đồ án công nghệ thông tin Xây dựng và triển khai hệ thống tài chính kế toán cho khách sạn Hoà Bình

Do đặc thù là phần mềm liên quan đến số liệu tính toán , nên đòi hỏi tính chính xác cao , tiện dụng và an toàn .Sản phẩm phải phù hợp với mô hình hạch toán kép của khách sạn tức là các n

Nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết trong các doanh nghiệp trong xu thế hội nhập

hiện nay là nhanh chóng tiếp cận và ứng dụng các công nghệ vào điều hành , quản

lý các nghiệp vụ hành chính sự nghiệp Kế toán là nghiệp vụ chủ yếu và không thể thiếu được trong bất cứ doanh nghiệp nào, liên quan đến toàn bộ tình tình tài chính , tài sản trong doanh nghiệp Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hạch toán , kế toán tạo trong doanh nghiệp mang lại nhiều điều kiện,kết quả thuận lợi ,và phù hợp với mong muốn cũng như xu thế chung

Khách sạn Hoà Bình là một trong những khách sạn đi đầu trong việc đưa tin học vào áp dụng cho sản xuất, và nhóm phát triển phần mềm kế toán trường ĐH Bách Khoa Hà Nội tự hào là một trong những đơn vị tiên phong trong công cuộc đó.Tuy nhiên trong những năm qua, do sự phát triển không ngừng của quy mô, tổ chức ,phần mềm này đã bộc lộ những hạn chế nhất định, việc nâng cấp, cải tạo là công việc tất yếu

Do những yêu cầu đặt ra như thế ,chúng em dưới sự chỉ đạo của thầy giáo Ths.Vũ Đức Vượng đã tiến hành xây dựng một phần mềm kế toán mới chuyên dụng hơn hoàn toàn đáp ứng đuợc những yêu cầu hiện tại, và tương lai bằng việc khai thác triệt để các thành quả của nền công nghệ thông tin

Đồ án tốt nghiệp này là kết quả của quá trình tích lũy và vận dụng kiến thức mà

em đã tiếp thu được trong suốt năm năm đại học Vì thế, đầu tiên em xin được gửi

lời cảm ơn sâu sắc tới các thầy cô giáo trong trường Đại học Bách Khoa Hà Nội đã

tận tình giảng dạy, truyền đạt cho em những kiến thức, những kinh nghiệm quý báu trong những năm tháng học tập dưới mái trường Bách Khoa Đặc biệt, em rất biết

ơn các thầy cô trong khoa Công nghệ Thông tin, bộ môn Công nghệ phần mềm, các thầy cô đã tạo cho chúng em một môi trường sống và học tập thật hoàn hảo

Em xin được gửi lời cảm ơn đến thầy giáo hướng dẫn Vũ Đức Vượng đã định hướng cho em ngay từ khi phân ngành hẹp, đồng thời cũng là người hết lòng giúp

đỡ, hướng dẫn và chỉ dạy tận tình trong quá trình em thực hiện và hoàn thành đồ án tốt nghiệp Em xin được gửi tới Thầy lòng biết ơn sâu sắc nhất

Hà Nội, tháng 05 năm 2008

Đào Đức Liệu

Sinh viên lớp Công nghệ phần mềm – K48Khoa Công nghệ Thông tin - Đại học Bách Khoa Hà Nội

PHIẾU GIAO NHIỆM VỤ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

1.Mục đích nội dung của ĐATN

Xây dựng phần mềm kế toán cho khách sạn

2 Các nhiệm vụ cụ thể của ĐATN

Nghiên cứu công nghệ Net , cơ sở dữ liệu SQL Server

Tìm hiểu lý thuyết kế toán

Xây dựng và triển khai phần mềm kế toán cho khách sạn Hoà Bình

3 Lời cam đoan của sinh viên:

Tôi – Đào Đức Liệu - cam kết ĐATN là công trình nghiên cứu của bản thân tôi dưới sự hướng dẫn của ThS.Vũ Đức Vượng Các kết quả nêu trong ĐATN là trung thực, không

phải là sao chép toàn văn của bất kỳ công trình nào khác

Hà Nội, ngày tháng nămTác giả ĐATN

TÓM TẮT VỀ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Nội dung của đồ án được chia làm 6 phần chính :

Chương I Mở đầu.

Giới thiệu bối cảnh ra đời dự án , các yêu cầu chung của đồ án

Chương II Cơ sở lý thuyết.

Giới thiệu những kiến thức cơ bản về hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp

Chương III.Tìm hiểu hệ thống

Tìm hiểu hệ thống cũ,mô hình triển khai xây dựng hệ thống mới

Công cụ xây dựng hệ thống mới

Chương IV Phân tích và thiết kế hệ thống.

Phân tích và thiết kế hệ thống về chức năng , dữ liệu

Chương V.Cài đặt và triển khai

Xây dựng các chức năng chi tiết của sản phẩm

Chương VI Kết luận

Tổng kết các kết quả đạt được và chưa được

Các định hướng trong tương lai

ABSTRACT OF THESIS

The thesis’s content contains six primary chapters:

Chapter I Introdution.

Introduction the beginning situation, general requirements of the thesis.

Chapter II Basis of theory.

Introduction about basic knowledge of accounting system in a company

Chapter III.Learning about the system.

Learning about the old system

Model of building new system

The tools for building

Chapter IV Analysis and design the system

Analysis and design functions, database in system.

Chapter V Setting up and deployment the system.

Building the details of system’s functions

Chapter VI Conclusion

Conclusion about final results including completed parts and uncompleted

parts

Orientation of development the project for future

Danh mục các từ viết tắt

TM,NH,DS,VT,CN Tiền mặt ,ngân hàng ,Doanh sốVật tư,Công nợ

CTPB,CTDU Chứng từ phân bổ, chứng từ đối ứng

Danh mục các hình vẽ.

Hình 2.1.Hệ thống kế toán 14

Hình 2.2 Tài khoản nguồn vốn và tài sản 16

Hình 2.3 Tài khoản chi phí và tài khoản doanh thu 16

Hình 2.4 Tài khoản xác định KQKD 911 16

Hình 2.5 Hệ thống các tài khoản trên bảng cân đối 19

Hình 3.1 Hệ thống máy tính trong công ty 24

Hình 4.1 Biểu đồ mức khung cảnh 28

Hình 4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu login trong hệ thống 29

