đồ án công nghệ thông tin Xây dựng phần mềm Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho công ty CP dược HADICO

Trong cuốn sách “kỹ nghệ phần mềm” của Giáo sư Hàn Viết Thuận, thầy đã chỉ ra 7 bước cơ bản để tạo ra một sản phẩm phần mềmnhư sau: - Quy trình xây dựng hợp đồng - Quy trình xác định yêu

HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU CHO

CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC

HADICO

Mục lục

Lời nói đầu 6

Phần I: VÀI NÉT VỀ ĐỀ TÀI, CÔNG TY TNHH INDICO VÀ CÔNG TY DƯỢC HADICO 7

I Vài nét đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho công ty dược HADICO” 8

1 Giới thiệu đề tài 8

2 Phạm vi ứng dụng 8

3 Đối tượng hưởng lợi 8

4 Phương pháp nghiên cứu và công cụ lập trình phần mềm 9

5 Kế hoạch xây dựng phần mềm 10

II Tổng công ty TNHH INDICO 11

1 Lịch sử hình thành 11

2 Lĩnh vực hoạt động 12

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức phòng kế toán của tổng công ty INDICO 12

III Công ty cổ phần dược HADICO 13

1 Thông tin chung về công ty cổ phần dược HADICO 13

2 Cơ cấu tổ chức của công ty 13

PHẦN 2: QUY TRÌNH XÂY DỰNG PHẦN MỀM “KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CỘNG NỢ PHẢI THU CHO CÔNG TY HADICO” 15

CHƯƠNG 1: QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG PHẦN MỀM 16

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TẾ VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU 24

I Bộ máy kế toán của công ty HADICO 24

II Phần hành kế toán bán hàng và công nợ phải thu 25

1 Những vấn đề vướng mắc trong khâu kế toán của công ty 30

2 Yêu cầu hệ thống 30

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HTTT KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU 32

1 Mô hình hóa quy trình bán hàng và công nợ phải thu 32

2 Sơ đồ luồng thông tin 33

3 Mô hình chức năng kinh doanh 34

4 Sơ đồ ngữ cảnh 35

5 Sơ đồ DFD mức 0 36

6 Sơ đồ DFD mức 1 của kế toán bán hàng 37

7 DFD mức 1 kế toán công nợ phải thu 38

CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ HTTT KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU 39

I Thiết kế kiến trúc 39

II Thiết kế CSDL 40

III Thiết kế giải thuật 48

6 Thuật toán tìm kiếm 53

IV Thiết kế giao diện 54

CHƯƠNG 5: PHẦN MỀM 65

1.Thông tin chung về thiết kế phần mềm 65

2 Demo phần mềm 68

3 Hướng dẫn sử dụng 69

CHƯƠNG 6: TEST PHẦN MỀM 75

I Tổng quan về test phần mềm 75

II Tiến trình test phần mềm 76

III Kết quả test phần mềm 85

CHƯƠNG 7: QUY TRÌNH TRIỂN KHAI PHẦN MỀM 88

I Lưu đồ triển khai phần mềm 88

II Kế hoạch triển khai và đào tạo 90

Kết luận 98

Tài liệu tham khảo 99

Mục lục hình vẽ Phần I: Hình I 1: Bảng phân công thời gian và nhân sự 10

Hình I 2: Sơ đồ Gantt 10

Hình I 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty 12

Hình I 4: Cơ cấu tổ chức của công ty 13

Phần II: Hình 1 1: Lưu đồ quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mâm 16

Hình 2 1: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán 25

Hình 2 2: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu 26

Hình 2 3: Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng cho khách hàng 29

Hình 2 4: Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ thanh toán với người mua 30

