Thiết kế tổ chức theo mô hình cơ chế một cửa và hoạt động trong lĩnh vực khoa học và công nghệ

ĐỊNH NGHĨA VÀ NỘI DUNG THIẾT KẾ TỔ CHỨC CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Thiết kế tổ chức được định nghĩa là một quá trình quy nhóm các chức năng cùng loại, các chức năng gần nhau, có mối

HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ

MINH

TIỂU LUẬN

Môn học:

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CÁC TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

Đề tài:

THIẾT KẾ TỔ CHỨC THEO MÔ HÌNH CƠ CHẾ MỘT CỬA

VÀ HOẠT ĐỘNG TRONG LĨNH VỰC KHOA HỌC VÀ CÔNG

NGHỆ

Thiết kế tổ chức cơ quan hành chính Nhà nước là một hoạt động không còn mới mẻ đối với mọi cơ quan hành chính Nhà nước hiện nay Đây là khâu mà nhiều cơ quan, tổ chức quan tâm củng cố, ổn định phát triển để mong muốn xây dựng một cơ cấu tổ chức thích ứng với điều kiện, tình hình phát triển kinh tế-xã hội của đất nước, của khu vực

I ĐỊNH NGHĨA VÀ NỘI DUNG THIẾT KẾ TỔ CHỨC CÁC

CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Thiết kế tổ chức được định nghĩa là một quá trình quy nhóm các chức năng cùng loại, các chức năng gần nhau, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau để hình thành các bộ phận, tối ưu hóa quá trình tác nghiệp của toàn bộ tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu đề ra Hay có cách định nghĩa khác, thiết kế tổ chức là một quá trình xây dựng (mới) hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức, điều này cũng được đồng nghĩa thiết kế tổ

chức không phải chỉ tiến hành một lần mà thường xây dựng, định hình

ở một số giai đoạn phát triển của tổ chức

Quá trình thiết kế tổ chức các cơ quan hành chính Nhà nước là một công trình cực kỳ phức tạp, là vấn đề liên quan tới nhiều yếu tố, nhiều phạm vi, nhiều nội dung trong toàn bộ quá trình thiết kế Trong

số các nội dung đó, chúng tôi đề cập gồm năm nội dung chủ yếu sau: Thứ nhất là xác định mục tiêu, hiệu lực, hiệu quả của tổ chức: Một mục tiêu rõ ràng và thống nhất rất quan trọng cho tổ chức hành chính vận hành có hiệu suất cao Nếu mục tiêu phù hợp quy luật khách quan, điều kiện thực tế sẽ góp phần tạo động lực phát triển kinh tế-xã hội tương ứng Ngược lại, quá trình vận động của tổ chức sẽ chệch hướng

Có mục tiêu xác đáng sẽ là cơ sở cho tổ chức điều chỉnh quá trình vận động đúng hướng hơn, thiết thực hơn

Thứ hai là xác định chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, trách nhiệm của tổ chức Đây là nội dung đã từng bước hoàn thiện, phân định rõ chức năng nhiệm vụ, thẩm quyền của các cơ quan chuyên môn,

“phân ranh” từng lĩnh vực hoạt động của các cơ quan hành chính trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng Qua đó, giúp

cho các tổ chức cơ quan hành chính Nhà nước xác định vị trí pháp lý của mình trong việc giải quyết dịch vụ công ích nhằm thỏa mãn đầy đủ các nhu cầu của người dân cả về chất và lượng

Thứ ba là định biên con người - nhân sự trong tổ chức Yếu tố con người là một khâu không thể thiếu và quan trọng trong mọi hoạt động Trong quá trình thiết kế các cơ quan hành chính Nhà nước, bên cạnh mục tiêu và chức năng thẩm quyền rõ ràng, thống nhất, việc thiết kế cần quan tâm đến việc xác định số lượng và cơ cấu nhân lực cần cho một tổ chức để tổ chức hoạt động theo mục tiêu đã vạch ra

Thứ tư là xác định phương tiện vật chất cho tổ chức hoạt động Căn cứ trên nhiệm vụ, thẩm quyền được giao, số biên chế đã được ấn định thì cần phải xác định phương tiện vật chất phục vụ cho hoạt động thiết yếu của tổ chức, chủ yếu là phục vụ cho nhân lực của tổ chức hoàn thành nhiệm vụ được giao và góp phần thực hiện hiệu quả hoạt động của tổ chức ấy

Thứ năm là yếu tố môi trường mà tổ chức tồn tại Một nội dung cần phải nhận thức rõ ràng trong từng giai đoạn phát triển vì tổ chức chịu sự tác động của các yếu tố từ môi trường bên trong và môi trường

bên ngoài Với tác động của các yếu tố môi trường này buộc các nhà quản lý của tổ chức phải lựa chọn cách thức hợp lý nhất, phù hợp điều kiện thực tế của tổ chức mình Và đây cũng là một thách thức mới cho việc thiết kế tổ chức