Hinh 4.3 Biểu đồ use- case toàn hệ thống 30

Hình 4.4.Use case quản lý hệ thống 31

Hình 4.5 Use-case quản lý vật tư 31

Hình 4.6 Các chức năng báo cáo 32

Hình 4.7 Biểu đồ hoạt động login 32

Hình 4.8 biểu đồ diễn tiến nhập CT 33

Hình 4.9 Biểu đồ hoạt động nhập chứng từ 33

Hình 4.10 Biểu đồ diễn tiến nhập HĐ DS 34

Hình 4.11 biểu đồ diễn tiến xuất vật tư 34

Hình 4.12 biểu đồ diễn tiến và hoạt động nghiệp vụ quản lý 35

Hình 4.13 Biểu đồ các gói modul 37

Hình 4.14 Biểu đồ đại diện một số lớp trong hệ thống 38

Hình 4.15 Các bảng đại diện trong CSDL DATA 39

Hình 4.16 Các bảng trong CSDL BKACC 40

Hình 5.1 Phân dã chức năng của hệ thống 50

Hình 5.2 Form quản lý người dùng 52

Hình 5.3 Phân dã chức năng nhập chứng từ 54

Hình 5.4 Form Chứng từ tiền mặt 55

Hình 5.5 Form chọn HĐ từ lễ tân 56

Hình 5.7 Form chuyển HĐ từ HMS sang BKACC 56

Hình 5.6 Form quản lý chứng từ 57

Hình 5.7 Form Sổ chi tiết 58

Hình 5.8 Bảng kê chi tiết 59

Hình 5.9 Form nhập rút chứng từ tài khoản đối ứng 62

Hình 5.10 Form Nhập hàng 68

Hình 5.11 Danh mục đối tượng.3.5.Báo cáo cuối kì 76

Hình 5.12 Form Convert Exel sang Database 77

Mục lục LỜI NÓI ĐẦU 1

TÓM TẮT VỀ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP 3

Danh mục các từ viết tắt 5

CHƯƠNG I MỞ ĐẦU 9

1 BỐI CẢNH CHUNG 10

2 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 11

3.YÊU CẦU VỀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT 11

4.YÊU CẦU VỀ SẢN PHẨM 11

4.1.Yêu cầu chung của sản phẩm : 11

4.1.Yêu cầu chung của sản phẩm : 11

4.2 Các yêu cầu khác đối với sản phẩm 12

4.2 Các yêu cầu khác đối với sản phẩm 12

4.3 Yêu cầu lập và trình bày báo cáo tài chính: 13

4.3 Yêu cầu lập và trình bày báo cáo tài chính: 13

CHƯƠNG II CƠ SỞ LÝ THUYẾT 14

1.KẾ TOÁN 14

1.1.Khái niệm 14

1.1.Khái niệm 14

1.2.Đối tượng hạch toán kế toán 15

1.2.Đối tượng hạch toán kế toán 15

1.3 Tài khoản kế toán 15

1.3 Tài khoản kế toán 15

1.4 Quan hệ đối ứng và ghi sổ kép 17

1.4 Quan hệ đối ứng và ghi sổ kép 17

1.5 Ghi chép vào tài khoản 17

1.6 Lập chứng từ kế toán 18

1.6 Lập chứng từ kế toán 18

1.7 Báo cáo tài chính 18

1.7 Báo cáo tài chính 18

1.7.1 Bảng cân đối kế toán : 19

1.7.2 Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 20

1.7.3 Sử dụng báo cáo kế toán tài chính trong việc phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp và đánh giá hiệu quả sản xuất , kinh doanh 21

2.KẾ TOÁN TRONG KHÁCH SẠN 22

CHƯƠNG III.TÌM HIỂU HỆ THỐNG 23

1.KHẢO SÁT HỆ THỐNG CŨ 23

2 MÔ HÌNH KẾ TOÁN TRONG KHÁCH SẠN 23

3 MÔI TRƯỜNG HỆ THỐNG MỚI 24

4.CÔNG CỤ THỰC HIỆN 25

4.1 Cơ sở dữ liệu 25

4.1 Cơ sở dữ liệu 25

4.2 Ngôn ngữ lập trình: 26

4.2 Ngôn ngữ lập trình: 26

CHƯƠNG IV PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 27

1.CÁC BIỂU ĐỒ BLD KHUNG CẢNH, LOGIC 28

1.1.Biểu đồ mức khung cảnh : 28

1.1.Biểu đồ mức khung cảnh : 28

1.2 Các biểu đồ luồng dữ liệu mức logic 29

1.2 Các biểu đồ luồng dữ liệu mức logic 29

2.BIỂU ĐỒ USE-CASE 30

2.1 Use-Case toàn bộ hệ thống kế toán .30

2.1 Use-Case toàn bộ hệ thống kế toán .30

2.2 Chức năng hệ thống 30

2.2 Chức năng hệ thống 30

2.3 Quản lý vật tư 31

2.3 Quản lý vật tư 31

2.4 Chức năng báo cáo 31

2.4 Chức năng báo cáo 31

3 BIỂU ĐỒ DIỄN TIẾN VÀ HOẠT ĐỘNG 32

3.1 Biểu đồ login 32

3.1 Biểu đồ login 32

3.2 Biểu đố diễn tiến , và biểu đồ hoạt động phần nhập chứng từ chung 32

3.2 Biểu đố diễn tiến , và biểu đồ hoạt động phần nhập chứng từ chung 32

3.3 Nhập HĐ phần doanh số 33

3.3 Nhập HĐ phần doanh số 33

3.4 Biểu đồ diễn tiến xuất vật tư 34

3.4 Biểu đồ diễn tiến xuất vật tư 34

3.5 Quản lý chứng từ 34

3.5 Quản lý chứng từ 34

4.KIẾN TRÚC LỚP 36

4.1.Tổ chức các gói của dự án kế toán 36

4.1.Tổ chức các gói của dự án kế toán 36

4.2 Biểu đồ lớp 37

4.2 Biểu đồ lớp 37

5.THIẾT KẾ DỮ LIỆU-ERD 38

5.1.CSDL DATA 39

5.1.CSDL DATA 39

5.2 CSDL BKACC 39

5.2 CSDL BKACC 39

5.3.Tên và ý nghĩa các bảng 40

5.3.Tên và ý nghĩa các bảng 40

5.4.Các bảng trong CSDL 40

5.4.Các bảng trong CSDL 40

CHƯƠNG V CÀI ĐẶT VÀ TRIỂN KHAI 50

1.HỆ THỐNG 51

1.1 Chọn tháng năm làm việc 51

1.1 Chọn tháng năm làm việc 51

1.2 Quản trị người dùng 51

1.2 Quản trị người dùng 51

1.3 Tạo CSDL năm mới 52

1.3 Tạo CSDL năm mới 52

2 CÁC NGHIỆP VỤ 52

2.1 Định nghĩa thêm chứng từ, hoá đơn : 52

2.1 Định nghĩa thêm chứng từ, hoá đơn : 52

2.2 Nghiệp vụ tiền mặt 55

2.2 Nghiệp vụ tiền mặt 55

2.2.1 Nhập chứng từ tiền mặt 55

2.2.2.Chuyển chứng từ từ quầy lễ tân 56

2.2.3 Quản lý chứng từ 57

2.2.4.Lập sổ chi tiết tiền mặt 58

2.2.5 Bảng kê chi tiết tiền mặt : 59

2.2.6.Lập sổ tồn quỹ tiền mặt 60

2.3 Nghiệp vụ Ngân hàng 63

2.3 Nghiệp vụ Ngân hàng 63

2.4 Nghiệp vụ Doanh số 63

2.4 Nghiệp vụ Doanh số 63

2.5 Nghiệp vụ Công Nợ 65

2.5 Nghiệp vụ Công Nợ 65

2.5.1 Lập thẻ chi tiết công nợ 65

2.5.2 Lập bảng tổng hợp công nợ 66

2.6.Nghiệp vụ vật tư 67

2.6.Nghiệp vụ vật tư 67

2.6.1 Nhập chứng từ Vật tư 67

2.7 Nghiệp vụ Thuế GTGT/VAT 68

2.7 Nghiệp vụ Thuế GTGT/VAT 68

2.7.1 Lập bảng kê hoá đơn bán ra 68

2.7.2 Lập bảng kê hoá đơn mua vào 69

3 CHỨC NĂNG TỔNG HỢP VÀ BÁO CÁO 70

3.1 .Bảng bút toán 70

3.1 .Bảng bút toán 70

3.2 .Bảng cân đối tài khoản 70

3.2 .Bảng cân đối tài khoản 70

3.3 Lập sổ phí 71

3.3 Lập sổ phí 71

3.4 Bảng tổng kết tài sản 72

3.4 Bảng tổng kết tài sản 72

3.5 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 73

3.5 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 73

3.6 Báo cáo kết quả kinh doanh 73

3.6 Báo cáo kết quả kinh doanh 73

4 BẢNG CÁC DANH MỤC 75

5 NHỮNG CHỨC NĂNG KHÁC 76

5.1 Chức năng Lập báo cáo tổng công ty 77

5.1 Chức năng Lập báo cáo tổng công ty 77

CHƯƠNG VI KẾT LUẬN 77

1.ĐÁNH GIÁ 78

2.HƯỚNG PHÁT TRIỂN 78

DANH SÁCH CÁC TÀI KHOẢN THAM KHẢO 79

CHƯƠNG I MỞ ĐẦU

1 BỐI CẢNH CHUNG

Hạch toán kế toán là sự quan sát, phản ánh và giám sát trực tiếp từng hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp để theo dõi sự vận động của tài sản cũng như nguồn vốn của doanh nghiệp Rồi sau đó tổng hợp, báo cáo, trích rút các thông tin phục vụ lãnh đạo đưa ra các chỉ đạo kịp thời và thường xuyên nhằm đạt được kết quả sản xuất, kinh doanh tối ưu nhất