Hình 3 1: Mô hình hóa quy trình bánh và công nợ phải thu 33

Hình 3 2: Sơ đồ luồng thông tin kế toán bán hàng và công nợ phải thu 34

Hình 3 3: Sơ đồ chức năng của hệ thống 35

Hình 3 4: Sơ đồ ngữ cảnh 36

Hình 3 5: Sơ đồ DFD mức 0 37

Hình 3 6: Sơ đồ DFD mức 1 của kế toán bán hàng 38

Hình 3 7: Sơ đồ DFD mức 1 kế toán công nợ phải thu 39

Hình 4 1: Sơ đồ thiết kế kiến trúc hệ thống 40

Hình 4 2: Sơ đồ mối quan hệ giữa các bảng cơ sở dữ liệu 48

Hình 4 3: Thuật toán đăng nhập 49

Hình 4 4: Thuật toán tạo tài khoản mới 50

Hình 4 5: Thuật toán đổi mật khẩu 51

Hình 4 6: Thuật toán thêm bản ghi 52

Hình 4 8: Thuật toán tìm kiếm 54

Hình 4 9: Màn hình đăng nhập 55

Hình 4 10: Màn hình giao diện chính 55

Hình 4 11: Màn hình quản lý tài khoản 56

Hình 4 12: Màn hình đăng ký tài khoản 56

Hình 4 13: Màn hình đổi mẩu khẩu 57

Hình 4 14: Danh mục sản phẩm 57

Hình 4 15: Danh mục nhân viên 58

Hình 4 16: Danh mục khách hàng 58

Hình 4 17: Màn hình ghi nhận hợp đồng 59

Hình 4 18: Màn hình nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất 59

Hình 4 19: Màn hình nhập hàng bán bị trả lại 60

Hình 4 20: Màn hình nhập phiếu thu tiền 60

Hình 4 21: Màn hình nhập thu khác và bù trừ công nợ 61

Hình 4 22: Xem sổ cái 61

Hình 4 23: Kết chuyển số dư cuối kỳ 62

Hình 4 24: Tổng hợp hóa đơn bán hàng 62

Hình 4 25: Báo cáo chi tiết công nợ khách hàng 63

Hình 4 26: Sổ chi tiết công nợ 64

Hình 4 27: Phiếu thu tiền mặt 65

Hình 5 1: Giới thiệu chung 70

Hình 5 2: Hệ thống 71

Hình 5 3: Quản lý 72

Hình 5 4: Chức năng 73

Hình 5 5: Báo cáo 75

Hình 6 1: Lưu đồ quy trình Test phần mềm 77

Hình 6 2: Kế hoạch kiểm tra chính 78

Hình 6 3: Sơ đồ về các thời điểm lập kế hoạch kiểm tra 78

Hình 6 4: Kết quả ghi nhận test 86

Hình 6 5: Kết quả ghi nhận test 87

Hình 6 6: Kết quả ghi nhận test 87

Hình 6 7: Đồ thị biểu thị kết quả test 88

Lời nói đầu

Trong xã hội công nghệ thông tin như ngày nay, khái niệm tin học hóa đã trởnên vô cùng quen thuộc với con người Vấn đề tin học hóa đã len lỏi và đi sâu vàohầu khắp các lĩnh vực của cuộc sống, nhằm giúp cải thiện và nâng cao hiệu quả quản

lý cũng như khả năng hoạt động của các lĩnh vực này Yếu tố then chốt quyết địnhcho sự thành công của quá trình tin học hóa phải kể đến tính ưu việt của sản phầmphần mềm Vậy làm thế nào để có thể xây dựng được một phần mềm đáp ứng đượctối ưu nhu cầu của người sử dụng? Trong cuốn sách “kỹ nghệ phần mềm” của Giáo

sư Hàn Viết Thuận, thầy đã chỉ ra 7 bước cơ bản để tạo ra một sản phẩm phần mềmnhư sau:

- Quy trình xây dựng hợp đồng

- Quy trình xác định yêu cầu

- Quy trình phân tích thiết kế

Để hiểu rõ về các quy trình nêu trên, chúng tôi chọn đề tài “xây dựng phần mềm

kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho công ty cổ phần dược HADICO” với mongmuốn giúp các bạn có thể hình dung một cách chính xác nhất các công việc phải làmtrong từng quy trình

Phần I: VÀI NÉT VỀ ĐỀ TÀI, CÔNG TY TNHH INDICO VÀ CÔNG TY DƯỢC

HADICO

hàng và công nợ phải thu cho công ty dược

HADICO”.

1 Giới thiệu đề tài

Đề tài mà chúng tôi lựa chọn là “Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng và công

nợ phải thu cho công ty dược HADICO” Đề tài được xây dựng dựa trên thực trạng

kế toán bán hàng và công nợ phải thu của công ty HADICO nhằm mục đích giúp cho

bộ phận kế toán này có được một phần mềm chuyên nghiệp thay thế cho công cụ kếtoán trên excel hiện thời và đáp ứng được với quy mô ngày càng mở rộng của công tycũng như tính bức thiết của báo cáo phục vụ cho quá trình ra quyết định của các cấplãnh đạo Đề tài tập trung phân tích các nội dung chính như sau:

- Xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm

- Khảo sát thực tế và xác định yêu cầu

- Phân tích hệ thống kế toán bán hàng và công nợ phải thu

- Thiết kế hệ thống kế toán bán hàng và công nợ phải thu

cả nước

3 Đối tượng hưởng lợi

Phần mềm kế toán bán hàng và công nợ phải thu được đưa vào áp dụng tại công

ty HADICO sẽ mang lại lợi ích cho những đối tượng sau:

b Lãnh đạo

Nhờ có phần mềm kế toán bán hàng và công nợ phải thu này mà các cấp lãnhđạo của công ty HADICO sẽ được cung cấp những báo cáo cần thiết, kịp thời vàchính xác, phục vụ cho vịêc ra quyết định đúng đắn và hiệu quả hơn

c Công ty

Với việc áp dụng phần mềm kế toán, mọi công việc của công ty sẽ trở nên rõràng mình bạch hơn, tạo dựng lòng tin đối với khách hàng, và những đối tác kinhdoanh, từ đó vị trí và uy tín của công ty trên thị trường ngày càng đựơc nâng lên

d Khách hàng

Khách hàng sẽ được thoả mãn với việc được đáp ứng nhanh các nhu cầu củamình, mọi hóa đơn chứng từ và các thông tin được liệt kê rõ ràng, và như vậy sẽngày càng thu hút được nhiều khách hàng hơn nữa

4 Phương pháp nghiên cứu và công cụ lập trình phần mềm

Các phương pháp nghiên cứu được áp dụng trong quá trình xây dựng đề tài

“Xây dựng kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho công ty dược HADICO” nhưsau:

- Phương pháp thu thập thông tin: do điều kiện đến trực tiếp công ty HADICOcòn có nhiều hạn chế nên phương pháp thu thập thông tin được chúng tôi áp dụngngoài quan sát hệ thống thì chủ yếu vẫn là nghiên cứu tài liệu và phỏng vấn

- Phương pháp mô hình hóa: áp dụng trong quá trình phân tích và thiết kế phầnmềm

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu được sử dụng: Microsoft Access 2003

- Phần mềm được xây dựng bằng ngữ VB.Net

5 Kế hoạch xây dựng phần mềm

- Bảng phân công thời gian và nhân sự

Hình I 1 : Bảng phân công thời gian và nhân s

-Sơ đồ Gant

Hình I.2: Sơ đồ Gan

II Tổng công ty TNHH INDICO

INDICO là tân viết ngắn gọn của International Distribution Company thể hiện

mục tiêu số 1 của công ty là kinh doanh theo chiến lược phát triển hệ thống phânphối

Ý tưởng hình thành và phát triển công ty INDICO xuất phát từ các quan điểmphải xây dựng hệ thống phân phối hàng hóa trước khi Việt Nam mở cửa hoàn toàn thịtrường một số ngành quan trọng, trong đó có Dược phẩm theo cam kết với WTO vàonăm 2011

Theo Indico, việc xây dựng hệ thống phân phối sẽ dựa vào 3 tiêu chí cơ bản (3ngôi sao) sau:

Thứ nhất: Hợp tác lâu dài.

Thứ hai: Phân phối bao trùm.

Thứ ba: Quản lý chuyên nghiệp.

1 Lịch sử hình thành

Tháng 12/2007, Công ty TNHH IN DI CO được thành lập xuất phát từ nhu cầuphát triển và phân phối của các doanh nghiệp sản xuất, cung ứng sau khi Việt Namgia nhập Tổ chức thương mại thế giới WTO Kinh tế Việt Nam phát triển là kết quảcủa sự đầu tư và phát triển sản xuất, cung ứng của các doanh nghiệp nên sẽ xuấthiện nhu cầu: Doanh nghiệp muốn liên kết với khách hàng và khách hàng cũngmuốn được phục vụ chuyên nghiệp hơn

Ngày 24/01/2008, công ty TNHH INDICO chính thức đi vào hoạt động, độingũ bán hàng có 8 nhân viên Một số thành viên trong ban giám đốc đã cùng vớinhân viên trực tiếp ra thị trường khảo sát sản phẩm, khảo sát nhu cầu khách hàng đểtìm ra hướng phát triển cho Indico Sau 3 tháng vừa khảo sát vừa hoạt động, công ty

công bằng, thỏa mãn nhu cầu được lao động trong môi trường chuyên nghiệp củangười lao động, thu hút được các nguồn lực chất lượng cao để chuẩn bị cho giaiđoạn phát triển dài lâu của mình.

2 Lĩnh vực hoạt động

- Mua bán dược phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm, dụng cụ và trang thiết bị y tế

- Kinh doanh vận chuyển hàng hóa bằng ô tô

- Đào tạo nghề

- Hoạt động tư vấn quản lý

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức phòng kế toán của tổng công ty INDICO

Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý cuẩ công ty INDICO như sau:

Hình I 3 : ơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công t

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

Tài vụ

toán-Phòng Tổ chức Hành chính

Cửa hàng, đại lí thuốc tại

Công ty phân phối dược HADICO

Công ty cổ phần dược ADIC

1.

