Hoạt động phân tích công việc tại Ban Quản lý quảng trường Ba Đình

Đánh giá thực trạng hoạt động phân tích công việc được tiến hành tại Banquản lý quảng trường Ba Đình hiện nay từ đó tìm ra điểm mạnh, điểm yếu vànguyên nhân của các hạn chế còn tồn tại đ

và hệ lụy là không thể trả lương, kích thích họ kịp thời, chính xác Ðặc biệt, phântích công việc là công cụ rất hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lậphoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giản biên chế, sửdụng tối ưu nguồn nhân lực, nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng nhưhiệu quả hoạt động Có thể nói phân tích công việc là hoạt động quản lý nhân sựquan trọng và ảnh hưởng tới một loạt các hoạt động khác của tổ chức, đặc biệt trong

xu thế ngày nay, khi mà việc quản lý con người đang ngày càng bị ràng buộc vàphải tuân thủ theo pháp luật

Tuy nhiên ở Việt Nam hiện nay hoạt động này lại chưa được quan tâm đúng mức,chỉ có một số tổ chức, doanh nghiệp lớn thực hiện tốt nó, số còn lại có triển khai thìthường tiến hành theo kiểu hình thức và rập khuôn Với vai trò và thực trạng hiệnnay thì việc nghiên cứu hoạt động phân tích công việc là cần thiết và nên làm, đặcbiệt là trong các tổ chức công của nước ta, các tổ chức mang nặng tính mệnh lệnh,chỉ huy Việc nâng cao chất lượng hoạt động phân tích công việc sẽ giúp tổ chứctuyển và bố trí đúng người, đúng việc, hoạt động có hiệu quả góp phần phát huynăng lực của đội ngữ công chức, viên chức và nhân viên từ đó sẽ góp phần tiết kiệm

và sử dụng có hiệu quả nguồn ngân sách của nhà nước – tỷ lệ chính trong phần lớnnguồn chi trả lương của các tổ chức, đơn vị sự nghiệp công lập này

Ban quản lý quảng trường Ba Đình là một đơn vị sự nghiệp công lập, là mộttrong số các tổ chức công giữ nhiệm vụ chính trị quan trọng Trong những năm gầnđây, hoạt động phân tích công việc đã được tiến hành tại Ban quản lý song cònnhiều hạn chế và chất lượng của hoạt động chưa cao, do đó việc nghiên cứu về hoạtđộng này là cần thiết để góp phần cải tiến hoạt động phân tích công việc tại đây nóiriêng và các hoạt động quản lý nhân lực khác có liên quan tại tổ chức này nóichung.

2 Mục tiêu nghiên cứu.

Mục tiêu tổng quát của đề tài là: Cải tiến hoạt động phân tích công việc đangđược thực hiện tại Ban quản lý quảng trường Ba Đình hiện nay Xuất phát từ mụctiêu nghiên cứu tổng quát trên, đề tài có những mục tiêu cụ thể dưới đây:

Xác định nội dung phân tích công việc, các đặc điểm và nhân tố ảnh hưởngđến hoạt động phân tích công việc tại Ban quản lý quảng trường Ba Đình

Đánh giá thực trạng hoạt động phân tích công việc được tiến hành tại Banquản lý quảng trường Ba Đình hiện nay từ đó tìm ra điểm mạnh, điểm yếu vànguyên nhân của các hạn chế còn tồn tại đó

Đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao chất lượng của hoạt độngPTCV tại Ban Quản lý Quảng trường Ba Đình

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.

Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động phân tích công việc tại Ban quản lý Quảngtrường Ba Đình

Trong đó khách thể nghiên cứu: Chính là Cán bộ quản lý nhân lực và nhân viêntham gia vào phân tích công việc tại Ban quản lý quảng trường Ba Đình

Khách thể điều tra: Một bộ phận công chức, viên chức, nhân viên đang làm việctại các phòng, đội trực thuộc Ban quản lý Quảng trường Ba Đình

Phạm vi nghiên cứu:

Về mặt không gian: Đề tài nghiên cứu tập trung nghiên cứu hoạt động phân tíchcông việc tại Ban quản lý quảng trường Ba Đình Khảo sát thực tế bằng việc phátbảng hỏi tại các phòng, đội trực thuộc Ban quản lý như sau: phòng Tổ chức – hành

chính, phòng kế hoạch tổng hợp, phòng Tài vụ, đội cây hoa cây cảnh và đội vệ sinhmôi trường, đội ươm cây phú thượng.

Về mặt thời gian: Bài nghiên cứu đánh giá thực trạng hoạt động phân tích côngviệc được tiến hành tại Ban quản lý Quảng trường Ba Đình từ năm 2009 đến nay

Số liệu sơ cấp được thu thập bằng việc phát bảng hỏi điều tra ngày 2/4/2014 và thu

về vào ngày 4/4/2014

Về mặt nội dung đề tài tập trung đánh giá các đặc điểm, nhân tố ảnh hưởng đếnphân tích công việc tại Ban quản lý quảng trường Ba Đình, đánh giá thực trạng phântích công việc tại đây theo từng bước trong quy trình đang được BQL sử dụng baogồm: xác định số công việc phân tích, lựa chọn phương pháp thu thập thông tin,tổng hợp thông tin và sử dụng thông tin trong phân tích công việc

4 Kết cấu của đề tài

Với lý do, mục tiêu nghiên cứu và nội dung như trên thì kết cấu của đề tài ngoàilời mở đầu còn gồm 3 chương, cụ thể như sau:

Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu

Chương 2: Đánh giá thực trạng phân tích công việc tại Ban quản lý quảng trường

Ba Đình

Chương 3: Một số giải pháp nhằm cải tiến phân tích công việc tại Ban quản lýquảng trường Ba Đình

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU1.1 Tổng quan nghiên cứu.

Phân tích công việc là hoạt động làm cơ sở cho các hoạt động khác của Quản

lý nhân lực, đây là một hoạt động rất được chú trọng và làm rất tốt ở các nước pháttriển Nhưng đối với Việt Nam đây là một hoạt động thực sự chưa được quan tâmđúng mức, đặc biệt là đối với các tổ chức công thì dường như đây là một công việctương đối mới mẻ Vì thế, ở nước ta số lượng các đề tài nghiên cứu về hoạt độngnày cũng chưa có nhiều, phần lớn chỉ tập trung vào các hoạt động khác của quản lýnhân lực như đào tạo, phát triển, tạo động lực, tuyển mộ, tuyển dụng hay đánh giáthực hiện công việc…

Điển hình mấy năm trở lại đây, chuyên đề tốt nghiệp cuối khóa của sinh viênkhoa Kinh tế và Quản lý nguồn nhân lực, trường ĐH Kinh tế Quốc Dân bắt đầunghiên cứu về hoạt động phân tích công việc Cụ thể có thể kể đến chuyên đề tốtnghiệp 46-74 , trường ĐH Kinh tế Quốc Dân mang tên “Hoàn thiện công tác phântích công việc tại công ty cổ phần đầu tư PV-Inconess của sinh viên Trần Thị My,

đề tài lựa chọn cách tiếp cận từ các mẫu văn bản liên quan đến phân tích công việccủa công ty để tìm ra những hạn chế và đề xuất giải pháp Tiếp theo là “Hoàn thiệnphân tích công việc tại công ty cơ khí – điện tử - tàu thủy” của sinh viên Đàm ThịPhương, khóa 48, đề tài được thực hiện tại một doanh nghiệp nhà nước và tại đâydoanh nghiệp mới chỉ thực hiện hoạt động phân tích công việc cho các công việctheo tiêu chuẩn Iso của công ty Ưu điểm của đề tài là đã đưa ra một số nhân tố ảnhhưởng tới hoạt động PTCV của cơ sở thực tập, phân tích một số hạn chế mà hoạtđộng phân tích công việc tại đây đang còn tồn tại Nhược điểm của đề tài là chưatìm thấy được ưu điểm mà hoạt động PTCV tại đây có

Hai đề tài tiếp theo của hai sinh viên khóa 49, đầu tiên là đề tài “Thực hiệnphân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc để thực hiện hoạt động quản lýnguồn nhân lực tại công ty cổ phần công nghiệp và thương mại Tổng hợp ThăngLong” của sinh viên Lý Phương Linh thực hiện Đề tài làm cùng lúc cả hai nội dung

là phân tích công việc và đánh giá công việc nên chưa thể đi sâu vào đánh giá hoạtđộng phân tích công việc Đề tài này chưa chỉ ra được các đặc điểm, nhân tố ảnh

hưởng tới hoạt động phân tích công việc tại công ty Đề tài tiếp theo cũng do sinhviên khóa 49 thực hiện đó với tên gọi “Phân tích công việc để hoàn thiện công tácquản lý nguồn nhân lực trong công ty TNHH Kim Ngân Hà”, Cũng giống đề tàitrước, đề tài này cũng đi tiếp cận, nghiên cứu từ việc xem xét các văn bản có tínhchất gần giống với các sản phẩm của hoạt động PTCV là bản phân công nhiệm vụcủa công ty, từ đó đưa ra nhận xét các văn bản này còn sơ sài và còn nhiều hạn chế,không đi đánh giá từng bước của hoạt động PTCV tại đây Đề tài này tập trung chủyếu vào việc nêu ra ảnh hưởng của công tác PTCV đối với các hoạt động quản lýnguồn nhân lực Trong phần giải pháp, đề tài chọn việc đưa ra xây dựng một quytrình hoàn toàn mới với hai phương pháp thu thập thông tin là sử dụng bản hỏi vàphỏng vấn nhưng không chỉ rõ việc áp dụng nó như thế nào cho từng nhóm laođộng trong công ty Và cũng như đề tài trước, đề tài này cũng vẫn chưa nêu đượccác đặc điểm, nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động phân tích công việc tại đây.