Mặt khác, ngày nay CNTT đã và đang được áp dụng mạnh mẽ vào trong hầu hết mọi lĩnh vực của nền kinh tế xã hội, máy tính và các ứng dụng của máy tính trở thành công cụ trợ giúp đắc lực của con người trong lưu trữ, phân tích và xử lý thông tin, nước ta mặc dù là một nước nghèo, nhưng nền kinh tế đang có sự phát triển đáng kể, tin học đang ngày càng được áp dụng rộng rãi trong công tác quản lý và từng bước khẳng định sức mạnh cũng như vị trí quan trọng của mình

Một trong những ứng dụng đó là phần mềm về tài chính kế toán trong các doanh nghiệp Măc dù hiện nay trên thị trường có khá nhiều phần mềm chuyên dụng về kế toán như: kế toán Misa, kế toán Fast… tuy nhiên, do đặc thù riêng của mỗi công ty, doanh nghiệp, cho nên cũng đòi hỏi các phần mềm kế toán phù hợp

Do đó, luôn luôn có nhu cầu về phần mềm kế toán trên thị trường, trong nền kinh tế liên tục có sự ra đời của các công ty, doanh nghiệp mới nên lại càng đòi hỏi cần có phần mềm về tài chính kế toán phù hợp

Hạch toán kế toán thủ công là công việc rất nhàm chán và vô cùng nặng nhọc đối với các nhân viên kế toán, vì khối lượng rất lớn, dễ nhầm lẫn nhưng lại đòi hỏi phải cập nhật tức thì và trích rút thông tin, báo cáo nhanh chóng với độ chính xác tuyệt đối

Chính vì vậy ngay từ những năm 1990 việc tin học hóa hệ thống thông tin quản

lý tài chính kế toán đã được khách sạn Hòa Bình đặt ra, có thể nói phần mềm quản

lý tài chính kế toán đầu tiên tại Hà nội được đưa vào ứng dụng thực tiễn đã được thầy giáo Vũ Đức Vượng và các anh chị cựu sinh viên CNTT Bách khoa K30 xây dựng và cài đặt tại khách sạn Hòa Bình từ năm năm 1991

Tuy nhiên cũng do điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và nền tảng công nghệ, nên hệ thống lúc bấy giờ được xây dựng bằng Foxpro trên môi trường DOS, không có mạng, vì vậy hệ thống còn nhiều hạn chế

Xuất phát từ nguyên nhân trên, ban giám đốc, phòng kế toán tài vụ khách sạn Hòa Bình và thầy giáo Vũ Đức Vượng đã thống nhất xây dựng lại hệ thống trên nền tảng ký thuật mới và công nghệ hiện đại nhất

Trong chương này nói về hoàn cảnh ra đời , và các yêu cầu cơ bản xây dựng hệ thống kế toán gồm:

• Bối cảnh ra đời

• Nội dung đề tài và các yêu cầu về lý thuết cũng như sản phẩm

Dưới sự lãnh đạo và chỉ dẫn của thầy Vượng, nhóm phát triển đã được giao nhiệm vụ tiến hành tìm hiểu nghiệp vụ kế toán và hệ thống kế toán cũ và xây dựng lại hệ thống thông tin quản lý tài chính kế toán mới trên nền tảng công nghệ NET

và CSDL SQL Server, đồng thời dùng kết quả dự án này làm luận văn tốt nghiệp đại học

Hệ thống đã và đang được triển khai cài đặt và đưa vào sử dụng thực tế tại khách sạn Hòa Bình từ quý I năm 2008

2 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

đó tìm ra mô hình phát triển đề tài này

3.YÊU CẦU VỀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT

• Tìm hiểu về Khách sạn (Hòa Bình) và nghiệp vụ kế toán của khách sạn

• Tìm hiểu những vấn đề cơ bản của lý thuyết hoạch toán kế toán

• Tìm hiểu chi tiết về hoạch toán kế toán trong các nghiệp vụ: tiền mặt, ngân hàng, doanh số, vật tư, công nợ và thuế

• Tìm hiểu về hệ thống Báo cáo tài chính

• Khảo sát về các vấn đề phát sinh, đặc thù riêng trong nghiệp vụ kế toán của khách sạn và cách giải quyết

4.YÊU CẦU VỀ SẢN PHẨM

Là một phần mềm sử dụng được trong thực tế và có ứng dụng cao Do đặc thù

là phần mềm liên quan đến số liệu tính toán , nên đòi hỏi tính chính xác cao , tiện dụng và an toàn Sản phẩm phải phù hợp với mô hình hạch toán kép của khách sạn tức là các nghiệp vụ được phân chia rõ ràng

4.1.Yêu cầu chung của sản phẩm :

Đặc thù của kế toán là thực hiện trong các kỳ , vì vậy xuyên suốt một kì hạch toán

sản phẩm phải đáp ứng được các công tác tác nghiệp trong mỗi thời điểm

Đầu kì : Chuyển số dư của kì trước sang đầu kì sau Bao gồm tất cả các số dư

ở bảng tài khoản Nếu như là lần đầu chương trình được đưa vào ứng dụng thì số

dư này sẽ được nhập mỗi tài khoản dựa vào tình hình tài sản , nguồn vốn trong doanh nghiệp

Trong kì :Nghiệp vụ chính là phản ánh các nghiệp vụ phát sinh qua việc nhập

các chứng từ , hóa đơn Từ đó phản ánh số liệu phát sinh vào 2 bên Nợ , Có của bảng các tài khoản

Bên cạnh đó là các thông tin liên quan đến các đối tượng công nợ , hàng hóa

đi liền với các nghiệp vụ cũng được cập nhật vào các bảng công nợ và hàng hoá

Cuối kì :Thông tin về các báo cáo cuối kì như bảng cân đối tài khoản , báo cáo

kết quả kinh doanh , báo cáo thuyết minh tài chính ,sổ cái tài khoản…

Tiến hành khóa sổ kế toán

Thông tin về sự vận động của vốn và tài khoản được phản ảnh qua các báo cáo chi tiết cũng như các báo cáo tổng hợp

4.2 Các yêu cầu khác đối với sản phẩm

Tính hiệu quả : Đảm bảo phần mềm hỗ trợ nhân viên trong các nghiệp vụ kế toán Tính tiện dụng: Giao diện thân thiện, thao tác đơn giản, dễ sử dụng với người dùng

windows

Tính tương thích: Thích hợp với các môi trường máy tính phổ biến

Tính hiệu quả : Kết quả tính toán chính xác, truy xuất dữ liệu nhanh, tiện dụng, kết xuất dữ liệu dễ dàng

Các yêu cầu về thẩm mỹ:

Đảm bảo thống nhất mầu nền của tất cả các Form, Report…

Đảm bảo thống nhất font chữ trong các trường dữ liệu, font chữ của các toànứng dụng: với hiển thị chữ tiếng Việt

Có thể điều chỉnh kích cỡ Form hình

Đảm bảo thống nhất các cửa sổ, các thông báo, biểu tượng

Đảm báo tên của nút ứng dụng không mang tính kỹ thuật mà là các tên theochuyên ngành kế toán

Đảm bảo các nút có cùng kích cỡ, hình dáng, font và cỡ chữ

Các trường ký tự căn lề trái, các trường số căn lề phải

Các trường hiển thị ngày tháng phải Format theo khuôn dạng chung như ngày- tháng – năm

Các yêu cầu về thao tác sử dụng chương trình

Chức năng của phím TAB được thực hiện theo đúng trình tự từ Trên cùng bên trái sang dưới cùng bên phải