6 Thông tin ch ng về công ty cổ phần dược HADIC

Tân Công ty: Công ty Cổ phần Dược Hadico

Địa chỉ: B28-Lô 6 Kđtm Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội

Điện thoại: 0436.400.548

Quy mô Công ty: 75 người

Công ty cổ phần dược HADICO là một nhánh trong tổng công ty INDICO đượcthành lập vào tháng 10/ 2010 Công ty có trụ sở đặt tại HN với nhiệm vụ chủ u làphân ph i dược phẩm trong địa bàn Hà Nội, tiếp nhận hàng nhập từ công ty, đại lí về,

có nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ và phân ph i cho khách hàn

1.

7 Cơ cấu tổ chức của công t

a Sơ đồ tổ chức của công t

Hình I.4 : Cơ cấu tổ chức của công

Chức năng của từng phòng ban trong công ty HADICO như sau:

- Ban giám đốc: ban giám đốc quản lý toàn bộ tình hình sản xuất kinh doanh củacông ty và báo cáo lên tổng công ty INDICO, xây dựng và lập kế hoạch kinh doanhcũng như đề ra các mục tiêu chiến lược cho công ty Bên cạnh đó ban giám đốc cũngchịu trách nhiệm về xây dựng các quy định, chế độ chính sách, và quản lý vấn đềhành chính của công ty

- Phòng kinh doanh: phòng kinh doanh thực hiện kí kết hợp đồng kinh doanh vàđơn đặt hàng với khách hàng, họ trực tiếp thực hiện các giao dịch với khách Ngoài raphòng này cũng đảm nhiệm chức năng tìm kiếm và khai thác thị trường , lập báo cáohoạt động kinh doanh của công ty để trình lên ban lãnh đạo

- Phòng kế toán: phòng kế toán có chức năng lập mọi sổ sách, chứng từ về tìnhhình hoạt động kinh doanh của công ty, lên các báo cáo và tính lương nhân viên.

- Quản lý kho hàng: bộ phận quản lý kho hàng trực tiếp quản lý các sản phầmdược phẩm từ tổng công ty INDICO chuyển về

PHẦN 2: QUY TRÌNH XÂY DỰNG PHẦN MỀM “KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CỘNG NỢ

CHƯƠNG 1: QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ QUẢN

Nghiên cứu đề xuất

Báo cáo quy trình 1

Theo như lưu đồ trên, cán bộ kinh doanh làm việc trực tiếp với khách hàng, xemkhách hàng yêu cầu những gì trong phần mềm của họ dựa vào đề xuất đó, cán bộ kinh doanh sẽ chuyển đề xuất của khách hàng cho quản trị viên dự án duyệt sau khi

đố xuất được duyệt, đồng nghĩa với việc công ty VTTC sẽ làm được theo những yêu cầu của khách hàng, và cán bộ kinh doanh sẽ tiếp tục gặp gỡ làm việc với khách hàng

để báo giá, nếu khách hàng đồng ý, hai bên sẽ tiến tới ký kết hợp đồng với những điều khoản được ghi rõ trong hợp đồng dưới đây là một bản hợp đồng mà công ty đã

ký kết với công ty cổ phần dược HADIC

Cộng hồ Xã hội Chủ nghĩa Việt nam

Căn cứ vào Bộ luật dân sự nước Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Căn cứ nhu cầu xây dựng phần mềm kế toán cho Công ty cổ phần dược

HADICO

Căn cứ vào khả năng đáp ứng của Công ty Cổ phần VTTC

Hôm nay, ngày 07 tháng 11 năm 2011, tại Hà nội, hai bên chúng tôi gồm:

Bên A: Công ty cổ phần dược HADICO

Địa chỉ giao dịch : B28- Lô 6 KĐTM Định Công , Hoàng Mai , Hà Nội

Điện thoại : 0436.400.548

Mã số thuế : 00011212123

Tài khoản : 711A05121765

Mở ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Hai Bà Trưng,

285 Trần Khát Chân, quận Hai Bà Trưng , Hà Nội

Do Ông/Bà xyz - Giám đốc làm Đại diện

Bên B: Công ty Cổ phần VTTC

Địa chỉ : Số 02 ngõ 102 Âu Cơ, Tứ Liên, Tây Hồ, Hà Nội

Địa chỉ giao dịch : Số 17/183 Đội Cấn, Ba Đình, Hà nội.

