“Khảo sát hoạt động tổ chức và lãnh đạo tại công ty THHH MTV nước đá SU SU”

Do vậy mỗi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất của doanh nghiệp đó, đảm bảo việc bảo toàn hàng và tăng tốc độ luân chuyển vốn, giữ uy

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Trong tiến trình xây dựng đất nước đi theo con đường CNXH với nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà nước, mỗi doanh nghiệp là một chủ thể hoạt động kinh doanh, việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh là một vấn đề quan trọng quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp Do vậy mỗi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất của doanh nghiệp đó, đảm bảo việc bảo toàn hàng và tăng tốc độ luân chuyển vốn, giữ uy tín với khách hàng, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước, cải thiệu đời sống của cán bộ công nhân viên, doanh nghiệp đảm bảo có lợi nhuận để tích lũy mở rộng và phát triển sản xuất kinh doanh

Thực tế, các doanh nghiệp Việt Nam chúng ta đang đua nhau cạnh tranh nhằm chiếm lĩnh vị thế đứng đầu trên thị trường Trong điều kiện khi mà khoa học kỹ thuật và công nghệ trở thành một yếu tố ảnh hưởng trực tiếp có tính quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Để chiếm lĩnh thị trường về một ngành hàng nào đó không phải là một công việc dễ dàng mà chắc hẳn doanh nghiệp đó phải có một cơ cấu bộ máy quản lý phù hợp và phương pháp lãnh đạo hiệu quả nhất Vì bộ máy quản trị là cơ quan đầu não của doanh nghiệp, là nơi đưa ra các chủ trương chính sách, đường lối hoạt động cho toàn doanh nghiệp Muốn vậy, công tác xây dựng một cơ cấu tổ chức bộ máy phải được chú trọng một cách thích đáng Vấn đề này không phải chỉ đặt cho riêng mỗi doanh nghiệp, mà

đó là vấn đề chung của toàn xã hội

Một vấn đề đáng chú ý nữa là: trong một cơ cấu kinh tế, mỗi thành phần kinh tế, mỗi loại hình doanh nghiệp lại có những đặc điểm khác nhau Để có một cơ cấu kinh tế hợp lý,

ở công ty TNHH MTV NƯỚC ĐÁ SU SU việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ

máy lãnh đạo hiệu quả năng động là việc hết sức quan trọng nên đã được ban lãnh đạo đặc biệt chú trọng và quan tâm vì nó có góp phần tăng năng suất lao động nâng cao chất lượng sản phẩm để nâng cao hiệu quả kinh doanh, mở rộng thị trường, nâng cao ưu thế và thúc đẩy sự phát triển của công ty, đồng thời khẳng định thương hiệu của mình với khách hàng, nhằm tạo lòng tin của khách hàng đối với doanh nghiệp mình

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy quản trị vận dụng lý luận

đã học tại trường và qua thời gian thực tập thực tế tại công ty TNHH MTV NƯỚC ĐÁ SU

SU, em quyết định chọn đề tài: “Khảo sát hoạt động tổ chức và lãnh đạo tại công ty THHH MTV NƯỚC ĐÁ SU SU” để viết chuyên đề báo cáo của mình.

2 Mục tiêu nghiên cứu:

Đây là đề tài nghiên cứu lí thuyết nhằm tìm hiểu cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV NƯỚC ĐÁ SU SU Đưa ra một số nhận định về cơ cấu tổ chức và đông một ý kiến

nhỏ của cá nhân cho sự phát triển của công ty

Khái quát những kiến thức có liên quan đến đề tài công tác tổ chức bộ máy quản trị một số lý luận cũng như khái niệm cơ bản về tổ chức, quản trị bộ máy, sơ đồ tổ chức

Trên cơ sở đánh giá, phân tích và đánh giá thực trạng mô hình tổ chức bộ máy quản trị của công ty, đưa ra một số đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy quản trị, đẩy mạnh thị trường tiêu thụ

3 Nội dung nghiên cứu:

Khảo sát hoạt động tổ chức và lãnh đạo tại công ty THHH MTV NƯỚC ĐÁ SU SU trong một tháng thực hành nghề nghiệp

4 Bố cục đề tài:

Chương 1: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức và lãnh đạo.

Chương 2: Giới thiệu khái quát và thực trạng tổ chức và lãnh đạo của công ty TNHH

MTV NƯỚC ĐÁ SU SU

Chương 3: Một số nhận định và giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công

ty

5 Phương pháp nghiên cứu:

Trong quá trình thực hiện báo cáo thực tập em đã sử dụng những phương pháp nghiên cứu chính sau:

 Phương pháp điều tra

 Phương pháp quan sát khoa học

 Phương pháp thu thập số liệu thực tế, lưu trữ nội bộ phân tích tổng hợp và đưa

ra giải pháp

6 Giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài:

Do giới hạn về thời gian nên đề tài này tập trung nghiên cứu dưới góc độ tiếp cận của môn học và thực tế tại công ty kiến tập, qua đó:

- Tìm hiểu hoạt đông kinh doanh của công ty TNHH MTV NƯỚC ĐÁ SU SU.

- Tìm hiểu về cơ cấu hoạt động của công ty.

- Đưa ra một số nhận định về cơ cấu tổ chức cho công ty.

Phạm vi thời gian:

- Thời gian nghiên cứu đề tài, hoạt động kinh doanh từ khi thành lập tới nay.

- Thời gian thực hiện đề tài từ ngày 10/4/2013 đến ngày 10/5/2013.