Năm nội dung trong quá trình thiết kế tổ chức các cơ quan hành chính Nhà nước, chúng ta thấy mục tiêu là nền tảng cơ bản cho việc thiết kế một cơ cấu chức năng, nhiệm vụ; số lượng con người Tuy nhiên, để con người phát huy hết tính năng động, sáng tạo của mình cần kết hợp vận dụng và khai thác hiệu quả các phương tiện vật chất được cung cấp cho tổ chức Như vậy, ngoài việc thiết kế tổ chức tối ưu hóa mục tiêu của tổ chức cần phải liên hệ chặt chẽ với điều kiện môi trường xã hội hiện tại như một cơ sở để kiểm chứng tính hiệu quả mục tiêu của tổ chức

II THỰC TRẠNG THIẾT KẾ TỔ CHỨC THEO MÔ HÌNH

CƠ CHẾ MỘT CỬA VÀ HOẠT ĐỘNG TRONG LĨNH VỰC KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Trong thời gian qua, Nhà nước ta đã quan tâm đến việc thiết kế tổ chức các cơ quan hành chính Nhà nước sao cho hiệu quả và thúc đẩy

xu thế phát triển của đất nước ngày càng ổn định và tăng trưởng bền vững

1 Thiết kế mô hình theo cơ chế “một cửa”:

Trong việc thiết kế tổ chức cung ứng dịch vụ công nhằm cải tiến cung cách và khả năng đáp ứng việc giải quyết công việc của các cơ quan hành chính Nhà nước cho các tổ chức và công dân, các cơ quan hành chính Nhà nước đã tiến hành xây dựng mô hình theo cơ chế “một cửa” với mục tiêu là đáp ứng nhu cầu hưởng thụ dịch vụ công ngày càng tốt hơn của người dân khi cần “gỏ cửa” cơ quan hành chính Nhà nước Đồng thời, xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động, nhiệm vụ và thẩm quyền của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Bố trí nhân sự có đủ năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức tốt; quy định điều kiện vật chất cho phòng tiếp nhận và trả kết quả với những diện tích phòng được sử dụng để tiếp nhận và trả kết quả cho người dân tương ứng ở cấp trung ương, tỉnh, huyện, xã …và phải chịu tác động của điều kiện, quy trình xử lý hồ sơ của công dân và các ý kiến phản hồi từ bên ngoài

tổ chức Do đó, việc thiết kế tổ chức cho hoạt động này đã tạo được những dư luận tốt xã hội, nhiều khâu, nhiều bộ phận đã giải quyết thỏa

đáng nhu cầu của người dân khi chứng thực, làm chứng minh nhân dân, cấp giấy phép xây dựng…Hơn nữa, giảm được một số thủ tục nội

bộ không cần thiết, giảm thời gian đi lại của người dân Tạo điều kiện xây dựng lề lối làm việc khoa học trong các cơ quan hành chính Nhà nước hơn Các bộ phận trong cơ quan được quy định rõ ràng hơn, tránh sự chồng chéo và đùn đẩy trách nhiệm cho nhau

Như vậy, khi chúng ta thiết kế tổ chức mà cụ thể là thiết kế tổ chức cho mô hình “một cửa” (nêu trên) phù hợp sẽ thúc đẩy và tạo động lực cho sự phát triển Ngược lại, nó sẽ lạc hậu và chỉ mang tính hình thức chứ không mang lại giá trị thiết thực theo nhu cầu của đời sống; và đó chính là mặt hạn chế khi thiết kế tổ chức hoạt động này mà chúng ta đang còn phải tiếp tục áp dụng, nghiên cứu và xây dựng bổ sung vào tổ chức một cách hợp lý, phù hợp hơn và đồng bộ hơn

2 Thiết kế tổ chức hoạt động trong lĩnh vực khoa học và công nghệ:

Trải qua nhiều giai đoạn thiết kế lại cơ cấu tổ chức nhằm xây dựng mục tiêu khoa học và công nghệ bám sát hơn yêu cầu phát triển kinh tế-xã hội, hiện đại hóa-công nghiệp hóa Quy định chức năng, nhiệm

vụ và trách nhiệm của các Bộ, cơ quan ngang bộ và UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ngày càng hoàn thiện hơn Các chương trình, đề tài Nhà nước được bố trí tập trung hơn, khắc phục tình trạng phân tán, dàn trải, cân đối hơn giữa khoa học và công nghệ

