Chi nhánh công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp 3

Chi nhánh công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp 3

Lời mở đầu

Trải qua gần hai mơi năm đổi mới, từ nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lí của Nhà nớc, nớc ta đã đạt đợc những thành quả đáng mừng: một xã hội văn minh, một nền chính trị ổn định và đặc biệt, có một nền kinh tế vững chắc cho tiến trình tiến lên chủ nghĩa xã hội của nớc ta

Để đạt đợc những thành quả đó, Đảng và Nhà nớc đã có sự cố gắng khôngngừng trong việc xây dựng và hoàn thiện một bộ máy quản lý phù hợp với cơchế mới- cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc.Trong công tác quản línói chung, không thể không nhắc tới công tác tổ chức quản lý tài chính-kếtoán nói riêng, bởi công tác này đóng vai trò rất quan trọng đối với nền kinh

tế Việc lỏng lẻo trong công tác quản lý tài chính có thể dẫn đến những hậuquả nghiêm trọng, làm thất thoát lớn về tài sản, nền kinh tế đi xuống

Mỗi doanh nghiệp đợc coi là một tế bào của nền kinh tế Vì vậy, sự hngthịnh của một doanh nghiệp tác động tới cả nền kinh tế Công tác quản lý tàichính vì vậy mà phải đợc thực hiện một cách nghiêm chỉnh và đầy đủ từ cáccá thể kinh tế-doanh nghiệp trở đi Việc quản lý thành công về tài chính đónggóp một phần quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp

Sau nhiều năm ngồi trên ghế nhà trờng, lần đầu tiên, trong đợt thực tập, em

đợc tiếp xúc với các công việc hàng ngày của công tác kế toán tại một Chinhánh cụ thể Qua đợt thực tập này em đã có cái nhìn tổng quát về công tác kếtoán, thấy đợc những lý thuyết mà em đã đợc học đợc áp dụng nh thế nàotrong thực tiễn Để từ đó có thể thấy đợc những điểm mạnh, yếu trong côngtác quản lý tài chính của nớc ta nói chung và của Chi nhánh nói riêng, và từ đó

có thể so sánh đợc giữa thực tế và lý thuyết

Dới đây là báo cáo thực tập của em, nội dung báo cáo gồm 4 phần:

Phần I: Quá trình thành lập và đặc điểm kinh doanh của công ty

Phần II: Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh

Phần III: Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Phần IV: Đánh giá chung về tình hình kinh doanh, tổ chức bộ máy kế toán và các kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán

Chi nhánh Hà nội - Công ty XNK Tổng hợp 3 (tên giao dịch đối ngoại:

một tổ chức kinh doanh Xuất nhập khẩu tổng hợp trực thuộc Công ty XNKtổng hợp 3, có tiền thân là văn phòng đại diện công ty XNK tổng hợp 3 tại HàNội đợc thành lập theo quyết định số 635/TH_TCCB ngày 28/5/1993 của BộThơng Mại về thành lập doanh nghiệp Nhà nớc

Năm 1994, văn phòng chuyển thành chi nhánh Hà Nội công ty XNK tổnghợp 3 theo quyết định số125/TMTCCB ngày 28/4/1994 của Bộ Thơng Mại vàquyết định số 288/QĐ - UB ngày 17/12/1994 của UBND thành phố Hà Nội.Chi nhánh có địa chỉ điện tín là: CENTRIMEX Hà Nội

Trụ sở chính: 247 đờng Giảng Võ - Hà Nội

lệ tổ chức và hoạt động

Do thời gian đầu mới thành lập nên Chi nhánh còn có nhiều khó khăntrong quá trình tìm hớng đi cho mình, còn bỡ ngỡ trớc quy luật kinh doanhcủa thị trờng Đội ngũ cán bộ còn thiếu kinh nghiệm, mối quan hệ cha đợc xáclập, cha có nhiều doanh nghiệp biết đến, tên tuổi của Chi nhánh còn mới mẻ

Do vậy, Chi nhánh cha tạo đợc vị trí của mình trên thị trờng, hoạt động xuấtnhập khẩu còn ít Tuy nhiên Chi nhánh cũng đã mở đợc một cửa hàng kinhdoanh tổng hợp theo quyết định số 53/TH3_ TCCB, ngày 24/05/1994 vớinhiệm vụ buôn bán các sản phẩm do Chi nhánh kinh doanh, trng bày, giớithiệu hàng hóa xuất nhập khẩu, làm đại lý bán hàng cho các đơn vị trong vàngoài nớc theo quy định của Công ty

Sau năm 1998, Chi nhánh đã có nhiều bớc chuyển lớn cả về mặt tổ chức lẫnhoạt động kinh doanh

Về mặt tổ chức: Bên cạnh nhân vên tại cửa hàng kinh doanh, đội ngũ cán

bộ của Chi nhánh gồm 12 ngời, đều là những ngời có trình độ đại học và trên

đại học Cán bộ của Chi nhánh là những ngời trẻ, có năng lực, sáng tạo trongcông việc Là những cán bộ có triển vọng của Chi nhánh

Về hoạt động sản xuất kinh doanh: Chi nhánh đã bắt đầu tạo đợc uy tín

của mình tên thị trờng, thu hút đợc nhiều đơn đặt hàng xuất nhập khẩu trongnớc và ngoài nớc Chi nhánh trực tiếp nhận xuất nhập khẩu, nhận ủy thác nhậpkhẩu mọi loại hàng hóa của các địa phơng, các ngành, các doanh nghiệp… Chi nhánh trực tiếp xuất khẩu các mặt hàng tiêu dùng, hàng may mặc,hàng bách hóa cho các đơn vị đối tác kinh doanh nớc ngoài nh thị trờng EU,thị trờng Lào để phục vụ ngời tiêu dùng Ngoài ra còn có thêm thị trờng các n-

ớc nh Đức, Đài Loan, Singapore, Nhật… Chi nhánh cũng chú ý tới công tácnhập khẩu, hoạt động kinh doanh chủ yếu tiêu thụ trong miền Trung Trong

đó, hoạt động kinh doanh nhập khẩu ủy thác và nhập khẩu trực tiếp là hoạt

động kinh doanh chính của Chi nhánh Mặt hàng chính Chi nhánh nhập khẩu

là các loại phân bón có nguồn gốc xuất xứ từ các nớc nh Trung Quốc, Hàn

Quốc, Đài Loan… Chi nhánh cũng nhập một số mặt hàng cao cấp nh linhkiện, bộ phận xe hai bánh gắn máy về tiến hành lắp ráp

Chi nhánh cũng dần tạo đợc chỗ đứng của mình trên thơng trờng bằngviệc tạo mối liên kết với các nớc bạn trong và ngoài khu vực, các doanhnghiệp trong nớc… đặc biệt là mối quan hệ Việt Nam – Lào Tháng 10/1998,Chi nhánh đã mở siêu thị hữu nghị Việt – Lào tên giao dịch là LAVI –INTERSHOP tại 66 – 70, Samsethai – Viên Chăn nhằm mục đích hợp táckinh doanh siêu thị tại thủ đô Viên Chăn và sẽ phát triển sang các tỉnh kháccủa Lào, tiến tới mở trung tâm thơng mại Việt – Lào, tổ chức bán buôn bán

lẻ hàng hóa của Việt Nam, hàng hóa của Lào xuất sang các nớc bạn Đồngthời hợp tác liên doanh thực hiện việc sản xuất hàng hóa Việt – Lào đợc h-ởng u đãi, tổ chức trng bày giới thiệu hàng hóa hai nớc, hợp tác đầu t liêndoanh liên kết, là dịch vụ chuyển khẩu quá cảnh, du lịch

Có thể nói rằng sau hơn 10 năm đổi mới, Chi nhánh đã có nhiều bớc biếnchuyển lớn, trở thành một đơn vị làm ăn có hiệu quả, là một đơn vị nòng cốtcủa Công ty Chi nhánh cũng có một vị trí trên nền kinh tế thị trờng Việt Namtrong giai đoạn đổi mới này

2 Chức năng và nhiệm vụ của Chi nhánh:

2.1 Chức năng:

Chi nhánh có chức năng trực tiếp hoặc ủy thác cho xuất nhập khẩu cácloại hàng nông, lâm hải sản, thực phẩm, công nghệ phẩm, hàng thủ công mỹnghệ, khoáng sản, hàng gia công, t liệu sản xuất… theo kế hoạch hoặc theo ủyquyền của Công ty (trừ các mặt hàng Nhà nớc cấm)

Tổ chức sản xuất, gia công chế biến, cung cấp vật t hàng XNK, dịch vụ,

mở cửa hàng, đại lý bán hàng trng bày giới thiệu hàng hóa XNK, hợp tác đầu

t liên doanh, liên kết với các tổ chức trong nớc và ngoài nớc để thực hiệnnhiệm vụ kinh doanh của Chi nhánh

Ngoài ra Chi nhánh còn thay mặt Công ty giải quyết các công việc đốingoại, đối nội trong phạm vi đợc ủy quyền

2.2 Nhiệm vụ

Chi nhánh chủ động xây dựng kế hoạch, phơng án kinh doanh của Chinhánh và thực hiện có hiệu quả sau khi Công ty duyệt, phù hợp với phạm vihoạt động kinh doanh của Công ty và pháp luật hiện hành của Nhà nớc

Quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn tạo nguồn bổ sung theophân cấp của Công ty Cân đối giữa XK và NK, làm tròn nghĩa vụ đối với Nhànớc và Công ty

Tuân thủ luật pháp, chính sách kinh tế, tài chính XNK, giao dịch đốingoại và các quy định hiện hành của Nhà nớc, của địa phơng và của Công ty.Thực hiện và chịu trách nhiệm các cam kết trong hợp đồng kinh tế có liênquan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi nhánh ở trong và ngoài nuớc.Nghiên cứu, thực hiện các biện pháp để nâng cao chất lợng, tăng khối l-ợng, chủng loại hàng hóa xuất khẩu, mở rộng thị trờng nội, ngoại, marketing,thu hút ngoại tệ, phát triển sản xuât kinh doanh

Thực hiện tốt các chính sách quản lý, sử dụng, đào tạo bồi dỡng, tiền

l-ơng, tiền thởng, phúc lợi, đối với cán bộ công nhân viên theo phân cấp củaCông ty

Làm tốt công tác bảo vệ nội bộ tài sản, bảo hộ an toàn lao động, bảo vệmôi trờng và an ninh quốc phòng

II Đặc điểm kinh doanh của Chi nhánh

1 Đặc điểm về môi trờng kinh doanh:

Môi trờng hoạt động kinh doanh của Chi nhánh gồm các yếu tố sau: môitrờng bên ngoài, môi trờng bên trong, môi trờng tự nhiên và môi trờng xã hội

1.1 Môi trờng bên ngoài:

Loại hình kinh doanh xuất nhập khẩu với những mối quan hệ rất phongphú và đa dạng, đợc thể hiện qua mối quan hệ với nhà cung cấp, khách hàng,Chính phủ, các tổ chức cạnh tranh

1.1.1 Về nhà cung cấp:

Chi nhánh có quan hệ với nhiều nguồn cung cấp khác nhau cả trong nớc

và ngoài nớc phục vụ cho xuất khẩu và nhập khẩu

+ Đối với các nhà cung cấp trong nớc:

Chi nhánh chủ yếu khai thác các nguồn hàng xuất khẩu nh: các mặt hàngthủ công mỹ nghệ (nh mây tre đan, gốm sứ….) các mặt hàng dệt may (áo len,

aó sơ mi, áo jacket….) các mặt hàng nông, lâm, hải sản (gạo, gỗ, ván sàn….)các khoáng sản (thiếc, thép….) Những mặt hàng này đợc cung cấp bởi cácdoanh nghiệp trên toàn quốc chủ yếu là các công ty miền Trung nh Công ty Ximăng Bỉm Sơn, Hoàng Thạch, Công ty hợp tác đầu t NK và Du lịch …

Chi nhánh còn là khách hàng quen thuộc của nhà cung cấp dịch vụ nh:

điện nớc, bu chính viễn thông, tin học, tài chính ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụquảng cáo, t vấn… trên địa bàn Hà Nội và trên cả nớc Đây là các dịch vụthiết yếu cho hoạt động kinh doanh của Chi nhánh

+ Đối với nhà cung cấp ngoài nớc:

Chi nhánh chủ yếu khai thác nguồn hàng nhập khẩu nh: máy móc, thiết

bị, dây chuyền công nghệ sản xuất, linh kiện và dụng cụ sửa chữa xe hai bánhgắn máy, các loại sơn công nghiệp, bột nhựa PVC, phân bón các loại, trà sâm,kính trắng asshi…

Bên cạnh đó, Chi nhánh còn khai thác, sử dụng các dịch vụ nh: t vấn,kiểm định, tài chính ngân hàng, bảo hiểm, khách sạn … nh là những dịch vụthiết yếu của các hoạt động kinh doanh của Chi nhánh

1.1.2 Về khách hàng:

+ Khách hàng trong nớc:

Chi nhánh đã góp phần đáp ứng đợc nhu cầu của khách hàng trong nớc

về các loại hàng hóa còn thiếu hoặc cha sản xuất đợc nh: các loại máy móc,thiết bị công nghệ cao, các loại hóa chất… Tạo điều kiện bình ổn giá cả vàthúc đẩy sản xuất trong nớc Một số khách hàng nội chủ yếu là: Công ty vật t

– nông sản, Công ty xe đạp, xe máy thống nhất, Công ty khai thác và chếbiến đá - Hà Tây….

+ Đối với khách hàng nớc ngoài:

Với chính sách mở cửa nhằm thu hút vốn đầu t nớc ngoài và tăng cờnghợp tác với các nớc trên thế giới, Chi nhánh đã có những chính sách thích hợpnhằm thực hiện các chủ trơng cũng nh các hiệp định, điều khoản đã ký kếtgiữa Chính phủ Việt Nam và Chính phủ các nớc đồng thời nhằm đáp ứng cácnhu cầu và mục tiêu kinh doanh của Công ty và Chi nhánh Chi nhánh đã tạodựng đợc mối quan hệ với các khách hàng nớc ngoài, thỏa mãn các nhu cầucủa họ thông qua hoạt động xuất khẩu Thị trờng nớc ngoài là một thị trờnghết sức rộng lớn, chứa đựng nhiều cơ hội và không ít thách thức Do vậy, Chinhánh cần phải nghiên cứu và có những kế hoạch cụ thể để lựa chọn kháchhàng Các khách hàng chủ yếu của Chi nhánh ở nớc ngoài là: Các nớc EU(hàng dệt may), Nhật Bản (hàng mỹ nghệ), Lào (xi măng, sắt thép, thiếc, gốm,

sứ, gạo, hàng dệt may….) Đặc biệt hiện nay thị trờng Mỹ đang đợc Chi nhánhcùng Công ty quan tâm nghiên cứu để đa ra chiến lợc kinh doanh, khai thácthị trờng đợc coi là lớn này

Hiện nay, tình hình kinh tế cả nớc nói chung và của thành phố Hà Nội nóiriêng đang trên đà tăng trởng mạnh, thu nhập quốc dân tăng, tỷ lệ thất nghiệp

và lạm phát giảm dần Đồng thời, sự ổn định về chính trị tại thành phố cũng

nh trong cả nớc, cùng với thái độ u tiên và các chính sách hết sức thôngthoáng của Nhà nớc đối với kinh doanh Đây cũng là một yếu tố hết sức thuậnlợi cho Chi nhánh và Công ty thực hiện tốt các công việc của mình, góp phầnthúc đẩy tăng trởng kinh tế, tạo việc làm cho ngời lao động, tăng thu ngoại tệ,kích thích sản xuất và tiêu dùng nội địa và sản xuất hàng xuất khẩu

Tuy nhiên, bên cạnh đó còn có nhiều khó khăn nh sự biến động của tỷ giáhối đoái, các tập quán, thói quen của khách hàng đặc biệt là các khách hàngnớc ngoài rất đa dạng và phong phú… Đó là những khó khăn không nhỏ đốivới hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Chi nhánh

Nói tóm lại, môi trờng kinh doanh bên ngoài ảnh hởng rất lớn đến quátrình tồn tại và phát triển của Chi nhánh Trên thực tế môi trờng kinh doanhcủa Công ty XNK tổng hợp 3 hiện nay là khá thuận lợi

1.2 Môi trờng bên trong

1.2.1 Điều kiện tài chính:

Do Công ty XNK tổng hợp 3 là một doanh nghệp Nhà nớc, hoạt động dựatrên nguồn vốn chủ yếu do Nhà nớc cấp Vốn của Chi nhánh gồm các nguồntheo quy định của Nhà nớc và Công ty đáp ứng nhiệm vụ kinh doanh đợc phêduyệt và đợc phản ánh trên sổ sách kế toán của Chi nhánh Chi nhánh phảithực hiện theo đúng nguyên tắc, chế độ tài chính kế toán và các yêu cầu quản

lý khác của Nhà nớc và Công ty

Do Chi nhánh hạch toán phụ thuộc vào Công ty nên báo cáo thống kê,quyết toán định kỳ gửi về công ty phê duyệt Việc lập và sử dụng quỹ của Chi

nhánh phải theo đúng quy định của Nhà nớc và Công ty Lợi nhuận còn lại củaChi nhánh là phần còn lại của tổng doanh thu trừ chi phí và các khoản nộpngân sách Nhà nớc Việc phân tích hoạt động kinh tế tài chính của Chi nhánhphải tiến hành mỗi năm một lần, do Công ty phê duyệt Trong họat động kinhdoanh Chi nhánh đợc quyền quyết định và thỏa thuận giá cả với khách hàngtheo quy định của Nhà nớc và Công ty Năm kinh doanh của Chi nhánh bắt

đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 năm dơng lịch

Nguồn vốn kinh doanh của Chi nhánh đợc phân bổ theo mục tiêu kếhoạch và yêu cầu kinh doanh theo hình thức hợp đồng giao khoán từng năm vàtừng giai đoạn khác nhau Nguồn vốn đó đã đáp ứng nhu cầu kinh doanh củaChi nhánh trong thời gian qua

định do Chi nhánh và Công ty đặt ra

Vấn đề nhân sự và quản lý nhân sự là một trong những vấn đề nổi cộm

đáng đợc quan tâm của Chi nhánh trong giai đoạn hiện nay và sau này

1.2.3 Lợi thế kinh doanh.

Là một doanh nghiệp Nhà nớc, Công ty XNK tổng hợp 3 nói chung vàChi nhánh nói riêng có lợi thế lớn đợc sự hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi củaNhà nớc, cũng nh uy tín của một doanh nghiệp Nhà nớc làm ăn có hiệu quả Trong hơn 10 năm hoạt động Chi nhánh đã tạo đợc nhiều mối quan hệ vớicác bạn hàng trên thế giới và trong nớc cũng nh mối quan hệ của Chi nhánhvới các cấp quản lý từ trung ơng đến địa phơng Để có đợc những mối quan hệ

nh thế phải kể đến công lao to lớn của giám đốc Chi nhánh Hoàng Đình Dung– một phong cách lãnh đạo hết sức linh hoạt và có hiệu quả Ngoài ra, nhữngkinh nghiệm và đóng góp của cán bộ công nhân viên Chi nhánh trong lĩnh vựckinh doanh xuất nhập khẩu đã bắt kịp đợc với thời cuộc là một lợi thế có tínhthời cuộc quyết định đến sự thành hay bại của Chi nhánh

Một lợi thế nữa phải kể đến của Chi nhánh là vị trí đặt trụ sở của Chinhánh tại Hà Nội Trụ sở chính của Chi nhánh đợc đặt tại 247 Giảng Võ, mộttrong những trục đờng chính của thành phố rất thuận tiện cho việc đi lại giaodịch của Chi nhánh Hơn thế nữa, Hà Nội là trung tâm thủ đô của cả nớc, nơitập trung các cơ quan, các Bộ ngành của Nhà nớc tạo thuận lợi cho Chi nhánhtrong việc giao dịch nắm bắt thông tin với các cơ quan có liên quan một cáchkịp thời, góp phần mang hiệu quản lý kinh doanh của Chi nhánh

Có thể nói rằng Chi nhánh đã có những điều kiện hết sức thuận lợi cholĩnh vực hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu cả về môi trờng bên ngoài lẫn

môi trờng bên trong Chi nhánh Chi nhánh cần phải biết tận dụng và có nhữngchính sách đờng lối phù hợp nhằm nâng cao lợi nhuận và đạt hiệu quả kinhdoanh cao

2 Đặc điểm về mặt hàng:

2.1 Các mặt hàng nhập khẩu:

Việc kinh doanh nhập khẩu các mặt hàng đã đem lại cho Chi nhánh cũng

nh Công ty một lợi nhuận không nhỏ Tuy phụ thuộc khá nhiều vào Công ty

và với số vốn ít ỏi, trong nhiều năm qua Chi nhánh cũng đã đạt đợc một số kếtquả khả quan trong kinh doanh các mặt hàng nhập khẩu Các mặt hàng nhậpkhẩu chính là:

+ Nhập khẩu phân bón:

Phân bón là mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của Chi nhánh Do đặc thùNhà nớc ta sản xuất lơng thực là chủ yếu, mặt khác việc sản xuất phân bóntrong nớc có thể nói là không phát triển và cha đáp ứng đợc nhu cầu trong nớc.Chính vì vậy vấn đề nhập khẩu phân bón đợc hết sức chú trọng

+ Nhập khẩu linh kiện xe máy Nhật:

Trong những năm gần đây vấn đề tiêu thụ xe máy đang trở thành vấn

đề nổi bật trong nền kinh tế nớc ta Việc một gia đình có từ 3 đến 4 chiếc xemáy là bình thờng Do nắm bắt đợc nhu cầu của ngời tiêu dùng trong nớc màChi nhánh đã tiến hành nhập khẩu nhiều linh kiện xe máy Nhật nhằm đáp ứngthị trờng trong nớc đồng thời tạo doanh thu lớn cho Chi nhánh

+ Nhập khẩu các mặt hàng tiêu dùng:

Do tình hình sản xuất trong nớc còn gặp nhiều khó khăn, nhu cầu tăngnhanh, ngời dân không chỉ chú trọng vào số lợng mà còn đặt yêu cầu vào chấtlợng, chủng loại, mẫu mã, Chi nhánh đã chú trọng nhiều vào mặt hàng này.Một số mặt hàng nhập khẩu chính nh: Sâm Triều Tiên, sữa…

Ngoài ra, Chi nhánh còn nhập khẩu một số loại máy móc nh: máy xúc,máy sản xuất gạch, thang máy…

Chi nhánh cũng nhập một số các loại vật kiệu nh : sơn, hóa chất pha chếsơn, bột nhựa PVC… Các mặt hàng này Chi nhánh nhập khẩu chủ yếu nhằm

đáp ứng cho các đơn vị kinh doanh thơng mại, các đại lý…

Trong nền kinh tế thị trờng, việc cạnh tranh buôn bán ngày càng trở nênkhốc liệt, nhu cầu của ngời tiêu dùng đợc nâng cao, việc kinh doanh của Chinhánh gặp nhiều khó khăn Tuy nhiên Chi nhánh cũng đã vơn lên để hoànthành tốt nhiệm vụ đặt ra, đạt đợc các chỉ tiêu theo quy định của Công ty Trong những năm qua mặc dù gặp nhiều khó khăn trong việc tiêu thụ sảnphẩm nhng Chi nhánh vẫn cố gắng duy trì nhập khẩu những sản phẩm chínhcủa mình Việc tìm kiếm thị trờng để nhập khẩu là một vấn đề đang đợc Công

ty cũng nh Chi nhánh quan tâm Bằng sự nỗ lực và kinh nghiệm của mình, Chinhánh đã duy trì và mở rộng thị trờng nhập khẩu với một số thị trờng chínhnh: Indonesia, Trung Quốc, Nhật Bản Với hai hình thức nhập khẩu chính lànhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu ủy thác, những mặt hàng nhập khẩu của Chinhánh có u điểm là lớn và đa dạng Hàng hóa nhìn chung là đảm bảo đợc chất

lợng, giữ đợc uy tín với khách hàng Chi nhánh cũng biết chú trọng vào nhữngmặt hàng đang là nhu cầu thiết yếu của ngời tiêu dùng nh phân bón, xe máy….Chính vì thế đã tạo ra hiệu quả kinh doanh nhất định cho Chi nhánh Tuynhiên, phụ thuộc vào nó qua nhiều sẽ gây ra bất lợi cho Chi nhánh Kim ngạchnhập khẩu của Chi nhánh tăng lên rất nhanh chóng, doanh thu đạt cao, nộpngân sách Nhà nớc lớn, khai thác tốt nguồn vốn kinh doanh, không sử dụngnguồn vốn của Công ty Nhng lợi nhuận của Chi nhánh còn thấp, chiếm một

tỷ trọng nhỏ trong doanh thu Vì thế mà Chi nhánh cần phải tìm ra biện pháp

để tăng lợi nhuận, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh

Bảng 1: Kim ngạch nhập khẩu hàng hóa theo sản

động quan trọng nhằm chuyển dịch cơ cấu kinh tế Do vậy, Nhà nớc đã và

đang tạo điều kiện cho các doanh nghiệp Việt Nam trong đó có Chi nhánh –Công ty XNK tổng hợp 3 tham gia xuất khẩu Một số mặt hàng xuất khẩu chủyếu là:

+ Mặt hàng tiêu dùng:

Đây là mặt hàng có giá trị xuất khẩu rất cao của Chi nhánh và cùngxuất sang thị trờng Lào Nó chiếm tỷ trọng cao trong kim ngạch xuất khẩu củaChi nhánh, hơn nữa lại là mặt hàng tự doanh nhng lại thay đổi lên xuống sẽ

ảnh hởng không tốt đến hoạt động xuất khẩu

+ Mặt hàng gốm sứ:

Mặt hàng này chủ yếu xuất khẩu Lào và mặt hàng Chi nhánh xuất khẩu

ủy thác Gốm sứ là mặt hàng truyền thống của Việt Nam, nhiều làng nghềtruyền thống về gốm sứ nổi tiếng nh làng gốm Bát Tràng….đã thu hút nhiều sựchú ý của các doanh nghiệp và khách hàng nớc ngoài Nhận biết đợc nhu cầu

đó của khách hàng Chi nhánh đã tiến hành xuất khẩu sang các nớc nhng chủyếu vẫn là thị trờng Lào

+ Mặt hàng gạo: Việt Nam là một nớc nông nghiệp xuất khẩu gạo thứ

hai trên thế giới Mặt hàng này cũng có kim ngạch xuất khẩu khá cao của Chinhánh Tuy nhiên trong những năm gần đây thì không còn duy trì đợc mặthàng này nữa

Ngoài ra, Chi nhánh cũng xuất khẩu một số hàng khác nh: xi măng, sắt thép,hàng thủ công mỹ nghệ truyền thống (mây tre….)

Bảng 2: Kim ngạch xuất khẩu theo mặt hàng của Chi nhánh.

(Đơn vị:Nghìn USD) Năm

(Nguồn: Báo cáo tổng hợp hàng năm của Chi nhánh)

Trong thời gian qua nhìn chung Chi nhánh có nhiều thuận lợi để tăng ờng hoạt động xuất khẩu Việt Nam với khẩu hiệu muốn làm bạn với tất cảcác nớc trên thế giới, đồng thời tham gia vào các tổ chức nh AFTA,NAFTA… , tổ chức thành công các cuộc hội nghị về kinh tế, tiến tới gia nhậpvào WTO Nhà nớc đã có nhiều chính sách thuận lợi cho hoạt động xuất khẩu

c-nh mở rộng hàc-nh lang pháp lý, bỏ thuế quan… Chi nhánh cũng có nhữngthuận lợi nh có mối quan hệ mật thiết với các Ngân hàng thuận tiện cho việcgiao dịch của Chi nhánh trên thơng trờng Ngoài phơng thức kinh doanhtruyền thống là mua đứt bán đoạn, Chi nhánh còn áp dụng nhiều phơng thứcmới nh nhận ủy thác, liên doanh liên kết, xây dựng trung tâm thơng mại tại n-

ớc ngoài

Tuy nhiên bên cạnh những thành công mà Chi nhánh đạt đợc trong thờigian qua thì vẫn còn nhiều hạn chế ảnh hởng tới sự phát triển của Chi nhánh.Kim ngạch xuất khẩu của Chi nhánh rất thấp, chiếm một tỷ trọng không caotrong tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của Chi nhánh Chi nhánh phụ thuộc rấtnhiều vào hoạt động nhập khẩu Hơn nữa kim ngạch xuất khẩu có xu hớnggiảm làm tăng thêm sự phụ thuộc này Điều này gây ảnh hởng không tốt tớihoạt động kinh doanh chung khi thị trờng nhập khẩu có biến động, nhu cầutrong nớc với hàng nhập khẩu giảm sút và Chi nhánh đã không tận dụng đợcnhững u đãi của Nhà nớc đối với hoạt động xuất khẩu

Bảng 3: Kết quả kinh doanh xuất nhập khẩu cuả chi nhánh

(Đơn vị: Nghìn USD) Năm

Mục

Giá trị % Giá trị % Giá trị % Giá trị % Nhập khẩu 29591 73 38583 71 41966 74.2 46960 82.3 Xuất khẩu 10970 27 16090 29 14570 25.8 10120 17.7 Kim ngạch XNK 40561 100 54673 100 56536 100 57080 100

(Nguồn: Báo cáo tổng hợp hàng năm của Chi nhánh)

3 Đặc điểm về thị trờng

Đối với bất kỳ công ty xuất nhập khẩu nào thì vấn đề thị trờng luôn đợcxem là vấn đề đáng đợc quan tâm hàng đầu Từ khi ra đời cho đến nay Chinhánh Công ty XNK tổng hợp 3 đã và đang không ngừng duy trì mở rộng thịtrờng nhập khẩu và thị trờng xuất khẩu

3.1 Thị trờng nhập khẩu:

Bảng 4: Kim ngạch nhập khẩu hàng hóa theo thị

tr-ờng của Chi nhánh

(Đơn vị: Nghìn USD). Năm

(Nguồn: Báo cáo tổng hợp hàng năm của Chi nhánh)

+ Thị trờng Trung Quốc: Đây là một thị trờng có tiềm năng rất lớn Kim

ngạch nhập khẩu từ thị trờng này khá cao Điều này cũng dễ hiểu vì ta vàTrung Quốc đã ký kết hiệp định thơng mại Việt Trung, mặt khác ta và TrungQuốc giáp nhau trên đất liền cũng nh biển, chính vì vậy chuyên chở hàng hóacũng dễ dàng, ít tốn kém Kim ngạch nhập khẩu hàng Trung Quốc tăng dầnlên trong các năm Đây là một điều đáng lu ý vì hiện nay rất nhiều mặt hàngTrung Quốc xuất hiện tại Việt Nam, mặc dù chất lợng không cao hơn hànghóa chúng ta nhng giá cả lại thấp hơn

+ Thị trờng Nhật Bản: Kim ngạch nhập khẩu thị trờng này có cao nhng

cũng có xu hớng giảm dần Mặt hàng từ thị trờng này chủ yếu là linh kiện xemáy và các máy móc khác, tuy nhiên lợng xe máy Trung Quốc nhập vào ViệtNam một cách ồ ạt, do đó việc tiêu thụ mặt hàng này gặp nhiều khó khăn mặc

dù chất lợng cao

Ngoài ra Chi nhánh còn có nhiều mặt hàng nhập từ nhiều thị trờng khácnh: Thị trờng Singapo, Lào, Hàn Quốc…

Việc mở rộng thị trờng là hết sức cần thiết nhng tìm ra thị trờng chính

đem lại hiệu quả kinh doanh cao cho Chi nhánh mới là điều quan trọng

3.2 Thị trờng xuất khẩu:

Bảng 5: Kim ngạch xuất khẩu theo thị trờng của Chi nhánh

(Nguồn: Báo cáo tổng hợp hàng năm của Chi nhánh)

+ Thị trờng Lào: Đây là thị trờng xuất khẩu chính cho Chi nhánh trong

những năm vừa qua Tuy nhiên trong những năm gần đây thì hoạt động kinhdoanh sang Lào vẫn có xu hớng giảm Đó là một điều bất lợi cho Chi nhánh vì

đây là một thị trờng tiêu thụ lớn hàng Việt Nam

+ Thị trờng Đức: Đây là thị trờng lớn với quy mô dân số lớn hơn 80 triệu

dân, có mức thu nhập bình quân đầu ngời cao Đây là một thị trờng đầy hứahẹn, tuy nhiên những yêu cầu đối với hàng hóa nhập khẩu về chất lợng, mẫumã là rất cao Hàng hóa mà Chi nhánh xuất sang thị trờng Đức ngày càng tăngchủ yếu là hàng may mặc chứng tỏ thị trờng cũng đã chấp nhận hàng hóa củaChi nhánh Đây là một dấu hiệu đáng mừng đối với Chi nhánh, do vậy Chinhánh cần có chính sách khai thác tốt trong thời gian tới

Nhìn chung tình hình xuất khẩu của Chi nhánh không đạt hiệu quả caomột phần do cha tìm đợc thị trờng phù hợp và cha tận dụng đợc các lợi thế doChính phủ và Nhà nớc tạo cho

4 Đặc điểm về vốn và tài sản:

Do đặc thù là một doanh nghiệp Nhà nớc cho nên nguồn vốn của Chinhánh đợc hình thành từ nhiều nguồn khác nhau nh: Ngân sách cấp, Công tycấp, Chi nhánh tự bổ sung, Vốn huy động, hoặc nếu cần số tiền lớn cho muahàng hóa với số lợng lớn thì có thể vay của Ngân hàng, có thể chiếm dụng vốncủa nhà cung cấp

Sau hơn 10 năm kể từ ngày thành lập, tổng số vốn của Chi nhánh có bớctăng vợt bậc, đặc biệt trong những năm gần đây

Bảng 1: Cơ cấu tài sản của Chi nhánh

Bảng 2: Mối quan hệ giữa tổng, vốn chủ sở hữu và nợ phải trả.

Đơn vị: Triệu đồng

Tổng tài sản 40.830.157 59.381.822 66.285.060 73.128.498

Vốn chủ sở hữu 5.815.256 8.938.288 10.956.359 13.023.345

Nợ phải trả 35.014.901 51.443.534 60.328.701 60.105.153

Vốn chủ sở hữu của Chi nhánh ngày càng tăng chứng tỏ năng lực hoạt

động kinh doanh của Chi nhánh ngày càng cao Tuy nhiên Chi nhánh cũngcần có biện pháp tăng vốn chủ sở hữu nh: tăng do phân phối lợi nhuận, tăng

hệ thống pháp luật Vì vậy, khi bớc vào giao dịch, cần phải có sự chuẩn bịchu đáo, sự chuẩn bị này có ảnh hởng lớn đến kết quả của thơng vụ Công việcchuẩn bị gồm hai phần: là nghiên cứu thị trờng và lập phơng án kinh doanh:

+ Nghiên cứu tiếp cận thị trờng:

Đây là công việc tìm kiếm, thu thập, xử lý các thông tin liên quan đến thịtrờng hoạt động xuất khẩu nhằm giúp nhà quản trị đa ra các quyết định phùhợp, phục vụ cho các vấn đề thuộc lĩnh vực hoạt động của mình Quá trìnhnghiên cứu tiếp cận thị trờng gồm các bớc sau:

* Nhận biết sản phẩm xuất khẩu: Hiện nay trên thị trờng có rất nhiều mặthàng có thể xuât khẩu Tuy nhiên, một doanh nghiêp không thể cùng một lúckinh doanh tất cả mọi mặt hàng Lý do là khả năng kinh doanh của Chi nhánh

có hạn, hơn nữa việc kinh doanh nhiều loại hàng hóa nhiều khi không đem lạihiệu quả vì còn phụ thuộc vào nhu cầu thị trờng Do đó, Chi nhánh cần phảitìm ra cho mình sản phẩm hàng hóa xuất khẩu phù hợp nhằm đem lại hiệu quảcao Trớc hết, phải tìm hiểu kỹ đặc điểm thơng phẩm hàng hóa Mặt khác,phải nắm rõ tình hình sản xuất mặt hàng đó, cũng nh vị trí của nó trong chu kỳsống của sản phẩm ở trong nớc và trên thị trờng quốc tế Ngoài ra, Chi nhánhphải chú ý đến tỷ giá ngoại tệ của mặt hàng xuất khẩu

* Nắm vững thị trờng nớc ngoài: Mỗi quốc gia đều có những nét riêngbiệt, đặc thù về văn hóa, chính trị, kinh tế, xã hội Vì vậy, cần phải tìm hiểu

kỹ về thị tròng xuất khẩu của sản phẩm Những nội dung chính cần phải nắm

đó là: Các điều kiện chính trị, kinh tế chung, hệ thống pháp luật và các chínhsách thơng mại, đặc biệt là chính sách về thuế XNK, bảo hộ sản phẩm nội địa,chính sách giá,điều kiện tiền tệ, điều kiện vận tải, giá cớc, tỷ lệ lạm phát Bên cạnh đó, Chi nhánh cũng cần tìm hiểu những đặc điểm về thị trờng

có liên quan đến sản phẩm xuất khẩu nh: Tập quán tiêu dùng, dung lợng tiêuthụ, giá cả và các sản phẩm cạnh tranh cùng loại

+ Lựa chọn khách hàng:

Mỗi thị trờng xuất nhập khẩu có nhiều loại khách hàng khác nhau, do đóChi nhánh cần phải tìm hiểu xem quan hệ với loại khách hàng nào là phù hợpnhất Một điều cơ bản là không tin vào những lời quảng cáo mà phải lựa chọndựa trên nguyên tắc nhất định Nguyên tắc đó là: Nhóm khách hàng đợc lựachọn phải phù hợp với Chi nhánh về các phơng diện nh: Quy mô hàng xuấtnhập khẩu, sự ổn định, khả năng tài chính phục vụ cho hoạt động xuấtkhẩu Nhìn chung, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu đều mong muốn đợc

quan hệ với các khách hàng có khả năng lớn, ổn định và có ý định làm ăn lâudài.

+ Lập phơng án kinh doanh:

Sau khi đã tiến hành xác định mặt hàng, tìm hiểu thị trờng và lựa chọnkhách hàng, Chi nhánh phải tiến hành lập phơng án kinh doanh Nội dung củaphơng án gồm 5 bớc sau:

- Đánh giá tình hình thị trờng, phân tích những thuận lợi và khó khăntrong quá trình kinh doanh

- Lựa chọn mặt hàng, thời cơ, điều kiện kinh doanh thích hợp

- Đa ra mục tiêu về doanh số, giá cả, thị trờng

- Đề ra các biện pháp thực hiện: biện pháp thu gom hàng, tổ chức nhânsự

- Sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế thông qua các chỉ tiêu: tỷ suất doanhthu, điểm hòa vốn,thời gian hòa vốn

1.2 Đàm phán và ký kết hợp đồng

1.2.1.Đàm phán

Đàm phán trong hợp đồng xuất khẩu là một quá trình trong đó diễn ra sựtrao đổi thơng lợng giữa Chi nhánh và khách hàng nớc ngoài về điều kiện muabán một loại hàng hóa nào đó để đi tới sự thỏa thuận nhất trí giữa hai bên.Hiện nay, trong hợp đồng xuất khẩu quá trình đàm phán thờng diễn ra các bớcsau:

Chào hàng : Chào hàng là việc Chi nhánh thể hiện rõ ý định bán hàng của

mình hay là lời ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng hóa với khách hàng nớcngoài Trong lời chào hàng Chi nhánh đa ra các thông tin về loại hàng, quicách phẩm chất, mẫu mã, bao bì, thời gian, điều kiện thanh toán, các điều kiệndịch vụ kèm theo(nếu có)

Chi nhánh có thể sử dụng hai hình thức chào hàng đó là: Chào hàng cố

định và chào hàng tự do

Hoàn giá: Hoàn giá là việc mặc cả về giá, điều kiện giao dịch, đồng thời

đa ra đề nghị mới để tiếp tục cuộc giao dịch, đề nghị mới là hoàn giá Thờngthì giao dịch đàm phán phải trải qua nhiều lần hoàn giá mới đi tới nhất trí cuốicùng giữa hai bên

Chấp nhận: Chấp nhận là sự đồng ý tất cả điều kiện của chào hàng(hoặc

đặt hàng) mà Chi nhánh(hoặc khách hàng) đa ra Chấp nhận là kết quả củaquá trình hoàn giá Khi chấp nhận thì có nghĩa là hợp đồng đã đợc xác lập

Xác nhận: Xác nhận là sự chấp nhận bằng văn bản của hai bên: Chi nhánh

và khách hàng, về các điều kiện trong các đơn chào hàng sau khi đã trải quaquá trình hoàn giá Văn bản đó đợc lập thành hai bản và hai bên cùng giữ

1.2.2 Ký kết hợp đồng xuất khẩu.

Về mặt pháp lý, hợp đồng xuất khẩu là căn cứ pháp luật ràng buộc cácbên phải thực hiện những nghĩa vụ cũng nh các quyền lợi đợc hởng Vì vậy, tr-

ớc khi tiến hành ký kết, Chi nhánh phải xem xét lại các điều khoản thỏa thuậnmột cách kĩ lỡng.

Chi nhánh có thể ký kết dới các hình thức nh sau:

- Hai bên cùng ký vào một văn bản hợp đồng mua bán

- Chi nhánh xác nhận là ngời mua đã đồng ý với các điều kiện của th chàohàng

- Chi nhánh xác nhận đơn đặt hàng của khách hàng

1.3 Thực hiện hợp đồng xuất khẩu:

Việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu đựoc tiến hành theo các khâu sau:

* Xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa:

Trớc đây, khi muốn xuất khẩu hàng hóa thì Chi nhánh đều phải xin giấyphép từ Bộ Thơng Mại Để giảm gánh nặng thủ tục hành chính, nghị định CP

* Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu:

Đây là giai đoạn quan trọng của quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu

có điều kiện qui định rõ ràng mà Chi nhánh phải đáp ứng Do vậy, đây là giai

đoạn mang tính quyết định cho các bớc tiếp theo, đảm bảo cho Chi nhánh thựchiện tốt các nghĩa vụ của mình trong hợp đồng xuất khẩu đã kí, đảm bảo vànâng cao uy tín, vị thế của Chi nhánh trong thực hiện hợp đồng xuất khẩu.Muốn thực hiện chu đáo, hiệu quả Chi nhánh cần phải thực hiện tốt cáccông việc sau:

- Thu gom hàng hóa thành các lô hàng xuất khẩu

- Bao bì đóng gói hàng xuất khẩu

- Kẻ kí mã hiệu xuất khẩu

* Kiểm tra chất lợng hàng hóa:

Trớc khi tiến hành xuất khẩu lô hàng nào đó, Chi nhánh phải tiến hànhkiểm tra chất lợng, khối lợng, bao bì của các lô hàng hóa đó Ngoài ra, nếuhàng hóa xuất khẩu là động thực vật, thì Chi nhánh còn phải tiến hành kiểmdịch Việc kiểm tra, kiểm dịch đợc tiến hành ở hai cấp độ là ở Chi nhánh vàcửa khẩu

* Thuê tàu lu cớc:

Việc thuê tàu chở hàng thờng dựa vào các căn cứ:

- Những điều khoản trong hợp đồng xuất khẩu

- Đặc điểm của hàng hóa xuất khẩu

- Điều kiện vận tải giao hàng

Đối với hàng hóa có khối lợng ít, không cồng kềnh thì Chi nhánh có thểthuê tàu chở

Đối với hàng hóa có khối lợng lớn, Chi nhánh có thể thuê tàu chuyếnhoặc ủy thác việc thuê tàu.

* Mua bảo hiểm hàng hóa:

Chuyên chở hàng hóa xuất khẩu thờng xuất hiện những rủi ro, tổn thất Vìvậy, việc mua bảo hiểm cho từng hàng hóa xuất khẩu là cách tốt nhất để bảo

đảm an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển Chi nhánh có thể muabảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu của mình tại các công ty bảo hiểm uy tíntrong nớc và quốc tế

* Làm thủ tục hải quan:

Hàng hóa xuất khẩu muốn đi qua đợc biên giới thì phải đợc làm các thủ tụchải quan Khi làm thủ tục hải quan, Chi nhánh cần phải tuân thủ theo các thủ tụcsau:

- Khai báo hàng hóa xuất khẩu với hải quan

- Xuất trình hàng hóa với hải quan

- Thực hiện các hợp đồng với hải quan

* Giao nhận hàng:

Thực hiện hợp đồng giao nhận hàng trong hợp đồng xuất khẩu, đến thờigian giao hàng, Chi nhánh phải làm thủ tục giao nhận hàng Hiện nay, phầnlớn hàng hóa xuất khẩu của ta đợc vận chuyển bằng đờng biển, đờng sắt

* Thủ tục thanh toán: Thanh toán là khâu quan trọng và là kết quả cuối

cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh xuất khẩu

Hiện nay hai phơng thức thanh toán đợc sử dụng rộng rãi là:

- Thanh toán bằng thẻ tín dụng chứng từ

- Thanh toán bằng phơng thức nhờ thu

* Khiếu nại với trọng tài (nếu có):

Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu có khách hàng hoặccác bên có liên quan có sự vi phạm mà sau khi đàm phán thơng lợng không

đem lại kết quả mong muốn thì Chi nhánh có thể tiến hành kiện với trọng tàikinh tế về sự vi phạm đó Việc khiếu kiện phải đợc tiến hành thận trọng, tỉ mỉ,kịp thời dựa trên các chứng từ kèm theo

Tóm lại: Trên đây là những nội dung của quá trình thực hiện một hợp

đồng xuất khẩu Để đảm bảo chữ tín với khách hàng, đảm bảo hiệu quả hoạt

động xuất khẩu thì Chi nhánh phải thực hiện tốt và đầy đủ các nội dung trên.Tuy nhiên, tùy thuộc vào tình hình cụ thể mà Chi nhánh có thể bỏ đi nội dungkhông cần thiết

2 Nhập khẩu

Tơng tự nh trên nhng lúc này Chi nhánh đóng vai trò là khách hàng

Để xuất nhập khẩu hàng hóa và ký kết đợc hợp đồng ngoại thơng, Chinhánh thông qua hình thức giao dịch, đàm phán trực tiếp hoặc hình thức chàohàng qua trang web Hợp đồng mua bán ngoại thơng đợc ký kết theo đúngnguyên tắc, đúng pháp luật trong nớc và luật pháp quốc tế và phải ghi rõ nộidung mà hai bên thỏa thuận đồng thời có hai chữ ký đại diện hợp pháp của hai

bên Sau khi ký kết hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên đã đợc xác lậpthì Chi nhánh cũng nh khách hàng (nếu xuất khẩu) và nhà cung cấp (nếu nhậpkhẩu) phải thực hiện đúng theo các quy định đã ghi trong hợp đồng.

II Tổ chức bộ máy quản lí kinh doanh

2.1 Mô hình tổ chức

Mô hình tổ chức của chi nhánh là một thể thống nhất, theo tổ chức của

doanh nghiệp Nhà nớc Cơ cấu bộ máy của Chi nhánh đợc tổ chức gọn nhẹ,tinh giảm, đủ năng lực hoàn thành nhiệm vụ của sản xuất kinh doanh

Bộ máy quản lý của Chi nhánh đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chứcnăng.Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Chi nhánh

2.2 Chức năng từng bộ phận

Đứng đầu bộ máy là Giám đốc Chi nhánh do Giám đốc Công ty bổnhiệm Giám đốc Chi nhánh tổ chức và điều hành Chi nhánh theo chế độ thủtrởng và chịu trách nhiệm toàn diện trớc Giám đốc công ty và tập thể cán bộcông nhân viên của Chi nhánh

Giúp việc cho Giám đốc gồm có: 01 Phó Giám đốc, 01 Trởng phòng kinhdoanh tổng hợp, 01 Kế toán trởng do Giám đốc công ty bổ nhiệm, các chuyênviên, cán sự kế toán – tài chính, nghiệp vụ tổng hợp và một số chức danhkhác

Phó GĐ Chi nhánh có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc hoặc đợc giám

đốc ủy quyền để quản lý một số lĩnh vực nào đó của công việc kinh doanh

nh-ng giám đốc vẫn chịu trách nhiệm hoàn toàn về mọi mặt của Chi nhánh.Trong phạm vi đợc ủy quyền, phó giám đốc và trởng phòng nghiệp vụ có thểthay mặt giám đốc giao dịch ký kết hợp đồng trong từng thơng vụ, từng thờigian theo ủy quyền của giám đốc

Phòng kinh doanh ngoài chức năng nhiệm vụ phụ trách công việc nhậpkhẩu, chuyển khẩu, quá cảnh, giao nhận… phòng còn đảm nhiệm từ việc lập

Phòng kế toán

Phòng hành chính quản trị

kế hoạch, phơng án kinh doanh cho đến việc đàm phán, ký kết và thực hiệnhợp đồng

Phòng Kế toán có nhiệm vụ cập nhật thông tin hàng ngày, hàng tháng,quý, năm theo từng nội dung đối với tài chính, chi phí, lập các báo cáo bảngcân đối kế toán, bảng chấm công, bảng tính lơng, thực hiện thanh toán kháchhàng và giúp giám đốc kiểm soát về tài chính trong Chi nhánh và có kế hoạch

để phát triển kinh doanh

Bộ phận hành chính quản trị có trách nhiệm công tác văn phòng nh tiếpnhận th từ, công văn đến, chuyển công văn đi… Bên cạnh đó còn có thêmnhân viên lái xe, bảo vệ và tạp vụ, mỗi ngời đều có nhiệm vụ riêng của mình.Ngoài các bộ phận, phòng ban chính tại trụ sở Chi nhánh thì Chi nhánhcòn có cửa hàng kinh doanh tổng hợp có nhiệm vụ buôn bán các sản phẩm doChi nhánh kinh doanh, trng bày, giới thiệu hàng hóa XNK, làm đại lý bánhàng cho các đơn vị trong và ngoài nớc theo quy định của Công ty

Chơng III

đặc điểm Tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh

Công ty XNK tổng hợp 3

I Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:

Chi nhánh Hà Nội mặc dù trực thuộc Công ty XNK tổng hợp 3 nhng mọiviệc của bộ phận kế toán phải thực hiện từ khâu đầu tiên cho đến khâu kếtthúc tức là kế toán tiến hành kiểm tra phân loại các chứng từ, ghi sổ chứng từ ,hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp các hoạt động nói trên, ghi sổ tổnghợp và lập báo cáo gửi về Công ty

Ban kế toán tài chính của Chi nhánh gồm: 1 kế toán trởng, 1 phó kế toántrởng, và 4 nhân viên kế toán, sau đây là mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán của Chi nhánh

Kế toán tr ởng

P.Kế toán tr ởng

Phòng kế toán là phòng ban nghiệp vụ có chức năng chính là phân tích vàgiám sát các hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Đồng thời còn có chứcnăng tham mu, giúp việc cho giám đốc trong việc chuẩn bị và quản lý nguồnvốn cho sản xuất kinh doanh Đề xuất, thực hiện các biện pháp bảo toàn vàphát triển vốn, hớng dẫn, thực hiện các nghiệp vụ hạch toán, thống kê kế toán

và phân tích hoạt động kinh doanh trong nội bộ Chi nhánh

Ngoài chức năng quản lý tài chính, phòng kế toán còn có chức năng làmcông tác kế toán Nhiệm vụ chính là ghi chép các thông tin kế toán để chuẩn

bị lập Báo cáo tài chính Mỗi nhân viên kế toán có một nhiệm vụ và chức năngriêng

* Kế toán trởng có nhiệm vụ:

- Trực tiếp phân công công việc cho từng cán bộ trong phòng thực hiện

- Chỉ đạo công tác hạch toán, quản lý tài chính của Chi nhánh

- Kiểm duyệt những khoản chi phí trong quyền hạn của mình

- Trực tiếp liên hệ với các cơ quan liên quan đến công việc của mình nh:Ban tài chính của Tổng công ty, Cơ quan thuế, Ngân hàng

* Phó kế toán trởng

- Đợc thực hiện những quyền hạn do trởng phòng ủy quyền

- Vào bảng tổng hợp chứng từ, Chứng từ ghi sổ và Sổ cái toàn bộ các tàikhoản phát sinh vào cuối tháng

- Đối chiếu số d trên các tài khoản vào cuối tháng với các kế toán viênkhác

- Lập báo cáo tài chính của Chi nhánh

* Kế toán TSCĐ

- Lập thẻ TSCĐ

- Vào sổ chi tiết tăng, giảm TSCĐ của Chi nhánh Vào sổ cái của các tàikhoản 211, 212, 213, 214

- Hàng tháng, quý tính và trích khấu hao TSCĐ của Chi nhánh

- Cuối năm cho báo cáo về tình hình TSCĐ nh: Nguyên giá, tổng sốnguồn vốn khấu hao và giá trị còn lại

- Kiểm tra chứng từ thu chi với chứng từ của Ngân hàng mà Chi nhánhgiao dịch

* Kế toán thanh toán:

- Thực hiện thanh toán các công nợ phải thu, phải trả của Chi nhánh vớikhách hàng, nhà cung cấp

- Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

- Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày vào các sổ chi tiết, sổcái và lập các báo cáo tổng kết, bảng cân đối số phát sinh … lên Công ty

* Thủ quỹ: Quản lý quỹ, lập báo cáo qũy, thu chi tiền mặt theo lệnh củaGiám đốc và kế toán trởng

II Chế độ kế toán áp dụng

1 Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng:

Chứng từ kế toán là bộ phận rất quan trọng và cần thiết đối với ngời làmcông tác kế toán và những ngời làm công tác quản lý Trong các nghiệp vụhoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Chi nhánh, Chi nhánh sử dụng hệthống chứng từ sau:

- Vận đơn (Bill of Lading): là giấy chứng nhận của đơn vị vận tải về loạihàng hóa, số lợng, nơi đi, nơi đến

- Hóa đơn thơng mại (Commercial Invoice): là chứng từ cơ bản của khâucông tác thanh toán Nó yêu cầu ngời mua phải trả số tiền hàng ghi trên hóa

đơn

- Bảng kê đóng gói (Packing list): là bảng kê các hàng hóa đựng trongmột kiện hàng

- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): là chứng từ do cơ quan

có thẩm quyền cấp để xác định nơi sản xuất hàng hóa

- Giấy chứng nhận số lợng (Certificate of Quantity): là chứng từ xác nhận

số lợng hàng hóa thực giao

- Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quality): là chứng từ xácnhận phẩm chất hàng hóa thực giao và chứng minh phẩm chất hàng hóa phùhợp với điều khoản trong hợp đồng

- Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate): xác nhận lô hàngnào đã đợc bảo hiểm theo hợp đồng dài hạn

- Giấy chứng nhận kiểm định vật t hàng hóa: là chứng từ để chứng minhnghiệp vụ giao nhận hàng tồn kho giữa nhà cung cấp, ngời quản lý tài sản vàcán bộ nghiệp vụ quản lý cung ứng về số lợng, chủng loại, chất lợng

- Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho: là chứng từ phản ánh lợng hàng đợcxuất tại kho và nhập qua kho của Chi nhánh

- Hóa đơn thuế GTGT áp dụng trong các doanh nghiệp chịu thuế GTGTtheo phơng pháp khấu trừ thuế bao gồm: mẫu số 01 – GTGT/3LL sử dụngcho các tổ chức, cá nhân tính thuế theo phơng pháp khấu trừ và tiêu thụ với sốlợng sản phẩm, hàng hóa với số lợng lớn; mẫu số 01 – GTGT/2LL sử dụngcho các tổ chức, cá nhân tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp và tiêu thụhàng hóa, dịch vụ bán lẻ, số lợng nhỏ

- Hóa đơn bán hàng áp dụng cho các doanh nghiệp chịu thuế GTGT theophơng pháp trực tiếp bao gồm: mẫu số 02 – GTGT/3LL sử dụng với trờnghợp bán buôn; mẫu số 02 – GTGT/2LL sử dụng trong trờng hợp bán lẻ Ngoài ra, Chi nhánh còn có sử dụng các chứng từ khác nh tờ khai hải quan,hóa đơn thơng mại, bảng kê tính thuế, các chứng từ vận chuyển, bốc dỡ hànghóa, giấy báo Nợ, báo Có của Ngân hàng, giấy báo thông thuế, th tín dụng….

2.1 Quy trình luân chuyển chứng từ xuất khẩu:

Bớc 1: Khách hàng đề nghị mua hàng thông qua hợp đồng ngoại thơng.Bớc 2: Phòng cung ứng, phòng kinh doanh lập hóa đơn thuế GTGT

2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ nhập khẩu:

Bớc 1: Phòng kinh doanh lập đề nghị mua hàng thông

Bớc 2: Thủ trởng, kế toán trởng ký đề nghị

Bớc 3: Ban kiểm nghiệm lập báo cáo kiểm nghiệm

Bớc 4: Nhập hàng về kho Thủ kho kiểm định hàng hóa, sản phẩm về quycách, chủng loại, số lợng, chất lợng.Thủ kho nhập hàng sau khi đã đợc bộphận cung ứng ký Thủ kho lập phiếu nhập kho, ghi thẻ kho, chuyển cho kếtoán thanh toán

Bớc 5: Kế toán thanh toán tính đơn giá, ghi sổ,bảo quản, lu trữ

Đó là quy trình chung cho quá trình luân chuyển chứng từ khi xuất vànhập hàng hóa Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động của mình tùy thuộc vàotừng trờng hợp cụ thể để tiến hành luân chuyển chứng từ cho phù hợp

Sơ đồ luân chuyển chứng từ xuất khẩu

Sơ đồ luân chuyển chứng từ nhập khẩu

Lập hóa đơnGTGT

Ký duyệt

Phiếu thu

Thu tiền

Xuất hàng, lậpphiếu xuấtkho

Ghi sổ, bảoquản, lu trữ