1.1 Khái niệm, vai trò, chức năng và tầm quan trọng của công tác tổ chức

1.1.1 Khái niệm và yêu cầu của công tác tổ chức bộ máy và lãnh đạo

1.1.1.1 Khái niệm và yêu cầu của tổ chức bộ máy

Tổ chức là một trong những hoạt động quan trọng nhất của quản trị Một khi mục tiêu, các chiến lược và kế hoạch của tổ chức đã được xác định, nhà quản trị cần phải xây dựng một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm hỗ trợ cho việc đạt được mục tiêu Chức năng tổ chức đứng ở vị trí thứ hau trong tiến trình quản trị, nhưng nó có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả của tổ chức Nói cách khác, tổ chức là một trong những hoạt động quan trọng nhất của quản trị

• Tổ chức:

Theo cách phân loại các yếu tố sản xuất thì tổ chức là sự kết hợp với các yếu tố sản xuất

Theo quá trình phát triển thì tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân, quá trình hoạt động trong hệ thống để thực hiện các mục tiêu đề ra.

Theo mối quan hệ tổ chức bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các hoạt động khác nhau của tổ chức

Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ thì tổ chức có các nghĩa sau đây:

Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng nhất định

Làm những gì cần thiết đến tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn nhất

Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp bao gồm

cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như khâu phụ trợ, phục vụ cả hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng như khâu tiếp thị ngoài dây truyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng như hệ thống các phương thức quản lý của doanh nghiệp Bộ máy quản

lý là lực lượng vật chất để chuyển những ý đồ, mục đích, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thành hiện thực, biến những nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp thành hiệu quả sản xuất trong kinh doanh

Lao động quản lý bao gồm những cán bộ và nhân viên tham gia vào việc thực hiện các chức năng quản lý Trong bộ máy thì hoạt động của lao động quản lý rất phong phú và

đa dạng cho nên để thực hiện được các chức năng quản lý thì trong bộ máy quản lý phải có nhiều bộ máy quản lý khác nhau

Phân loại lao động căn cứ vào việc tham gia trong các hoạt động và chức năng quản

lý, người ta chia lao động quản lý thành ba loại sau:

Một là: các các cán bộ quản lý doanh nghiệp gồm có giám đốc các phó giám đốc, kế

toán trưởng Các bộ máy này có nhiệm vụ phụ trách từng phần công việc, chịu trách nhiệm

về đường lối chiến lược, các công tác tổ chức hành chính tổng hợp của doanh nghiệp

Hai là: các bộ lãnh đạo doanh nghiệp gồm trưởng, phó giám đốc phân xưởng (lãnh

đạo tác nghiệp), trưởng, phó phòng ban chức năng, đội ngũ lãnh đạo này có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện phương hướng đường lối của lãnh đạo cấp cao đã phê duyệt cho bộ phân chuyên môn của mình

Ba là: viên chức chuyên môn nghiệp vụ, gồm có những người thực hiện những công

việc rất cụ thể và có tình chất thường xuyên lặp đi lặp lại

Trong bất kì một doanh nghiệp một tổ chức nào thì ba loại lao động quản lý nói trên đều cần thiết phải có, tuy nhiên tùy theo từng quy mô hoạt động và tình hình sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có một tỷ lệ thích hợp trong đó cán bộ cấp trung gian có vai trò vị thế hết sức quan trọng, là nhân tố cơ bản quyết định sự thành bại của bộ phận quản lý đây là linh hồn của tổ chức và nó được ví như người nhạc trưởng của một giàn nhạc giao hưởng

Trong các hoạt đông quản trị thì quyết định là trung tâm, các hoạt động về hoạch định là để thiết lập mục tiêu và kế hoạch thực hiện nó Tuy nhiên liên kết các bộ phận, các nguôn lực trong một thể thống nhất để thực hiện các chiến lược sách lược, các kế hoạch đã

đề ra không gì khác hơn là công tác tổ chức

Xây dựng bộ máy tổ chức hay cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận trong một tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ rang, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận, hướng tới hoàn thành mục tiêu chung

Khi thiết kế và xây dựng bộ máy tổ chức chúng ta cần đảm bảo các yêu cầu sau: Thiết kế xây dựng một cơ cấu tổ chức khoa học, tiến bộ, cân đối hợp lí, đơn giản mà hoạt động có hiệu quả Cơ cấu phải phù hợp với mục tiêu nhiệm vụ và mỗi giai đoạn trong mỗi giai đoạn phát triễn của chức và còn phải phát huy được tính năng động nhạy bén và tinh thần trách nhiễm của mỗi cá nhân

• Mối quan hệ ngang là mối quan hệ giữa các bộ phận ngang cấp:

- Phòng – phòng

- Phân xưởng – phân xưởng

- Tổ đội – tổ đội

- Cá nhân – cá nhân

Mối quan hệ dọc là mối quan hệ giữa các cấp trên với cấp dưới, chức năng này cực

kỳ quan trọng, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động quản trị

Tổng hợp từ những khái niệm khác nhau về chức năng tổ chức, chúng ta có thể hiểu bản chất của chức năng tổ chức là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu của nó Nói cách khác, chức năng tổ chức bao gồm các công việc liên quan đến xác định và phân chia công việc phải làm, những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì, ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào

1.1.1.2 Khái niệm và yêu cầu của công tác lãnh đạo

Lãnh đạo là một khía cạnh quan trọng trong quản lý, lãnh đạo có hiệu quả cao là một trong những chìa khóa để trở thành một nhà quản lý giỏi Cũng như việc thực hiện những nhiệm vụ cốt yếu khác của quản lý tức là việc thực hiện trọn vẹn việc quản lý – có một ý nghĩa quan trọng để đảm bảo rằng một nhà quản lý có thể trở thành một nhà lãnh đạo có hiệu quả.Các nhà quản lý phải thực hành tất cả các yếu tố trong vai trò của họ để kết hợp nguồn nhân lực và vật lực nhằm đạt được các mục tiêu đề ra

