Quản lý mua bán điện thoại của một siêu thị điện thoại di động đoàn kết nam định

- Các dòng dữ liệu giữa tác nhân ngoài là khách hàng và chức năng quản lý mua bán điện thoại di động: Quản lý mua bán điện Quản lý tài chính Tìm kiếm thống kê Quản lý mua Tìm kiếm thống

Giới thiệu chung:

Trong khi công nghệ thông tin đang có những bước đột phá mới thì hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong các lĩnh vực đang là một thị hiếu bởi tính bảo mật, nhanh chóng và có thể giải quyết được các bài toán đương đối lớn Ở đây chúng ta quan tâm đến các bài toán quản lý, để quản lý cho các công ty, cửa hàng lớn hay các hệ thống siêu thị sao cho đạt được hiệu quả là tốt nhất

Để lựa chọn được một phần mềm phù hợp với cơ cấu của hệ thống bao giờ cũng là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp Ngày nay các phần mềm cơbản đã được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết mọi doanh nghiệp Tuy nhiên yêu cầu sử dụng phần mềm của người sử dụng ngày càng đa dạng và nhiều tính nănghơn Do vậy người làm phần mền cũng cần đáp ứng kịp các yêu cầu trên Với những lý do trên chúng em đã thiết kế một hệ thống quản lý mua bán cho siêu thị điện thoại di động về cơ bản thực hiện được một số yêu cầu sau:

- Lập phiếu nhập, phiếu bán, hóa đơn

- Thêm, sửa, xóa

- Tra cứu, tìm kiếm, cập nhật…

- Báo cáo tình hình bán hàng trong từng tháng

- Thống kê số hàng nhập, hàng bán trong từng tháng In hóa đơn, phiếu nhập, danh sách hàng hóa, danh sách phiếu nhập, danh sách hóa đơn

1

I Xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ

II Xây dựng sơ đồ đồ mức khung cảnhIII Xây dựng sơ đồ mức đỉnh

IV Xây dựng sơ đồ mức dưới đỉnhChương 3: Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu

I Xây dựng mô hình thực thể liên hệ

II Xây dựng mô hình quan hệPhần 2: Thiết kế hệ thống

Chương 1: Thiết kế tổng thể

I Bảng dữ liệu

II View cục bộIII Các form

IV Các report

V Các labelChương 2: Thiết kế giao diện

b) Các mẫu hồ sơ, sổ sách, chứng từ giao dịch và phương tiện xử lý

nghiệp vụ có liên quan

Mẫu thẻ bảo hành

Mẫu phiếu bán hàng

3

THẺ BẢO HÀNH Q – mobile

Giá trị đích thực của cuộc sống

Q – mobile là nhãn hiệu được đăng ký bảo hộ và sở hữu bởi ABTEL

A B T E L

An bình TELECOMMUNICATION

Trung tâm bảo hành chính hãng

DN11 Nguyễn Khánh Toàn, Cầu Giấy-Hà Nội

Tel:04.6269.3618 280-282 Nguyễn Hữu Thọ, Q Cảm lệ , Đà Nẵng Tel:0511.3695.695

199-205 Lý C;hính Thắng- P.7-Q3-Tp HCM Tel: 08.5449.5890

CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU

ĐẠI ĐOÀN KẾT

SIÊU THỊ ĐIỆN THOẠI ĐOÀN KẾT

131 ĐƯỜNG ĐIỆN BIÊN – TP NAM ĐỊNH

Cảm ơn quý khách đã tin tưởng Lựa chọn sản phẩm

tại siêu thị điện thoại Đoàn Kết

c) Các quy tắc quản lý, quy trình xử lý thông tin

- Các quy tắc quản lý trong giao dịch mua bán:

+ Lập kế hoạch nhập hàng: Căn cứ vào lượng hàng tồn kho, lượng hàng bán ra và nhu cầu thị hiếu của khách hàng để lập danh sách các mặt hàng dự trù mua Sau đó gửi lên ban giám đốc duyệt để lập đơn đặt hàng

+ Quản lý mua: đối chiếu so sánh các mặt hàng của các nhà cungcấp và gửi đơn đặt hàng tới từng nhà cung cấp Sau đó nhà cung cấp sẽ gửi một bản báo giá chi tiết của từng mặt hàng cho siêu thị Bộ phận quản lý tài chính sẽ thanh toán tiền và nhà cung cấp sẽ gửi hàng có kèm theo phiếu nhập Khi nhận được hàng thì siêu thị sẽ gửi biên nhận cho nhà cung cấp đó

