Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT nội trú krông bông

LỜI MỞ ĐẦUTrong bất kì một cơ quan nào cũng có sử dụng các loại văn bản giấy tờ vìvăn bản, giấy tờ được dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ trương, chínhsách của Đảng, của Nhà nước

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bất kì một cơ quan nào cũng có sử dụng các loại văn bản giấy tờ vìvăn bản, giấy tờ được dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ trương, chínhsách của Đảng, của Nhà nước; để báo cáo thỉnh thị; liên hệ công tác giữa các cơquan, các ngành, các cấp; ghi chép các kinh nghiệm đã được đúc kết và các tài liệucần thiết Mọi văn bản giấy tờ đều tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư, đểquản lí được thống nhất và sử dụng có hiệu quả Do đó công tác văn thư cánh tayđắc lực giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động, ưu khuyết điểm của

cơ quan Công tác văn thư đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết,

nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà còn liênquan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ chức Làm tốtcông tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyếtđịnh quản lí Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọihoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo cho cơquan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm

vụ được giao Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư là không thể thiếutrong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào

Vì vậy, được sự đồng ý của Ban giám hiệu Trường PTDT Nội trú KrôngBông và được sự hướng dẫn nhiệt tình của Thầy Nguyễn Tiến Dũng, em đã chọn

đề án “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Trường PTDT Nộitrú Krông Bông”

Trong quá trình xây dựng đề án, bản thân em đã có nhiều cố gắng song đề áncũng không tránh khỏi những thiếu xót, kính mong thầy giáo hướng dẫn cùng Bangiám hiệu Trường PTDT Nội trú Krông Bông giúp cho em hoàn thành đề án này

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

MỤC LỤC 2

BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮC 4

LỜI CAM ĐOAN 5

TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN 6

PHẦN 1: SỰ CẦN THIẾT VÀ CĂN CỨ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN 7

I SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN 7

II CĂN CỨ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN 7

1 Văn bản chỉ đạo của Nhà nước 7

2 Căn cứ thực tế: 8

III PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG CỦA ĐỀ ÁN 8

1 Thời gian thực hiện đề án 8

2 Phạm vi, đối tượng 8

PHẦN 2: NỘI DUNG ĐỀ ÁN 9

I GIỚI THIỆU CHUNG TẠI ĐƠN VỊ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN 9

1 Tình hình kinh tế văn hóa xã hội của huyện 9

1.1 Tình hình kinh 9

1.2 Tình hình văn hóa xã hội 9

2 Đặc điểm của cơ quan xây dựng đề án

10 2.1 Tên cơ quan

10 2.2 Lịch sử thành lập và phát triển

10 2.3 Lịch sử tổ văn phòng

11 2.4 Cách bố trí văn phòng, cơ sở vật chất

11 II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC QTVP TẠI TRƯỜNG PTDT NỘI TRÚ KRÔNG BÔNG 12

1 Các nghiệp vụ VP

12

1.1 Nghiệp vụ soạn thảo

3 Một số vấn đề khác

12

1 Công tác quản lý văn bản đi

13

2 Công tác giải quyết VB đến

14

2.4 Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

3.1 Quy trình xây dựng và ban hành VB

4.1 Kỹ năng giao tiếp

PHẦN III: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ

22

22

22

22

22

2.1 Bố trí phòng làm việc của văn thư

32

32

32

1 Thuận lợi 32

33

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề án này là do tôi tự xây dựng thông qua quá trình tự tìmhiểu, thu thập thông tin tại trường PTDT Nội trú Krông Bông, căn cứ vào các vănbản qui định về công tác văn thư hiện hành và dưới sự hướng dẫn của Thạc sĩNguyễn Tiến Dũng để xây dựng và không sao chép dưới bất kỳ hình thức nào

Nếu có gì sai trái tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về nội dung của đề án

Buôn Ma Thuột, ngày 04 tháng 01 năm 2015

Người thực hiện

Nguyễn Thị Ngọc Điền

TRANG THÔNG TIN THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN

I TÓM TẮT LÝ LỊCH BẢN THÂN

1 Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Điền

2 Ngày tháng năm sinh: 06/12/1981

II THÔNG TIN KHÁC

THÔNG TIN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

1 Họ và tên giáo viên: Nguyễn Tiến Dũng

THÔNG TIN CƠ QUAN XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

Phần I

SỰ CẦN THIẾT VÀ CĂN CỨ ĐỂ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

I Sự cần thiết phải xây dựng đề án:

Chúng ta đang sống trong thời đại khoa học kỹ thuật, tin tức được cập nhậttính theo từng giây Vì vậy thông tin có vai trò hết sức quan trọng và có quan hệsống còn đối với một tổ chức, như LêNin đă khẳng định “ Không có thông tin thìkhông có bất cứ thắng lợi trong lĩnh vực nào, và cả khoa học kỹ thuật và sản xuất”

Mà hoạt động thông tin lại gắn chặt với công tác văn phòng mà cụ thể hơn là côngtác văn thư vì vậy văn thư có một vị trí hết sức đặc biệt quan trọng trong mỗi tổchức, đơn vị

Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo tiền đề phát triển cho cơ quan đơn vị, giúpcho hoạt động trong cơ quan được duy trì liên tục và kiểm soát chặt chẽ Đồng thờigóp phần nâng cao năng xuất lao động của đơn vị

Hàng ngày tại nhà trường thường xuyên có các văn bản đi, văn bản đến Nếukhông có phòng văn thư là nơi tiếp nhận xử lý và giải quyết số văn bản đó thì mọihoạt động của nhà trường sẽ gặp khó khăn và thậm chí là gây hậu quả nghiêmtrọng Trong quá trình công tác tại nhà trường em nhận thấy công tác văn thư ở nhàtrường thực sự là một hoạt động hết sức cần thiết Mặc dù nhà trường đã có nhiều

cố gắng để hoàn thiện công tác này nhưng bên cạnh đó vẫn có nhiều vấn đề cầnđược bổ sung và đổi mới Là một người đã và đang làm việc tại nhà trường emmong muốn bằng sự am hiểu của mình sẽ cố gắng xây dựng đề án nhằm nâng caohiệu quả công tác văn thư của nhà trường

II Căn cứ để xây dựng đề án:

1 Văn bản chỉ đạo của Nhà nước.

- Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy địnhcông tác văn thư

- Nghị quyết số: 58/2001/ NĐ-CP, ngày 28/4/2001 của Chính phủ về quản lý

và sử dụng con dấu

- Nghị quyết số: 111/2004/ NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy địnhchi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ Quốc gia Pháp lệnh lưu trữquốc gia, ngày 04/4/2001 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội

- Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước số: 30/2000/PL-UBTVQH10, 08/12/200của Ủy ban Thường vụ Quốc hội

- Thông tư số: 21/2005/TT- BNV, ngày 01/02/2005 của Bộ Nội Vụ hướngdẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang

Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân

- Thông tư : 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn

về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Công văn số: 425/VTLTNN – NVTW, ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư vàlưu trữ nhà nước về việc giải quyết văn bản đi – đến.

2 Căn cứ thực tế để xây dựng đề án:

- Hướng dẫn quản lý văn bản nhà nước công tác văn thư – lưu trữ các mẫusoạn thảo thông dụng của Ngô Quang Vũ – Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội năm2004

- Giáo trình nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức - Học viện Hành chínhQuốc gia Hà Nội năm 2002

- Giáo trình Quản trị văn phòng 2 của Thầy Nguyễn Tiến Dũng

III Phạm vi đối tượng của đề án:

1 Thời gian thực hiện đề án:

Từ ngày 28 tháng 12 năm 2014 đến ngày 11 tháng 01 năm 2015

2 Đối tượng:

Đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên của Trường PTDT Nội trú KrôngBông

Phần II NỘI DUNG ĐỀ ÁN

I Giới thiệu chung tại đơn vị thực hiện đề án:

1 Tình hình kinh tế, văn hóa, xã hội ở địa phương:

1.1 Tình hình kinh tế:

Huyện Krông Bông – Tỉnh Đăk Lăk được thành lập vào năm 1981, nằm vềphía Đông Nam của tỉnh Đăk Lăk Có chiều dài khoảng 60 km đường chim baytheo hướng Đông sang Tây, phía Đông vùng núi hiểm trở ngăn cách giáp HuyệnKhánh Vĩnh, Tỉnh Khánh Hòa; phía tây giáp huyện Krông Ana; phía Nam giáptỉnh Lâm Đồng và Huyện Lăk; phía Bắc giáp Huyện M’ Drăk, Huyện Ea Kar,Huyện Krông Păc

Địa hình của huyện nhìn chung mang tính đặc trưng của địa hình vùng caonguyên nằm ở vị trí tiếp giáp giữa cao nguyên Buôn Ma Thuột với Nam TrườngSơn, nên địa hình của huyện bị chia cắt rất lớn, thấp dần theo hướng Đông – Namxuống Tây – Bắc, về đại thể có thể chia thành 3 dạng địa hình chính: Núi cao, núithấp và thung lũng Huyện Krông Bông có thượng nguồn con nước Krông Bôngchảy từ Đông sang Tây giáp với sông Krông Pach tại xã Hòa Lễ tạo thành dòngsông Krông Ana chảy dài giáp với Huyện Krông Ana và Huyện Lăk

Địa hình đồi núi có độ dốc lớn, sông suối dòng chảy hẹp, về mùa mưathường xảy ra lũ lụt, nhất là những năm gần đây môi trường thiên nhiên bị xâmhại, thời tiết thay đổi thất thường, mưa lũ hạn hán xảy ra thường xuyên gây thiệthại rất lớn về hoa màu và tài sản của người dân

Tổng diện tích tự nhiên của Huyện Krông Bông là 125.749 ha;

Tổng diện tích gieo trồng năm 2014 là 27.009 ha/26.870 ha, đạt 101.61% sovới cùng kỳ tăng 735 ha so với năm 2013, trong đó: cây hàng năm 24.033 ha, đạt101,04% KH; cây lâu năm 2.976 ha, đạt 96,5% KH Tổng sản lượng lương thựcước đạt 80.680 tấn/82.440 tấn, đạt 97,9% NQ, tăng 4.200 tấn so với năm 2010,trong đó sản lượng thóc là 31.232 tấn

Tổng giá trị sản xuất: (theo giá so sáng 1994): 617,98 tỷ đồng, đạt 100,6%

NQ, tăng 14% so với năm 2013, trong đó: nông, lâm, ngư nghiệp: 280,18 tỷ đồng,ddatj99,5 % NQ; Công nghiệp, xây dựng: 174,10 tỷ đồng, đạt 102,5% NQ;Thương mại, dịch vụ: 163,7 tỷ đồng, đạt 1005% NQ

Cơ cấu giá trị sản xuất theo ngành: nông, lâm, ngư nghiệp: 54,9%; côngnghiệp – xây dựng: 21,1%; Thương mại dịch vụ 24,1%

Thu nhập bình quân đầu người 8.930.000 đồng/ người/ năm đạt 109,4% NQ

1.2 Tình hình văn hóa xã hội

Dân số của huyện đến thời điểm này, khoản 95.000 người, gồm 13 xã và 01Thị trấn, toàn huyện có 25 dân tộc sinh sống Lịch sử hình thành và phát triển của

con người huyện Krông Bông với lịch sử hình thành và phát triển của Đăk Lăk,của dân tộc Việt Nam Các dân tộc tuy không hình thành nên những lãnh thổ tộcngười riêng biệt nhưng mỗi dân tộc đều tập trung ở một số vùng nhất định, đại bộphận các xã trung tâm là địa bàn cư trú của người Kinh, Mường, Tày; 5 xã cánhđông tập trung đồng bào Ba Na, H mông, Êđê….các xã cánh Bắc là đồng bàoQuảng Nam đi xây dựng kinh tế mới; đồng bào di cư tự do H’ Mông với khoảngtrên 10 ngàn người sống rải rác ở vùng giáp ranh với huyện Ea Ka và huyện M’Đrăk.

Cộng đồng các dân tộc với những truyền thống riêng đã hình thành nên nềnvăn hóa đa dạng, phong phú, có những nét độc đáo riêng: trong đó nổi bật là truyềnthống của người M’ Nông, Ê Đê

2 Đặc điểm tình hình của cơ quan xây dựng đề án:

2.1 Tên cơ quan: Trường PTDT Nội trú Krông Bông.

2.2 Lịch sử thành lập và phát triển:

Trường PTDT Nội Trú Krông Bông được thành lập ngày 28 tháng 02 năm

1976 tại xã Kông Bông  huyện Krông Păk, tỉnh Đắk Lắk, nay là xã Cư Pui, HuyệnKrông Bông tỉnh Đắk Lắk Năm 1976 đến 1979 Trường làm nhiệm vụ giáo dụcMầm Non, giáo dục Trung Học Cơ Sở, giáo dục Thường Xuyên

Từ năm 1980 đến 1996 Trường đóng tại xã Cư Drăm huyện Krông Bôngthời kỳ này chỉ thực hiện giáo dục Nội Trú

Từ năm 1996 đến nay được sự quan tâm của Đảng nhà Nước Trường PTDTNội Trú được chuyển về Trung tâm Huyện Thị trấn Krông Kmar Huyện KrôngBông Trường được đầu tư xây dựng khá khang trang và được trang bị đầy đủtrang thiết bị dạy học Trường thực hiện dạy con em đồng bào tiểu số tạo nguồncán bộ cho địa phương Đến nay đã có rất nhiều em làm cán bộ xã, huyện, có emlàm bí thư xã, chủ tịch xã, bí thư xã của huyện, rất nhiều em trở thành Công an, Bộđội chủ chốt như Y’ Vương, H’ Quý, H’ Ngọc, H’ Sinh …

Năm 1996 chỉ có 04 thầy cô, 01 Hiệu Trưởng, 01 Hiệu Phó, 01 Kế Toán, 01cấp dưỡng Đến nay đã có 24 cán bộ, giáo viên nhân viên Tổ chuyên môn: 02 (Tổ

Tự nhiên và tổ Xã hội), tổ Văn phòng: 01, tổ Quản lí nội trú: 01

Có 04 giáo viên dạy giỏi cấp Tỉnh và 03 giáo viên dạy giỏi cấp huyện, có 05chiến sĩ thi đua cơ sở, trường nhiều năm liền đạt danh hiệu Trường tiên tiến

Trường có 01 chi bộ Đảng trực thuộc Huyện ủy, 01 tổ chức Công đoàn, 01chi đoàn TNCS Hồ Chí Minh trực thuộc Huyện Đoàn

Trường có tổng số học sinh 157 em, được chia thành 04, 100% học sinh làngười đồng bào dân tộc

Trường tích cực xây dựng đội ngũ ngày càng vững mạnh về trình độ chuyênmôn, trong sạch về đạo đức, lối sống, có tinh thần đoàn kết tốt Luôn tạo điều kiệntốt nhất cho đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên nghiên cứu, học tập để khôngngừng nâng cao trình độ, cải tiến phương pháp giảng dạy sát và phù hợp với đối

tượng, phát huy tốt năng lực chuyên môn Tháng 12 năm 2014 Trường đã đượcUBND tỉnh trao Bằng công nhận Trường đạt chuẩn quốc gia.

Trình độ chuyên môn của các thành viên tổ: 01 ĐH , 02 CĐ, 04 TCCN và 04

sơ cấp  Tổ có nhiệm vụ tham mưu và phục vụ tất cả mọi công việc chuyên môn đểphục vụ tốt cho công tác quản lý, công tác dạy và học Cụ thể là :

+ Văn thư : Phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ – Tổng hợp của nhàtrường, quản lý con dấu Theo dõi và quản lý các loại hồ sơ của giáo viên

+ Kế toán : Quản lý tất cả các nguồn tài chính của nhà trường Theo dõi,quản lý cơ sở vật chất, tài sản của nhà trường

 + Thư viện :  Cung cấp cho GV và HS đầy đủ các loại SGK, STK, Sáchnghiệp vụ, sách tra cứu góp phần nâng cao chất lượng dạy và học trong nhà trường

 + Thiết bị : Thực hiện theo dõi quản lý trang thiết bị dạy học Thực hiện cácyêu cầu phòng thí nghiệm – thực hành

+ Quản sinh: Quản lí việc ăn, ở sinh hoạt của học sinh tại khu nội trú

+ Cấp dưỡng: Phục vụ việc ăn, uống cho học sinh nội trú

+ Y tế: Chăm sóc sức khỏe cho học sinh và cán bộ giáo viên

+ Bảo vệ : Bảo vệ toàn bộ tài sản, cơ sở vật chất của nhà trường, sữa chữakhắc phục những hư hỏng nhỏ,chăm sóc cây cảnh

Từ khi thành lập đến nay tổ Văn  phòng với khối lượng công việc nhiều nhưng  tất cả  các thành viên trong tổ luôn nỗ lực trong mọi lĩnh vực, trong mọicông tác  nên hàng năm các thành viên trong tổ cũng như tập thể tổ luôn hoànthành  xuất sắc nhiệm vụ được giao Xếp loại thi đua cuối học kỳ I năm học 2014 -

2015, 100% các thành viên trong tổ đều đạt danh hiệu Lao động tiên tiến

2.4 Cách bố trí văn phòng, cơ sở vật chất:

Văn phòng cụ thể là phòng làm việc của văn thư được bố trí ở tầng hai củakhu nhà hiệu bộ Các bộ phận như kế toán, thư viện, y tế,… đều có phòng làm việcriêng

Ưu điểm:

+ Đảm bảo tính riêng tư của các nhân viên văn phòng

+ Không gây ồn ào, không gian rộng

Nhược điểm:

+ Trao đổi công việc giữa các phòng không kịp thời.

+ Đi lại chậm

Được sự quan tâm đầu tư của Sở GD&ĐT nên trang thiết bị của nhà trườngtương đối đầy đủ và hiện đại

Trang thiết bị của các bộ phận văn phòng nhà trường gồm:

- Mỗi một bộ phận đều được trang bị 02 bàn làm việc, 01 máy tính được nốimạng internet, 01 máy in, 01 tủ đựng tài liệu và mỗi phòng làm việc đều đượctrang bị máy quạt treo tường Riêng phòng làm việc của văn thư có 02 máyphotocoppy và được trang bị điện thoại để bàn

II Thực trạng hoạt động, công tác QTVP tại nhà trường:

1 Các nghiệp vụ văn phòng:

1.1 Nghiệp vụ sạn thảo văn bản:

Việc soạn thảo, ban hành văn bản, nhà trường tuân thủ chặt chẽ các quy địnhtại Điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chínhphủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004của Chính phủ về công tác văn thư

1.1.2 Các loại văn bản do nhà trường ban hành:

Nhóm văn bản hành chính thông thường gồm có: Quyết định cá biệt, biênbản, kế hoạch, báo cáo, thông báo, tờ trình, công văn, giấy mời, giấy giới thiệu,giấy đi đường, hợp đồng

Trong tất cả các văn bản trên thì quyết định các biệt, báo cáo, kế hoạch, giấy

đi đường là ba loại văn bản được sử dụng nhiều nhất

1.2 Công tác lưu trữ, quản lý tài liệu:

Hiện nay nhà trường chưa có kho lưu trữ Tài liệu chủ yếu được lưu trữtrong tủ đựng hồ sơ của mỗi bộ phận

2 Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng:

Hiện nay nhà trường sử dụng rất nhiều phần mềm như: misa, pmits, phầnmềm QLHS2 để quản lí điểm

Trước đây thay vì phải gửi báo cáo cho Sở GD & ĐT bằng văn bản thìkhoảng 3 - 4 ngày Sở mới nhận được thì hiện nay nhà trường đã có hệ thống emainội bộ chỉ cần gửi báo cáo bằng email nội bộ thì chỉ cần 2 phút sau thì Sở đã nhậnđược báo cáo của nhà trường

3 Một số vấn đề khác:

3.1 Việc thực hiện thủ tục hành chính:

Thủ tục hành chính của nhà trường còn chồng chéo, thiếu thống nhất, thủ tụchành chính ở một số lĩnh vực còn rườm rà, phức tạp Trật tự, kỷ cương chưanghiêm, đội ngũ cán bộ còn yếu về chuyên môn, kỹ năng hành chính, phong cách

làm việc chậm đổi mới,…vì vậy phần nào làm giảm hiệu quả phục vụ học sinh vàphụ huynh.

3.2 Văn hóa ứng xử:

Văn hóa ứng xử giữa các đồng nghiệp, giữa các thầy cô giáo với học sinh,giữa cấp trên với nhân viên rất mẫu mực Nhà trường thường xuyên tổ chức cácbuổi nói chuyện chuyên đề nhằm giúp học sinh cũng như CBGVNV thực hiện tốtnội quy của nhà trường Không có bất cứ hành động bạo lực nào xảy ra trong nhàtrường

3.2.1 Giao tiếp:

Các CBGVNV và học sinh trong nhà trường giao tiếp với nhau bằng lối nóirất lịch sự, ân cần Không bao giờ họ dùng lối nói mỉa mai châm chọc Ví dụ nhưkhi hiệu trưởng bắt gặp nhân viên chơi game trong giờ làm việc thì hiệu trưởng chỉnhăc nhở nhẹ nhàng, hoặc khi nhân viên đi làm trễ giờ thì hiệu trưởng chỉ nói lầnsau nhớ đi làm đúng giờ

Quan hệ đồng chí, đồng nghiệp rất trọng tình nghĩa Khi trong trường cóCBGVNV nào bị ốm đều được tổ chức công đoàn đến thăm hỏi động viên

3.2.2 Trang phục:

Trang phục của CBGVNV và học sinh rất lịch sự, phù hợp với môi trường

sư phạm Giáo viên nữ lên lớp thì trang phục áo dài, nam thì quần âu áo sơ misơvin, các nhân viên văn phòng thì chủ yếu là trang phục vest công sở, còn họcsinh thì trang phục chủ đạo là trang phục truyền thống của người đồng bào

3.3 Mua sắm trang thiết bị VP nhà trường:

Trang thiết bị văn phòng nhà trường rất được quan tâm đầu tư đáp ứng nhucầu công việc của văn phòng Hàng năm đều có kế hoạch mua sắm, sửa chữa trangthiết bị

III Kết quả thực hiện một số chức năng, nhiệm vụ của văn phòng trường PTDT Nội trú Krông Bông.

1 Công tác quản lí văn bản đi:

Văn bản của nhà trường do nhiều bộ phận khác nhau soạn thảo, nên ít khiđược cán bộ văn thư kiểm tra về thể thúc và kỹ thuật trình bày

Các văn bản đi sau khi đã được soạn thảo thì có một số văn bản sẽ đượcđánh số theo hệ thống tại văn thư, còn một số văn bản thì bộ phận soạn thảo tựđánh số vào văn bản, chứ không theo sổ tại văn thư

Có khi văn bản ban hành đã có hiệu lực mà vẫn không được đánh số, sau đómới qua văn thư lấy số văn bản, điều này gây khó khăn trong công tác đánh số vănbản của văn thư

Sau khi văn bản đã được lãnh đạo ký chính thức thì văn thư sẽ đóng dấu vàovăn bàn và làm thủ tục gửi đi

MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI CỦA NHÀ TRƯỜNG

Tờ bìa được trình bày

Phần đăng ký bên trong:

bản

Tênloại,tríchyếu nộidụngvăn bản

Nơinhậnvăn bản

Ngườiký

Sốlượngvăn bản

Nơi nhậnlưu vănbản

Ghichú

2 Công tác giải quyết văn bản đến:

Tất cả văn bản đến đều phải thông qua văn thư để đăng ký vào sổ quản líthống nhất

Quy trình diễn ra như sau:

2.1 Ký nhận văn bản

Văn bản từ các đơn vị khác chuyển tới trường, nếu tên và địa chỉ nơi nhậnđúng với tên và địa chỉ của trường, bảo vệ tiến hành ký nhận; sau đó chuyển giaolại cho Văn thư

2.2 Văn thư tiếp nhận văn bản

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐĂKLĂK

Văn thư tiếp nhận văn bản đến; kiểm tra số lượng, tính trạng bì, dấu niêmphong (nếu có) Trường hợp phát hiện thiếu, tình trạng bì không còn nguyên vẹn,văn thư báo cáo với Lãnh đạo để kịp thời giải quyết.

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, văn thư kiểm tra số lượngvăn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thờithông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo với Lãnh đạo xem xét, giải quyết

2.3 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức Khi bóc bì lưu

ý không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất

số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện

Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặcgửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong trường, tổ chức, Văn thưchuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bảnliên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản cótrách nhiệm chuyển lại cho CB Văn thư để đăng ký

Đối với những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước đểgiải quyết kịp thời Trong trường hợp văn bản khẩn được chuyển đến muộn hơnthời gian thời hạn giải quyết công việc thì CB văn thư có trách nhiệm báo cáo ngayvới Lãnh đạo để xem xét, giải quyết

2.4 Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu

“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).Đối với văn bản đến được chuyển qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải saochụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”

Mẫu dấu “Đến” của nhà trường như sau:

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn Vị trí của dấu “Đến” thông thường

ở các vị trí như khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tênloại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trốngdưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Nhập đầy đủ các thông tin vào mẫu dấu “Đến” bằng viết bi vào văn bản đến.Nhập số văn bản đến, ngày văn bản đến; căn cứ nội dung của văn bản đến, tùy vàochức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cá nhân mà văn bản đươc chuyển tới để giải