Quản lý nhân sự trong Công ty Thiết Bị Tin Học Trường Giang

Quản lý nhân sự trong Công ty Thiết Bị Tin Học Trường Giang

MỤC LỤC

Lời nói đầu ………2

Chương 1: khảo sát nghiệp vụ đề tài ……….4

I.tìm hiểu lĩnh vực nghiệp vụ……… 4

II.Nghiên cứu xây dựng chương trình……… 4

1 ứng dụng của tin học trong công tác quản lý……….5

2 Mục đích của đề tài ……… 6

3 Hoạt động thường xuyên của hệ thống ……….6

4 Các bước xây dựng hệ thống thông tin ……….9

5 Một số yêu cầu khác của chương trình………11

III Hạn chế của hệ thống cũ ………11

IV Yêu cầu đổi mới của hệ thống………12

Chương 2: phân tích hệ thống………13

I.Mục đích của chương trình ………13

II.Phân tích chung……….13

Chương 3 : thiết kế hệ thống ……… 15

Các màn hình chức năng………

LỜI NÓI ĐẦU

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của các ngành kỹ thuật, công nghệthông tin đã tiến lên hàng đầu cùng một loạt các cải tiến, hoàn thiện các sảnphẩm đã có, bổ xung các sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu của xã hội

Trong sự phát triển đó không thể không kể đến sự phát triển ứng dụngkhông ngừng của các phần mềm quản lý trên máy tính Những ứng dụng quản

lý trên máy tính đã giúp cho con người giải quyết nhanh chóng những côngviệc trong chốc lát với độ chính xác cao mà trước đây phải làm trong hànggiờ, hàng ngày

Để có được những phần mềm quả lý đó thì công việc phân tích thiết kế

và xây dựng hệ thống thông tin quản lý không thể thiếu được trong việc thiết

kế quần mềm quản lý Nếu không có sự giúp sức của máy tính thì công tácquản lý của các cơ quan như: Ngân hàng, du lịch, dịnh vụ thương mại, cáccông ty, nhà máy, trường học không thể nói đến tự động hoá

Yêu cầu lớn nhất hiện nay đối với cán bộ làm công tác tin học tại mọi

cơ qua là phải có khả năng phân tích được thực trạng nghiệp vụ của cơ quan

từ đó thiết kế, xây dựng ra các hệ thống thông tin sử dụng máy tính và cácphượng tiện truyền thông đáp ứng cho nhu cầu quản lý

Vì thế việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý đã phát triển mạnh

mẽ nó giúp cho công tác quản lý ngày càng trở nên hiệu quả hơn như: nângcáo hiệu quả trong công việc, đưa ra các báo cá, các số liệu thống kê một cáchnhanh chóng, chính xác và kịp thời Đồng thời nhờ việc ứng dụng tin học mà

đã tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức của con người và giảm nhẹ bộmáy quản lý vốn rất cồng kềnh từ xưa tới nay

Ngày nay trong các cơ quan người làm công tác quản lý phải quản lýmột số lượng lớn các hồ sơ, nên khi có sự thay đổi về nhân sự thì người làmcông tác quản lý mất nhiều thời gian cộng sức cho việc cập nhật, tìm kiếm

Xuất phát từ những lợi ích thiết thực to lớn nhờ những ứng dụng trênmáy tính mang lại cho con người mà trong thời gian này em đã được nghiên

cứu và thực hiện đề tài: “Quản lý nhân sự trong Công ty Thiết Bị Tin Học

Trường Giang” Chương trình quản lý nhân sự là một đề tài có tính thực

tiễn nên trong một thời gian ngắn bài làm của em khó tránh khỏi những hạnchế và thiếu xót

Cùng với sự giúp đỡ cùa cô giáo: Nguyễn Thanh Hương và các anh(chị) trong Công ty Thiết Bị Tin Học Trường Giang để em hoàn thiện đề tàiđược tốt hơn

CHƯƠNG I: KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ ĐỀ TÀI

I.TÌM HIỂU LĨNH VỰC NGHIỆP VỤ

Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã thâm nhập vào hầuhết các lĩnh vực của cuộc sống Các phầm mềm chuyên dụng được sử dụngtrong hều hết các cơ quan xí nghiệp, trường học… nhằm giảm bớt công sứccủa con người Tin học đã và đang được triển khai, phát triển ngày một hoànthiện trên thế giới và đặc biệt đối với nước ta cũng là một lĩnh vực được nhiềungười quan tâm, chú trọng

Việc ứng dụng tin học vào quản lý nhân sự là một nội dung quan trongđòi hỏi phải có sự phối hợp của nhiều lĩnh vực hoạt động, mà chủ yếu phốihợp với bộ máy quản lý dựa trên nền tảng đã quy định của nhà nước Đồngthời, việc ứng dụng tin học đã tiết kiêm được rất nhiều thời gian, công sức củacon người và dảm nhẹ bộ máy quản lý vốn rất cồng kềnh, kém hiệu quả từxưa tới nay

Hiện nay việc quản lý nhân sự trong các công ty gặp rất nhiều khókhăn Đây là vấn đề hết sức phức tạp Từ thực tế đặc thù riêng của các công

ty, lượng nhân viên khá phong phú, cùng với các đối tượng có trình độchuyên môn khác nhau Do đó phải tin học hoá quản lý, phải giảm thiểu thờigian công sức cho bộ máy quản lý

Để ứng dụng máy tính vào công tác quản lý nhân sự thì phải nắm chắc

cơ chế quản lý, trình độ của các nhân sự trong cơ quan Để máy tính trợ giúpmột cách có hiệu quả và chính xác, không những phụ thuộc vào người lậptrình có trình độ mà phải có kiến thức về nghiệp vụ chuyên môn và lòng yêunghề

II.NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CHƯỢNG TRÌNH

Để đưa tin học hoá vào quản lý có hiệu quả, sử dụng tốt các thiết bị thìcần phải có sự hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo đúng quy định củađợn vị cũng như của ngành, đường lối chính sách của đảng, nhà nước.

Hiệu quả của phần mềm quản lý phụ thuộc nhiều vào khả năng hiểubiết của người phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Nó làm tiền đề choviệc xây dựng chương trình, vì vậy công việc phải tỉ mỉ, thận trọng chi tiết,chính xác Qua đó sẽ thấy được lưu chuyển các luồng dữ liệu mà hệ thốngthực hiện

Như vậy việc phận tích và thiết kế hệ thống là phần quan trọng đầu tiêncho hiệu quả hoạt động chương trình sau này

Trong quá trình phân tích ta thấy:

Sơ đồ luồng dữ liệu cho ta biết được yêu cầu của người sử dụng, môhình của hệ thống thông tin lưu chuyển từ quá trình ngày qua quá trình khác

Sự liên kế dữ liệu đầu vào qua quá trình xử lý sẽ cho ta những thông tincủa dữ liệu đầu ra

1 Ứng dụng của tin học trong công tác quản lý

Hiện nay với sự phát triển hết sức mạnh mẽ của cách mạng khoa học kỹthuật, trong đó công nghệ thông tin là ngành phát triển một cách vượt bậc vàphù hợp với nhiều ngành nghề

Đặc biệt trong công tác quản lý nó không thể tách rời việc tìm hiểu hoạtđộng của các cơ quan, xí nghiệp và cách thức xử lý thông tin cả các bộ phậntrong dơn vị đó Ngày nay tin học đã và đang khẳng định được mình và ngàycàng đứng vững vì nó có những ưu thế sau:

+ Có khả năng lưu trữ và xử lý thông tin lớn

+ Thông tin được xử lý chính xác, nhanh chóng theo yêu cầu của người

xử dụng, thời gian xử lý nhan, trình bầy đẹp

+ Lưu trữ dữ liệu khoa học gọn nhẹ, thuận tiện an toàn và tiết kiệm.+ Chi phí nhỏ, ít tốn kém

Điều này chứng tỏ máy tính là một công cụ để quản lý rất có hiệu quả.