Đề tài khác của sinh viên Đào Duy Tùng, lớp quản trị nhân lực 49B, mangtên “Hoàn thiện phân tích công việc tại công ty TNHH Global MFG Việt Nam”.Một điểm mới của đề tài là đi tiếp cận vấn đề theo quy trình phân tích thực hiệncông việc nhưng cũng như hai đề tài trên cùng mảng nghiên cứu khóa 49, đề tài nàycũng không đưa ra được các đặc điểm, nhân tố của hoạt động PTCV tại đây Mộtnhược điểm nữa là khi phân tích ảnh hưởng của PTCV tới hoạt động quản lý nhânlực khác của công ty thì đề tài lại bị đi quá sâu vào từng hoạt động Ví dụ như khinhắc tới việc ảnh hưởng tới hoạt động đào tạo đề tài đi phân tích gần hết các nộidung của đào tạo bao gồm: xác định nhu cầu đào tạo, tổng hợp nhu cầu đào tạo, lập

kế hoạch đào tạo, đánh giá kế hoạch đào tạo, thực hiện kế hoạch đào tạo như thếnào…

Một đề tài mới hơn, do sinh viên Hoàng Thái Ngân, lớp Quản trị nhân lực50B, khóa 50, trường ĐH Kinh tế Quốc Dân có tựa đề “Phân tích công việc tại công

ty lâm nghiệp Cẩm Ngọc – Thanh Hóa”, đề tài nghiên cứu tại một đơn vị chưa hềtriển khai thực hiện hoạt động này từ đó đề xuất viêc tiến hành thực hiện Đề tài đisâu vào những ảnh hưởng tiêu cực của việc chưa triển khai hoạt động PTCV tới cáchoạt động quản lý nguồn nhân lực khác

Như vậy qua đây có thể thấy số đề tài nghiên cứu về hoạt động phân tíchcông việc là vẫn chưa có nhiều so với các hoạt động khác của quản lý nhân lực Đặcbiệt cho tới thời điểm hiện tại, vẫn chưa có một đề tài nào nghiên cứu hoạt động này

tại một đơn vị sự nghiệp công lập, hoạt động phi lợi nhuận Trên cơ sở xem xét thực

tế tại BQL Quảng trường Ba Đình và tiếp thu những nghiên cứu của các khóa trước,

đề tài mong muốn được đóng góp một phần nhỏ giúp “Cải tiến phân tích công việctại Ban quản lý Quảng trường Ba Đình”

1.2 Phương pháp nghiên cứu.

1.2.1 Phương pháp tiếp cận

Phương pháp tiếp cận để tìm ra đề tài nghiên cứu này bao gồm: khai thác, tìmhiểu tài liệu do Ban quản lý quảng trường Ba Đình cung cấp, cùng quan sát các hoạtđộng trong quá trình thực tập thực tế tại đây để xem xét các vấn đề còn hạn chế từ

đó lựa chọn ra đề tài nghiên cứu; tham khảo tài liệu, giáo trình cùng với đó là việckhảo sát thu thập thông tin thực tế Cụ thể, sau khi xác đinh được đề tài nghiên cứu,tham khảo các giáo trình, tài liệu để nắm được các nội dung, nội hàm về phân tíchcông việc Và tiến hành khảo sát thực tế để thu thập thêm thông tin làm cơ sở chocác nhận định, đánh giá của mình

1.2.2 Phương pháp định tính và định lượng

Phương pháp nghiên cứu của đề tài này bao gồm hai phương pháp là định tính

và định lượng được sử dụng đồng thời và đan xen nhau Trong đó, phương phápđịnh lượng là việc tổng hợp các thông tin, số liệu của Ban quản lý quảng trường BaĐình, kèm theo đó là khảo sát thực tế để đưa ra các con số cụ thể mang tính chấtđịnh lượng Phương pháp định tính được sử dụng khi đưa ra những ý kiến, nhậnđịnh, đánh giá dựa trên những tổng hợp, phân tích từ định lượng và từ quan sát, làmviệc thực tế trong thời gian thực tập tại phòng tổ chức – hành chính Ban quản lýQuảng trường Ba Đình

1.2.3 Phương pháp thu thập thông tin, số liệu.

Phương pháp thu thập thông tin, số liệu sử dụng và phục vụ đề tài nghiên cứuđược thu thập và tổng hợp từ hai nguồn bao gồm sơ cấp và thứ cấp, cụ thể để có sốliệu hai nguồn trên bài nghiên cứu đã sử dụng các phương pháp sau:

Số liệu thứ cấp được tiến hành bằng phương pháp tập hợp và thu thập số liệu, tưliệu được phát hành qua các kênh chính thức bao gồm: báo cáo tổng hợp hằng năm

từ 2009 đến năm 2013 phòng tổ chức – hành chính Ban quản lý quảng trường BaĐình, phòng kế hoạch tổng hợp và phòng Tài vụ ban quản lý quảng trường Ba

Đình, Bảng hỏi PTCV cho lao động trực tiếp và lao động gián tiếp, các nghị định,

kế hoạch, thông báo do Ban quản lý quảng trường và Ban quản lý Lăng ban hành,một số tài liệu tham khảo từ cổng thông tin điện tử Ban quản lý Lăng Chủ tịch HồChí Minh

Số liệu sơ cấp được tiến hành qua phương pháp điều tra thực tế bằng bảng hỏivới nội dung gồm hai mươi câu, đối tượng của bảng hỏi là công chức, viên chức tạicác phòng và nhân viên, công nhân tại các đội sản xuất Tổng cộng số phiếu phát ra

là 70 phiếu, có 65 phiếu thu về hợp lệ, trong đó tổng Với cơ cấu giới tính như sau:

Bảng 1.1 Cơ cấu giới tính của phiếu điều tra thu về.

(Nguồn: Tổng hợp từ điều tra thực tế)

Xét về cơ cấu phiếu điều tra phát ra và thu về từ các phòng, đội cụ thể như sau:

Bảng 1.2 Cơ cấu bảng hỏi được phát theo các bộ phận

(Nguồn: Tổng hợp từ điều tra thực tế)

Nội dung của phiếu điều tra gồm 3 phần chính: phần 1 là định danh người hỏi,phần 2 là định danh người trả lời và phần 3 là các câu hỏi có nội dung liên quan tới

đề tài nghiên cứu với 22 câu hỏi Các câu hỏi tập trung vào quy trình của hoạt độngphân tích công việc đang được sử dụng bên cạnh đó còn một số câu liên quan đếnđặc điểm, nhân tố ảnh hưởng tới phân tích công việc tại Ban quản lý, ví dụ như cáccâu về mức độ hiểu biết, thái độ của cán bộ, nhân viên đang làm việc tại Ban quản

lý quảng trường Ba Đình về hoạt động PTCV tại đây

(Nội dung cụ thể của từng câu hỏi trong phiếu điều tra xem phụ lục 1 đính kèm)

Số liệu thu về từ nguồn sơ cấp được tổng hợp và phân tích bằng phần mềmexcel Sau đó được sử dụng làm các dẫn chứng, minh chứng cho các nhận định,đánh giá trong chương 2 của đề tài đó là chương Đánh giá thực trạng hoạt độngphân tích công việc tại Ban quản lý quảng trường Ba Đình.

1.2.4 Quá trình nghiên cứu.

Quá trình nghiên cứu đề tài bao gồm một số bước sau:

Qua việc thực tập thực tế tại cơ quan, nghiên cứu các tài liệu do đơn vị cungcấp xác định đề tài nghiên cứu

Nghiên cứu một số sách giáo trình như: Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB.ĐH KTQD, năm 2010, giáo trình Quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức công, NXB.ĐH KTQD năm 2012, Kinh tế và Quản lý nguồn nhân lực, NXB ĐH KTQD

năm 2012 để xác định đối tượng nghiên cứu, từ đó xác định nội dung, nội hàmnghiên cứu

Xác định nội dung nghiên cứu, xây dựng đề cương của đề tài nghiên cứu vàthiết kế bảng hỏi sử dụng trong việc khảo sát lấy số liệu sơ cấp Bảng hỏi được thiết

kế có nội dung gồm 3 phần: phần 1 là định danh người hỏi, phần 2 là định danhngười trả lời và phần 3 là các câu hỏi có nội dung phục vụ đề tài nghiên cứu

Khảo sát thực tế bằng bảng hỏi tại các phòng, ban, đội của Ban quản lýquảng trường Ba Đình và tiến hành tổng hợp thông tin thu thập được Song song với

đó là việc sử dụng, phân tích thông tin từ tài liệu do cơ quan cung cấp Tổng hợpcác số liệu, thông tin tiến hành viết đề cương chi tiết và từ đề cương chi tiết hoànthiện và tiếp tục phát triển thành báo cáo chuyên đề tốt nghiệp

CHƯƠNG 2 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI BAN

QUẢN LÝ QUẢNG TRƯỜNG BA ĐÌNH.

