công tác kế toán vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp

1.1.1.Khái Niệm Vốn bằng tiền là tài sản tồn tại trực tiếp hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu, thực hiện chức năng là phương tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh

CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG

DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung về kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp.

1.1.1.Khái Niệm

Vốn bằng tiền là tài sản tồn tại trực tiếp hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu, thực hiện chức năng là phương tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của DN Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà DN nào cũng có và sử dụng

Ngoài ra thì vốn bằng tiền còn được hiểu là những tài sản có thể dùng để dự trữ, tích luỹ và làm phương tiện để thanh toán như: tiền mặt, TGNH, tiền đang chuyển

Theo quan điểm của kiểm toán thì vốn bằng tiền là một khoản mục trong tài sản lưu động, được trình bày trước tiên trên bảng cân đối kế toán, và là căn cứ để đánh giá khả năng thanh toán của một DN

1.1.2 Phân loại vốn bằng tiền

 Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền của DN được chia thành 3 loại:

- Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Ngoại tệ: Đây là loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức trên thị trường Việt Nam như các đồng: đô la Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), phrăng Pháp (FFr), yên Nhật (JPY), đô la Hồng Kông (HKD), mác Đức (DM)…

- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền được dự trữ chủ yếu vì mục tiêu an toàn trong nền kinh tế hơn là mục đích thanh toán trong kinh doanh

 Theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm 3 loại :

- Tiền mặt tại quỹ: bao gồm giấy bạc Ngân hàng Việt Nam, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc… hiện đang quản lý tại két DN để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh

- TGNH: bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc mà DN đang gửi tại tài khoản của DN tại Ngân hàng Để chấp hành tốt kỷ luật thanh toán và theo dõi số tiền của DN tại Ngân hàng đòi hỏi DN phải theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số dư

của từng loại tiền gửi.

- Tiền đang chuyển: là các khoản tiền của DN đã nộp vào Ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc đã gửi vào bưu điện để chuyển cho Ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Có của Ngân hàng

1.1.3 Đặc điểm vốn bằng tiền, nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán.

 Đặc điểm vốn bằng tiền

Trong quá trình kinh doanh, vốn bằng tiền của doanh nghiệp là loại vốn rất cần thiết, đặc biệt trong điều kiện đổi mới cơ chế quản lý và tự chủ về tài chính thì vốn bằng tiền càng có vị trí quan trọng : Thúc đẩy SXKD phát triển và đạt hiệu quả kinh tế cao, nó được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán, thu hồi các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm các loại vật tư thiết bị, hàng hóa phục vụ nhu cầu SXKD Trong điều kiện hiện nay mỗi doanh nghiệp càng phải có kế hoạch hoá cao việc thu, chi tiền mặt, việc thanh toán qua ngân hàng, không những đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của mình mà còn tiết kiệm được vốn lưu động, tăng thu nhập cho hoạt động tài chính, góp phần quay vòng nhanh của vốn lưu động Hơn nữa quy mô vốn bằng tiền đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ do nó có tính thanh khoản cao, là đối tượng của gian lận sai sót Do đó, sử dụng vốn bằng tiền phải tuân thủ nguyên tắc, chế độ quản lý thống nhất của nhà nước

- Tổ chức thực hiện đầy đủ các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán

- Thông qua việc ghi chép, kế toán có thể thực hiện chức năng kiểm soát và phát

hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ, phát hiện các chênh lệch, xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.

- Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu của thủ quỹ và kế toán tiền mặt

 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền:

- Hạch toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam, trừ trường hợp được phép sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất khác

- Cuối niên độ kế toán số dư cuối kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên Ngân hàng

- Đối với vàng, bạc, kim khí, đá quý phải theo dõi số lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất và giá trị của từng thứ, từng loại Giá trị vàng bạc kim khí quý, đá quý được tính theo giá thực tế ( Giá hoá đơn hoặc giá đã thanh toán) khi tính giá xuất vàng bạc,kim khí quý đá quý có thế áp dụng một trong 4 phương pháp: Bình quân gia quyền, Nhập trước- xuất trước, Nhập sau- xuất trước, Giá thực tế đích danh Phải mở

sổ chi tiết cho từng loại vàng bạc, kim khí quý, đá quý theo đối tượng, chất lượng….Nếu thực hiện đúng các nguyên tác hạch toán vốn bằng tiền sẽ giúp cho DN quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thực hiện thu, chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao

1.1.4 Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp.

1.1.4.1.Hạch toán quỹ tiền mặt.

Mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh Thông thường tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm : giấy bạc ngân hàng Việt Nam, các loại ngoại tệ , ngân phiếu, vàng bạc, kim loại quý đá quý

Để hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt của doanh nghiệp được tập trung tại quỹ Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt đều so thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện Đối với doanh nghiệp Nhà nước, thủ quỹ không được trực tiếp mua, bán hàng hoá, vật tư kiêm nhiệm công việc tiếp liệu hoặc kiêm nghiệm công việc kế toán Tất cả các khoản thu, chi tiền mặt phải có chứng từ hợp lệ

 Chứng từ kế toán và sổ kế toán sử dụng

 Chứng từ kế toán :Việc thu chi tiền mặt tại quỹ phải có chứng từ thu, chi Các chứng từ thu, chi này phải có chữ ký của giám đốc (hoặc người có uỷ quyền) và kế toán trưởng Trên cơ sở các chứng từ thu, chi kế toán tiến hành lập các phiếu thu - chi Thủ quỹ sau khi nhận được phiếu thu - chi sẽ tiến hành thu hoặc chi theo những chứng

từ đó Sau khi đã thực hiện xong việc thu - chi thủ quỹ ký tên đóng dấu “Đã thu tiền” hoặc “ Đã chi tiền” trên các phiếu đó, đồng thời sử dụng phiếu thu và phiếu chi đó để ghi vào sổ quỹ tiền mặt kiêm báo cáo quỹ Cuối ngày thủ quỹ kiểm tra lại tiền tại quỹ, đối chiếu với báo cáo quỹ rồi nộp báo cáo quỹ và các chứng từ cho kế toán tiền mặt

Ngoài phiếu chi, phiếu thu là căn cứ chính để hạch toán vào sổ chi tiết Tài khoản 111- Tiền Mặt còn cần các chứng từ kế toán có liên quan khác kèm vào phiếu thu hoặc

phiếu chi như: Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tiền tạm ứng, hoá đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, biên lai thu tiền

