MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PICO PLAZA

Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp...20CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở22 CÔNG TY CỔ PHẦN PICO PLAZA...22 I.MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM VỀ KINH TẾ-K

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I : NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG 2

I.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 2

1.Quá trình hình thành và phát triển của đơn vị 2

2.Hệ thống tổ chức bộ máy , chức năng nhiệm vụ của đơn vị 3

2.1: Hệ thống tổ chức bộ máy : 3

2.2: Chức năng , nhiệm vụ của bộ phận , phòng ban 4

3.Đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị 5

4.Một số kết quả đạt được của công ty trong những năm qua và phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới 7

4.1.Kết quả sản xuất, kinh doanh của công ty trong những năm gần đây 7

4.2.Phương hướng , nhiệm vụ trong thời gian tới 8

II.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG TẠI ĐƠN VỊ 9

1.Hiện trạng chung của bộ máy đảm nhiệm công tác quản lý lao động 9

2.Quản lý thông tin nguồn nhân lực của đơn vị : 10

3.Thù lao phúc lợi cho người lao động : 12

PHẦN 2: CHUYÊN ĐỀ CHUYÊN SÂU 14

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP 14

I MỘT SỐ KHÁI NIỆM CHUNG 14

1 Khái niệm quản lý 14

2 Các chức năng và lĩnh vực quản trị 14

3 Lao động quản lý trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp 14

II CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 15

1 Khái niệm, yêu cầu của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 15

1.1- Khái niệm 15

1.2- Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý trong doanh nghiệp 16

2 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 18

III SỰ CẦN THIẾT CỦA HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 19

1.Tính tất yếu khách quan và phương hướng hoàn thiện 19

2 Những yêu cầu khi xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 19

SV: Trần Thị Vân Anh - C11QL2

3 Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 20

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở22 CÔNG TY CỔ PHẦN PICO PLAZA 22

I.MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM VỀ KINH TẾ-KĨ THUẬT CỦA CÔNG TY CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN L Ý 22

1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 22

1.1- Chức năng 22

1.2- Nhiệm vụ 22

2 Đặc điểm về Lĩnh vực kinh doanh và thị trường 23

3 Đặc điểm lao động của Công ty 24

4 Tình hình tài chính 24

II PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN PICO PLAZA 27

2 Ban lãnh đạo Công ty 27

2.1.Hội Đồng Quản Trị : 27

2.2Ban Giám Đốc 27

III ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY 29

1.Ưu điểm: 29

2.Những nhược điểm: 31

CHƯƠNG III: 33

MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN PICO PLAZA TRONG NH ỮNG N ĂM T ỚI 33

1.Hoàn thiện vấn đề xác định biên chế bộ máy quản lý 34

2.Hoàn thiện cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ các phòng ban 36

3.Hoàn thiện vấn đề xác định quy chế phối hợp giữa các bộ phận 36

4.Định rõ cơ chế và phương thức quản lý 38

5.Các giải pháp nâng cao năng lực quản trị 42

6 Tổ chức thực hiện các giải pháp hoàn thiện: 46

KẾT LUẬN 48 TÀI LIỆU THAM KHẢO

LỜI NÓI ĐẦU

Năm 2003, nước ta ngày càng tiến sát thời hạn thực hiện các cam kết về tự

do hoá thương mại và đầu tư trong khối ASEAN; tiếp tục quá trình đàm phán gianhập WTO, đồng thời đẩy mạnh quan hệ với Mỹ và nhiều nước khác Trong bốicảnh đó, đòi hỏi chúng ta phải có bước tiến mạnh hơn các năm trước không chỉ vềtăng trưởng kinh tế mà cả trong việc khắc phục những yếu kém về xã hội và hànhchính, trong việc đổi mới và nâng cao hiệu lực lãnh đạo và quản lý của tất cả cácngành, các cấp

Đối với các doanh nghiệp, muốn tồn tại, phát triển trong nền kinh tế thịtrường hiện nay cần phải khai thác tiềm năng, phát huy nội lực, thích ứng, năngđộng, sáng tạo trước thời cuộc vẫn còn nhiều thách thức và biến động Đây chính

là yêu cầu cấp thiết đặt ra cho công tác tổ chức bộ máy quản lý, vì vậy xây dựng hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý là một đòi hỏi khách quan và mang tính tất yếu.Trong đó, vấn đề xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai tròđặc biệt quan trọng, bởi lẽ nhiều bất cập xảy ra trong các hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp là bắt nguồn từ sự chưa phù hợp trong cơ cấu tổ chức bộmáy quản lý

-Thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Pico Plaza là một cơ hội giúp emtổng hợp lý thuyết, khảo sát thực tế để hoàn thành khoá luận với đề tài:

MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PICO PLAZA

SV: Trần Thị Vân Anh - C11QL2 1

PHẦN I : NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

I.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP

1.Quá trình hình thành và phát triển của đơn vị

-Tên công ty : Công ty Cổ phần Pico Plaza

-Tên giao dịch : Công ty Cổ phần Pico Plaza

-Địa chỉ : 76 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội và 35 Hai Bà Trưng – HàNội

-Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị : Phạm Hoài Sơn

-Điện thoại : 04.6285.9950

-Email : http://www.picoplaza.com.vn

-Cơ sở pháp lý của doanh nghiệp : Giấy phép kinh doanh số 0103005590 do

Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành Phố Hà Nội cấp ngày 01/11/2004

Cho đến ngày 07/10/2008 công ty có lần thay đổi thứ năm của mình với sựthay đổi duy nhất khẳng đinh sự lớn mạnh của công ty đó là công ty đã mở thêmmột trụ sở mới ở Số 35 Hai Bà Trưng, Q.Hoàn Kiếm TP Hà Nội

Trải qua năm lần thay đổi đăng kí kinh doanh là từng điểm nhấn khẳng định

sự lớn mạnh của công ty trong lĩnh vực kinh doanh thương mại và dich vụ Công ty

cổ phần PICO tuy mới được thành lập vài năm trở lại đây nhưng với kinh nghiệmcủa các thành viên trong công ty cùng với Giám đốc điều hành đã đạt được nhữngthành công nhất định

Cùng với sự đổi mớí, sự thay đổi, sự hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng và sự

đi lên của đất nước, công ty cổ phần PICO đã đề ra những nhiệm vụ và mục tiêuphát triển trong giai đoạn khó khăn của kinh tế thế giới nói chung và ảnh hưởngkhông nhỏ tới Viêt Nam trong những năm tới để khẳng định vị thế của mình trongngành thương mại và dịch vụ

2.Hệ thống tổ chức bộ máy , chức năng nhiệm vụ của đơn vị

*)Ghi chú:

: Hỗ trợ và điều hành trực tiếp

: Quan hệ ngang bằng : Khối liên hệ và phối hợp

2.2: Chức năng , nhiệm vụ của bộ phận , phòng ban

Chức năng nhiệm vụ các phòng ban trực thuộc công ty cổ phần Pico

* Chủ tịch hội đồng quản trị: là người có vị trí cao chủ tịch hội đồng quản trị

do đại hội đồng cổ đông bỏ phiếu, chủ tịch hội đồng quản trị là người điều hànhchung mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước cổ đông về nhiệm vụcũng như nội dung hoạt động kinh tế của công ty

* Ban Giám đốc Công ty: là một ban quản lý điều hành và chịu trách nhiệmchính về các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, có quyền quyết định caonhất trong Công ty, là đại diện pháp luật cho công ty và chịu trách nhiệm trướcHĐQT

Bộ phận tham mưu cho giám đốc và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc

và cốvấn cho giám đốc trước khi ra quyết định, bộ phận này bao gồm các phó giámđốc kinh doanh được Giám đốc phân công phụ trách các lĩnh vực sản xuất, kinhdoanh, là những người được Giám đốc uỷ quyền điều hành công việc trong trườnghợp cần thiết Người được uỷ quyền phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc vàtrước phápluật Nhà nước về mọi quyết định của mình trong phạm vi công việc

* Phòng tài chính kế toán: kế toán có một kế toán trưởng Kế toán trưởngchịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc và giúp Giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộcông tác kết toán và báo cáo kết quả hoạt động của Công ty theo quy định của Nhànước Quản lý các loại vốn và quỹ của công ty, tạo nguồn vốn cho kinh doanh.

* Phòng kinh doanh: là phòng có vai trò rất quan trọng đối với tổn hợp hoạtđộng kinh doanh của công ty Phòng kinh doanh của công ty chịu trách nhiệmhoạch định chính sách hàng hóa; chiến lược kinh doanh; nghiên cứu dự đoán sảnphẩm cũng như tạo mối quan hệ với các nhà phân phối, đảm bảo tốt thị trường đầu

ra và thị trường đầu vào của công ty Phòng kinh doanh tổ chức tiếp nhận, thu thập

xử lý thông tin về sản phẩm, thị trường, giá cả trong và ngoài nước để xác địnhphương án kinh doanh cho từng mặt hàng, từng thị trường Xây dựng quy trình tiếpnhận hàng, bán hàng và kiểm tra chất lượng sản phẩm chịu trách nhiệm giải quyếtcác xung đột với khách hàng khi xảy ra tranh chấp

Phòng kinh doanh có 6 trưởng ngành hàng phụ trách 6 ngành hàng: điện tử,điện lạnh, viễn thông, kỹ thuật số, IT, gia dụng, Mỗi người phụ trách cả đầu ra vàđầu vào của từng ngành hàng Dưới trưởng ngành hàng có một hoặc hai trợ lýngành hàng để giúp việc cho trưởng ngành hàng

* Phòng Marketing: Có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động Marketing hỗn hợp

từ hoạt động truyền thông bên trong và bên ngoài của công ty, thực hiện trang tríthiết kế bối cảnh công ty cũng như các quầy hàng và nhiệm vụ tổ chức và triểnkhai các sự kiện của công ty Phòng trực tiếp triển khai các sự kiện PR quan trọngcủa công ty, xúc tiến thương mại, quảng cáo với mục đích nâng cao hơn nữa “độ insâu” trong tâm trí của khách hàng với Pico

* Phòng dịch vụ khách hàng: Xây dựng hoạch định thực thi và đánh giá cáchoạt động dịch vụ cung ứng tới khách hàng Và nhiệm vụ xây dựng các chính sáchđối với khách hàng, thực hiện các chức năng chăm sóc khách hàng, tư vấn chokhách hàng các thắc mắc, giải quyết các khiếu nại, bảo hành các sản phẩm bị lỗi

* Phòng hành chính nhân sự: với chức năng quản lí nguồn nhân lực của công

ty, xây dựng các chính sách về nhân sự, tiến hành quản lí các tài sản của công ty vàgiải quyết các thủ tục hành chính liên quan

SV: Trần Thị Vân Anh - C11QL2 5

* Phòng điều hàng: Có nhiệm vụ chịu trách nhiệm trong việc chuẩn bị hànghóa, điều phối dòng hàng hoá trong công ty, điều tiết hàng hoá và quản lý các khohàng của công ty.