tự nhiên với khoa học và công nghệ xã hội và nhân văn Nhân lực hoạt động trong lĩnh vực khoa học được mở rộng quyền chủ động trong việc ký kết hợp đồng nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ Phương tiện và cơ sở vật chất cũng được quan tâm nhất là trong giai đoạn phát triển thị trường khoa học công nghệ Đặc biệt là yếu tố môi trường luôn tác động, từ việc thương mại hóa thành quả khoa học và công nghệ, ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ gắn liền với thực tiễn và đời sống, sản xuất kinh doanh Hơn nữa, những thành tựu khoa học công nghệ đã mang lại những thuận lợi và cơ hội cho Việt Nam trong tiến trình hội nhập Tuy nhiên, bên cạnh những mặt đạt được của việc thiết kế tổ chức thì vẫn còn bất cập và thách thức như: Chưa định rõ quyền hạn, trách nhiệm của các ngành, các cấp trong việc xác định nhiệm vụ khoa học và công nghệ Thiếu cơ chế hữu hiệu khắc phục tình trạng nhiệm vụ trùng lặp nhiệm vụ khoa học

và công nghệ Cán bộ khoa học và công nghệ chưa tạo động lực phát huy năng lực sáng tạo Phương tiện vật chất chưa đồng bộ Trong giai đoạn kinh tế thị trường với sự bùng nổ thông tin, sự phát triển khoa học công nghệ thế giới và khi Việt Nam chính thức là thành viên của

Tổ chức Thương mại thế giới (WTO), đây cũng là những thách thức, điều kiện tác động, ảnh hưởng rất lớn đến lĩnh vực khoa học và công nghệ

III GIẢI PHÁP

Nhìn chung khi thiết kế tổ chức, người ta đã quan tâm và tính đến các nội dung thiết kế tổ chức các cơ quan hành chính Nhà nước Nhưng để khắc phục những hạn chế trong quá trình thiết kế, chúng ta cần thực hiện những giải pháp sau: Trước hết, là cần ứng dụng triển khai công nghệ thông tin trong các lĩnh vực, riêng trong:

1 Mô hình thực hiện theo cơ chế “một cửa”

Với mục tiêu nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ nhu cầu ngày càng cao của người dân và xã hội, cần xây dựng và triển khai mô hình mẫu khi triển khai chứ không phải mỗi địa phương, mỗi vùng có cách tổ chức khác nhau

Xây dựng và trang bị các trang thiết bị đồng bộ cũng như chế độ

ưu đãi cho cán bộ công tác tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Cần học tập và nghiên cứu ứng dụng những thành quả và kinh nghiệm của các nước trên thế giới đã mang lại những giá trị xã hội

2 Thiết kế tổ chức hoạt động trong lĩnh vực khoa học và công nghệ

Sau khi định rõ mục tiêu đúng đắn, cần phân công, phân cấp rõ ràng thực hiện nhiệm vụ khoa học công nghệ Chính Phủ quyết định các nhiệm vụ trọng điểm mang tính trọng điểm cấp quốc gia Bộ Khoa học và Công nghệ, các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ quyết định nhiệm vụ khoa học và công nghệ phục vụ trực tiếp mục tiêu phát triển của mình và thuộc phạm vi mình quản lý, không trùng lắp với nhiệm vụ KHCN cấp nhà nước UBND tỉnh, thành phố thuộc Trung ương quyết định thực hiện nhiệm vụ chủ yếu mang tính ứng dụng phục vụ mục tiêu của địa phương

Thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm và tự quản lý nhân

sự, áp dụng quy chế tổ chức tuyển chọn các đơn vị, cá nhân thực hiện nhiệm vụ khoa học công nghệ một cách công khai, dân chủ và cạnh

tranh Giao quyền quản lý và bảo quản tài sản, thiết bị cho tổ chức chuyển đổi từ tổ chức nghiên cứu ứng dụng và phát triển công nghệ theo quy định

Tóm lại, thiết kế tổ chức chức đựng nhiều nội dung mà các nội

dung có nhiều công việc không phải định lượng hết tính chất thiết thực chúng Đồng thời, kết quả thiết kế có mang lại hiệu quả như mong muốn còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khách quan và chủ quan Chính

vì vậy, đây là một công việc còn phức tạp, cần phải đổi mới nhằm nâng cao tính thích ứng của tổ chức trong sự thay đổi để “mỗi mô hình thiết kế, tổ chức thiết kế” tạo dựng nên là đòn bẩy thúc đẩy sự phát triển và phát huy mọi tiềm lực của đất nước

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình Quản lý và Phát triển tổ chức hành chính Nhà nước, Học

viện Hành chính quốc gia, NXB Đại học quốc gia Hà Nội, 2004

2 Thiết kế tổ chức các cơ quan hành chính Nhà nước, NXB Chính trị

quốc gia, Hà Nội 1999

3 Nâng cao hiệu quả của tổ chức hành chính, NXB Lao động-Xã hội,

Miêu Tú Kiệt, 2004