Để có được điều đó không chỉ có kiến thức nhất định về chuyên môn mà cầnphải có kiến thức cơ bản về quản lý và nghiệp vụ, hiểu rõ các chức năng các

bộ phân về nghiên cứu

Mức độ hiệu quả của việc ứng dụng máy tính nhanh hay chập còn phụthuộc vào sự hiểu biết của người phân tích và thiết kế hệ thống Ứng dụng củamáy tính như là một công cụ để thu thập, xử lý, cung cấp các thông tin cầnthiết cho các nhà quản lý trong công việc

2.Mục đích của để tài

Qua nghiên cứu mô hình quản lý Công Ty tin hoc Trường Giang nóichung và hệ thống quản lý nhân sự nói riêng, muốn tin học hoá ta cần xâydựng phần mềm quản lý nhân sự nhàm mục đích sau:

+ Thực hiện quá trình quản lý cán bộ, nhân viên của Công Ty tin họcTrường Giang

+ Lưu trữ các thông tin liên quan đến nhân viên đã và đang làm việc tạicông ty

+ Cập nhật sửa đổi các thông tin liên quan đến nhân sự: lý lịnh, hệ sốlương, ngày công, ngày nghỉ của nhân viên…

+ Tạo cập nhật sửa đổi các thông tin về nhân sự của Công Ty

+ In danh sách nhân viên của từng phòng, từng bộ phận theo thông sốcần thiết, theo sự yêu cầu và kiểm tra của cấp trên

+ In bảng chấm công hàng tháng của từng nhân viên theo từng phòngban, từng bộ phận

+ In danh sách đảng viên, đoàn viên…

+ Kết xuất các biểu mẫu báo các một cách đầy đủ, chi tiết, khoa họctheo yêu cầu của người sử dung, theo từng tháng, quý năm hay một yêu cầu

cụ thể khác như giới tính, trình độ chuyên môn, ngoại ngữ…

Công tác quản lý nhân sự là một công việc hết sức khó khăn, tốn kém

về thời gian, công sức Mục đích của quản lý nhân sự là làm sao lưu trữ đượcthông tin về con người của Công Ty sao cho hiệu quả công việc đạt được caonhất trong cùng một thời gian làm việc và phải thoả mãn các điều kiện chongười lao động Các nhà quản lý phải biết xăp xếp và xử lý các thông tin vềngười lao động một cách có khoa học thoả đáng từ khi người lao động nộp hồ

sơ đến khi ký hợp đồng xắp xếp vào các phòng ban, các tổ khi người lao động

đã làm việc thì phải kiểm tra, đôn đốc có khen thưởng và kỷ luật Quản lýnhân sự gồm nhiều hệ thống con phân biệt với từng mục tiêu và nhiệm vụ cụthể của công tác quản lý Với mỗi cơ quan hệ thống được chia làm nhiềuphòng ban, mỗi phòng ban có một chức năng riêng trong cơ quan và nó baogồm như sau:

a.Chức năng cập nhật.

Để hệ thống có nguồn gốc dữ liệu thống nhất phục vụ cho việc quản lý, trướchết ta phải cung cấp cho hệ thống một số thông tin chung để thuận tiện choquá trình xử lý, các thông tin này được truy xuất thông qua mã của chúng vàphải nhập vào hồ sơ như sau:

+ Cập nhật danh sách nhân viên (theo hồ sơ)

+ Nhập vào hồ sơ nhân viên mới chuyển đến hay mới tuyển dụng.+ Nhập danh sách phòng ban

+ Cập nhật thông tin cho từng phòng ban, từng bộ phận, từng nhânviên

+ Cập nhật các thông tin về sự thay đổi hệ số lương, bậc lương, ngạchlương của cán bộ nhân viên

+ Cập nhật danh sách (bảng chấm công) ngày làm việc, ngày nghỉ ốmcủa từng nhân viên

b.Chức năng tra cứu

Với các dữ liệu đã được cập nhật, để đáp ứng nhu cầu đã đặt ra ta cầnphải xử lý các dữ liệu này Theo yêu cầu quản lý trong Công Ty hệ thống cần

có các chức năng tra cứu sau:

Tra cứu thông tin theo yêu cầu của người sử dụng như:

+ Tìm kiếm nhân viên theo tên

+ Tìm kiếm nhân viên theo ngày sinh

+ Tìm kiếm nhân viên theo dịa chỉ

+ Tìm kiếm nhân viên theo ngạch bậc

+ Tìm kiếm nhân viên theo trình độ chuyên môn

+ Tìm kiếm nhân viên theo trình độ chính trị

+ Tìm kiếm nhân viên theo trình độ tin học

c.Chức năng thống kê.

Từ nguồn dữ liệu đã cập nhật như trên hệ thống sẽ đưa ra các bảng báocáo thống kê tổng quát hay chiết về nhân sự của cơ quan tuỳ theo yêu cầu lựachọn cụ thể là:

+ Lập danh sách cán bộ, nhân viên toàn cơ quan

+ Lập danh sách cán bộ, nhân viên của từng phòng ban

+ Lập danh sách cán bộ, nhân viên là đảng viên

+ Lập danh sách cán bộ, nhân viên là đoàn viên

+ Lập danh sách cán bộ, nhân viên theo ngạch, bậc lương

+ Lập danh sách cán bộ, nhân viên theo trình độ

+ Lập danh sách cán bộ, nhân viên theo giới tính

4.Các bước xây dựng hệ thống thông tin.

Việc xây dựng hệ thống này được thực hiện qua năm giai đoạn sau:

a Nghiên cứu sơ bộ và lập dự án.

Khi tiến hành tìm kiếm, khảo sát hệ thống cũ ta phải phát hiện ranhững nhược điểm còn tồn đọng, đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới

Cần tham khảo ý kiến lãnh đạo của công ty để nắm được yêu cầu của

họ nhằm định hướng cho hệ thống mới

Phải nên ra được tính khả thi của bài toán và có định hướng cho giaiđoạn tiếp theo

b Phân tích hệ thống

Phải tiến hành phân biệt một cách chi tiết hệ thông hiện tại để xâydựng các lược đồ cũ trên cơ sở đó xây dựng lược đồ khái niệm cho hệ thốngmới

c Thiết kế tổng thể

Nhằm xác định vai trò, vị trí của máy tính trong hệ thống mới, phântích rõ việc nào cần phải làm bằng thủ công do con người đảm nhiệm

d Thiết kế chi tiết

Thiết kế các công việc thủ công để giải quyết việc xử lý thông tin trướckhi đưa vào máy tính một số công việc sau khi được máy tính xử lý đưa ra Thiết kế các tệp dữ liệu

Thiết kế các thủ tục thông tin trên máy tính

Thiết kế các dao diện với người sử dụng

Thiết kế các modul chương trình

Thiết kế mẫu thử và chạy thử chương trình

Hướng dẫn sử dụng làm việc với chương trình, cài đặt chương trìnhkhi có sự cố, bảo quản dữ liệu

Đánh giá được các mặt ưu điểm, nhược điểm của hệ thống mới

e Cài đặp, lập trình

Chọn ngôn ngữ lập trình

Cài đặt các tệp, viết các đoạn chương trình chung

Soạn thảo chương trình cho từng cấp sử lý

Khai thác và bảo trì

Điều chỉnh theo yêu cầu mới

Cải thiện hiệu năng của hệ thống.

Kết luận

Qua cách tổ chức và quản lý của Công Ty tin học Trường Giang ta cầnphải xây dựng một phần mềm “Quản lý nhân sự” sao cho:

+ Đáp ứng được hầu hết các chức năng cần thiết

+ Chương trình đơn giản, dễ sử dụng

+ Dao diện đẹp

+ Chương trình phải có tính mở cao

Để xây dựng một chương trình thoả mãn các điều kiện trên ta cần thiết

Báo cáo định kỳ thường xuyên có thể sửa đổi và bổ sung, với kinh phínhỏ

b Bảo mật

Chương trình cần có tính bảo mật trong một số chức năng như sử dụngchương trình

III HẠN CHẾ CỦA HỆ THỐNG CŨ

Khi chưa có ứng dụng của tin học vào công tác quản lý thì công việcquản lý của Công ty đều được làm hoàn toàn bằng phương pháp thủ công, tức

Tóm lại việc quản lý theo phương thức thủ công rất tốn kém về thờigia, nhân lực, hơn nữa độ chính xác lại không cao, tốc độ sử lý chậm do vậykhông đáp ứng được kịp thời các yêu cầu của công ty Vì vậy cần phải có mộtphần mềm cho hệ thống quản lý nhân sự cho Công ty tin học Trường Giang

để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu nói trên

IV YÊU CẦU ĐỔI MỚI CỦA HỆ THỐNG

Để khắc phục những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ thì đơn vịcần phải xây dựng một hệ thống quản lý bằng thông tin tự động

Trong thực trạng hiện nay của Công ty tin học Trường Giang có đủđiều kiện để xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự bằng máy tính

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

I MỤC ĐÍCH CHUNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH

Chương trình quản lý nhân sự Công Ty tin học Trường Giang là mộttrong những ứng dụng tin học vào quản lý Mục đích của chương trình là chophép lưu trữ, tìm kiếm thống kê, cập nhật thông tin về hồ sơ nhân sự của cácnhân viên trong công ty một cách tổng thể từ khi chuyển đến công tác cho đếnkhi nghỉ làm

II PHÂN TÍCH CHUNG

Đưa vào hệ thống mới những yêu cầu nhiệm vụ của người sử dụng màchưa có trong hệ thống cũ thường là các yêu cầu được sử lý nhanh hơn, chínhxác hơn và một số phân tích chưa có trong hệ thống phân tích hiện tại

Các mô hình phục vụ trong giai đoạn này:

- Mô hình phân rã chức năng và mô hình luồng dữ liệu

- Mô hình thực thể liên kết và mô hình quan hệ để phân tích về dữ liệucủa hệ thống

Tìm hiểu hệ thống cũ

làm như thế nào?

Xác định hệ thống mới làm như thế nào?

Xác định hệ thống mới làm gì

1 Khảo sát hệ thống

2 Phân tích hệ thống

Thiết kế hệ thống

2

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG

II THIẾT KẾ MÀN HÌNH

Hệ thống bao gồm một số chức năng sau:

* Mô hình thực thể liên kết

* Mô hình phân rã chức năng

* Một số màn hình dao diện chính

1 Màn hình dao diện của đồ án

Theo mã nhân vien

Danh sách nhân sự Danh sách nghỉ

2.Màn hình chức năng chính

3.Màn hình chức năng quản lý hồ sơ

4 Màn hình chức năng quản lý hồ sơ về sơ yếu lý lịch

5.Màn hình chức năng quản lý hồ sơ về quá trình công tác

6.Màn hình chức năng quản lý hồ sơ về quản lý nhập lương.

7 Màn hình chức năng quản lý hồ sơ về quá trình công tác

8 Màn hình chức năng quản lý hồ sơ về khen thưởng kỷ luật

9 Màn hình về chức năng báo cáo

10 Màn hình chức năng tìm kiếm

11.Màn hình chức năng tìm kiếm theo họ và tên

12 Màn hình chức năng tìm kiếm theo đối tượng

13 Màn hình chức năng tìm kiếm theo mã nhân viên

14 Màn hình chức năng tìm kiếm theo chức vụ