tiểu luận Tổ chức khai thác và sử dụng nguồn tạp chí tại Trung tâm Thông tin Tư liệu khoa học và Công nghệ

Với lịch sử 40 năm xây dựng và phát triển, Trungtâm đã xây dựng được một tiềm lực thông tin tư liệu tương đối mạnh,trong đó có tạp chí, với một lượng tương đối lớn tạp chí dưới dạng in &

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

Trung tâm TTTLKH&CN: Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học

và Công nghệ Quốc Gia

CSDL: Cơ sở dữ liệu : C¬ së d÷ liÖu

CDS/ISIS: Computerized Documentation System/Integrated Set ofInformation System

ISBD: International Standard Book Number : InternationalStandard Book Number

TCVN: Tiêu chuẩn Vịêt Nam

VISTA: Vietnam Infomation Network for Science and TechnologyAdvance

CD-ROM: Compact Disk- Read Only Memory

ISSN: International Seria Standard Number

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài.

Tạp chí khoa học là một trong những loại hình mang tin chủ yếu vềkhoa học và công nghệ, vì vậy nó giữ vai trò rất quan trọng trong lĩnhvực nghiên cứu khoa học Đối với người dùng tin, tạp chí là một kênhtrao đổi thông tin rất quan trọng trong cộng đồng khoa học; đối với thưviện, tạp chí khoa học là nơi lưu giữ các thành quả nghiên cứu mà ở đóngười ta có thể theo dõi sự phát triển tri thức của nhân loại Có thể nói,tạp chí khoa học là một trong những loại hình tư liệu giữ vai trò quyếtđịnh trong việc mở mang, truyền bá và lưu giữ tri thức

Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia(TTTTTLKH&CNQG) là cơ quan thông tin thư viện về KH&CN lớnnhất nước ta hiện nay Với lịch sử 40 năm xây dựng và phát triển, Trungtâm đã xây dựng được một tiềm lực thông tin tư liệu tương đối mạnh,trong đó có tạp chí, với một lượng tương đối lớn tạp chí (dưới dạng in &Microfilm) cũng như các cơ sở dữ liệu (CSDL) thư mục về thông tintrong tạp chí, đã góp phần không nhỏ vào công tác phục vụ nghiên cứukhoa học, phát triển công nghệ của các nhà khoa học, các cán bộ, kỹ sư,các nhà sản xuất, sinh viên,v.v trong sự nghiệp công nghiệp hoá hiệnđại hoá đất nước (CNH- HĐH)

Công tác tổ chức khai thác và sử dụng nguồn tạp chí là một trongnhững hoạt động khoa học rất quan trọng đối với bất kỳ một thư việnnào Bởi vì tạp chí là một loại hình tư liệu có những đặc thù riêng nhưmột tên tạp chí gồm nhiều năm, nhiều tập, nhiều số thông tin trong tạpchí thường là những kết quả nghiên cứu mới, vì vậy, nó đòi hỏi phảimang tính liên tục đầy đủ, chính xác, kịp thời

Trong thời đại xã hội thông tin hiện nay, với sự phát triển như vũ bãocủa các ngành công nghệ cao, đặc biệt là công nghệ thông tin, nhu cầutin của người dùng tin đã thay đổi vượt bậc cả về chất và số lượng, bởivậy, với thực trạng tiềm lực tạp chí của Trung tâm hiện nay, cần cónhững giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng nguồn tinquý giá này.

Chính vì vậy tôi đã chọn vấn đề ”Tổ chức khai thác và sử dụng nguồn tạp chí tại Trung tâm Thông tin Tư liệu khoa học và Công nghệ " để làm đề tài khoá luận của mình Đề tài này cũng xem xét đánh

giá thực trạng của Trung tâmTTTLKH- CNQG, qua đó để nhận biếtTrung tâm đang hoạt động nh thế nào và mức độ đáp ứng nhu cầu tincủa bạn đọc ra sao? Từ đó tìm ra nguyên nhân và đưa ra các giải pháp

hỗ trợ cho hoạt động thông tin thư viện nhằm đáp ứng nhu cầu ngàycàng cao của bạn đọc

Tổ chức và khai thác kho tạp chí tại Trung tâm TTTLKH&CNQG

4 Cơ sở lí luận và phương pháp luận.

Khoá luận được trình bày dùa trên đường lối chính sách của Đảng vàNhà nước ta về văn hoá nói chung và về công tác thông tin - thư viện.Trong quá trình nghiên cứu người viết đã sử dụng các phương pháp:Phân tích tổng hợp, khảo sát thực tiễn, thống kê số liệu để làm sáng tỏnội dung đề tài

5 Kết cấu của khoá luận.

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo,khoá luận còn được chia làm 3 chương.

CHƯƠNG 1: Giới thiệu về Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học

&Công nghệ Quốc gia.

1.1 Quá trình phát triển.

1.2 Chức năng, nhiệm vụ.

1.3 Những dịch vụ thông tin thư viện cơ bản.

CHƯƠNG 2:Thực trạng nguồn lực và việc tổ chức, khai thác, sử dụng tạp chí tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học & Công nghệ Quốc gia.

3.1 Nhu cầu sử dụng thông tin trong tạp chí tại Trung tâm TTTLKH&CNQG.

3.2 Kinh nghiệm tổ chức khai thác và sử dụng tạp chí ở một số nước 3.3 Các giải pháp nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng tạp chí tại Trung tâm TTTLKH&CNQG.

Trong quá trình viết khoá luận, tôi xin chân thành bày tỏ lòng biết ơnđến TS Đặng Xuân Chế- Giáo viên hướng dẫn, các thầy cô giáo trong

bộ môn TT-TV, các cán bộ của Trung tâm TTTLKH&CNQG đã nhiệttình hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành khoá luận này Mặc dù có nhiều

cố gắng nhưng do hạn chế về mặt thời gian cũng như kiến thức nênkhoá luận không tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mạng nhận được sựđóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các bạn sịnh viên để khoá luậnnày được hoàn chỉnh hơn

Hà nội ngày 10/05/2003

CHƯƠNG 1

GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN

TƯ LIỆU KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA

Nhằm đẩy mạnh công tác phục vụ cho Khoa học và Công nghệ, năm

1960 Thư viện khoa học và Kỹ thuật Trung ương đã được hình thành trên

cơ sở tách ra từ Thư viện Khoa học Trung ương

Hoạt động thông tin khoa học và công nghệ đã được Đảng và Nhànước ta quan tâm từ những năm 60 của thế kỷ XX Đặc biệt trong giai đoạnhiện nay, khi khoa học và công nghệ đã chiếm một vị trí quan trọng trongcông cuộc phát triển Kinh tế- Xã hội, của đất nước, thì hoạt động thôngtin lại càng được chú trọng hơn nữa Để tăng cường công tác thông tinKhoa học và Kỹ thuật, năm 1972 Nhà nước thành lập Viện Thông tin Khoahọc Kỹ thuật Trung ương

Vào những năm cuối của thập niên 80, đất nước ta bước vào thời kỳphát triển mới, đó là sự chuyển dịch nền kinh tế tập trung bao cấp sang nềnkinh tế thị trường Sự phát triển của nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải có

sự giao lưu thông tin rất lớn và phải đạt chất lượng cao Thực trạng đó đặt

ra yêu cầu cần thiết phải có cơ quan thông tin đủ mạnh cung cấp thông tinhoàn chỉnh, phong phú đầy đủ và chính xác Qua một htời gian nghiên cứunhận định thực tế, Ủy ban Khoa học nhà nước (nay là Bộ Khoa học và

Công nghệ) đã ra quyết định 478/TCCB ngày 24/09/1990 hợp nhất hai đơn

vị là :"Thư viện Khoa học Kỹ thuật trung ương" và " Viện thông tin Khoahọc Kỹ thuật trung ương" thành" Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học vàCông nghệ Quốc gia"

Việc thành lập Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệQuốc gia nhằm tích hợp hai hoạt động Thông tin và Thư viện vào một thểthống nhất nhằm nâng cao chất lượng công tác phục vụ thông tin cho mọiđối tượng dùng tin một cách tốt nhất Mặt khác, góp phần đáng kể vào việchiện đại hóa các hoạt động Thư viện, nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc

1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ.

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm, vào dây chuyền Côngnghệ Thông tin - Thư viện và năng lực cán bộ, khả năng cơ sở vật chất và

kỹ thuật hiện có và sẽ có, Bộ Khoa học và Công nghệ Môi trường (nay là

Bộ khoa học và Công nghệ) đã thống nhất xây dựng cơ cấu tổ chức củaTrung tâm gồm 14 phòng và đơn vị như sau:

- Văn phòng

- Phòng Quản lý hoạt độngt hông tin

- Phòng Quan hệ quốc tế

- Phòng Phát triển các nguồn tin

- Phòng Xây dựng cơ sở dữ liệu thư mục

- Phòng Nghiên cứu và phân tích thông tin

- Phòng Phổ biến khoa học và công nghệ

- Trung tâm Infoterra VietNam

Để hõ trợ Ban giám đốc trong công tác quản lý và điều hành, Trung tâm

có hai tổ chức phi hình thức sau:

+ Hội đồng Trung tâm: Bao gồm Giám đốc, các Phó Giám đốc, các Thủ

trưởng đơn vị trực thuộc.

+ Hội đồng khoa học: Cơ quan tư vấn cho Giám đốc về học thuật Hộiđồng hoạt động theo điều lệ do Giám đốc Trung tâm ban hành

Trung t©m infoterra VietNam

Sơ đồ 1 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và

Công nghệ Quốc Gia

Chức năng nhiệm vụ:

Trung tâm Thông tin tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia là cơ

quan Thông tin- Tư liệu lớn nhất cả nước trong lĩnh vực Khoa học và Công

nghệ Với nguồn tài liệu phong phú cùng rất nhiều sản phẩm và dich vụ

thông tin đa dạng, ở một mức độ nhất định đã đáp ứng được những nhu cầuthông tin khoa học kỹ thuật và sản xuất trong nước Theo"Điều lệ tổ chức

và hoạt động" Trung tâm thực hiện 5 vai trò cơ bản sau:

- Là trung tâm thông tin đầu ngành của toàn mạng lưới thông tin - Tư liệuquốc gia về lĩnh vực khoa học và công nghệ

- Là cơ quan nghiên cứu và triển khai trong lĩnh vực khoa học thông tinthư viện

- Là cơ quan đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ thông tin thư - viện cho toànmạng lưới Thông tin - Tư liệu quốc gia

- Là Thư viện đa phương tiện công cộng quốc gia về Khoa học - Côngnghệ Nhà cung cấp dịch vụ Internet(ISP) dùng riêng và nhà cung cấpnội dung (ICP) về khoa học công nghệ quy mô quốc gia

Với các chức năng trên trung tâm đã tiến hành thực hiện hàng loạtnhững nhiệm vụ chủ yếu như như sau:

- Tổ chức, xây dựng trình Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ phê duyệt

kế hoạch công tác thông tin tư liệu khoa học công nghệ và môi trườngtrong cả nước, tổ chức thực hiện kế hoạch đó Theo dõi và kiểm tra hoạtđộng thông tin tư liệu khoa học công nghệ và môi trường các ngành cáccấp

- Tổ chức thúc đẩy và hoàn thiện hệ thống thông tin Tư liệu Khoa họcCông nghệ và Môi trường quốc gia Hướng dẫn xây dựng các tổ chức thôngtin tư liệu thích hợp ở từng cấp kể cả mạng lưới các Thư viện Khoa học và

Kỹ thuật

- Thực hiện các chức năng quản lý nhà nước đối với việc đảm bảo cácnguồn thông tin tư liệu khoa học và công nghệ Tham gia quản lý việc xuấtbản các Ên phẩm thông tin khoa học công nghệ và môi trường

- Tổ chức và thực hiện công tác đăng ký đề tài nghiên cứu triển khai và kếtquả nghiên cứu triển khai khoa học công gnhệ trên quy mô toàn quốc

- Thu thập, tạo lập, bảo quản, lưu trữ và phát triển các nguồn thông tin tưliệu về khoa học và công nghệ trong và ngoài nước Xây dựng vốn thôngtin tư liệu đáp ứng các nhu cầu phát triển kinh tế- xã hội, khoa học côngnghệ và môi trường.

- Xử lý phân tích - tổng hợp các nguồn thông tin tư liệu trong và ngoàinước, nhằm tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin đáp ứng nhu cầu củangười dùng tin và bạn đọc dưới dạng các mục lục thư viện, mục lục liênhợp, thông báo tài liệu mới, thư mục chuyên đề, tạp chí tóm tắt, bản tin,tổng luận, tài liệu tra cứu, các cơ sở dữ liệu tư liệu và dữ kiện tiến tới tạolập ngân hàng thông tin quốc gia về khoa học công nghệ và môi trường

- Tổ chức, cung cấp thông tin tư liệu cho các yêu cầu về xét duyệt, đánh giácác chương trình, đề tài nghiên cứu, giám địnhcông nghệ, thẩm định các dự

án đầu tư, các dự án phát triển kinh tế - xã hội

- Tổ chức đào tạo và nâng cảotrình độ chuyên môn và nghiệp vụ cho cán

bộ về công tác thông tin tư liệu, mở các líp học và khóa học cơ sở, chuyên

đề và sau đại học về Thông tin tư liệu và thư viện

- Tuyên truyền và phổ biến các thành tựu khoa học và công nghệ trong vàngoài nước

- Tham gia hoạt động hợp tác quốc tế, đề xuất các nội dung và tổ chức thựchiện các kế hoạch hợp tác quốc tế về Thông tin - Thư viện, kể cả trao đổi

và cho mượn tài liệu của thư viện

- Thực hiện các nhiệm vụ Thông tin - Tư liệu về khoa học công nghệ vàmôi trường (kể cả dịch vụ đào tạo, nghiên cứu và thiết kế hệ thống thông

tin), trang bị công nghệ thông tin mới, sao chụp tài liệu, tư vấn chuyển giaocông nghệ, cho mọi đối tượng có yêu cầu.

- Quản lý và tổ chức cán bộ, tài sản và hồ sơ tài liệu của Trung tâm theo sựphân cấp của Bộ

Nếu làm tốt những nhiệm vụ trên, Trung tâm sẽ phát triển, tạo dựngđược nền tảng cơ sở hạ tầng vững chắc phục vụ cho hoạt động Khoa họcCông nghệ - mét hoạt động được coi là then chốt cho sự phát triển của đấtnước

Trong kế hoạch hành động 2000- 2005 của mình Trung tâm sẽ tập trungthực hiện một loạt các công việc trong đó có 4 hướng đột phá là

- Đẩy mạnh công tác phục vụ thông tin cho công tác hoạch định, chínhsách, chiến lược và ra quyết định

- Đẩy mạnh công tác công nghệ thông tin

- Tăng cường công tác phục vụ thông tin cho địa phương, vùng sâu,vùng xa

- Xây dựng thư viện điện tử

1.3 Những dịch vụ thông tin Thư viện cơ bản

Kể từ đầu thập kỉ 80 đã diến ra những biến đổi sâu sắc trong toàn bộ cácquá trình của thông tin khoa học, mục tiêu của những biến đổi Êy là dùatrên những thành tựu của công nghệ tin học, tạo ra những sản phẩm và dịch

vụ phù hợp Các cơ quan Thông tin - Thư viện giúp con người ở mọi nơi cóđiều kiện nghiên cứu và học tập thông qua việc truy nhập và khai thácnguồn trí tuệ chung của loài người

Trong điều kiện đất nước ta hiện nay, cùng với sự chuyển đổi của nềnkinh tế - xã hội thì nhu cầu được cung cấp thông tin ngày càng nhiều và đòihỏi nguồn thông tin cung cấp phải đạt chất lượng cao Do vậy, phát triểndịch vụ thông tin thư viện chính là góp phần vào việc phát triển ngành công

nghiệp thông tin cho nền kinh tế.

Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học & Công nghệ Quốc gia là cơquan đầu ngành của cả nước về thông tin khoa học và công nghệ Các hoạtđộng của Trung tâm hiện nay đều nhằm thúc đẩy công tác quản lý và đàotạo, hỗ trợ nghiên cứu khoa học, áp dụng các thành tựu khoa học công nghệthông qua sử dụng có hiệu quả các nguồn lực Thông tin Tư liệu Khoa họcCông nghệ

Mét trong những nhiệm vụ quan trọng của Trung tâm là tổ chức, thựchiện các dịch vụ phù hợp để chia sẻ nguồn lực và cung cấp thông tin khoahọc công nghệ một cách nhanh chóng, kịp thời, toàn diện và đầy đủ, phục

vụ có hiệu quả công tác xét duyệt đề tài và nghiên cứu ứng dụng khoa họccông nghệ, giảng dạy và đào tạo

Các dịch vụ thông tin chính của Trung tâm hiện nay bao gồm:

- Dịch vụ thư viện

- Dịch vụ mạng VISTA

- Cung cấp thông tin theo chuyên đề

- Cung cấp cơ sở dữ liệu trên CD-ROM

- Cung cấp bản sao tài liệu gốc

- Cung cấp Ên phẩm thông tin

- Tìm tin theo yêu cầu

- Phát triển phần mềm thư viện

* Dịch vụ thư viện:

Thư viện Khoa học Kỹ thuật Trung ương thuộc Trung tâm Thông tin Tưliệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia có số lượng Sách - Báo về các lĩnhvực Khoa học Công nghệ phong phú, đa dạng, có khả năng phục vụ nhucầu đọc và người dùng tin đến nghiên cứu tài liệu có trong thư viện và tìmtin trên mạng cục bộ và mạng diện rộng ở Trung tâm

*Dịch vụ mạng VISTA:

Đây là mạng thông tin do Trung tâm xây dựng và quản lý, bao gồm cácngân hàng dữ liệu khoa học và công nghệ lớn nhất Việt nam, tập hợp đượcnhiều cơ sở dữ liệu trong và ngoài nước

Người dùng tin tham gia mạng VISTA đều có quyền :

- Truy nhập và tìm tin theo chế độ trực tuyến (OnLine) trong ngân hàng

dữ liệu VISTA

- Nhận các bản tin điện tử về các lĩnh vực khác nhau

- Truy cập 12 Ên phẩm thông tin do Trung tâm phát hành

- Khai thác miễn phí dịch vụ Internet như www, FPT, Email

Các cơ quan và cá nhân là thành viên mạng VISTA sẽ nhận được các bảntin điện tử như:

- Kinh tế, khoa học, công nghệ và môi trường Việt Nam phát hành hàngtuần

- Chiến lược phát triển, 2 kỳ/ tháng

- MBP - Môi trường và phát triển bền vững, 2 kỳ/ tháng

- Nông thôn đổi mới, 2 kỳ/ tháng

- Hội nhập và phát triển- giới thiệu thành tựu và hoạt động khoa học côngnghệ của các nước ASEAN 1 số/ tháng

Ngoài ra các thành viên còn có thể truy cập các xuất bản phẩm của Trungtâm

- KCM- Thông tin Khoa học Công nghệ và Môi trường, 12 số/ năm

- Tổng luận Khoa học Kỹ thuật - Kinh tế, 12 số/ năm

- Thông tin và Tư liệu, 4 số/ năm

- VDN- Vietnam Development News, 6 số/ năm (bằng tiếng Anh)

- Vietnam infoterra Newsletter, 4 số/ năm (bằng tiến Anh)

Các xuất bản phẩm này trước đây chỉ phát hành trên giấy, nay có thể đọcđược từ mạng VISTA

Bên cạnh các Ên phẩm do Trung tâm biên soạn, thành viên tham gia mạngVISTA còn có thể khai thác các tạp chí và bản tin của một số đơn vị thànhviên khác như:

- Tạp chí Hoạt động Khoa học của Bộ khoa học Công nghệ và Môitrường, 1 số/ tháng

- Tạp chí Khoa học và Tổ quốc của Bộ khoa học công nghệ và môitrường, 1 số/ tháng

- Bản tin sản xuất và thị trường nông thôn của Bộ Nông nghiệp và Pháttriển nông thôn, 1 số/ tháng

- Báo Khoa học và Phát triển- Tuần báo số/ tháng của Bộ khoa học Côngnghệ và Môi trường

- Thư viện điện tử (Email) là một dịch vụ quan trọng của mạng VISTA.Người dùng tin tham gia mạng có thể trao đổi nthư tín qua mạng, có thể

có địa chỉ Internet để trao đổi thư điện tử trong nước và quốc tế

* Dịch vụ cung cấp thông tin chuyên đề:(Còn gọi là dịch vụ phổ biến chọn lọc thông tin)

Dịch vụ này cung cấp các tập thư mục các tài liệu mới nhất được chọnlọc theo từng chuyên đề nhất định Người sử dụng dịch vụ sẽ đăng kínhững chuyên đề phù hợp theo diện quan tâm và nhận được các tài liệu phùhợp được chọn lọc từ các nguồn thông tin đã đăng kí do Trung tâm thu thậpđược Dịch vụ này đã được thực hiện ở Trung tâm nhiều năm nay và đãnhận được sự hưởng ứng rộng rãi của hàng trăm cơ quan nghiên cứu và đàotạo cũng như các chương trình và đề tài nghiên cứu

Đây là dịch vụ nhằm giúp người dùng tin nắm bắt nhanh chóng, đầyđủ,toàn diện thông tin mới nhất hoặc những thành tựu mới trong lĩnh vực

mà mình quan tâm

* Cung cấp Cơ sở dữ liệu trên CD-ROM:

Để tạo điều kiện cho người dùng tin có thể khai thác một số CSDLtrong ngân hàng dữ liệu VISTA theo chế độ không trực tuyến (OFFLINE).Trung tâm bao gói và cung cấp một số CSDL tổng hợp quan trọng trên đĩaCD-ROM về đề tài khoa học và công nghệ hoặc theo chuyên ngành hẹpnhư: Công nghệ sinh học, Vật liệu, Hóa học, Toán học, Môi trường, Điệntử- tin học, kèm theo phần mềm tìm tin dễ sử dụng.

Với các CSDL trên CD-ROM người dùng tin sẽ có một công cụ hoànchỉnh phục vụ cho tra cứu các tài liệu khoa học và công nghệ Việt Nam vàthế giới có tại Việt Nam

*Dịch vô cung cấp bản sao tài liệu gốc:

Dùa trên nền tảng kho tư liệu phong phú và quan hệ hợp tác quốc tế,trung tâm thực hiện dịch vụ bản sao tài liệu gốc cho người dùng tin theoyêu cầu Đặc biệt Trung tâm có khả năng chia sẻ nguồn tin tạp chí khoa học

và công nghệ nước ngoài với các cơ quan nghiên cứu đào tạo thông qua saochụp tạp chí chọn lọc theo yêu cầu

*Cung cấp Ên phẩm thông tin:

Để đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng tăng của người dùng tin, hàngnăm Trung tâm Thông tin Tư liệu đã biên soạn và phát hành nhiều Ênphẩm thông tin như:

- Tạp chí Thông tin và tư liệu, 4 số/năm

- Khoa học - Công nghệ - Môi trường, 12 số/ năm

- Tổng luận Khoa học - Kỹ thuật - Kinh tế, 12 số/ năm

- Tạp chí Tóm tắt tài liệu Khoa học và Công nghệ Việt Nam, 12 số/năm

- Thông báo tài liệu mới, 6 số/năm

- Vietnamese Scientific and Technical Abstráchỉ tiêu, 4 số/ năm

- Viêtnam Infoterra Newsletter, 4 số/ năm.

*Dịch vụ tìm tin theo yêu cầu:

Để tạo điều kiện cho cơ quan, cá nhân có thể đặt yêu cầu tìm tin chuyênbiệt theo chủ đề, đề tài riêng Trung tâm thực hiện dịch vụ tìm tin theo yêucầu

Người dùng tin có thể đến Trung tâm để trực tiếp trao đổi với các cán bộthông tin chuyên nghiệp của Trung tâm, gọi điện thoại hoặc gửi thư/ Faxcho Trung tâm và nêu rõ câu hỏi của mình

Các yêu cầu sẽ được thực hiện nhanh chóng bằng các CSDL đã tin họchóa trên mạng Internet

Kết quả tìm tin sẽ là các danh mục các tên tài liệu phù hợp với yêu cầutìm tin Kết quả sẽ được in trên giấy hoặc sao sang đĩa mềm theo mã chuẩnTCVN 5712-1993 (phông chữ ABC)

*Dịch vụ phát triển phần mềm thư viện:

Là một cơ quan đầu ngành về Thông tin - thư viện, Trung tâm Thông tin

Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia có nhiều năm kinh nghiệm trongthiết kế, xây dựng các hệ thống thông tin - thư viện tin học hóa dùa trên cơ

sở phần mềm thư viện nổi tiếng CDS/ISIS do UNESCO phát triển và đượcTrung tâm việt hóa theo mã chuẩn quốc gia (Bộ mã ABC)

CDS/ISIS là một phần mềm cho công tác thông tin và thư viện được coi

là tốt nhất cho các nước đang phát triển CSDL được xây dựng bằngCDS/ISIS có thể đưa lên Internet và truy nhập trên Web

Trung tâm có thể thực hiện các dịch vụ phân tích và thiết kế hệ thống,chuyển giao công nghệ theo nhiều phương thức như trọn gói, thiết kế theoyêu cầu, chuyển giao theo chương trình hoặc đào tạo sử dụng

Với các sản phẩm và dịch vụ trên Trung tâm sẽ đáp ứng tối đa nhu cầuthông tin - tư liệu cho mọi đối tượng dùng tin thuộc các lĩnh vực nghiêncứu và học tập trong cả nước.

Chương 2

THỰC TRẠNG NGUỒN LỰC VÀ VIỆC TỔ CHỨC, KHAI THÁC, SỬ DỤNG TẠP CHÍ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN TƯ LIỆU KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

- 5340 tên tạp chí tiếng Latinh với khoảng 2.500.000 quyển(số)

- 780 tên tạp chí tiếng Nga với khoảng 187.200 quyển(số)

- 320 tên tạp chí tiếng Việt với khoảng 30.000 quyển(số)

Trong sè 6440 tạp chí nêu trên có khoảng 1.000 tên hiện đang được tiếptục bổ sung thường xuyên, số còn lại chỉ được bổ sung trước đây Mặtkhác có nhiều tạp chí đã được bổ sung dưới dạng vật mang tin điện tửhoặc qua truy nhập trực tuyến( lấy trực tiếp trên mạng, mua dưới dạngCD-ROM )

Trong sè 1000 ten được tiếp tục bổ sung trong năm 2002 có

- 622 tên tạp chí tiếng La tinh chiếm tỉ lệ 62%

- 210 tên tạp chí tiếng Nga, chiếm tỉ lệ 21%

- 170 tên tạp chí tiếng Việt chiếm tỉ lệ 17%

Những năm gần đây, ngoài lượng tạp chí bổ sung chính thức có rấtnhiều tạp chí lẻ nhận được từ các nguồn như trao đổi, biếu tặng, triểnlãm của các cơ quan trong nước như các Viện nghiên cứu, các Trườngđại học, các Sở khoa học & Công nghệ các tỉnh và của các tổ chức quốc

tế (hiện nay kho tạp chí đang có một số tạp chí chuyên ngành và Ênphẩm thông tin của 52 tỉnh thành, đại phương trong cả nước) Nhữngnguồn tin này đã làm phong phú thêm cho kho tạp chí của Trung tâm,nhưng đồng thời nó cũng đặt ra nhiều vấn đề trong công tác bảo quảntạp chí

2.1.2 Tạp chí dạng Microfilm.

Phòng tạp chí hiện đang bảo quản một kho vi phim gồm 987 tên tạp chíKhoa học và Công nghệ dưới dạng Microfilm Tuy nhiên vì nhiều lÝ dokhác nhau nên loại hình tạp chí này chỉ bao quát khoảng thời gian từnăm 1970 đến những năm 1980, và hiện nay hệ thống trang thiết bị cũngchưa đảm bảo cho công tác bảo quản, khai thác và sử dụng loại hìnhnày

2.1.3 Các cơ sở dữ liệu về tạp chí.

- CSDL Tên tạp chí: Với 6576 biểu ghi, bao gồm toàn bộ tên các tạpchí có ở Trung tâm, được mô tả theo quy tắc của quốc tế về Ên phẩmđịnh kỳ, cập nhật hàng tuần

- CSDL bài tạp chí: 134.000 biểu ghi, là CSDL về các bài báo trongtừng số tạp chí, song chỉ được cập nhật trong 3 năm từ 1995 đến năm

1997 và đã dừng do khó khăn về kinh phí

- CSDL trang mục lục từng số tạp chí: 14.405 biểu ghi, có từ năm

1997 đến nay, được cập nhật hàng tuần

- CSDL thư mục các bài tạp chí: Tiếng Việt(STD)57.000 biểu ghi,Tiếng La tinh (SCIENTEC) 250.000 biểu ghi, có từ những năm 1980đến nay, được cập nhật thường xuyên

- CSDL mục lục liên hợp tạp chí nước ngoài có tại Việt Nam Với

3585 biểu ghi gồm tạp chí Khoa học và Công nghệ tiếng nước ngoàicủa 50 cơ quan Thông tin Thư viện lớn ở Việt Nam, có từ năm 1990đến nay Trong nhiều năm gần đây chỉ cập nhật các tạp chí từ 4 cơquan thông tin thư viện lớn

- CSDL Tần số sử dụng tạp chí của bạn đọc: Với 16.400 biểu ghi, theodõi việc sử dụng tạp chí của bạn đọc với các thông tin về người đọc,tên tạp chí, thời gian sử dụng có từ những năm 1997 đến nay, đượccập nhật hàng tháng

2.1.4 Công tác bảo quản tạp chí.

Với một lượng tạp chí lớn như vậy, Trung tâm đang thực hiện bảo quảntạp chí theo hệ thống các kho sau:

- Kho mở (tự chọn) có thể bày được hơn 500 tên tạp chí, bạn đọc sử dụngnhiều với các số tạp chí của 3 năm mới nhất

- Kho kín lưu giữ hơn 6000 tên với khoảng 2.550.000 sè

- Kho dự trữ lưu giữ trên 700 tên loại những năm cũ Ýt người sử dụngvới khoảng 42.000 sè

- Kho phim lưu giữ 1000 tạp chí dưới dạng vi phim của Trung tâm

Công tác bảo quản hiện nay chủ yếu vẫn là thủ công truyền thống Tạp chíđược bảo quản trên kho có 2 loại, một loại là nhiều số tạp chí được đóngthành tập theo năm, một loại là từng số dời được xếp theo từng năm và xếpvào giá kệ theo ký hiệu kho

Khí hậu nóng Èm cùng với thời gian làm nhiều tạp chí háng, mục, ráchnát Hiện nay có khoảng 10.000 cuốn rách lề, bìa mục nát vì mối mọt với khoảng 200 cuốn đang bị thất lạc, ảnh hưởng nhiều đến công tác bảoquản cũng như hiệu quả sử dụng tài liệu Kho vi phim được trang bị máy

điều hoà nhiệt độ nhưng do đã có một thời gian dài không được bảo quảnđúng tiêu chuẩn nên các tấm phim đã hư háng nhiều, phần lớn bị mốc,dính, rách Vì điều kiện kỹ thuật nên vấn đề đảm bảo điều kiện không khícho bảo quản phim chưa thực hiện nên cũng ảnh hưởng không nhỏ tới chấtlượng Hơn nữa, với thực trạng là tạp chí hàng năm vẫn đecj bổ sung đềuđặn, ngoài những tên đã có chỉ mua số mới, còn có loại là tên mới được bổsung nhưng diện tích kho không thay đổi dẫn đến hiện tượng quá taỉ củakho, ảnh hưởng nhiều đến công tác bảo quản cũng như phục vụ hàng ngày.Hiện nay, kho đang bảo quản một số lượng lớn tạp chí nhiều năm cũ, cónhững tên có từ năm 1920, còn có nhiều tên có từ năm 1960, 1970 Theothống kê, hiện nay kho đang quản lý các tạp chí theo các năm như sau:

- Từ những năm 1980 trở lại đây: khoảng hơn 400 tên

- Từ những năm 1970- 1979 khoảng 3200 tên

- Từ những năm 1960 trở về trước khoảng 3000 tên

Ngoài ra còn có một số tạp chí có từ những năm 1920 Nhìn chung cáchsắp xếp, tổ chức kho còn nhiều bất cập chưa thuận tiện cho việc tìm kiếm

và bảo quản

2.2 Công tác tổ chức kho tạp chí.

Tổ chức vốn tài liệu, xét về phương diện tổng thể, chỉ là một khâu trongquy trình hoạt động nghiệp vụ của các cơ quan thông tin, thư viện, lưu trữ,song lại có vai trò hết sức quan trọng Cùng với những tiềm năng về nhânlực, vật lực, tổ chức vốn tài liệu hợp lý chẳng những nâng cao uy tín chấtlượng hoạt động mà còn quyết định sự tồn tại và phát triển của Thư viện.Một thư viện có quy mô càng lớn, vốn tài liệu phong phú, đa dạng thì việc

tổ chức tài liệu lại càng phải khoa học, hợp lý

Ngày nay cùng với sự phát triển của văn hoá, khoa học, công nghệ, sách

báo và các vật mang tin khác ngày càng tăng nhanh, càng phong phú về nộidung và đa dạng về hình thức Để rút ngắn khoảng cách không gian và thờigian cho người đọc, người dùng tin, các thư viện phải tìm ra phương pháptốt nhất cho họ có thể nhanh chóng tiếp cận được những thông tin cần thiếtnhất phục vụ cho công tác nghiên cứu, lãnh đạo, giảng dạy, học tập vànghiên cứu sản xuất.

Mét kho tài liệu nói chung và kho tạp chí nói riềng được coi là tổ chức sắpxếp khoa học phải đạt được các yêu cầu sau:

- Phải dễ tìm, dễ thấy, dex lấy, dễ bảo quản

- Đảm bảo thông tin đến với người đọc nhanh nhất, chính xác nhất và kịpthời nhất

- Tiết kiệm được diện tích kho

Về lí luận cũng như trong thực tiễn có nhiều cáchtổ chức, sắp xếp vốn tàiliệu Thư viẹn

- Tổ chức theo loại hình tài liệu

- Tổ chức theo thời gian (thời gian xuất bản, thời gian nhập tài liệu vàothư viện)

- Theo ngôn ngữ tài liệu (Tiếng Anh, Nga, Pháp )

- Theo kích thước tài liệu (khổ đại, khổ vừa, khổ nhỏ)

- Theo số đăng kí cá biệt (theo môn loại)

Tuy nhiên những cách phân chia trên đây chỉ là tương đối Bởi lẻ bất cứmột cơ quan thư viện nào cũng phối hợp nhiều hình thức tổ chức chính.Kho tài liệu tạp chí là kho tài liệu đặc trưng của các thư viện, nên cách tổchức, sắp xếp tài liệu ở đây cũng mang tính đặc thù Bởi vì, tạp chí cũnggiống như các tài liệu tham khảo tra cứu khác, là loại nguồn tin giá trị, cần

thiết thường xuyên cho người đọc, người dùng tin nghiên cứu, khai thácnhững vấn đề lịch sử, chính trị

Tóm lại, có nhiều hìnht hức tổ chức vốn tài liệu thư viện Nhưng tựu chunglại có 2 cách tổ chức, sắp xếp tài liệu cơ bản là: Tổ chức sắp xếp tài liệutheo dạng kho kín và Tổ chức sắp xếp tài liệu theo dạng kho mở

-Tổ chức theo kho kín là các tài liệu được tổ chức theo mét kho độc lập,tách biệt với người đọc Bạn đọc muốn tìm kiếm khai thác, sử dụng tài liệuthư viện nhất thiết phải thông qua bộ máy tra cưú thư mục (hệ thống mụclục truyền thống và hiện đại) và các cán bộ của thư viện

- Tổ chức tài liệu theo dạng kho mở là người đọc có thể trực tiếp tìmkiếm tài liệu trong kho của thư viện

2.2.1 Kho đóng.

Đa số các kho tài liệu - đặc biệt ở Việt Nam, đều được tổ chức theo dạngkho đóng Nghĩa là tài liệu được tổ chức theo mét kho riêng biệt, người đọckhông được phép trực tiếp tìm kiếm tài liệu trong kho thư viện Người đọcmuốn khai thác, sử dụng tài liệu thư viện nói chung, tạp chí nói riêng, trướchết phải thông qua hệ thống tra cứu thư mục: các mục lục, các bản thư mục,hộp phích chuyên đề, tìm kiếm những thông tin thư mục của tài liệu, ghiphiếu yêu cầu và mượn tài liệu thông qua cán bộ thư viện

Phương pháp tổ chức tài liệu theo dạng kho đóng được nhiều cơ quanThông tin – Thư viện, lưu trữ áp dụng vì phương pháp này có những ưuđiểm sau:

- Với thư viện: Có thể quản lý tài liệu đựoc chặt chẽ, Ýt mất mát, kho tàiliệu Ýt bị xáo trộn

- Với người đọc: Bộ máy tra cứu thư mục là hình ảnh thu nhỏ của các khotài liệu thư viện Với những loại hình thư mục, mục lục phong phú đa

dạng, bộ máy tra cứu thư mục phản ánh nhiều khía cạnh khác nhau củatài liệu và có thể nhanh chóng tìm kiếm tài liệu khi chỉ cần biết mộttrong những thông tin về tài liệu.

Tuy nhiên phương pháp tổ chức vốn tài liệu theo dạng kho kín chứa đựngnhững hạn chế nhất định

- Người đọc không được trực tiếp tiếp xúc ngay với tài liệu Họ phải mấtmột khoảng thời gian để tra tìm tài liệu trong hệ thống mục lục, thưmục, phải chờ đợi để mượn tài liệu mà trong thời đại CNH- HĐH hiệnnay thì “thời gian là vàng bạc”

- Cán bộ thư viện phải vất vả khi trực tiếp, thường xuyên tìm và lấy tàiliệu phục vụ người đọc

*Tổ chức tài liệu tạp chí theo hình thức kho đóng.

Vì tạp chí là một loại hình đặc thù nên trong cách sắp xếp kho cũng cónhững nét riêng

Trong kho tài liệu dạng kín, tài liệu được sắp xếp theo nguyên tắc loại hìnhtài liệu- ngôn ngữ- khổ tài liệu- thứ tự đăng ký cá biệt Các nguyên tắcđược xen kẽ nhau trong tổ chức vốn tài liệu tạp chí

Với diện tích kho kín(Tài liệu tạp chí) của Trung tâm là 4 tầng (tổngkhoảng 800m) lưu giữ hơn 6000 tên với khoảng 2.550.000 quyển Ngoài racòn có kho dự trữ 180m, lưu giữ 700 tên những năm cũ Ýt người sử dụngvới khoảng 42.000 quyển Kho phim lưu giữ toàn bộ tạp chí dưới dạng viphim của Trung tâm

Tạp chí được xếp theo 2 cách:

+ Cách 1: Là từng quyển (số) dời, được xếp theo từng năm và xếp vào giá

kệ theo kí hiệu kho

+ Cách 2: Là nhiều số tạp chí được đóng thành quyển (tập) dầy, thường làtheo quý, nửa năm hoặc một năm tuỳ theo độ dày, mỏng của quyển tạp chí,rồi cũng được xếp lên giá theo kí hiệu kho.

Tóm lại tổ chức tài liệu tạp chí theo hình thức kho đóng có nhiều ưu điểmnhưng bên cạnh đó cũng cónhiều hạn chế nhất định, nhất là không tiết kiệmđược thời gian lấy tài liệu cho người đọc Trong thực tế bạn đọc phải chờđợii từ 15- 20 phót mới có tài liệu mình cần Vì thế hiện nay người ta quantâm nhiều đến phương pháp tổ chức kho tài liệu theo hình thức kho mở(kho tự chọn)

Có thể nói rằng kho tự chọn là hình thức tổ chưc khá phổ biến hiện naytrong các thư viện nhất là ở các nước phát triển như Anh, Pháp, Mỹ, Nga

và nó là xu thế chung của thời đại

2.2.2 Kho mở (tự chọn).

Tổ chức kho tài liệu tự chọn là hệ thống phục vụ cho phép người đọc trựctiếp vào kho lấy những tài liêụ mà họ cần Kho tài liệu tự chọn được ápdụng đầu tiên vào những năm 70 của thế kỷ XIX ở Mỹ và sau đó là ở cácnước khác Mỗi kho sách tự chọn được áp dụng chủ yếu trong các thư việnkhoa học, sau đó là trong các thư viện công cộng Kho sách tự chọn là hệthống phù hợp nhất với trình độ văn hoá cao của người đọc Kho sách tựchọn tạo điều kiện cho việc phục vụ có phân biệt người đọc với hứng thó,yêu cầu, trình độ và mức độ đọc rộng của người đọc

Phương pháp tổ chức kho tài liệu tự chọn được áp dụng rộng rãi do cónhững ưu điểm:

- Bạn đọc tự tìm lấy sách trên giá, nếu không thấy sách cần tìm có thểthay thế những sách khác tương tự khi xem xét ngay trên giá Do vậyviệc chọn tài liệu chính xác hơn

- Cán bộ thư viện đỡ vất vả hơn do không phải trực tiếp phục vụ bạn đọc.Tuy nhiên việc tổ chức kho tài liệu tự chọn còn có những nhược điểm sau:

- Phải cần diện tích rộng hơn để giá tủ vì cần phải có lối đi rộng rãi giữacác giá để bạn đọc dễ dàng đi lại, lùa chọn tài liệu thường là 60cm.Nhiều thư viện còn để một số ghế giữa lối đi các giá để bạn đọc ngồichọn tài liệu (do phải xem xét nội dung tài liệu nên khá lâu)

- Tài liệu trên giá, sau khi bạn đọc sử dụng, sẽ bị lộn xộn do không để lạitài liệu đúng chỗ quy định của chúng trên giá Đây là một thực tế rõràng, nhiều bạn đọc lấy tài liệu để xem thì sau đó quên mất vị trí củachúng trên giá hoặc do ý thức chưa cao cứ đặt bừa tài liệu lên bất kì vịtrí nào cho xong Do đó ảnh hưởng lơn stới việc phục vụ bạn đọc nhữngngày hôm sau vì họ không tìm thấy các tài liệu mà mình cần ở vị trí quyđịnh cho chóng Tuy nhiên điều này cũng đang dần được quan tâm đúngmức, ở các thư viện lớn của Việt Nam nói chung và ở Trng tâmTTTLKH&CNQG nói riêng- khi độc giả dùng xong tài liệu để vào vịtrí( trên bàn) cho thủ thư xếp lên giá, đó cũng là một biện pháp hữu hiệu

để không gây xáo trộn tài liệu

- Dễ mất tài liệu, kho tư liệu càng lớn, các giá kệ trong kho càng nhiều sẽhạn chế tầm kiểm soát của các cán bộ Thư viện, vì vậy một số bạnđọc”xấu”dễ lấy tài liệu ra khái kho ở một số thư viện đã bố trí hệ thốnggương, camera để theo dõi Một số khác lại dùng báo động từ trường màtheo đó mỗi tài liệu được gắn một dây từ nếu tài liệu đó được lấy rangoài một cách bất hợp pháp qua cửa có thiết bị dò, cổng từ thì lập tức

sẽ được báo động

Mặc dù có những nhược điểm lớn như vậy nhưng cách tổ chức kho mở vẫnđược ứng dụng rộng rãi trong công tác thư viện vì hiệu qủa của nó trong

phục vụ bạn đọc là khá lớn, vì đáp ứng tốt nhất các nhu cầu của bạn đọc, vìbạn đọc có khả năng và có quyềnh quyết định những tài liệu nào thoả mãnđược yêu cầu của họ.

*Tổ chức sắp xếp tài liệu tạp chí theo hình thức kho mở.

Phòng Tạp chí của Trung tâm TTTLKH&CNQG do diện tích kho có hạnnên hiện nay kho mở tạp chí mới bày được 500/1000 tên tạp chí vẫn tiếptục về những năm mới nhất Có thể bày được toàn bộ các tạp chí mới bởi vìviệc tra cứu trong tủ mục lục cũng như trong CSDL để tìm tạp chí mớicũng là vấn đề không thuận lợi cho bạn đọc (khác với việc tìm sách thuậnlợi hơn nhiều, vì vậy có thể nhiều tên tạp chí hay có trong kho mà bạn đọckhông biết) Hằng năm, chúng ta tốn khá nhiều tiền bạc (nhất là ngoại tệ)

và thời gian, công sức để mua được một tên tạp chí, vì vậy tổ chức như thếnào để giới thiệu tất cả những tên tạp chí mới cho bạn đọc thiết nghĩ cũng

là điều đáng làm

Tạp chí được phân loại theo chủ đề Một số chủ đề thường được bạn đọcquan tâm thì được bày ở kho này, như các chủ đề sau:

B Các KHTN nói chung, Môi trường

C Khoa học Toán, Lý, Thiên văn

D Hoá học

Đ Khoa học trái đất

E Sinh học

Ê KHKT nói chung, Công nghệ sinh học

F Năng lượng, Vô tuyến điện tử, Công nghệ thông tin

G Má

H CN kim loại, chế tạo máy