Quá trình thực hiện tour du lịch Outbound tại Công ty Du lịch Asia Sun

Quá trình thực hiện tour du lịch Outbound tại Công ty Du lịch Asia Sun

LỜI GIỚI THIỆU

Trong chiến lược kinh tế - xã hội của đất nước và của nhân loại ở thế

kỷ XXI, du lịch được nhìn nhận như một ngành kinh tế tổng hợp có tính xã hội sâu sắc Phát triển du lịch đòi hỏi sự phát triển đồng bộ của nhiều ngành, nhiều lĩnh vực của nền kinh tế - xã hội Đến lượt mình, du lịch cũng trở thành một trong những động lực phát triển của các ngành khác Để đáp ứng được điều đó thì vấn đề đào tạo nhân lực cho ngành du lịch là một vấn đề then chốt

để tạo động lực thúc đẩy cho sự phát triển của nó Cũng như vậy, việc thực tập đối với những sinh viên học du lịch là một phần không thể thiếu được trong khối kiến thức mà họ phải tích luỹ Mục đích của thực tập là giúp sinh viên có được kỹ năng nghề nghiệp, đối mặt với những tình huống và tìm được cách giải quyết cụ thể các tình huống đó Những thủ tục và những bước để thực hiện một chương trình du lịch cho người Việt Nam đi du lịch ở nước ngoài là một trong những phần quan trọng đối với bất kỳ một công ty kinh doanh lữ hành quốc tế nào Thấy được tầm quan trọng như vậy nên em đã

chọn đề tài "Quá trình thực hiện tour du lịch Outbound tại Công ty Du lịch

Asia Sun." cho báo các thực tập của em

Với lượng kiến, kinh nghiệm còn hạn chế và khoảng thời gian để tìm hiểu sâu về những vấn đề còn ít, báo cáo thực tập này của em chắc chắn còn nhiều thiếu sót Kính mong sự quan tâm đóng góp của các thầy cô giáo và các bạn sinh viên về hình thức cũng như nội dung để báo cáo thực tập của em được hoàn chỉnh hơn

Địa chỉ công ty: 52 Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Điện thoại : (84-4) 9362366 Fax : (84-4) 9362388

E-mail : info@asiasuntravel.com Website:

www.asiasuntravel.com

Số tài khoản tiền VND: 001.100.058.1714

Số tài khoản USD : 001.137.058.1733

1.1 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ MÔ HÌNH QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY:

1.1.1 MÔ HÌNH QUẢN LÝ CÔNG TY:

GIÁM ĐỐC (LÊ THANH THẢO)

PHÓ GIÁM ĐỐC ( TẠ BÍCH HÀ)

BỘ PHẬN KẾ

TOÁN TỔNG HỢP

BỘ PHẬN LỮ HÀNH OUTBOUND

BỘ PHẬN LỮ HANH INBOUND

BỘ PHẬN LỮ HÀNH NỘI ĐỊA

Hình 1: Mô hình qu ản lý công ty du lịch Asia Sun Travel

1.1.2 CHỨC NĂNG CỦA CÁC BỘ PHẬN:

1.1.2.1 GIÁM ĐỐC:

Giám đốc là người chịu trách nhiệm chính về tình hình kinh doanh của công

ty, trực tiếp lãnh đạo công ty

Là người quyết định những chiến lược kinh doanh phù hợp với từng thời điểm kinh doanh

1.1.2.2 PHÓ GIÁM ĐỐC:

Cùng với giám đốc chịu trách nhiệm về tình hình kinh doanh và đưa ra những chiến lược kinh doanh của công ty

1.1.2.3 BỘ PHẬN KẾ TOÁN TỔNG HỢP:

- Kế toán hách toán các khoản thu, chi của doanh nghiệp, lập hoá đơn chứng

từ, sổ sách về thu, chi, nộp thuế cho nhà nước

+ Văn phòng có diện tích rộng + Máy in Laser

+ Phòng làm việc có điều hoà + Điện Thoại

+ Máy vi tính nối mạng Internet + Máy fax

• Bàn làm việc và tủ đựng tài liệu riêng của từng bộ phận

2 QUY TRÌNH TIẾN HÀNH TOUR OUTBOUND

2.1 LÀM CHƯƠNG TRÌNH, TÍNH GIÁ TOUR:

* Làm chương trình:

Quá trình làm chương trình du lịch Outbound chủ yếu là làm chương trình du lịch kết hợp, công ty chủ động nghiên cứu thị trường, xây dựng các chương trình du lịch nhưng không ấn định ngày thực hiện trước Thông qua các hoạt động quảng bá mà khách du lịch hoặc các công ty gửi khách sẽ tìm đến công ty trên cơ sở các chương trình sẵn có Công ty và khách sẽ tiến hành thoả thuận và sau đó thực hiện chương trình

Ngoài ra, công ty còn tổ chức các tour du lịch công vụ, chương trình được làm chủ yếu là do đơn vị tổ chức các cuộc hội thảo, gặp gỡ công ty chỉ đản nhịêm phần dịch vụ như lo ăn, nghỉ, thủ tục xuất nhập cảnh, vé máy bay

* Quá trình xây dựng chương trình du lịch cũng tuân thủ theo các bước như:

B1: Nghiên cứu nhu cầu thị trường

B2: Nghiên cứu khả năng đáp ứng: Nghiên cứu tài nguyên du lịch, các nhà cung cấp du lịch, mức độ cạnh tranh trên thị trường

B3: Xác định khả năng và vị trí của chương trình: Chương trình có phù hợp với nhu cầu của người Việt Nam hay không, có phù hợp với lối sống, tập quán của người Việt Nam hay không?

B4: Xây dựng mục đích, ý tưởng của chương trình

B5: Quỹ thời gian và mức giá tối đa

B6: Xây dựng chuyến hành trình cơ bản: bao gồm những tuyến điểm chủ yếu, bắt buộc của chương trình

B7: Xây dựng phương án vận chuyển: các phương tiện và loại phương tiện thích hợp với số lượng khách, thích hợp với điểm tham quan, thời gian, tâm lý của khách

B8: Xây dựng phương án lưu trú

B9: Chi tiết hoá chương trình

B10: Xây dựng phương án dự phòng ứng cứu

B11: Xác định giá thành ( giá nét), giá bán của chương trình

B12: Xác định những quy định của chương trình

Những yếu tố cần lưu ý trong quá trình tính giá như:

+ Land fee + Vé máy bay

Bất cứ một người làm chương trình du lịch hay một người làm Marketing du lịch nào cũng vậy, du lich Outbound, Inbound hay nội địa, họ đều phải tìm hiểu kỹ về điểm tham quan trong chương trình để có thể chào bán và trả lời khách Những hình thức mà công ty áp dụng để tìm hiểu về điểm tham quan du lịch, nơi ăn, nơi nghỉ là sử dụng bản đồ, những thông tin trong sách, báo, tạp chí, phát thanh truyền hình, Internet và qua những người

mà họ đã đi rồi

2.3 QUẢNG CÁO VÀ BÁN CHƯƠNG TRÌNH CHO KHÁCH

Hình thức quảng cáo mà được công ty sử dụng nhiều nhất đó là quảng cáo trên cáo báo, các tạp chí

Ngoài ra hình thức nữa mang lại hiệu quả rất lớn đối với công ty là sự quảng cáo và sự giới thiệu của những người quen biết

* Với hình thức quảng cáo trên báo thì tờ báo được công ty lựa chọn đó là những tờ báo như: Báo lao động, Báo tuổi trẻ Kích thước quảng cáo đó là 20x15 và hình ảnh là trắng đen Mức độ quảng cáo vừa phải, mỗi tuần từ 1 đến 2 số

Với loại hình quảng cáo này, những thông tin cần quảng cáo được đầy

đủ như: tên công ty, địa chỉ, lôgô, slôgan, thông điệp, nội dung và hình ảnh Mức độ thâm nhập thị trường được cao hơn, có tính chọn lọc về địa

lý, thời gian phản hồi nhanh, tính năng động sáng tạo hơn trên radio, thu hút tầng lớp bạn đọc bao gồm cả nam và nữ, chi phí vừa phải Bên cạnh những ưu điểm mà quảng cáo trên báo đem lại thì quảng cáo trên báo cũng còn có những nhược điểm mà công ty cần khắc phục như: thời gian tồn tại của quảng cáo ngăn ngủi, không nổi bật hơn so với các mẫu quảng cáo khác, khả năng tiếp cận thị trường yếu

* Với tạp chí thì công ty thường quảng cáo trên tạp chí "PC World" nhằm vào đối tượng là những công ty, doanh nghiệp và những người hoạt động trong lĩnh vực máy tính Với ưu điểm là thời gian tồn tại lâu, có tính chọn lọc địa lý, chọn lọc đối tượng, tính năng động sáng tạo cao ( màu sắc hấp dẫn, chất lượng giấy tốt), thu hút sự quan tâm của độc giả cả nam và nữ Để đỡ quá tốn kém, công ty đã quảng cáo với kích thước là 20x15 với hình ảnh trắng đen và

vị trí là ở giữa quyển tạp chí Những nhược điểm khi quảng cáo trên tạp chí

mà công ty gặp phải đó là tần suất quảng cáo thấp ( 1 tháng 1 số ), thời gian chuẩn bị và đăng kí lâu

Ngoài hai hình thức quảng cáo trên, công ty còn sử dụng một hình thức quảng cáo nữa mà đạt hiệu quả đó là những mỗi quan hệ thân quen giới thiệu đến cho công ty

2.4 THUYẾT PHỤC KHÁCH HÀNG ĐI THEO CHƯƠNG TRÌNH VÀ THAY ĐỔI CHƯƠNG TRÌNH CHO PHÙ HỢP VỚI YÊU CẦU CỦA KHÁCH

Trong quá trình bán chương trình thì nên thuyết phục khách đi theo chương trình mà mình đã xây dựng bởi vì điều đó sẽ tạo thuận lợi rất nhiều cho mình trong quá trình thực hiện tour Mình đã nắm bắt rõ các điển tham quan du lịch, các dịch vụ, giá cả, chất lượng của khách sạn, nhà hàng do vậy chất lượng tour du lịch sẽ cao hơn

Nếu khách không đồng ý với chương trình như vậy thì ta cũng có thể thay đổi chương trình cho phù hợp với yêu cầu của khách Những thay đổi đó

có thể là thời gian, điển tham quan, khách sạn, nhà hàng Tuy nhiên, sự thay đổi đó phải nằm trong khả năng đáp ứng của công ty và không được là giảm chất lượng phục vụ, chất lượng tour tuyến của chương trình

2.5 SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG

Khi đã thoả thuận được chương trình về thời gian, điểm tham quan, các dịch vụ thì bước tiếp theo phải làm đó là soạn thảo hợp đồng lịch

Mẫu hợp đồng du lịch có thể được làm như sau:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc -*** -

HỢP ĐỒNG DU LỊCH

SỐ: /HĐKT

- Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế ban ngày 25 tháng 9 năm1989 của hội đồng nhà nước và nghị định số 17/HĐBT ngày 16/01/1990 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính Phủ) quy định chi tiết về việc thi hành pháp lệnh hợp đồng kinh tế

- Căn cứ quy chế du lịch hiện hành của Tổng cục du lịch

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao cũng như những nhu cầu và khả năng đáp ứng của từng bên

Hôm nay, ngày tháng năm , tại phòng Công ty Du lịch và Thương mại Mặt trời Châu á (ASIA SUN TRAVEL) -52 Lý Thường Kiệt, chúng tôi gồm:

Sau đây gọi tắt là bên A

bên b: công ty asia sun travel

- Đại diện : Bà Lê Thanh Thảo Chức vụ: Giám Đốc

- Địa chỉ : 52 Lý Thường Kiệt - Hà Nội

- Điện thoại: 04.9362366 Fax: 04.9362388

- Tài khoản số: 00 11 000 581714 - VNĐ 00 11 370 581733 - USD tại ngân hàng Ngoại thương Trung ương Việt Nam

Sau đây gọi tắt là bên B

Hai bên thống nhất ký hợp đồng về việc bên B nhận tổ chức thực hiện chương trình tham quan tại .trong thời gian ngày đêm cho khách của bên A với các điều khoản sau:

Điều 1: Số lượng khách

Số lượng khách đi du lịch là: người ( có danh sách kèm theo) Điều 2: Hành trình : ( có lịch trình chi tiết kèm theo )

Điều 3: Thời gian thực hiện chương trình:

- Thời gian bắt đầu : Thời gian kết thúc

Điều 4: Địa điểm xuất phát và kết thúc hành trình :

Điều 5: Giá cả và tổng giá trị hợp đồng:

- Giá trọn gói là: USD/ người

- Tổng giá trị hợp đồng: giá trọn gói x số lượng khách = USD

Số tiền viết bằng chữ:

- Hoa hồng gửi khách : ( % hoa hồng tuy theo tour)

Tổng số tiền bên A phải thanh toán:

Bằng chữ:

Điều 6: Thể thức thanh toán :

- Hình thức thanh toán: Bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản bằng đồng Việt Nam theo tỉ giá bán ra của Ngân hàng Ngoại thương WT của ngày thanh toán

- Phương thức thanh toán:

+ Đợt 1: 1000 USD khi hai bên kí hợp đồng

+ Đợt 2: Giá trị hợp đồng còn lại sau khi lấy được thị thực nhập cảnh

Điều 7: Trách nhiệm của bên A

- Gửi danh sách chính xác và các giấy tờ theo quy định của sứ quán để bên B làm thủ tục xuất nhập cảnh theo đúng thời hạn quy định của bên A Có mặt để

dự phỏng vấn và trình diện sau khi kết thúc chương trình nếu có của Đại sứ quán

- Đảm bảo khách đi và về theo đúng chương trình của đoàn thực hiện theo quy định của pháp luật Việt Nam và các nước sở tại

- Lưu ý khách tự chịu trách nhiệm bảo quản tư trang cá nhân trong suốt chuyến đi

- Thanh toán đúng hạn cho bên B theo số lượng khách thực tế

Điều 8: Trách nhiện bên B

- Chịu trách nhiệm xin thị thực nhập cảnh vào nước: (tuỳ vào nước đến tham quan du lịch) cho đoàn khách theo đúng quy định

- Tổ chức chương trình, bố trí dịch vụ theo đúng điều kiện đã thống nhất giữa các bên ( có ghi trong phụ lục chương trình đính kèm), bố trí hướng dẫn viên theo suốt chương trình từ Việt Nam

- Tổ chức thực hiện đúng lịch trình tour Nếu có thay đổi phải báo lại cho bên

A trước ngày khởi hành tối thiểu là 7 ngày

- Mua bảo hiểm cho đoàn khách

Điều 9: Điều khoản hoàn huỷ:

- Nếu chuyến đi bị hoãn, huỷ do lỗi của bên B và bên A không thể tiếp tục tham gia chuyến đi thì bên B có trách nhiện hoàn trả lại toàn bộ số tiền đã nộp của bên A

- Sau khi bên B đã nộp đơn xin cấp thị thực vào Đại sứ quán , nếu vì bất cứ lý

do nào có khách của bên A không tham gia được chuyến đi thì bên A sẽ chịu

phạt 50 USD/người - lệ phí visa và các chi phí thực tế khác như phạt huỷ vé đặt máy bay

- Sau khi được cấp thị thực, nếu có khách nào của bên A huỷ bỏ chuyến đi thì phải chịu phí : phạt huỷ vé máy bay theo quy định, chi phí làm thủ tục xuất nhập cảnh, đêm đầu khách sạn và các chi phí thực tế khác mà bên B đã chi trả

- Bên B không chịu trách nhiệm hoàn lại các phần dịch vụ do bên A tự ý không sử dụng trong quá trình di tour

Điều 10: Điều khoản chung:

Hai bên nghiêm túc thực hịên đầy đủ và chính xác các điều khoản đã cam kết, không bên nào được tự ý thay đổi các công việc đã cam kết và hợp tác chặt chẽ để phối hợp giải quyết các công việc bất khả kháng có thể sảy ra Hợp đồng được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản để tổ chức thực hiện Hợp đồng hết hiệu lực khi kết thúc chương trình tour

2.6 KÝ HỢP ĐỒNG, THU ĐẶT CỌC HOẶC KÝ BIÊN BẢN GHI NHỚ Sau khi soạn thảo xong hợp đồng thì bước tiếp theo phải làm đó là ký hợp đồng Đại diện của mỗi bên gặp trực tiếp để giao kèo, thoả thuận

Cùng với việc ký hợp đồng là việc thu tiền đặt cọc của khách Trong trường hợp vì lý do nào đó chính đáng mà bên khách du lịch chưa có tiền đặt cọc ngay thì có thể làm bản giao kèo và xác nhận chắc chắn mua tour của công ty

Khi đã hoàn tất việc ký kết hợp đồng thì công ty du lịch sẽ gửi cho khách tờ chương trình chuyến đi

2.7 ĐẶT DỊCH VỤ:

Những dịch vụ cần đặt đó là :

* Vé máy bay:

Khi đã có chính xác số lượng khách, ngày khởi hành thì ta tiến hành đặt chỗ máy bay Hình thức đặt chỗ có thể đến tận nơi đặt chỗ hay có thể dùng fax, dùng E-mail Mẫu đặt chỗ có thể được làm như sau:

PHIẾU ĐẶT CHỖ CHO ĐOÀN KHÁCH Kính gửi : phòng bán vé và đặt chỗ

Địa chỉ:

Số điện thoại:

Số fax:

Họ và tên người đặt chỗ: Công ty Du lịch và Thương mại Mặt trời Châu á (ASIA SUN TRAVEL) Địa chỉ: 52 Lý Thường Kiệt, Hà Nội

Điện thoại: 04.9362366

Fax:04.9362388

Đề nghị phòng vé đặt chỗ cho asia sun travel với các thông tin như sau:

Đoàn S.Lượng

(paxs)

Từ Đến Ngày bay Số hiệu

chuyến bay

Giá áp dụng

Hạng đặt chỗ

1

Hình thức đặt chỗ tại khách sạn, nhà hàng hay đặt tour du lịch trọn gói

ở nước ngoài thì cách tốt nhất đó là đặt chỗ qua E-mail hoặc fax

2.8 THU HỒ SƠ CỦA KHÁCH:

Bước tiếp theo là thu hồ sơ của khách Những hồ sơ cần thiết cho chuyến du lịch như :

+ Hộ chiếu, ảnh, chứng minh thư nhân dân, các quyết định cần thiết, sổ tiết kiệm Đó là những giấy tờ cần thiết để làm visa cho khách

2.9 LẬP DANH SÁCH KHÁCH VỚI ĐẦY ĐỦ THÔNG TIN

Cần lập một danh sách khách du lịch với đầy đủ những thông tin như:

+ Họ tên đầy đủ

+ Ngày, tháng, năm sinh

+ Nơi sinh

+ Địa chỉ thường trú

+ Số hộ chiếu, ngày cấp, ngày hết hạn

2.10 KHAI CÁC FORM LIÊN QUAN:

Công ty du lịch sẽ phải khai các form cần thiết cho chuyến đi như form xuất nhập cảnh, form visa, form hộ chiếu

2.11 LÀM VISA, GIẤY THÔNG HÀNH

Để làm được visa thì trước hết phải có hộ chiếu Công ty du lịch không làm thay khách hộ chiếu được mà khách phải tự mình đi làm lấy Công ty du lịch chỉ có thể làm giúp khách khai những tờ khai và đưa khách đến nơi làm

hộ chiếu Thời gian còn hiệu lực của hộ chiếu hay để làm visa hay thời gian chờ lấy visa là tuỳ thuộc vào quy định của từng nước Thủ tục làm visa của mỗi nước có sự khác nhau

Hiện nay, do cơ chế mở cửa và xu thế phát triển hội nhập, một số nước đã

có những chính sách miễn thị thực đối với khách du lịch vào nước mình Việt Nam cũng vậy, một số nước trong khu vực Đông Nam Á đã ký với Việt Nam hiệp định song phương miễn thị thực đó là: Thái Lan, Philippin, Malaysia, Xingapore, Inđônêxia và Lào Do vậy, khách du lịch của hai nước ký với nhau khi có hộ chiếu sẽ không phải xin visa nhập cảnh mà chỉ phải khai tờ khai hải quan Còn đối với hai nước Nhật Bản và Hàn Quốc thì Việt Nam đơn phương ký hiệp định miễn thị thực, nghĩa là chỉ những khách du lịch là người Việt Nam khi đi du lịch vào hai nước Nhật Bản và Hàn Quốc mới phải làm visa nhập cảnh còn những khách du lịch là người của hai nước Nhật Bản và

Hàn Quốc khi đi du lịch vào Việt Nam nếu có hộ chiếu thì không phải làm visa

Những thủ tục làm visa nhập cảnh cho người Việt Nam khi đi du lịch ở một số nước:

* Hướng dẫn thủ tục xin cấp visa nhập cảnh Nhật Bản cho người Việt Nam: + Cách xin cấp visa:

- Người Việt Nam để nhập cảnh Nhật Bản cần thiết phải xin cấp visa nhập cảnh Khi tiến hành thủ tục xin cấp visa, nhất thiết bạn phải có người bảo lãnh

ở Nhật Bản

- Giấy tờ cần thiết để xin cấp visa bao gồm các giấy tờ người bảo lãnh phải chuẩn bị và các giấy tờ bạn ( người Việt Nam xin cấp visa) phải chuẩn bị Các giấy tờ người bảo lãnh đã chuẩn bị phải gửi bằng bưi điện sang cho bạn Bạn ( người xin cấp visa ) phải mang đến Đại Sứ Quán Nhật Bản tại Việt Nam xin cấp visa cùng với các giấy tờ mà bạn phải chuẩn bị

Vì vậy, trường hợp bạn muốn nhập cảnh Nhật Bản thì bước đầu tiên mà bạn phải làm là yêu cầu người bảo lãnh của bạn ở Nhật Bản gửi các giấy tờ cần thiết xin cấp visa sang cho bạn

Ở khâu thủ tục này, công ty du lịch có thể giúp bạn xin được thư mời từ bên Nhật Bản nếu bạn đi với mục đích du lịch

+ Các giấy tờ người xin cấp visa phải chuẩn bị:

-Ngoài những giấy tờ trên, cũng có trường hợp yêu cầu nộp thêm các giấy tờ khách khi cần thiết

+ Các giấy tờ người bảo lãnh phải chuẩn bị:

Các giấy tờ cần thiết có thể xin từ Bộ Ngoại Giao Nhật Bản Có hai cách để xin như sau Hãy truyền đạt với người bảo lãnh ở Nhật cách xin này:

- Xin giấy tờ bằng fax ( hãy gọi điện thoại liền máy fax)

Số điện thoại liên lạc: Hãy gọi đến Tokyo (03) 4306-1222 hoặc Osaka (06) 6306-9222 sau lời hướng dẫn bấm 44420#

- ở phòng người nước ngoài, Bộ Ngoại Giao Nhật Bản có đàm thoại viên về visa, hãy hỏi cách xin các giấy tờ cần thiết

Số điện thoại liên lạc là: (03) 6402-2618 Khi máy điện thoại nối , sau lời hướng dẫn bấn số 3

Thời gian tiệp nhận đàm thoại của các đàm thoại viên là: Sáng từ 10 giờ đến

12 giờ, chiều từ 2 giờ đến 4 giờ các ngày thứ 2 đến thứ 6 trừ thứ 7, chủ nhật

và ngày lễ

+ Thời gian tiếp nhận hồ sơ xin cấp visa:

- Từ 8h30 đến 12h sáng thứ hai đến thứ 6 hàng tuần ( Trừ các ngày nghỉ của Đại Sứ Quán như ngày lễ )

+ Cơ quan Nhật Bản tiếp nhận hồ sơ xin cấp visa

- Trường hợp người xin cấp visa sinh sống từ tỉnh Gia Lai và tỉnh Bình Định trở ra bắc thì xin cấp visa tại Đại Sứ Quán Nhật Bản tại Việt Nam, còn những người sống từ tỉnh Đắc Lắc và Phú Yên trở vào Nam thì xin tại Tổng Lãnh Sự Quán Nhật Bản tại Thành Phố Hồ Chí Minh

* Thủ tục xin visa Autralia:

+ Đối với những người mang hộ chiếu công vụ hoặc ngoại giao:

-Công hàm ngoại giao ( thường do bộ Ngoại Giao cấp) cho phép sử dụng hộ chiếu công vụ/ ngoại giao để đi công tác

- Quyết định cử đi công tác của cơ quan chủ quản

- Thư mời của công ty hoặc tổ chức tại Ôtrâylia

- Khai mẫu số 67-chi tiết về thân nhân ( công ty du lịch có thể cung cấp )

- Chi tiết những lần đi Ôtrâylia trước kia

- Hộ chiếu đã ký tên

- Một ảnh 4x6cm ( được chụp trong vòng 6 tháng trở lại đây)

+ Đối với những người mang hộ chiếu phổ thông:

- Bản sao sơ yếu lý lịch, chứng minh thư nhân dân, sổ hộ khẩu có công chứng của chính quyền địa phương

- Bằng chứng về việc làm hiện nay

- Quyết định cử đi công tác của cơ quan chủ quản nêu rõ mục đích chuyến đi

và ai sẽ trả tiền cho chuyến đi

- Thư mời của công ty hoặc xí nghiệp tại Ôtrâylia mà bạn sẽ giao dịch trong chuyến đi này Thư mời phải nêu rõ mục đích chuyến đi và chi tiết cụ thể những giao dịch công tác trong thời gian bạn ở Ôtrâylia

- Nếu bạn có cơ sở kinh doanh riêng thì phải nộp bản sao công chứng giấy đăng ký kinh doanh

- Chi tiết những lần đi Ôtrâylia trước kia

- Khai mẫu số 67-chi tiết về thân nhân ( công ty du lịch có thể cung cấp )

- Hộ chiếu đã ký tên

- Một ảnh 4x6cm ( được chụp trong vòng 6 tháng trở lại đây)

Ngoài những giấy tờ cá nhân cơ bản như giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng minh thư nhân dân, sổ hộ khẩu , thì tất cả những giấy tờ hoặc tờ khai nào không viết bằng tiếng anh phải có bản dịch tiếng anh đính kèm

Lệ phí xét đơn xin thị thực là 50USD

* Thủ tục xin visa Nam Phi

Những giấy tờ cần thiết :

- Tờ khai ( BI-84) đã điền thông tin đầy đủ

- Hộ chiếu còn hạn ít nhất 1 tháng tính từ ngày kết thúc chuyến đi

- Tài khoản ngân hàng

- Giấy xác nhận của cơ quan nơi công tác nêu rõ chức vụ của người xin visa trong cơ quan và sự đồng ý của lãnh đạo để nhân viên nghỉ phép trong khoảng thời gian phù hợp với khoảng thời gian dự kiến đi du lịch

- Lịch trình chuyến đi chi tiết (công ty du lịch có trách nhiệm cung cấp cho Đại Sứ Quán trên cơ sở việc đã đặt cọc của đoàn về vé máy bay và khách sạn)

- Phí visa : 47 USD ( không hoàn lại nếu khách bị từ chối cấp visa)

Thời gian cấp visa từ 5 đến 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ giấy tờ yêu cầu Đại Sứ Quán không chịu trách nhiệm cho sự từ chối hoặc chậm trễ cấp visa do thiếu thông tin trong tờ khai và giấy tờ nộp kèm từ người xin cấp visa

* Thủ tục làm visa nhập cảnh Châu Âu

+ Đối với hộ chiếu phổ thông:

- Giấy phép kinh doanh hoặc xác nhận buôn bán ( nếu có kinh doanh buôn bán)

- Sơ yếu lý lịch cá nhân

+ Đối với hộ chiếu công vụ

- 2 ảnh 4x6mm và hộ chiếu còn hạn 6 tháng trở lên

- Quyết định cử đi công tác

- Công hàm do Bộ Ngoại Giao cấp