Điện thoại : +84-43-5117785 (05 lines) Fax: +84-43-5117787

Mã số thuế : 0101218690

Tài khoản : 0011000366400

Mở tại Sở Giao dịch Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, 31-33 Ngô Quyền,

Hà Nội

Do Bà: Nguyễn Thị Hậu - Giám đốc làm Đại diện

Hai bên thống nhất ký hợp đồng kinh tế với các điều khoản sau:

- Báo cáo thuế

- Báo cáo tài chính

Hai Bên có trách nhiệm thực hiện các nội dung đặc thù theo bản phụ lục hợp đồng đính kèm (nếu có)

Những nội dung phát sinh ngoài quy định của hợp đồng này sẽ được hai Bên thoả thuận và thống nhất với nhau bằng văn bản

Cài đặt phần mềm kế toán

Bên B cài đặt phần mềm kế toán theo khoản 1.1, Điều 1 cho Bên A tại Trụ Sở chính của Bên A

Số lượng máy cài đặt:

Máy chủ: 01 máy/01 người dùng

Máy trạm (nối mạng nội bộ - LAN): 01 máy/01 người dùng

Đơn giá cho mỗi máy (nối mạng nội bộ - LAN) tăng thêm ngoài số máy trên là:

01 triệu VNĐ/máy-người dùng

Đào tạo phần mềm kế toán

Đào tạo gồm các công việc như sau:

Bên B tiến hành khảo sát hệ thống kế toán hiện tại của khách hàng, xác nhận cácyêu cầu nghiệp vụ kế toán của khách hàng

Tư vấn thiết lập hệ thống danh mục: Bên B sẽ hỗ trợ, tư vấn cho Bên A thiết lập danh mục vật tư, hàng hoá, đối tượng, khoản mục phí, thuế,

Bên B hướng dẫn cho Bên A sử dụng phần mềm kế toán và cách sử dụng tài liệu hướng dẫn

Thời gian đào tạo là 01 (một) ngày làm việc (Kế hoạch triển khai kèm theo).

Sau thời gian triển khai và đào tạo Bên A có nhu cầu đào tạo thêm thì chi phí

cho mỗi ngày đào tạo là: 1.000.000 VNĐ/ngày (dựa trên Biên bản nghiệm thu đào

Việc thực hiện đào tạo sẽ được tổ chức tập trung tại Văn phòng Công ty của Bên

A Nếu có sự thay đổi trong kế hoạch triển khai phải được sự đồng ý bằng văn bản của cả hai Bên

Số lượng cán bộ kế toán của Bên A được cán bộ triển khai Bên B đào tạo là 3 cán bộ

Điều 2: Tiêu chuẩn nghiệm thu

Công việc do Bên B thực hiện theo khoản 1.1, Điều 1 được coi là hoàn thành khiBên B cung cấp bản quyền phần mềm sử dụng với các chức năng chính như đã qui định trong Khoản 1.1, Điều 1 cho Bên A

Căn cứ nghiệm thu khoản 1.1, Điều 1 được lấy theo Quy định về mẫu biểu chứng từ, sổ sách, báo cáo, hạch toán của Bộ tài chính

Công việc do Bên B thực hiện theo khoản 1.2, Điều 1 được coi là hoàn thành khiBên B cài đặt chương trình phần mềm kế toán như qui định trong Khoản 1.2, Điều 1 cho Bên A

Công việc do Bên B thực hiện theo Mục 1.1.2, Khoản 1.1, Điều 1 được coi là hoàn thành khi hai Bên ký xác nhận đặc thù (nếu có)

Công việc do Bên B thực hiện theo mục 1 & 2, Khoản 1.3, Điều 1 được coi là hoàn thành khi Bên B thực hiện xong số buổi đào tạo như qui định trong Khoản 1.3,

Điều 1 cho Bên A có Biên bản nghiệm thu đào tạo kèm theo

Chương trình phần mềm kế toán sẽ được nghiệm thu sau khi Bên B thực hiện xong nội dung các khoản 2.1, khoản 2.2, khoản 2.3 và khoản 2.4 của Điều 2

Những nội dung phát sinh ngoài hợp đồng sẽ được thống nhất trong phụ lục hợpđồng và được nghiệm thu theo những điều khoản riêng trong phụ lục./

Thời gian để nghiệm thu chương trình trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày Bên B bắt đầu đào tạo chương trình phần mềm Nếu có sự thay đổi vượt quá thời giantrên thì sẽ phải được sự đồng ý bằng văn bản của hai Bên

Điều 3: Thời gian thực hiện hợp đồng

Hai Bên sẽ bố trí thời gian thực hiện hợp đồng sớm nhất kể từ khi ký hợp đồng Thời gian không quá 07 ngày sau khi ký

Điều 4: Bảo hành và hỗ trợ sử dụng

Bên B chịu trách nhiệm bảo hành phần mềm kế toán cung cấp cho bên A trong thời gian 12 tháng kể từ ngày hai Bên ký hợp đồng kinh tế này tại Địa điểm của Bên A

Nội dung bảo hành: bảo hành các lỗi của chương trình phần mềm & cập nhật Thông tư, Quyết định mới nhất của BTC

Phương thức bảo hành: khi nhận được thông báo của Bên A, Bên B sẽ phải tiến hành khắc phục các lỗi của chương trình theo phương thức sau đây: Điện thoại, Fax, Email, truy cập trực tuyến, gửi thư hoặc trực tiếp tại Bên A trong vòng 02 ngày làm việc nếu không xử lý được từ xa

Sau khi hết thời hạn bảo hành sản phẩm hai Bên sẽ thoả thuận hợp đồng bảo trì hàng năm

Chi phí bảo trì hàng năm sẽ được hai bên thoả thuận

Nội dung bảo hành, bảo trì không bao gồm các nội dung sau:

Vào số liệu, số dư và các công việc hạch toán khác

Khắc phục các sự cố do hỏng phần cứng hoặc virus

Điều 5: Trách nhiệm của bên A

Không sao chép sửa đổi chương trình dưới mọi hình thức nếu không được sự đồng ý của Bên B Bên A tuân thủ luật bảo hộ bản quyền tác giả đối với chương trìnhcài đặt

Chuẩn bị máy tính có cấu hình thích hợp để cán bộ của Bên B cài đặt phần mềm

kế toán Yêu cầu: Máy chủ: PIV, RAM 512, HDD 80GB Máy trạm: PIII, RAM 256,

HDD 40GB WinXP, các máy nối mạng LAN.

Cử cán bộ có đủ năng lực để tiếp thu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán do

Bên B truyền đạt Yêu cầu tối thiểu: Tốt nghiệp trung cấp trở lên, chuyên ngành tài

chính kế toán, đang làm việc chính thức tại Bên A.

Tạo điều kiện cho Bên B thực hiện đúng tiến độ hợp đồng

Thanh toán cho Bên B theo đúng thời hạn ghi ở Điều 7

Điều 6: Trách nhiệm của Bên B

Đảm bảo bản phần mềm cung cấp cho Bên A có các chức năng theo quy định tạiĐiều 1

Cử các cán bộ có đủ năng lực để thực hiện tốt các công việc trong Điều 1 theo các tiêu chuẩn đánh giá trong Điều 2/

Thực hiện bảo hành theo Điều 4/

Điều 7: Giá trị Hợp đồng, thời hạn và phương thức thanh toán

Giá trị Hợp đồng kinh tế: 5.000.000 VNĐ (Sản phẩm thuộc diện không chịu thuế VAT)

Bằng chữ: Năm triệu đồng chẵn./.

Thời hạn thanh toán:

Bên A có trách nhiệm thanh toán chi phí bản quyền phần mềm lần 1 cho Bên B ngay sau khi ký kết hợp đồng kinh tế Số tiền là: 2.500.000 VNĐ

Bên A có trách nhiệm thanh toán nốt chi phí bản quyền phần mềm cho Bên B ngay sau khi thực hiện xong việc cài đặt và số buổi đào tạo tại khách hàng Số tiền là:2.500.000 VNĐ

Hoá đơn GTGT: Bên B sẽ xuất hóa đơn GTGT cho Bên A ngay sau khi nghiệm thu chương trình và Bên A thanh toán hết tiền của hợp đồng cho Bân B

Phương thức thanh toán: thanh toán có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản Tỷgiá được tính theo tỷ giá bán ra USD ngày thanh toán của Ngân hàng Ngoại thương Việt nam

Điều 11: Điều khoản khác

Hai bên cam kết thực hiện đúng những điều khoản ghi trong hợp đồng này Nếu

có vướng mắc gì thì phải thông báo cho nhau bằng văn bản để cùng giải quyết

Trường hợp một bên vi phạm gây thiệt hại cho phía bên kia thì phải có trách nhiệm bồi thường thiệt hại đã gây ra trên cơ sở lấy Bộ luật dân sự nước Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam làm căn cứ và thực tế giá trị thiệt hại đã xảy ra

Trong trường hợp không tự giải quyết được bất đồng thì sẽ đưa ra Toà án kinh

tế Quyết định của Toà án kinh tế là bắt buộc với cả hai phía

Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký và hết hiệu lực sau khi hết thời gian bảohành chương trình phần mềm

Hợp đồng gồm 7 trang được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý ngang nhau, mỗibên giữ 02 bản