Các trường giá trị ngầm định hoặc không được dùng đến phải được bỏ quaTrong trình tự TAB:

o Con trỏ phải được đặt vào trường thông tin cần phải nhập hoặc trường/nút điều khiển đầu tiên trên màn hình khi chức năng được kích hoạt

o Khi người sử dụng dùng Alt+Tab để chuyển sang ứng dụng khác, khi quay trở lại màn hình cũ phải được giữ đúng hiện trạng trước đó

o Trường hợp đang Thêm mới/ Sửa đổi số liệu khi thoát hoặc chưa nhấn nút

Ghi số liệu phải hiện thông báo có ghi lại thay đổi số liệu Nếu vào màn hình sửa không thao tác gì với số liệu thì không hiển thị thông báo này khi thoát Sử dụng các phím tắt, phím nóng một cách thuận tiện

Các yêu cầu về sử dụng form:

Trạng thái ban đầu: trường chứa ngày tháng (thường là để chọn kỳ báo cáo)để mặc định là tháng hiện tại, vì nghiệp vụ kế toán thường phải làm báo cáo, tính toán, tổng kết cho thang hiện tại Còn các trường khác có thể đặt trống hoặc giá trị mặc định nào đó phù hợp

Hiển thị trợ giúp: hiện các thông báo hỗ trợ cụ thể cho một số trường nhập giá trị (như trường hệ thống các tài khoản cùng tên của nó, trường kỳ báo cáo theo năm, quý, tháng …)

Thao tác về thực hiện: phải có thông báo là thực hiện được chưa, hoặc là xác

nhận lại khi cần thiết.

Khi xoá một bản ghi dữ liệu đều phải thông báo đến người dùng với đầy đủ thông tin cần thiết

4.3 Yêu cầu lập và trình bày báo cáo tài chính:

Việc lập và trình bày báo cáo tài chính phải tuân thủ các yêu cầu qui định tại trình bày báo cáo tài chính, gồm:

o Trình bày đầy đủ trên mọi khía cạnh trọng yếu

Vì là dự án có ứng dụng trong thực tế , tất cả các báo cáo đều được lấy theo mẫu của nhà nước quy định , đồng thời phù hợp với yêu cầu của khách hàng

CHƯƠNG II CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.KẾ TOÁN

1.1.Khái niệm

Sản xuất của cải vật chất là cơ sở tồn tại của xã hội và phát triển của loài người Xét trong một quá trình liên tục và đổi mới không ngừng, qúa trình sản xuất đồng thời là quá trình tái sản xuất Để thực hiện nhịp nhàng và đạt hiệu quả cao , cần phải định hướng quá trình sản xuất làm nảy sinh nhu cầu tất yếu phải thực hiện chức năng quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh

Hạch toán kế toán phản ánh và giám đốc một cách liên tục , toàn diện và có hệ thống tất cả các loại vật tư , tiền vốn và mọi mặt kinh tế Về thực chất ,hạch toán nghiên cứu vốn kinh doanh ( dưới góc độ tài sản và nguồn vốn) và quá trình vận động của vốn trong các tổ chức, đơn vị Nhờ đó mà hạch toán kế toán thực hiện được sự giám đốc liên tục cả trước, trong và sau quá trình sản xuất kinh doanh Hạch toán kế toán sử dụng hệ thống phương pháp nghiên cứu khoa học như chứng từ , đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp –cân đối kế toán Trong đó phương pháp lập chứng từ kế toán là thủ tục hạch toán đầu tiên và bắt buộc phải có đối với mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nhờ đó , số liệu do kế toán cung cấp đảm bảo phản ánh tính chính xác và có cơ sở pháp lý vững chắc

Thông tin hạch toán kế toán luôn là những thông tin hai mặt của một hiện tượng , mỗi quá trình : tài sản và nguồn vốn , tăng và giảm , chi phí và kết quả …

Trong chương này sẽ giới thiệu các khái niệm cơ bản về kế toán tài

chính:

• Khái niệm kế toán

• Các nhân tố cấu thành hệ thống kế toán

• Những đặc điểm riêng của hệ thống kế toán khách sạn

1.2.Đối tượng hạch toán kế toán

Khái niệm chung :

Để nghiên cứu quá trình tái sản xuất , hạch toán kế toán tiến hành nghiên cứu sự hình thành và vận động của vốn trong một đơn vị cụ thể Bởi vì , bất kì một doanh nghiệp , một tổ chức hay thậm chí một cá nhân nào muốn tiến hành kinh doanh cũng đòi hỏi cần một lượng vốn nhất định Lượng vốn đó được biểu hiện dưới dạng vật chất hay phi vật chất được gọi là tài sản Mặt khác , vốn của doanh nghiệp lại được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau được gọi là nguồn vốn Có thể khái quát các đối tượng hạch toán kế toán qua các đặc điểm sau :

• Nghiên cứu các yếu tố của quá trình tái sản xuất dưới góc độ vốn

• Nghiên cứu trạng thái động của vốn

• Trong quá trình kinh doanh ngoài các quan hệ trực tiếp đến vốn của đơn vị còn phát sinh cả những mối quan hệ liên quan đến pháp lý –kinh tế như các tài sản thuê ngoài , vật liệu gia công …

Phân loại tài sản của doanh nghiệp :Có nhiều cách phân loại tài sản trong các doanh nghiệp nhưng nếu xét về mặt giá trị và tính chất luân chuyển của tài sản , toàn bộ tài sản của doanh nghiệp phân thành 2 loại :

• tài sản lưu động là loại tài sản có thời gian luân chuyển ngắn , thường là trong vòng 1 chu kì kinh doanh hay trong vòng 1 năm như nguyên , vật liệu , các khoản đầu tư ngắn hạn , các khoản phải thu ,

1.3 Tài khoản kế toán

Khái niệm và ý nghĩa :Tài khoản kế toán là cách thức phân loại và hệ thống hoá

các loại tài sản ,nguồn vốn và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý của các chủ thể khác nhau

Tài khoản kế toán là phương tiện để tóm tắt tất cả các nghiệp vụ phát sinh ảnh hưởng tới một khoản mục tài sản , vốn chủ sở hữu , doanh thu hoặc chi phí riêng biệt…

Tài khoản kế toán sử dụng có nhiều loại với nội dung và kết cấu khác nhau nhằm phản ánh các đối tượng khác nhau Có thể khái quát nguyên tắc ghi chép vào các tài khoản cơ bản theo hình thức chữ T như sau :

Hình 2.2 Tài khoản nguồn vốn và tài sản.

Tài khoản tài sản (110 , ,160 , 210, 241)

Tài khoản nguồn vốn (310, 330 :Nợ phải trả ; 410 , ,430)

Hình 2.3 Tài khoản chi phí và tài khoản doanh thu

Tài khoản chi phí (611 , 621 )

Tài khoản doanh thu(512,532 :DT Nội bộ ;511 DT bán hàng và cung cấp dịch vụ )

Tài khoản xác định kết quả kinh doanh

Nợ Có

Hình 2.4 Tài khoản xác định KQKD 911

1.4 Quan hệ đối ứng và ghi sổ kép

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nhưng có thể quy các nghiệp vụ đó về 4 loại quan hệ đối ứng tài khoản sau :

Loại 1: Tăng tài sản này , giảm tương ứng tài sản khác

Vd : Nộp tiền mặt vào ngân hàng , mua hàng hoá bằng tiền(tiền mặt , tiền gửi);khách hàng trả nợ cho doanh nghiệp…

Loại nghiệp vụ này xảy ra chỉ ảnh hưởng trong nội bộ tài sản ,nó chỉ làm thay đổi kết cấu tài sản mà không thay đổi tổng số tài sản

Loại 2: Tăng nguồn vốn này , giảm tương ứng nguồn vốn khác

Ví dụ :Trích lợi nhuận để lập quỹ khen thựởng ; bổ sung nguồn vốn kinh doanh

từ lợi nhuận

Loại nghiệp vụ này khi xảy ra chỉ làm thay đổi kết cấu nguồn vốn mà không làm thay đổi tổng số nguồn vốn

