Hoạch định & lập tiến độ dự án• Hoạch định & lập tiến độ dự án nhằm: – Đảm bảo đạt mục tiêu của dự án – Đảm bảo trình tự công việc – Xác định thời gian, chi phí, yêu cầu chất lượng
Trang 1• Chương 3: Hoạch định & lập tiến độ dự án
Trang 23 Hoạch định & lập tiến độ dự án
• Hoạch định & lập tiến độ dự án nhằm:
– Đảm bảo đạt mục tiêu của dự án
– Đảm bảo trình tự công việc
– Xác định thời gian, chi phí, yêu cầu chất lượng
– Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực
– Giúp việc kiểm soát và theo dõi
– Tăng cường giao tiếp, phối hợp
– Khuyến khích động viên
– Huy động vốn
– Cung cấp dữ liệu
• Hầu hết các dự án gặp khó khăn là do không lập kế
hoạch hay lập kế hoạch không đúng
Trang 33 Hoạch định & lập tiến độ dự án
• Nội dung chính của việc hoạch định & lập tiến độ dự án:
– Xác định các công việc
– Trình tự thực hiện/mối quan hệ giữa các công việc – Xác định các nguồn tài nguyên, yêu cầu chất
lượng cho từng công việc
– Xác định thời gian, chi phí cho từng hoạt công
việc
– Xây dựng kế hoạch tiến độ cho dự án
– Kiểm soát tiến độ dự án
Trang 43 Hoạch định & lập tiến đợ dự án
Xác định công việc
Xác định công việc
Tổ chức
Kế hoạch nguồn lực&
tài chính
Kế hoạch nguồn lực&
tài chính
Lập tiến độ
Lập tiến độ
Kế hoạch kiểm soát
Kế hoạch kiểm soát
Làm chi tiết thiết kế dự án
Xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu
Trang 53 Hoạch định & lập tiến độ dự án
• Xác định các công việc
• Sử dụng Cấu trúc phân việc (WBS)
• WBS là một công cụ để xác định một cách hệ thống các côngviệc của một dự án bằng cách chia nhỏ dự án thành các côngviệc nhỏ dần với mục đích:
– Tách dự án thành các công việc với mức độ chi tiết, rõ ràng hơn
– Xác định tất cả các công việc
– Xác định các điểm mốc của dự án (milestones)
– Ước tính nguồn lực, thời gian, chi phí và các yêu cầu chomỗi công việc
– Phân chia trách nhiệm cụ thể và hợp lý
Trang 63 Hoạch định & lập tiến độ dự án
Đặt một công việc phải hoàn tất để tạo sản phẩm dự án ở đầu
danh sách
cho công việc này.
cách độc lập, thực hiện tiếp bước 5 Ngược lại thực hiện bước 4
3 cho mỗi công việc con
cho đến khi tất cả các công việc đã được phân tích và xác định rõ
Trang 73 Hoạch định & lập tiến độ dự án
Nội dung dự án
Nội dung dự án
Trang 83 Hoạch định & lập tiến độ dự án
Cấu trúc phân việc dạng liệt kê
1 Dự án xây dựng web site quản lý quan hệ khách hàng
1 1 Xây dựng mục tiêu nội dung dự án
1.2 Xây dựng đội dự án
1.3 Xác định các bên có liên quan
1.4 ….
2 Phân tích các yêu cầu
2.1 Tập hợp yêu cầu của các bên có liên quan
2.2 Phân tích các yêu cầu
2.3 Các chức năng của hệ thống
…
Trang 93 Hoạch định & lập tiến đợ dự án
Một gói công việc được xác định rõ ràng có các đặc điểmsau:
– Nó có sự kiện bắt đầu và kết thúc
– Nó bao gồm các công việc có thể quản lý, có thể đo được và các công việc này độc lập với các công việc của hoạt động khác.
– Nó thường gồm một chuỗi các công việc liên tục từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.
– Chất lượng và mức độ hoàn thành của nó có thể đo được một cách dễ dàng.
– Nó quen thuộc đối với nhóm dự án; thời gian, chi phí và các
nguồn nhân lực có thể được dự tính một cách dễ dàng.