Giám đốc Nguyễn Thị Hậu

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TẾ VÀ XÁC

ĐỊNH YÊU CẦU

I Bộ máy kế toán của công ty HADICO

Cơ cấu tổ chức phòng kế toán của công ty dược HADICO được thể hiện tronghình vẽ sau:

Hình 2 1: Cơ cấu tổ chức phòng kế t

-K ế toán rưởng : có nhiệm vụ chỉ đạo, kiểm tra, kiêm soát toàn bộ hoạt động kế

toán tài chính, chịu trách nhiệm trực tiếp trước ban

- á đốc

K ế toán bán hàng và công nợphải thu : ghi chép, phản ánh, tổng hợp và cung

cấp kịp thời, đầy đủ số liệu kế toán về tình hìnhbán hàng , doanh thu thực hiện vàcác khoản chiết khấu cho kách hàng , hàng bán trả lại của nhà máy, đồng thời cập

- àng

K ế toán thuế: ghi chép, phản ánh, tổng hợp và cung cấp số liệu kịp thời, đầy

đủ về tình hình thực hiện nghĩa vụ với NSNN

- ủ công ty

K ế toán tổng hợp: ghi chép, phản ánh, tổng hợp và cung cấp các số liệu kế

toán tài chính tổng hợp, thực hiện tính lương cho côn

II a công ty

- Hoá đơn bán hang

- Phiếu nhập hang bị trả lại

2ình 2

2 : Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán bán hàng

công nợ phải thu

Tài khoản sử dụng

Kế toán các khoản phải thu của khách hàng sử dụngTK 131- Phải thu củ a

khách hàng để phản ánh các khoản phải thu và tình hình thanh toán các khản nợ phảithu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sảnđầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ, khối lượng xây dựng cơ bản

- Sổ chi tiết công nợ

Nghiệp vụ bán hàng:

Là một công ty chuyên phân phối thuốc cho các cửa hàng bán buôn, bán lẻ vàtại các cửa hàng thuốc trong các bệnh viện lớn, công ty chỉ phân phối một số loạithuốc đặc biệt, và các loại thuốc có uy tín lớn như kháng sinh cefuroxim, oratadin,kháng viêm lysozymechloride được nhập khẩu từ nước ngoài nên nghiệp vụ bánhàng của công ty có một số khác biệt điển hình so với hình thức bán hàng thôngthường Chi t

t nghiệp vụ như sau:

Công ty có h

hình thức bán hàng

Một là: xuất bán trực tiếp cho các khách hàng của công ty Trong trường hợpnày, khi khách hàng có nhu cầu mua thuốc, họ sẽ làm việc với nhân viên sale Nhânviên sale lập đơn hàng cho khách , rùi chuyển đơn hàng đó cho bên kế toán, kế toánlập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho và chuyển qua cho kế toán trưởng xemxét ký duyệt Phiếu xuất kho có chữ ký của kế toán trưởng được chuyển xuống chothủ kho Tại đây, thủ kho kiểm tra xem trong kho còn đủ số thuốc theo như đơnhàng không? Nếu còn đủ, thủ kho làm thủ tục xuất kho theo như phiếu xuất và giaohàng cho khách Nếu trong kho, số thuốc không còn hoặc còn nhưng không đủ vớihóa đơn bán hàng thì thủ kho báo lại cho kế toán để có kế hoạch nhập hàng, vàthông báo lại với khách hàng để hỗn hoặc chuyển với số lượng nhỏ hơn.( nhưngthường trường hợp này ít xảy ra vì thông qua các báo cáo các kỳ trước thì công tythường dự trữ một số hàng lớn hơn số hàng tiêu thụ được bình quân trong kỳ đểluôn có thể đáp ứng một cách

ịp thời nhất cho khách hàng)

Với hình thức bán hàng này, tùy vào mức độ thân quen của khách hàng hayhợp đồng mà khách hàng ký với công ty mà có hình thức thanh toán khác nhau.Khách hàng có thể trả một lần hoặc trả một phần Khi khách hàng trả tiền, kế toánthu tiền và lập phiếu thu và chuyển qua cho kế toán trưởng xem xét ký duyệt Với

trường hợp khách hàng trả hết, kế toán hạch toán nợ tk 111, có tk 511, có tk 33311.Nếu khách hàng nợ, kế toán hạch toán n

tk 131, có tk 511, có tk 33311

Hình thức hai: với các nhà thuốc trong bệnh viện, có rất nhiều loại thuốc khácnhau có thể thay thế được cho nhau vì có cùng công dụng, nên công ty phải đối mặtvới việc cạnh tranh rất khốc liệt để có thể bán được hàng của công ty mình Thườngthì công ty sẽ là người chủ động giao hàng cho các hiệu thuốc này chứ không đợi tớikhi hiệu thuốc gọi mua Và với hình thức bán hàng này, công ty sẽ xuất một lượnghàng cho các nhà thuốc vào mỗi 2 tuần Lần đầu tiên khi làm việc với nhà thuốc,công ty sẽ xuất ra một lượng hàng và hạch toán vào tài khoản hàng gửi bán _157.Những lần sau, vào cuối mỗi 2 tuần, nhân viên kinh doanh sẽ tới thu tiền dựa theo

số hàng bán được tại quầy thuốc, lập phiếu thu tiền và chuyển tiền về cho kế toán.Dựa vào phiếu thu tiền, kế toán sẽ viết phiếu xuất kho với số lượng hàng đúng bằng

số tiền mà kế toán thu được Vì vậy, với trường hợp này, khi hàng xuất ra là kế toánghi nhận doanh thu luôn,

à hạch toán nợ 111, có 511, có tk 33311

Đối với trường hợp hàng bán bị khách hàng trả lại do sai sót của công ty hoặchết hạn dựng với trường hợp gửi bán, kế toán lập phiếu hàng hóa bị trả lại và lưuvào sổ cái

ng thời ghi giảm công nợ cho khách hàng

Kế toán cũng căn cứ vào các chứng từ phản ánh chiết khấu thương mại, giảmgiá hang bán, khuyến mãi h kh

h hang để bù trừ công nho khách h à ng

Cuối tháng, kế toán bán h à ng và công nợ phải thu phải ra các báo cáo cầnthiết trình b

giám đốc kiểm tra xem xét để ra q

Xem xét, kiểm tra đồng thời tiến hành ký hợp đồng

Lập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Kiểm tra và ký hóa đơn

Hình 2

3 : Qu

Nhận tiền và ghi sổ quỹ

Kiểm tra chứng từ và ghi

sổ tài khoản 111

Bảo quản và lưu trữ

Hình 2

4 : Quy

III luân chuyển chứng

1 ừ nghiệp vụ thanh toán với người mua

9.

10.

11 Xác địn

u cầu

Những vấn đề vướng mắc trong khâu kế toán củ a công ty

Qua thực tế tìm hiểu trong quy trình kế toán của công ty HADICO, chúng tôi rút

+ Số tiền thu và công nợ của khách hàng cũng ngày một nhiều

+ Ban giám đốc của công ty và của cả tổng

 ng ty luôn yêu cầu những báo cáo kịp thời cho việc ra quyết định

Một hệ thống kế toán thủ công sẽ không thể đáp ứng được những yêu cầu này

Do đó yêu cầu đặt ra là phải xây dựn

một hệ thống kế

án để bao quát và xử lý những vấn đề bức thiết này

Giải pháp đặt ra

phầm như HADICO, trong toàn bộ quy trình kế toán của công ty thì kế toán bánhàng và công nợ phải thu là phần hành kế toán quan trọng nhất cần đựơc

iển khai đầu tiên đối với một công ty chuyên phân phối sản phẩm nhưHADICO

Biết được nhu cầu của công ty, chúng tôi đã bắt tay vào xây dựng p

và đưa ra các biên bản đối chiếu công nợ

Các báo cáo cần có tro

 hệ thống:

+ Báo cáo doanh thu bán hàng

heo định kì theo chi tiết như sau:

Báo cáo d

nh thu bán hng theo sản phẩm

Báo cáo doa

thu bán hàng theo nhóm sản phầm

Báo cáo doa nh

hu bán hàng theo nhân viê

+ Báo cáo công nợ theo định kì chi tiết

Báo cáo chi tiết công nợ theo hợp đồng

Yêu cầu về giao diện

- Ngôn ngữ sử dụng chung trong toàn hệ thống là

- iếng Việt, font chữ là Unicode

Màn hình giao diện thân thiện với người dùng

ải nổi bật, dễ nhìn Các phím tắt thì thông dụng và dễ nhớ

Yêu cầu về bảo mật

Hệ thống phải có tính bảo mật cao, tránh

d ợc sự tấn công từ bên ngoài c

g như những truy cập trái phép của người sử dụng

Yêu cầu về trao đổi thông tin

Các máy tính sử dụng phần mềm kế toán trong phòng kế toán của công ty phảitrao đổi thông tin được với nhau Việc cập nhật số liệu lên máy c

e được thực hiện tại tất cả

- c máy client theo đúng quyền hạn của người sử dụng

ng Phânquyền truy cập theo người sử dụng

HÀNG VÀ1PHẢI THU

Mô hình hóa quy trình bán hàng và côn