1.1 Tổng quan về Ban Quản lý Quảng trường Ba Đình.

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ

Ban quản lý quảng trường Ba Đình là đơn vị sự nghiệp công lập được thànhlập dựa vào việc thực hiện Quyết định số 323/QĐ-TTg ngày 15/10/1975 của Thủtướng Chính phủ về tổ chức quản lý Quảng trường Ba Đình, ngày 16/12/1975, BanQuản lý Quảng trường Ba Đình được thành lập theo Quyết định số 1465/QĐ-TCcủa Uỷ ban Hành chính Thành phố Hà Nội (nay là UBND Thành phố Hà Nội)

Sau gần 20 năm phát triển, thực hiện Quyết định số 930/QĐ-TTg ngày14/12/1996 của Thủ tướng Chính phủ, ngày 28/3/1997, UBND Thành phố Hà Nội

đã bàn giao Ban Quản lý Quảng trường Ba Đình cho Ban Quản lý Lăng Chủ tịch

Hồ Chí Minh quản lý toàn diện Ngày 08/4/1997, Thành uỷ Hà Nội có Quyết định

số 56/QĐ-TC chuyển giao Đảng bộ cơ sở Ban Quản lý Quảng trường Ba Đình trựcthuộc Quận uỷ Ba Đình về sinh hoạt với Đảng bộ Đoàn 969 (thuộc Đảng bộ Quânđội)

Từ đó đến nay, Ban quản lý quảng trường Ba Đình chịu sự quản lý hoàn toàncủa Ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh Hiện nay trụ sở chính của Ban quản

lý quảng trường Ba Đình đóng tại số 36A, Điện Biên Phủ, Ba Đình, Hà Nội

Chức năng của Ban quản lý quảng trường Ba Đình: Bảo dưỡng, sửa chữa hèđường, thoát nước trong khu vực Quảng trường, chăm sóc cây cỏ, vườn hoa vàtrồng cây trong Quảng trường theo thiết kế; quản lý các công trình thuộc hai khuTập kết nhân dân vào Lăng viếng Bác; đảm bảo công tác vệ sinh hàng ngày ở khuvực Lăng, Quảng trường

1.1.2 Hoạt động của Ban quản lý quảng trường Ba Đình.

Với chức năng và nhiệm vụ như trên, các hoạt động chính của Ban quản lýQuảng trường Ba Đình như sau:

Hàng năm xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác trình Trưởng banBan Quản lý Lăng và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.

Quản lý có hiệu quả, thực hiện tốt việc duy trì, chăm sóc vườn hoa, cây xanh,cây cảnh, thảm cỏ và bảo đảm vệ sinh môi trường; cải tạo, duy tu, sửa chữa hệthống hè đường, thoát nước khu vực Lăng, Quảng trường Ba Đình, Đài tưởng niệmcác Anh hùng liệt sĩ, Khu đón tiếp nhân dân, vườn Kính Thiên và vườn ươm câyPhú Thượng

Tổ chức sản xuất cây hoa, cây cảnh, vòng hoa, lẵng hoa, biểu tượng bảo đảm

số lượng, chất lượng, tiến độ kịp thời phục vụ nhiệm vụ trang trí thường xuyên vàđột xuất khu vực theo kế hoạch được duyệt

Chủ động tổ chức thực hiện nghiên cứu khoa học và đề xuất giải pháp thuộclĩnh vực chuyên môn về thổ nhưỡng, cây trồng, nhân giống, chiết ghép phục vụnhiệm vụ chính trị được giao

Tổ chức tiếp nhận, chăm sóc và giới thiệu các loại cây hoa, cây cảnh do các

tổ chức và cá nhân trao tặng phục vụ việc trang trí tại khu vực Lăng và Quảngtrường Ba Đình

Thực hiện tư vấn, liên kết, hợp tác dịch vụ về lĩnh vực cây hoa, cây cảnh; tổchức một số hoạt động liên doanh, liên kết cung cấp các dịch vụ phục vụ nhân dântrong nước và khách quốc tế đến Lăng viếng Bác và tham quan khu vực

Quản lý tổ chức, biên chế; bố trí, sử dụng hợp lý, có hiệu quả đội ngũ côngchức, viên chức, người lao động theo đúng quy định của pháp luật và phân cấp quản

lý của Ban Quản lý Lăng; thực hiện đúng, đủ, kịp thời các chế độ tiền lương và cácchế độ chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với công chức, viên chức,người lao động thuộc thẩm quyền quản lý

Thực hiện lập, quản lý, sử dụng có hiệu quả kinh phí, tài sản và các nguồnlực khác được giao theo quy định của pháp luật

Thực hiện đầy đủ chế độ thông tin, báo cáo thường kỳ và đột xuất về hoạtđộng của Ban theo quy định của pháp luật và yêu cầu của cơ quan cấp trên

1.1.3 Kết quả hoạt động của Ban quản lý quảng trường Ba Đình.

Kể từ khi được thành lập đến nay, giữa bộn bề khó khăn, tập thể cán bộ nhânviên Ban quản lý Quảng trường Ba Đình luôn nêu cao tinh thần đoàn kết, nổ lực đểhoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, trong đó Ban đã nhận được nhiều thành tíchđáng ghi nhận

Năm 1980, Ban vinh dự được tặng Huân chương Lao động hạng Ba sau 05năm xây dựng và phát triển

Năm 1985, trước yêu cầu nhiệm vụ cần chủ động hơn trong việc cung ứngcây hoa, cây cảnh phục vụ nhiệm vụ trang trí tại khu vực, Trại ươm cây PhúThượng thuộc Ban Quản lý Quảng trường Ba Đình đã được thành lập Tổng kết kỷniệm 10 thành lập, Ban vinh dự được tặng Huân chương Lao động hạng Nhì

Trải qua quá trình xây dựng và trưởng thành, với tinh thần khắc phục khókhăn, đoàn kết nỗ lực hoàn thành tốt, hoàn thành toàn diện nhiệm vụ chính trị màĐảng, Nhà nước, Chính phủ và Ban Quản lý Lăng giao, năm 2000, Ban Quản lýquảng trường Ba Đình vinh dự được tặng Huân chương Lao động hạng Nhất

Năm 2009 được tặng Cờ Thi đua của Chính phủ và nhân dịp kỷ niệm 35 nămngày thành lập cơ quan và cùng thời gian này Ban đã vinh dự nhận được Huânchương Độc lập hạng Ba, ghi nhận những đóng góp của tập thể công chức, viên chức,người lao động vào sự nghiệp phát triển chung của đất nước

2.2 Một số đặc điểm và nhân tố tác động tới hoạt động phân tích công việc tại Ban quản lý quảng trường Ba Đình.

2.2.1 Một số đặc điểm của Ban quản lý quảng trường Ba Đình tác động tới hoạt động Phân tích công việc

2.2.1.1 Loại hình tổ chức.

Ban quản lý quảng trường Ba Đình là một đơn vị sự nghiệp công lập, do đó sốlượng công việc mà toàn bộ cán bộ, nhân viên ở đây đảm nhận được quản lý theo vịtrí việc làm theo nghị định số 41/2012/NĐ-CP Từ đó dẫn tới hoạt động phân tíchcông việc tại Ban quản lý quảng trường Ba Đình cũng dựa trên việc thống kê và phântích vị trí việc làm hiện nằm trong quyền hạn của Ban Các văn bản là sản phẩm củaPTCV cũng được viết cho từng vị trí việc làm

2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức, lao động

Trong cơ cấu tổ chức của Ban Quản lý Quảng trường Ba Đình bao gồm cácquan hệ công tác:

Quan hệ công tác chỉ đạo - thừa hành:

Các Phó Trưởng ban giúp việc phụ trách từng lĩnh vực công tác do Trưởngban phân công và chịu trách nhiệm trước Trưởng ban và trước pháp luật về nhiệm

vụ được phân công Các Phó Trưởng ban phải chấp hành sự chỉ đạo và phân côngcủa Trưởng ban

Các Phòng, Đội chức năng thực hiện nhiệm vụ được Trưởng ban phân công.Các Phòng, Đội phải chấp hành sự chỉ đạo của Trưởng ban hoặc Phó Trưởng banđược Trưởng ban ủy quyền theo lĩnh vực phụ trách

Chính đặc điểm quan hệ công tác chỉđạo – điều hành trong cơ cấu tổ chức đãảnh hưởng tới các mối quan hệ giữa các cấp, các bộ phận trong hoạt động PTCV cụthể: Hoạt động PTCV tại Ban quản lý quảng trường Ba Đình chịu sự chỉ đạo vàphân công trực tiếp của Lãnh đạo Ban tới các phòng, đội

Quan hệ phối hợp công tác:

Các Phòng, Đội phối hợp, hiệp đồng thống nhất với nhau theo từng lĩnh vựccông tác đã được phân công để thực hiện nhiệm vụ của Phòng, Đội mình và nhiệm

vụ chung của cơ quan

Các Phòng thực hiện chức năng hướng dẫn, kiểm tra về nghiệp vụ đối vớicác Phòng, Đội khác theo lĩnh vực công tác đã được phân công

Do mối quan hệ phối hợp công tác nên các đơn vị trực thuộc BQL gồm 3phòng: phòng TC – HC, phòng KHTH, phòng TVvà 3 đội gồm đội CHCC, độiƯCPT, đội VSMT thuộc BQL Quảng trường Ba Đình phải có sự hợp tác và phốihợp với nhau trong quá trình tiến hành PTCV từ việc xây dựng quy trình đến việcthực hiện các bước quy trình Trong đó phòng TC – HC xây dựng quy trình sau đóphổ biến và hướng dẫn thực đến các phòng, đội khác trong đơn vị

Về cơ cấu lao động thì hiện nay Ban quản lý quảng trường Ba Đình có tổngcộng 183 công chức, viên chức và nhân viên, phân chia theo tính chất các vị trí việclàm thuộc quyền hạn do Ban quản lý thì bao gồm 2 bộ phận đó là lao động trực tiếp

và lao động gián tiếp với số lượng cụ thể được thể hiện trong bảng sau:

Bảng 2.1 Cơ cấu lao động tại Ban quản lý quảng trường Ba Đình

phân theo tính chất.

(Nguồn: Báo cáo tổng hợp phòng tổ chức – hành chính năm 2013)

Do bao gồm cả hai bộ phận lao động với trình độ của người lao động và môitrường làm việc khác nhau nên ảnh hưởng tới mẫu phiếu khảo sát thu thập thông tindùng trong PTCV được sử dụng tại đây Cụ thể, hiện nay có hai mẫu phiếu khảo sátđang được sử dụng cho hai nhóm lao động đang làm việc tại BQL Quảng trường BaĐình với cách tiếp cận người lao động khác nhau Đối với lao động trực tiếp câu hỏi

cụ thể, chi tiết dễ hiểu hơn, nhiều câu hỏi với câu trả lời là lựa chọn hơn

2.2.2 Một số nhân tố tác động tới hoạt động phân tích công việc tại Ban quản lý quảng trường Ba Đình.

2.2.2.1 Bộ phận quản lý nguồn nhân lực

Bộ phận QLNL tại BQL Quảng trường Ba Đình là bộ phận đóng vai trò quantrọng trong hoạt động PTCV, do đó cả số lượng và chất lượng bộ phận QLNL tại đây

có ảnh hưởng trực tiếp tới PTCV, từ việc thiết kế quy trình PTCV, đến việc thực hiệnquy trình này trong thực tế Hiện nay phòng tổ chức – hành chính tại Ban quản lýquảng trường Ba Đình có 04 người chuyên trách về mảng quản lý nhân lực, là mộtcon số tương đối phù hợp với 183 lao động đang làm việc tại BQL Trong đó Phòng

đã phân công một cán bộ phụ trách về hoạt động PTCV, là một chuyên viên đã cótrình độ thạc sĩ quản lý nguồn nhân lực

Nhờ có một đội ngũ cán bộ QLNNL đủ về số lượng, có trình độ và có sự phâncông người chuyên trách, do đó hoạt động PTCV tại BQL được thiết kế và tiến hànhtuần tự theo một quy tŕnh khoa học gồm 4 bước, mẫu phiếu khảo sát dùng trong bướcthu thập thông tin được thiết kế cho hai nhóm LĐ là LĐ trực tiếp và LĐ gián tiếp khá

rõ ràng và tương đối đầy đủ Tuy nhiên nội dung của bảng hỏi trong PTCV vẫn thiếunhững câu hỏi về các tiêu chí để xác định công việc được hoàn thành, đây sẽ là phầnnội dung dùng trong việc viết Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, một sản phẩm màBQL Quảng trường Ba Đình chưa có

2.2.2.2 Trình độ của đội ngũ cán bộ, nhân viên đang làm việc tại Ban Quản lý Quảng trường Ba Đình.

Tham gia vào PTCV tại BQL Quảng trường Ba Đình bao gồm toàn bộ cán bộ,nhân viên đang làm việc tại Ban với những vai trò khác nhau trong hoạt động này Vìthế mức độ hiểu biết về hoạt động PTCV của nhân viên tại BQL quảng trường BaĐình sẽ ảnh hưởng tới thái độ của nhân viên cũng như chất lượng thông tin mà ngườilao động cung cấp phục vụ hoạt động này

Theo khảo sát thực tế, bộ phận LĐ gián tiếp tại Ban nắm rõ mục đích, ý nghĩacủa PTCV, vì thế có thái độ rất tích cực với hoạt động này Tuy nhiên cũng qua khảosát thực tế thì một bộ phận không nhỏ lao động trực tiếp tại Ban quản lý quảng trường

Ba Đình có mức hiểu biết còn hạn chế về PTCV Do đó đã làm ảnh hưởng không tốttới hoạt động PTCV đã được tiến hành, họ không hồ hởi nhiệt tình tham gia hoạtđộng PTCV do Ban tiến hành Cụ thể kết quả chung cho câu trả lời về mức độ hiểubiết đối với mục đích của PTCV thì kết quả thu được ở bảng dưới đây:

Bảng 2.2 Tổng hợp mức độ hiểu biết về mục đích PTCV của lao động tại BQL

65 người được hỏi Đây là một con số khá lớn, vì chưa nắm rõ thông tin nên dẫn tớithái độ tích cực tham gia cũng chưa cao và thông tin thu được chưa được đầy đủ

2.2.2.3 Quan điểm của lãnh đạo Ban quản lý quảng trường Ba Đình.

Ban lãnh đạo BQL Quảng trường Ba Đình đã ý thức được tầm quan trọng củacủa PTCV đối với hoạt động của Ban, do đó đã yêu cầu phòng tổ chức – hành chínhtriển khai thực hiện hoạt động, đồng thời ban hành quyết định về nhiệm vụ của cácphòng ban, đội khác trực thuộc BQL trong quá trình triển khai PTCV Cụ thể kế

hoạch do BQL Quảng trường Ba Đình ban hành ngày 04/05/2013 quy định về tráchnhiệm của các bộ phận như sau:

Phòng tài vụ có nhiệm vụ:

Nghiên cứu trình Lãnh đạo Ban phương án hỗ trợ kinh phí bảo đảm hoạt độngcủa Ban soạn thảo, Tổ biên tập trong quá trình xây dựng Đề án vị trí việc làm năm2014

Phối hợp với Phòng Tổ chức - Hành chính phục vụ hoạt động của Ban soạnthảo, Tổ biên tập

2.3 Đánh giá thực trạng hoạt động phân tích công việc tại Ban Quản lý Quảng trường Ba Đình.

2.3.1.Xác định các công việc phân tích.

Thực hiện kế hoạch số KH402/QTBD ban hành ngày 25/11/2011 về kế hoạchxây dựng Đề án xác định vị trí việc làm và cơ cấu công chức, viên chức theo ngạch.Ban quản lý quảng trường Ba Đình đã tiến hành xây dựng đề án mẫu, sau đó ngày04/05/2013 Trưởng BQL quảng trường Ba Đình đã ban hành Kế hoạch số 136/KH-BQLQT về việc xây dựng Đề án vị trí việc làm năm 2014, hoàn thành và phê duyệttrước ngày 30/06/2013 xác định số vị trí việc làm hiện có tại BQL quảng trường BaĐình

Sau khi đề án được hoàn thành và phê duyệt, BQL quảng trường Ba Đình đãtiến hành cho tiến hành xây dựng danh mục vị trí việc làm hiện có tại Ban và từ đóPTCV cho từng vị trí việc làm Như vậy việc xác định các công việc cần phân tíchđược dựa trên việc xác định số vị trí việc làm Đầu tiên ban thống kê số công việc

theo chức năng, quyền hạn của Ban quản lý quảng trường Ba Đình, sau đó phânnhóm công việc và xây dưng danh mục vị trí việc làm hiện có.

Đây là một lợi thế giúp có thể xác định đủ số công việc cần phân tích Với 183lao động thì hiện nay tổng số vị trí việc làm của Ban quan lý quảng trường Ba Đìnhnhư sau:

Bảng 2.3 Thống kê danh mục việc làm hiện nay tại Ban quản lý quảng trường

Ba Đình.

Phó trưởng BQL quảng trường BĐ 02 LĐ – 02

Công nhân lái xe 02 ĐH – 06

Đội vệ sinh môi

(Nguồn: Phòng tổ chức – hành chính).