Loại 3: Tăng tài sản , tăng nguồn vốn

Ví dụ : Nhận tài sản từ các cổ đông , mua nguyên vật liệu chưa trả tiền cho người bán …

Loại nghiệp vụ này làm tăng quy mô vốn , tài sản và nguồn vốn đều tăng lên một lượng như nhau Tính cân bằng giữa chúng không bị ảnh hưởng

Loại 4 : Giảm tài sản , giảm nguồn vốn

Ví dụ : Dùng tiền gửi ngân hàng trả nợ người bán ; trả lương cho công nhân viên … Loại nghiệp vụ này làm giảm quy mô vốn , tài sản và nguồn vốn đều giảm cùng một lượng , nhưng về tổng số , tài sản và nguồn vốn vẫn cân bằng

Như vậy các nghiệp vụ diễn ra như thế nào cũng đều không làm ảnh hưởng tới tính cân bằng giữa tài sản và nguồn vốn

1.5 Ghi chép vào tài khoản

Ghi chép vào tài khoản là việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào ít nhất hai tài khoản kế toán có liên quan theo mối quan hệ đối ứng kế toán của nghiệp

vụ đó

Để tránh nhầm lẫn , và tạo điều kiện cho sự phân công lao động kế toán , trước khi ghi sổ người ta thường tiến hành định khoản

Định khoản kế toán là việc xác định nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào bên

Nợ và bên Có của những tài khoản kế toán nào với số tiền là bao nhiêu dựa trên chứng từ kế toán

Có 2 loại định khoản là định khoản giản đơn và định khoản phức tạp

Định khoản giản đơn là định khoản chỉ liên quan đến 2 tài khoản Chẳng hạn : Ghi Nợ TK “Nguyên vật liệu “ :2000000 đ

Ghi Có TK “ Tiền gửi ngân hàng “ :2000000 đ

Định khoản phức tạp là định khoản liên quan đến ít nhất tới 3 tài khoản kế toán Thực chất định khoản phức tạp là bội số của định khoản giản đơn Bao giờ kế toán cũng có thể phân định khoản phức tạp thành các định khoản giản đơn

Ví dụ : Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 1000 000 đ và trả nợ người bán

2000 000 đ :

Nợ TK “ tiền mặt “ : 1000 000 đ

Nợ TK “phải trả người bán : 2000 000 đ

Có TK “ tiền gửi ngân hàng : 3000 000 đ

Tổn số tiền ghi vào bên N phải bằng số tiền ghi vào bên có của tài khoản đấy Việc phản ánh một định khoản (giản đơn hay phức tạp ) vào sổ kế toán (tài khoản ) được

gọi là một “ Bút toán “

1.6 Lập chứng từ kế toán

Đặc điểm của đối tượng hạch toán kế toán là vốn luôn ở trạng thái vận động Để

“ sao chụp “ được các nghiệp vụ kinh tế cụ thể , kế toán sử dụng phương pháp chứng từ Ý nghĩa cụ thể của phương pháp này trên các mặt chủ yếu sau :

• Chứng từ là phương pháp thích hợp nhất với sự đa dạng và biến động không ngừng của đối tượng hạch toán kế toán nhằm sao chụp nguyên hình tình trạng và sự vận động của các đối tượng này

• Thứ hai , chứng từ gắn liền với quy mô , thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế , với trách nhiệm vật chất của các cá nhân , các đơn vị về nghiệp vụ

đó

• Hệ thống bản chất chứng từ hoàn chỉnh là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ kinh tế , kiểm tra và thanh tra hoạt động sản xuất kinh doanh

• Chứng từ là cơ sở để phân loại , tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế vào các sổ kế toán theo dõi từng đối tượng hạch toán cụ thể

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số

Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ

1.7 Báo cáo tài chính

Hoạt động tài chính có mối quan hệ trực tiếp với hoạt động sản xuất kinh doanh

của doanh nghiệp và là nội dung chủ yếu của hoạt động sản xuất kinh doanh

Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản , vốn và công nợ cũng như tình hình tài chính và kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp Những báo cáo này do do kế toán soạn thảo theo định kỳ , nhằm mục đích cung cấp thông tin về kết quả và tình hình tài chính của doanh nghiệp Bởi vậy những báo cáo được lập với mục đích :

• Tổng họp và trình bày một cách tổng quát ,toàn diện tình hình tài sản , công

nợ , nguồn vốn , tình hình và kết quả kinh doanh trong kỳ hạch toán

• Cung cấp các thông tin kinh tế , tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình hoạt động ; thực trạng tài chính của doanh nghiệp trong kỳ đã qua và những

dự đoán trong tương lai Thông tin của báo cáo tài chính là căn cứ quan trọng cho việc đề ra các quyết định về quản lý , điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh , hoặc đầu tư vào doanh nghiệp của các chủ sở hữu , các nhà đầu

tư , các chủ nợ hiện tại và tương lai của doanh nghiệp

1.7.1 Bảng cân đối kế toán :

Khái niệm và kết cấu của bảng cân đối kế toán :

Bảng cân đối kế toán là báo cáo kế toán chủ yếu , phản ánh tổng quát tình hình tài sản và nguồn vốn chủ yếu của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định dưới hình thái tiền tệ Bảng cân đối kế toán có kết cấu theo dạng bảng cân đối số dư của tài khoản kế toán với các chỉ tiêu được phân loại theo trình tự phù hợp với yêu cầu quản lý

Bảng cân đối kế toán có thể được trình bày phần trên là phần tài sản , phần dưới là phần nguồn vốn

Hình 2.5 Hệ thống các tài khoản trên bảng cân đối

Nguyên tắc và phương pháp lập bảng cân đối kế toán :

.Cơ sở số liệu

• Bảng cân đối kế toán ngày 31/12 năm trước

• Sổ cái tài khoản tổng hợp và phân tích

• Bảng đối chiếu phát sinh và các tài số liệu lien quan khác (trong mô

hình này có số liệu của bên HMS- lễ tân)

Nguyên tắc lập

Để lập bảng cân đối trước hết :

• Phải hoàn tất việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết ; tiến hành khóa sổ kế toán; kiểm tra , đối chiếu số liệu lien quan

• Sau khi kiểm tra lại số liệu ghi trên cột “ Số cuối kỳ “ của Bảng cân đối kế toán ngày 31-12 năm trước thì số liệu ở cột này sẽ được chuyển vào số cột đầu năm của bảng cân đối kế toán của năm nay

PHẦN TÀI SẢN

Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn

Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn bao gồm : Vốn bằng tiền ; các khoản phải thu và giá trị tài sản dự trữ cho quá trình sản xuất chi phí sự nghiệp đã chi nhưng chưa được quyết quyết toán Chỉ tiêu này được tính như sau : Mã số 100=110+120+130+140+160

• Tiền : là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh toàn bộ số tiền hiện có của doanh nghiệp

bao gồm tiền mặt , tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển Số liệu để ghi vào phần này căn cứ vào số dư Nợ cuối kỳ trên các sổ cái các TK 111,112,113 Mã số 110=111+112+113

các khoản phải thu khác Đây là những khoản mà doanh nghiệp thực sự có khả năng thu được bằng cách lấy tổng số dư Nợ cuối kỳ của các tài khoản 131”phải thu của KH”,133”Thuế GTGT được khấu trừ ,136,138,331…Mã số 130=131+132+133

B.Tài sản cố định và đầu tư dài hạn

Là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh toàn bộ giá trị còn lại của TSCĐ

PHẦN NGUỒN VỐN

Xét theo nguồn hình thành toàn bộ vốn của doanh nghiệp được hình thành từ vốn chủ sở hữu và nguồn nợ phải trả

• Nguồn vốn chủ sở hữu : là số vốn của các chủ sở hữu , các nhà đầu tư đóng

góp mà doanh nghiệp không phải cam kết thanh toán Nguồn vốn này do chủ doanh nghiệp và các nhà đầu tư tự góp vốn hoặc hình thành từ kết quả kinh doanh , do đó nguồn vốn chủ sở hữu không phải là một khoản nợ