* Phòng IT: với vai trò quản lý hệ thống ERP cho công ty, đảm bảo mạngthông tin cho công ty và quản lý hệ thống thông tin của toàn công ty

* Phòng chính sách: chịu trách nhiệm trong việc hoạch định các chính sáchgiá của các hãng, kiểm tra độ chính xác của các đơn hàng và các yếu tố liên quanđến đơn hàng

3.Đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị

Công ty cổ phần PiCO là một công ty kinh doanh đa ngành đa lĩnh vực và cóthể kể đến như:

- Buôn bán, lắp đặt, sửa chữa, máy móc, linh kiện, thiết bị phục vụ ngànhđiện, điện tử, điện lạnh, máy tính, linh kiện điện tử, viễn thông, văn phòng ngànhhàng gia dụng

- Kinh doanh các sản phẩm điện tử, viễn thông tin học, máy tính văn phòng

- Sản xuất, buôn bán vật liệu xây dựng, sắt thép phục vụ ngành xây dựng, đồdùng nội ngoại thất

- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá

- Lắp đặt trang trí nội ngoại thất

- Quảng cáo thương mại và các dịch vụ liên quan đến quảng cáo

- Dịch vụ cho thuê văn phòng

- Xây dựng, sửa chữa, thi công các công trình dân dụng, giao thông, thuỷ lợi,

hạ tầng cơ sở

- Kinh doanh bất động sản

- Dịch vụ vận tải hàng hoá và vận chuyển hành khách bằng ôtô theo hợp đồng

- Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh

*) Đặc điểm cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty

Hiện nay công ty đang sở hữu 2 cơ sở kinh doanh: một ở Nguyễn Trãi, ThanhXuân, Hà Nội; và một ở 35 Hai Bà Trưng Hà Nội và đang trong quá trình pháttriển hệ thống chuỗi các cửa hàng trong địa bàn Hà Nội và mở rộng kinh doanhxâm nhập vào thị trường miền Nam.

Hiện PiCO Plaza đang được đánh giá là mội trong những siâu thị điện máyhàng đầu với cơ sở hạ tầng với qui mô rộng; mối quan hệ và tiềm lực tài chính khávững mạnh Tọa lạc trên một mảnh đất có địa thế đẹp với tổng diện tích gần 10.000m2 với hàng chục ngàn sản phẩm các loại được bày bán tại công ty và nhờ vậy màPiCO được đánh giá là một siêu thị điện máy hàng đầu không chỉ ở Việt Nam màcủa cả khu vực Đông nam á Với khẩu hiệu luôn mang lại cho khách hàng mộtmức giá tốt nhất, một phong cách phục vụ chuyên nghiệp nhất cùng với chế độ bảohành hoàn hảo đã giúp cho Công ty đang vững mạnh trong lĩnh vực mà công tykinh doanh và nó là tiền đề để công ty mở rộng trong thời kì hội nhập WTO hiệnnay

4.Một số kết quả đạt được của công ty trong những năm qua và phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới

4.1.Kết quả sản xuất, kinh doanh của công ty trong những năm gần đây.

Bảng 1 mức độ tăng trưởng của doanh thu Pico qua các năm

(Nguồn: Báo cáo tài chính từ năm 2006-2009)

Căn cứ vào số liệu và biểu đồ trên tôi có đánh giá về tình hình hoạt động củacông ty cổ phần Pico như sau:

Doanh thu là một chỉ tiêu có ý nghĩa to lớn đối với toàn bộ hoạt động kinhdoanh của bất kì một công ty một doanh nghiệp nào Doanh thu là khoản phản ánh

số tiền mà công ty thu được trong quá trình kinh doanh của Công ty Qua biểu đồcho thấy doanh thu thuần năm 2007 tăng đột biến, tăng 108,98% so với năm 2006tăng từ 41.896.256.895 đồng năm 2006 đến 87.556.477.777 đồng Sang năm 2008,doanh thu vẫn tăng nhưng tăng chậm lại do mức độ cạnh tranh trong ngành tănglên, và sự góp mặt trên thị trường của siêu thị điện máy Nguyễn Kim Tuy doanhthu tăng chậm nhưng công ty vẫn đạt kế hoạch đã đặt ra Do vậy lợi nhuận sau thuếcủa công ty qua đó cũng tăng lên rõ rệt qua các năm

Thể hiện ở mặt tổng doanh thu năm 2007 so với năm 2006 tăng tương đối cao45.660.220.088 đồng cụ thể tăng 208,98%, năm 2008 so với năm 2007 tăng133.596.793.911 đồng cụ thể tăng 252,58%, năm 2009 tăng nhanh về doanh thu cụthể tăng 575.862.609.677 đồng từ 221.153.271.688 đồng năm 2008 đồng lên797.015.881.365 đồng tăng 360,39% so với năm 2008; về mặt vốn kinh doanh năm