 Sổ kế toán : Gồm chi tiết kế toán tiền mặt và sổ tổng hợp

- Sổ chi tiết kế toán tiền mặt gồm: Sổ quỹ tiền mặt kiêm báo cáo quỹ, sổ chi tiết từng loại ngoại tệ, vàng bạc, kim loại quý cả về số lượng và giá trị

- Sổ kế toán tổng hợp: Tuỳ theo hình thức kế toán áp dụng, kế toán tổng hợp sử dụng các loại sổ tổng hợp khác nhau

 Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán

 TKSD : TK 111 – Tiền Mặt

TK 111

- Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, - Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý nhập quỹ vàng bạc, kim khí quý xuất quỹ

- Số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi - Số tiền mặt tại quỹ thiếu hụt

kiểm kê - Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ

SDCK : Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, giảm khi điều chỉnh giá

Ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý hiện còn

Tồn quỹ

 Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tai quỹ:

- Chỉ phản ánh vào TK111 số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ

- Các khoản tiền vàng bạc, kim khí quý, đá quý do đơn vị hoặc cá nhân khác ký cược, ký quỹ tại đơn vị thì quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của đơn

vị Riêng vàng bạc, kim khí quý, đá quý trước khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân đo đong đếm số lượng, trọng lượng và giám định chất lượng, sau đó tiến hành niêm phong có xác nhận của người ký cược, ký quỹ trên dấu niêm phong

- Khi tiến hành nhập quỹ, xuất quỹ phải có phiếu thu, phiếu chi hoặc chứng từ nhập- xuất và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập- xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập- xuất đính kèm

- Thủ quỹ: Căn cứ vào chứng từ thu, chi hợp lệ đã thực hiện, cuối ngày ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ Sổ quỹ ghi thành 2 liên làm báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu, chi gửi cho kế toán quỹ Sổ vốn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số dư cuối ngày trên sổ quỹ

- Kế toán quỹ: Hàng ngày khi nhận được báo cáo quỹ, kế toán tiền mặt phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ thu-chi tiền mặt, kiểm tra tính toán ở báo cáo quỹ, nếu có sai sót nhầm lẫn phải sửa kịp thời Báo cáo quỹ sau khi được kiểm tra chính xác được coi như một chứng từ ghi sổ

 Hạch toán tổng hợp tiền mặt tại quỹ:

Lãi Thu hồi các khoản TK 121, 221

TK 635 đầu tư tài chính Mua chứng khoán

Lỗ góp vốn liên doanh , liên kết

TK 511,515,711 bằng tiền mặt TK 1381 Doanh Thu và thu nhập khác Kiểm kê thiếu phát hiện

TK 3331 chờ xử lý

Thuế GTGT (nếu có)

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán Tiền Mặt tại quỹ

1.1.4.2 Hạch toán TGNH

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các khoản thanh toán giữa doanh nghiệp và các cơ quan, đơn vị, tổ chức kinh tế khác được thực hiện chủ yếu qua NH đảm bảo cho việc thanh toán vừa an toàn, vừa thuận tiện, vừa chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật thanh toán Các khoản tiền của DN tại Ngân hàng bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý trên các tài khoản tiền gửi chính, tiền gửi chuyên dùng cho các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như tiền lưu ký, séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền, thư tín dụng….Để chấp hành tốt kỷ luật thanh toán đòi hỏi DN phải theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số dư của từng loại tiền gửi tại NH

 Chứng từ kế toán và sổ kế toán sử dụng

 Chứng từ kế toán :Bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ kế toán ( Uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi )

 Sổ kế toán :

- Kế toán chi tiết TGNH : Kế toán chi tiết TGNH được theo dõi và phản ánh trên

sổ theo dõi TGNH, do kế toán theo dõi tiền tệ đảm nhiệm Sổ theo dõi TGNH được mở chi tiết cho từng NH, từng loại tiền gửi

Khi có các nghiệp vụ kinh tế liên quan tới tiền gửi kế toán phải lập các chứng từ (UNT, UNC, ) làm căn cứ gửi và rút tiền tại NH Khi nhận được sổ phụ hoặc bản sao kê của NH kế toán kiểm tra đối chiếu, sau đó ghi sổ theo dõi TGNH và các sổ liên quan

- Kế toán tổng hợp TGNH :Để theo dõi tình hình biến động các khoản tiền gửi của

DN tại ngân hàng, kho bạc, công ty tài chính, kế toán sử dụng TK 112-TGNH.

 Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán

- Khi nhận được các chứng từ Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ kế toán kèm theo khác Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ

kế toán của DN, số liệu ở chứng từ kế toán với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì

DN phải thông báo cho NH để cùng đối chiếu xác minh và xử lý kịp thời

- Ở những đơn vị có các tổ chức, bộ phận phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi hoặc mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho việc giao dịch, thanh toán, kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi

- Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở Ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu

 Hạch toán TGNH

Lỗ Thu hồi các khoản nợ TK 121, 221,138

TK 515 ký quỹ,ký cược, Đầu tư tài chính

Lãi Đtư NH,DH góp vốn liên doanh,ký quỹ, ký cược

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán TGNH

1.1.4.3 Đặc điểm hạch toán tiền mặt, TGNH bằng ngoại tệ.

 Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ.

Các nghiệp vụ kinh tế- tài chính liên quan đến ngoại tệ, vật tư, chi phí, và các nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ của các doanh nghiệp ngày càng nhiều Để tập hợp được chi phí, doanh thu và xác định được kết quả kinh doanh, kế toán ngoại tệ ở các

DN phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Đối với các DN áp dụng chế độ kế toán Việt Nam thì phải quy đổi ngoại tệ thành tiền Việt Nam để hạch toán quá trình luân chuyển vốn Nguyên tắc này đòi hỏi khi có các nghiệp vụ kinh tế- tài chính liên quan đến ngoại tệ thì kế toán phải quy đổi ngoại tệ thành VND theo tỷ giá hối đoái hợp lý để ghi sổ kế toán.

- Các DN phải mở sổ chi tiết để theo dõi các loại vốn bằng tiền, các khoản phải thu, phải trả bằng ngoại tệ theo đơn vị nguyên tệ nhằm cung cấp đầy đủ thông tin cho công tác quản lý ngoại tệ và điều chỉnh tỷ giá hối đoái kịp thời và chính xác Để hạch toán chi tiết vốn bằng tiền bằng ngoại tệ theo đơn vị nguyên tệ, kế toán phải sử dụng

TK 007- “ Nguyên tệ các loại ” (tài khoản ghi đơn)

Bên Nợ: Ngoại tệ thu vào

Bên Có: Ngoại tệ chi ra

Số dư bên Nợ: Ngoại tệ hiện còn ở DN

Tài khoản này phải mở chi tiết theo từng loại ngoại tệ và nơi quản lý ngoại tệ (tại quỹ hay gửi ở ngân hàng)

- Khi có sự chênh lệch tỷ giá hối đoái, kế toán phải ghi nhận kịp thời khoản chênh lệch đó Cuối kỳ hạch toán, trước khi xác định thu nhập thực tế của DN, kế toán phải thực hiện công tác điều chỉnh tỷ giá hối đoái Để ghi nhận và xử lý chênh lệch tỷ giá kế toán sử dụng TK 413- “ Chênh lệch tỷ giá hối đoái”

 Nguyên tắc xác định tỷ giá hối đoái.

Điều quan trọng trong công tác hạch toán ngoại tệ là việc xác định tỷ giá hối đoái ngoại tệ để quy đổi ngoại tệ thành VND khi ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế- tài chính phát sinh liên quan tới ngoại tệ

Trong quá trình hạch toán, khi có các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ thì kế toán phải quy đổi thành VND theo các nguyên tắc sau:

- Đối với doanh thu, chi phí, tài sản hình thành có gốc là ngoại tệ thì sử dụng tỷ giá bình quân liên ngân hàng ở thời điểm phát sinh nghiệp vụ để quy đổi thành VND

- Đối với ngoại tệ mua bằng tiền Việt Nam thì tỷ giá hối đoái nhập quỹ là giá mua thực tế

- Đối với ngoại tệ thu được do bán hàng hoặc thu các khoản nợ thì tỷ giá hối đoái nhập vào là tỷ giá bình quân liên ngân hàng do NH công bố ở thời điểm thu tiền

- Khi ghi nhận các khoản vay, phải thu, phải trả bằng ngoại tệ thì tỷ giá hối đoái là

tỷ giá bình quân liên NH công bố tại thời điểm ghi nhận nợ

- Khi trả nợ hoặc thu nợ có gốc là ngoại tệ thì tỷ giá hối đoái là tỷ giá hối đoái đã dùng để ghi nhận (nếu thời điểm ghi nhận và thời điểm thanh toán trong cùng một năm) hoặc tỷ giá thực tế cuối năm trước (nếu ở hai năm khác nhau).

- Đối với ngoại tệ tại quỹ hoặc gửi NH khi xuất ra thì tỷ giá hối đoái được xác định trên cơ sở tỷ giá thực tế của ngoại tệ nhập vào theo một phương pháp thích hợp như nhập trước- xuất trước, nhập sau- xuất trước, tỷ giá bình quân…

 Hạch toán ngoại tệ :

TK1112,1122

TK 131,138 TK 152,153,156 Thu nợ phải thu bằng ngoại tệ Mua vật tư hàng hóa, TSCĐ 211,217,241,642

Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế

TK 515 TK 635 TK 515 TK 635

Lãi Lỗ Lãi Lỗ

Tỷ giá Tỷ giá Tỷ giá Tỷ giá

(Đồng thời ghi Nợ TK 007) (Đồng thời ghi Có TK 007)

TK 511,515,711 TK 311,315,331,341 Doanh thu, thu nhập khác Thanh toán nợ vay

Bằng ngoại tệ(Tỷ giá thực tế) Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá ghi sổ

(Đồng thời ghi nợ TK 007) TK 515 TK635

Lãi Lỗ

TK 413 Tỷ giá Tỷ giá TK 413 Lãi tỷ giá do đánh giá lại Lãi tỷ giá do đánh giá lại

Ngoại tệ cuối kỳ kế toán Ngoại tệ cuối kỳ kế toán

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán Tiền Mặt ,TGNH (ngoại tệ)

1.1.4.4 Hạch toán tiền đang chuyển.

Tiền đang chuyển là các khoản tiền của DN đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc đã gửi vào bưu điện để chuyển cho NH hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi tại NH để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo có của NH Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang chuyển trong các trường hợp sau:

- Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho ngân hàng

- Chuyển tiền qua Bưu điện trả cho đơn vị khác

- Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay cho kho bạc (giao tay ba giữa DN với người mua hàng và kho bạc nhà nước)

 Chứng từ kế toán.

- Giấy báo nộp tiền, bảng kê nộp séc

- Các chứng từ gốc kèm theo khác như: séc các loại, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu

 Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán.

Tài khoản sử dụng: TK 113- “Tiền đang chuyển”

Nội dung của TK này như sau:

Bên Nợ: Tiền đang chuyển tăng thêm trong kỳ

Bên Có: Tiền đang chuyển giảm trong kỳ

Số dư bên Nợ: Các khoản tiền còn đang chuyển

 Hạch toán tiền đang chuyển:

TK 113-Tiền đang chuyển TK131 TK 113

Thu tiền nợ khách hàng nộp NH Nhận giấy báo có về số tiền gửi NH

Chưa nhận giấy báo có NH TK 331

Chuyển tiền vào NH

chưa nhận giấy báo có

TK 413 TK 131

Cuối kỳ đánh giá lại số dư ngoại tệ Cuối kỳ đánh giá lại số dư ngoại tệ

Cuối kỳ của ngoại tệ đang chuyển cuối kỳ của ngoại tệ đang chuyển

(chênh lệch tỷ giá tăng) (chênh lệch tỷ giá giảm)

Hình thức tổ chức sổ kế toán trong DN bao gồm: số lượng các mẫu sổ, kết cấu từng loại sổ, trình tự và phương pháp ghi chép từng loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ kế toán với nhau và giữa sổ kế toán với báo cáo kế toán

Hiện nay chế độ kế toán áp dụng theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính có các hình thức sổ sách kế toán:

- Hình thức kế toán nhật ký- sổ cái

- Hình thức kế toán nhật ký chung

- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Mỗi hình thức đều có ưu nhược điểm riêng và chỉ thực sự phát huy tác dụng trong những điều kiện thích hợp

Công Ty Cổ Phần Đông Á áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ với quy trình như sau :

 Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Mọi nghiệp vụ kinh

tế phát sinh phản ánh ở chứng từ kế toán đều được phân loại để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp Trong hình thức này việc ghi sổ kế toán theo thứ tự thời gian tách rời với việc ghi sổ kế toán theo hệ thống trên hai loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản

(1) (1)

(1)

(2)

(1)

(5)

(3)

(4) (6)

(8) (7)

(9)

(9)

(9)

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng

Sơ đồ 1.6 :Trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

 Trình tự ghi sổ :

Chứng từ kế toán

Chứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

Bảng cân đối số phát sinh

Sổ cái

Báo cáo tài chính

Số( thẻ) kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán

Sổ quỹ

(1) Hàng ngày lập chứng từ ghi sổ vào sổ chi tiết hoặc lập chứng từ tổng hợp.

(2) Căn cứ vào chứng từ tổng hợp hàng ngày hoặc định kì lập chứng từ ghi sổ hoặc vào sổ chi tiết

(3) Chứng từ ghi sổ được ghi vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ

(4) Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái

(5) Cuối kì căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết để (6) đối chiếu so sánh với sổ cái

(7) Cuối kì căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh (cân đối tài khoản) rồi (8) đối chiếu so sánh với số đầu kì chứng từ ghi sổ để kiểm tra số liệu trước khi lập báo cáo tài chính (9)

1.3 Báo Cáo Kế Toán.

1.3.1 Báo Cáo Tài Chính.

Công Ty sử dụng Bảng cân đối kế toán là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát toàn bộ giá trị hiện có và nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp

Số liệu trên Bảng cân đối kế toán cho biết toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp theo cơ cấu của tài sản, nguồn vốn Qua đó Vốn Bằng Tiền được trình bày ở phần Tài Sản ( Phần A : TSNH, khoản : Tiền và các khoản tương đương tiền, mục 1 : Tiền) Vốn Bằng Tiền được trình bày trên Bảng Cân Đối Kế Toán theo các số liệu tổng hợp trên Sổ Cái TK111, 112 Căn cứ vào đó có thể nhận xét, đánh giá khái quát tình hình tài chính của DN

1.3.2 Báo Cáo Quản Trị

Nguồn vốn bằng tiền của DN là một vấn đề rất quan trọng của mỗi DN khi các nhà quản trị muốn sử dụng nguồn vốn bằng tiền để đầu tư, mua sắm, hay sinh lời…thì cần phải lập dự toán tiền Dự toán tiền là một trong những dự toán quan trọng nhất trong

hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh của DN Dự toán tiền dự kiến lượng tiền thu, chi trong kỳ để sử dụng hợp lý cho quá trình sản xuất kinh doanh nhằm xác định nhu cầu tiền thiếu (Thừa) để giúp DN chủ động trong kế hoạch tài chính

Khi lập dự toán vốn bằng tiền, DN luôn phải chú trọng đến các khoản thu, chi về hoạt động tài chính( tiền gửi, tiền vay ngân hàng); các khoản chi không tiền mặt(CP khấu hao TSCĐ, CP dự phòng nợ khó đòi); chi cho hoạt động SXKD( NVL, lao động trực tiếp, sản xuất chung, mua sắm tài sản); các khoản thu từ hoạt động bán hàng

CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÔNG Á 2.1 Khái quát chung về Công Ty Cổ Phần Đông Á.

2.1.1 Sự hình thành và phát triển của Công Ty Cổ Phần Đông Á.

 Công Ty Cổ Phần Đông Á được chuyển đổi từ công ty TNHH Hồng Phúc theo quyết định số 0402000025 của UBND tỉnh Hải Dương cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh 03/10/2002 thay đổi lần 2 ngày 28/01/2005 do sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Hải Dương cấp – Thay đổi lần thứ 4 ngày 19/11/2010

Tên giao dịch của Công ty: Công Ty Cổ Phần Đông Á.

Tên quốc tế: DONG A JOINT STOCK COMPANY.

Tên viết tắt : DA,JSC.

Trụ sở chính: Khu 10 Phố Nguyễn Trãi 2 – P Bình Hàn – Thành phố Hải Dương.

Điện thoại: 0320.3859278/Fax: 0320.3859278 Mã số thuế: 0800265566

Vốn điều lệ: 6 tỷ đồng

 Trải qua gần chục năm hình thành và phát triển, Công ty cổ phần Đông Á với tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập có con dấu riêng hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty cổ phần Mặc dù gặp nhiều khó khăn

do nguyên nhân chủ quan và khách quan nhưng dưới sự lãnh đạo của cấp Uỷ, Hội đồng quản trị và trực tiếp là Giám đốc, Công đoàn và tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty cổ phần Đông Á đã không ngừng phấn đấu lao động sản xuất để đưa Công ty từng bước phát triển khắc phục những khó khăn tạm thời, hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh

Với quá trình tích luỹ những kinh nghiệm và từng bước hoàn thiện xây dựng quy

mô sản xuất Công ty đã quyết định tập trung vào lĩnh vực kinh doanh xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, nhà thép, đường dây và trạm biến thế điện đến 110KV

Hơn nữa Công ty có quá trình hoạt động và trưởng thành qua nhiều thời kỳ trong ngành xây dựng điện, có đội ngũ lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ công nhân viên, lực lượng lao động chuyên sâu tay nghề cao, kinh nghiệm lâu năm, hệ thống trang thiết bị, phương tiện thi công đầy đủ, công ty đã tư vấn thiết kế, giám sát thi công xây dựng nhiều công trình điện đảm bảo chất lượng kỹ thuật, đạt đúng tiến độ thời gian cả trong và ngoài

tỉnh Bên cạnh đó Công ty còn thường xuyên kiện toàn bộ máy tổ chức sản xuất để đáp ứng với yêu cầu về kỹ thuật chất lượng ngày một cao, tích luỹ và đầu tư trang bị thêm những máy móc thiết bị cần thiết phục vụ cho thi công để có thể cạnh tranh được các nhà thầu lớn trong nước

Cùng với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của ngành công nghiệp điện năng,công nghiệp xây dựng Việt Nam nói chung và tại địa bàn Tỉnh Hải Dương nói riêng, Công Ty

Cổ Phần Đông Á đã không ngừng nâng cao năng lực của mình trong hoạt động sản xuất kinh doanh góp phần xây dựng lên những công trình lưới điện, mở rộng thị trường đáp ứng nhu cầu sử dụng điện năng ngày càng tăng và đặc biệt là tiêu chuẩn, chất lượng các công trình điện áp cao thế, điện áp dân dụng

2.1.2 Khái quát tình hình SXKD của Doanh nghiệp.

trung thế, trạm biến thế đến 35KV và đường dây hạ thế

+ Gia công, chế tạo phụ tùng, phụ kiện, thiết bị lưới điện

+ Sửa chữa, Thí nghiệm, hiệu chỉnh thiết bị điện

- Bán lẻ đồ điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện trong các cửa hàng chuyên doanh

- Kinh doanh mua bán vật tư, thiết bị điện, vật liệu điện

- Kinh doanh các nghành nghề khác căn cứ vào năng lực của Công ty, nhu cầu của thị trường và được pháp luật công nhận

Bảng 2.1 :Đánh giá khái quát hoạt động SXKD của doanh nghiệp trong 3 năm gần đây

(Nguồn : Phòng kế toán-tài chính)

Phân tích: Qua các chỉ tiêu trên, ta thấy tình hình sản xuất kinh doanh của công ty

có chiều hướng ngày càng đi lên Doanh thu đạt được của năm 2010 tăng 31,94% so với

2009, nhưng đến năm 2011 lại chững lại và chỉ tăng 14,09% so với năm 2010 Tuy nhiên lợi nhuận đạt được của năm 2011 lại tăng đáng kể (23,17%) so với năm 2010 Điều đó cho thấy công ty biết sử dụng tốt tiềm năng của mình, sử dụng đồng vốn có hiệu quả, giảm thiểu chi phí trong xây dựng, lắp đặt các công trình Song công ty cũng cần duy trì

và tiếp tục phát huy mức độ phát triển của mình và nâng cao mức thu nhập của người lao động phù hợp với mức độ tăng doanh thu và lợi nhuận, nhằm nâng cao đời sống cho người lao động

2.1.3 Đặc điểm qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm.

Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm là một trong những căn cứ quan trọng để xác định đối tượng tập hợp chi phí, theo dõi quản lý sản xuất kinh doanh và thanh toán thu hồi nợ Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm là cơ sở để xác định đối tượng và lựa chọn phương pháp tính giá thành phù hợp

Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm xây lắp của Công ty như sau:

- Sử dụng lao động, máy thi công, công cụ, vật liệu (cuốc, xẻng, kìm dỡ, cầu chì, atomat ) tiến hành gia cố, bảo trì và lắp đặt công trình

- Thi công dựng cột điện: lắp đặt cốt pha, cốt thép, đổ bê tông, thi công móng, phân khung công trình, hạng mục công trình

- Thực hiện phần công xây thô, bao che tường ngăn cho công trình, hạng mục công trình (kể cả xây tường rào)

- Lắp đặt hệ thống lưới điện, hạng mục công trình đưa vào sử dụng Đây thực chất

là giai đoạn cuối cùng của qui trình sản xuất sản phẩm xây lắp

- Phòng kỹ thuật của Công ty cùng với kỹ thuật viên công trình tiến hành kiểm tra hạng mục công trình đã hoàn thành, đảm bảo chất lượng sẽ được bàn giao cho chủ đầu tư.

2.1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công Ty.

2.1.4.1 Cơ cấu bộ máy quản lý

(Nguồn: kế toán trưởng cung cấp)

Sơ đồ 2.1:Mô hình bộ máy sản xuất và quản lý của Công Ty Cổ Phần Đông Á

2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban.

- Hội đồng quản trị: gồm 3 người - là cơ quan quản lý của công ty, có toàn quyền nhân danh của của công ty để quyết định đến mọi vấn đề có liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty

Phòng Kế toán- tài chính

Đội công trình3

Đội công trình4

Đội công trình5

Phòng kế hoạch

kỹ thuật - dự án

Đội công trình6

- Ban kiểm soát: gồm 2 người thay mặt các cổ đông để kiểm soát mọi tình hình hoạt động kinh doanh quản trị của công ty

- Một giám đốc điều hành có nhiệm vụ điều hành và quyết định mọi hoạt động SXKD của Công ty sau khi lấy ý kiến tham gia của PGĐ và các phòng chức năng

- Một phó giám đốc kỹ thuật có nhiệm vụ trực tiếp quản lý, điều hành phòng kế hoạch - kỹ thuật, chịu trách nhiệm trước cấp trên về việc điều hành của mình

- Một phó giám đốc phụ trách hành chính - sản xuất có nhiệm vụ chỉ đạo phòng tổ chức - hành chính và chịu trách nhiệm trước cấp trên về mọi hoạt động của mình

+ Phòng tổ chức - hành chính: gồm 3 người có nhiệm vụ kết hợp với các phòng chức năng khác và các đội sản xuất để theo dõi, quản lý và tham mưu cho ban giám đốc

về tình hình tổ chức hành chính của Công ty như: bố trí sắp xếp nguồn nhân lực phù hợp, đúng quy định, công tác hành chính văn thư, chế độ cho cán bộ công nhân viên

+ Phòng kế hoạch - kỹ thuật – dự án : gồm 5 người có nhiệm vụ phối hợp với các đội sản xuất và các phòng chức năng lập dự án sản xuất kinh doanh, theo dõi giám sát việc thực hiện quy trình kỹ thuật tại các công trình thi công, báo cáo, tham mưu cho ban giám đốc về công tác chuẩn bị đấu thầu, lập kế hoạch thi công

+ Phòng kế toán-tài chính gồm: 1 kế toán trưởng và các kế toán viên có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh trung thực, đầy đủ tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo các hoạt động bình thường của Công ty, đề xuất việc vay vốn trả nợ trên cơ sở nhu cầu vay vốn trả nợ của các đơn vị sản xuất và công ty, tổ chức phân tích hoạt động kinh tế Thực hiện đúng, đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước

- Các đội sản xuất: do các công trình thi công lắp đặt có địa điểm thi công khác nhau, thời gian dài, sản phẩm mang tính chất đơn chiếc nên nguồn lao động của Công Ty

Cổ Phần Đông Á được chia thành 6 đội xây lắp với tổng số CBNV là 90 người, mỗi đội

có tổ chức thành các tổ sản xuất (tổ dựng, dỡ cột; sửa chữa, bảo trì đường dây; lắp đặt các trạm biến thế )

Mỗi đội gồm đội trưởng, đội phó, kỹ thuật, kế toán đội và công nhân sản xuất Đội thi công xây dựng là nơi trực tiếp thi công tạo ra sản phẩm là những công trình xây dựng hoặc giai đoạn công việc với hình thức tổ chức sản xuất là đội nhận thầu xây dựng

Về quản lý tài chính, mặc dù công ty áp dụng cơ chế khoán nhưng công ty trực tiếp cấp vốn cho các đội sản xuất khi ký kết hợp đồng xây dựng Các đội chỉ được phép thuê

tài sản cố định, máy móc thiết bị và các phương tiện thi công khác trên cơ sở hợp đồng đã

ký kết và được duyệt

2.1.5 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công Ty

Đối với tổ chức công tác kế toán ở Công ty cổ phần Đông Á là đơn vị hạch toán độc lập áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán kiểu tập trung cho sơ đồ sau :

(Nguồn: kế toán trưởng cung cấp.)

Sơ đồ 2.2 : Bộ máy kế toán Công ty cổ phần Đông Á

- Kế toán trưởng: tổ chức và điều hành công tác kiểm toán tài chính, giám sát kiểm tra

và xử lý mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp tổ chức hoạch toán, tổng hợp các thông tin chính của công ty thành các báo cáo có

ý nghĩa giúp cho việc xử lý và ra quyết định của giám đốc

- Thủ quỹ: bảo quản tiền mặt và chịu sự điều hành cuả kế toán trưởng và phần hành

kế toán có liên quan

- Kế toán NVL kiêm thủ kho làm nhiệm vụ bóc tách chứng từ vật tư tình hình nhập xuất , tồn vật tư, tình hình tăng, giảm TSCĐ, máy thi công Định kỳ, lập báo cáo chi tiết vật

tư sử dụng cho các công trình, lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, máy thi công cho các đối tượng sử dụng

- Kế toán tiền lương, bảo hiểm, công nợ có nhiệm vụ thanh toán tiền lương, bảo hiểm

và các khoản vay mượn của công ty

- Kế toán vốn bằng tiền : gồm kế toán tiền mặt và tiền gửi Phản ánh chính xác kịp thời những khoản thu chi của từng loại vốn bằng tiền, mở sổ kế toán tiền mặt, tiền gửi để

Thủ quỹ

Nhân viên kinh tế các đội xây lắp

ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các nghiệp vụ thu, chi tính ra số tồn quỹ ở mọi thời điểm Kiểm tra đối chiếu số liệu trên báo cáo quỹ với thủ quỹ.

- Nhân viên kinh tế đội: có trách nhiệm ghi chép các phát sinh trong quá trình thi công xây lắp hạng mục công trình Cuối tháng, cuối quý tập hợp các chứng từ có liên quan đến công trình về nộp và đối chiếu với phòng kế toán

Sơ đồ 2.3 : Quá trình điều hành sản xuất kinh doanh tại Công ty

Khi nhận thầu một công trình, công ty thực hiện cơ chế giao thầu nội bộ thông qua hợp đồng khoán Công ty thực hiện khoán gọn một số khoản chi phí như: chi phí NVL, chi phí nhân công, chi phí máy thi công và một phần chi phí chung Ngoài các chi phí cho đơn vị sản xuất, các chi phí còn lại công ty có trách nhiệm hạch toán chung

Các công trình khác nhau sẽ có mức khoán khác nhau Các đơn vị sản xuất chủ động cung ứng vật tư, nhân công, máy móc thiết bị đảm bảo tiến độ, chất lượng, kỹ thuật an toàn lao động; tập hợp các chứng từ gốc liên quan đến các hoạt động tại đơn

vị, định kỳ hàng tháng gửi về phòng Kế toán Sau khi nhận khoán công ty phải tổ chức công tác ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ nhằm phản ánh đầy đủ, khách quan, chính xác, kịp thời mọi hoạt động kinh tế phát sinh

2.1.6 Đánh giá khái quát tình hình tài chính Công Ty

Bảng 2.2 :Phân tích tình hình tài sản - nguồn vốn của công ty trong năm 2010 và 2011

Đvt : đồng

Xây dựng định mức đơn giá, lập hợp đồng giao khoán cho các đội sx

Nhận

thầu

đấu thầu

Tổ chức thi công

Nghiệm thu, bàn giao, quyết toán công trình

Lập kế hoạch tiến

độ biệnpháp thi công

(Nguồn: phòng kế toán –tài chính)

* Phân tích: Từ số liệu ở bảng trên, so sánh giữa năm 2010 và năm 2011 ta thấy :

Tổng tài sản và tổng nguồn vốn năm 2011 so với năm 2010 tăng 875.149.607 tương ứng 12,8 %

Trong đó về tài sản: Tài sản dài hạn và tài sản ngắn hạn đều tăng trong đó TS ngắn hạn tăng 647.598.828 tương ứng 10,4%, Tài sản dài hạn tăng 263.550.779 tương ứng 2,4% Như vậy, trong năm 2011 công ty đã đầu tư mua thêm phương tiện vận tải để thuận tiện phục vụ cho các công trình ở xa

Về nguồn vốn: Nợ phải trả năm 2011 tăng đáng kể so với năm 2010 chứng tỏ rằng công ty tuy có làm ăn thuận lợi nhưng các khoản nợ đọng còn nhiều, trong khi đó phải bắt buộc đầu tư thêm phương tiện vận tải nên các khoản nợ của doanh nghiệp tăng cao Công ty cần có quyết định thích hợp trong các khoản nợ của khách hàng để tránh rủi ro

về tài chính đồng thời huy động các cổ đông làm tăng vốn chủ sở hữu

2.2 Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công Ty Cổ Phần Đông Á.

2.2.1 Tổ chức công tác kế toán tại Công Ty Cổ Phần Đông Á.

S02c1 Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo đường thẳng

- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ 01/01 kết thúc 31/12

- Kỳ báo cáo Tài chính: 1 năm

- Đơn vị sử dụng trong ghi chép kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ)

2.2.1.2 Chế độ sổ sách kế toán

Hình thức kế toán mà Công Ty áp dụng là hình thức kế toán "Chứng từ ghi sổ" với

hệ thống chứng từ, tài khoản, hệ thống sổ sách và việc ghi chép theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành Theo đó, việc ghi sổ kế toán được thực hiện như sau:

Quá trình hạch toán của công ty cổ phần Đông Á tuân thủ theo chế độ của Nhà nước ban hành Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc cùng loại, kế toán lập bảng tổng hợp chứng

từ gốc Các chứng từ cần hạch toán chi tiết được phản ánh vào sổ kế toán chi tiết chứng từ thu, chi tiền mặt được được kế toán ghi vào sổ quỹ Sau đó khi thành lập xong chứng từ ghi sổ căn cứ ghi sổ để ghi sổ cái Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ sổ Cuối tháng kế toán tổng hợp số phát sinh nợ, tổng phát sinh có số dư của từng tài khoản trên sổ cái Tổng số tiền trên sổ đăng ký chứng từ bằng tổng phát sinh nợ (phát sinh có) của tất cả các tài khoản trong sổ cái

Ghi chú :

Ghi cuối tháng

Ghi hàng ngày

Đối chiếu kiểm tra

Sơ đồ 2.4 : Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ

2.2.1.3 Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính.