• Nợ phải trả : Là số tiền vốn mà doanh nghiệp đi vay , đi chiếm dụng của các

đơn vị , tổ chức , cá nhân khác và do vậy doanh nghiệp có trách nhiệm phải trả ,bao gồm các khoản nợ tiền vay ,các khoản nợ phải trả cho người bán , cho Nhà nước , cho công nhân viên và các khoản phải thanh toán khác Nợ phải trả của doanh nghiệp được chia ra thành :Nợ ngắn hạn và Nợ dài hạn

o Nợ ngắn hạn : Là khoản tiền mà doanh nghiệp có trách nhiệm trả trong vòng một chu kỳ hoạt động Bao gồm : Vay ngắn hạn ,thương phiếu phải trả , khoản nợ dài hạn đến hạn trả , thuế và các khoản phải nộp ngân sách ,lương…

o Nợ dài hạn :Là các khoản nợ mà thời gian trả nợ mà thời gian trả nợ trên một năm, bao gồm : Vay dài hạn , nợ thế chấp phải trả , thương phiếu , trái phiếu phải trả , các khoản ký cược dài hạn

1.7.2 Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Bản chất , ý nghĩa và kết cấu của báo cáo kết quả của HDSXKD

Là một báo cáo tài chính tổng hợp , phản ánh tổng quát tình hình và kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp-tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước và các khoản phải nộp khác Gồm 3 phần chính :

Phần lãi lỗ :

Phản ánh tình hình thực kết quả kinh doanh bao gồm hoạt động kinh doanh và

trước , tổng số phát sinh trong kỳ báo cáo , để so sánh và số lũy kế từ đầu năm đến cuối kỳ báo cáo

Ví dụ một số chỉ tiêu :

hàng hóa dịch vụ trong kỳ của doanh nghiệp Số liệu phản ánh vào chỉ tiêu này là lũy kế số phát sinh bên Có TK 511-“ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ” và TK 512-“ Doanh thu nội bộ “

vào tổng hợp các khoản giảm trừ vào tổng doanh thu trong kỳ , bao gồm : Chiết khấu thương mại , giảm giá hàng bán , hàng bị trả lại…

Tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước

Phần này gồm các chỉ tiêu về thuế và các khoản phải nộp khác mà doanh nghiệp phải nộp , và nộp và còn phải nộp đến cuối kỳ báo cáo Bao gồm các chỉ tiêu :

• Thuế : thuế GTGT hàng bán nội địa , thuế GTGT hàng nhập khẩu , thuế xuất

, thuế nhập …

• Các khoản phải nộp khác

Thuế GTGT được khấu trừ :

Thuế GTGT được hoàn lại , thuế GTGT được hoàn lại , thuế GTGT được miễn giảm , bán hàng nội địa

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này để căn cứ vào số dư Nợ đầu kỳ của TK 133 “ Thuế GTGT được khấu trừ “ (11), “ Thuế GTGT được giảm “(30) …

1.7.3 Sử dụng báo cáo kế toán tài chính trong việc phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp và đánh giá hiệu quả sản xuất , kinh doanh

Hệ thống báo cáo kế toán tài chính sau khi được lập và được kiểm tra các số liệu chặt chẽ sẽ cung cấp những thông tin hữu ích cho các nhà quản lý xem xét , phân tích tình hình tài chính và hiệu quả sản xuất kinh doanh Nhìn chung từ hệ thống báo cáo này , các nhà quản lý có thể biết được các thông tin về :

• Mức thu nhập hiện tại của doanh nghiệp

• Tính cân đối của các nguồn vốn và việc huy động các nguồn vốn sử dụng trong kỳ có hiệu quả hay không

• Tình hình huy động , sử dụng và quản lý tài sản của doanh nghiệp và hiệu quả sử dụng tài sản

• Khả năng thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp như thế nào ?và làm thế nào để doanh nghiệp luôn luôn có khả năng trang trải các khoản nợ đến hạn

…

Phương pháp phân tích tình hình tài sản , nguồn vốn của doanh nghiệp là phương pháp so sánh mức tăng trưởng của mỗi khoản mục và so sánh sự thay đổi tỷ trọng mỗi khoản mục giữa các kỳ khác nhau Các tỷ trọng quan trọng sau :

• Tỷ trọng nguồn vốn chủ sở hữu : sự tăng hay giảm tỷ trọng này phản ánh sự tăng hay giảm tính tự chủ về tài chính của doanh nghiệp Tỉ trọng càng thấp , sự phụ thuộc về tài chính của doanh nghiệp vào các khách hàng , bạn hàng càng lớn

• Tỷ trọng các khoản phải thu , các khoản ứng và trả trước : tỷ trọng này càng lớn thì càng bất lợi cho doanh nghiệp

2.KẾ TOÁN TRONG KHÁCH SẠN

Tổng quan về kế toán hoạt động kinh doanh du lịch và dịch vụ.

Kế toán trong khách sạn thuộc về kế toán hoạt động kinh doanh du lịch và dịch

vụ, nên nó có các đặc điểm chung của nghiệp vụ kế toán nói chung, đồng thời cũng

có những đặc điểm riêng

Các lĩnh vực kinh doanh thường là kinh doanh lữ hành, kinh doanh lưu trú, kinh doanh nhà hàng, kinh doanh vui – chơi – giải trí, kinh doanh hàng hóa, kinh doanh vận chuyển… Các hoạt động này có quy trình cộng nghệ khác nhau, chi phí kinh doanh cũng khác nhau

Có thể phân loại các hoạt động kinh doanh của khách sạn theo các loại sau:

• Hoạt động mang tính dịch vụ đơn thuần: kinh doanh lưu trú, hướng dẫn du lịch, kinh doanh nhà hàng, các dịch vụ vui chơi giải trí

• Hoạt động mang tính kinh doanh hàng hóa: kinh doanh các hàng hóa lưu niệm, các vật phẩm phục vụ cho du khách (nhà nghỉ, ăn uống, vui chơi…) Chi phí trong kinh doanh du lịch khách sạn bao gồm:

• Chi phí vật liệu trực tiếp: là những chí phí vật liệu kinh donah phát sinh liên quan trực tiếp đến kinh doanh khách sạn

• Chi phí nhân công trực tiếp: gồm tiền công, tiền lương và phụ cấp lương phải trả cùng các khoản trích cho các quỹ bảo hiểm xã hội, y tế, công đoàn

Đặc điểm phương pháp kế toán trong khách sạn:

Đặc điểm riêng trong ngành kinh doanh khách sạn ảnh hưởng đến hạch toán kế toán tại khách sạn Cụ thể đối với khách sạn Hoà Bình:

• Hệ thống chứng từ sử dụng để hạch toán: chứng từ tiền mặt, chứng từ ngân hàng, chứng từ doanh số, chứng từ vật tư và chứng từ khác

• Hệ thống TK sử dụng chính tại khách sạn được phân chia theo từng nghiệp

vụ tiền mặt (TK tiền mặt), ngân hàng (TK ngân hàng), doanh số (TK doanh số) …

Khách sạn Hòa Bình tổ chức hạch toán theo hình thức sổ Nhật ký chung, đây

là hình thức sổ đơn giản phù hợp với việc sử dụng phần mềm kế toán trong công tác hạch toán kế toán

Các tài khoản này được mở rộng theo từng bộ phận, theo từng hoạt động kinh doanh

CHƯƠNG III.TÌM HIỂU HỆ THỐNG

• Hạn chế quan trọng nhất là một hệ thống độc lập ,không có các quan hệ thông tin với hệ thống khác

• Hạn chế về tổ chức dữ liệu Như là các bảng không hề có các giàng buộc với nhau.Mô hình tổ chức dữ liệu giàn trải không thống nhất

• Hạn chế về quy mô , quy trình tác nghiệp : chỉ sử dụng trên các máy riêng rẽ không có trao đổi thông tin qua lại Khi có nhiều nghiệp vụ phát sinh với một chứng từ gây ra các kho khăn trong kiểm tra , đối chiếu ,nhập liệu

• Hạn chế về chương trình như độ thuận tiện ,độ an toàn ,tính thẩm mỹ

2 MÔ HÌNH KẾ TOÁN TRONG KHÁCH SẠN

Kế toán trong khách sạn tập trung vào các nghiệp vụ kinh doanh bán hàng , hàng hóa chế biến , doanh số và công nợ Các nghiệp vụ này được tổ chức và phân biệt nhau về cách thức , cũng như quy trình Mô hình hạch toán được sử dụng trong

khách sạn vì thế là phương pháp hạch toán kép.

Hạch toán đơn và hạch toán kép

Hạch toán đơn dành cho kế toán một người sử dụng , tức là KTV có quyền thao tác với tất cả các nghiệp vụ phát sinh Ngược lại với hạch toán kép mỗi KTV quản

lý một loại nghiệp vụ riêng như tiền mặt , doanh số …Hạch toán đơn chỉ áp dụng với các doanh nghiệp nhỏ, quy mô không lớn hay phân loại nghiệp vụ không rõ ràng.Hạch toán đơn đòi hỏi nhiều khi KTV phải thực hiện đưa ra được các chứng từ cuối cùng trước khi nhập chúng vào CSDL

Giả sử có một chứng từ phát sinh và liên quan đến cả 2 nghiệp vụ tiền mặt và công nợ

Giả sử có một bút toán :

Ghi Nợ 1111” tài khoản tiền mặt” , ghi Có cho tài khoản 3311” Tài khoản phải trả người bán” , số tiền là 100000đ

Hạch toán kép ghi 2 bút toán :

Trong chương này ta sẽ tiến hành tìm hiểu hệ thống từ đó đưa ra các giải pháp :

• Mô hình hạch toán hệ thống mới

• Công cụ xây dựng sản phẩm.

Nghiệp vụ tiền mặt có một bút toán

Nghiệp vụ công nợ cũng có một bút toán như vậy

Có nghĩa là ta sẽ có một bút toán giống nhau cho hai nghiệp vụ khác nhau Nhiệm vụ cuối kì hạch toán là lập ra bảng các bút toán , và loại ra những bút toán trùng nhau , và chỉnh sửa những bút toán sai

Ưu điểm,nhược điểm của phương pháp hạch toán kép :

Nhược điểm

• Việc vào chứng từ chồng chéo , mất nhiều công sức

Ưu điểm

• Các nghiệp vụ được phân rõ ràng

• Thực hiện việc kiểm tra chéo giữa 2 nghiệp vụ , giúp cho việc kiểm tra,và chỉnh sửa các lỗi nhanh chóng , chính xác

• Quản lý các chứng từ , báo cáo thuận tiện ,dễ dàng trong tìm kiếm

• Chú trọng phát triển được các nghiệp vụ chính trong chương trình

Với tất cả những ưu điểm có được , mô hình hạch toán kép là mô hình tiếp cận bài toán của nhóm phát triển phần mềm kế toán

3 MÔI TRƯỜNG HỆ THỐNG MỚI

Hình 3.1 Hệ thống máy tính trong công ty

Hệ thống các máy được nối mạng nội bộ cùng chia sẻ dữ liệu Bao gồm các máy chủ BKACC ,và HMS

Máy chủ HMS là phần mềm quản lý khách sạn , bao gồm việc quản lý lễ tân , các dịch vụ buồng, phòng ,karaoke, minibar , …Từ đây khách hàng có thể thanh toán bằng hoá đơn , bằng Sec , hay chuyển khoản từ ngân hàng sang Các hoá đơn ,

Nợ1111100000

Có3311100000

chứng từ này được lưu trong kho dữ liệu và được chuyển sang hệ thống kế toán BKACC xử lý , lưu trữ

Việc máy chủ BKACC có thể tận dụng và khai thác triệt để dữ liệu từ HMS sang làm giảm đáng kể các công việc nhập chứng từ từ hệ thống BKACC , đây là một chức năng vượt hẳn hệ thống cũ

• Dễ dàng sử dụng vì là giao diện người dùng đồ hoạ

Tích hợp chặt chẽ cùng với nền Windows 95/Windows NT,WindowXP

Sau đây tôi xin trình bày sơ lược một số lý thuyết cũng như phương pháp truy vấn

sử dụng để khai thác hệ thống quản trị CSDL này :

Giới thiệu :

Là một hệ thống quản lý CSDL (Relational Database Management System(RDMS)) sử dụng Transact-SQL để trao đổi dữ liệu giữa Client và Server Một RDMS bao gồm một database , database engine và các ứng dụng để quản lý dữ liệu và các bộ phận khác như trong RDMS

SQL Server 2000 được tối ưu để chạy trên cơ sở dữ liệu rất lớn lên đến Tera-Byte

và có thể phục vụ cùng lúc cho hàng nghìn server (!)

Transact-SQL:

Là ngôn ngữ truy vấn thuộc quyền sở hữu của Microsoft và Sybase được mở rộng từ ngôn ngữ SQL Để tạo cho nó sức mạnh , ngôn ngữ SQl đã được nâng cấp với những đặc điểm như (giống như một ngôn ngữ lập trình ):

• Ngôn ngữ Control-of-flow : Từ khoá cho một luồng (flow) được sử dụng là

Begin ,End, continue , goto, while ,if …giống như nó được sử dụng trong ngôn ngữ lập trình vậy

• Biến địa phương (local variable) :Chúng được đặt tên như vậy vì chúng

được đặt trong các đoạn script , và sẽ bị huỷ sau khi ra khỏi đoạn script Sử dụng từ khoá DECLARE để khai báo , và từ khoá SET để thiết lập giá trị cho biến

trong các câu lệnh trên như DELETE FROM

• Chèn dữ liệu lớn (Bulk Insert) :là một lệnh của Transact-SQL cho phép

thực thi một quá trình load dữ liệu lớn , như insert nhiều dòng ,đọc dữ liệu từ những file tuần tự bên ngoài, do đó việc thực hiện thuận lợi hơn về tốc độ cũng như độ lớn của dữ liệu so với câu lệnh insert độc lập

Trong chương trình chúng tôi có sử dụng rất nhiều các Store procedure Tôi

xin đưa ra một số lý do khi quyết định sử dụng nó là công cụ chủ yếu để truy vấn dữ liệu :

• Tạo ra những quá trình có khả năng gọi (callable process): Bởi vì bản thân

nó là một đối tượng dữ liệu , giống như một đoạn script,bạn có thể gọi nó bất

cứ lúc nào muốn , và bản thân nó cũng có thể gọi đến các store khác

• Dùng Store procedure với mục đích an ninh: Bạn có thể cấp những quyền truy nhập cho một người dùng nào đó với một store , khi đó anh ta có thể có quyền chỉnh sửa ,thêm bớt vào bảng dữ liệu Tuy nhiên bạn có thể hạn chế , hoặc không cho quyền truy nhập đến các bảng dữ liệu cơ sở (underlying table).

• Dùng Store như một cách tiết kiện công sức bảo trì các truy vấn ,tạo ra khả năng tái sử dụng

4.2 Ngôn ngữ lập trình:

Visual studio 2005 – C# là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng , thân thiện (giống với C++,Java) , đơn giản ,an toàn cho phép những nhà lập trình chuyên nghiệp tạo ra những ứng dụng lớn Ngoài ra nó còn :

• Mạnh mẽ trong tập hợp garbage , và loại dữ liệu an toàn ( được phân biệt rõ )

• Được hỗ trợ bởi nhiều thư viện tích hợp giúp cho việc lập trình được tiện dụng như thư viện MSDN

• Được phát triển và kế thừa những đặc tính tốt nhất của các ngôn ngữ khác như C, Java…

CHƯƠNG IV PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Trong chương này đặc tả các yêu cầu và thiết kế hệ thống, mối quan hệ

qua lại giữa các chức năng , bao gồm:

• Các biểu đồ BLD mức khung cảnh,BLD logic…

1.CÁC BIỂU ĐỒ BLD KHUNG CẢNH, LOGIC.

1.1.Biểu đồ mức khung cảnh :

Biểu đồ này cho thấy những tương tác giữa hệ thống kê toán với các tác nhân cũng như với các hệ thống ngoài.Ở đây tác giả chỉ nêu ra mà không mô tả chi tiết cụ thể các tương tác

Hệ thống kế toán , hay còn gọi là backoffice nhận các hoá đơn , chứng từ từ hệ thống quản lý khách sạn HMS hay còn gọi là frontoffice

Xác nhận nợ

Báo cáo Lập kế hoạch

Thanh toán Chuyển khoản

Hệ thống HMS

Các khoản nộp ngân sách Hóa đơn

từ lễ tân

1.2 Các biểu đồ luồng dữ liệu mức logic.

Hình 4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu login trong hệ thống

Từ biểu đồ này ta có thể nhận thấy có 3 luồng dữ liệu chính

Luồng 1 :Sau khi KTV nhận các chứng từ trên giấy đồng thời nhận dữ liệu từ bộ dữ

liệu HMS ( đặt cùng trên một máy chủ với dữ liệu của BKACC ) Chứng từ được phân loại theo nghiệp vụ và được nhập thông qua chức năng lập chứng từ , hoá đơn Các dữ liệu này được kiểm tra , nếu là các chứng từ hợp lệ , nó sẽ được lưu vào CSDL của phần mềm kế toán

Luồng 2:Khi KTV cần xem , sửa hay xoá các chứng từ Chứng từ được phân loại

và đựơc hiển thị qua form quản lý chứng từ , hoá đơn Nó được đưa ngược vào form thêm , sửa để kiểm tra để đưa vào CSDL Hoặc ta có thể dùng để in các hoá đơn , chứng từ nếu thấy cần thiết

Luồng 3:Vào cuối mỗi kì hạch toán , người ta muốn xem các báo cáo của công ty

Từ dữ liệu đã thu được , tuơng ứng với mỗi báo cáo , dữ liệu sẽ đuợc kết chuyển cho các tài khoản như TK635” chi phí tài chính” ,hay 911” xác định kqkd” …

2.BIỂU ĐỒ USE-CASE

Vì hầu hết các chức năng của hệ thống chỉ được thao tác bởi 2 đối tượng chính là KTV , và nhà quản trị (Admin) nên tác giả chỉ đưa ra những usecase điển hình nhất,

để đặc tả tương tác giữa các thực thể bên ngoài và hệ thống

2.1 Use-Case toàn bộ hệ thống kế toán

.Hinh 4.3 Biểu đồ use- case toàn hệ thống

2.2 Chức năng hệ thống.

Hình 4.4.Use case quản lý hệ thống

Người dùng bình thường chỉ có thể sử dụng các chức năng ,nghiệp vụ được quản trị viên cấp quyền và không đuợc can thiệp vào hệ thống như các thao tác tạo mới , phục hồi dữ liệu hay như chức năng quản trị người dùng Điều này cho thấy mức độ phân quyền chặt chẽ của hệ thống kế toán

2.3 Quản lý vật tư

Hình 4.5 Use-case quản lý vật tư

2.4 Chức năng báo cáo.

Hình 4.6 Các chức năng báo cáo

3 BIỂU ĐỒ DIỄN TIẾN VÀ HOẠT ĐỘNG.

Biểu đồ diễn tiến và hoạt động cho ta cái nhìn tương tác giữa các thực thể trong quy mô từng chức năng theo không gian , hay thời gian Ở những biểu đồ này , tác giả đưa ra các thực thể và các tương tác giữa chúng

3.1 Biểu đồ login

Hình 4.7 Biểu đồ hoạt động login

3.2 Biểu đố diễn tiến , và biểu đồ hoạt động phần nhập chứng từ chung

Hình 4.8 biểu đồ diễn tiến nhập CT.

Hình 4.9 Biểu đồ hoạt động nhập chứng từ

3.3 Nhập HĐ phần doanh số.

Hình 4.10 Biểu đồ diễn tiến nhập HĐ DS.

3.4 Biểu đồ diễn tiến xuất vật tư

Hình 4.11 biểu đồ diễn tiến xuất vật tư

3.5 Quản lý chứng từ.

Biểu đố hoạt động :

Hình 4.12 biểu đồ diễn tiến và hoạt động nghiệp vụ quản lý

4.KIẾN TRÚC LỚP.

Từ những phân tích về yêu cầu , về hoạt động của hệ thống kể trên cũng như để

triển khai chương trình, trong phần này tôi tiến hành thiết kế các lớp đối tượng của

hệ thống

4.1.Tổ chức các gói của dự án kế toán

Từ các gói này ta có thể thấy được cách tổ chức các thành phần (các lớp ) có chức năng , nhiệm vụ tương tự nhau thành các gói dữ liệu

Hình 4.13 Biểu đồ các gói modul.

Có 5 gói đối tượng chính là

• Gói form dùng như giao diện để người dùng thao tác như nhập , sửa , in chứng từ , báo cáo

• Gói dữ liệu info là các lớp đại diện cho các loại đối tượng hạch toán như chứng từ , tài khoản , đối tượng Sau khi nhập liệu vào các form dữ liệu sẽ được chứa trong các đối tượng của các lớp này ví dụ

ChungTuInfo cti=new ChungTuInfo();

Cti.nghiepvu=”CTVT”;

Cti.taikhoan=1111;

• Gói dữ liệu dùng để quản lý các đối tượng và kết nối đến CSDL để truy vấn

dữ liệu vidụ

QuanLyChungTu Add( Global dataDatabase, this.chungTuMoi);

• Quản lý và in các báo cáo tài chính hay các hoá đơn

• Cuối cùng là gói quản lý việc kết nối và cấu hình tới CSDL SQL server

4.2 Biểu đồ lớp

Ta xét cụ thể hơn từ các gói dữ liệu mối quan hệ ràng buộc giữa các lớp trong các gói khác nhau ở đây

Hình 4.14 Biểu đồ đại diện một số lớp trong hệ thống.

5.THIẾT KẾ DỮ LIỆU-ERD

Trong phần này , ta sẽ bắt tay vào thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống BKACC Việc thiết kế này phải đảm bảo lưu trữ được các thông tin cần thiết đảm bảo các yêu cầu về dữ liệu cũng như các yêu cầu về nghiệp vụ hệ thống

Phần thiết kế này bao gồm lược đồ ERD, phần giải thích ý nghĩa của các bảng

và phần cấu trúc chi tiết(tên trường ,kiểu dữ liệu, độ rộng , ràng buộc) của các bảng

ERD : các bảng trong CSDL được thiết kế dựa trên việc chuyển hoá trực tiếp các

lớp , các quan hệ giữa các lớp trong thành các bảng tương ứng trong CSDL

Cơ sở dữ liệu của phần mềm kế toán chia làm 2 bộ CSDL

5.1.CSDL DATA

Sử dụng cho mỗi năm hạch toán , thường có tên là DATA”năm hạch toán” như Data2008 Việc này cho thấy quy cách của hạch toán kế toán là theo các kì làm việc

Hình 4.15 Các bảng đại diện trong CSDL DATA

5.2 CSDL BKACC.

Lưu các thông tin về người sử dụng, các thông số cấu hình hệ thống , thông tin đơn vị, và năm làm việc

Hình 4.16 Các bảng trong CSDL BKACC

5.3.Tên và ý nghĩa các bảng

tăng ,giảm trong kì kế toán Số dư đầu , cuối mỗi kì

vận chuyển …

truy nhập hệ thống

công ty

số dư đầu kỳ , các phát sinh , và dư cuối kì

các kỳ hạch toán

cuối kì

nước như thuế tblPTLL Lưu thông tin bảng phân tích lãi lỗ tình hình tăng

giảm , lãi xuất của công ty

toán

các dịch vụ buồng , văn phòng ,ăn…

cáo thuyết minh tài chính

5.4.Các bảng trong CSDL.