Lãnh đạo là một chức năng chung liên quan tới hoạt động hướng dẫn, đào tạo, đôn đốc động viên và thúc đẩy thành viên trong tổ chức làm việc với hiệu quả cao dể đat dược mục tiêu đề ra của tổ chúc đó Đây là chức năng đòi hỏi nhà quản trị không chỉ thực hiện tốt nguyên tắc thống nhất, chế độ thủ trưởng mà nhà quản trị còn phải đáp ứng các yêu cầu như: Có sự nhạy bén tỉnh táo, hiểu thấu đáo về tâm lí cũng như xác định được những nguyên nhân của những vấn đề khó khăn về mặt nhân sự Đồng thới có những phương pháp hữu hiệu để bồi dưỡng đào tạo và cải biến nhân viên và xác định chính xác phương pháp lãnh đạo và phối hợp các phương pháp đó phù hợp với điều kiện bên trong và bên ngoài tổ chức

1.1.2 Mục đích và vai trò của công tác tổ chức bộ máy và lãnh đạo trong quản trị doanh nghiệp

1.1.2.1 Mục đích

Mục đích của công tác tổ chức bộ máy là xây dựng một bộ máy gọn nhẹ và có hiệu quả, tạo nên môi trường thuận lợi cho mỗi cá nhân ,mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức Phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức sẽ đảm bảo doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng trước những biến động xảy ra trong sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện nâng cao hiêu quả sử dụng các nguồn tài nguyên.

Còn đối với công tác lãnh đạo thì lãnh đạolà xây dựng tầm nhìn tương lai cho doanh nghiệp: tập hợp, khuyến khích mọi người hành động, thực hiện tầm nhìn đó; trách nhiệm tìm kiếm cơ hội và thực hiện những thay đổi chiến lược mang đến sức cạnh tranh cao và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.Đảm bảo rằng tương lai mới được tạo ra nhanh chóng như thị trường bên ngoài đang rất phát triển,tối đa hóa nâng suất làm viêc của nhân viên, thúc đẩy sự thành công trong quá trình sản xuất kinh doanh Lập ra được các kỹ năng, kỹ thuật, chiến lược cần thiết, chúng bao gồm: lập kế hoạch, kỹ năng giao tiếp, cơ quan, nhận thức về môi trường mà nhóm hoạt động

1.1.2.2 Vai trò

Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi còn người không thể hành động riêng

lẻ mà cần phối hợp những nỗ lực cá nhân để hướng tới những mục tiêu chung Quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần cũng như đảm bảo cuộc sống an toàn cho xã hội ngày càng thực hiện trên quy mô lớn với tính phức tạp ngày càng cao đòi hỏi phải có sự phân công hợp tác của những người trong tổ chức

Trong sản xuất kinh doanh cũng vậy, mỗi doanh nghiệp đều thực hiện những mục tiêu nhất định, mà để thực hiện được các mục tiêu đó đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình sản xuất Đó chính là lực lượng lao động quản lý trong doanh nghiệp và hình thành lên bộ máy quản lý Để đảm bảo sự thống nhất trong điều hành sản xuất trong kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp phải có ít nhất một thủ trưởng trực tiếp chỉ đạo lực lượng quản lý để thực hiện các nhiệm vụ bố trí sắp xếp nhân viên cho phù hợp với từng nhiệm vụ

cụ thể nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong tổ chức, nhằm khai thác hết khả năng chuyên môn sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu đề ra như tăng năng suất lao động hạ giá thành sản phẩm

Người ta nói rằng xác định được vấn đề là quan trọng nhưng tổ chức thực hiện vấn đề

đó lại quan trọng hơn Điều này càng đúng khi con người không phải là máy móc, công cụ nên sự hoạt động có tổ chức của họ quyết định sự thành công Có thể nói rằng mọi quyết định, mọi quá trình lãnh đạo kiểm soát sẽ không trở thành hiện thực hoặc không có hiệu quả khi không có tổ chức hoặc tổ chức không có khoa học Tổ chức có khoa học trong tổ guồng máy sẽ đảm bảo nề nếp, kỷ cương, tính tổ chức, tính kỷ luật, tính khoa học, tác phong công tác sự đoàn kết nhất trí, phát huy tối đa năng lực của các cá nhân trong tổ chức Ngược lại khi bộ máy tổ chức kém hiệu quả, không mang tính hệ thống , không đủ năng lực chuyên môn để thực hiện các công việc quản trị dẫn đến sự đùng đẩy trách nhiệm, tranh công đổ lỗi, thiếu trách nhiệm, không quyết đoán không tận dụng được cơ hội

và thời cơ, lúng túng khi gặp thách thức, trở ngại Không biết cách tổ chức thực hiện công việc một cách khoa học có thể làm hỏng việc, lãng phí nguồn tài nguyên, nhân lực của công ty, không nắm bắt được cơ hội dẫn đến kinh doanh không có hiệu quả

Như vậy trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, và không có quá trình sản xuất nào được thực hiện nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Từ những lập luận trên ta có thể thấy rõ vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức, cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả cao

Mặt khác, sự tồn tại của bộ máy quản lý còn thể hiện sự tồn tại của chính doanh nghiệp đó nó như chất keo dính để liên kết các yếu tố sản xuất lại với nhau theo sự thống nhất, có phương hướng rõ ràng, đồng thời làm cho hoạt động của doanh nghiệp ổn định thu hút mọi người tham gia và có trách nhiệm với công việc hơn

Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm bảo cho quá trình quản lý được thực hiện trọn vẹn mà không bỏ sót, để đảm nhiệm hết các chức năng quản lý đó cần

có sự phân công quản lý, thực hiện chuyên môn hóa, bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp những người có trình độ cao trong doanh nghiệp, việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của cán bộ và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho nhân viên quản lý phù

hợp và có trình độ thực sự sẽ góp phần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

1.1.3 Chức năng của tổ chức bộ máy

Đòi hỏi sự phân chia các nhiệm vụ chung thành những công việc của từng cá nhân, mặt khác những công việc của từng cá nhân phải được tập hợp lại thành những bộ phận, theo những nguyên tắc và những quy mô phù hợp, như vậy có thể mô tả chức năng tổ chức theo nghĩa phân chia các nhiệm vụ thành những công việc, trao việc quyền hạn, xác định những nguyên tắc thích hợp cho các bộ phận và quyết định quy mô thích hợp cho từng bộ phận

Việc xây dựng và duy trì một cơ cấu theo một hệ thống và xác định các vai trò, nhiệm vụ của từng bộ phận và của từng người, về cơ bản là chức năng của tổ chức đó phải được liên kết với nhau trong những mặt sau đây:

Phải hiểu được mục tiêu của tổ chức, vì mục tiêu là bộ phận quan trọng nhất của hoạch định

Phải hiểu được nhiệm vụ cụ thể của mình trong những công việc hay hoạt động có liên quan

Phải hiểu được phạm vi có thể về sự tự quyết hay quyền hạn của họ nghĩa là người thực hiệ có nhiệm vụ phải hiểu được rằng họ có thế làm được những gì và không làm được những gì để hoàn thành công việc

Để vai trò của một người nào đó phát huy tác dụng trong một tổ chức, thì các thông tin cần thiết và các công cụ khác cần cho việc thực hiện vai trò này phải được cung cấp đầy đủ

Công việc tổ chức như là việc nhóm gồm các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho sự liên kết ngang dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp, để loại bỏ những trở ngại do sự nhầm lẫn và không cụ thể trong việc phân công công việc gây ra để tạo điều kiện cho các mạng lưới ra quyết định kịp thời và chính xác nhằm thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp, mà cơ cấu cần phải được thiết kể rõ ràng

ai sẽ làm việc gì, và ai sẽ chịu trách nhiệm về kết quả đó

Các hình thức tổ chức gồm 2 loại:

Tổ chức chính thức: là loại tổ chức có tư cách pháp nhân, được pháp luật công nhận,

và có mối quan hệ chính thức trong xã hội Tổ chức chính thức tồn tại trong tất cả các lĩnh

vực hoạt động xã hội, với nhiều tên gọi khác nhau Tổ chức chính thức luôn gắn liền với

cơ cấu, vai trò, nhiệm vụ do tổ chức đó đề ra, khi xây dựng một tổ chức chính thức nhà quản trị không nên cân nhắc một mô hình mà phải linh hoạt tùy vào mục đích hay nhiệm

vụ của từng lĩnh vực hoạt động Nếu một nhà quản trị có ý định xây dựng một tổ chức chính thức có cơ cấu tốt thì nó phải tạo ra một môi trường mà ở đó từng cá nhân cả trong hiện tại và tương lai, phải đóng góp hiệu quả nhất vào các mục tiêu của tập thể Tổ chức chính thức phải mềm dẻo, phải có một không gian đủ rộng để thực hiện quyền tự quyết, để phát huy được sự sáng tạo và để nhận ra được những mong muốn những năng lực cá nhân trong những tổ chức chính thức mức độ cao nhất Đương nhiên những lỗ lực của cá nhân trong một nhóm phải hướng vào mục tiêu nhóm đưa ra, việc đạt được mục tiêu nhất định chính là lý do của bất kỳ hành động hợp tác nào trong một tổ chức chính thức Chúng ta cũng cần phải xét kỹ hơn những nguyên tắc dùng làm cơ sở cho những tổ chức chính thức hoạt động có hiệu quả Nguyên tắc của việc tổ chức chính thức là làm cho những mục tiêu trở nên có ý nghĩa góp phần tăng thêm hiệu quả về mặt tổ chức đó là:

Thứ nhất: Nguyên tắc thống nhất trong mục tiêu Một cơ cấu tổ chức chính thức

được coi là có hiệu quả nếu nó cho phép mỗi cá nhân góp phần công sức vào các mục tiêu của doanh nghiệp

Thứ hai: Nguyên tắc tính hiệu quả về mặt tổ chức Một tổ chức chính thức được coi

là có hiệu quả nếu nó được xây dựng để giúp cho việc hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp với mức tối thiểu về những hậu quả hay chi phí

Tổ chức không chính thức: Người ta đã khẳng định rằng trong một tổ chức chính thức

và trong các hoạt động xã hội đều có các tổ chức không chính thức hoạt động Tổ chức không chính thức được hiểu là bất kỳ hoạt động hợp tác riêng lẻ nào đều mang tính tự nguyện, không xác định mục đích, nhưng kết quả đem lại là sự hợp tác của nhiều người Theo khái niệm trên thì tất cả các kiểu hoạt động nhóm đều nằm trong phạm vi tổ chức không chính thức Tổ chức không chính thức là một khái niệm rất rộng, những quan hệ của

họ không xuất phát từ sơ đồ cơ cấu tổ chức chính thức Việc tìm ra câu trả lời cho câu hỏi

“các tổ chức không chính thức tồn tại vì lý do gì và như thế nào” là lĩnh vực nghiên cứu riêng của tâm lý và xã hội học Nhà quản trị chỉ cần biết rằng các mối quan hệ tương hộ

giữa các cá nhân với nhau là rất quan trọng đối với việc quản trị, Các mối quan hệ tương

hộ giữa các các nhân năng động chịu ảnh hưởng bởi số lượng người trong nhóm, bởi số người thực tế có liên quan, bởi sự tiếp tục quá trình đổi mới Tổ chức không chính thức hoạt động theo hai khuynh hướng, có thể phù hợp với mục tiêu của tổ chức chính thức hoặc có thể không Vì vậy nhà quản trị phải nhận thức được các hoạt động của tổ chức không chính thức để khai thác được hoạt động tích cực và hạn chế hoạt động tiêu cực của

Mà để thực hiện được công tác quản lý thí phải xuất phát tự bộ máy ổn định và cần phải có một phương pháp lãnh đạo hiệu quả, hợp lý Do đó hoàn thiện bộ máy tổ chức và phương pháp lãnh đạo là một yêu tố cấp thiết đối với các nhà quản trị hiện nay muốn đảm bảo thực hiện kinh doanh, không nghừng nâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp

Sự cần thiết đó trải rộng trên tất cả các mặt, các lĩnh vực của quản trị sản xuất kinh doanh

1.1.4 Tầm quan trọng của công tác tổ chức

1.1.4.1 Mục đính của tổ chức bộ máy

Xây dựng bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực, xây dựng nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh Tổ chức công việc khoa học, phát hiện uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi yếu kém trong tổ chức Phát hiện hết sức mạnh của các nguồn tài chính, năng lực sản xuất cũng như lao động Mục đích chính của quản lý doanh nghiệp là một mặt nhằm đạt được năng suất cao nhất trong sản xuất kinh doanh, mặt khác không ngừng hoàn thiện tổ lao động

1.1.4.2 Ý nghĩa của công tác tổ chức

Mục tiêu lớn nhất của doanh nghiệp khi hoạt động đó chính là lợi nhuận tuy nhiên không phải lúc nào lợi nhuận cũng đến với doanh nghiệp Để có được lợi nhuận thì doanh nghiệp phải có những chiến lược hợp lý một bộ máy hoàn thiện Nhưng phần lớn các doanh nghiệp thường có một số hạn chế, khuyết điểm ở cách tổ chức hoặc cách tổ chức bộ máy không còn phù hợp với tình hình mới như: các yếu tố đầu vào tăng, cạnh tranh,… chính vì thế việc hoàn thiện bộ máy hoạt động có ý nghĩa sống còn đối với doanh nghiệp.Một doanh nghiệp chỉ phát huy hết sức mạnh của mình kho nó có một bộ máy hoàn thiện phù hợp với nhu cầu thực tiễn của doanh nghiệp Một bộ máy mà cách tổ chức hoạt động của nó xa rời với mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp thì chắc chắn doanh nghiệp

sẽ thất bại

Việc xác định đúng đắn, hợp lý các loại liên hệ giữa các cấp bậc cho cơ cấu tổ chức

bộ máy quản lý phát huy được hết tác dụng trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong cơ chế thị trường với sự biến động không ngừng Đó là các bộ phân, cá nhân trong

cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp nhận rõ vị trí của mình cũng như công việc, nhiệm vụ chức năng quyền hạn của mình Từ đó làm cho cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý năng động, thích ứng chủ động, linh hoạt và đạt hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh

1.1.5 Sự cần thiết để nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức bộ máy và lãnh đạo trong quản trị doanh nghiệp.

Doanh nghiệp đạt được hiệu quả trong sản xuất kinh doanh phụ thuộc vào nhiều yếu

tố, một trong những yếu tố quan trọng quyết định tổ chức bộ máy phương pháp lãnh đạo phù hợp.Trong hoạt đông doanh nghiệp các doanh nghiệp, tổ chức phải có bộ máy chuyên nghiệp, gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện quản lí một cách hiệu quả Với bất kì doanh nghiệp nào thì mục tiêu lớn nhất cung là lợi nhuận Nhưng muốn đạt được hiệu quả cao trong kinh doanh thì đồi hỏi các nhà quản trị cần phải được trao đồi lí luận và thưc tiễn Công tác quản lí, lãnh đạo là một nhân tố quyết đinh sự phát triễn của hệ thống Các phương pháp lãnh đạo có một vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của mọi doanh nghiệp Nhận thức được tầm quan trọng này, Đảng và nhà nước đã

có nhiều chính sách, chủ trương khuyến khích phát triển doanh nghiệp, phát huy vai trò của các nhà doanh nghiệp trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước Nội dung của các phương pháp lãnh đạo phải luôn linh động,bảo đảm đầy đủ các các yếu tố bên trong cũng như bên ngoài tổ chức, thật sự khoa học, góp phần tích cực nâng cao chất lượng, hiệu quả, sức cạnh tranh, phát triển nhanh, bền vững và góp phần đẩy mạnh sự nghiệp công nghiệp

Mà để thực hiện được công tác quản lý thí phải xuất phát tự bộ máy ổn định và cần phải có một phương pháp lãnh đạo hiệu quả, hợp lý Do đó hoàn thiện bộ máy tổ chức và phương pháp lãnh đạo là một yêu tố cấp thiết đối với các nhà quản trị hiên nay muốn đảm

bảo thực hiện kinh doanh, không nghừng nâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp

Sự cần thiết đó trải rộng trên tất cả các mặt, các lĩnh vực của quản trị sản xuất kinh doanh

1.2 Nội dung của công tác tổ chức bộ máy

1.2.1 Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản trị.

Tổ chức bộ máy hoạt động gắn với phương hướng, mục đích của hệ thống

Phương hướng, mục đích của hệ thống quy định cách thức tổ chức bộ máy của hệ thống Chính nó quy định các bộ phận hợp thành trong tổ chức của hệ thống Chính vì thế

tổ chức bộ máy hoạt động phải gắn với mục tiêu và phương hướng hoạt động của hệ thống

Có gắn với mục tiêu và phương hướng thì bộ máy quản lý hoạt động mới hiệu quả

Chuyên môn hóa và cân đối:

Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy hoạt động phải xác định rõ ràng phạm vi, chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống và phải đảm bảo sự cân đối, loại trừ những chức năng, nhiệm vụ chồng chéo, trùng lặp, thiếu người chịu trách nhiệm rõ ràng Mặt khác số lượng các cấp quản lý phải hợp lý để phù hợp với thực tế Hiệu quả và hiệu lực luôn là mục đích và mục tiêu tiến tới của bất kỳ tổ chức nào Mỗi tổ chức luôn đặt

ra cho mình những mục tiêu nhất định để đạt tới Vì thế tổ chức bộ máy hoạt động phải:Tăng cường sự lãnh đạo tập trung thống nhất ở cấp cao nhất, phát huy được tính tích cực của các cơ quan quản lý ở các cấp, khiến cho họ tận tâm tận lực với công việc và phối hợp chặt chẽ với nhau trong công việc

Gắn các thành viên thành một mắt xích, trách nhiệm, quyền hạn giữa các bộ phận, các cấp rõ ràng, gắn bó với nhau Mỗi cấp chỉ có một người ra lệnh, tránh mâu thuẫn và làm tổn hao công sức và phải tăng cường sự hợp tác trong doanh nghiệp

Gọn nhẹ phải có định biên rõ ràng, tổ chức công việc và biện pháp kiểm tra

Tính hệ thống được thể hiện ở:

Tính tập hợp: Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp do nhiều yếu tố khác nhau như

nhân lực, vật lực, thông tin… hợp thành

Tính liên hệ: Các yếu tố tạo nên tập hợp đó luôn có mối liên hệ với nhau Trong tổ

chức, các yếu tố luôn tác động qua lại, bổ sung cho nhau trong một chỉnh thể thống nhất Yếu tố này luôn chịu sự tác động qua lại, bổ sung cho nhau trong một chỉnh thể thống nhất Yếu tố này chịu sự chi phối của các yếu tố khác và ngược lại

Tính mục đích: Mọi tổ chức đều có một mục đích nhất định rõ ràng Mục đích của tổ

chức là cái mà mọi người trong tổ chức đều cố gắng để đạt tới

Tính thích ứng với môi trường: Mọi tổ chức luôn chịu sự tác động của 2 môi trường

là môi trường bên trong và môi trường bên ngoài Trong đó môi trường bên ngoài hình thành nên môi trường bên trong của doanh nghiệp, tác động lên môi trường bên trong và ảnh hưởng gián tiếp đến doanh nghiệp

Tính chỉnh thể: Các yếu tố tổ chức nên doanh nghiệp kết hợp với nhau một cách hữu

cơ, phát huy hiệu quả của một chỉnh thể, đó không phải là dàn trải hoặc cộng lại một cách giản đơn

1.2.2 Yêu cầu của công tác tổ chức bộ máy quản trị.

Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau:

Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều được thiết lập các

mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp

Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng thích ứng linh

hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệ thống

Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác của thông

tin được xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp

Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ ra

trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt hiệu quả cao nhất

Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát được hệ thống

thông tin, không được rò rỉ ra ngoài dưới bất kỳ hình thức nào Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp

1.2.3 Phương pháp phân chia bộ phận trong tổ chức.

1.2.3.1 Phân chia theo tầm hạn quản trị.

 Có nguy cơ cấp trên không kiểm soát nổi.

 Cần có các nhà quản trị giỏi

1.2.3.1.2 Tầm hạn quản trị hẹp.

Là quản trị thì trong đó có nhiều cấp quản lý Thông thường, một tổ chức với quy

mô lớn, công nghệ phức tạp nên tổ chức theo mô hình của tầm quản trị hẹp, thì mới có thể kiểm soát được những người dưới quyền

 Chi phí quản lý cao

Khoảng cách quá xa giữa cấp cao nhất và cấp thấp nhất

Tầm quản trị ra đời cùng với bản thân công việc tổ chức, vì nếu một người đứng ra chỉ huy, cai quản tất cả đám đông thì không thể nào làm được Nhà quản trị phải biết chọn

ra người có năng lực trong đám đông ấy và trao cho họ quyền chỉ huy, xác định phạm vi công việc cho họ được giải quyết, còn những công việc lớn thì họ trình lên cho nhà quản trị cấp trên biết để quyết định Nhưng vấn đề đặt ra là tùy theo quy mô của tổ chức và đặc điểm của lĩnh vực kinh doanh, tài nghệ của nhà quản trị, để xác định tầm quản trị cho hiệu quả

Trong mỗi tổ chức, cần phải tìm hiểu xem một nhà quản trị có thể giám sát được bao nhiêu người dưới quyền Vấn đề xác định quản trị bao nhiêu người thuộc quyền là một câu hỏi được nhiều nhà quản trị quan tâm, và có nhiều quan điểm khác nhau Để trả lời cho câu hỏi này đã có nhiều công trình nghiên cứu trong các trường quản trị của mỹ Có người đã công bố rằng, đối với quản trị cấp cao một người có thể quản trị từ 4 đến 8 người, đối với quản trị cấp thấp thì 8 đến 15 người

Hiện nay không có một nghiên cứu nào chỉ ra được tầm quản trị được áp dụng chung trong thực tiễn, và do đó cũng không thể nào có một quy định trung cho tầm quản trị một lĩnh vực nào Nhưng có điều mang tính quy luật là ở chỗ tầm quản trị cấp cao thì rộng hơn tầm quản trị cấp trung gian, tầm quản trị cấp trung gian rộng hơn tầm quản trị cấp cơ sở

Tùy thuộc vào tình hình và đặc điểm của mỗi lĩnh vực, nghành, công ty và năng lực trình

độ của nhà quản trị để xác định một tầm quản trị cho phù hợp

Đối với cương vị của nhà quản trị tác nghiệp, họ là những người giám sát trực tiếp những người lao động thực hiện công việc Những nhà quản trị tác nghiệp gần đây lại có quan điểm là có quá nhiều biến số cơ bản trong các tình huống quản trị, nó không thể chỉ

ra được chính xác một con số các thuộc cấp nào mà một nhà quản trị có thể kiểm soát có hiệu quả Cần hạn chế số lượng các thuộc cấp mà một nhà quản trị có thể giám sát, nhưng con số chính xác lại phụ thuộc vào những yếu tố cơ bản tác động đến những khó khăn và nhu cầu thời gian đối với việc quản trị Nếu nhà quản trị xác định được cái gì tiêu tốn thời gian của họ trong việc xử lý các mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới, và nếu nhà quản trị tối giảm được thời gian này thì có thể tìm ra được phương pháp xác định tầm quản trị tối ưu

Những hạn chế của việc phân cấp quản trị: Công việc tổ chức và việc phân cấp quản trị là nhằm mục đích chính nâng cao hiệu quả công việc điều hành của nhà quản trị Chính

vì vậy, việc đánh giá tính hiệu quả của các cơ cấu tổ chức theo bộ phận và việc phân cấp quản trị luôn được đánh giá tính hiệu quả công việc điều hành của nhà quản trị Chính vì vậy, việc đánh giá tính hiệu quả của các cơ cấu tổ chức theo bộ phận và việc phân cấp quản trị luôn được các nhà quản trị quan tâm Việc phân chia các hoạt động quản trị thành các bộ phận, cùng với các tổ chức phân cấp và việc hình thành nhiều cấp, không phải hoàn toàn đã đem lại quả bởi vì:

Thứ nhất, sinh ra nhiều cấp là phát sinh ra chi phí lớn Khi số lượng cấp càng nhiều,

thì chi phí quản lý càng tăng Vì cần phải có thêm nhà quản trị, cùng với nhân viên giúp việc và các chi phí về phương tiện cho đội ngũ đó hoạt động Loại chi phí quản lý này quá cao sẽ làm mất cân đối so với chi phí trực tiếp, làm cho hiệu quả công tác quản lý kém

Thứ hai, có quá nhiều các cấp bộ phận làm phức tạp cho việc thông tin Một doanh

nghiệp có nhiều cấp gặp phải những khó khăn to lớn trong việt thông tin về các mục tiêu,

kế hoạch, chính sách xuống cấp dưới qua cơ cấu tổ chức, so với các doanh nghiệp trong đó nhà quản trị cao cấp chỉ thị trực tiếp cho nhân viên Việc bỏ sót và truyền đạt sai thông tin

nảy sinh khi thông tin đi qua nhiều kênh xuống cấp dưới Mặt khác, các cấp dưới cũng làm phức tạp việc thông tin phản hồi lên cấp trên.

Thứ ba, nhiều bộ phận và nhiều cấp làm phức tạp cho công việc hoạch định và kiểm

tra hoạch định Hoạch định được xác định hoàn chỉnh ở cấp cao nhất sẽ phá vỡ tính thống nhất và tính rõ ràng nếu có bị chia nhỏ ra ở nhiều cấp dưới Việc kiểm tra trở nên phức tạp hơn khi có thêm cấp và nhà quản trị, trong khi đó tính hoàn chỉnh của việc kiểm tra trở nên khó khăn hơn

1.2.3.2 Phân chia theo thời gian.

Một trong những hình thức phân chia bộ phận bộ phận lâu đời nhất được sử dụng ở cấp thấp trong tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động theo thời gian (theo ca, theo kíp) Hình thức phân chia này thường áp dụng ở những đơn vị phải hoạt động liên tục để khai thác công suất máy với hiệu quả cao hơn

1.2.3.3 Phân chia theo chức năng.

Việc nhóm gộp các hoạt động cùng chuyên môn thành các chức năng được sử dụng khá rộng rãi trong thực tế Ví dụ như trong một xí nghiệp có thể hình thành 4 bộ phận để làm nhiệm vụ 4 chức năng: Marketing, sản xuất, kỹ thuật và tài chính Trong mỗi bộ phận

đó lại tiếp tục phân công và thành lập những đơn vị nhỏ lo việc nghiên cứu tiếp thị, đơn vị nhỏ lo việc tuyên truyền quảng cáo, đơn vị lớn lo việc quản trị kế hoạch tiếp thị

1.2.3.4 Phân chia theo lãnh thổ.

Là một cách thức được áp dụng khi xí nghiệp hoạt động trên địa bàn khá rộng và thường là kinh doanh cùng một sản phẩm giống nhau Cách thức này cũng được áp dụng trong việc thành lập các bộ phận hành chánh sự nghiệp theo lãnh thổ Nhà quản trị chọn cách thức này khi đặc điểm của địa phương là quan trọng đối với đầu vào của sản phẩm hoặc đối với sự tiêu thụ sản phẩm Tuy nhiên cách thức này nhược điểm là tạo nên tình trạng trùng lặp trong tổ chức của các đơn vị theo lãnh thổ, làm phát sinh nhiều chi phí cho doanh nghiệp Cách thức này cũng được áp dụng trong việc thành lập các bộ phận hành chánh sự nghiệp theo lãnh thổ, ví dụ: Các phòng thương nghiệp ở Quận, Huyện Nhà quản trị chọn cách thức này khi những đặc điểm của địa phương là quan trọng đối với đầu vào của sản xuất, hoặc đối với sự tiêu thụ sản phẩm

1.2.3.5 Phân chia theo sản phẩm.

Là cách thức tổ chức trong đó xí nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh nhiều sản phẩm, thành lập nên những đơn vị chuyên doanh theo từng loại sản phẩm Cách thức này được áp dụng khi các sản phẩm có quy trình công nghệ sản xuất và chiến lược tiếp thị khác nhau.

1.2.3.6 Phân chia theo khách hàng.

Phản ánh sự quan tâm của xí nghiệp đối với việc thỏa mãn các yêu cầu khác biệt nhau của từng loại khách hàng Cách thức tổ chức này được áp dụng rộng rãi trong các cơ

sở kinh doanh và ngày càng được áp dụng nhiều trong các cơ sở hành chánh sự nghiệp

1.2.3.7 Phân chia theo quy trình hay thiết bị.

Cách thức phân chia này có thể được minh họa bằng ví dụ:

Xí nghiệp hình thành bộ phận phụ trách việc chạy máy, điều hàng đi giao, trực điện thoại

Tóm lại: có nhiều cách khác nhau để phân chia bộ phận nào tốt nhất cho mọi tổ chức

và cho mọi hoàn cảnh Nhà quản trị phải lựa chọn phù hợp nhất với hoàn cảnh đặc điểm tình huống cụ thể của tổ chức mình

1.2.4 Các kiểu cơ cấu tổ chức.

1.2.4.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất trong đó có cấp trên và cấp dưới Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền

Cơ cấu theo trực tuyến được minh họa theo sơ đồ sau:

Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo trực tuyến.

Nguồn: sách quản trị học

Quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc

Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến

Đặc điểm cơ bản của loại hình này là: Mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức

bộ máy được thực hiện theo trực tuyến Người thừa hành chỉ nhân mệnh lệnh từ một người

phụ trách trực tiếp Là một mắt xích trong dây chuyền chỉ huy, mỗi nhà quản trị với quyền hạn trực tuyến có quyền ra quyết định cho cấp dưới trực tiếp và nhận sự báo cáo của họ

Ưu điểm: Cơ cấu này đảm bảo chế độ một thủ trưởng, người thừa hành chỉ nhận

mệnh lệnh từ một người lãnh đạo cấp trên trực tiếp và có chế độ trách nhiệm rõ ràng

Nhược điểm: Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, hạn chế việc sử dụng các

chuyên gia có trình độ và dẫn đến cách quản lý gia trưởng

1.2.4.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị theo chức năng.

Cơ cấu theo chức năng là loại hình cơ cấu tổ chức trong đó có từng chức năng quản

lý được tách riêng do một bộ phận một cơ quan đảm nhận Cơ cấu này có đặc điểm là những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình

Hình 1.2: Sơ đồ cơ cấu theo chức năng.

Nguồn: Sách quản trị học

Cơ cấu này thực hiện trên nguyên lý là:

Có sự tồn tại của các đơn vị chức năng

Không theo tuyến

Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình

Kiểu cơ cấu này hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hóa, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định, mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng Như thế khác nhiều với cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ người lãnh đạo chia bớt công việc cho người cấp dưới

Ưu điểm: Sử dụng các chuyên gia giỏi trong việc ra quyết định quản trị, không đòi

hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện và dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị

Nhược điểm: Vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy, chế độ trách nhiệm không rõ

ràng và sự phối hợp giữa lãnh đạo và các bộ phận chức năng khó khăn

1.2.4.3 Cơ cấu quản trị trực tuyến - chức năng.

Đây là kiểu cơ cấu hỗn hợp của hai loại cơ cấu trực tuyến và chức năng Kiểu cơ cấu này có đặc điểm cơ bản là vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách

Hình 1.3: Sơ đồ tổ chức theo trực tuyến – chức năng.

Nguồn: Sách quản trị học.

Ưu điểm: Lợi dụng sự ưu điểm của hai bộ phần mô hình trực tuyến và chức năng

Nó phát huy được năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồng thời đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổ chức

Nhược điểm: cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức

thường xuyên giải quyết các mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng

1.2.4.4 Cơ cấu quản trị trực tuyến – tham mưu.

Hình 1.4: Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến – tham mưu.

Nguồn: Sách quản trị học

Người lãnh đạo ra lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với người thi hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đạo phải tham khảo ý kiến chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc Kiểu cơ cáu này cho phép người lãnh đạo tận dụng được những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức, nhưng nó đòi hỏi người lãnh đạo phải tìm kiếm được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực

1.2.4.5 Cơ cấu quản trị trực tuyến ma trận.

Đây là mô hình được nhiều nhà quản trị quan tâm khi thiết kế bộ máy quản trị của tổ chức Cơ cấu này có nhiều cách gọi khác nhau, như tổ chức chia theo ma trận, bàn cờ, tạm thời hay quản trị theo đề án săn phẩm

Cơ cấu tổ chức theo ma trận cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án

Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau

Cơ cấu này ngoài người lãnh đạo theo tuyến và theo chức năng còn được sự giúp đỡ của người lãnh đạo theo đề án

Trong cơ cấu này mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng được gắn liền với việc thực hiện một đề án trong khu cực nhất định.

Hình 1.5: Sơ đồ cơ cấu quản trị trực tuyến ma trận.

Nguồn: Sách quản trị học

1.3 Tiến trình thiết kế cơ cấu và chức năng của tổ chức bộ máy.

Thiết kế tổ chức là quá trình lựa chọn và triển khai một cơ sở cho phù hợp với chiến lược và những điều kiện môi trường của tổ chức Đó là quá trình liên tục vì bao giờ cũng đem lại kết quả và hiệu quả như mong muốn Dù là hình thành một cơ cấu mới, hoàn thiện hay đổi mới cơ cấu hiện tại các nhà quản trị cũng cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu của doanh nghiệp

Nhận thức rõ mục tiêu về doanh số, lợi nhuận, căn cứ vào 4 yếu tố: mục tiêu chiến lược kinh doanh, bối cảnh xã hội, công nghệ sản xuất và khả năng nhân sự làm cơ sở để tiến hành tổ chức bộ máy

Bước 2: Phân tích công việc

Xác định những công việc cần làm để thực hiện mục tiêu, phân loại các hoạt động theo nhóm chức năng, đặt ra yêu cầu thực hiện từng nhóm công việc theo chức năng

Bước 3: Thiết lập phòng ban

Kết hợp các chức năng quan trọng thành một hệ thống, hình thành bộ khung tổ chức gồm các phòng ban và bộ phận Để thực hiện bước này nhà quản trị cần dựa trên cơ sở