Giải pháp hoàn thiện nhân sự phòng kế toán Sacombank chi nhánh Tân Bình năm 2011

LÝ DO NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI Kiểm soát về mặt tài chính - kế toán tại chi nhánh và các phòng giao dịchtrực thuộc đồng thời tham mưu và xây dựng kế hoạch phát triển của chi nhánh,theo dõi tình

Giải pháp hoàn thiện nhân sự phòng kế toán Sacombank chi nhánh Tân Bình năm 2011

Mục Lục

I.LÝ DO NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 3

II.GIỚI THIỆU CHUNG VỀ SACOMBANK CHI NHÁNH TÂN BÌNH 3

III.GIỚI THIỆU VỀ PHÒNG KẾ TOÁN 4

IV.THIẾT LẬP BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC 4

1 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC PHÒNG KẾ TOÁN: 4 2.MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TỪNG CHỨC DANH 8 2.1Trưởng phòng 8

2.2Phó phòng 9

2.3Nhân viên nghiệp vụ: 10

2.3.1Chuyên viên kế toán: 10

2.3.2Nhân viên thanh toán liên ngân hàng 11

2.3.3Nhân viên kiểm tra và lưu trữ chứng từ 11

V.KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ 12

1.KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ NĂM 2011: 12 2.KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG ĐỐI VỚI VỊ TRÍ TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN: 13 2.1Nguồn ứng viên: tuyển từ nội bộ 13

2.2Tiêu chuẩn ứng viên: 13

2.3Trình tự tuyển dụng 13

3.KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG VỊ TRÍ CHUYÊN VIÊN KẾ TOÁN: 14 VI.KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO CHO PHÒNG: 15

1.XÁC ĐỊNH NHU CẦU ĐÀO TẠO 15 2.SAU KHI KHẢO SÁT, TA CÓ KẾT QUẢ NHƯ SAU: 16 3.CĂN CỨ VÀO NHU CẦU, TA LÊN KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO: 16 4.KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO DÀNH CHO CHUYÊN VIÊN KẾ TOÁN TÂN TUYỂN: 16 VII ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC: 17

1.MỤC ĐÍCH: 17 2.NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ: 17 3.PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ 17 3.1Đánh giá kết quả thực hiện công việc: 17

3.2Đánh giá kiến thức và kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ: 18

Giải pháp hoàn thiện nhân sự phòng kế toán Sacombank chi nhánh Tân Bình năm 2011

VIII.CHÍNH SÁCH LƯƠNG THƯỞNG: 18

PHỤ LỤC 1 : BẢN TỰ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC QUÝ I/2011 21 PHỤ LỤC 2: KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ 22

I LÝ DO NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

Kiểm soát về mặt tài chính - kế toán tại chi nhánh và các phòng giao dịchtrực thuộc đồng thời tham mưu và xây dựng kế hoạch phát triển của chi nhánh,theo dõi tình hình giải ngân các khoản tín dụng và thu hồi nợ, nghiệp vụ thanhtoán quốc tế; Tham mưu cho ban giám đốc chi nhánh trong việc xây dựng kếhoạch hoạt động năm cho toàn chi nhánh; Kiểm soát số liệu trên hệ thống, đảmbảo tính chính xác Đảm bảo việc chấp hành các quy định của ngân hàng nhànước và các quy định về thuế; Là đầu mối thực hiện thanh toán điện tử liên ngânhàng (CITAD) Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của chứng từ kế toán, lưu trữ chứng

từ và truy lục khi có yêu cầu đó là những nhiệm vụ rất quan trọng mà phòng

kế toán chi nhánh Tân Bình- Ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn ThươngTín (Sacombank) phải thực hiện

Đồng thời năm 2011, chi nhánh sẽ mở thêm 03 phòng giao dịch mới, khốilượng công việc của chi nhánh nói chung và của phòng kế toán nói riêng sẽ tăng;việc tuyển thêm nhận sự cho phòng kế toán chi nhánh đã được Ban Giám đốcphê duyệt

Với những lý do trên, việc đưa ra các giái pháp về mặt nhân sự nhằm hoànthiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán là rất cần thiết

Chi nhánh Tân Bình là một trong những chi nhánh đầu tiên củaSacombank Hiện nay chi nhánh có khoảng gần 200 nhân sự, 9 phòng giao dịchtrực thuộc và là một trong những chi nhánh lớn nhất và hoạt động có hiệu quảnhất trong toàn hệ thống.

III GIỚI THIỆU VỀ PHÒNG KẾ TOÁN

Là phòng nghiệp vụ tại chi nhánh, hiện tại nhân sự tại phòng bao gồm 7 người:

- Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán

- Phó phòng kế toán

- Bộ phận kế toán tổng hợp: 02 người

- Bộ phận kế toán liên ngân hàng: 01 người

- Bộ phận chấm và lưu trữ chứng từ: 02 người

IV THIẾT LẬP BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1 Bản mô tả công việc phòng kế toán:

Hiện tại tại phòng kế toán chưa thiết lập bảng mô tả công việc chung chophòng Ta có thể thiết lập bảng mô tả công việc phòng kế toán như sau:

 Sứ mạng của phòng: Sợi dây kết nối giữa các phòng ban trong chi nhánh

và với hội sở

 Chức năng nghiệp vụ:

- Kiểm soát về mặt tài chính- kế toán tại đơn vị

- Tham mưu và xây dựng kế hoạch phát triển của chi nhánh

• Các chi nhánh trong hệ thống

 Chức năng, nhiệm vụ chính

- Chiến lược, chính sách, kế hoạch: Tham mưu cho ban giám đốc chi nhánhtrong việc xây dựng kế hoạch hoạt động năm cho toàn chi nhánh Kiểmsoát số liệu trên hệ thống, đảm bảo tính chính xác Đảm bảo việc chấphành các quy định của ngân hàng nhà nước và các quy định về thuế Làđầu mối thực hiện thanh toán điện tử liên ngân hàng (CITAD) Kiểm tratính đầy đủ, hợp lệ của chứng từ kế toán, lưu trữ chứng từ và truy lục khi

có yêu cầu

- Phối hợp với các phòng ban:

• Phòng hành chính: thực hiện xây dựng kế hoạch chi phí và theo dõikiểm soát chi phí Theo dõi việc cấp mới mã số thuế và quyết toán thuếTNCN cho CBCNV Theo dõi việc chấm công để tính và trả lương.Theo dõi và kiểm kê ấn chỉ ấn phẩm toàn chi nhánh

• Phòng hỗ trợ kinh doanh: theo dõi tình hình giải ngân các khoản tíndụng và thu hồi nợ, nghiệp vụ thanh toán quốc tế, tiến độ thực hiện kếhoạch kinh doanh toàn chi nhánh Thanh toán điện tử liên ngân hàng

• Phòng tín dụng cá nhân: theo dõi tình hình tăng trưởng huy động và tíndụng cá nhân, tình hình thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm, theo dõitình hình thu hồi nợ vay, các khoản nợ quá hạn, tình hình xử lý nợ

• Phòng tín dụng doanh nghiệp: theo dõi tình hình tăng trưởng huy động

và tín dụng doanh nghiệp, tình hình thực hiện kế hoạch tháng, quý,năm, theo dõi tình hình thu hồi nợ vay, các khoản nợ quá hạn, tình hình

xử lý nợ

• Phòng thẩm định: thẩm định tính khả thi của các dự án xin vay vốn,đánh giá các tài sản đảm bảo, định giá và thu hồi đối với các khoản nợquá hạn

• Các phòng giao dịch trực thuộc: theo dõi tình hình hoạt động của cácphòng giao dịch

- Thực hiện:

• Các báo cáo kế toán định kỳ

• Đảm bảo tuân thủ chủ trương, chính sách, pháp luật

• Làm việc với ngân hàng nhà nước, cơ quan thuế

• Kiểm soát số liệu hàng ngày, đảm bảo tính chính xác và khớp đúng

- Tư vấn, hướng dẫn:

• Xây dựng quy trình thanh toán tại chi nhánh

• Hướng dẫn cách lập bộ chứng từ thanh toán, cách lấy chứng từ hợp lệ

• Hướng dẫn cách thức hạch toán, xử lý và điều chỉnh số liệu sai lệch

- Kiểm tra, giám sát:

• Kế hoạch cho vay, huy động

• Kiểm soát việc thực hiện tiết giảm chi phí,

• Tình hình thu hồi và xử lý nợ vay

• Thực hiện đúng yêu cầu của hội sở, các quy định của ngân hàng nhànước và cục thuế

• Chế độ đối với người lao động

 Các báo cáo phải thực hiện:

- Báo cáo thường xuyên:

• Ngày: báo cáo 477 cho ngân hàng nhà nước, báo cáo tình hình thựchiện kế hoạch huy động- cho vay cho văn phòng khu vực, ban giámđốc và gửi cho các phòng ban trong chi nhánh để theo dõi

• Tuần: phối hợp với phòng hành chính để kiểm kê và lập biên bản kiểm

 báo cáo các khoản phải thu- phải trả, cân đối tháng, báo cáo doanh

số chuyển tiền… cho hội sở

 báo cáo 477 tháng, cân đối tháng cho ngân hàng nhà nước

 xây dựng kế hoạch cho tháng kế tiếp

 báo cáo thuế

 báo cáo 477 quý, cân đối quý cho ngân hàng nhà nước

 xây dựng kế hoạch cho tháng kế tiếp

• Năm: quyết toán năm, xây dựng kế hoạch năm tới

- Báo cáo đột xuất: khi có yêu cầu

 Các quy trình làm việc của phòng liên quan đến các quy trình trong côngty- trách nhiệm cụ thể, mức độ thường xuyên:

- Quy trình tiếp nhận và xử lý thanh toán

- Quy trình thực hiện các nghiệp vụ kế toán

- Quy trình kiểm soát chi phí điều hành

- Quy trình cho vay, huy động và thu hồi nợ

 Các chỉ tiêu kết quả công việc cần đạt được:

- Đảm bảo tính kịp thời

- Theo dõi chặt chẽ

- Phối hợp với các đơn vị để đảm bảo tiến độ

 Quản lý bộ phận:

- Phân công giao việc: phân công rõ rang, đảm bảo những mảng công việc

có liên quan với nhau sẽ do ít nhất 2 người làm để có thể đối chiếu lẫnnhau Chú trọng đến tính đa năng trong công việc nhưng vẫn phải đảmbảo không bị rối loạn (luân phiên các phần hành kế toán)

- Hiệu quả công việc: hoàn thành mọi công việc được giao, công tác kếtoán quản trị được thực hiện kịp thời, xử lý công việc nhanh

- Sự phối hợp trong bộ phận: có sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viêntrong phòng, đối chiếu và kiểm soát số liệu lẫn nhau để hạn chế sai sót

Có thể dễ dàng tiếp nhận hoặc xử lý công việc khi 1 thành viên bất kỳtrong phòng không có mặt, đảm bảo không bị động

- Khuyến khích mọi người tuân thủ nội quy, quy chế lao động

 Các trang thiết bị văn phòng cần thiết cho yêu cầu công việc

- Phần mềm chuyên dụng

- Phương tiện liên lạc: internet, mail nội bộ, điện thoại, fax, gửi thư

- Phương tiện lưu trữ: máy vi tính, đĩa CD, tủ hồ sơ, kho tài liệu

- Tài liệu: các tài liệu sử dụng phần mềm, tài liệu về chính sách thuế

- Các dụng cụ phục vụ công việc: bàn ghế, máy vi tính, văn phòng phẩm…

2 Mô tả công việc của từng chức danh

Căn cứ vào bảng mô tả công việc chuẩn do hội sở ban hành, căn cứ vàotình hình thực tế của chi nhánh, phòng thiết lập bảng mô tả công việc cho từngchức danh

2.1 Trưởng phòng

- Chức danh quản lý trực tiếp: giám đốc/ phó giám đốc

- Các chức danh khác cùng báo cáo cho cấp quản lý trực tiếp: trưởng cácđơn vị trực thuộc chi nhánh

- Các chức danh báo cáo cho kế toán trưởng: phó phòng kế toán, chuyênviên kế toán, nhân viên thanh toán điện tử liên ngân hàng, nhân viên kiểmtra và lưu trữ chứng từ

- Trách nhiệm chính: quản lý công tác kế toán tại chi nhánh

- Các công việc thực hiện

• Lập kế hoạch tài chính cho toàn chi nhánh

• Triển khai xây dựng kế hoạch chi phí điều hành và quản lý chi phí điềuhành toàn chi nhánh

• Triển khai công tác tổng hợp kế hoạch kinh doanh, tài chính hàngngày/ tháng/ quý năm của toàn chi nhánh

• Theo dõi, tổng hợp các phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kếhoạch theo định kỳ của chi nhánh và các đơn vị trực thuộc

• Chịu trách nhiệm về việc tổ chức thực hiện các báo cáo ngày/tháng/quý/năm theo quy định của ngành và của ngân hàng

• Lập kế hoạch tổ chức hướng dẫn và kiểm tra công tác thanh toán, hạchtoán tại chi nhánh và các đơn vị trực thuộc

• Tổ chức thực hiện thanh toán CITAD

• Kiểm tra giám sát, hướng dẫn công tác hậu kiểm chứng từ, tổ chức lưutrữ chứng từ kế toán

• Đầu mối tiếp nhận các yêu cầu về thanh tra, kiểm tra

• Đào tạo nghiệp vụ cho CBNV

• Báo cáo hoạt động định kỳ, đồng thời kiến nghị với ban lãnh đạo vềcác giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị

• Các công việc khác theo phân công của ban giám đốc

- Các chỉ tiêu đánh giá kết quả thực hiện công việc:

• Công tác thanh toán, hạch toán nội bộ: kịp thời, chính xác 100%,không sai sót

• Các báo cáo tài chính: đúng quy định, kịp thời 100%, không sai sót

• Khả năng đáp ứng yêu cầu của nhân viên dưới quyền: 100%

2.2 Phó phòng

- Chức danh quản lý trực tiếp: trưởng phòng kế toán

- Các chức danh báo cáo cho KTT: chuyên viên kế toán, nhân viên thanhtoán điện tử liên ngân hàng, nhân viên kiểm tra và lưu trữ chứng từ

- Trách nhiệm chính: triển khai công tác tổng hợp, kiểm tra số liệu kế toán,lập báo cáo kế toán định kỳ hoặc đột xuất

- Các công việc thực hiện

• Kiểm soát số liệu kế toán phát sinh hàng ngày toàn chi nhành

• Thực hiện thanh toán CITAD theo phân công của cấp quản lý

• Giám sát, hướng dẫn công tác hậu kiểm chứng từ, lưu kho kế toán

• Theo dõi, quản lý chi phí điều hành

• Chấm và lập các khoản phải thu phải trả, sao kê CCLĐ, kiểm tra sốliệu sao kê- cân đối, hỗ trợ bộ phận in sao kê

• Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, tài chính hàngngày/ tháng/ quý/ năm toàn chi nhánh

• Kiểm soát và tham gia thực hiện các báo cáo liên quan đến công tác kếtoán, thống kê định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của hội sở và củangành

• Kiểm soát hoạt động thanh toán bù trừ

• Kiểm tra, hướng dẫn công tác hạch toán kế toán tại chi nhánh

• Quản lý, phân công và hỗ trợ CBNV trực thuộc

• Các công tác khác

- Các chỉ tiêu đánh giá kết quả thực hiện công việc:

• Tuân thủ đúng các quy định nhà nước, các chuẩn mực kế toán

• Đảm bảo số liệu kế toán chính xác 100%

• Các báo cáo: chính xác 100% về nội dung và thời hạn

2.3 Nhân viên nghiệp vụ:

2.3.1 Chuyên viên kế toán:

- Chức danh quản lý trực tiếp: phó phòng kế toán

- Các chức danh cùng báo cáo cho phó phòng kế toán: nhân viên thanh toánđiện tử liên ngân hàng, nhân viên kiểm tra và lưu trữ chứng từ

- Trách nhiệm chính: tổng hợp, kiểm tra số liệu phát sinh; lập báo cáo kếtoán; đảm bảo số liệu, nhập liệu và kiểm tra số liệu hàng ngày chính xác,đúng nguyên tắc kế toán

- Các công việc thực hiện

• Tiếp nhận, kiểm tra, tổng hợp số liệu ngày/ tháng/ quý/ năm tại chinhánh

• Hậu kiểm chứng từ kế toán

• Nhập liệu và kiểm tra chứng từ thu chi hàng ngày

• Hạch toán chi phí nội bộ phát sinh, kê khai công tác thu chi nội bộ,theo dõi và hạch toán chi phí điều hành

• Lập các chứng từ kế toán có liên quan đến công việc do phòng đảmtrách

• Tổng hợp, kiểm tra số liệu cân đối phát sinh hàng ngày

• Lập các bút toán cuối ngày và kiểm tra số liệu, in nhật ký quỹ

• Nhập số liệu đầu vào, đầu ra theo biểu mẫu thuế và kiểm tra so với sốliệu hàng ngày

• In sao kê chuyển cho phòng hỗ trợ chấm sao kê, lưu trữ sao kê

• Lập thủ tục tạm ứng, thanh toán chi phí cho các đơn vị trực thuộc

• Lập các báo cáo liên quan đến công tác kế toán: báo cáo thuế, quyếttoán thuế, báo cáo NHNN, báo cáo nội bộ, báo cáo cho hội sở, cân đối,báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tại đơn vị, báo cáo tình hìnhngân quỹ…

• Kiểm tra, lưu trữ báo cáo kế toán

• Các công tác khác

- Các chỉ tiêu đánh giá kết quả thực hiện công việc:

• Các số liệu hạch toán hàng ngày: chính xác 100%

• Báo cáo công tác: kịp thời, chính xác 100%

• Công tác nghiệp vụ hàng ngày đảm bảo đúng quy trình, quy định: saisót 0%

2.3.2 Nhân viên thanh toán liên ngân hàng

- Chức danh quản lý trực tiếp: phó phòng kế toán

- Các chức danh cùng báo cáo cho phó phòng kế toán: chuyên viên kế toán,nhân viên kiểm tra và lưu trữ chứng từ

- Trách nhiệm chính: thực hiện các nghiệpvụ thanh toán, kiểm soát hoạtđộng thanh toán của chi nhánh

- Các công việc thực hiện

• Thực hiện và kiểm soát nghiệp vụ thanh toán trong hệ thống

• Thanh toán CITAD

• Kiểm tra điện đến, báo có, đối chiếu điện cuối ngày

• Các công tác khác

- Các chỉ tiêu đánh giá kết quả thực hiện công việc:

• Thực hiện thanh toán đúng giờ

• Các chứng từ, bảng kê, lệnh thanh toán: đảm bảo chính xác 100%

• Báo cáo: chính xác 100%

2.3.3 Nhân viên kiểm tra và lưu trữ chứng từ

- Chức danh quản lý trực tiếp: phó phòng kế toán

- Các chức danh cùng báo cáo cho phó phòng kế toán: chuyên viên kế toán,nhân viên thanh toán liên ngân hàng

- Trách nhiệm chính: hậu kiểm và lưu trữ chứng từ toàn chi nhánh

- Các công việc thực hiện

• Hậu kiểm toàn bộ chứng từ phát sinh hàng ngày

• Phân loại, lưu trữ chứng từ, truy lục khi có yêu cầu

• Quản lý chứng từ, bố trí luân chuẩn chứng từ về kho chính

• Kiểm kê định kỳ kho chứng từ

• Các công tác khác

- Các chỉ tiêu đánh giá kết quả thực hiện công việc:

• Công tác lưu trữ khoa học, đảm bảo truy lục 2 phút/hồ sơ

• Đảm bảo lưu trữ theo đúng phân loại công việc: 100%

• Đảm bảo bộ hồ sơ lưu đầy đủ

• Đảm bảo chứng từ được bảo quản tốt

V KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ

Hiện tại công tác tuyển dụng nhân sự tại chi nhánh do hội sở đảm nhận,chi nhánh đề xuất nhu cầu và tiếp nhận hồ sơ, tiến hành phỏng vấn sơ bộ, sau đóchuyển toàn bộ hồ sơ ứng viên qua vòng phỏng vấn sơ bộ lên hội sở, phòng nhân

sự sẽ đảm nhận toàn bộ công tác tuyển dụng

Với cách làm này, việc tuyển dụng được đảm bảo tập trung và hội sở cóthể quản lý được công tác tuyển dụng nhân sự Tuy nhiên, nó có nhược điểm là

dễ xảy ra quá tải tại hội sở và kéo dài thời gian tuyển dụng Như vậy, với những

vị trí chi nhánh cần gấp nhân sự sẽ khó đáp ứng kịp thời Hơn nữa, nó cũng gâymất thời gian cho ứng viên khi phải di chuyển liên tục giữa chi nhánh và hội sở

Đề xuất:

- Đối với 1 số vị trí không đòi hỏi quá cao về trình độ như giao dịch viênquỹ, bảo vệ, nhân viên lưu trữ chứng từ, nhân viên tạp vụ sẽ giao cho chinhánh chịu trách nhiệm tự tuyển dụng

- Các vị trí khác có yêu cầu cao hơn về chuyên môn: chi nhánh sẽ đảmnhận công tác phỏng vấn, tổ chức thi tuyển theo ngân hàng đề thi từ hội

sở và chấm điểm Hội sở chỉ tiến hành phỏng vấn lần cuối đối với các ứngviên trúng tuyển

- Các vị trí quản lý: vẫn do hội sở đảm nhận như hiện tại

1 Kế hoạch tuyển dụng nhân sự năm 2011:

Năm 2011, tuyển dụng thêm 01 trưởng phòng kế toán và 01 chuyênviên kế toán cho bộ phận kế toán tổng hợp