+ Quản lý bán: Khách hàng có yêu cầu mua hàng thì bộ phận quản lý mua bán sẽ đưa phiếu bán hàng cho khách hàng điền đầy đủ thông tin Khách hàng sẽ trả tiền cho bộ phận quản lý tài chính và nhận phiếu thu sau đó đưa phiếu thu đến bộ phận quản lý mặt hàng để nhận hàng

+ Quản lý tài chính: Khi thanh toán tiền với nhà cung cấp bộ phận quản lý chi sẽ trả tiền cho nhà cung cấp và viết phiếu chi Khi khách hàng thanh toán tiền thì bộ phận quản lý thu sẽ nhận tiền và viết phiếu thu Phiếu thu

và phiếu chi sẽ được lưu vào kho hoá đơn

+ Quản lý mặt hàng: Để thuận tiện cho việc quản lý mặt hàng khi nhập hàng về phải được cập nhật và phân loại theo hãng sản xuất và thể loại của từng hãng sản xuất

+ Bảng báo giá thì có giá nhập hàng và giá bán hàng, giá bán hàng sẽ căn cứ vào giá nhập và được tính theo một tiêu chuẩn chung nhất định

+ Thông tin về mặt hàng chưa bán được tính từ ngày nhập mà lớn hơn 90 ngày thì được đưa vào mặt hàng tồn kho

+ Tìm kiếm thống kê và in ấn: Tìm kiếm mặt hàng bán chạy nhất, tìm kiếm nhà cung cấp cung cấp nhiều mặt hàng nhất, thống kê mặt hàng tồn kho, thống kê doanh thu theo tháng, in báo cáo tổng hợp theo tháng

- Quy trình xử lý thông tin:

+ Các thông tin về nhà cung cấp, khách hàng, hóa đơn, báo giá,đơn hàng, phiếu bán hàng, phiếu nhập đều được lưu trữ nhầm phục vụ cho mục đích tìm kiếm, thống kê và in ấn

+ Thường xuyên cập nhật thông tin về nhà cung cấp, khách hàng, mặt hàng, xóa bỏ thông tin về nhà cung cấp mà có thời gian ngừng giao tiếp trong 2 năm, xóa bỏ thông tin về khách hàng có thời gian lưu trữ trong 1

5

năm kể từ ngày bán mà không có giao dịch, xóa bỏ thông tin về mặt hàng ở thời điểm hiện tại không còn được sản xuất.

2 Nhóm người sử dụng hệ thống

a) Ban giám đốc

b) Nhân viên quản lý mặt hàng

c) Nhân viên kế toán

d) Nhân viên bán hàng

II Đánh giá, nhận xét hiện trạng của hệ thống

a) Các ưu điểm cần kế thừa từ hệ thống

Việc quản lý mua bán thông qua phiếu bán hàng là cơ sở cần thiết để thựchiện chế độ bảo hành, khuyến mại và xác định thị hiếu của khách hàng để kịp thời thay đổi vào từng thời điểm và làm căn cứ lập kế hoạch nhập hàng

b) Các nhược điểm của hệ thống hiện hành

Quản lý danh mục các mặt hàng càng lúc càng đòi hỏi sự phức tạp của hệ thống Tuy nhiên, hệ thống hiện tại của siêu thị đến thời điểm này thì không thể đáp ứng được nhu cầu hiện tại và bị hạn chế Nhất là khi mà siêu thị ngày càng

có khuynh hướng mở rộng về thị trường

Việc tìm kiếm thông tin về các mặt hàng và khách hàng còn gặp nhiều khó khăn và dễ nhầm lẫn

c) Những yêu cầu với hệ thống quản lý mới

Quản lý mặt hàng

Quản lý mua bán

Quản lý tài chính

Tìm kiếm thông tin về mặt hàng, khách hàng

Thống kê các mặt hàng bán chạy, các mặt hàng tồn kho và in báo cáo tổnghợp vào cuối mỗi tháng

Khắc phục những nhược điểm đang tồn tại của hệ thống cũ

III Đề xuất phương án giải quyết

Để thực hiện được các mục tiêu trên chúng ta có nhiều hướng giải quyết

Ở đây chúng em sẽ sử dụng kiến thức về phân tích thiết kế hệ thống và cơ sở dữ liệu quan hệ Sử dụng hệ quản trị Visual Foxpro để thiết kế cơ sở dữ liệu và cài đặt các ứng dụng cho hệ thống

IV Báo cáo tổng hợp

Siêu thị Đoàn kết nhập các mặt hàng điện thoại và các linh kiện đi kèm, các thông tin về mặt hàng được quản lý bao gồm: mã mặt hàng, tên mặt hàng, màu Các mặt hàng gồm: điện thoại đi động, tai nghe, sạc, vỏ máy, thẻ nhớ, đầu đọc thẻ.

Khi có một giao dịch nhập hàng từ nhà cung cấp thì một phiếu nhập hàng

sẽ được thành lập Trên phiếu có ghi rõ thông tin về mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, mã mặt hàng, tên mặt hàng, số lượng, giá nhập, ngày nhập, tên hãng sản xuất, tên thể loại Khi mặt hàng được nhập về cần được phân loại ra và đượcsắp xếp theo giá trị tăng dần của từng mặt hàng Những mặt hàng nào hiện đang thịnh hành thì được đưa ra trưng bày quảng cáo Khi giao dịch với khách hàng thì cần lập một phiếu bán hàng và một hóa đơn cho khách hàng Trong phiếu gồm mã khách hàng, tên khách hàng, tên mặt hàng, số lượng, giá bán, ngày bán, tên hãng sản xuất, tên thể loại Trong hóa đơn thì bao gồm mã số hóa đơn, tên khách hàng, tỷ lệ thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải trả Sau khi mang hóa đơn đến đơn vị quản lý mặt hàng thì sẽ được giao hàng Sau mỗi tháng thì cần phải tổng hợp xem đã bán được bao nhiêu mặt hàng, mặt hàng nào bán được với

số lượng nhiều nhất, mặt hàng nào còn, mặt hàng nào đã hết, mặt hàng nào đượckhách hàng yêu thích… Từ những tổng hợp trên để đưa ra những hình thức xử

lý cho phù hợp như tổ chức các đợt khuyến mại giảm giá hoặc có kèm thêm quà tặng để tăng doanh số bán hàng… thu hút khách hàng

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT CHỨC NĂNG

I.Xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ hệ thống

- Căn cứ vào kết quả khảo sát, chức năng quản lý mua bán điện thoại di động của siêu thị Đoàn Kết có thể phân chia thành các chức năng chính sau: Quản lý mặt hàng, quản lý mua bán, quản lý tài chính, tìm kiếm thống kê.

- Chức năng quản lý mặt hàng có thể phân chia thành các chức năng con sau: cập nhật thông tin mặt hàng, phân loại mặt hàng.

- Chức năng quản lý mua bán có thể phân chia thành các chức năng con sau: lập kế hoạch nhập hàng, quản lý bán, quản lý mua.

7

- Chức năng quản lý tài chính có thể phân chia thành các chức năng con sau: quản lí thu, quản lí chi.

- Chức năng tìm kiếm thống kê có thể phân chia thành các chức năng con sau: tìm kiếm thống kê và in ấn.

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ

II Xây dựng Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

- Dựa vào kết quả khảo sát, các tác nhân ngoài là khách hàng, và nhà cung cấp, ban giám đốc.

- Các dòng dữ liệu giữa tác nhân ngoài là khách hàng và chức năng quản lý mua bán điện thoại di động:

Quản lý mua bán điện

Quản lý tài chính

Tìm kiếm thống kê

Quản

lý mua

Tìm kiếm thống kê

Phân loại mặt hàng

Quản lýbán

In ấn báo cáo

Quảnlýthu

Quảnlýchi

+ Từ quản lý mua bán điện thoại di động tới khách hàng gồm:

thông tin trao đổi, phiếu bán hàng, phiếu thu, mặt hàng.

+ Từ khách hàng tới quản lý mua bán điện thoại: thông tin trao đổi, tiền trả.

Các dòng dữ liệu giữa tác nhân ngoài là nhà cung cấp và chức năng quản lý mua bán điện thoại đi động:

+ Từ quản lý mua bán điện thoại di động tới nhà cung cấp gồm: thông tin trao đổi, đơn đặt hàng, tiền trả, biên nhận.

+ Từ nhà cung cấp tới quản lý mua bán điện thoại di động gồm: thông tin trao đổi, bảng báo giá, phiếu thu, phiếu nhập.

- Các dòng dữ liệu giữa tác nhân ngoài là ban giám đốc và chức năng quản lý mua bán điện thoại di động:

+ Từ ban giám đốc tới quản lý mua bán điện thoại đi động gồm: danh sách các mặt hàng cần nhập

+ Từ quản lý mua bán điện thoại di động tới ban giám đốc gồm: kế hoạch nhập hàng và các báo cáo thống kê

Sơ đồ mức khung cảnh

9

Danh sách các mặt hàng cần nhập

Phiếu bánhàng

Các báo cáo thống kê Phiếu thu

Tiền trả

Kế hoạch nhập hàng

Quản lý mua bán điện thoại di động

Khách hàng

Nhà cung cấp

Ban giám đốc

Thông tin trao đổi

III.Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

- Dựa vào sơ đồ phân cấp chức năng nghiệp vụ thì chức năng

của hệ thống phân rã thành bốn chức năng đỉnh là quản lí mặt hàng, quản lý mua bán, quản lí tài chính và tìm kiếm thống kê.

- Hệ thống phải quản lí thông tin về mặt hàng, hoạt động mua bán do vậy cần các kho dữ liệu là: phiếu nhập, phiếu bán hàng, hàng tồn kho, báo giá, đơn đặt hàng, hoá đơn, TT nhà cung cấp, TT khách hàng, TT mặt hàng.

- Phân tách các luồng dữ liệu giữa tác nhân ngoài là khách hàng với chức năng quản lí mua bán điện thoại di động:

+ Các luồng dữ liệu giữa tác nhân ngoài khách hàng với chức năng quản lí mua bán:

Từ khách hàng đến quản lí mua bán: thông tin trao đổi.

Từ quản lí mua bán đến khách hàng: thông tin trao đổi, phiếu bán hàng.

+ Các luồng dữ liệu giữa tác nhân ngoài khách hàng với chức năng quản lí tài chính:

Từ quản lí tài chính đến khách hàng: phiếu thu.

Từ khách hàng đến quản lí tài chính: tiền trả.

+ Các luồng dữ liệu giữa tác nhân ngoài khách hàng với chức năng quản lí mặt hàng:

Từ khách hàng đến quản lí mặt hàng: phiếu thu.

Từ quản lí mua bán đến nhà cung cấp: đơn đặt hàng, thông tin trao đổi.

+ Các luồng dữ liệu giữa tác nhân ngoài nhà cung cấp với chức năng quản lí tài chính:

Từ nhà cung cấp đến quản lí tài chính: phiếu thu.

Từ quản lí tài chính đến nhà cung cấp: tiền trả.

+ Các luồng dữ liệu giữa tác nhân ngoài nhà cung cấp với chức năng quản lí mặt hàng:

Từ nhà cung cấp đến quản lí mặt hàng: phiếu nhập.

Từ quản lí mặt hàng đến nhà cung cấp: biên nhận.

- Phân tách các luồng dữ liệu giữa tác nhân ngoài là ban giám đốc với chức năng quản lí mua bán điện thoại di động:

+ Các luồng dữ liệu giữa tác nhân ngoài ban giám đốc với chức năng quản lí mua bán:

Từ quản lí mua bán đến ban giám đốc: danh sách các mặt hàng.

Từ ban giám đốc đến quản lí mua bán: danh sách các mặt hàng cần nhập.

+ Các luồng dữ liệu giữa tác nhân ngoài ban giám đốc với chức năng tìm kiếm thống kê:

Từ ban giám đốc đến tìm kiếm thống kê: thông tin tìm kiếm.

Từ tìm kiếm thống kê đến ban giám đốc: báo cáo tổng hợp.

11

Sơ đồ dữ liệu mức đỉnh

IV Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

1 Sơ đồ dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lí mua bán

- Dựa vào sơ đồ phân cấp chức năng,chức năng quản lí mua bán phân rã thành 3 chức năng con: lập kế hoạch nhập hàng, quản

- Phân chia luồng dữ liệu từ tác nhân nhà cung cấp tới quản

lí mua bán như sau:

+ Các luồng dữ liệu từ chức năng quản lí mua tới tác nhân ngoài nhà cung cấp: thông tin trao đổi, đơn đặt hàng.

+ Các luồng dữ liệu từ tác nhân nhà cung cấp tới chức năng quản lí mua: thông tin trao đổi, bảng báo giá.

- Phân chia luồng dữ liệu từ tác nhân ngoài khách hàng tới quản lí mua bán như sau:

+ Các luồng dữ liệu từ chức năng quản lí bán tới tác nhân ngoài khách hàng: thông tin trao đổi.

+ Các luồng dữ liệu từ tác nhân ngoài khách hàng tới chức năng quản lí bán: thông tin trao đổi, phiếu bán hàng.

Sơ đồ dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lí mua bán

13

2 Sơ đồ dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lí mặt hàng

- Dựa vào sơ đồ phân cấp chức năng, chức năng quản lí mặt hàng phân rã thành 2 chức năng con: cập nhật thông tin mặt hàng, phân loại mặt hàng.

- Xác định tác nhân ngoài liên quan: khách hàng, nhà cung cấp.

- Kho dữ liệu liên quan: hàng tồn kho, báo giá, phiếu nhập,

- Phân chia luồng dữ liệu từ tác nhân ngoài khách hàng tới quản lí mặt hàng như sau:

+ Các luồng dữ liệu từ tác nhân ngoài khách hàng tới chức năng cập nhật thông tin mặt hàng: phiếu thu

+ Các luồng dữ liệu từ chức năng cập nhật thông tin mặt hàng tới tác nhân ngoài khách hàng: mặt hàng.

Sơ đồ dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lí mặt hàng

3 Sơ đồ dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lí tài chính

- Dựa vào sơ đồ phân cấp chức năng, chức năng quản lí tài chính phân rã thành 2 chức năng con: quản lí thu, quản lí chi.

- Xác định tác nhân ngoài liên quan: khách hàng, nhà cung cấp.

- Kho dữ liệu liên quan: hoá đơn.

- Phân chia luồng dữ liệu từ tác nhân ngoài nhà cung cấp tới quản lí tài chính như sau:

15

+ Các luồng dữ liệu từ tác nhân ngoài nhà cung cấp tới chức năng quản lí chi: phiếu thu (nhà cung cấp).

+ Các luồng dữ liệu từ chức năng quản lí chi tới tác nhân ngoài nhà cung cấp: tiền trả.

- Phân chia luồng dữ liệu từ tác nhân ngoài khách hàng tới quản lí thu như sau:

+ Các luồng dữ liệu từ chức năng quản lí thu tới tác nhân ngoài khách hàng: phiếu thu.

+ Các luồng dữ liệu từ tác nhân ngoài khách hàng tới chức năng quản lí thu: tiền trả.

Sơ đồ dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lí tài chính

4 Sơ đồ dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng tìm kiếm thống kê

- Dựa vào sơ đồ phân cấp chức năng, chức năng quản lí tài chính phân rã thành 2 chức năng con: tìm kiếm thống kê, in ấn.

- Xác định tác nhân ngoài liên quan: ban giám đốc.

- Kho dữ liệu liên quan: hàng tồn kho, phiếu bán hàng, phiếu nhập, TT khách hàng, TT nhà cung cấp, đơn đặt hàng, báo giá, hoá đơn,

Sơ đồ dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng tìm kiếm thống kê

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU

I. Xây dựng mô hình thực thể liên hệ

17

Dựa vào các biểu mẫu thu được trong quá trình khảo sát hệ thống và sơ đồdòng dữ liệu trong phân tích hệ thống về chức năng nhận thấy các đối tượng trung tâm mà hệ thống cần quản lý: Mặt hàng, khách hàng, nhà cung cấp Phân tích đối tượng nhà cung cấp:

Từ phiếu nhập có các thông tin: Mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, mã mặt hàng, tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, ngày nhập, hãng sản xuất, thể loại Phiếu nhập này là một mối liên hệ gồm 7 tập thực thể sau:

Nhà cung cấp (mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại)

Mặt hàng (mã mặt hàng, tên mặt hàng, màu)

Số lượng (số lượng)

Giá nhập (giá nhập) Ngày nhập (ngày nhập) Hãng sản xuất (tên hãng sản xuất) Thể loại (tên thể loại)

Quan hệ giữa nhà cung cấp và mặt hàng là quan hệ n-n

Quan hệ giữa mặt hàng và số lượng, giá nhập, ngày nhập, hãng sản xuất, thể loại là quan hệ n-1

Phân tích đối tượng khách hàng:

Từ phiếu bán hàng có các thông tin: Mã khách hàng, tên khách hàng, mã mặt hàng, tên mặt hàng, số lượng, đơn giá Phiếu bán hàng là một mối liên hệ gồm 7 tập thực thể sau:

Khách hàng (mã khách hàng, tên khách hàng, giới tính, địa chỉ, điện thoại)

Mặt hàng (mã mặt hàng, tên mặt hàng, màu) Hãng sản xuất (tên hãng sản xuất)

Thể loại (tên thể loại)

Số lượng (số lượng) Giá bán (giá bán)

Ngày bán (ngày bán) Quan hệ giữa khách hàng với mặt hàng là quan hệ n-n

Quan hệ giữa mặt hàng và giá bán, ngày bán, hãng sản xuất, thể loại, số lượng là quan hệ n-1

Phân tích đối tượng mặt hàng: