Hoàn thiện công tác quản lý dự án tại Tổng công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Xây dựng Dầu khí

Công ty đã từng bước hoàn thiện bộ máy quản lý và côngtác lập dự án đầu tư tại công ty đạt được những thành tựu to lớn thể hiện ở việc pháttriển và mở rộng hoạt động đầu tư của công ty đ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Trường : Đại học Kinh tế Quốc dân

Sau giai đoạn thực tập tốt nghiệp tại ngân hàng em đã hoàn thành đề tài

“Hoàn thiện công tác quản lý dự án tại Tổng công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Xây dựng Dầu khí” Đó là kết quả của quá trình nghiên cứu và tìm hiểu thực tiễn

hoạt động của cơ sở thực tập

Em xin cam đoan rằng chuyên đề này:

- Không sao chép từ bất kỳ tài liệu nào mà không có trích dẫn

- Mọi số liệu trong chuyên đề đưa ra đều được sự cho phép của cơ sở thực tập

- Nếu có nội dung sai phạm trong chuyên đề em xin chịu hoàn toàn tráchnhiệm trước khoa và nhà trường

Hà Nội, ngày 15 tháng 05 năm 2012.

Chữ ký sinh viên

Nghiêm Thị Kim Chi

MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG

DANH MỤC HÌNH

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐẦU TƯ DẦU KHÍ 2

1.1 Giới thiệu khái quát về tổng công ty PCIC 2

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển củaPCIC 2

1.1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng của các phòng ban củaPCIC 3

1.1.3 Các hoạt động chính củaPCIC 5

1.1.4 Tình hình đầu tư và kết quả sản xuất kinh doanh tai công ty giai đoạn 2009-2011 6

1.1.4.1 Tình hình phát triển nguồn vốn 6

1.1.4.2 Tình hình phát triển nguồn nhân lực 6

1.1.4.3 Kết quả sản xuất kinh doanh giai đoạn 2009-2011 7

1.2 Thực trạng công tác quản lý dự án tạiCông Ty giai đoạn 2009-2012 8

1.2.1 Các loại hình dự án tại công ty 8

1.2.2 Mô hình quản lý dự án 8

1.2.3 Quy trình quản lý dự án theo giai đoạn 9

1.2.4 Nội dung quản lý dự án tại PCIC 16

1.2.4.1 Lập kế hoạch tổng quan 16

1.2.4.2 Quản lý thời gian và tiến độ 17

1.2.4.3 Quản lý chi phí 22

1.2.4.4 Quản lý rủi ro 30

1.2.4.5.Quản lý nguồn lực 31

1.2.4.6 Quản lý chất lượng 33

1.2.4.7 Quản lý về thông tin 39

1.2.4.8 Quản lý hợp đồng 42

1.3 Ví dụ minh họa về công tác quản lý dự án tại Tổng Công Ty Tư Vấn Xây Dựng Đầu Tư Dầu Khí dự án: “ Nhà ở để bán cho cán bộ công nhân viêc Công ty Cổ Phần Xây Lắp Dầu Khí Hà Nội” 43

1.3.1.Giới thiệu chung về dự án 43

1.3.2 Thực trạng quy trình quản lý dự án theo các giai đoạn của quá trình đầu tư xây dựng khu nhà ở cho CB- CNV Công ty Cổ Phần Xây Lắp Dầu Khí 47

1.3.3 Quản lý theo nội dung của dự án nhà ở cho CB- CNV Công ty Cổ

Phần xây Lắp Dầu Khí Hà Nội 49

1.4 Đánh giá công tác quản lý dự án đầu tư tại PCIC 61

1.4.1 Những kết quả đã đạt được 61

1.4.2.Một số hạn chế và nguyên nhân 62

1.4.2.1 Hạn chế trong công tác quản lý dự án tại Tổng Công ty PCIC 63

1.4.2.2 Nguyên nhân tồn tại những hạn chế trong công tác quản lý dự án tại Tổng công ty 63

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI TỔNG CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐẦU TƯ DẦU KHÍ 65

2.1 Định hướng phát triển của PCIC TRONG giai đoạn 2013-2020 65

2.1.1 Định hướng chung 65

2.1.2 Đinh hướng trong công tác quản lý dự án 65

2.2.1.Giải pháp về cơ chế và tổ chức quản lý dự án đầu tư 66

2.2.1.1 Tổ chức bộ máy quản lý 66

2.2.1.2 Kết hợp chặt chẽ mối quan hệ giữa Tổng công ty,tổ chức tư vấn và nhà thầu .67

2.2.2 Các giải pháp hoàn thiện trong nội dung quản lý dự án 67

2.2.2.1 Giải pháp về lập kế hoạch tổng quan 67

2.2.2.2 Giải pháp về quản lý tiến độ thời gian của dự án 67

2.2.2.3 Giải pháp về công tác quản lý chi phí của dự án 70

2.2.2.4 Giải pháp về công tác quản lý rủi ro 72

2.2.2.5 Giải pháp về công tác quản lý nguồn lực: 73

2.2.2.6 Giải pháp về quản lý chất lượng dự án 74

2.2.2.7 Giải pháp về công tác quản lý thông tin 76

2.2.2.8 Giải pháp về công tác quản lý hợp đồng 76

2.3.Kiến nghị lên Tập Đoàn Dầu Khí và Nhà Nước 77

2.3.1 Kiến nghị đối với Tập Đoàn Dầu Khí 77

2.3.2 Kiến nghị đối với Nhà Nước 77

KẾT LUẬN 80 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC BẢNG, HÌNH

Bảng 1.1: Các chỉ tiêu thực hiện kế hoạch giai đoạn 2010-2011 7

Bảng 1.2:Thực trạng đầu tư các dự án lớn đã và đang triển khai 8

Bảng 1.3: Quy trình quản lý dự án xây dựng tại Tổng công ty PCIC 9

Bảng 1.4: Một số hạng mục công việc dự án xây trường đại học Dầu khí 18

Bảng 1.5:Bảng tiến độ thi công công việc 21

Bảng 1.6 :bảng TH DT chi phí XD xác định theo đơn giá XD CT không đầy đủ: .25 Bảng 1.7: TH DT chi phí XD xác định theo đơn giá XD CT đầy đủ: 25

Bảng 1.8: Bảng khối lượng hao phí nguyên vật liệu 25

Bảng 1.9: bảng chi phí nguyên vật liệu 26

Bảng 1.10: bảng khoản mục chi phí xây dựng 27

Bảng 1.11 : Chi tiết dự toán khảo sát địa hình 28

Bảng 1.12: Bảng dự toán chi phí khảo sát 29

Bảng 1.13: Bảng bố trí lao động làm việc và nghỉ trong tuần 32

Bảng 1.14: Bảng đặc tính kỹ thuật nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho dự án Nhà máy Ethanol Tam Nông 33

Bảng 1.15: Trình tự thực hiện công việc trong công tác quản lý hợp đông tại công ty PCIC 43

Bảng 1.16: Nhu cầu vốn đầu tư trong thời gian xây dựng 44

Bảng 1.17: Quy mô căn hộ 45

Bảng 1.19: Trình tự công việc trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư dự án nahf ở cho cán bộ công nhân viên 48

Bảng 1.20: bảng xác định khối lượng, tập biên bản nghiệm thu, bản vẽ hoàn công, sổ nhật ký thi công 51

Bảng 1.22 :Nghiệm thu chất lượng một số hạng mục công trình trong dự án xây nhà ở cho cán bộ công nhân viên 53

Bảng 1.23: Một số hợp đồng kinh tế của dự án đầu tư nhà ở để bán cho CB-CNV Công ty cổ Phần Xây lắp Dầu Khí 55

Bảng 1.24: Tổng mức đầu tư của dự án đầu tư xây dựng nhà ở để bán cho cán bộ, công nhân viên Công ty Cổ Phần Xây lắp Dầu Khí 57

Bảng 2.26: Tổng dự toán của công trình dự án nhà ở để bán cho cán bộ, công nhân viên Công ty Cổ Phần xây Lắp : 60

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1.Sơ đồ chức năng công ty cổ phần tư vấn xây dựng đầu tư Dầu khí 4Hinh 1.2:Biểu đồ nguồn nhân lực 21Hình 1.3 : Sơ đồ nội dung quản lý chất lượng công trình xây dựng tại Tổng công tyPCIC 34Hình 1.4 : Sơ đồ nghiệm thu công việc hàng ngày: 35Hình 1.5 :Sơ đồ nghiệm thu theo giai đoạn 36Hình 1.6: Cơ cấu tổ chức dự án đầu tư xây dựng khu nhà ở cho CB- CNV Tổng công ty xây lắp Dầu Khí Hà Nội 46

LỜI MỞ ĐẦU

Hoạt động đầu tư đang trở thành hoạt động quan trọng đối với sự tồn tại vàphát triển của bất kỳ công ty nào.Công ty cổ phần tư vấn xây dựng đầu tư Dầu khí

là một trong những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tư vấn xây dựng , quản

lý giám sát các công trình Công ty đã từng bước hoàn thiện bộ máy quản lý và côngtác lập dự án đầu tư tại công ty đạt được những thành tựu to lớn thể hiện ở việc pháttriển và mở rộng hoạt động đầu tư của công ty đã tạo được sức cạnh tranh mạnh vàkhẳng định được thương hiệu của công ty trong lĩnh vực xây dựng, tư vấn thiết kế

Là một sinh viên chuyên ngành Kinh tế Đầu tư bước đầu được làm quen và cọxát thực tế tại công ty trong giai đoạn 1 của thời gian thực tập cuối khoá để vậndụng lý thuyết đã được học tại trường vào thực tế tại công ty Trong thời gian thựctập được sự giúp đỡ nhiệt tình của quý công ty đặc biệt là Ban Quản Lý Dự Án vàphòng Kế Hoạch-Hợp Đồng của công ty, em đã tìm hiểu được vấn đề cơ bản vềcông ty để đưa ra những đánh giá khái quát về tổ chức , công tác đầu tư và côngtácquản lý dự án tại đơn vị từ đó em xin đưa ra một vài ý kiến nhằm hoàn thiệncông tác quản lý dự án tai Công Ty Bài viết của Em chia làm 2 phần :

CHƯƠNG : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐẦU TƯ DẦU KHÍ.

CHƯƠNG II : MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI TỔNG CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐẦU TƯ DẦU KHÍ.

Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của: PGS.TS TỪ QUANGPHƯƠNG cùng cán bộ công nhân viên Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Dầu khíđặc biệt là phòng Kế hoạch- hợp đồng đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập cũngnhư hoàn thành chuyên đề Tuy nhiên do điều kiện và thời gian và nhận thức cònhạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót, kính mong được tiếp thu những ýkiến đóng góp của các thầy cô giáo cũng như các cô, các bác cùng các anh chị trongcông ty để em có điều kiện hoàn thiện và nâng cao kiến thức của mình

Hà Nội, tháng 5 năm 2012

CHƯƠNG I:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN

TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐẦU TƯ DẦU KHÍ

1.1 Giới thiệu khái quát về tổng công ty PCIC.

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển củaPCIC.

Quá trình hình thành

Công ty cổ phần tư vấn xây dựng đầu tư Dầu khí PCIC được thành lập theonghị quyết số 567/NQ-DKVN ngày 08/03/2010 V/v phê duyệt phương án thành lậpCông ty cổ phần Tư vấn Xây dựng Đầu tư Dầu khí (PCIC) và Quyết định số789/QĐ-DKVN ngày 06/04/2010 V/v Giải thể Ban QLDA các CTXD phía Bắc củaHội đồng quản trị Tập đoàn Dầu khí Việt Nam

Một số thông tin cơ bản về Công ty:

DẦU KHÍ

Tên tiếng Anh: PetroVietnam Construction Investment Consultancy JS Company

Tên viết tắt : PCIC

Trụ sở: Số 78B & 80 - Nguyễn Du - Hai Bà Trưng - Hà Nội

lý dự án giám sát thi công một số hạng mục công trình và đã được đưa vào hoạtđộng: Trụ sở Viện Dầu khí, Bãi đỗ xe ngầm số 6 Huỳnh Thúc Kháng, Rạp KimĐồng và các dự án khác đang tiếp tục triển khai như: Nhà máy sản xuất nhiên liệusinh học Ethanol Phú Thọ, Khách sạn Dầu khí Thái Bình, Nhà máy Xơ sợi PVTexĐình Vũ, Trường đại học Dầu khí

1.1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng của các phòng ban củaPCIC.

1.1.2.1 Cơ cấu tổ chức.

Công ty Cổ Phần Tư Vấn Xây Dựng Đầu Tư Dầu Khí được tổ chức và hoạtđộng theo Luật doanh nghiệp số60/2005/QH đã được quốc hội nước Cộng Hòa XãHội Chủ Nghĩa Việt Nam thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2005,điều lệ Tổ Chức vàHoạt Động của Công ty và các văn bản pháp luật khác có liên quan Bộ máy tổ chứccủa công ty Cổ Phần Tư Vấn Xây Dựng Đầu Tư Dầu Khí:

+Đại hội đồng cổ đông.

Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của công ty gồm tất cảcác cổ đông có quyền biểu quyết , họp ít nhất mỗi năm một lần ĐHĐCĐ quyết địnhnhững vấn đề được Luật pháp và Điều lệ Công ty định

+Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị Công ty ,có toàn quyền nhân danh Công

ty để quyết định,thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty không thuộc thẩmquyền của Đại hội đồng cổ đông.Hội đông quản trị của công ty có 05 thành viên,mỗi nhiệm kì tối đa của từng thành viên là 05 năm.Chủ tịch Hội đồng quản trị doĐHQT bầu ra

+Ban kiểm soát

Ban kiểm soát là cơ quan có chức năng hoạt động độc lập với Hội đồng quảntrị và Ban Tổng Giám Đốc,Ban kiểm soát do ĐHĐCĐ bầu ra và thay mặt ĐHĐCĐgiám sát mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty,báo cáo trực tiếpĐHĐCĐ.Ban kiểm soat của Công ty có 03 thành viên

+Ban Tổng Giám Đốc.

Ban Tổng Giám Đốc của Công ty gồm có 04 thành viên ,trong đó có TôngGiám Đốc và 03 phó Tổng giám đốc.Tổng Giám đốc là người điều hành và chịutrách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo Nghị địnhcủa ĐHĐCĐ,quyết định của H ĐQT, điều lệ Công ty.Tổng giám đốc là người đạidiện theo pháp luật của Công ty

Hình 1.1 SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY

DỰNG ĐẦU TƯ DẦU KHÍ

1.1.3 Các hoạt động chính củaPCIC.

PCIC hoạt động trong các lĩnh vực:

- Xây dựng nhà các loại

- Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ

- Xây dựng công trình công ích

- Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng: Xây dựng công trình công nghiệp,

trừ nhà cửa như: Các nhà máy lọc dầu, Các xưởng hoá chất; Bến cảng và các côngtrình trên sông, các cảng du lịch, cửa cống, Đập và đê, Xây dựng đường hầm; Cáccông trình thể thao ngoài trời; Chia tách đất với cải tạo đất (ví dụ đắp đường, các cơ

sở hạ tầng công)

- Phá dỡ

- Chuẩn bị mặt bằng

- Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hoà không khí

- Hoạt động xây dựng chuyên dụng: Xây dựng nền móng của toà nhà, gồm

đóng cọc; Thử độ ẩm và các công việc thử nước; Chống ẩm các toà nhà; Chôn chântrụ; Dỡ bỏ các phần thép không tự sản xuất; Uốn thép; Xây gạch và đặt đá; Lợp máibao phủ toà nhà; Dựng giàn giáo và các công việc tạo dựng mặt bằng bằng dỡ bỏhoặc phá huỷ các công trình xây dựng trừ việc thuê giàn giáo và mặt bằng; Dỡ bỏống khói và các nồi hơi công nghiệp; Các công việc đòi hỏi chuyên môn cần thiếtnhư kỹ năng trèo và sử dụng các thiết bị liên quan, ví dụ làm việc ở tầng cao trêncác công trình cao; Các công việc dưới bề mặt; Xây dựng bể bơi ngoài trời; Rửabằng hơi nước, nổ cát và các hoạt động tương tự cho bề ngoài toà nhà; Thuê cầntrục có người điều khiển

- Hoàn thiện công trình xây dựng

- Lắp đặt hệ thống xây dựng: Lắp đặt hệ thống thiết bị khác không thuộc về

điện, hệ thống ống tưới nước,hệ thống lò sưởi và điều hoà nhiệt độ hoặc máy móccông nghiệp trong ngành xây dựng và xây dựng kỹ thuật dân dụng; Lắp đặt hệthống thiết bị nghiệp trong ngành xây dựng và xây dựng dân dụng như : Thangmáy, cầu thang tự động, Các loại cửa tự động, Hệ thống đèn chiếu sáng, Hệ thốnghút bụi, Hệ thống âm thanh, Hệ thống thiết bị dùng cho vui chơi giải trí

- Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan

- Hoạt động của trụ sở văn phòng

- Hoạt động tư vấn quản lý

- Tư vấn, môi giới, đấu giá bất động sản, đấu giá quyền sử dụng đất

- Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng

hoặc đi thuê

- Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh

1.1.4 Tình hình đầu tư và kết quả sản xuất kinh doanh tai công ty giai đoạn 2009-2011

- PCIC hiện tại có 87 người, trong đó có 12 thạc sỹ, 72 kỹ sư/kiến trúc sư/cửnhân, 41 Đảng viên, là một lực lượng đoàn kết, thống nhất và có kinh nghiệm trongcác lĩnh vực Tư vấn xây dựng; đặc biệt là lĩnh vực quản lý dự án và Giám sát thicông, thiết kế công trình dân dụng;

Về công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ: Công ty đã thường xuyên cử cán bộ đihọc các lớp đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kiến thức chuyên môn, phù hợp với yêucầu công việc

Công tác quản trị công ty đã tiến hành:

- Công ty xây dựng, điều chỉnh, bổ sung và cơ bản hoàn tất, ban hành các quychế, quy định chủ yếu, (Quy chế phối hợp giữa HĐQT và Ban GĐ; Quy chế tổ chứchoạt động, chức năng, nhiệm vụ các đơn vị; Quy chế tài chính; Quy chế khoán; Quychế chi tiêu nội bộ; Quy chế tiền lương; Quy chế quản lý, đào tạo lao động; Quy chế

văn thư lưu trữ ) tạo hành lang pháp lý hoàn chỉnh cho các hoạt động của Côngty;

- Công ty tiến hành điều chỉnh, bổ sung quy trình ISO 9001 - 2008 phù hợpvới ngành nghề mới của Công ty Dự kiến hoàn thành chương trình kiện toàn ISOtrong toàn PCIC vào Quý I/2012;

- Thành lập và điều hành hoạt động của các Hội đồng lương, Hội đồng thi đuakhen thưởng, kỷ luật, Hội đồng Giá, định mức một cách dân chủ, minh bạch, đạthiệu quả cao

- Phối hợp tốt trong hoạt động của các tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn thanhniên, Hội Cựu chiến binh trong Công ty

1.1.4.3 Kết quả sản xuất kinh doanh giai đoạn 2009-2011

Bảng 1.1: các chỉ tiêu thực hiện kế hoạch giai đoạn 2010-2011

Thực hiện 2010- 2011

Tỷ lệ so sánh (%)

thu) tháng

Kết quả thực hiện của năm 2011 cao hơn năm 2010, tuy nhiên trong năm 2011PCIC đã phải điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình thực hiện trong năm:Sản lượng 35,23 tỷ (đạt 99,9% KH), Doanh thu 32,24 tỷ (đạt 95% KH), Lợi nhuậnsau thuế 3,52 tỷ (đạt 91% KH), Nộp ngân sách nhà nước 4,603tỷ (đạt 112%KH)

- Kế hoạch 2012 được đặt cao hơn năm 2011: Sản lượng 51,07 tỷ; Doanh thu42,59 tỷ; Lợi nhuận sau thuế 4,84 tỷ; Nộp NSNN 5,49 tỷ

1.2 Thực trạng công tác quản lý dự án tạiCông Ty giai đoạn 2009-2012.

1.2.1 Các loại hình dự án tại công ty

Tổng công ty PCIC thông thường tham gia vào dự án với chức năng tư vấnquản lý giám sát, do các chủ đầu tư thuê các dự án chủ yếu nằm trong lĩnh vựcxây lắp, nên sản phẩm là những công trình xây dựng

Ngoài ra Công ty cũng thực hiện một số dự án xây dựng với tư cách chủ đầu tư

Bảng 1.2:Thực trạng đầu tư các dự án lớn đã và đang triển khai

Tên dự án

Tổng mức đầu tư ( tỷ đồng)

Tư cách tham gia Tình trạng

Trung tâm tài chính

Thái Bình

450 Tư vấn quản lý giám

sát

Đang thựchiện

1.2.2 Mô hình quản lý dự án

Mô hình quản lý dự án chínhTổng công ty hiện nay đang sử dụng là mô hìnhquản lý dự án theo ma trận, đây là dạng mô hình kết hợp giữa mô hình quản lý dự

án theo chức năng và quản lý chuyên trách dự án

Tuy nhiên trong giai đoạn chuẩn bị dự án mô hình quản lý mà Tổng công ty sửdụng là mô hình quản lý theo chức năng, dự án sẽ do phòng Kế Hoạch Hợp Đồng

và Ban quản lý dự án quản lý Hay tùy từng hạng mục, công trình khác nhau mà

Tổng công ty sử dụng các mô hình quản lý : Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự an,Chủ nhiệm điều hành dự án, mô hình chuyên trách hay mô hình quản lý dự án theochức năng.

Khi dự án đầu tư được phê duyệt và chuẩn bị vào giai đoạn thực hiện đầu tưphòng Đầu tư và quản lý dự án sẽ chuyển dự án cho các Ban quản lý dự án quản

lý Trong quá trình thực hiện dự án, phòng Kế Hoạch Hợp Đồng dự án thườngxuyên cử cán bộ tới giám sát, kiểm tra, đôn đốc Ban quản lý dự án để dự án thựchiện đúng tiến độ

1.2.3 Quy trình quản lý dự án theo giai đoạn

Quy trình quản lý dự án tại công ty tuân theo 14 bước sau

Bảng 1.3: Quy trình quản lý dự án xây dựng tại Tổng công ty PCIC.

Tiến hành Thủ tục đất đai

Phê duyệt Phê duyệt

Giao nhận thiết bị

Phê duyệt

Nhà thầu sửa

Ktra Ph.án- Th.kế- Dtoán -Tổng d.toán

Bước 1 : Thành lập ban quản lý dự án và thông báo khách hàng

Nội dung thực hiện

- Trên cơ sở nội dung hợp đồng, Thành lập Ban Quản lý dự án gồm: Giámđốc dự án và các thành viên Đối với dự án quy mô lớn liên quan đến nhiều chuyênngành khác nhau phải lập thành các bộ phận tác nghiệp cụ thể trong cơ cấu BanQLDA (bộ phận kế hoạch, bộ phận kinh tế -hợp đồng, bộ phận kỹ thuật, bộ phậnhành chính…)

- Sau khi Thành lập Ban QLDA, tiến hành thông báo với Khách hàngbằng văn bản

Bước 2: Tiếp nhận hợp đồng và lập kế hoạch thực hiện nội bộ

Nội dung thực hiện :

- Nghiên cứu kỹ hợp đồng mà đã ký với khách hàng để xác định rõ nộidung công việc phải thực hiện, thời hạn hoàn thành và phân công cụ thể quyền hạn,trách nhiệm đến từng bộ phận và từng thành viên trong Ban QLDA

- Lập kế hoạch triển khai công việc

Bao gồm các việc phải thực hiện từ khâu chuẩn bị (đền bù, giải phóng mặtbằng, ) đến khâu đấu thầu, thiết kế, thi công cho đến khâu nghiệm thu, bàn giaocông trình vào sử dụng Bản kế hoạch quản lý dự án được thiết lập trên nhữngkhống chế tổng thể về chi phí, nhân lực, thời gian trên cơ sở các mục tiêu đã xácđịnh cho dự án

Bước 3: Lập kế hoạch đấu thầu và tổng tiến độ chi tiết thực hiện dự án

Nội dung thực hiện:

- Căn cứ vào các nội dung quyết định đầu tư, lập “Kế hoạch đấu thầu” của

dự án theo hướng dẫn Quy chế đấu thầu hiện hành Gồm các nội dung:

+ Phân chia dự án thành các gói thầu

+ Giá gói thầu và nguồn tài chính

+ Hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức đấu thầu áp dụng đốivới từng gói thầu

+ Thời gian tổ chức đấu thầu cho từng gói thầu

+ Loại hợp đồng cho từng gói thầu

+ Thời gian thực hiện hợp đồng

- Căn cứ vào các nội dung quyết định đầu tư, lập “Tổng tiến độ chi tiết thựchiện dự án” cho phù hợp bắt đầu từ công tác chuẩn bị đền bù, giải phóng mặt

bằng, đến khâu đấu thầu, thiết kế, thi công cho đến khi nghiệm thu, bàn giao côngtrình đưa vào sử dụng, lập hồ sơ quyết toán.

Bước 4: Quản lý lựa chọn nhà thầu tư vấn và nhà thầu cung cấp thiết bị

Nội dung thực hiện

- Trong trường hợp trực tiếp thực hiện “Tư vấn Lập hồ sơ mời thầu &phân tích đánh giá Hồ sơ dự thầu”: căn cứ kế hoạch đấu thầu được phê duyệt, thựchiện lựa chọn nhà thầu cung cấp thiết bị, khảo sát xây dựng, thiết kế, tư vấn lập

Tổng dự toán … theo đúng Luật xây dựng và Quy chế đấu thầu hiện hành (lập Hồ

sơ mời thầu, tiêu chuẩn đánh giá, thành lập Tổ tư vấn chấm thầu, phân tích đánh giá Hồ sơ dự thầu, hoàn thiện hợp đồng…).

Trên cơ sở Luật xây dựng, Quy chế đấu thầu hiện hành, và nội dung dự án tiến hành:+ Kiểm tra, rà soát Hồ sơ mời thầu, tiêu chuẩn đánh giá và danh sách các Nhàthầu tham gia – Trình Chủ đầu tư phê duyệt

+ Trực tiếp Thông báo mời thầu ( thực hiện)

+ Xem xét danh sách Tổ tư vấn chấm thầu – Trình Chủ đầu tư phê duyệt.+ Kiểm tra, xem xét Kết quả Phân tích và đánh giá Hồ sơ dự thầu – Trình Chủđầu tư phê duyệt

+Trực tiếp soạn thảo và giúp Chủ đầu tư thương thảo hợp đồng…

Bước 5:

Gồm 3 công tác chính được thực hiện độc lập- song song nhằm rút ngắn tiến

độ thực hiện dự án: Kiểm tra phương án, thiết kế, dự toán - Tổng dự toán; Tiến hànhcác thủ tục đất đai; Tiến hành giao nhận vật tư, thiết bị

a: kiểm tra phương án thiết kế , dự toán- tổng dự toán

Nội dung thực hiện:

- Đối với các gói thầu Tư vấn khảo sát, kiểm định (thiết bị, vật liệu…), thiết kế vàcác gói thầu khác mà cần lập phương án, dự toán (rà phá bom mìn, vận chuyển thiết bị,khai thác mỏ…) trình phê duyệt trước khi thực hiện, phải thực hiện các nội dung sau:+ Xem xét, kiểm tra, giúp Chủ đầu tư lựa chọn phương án tối ưu

+ Kiểm tra thiết kế (bảo đảm về công nghệ, phù hợp công năng sử dụng, phương

án kiến trúc, tuổi thọ công trình, phương án kết cấu, các giải pháp kỹ thuật, các phương

án phòng cháy nổ, sử dụng năng lượng hiệu quả, các giải pháp bảo vệ môi trường…)

kể cả sự thay đổi thiết kế và khi trình Chủ đầu tư phê duyệt Thiết kế cuối cùng

b.Tiến hành các thủ tục đất đai

Nội dung thực hiện:

Công tác đền bù, giải phóng mặt bằng, chuẩn bị mặt bằng xây dựng:

- Tổ chức thực hiện, hoặc đôn đốc công tác đền bù, giải phóng mặt bằng, táiđịnh cư, chuẩn bị mặt bằng xây dựng theo phương án đã phê duyệt trong Quyết địnhđầu tư

- Lập báo cáo định kỳ cho Chủ đầu tư về: tình hình giải phóng mặt bằng, tậphợp tất cả các khiếu nại, vướng mắc trong đền bù, giải phóng mặt bằng, đề xuấtphương án giải quyết

- Phối hợp cùng các bên liên quan giải quyết các vướng mắc trong đền bù,giải phóng mặt bằng…

Tiến hành các thủ tục xin cấp giấy tờ sau (nếu có):

- Quyết định của Thủ tướng Chính phủ (hoặc UBND tỉnh) về việc cho thuê đất

- Hợp đồng thuê đất (hoặc thuê lại đất) ký giữa Chủ đầu tư và cơ quan Nhànước quản lý đất - Sở Tài nguyên môi trường (hoặc Ban QL KCN) Sau khi ký hợpđồng thuê đất (hoặc thuê lại đất) Sở TNMT sẽ trình UBNN tỉnh ký cấp CNQSDĐ(hoặc Sở xác nhận vào HĐ thuê lại đất và chứng nhận biến động vào giấyCNQSDĐ đã cấp)

- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất do UBNN tỉnh, thành phố cấ

c Tiến hành giao nhận vật tư thiết bị

Nội dung thực hiện:

- Tổ chức chuẩn bị kho, bãi để lưu kho, lưu bãi thiết bị, vật tư nhập về

- Tổ chức giao nhận vật tư, thiết bị

- Kiểm tra, kiểm soát, thống kê vật tư, thiết bị về chủng loại, số lượng, xuấtxứ…

- Kết hợp với Chủ đầu tư tổ chức thực hiện các thủ tục liên quan đến kiểmđịnh, giao nhận, bảo quản vật tư, thiết bị

Bước 6:

Gồm 3 công tác chính được thực hiện độc lập - song song nhằm rút ngắn tiến

độ thực hiện dự án: Xin giấy phép xây dựng; các thủ tục khác về đầu tư có liênquan; Quản lý lựa chọn Nhà thầu thi công

a Xin cấp giấy phép xây dựng

Nội dung thực hiện:

- Lập Hồ sơ xin cấp giấy phép xây dựng:

+ Đơn xin cấp giấy phép xây dựng (theo mẫu quy định của cơ quan quản lýNhà nước hiện hành)

+ Bản sao giấy tờ về quyền sử dụng đất theo quy định có công chứng

+ Bản vẽ thiết kế đã phê duyệt

- Trình cấp có thẩm quyền cấp giấy phép xây dựng để làm cơ sở cho việckhởi công xây dựng công trình

b Các thủ tục khác về đầu tư xây dựng liên quan đến dự án

Nội dung thực hiện :

Tùy theo quy mô và tính chất của dự án có thể phải thực hiện các thủ tục trình cấp có thẩm quyền chấp thuận về các nội dung:

- Thiết kế và thiết bị phòng cháy, chữa cháy: Cục cảnh sát PCCC Bộ Công

an cấp (hoặc uỷ quyền cấp) Giấy chứng nhận thẩm duyệt về PCCC

- Bảo vệ môi trường

- Đánh giá chất lượng nước nguồn về lý, hoá, vi trùng: sông, hồ, giếng, nướcngầm, nước mặt, nước trong đất…(đối với các dự án khai thác sử dụng nước)

- Đánh giá trữ lượng nguồn nước; đánh giá trữ lượng mỏ khoáng sản khaithác, mỏ đất, đá, sét…

- Kết quả thí nghiệm trên mô hình đối với nguồn nước dự kiến khai thác

- Báo cáo việc rà phá bom mìn (nếu có)

- Báo cáo kết quả khảo cổ (nếu có)

An toàn giao thông (nếu có)

Thông tin liên lạc (nếu có)

c quản lý lựa chọn nhà thầu thi công

Nội dung thực hiện : Thực hiện Tương tự Bước 4.

Bước 7: Tiến hành khởi công xây dựng công trình

Nội dung thực hiện :

- Xem xét, tập hợp đầy đủ tính pháp lý và các điều kiện để tổ chức khởi công

- Giúp Chủ đầu tư ban hành lệnh khởi công

- Giúp Chủ đầu tư tổ chức lễ khởi công

Bước 8:

Gồm 3 công tác chính được thực hiện song song, liên quan chặt chẽ với nhaunhằm rút ngắn tiến độ và quản lý hiệu quả dự án: Quản lý hợp đồng; Quản lý thicông; Quản lý Giám sát thi công.

a quản lý hợp đồng

Nội dung thực hiện:

- Trên cơ sở hợp đồng giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu để đôn đốc, kiểm tra,giám sát tiến trình thực hiện hợp đồng của Nhà thầu về các nội dung đã ký kết (nộidung công việc, chất lượng, tiến độ công việc…)

b Quản lý giám sát thi công (rà phá bom mìn, khảo sát XD, thi công XD, lắp đặt TB…)

Nội dung thực hiện :

- Căn cứ vào hợp đồng giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu, phương án hoặc thiết

kế mà Chủ đầu tư đã phê duyệt, thực hiện công tác giám sát chất lượng, khối lượng,tiến độ, an toàn vệ sinh môi trường…

c quản lý thi công (rà phá bom mìn, khảo sát XD, thi công XD, lắp đặt TB…)

Nội dung thực hiện :

Bao gồm các công tác: chuẩn bị, quản lý chất lượng, khối lượng, tiến độ; quản

lý chi phí xây dựng; quản lý an toàn lao động & vệ sinh môi trường

Bước 9: Tổng hợp số liệu thực hiện dự án báo cáo khách hàng

Nội dung thực hiện :

- Đối với dự án lớn thực hiện trên 1 năm cần giúp Chủ đầu tư lập kế hoạchvốn, và báo cáo thực hiện vốn đầu tư hàng năm theo quy định của Nhà nước

- Lập báo cáo và các đề xuất về hợp đồng, chi phí, thanh toán, chất lượng,khối lượng, tiến độ, an toàn vệ sinh môi trường… của dự án trình Giám đốc dự ánxem xét, ký xác nhận báo cáo với Chủ đầu tư

Bước 10: Kiểm tra, chứng nhận sự phù hợp về chất lượng công trình

Nội dung thực hiện :

- Kiểm tra, rà soát toàn bộ quy trình thực hiện của đơn vị Tư vấn

- Thống nhất nội dung hoặc phản hồi ý kiến bằng văn bản đối với từng nộidung trong việc thực hiện kiểm tra, chứng nhận chất lượng của đơn vị Tư vấn.Bước 11: Nghiệm thu và bàn giao công trình đưa vào sử dụng

Nội dung thực hiện :

- Thu thập, kiểm tra toàn bộ hồ sơ pháp lý và các điều kiện để nghiệm thucông trình đưa vào sử dụng theo quy định hiện hành.

- Cùng Chủ đầu tư chủ trì nghiệm thu, bàn giao công trình đưa vào sử dụng

- Đối với các dự án lớn có nhiều hạng mục khác nhau có thể tiến hànhnghiệm thu, bàn giao từng hạng mục đưa vào sử dụng trước khi bàn giao toàn bộcông trình

Bước 12: Hồ sơ báo cáo quyết toán

Nội dung thực hiện :

- Lập và trình thẩm tra, phê duyệt Hồ sơ quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thànhtheo quy định hiện hành ngay sau khi công trình hoàn thành đưa vào khai thác sử dụng

- Tham gia cùng Chủ đầu tư giải trình Quyết toán vốn đầu tư dự án hoànthành (nếu có)

Bước 13: Bàn giao hồ sơ và báo khách hàng

Nội dung thực hiện:

- Tiến hành Bàn giao toàn bộ Hồ sơ liên quan đến quá trình bắt đầu thựchiện dự án đến khi kết thúc dự án và giúp Khách hàng lưu trữ Hồ sơ

- Sau khi toàn bộ công việc quản lý dự án kết thúc, sẽ nộp cho Kháchhàng Báo cáo cuối cùng thể hiện tất cả những công việc mà đã thực hiện theođúng như hợp đồng đã ký kết Người có thẩm quyền sẽ xem xét, ký, đóng dấu trướckhi gửi cho khách hàng

Bước 14: Tổng kết, thanh lý hợp đồng, rút kinh nghiệm, lưu hồ sơ

Nội dung thực hiện :

- Nộp báo cáo, lấy “Giấy biên nhận” làm cơ sở thanh lý hợp đồng

- Họp nội bộ, tổng kết, rút kinh nghiệm để hoàn thiện hơn trong những dự án sau

1.2.4 Nội dung quản lý dự án tại PCIC.

1.2.4.1 Lập kế hoạch tổng quan

Để công tác quản lý tổng thể dự án đạt hiệu quả, đảm bảo thực hiện theo đúng

kế hoạch đề ra và có giải pháp xử lý kịp thời, Công ty đã xây dựng cho mình quytrình quản lý kế hoạch khá logic và rõ ràng

Đối với dự án đầu tư, trước tiên Tổng giám đốc sẽ yêu cầu các phòng, ban, đơn vịliên quan lập bản kế hoạch tổng quan cho dự án, bao gồm việc xác định mục đích, mục

tiêu của dự án, các công việc và cách thức để hoàn thành mục đích, mục tiêu đó; thựchiện kế hoạch và quản lý những thay đổi Vì mục tiêu của các dự án là hoàn thành đúngthời hạn, trong phạm vi ngân sách, cung cấp hiệu quả yêu cầu, mong muốn về mặt chấtlượng, kỹ thuật được chấp nhận của chủ đầu tư nên trong quá trình lập kế hoạch, cáccán bộ phụ trách quản lý sẽ phải nghiên cứu, thu thập thông tin để xác định rõ mục tiêucủa dự án, cách thức hay phương pháp thực hiện dự án đó, những ai tổ chức và chịutrách nhiệm thực hiện và thời gian thực hiện cho từng công việc của dự án Mục đíchchính của quá trình lập kế hoạch mà Tổng công ty vạch ra chính là để tránh các vấn đềrắc rối, rủi ro trong quá trình thực hiện dự án sau này.

Bản kế hoạch tổng quan phải bao gồm:

- Kế hoạch kiểm tra Hồ sơ thiết kế, dự toán, tổng dự toán xây dựng côngtrình để Chủ đầu tư phê duyệt

- Kế hoạch giám sát thi công

- Kế hoạch quản lý hợp đồng

- Kế hoạch quản lý thi công: chất lượng, khối lượng, tiến độ, chi phí xâydựng, an toàn lao động và vệ sinh môi trường của dự án

- Kế hoạch nghiệm thu và bàn giao công trình đưa vào sử dụng

- Kế hoạch lập hồ sơ quyết toán, hoàn công

- Kế hoạch báo cáo, bàn giao tất cả hồ sơ liên quan đến dự án cho Khách hàng

1.2.4.2 Quản lý thời gian và tiến độ

Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời giannhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án

Tiến độ dự án là yếu tố quan trọng trong quản lý dự án đối với Tổng côngty.Tiến độ thực hiện dự án kéo dài sẽ làm phát sinh chi phí khác làm tăng chi phí dự

án so với dự tính ban đầu do đó dễ xảy ra tình trạng làm ẩu, cắt xén nguyên vậtliệu… để giữ nguyên tổng mức đầu tư từ đó làm giảm chất lượng công trình, dự án.Quản lý tiến độ của dự án được bắt đầu từ khi có văn bản quyết định cho phépđầu tư của cấp có thẩm và kết thúc khi dự án hoàn thành và bàn giao cho chủ đầu

tư Tuy nhiện, thời gian từ khi có văn bản quyết định đầu tư đến khi ký hợp đồng thicông hầu như ít được quan tâm trong quản lý tiến độ do có một số công việc màthời gian nằm ngoài sự kiểm soát của Tổng công ty như thời gian phê duyệt lại dochưa đủ giấy tờ cần thiết hay sai sót trong việc lập hồ sơ xin phê duyệt,… Chỉ đếngiai đoạn thực hiện đầu tư mục tiêu tiến độ mới được đặt ra theo đúng nghĩa của nó,được cụ thể hoá ở từng công việc, từng hạng mục công trình, được xác định cụ thểtrong từng hợp đồng xây lắp, được kiểm soát, giám sát bởi các bộ phận chức năng

Phương pháp quản lý thời gian và tiến độ tại Tổng công ty:

a Phương pháp lập mạng công việc.

Các dự án do Tổng công ty làm chủ đầu tư hoặc được uỷ quyền làm chủ đầu

tư đều là những dự án lớn, phức tạpvì vậy công tác xác định và lập mạng công việccho các dự án rất được Tổng công ty quan tâm và luôn được triển khai sớm

Trong quá trình thực hiện quản lý tiến độ dự án Tổng công ty thường chọnphương pháp lập mạng công việc theo sơ đồ Gantt, giúp cho các công việc, hạngmục công trình được thực hiện theo đúng kế hoạch đồng thời cùng giúp người quản

lý theo dõi tiến độ thực hiện dự án để đưa ra các giải pháp phù hợp nhằm đàm bảotiến độ của dự án Trên sơ đồ Gantt thường có các thông tin sau:

- Khoảng thời gian từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành công việc

- Mối quan hệ trước sau giữa các công việc

- Nguồn lực thực hiện các công viêc: nhân công, máy móc,

- Lịch làm việc: ban ngày, ban đêm

- Và một số thông tin khác

b Xác định thời gian thực hiện từng công việc.

Việc xác định chính xác thời gian hoàn thành dự án thường rất khó vì sự biếnđộng của các nhân tố như nhân công, thời tiết, vốn,… do đó các nhà quản lýhoàncần tính toán thời gian dự kiến hoàn thành dự án để làm cơ sở cho việc quản lý thờigian tiến độ của dự án

Căn cứ xác định thời gian hoàn thành dự án tại Tổng công ty:

 Năng suất công nhân

 Giới hạn về nguồn lực: lao động, máy móc, vốn,…

 Định mức chi phí sử dụng máy

 Mối quan hệ giữa chi phí -thời gian-chất lượng

Ví dụ cách xác định thời gian của 1 số công việc như sau

Bảng 1.4: Một số hạng mục công việc dự án xây trường đại học Dầu khí

công việc Đơn vị

Năng suất 100m 3/ công

Đào khuôn đường rãnh

Sô máy ủi 1 chiếc

Máy đầm 1 chiếc

Công việc tiến hành theo trình tự trước sau

Thông qua việc tính toán số ngày công và số ngày máy cần sử dụng , Ban quản

lý dự án sẽ tính được số ngày thực hiện công việc dựa trên sự giới han nguồn lựcNhư vậy công việc đầu tiên cần 6 ngày người và nhỏ hơn 1 ngày máy, côngviệc 1 thực hiên trong 1 ngày tương tự các công việc khác

c Quản lý tiến độ thi công

Quản lý tiến độ là cơ sở để quản lý và giám sát chi phí cũng như các nguồn lựckhác cần cho công việc của dự án Quá trình quản lý tiến độ thi công tại các dự áncủa Tổng công ty được thực hiện thông qua sự phối hợp giữa các đơn vị: Tổng công

ty -tổ chức tư vấn -các Ban quản lý dự án:

Quản lý tiến độ bao gồm hai bước là lập tiến độ dự toán của dự án, công trình

và theo dõi giám sát đảm bảo đúng tiến độ

Ví dụ :

Bảng 1.5:Bảng tiến độ thi công công việc

c/v đ/v k/lg Thời gian hoàn thành 110 ngày

20

Hinh 1.2:Biểu đồ nguồn nhân lực 110 ngày

Sau khi lập bảng tiến độ thi công, các kỹ sư dự án sẽ theo dõi tình hình thực tếtrong quá trình thực hiện, ví dụ tính đến ngày 70 thì phải hoàn thành ở mức là52,38% nếu thấp hơn thì cần tìm ra nguyên nhân để khắc phục kịp thời

Ngoài ra ban quản lý còn phải đảm bảo cung cấp đầy đủ các nguồn lực nhưvốn, nguyên vật liệu, nhân lực , máy móc,… thông qua việc lập các biểu đồ vềnguồn lực theo thời gian thi công, nhằm có kế hoạch cụ thể để triển khai cung cấpkịp thời , đủ số lượng chất lượng và đúng thời hạn

1.2.4.3 Quản lý chi phí.

Trong các nội dung quản lý dự án tại Tổng công ty thì đây là nội dung quantrọng nhất vì đặc thù Tổng công ty là doanh nghiệp nhà nước nhiệm vụ chính làthực hiện các dự án mang tính chất phục vụ nhu cầu xã hội như đường giao thông,nhà máy điện, bảo tàng,… do đó chi phí thực hiện các dự án cần nhỏ nhất có thể màvẫn đảm bảo chất lượng, thời gian thực hiện dự án

Việc quản lý chi phí tại tổng công ty do phòng Đầu tư và quản lý dự án thựchiện Các văn bản pháp luật được sử dụng để quản lý chi phí là:Thông tư số04/2010/TT-BXD, Nghị định số 112/2009/NĐ-CP, Nghị định số 12/2009/NĐ- CP,

và một số văn bản pháp luật khác liên quan

a Căn cứ để quản lý chi phí của dự án.

Để xác định toàn bộ chi phí cần thiết theo giai đoạn của quá trình đầu tư dựánphải căn cứ vào :

- Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi và báo cáo nghiên cứu khả

- Hồ sơ thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công hoặc thiết kế kỹ thuật thi công

- Khối lượng công tác xây lắp tính theo thiết kế phù hợp với danh mục củađơn giá xây dựng cơ bản

- Giá tính theo một đơn vị diện tích hay một đơn vị công suất sử dụng của cáchạng mục công trình thông dụng : là chỉ tiêu xác định chi phí xây lắp bình quân đểhoàn thành một đơn vị diện tích hay một đơn vị công suất sử dụng hoặc một đơn vịkết cấu của hạng mục công trình thông dụng được xây dựng theo thiết kế điển hìnhhay theo thiếtkế hợp lý kinh tế Mức giá này được tính toán từ giá trị dự toán trướcthuế của các loại công tác, kết cấu xây lắp trong phạm vi hạng mục công trình (dândụng, giao thông, công nghịêp ) không bao gồm các chi phí không cấu thành trựctiếp trong phạm vi hạng mục công trình như các chi phí để xây dựng đường sá, cấpthoát nước, điện và chi phí thiết bị của hạng mục công trình

- Đơn giá xây dựng cơ bản : do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh ban hành bao gồmnhững chi phí trực tiếp về vật liệu, nhân công và chi phí máy thi công tính trên mộtđơn vị khối lượng công tác xây lắp riêng biệt hoặc một bộ phận kết cấu xây lắp vàđược xác định trên cơ sở định mức dự toán xây dựng cơ bản

- Đối với những công trình quan trọng cuả Nhà nước, có quy mô xây dựngvà yêucầu kỹ thuật phức tạp được phép xây dựng đơn giá riêng thì căn cứ vào đơn giá xâydựng cơ bản lập phù hợp với các bước thiết kế được cấp có thẩm quyền ban hành

- Danh mục và số lượng cỏc thiết bị cụng nghệ, bao gồm cỏc thiết bị tiờuchuẩn cần sản xuất, gia cụng (nếu cú), cỏc trang thiết bị khỏc phục vụ sản xuất, làmviệc, sinh hoạt.

- Giỏ cỏc thiết bị theo kết quả đấu thầu hoặc chào hàng cạnh tranh mua sắmthiết bị hoặc theo cỏc thụng tin thương mại trờn thị trường

- Giỏ cước vận tải, bốc xếp, chi phớ lưu kho bói theo hướng dẫn của Ban vậtgiỏ Chớnh Phủ

Định mức cỏc chi phớ, phớ, lệ phớ tớnh theo tỷ lệ % hoặc cỏc bảng giỏ bao gồm:

 Chi phớ đền bự đất đai, giải phúng mặt bằng, chi phớ phục vụ cho cụng tỏcđịnh cư căn cứ theo quy định của chớnh phủ, hướng dẫn của bộ tài chớnh và cỏc cơquan cú thẩm quyền

 Tiền thuờ đất hoặc tiền chuyển quyền sử dụng đất căn cứ theo quy định củaChớnh Phủ và cỏc cơ quan cú thẩm quyền

 Định mức chi phớ chung, giỏ khảo sỏt, chi phớ thiết kế, chi phớ tư vấn đầu tưxõy dựng, cỏc lệ phớ thẩm định (bỏo cỏo nghiờn cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật hoặcthiết kế kỹ thuật thi cụng, tổng dự toỏn hoặc dự toỏn hạng mục cụng trỡnh ) theohướng dẫn của Bộ xõy dựng, Bộ tài chỡnh và cỏc cơ quan cú thẩm quyền

 Lệ phớ địa chớnh, cỏc loại lệ phớ khỏc, thuế, phớ bảo hiểm căn cứ vào hướngdẫn Bộ tài chớnh

b Nội dung quản lý chi phớ dự ỏn

+ xỏc định chi phớ dự ỏn

Việc xỏc đinh chi phớ dự ỏn của cụng ty bao gồm cỏc cụng việc

Lập tổng mức ĐT:

- Chi phí XD của DA;

- Chi phí thiết bị của DA;

- Chi phí bồi thờng GPMB, tái định c;

Chi phí XD gồm: Chi phí trực tiếp, chi phí chung, thu nhập chịu thuế tính trớc

và thuết GTGT đầu ra

XĐ chi phí XD:

- Theo khối lợng và đơn giá XD CT:

+ Chi phí trực tiếp gồm: Chi phí vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy thicông và chi phí trực tiếp khác.

Chi phí vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy thi công đợc XĐ theo khối ợng và đơn giá XD tổng hợp của 1 nhóm công tác xây lắp tạo thành 1 đơn vị kết cấu,

l-bộ phận CT hoặc theo khối lợng và đơn giá XD chi tiết của loại công tác xây lắphoặc kết hợp các loại đơn giá này Đơn giá XD tổng hợp và đơn giá XD chi tiết cóthể là đơn giá không đầy đủ (chỉ bao gồm chi phí vật liệu, chi phí nhân công, chi phímáy thi công) hoặc đơn giá đầy đủ (gồm cả chi phí trực tiếp khác, chi phí chung vàthu nhập chịu thuế tính trớc)

Chi phí trực tiếp khác trong chi phí trực tiếp là chi phí cho những công tác cầnthiết phục vụ trực tiếp việc thi công XDCT nhng không XĐ đợc KL từ TK và đợctính theo tỷ lệ

+ Chi phi chung gồm: Chi phí QL của doanh nghiệp, chi phí điều hành sảnxuất tại công trờng, chi phí phục vụ công nhân, chi phí phục vụ thi công tại công tr-ờng và 1 số chi phí khác Và đợc tính bằng tỷ lệ % trên chi phí trực tiếp hoặc = TL

% trên chi phí nhâ công trong dự toán đối với từng loại CT

+ Thu nhập chịu thuế tính trớc: Đợc tính = TL% trên chi phí trc tiếp và chi phíchung đối với từng loại CT

+ Thuế GTGT cho công tác XD

+ Chi phí nhà tạm tại hiện ttrờng để ở và điều hành thi công: Đợc XĐ = địnhmức TL hoặc trong những trờng hợp đặc biệt cũng có thể lập DT theo KL và đơn giáXDCT

Bảng 1.6 :bảng TH DT chi phớ XD xỏc định theo đơn giỏ XD CT khụng đầy đủ:

I Chi phí trực tiếp

1 Chi phí vật liệu VL trong 1 công tác hoặc 1 đơn vị kết cấuKL công việc x đơn giá XD của VL

2 Chi phí nhân công NC trong 1 công tác hoặc 1 đơn vị kết cấu xKL công việc x đơn giá XD của NC

V Chi phí xây dựng nhà tạm tại hiện trờng để ở và điều hành

Bảng 1.7: TH DT chi phớ XD xỏc định theo đơn giỏ XD CT đầy đủ:

KL công tác hoặc 1 đơn vị kết cấu x đơngiá XD tổng hợp đầy đủ (chi phí trựctiếp, chi phí chung, thu nhập chịu thuế

tính trớc)

- Theo tổng KL hao phí của từng loại vật liệu, NC, máy và thiết bị thi công và các bảng giá tơng ứng.

+ XĐ KL các VL, NC, máy đối với từng KL công tác XD của toàn CT thông qua mức hoa phí về VL, NC, máy để hoàn thành

1 KL công tác XD theo hồ sơ TK, chỉ dẫn kỹ thuật, các quy chuẩn, tiêu chuẩn XD, quy phạm kỹ thuật, định mức dự toán XD của

CT, các chỉ tiêu, định mức cơ sở hoặc trên cơ sở hoa phí của công tác XD tơng tự ở CT khác đã thực hiện…

Bảng 1.8: Bảng khối lượng hao phớ nguyờn vật liệu

liệu Nhân công Máy Vật liệu Nhân công Máy

+ Xác định chi phí vật liệu, chi phí NC, chi phí máy và thiết bị thi công trongchi phí trực tiếp trên cơ sở tổng KL hao phí từng loại VL, NC, máy thi công và giá

VL, giá NC, giá máy thi công tơng ứng

Bảng 1.9: bảng chi phớ nguyờn vật liệu

Bảng 1.10: bảng khoản mục chi phớ xõy dựng.

I Chi phí trực tiếp

3 Chi phí trực tiếp khác TT (VL + NC + M ) x tỷ lệ (thờng là 2%)

III Thu nhập chịu thuế tính trớc TL (T + C) x tỷ lệ

V

Chi phí xây dựng nhà tạm tại

hiện trờng để ở và điều hành

và chuyển giao công nghệ + chi phí lắp đắt thiết bị và thí nghiệm, hiệu chỉnh

6- X§ chi phÝ dù phßng: gåm : chi phÝ dù phßng do yÕu tè ph¸t sinh ; chi phÝ dù phßng do yÕu tè trît gi¸.

GDP = (GQLDA+ GTB + GTV + GK ) x tû lÖ% (thêng lµ 10%)

Ví dụ : việc xác định lập dự toàn chi phí khảo sát địa hình dự án cầu Phố Mới

Bảng 1.11 : Chi tiết dự toán khảo sát địa hình

Bảng 1.12: Bảng dự toán chi phí khảo sát

Ban đầu ban giám đốc dự án và các kĩ sư dự án dự trù các công việc cần làm

và khối lượng nguồn lực cho từng công việc, sau đó tính theo đơn giá thì ra đượcchi phí cho tùng khoản mục

Ví dụ theo bảng trên thì chi phí nhân vật liệu= kl*đg*hệ số= 4.172.166 sau đóthông qua công thức tính cuối cùng sẽ thiết lập được tổng chi phí khảo sát địa hình

có thuế là 81.691.259

+Giám sát chi phí của dự án trong suốt qía trình thực hiện

Mục đích của quản lý chi phí là giám sát chi phí thực hiện dự án có được thực

Tại công ty việc giám sát chi phí bao gồm các công việc :

+ kiểm soát chi phí giai đoạn trước xây dựng( các chi phí lập thẩm định dụ án,khảo sát )

+ kiểm soát chi phí trong giai đoạn thi công xây lắp ( các khoản mục chi phíxây dựng và lắp đặt thiết bị )

+ Kiểm soát trong khâu thanh toán các hợp đồng

+ Kiểm soát trong khâu quyết toán vốn công trình

Việc kiểm soát này do giám đốc dự án chịu trách nhiệm phân công cho bộ phận

kế toán dự án thường xuyên theo dõi và lập ra nhừng báo cáo về chi phí của dự án,nhằm luôn điều chỉnh chi phí dự án theo đúng mức dư toán ban đầu, trong trường hợpphát sinh nhiều khoản mục chi phí thì ban quản lý dự án se xem xét xử lý

1.2.4.4 Quản lý rủi ro.

Quản lý rủi ro dự án là việc nhận định diện các nhân tố rủi ro của dự án, lượnghóa mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro Nếulàm tốt việc này thì sẽ đảm bảo được sự thành công của dự án

Rủi ro trong dự án đầu tư là các yếu tố bất lợi phụ thuộc vào hoàn cảnh Nóimột cách khác khi yếu tố không chắc chắn cộng với các yếu tố bất lợi, rủi ro sẽxảy ra

Quy trình để thực hiện quản lý rủi ro:

a Xác định mục tiêu: Làm rõ mục tiêu cần phải quản lý rủi ro là gì?

b Xác định các rủi ro, bước này bao gồm:

- Miêu tả các rủi ro

- Xác định các yếu tố liên quan

- Dự báo ảnh hưởng của rủi ro

- Dự báo các khả năng xảy ra của rủi ro

c Lượng hoá các rủi ro: Phân tích chất lượng và số lượng rủi ro nhằm xácđịnh các nguyên nhân và các hệ số rủi ro chính

d Kế hoạch đối phó rủi ro:thực hiện những bước đề cao những cơ hội và cắtgiảm bớt những mối đe doạ đáp ứng những mục tiêu của dự án

e Giám sát và kiểm soát rủi ro: giám sát rủi ro đã nảy sinh, nhận biết rủi romới, cắt giảm rủi ro

Ví dụ,trong quản lý dự án của Tổng công ty thường gặp phải một số rủi ro sau:

- Chậm vốn và thiếu vốn

- Rủi ro do thời tiết.

- Thiết kế kỹ thuật và nghiên cứu khả thi chưa kỹ

- Quy trình lập và định dự án không chuẩn

- Khả năng tài chính hạn hẹp

- Thiết kế không đồng bộ, tương thích giữa các bộ phận

- Dự toán xây dựng có đơn giá không phù hợp với giá thị trường hiện tại

- Nhà thầu không đủ năng lực

- Tiêu cực và để lộ thông tin nhạy cảm trong quá trình thầu

- Chậm gải phóng mặt bằng

- Xung đột với người dân sống xung quanh công trình

- Quyết toán chậm, nợ đọng lâu dài

- Chậm tiến độ xây dựng

- Tăng chi phí xây dựng

- Công trình không được duy tu, bảo trì thường xuyên

- Thiếu các thiết bị phụ trợ và an toàn

1.2.4.5.Quản lý nguồn lực.

Nguồn lực huy động cho dự án bao gồm tiền vốn, lao động, máy móc thiết bị,nguyên vật liệu … Với một nguồn lực hạn chế, đòi hỏi người quản lý phải có biệnpháp quản lý, phân bổ thích hợp nhằm khai thác tối đa hiệu quả của từng nguồn lựcđảm bảo dự án thực hiện đúng tiến độ và các yêu cầu khác đã đặt ra cho dự án

Quản lý vốn: nội dung quản lý vồn tại Công ty bao gồm các bước

Bước 1

- xác định nguồn vốn: trong qua trình lập dự án ban quản lý dự án sẽ lập kếhoạch về nguồn vốn để thục hiện cho dụ án vd như vốn vay Nhà Nước hoặc cácNgân hàng, thông thường nguồn vồn tại công ty là nguồn vốn vay Nhà Nước, hoặccác quỹ phát triển đầu tư

Bước 2:

Lập bảng tiến độ vốn theo thời gian và khồi lưọng công việc để thấy được quátrình sử dụng vốn nhằm đảm bảo cung cấp đủ vốn trong toàn bộ thời gian của dự án

Bước 3;

Chủ nhiệm dụ án thường xuyên chịu trách nhiệm theo dõi và làm việc với nhàcung cáp vốn cho dự án

Quản lý lao động

+quản lý số lượng và chất lượng lao động

Công tác tuyển dụng do phòng nhân sự chịu trách nhiệm

Công ty luôn đảm bảo công tác tuyển dụng đội ngũ kỹ sư cán bộ có tay nghềtri thức cao, đủ số lượng và đúng chất lượng

Đối với các công nhân lao động công trường, công ty đặc biệt có đào tạo lạiđối với nhân công thuê theo hợp đồng

Do yêu cầu từng vị trí công việc , chủ nhiệm dự án sẽ phân công lao động phù hợp+ lập kế hoạch bố trí lao động

Dựa trên giới hạn số lượng lao động, mối quan hệ các công viêc tính chất cáccông việc mối quan hệ máy móc nhân công, nguyên vật liệu

Phụ thuộc vào tiêu chí và mục đích sử dụng lao động ta có các biểu đồ phụ tảinguồn lực cho dự án, hoặc bố trí lao động giản tiếp

Bảng 1.13: Bảng bố trí lao động làm việc và nghỉ trong tuần

Quản lý nguyên vật liệu máy móc thiết bị

+Dự trù các khoản mục máy móc và nguyên vật liệu cho công tác xây lắp theo

số lượng và chất lượng

+Quản lý đầu vào :

Lập kế hoạch thuê mua máy móc nguyên vật liệu

Công ty thường chọn nhà cung cấp máy móc nguyên vật liệu có uy tín, các loạimáy đa dạng phục vụ cho công tác xây lắp đảm bảo đúng tiêu chuẩn trong dự án

Đảm bảo nhà cung cáp đầu vào đúng số lượng chất lượng và thời hạn

+Quản lý trong quá trình sử dụng

- lập kế hoạch bố trí sử dụng nguyên vật liệu và máy móc,phân bổ phù hợp vớicông việc và theo giai đoạn thi công

- kiểm soát thống kê thường xuyên tránh thất thoát, hư hỏng lãng phí

Ví dụ một số thông tin về chất lượng nguyên vật liệu:

Bảng 1.14: Bảng đặc tính kỹ thuật nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho dự án

Nhà máy Ethanol Tam Nông

Tt Tên vật tư chính Nguồn cung cấp Đặc tính kỹ

Nội dung quản lý chất lượng các dự án thông qua những bước sau:

Bước 1: Lập kế hoạch chất lượng dự án:

Ban quan lý dự án tại Tổng công ty sẽ xác định tiêu chuẩn và phương thức đểđạt được tiêu chuẩn chất lượng căn cứ vào các yếu tố đầu vào như sau:

- Chính sách chất lượng của Tổng công ty hoặc khách hàng

- Phạm vi dự án

- Các tiêu chuẩn và quy định trong lĩnh vực chuyên môn có ảnh hưởng đếnchất lượng dự án

Bước 2: Đảm bảo chất lượng dự án theo các nội dung

Ban giám đốc sẽ điều phối toàn bộ bộ máy thực hiện dự án sao cho tất cả côngviệc phải nằm trong kế hoạch chất lượng của dự án , thông qua việc đảm bảo chấtlượng nghiên cứu khả thi, khảo sát thiết kế, chất lượng công trình thi công, bảohành và bảo dưỡng công trình

Hình 1.3 : Sơ đồ nội dung quản lý chất lượng công trình xây dựng tại Tổng

qu¶n lý chÊt l îng trong gia ®o¹n thi c«ng

qu¶n lý chÊt l îng trong b¶o hµnh c«ng tr×nh

qu¶n lý chÊt l îng trong b¶o tr× c«ng tr×nh

Nguồn phòng Kế Hoạch –Hợp Đồng

Bước 3: Kiểm soát chất lượng dự án: