩ năng - kinh nghiệm của Phó phòng Tổ chức nhân sự

Bảng 2 : Kết quả đánh giá về kĩ năng của Phó Phòng Tổ chức nhân sự

Đơn vị : phiếu

TrưởngphòngTCNS

PhóphòngTCNS

NhânviênphòngTCNS

Nhânviênphòngban khác

Tổngsốphiếu

Kĩ năng tổ chức,điều

30phiếu

Kĩ năng lãnh đạo và động

30phiếu

Kĩ năng xây dựng nhóm

10phiếu

phiếu

phiếu

(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra khảo sát-Phụ lục 2)

Theo kết quả xử lý khảo sát ở phụ lục 2, ta có thể thấy hầu hết các kĩ năngcần có của cán bộ quản lý Phó phòng đều đáp ứng được

Về kĩ năng giao tiếp , kết quả số phiếu là 30/30 phiếu, là cán bộ làm về tổchức hơn nữa lại là cán bộ quản lý, kĩ năng giao tiếp rất quan trọng và là kĩ năngmềm quan trọng nhất hiện nay Ở vị trí Phó phòng thì chắc chắn có rất nhiều mốiquan hệ cần quan hệ như là mối quan hệ với cấp dưới, cấp trên, với những phóphòng ban khác, những mối quan hệ bên ngoài, Để có được mối quan hệ tốt đẹpvới những đồng nghiệp và cấp trên thì Phó phòng có được nghệ thuật ứng xử,những cách xử lý vấn đề khôn khéo, cách thuyết phục người nghe đối diện, cáchtruyền đạt thông điệp của mình đến người nghe rất tốt Phó phòng có khả năngtruyền đạt những mệnh lệnh, phương hướng, định hướng, quyết định của mình mộtcách nhanh chóng dễ hiểu làm cho người nghe, người dưới quyền của mình hiểu rõràng chính xác không sai lệch để nghiêm túc thực hiện Chính vì vậy Phó phòng Tổchức nhân sự được mọi người đánh giá khá cao về kĩ năng giao tiếp.

Về kĩ năng lập kế hoạch kết quả số phiếu cũng là 30/30 phiếu, ở vị trí là phóphòng Tổ chức nhân sự phụ trách về công tác Tổ chức nhân sự, quản lý lao động vàchế độ chính sách nên việc xây dựng kế hoạch thực hiện nhiệm vụ trong lĩnh vựcnghiệp vụ được giao tháng,quý,năm là điều bắt buộc Phó phòng có kĩ năng xâydựng được những văn bản đề xuất, văn bản quy định ví dụ như bản khen thưởng,bản mô tả công việc, kế hoạch đào tạo cán bộ công chức hàng năm của Công ty.Hơn thế nữa, Phó phòng có khả năng đề xuất , sửa đổi, bổ sung những điều trongbáo cáo, quy định chưa phù hợp

Về kĩ năng xử lý thông tin và ra quyết định, kết quả số phiếu là 30/30 phiếu.Phó phòng có khả năng làm báo cáo về xét duyệt thi đua khen thưởng, kỷ luật; dựtrù và nắm rõ ràng số lượng và chất lượng của đội ngũ cán bộ công nhân viên củaCảng để từ đó đưa được ra những người đi đào tạo hàng năm

Về kĩ năng tổ chức, điều hành, hội họp; kết quả xử lý phiếu điều tra đánhgiá Phó phòng đáp ứng được 100% yêu cầu Phó phòng có khả năng điều hànhnhững cuộc họp trong nội bộ phòng hay tham gia được những cuộc họp của toànCông ty

Về kĩ năng lãnh đạo và động viên, kết quả xử lý phiếu điều tra đánh giá

Phó phòng đáp ứng được 100% yêu cầu đặt ra Phó phòng có khả năng lãnh đạonhân viên trong phòng thay mặt trưởng phòng khi trưởng phòng vắng mặt Phóphòng thường giúp đỡ trưởng phòng trong việc chỉ đạo, điều hành cấp dưới thựchiện nhiệm vụ; có khả năng kết nối với cấp dưới và có trách nhiệm kiểm tra,nghiệm thu kết quả, đôi khi còn đôn đốc tình hình và tiến độ thực hiện công việccủa nhân viên.

Về kĩ năng xây dựng nhóm làm việc thì Phó phòng chỉ nhận được 33,33%

số phiếu nhận xét là đạt yêu cầu Kĩ năng xây dựng nhóm làm việc là kĩ năng khámới nhưng đôi khi Phó phòng vẫn còn nặng tính bảo thủ không chấp nhận và thíchnghi , không có khả năng làm việc nhóm ưa làm việc độc lập Đấy vẫn là lối mòntrong tác phong làm việc của Bộ máy hành chính Nhà nước hiện nay

Trong quá trình công tác của Phó phòng ta có thể thấy Phó phòng có 32năm công tác trong phòng chuyên môn Xuất phát từ xí nghiệp chi nhánh dần dầnlên đến phòng ban trên tổng công ty nên đã có thâm niên công tác và kinh nghiệmlàm việc khá lâu năm Quản lý con người đôi khi rất phức tạp đòi hỏi người làmlãnh đạo hay nhân viên trong phòng Tổ chức nhân sự phải có kinh nghiệm thực tếtrong nghề - cái mà không học được trong sách vở, đó là một đặc thù của nghề làm

tổ chức Phó phòng có được thời gian dài gắn bó với Công ty và với chuyên môn Tổchức nhân sự nên nắm được khá rõ về công tác chuyên môn đồng thời hiểu rõ Công

ty và toàn bộ cán bộ công nhân trong Công ty, hiểu được văn hóa cũng như thôngthạo quen thuộc với Công ty, tạo được mối quan hệ trong công việc; có được tácphong làm việc phù hợp với văn hóa Công ty cũng như hiểu được con người và vănhóa của phòng ban chuyên môn Phó phòng tích lũy được những kinh nghiệm sống

và làm việc với con người Kinh nghiệm sống liên quan đến những kĩ năng cần thiết

để giải quyết khéo léo những vấn đề phát sinh trong công tác Với kinh nghiệm 12năm làm cán bộ quản lý, Phó phòng Tổ chức nhân sự đã có được sự tích lũy về cáchquản lý con người nên Phó phòng có kĩ năng tổ chức và kĩ năng lãnh đạo khá tốt.Tuy nhiên vẫn có những hạn chế do làm lâu năm, do cơ chế làm việc hiện tại cónhiều thay đổi , nếu Phó phòng không tự đổi mới mình sẽ bị lạc hậu, trì trệ, tuổi cao

bắt đầu có những dấu hiệu của sức khỏe, ít nhạy bén với những biến động của thịtrường.

2.2.3 Về mối quan hệ trong công việc của Phó phòng

2.2.3.1 Thực trạng về mối quan hệ trong công việc của Phó phòng

1 Mối quan hệ với cấp trên :

 Trưởng phòng :

- Tham mưu , giúp việc cho trưởng phòng

- Thừa hành lệnh từ trưởng phòng

 Với Ban giám đốc :

Chịu sự giám sát của Ban giám đốc công ty đây là người mà phó phòng sẽnhận chỉ thị, báo cáo các kết quả đạt được cũng như đưa ra những đề xuất, chínhsách về mặt nhân sự trong công ty

2 Mối quan hệ với ngang cấp :

Dựa vào sơ đồ tổ chức của công ty ở phụ lục 4 ta cũng dễ dàng nhận thấy các

vị trí tương tác với Phó phòng là các phó phòng ban khác và các phó ban của xínghiệp chi nhánh bộ phận ngang cấp

3 Mối quan hệ với cấp dưới :

Tất cả các nhân viên trong phòng nhân sự đều là thuộc cấp phó phòng và chịu sựquản lý trực tiếp từ phó phòng Mọi công việc của họ đều phải được sự thông quacủa phó phòng và trưởng phòng có toàn quyền trong việc bố trí công việc và đánhgiá kết quả làm việc của họ

4 Mối quan hệ bên ngoài công ty :

Để đáp ứng nhu cầu công việc, đảm bảo năng suất công việc trong quá trìnhtác nghiệp của bản thân, cấp dưới và hỗ trợ tốt cho các phòng ban khác hoạt độngphó phòng của công ty phải đảm bảo tốt những mối quan hệ với các cá nhân và tổchức sau đây :

Trước hết, mối quan hệ với các Cơ quan Quản lý Nhà nước và Chính quyềnđịa phương như Ủy Ban nhân dân các cấp, Hội đồng nhân dân các cấp … Phóphòng cần duy trì mối quan hệ với Sở Thương binh - Lao động Cuối cùng là mối

quan hệ với Lực lượng Phòng cháy chữa cháy tại khu vực

2.2.3.2 Đánh giá thực trạng về mối quan hệ trong công việc của Phó phòng.

1 Mối quan hệ với cấp trên :

 Trưởng phòng :

Theo phiếu kết quả xử lý phiếu điều tra ở phụ lục 2, câu 6 thì 100% ý kiến đồng ý

là Trưởng phòng và phó phòng có sự tương hỗ với nhau trong công việc; 100% ýkiến đồng ý là Phó phòng làm đúng chức trách và nhiệm vụ của mình

Và trong phiếu điều tra dành cho trưởng phòng đánh giá về phó phòng ở phụlục 1 thì Trưởng phòng hoàn toàn đồng ý với ý kiến phó phòng có hỏi ý tham khảo

ý kiến của cấp trên trước khi ra quyết định và trưởng phòng cũng đồng ý với ý kiếncho rằng phó phòng luôn thường xuyên đóng góp ý kiến để công việc tốt hơn Quakết quả điều tra như trên ta có thể đánh giá mối quan hệ giữa phó phòng với trưởngphòng như sau :

- Luôn luôn có sự hỗ trợ , tương tác, bổ sung với trưởng phòng

- Thừa hành lệnh từ trưởng phòng

- Không có tư tưởng giành quyền lực, tranh chức quyền với trưởng phòng

- Trưởng phòng và phó phòng có mối quan hệ khăng khít, khá tốt trong công việc

- Thái độ tôn trọng và đúng mực đối với trưởng phòng

- Những công việc quan trọng luôn báo cáo lên trưởng phòng, có được sự đồng ýmới quyết định

- Công việc trong ngoài phạm vi quyền hạn không tự ý quyết định mà luôn có sựtham vấn từ phía trưởng phòng

- Phó phòng là người không ngại va chạm nên thẳng thắn đề xuất góp ý xây dựngvới trưởng phòng đề công việc được tốt hơn

2 Mối quan hệ với ngang cấp :

Dựa vào sơ đồ tổ chức của công ty ở phụ lục 4, ta cũng dễ dàng nhận thấy các

vị trí tương tác với Phó phòng là các phó phòng ban khác và các phó ban của xínghiệp chi nhánh bộ phận ngang cấp Đồng thời dựa vào những ý kiến nhận xét của

có phó phòng khác về phó phòng Tổ chức nhân sự ta có thể đánh giá như sau :

- Phó phòng có mối quan hệ hỗ trợ, tương tác với các phó phòng khác

- Có mối giao hảo tốt đẹp và khăng khít

3 Mối quan hệ với cấp dưới :

Dựa vào phiếu điều tra khảo sát của cán bộ công nhân viên dành cho phóphòng và kết quả xử lý phiếu khảo sát ở phụ lục 2 , câu 8 có thể thấy có 86,67% ýkiến cho rằng phó phòng có tham khảo ý kiến của cấp dưới trước khi đưa ra quyếtđịnh và có 13,33% không đồng ý với ý kiến đó Vậy thì ta có thể thấy ý kiến của đại

đa số đồng ý với ý kiến phó phòng có tham khảo ý kiến nhận xét của cấp dưới Vàqua quan sát và thu nhận những ý kiến nhận xét thì có thể đánh giá về mối quan hệcủa phó phòng với cấp dưới :

- Có thái độ vui vẻ, hòa nhã với cấp dưới, không tỏ ra xa cách hách dịch vớicấp dưới

- Tuy nhiên cũng có cứng rắn trong công việc Trong công việc phó phòng còn

có trách nhiệm duy trì kỉ luật trong phòng nên thông qua quản lý và thựchiện những biện pháp răn đe khi nhân viên vi phạm, kiên quyết xử lý nhữngvấn đề sai trái

- Nhân viên tôn trọng và kính trọng phó phòng

- Phó phòng luôn có sự lắng nghe thấu hiểu nhân viên trong phòng và toàncông nhân viên trong công viên nên tạo được sự gần gũi cho nhân viên

- Có tham khảo ý kiến của cấp dưới trước khi đưa ra một quyết định

4 Mối quan hệ bên ngoài công ty:

Qua tìm hiểu và lắng nghe những ý kiến của mọi người trong phòng Tổ chứcnhân sự có thể đánh giá về mối quan hệ của phó phòng với mối quan hệ bên ngoàicông ty :

Trước hết, mối quan hệ thân thiết với các Cơ quan Quản lý Nhà nước vàChính quyền địa phương như Ủy Ban nhân dân các cấp, Hội đồng nhân dân cáccấp… tại khu vực sẽ là nền tảng tốt để nhân viên công ty, đặc biệt là các nhân viênmảng Tổ chức nhân sự sẽ thực hiện nhanh chóng và trôi chảy các thủ tục cần thiếtcho hoạt động công ty như: sao y, chứng thực hợp đồng, xác nhận hồ sơ… Ngoài ra

với sự hỗ trợ của Chính quyền địa phương công ty cũng sẽ gặp nhiều thuận lợi trongquá trình mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh trong tương lai Do đó phó phòngphải là người duy trì những mối quan hệ này để không chỉ đảm bảo nhanh tiến độlàm viên cho nhân viên cấp dưới của mình mà còn tạo thuận lợi cho quá trình hoạtđộng của công ty về lâu dài.

Phó phòng cần duy trì mối quan hệ với Sở Thương binh - Lao động để dễdàng cập nhật và hỏi han thông tin về những Chính sách Lao động, Hợp đồng laođộng, chế độ lương bổng, … để áp dụng phù hợp nhất cho công ty

Cuối cùng là mối quan hệ với Lực lượng Phòng cháy chữa cháy tại khu vực

Do vị trí của công ty ngay trung tâm thành phố dân cư đông đúc và cơ sở vật chất

đồ sộ nên việc thực hiện tốt và đúng chuẩn về vấn đề phòng cháy và chữa cháy là

vô cùng cần thiết Do đó, phó phòng nhân sự phải giữ quan hệ tốt với lực lượng nàynhằm đảm bảo công tác phòng cháy, chữa cháy kịp thời và nhanh chóng

2.2.4 Về Phẩm chất-Thái độ

2.2.4.1 Đánh giá về phẩm chất –thái độ của Phó phòng Tổ chức nhân sự

Bảng 3 : Kết quả đánh giá về phẩm chất của Phó phòng Tổ chức nhân sự

Đơn vị :phiếu

TrưởngphòngTCNS

PhóphòngTCNS

NhânviênphòngTCNS

Nhânviênphòngban khác

Tổng sốphiếu

Tổng 1 phiếu 1 phiếu 6 phiếu 22 phiếu 30 phiếu

(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra khảo sát-Phụ lục 2)

Qua kết quả xử lý phiếu điều tra khảo sát ở phụ lục 2, kết quả đánh giá vềphẩm chất của Phó phòng , có thể thấy những phẩm chất như lý luận chính trị, quyết

đoán; kiên nhẫn quyết tâm; khéo léo tế nhị ; cảm thông lắng nghe được mọi ngườiđánh giá 100% đồng ý phó phòng đáp ứng được.

Về phẩm chất lý luận chính trị, tất cả mọi người đồng ý công nhận phóphòng đạt được Làm việc trong bộ máy cơ quan Nhà nước, bản thân Phó phòngcũng là một Đảng viên chính vì vậy quan điểm, ý thức, trình độ chính trị; ý thứcchấp hành pháp luật và kỷ luật lao động được Phó phòng hết sức quan tâm, luôn rènluyện và ghi nhớ trong tất cả những hành động , cử chỉ, và cách làm việc; luôn luôngiữ mình trong sạch, tránh những thị phi và những điều tiếng; luôn gương mẫu,trung thực; nếu mắc sai phạm luôn nghiêm khắc phê bình và kiểm điểm bảnthân.Phó phòng được đánh giá rất cao về phẩm chất này Đây là điều kiện tiên quyết

để đánh giá cán bộ quản lý trong cơ quan Nhà nước

Về phẩm chất quyết đoán và kiên nhẫn quyết tâm, Phó phòng được tất cảmọi người đồng tình đánh giá cao Phó phòng là cán bộ quản lý nên trong tích cách

có phần quyết đoán, dứt khoát trong công việc, là người có tinh thần “thép” ; kiênnhẫn trong việc giải quyết những khiếu nại của công nhân Phó phòng là người lãnhđạo vì vậy luôn có ý chí, nghị lực, tính kiên nhẫn và lòng quyết tâm; không quảnngại, nản chí trước những trở ngại nhất thời Phó phòng là người biết suy xét, điềmtĩnh ứng phó với các vấn đề phát sinh

Về phẩm chất khéo léo tế nhị và cảm thông lắng nghe, Phó phòng đạt được30/30 phiếu ủng hộ Là cán bộ quản lý và lại làm trong phòng Tổ chức nhân sự nênPhó phòng có khả năng tạo ảnh hưởng, mềm dẻo trong cách xử lý vấn đề, có kĩnăng giao tiếp đàm phán Hơn nữa là phó phòng còn là người có tâm lý đi sâu tìmhiểu lắng nghe tâm tư nguyện vọng và những đề xuất của cán bộ công nhân viêntrong công ty; động viên khích lệ kịp thời giúp cho cán bộ công nhân viên phấnkhởi làm việc, tạo động lực cho người lao động Phẩm chất này là một trong nhữngphẩm chất cần có và được đánh giá cao của người lãnh đạo phòng Tổ chức nhân sựnhư Phó phòng Phó phòng là người cứng rắn quyết đoán nhưng cũng rất khéo léo

tế nhị

Về phẩm chất sáng tạo linh hoạt, Phó phòng nhận được 90% ý kiến đánh