Trang 103 Hoạch định & lập tiến độ dự án
Hoàn tất-Bắt đầu (Finish-to-start)
Bắt đầu - Bắt đầu (Start-to-start)
Hoàn tất- Hoàn tất (Finish-to-finish)
Bắt đầu - Hoàn tất (Start-to-finish)
Trang 113 Hoạch định & lập tiến độ dự án
Mẫu bảng danh mục các công việc để phát triển hệ thống
Trang 123 Hoạch định & lập tiến độ dự án
Cấu trúc phân việc – dạng mạng lưới công việc
Trang 133 Hoạch định & lập tiến độ dự án
Sơ đồ cấu trúc phân việc – dạng mạng lưới công việc với công việc được ghi trên mũi tên (Activity-on-Arrow)
Ghi chú: Thời gian cho mỗi công việc được ghi trên mỗi mũi tên.
Trang 143 Hoạch định & lập tiến độ dự án
Sơ đồ cấu trúc phân việc – dạng PDM (Precedence-Diagram-Method)
Trang 153 Hoạch định & lập tiến độ dự án
Xác định các nguồn tài nguyên
– Xác định nhu cầu nhân lực, máy, thiết bị, công cụ, nguyênvật liệu/vật tư…cho từng công việc
– Dùng phương pháp brainstorming hay Delphi để xác địnhcác nguồn tài nguyên cho từng công việc
– Tính sẳn sàng của các nguồn tài nguyên theo tiến độ của dựán
– Các nguồn tài nguyên cần bổ sung? Các công việc cần giacông ngoài để giảm áp lực trên các nguồn tài nguyên
– Thiết lập cân bằng giữa nguồn tài nguyên và thời gian hoànthành công việc/tiến độ dự án
– Lập danh sách các nguồn tài nguyên và sơ đồ phân bổ tàinguyên cho các công việc
Trang 163 Hoạch định & lập tiến độ dự án
STT Nguồn lực
Số lượng
Phân bổ nguồn lực cho các công việc
Bảng phân bổ nguồn tài nguyên cho các công việc
Trang 173 Hoạch định & lập tiến độ dự án
• Lập kế hoạch tiến độ:
– Dự kiến thời gian hoàn thành cho mỗi công việc:
• Dựa vào kinh nghiệm/Delphi
• Dùng phân phối tam giác để ước lượng thời gian
– Thời gian hoàn thành sớm nhất (T1) – Thời gian hoàn thành trễ nhất (T2) – Thời gian khả dĩ hoàn thành công việc (T3) Thời gian hoàn thành trung bình = (T1+T2+4T3)/6
Trang 183 Hoạch định & lập tiến độ dự án
– Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc cho mỗi công việc– Trình tự cần thiết cho các hoạt động và mối quan hệ giữacác hoạt động
– Kiểm tra nguồn lực để đảm bảo cân bằng nguồn lực và thờigian hoàn tất các hoạt động
– Xác định các mốc quan trọng của dự án
– Xác định đường găng và thời gian hoàn tất dự án
– Xác định các hoạt động quan trọng và rủi ro
– Xác định sự cân đối giữa thời gian và chi phí
– Công cụ: Biểu đồ thanh ngang (sơ đồ Gantt), CPM, PERT
Trang 193 Hoạch định & lập tiến độ dự án
STT Nội dung công việc Số
ngày
Bắt đầu Kết thúc % Chi phí Người phụ trách Ghi chú
1 Tập hợp các yêu cầu 11 15/3/2011 24/3/2011 100 10.000.000
1.1 Yêu cầu đầu tư 2 15/3/2011 16/5/2011 Nguyễn X
1.2 Yêu cầu công nghệ 6 17/5/2011 22/5/2011 Nguyễn Y (KS cơ khí)
Trần V (Ks Hóa) 1.3 Xác nhận các yêu cầu 3 23/5/2011 25/5/2011 Sr Product Manager
Bảng cấu trúc phân việc và các chi tiết
Trang 203 Hoạch định & lập tiến độ dự án
Sơ đồ thanh ngang
Trang 213 Hoạch định & lập tiến đợ dự án
nhiều công tác thì điều này thể hiện rất rõ nét
– Chỉ áp dụng cho những dự án có quy mô nhỏ, khôngphức tạp
Trang 223 Hoạch định & lập tiến độ dự án
• Sơ đồ thanh ngang với các bổ sung
Trang 23• Phương pháp đường găng (Critical
Path Method - CPM)
–1957
–Các DA bảo trì nhà máy cho c.ty DuPont –Nhằm cân đối giữa chi phí và thời gian
–Phương pháp tất định
3 Hoạch định & lập tiến đợ dự án
Trang 243 Hoạch định & lập tiến độ dự án
• Phương pháp đường găng (Critical Path
Trang 253 Hoạch định & lập tiến độ dự án
Đường 1: ADHJ Độ dài thời gian = 1+4+6+3 = 14 ngày
Đường 2: BEHJ Độ dài thời gian = 2+5+6+3 = 16 ngày ß Đường găng
Đường 2: BFJ Độ dài thời gian = 2+4+3 = 9 ngày
Đường 2: CGIJ Độ dài thời gian = 3+6+2+3 = 14 ngày
Trang 263 Hoạch định & lập tiến độ dự án
• Tính thời gian hoàn thành sớm nhất của dự án:
– Tính từ trái qua phải
• Tính thời gian bắt đầu sớm nhất của dự án:
– Tính từ phải sang trái
Trang 273 Hoạch định & lập tiến độ dự án
• Bài tập: Xây dựng sơ đồ thanh ngang cho dự án sau
Trang 28• Kỹ thuật xem xét đánh giá lại dự án
-• Sơ đờ PERT ( Program Evaluation Review Technique PERT)
– 1958
– Chương trình Tên lửa đạn đạo của Hải quân Mỹ – Nhằm dự báo thời gian hoàn thành cho các DA nhiều rủi ro
3 Hoạch định & lập tiến đợ dự án
Trang 293 Hoạch định & lập tiến độ dự án
• Sơ đồ PERT
• Là kỹ thuật phân tích mạng để ước lượng thời gian hoàn thành dự án khi thời gian cho mỗi
công việc không thể xác định chính xác
• Được hình thành cùng một lúc với sơ đồ đường găng (1950’s)
• Dùng phương pháp thống kê 3 điểm để tính
thời gian trung bình hoàn thành mỗi công việc
• Thời gian hoàn thành dự án được tính hoàn
toàn tương tự như trong sơ đồ găng
Trang 303 Hoạch định & lập tiến đợ dự án
• Sơ đờ PERT
Ví dụ: Hãy xây dựng sơ đồ mạng dạng AOA cho dự án sau:
Công tác Công tác Thời gian (tuần) Độ lệch
trước a m b te chuẩn ( σ )
A – Lựa chọn phần cứng 5 6 8 6,17 0,50
B – Thiết kế phần mềm 3 4 5 4,00 0,33
C – Cài đặt phần cứng A 2 3 3 2,83 0,17
D – Mã hóa và kiểm tra phần mềm B 3,5 4 5 4,08 0,25
E – Hoàn thành các file B 1 3 4 2,83 0,50
F – Viết tài liệu hướng dẫn sử dụng 8 10 15 10,5 1,17
G – Đào tạo sử dụng E,F 2 3 4 3,00 0,33
H - Cài đặt và kiểm tra hệ thống C,D 2 2 2,5 2,08 0,08 Hỏi:
Tại sự kiện sau khi công tác C và D hoàn thành, thời gian mong muốn là 10
tuần thì xác suất hoàn thành của sự kiện này là bao nhiêu %?
Tại sự kiện kết thúc dự án, thời gian mong muốn là 12 tuần thì xác suất
hoàn thành của dự án là bao nhiêu %?
Trang 313 Hoạch định & lập tiến độ dự án
• Sử dụng mô phỏng để tính toán thời gian hoàn thành dự án
• Dùng kỹ thuật mô phỏng Monte Carlo
• Gán phân phối xác suất cho thời gian hoàn
thành mỗi công việc.
• Dùng sơ đồ PERT để xác định đường găng và thời gian hoàn thành dự án
•
Trang 323 Hoạch định & lập tiến độ dự án
• Hoạch định tiến độ dựa trên thời gian
– Thay đổi thời gian thực hiện các công việc trên
đường găng à Thay đổi thời gian hoàn tất dự án
• Thay đổi nguồn tài nguyên thực hiện à Điều chỉnh chi phí thực hiện dự án
• Thực hiện các công việc song song (Bắt đầu – Bắt đầu) thay vì liền kề (Kết thúc – bắt đầu)
Trang 33Lập biểu đồ quan hệ giữa thời gian (D) và chi phí (CP)
D (tuần) 15 14 13 12 11 10 9 8 7
CP (1000 $) 308 309 311 313 315 317 320 323 326,5
3 Hoạch định & lập tiến đợ dự án
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 308
312 310
314 316 318 320 322 324 326 328 330
Chi phí (1000 USD)
Tuần Bình thường Rút ngắn
toàn bộ
Trang 343 Hoạch định & lập tiến độ dự án
• Hoạch định tiến độ dựa trên nguồn lực giới hạn
– Thay đổi thời gian thực hiện các công việc có nguồn lựcgiới hạn
• Xác định các nguồn lực giới hạn của dự án
• Xác định các công việc có sử dụng nguồn lực này
• Phân bổ nguồn lực giới hạn cho các công việc này
• Xác định thời gian hoàn thành các công việc này
• Hoạch định tiến độ cho dự án:
– Tránh thực hiện song song các công việc có nguồn lực giới hạn – Loại bỏ thời gian trống giữa các công việc
– Thêm thời gian đệm vào cuối dự án (Project Buffer) – Thêm thời gian đệm khởi đầu (Feeding Buffer) cho các công việc sử dụng nguồn lực giới hạn khi các công việc này được đứng trước bởi một công việc không thuộc đường găng
Trang 353 Hoạch định & lập tiến độ dự án
Ba công việc không song song nhau
Ba công việc song song nhau
Trang 363 Hoạch định & lập tiến độ dự án
Lập tiến độ theo chuỗi giới hạn
Trang 373 Hoạch định & lập tiến độ dự án
• Kế hoạch kiểm soát tiến độ dự án
– Mục tiêu:
• Để đánh giá tình trạng của dự án so với kế hoạch
• Thiết lập các điều chỉnh cần thiết cho dự án
– Nội dung của kế hoạch kiểm soát dự án
• Các mốc kiểm soát
• Các nội dung cần phải đạt tại mỗi mốc
• Các phương pháp/tiêu chuẩn để thực hiện đánh giá mức độ đạt được của dự án
• Các bên tham gia kiểm soát đánh giá dự án
• Các biên bản kiểm soát/đánh giá dự án
– Một số tài liệu được dùng để kiểm soát dự án:
• Báo cáo tiến độ (các mốc dự án, các kết xuất)
• Báo cáo mức độ hoàn thành công việc
• Báo cáo chi phí, tài nguyên đã sử dụng
Trang 383 Hoạch định & lập tiến đợ dự án
% hoàn thành Thời gian (tuần)
TT Công tác 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1
Lắp đặt hệ
thống kiểm soát
Trang 393 Hoạch định & lập tiến độ dự án
Trang 403 Hoạch định & lập tiến độ dự án
Tổ chức đội dự án
– Tuyển chọn Giám Đốc và cán bộ dự án
– Tổ chức Ban QLDA
– Phân công công việc/trách nhiệm/quyền lực cho các thành viên trong Ban QLDA
– Kế hoạch tổ chức để phối hợp, giao tiếp với các bên có liên quan khác
– Công cụ: Biểu đồ trách nhiệm, sơ đồ tổ chức và sơ đồ dòng thông tin (biểu mẫu báo cáo)
Trang 413 Hoạch định & lập tiến đợ dự án
BIỂU ĐỒ TRÁCH NHIỆM