2007 so với năm 2005 tăng 47.292.449.346 đồng và năm 2008 so với năm 2007tăng 5.301.322.912 đồng Để có được kết quả đó là do sự lãnh đạo nhanh nhạy củacán bộ quản lý cùng sự cố gắng của toàn thể nhân viên của công ty, sự nắm bắt thịhiếu tiêu dùng của phòng kinh doanh công ty rất tốt rất nhanh nhạy trong việc đónnhận xu hướng tiêu dùng và tạo nguồn của công ty Để phản ánh mức tăng trưởngcủa công ty trong hoạt động kinh doanh thì chỉ số lợi nhuận sau thuế là một căn cứkhá cụ thể để nói lên tình hình kinh doanh của công ty qua các năm và thể hiệnqua:

Mức tăng trưởng lợi nhuận sau thuế qua các năm

Bảng 2: Mức độ tăng trưởng của lợi nhuận qua các năm 2006 - 2009

Đơn vị tính: Phần trăm (%)

Lợi nhuận sau thuế 71.128.342 124.126.773 3.327.613.961 16.022.471.676

(Nguồn: Báo cáo tài chính từ năm 2006-2009)

4.2.Phương hướng , nhiệm vụ trong thời gian tới

- Định hướng cán bộ quản lý về sự cần thiết phải “hướng theo thị hiếu và nhucầu khách hàng” lấy sự lãnh đạo và tinh thần tận tâm của ban lãnh đạo làm thenchốt Ban giám đốc phải thường xuyên sát sao chỉ đạo tiến trình thực hiện côngnhân viên, những người cung ứng, phân phối về tầm quan trọng của việc đảm bảocung ứng chất lượng và giá trị cung ứng cho khách hàng

- Một trong những vấn đề trong định hướng phát triển của Pico là nâng caochất lượng của hoạt động xúc tiến thương mại bằng phát triển bán hàng cá nhân, cửnhân viên tiếp thị bán hàng đi tập huấn, đào tạo tại các nước có nền kinh tế thịtrường phát triển Nâng cao chất lượng của hoạt động quảng cáo, xây dựng cácchương trình quảng cáo mang phong cách riêng của công ty và gây được nhiều ấntượng cho ngưòi nhận thông tin quảng cáo Tăng cường hoạt động PR, đa dạngchương trình khuyến mại

Công ty thay đổi quan điểm và hướng tới thống nhất quan điểm trong toàncông ty là xác đinh rõ ràng định hướng cho hoạt động kinh doanh lấy thị trườnglàm trung tâm tức “bán cái khách hàng cần chứ không phải bán cái mình có” Điềunày có nghĩa là thành lập một tổ chức tập trung vào những nhu cầu ngành cụ thể vàphối hợp việc thành lập kế hoạch và cung ứng các sản phẩm khác nhau của công tycho từng ngành

-Bên cạnh việc phát triển mạng lưới phân phối, công ty sẽ triển khai đồng bộ

hệ thống tổng kho và kho hàng hoá, hệ thống phương tiện vận tải theo từng khuvực, đảm bảo ổn định nguồn hàng, giá cả và chất lượng, đáp ứng tối đa nhu cầuhàng hoá của phân đoạn thị trường của công ty

II.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG TẠI ĐƠN VỊ

1.Hiện trạng chung của bộ máy đảm nhiệm công tác quản lý lao động

- Phòng hành chính nhân sự: với chức năng quản lí nguồn nhân lực của công

ty, xây dựng các chính sách về nhân sự, tiến hành quản lí các tài sản của công ty vàgiải quyết các thủ tục hành chính liên quan

SV: Trần Thị Vân Anh - C11QL2 9

-Bộ phận Quản trị nhân lực có tên là : phòng Nhân Sự

-Phòng Nhân sự gồm : 8 nhân viên /80 cán bộ quản lý / 107 người lao độngtrong công ty

Bảng 3 : Bảng thông tin về năng lực của từng nhân viên trong phòng Hành

Chính – Nhân Sự :

tính

Độ tuổi Trình độ

Chuyên ngành

Số năm kinh nghiệm

Đánh giá chung về công tác quản trị nhân lực

Thực hiện toàn bộ các công việc liên quan đến công tác nhân sự của Công ty

Các công việc chủ yếu:

- Tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc trong công tác xây dựng chiếnlược, kế hoạch nhân sự Tiến hành tuyển dụng, đào tạo, quản trị, đánh giá nguồnnhân lực

- Thực hiện các chế độ, chính sách, đảm bảo quyền lợi đối với người lao độngtrong Công ty

2.Quản lý thông tin nguồn nhân lực của đơn vị :

-Thông tin chung về nguồn nhân lực của đơn vị :

Tỷ lệ

%

Lao động

Tỷ lệ

%

Lao động Tỷ lệ %

( Nguồn : phòng hành chính nhân s ự công ty Cổ Phần Pico Plaza )

Nhận xét : Qua bảng 5 ta thấy quy mô lao động của công ty có tốc độ tăng

Số lao đông tăng thêm tập trung chủ yếu vào lực lượng lao động phổ thông Cụthể là năm 2007 Số người lao động là 54 người chiếm 67.5% nhưng đến năm 2008

đã tăng lên 70 lao động chiếm 71.34% và đến năm 2009 số lao động là 77 lao độngchiếm 71.96% ( tăng 4.46% so với năm 2007) Nguyên nhân số lao động này tăng

do nguồn nhân lực này liên quan trực tiếp đến sản xuất và tiêu thụ hàng hóa củacông ty

Bảng 5 : Cơ cấu lao động theo tuổi

Số lượng (người)

Tỷ lệ (%)

Số lượng (người)

Tỷ lệ (%)

Số lượng (người)

Tỷ lệ (%)

( Nguồn :phòng hành chính nhân su của công ty Cổ Phần Pico Plaza)

Nhận xét : độ tuổi số lao động của công ty còn khá trẻ Những người lao

động có trong độ tuổi từ 20 -> 30 năm 2007 là 44 người chiếm 55% Năm 2008 la

51 người chiếm 52% và đến năm 2009 là 62 người chiếm 57.94% Nhìn chung sốlao động trong đọ tuổi từ 20 -> 30 chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số lao động củacông ty ( Chiếm hon 50%) , lao động từ 51 tuổi trở lên chiếm tỷ lệ rất ít ( dưới 4%trong tổng số lao động )

Bảng 6 : Cơ cấu lao động theo trình độ STT Trình độ

Số lượng (người)

Tỷ lệ (%)

Số lượng (người)

Tỷ lệ (%)

Số lượng (người)

Tỷ lệ (%)

( Nguồn : Phòng hành chính nhân sự công ty Cổ Phần Pico Plaza)

Nhận xét : qua bảng cơ cấu lao động theo trình độ ta thấy : do xu hướng phát

triển chung của thị trường lao động chất lượng lao động ngày càng tăng cao Laođộng có trình độ đại hoc , cao đẳng của công ty có xu hướng tăng cụ thể năm 2007

số lao động có trình độ đại học là 12 người chiếm tỷ lệ 15% nhưng đến năm 2009

số lao động có trình độ đại học là 19 người chiếm 17.76 % ( tăng 7 người tươngứng với 2.76% ) Chất lượng lao động tăng đồng nghĩa với việc những lao động cótrình độ thấp giảm Năm 2007 số lao động ở trình độ sơ cấp chiếm 65% tổng sốlao động nhưng đến năm 2009 số lao động ở trình độ sơ cấp chỉ còn 59.81%( giảm5.19% so với năm 2007 )

 Nhìn chung công ty Cổ Phần Pico Plaza là một công ty có lực lượng laođộng tăng tương đối ổn định về số lượng cũng như chất lượng lao động :

-Về số lượng lao động : ban đầu khi mới thành lập công ty chỉ có 56 cán bộ ,công nhân viên Sau 6 năm kể từ ngày thành lập số lượng lao động đã tăng lên là

107 lao động

-Về chất lượng lao động cũng tăng đáng kể : số lao động có trình độ đại học ,cao đẳng , trung cấp đang ngày một tăng lên

-Về cơ cấu lao động : công ty có một đội ngũ lao động trẻ từ 20 -> 30 tuổi

3.Thù lao phúc lợi cho người lao động :

Tiền lương, tiền thưởng :

-Các chế độ phụ cấp công ty đang áp dụng :

- Chuyên trách dịch vụ bảo hiểm , bảo hành

- Chuyên trách khác nhưng không đảm

nhiệm nhiệm vụ trong công ty

- Tổ trưởng tổ sửa chữa

- Chuyên trách công việc đặc thù

3.1 Phúc lợi cho người lao động

- Quan điểm của đơn vị về vấn đề phúc lợi cho người lao động :

- Quy phúc lợi và nguồn hình thành quỹ phúc lợi : quỹ phúc lợi được hìnhthành từ việc trích 3% lương của người lao động cụ thể : 2% cho kinh phí

1% cho đoàn phí

-Các chương trình phúc lợi của đơn vị : BHXH , công đoàn

-Thực tế triển khai chương trình phúc lợi và ảnh hưởng của nó đến việc thuhút , duy trì , sử dụng và phát triển nhân lực ở đơn vị

PHẦN 2: CHUYÊN ĐỀ CHUYÊN SÂU

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY

QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP

I MỘT SỐ KHÁI NIỆM CHUNG.

1 Khái niệm quản lý.

-Phân biệt quản lý và quản trị.

Quản lý là tổ chức và điều khiển các hoạt động theo những yêu cầu nhất định

Cụ thể ở đây có thể hiểu quản lý là thuật chỉ sự tổ chức, điều khiển các doanhnghiệp của Nhà nước, không bao gồm hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp.Quảntrị là quản lý và điều hành công việc thường ngày trong sản xuất kinh doanh hoặctrong sinh hoạt Có nghĩa là chủ doanh nghiệp vừa tổ chức, điều khiển, vừa điềuhành hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp

2 Các chức năng và lĩnh vực quản trị.

Có thể định nghĩa chức năng quản trị là những hoạt động riêng biệt của quảntrị, thể hiện những phương hướng tác động của quản trị gia đến các lĩnh vực quảntrị trong doanh nghiệp

Các chức năng quản trị được xác định có tính chất nguyên lý, trong khi cáclĩnh vực quản trị thì gắn chặt với các điều kiện hoạt động kinh doanh cụ thể củatừng doanh nghiệp Số lượng, hình thức thức tổ chức các lĩnh vực quản trị còn phụ

thuộc vào quy mô doanh nghiệp, vào ngành nghề kinh doanh, vào các yếu tố ngoạilai khác

Việc phân loại các chức năng quản trị và lĩnh vực quản trị có ý nghĩa quantrọng cả về lý luận lẫn thực tiễn

3 Lao động quản lý trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp là một hệ thống được thành lập từ hai hệ thống bộ phận là hệthống quản lý và hệ thống bị quản lý Sự tác động của hệ thống quản lý lên hệthống bị quản lý trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được thôngqua quá trình lao động của các cán bộ nhân viên làm việc trong bộ máy quản lý đểthực hiện các chức năng quản lý Do vậy, lao động quản lý được hiểu là tất cảnhững người lao động hoạt động trong bộ máy quản lý và tham gia vào việc thựchiện các chức năng của quản lý

*) Nội dung hoạt động của lao động quản lý.

Các loại lao động quản lý khác nhau có nghĩa vụ khác nhau Sự khác nhau đó

do tính chất của các chức năng quản lý quy định Tuy nhiên, nội dung của tất cảlao động quản lý các loại đều được hình thành từ các yếu tố thành phần sau:

-Yếu tố kỹ thuật: thể hiện ở sự thực hiện các công việc mang tính chất thiết kế

và phân tích chuyên môn như: thiết kế, ứng dụng sản xuất mới, phân tích, thiết kếcác phương án cải tiến công nghệ sản xuất, cải tiến tổ chức lao động

-Yếu tố tổ chức hành chính: Là các công việc nhằm tổ chức thực hiện cácphương án thiết kế, các quyết định như lập kế hoạch, hướng dẫn công việc, điềuchỉnh, kiểm tra và đánh giá công việc

-Yếu tố sáng tạo: Thể hiện ở sự thực hiện các công việc như: suy nghĩ tìm tòi,phát minh ra các sáng kiến mới, các phương pháp để hoàn thành công việc

- Yếu tố thực hành giản đơn: Thể hiện ở sự thực hiện các công việc đơngiản, được thực hiện theo quy định, hướng dẫn như: công việc liên quan đến nhập

và xử lý thông tin, truyền tin và các công việc phục vụ

-Yếu tố hội họp sự vụ: Thể hiện ở công việc tham gia các cuộc hội họp vềchuyên môn hoặc giải quyết công việc có tính chất thủ tục Ví du: duyệt giấy tờ

SV: Trần Thị Vân Anh - C11QL2 17

Nội dung lao động của cỏn bộ, nhõn viờn quản lý đều chứa đựng cỏc yếu tốtrờn, chỉ khỏc nhau ở tỷ trọng thành phần cỏc yếu tố.

II CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN Lí DOANH NGHIỆP.

1 Khỏi niệm, yờu cầu của cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý.

1.1- Khỏi niệm.

*khỏi niệm tổ chức:

Nh vậy tổ chức là sự liên kết các cá nhân, những quá trình, những hoạt độngtrong hệ thống nhằm thực hiện mục đích đề ra của hệ thống dựa trên cơ sở cácnguyên tắc quản lý nhất định

* Khái niệm cơ cấu tổ chức:

Mỗi tổ chức cần phải có một cơ cấu Cơ cấu đợc xem nh nền tảng, bộ khungcủa tổ chức Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của việc sắp xếp theo trật tự nào đócủa các bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng Nói cách khác cơcấu là cách thức mà nhiệm vụ và trách nhiệm cũng nh mối liên hệ giữa chúng đã đ-

ợc bố trí và ổn định

*Khỏi niệm cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý:

Là tổng thể cỏc bộ phận khỏc nhau cú mối liờn hệ và quan hệ phụ thuộc lẫnnhau được chuyờn mụn hoỏ, được giao những trỏch nhiệm, quyền hạn nhất định vàđược bố trớ theo từng cấp, những khõu khỏc nhau nhằm thực hiện cỏc chức năngquản lý của doanh nghiệp và thực hiện cỏc mục đớch chung đó được xỏc định củadoanh nghiệp

1.2- Những yờu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý trong doanh nghiệp.

Việc xõy dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý là một vấn đề vụ cựngphức tạp và tập trung lại là phải đỏp ứng những yờu cầu sau đõy:

- Tối ưu hoỏ:Yờu cầu đũi hỏi giữa cỏc khõu và cỏc cấp quản trị đều thiết lậpcỏc mối quan hệ hợp lý với số lượng cấp quản trị ớt nhất, khụng thừa khụng thiếu

bộ phận và khụng chồng chộo chức năng trong doanh nghiệp, bảo đảm quyền hạnluụn tương xứng với trỏch nhiệm, cho nờn, cơ cấu tổ chức quản trị mang tớnh năngđộng cao, luụn luụn đi sỏt và phục vụ sản xuất kinh doanh

- Tớnh linh hoạt:Mụi trường kinh doanh trong và ngoài doanh nghiệp luụnluụn biến động khụng ngừng cho nờn để theo kịp với sự biến động ấy đũi hỏidoanh nghiệp phải luụn luụn chủ động Vỡ vậy một cơ cấu tổ chức quản lý phải cú

khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệpcũng như ngoài môi trường.

- Tính tin cậy:Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, lượng thông tinvào và ra ở doanh nghiệp là rất lớn và lựa chọn những thông tin đáng tin cậy là rấtkhó Do đó cơ cấu tổ chức quản lý phải bảo đảm tính chính xác của tất cả các loạithông tin được sử dụng trong doanh nghiệp Nhờ đó bảo đảm được sự phối hợphoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp

- Tính kinh tế:Việc hoàn thiện môi trường pháp lý và kinh doanh cho cácdoanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị trường là một trong những điều kiện

để doanh nghiệp khẳng định mình Chế độ hạch toán kinh doanh độc lập đòi hỏi cơcấu tổ chức quản lý doanh nghịêp phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu quả caonhất Tiêu chuẩn để xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định

Việc đảm bảo chế độ một thủ trưởng trong quản lý doanh nghiệp là điều cầnthiết bởi:

- Xuất phát từ tính biện chứng giữa tập trung và dân chủ, trên cơ sở phát huydân chủ đối với mọi người, cần phải tập trung thống nhất quản lý vào một đầu mối,vào một người

- Xuất phát từ tính tất yếu và yêu cầu của nền sản xuất công nghiệp, từ yêu cầu

về tính chính xác, kịp thời của những quyết định, từ mối quan hệ trong phân công laođộng xã hội, bất kỳ sự hợp tác nào cũng phải có người chỉ huy thống nhất

* Mối quan hệ các chức danh thủ trưởng:

SV: Trần Thị Vân Anh - C11QL2 19

-Thủ trưởng cấp dưới phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh của thủ trưởngcấp trên, trước hết là thủ trưởng cấp trên trực tiếp.

-Thủ trưởng từng bộ phận có toàn bộ quyền quyết định những vấn đề thuộcphạm vi đơn vị mình và chịu trách nhiệm trước giám đốc về các mặt hoạt động dođơn vị mình phụ trách

-Tất cả các cấp phó đều là người giúp việc cho cấp trưởng ở từng cấp tươngđương và phải chịu trách nhiệm trước cấp trên trực tiếp của mình

-Mọi người trong từng bộ phận là những người thừa hành của thủ trưởng cấptrên, trước hết là của thủ trưởng cấp tương đương và phục tùng nghiêm chỉnh mệnhlệnh của thủ trưởng

-Giám đốc là thủ trưởng cấp trên và là thủ trưởng cấp cao nhất trong doanhnghiệp, chịu trách nhiệm toàn bộ về mọi mặt hoạt động kinh doanh, kinh tế, chínhtrị, xã hội trong doanh nghiệp trước tập thể những người lao động và trước chủ sởhữu doanh nghiệp Mọi người trong doanh nghiệp phải phục tùng nghiêm chỉnhmệnh lệnh của giám đốc.[4, tr94]

2 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.

 Các nhân tố thuộc đối tượng bị quản trị:

-Nhiệm vụ sản xuất- kinh doanh của doanh nghiệp mà bộ máy quản trị phảilãnh đạo thực hiện, bao gồm các vấn đề như tính chất và đặc điểm của ngành nghềsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cơ cấu sản xuất kinh doanh và quá trìnhphát triển của nó, khối lượng công việc và địa bàn hoạt động

-Trình độ trang bị máy móc và hiện đại hoá của công nghệ

-Trình độ chuyên môn hoá, hiệp tác hoá, tập trung hoá và liên hợp hoá của sảnxuất nội bộ doanh nghiệp và trình độ hiệp tác hoá của doanh nghiệp khác

-Trình độ con người trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất

 Các nhân tố thuộc chủ thể quản lý:

-Quan hệ sở hữu và loại hình tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệpnhư doanh nghiệp Nhà nước, công ty cổ phần

-Nhiệm vụ quản lý phải thực hiện, thể hiện ở số lượng các chức năng quản lý

và khối lượng của mỗi chức năng, lượng thông tin hàng ngày phải xử lý, lượngquyết định phải đề xuất, tính khẩn trương của công việc quản lý

-Kiểu cấu tạo của bộ phận quản lý và mô hình quản lý được áp dụng, ví dụkiểu trực tuyến hay chức năng

-Trình độ và năng lực quản lý của đội ngũ cán bộ quản lý

-Trình độ trang bị các phương tiện kỹ thuật cho công việc quản lý

 Các nhân tố thuộc môi trường của doanh nghiệp:

-Nhu cầu và tình hình của thị trường trong nước và thế giới

-Trình độ xã hội hoá, khu vực hoá và quốc tế hoá sản xuất kinh doanh

-Môi trường pháp lý

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP.

1.Tính tất yếu khách quan và phương hướng hoàn thiện.

Để đáp ứng được những yêu cầu sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trườngkhắc nghiệt hiện nay, để phát huy được hết vai trò, năng lực lãnh đạo và quản lýcủa bộ máy quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp theo hướng chuyên, tinh,gọn nhẹ, có hiệu lực là một đòi hỏi tất yếu

Cụ thể:

-Chuyên, tinh: là thường xuyên, chuyên sâu và có chọn lọc

-Gọn nhẹ: thể hiện sự vừa đủ, chi tiết, không rườm rà, không công kềnh và có

Trong phạm vi từng doanh nghiệp, việc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản

lý phải đáp ứng được những yêu cầu chủ yếu sau:

SV: Trần Thị Vân Anh - C11QL2 21

-Đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,thực hiện được đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý doanh nghiệp.

-Đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cánhân, trên cơ sở bảo đảm và phát huy quyền làm chủ tập thể của lao động trongdoanh nghiệp

-Phải phù hợp với quy mô sản xuất, thích ứng với những đăch điểm kinh

tế-kỹ thuật của doanh nghiệp

-Phải đảm bảo yêu cầu vừa tinh giản, vừa vững mạnh trong bộ máy quản lý Thực hiện đầy đủ những yêu cầu trên sẽ tạo hiệu lực và ngày càng hoàn thiện

cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

3 Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.

* Phân tích ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hiện tại đến hiệuquả sản xuất kinh doanh

* Phân tích hiệu quả và hạn chế trong việc phối hợp các phòng ban chức năng.

* Đề ra nội dung cần hoàn thiện:

- Hoàn thiện về sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

- Hoàn thiện về các mối liên hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy

- Hoàn thiện nguồn lao động quản lý cả về số lượng và chất lượng

- Hoàn thiện cơ chế quản lý, quy chế phối hợp giữa các bộ phận, phòng banchức năng trong bộ máy quản lý

* Tiến hành điều chỉnh các phòng ban, bộ phận theo yêu cầu của tình hìnhmới

Việc tổ chức các phòng chức năng được tiến hành theo các bước:

-Phân tích sự phù hợp giữa chức năng và bộ phận quản trị Trường hợp tốtnhất là mỗi chức năng quản trị nên do 1 phòng phụ trách trọn vẹn Tuy nhiên, sốlượng các phòng chức năng phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm kinh tế kỹ thuật củatừng doanh nghiệp nên có trường hợp phải ghép vài ba chức năng có liên hệ mậtthiết với nhau, thuộc cùng lĩnh vực vào một phòng để thuận lợi hơn cho việc bố trícán bộ phụ trách

-Tiến hành lập sơ đồ tổ chức nhằm mô hình hóa mối quan hệ giữa các phòngchức năng với giám đốc và các phó giám đốc Căn cứ vào sơ đồ nói trên, từngphòng chức năng xây dựng nội quy công tác của phòng mình nhằm xác định tỉ mỉtrách nhiệm, quyền hạn chung cả phòng cũng như riêng cho từng người trongphòng.

-Tính toán xác định số lượng cán bộ, nhân viên mỗi phòng chức năng mộtcách chính xác, có căn cứ khoa học nhằm vừa đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ, vừagiảm bớt tỷ lệ nhân viên quản trị, giảm chi phí quản lý

* Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cần phải tổ chức khoa họchoạt động của lãnh đạo quản lý, áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật nhằmthúc đẩy quá trình quản lý đạt kết quả ngày càng cao với chi phí càng giảm, đồngthời giảm bớt sự mệt nhọc, phát huy tính chủ động, sáng tạo của cán bộ, nhân viênquản lý

Nhiệm vụ của tổ chức khoa học lãnh đạo quản lý là đảm bảo sử dụng có kếhoạch và hợp lý thời gian lao động của từng cán bộ, nhân viên quản lý, bảo đảm sựphối hợp ăn khớp, nhịp nhàng giữa các thành viên, khai thác năng lực chuyên môn,trí sáng tạo của mọi người Nhờ đó mà tác động vào hệ thống quản lý làm cho nóhoạt động tốt hơn, đạt hiệu quả cao hơn [4]

SV: Trần Thị Vân Anh - C11QL2 23

CHƯƠNG II:

THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở

CÔNG TY CỔ PHẦN PICO PLAZA

I.MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM VỀ KINH TẾ-KĨ THUẬT CỦA CÔNG TY CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC

Chức năng chính của Công ty là kinh doanh bán lẻ và bán dự án trong lĩnhvưc thương mại dịch vụ với sản phẩm điện tử, điện lạnh, điên gia dụng, viễn thông,

IT và một số lĩnh vưc dịch vụ khác nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường trong vàngoài thành phố

Công ty thực hiện chức năng lưu thông hàng hoá trong quá trỡnh tổ chức, quỏtrỡnh vận động của hàng hoá từ nơi sản xuất tới nơi tiêu dùng Công ty mua hànghoá từ nhà sản xuất nhà bán buôn rồi lưu thông hàng hóa tới người tiêu dùng

1.2- Nhiệm vụ

-Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch về tiêu thụ sản phẩm mà công ty

đó đăng ký kinh trong giấy phép kinh doanh

-Xây dựng các phương án sản xuất kinh doanh, phát triển kế hoạch và mục

tiêu chiến lược mà công ty đó đề ra

-Tổ chức nghiên cứu thị trường, tỡm hiểu và xỏc định nhu cầu thị trường về

sản phẩm mà công ty hiện đang kinh doanh

-Thiết lập thêm các nhà cung cấp mới nhằm đa dạng hoá sản phẩm mà công ty

kinh doanh