báo cáo phát triển hệ thống thông tin kinh tế Đề tài quản lý quán cà phê hòng ân

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã giúpcho việc quản lý được thực hiện một cách dễ dàng hơn, giảm chi phí, thời gian…Qua quá trình khảo sát quán cà phê Hồng Ân

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

KHOA THỐNG KÊ – TIN HỌC

*****

PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

Đề tài: QUẢN LÝ QUÁN CÀ PHÊ HỒNG ÂN

NHÓM 9

Thành viên nhóm:

Mai Thành Tâm 37K14 Nguyễn Ngọc Duyên 37K14GVHD: Thầy Phan Đình Vấn

Đà Nẵng, ngày 10 tháng 11 năm 2013

LỜI CAM ĐOAN

Nhóm tôi xin cam đoan nột dung trong bài báo cáo này là do chúng tôi thựchiện dưới sự hướng dẫn của Thầy Phan Đình Vấn

Mọi tham khảo dung trong báo cáo này đều được trích dẫn rõ ràng tên tácgiả, công trình

Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay gian trá, chúng tôixin chịu hoàn toàn trách nhiệm

Đà nẵng, ngày 15 tháng 11 năm 2013

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Ngọc Duyên

Mai Thành Tâm

Cuối cùng chúng tôi xin cám ơn các bạn trong nhóm đã nhiệt tình đóng góp

ý kiến và hỗ trợ trong quá trình thực hiện đề tài này

Tuy nhiên do kinh nghiệm còn hạn chế và thời gian có hạn nên còn có nhiềuthiếu sót rất mong được sự thông cảm và đóng góp ý kiến của quý thầy và cácbạn

Chúng tôi xin chân thành cám ơn!

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Trong xu thế phát triển hiện nay trên thế giới khoa học và công nghệ luôn cónhững thay đổi mạnh mẽ Một phần trong đó là việc ứng dụng Công Nghệ ThôngTin vào đời sống hàng ngày của con người Loài người chúng ta đang hướng tớithiết lập một hành tinh thông minh Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ củaCNTT kết hợp với sự phát triển của mạng Internet đã kết nối được toàn thế giớilại với nhau thành một thể thống nhất Nó đã trở thành công cụ đắc lực cho nhiềungành nghề : giao thông, quân sự, y học…và đặc biệt là trong công tác quản lýnói chung và quản lý quán Cafe nói riêng

Trước đây khi máy tính chưa được ứng dụng rộng rãi các công việc quản lýđều được thực hiện một cách thủ công nên rất tốn thời gian, nhân lực cũng nhưtài chính Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã giúpcho việc quản lý được thực hiện một cách dễ dàng hơn, giảm chi phí, thời gian…Qua quá trình khảo sát quán cà phê Hồng Ân (1 Huyện Thanh Quan, ĐÀNẴNG), em đã xây dựng lên đề tài “quản lý quán Café HỒNG ÂN” với mongmuốn giúp cho việc quản lý được thực hiện một cách dễ dàng hơn, thuận tiện vàgiảm thiểu được các sai xót

Đề tài “Quản lý cà phê Hồng Ân” gồm 3 chương:

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG.

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Chúng em đã từng bước nghiên cứu và vận dụng các kiến thức đã được học

để tìm hiểu, phân tích và xây dựng được chương trình quản lý đáp ứng tương đốimột số các yêu cầu đặt ra Tuy nhiên,do kiến thức còn hạn chế nên đề tài vẫnkhông tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, chúng em rất mong nhận được sự đónggóp ý kiến của tất cả các thầy cô và các bạn để có thể từng bước xây dựngchương trình ngày càng hoàn thiện và hiệu quả hơn

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Hệ thống quản lý cà phê :

1.1.1 Hệ thống thông tin là gì ? Tại sao phải phát triển hệ thống TT ?

Hệ thống thông tin là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung

cấpthông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó Cóthể hiểuhệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nócũng nhưmối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin

Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thông thông tin :

1 Những vấn đề về quản lý

2 Những yêu cầu mới của nhà quản lý

3 Sự thay đổi của công nghệ

4 Thay đổi sách lược chính trị

Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một

dự án phát triển một hệ thống thông tin mới Những luật mới của chính phủ mớiban hành(luật về thuế chẳng hạn), việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá cáchoạt động củadoanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới Các hànhđộng mới của doanhnghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơbuộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng Ví dụ một ngân hàng cạnhtranh lắp đặt những quầy giao dịch tự động, thực tế, sẽ bắt các ngân hàng khácphải cùng vượt lên phía trướctrong việc tự động hoá

Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phảixemlại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình Khi các hệ quảntrị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin củamình để quyếtđịnh những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệmới này

Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không lên bỏ qua.Nócũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thông tin Chẳnghạn,không phải là không có những hệ thông tin được phát triển chỉ vì người quản

lý muốnmở rộng quyền lực của mình và khi ông ta biết rằng thông tin là một

phương tiện thựchiện điều đó (tham khảo Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Vũ

Xuân Nam và Nguyễn Văn Huân )

1.1.2 Các phương pháp thu thập thông tin :

Phân tích HTTT bắt đầu từ việc tìm hiểu về hệ thống hiện tại; từ đó xácđịnhcác mục tiêu mà hệ thống thông tin mới cần đạt được Để phân tích hệ thốngthông tinhiện có phải bắt đầu từ việc thu thập thông tin Có 4 phương pháp thuthập thông tincơ bản sau:

Phỏng vấn Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với

môtả trong tài liệu gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế, số ngườinày cóthể không được ghi trên văn bản tổ chức; Thu được những nội dung cơ bảnkhái quátvề hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quánhiều Đặc biệtlà mục tiêu của tổ chức

Nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của

tổchức như Lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, Tình trạng tài chính,Các tiêuchuẩn và định mức, Cấu trúc thứ bậc, Vai trò và nhiệm vụ của các thànhviên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra Thông tin trên giấy tờ phảnánh quá khứ,hiện tại và tương lai của tổ chức

Sử dụng phiếu điều tra.Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các

đốitượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra Yêu cầu cáccâu hỏitrên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau Phiếu ghi theo cách thức dễtổnghợp.Thường thì phiếu điều tra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thểdùng quađiện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang WEB động

Quan sát.Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên

tàiliệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, bỏ ngăn kéo, có sắpxếp hoặckhông sắp xếp, lưu trữ có khoá hoặc không khoá Quan sát sẽ có khigặp khó khănvì người bị quan sát không thực hiện giống như ngày thường

(tham khảo Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Vũ Xuân Nam và Nguyễn VănHuân )

1.1.3 Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin :

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

1.2 Làm rõ yêu cầu

1.3 Đánh giá tính khả thi

1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại

2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4 Chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

2.5 Đánh giá lại tính khả thi

2.6 Sửa đổi đề xuất của dự án

2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.2 Thiết kế xử lý

3.3 Thiết kế các dòng vào

3.4 Hoàn chỉnh tài liệu lô gíc

3.5 Hợp thức hoá mô hình lô gíc

Giai đoạn 4: đề xuất các phương án của giải pháp

4.1 Xác định các ràng buộc tổ chức và tin học

4.2 xây dựng các phương án của giải pháp

4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp

4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về các phương án của giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra

5.3 Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hoá

5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

6.2 Thiết kế vật lý trong

6.3 Lập trình

6.4 Thử nghiệm kiểm tra

6.5 Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

1.1.4 Tầm quan trọng của 1 hệ thống thông tin :

Như chúng ta đã thấy , quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớnvào chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra Dễthấy rằng từ sự hoạt động kém của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra

những hậu quả xấu nghiêm trọng Chúng ta xem xét một ví dụ có tính minh họadưới đây.

Hệ thống đặt vé máy bay là rất quan trọng cho hoạt động của một công tyhàng không hiện đại Một sự hỏng hóc của hệ thống này có thể phá vỡ nghiêmtrọng các hoạt động khác của công ty và trong một số trường hợp còn gây ra đổ

vỡ trầm trọng Hệ thống đặt chỗ không phải chỉ là riêng có của các công ty hàngkhông, nhiều loại hoạt động kinh doanh khác cũng cần tới hệ thống kiểu đó

Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượngcủa thông tin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin như sau:

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG

2.1.1 HỆ THỐNG QUẢN LÝ

Café HỒNG ÂN chia thành 3 bộ phận chính: Bộ phận quản lý, bộ phận thungân, bộ phận bếp

Bộ phận quản lý:

Trực tiếp quản lý mọi hoạt động chính của quán cà phê, bộ phận quản lý sẽ

do người chủ nhà hàng quản lý và người quản lý chịu trách nhiệm toàn bộ hoạtđộng của quán cà phê gồm:

- Quản lý bàn (thêm, xóa, tạm ngừng hoạt động của bàn)

- Điều chỉnh giá cả của sản phẩm

- Lên kế hoạch hoạt động của quán cà phê

- Thống kê doanh thu và doanh số bán hàng

- Quản lý những hóa đơn mà khách chưa thanh toán đầy đủ

- Quản lý thông tin cá nhân của nhân viên

Bộ phận thu ngân:

Chịu trách nhiệm quản lý bán hàng, người chịu trách nhiệm ở quầy thu ngân

sẽ nhận phiếu gọi sản phẩm của khách hàng từ, sau đó sẽ nhập dữ liệu vào mộthóa đơn tạm thời để khi khách có yêu cầu thêm món hay đổi sản phẩm có thểthay đổi và thanh toán thì in hóa đơn đó ra

Thu ngân sẽ có các nhiệm vụ chính:

- Quản lý trạng thái của bàn: bàn trống, bàn đã được đặt trước, bàn đang cókhách ngồi

- Quản lý việc in hóa đơn thanh toán cho khách

- Quản lý việc thay đổi trạng thái bàn: chuyển bàn, tách bàn, ghép bàn

- Quản lý việc gọi món, hủy sản phẩm của khách.

Bộ phận bếp

Sau khi nhận được phiếu gọi sản phẩm của khách hàng từ người bộ phậnthu ngân, người đọc bill sẽ kiểm tra sản phẩm còn hay hết, nếu hết sẽ báo cho bộphận thu ngân biết, nếu còn sản phẩm thì chia phiếu yêu cầu đó ở phần nào:đang đợi thực hiện, đang thực hiện, đã làm xong

- Ở phần đợi: tức là lúc phiếu yêu cầu đó mới được đưa vào nhà bếp thì sẽ

được để ở phần đợi để chờ nhà bếp thực hiện

- Ở phần đang thực hiện: sản phẩm được chuyển sang trạng thái này sau

khi người đọc bill thông báo và nhà bếp thực hiện nó

- Ở phần đã làm xong: sản phẩm đã được thực hiện xong và được đưa đến

bàn gọi là bàn chờ, tại đây sản phẩm đã được làm xong sẽ được đánh số thuộcyêu cầu của bàn nào và được đưa đến cho bàn đó Và mỗi lần yêu cầu món thựchiện xong sẽ được lưu lại để sau này đối chiếu với dữ liệu của quầy thu ngân vàthống kê

2.1.2 ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ HIỆN

TẠI

Mọi công việc trong công ty đều xử lý thủ công trên giấy tờ sẽ có ưu điểm làviệc quản lý nhân viên và thực hiệnthao tác dễ dàng, không yêu cầu người thựchiện cần có những trình độ nhất định cũng thực hiện được Tuy có những ưuđiểm nhất định nhưng hệ thống hiện tại luôn có những nhược điểm sau :

- Tra cứu thông tin về hàng hoá, các đại lí cung cấp hàng và khách hàngmất nhiều thời gian và nhiều khi không chính xác

- Lưu trữ thông tin về nhập xuất hàng hoá, về thu chi cần nhiều loại giấy tờnên cồng kềnh và không đạt hiệu quả

- Cập nhật các thông tin hằng ngày tốn nhiều thời gian và khó khăn trongviệc thực hiện báo cáo thống kê, nhất là khi có sự việc đột xuất

Trước tình hình đó vấn đề đặt ra là xây dựng một hệ thống thông tin đáp ứngđược các yêu cầu cơ bản sau:

- Giảm khối lượng ghi chép nhằm lưu trữ thông tin

- Cập nhật dữ liệu nhanh chóng, chính xác và kịp thời

- Thống kê được số lượng hàng hoá nhập xuất,thu chi và tình hình doanhthu của cửa hàng

- Tự động in các hoá đơn cần thiết như: phiếu yêu cầu nhập hàng, hoá đơnnhập hàng, phiếu thu, phiếu chi

- Có khả năng lưu trữ thông tin lâu dài, đảm bảo truy vấn nhanh khi cầnthiết

2.1.3 ĐỀ XUẤT PHƯƠNG ÁN TIN HỌC CHO CỬA HÀNG

2.1.3.1 GIỚI THIỆU BÀI TOÁN QUẢN LÝ

Khi có khách bước vào nhân viên phục vụ sẽ mở cửa cho khách Hỏi khách

số lượng người đi cùng để có thể sắp xếp chỗ ngồi một cách hợp lý nhất Sau khiđưa khách đến chỗ ngồi nhân viên phục vụ sẽ đưa Menu cho khách để kháchchọn đồ uống và đồ ăn nhẹ… Sau khi đã ghi hết các order của khách nhân viênphục vụ sẽ chuyển list order này cho nhân viên pha chế Khi pha chế xong các đồuống nhân viên phục vụ sẽ mang ra cho khách Khi khách ra về sẽ qua quầy thungân để thanh toán

Từ những lý do trên đề tài quản lý quán café sẽ được chia làm 5 phần nhỏ :quản lý bán hàng, quản lý nhân viên, quản lý gọi sản phẩm, quản lý kinh doanh,quản lý báo cáo

2.1.3.2 Mô tả nghiệp bài toán nghiệp vụ

Một quán café luôn bao gồm 1 cửa ra vào, bên trong cửa hàng luôn được bốtrí, sắp xếp thành từng dãy bàn nối tiếp nhau theo các phong cách riêng

- Quản lý nhân viên:

 Quản lý nhân viên được chia thành 3 phần nhỏ: Quản lý ca, Quản lýthông tin nhân viên, Quản lý lương Qua quản lý ca ta có thể nắm rõ sốnhân viên tham gia và thời gian bắt đầu đến kết thúc ca Quản lý thôngtin nhân viên giúp chúng ta có thể biết số lượng nhân viên trong quáncũng như thời gian họ công tác tại đây, và lý lịch cá nhân của họ Quản

lý lương giúp trả lương cố định, đúng mức, đúng ngày

- Quản lý bán hàng:

 Quản lý bán hàng sẽ làm các việc như quản lý các sản phẩm, nhận cácyêu cầu và phản hồi từ khách hàng, lập các hóa đơn… Cụ thể là Tạothực đơn mẫu cho cửa hàng, bao gồm danh sách đồ uống, thức ăn,….Khi có khách hàng gọi món, người quản lý ( nhân viên bán hàng) thựchiện nhập danh sách món được gọi, lập thành tiền và in hóa đơn.Khixảy ra sự cố ( Khách hàng đổi món, chuyển bàn), người quản lý thựchiện các yêu cầu của khách hàng, xử lý sự cố

- Quản lý kinh doanh:

 Quản lý các loại hình khuyến mãi, giảm giá

 Quản lý bàn, ghế, các trang bị trong quán

- Quản lý báo cáo:

 Nếu số lượng sản phẩm hiện có trong kho không đủ so với số lượngcần xuất.Người quản lý kho có thể ngừng chưa xuất sản phẩm và đềnghị nhập sản phẩm sau đó mới xuất đủ 1 lần theo yêu cầu.Hoặc có thểxuất số sản phẩm hiện có trong kho và tạo “Phiếu xuất thiếu”,sau đótiếp tục xuất trả khi đủ sản phẩm.

 Ngoài ra trong quá trình kiểm kê nếu sản phẩm nào đó hỏng hay tồnkho thì người quản lý kho có thể tạo “Phiếu xuất trả” để trả lại cho nhàcung cấp

 Một nhà cung cấp có thể cung cấp nhiều mặt hàng và 1 cửa hàng cóthể nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau

 Hàng ngày người quản lý có trách nhiệm tổng kết các mặt hàng xuấtnhập trong ngày

 Cuối tháng người quản lý kho tổng hợp các phiếu nhập kho-xuất khohợp lệ để ghi lại vào sổ.Sau đó kiểm kê số lượng sản phẩm nhập xuất,

số lượng hàng tồn, hàng hỏng

2.2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

2.2.1 SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG BFD

QUẢN LÝ BÁN HÀNG QUẢN LÝ GỌI SẢN PHẨM QUẢN LÝ KINH DOANH

HỆ THỐNG QUẢN LÝ QUÁN CÀ PHÊ HỒNG ÂN

QUẢN LÝ BÁO CÁO QUẢN LÝ NHÂN VIÊN

QUẢN LÝ THÔNG TIN NHÂN VIÊN

QUẢN LÝ LƯƠNG

QUẢN LÝ CA

TẠO HÓA ĐƠN

THANH TOÁN HÓA ĐƠN

TÌM KIẾM HÓA ĐƠN

LẬP PHIẾU YÊU CẦU SẢN PHẨM

KIỂM TRA TRẠNG THÁI SẢN PHẨM

LẬP PHIẾU YÊU CẦU CHẾ BIẾN SẢN PHẨM

THỐNG KÊ CA BÁN NHIỀU NHẤT

THỐNG KÊ DOANH THU THEO THÁNG

2.2.2 SƠ ĐỒ CÔNG VIỆC 2.2.2.1 Quy trình gọi sản phẩm

Khách Hàng Nhân viên phục vụ Nhân viên thu ngân Bộ phận bếp

Yêu cầu sản phẩm

Sản phẩm hết Sản phẩm hết

Sản phẩm Sản phẩm

Sản phẩm

Kiểm tra

Sản phẩm

Chọn sản phẩm

Thông tin chọn sản phẩm

Thông tin chọn sản phẩm

Thông tin chọn sản phẩm

Yêu cầu sản

phẩm

Lấy Menu