Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Nông Lâm

Với chức năng chính là đào tạo các kỹ sư thực hành tronglĩnh vực Nông lâm nghiệp - là một tổ chức sự nghiệp công - trước cơ chế tựchủ về tài chính của Nhà nước, đặc biệt là xu thế hội nh

NSNN: Ngân sách Nhà nước

KSNB: Kiểm soát nội bộ

HTKSNB: Hệ thống kiểm soát nội bộ

KTNB: Kiểm toán nội bộ

HSSV: Học sinh, sinh viên

NN & PTNT: Nông nghiệp và Phát triển nông thôn IAS: Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế

IFAC: Liên đoàn Kế toán Quốc tế

TSCĐ: Tài sản cố định

THCN và DN: Trung học chuyên nghiệp và dạy nghề

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong xu thế hội nhập Quốc tế hoá đang diễn ra gay gắt như hiện nay,đòi hỏi các trường đào tạo nghề trong đó có các trường Cao đẳng phải đối mặtvới rất nhiều nguy cơ, thách thức, đặc biệt là sức ép cạnh tranh không chỉ bởicác đối thủ trong nước mà còn bởi các đối thủ trong khu vực và trên thế giới.Làm thế nào để tồn tại và phát triển vững mạnh Đó là yêu cầu đặt ra đôí vớicác nhà quản lý Với chức năng chính là đào tạo các kỹ sư thực hành tronglĩnh vực Nông lâm nghiệp - là một tổ chức sự nghiệp công - trước cơ chế tựchủ về tài chính của Nhà nước, đặc biệt là xu thế hội nhập hoá, quốc tế hoáđang diễn ra gay gắt thì việc quản lý tổ chức hoạt động của trường thế nào đểđạt được mục tiêu đề ra là vấn đề cấp thiết

Nhận thức được hiệu quả quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trongquản lý là nó cho phép người quản lý luôn nắm bắt và kiểm soát một cách tốtnhất hoạt động của đơn vị; hạn chế, ngăn ngừa những sai sót có thể xảy ratrong quá trình hoạt động Do đó, xây dựng HTKSNB hữu hiệu là yêu cầukhông thể thiếu đối với các tổ chức sự nghiệp công để đảm bảo cho hoạt độngcủa đơn vị đạt được mục tiêu đã đề ra và giảm thiểu tối đa những rủi ro do saisót trong qúa trình hoạt động Vì vậy, Nhà trường đã có những quy chế, quyđịnh về việc KSNB nhưng nó chưa tạo thành một HTKSNB và vẫn còn một

số tồn tại mà việc tổ chức, hoàn thiện nó là một vấn đề cấp bách hiện nay.Xuất phát từ thực tế nói trên, tôi chọn chuyên đề: “Tổ chức hệ thốngkiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Nông Lâm” nhằm góp thêm một tiếngnói vào quá trình phát triển xây dựng Nhà trường vững mạnh hơn nữa

2 Mục đích nghiên cứu

- Hệ thống những vấn đề lý luận hệ thống kiểm soát nội bộ trong các tổchức sự nghiệp công

- Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Caođẳng Nông Lâm.

- Đề xuất các phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thốngkiểm soát nội bộ và những điều kiện thực hiện những giải pháp này tại trườngCao đẳng Nông Lâm

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

1 Đối tượng nghiên cứu:

Hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổ chức sự nghiệp công với cấu trúc hệthống kiểm soát nội bộ, nội dung và sự vận hành của hệ thống KSNB

2 Phạm vi nghiên cứu:

Luận văn đi sâu nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Caođẳng Nông Lâm trong khoảng thời gian từ năm 2002 đến năm 2007

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp chung: Phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sửkết hợp lý luận cơ bản của khoa học kinh tế

- Phương pháp cụ thể: phân tích, tổng hợp, so sánh, mô hình hoá, khảosát thực tiễn nhằm phục vụ công tác nghiên cứu đạt kết quả tốt

5 Những đóng góp của luận văn

Ngoài việc làm phong phú thêm lý luận về HTKSNB, Luận văn đã phântích thực trạng HTKSNB và đưa ra một số giải pháp hoàn thiện tổ chứcHTKSNB tại trường Cao đẳng Nông Lâm

6 Kết cấu của Luận văn

Luận văn ngoài phần mở đầu và phần kết luận được trình bày gồm: Chương 1: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong các tổ

chức sự nghiệp công.

Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao

đẳng Nông lâm.

Chương 3: Những phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ

thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Nông lâm

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TRONG CÁC TỔ CHỨC SỰ NGHIỆP CÔNG

1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Kiểm soát trong hoạt động quản lý

Quản lý là một khái niệm khá quen thuộc, tuy nhiên cũng có nhiều kháiniệm khác nhau về quản lý Có quan điểm cho rằng quản lý là quá trình nhằmđạt được sự khéo léo sử dụng các nguồn lực có hiệu quả hay hoạt động quản

lý là hoạt động nhằm làm cho hệ thống vận động theo mục tiêu đề ra và tiếntới trạng thái chất lượng mới Như vậy, tựu chung lại quản lý là một quá trìnhđịnh hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồnlực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất

Một quá trình quản lý bao gồm các giai đoạn cơ bản là giai đoạn địnhhướng và giai đoạn tổ chức thực hiện những hướng đã định trên cơ sở nguồnlực xác định Trong giai đoạn định hướng cần những dự báo về nguồn lực vàxác định mục tiêu cần đạt được Để đảm bảo định hướng là đúng đắn và mụctiêu là khả thi, trước hết các nguồn lực cần được kiểm tra lại để đảm bảo tínhđúng đắn, phù hợp Tiếp đó, quá trình xây dựng mục tiêu cũng cần được kiểmtra để đảm bảo mục tiêu được xây dựng mang tính khả thi và phù hợp Tronggiai đoạn này, mục tiêu sẽ được cụ thể hoá thông qua các chương trình kếhoạch Chính vì vậy, kiểm tra tính khả thi và phù hợp của các kế hoạch,chương trình là vô cùng quan trọng, có ý nghĩa quyết định sự thành công củagiai đoạn tiếp theo

Trong giai đoạn tổ chức thực hiện, các kế hoạch được thực hiện hoáthông qua việc kết hợp các nguồn lực theo phương án đã được xây dựng Đểđạt được kế hoạch đã đề ra, khâu tổ chức thực hiện đóng vai trò rất quan trọng

và phải được gắn liền với hoạt động kiểm tra, kiểm soát Vì thông qua hoạtđộng kiểm tra, kiểm soát nhà quản lý sẽ được cung cấp thông tin về quá trìnhthực hiện, về kết quả đạt được, kịp thời so sánh với các mục tiêu đã đặt ratrong kế hoạch để có những điều chỉnh các hoạt động một cách phù hợp nhằmđạt được mục tiêu đề ra một cách hiệu quả nhất.

Do vậy, kiểm soát không phải là một giai đoạn hay một khâu của quátrình quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình quản

lý Thực chất có thể hiểu kiểm soát là một chức năng của quản lý Kiểm soát

là hoạt động giám sát thực tiễn từ đó cung cấp thông tin cho nhà quản lý, giúpcác nhà quản lý đánh giá tình hình thực tế để có các quyết định phù hợp vàkịp thời đảm bảo tính khả thi của mục tiêu đã đề ra

Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu hướng tới mục tiêu bảo đảm rằng mọihoạt động được thực hiện theo những cách thức tốt nhất hướng tới mục tiêucủa tổ chức Tuy nhiên, chức năng này cũng thể hiện rất khác nhau tuỳ thuộcvào cơ chế kinh tế và cấp quản lý, vào loại hình hoạt động cụ thể, vào truyềnthống văn hoá cũng như những điều kiện kinh tế xã hội khác của mỗi nơitrong từng thời kỳ lịch sử cụ thể

Như vậy, kiểm soát là một chức năng của quản lý, gắn liền với quản lý, ởđâu có quản lý thì ở đó có kiểm soát Xã hội càng phát triển cao thì vai trò củaquản lý càng lớn, nội dung quản lý càng phức tạp nên công tác quản lý càng

có những yêu cầu cao hơn đối với kiểm soát Để đảm bảo hiệu quả hoạt độngcủa mình trong tất cả các khâu của quản lý, từ định hướng đến tổ chức thựchiện Chức năng kiểm tra, kiểm soát trong tổ chức sự nghiệp công được thựchiện bởi HTKSNB

1.1.2 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong tổ chức sự nghiệp công, hệ thống kiểm soát nội bộ luôn giữ vai tròquan trọng trong quá trình quản lý, thể hiện chức năng kiểm tra, kiểm soát của

quản lý Hiện nay, có khá nhiều tổ chức chuyên môn đưa ra khái niệm về hệthống kiểm soát nội bộ nhưng nhìn chung đều khá tương đồng.

Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế (Chuẩn mực IAS 400) “Hệ thốngKSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục kiểm soát do ban lãnh đạo củađơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của cáchoạt động trong khả năng có thể Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ cácchính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc saisót, tính chính xác và tính đầy đủ của các ghi chép kế toán; đồng thời đảm bảolập trong thơì gian mong muốn những thông tin tài chính đáng tin cậy”

Còn theo định nghĩa của AICPA thì “ KSNB gồm kế hoạch tổ chức vàtất cả những phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trongkinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậycủa thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát nhữngchủ trương quản lý đề ra”

Theo định nghĩa của Liên đoàn kế toán quốc tế (International Federation

of Accountants - IFAC) “ Hệ thống KSNB là một hệ thống các chính sách vàthủ tục kiểm soát nhằm:

- Bảo vệ tài sản của đơn vị, tránh mất mát, thất thoát, hư hỏng

- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin kế toán, tránh những sai sót gianlận trong việc ghi chép, tổng hợp trên các tài liệu kế toán

- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm sự tuân thủđúng mức các quy định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động của đơn

vị, tránh những vi phạm dẫn đến những quan hệ không lành mạnh tronghoạt động tài chính

- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý Tránh nhữnglãng phí về các nguồn lực tài chính và phát huy tối đa năng lực của đội ngũcán bộ quản lý và của người lao động trong đơn vị”

Nhìn chung, HTKSNB được hiểu là toàn bộ các chính sách, các bướckiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm kiểm soát các hoạt độngcủa đơn vị trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc

để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêuđặt ra của đơn vị HTKSNB hướng tới những mục tiêu cơ bản như:

Thứ nhất, tài sản của đơn vị phải được bảo vệ Tài sản ở đây có thể là vô

hình, hữu hình, có thể là vật chất hoặc phi vật chất Chúng có thể bị đánh cắp,

bị lạm dụng vào các mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo

vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp

Thứ hai, các thông tin phải đảm bảo độ tin cậy Thông tin là căn cứ quan

trọng để hình thành các quyết định quản lý Vì vậy, thông tin cung cấp phải đảmbảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt độngđồng thời phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của các hoạt độngkinh tế tài chính

Thứ ba, bảo đảm việc tuân thủ các quy định pháp lý Hệ thống KSNB

được thiết kế trong các tổ chức sự nghiệp công phải đảm bảo luật pháp và cácquy định pháp lý liên quan đến hoạt động tổ chức, quản lý của đơn vị phảiđược tuân thủ đúng mức

Thứ tư, bảo đảm hiệu năng, hiệu quả trong hoạt động của các tổ chức sự

nghiệp công Các quá trình kiểm soát trong đơn vị được thiết kế nhằm ngănngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạtđộng và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực

Ngoài ra, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt độngtrong đơn vị được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống KSNB của đơn

vị nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành của bộ máy quản lý đơn vị.Như vậy, hệ thống KSNB có thể được định nghĩa như sau: Hệ thốngKSNB là toàn bộ các chính sách và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm bảođảm hiệu năng và hiệu quả của các hoạt động trong đơn vị: Bảo đảm sự tuân

thủ quy định của đơn vị và pháp luật của Nhà nước; Bảo đảm độ tin cậy củathông tin và bảo vệ tài sản của đơn vị.

Qua khái niệm này có thể nhận thấy phạm vi của hệ thống KSNB baotrùm toàn bộ các lĩnh vực hoạt động của một đơn vị từ tổ chức nhân sự đếnhoạt động cụ thể, tài chính kế toán; từ các bộ phận, phòng ban cho đến các cơquan chủ quản (ngành dọc) như Bộ, ngành

1.1.3 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ

Để thực hiện đầy đủ chức năng kiểm tra, kiểm soát của quản lýHTKSNB trong tổ chức sự nghiệp công thường bao gồm 4 bộ phận cấuthành cơ bản: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểmsoát và kiểm toán nội bộ

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoàiđơn vị có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý

dữ liệu của các loại hình KSNB

Các yếu tố thuộc môi trường kiểm soát chủ yếu liên quan đến thái độ,nhận thức và hành động của người quản lý đơn vị Tính hiệu quả củaHTKSNB trong tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý đơn vị, tuỳthuộc vào nhận thức và đánh giá vai trò của HTKSNB trong hoạt động quản

lý của họ Vì vậy chúng có vai trò hết sức quan trọng trong HTKSNB của đơn

vị Các nhân tố có tính chất môi trường thường bao gồm:

Đặc thù về quản lý

Đặc thù về quản lý ở đây đề cập đến nhận thức, quan điểm của ngườiquản lý trong điều hành các hoạt động của đơn vị Những quan điểm nàyảnh hưởng trực tiếp đến các chính sách, chế độ cũng như cách thức tổ chứcquy trình kiểm tra, kiểm soát trong đơn vị Những quan điểm khác nhautrong quản lý và điều hành tất yếu sẽ dẫn đến sự khác nhau trong xây dựng

và áp dụng những chính sách và thủ tục kiểm soát

Đặc thù về quản lý còn được thể hiện ở cơ cấu quyền lực trong tổ chức

sự nghiệp công Khác với một doanh nghiệp là cơ cấu quyền lực thông quaquan hệ sở hữu về vốn Trong các mô hình doanh nghiệp khác nhau thìquyền lực và trách nhiệm của họ cũng khác nhau, do đó quan điểm của họ

về HTKSNB cũng khác nhau Còn trong tổ chức sự nghiệp công thì nhàquản lý (đối với các trường là Hiệu trưởng) do Bộ chủ quản ra quyết địnhtrên cơ sở lấy ý kiến thăm dò từ chính toàn thể cán bộ công nhân viên chứctrong đơn vị Do vậy, nhà quản lý có toàn bộ quyền lực đối với đơn vị mìnhquản lý Điều này có ảnh hưởng rất lớn đến các chính sách, thủ tục kiểmsoát được thiết kế và vận hành của HTKSNB Nếu như người quản lý caonhất coi trọng công việc kiểm soát, đưa ra những mệnh lệnh rõ ràng cho cácnhân viên về sự quan trọng của kiểm soát, thì các chính sách, thủ tục kiểmsoát, các yếu tố khác tác động tích cực đến hoạt động kiểm soát sẽ được thiếtlập và các nhân viên trong đơn vị sẽ tuân thủ nghiêm túc, thận trọng quy chếquản lý của đơn vị Mặt khác, nếu như những thành viên của tổ chức hiểu rõđược kiểm soát không phải là vấn đề quan trọng đối với người quản lý cấpcao nhất và họ không nhận được sự hỗ trợ, khuyến khích trong công việckiểm soát từ phía người lãnh đạo thì hầu như chắc chắn mục tiêu kiểm soátcủa người quản lý sẽ không thể đạt được một cách hữu hiệu

Năng lực của người quản lý: Năng lực là những hiểu biết và những kỹ

năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ đã được định rõ trong công việc củamỗi cá nhân Nếu những người quản lý cao cấp được đào tạo chính quy,chuyên ngành phù hợp với nhiệm vụ quản lý được giao; nắm bắt được côngviệc kiểm soát cùng với hệ thống chính sách, thủ tục kiểm soát được ban hànhđầy đủ, đó là biểu hiện của người quản lý có năng lực, quan tâm công táckiểm soát Nhân tố này tác động rất tích cực đến hiệu quả hoạt động của hệthống KSNB

Tính trung thực và đạo đức của người quản lý: Là cách cư xử của người

quản lý theo các chuẩn mực về đạo đức đã được thiết lập Chúng bao gồmnhững hoạt động của người quản lý để làm giảm và xoá bỏ những động cơ và

sự cám dỗ mà có thể khiến các nhân viên sẽ không trung thực hoặc có nhữnghành động phi pháp, phi đạo đức Chúng cũng bao gồm giá trị truyền đạtthông tin của một đơn vị và chuẩn mực cư xử với nhân viên thông qua việcthiết lập các chính sách, điều lệ quản lý

Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của một đơn vị là sự phân chia nhiệm vụ quyền hạn giữacác thành viên trong đơn vị Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thốngxuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khaicác quyết định đó cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định

đó trong toàn bộ đơn vị, góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận

và sai sót trong mọi hoạt động của đơn vị

Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trêntoàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của đơn vị sao cho không bị chồng chéohoặc bỏ trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm

sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫnnhau trong các bước thực hiện công việc Ngược lại, sự thiếu hợp lý trongviệc bố trí cơ cấu tổ chức sẽ dẫn đến sự lãng phí, chồng chéo hay bỏ sót hoặc

sự lơ là thiếu trách nhiệm, từ đó dễ xảy ra các sai phạm Như vậy, bản thân cơcấu tổ chức của đơn vị cũng ảnh hưởng rất lớn đến các chính sách cũng nhưcác thủ tục kiểm soát trong đơn vị Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lýtrong đơn vị sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt

Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả thì nhàquản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động củađơn vị, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các

Chính vì vậy, các nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng

về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên.Chínhsách nhân sự rõ ràng và hợp lý chính là công cụ tốt nhất để vận hành hiệu quảHTKSNB

trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát Lập

kế hoạch là giai đoạn đầu tiên của quản lý, thực hiện việc cụ thể hoá các mụctiêu thành các kế hoạch cụ thể Việc lập kế hoạch sẽ giúp cho đơn vị hoạtđộng đúng hướng và đạt mục tiêu đặt ra

Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học thì hệ thống

kế hoạch sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu trong quá trình thực hiện,giúp đơn vị có thể phát hiện, ngăn ngừa được những vấn đề bất thường, nhữngsai sót, gian lận trong các hoạt động của mình Trên cơ sở đó các nhà quản lý sẽ

có những xử lý, điều chỉnh kịp thời, đảm bảo việc thực hiện mục tiêu đã đề ra

Uỷ ban kiểm soát

Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhấtcủa đơn vị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyêngia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ vàquyền hạn sau:

- Giám sát sự chấp hành pháp luật của đơn vị

- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

- Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban Giám đốc với các kiểmtoán viên bên ngoài

Các nhân tố bên ngoài (môi trường bên ngoài)

Ngoài các nhân tố nêu trên, môi trường kiểm soát còn phụ thuộc vào cácnhân tố bên ngoài Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhàquản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành củacác nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và các thủ tụckiểm soát nội bộ Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: sự kiểm soát của các

cơ quan chức năng của Nhà nước, môi trường pháp lý, đường lối phát triểncủa đất nước

Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnhhưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của HTKSNB của đơn

vị, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểmtra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý đơn vị

1.1.3.2 Hệ thống kế toán

Hệ thống thông tin chủ yếu của đơn vị là hệ thống kế toán bao gồm hệthống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệthống bảng tổng hợp, cân đối kế toán Trong đó, quá trình lập và luân chuyểnchứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác KSNB của đơn vị TrongHTKSNB, một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểmsoát chi tiết về tính có thực, sự phê chuẩn, tính đầy đủ, sự đánh giá, sự phânloại, tính đúng kỳ, quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác

Chức năng hệ thống kế toán của một đơn vị là thu thập và phản ánh cáchoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị Cung cấp thông tin thuộclĩnh vực tài chính và nguồn tài chính cho các hệ thống ngành chủ quản (ngànhdọc) cấp trên

Nhiệm vụ của kế toán là:

- Ghi chép và phản ánh một cách đúng đắn và kịp thời đầy đủ và có hệthống tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư tiền vốn, quá trình hìnhthành kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí, tình hình và kết quả sản xuất kinhdoanh tại đơn vị (nếu có)

- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu chi, tìnhhình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn định mức của Nhànước, kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản ở đơn vị, kiểm traviệc chấp hành kỷ luật thanh toán và chế độ chính sách của Nhà nước

- Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối cho các đơn vị dự toán cấpdưới, tình hình chấp hành dự toán thu chi và quyết toán của các đơn vị cấp dưới

- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các sơ quan quản lý cấptrên và cơ quan tài chính theo quy định, cung cấp thông tin và tài liệu cầnthiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng định mức chỉ tiêu phântích và đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn kinh phí ở đơn vị.

Như vậy, thông qua việc tính toán, ghi chép và đối chiếu các nghiệp vụkinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho việcquản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị Chứcnăng kiểm tra, kiểm soát của hệ thống kế toán trong đơn vị được thể hiệnthông qua việc kiểm tra ghi chép trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáotài chính; kiểm tra việc nhận và sử dụng nguồn kinh phí, kiểm tra việc thựchiện các khoản thu, việc chấp hành các chế độ thể lệ tài chính kế toán và thunộp ngân sách

Lập chứng từ kế toán là giai đoạn đầu tiên của hệ thống kế toán Đây làgiai đoạn hết sức quan trọng Chứng từ được lập phải đầy đủ, hợp lệ, hợppháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh Trong giai đoạn lậpchứng từ kế toán, kế toán có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát đảm bảo yêu cầu

về chứng từ kế toán Chính vì vậy, thông qua giai đoạn lập chứng từ, kế toán

có thể kiểm tra, phát hiện và ngăn ngừa các sai phạm trong nghiệp vụ kinh tếphát sinh, bảo vệ tài sản, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của đơn vị

Phản ánh vào sổ kế toán là giai đoạn chính trong hệ thống kế toán Ởđây, mọi nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợpvào sổ kế toán Thông qua việc phân loại, ghi chép và tổng hợp kế toán đồngthời tiến hành kiểm tra, kiểm soát đối chiếu các nghiệp vụ phát sinh Bên cạnh

đó, sổ kế toán còn giúp cho việc tổng hợp, lưu trữ thông tin được khoa học và

có hệ thống, là trung gian giữa chứng từ ban đầu và hệ thống báo cáo kế toán

Vì vậy, nó là cơ sở để kiểm tra, đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Lập báo cáo tài chính là giai đoạn cuối cùng của công tác kế toán nhằmtổng hợp số liệu trên sổ kế toán thành những chỉ tiêu trên báo cáo tài chính

Thông tin thể hiện trên báo cáo tài chính phản ánh một cách tổng quát tìnhhình tài sản, tình hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí Nhà nước, kinh phí việntrợ và tình hình sử dụng từng loại kinh phí của đơn vị HCSN Ngoài ra, cácđơn vị có hoạt động sản xuất kinh doanh còn phải tổng hợp thu chi và kết quảtừng loại hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán Đồng thời nó phảicung cấp các thông tin cần thiết, tin cậy về kinh tế, tài chính, phục vụ chocông việc kiểm tra, kiểm soát các khoản chi và tình hình quản lý tài sản củaNhà nước; cung cấp thông tin cho việc phân tích, đánh giá tình hình tôn trọngđịnh mức chi kinh phí, tình hình sản xuất kinh doanh dịch vụ, tạo điều kiệncho việc lập kế hoạch kinh phí và thực hiện cơ chế khoán thu chi Đây chính

là yêu cầu quan trọng đối với hệ thống thông tin kế toán

Việc nhận và sử dụng nguồn kinh phí phải chính xác, đầy đủ, rõ ràng sốhiện có và tình hình biến động của từng nguồn kinh phí của đơn vị, nguồnkinh phí đang hoạt động, các nguồn kinh phí chờ quyết toán và các nguồnđược chuyển năm sau

Việc thực hiện các khoản thu: thu phí, lệ phí theo quy định của Nhànước; thu sự nghiệp khác; thu hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ

Để đáp ứng yêu cầu về nội dung phản ánh trên báo cáo tài chính, hệ thống

kế toán phải hoạt động hữu hiệu, bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết:

- Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp

vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị

- Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý

- Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Sự đánh giá: bảo đảm không có sự sai phạm trong việc tính toán cáckhoản giá và phí

- Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tàikhoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán

- Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thựchiện kịp thời theo quy định.

- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghivào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trêncác báo cáo tài chính của đơn vị

Như vậy, bên cạnh chức năng ghi chép và cung cấp thông tin, kế toáncòn một chức năng quan trọng là chức năng kiểm tra, kiểm soát việc quản lý,

sử dụng vật tư, tài sản, tiền vốn, kinh phí của đơn vị Chính vì vậy, hệ thống

kế toán là một phần rất quan trọng, không thể thiếu của HTKSNB

1.1.3.3 Thủ tục kiểm soát nội bộ

Thủ tục kiểm soát là các chính sách và các thủ tục được thiết lập trongquản lý nhằm đảm bảo các mệnh lệnh quản lý được thực hiện đầy đủ Để đạtđược các mục tiêu quản lý, các nhà quản lý phải thiết lập và duy trì các chínhsách cũng như các thủ tục kiểm soát trong đơn vị Các thủ tục kiểm soát chủyếu bao gồm: Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liênquan đến đơn vị; Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán; Kiểm tra sốliệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết; Kiểm tra và phê duyệt cáctài liệu kế toán; Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài; So sánh, đối chiếu kếtquả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán; Giới hạn việc tiếp cận trực tiếpvới các tài sản và các tài liệu kế toán; Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với

dự toán, kế hoạch; kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học.Chúng được thiết kế tuỳ thuộc vào đặc thù của từng đơn vị Chính vì vậy, cácbước kiểm soát và cách thức kiểm soát có thể không giống nhau, thậm chí rấtkhác nhau giữa các đơn vị và các loại nghiệp vụ Tuy nhiên, các thủ tục kiểmsoát đều phải được xây dựng theo các nguyên tắc cơ bản như sau:

Một là nguyên tắc phân công, phân nhiệm.

Theo nguyên tắc này, quyền hạn và trách nhiệm cần được phân chia cho

nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận khác nhau trong một tổchức Mục đích của nó là làm cho không có một cá nhân hay bộ phận nàođược thực hiện một nghiệp vụ trọn vẹn từ khâu đầu đến khâu cuối Cơ sở củanguyên tắc này là nhiều người cùng làm một công việc thì sai sót dễ phát hiệnhơn và các gian lận khó xảy ra hơn Việc phân công, phân nhiệm còn có tácdụng tạo nên sự chuyên môn hoá, tạo cơ chế kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau trongcông việc Ví dụ cách ly việc quản lý, sử dụng tiền bạc, tài sản với việc hạchtoán các nghiệp vụ vào sổ kế toán, bằng cách tách rời giao phó các phầnnhiệm vụ này cho các nhân viên khác nhau, thậm chí các nhân viên này cũngkhông được có quan hệ họ hàng với nhau Chính sự phân chia này, các sai sót,

sơ suất, nhầm lẫn cũng như các hành động tham ô, tiêu cực sẽ được ngăn chặn

và phát hiện dễ dàng hơn là giao các công việc nói trên cho một người

Bên cạnh đó, phân công, phân nhiệm còn là sự lựa chọn nhân sự phù hợpvới từng vị trí công việc Việc phân công, phân nhiệm phù hợp, đúng người,đúng việc là yêu cầu trong tổ chức bộ máy hoạt động nhằm bảo đảm sử dụngtốt nhất nguồn lực về con người Nguyên tắc này rất quan trọng trong khaithác, sử dụng nguồn lực con người bởi nguồn lực con người luôn giới hạn,việc phân công công việc đúng người không chỉ bảo đảm cho hiệu quả côngviệc mà còn bảo đảm cho bộ máy không chồng chéo Một bộ máy chồng chéo

sẽ lãng phí nguồn nhân lực, hạn chế hiệu quả công việc và quan trọng hơn cả

là trách nhiệm không được xác định rõ ràng khiến hoạt động quản lý, kiểm trakiểm soát không mang lại hiệu quả

Hai là nguyên tắc bất kiêm nhiệm.

Có một số bộ phận trong đơn vị vì lý do tiện lợi hoặc tiết kiệm ngân quỹ,người phụ trách việc này có thể kiêm nhiệm thêm một phần việc khác Nhưng

có một số lĩnh vực và công việc kiêm nhiệm phải bị nghiêm cấm vì có thể dẫntới lạm dụng quyền lực và gian lận

Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về quyền hạn và trách nhiệm đối vớimột số công việc như trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ với trách nhiệm ghichép sổ sách: trách nhiệm bảo quản tài sản với trách nhiệm ghi sổ kế toán;trách nhiệm xét duyệt với trách nhiệm ghi sổ sách; chức năng kế toán vớichức năng tài chính; chức năng thực hiện với chức năng kiểm soát Nguyêntắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt giữa các trách nhiệm với sự kiêmnhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện Ví dụ, kế toán kiêm nhiệm công tácthủ quỹ có thể dẫn đến tham ô công quỹ và sửa đổi số liệu kế toán để che dấu

sự thâm hụt; thủ kho kiêm nhiệm công tác kế toán dễ dẫn đến sai sót và gianlận trong số liệu nhập, xuất hoặc tồn kho

Ba là nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.

Theo nguyên tắc này, người quản lý đơn vị không thể giải quyết mọicông việc sự vụ trong đơn vị mà phải uỷ quyền cho cấp dưới thay mặt ngườiquản lý đơn vị quyết định một số công việc trong phạm vi nhất định Tuynhiên, người quản lý đơn vị vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc đó và vẫnphải duy trì một sự kiểm tra nhất định Quá trình uỷ quyền được tiếp tục thựchiện đối với các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm vàquyền hạn giữa các cấp song vẫn bảo đảm tính tập trung của đơn vị

Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh

tế phải được phê chuẩn đúng đắn Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại:phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể

Sự phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc xây dựng các chínhsách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ

Ví dụ việc xây dựng và phê chuẩn đối tượng được sử dụng xe ô tô của đơn

vị, đối tượng và thời hạn tạm ứng tiền, bảng giá bán sản phẩm cố định, hạnmức tín dụng cho khách hàng

Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng.Ngoài ba nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm:việc quy định chứng từ, sổ sách, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản,

sổ sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị

Hoạt động KSNB bao gồm nhiều loại Theo nội dung kiểm soát,HTKSNB là một công cụ quản lý do chính người quản lý đơn vị xây dựng đểphục vụ cho mục đích quản lý của mình gồm 2 bộ phận: KSNB về quản lý vàKSNB về kế toán

- KSNB về quản lý: Là hệ thống các chế độ, thủ tục và các quy định mà

Ban Giám Hiệu chịu trách nhiệm tổ chức thiết lập nhằm:

+ Đảm bảo sự tuân thủ của tổ chức đối với các chính sách, kế hoạch, thủtục, pháp luật và các quy định hiện hành Từ đó tránh các chi phí khác dothiếu tuân thủ Đồng thời nó cũng bao gồm cả việc tìm kiếm những biện phápkiểm soát cải tiến và các mức độ cao hơn của sự tuân thủ

+ Đề ra những chuẩn mực điều hành rõ ràng để định lượng việc sử dụngcác nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả như: cơ sở vật chất phải được tận dụngtối đa, công việc phải năng suất, thủ tục tiết kiệm, không tốn kém và xác địnhlượng nhân viên vừa đủ

+ Xây dựng các mục tiêu và mục đích đã đề ra cho hoạt động hoặcchương trình triển khai và thực hiện các thủ tục kiểm soát và hướng tới cáckết quả hoạt động hoặc chương trình mong muốn Đồng thời tìm ra nhữngchính sách và thủ tục tốt hơn, hoàn thiện hơn và từ đó đề ra những mục tiêucao hơn

Như vậy, kiểm soát quản lý bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức và thựchiện các trình tự cần cho quá trình ra quyết định để cho phép tiến hành cácnghiệp vụ Kiểm soát quản lý gắn liền với trách nhiệm thực hiện các mục tiêucủa tổ chức và là điểm xuất phát để thành lập kiểm soát kế toán Hoạt động

kiểm soát quản lý tập trung vào cách thức kiểm tra nhằm đảm bảo cho việcđiều hành công tác ở đơn vị có nề nếp, nghiêm minh, hiệu quả Các thao táckiểm soát quản lý được thực hiện trên các cấp độ như tuyển chọn nhân viên, xâydựng quy định, quy chế làm việc, quá trình chấp hành mệnh lệnh ở đơn vị.

Phù hợp với loại kiểm soát quản lý này là các loại kiểm soát các hoạtđộng nhân sự, kiểm soát tổ chức, kiểm soát chất lượng - kỹ thuật - nghiên cứu,kiểm soát các hoạt động quan hệ quốc tế và vấn đề gia tăng các hoạt động

- KSNB về kế toán: bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện các

trình tự cần thiết cho việc bảo vệ tài sản và độ tin cậy của sổ sách tài chính kếtoán, nghĩa là phải đảm bảo:

+ Các nghiệp vụ được tiến hành theo sự chỉ đạo chung hoặc cụ thể của quản lý.+ Các nghiệp vụ ghi sổ là cần thiết để chuẩn bị các báo cáo tài chínhđúng với nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận hoặc các tiêu chuẩn cụ thể

áp dụng cho các báo cáo này đồng thời duy trì khả năng hạch toán của tài sản.+ Tài sản phải được quản lý theo những nguyên tắc nhất định

+ Các hoạt động đều được ghi nhận vào các thời điểm thích hợp, giúpcho việc thành lập thông tin kinh tế tài chính phù hợp với các chuẩn mực kếtoán và thể hiện chính xác, toàn diện tình trạng tài nguyên của đơn vị hoặcđơn vị có nhiệm vụ điều chỉnh phù hợp khi có những sai lệch

+ Cung cấp căn cứ để ra quyết định xử lý các sai lệch rủi ro có thể gặp phải.Phù hợp với loại kiểm soát kế toán là các loại: kiểm soát quản lý tàichính, kiểm soát nghiệp vụ sử dụng máy tính, kiểm soát thu mua và vậnchuyển

Như vậy, kiểm soát kế toán chỉ quan tâm đến hoạt động tài chính củađơn vị được phản ánh trên tài liệu kế toán Trong khi đó, kiểm soát quản lýyêu cầu một phạm vi rộng hơn của các đối tượng quản lý theo mục tiêu củakiểm soát Tuy nhiên, kiểm soát kế toán lại có vai trò quan trọng để làm cơ sở

cho kiểm soát quản lý Các chứng từ kế toán không chỉ là vật mang thông tinthuần tuý mà còn là minh chứng quản lý cho ự hoàn thành các nghiệp vụ kếtoán Từ đó, kiểm soát kế toán có thể hình thành phương pháp tự kiểm soátnhư kiểm soát qua chứng từ, đối ứng tài khoản, qua tổng hợp cân đối kế toán.

1.1.3.4 Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là bộ phận quan trọng trong cơ cấu tổ chức của hệthống KSNB Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trongđơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêucầu quản trị nội bộ đơn vị

Theo các chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do Viện kiểm toán nội

bộ Hoa Kỳ ban hành năm 1978 thì: “ Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánhgiá độc lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt độngcủa tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho một tổ chức” Mục tiêu của kiểmtoán nội bộ là giúp đỡ các thành viên của tổ chức hoàn thành trách nhiệm của

họ một cách hiệu quả

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC) kiểm toán nội bộ là “một hoạtđộng đánh giá được lập ra trong một đơn vị như là một loại dịch vụ cho đơn

vị đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của

hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiếnhành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trịnội bộ đơn vị Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giáthường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, bao gồm cả tính hiệu quả củaviệc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về KSNB Bộ phận kiểmtoán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp đơn vị có được những thông tin kịp thời và xácthực về các hoạt động trong đơn vị, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằmkịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả

Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu:

Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để

không giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải được giao mộtquyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kếtoán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra

Về nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên

có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy địnhhiện hành

Như vậy, kiểm toán nội bộ là hoạt động do tổ chức và nhân viên của tổchức tiến hành Công việc kiểm toán là độc lập, không bị những ràng buộc cóthể hạn chế đáng kể phạm vi và hiệu quả của việc thẩm tra, hoặc làm chậm trễviệc báo cáo những phát hiện và kết luận kiểm toán Nó được lập ra để kiểmtra lại và đánh giá những hoạt động khác trong đơn vị; bao gồm tất cả cáchoạt động: hoạt động tài chính kế toán và các hoạt động phi tài chính kế toán,các hoạt động điều hành; nhằm giúp đỡ và hỗ trợ cho cả tổ chức, bao gồmtoàn thể nhân viên và Ban Giám đốc Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp sựquan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, bao gồm cảtính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục vềKSNB Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho đơn vị có được nhữngthông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong đơn vị, chất lượng củahoạt động kiểm soát nhằm kịp thời phát hiện, ngăn chặn và xử lý các hành vitiêu cực, gian lận trong quản lý và điều hành các hoạt động kinh tế, tài chính,góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, nhân lực, tiền vốn và hạn chếlãng phí, tham nhũng; nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý;hoàn thiện và đổi mới phong cách làm việc tại đơn vị, điều chỉnh và bổ sungcác quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả

Như vậy, HTKSNB trước hết là sự phân công, phân cấp, phân quyền mộtcách hợp lý và chặt chẽ trong điều hành để hình thành một phương thức kiểm

soát Hệ thống KSNB còn là các nguyên tắc, chuẩn mực hình thành mạng lướikiểm soát theo nhiều giác độ như quản lý, nghiệp vụ kế toán

1.2 ĐẶC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC TỔ CHỨC SỰ NGHIỆP CÔNG

1.2.1 Những yếu tố tác động đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong các tổ chức sự nghiệp công

Các yếu tố tác động chính đến hệ thống kiểm soát nội bộ của các tổ chức

sự nghiệp công, mang tính đặc thù và những yếu tố này cũng thuộc các yếu tốcấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung

- Đặc thù về quản lý của các tổ chức sự nghiệp công là đơn vị HCSN cóthu, là đơn vị trực thuộc Do vậy, trong hoạt động quản lý chịu sự chi phốicủa cơ quan chủ quản Quyền lực thuộc người lãnh đạo cao nhất trong đơn vị,

do cơ quan quản lý quyết định bổ nhiệm trên cơ sở lấy ý kiến của toàn thể cán

bộ công nhân viên chức trong đơn vị và chịu trách nhiệm trước cơ quan chủquản, trước pháp luật về công việc được giao

- Cơ cấu tổ chức bộ máy cũng do cơ quan chủ quản quyết định với cơchế quản lý tập trung

- Chính sách nhân sự: Các chức danh đứng đầu đơn vị, trưởng các bộphận, phòng ban chuyên môn, việc tuyển dụng nhân sự vào công chức Nhànước cũng do cơ quan chủ quản ra quyết định trên cơ sở các cuộc thi xéttuyển có Hội đồng giám khảo quyết định Ngoài ra, người lãnh đạo cao nhấttrong đơn vị có quyền quyết định việc ký kết các hợp đồng ngắn hạn nếunhu cầu công việc cần thiết Và họ có quyền sắp xếp nhân sự cho hợp lýnhằm phát huy hết năng lực, sở trường của cán bộ công nhân viên Tuynhiên, việc tuyển dụng nhân sự ở đây khác với các doanh nghiệp bởi thủ tụcthi tuyển khá phức tạp và chặt chẽ Do vậy, vấn đề kỷ luật và sa thải cán bộcông nhân viên chức cũng rất phức tạp, phải qua nhiều giai đoạn, thủ tục

- Môi trường bên ngoài: đơn vị ngoài sự kiểm soát của các cơ quan chứcnăng của Nhà nước, đường lối phát triển kinh tế còn chịu sự kiểm soát trựctiếp của cơ quản chủ quản.

- Hệ thống kế toán tài chính: đơn vị sử dụng hệ thống kế toán HCSN.Hàng năm, đơn vị nào cũng phải dự toán các khoản thu chi của đơn vị mình

để gửi lên cơ quan chủ quản xem xét quyết định Trên cơ sở các quyết định

đó, Thủ trưởng các đơn vị sẽ cân đối thu chi cho phù hợp

- Thủ tục KSNB: Trên cơ sở các nguyên tắc đã trình bày ở mục 1.1.3.3.các nhà quản lý sẽ đề ra các thủ tục kiểm soát cho phù hợp với những quyđịnh của pháp luật, cơ quan chủ quản

Tất cả các đặc điểm trên về môi trường, hệ thống kế toán, các hoạt độngcủa đơn vị đều tác động trực tiếp tới hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị

1.2.2 Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ trong các tổ chức sự nghiệp công

Việc thiết lập một hệ thống KSNB hợp lý và hiệu quả là một vấn đề kháphức tạp và thường chưa được chú trọng đúng mức, đặc biệt là đối với cácđơn vị hành chính sự nghiệp có sử dụng kinh phí NSNN Trong quá trình hoạtđộng quản lý sử dụng kinh phí và các nguồn lực khác, đơn vị tuân theo cácquy định của pháp luật, các chính sách, chế độ, định mức và các quy định nội

bộ của đơn vị để quản lý và kiểm soát quá trình sử dụng kinh phí, tài sản.Tuy nhiên, các quy định, thủ tục quản lý và kiểm soát còn mang tính phân tán,chưa được tập trung, phân loại và đánh giá có hệ thống theo các chuẩn mực

Sự chuyển đổi nền kinh tế từ nền kinh tế tập trung quan liêu sang nềnkinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa đòi hỏi phải thay đổi các cơchế chính sách về tài chính và ngân sách Nghị định 10/2002/NĐ - CP ngày16/01/2002 của Chính phủ về chế độ tài chính áp dụng cho đơn vị sự nghiệp

có thu và sau đó là Nghị định 43/2006/NĐ - CP ngày 24/04/2006 của Chínhphủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về việc thực hiện nhiệm vụ,

tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập đượcban hành là một trong những bước đổi mới trong tiến trình cải cách nền kinh

tế của đất nước với mục tiêu: đổi mới cơ chế quản lý biên chế và kinh phí đốivới các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu; tăng quyền tự chủ cho các đơn vị

và nâng cao chất lượng và hiệu quả dịch vụ công Các đơn vị sự nghiệp côngđều hoạt động dựa vào ngân sách cấp với các khoản chi tiêu phải tiết kiệm,phù hợp với dự toán và tình hình thực tế Điều đó có nghĩa là cần tìm các biệnpháp giảm bớt chi phí hành chính, quản lý rủi ro, đổi mới hoạt động sao chokinh tế và hiệu quả hơn Bên cạnh đó, công tác kiểm tra tài chính cũng đượcđẩy mạnh với mục tiêu xoá bỏ mọi hành vi gian lận, lãng phí và lành mạnhhoá các quan hệ tài chính trong các đơn vị này Những đòi hỏi khách quan vàbức xúc nêu trên đã làm tiền đề cho việc thiết lập HTKSNB trong các tổ chức

sự nghiệp công và công tác kiểm tra, kiểm soát cần được thực hiện độc lập, có

tổ chức, liên tục trong mọi giai đoạn hoạt động

Trong thời gian gần đây, HTKSNB trong các đơn vị sự nghiệp côngcũng dần được thiết lập và chú trọng Cụ thể:

- Môi trường kiểm soát: Thủ trưởng đơn vị đã quan tâm và có thái độ

ủng hộ tích cực đối với HTKSNB Thái độ ủng hộ đó được thể hiện trên cáckhía cạnh của hoạt động quản lý, bao gồm tổ chức và cơ cấu lại các phòngban hợp lý, ban hành những quy định nội bộ về quản lý tài chính, quy chế chitiêu nội bộ nhằm đẩy mạnh tiết kiệm, chống lãng phí trong đơn vị, chủ động

khai thác các nguồn thu, có chính sách nhân sự đúng đắn Tại một số đơn vị,lãnh đạo luôn gương mẫu tuân thủ nghiêm túc các quy định đã đề ra và cónhững hành động quản lý thể hiện sự quan trọng đúng mức của HTKSNB chocác cán bộ công nhân viên noi theo Việc làm này nhằm đạt được hệ thốngkiểm soát có hiệu quả thông qua việc xây dựng lề lối làm việc có kỷ luật, hệthống thông tin nội bộ kịp thời, chính xác, xác định trách nhiệm cụ thể củatừng cán bộ và từng bộ phận Trình độ lãnh đạo các đơn vị về công tác quản

lý tài chính được nâng lên Các Bộ chủ quản đã mở nhiều lớp đào tạo, bồidưỡng kiến thức quản lý tài chính cho lãnh đạo và các kế toán trưởng

Một số đơn vị đã tích cực chủ động triển khai thực hiện Nghị định10/2002/NĐ - CP và Nghị định 43/2006/NĐ - CP, ban hành quy chế chi tiêunội bộ, chế độ thưởng phạt rõ ràng Về phía các Bộ chủ quản cũng tăng cườngcông tác kiểm tra, kiểm soát đối với các đơn vị trực thuộc thông qua việckiểm soát của Vụ Kế hoạch - Tài chính đối với việc phân bổ và cấp phát kinhphí NSNN, việc thẩm tra, xét duyệt quyết toán, việc kiểm tra giám sát trongquá trình thực hiện dự toán Ngoài những chủ trương, chính sách khuyếnkhích các đơn vị nhanh chóng áp dụng cơ chế tự chủ tài chính, khuyến khíchtạo nguồn thu hợp pháp thì Vụ Kế hoạch - Tài chính cũng đã có nhiều quyđịnh về quản lý tài chính, giúp Lãnh đạo Bộ tăng cường công tác thanh kiểmtra, kiểm soát đối với các đơn vị Ngoài ra, hàng năm các Bộ chủ quản cũngnhư các đơn vị trực thuộc còn có sự kiểm tra, kiểm soát của các đơn vị bênngoài như Thanh tra Bộ Tài chính hoặc Kiểm toán Nhà nước nên công tácquản lý tài chính cũng dần đi vào nề nếp Tuy nhiên, do hạn chế về số lượngcán bộ kiểm tra và thời gian kiểm tra nên việc kiểm tra chủ yếu mới chú trọngđến kiểm tra nguồn kinh phí NSNN cấp, còn nhiều nội dung trong công tácquản lý tài chính, kế toán của các đơn vị chưa được kiểm tra kỹ như việc quản

lý, sử dụng các nguồn thu sự nghiệp, việc quản lý sử dụng tài sản, công tác

hạch toán kế toán cũng như chứng từ kế toán Công tác kiểm tra, thanh tra củacác cơ quan chức năng của Nhà nước cũng chưa thường xuyên và kiểm tramang tính chọn mẫu, thanh tra vụ việc tại một số đơn vị nên còn một số saisót trong công tác quản lý tài chính kế toán trong các đơn vị chưa được pháthiện và có biện pháp khăắcphục kịp thời.

- Hệ thống kế toán: Các đơn vị tổ chức sự nghiệp công đều áp dụng chế

độ kế toán HCSN ban hành theo quyết định số 19/2006/QĐ - BTC ngày30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Đây là một hệ thống kế toán đã được

bổ sung và hoàn thiện, áp dụng phù hợp với yêu cầu đổi mới công tác quản lýtài chính tại các tổ chức sự nghiệp công Hệ thống này bao gồm 6 loại tàikhoản trong Bảng Cân đối tài khoản và 1 loại tài khoản ngoài Bảng Cân đốitài khoản

Hơn nữa, hầu hết các đơn vị đã áp dụng phần mềm kế toán do đó phục vụtốt hơn cho công tác tài chính kế toán và việc cung cấp thông tin cũng như cácbáo cáo phục vụ cho công tác quản lý được nhanh chóng, kịp thời, chính xác.Công tác kiểm tra, kiểm soát việc quản lý sử dụng vật tư, tài sản tiền vốncủa bộ phận kế toán cũng từng bước nâng lên

Bộ phận kế toán tài chính thực hiện cả ba loại hình kiểm soát trước,trong và sau quá trình thực hiện ngân sách.Các bước công việc kiểm soát,các nội dung kiểm soát bao gồm: Kiểm tra, kiểm soát chấp hành dự toán thu,chi; thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các chế độ tiêu chuẩn, địnhmức quy định của Nhà nước; kiểm tra, kiểm soát việc quản lý, sử dụng vật

tư, tài sản; kiểm tra chấp hành luật thuế, các chính sách, chế độ tài chính củaNhà nước

Kiểm soát việc phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới vàquyết toán của các đơn vị cấp dưới (nêú có các đơn vị trực thuộc) Chức năng

kiểm soát của kế toán được lồng ghép, gắn chặt với chức năng thông tin trong

cả 4 nội dung của hệ thống kế toán: chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kếtoán, báo cáo tài chính Chức năng kiểm tra kế toán được thể hiện ở việc kiểmtra chứng từ kế toán, kiểm tra công tác hạch toán tài khoản kế toán, kiểm trabáo cáo tài chính và các thông tin kinh tế tài chính

- Thủ tục kiểm soát: Trong các đơn vị, một số thủ tục kiểm soát đã đượcthiết lập như kiểm soát tuân thủ pháp luật, kiểm soát mục tiêu, kế hoạch đãxây dựng, kiểm soát các chu trình nghiệp vụ tài chính

Về kiểm soát tài chính có kiểm soát tiền lương và các khoản trích theolương, kiểm soát các khoản thu, chi ngân sách, quy định kiểm kê tiền và tàisản định kỳ hoặc đột xuất, kiểm soát các nghiệp vụ lập dự toán và quyết toánngân sách

- Kiểm toán nội bộ: Tại các tổ chức sự nghiệp công chưa có tổ chức

kiểm toán nội bộ

Tóm lại, công tác kiểm tra, kiểm soát của các Bộ chủ quản và tại các tổchức sự nghiệp công thuộc Bộ đã có nhiều cố gắng, đi vào nề nếp Các nhàquản lý đã bắt đầu quan tâm đến hiệu quả hoạt động của HTKSNB Tuynhiên, HTKSNB nói chung vẫn chưa đủ mạnh để đáp ứng yêu cầu quản lýhiện nay Hệ thống này vẫn còn thiếu nhiều yếu tố cơ bản, chế độ thông tinbáo cáo giữa các đơn vị và Bộ chủ quản chưa kịp thời và đầy đủ, trình độ vềquản lý tài chính của thủ trưởng nhiều đơn vị còn yếu do chỉ tập trung vàocông tác chuyên môn, nhận thức về công tác kiểm tra, kiểm soát của cán bộtrong đơn vị còn chưa đầy đủ

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NÔNG LÂM

2.1 ĐẶC ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG NÔNG LÂM

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển về tổ chức của trường Cao đẳng Nông Lâm

2.1.1.1 Những căn cứ thành lập trường Cao đẳng Nông Lâm

Trường Cao đẳng Nông Lâm thuộc Bộ NN & PTNT, được thành lập theoquyết định số 125/1999/QĐ - TTg ngày 28 tháng 5 năm 1999 của Thủ tướngChính phủ

Tiền thân của trường là trường Trung cấp Nông nghiệp, đã có quá trìnhhơn 40 năm xây dựng và trưởng thành Trường được ra đời từ năm 1959 tạiNghĩa Đàn - Nghệ An Sau đó chuyển về Tuyên Quang, đổi tên là trườngTrung cấp Trồng trọt Sông Lô Năm 1984, trường được sáp nhập với trườngTrung học Chăn nuôi Sông Bôi (Hoà Bình) và chuyển địa điểm về huyện ViệtYên - tỉnh Bắc Giang, tiếp nhận cơ sở vật chất của trường Đại học Nôngnghiệp II và đổi tên thành trường Trung học kỹ thuật Nông nghiệp TW

Trong những năm đầu của thời kỳ mới thành lập, mục tiêu đào tạo củatrường là đào tạo các kỹ thuật viên Trồng trọt và Chăn nuôi thú y làm việc chủyếu tại đội sản xuất trong các nông trường quốc doanh, các trạm, trại nghiêncứu khoa học và trong các hợp tác xã sản xuất nông nghiệp phục vụ cho cáctỉnh phía Bắc Nhà trường đã vượt qua nhiều khó khăn thử thách để đưa thày vàtrò tham gia các công trình phục vụ sản xuất và nghiên cứu khoa học trên hầuhết các cụm nông trường ở miền Bắc như: Phủ Quỳ (Nghệ An) Đồng Giao(Ninh Bình) Bãi Trành (Thanh Hoá) Thanh Hà, Sông Bôi (Hoà Bình) MộcChâu, Cờ Đỏ (Sơn La) Tân Trào, Sông Lô (Tuyên Quang) Hầu hết cán bộ kỹ

thuật của cụm nông trường quốc doanh được đào tạo tại trường Do nhữngđóng góp tích cực vào việc thực hiện phương pháp đào tạo mới, Nhà trườngđược Bộ Giáo dục và đào tạo chọn trường là lá cờ đầu ngành trung học chuyên

nghiệp, được tặng cờ luân lưu của Chính phủ 5 lần (Phụ lục 1).

Trong thời kỳ từ 1987 - 1992, đứng trước sự chuyển đổi từ cơ chế tậptrung bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, trườngtiến hành rà xét lại mục tiêu và chương trình đào tạo cho phù hợp với nền kinh

tế - xã hội của đất nước Nhà trường tiến hành thí điểm tổ hợp: Đào tạo - Khoahọc - Sản xuất để gắn liền giữa quá trình giảng dạy, học tập với nghiên cứu ứngdụng tiến bộ kỹ thuật vào sản xuất ra sản phẩm vật chất trong cơ quan đào tạo.Nhà trường đã tham gia vào nhiều chương trình nghiên cứu khoa học củaNgành và Nhà nước; đã có những đóng góp trong việc tạo ra các giống cây,con, cải tiến quy trình sản xuất, thâm canh cây trồng và gia súc, gia cầm

Từ năm 1993 đến 1997, Nhà trường đã đổi mới toàn diện về nội dung,chương trình đào tạo để đáp ứng với yêu cầu đa dạng của nền kinh tế thịtrường Với mục tiêu là đào tạo kỹ thuật viên và công nhân nghề nông nghiệpcho mọi thành phần kinh tế, bám sát thực tế sản xuất của xã hội, Nhà trường

tổ chức viết mới toàn bộ giáo trình của Ngành Trồng trọt và Chăn nuôi.Trường đã đa dạng hoá ngành nghề, hình thức đào tạo, thực hiện đào tạo theonhu cầu của người học Trường đã mở thêm một số ngành như: Khuyến nônglâm, chủ trang trại, quản lý đất đai và phối hợp với các cơ quan quản lý Nhànước, các Đoàn thể, các doanh nghiệp để làm công tác tuyển sinh; tổ chức đàotạo và sử dụng sau khi ra trường Nhà trường đã bám sát sự phát triển kinh tếcủa đất nước, của Ngành để phục vụ các chương trình đào tạo trọng điểmnhư: Khuyến nông lâm, dâu tằm, mía đường Nhiều địa phương đã xây dựng

kế hoạch về nhu cầu cán bộ kỹ thuật để Trường giúp đào tạo như: Đào tạo hệthống khuyến nông lâm cho tỉnh Tuyên Quang, hệ thống bảo vệ thực vật cho

tỉnh Hà Bắc, quản lý đất đai cho tỉnh Lạng Sơn Đa số học sinh của trường

đã và đang nắm những vị trí công tác tại các cơ sở sản xuất dịch vụ kỹ thuật,trang trại, nông trường trong phạm vi cả nước, nhất là các tỉnh Trung du vàmiền núi Trường đã từng là đơn vị dẫn đầu về phong trào thi đua của NgànhTHCN và DN, được Nhà nước tặng thưởng 4 Huân chương Lao động (2 Huânchương Lao động hạng Ba, 1 Huân chương Lao động hạng Nhì và 1 Huân

chương Lao động hạng Nhất) và nhận cờ thi đua, bằng khen khác (Phụ lục 1).

Năm 1999, trường được nâng cấp thành trường Cao đẳng Nông Lâm,nhằm đáp ứng đòi hỏi khách quan tất yếu của xã hội Vì nước ta là một nướcnông nghiệp, ngành nông nghiệp chiếm 80% dân số, 89,3% cán bộ đại họcđào tạo ra làm việc ở TW, 8,9% làm việc ở các tỉnh, 1,8% ở cấp huyện, ở xãhầu như không có (theo đề án xin nâng cấp Trường thành Trường Cao đẳngNông Lâm năm 1997 của Hiệu trưởng Nhà trường) Trong khi đó, ngành Nôngnghiệp & PTNT cần đào tạo một đội ngũ kỹ sư thực hành có trình độ bậc đạihọc gắn với nông thôn, yêu cầu về lý thuyết có mức độ, nhưng tay nghề phảicao, vị trí làm việc tại cấp huyện, tỉnh, đặc biệt ở vùng nông thôn, vùng sâu,vùng xa Và Trường Cao đẳng Nông Lâm ra đời nhằm đáp ứng mục tiêu đó.Ban đầu chỉ có 4 ngành nghề được đào tạo thì đến nay, Nhà trường đã mởrộng tới 9 ngành nghề: Trồng trọt, chăn nuôi thú y, quản lý đất đai, kinh tếnông lâm nghiệp, chế biến nông lâm sản, lâm nghiệp, sư phạm kỹ thuật, côngnghệ thông tin, công nghệ sinh học

Được sự quan tâm của Bộ NN & PTNT, Bộ Giáo dục và đào tạo, Bộ Kếhoạch đầu tư, Tổng cục dạy nghề, Nhà trường đã được Chính phủ phê duyệt

là một trong 15 trường trọng điểm Quốc gia tham gia dự án giáo dục kỹ thuật

và dạy nghề được hỗ trợ từ nguồn vốn vay ADB của Ngân hàng châu Á Đây

là dấu hiệu chứng tỏ nội dung và chất lượng đào tạo của Nhà trường ngàycàng cao

2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của trường Cao đẳng Nông Lâm

Theo quyết định thành lập trường của Thủ tướng Chính phủ, trường Caođẳng Nông Lâm là một cơ sở của Bộ NN & PTNT đào tạo về Nông Lâmnghiệp, sau 48 năm xây dựng và phát triển, trường Cao đẳng Nông Lâm cónhững nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Đào tạo cán bộ kỹ thuật có trình độ cao đẳng, trung học chuyênnghiệp và công nhân kỹ thuật trong lĩnh vực Nông nghiệp & PTNT, đào tạoliên thông các cấp trình độ

- Tham gia nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật liên quanđến nội dung đào tạo của trường và chuyển giao những tiến bộ kỹ thuật vàosản xuất Nông lâm nghiệp

- Tham gia công tác khuyến nông lâm, công tác đào tạo, bồi dưỡng nôngdân và đào tạo lưu động

- Liên kết và hợp tác với các cơ sở đào tạo, nghiên cứu khoa học trong vàngoài nước để kết hợp đào tạo với sản xuất, đào tạo và bồi dưỡng ngắn hạnnguồn nhân lực kỹ thuật trong NN & PTNT

2.1.1.3 Hệ thống và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Trường Cao đẳng Nông Lâm được tổ chức theo mô hình Cao đẳng đacấp, đa ngành, thực hiện chức năng đào tạo, nghiên cứu khoa học và dịch vụcộng đồng, đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế xã hội của địa phương Việc tổchức và quản lý các hoạt động của Nhà trường được thực hiện trên cơ sở kếhoạch hoá, gắn với thị trường theo cơ chế linh hoạt

- Về hệ thống chính trị:

Đảng bộ Nhà trường trực thuộc Tỉnh uỷ

Công đoàn Nhà trường trực thuộc Liên đoàn lao động Bộ NN & PTNT

Đoàn TNCS Hồ Chí Minh trực thuộc Tỉnh Đoàn Bắc Giang.

Hội Cựu chiến binh trực thuộc Hội Cựu chiến binh Bắc Giang

Hội Sinh viên trực thuộc TW Hội sinh viên Việt Nam

- Cơ cấu tổ chức: Trường Cao đẳng Nông Lâm được xây dựng theo môhình 3 cấp quản lý (xem bảng 2.1) Trường - Khoa - Bộ môn Ban Giám hiệuNhà trường là cấp quản lý cao nhất; Khoa và các Bộ môn trực thuộc là cấpquản lý chuyên môn chịu trách nhiệm trước Nhà trường về chuyên môn đàotạo Các Phòng ban là cơ quan tham mưu, giúp việc cho Ban Giám hiệu vềđào tạo, nghiên cứu khoa học và các mặt quản lý khác

- Cơ chế quản lý: Các chính sách và kế hoạch được Hiệu trưởng quyếtđịnh trên cơ sở có sự tư vấn của Hội đồng khoa học và đào tạo; được các đơn

vị thực hiện với sự hướng dẫn của các Phòng ban

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ mô hình tổ chức trường Cao đẳng Nông Lâm

Nhà trường hiện nay có 8 khoa: Kế toán nông nghiệp, Trồng trọt, Chăn

HIỆU TRƯỞNG

Phó Hiệu trưởng

đào tạo

Phó Hiệu trưởng nội chính

Phòng

Đào tạo

Phòng Quản lý HSSV

Các Khoa,

BM trực thuộc

Các Hội đồng

đoàn thể

Phòng Tài chính

Kế toán

Phòng

Tổ chức –Hành chính

Phòng Khoa học và HTQT

Phòng Quản trị đời sống

Các lớp học sinh, sinh viên

nuôi thú y, Địa chính, Sư phạm kỹ thuật nông nghiệp, Chế biến nông sản thựcphẩm, Lâm nghiệp, Văn hoá cơ bản và 2 bộ môn trực thuộc: Chính trị, Côngnghệ thông tin.

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, cụ thể như sau:

* Hiệu trưởng: Là người chịu trách nhiệm quản lý chung và là người có

trách nhiệm và quyền hạn cao nhất trong Nhà trường; có quyền chỉ đạo trựctiếp đến các bộ phận, đội ngũ cán bộ giáo viên trong Nhà trường và đồng thờicũng là người chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Bộ NN & PTNT Hiệu trưởng chịutrách nhiệm về việc sử dụng có hiệu quả tài sản của cơ quan, sử dụng có hiệuquả kinh phí được cấp, thực hiện các quy định về công khai tài chính nhằmphát huy quyền làm chủ của cán bộ công chức; thực hiện quyền kiểm tra,giám sát quá trình quản lý và sử dụng vốn, tài sản Nhà nước

* Hiệu phó phụ trách đào tạo: Chỉ đạo việc thực hiện về lĩnh vực đào

tạo, kiểm tra, triển khai các quy chế, quy định của Nhà trường, các quyết địnhcủa Hiệu trưởng, các vấn đề cần sửa đổi có liên quan đến đào tạo; duyệt đềcương, kiểm tra bài giảng của giáo viên, duyệt kế hoạch đào tạo, phân cônggiảng dạy của giáo viên; trực tiếp chỉ đạo công tác kiểm tra thực hiện quy chếcủa Bộ Giáo dục

* Hiệu Phó phụ trách nội chính khoa học và sản xuất: Lĩnh vực được

phân công phụ trách bao gồm: quản lý đất đai, tổ chức sản xuất, dịch vụ điệnnước, an ninh trật tự, vệ sinh môi trường; quan hệ với địa phương; công tácnội, ngoại trú của học sinh, sinh viên; nghiên cứu khoa học và sản xuất Kýkết các hợp đồng về thu chi của khoa học và sản xuất, đề cương, kinh phí choviệc triển khai và nghiệm thu các đề tài

* Phòng Đào tạo: Làm các công tác nghiệp vụ chủ yếu sau: Xây dựng,

điều hành kế hoạch đào tạo; Trực tiếp kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ củagiáo viên Kiểm tra, đảm bảo bí mật khi ra đề thi; tổ chức chấm thi hết môn

của các khoa Quản lý, niêm phong, phát đề thi sau khi Phó hiệu trưởng phêduyệt đề thi; tổ chức coi thi và chấm thi tốt nghiệp; Kiểm tra hồ sơ học sinh,sinh viên trúng tuyển, quản lý bằng tốt nghiệp, học bạ Quản lý danh sáchhọc sinh, sinh viên và cấp phát bằng tốt nghiệp theo nguyên tắc trình tự quyđịnh Làm báo cáo tổng kết theo học kỳ, năm học để đánh giá chất lượng giáodục chung của Nhà trường

* Phòng Khoa học và hợp tác Quốc tế: Tổ chức các hoạt động nghiên

cứu khoa học và ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ Thực hiện liên kết,hợp tác các cơ sở đào tạo, nghiên cứu khoa học trong và ngoài nước

* Phòng Kế toán tài chính: có kế hoạch đề xuất, đăng ký lịch tuần để làm

thủ tục thanh toán, quyết toán chế độ cho các đối tượng quản lý và giáo viêngiảng dạy Thu đủ và kịp thời tiền học phí; chi trả hết tiền học bổng cho họcsinh, sinh viên trước khi ra trường Thực hiện nhập kho và nghiệm thu vật tư,sản phẩm cho các khoa chuyên môn trước và sau khi thực tập Hàng năm,kiểm tra, đánh giá tình trạng quản lý và sử dụng thiết bị dạy học

* Phòng Tổ chức hành chính: có trách nhiệm làm thủ tục xét tặng danh

hiệu thi đua, các hình thức khen thưởng theo đúng quy định để trình Hội đồngthi đua khen thưởng; thực hiện chi trả kịp thời cho cán bộ, công nhân viên vềviệc điều chỉnh hệ số lương

* Phòng quản lý học sinh, sinh viên: Lập danh sách quản lý hồ sơ, phân

ngành, lớp học, đề xuất ban cán sự lớp và cung cấp đầy đủ, chính xác danhsách học sinh, sinh viên cho các khoa, phòng có liên quan Quản lý học sinh,sinh viên nội và ngoại trú; xử lý và có biện pháp đối với các học sinh, sinhviên vi phạm nội và ngoại trú; hoàn thiện hồ sơ khen thưởng và xử lý vi phạm

kỷ luật trình Hội đồng xét và xử lý kịp thời

* Phòng Quản trị đời sống: Theo dõi, kiểm tra, bảo quản và sửa chữa các

tài sản, vật tư, thiết bị của Nhà trường

* Phòng bảo vệ: Kiểm tra, bảo vệ an ninh trong khu vực trường; kiểm tra

đối với các thành phần ra, vào khu vực trường

* Trạm y tế: Kiểm tra sức khoẻ của học sinh, sinh viên khi nhập học

cũng như trong quá trình học tại trường Đồng thời, chăm sóc sức khoẻ chocán bộ công nhân viên công tác tại trường

* Phòng thư viện, thí nghiệm: Phòng thư viện mục đích dành cho giáo

viên, học sinh, sinh viên nghiên cứu và tham khảo tài liệu để nâng cao tầmhiểu biết về chuyên môn phục vụ cho việc giảng dạy của giáo viên và học tậpcủa học sinh, sinh viên được tốt hơn

Phòng thí nghiệm là nơi cho giáo viên, HSSV thực hành cũng nhưnghiên cứu thử nghiệm các đề tài khoa học cấp khoa cũng như cấp trường.Nhân viên phòng thí nghiệm phải chuẩn bị đầy đủ các vật tư, dụng cụ, hoáchất cho môn học Đồng thời kiểm tra dụng cụ trước và sau khi kết thúc cáclần thí nghiệm

* Các Khoa chuyên môn và Bộ môn chuyên ngành: có nhiệm vụ quản lý

giảng viên, cán bộ nhân viên, người học thuộc khoa Quản lý chất lượng, nộidung, phương pháp đào tạo và nghiên cứu khoa học; tổ chức đánh giá, kiểmtra nâng cao chất lượng giảng dạy của giáo viên; xây dựng và thông quachương trình, đề cương chi tiết các môn học thuộc quyền quản lý của khoa;quyết định hình thức thi hết môn, hết học phần Hàng năm phải báo cáo kếtquả thí nghiệm, đề tài nghiên cứu cấp Bộ, cấp khoa

2.1.1.4 Đội ngũ giảng viên và cán bộ quản lý

Tính đến ngày 31/12/2007, tổng biên chế của Nhà trường là 172 cán bộcông nhân viên trong đó đội ngũ giáo viên cơ hữu là 125 người Số giảng viên

có trình độ trên Đại học là hơn 50%, trong đó có 5 tiến sĩ, 30% giáo viên đượcđào tạo bồi dưỡng ở nước ngoài; 40 lượt cán bộ giáo viên đã từng làm giảngviên của các trường Đại học Toàn trường có 7 nhà giáo ưu tú, 3 giáo viêngiỏi toàn quốc

2.1.1.5 Thực trạng cơ sở vật chất kỹ thuật, kết cấu hạ tầng

Với diện tích tự nhiên là 63.5 ha, bao gồm hệ thống vườn trường, chuồngtrại, đồng ruộng thí nghiệm, ao hồ, vườn đồi Nông lâm kết hợp, hệ thốnggiảng đường, phòng thí nghiệm, ký túc xá, nhà ăn đáp ứng điều kiện cơ bản

để giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học, thực hành, rèn nghề cho thầytrò Cụ thể:

- Hệ thống giảng đường gồm 40 phòng học với tổng diện tích 2.400 m2

- Hệ thống phòng thí nghiệm: 1.900 m2

- Hệ thống thư viện: 2.700 m2

- Hệ thống kí túc xá: 4.100 m2

- Xưởng thực hành: 1200 m2

- Đồng ruộng vườn rừng cây thí nghiệm thực hành: 17,4 ha

- Hệ thống dịch vụ, nhà ăn căng tin: 600 m2

- Sân chơi, bãi tập: 12.000 m2

- Hệ thống ao hồ: 28 ha

- Hệ thống đường giao thông nội bộ là trên 7 km đường bê tông

- Hệ thống điện chiếu sáng (trạm biến áp 680 KV, 1,5 km đường dây 35

KV, 4,5 km đường dây hạ thế 0,4 KV)

- Hệ thống nước sạch (3 giếng khoan, 4,5 km đường ống thoát nước, 25

Hệ thống mạng LAN được kết nối Internet phục vụ cho công tác quản lý

và nghiên cứu khoa học bao gồm 500 máy tính Các trang thiết bị và đồ dùngdạy học đa phương tiện đã được Nhà trường trang bị đầy đủ tại tất cả cácphòng học Năm học 2000 - 2004 có 15 trường được hưởng dự án Giáo dục

Kỹ thuật dạy nghề với tổng vốn đầu tư 121 triệu USD, trong đó trường Caođẳng Nông Lâm được hưởng phần xây lắp trị giá 450.000USD Trong nhữngnăm qua, Nhà trường đã tập trung mua sắm, lắp đặt các trang thiết bị phục vụthực hành thực tập và nghiên cứu khoc học cho giáo viên và học sinh, sinh

viên với 2 dẫy nhà thí nghiệm, 1 xưởng thực hành cơ điện, 1 xưởng chế biếnnông sản thực phẩm, 1 khu nông nghiệp công nghệ cao với tổng số trang thiết

bị phục vụ đào tạo trị giá 42 tỷ đồng

2.1.2 Đặc điểm hoạt động của trường Cao đẳng Nông Lâm

Với chức năng chính là đào tạo từ hệ Cao đẳng trở xuống trong lĩnh vựcNông lâm nghiệp Đối tượng chủ yếu là con em nông dân và sẽ ra trườngphục vụ làm việc tại địa bàn nông thôn Để phù hợp với nhu cầu sử dụng, Nhàtrường đã và đang không ngừng mở rộng quy mô đào tạo Quy mô đào tạocủa Nhà trường được thể hiện ở bảng 2.1

Bảng 2.1: Quy mô đào tạo của trường Cao đẳng Nông Lâm từ năm học

2004-2005 đến 2006-2007

Chính quy Không chính quy

Hiện nay, ngành nghề đào tạo lên tới 9 ngành (Phụ lục 2) với học sinh,

sinh viên tuyển mới khoảng 2.500 - 2.800 người và lưu lượng học sinh sinhviên trong Trường hàng năm là: 3.500 - 4.000 người, cụ thể: 800 sinh viên hệCao đẳng chính quy; 600 học sinh Trung học chính quy; 200 sinh viên hệ Caođẳng tại chức; 800 học sinh Trung học tại chức; 400 học sinh hệ Công nhân

kỹ thuật; Đào tạo theo địa chỉ, đào tạo lưu động, bồi dưỡng, tập huấn ngắnhạn cho hàng ngàn lượt người Và trong tương lai, nhà trường sẽ tiếp tục mởrộng thêm quy mô cũng như ngành nghề đào tạo

Thời gian đào tạo: Đào tạo Cao đẳng: 3 năm; Đào tạo hệ Trung học: 2

năm; Đào tạo công nhân kỹ thuật: 1 năm; Bồi dưỡng, tập huấn ngắn hạn