- Kỳ lập báo cáo: Hiện nay công ty cổ phần Đông Á lập báo cáo tài chính theo hàng năm Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 cùng năm

- Các báo cáo theo quy định:

+ Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DNN)

+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DNN)

+ Bản Thuyết minh báo cáo tài chính: (Mẫu số B09 – DNN)

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DNN)

- Nguồn số liệu lập báo cáo:

Số dư tài khoản tại thời điểm 31/12 năm trước

Số phát sinh trong năm, lũy kế từ ngày 01/01 đến 31/12 năm tài chính kế toán

Số dư cuối kỳ tại thời điểm lập báo cáo

Thời gian nộp BCTC 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính

Phiếu thu, chi, UNT,UNC

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái TK 111,112

Sổ chi tiết vốn bằng tiền

Bảng tổng hợp chitiết

2.2.1.4 Tổ chức kiểm tra công tác kế toán

- Bộ phận thực hiện: Công tác kiểm tra của cơ quan hữu quan (Cục thuế tỉnh Hải Dương, sở kế hoạch, phòng thống kê tỉnh Hải Dương)

- Phương pháp kiểm tra: Khi có quyết định của cơ quan quản lý như Cục thuế tỉnh Hải Dương, các cán bộ xuống cơ sở thanh tra quyết toán của công ty Nội dung liên quan đến vốn, tài sản, doanh thu, chí phí, thu nhập

2.2.2 Hạch toán kế toán tiền mặt tại Công Ty Cổ Phần Đông Á.

2.2.2.1 Nguồn hình thành quỹ tiền mặt tại công ty.

Quỹ tiền mặt được thu từ nguồn thu như rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt, các khoản thu từ các công trình, mua bán vật tư thiết bị, các khoản vay ngắn hạn ngân hàng

về quỹ và thu từ các khoản tạm ứng cho các công trình

2.2.2.2 Nguyên tắc thu, chi tiền mặt tại công ty.

Các khoản thu, chi tiền mặt ở quỹ đều phải lập các chứng từ thu, chi tiền mặt kèm theo chứng từ gốc Các phiếu thu, chi tiền mặt phải được kế toán trưởng và lãnh đạo công ty ký duyệt khi thực hiện các việc thu phát tiền mặt, phải có chữ ký xác nhận hoặc người lĩnh tiền Thủ quỹ phải rút số dư cuối ngày để kiểm tra việc thu đủ và đúng giữa

sổ tiền mặt tồn quỹ và số dư trên sổ quỹ Các chứng từ thu chi phải được ghi ngay vào

sổ quỹ theo trình tự thời gian phát sinh các nghiệp vụ Cuối ngày căn cứ vào chứng từ thu, chi trong ngày, thủ quỹ lập báo cáo quỹ, kế toán tổng hợp tiền mặt ở quỹ được thanh toán trên TK 111 là tài khoản tiền mặt Tài khoản này được dùng trong việc thanh toán với các cán bộ công nhân viện như tiền lương, BHXH, cho cung ứng, tiếp nhận bảo quản và chi các khoản hành chính khác

2.2.1.3 Kế toán quỹ tiền mặt tại công ty

 Chứng từ sử dụng :

- Phiếu thu ( Mẫu 01 -TT )

- Phiếu chi ( Mẫu 02 –TT)

- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT)

- Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẩu 04-TT)

- Giấy đề nghị thanh toán ( Mẫu 05 -TT )

 Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt tại công ty như sau:

Sơ đồ 2.5 : Quy trình luân chuyển Thu tiền mặt tại Công Ty

Cụ thể về tình hình thu tiền mặt phát sinh trong tháng 10/2011 tại công ty được kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán kèm theo của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lập phiếu thu như sau: (Đơn vị tính : VNĐ)

 Ngày 02/10, phiếu thu số 01 Hoàng Bích Thuỷ, thủ quỹ rút tiền gửi ngân hàng

Vào sổ quỹ

Ký và nộp

tiền

Nhận lại phiếu thu

Ghi sổ Kế toán Tiền mặt

Ngân hàng No & PTNT Việt Nam

Chi nhánh Tỉnh Hải Dương PHIẾU RÚT TIỀN MẶT

Số 4 – Lê Thanh Nghị - TPHD Ngày 02 tháng 10 năm 2011

Họ tên người lĩnh tiền / Name of authorized person: Hoàng Bích Thủy

Địa chỉ /Adress: Công Ty CP Đông Á

Số CMND/HC /ID /Passport No : 142493847

Cấp Ngày /Granted on: 22/06/1998 Nơi cấp /at: CA Hải Dương

Số Tài khoản ghi nợ /Account No: 230121401002

Tên tài khoản /Account name : Công ty Cổ Phần Đông Á

Số tiền bằng số /In figures :200.000.000

Số tiền bằng chữ /In words : Hai Trăm triệu đồng chẵn

Nội Dung / content: Lĩnh tiền mặt

Kế toán trưởng Chủ Tài Khoản Người lĩnh

Chief Accountant account holders the field of money

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

Thủ quỹ Người xác nhận Người phê duyệt

Teller Verified by Approved by

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

(Nguồn : Phòng kế toán-tài chính)

Phiếu thu 01 :

Họ và tên người nộp: Hoàng Bích Thuỷ

Địa chỉ: Công Ty Cổ Phần Đông Á

Lý do nộp: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ

Số tiền: 200.000.000(Bằng chữ: Hai trăm triệu đồng chẵn)

Kèm theo 1 chứng từ gốc

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm triệu đồng chẵn

Ngày 02 tháng 10 năm 2011

Giám đốc KT trưởng Người lập phiếu Người nộp

(Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

ĐK : Nợ TK 111: 4.620.000

Có TK 333: 420.000

Chứng từ 02 : Hóa đơn bán hàng

Hóa Đơn Bán Hàng Mẫu Số : 02 GTGT-3LL

Liên 1: Lưu Kí hiệu : AA/11P

Ngày 11 tháng 10 năm 2011 Số : 12

Đơn vị bán hàng: Công Ty Cổ Phần Đông Á

Địa chỉ: Khu 10 - P.Bình Hàn- TPHD Mã số thuế : 0800305667

Điện thoại : 0320.3859278 Fax: 0320 3859278

Số tài khoản: 230121401002 Tại NH NN & PTNT Hải Dương

Họ tên người mua hàng: Công ty thiết bị điện Đồng Anh

Địa chỉ : KCN Đại Bái – Gia Binh – Bắc Ninh

Số tài khoản: 431.10000051680 Tại NH ĐT & PT Tỉnh Bắc Ninh

Hình thức thanh toán: Tiền Mặt Mã số thuế : 2300240729

Số lượng4

Đơn giá (đãVAT)

5

Thành tiền6=4x5

Tổng tiền thanh toán 4.620.000

Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu sáu trăm hai mươi ngàn đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

(Cần kiểm tra đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn )

(Nguồn : Phòng kế toán-tài chính)

Phiếu thu 02:

Phiếu thu

Ngày 11 tháng 10 năm 2011

Số: T02/10

Nợ TK 111

Có TK 511

Có TK 333

Người nộp tiền: Nguyễn Phương Nhung

Địa chỉ: Công Ty Cổ Phần Đông Á

Lý do: Bán hàng VTTB cho Công ty thiết bị điện Đồng Anh

Giám đốc KT trưởng Người lập phiếu Người nhận

(Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

 Ngày 7/10, Phiếu thu 03 Công ty nhượng bán máy phôtô trị giá 10.543.720đ bao gồm cả thuế GTGT 10% Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt

Có TK 131 :7.250.000

Người chi tiền Kế toán viên Kế toántrưởng Giám đốc Thủ quỹ

Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển Chi Tiền mặt tại công ty

Cụ thể về tình hình chi tiền mặt phát sinh trong tháng 10/2011 tại công ty được kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc kèm theo của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lập phiếu chi như sau: (Đơn vị tính : VNĐ)

Biên lai thu

Nhận

& xuất tiền

Nhận tiền

và ký

phiếu chi

Ghi sổ kế toán tiền mặt

Vào sổ quỹ

 Ngày 02/10, phiếu chi số 01: Chi Tạm ứng cho Tiêu Văn Sơn công trình 5 tổng chi phí công trình ĐZ 35kv & TBA 400kv 35(22)/0,4kv Xã Vĩnh Hồng theo giấy đề nghị tạm ứng số 58 số tiền : 18.000.000đ

Giấy đề nghị tạm ứng

Ngày 02 tháng 10 năm 2011

Số: 58Kính gửi : Giám đốc Công Ty Cổ Phần Đông Á

Tên tôi là : Tiêu Văn Sơn

Địa chỉ : Đội Công trình 5 - Công Ty Cổ Phần Đông Á

Đề nghị tạm ứng số tiền : 18.000.000đ

(Viết bằng chữ): Mười tám triệu đồng chẵn

Lý do tạm ứng: Chi tạm ứng Chi phí cho công trình ĐZ 35kv & TBA 400kv 35(22)/0,4kv Xã Vĩnh Hồng – H Bình Giang – TPHD

Ngày 02 tháng 10 năm 2011

Giám đốc KT trưởng Người lập phiếu Người nhận

(Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

(Nguồn : Phòng kế toán - tài chính.)

Phiếu chi 01 :

(Nguồn : Phòng kế toán- tài chính)

 Ngày 02/10, phiếu chi số 02, chi xác nhận công chứng giấy tờ của công ty số tiền : 42.500đ

Phiếu chi

Ngày 02 tháng 10 năm 2011

Số: C01/10

Nợ TK 111

Có TK 112

Họ và tên người nhận tiền: Tiêu Văn Sơn

Địa chỉ: Đội trưởng công trình 5 - Công Ty Cổ Phần Đông Á

Lý do chi : Ứng chi phí thi công công trình : ĐZ 35kv & TBA 400kv

Giám đốc KT trưởng Người lập phiếu Người nhận

(Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

ĐK: Nợ TK 642 42.500

Có TK 111 42.500

Chứng từ 04 : Biên lai thu tiền

Đơn vị : UBND Tỉnh Hải Dương

Bộ phận: Sở tư pháp -Phòng công chứng số 1

Mẫu số 06 – TT

(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng BTC

BIÊN LAI THU TIỀN

Ngày 02 tháng 10 năm 2011

Quyển số : 07(liên 2 : giao người nộp tiền) Số : 0012

Tên đơn vị hoặc người nộp tiền : Công Ty Cổ Phần Đông Á.

Địa chỉ : Khu 10 – P.Bình Hàn – TPHD

Nội Dung Thu : Thu phí công chứng

Số Tiền : 42.500 (viết bằng chữ) : Bốn mươi hai nghìn năm trăm đồng

Phiếu chi

Ngày 02 tháng 10 năm 2011 Số: C02/10

Nợ TK 642

Có TK 111

Họ và tên người nhận tiền: Đoàn Mạnh Hùng

Địa chỉ: Công Ty Cổ Phần Đông Á

Giám đốc KT trưởng Người lập phiếu Người nhận

(Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

 Ngày 06/10 Phiếu chi số 03 Bùi Thị Thắm VTTB mua văn phòng phẩm số tiền : 2.904.000đ, thuế GTGT được khấu trừ 10%.

Liên 2: Giao cho khách hàng Kí hiệu : TL/HĐ

Ngày 06 tháng 10 năm 2011 Số : 0012255

Họ tên người mua hàng: Bùi Thị Thắm

Tên đơn vị: Công Ty Cổ Phần Đông Á

Địa chỉ : Khu 10 - P.Bình Hàn- TPHD

Số tài khoản: 230121401002 Tại NH NN& PTNT Hải Dương

Hình thức thanh toán: Tiền Mặt Mã số thuế : 0800265566

STT Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Tiền thuế GTGT (10%) 264.000

Tổng tiền thanh toán 2.904.000

Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu chín trăm linh bốn ngàn đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Nguồn : Phòng kế toán-tài chính)