Hiện ban Quản lý Quảng trường Ba Đình có 3 phòng và 3 đội trực thuộc ban,kết quả thống kê vị trí việc làm vào cuối tháng 12/2012 thì toàn bộ cơ quan có 42 vịtrí việc làm, trong đó Ban quản lý Quảng trường Ba Đình đã tiến hành PTCV đối vớitất cả số vị trí việc làm hiện có tại cơ quan Đây là một việc làm mà rất ít, cơ quannhà nước hiện nay thực hiện được, có thể nói đây là một đơn vị tiêu biểu thực hiện tốtviệc thống kê danh mục vị trí việc làm và cho tiến hành PTCV hiện có tại đơn vịmình làm cơ sở cho hoạt động cải cách hành chính Là một đơn vị đi đầu mà nhiều cơquan, đơn vị công khác cần học tập

2.3.2 Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin

Hiện nay, tại Ban quản lý quảng trường Ba Đình đang tiến hành thu thậpthông tin để PTCV bằng phương pháp sử dụng bảng hỏi (phiếu điều tra)

Ưu điểm của việc sử dụng bảng hỏi là tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí mộtlúc có thể thu thập thông tin từ nhiều người

Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là người nghiên cứu không tiếpxúc trực tiếp với người lao động nên dễ gây ra tình trạng hiểu nhầm ý câu hỏi, đồngthời cả người tham gia cung cấp thông tin và cả người quản lý sẽ không có nhiều,cũng như đầu tư nhiều thời gian xử lý bản câu hỏi Bên cạnh đó, hiệu quả của họatđộng PTCV sẽ phụ thuộc rất lớn vào chất lượng của bảng câu hỏi được sử dụng trongthu thập thông tin

Cụ thể tại Ban quản lý quảng trường Ba Đình có hai loại bảng hỏi đang được

sử dụng trong hoạt động PTCV là bảng hỏi dành cho lao động gián tiếp và bảng hỏidành cho lao động trực tiếp

Bảng hỏi cho lao động gián tiếp bao gồm 13 nội dung lớn, trong mỗi nội dunglớn gồm nhiều nội dung nhỏ hơn, tương đối chi tiết Tuy nhiên lao động gián tiếptrong đó rất nhiều người đảm nhiệm nhiều vị trí việc quản lý, thực hiện những côngviệc rất khó lượng hóa nên việc sử dụng bảng hỏi sẽ không thể tìm hiểu sâu vào côngviệc mà lao động này đảm nhận Nếu chỉ phát bảng hỏi để nhóm đối tượng này điềnhoàn thành, mà không có sự tiếp xúc, trao đổi giữa người thu thập thông tin với laođộng gián tiếp nhiều khi vì ngại ghi chép, hoặc vì một số lý do khác khiến người hoànthành bảng hỏi không thể điền hết các công việc một cách chi tiết dẫn tới câu trả lời

sẽ không đầy đủ

Bảng hỏi thu thập thông tin đối với LĐ trực tiếp bao gồm 14 câu hỏi Những

LĐ trực tiếp tại Ban quản lý hiện nay chủ yếu là công nhân sản xuất tại các đội, trình

độ không đòi hỏi cao tuy nhiên qua việc xem xét phiếu khảo sát giành cho lao độngtrực tiếp hiện nay, có thể thấy một số câu hỏi trong phiếu khảo sát sẽ khó hiểu đối với

họ, một số câu hỏi trong phiếu có thể lựa chọn nhiều nội dung, tuy nhiên trong phiếukhông ghi rõ, điều này sẽ khiến thông tin thu được sẽ không đầy đủ và bị sai lệch Ví

dụ như trích câu số 11.1 trong bảng hỏi PTCV cho lao động trực tiếp như sau:

Và câu hỏi liên quan về phẩm chất của người thực hiện công việc, đó là: “Xin hãy chỉ

ra các đặc điểm cá nhân (phẩm chất) mà người lao động đảm nhiệm chức danh nhưAnh/Chị cần phải có?

Đối với câu hỏi như thế này cần đưa ra một số phương án lựa chọn các phẩmchất cụ thể, sau đó có thêm một lựa chọn khác để người lao động liệt kê thêm Ví dụcác lựa chọn có thể đưa ra như sau:

Ngoài ra đối với nhóm lao động trực tiếp nếu chỉ dùng phiếu khảo sát thì chỉnhận được thông tin phản hồi một chiều từ phía người lao động, đôi khi việc khôngsuy nghĩ kĩ càng trước và hiểu rõ nội dung câu hỏi sẽ dẫn tới việc lựa chọn đáp ánkhông đúng với thực tế công việc khiến thông tin thu được là không chính xác Bởitheo kết quả điều tra thực tế để đánh giá hiệu quả hoạt động phân tích công việc tạiBQL quảng trường Ba Đình với câu hỏi: về thái độ căn nhắc suy nghĩ để đưa ra câutrả lời cho mỗi câu hỏi đối với người lao động thì kết quả thu được như sau:

Bảng 2.4 Thống kê kết quả câu trả lời về việc suy nghĩ trước khi đưa ra câu trả

lời của người lao động

Có nhiều lựa chọn và trả lời theo cảm tính 17 26.15

(Nguồn: Tổng hợp điều tra thực tế bằng bảng hỏi)

Như vậy số lượng lao động chưa suy nghĩ kĩ trước khi đưa ra câu trả lời hoặclựa chọn đang còn tương đối khá lớn, đặc biệt ở nhóm lao động trực tiếp bởi họ chưa

nắm được tầm quan trọng của phân tích công việc, dẫn tới họ có tâm lý cảm thấy mấtthời gian cho việc đầu tư thời gian điền phiếu khảo sát Qua đó cho thấy việc phổ biến

để người lao động nắm được thế nào là phân tích công việc và vai trò của nó là mộtvấn đề đang còn thiếu và cần được quan tâm

Đồng thời trong nội dung của cả hai mẫu phiếu khảo sát dùng cho hai nhóm

LĐ thì vẫn chưa có nhóm câu hỏi về việc kết quả công việc được kiểm tra và thừanhận như thế nào, và tiêu chí gì để đánh giá rằng người lao động đã hoàn thành côngviệc Đây là nhóm câu hỏi có nội dung phục vụ việc viết bản tiêu chuẩn thực hiện CVsau này, thiếu hụt nhóm câu hỏi có nội dung xác định kết quả của công việc dẫn tớiviệc hiện nay BQL Quảng trường Ba Đình chưa bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

2.3.3 Tiến hành thu thập thông tin

Sau khi hoàn thành thiết kế phiếu khảo sát là bảng hỏi, bảng hỏi được xây dựnghoàn chỉnh sẽ được chuyển đến trưởng các bộ phận tức là trưởng các phòng, đội phátcho nhân viên của phòng, đội mình Nhân viên hoàn thành và sau đó nộp lại chongười quản lý Trong suốt thời gian nhân viên hoàn thành bảng hỏi, không có sự tiếpxúc, trao đổi giữa người quản lý bộ phận và bộ phận Quản lý Nhân lực với nhân viên

Như vậy có thể thấy phương pháp thu thập thông tin trong PTCV hiện nay tạiBQL Quảng trường Ba Đình thiếu đi sự tương tác hai chiều là từ cấp trên xuống cấpdưới và ngược lại Trong lúc thu thập thông tin thì cán bộ quản lý trực tiếp các bộphận cùng với bộ phận quản lý nhân lực của cơ quan không có sự tiếp xúc với nhânviên, để có sự hỗ trợ thêm thông tin và giải quyết các thắc mắc, chưa rõ trong các câuhỏi Và đặc biệt, người lao động trước khi hoàn thành bảng hỏi chưa nắm được rõmục đích, tầm quan trọng của hoạt động phân tích công việc Cụ thể với câu hỏi điềutra về đối tượng cần tham gia vào hoạt động PTCV đượcđưa ra nhằm phục vụ cho bàinghiên cứu này thì kết quả thu được như sau:

Bảng 2.5 Thống kê ý kiến của lao động về đối tượng tham gia vào hoạt động

(Nguồn: Tổng hợp điều tra thực tế bằng bảng hỏi)

Như vậy tỉ lệ số ý kiến được hỏi cho rằng đối tượng tham gia vào hoạt độngPTCV chỉ mình cán bộ quản lý nguồn nhân lực là 23,07%, cùng với đó là số ý kiến chorằng chỉ cần cán bộ QLNNL và các trưởng, phó phòng/đội là 46.15% Qua đó chứng tỏrằng mức độ nhận thức của người lao động tại Ban quản lý quảng trường Ba Đình vềtrách nhiệm đối với hoạt động PTCV còn hạn chế, đặc biệt là nhóm LĐ trực tiếp

Bên cạnh đó kết quả trả lời cho câu hỏi về mức độ hiểu biết mục đích của hoạt độngPTCV thì kết quả thu được thể hiện ở bảng 2.2 trang 14 phía trước cũng cho thấy sốlượng người lao động tại BQL quảng trường Ba Đình chỉ hiểu một phần về mục đíchcủa hoạt động PTCV đang còn khá lớn trong số ý kiến được hỏi chiếm 27.68% tổng

số câu trả lời Do chưa nắm rõ mục đích PTCV cũng như quyền lợi và nghĩa vụ khitham gia vào hoạt động này nên tinh thần tích cực, tự giác tham gia của người laođộng là chưa cao Cùng với đó là chất lượng thông tin người LĐ cung cấp bị giảm súthơn so với tiềm năng thực tế mà người LĐ có thể đưa ra

Vì thế qua hai bảng số liệu trên cho thấy việc phổ biến, truyền thông về quyềnlợi, nghĩa vụ, trách nhiệm của người lao động về hoạt động PTCV và mục đích củahoạt động này là một việc cần thiết được tiến hành tại BQL Quảng trường Ba Đìnhtrước khi tiến hành PTCV

2.3.4 Tổng hợp thông tin.

2.3.4.1 Kiểm tra và chuẩn hóa thông tin.

Sau khi các phiếu khảo sát được hoàn thành sẽ được nộp lại cho người quản

lý, bên cạnh các câu trả lời của người lao động sẽ có ý kiến của người quản lý Điềunày sẽ giúp thông tin được chuẩn hóa lại mang tính chính xác cao hơn Đây là mộtyếu tố góp phần nâng cao chất lượng của thông tin

Tuy nhiên, đối với những phòng đội, đặc biệt là các đội thì số nhân viên trongđội là lao động trực tiếp khá lớn mà chỉ giao cho mình đội trưởng cho ý kiến bêncạnh câu trả lời của người lao động không tránh khỏi tình trạng việc xem xét lại chỉ làxem phiếu có hợp lệ hay không mà không xem các thông tin thu thập được đã hợp lýhoặc là các câu trả lời đã đầy đủ hay chưa, có cần bổ sung thêm gì không Điều này sẽkhiến cho kết quả thông tin thu được và tổng hợp lại có thể mang độ chính xác và tincậy không cao Mà trước đó, sẽ có khá nhiều nhân viên, đặc biệt là lao động trực tiếpchưa có sự nhận thức đúng đắn, đầy đủ về hoạt động phân tích công việc.Vì thế việcngười quản lý cần phải kiểm tra các câu trả lời để bổ sung những thông tin cònthiếu, điều chỉnh những thông tin sai lệch là một việc làm cần thiết.

Hơn nữa việc không chuẩn hóa lại thông tin sẽ khiến khó khăn cho việc viếtbản tiêu chuẩn công việc, một sản phẩm cơ bản của phân tích công việc nhưng hiệntại lại chưa có tại Ban quản lý quảng trường Ba Đình Hệ lụy của việc chưa có bảntiêu chuẩn thực hiện công việc khiến cho việc đánh giá thực hiện CV của người laođộng sẽ không chính xác, một hiện trạng phổ biến ở BQL quảng trường Ba Đình nóiriêng và các tổ chức công của Việt Nam nói chung

2.3.4.2 Tập hợp thông tin.

Sau khi hoàn thành phiếu điều tra, người lao động sẽ nộp cho người quản lý kínhận, bên cạnh các nội dung do chính người lao động trả lời là các ô nêu ý kiến củangười quản lý Tuy nhiên thực tế hiện nay gần như bảng hỏi thu về người quản lý chỉphê duyệt mà không có ý kiến nhận xét, bổ sung hay điều chỉnh về nội dung

Sau khi phiếu khảo sát được các bộ phận thu về, các trưởng, phòng/đội sẽ tổnghợp kết quả và báo cáo tổng hợp về cho phòng tổ chức – hành chính Như vậy phòng

tổ chức hành chính nhận được bản kết quả đã tổng hợp chứ không phải bản thông tinthô thu được, mà kết quả này trước đó vẫn còn một số nội dung chưa được kiểm tra kĩcàng và bổ sung từ đó dẫn tới việc kiểm tra để kí phê duyệt thông qua văn bản mô tảcông việc cũng như bản phân công nhiệm vụ của nhân viên các phòng, đội trình lênkhông đầy đủ và chưa thực sự được sát thực tế

Kết quả thông tin sau khi tổng hợp sẽ được các trưởng phòng, đội sử dụng đểviết bản mô tả công việc hoặc bản phân công nhiệm vụ thường xuyên cho các vị tríviệc làm thuộc quyền hạn quản lý của đơn vị mình

2.3.5 Các sản phẩm của phân tích công việc

2.3.5.1 Bản mô tả công việc

Sản phẩm quan trọng nhất của hoạt động PTCV là bản mô tả công việc, Thựchiện Kế hoạch số 402/KH-QTBĐ ngày 25/11/2011 của BQL Quảng trường Ba Đình

về việc xây dựng Đề án xác định vị trí việc làm và cơ cấu ngạch viên chức

Ban đã thành lập Ban soạn thảo, giao nhiệm vụ trực tiếp cho Tổ biên tập xâydựng đề cương Đề án và đã cơ bản hoàn thành, riêng đối với nội dung xây dựng cácBản mô tả công việc có liên quan trực tiếp đến trách nhiệm của Trưởng các Phòng,Đội trực thuộc Trong kế hoạch này có một số nội dung cụ thể như sau:

Trưởng ban Ban Quản lý Quảng trường Ba Đình yêu cầu:

Trưởng phòng Phòng Tổ chức - Hành chính xây dựng Bản mô tả công việcđối với các vị trí: Lãnh đạo Ban; Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Phòng Tổ chức -Hành chính; Viên chức, nhân viên thuộc Phòng Tổ chức - Hành chính; Nhân viênvảo vệ thuộc Ban

Trưởng phòng Phòng Tài vụ xây dựng Bản mô tả công việc đối với các vị trí:Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Phòng Tài vụ; Viên chức, nhân viên thuộc PhòngTài vụ; Nhân viên thống kê - kế toán thuộc các Đội

Trưởng phòng Phòng Kế hoạch - Tổng hợp xây dựng Bản mô tả công việc đốivới các vị trí: Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Phòng Kế hoạch - Tổng hợp; Viênchức, nhân viên thuộc Phòng Kế hoạch - Tổng hợp; Công nhân lái xe; Kỹ thuật viênthuộc các Đội

Đội trưởng các Đội xây dựng Bản mô tả công việc đối với các vị trí: Độitrưởng, Phó Đội trưởng của Đội mình

Bà Nguyễn Thị Hoàng Dung - Kỹ sư Phòng Kế hoạch - Tổng hợp xây dựngBản mô tả công việc đối với các vị trí: Công nhân công viên (sản xuất và duy trì); Côngnhân quét rác; Công nhân vệ sinh công cộng; Công nhân cống ngầm thuộc các Đội

Như vậy, tại BQL đã có sự phân công rõ ràng từng cá nhân, từng bộ phận trongviệc viết bản MTCV, điều này sẽ làm tăng tinh thần, trách nhiệm của những cá nhân cóliên quan Cụ thể, mẫu bản mô tả công việc chung đang được sử dụng hiện naytạiQuản lý Quảng trường Ba Đình:

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Thủ trưởng cơ quan

Qua việc quan sát mẫu trên có thể nhận thấy, mẫu bản MTCV đã thể hiện đầy

đủ các nội dung lớn của một bản mô tả công việc cần có, nhưng phần yêu cầu đốivới người thực hiện công việc đưa ngay sau nhiệm vụ là chưa hợp lý Bởi cần mô tảhết các nội dung của công việc sau đó mới đưa ra yêu cầu mà vị trí việc làm đó đòihỏi ở người đảm nhận

Đồng thời, từ việc phân công trách nhiệm cá nhân trong việc viết bản MTCVhiện nay tại BQL Quảng trường Ba Đình có thể rút ra một vài nhận xét sau đây:

Trưởng phòng ban/ đội nào thì trực tiếp xây dựng bản mô tả công việc chophòng, ban đó có ưu điểm là sẽ nắm và hiểu sâu về chuyên môn nghiệp vụ củangành nghề đó, tuy nhiên trong đó có các trưởng phòng/ đội không phải là cán bộquản lý nhân lực, vì thế bản mô tả công việc sẽ thiếu đi sự chuyên nghiệp và một sốnội dung khác

Đặc biệt việc viết bản mô tả công việc cho nhân viên, công nhân các độiđược giao cho trưởng phòng kế hoạch tổng hợp, sẽ gây nên tình trạng người viếtvừa không bám sát được công việc thực tế, lại không được đào tạo về quản lý nhânlực, dẫn tới việc chất lượng của bản mô tả công việc không được cao Vì thế khiđược hỏi: “Ông/ bà nhận thấy bản mô tả công việc hoặc bản phân công nhiệm vụthường xuyên đã phản ánh đầy đủ những nhiệm vụ, yêu cầu công việc hiện nay củamình như thế nào?”, câu trả lời cụ thể như sau:

Bảng 2.6 Tổng hợp nhận xét về nội dung của bản mô tả công việc

Ngoài ra, có những vị trí việc làm chưa có bản mô tả công việc mà mới chỉ

có bản phân công nhiệm vụ thường xuyên Văn bản này có tính chất giống bảnMTCV, nhưng không phản ánh đầy đủ nội dung của một bản MTCV

Cụ thể qua quan sát ví dụ về bản phân côngnhiệm vụ thường xuyên cho vịtrí nhân viên phục vụ bếp sau đây:

Hà Nội, ngày 11 tháng 02 năm 2014

BẢN PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

(Nguồn: Tổng hợp điều tra thực tế).

Vị trí việc làm: Nhân viên phục vụ bếp ăn (Nguyễn Thị Đào Hiếu)

1 Chức trách

Là nhân viên thừa hành phục vụ hành chính giúp Trưởng phòng, Phó Trưởngphòng thực hiện nhiệm vụ phục vụ bếp ăn cơ quan Chịu trách nhiệm trước Trưởngphòng, Phó Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công

2 Nhiệm vụ

* Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ:

- Chủ động nguyên liệu đầu vào để chế biến xuất ăn phục vụ cán bộ, viênchức, công nhân lao động thuộc Ban đảm bảo chế độ dinh dưỡng hợp lý, vệ sinh

an toàn thực phẩm

- Phục vụ các buổi liên hoan do Ban tổ chức, các Phòng, Đội theo yêu cầu

- Đảm bảo công khai tài chính và an toàn phòng chống cháy nổ

- Thực hiện nhiệm vụ khác được Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng phân công

* Trách nhiệm báo cáo:

- Báo cáo định kỳ và đột xuất với Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng vềtình hình quản lý và triển khai các công việc được giao, những khó khăn gặpphải trong công việc để xin ý kiến chỉ đạo giải quyết

Sau khi quan sát bản phân công nhiệm vụ này có thể thấy, nội dung mô tả về

CV còn thiếu và khá sơ sài: nhiệm vụ phải thực hiện của người lao động vẫn chưađược phản ánh hết, chưa đề cập tới điều kiện làm việc

2.3.5.2 Bản yêu cầu đối với người thực hiên công việc

Là một văn bản nêu ra các yêu cầu đối với người thực hiện công việc bao gồmcác phẩm chất, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm cần có…Đây sẽ là cơ sở cho hoạtđộng tuyển dụng, từ đây sẽ giúp BQL Quảng trường Ba Đình có thể tuyển đúngngười phù hợp với các vị trí việc làm đang còn thiếu cần bổ sung tại BQL Hiện naytại Ban quản lý quảng trường Ba Đình đang bản yêu cầu công việc này được ghép

cùng với bản mô tả công việc gọi chung là bản mô tả công việc đối với công việc đã

có bản mô tả Tuy nhiên đối với các vị trí việc làm chỉ có bản phân công nhiệm vụthường xuyên thì vẫn chưa nêu được yêu cầu đối với người thực hiện công việc Màđây là nội dung quan trọng được dùng trong hoạt động tuyển dụng và đào tạo

Ngoài ra dựa vào mẫu bản mô tả công việc đang được sử dụng hiện nay có thểthấy yêu cầu của công việc lại được viết ngay sau nhiệm vụ công việc, như vậychưa mô tả hết công việc đã nêu yêu cầu như vậy là chưa hợp lý Vì thế có thểchuyển mục yêu cầu đối với người thực hiện công việc xuống sau cùng trong mẫubản mô tả công việc nêu ở trên

2.3.5.3 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.

Một sản phẩm quan trọng tiếp theo của phân tích công việc là bản tiêu chuẩnthực hiện công việc thì hiện nay tại Ban quản lý quảng trường Ba Đình chưa có Vìthế khi được hỏi: “ Ông (bà) đã từng nghe đến bản tiêu chuẩn thực hiện công việcchưa?” thì kết quả thu được cụ thể như sau:

Bảng 2.7 Tổng hợp về sự hiểu biết bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

(Nguồn: Tổng hợp điều tra thực tế bằng bảng hỏi)

Vì chưa có bản tiêu chuẩn thực hiện công việc do đó số lượng nhân viên tạiđây biết về văn bản này là một con số khá lớn và chiếm tỉ lệ áp đảo trong số lượng ýkiến được hỏi, vì thế đây là một việc đáng bàn tới Vấn đề này là một hạn chế đáng kểtrong hoạt động PTCV tại Ban quản lý Quảng trường Ba Đình, bản tiêu chuẩn thựchiện công việc là cơ sở để đánh giá thực hiện công việc của nhân viên Vì chưa cóvăn bản này mà hiện nay việc xếp loại, đánh giá nhân viên của BQL còn mang tínhtrung bình, chung chung và cao bằng Đó là tình trạng phổ biến tại các tổ chức công ởViệt Nam

2.3.5.4 Sử dụng sản phẩm phân tích công việc vào những hoạt động quản lý nhân lực khác.

Do chưa có bản tiêu chuẩn thực hiện công việc và chưa xây dựng hệ thống chỉtiêu đánh giá nên những kết quả của hoạt động PTCV chưa được sử dụng trong hoạt

động xếp loại nhân viên hàng tháng tại BQL Hoạt động xếp loại nhân viên mới chỉdừng lại ở việc xem xét bằng việc chấm công, số ngày đi làm việc đúng giờ.

Từ việc thiếu hụt này, sẽ làm cho việc trả lương cho nhân viên sẽ được ápdụng rập khuôn theo thang bảng lương nhà nước, mà không có yếu tố hiệu quả thựchiện công việc, từ đó sẽ làm giảm động lực làm việc tại Ban quản lý

Nhưng bên cạnh đó BQL quảng trường Ba Đình cũng đã sử dụng thông tincủa hoạt động PTCV vào việc tuyển dụng và biên chế, đào tạo Cụ thể các yêu cầucủa người đảm nhận vị trí việc làm được Ban sử dụng trong hoạt động tuyển dụngcủa Ban trong thời gian gần đây Trong 2 quý cuối năm 2013, ban đã tuyển dụngthêm 08 nhân viên trong đó cụ thể như sau:

Bảng 2.8 Thống kê nhân viên được tuyển mới quý III, IV năm 2013 của Ban

Quản Lý Quảng trường Ba Đình.

Phòng/ đội Vị trí việc làm Mã số Số lượng Trình độ

Bên cạnh đó BQL cũng đã căn cứ vào kết quả của PTCV vào hoạt động đàotạo cho cán bộ, nhân viên Tuy nhiên, nội dung đào tạo chủ yếu là bồi dưỡng về lýluận chính trị và trình độ quản lý nhà nước Cụ thể từ năm 2009 đến nay có:

Tổng số 02/37 người (tỷ lệ 5,4%) có trình độ cử nhân chính trị (được xácđịnh tương đương cao cấp lý luận chính trị theo Quy định 256) và 05/37 người (tỷ lệ13,5%) đã qua đào tạo trung học và trung cấp lý luận chính trị

Hiện nay, trong đội ngũ công chức, viên chức thuộc Ban có 01/37 người (tỷ

lệ 2,7%) đã qua đào tạo kiến thức quản lý nhà nước chương trình chuyên viên caocấp, 09/37 người (tỷ lệ 24,3%) đã qua đào tạo chương trình chuyên viên chính và10/37 người (tỷ lệ 27%) đã qua đào tạo chương trình chuyên viên và tương đương

BQL Quảng trường Ba Đình là một đơn vị sự nghiệp công lập nắm giữ nhiệm

vụ chính trị quan trọng, nên việc bồi dưỡng về lý luận chính trị và quản lý nhà nước

là một điều cần thiết Tuy nhiên, bên cạnh đó Ban cần dựa vào những yêu cầu củacông việc đặt ra đối với người thực hiện thu thập được sau khi PTCV để có hoạt độngđào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ Tránh tình trạng đào tạo mang tínhchung chung, cần đào tạo sâu hơn nhằm phục vụ công việc người lao động đang đảmnhận một cách tốt hơn Từ đó giảm được sự lãng phí của việc sử dụng không hiệu quảkết quả của hoạt động PTCV

Tiểu kết chương 2

Chương 2 cung cấp một cái nhìn toàn diện về thực trạng hoạt động PTCV hiệnnay tại Ban quản lý quảng trường Ba Đình, mà trước hết là tổng quan một số đặcđiểm về Ban, sau đó là một số đặc điểm, nhân tố tác động tới hoạt động PTCV tạiđây Đánh giá thực trạng hoạt động này diễn ra tại Ban Quản lý Quảng trường BaĐình theo từng bước của quy trình thực hiện với những ưu điểm và hạn chế Cụ thể

ưu điểm bao gồm:

Hoạt động PTCV được tiến hành theo một quy trình cụ thể đồng thời Ban đãtiến hành thống kê và PTCV với tất cả số vị trí việc làm hiện nằm trong chức năng,quyền hạn quản lý của Ban.

Đã tiến hành thiết kế mẫu câu hỏi khảo sát dùng trong hoạt động với hai loạimẫu phiếu cho hai nhóm lao động khác nhau là gián tiếp và trực tiếp Nội dung phiếukhảo sát khá đầy đủ, rõ ràng

Trước khi thực hiện PTCV đã lập kế hoạch và có sự phân chia nrhiệm vụ giữacác bộ phận trong hoạt động PTCV

Kết quả của thông tin thu thập được đã được dùng viết Bản mô tả công việc Bên cạnh các ưu điểm kể trên thì hoạt động PTCV tại Ban quản lý quảngtrường Ba Đình còn tồn tại một số nhược điểm sau:

Tỉ lệ khá lớn người LĐ tại Ban có mức hiểu biết còn hạn chế về mục đích củahoạt động PTCV cũng như quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm trong hoạt động này

Sự phối hợp giữa các bộ phận trong hoạt động PTCV còn chưa cao, vẫn cònrời rạc, đặc biệt là trong việc tiến hành thu thập thông tin cũng như xử lí và sử dụngthông tin

Phương pháp thu thập thông tin đang được sử dụng trong hoạt động này vẫncòn nhiều hạn chế, Ban mới chỉ sử dụng phương pháp bảng hỏi cho toàn bộ lao động

Bố cục của bản mô tả công việc đang sử dụng hiện nay vẫn còn chưa hợp lýKết quả thông tin thu thập được chưa được sử dụng một cách hiệu quả, cụ thể

là chưa được dùng vào việc viết bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Đồng thời kếtquả của hoạt động PTCV cũng chưa được sử dụng nhiều trong các hoạt động Quản lýnguồn nhân lực khác

CHƯƠNG 3.

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM CẢI TIẾN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI BAN QUẢN LÝ QUẢNG TRƯỜNG BA ĐÌNH.3.1 Định hướng phát triển của Ban quản lý Quảng Trường Ba Đình.

Trong bối cảnh đất nước đang trong quá trình công nghiệp hóa – hiện đại hóa

và tiến lên chủ nghĩa xã hội với những diễn biến trong và ngoài nước ngày càng phức

tạp thì vai trò và vị thế chính trị xã hội của Ban quản lý quảng trường Ba Đình ngàycàng quan trọng Vì thế BQL Quảng trường luôn ý thức được trách nhiệm của đơn vị,đưa ra định hướng phát triển của Ban trong thời gian tới để có thể hoàn thành xuất sắcmọi nhiệm vụ được giao Cụ thể như sau:

Phát huy tính năng động, sáng tạo, quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm củangười đứng đầu cơ quan, đơn vị về quản lý, sử dụng công chức và viên chức

Xây dựng quy trình thực hiện quản lý, sử dụng công chức, viên chức theohướng quy định rõ thẩm quyền, trách nhiệm của từng cấp trong quy trình, văn bảnhóa và thống nhất trong tổ chức thực hiện

Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý biên chế đội ngũ công chức, viên chức,đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, có phạm vi áp dụng trên toàn thể các hoạt động củacác cơ quan, đơn vị thuộc Ban Quản lý Lăng, trên cơ sở chấp hành chủ trương,đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước và đặc biệt quan tâm đến tính chất đặcthù của từng cơ quan, đơn vị cụ thể

Không ngừng thực hiện các biện pháp nâng cao nhận thức, định hướng thayđổi hành vi trong các hoạt động nghề nghiệp của đội ngũ công chức, viên chức theohướng hoàn thiện, phát triển, ngày càng đáp ứng tốt hơn yêu cầu của nhiệm vụchính trị được giao

Đổi mới cơ chế quản lý, ứng dụng các phương pháp, biện pháp lãnh đạo,điều hành khoa học, tiên tiến, kết hợp với chế độ đãi ngộ công bằng, hợp lý nhằmphát huy tối đa tài năng, sáng tạo của viên chức và chưa góp phần thu hút nguồnnhân lực có chất lượng cao, tay nghề giỏi tham gia vào cơ quan

Kiến nghị Ban Quản lý Lăng quan tâm để Ban có đủ điều kiện đảm bảo sốlượng, không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ công chức, viên chức, người laođộng, nhằm phục vụ tốt nhất nhiệm vụ chính trị được giao

Kiến nghị Ban Quản lý Lăng quan tâm hơn nữa đến công tác cán bộ, đặc biệt

là trong quá trình quy hoạch, bổ nhiệm cán bộ; đảm bảo cho Ban Quản lý Quảngtrường Ba Đình có được một đội ngũ cán bộ có năng lực, có tâm huyết và thực sựphấn đấu vì tập thể lớn, vì cơ quan, vì sự nghiệp “Giữ gìn lâu dài, bảo vệ tuyệt đối

an toàn thi hài Chủ tịch Hồ Chí Minh và phát huy ý nghĩa chính trị của công trìnhLăng trong giai đoạn mới”

3.2 Một số giải pháp nhằm cải tiến hoạt động phân tích công việc tại Ban quản

lý quảng trường Ba Đình.

3.2.1 Nâng cao nhận thức của toàn bộ lao động tại Ban quản lý quảng trường

Ba Đình về tầm quan trọng của hoạt động phân tích công việc.

Trước khi tiến hành PTCV, BQL quảng trường Ba Đình cần phải phổ biếncho toàn thể lao động tại đây nắm được như thế nào là PTCV, mục đích và vai tròquan trọng của hoạt động này Từ đó, người lao động sẽ hiểu rõ được mức độ ảnhhưởng của hoạt động này đối với chính bản thân, quyền lợi cũng như nghĩa vụ tráchnhiệm với hoạt động PTCV Để qua đây, toàn bộ tập thể lao động tại Ban quản lýQuảng trường Ba Đình tham gia hoạt động phân tích công việc một cách tự giác, cótrách nhiệm và hiệu quả hơn

Tổ chức tuyên truyền, phổ biến để tránh tình trạng hiểu nhầm, cho rằngPTCV chỉ là một hoạt động của riêng bộ phận quản lý nguồn nhân lực hoặc bộ phậnquản lý nguồn nhân lực và các trưởng, phòng đội mà là một hoạt động được tiếnhành bởi tất cả cán bộ, nhân viên đang làm việc tại BQL Quảng trường Ba Đình

Đồng thời cần phải nâng cao hơn nữa trách nhiệm của lãnh đạo và các trưởngphòng, đội, tăng cường sự giám sát, nhắc nhở đối với mọi người trong đơn vị trongsuốt quá trình tham gia hoạt động PTCV Để qua đó có thể trao đổi, góp ý và giảiđáp thắc mắc kịp thời tạo nên mối quan hệ hai chiều trong PTCV tại BQL Quảngtrường Ba Đình

3.2.2 Đa dạng hóa phương pháp thu thập thông tin.

Nên sử dụng thêm phương pháp thu thập thông tin khác ngoài bảng hỏi, để

có thể bổ sung và khắc phục bớt những hạn chế mà phương pháp bảng câu hỏi vẫncòn tồn tại Đồng thời giúp việc thu thập thông tin được đầy đủ, chính xác và toàndiện, không chỉ có nội dung thông tin phục vụ viết bản MTCV, yêu cầu đối vớingười thực hiện công việc mà còn cả bản Tiêu chuẩn thực hiện CV và dùng các kếtquả của PTCV vào các hoạt đông Quản lý nhân lực khác Cụ thể để làm được việctrên thì cần bổ sung thêm phương pháp thu thập thông tin đối với cả hai nhóm laođộng gián tiếp và lao động trực tiếp

Trong đó, đối với lao động gián tiếp, nên sử dụng thêm phương pháp phỏngvấn sâu để có thể nắm thêm những thông tin khó lượng hóa mà bảng hỏi sử dụngtrong khảo sát chưa thu thập được

Ví dụ đối với lao động gián tiếp để khai thác thêm thông tin có thể sử dụngmột số câu hỏi phỏng vấn sâu sau :

Để phục vụ cho hoạt động PTCV tại Ban quản lý trường Ba Đình, bộ phận quản lý nhânlực tiến hành phỏng vấn để lấy ý kiến của ông/bà Mọi thông tin ông/bà cung cấp đều rấtcần thiết cho hoạt động này, vì thế mong ông bà tích cực hợp tác.

1 Theo Ông/bà những thách thức nhiều nhất trong công việc đang đảm nhận hiện nay ?

2 Những loại tình huống nào thường gây ra căng thẳng nhất trong công việc củaÔng/bà ?

3 Lĩnh vực nào của công việc thường tạo ra sự hài lòng nhất hoặc không hài lòng nhất ?Tại sao ?

4 Những phần việc nào trong công việc của ông/bà nên hoặc có thể được ủy quyền thaythế khi vắng mặt ?, ủy quyền cho ai và như thế nào ?

5 Ông/bà được ra những quyết định nào mà không cần phải xin ý kiến cấp trên củamình

6 Những công việc nào ông bà có thể được ủy quyền? Và nhận ủy quyền thay thế đó từai? Chức danh của người ủy quyền cho ông/bà?

7 Những tài liệu, văn bản nào ông bà được kí ?

8 Ông/ bà có phải thường xuyên đi công tác không ? Và phạm vi của chuyến công tácnhư thế nào, trong cùng địa phương, hay phải đi bên ngoài địa phương, nước ngoài?

9 Theo ông/bà làm thế nào để ông bà được kiểm tra, được xác nhận hoàn thành côngviệc của mình?

10 Ai là người kiểm tra, xác nhận việc hoàn thành công việc của ông/bà

11 Theo ông/ bà việc kiểm tra, đánh giá công việc này có nên tiến hành thường xuyênkhông? Và mức độ thường xuyên như thế nào?

Trước khi phỏng vấn người lao động thì người phỏng vấn phải tạo ra đượcbầu không khí thoải mái Khi thực hiện cuộc phỏng vấn, người phỏng vấn cần nhấnmạnh tích cực vào mục đích của PTCV, thực hiện phỏng vấn ở nơi ít bị làm việc,giữ bình tĩnh và không được tranh cãi với người lao động

Còn đối với LĐ trực tiếp nên sử dụng thêm phương pháp quan sát để có cáinhìn tổng quan, toàn diện, bổ sung cho những thông tin còn thiếu mà bảng hỏi chưathể thu thập được Đồng thời qua quan sát có thể loại bỏ bớt những yêu cầu không